Projekt Hjördis Nytt medlemssystem

Transkript

1 Presentation för uppstartsmöten i föreningarna Projekt Hjördis Nytt medlemssystem

2 Mål med projekt Hjördis PRO har ett medlemssystem Korrekta och uppdaterade uppgifter Ändamålsenlig verksamhetsrapportering och kursadministration Tillgång till systemet för PROs medlemmar via en portal för att se uppgifter om sitt medlemsskap

3 Syfte med projekt Hjördis Förenkla för alla delar av PRO som arbetar med medlemssystemet Möjliggöra för distrikt och föreningar att utnyttja informationen i systemet för enklare kommunikation med medlemmar Ta bort behovet av lokala versioner av uppgifter som finns i medlemssystemet PRO ska uppfattas som en modern organisation med ett modernt medlemssystem

4 Det nya medlemssystemet Standardprodukt från stabil leverantör Användarvänligt, säker funktionalitet Möjlighet till rapporter direkt i systemet Flesta uppgifter ska vara historiskt sökbara Lättillgänglig och snabb support Möjlighet att integrera systemet mot andra system Portaler för medlemmar och förtroendevalda Digital medlemsregistrering, kursanmälan, verksamhetsrapportering m.m.

5 Hur påverkas de icke uppkopplade föreningarna av Hjördis?

6 Jämförelse mellan Melos och Hjördis Melos Medlemslistor skickades ut från RO till analoga föreningar två gånger per år. Distrikten kunde leverera listor om föreningen godkänt att distriktet fått använda föreningens inloggning. Hjördis RO kommer att skicka ut listor på samma sätt som tidigare. Distrikten kommer att ha möjlighet att leverera medlemslistor. Föreningarna kan fortfarande begära ut medlemslistor av Medlemsregistret på RO. Slutgiltig funktionalitet är inte fastställd

7 Fler fördelar med Hjördis Leveransen av medlemslistorna kommer närmare föreningarna, distrikten har möjlighet att ta ut medlemslistor Uppgifter som levereras är korrekta vid den tidpunkt de tas ut, undantaget om medlem avlidit Samkörning med personregistret via SPAR sker 2 ggr/månad

8 Föreningsportalen Föreningsportalen syftar till att underlätta arbetet för PRO i föreningar, samorganisationer och distrikt. Lägga upp aktiviteter och skriva ut deltagarlistor Överblick över föreningen; medlemmar, inträden och utträden Möjlighet att skriva ut medlemslistor, adressetiketter etc. Göra utskick till en eller flera medlemmar via brev, e-post och sms Slutgiltig funktionalitet är inte fastställd

9 Föreningsportalen Dokument som autogiromedgivande samt fakturor finns kopplade till respektive medlem Möjlighet att ta ut rapporter (genom egna urval samt centralt färdigställda) Möjlighet att se andra föreningars aktiviteter samt kontaktuppgifter Möjlighet att se statistik Slutgiltig funktionalitet är inte fastställd

10 Medlemsportalen Medlemsportalen ska vara ett verktyg som främjar PROs tillväxt Mina sidor med inloggning Portalen är knuten till PROs webb Hantering av adressuppgifter

11 Medlemsportalen Önskemål framåt Information om intressen Hantering av personuppgifter Hantering av speciella krav Uppgifter om avgift och kontaktpersoner Möjlighet till olika kontaktvägar Enklare byten av förening Förslag på föreningar t ex utifrån intresse Möjlighet till olika betalsätt Autogiromedgivande samt fakturor kopplade till medlem

12 Tidplan Projektstart: januari 2014 Kravfångst/analyser: januari-april Modulleveranser och tester: april-september Acceptanstester: oktober Driftsättning av systemet: 15 november Utbildning/utrullning: november-januari 2015

13 Utbildningsplan Hjördis PRO-föreningar i Örebro län Utbildning av Webbkommittén: 3-5 december dagsutbildning föreningar med hjälp av dator: januari 2015 Ev extradag: 20 januari 2015 Infodag för icke uppkopplade föreningar: 27 januari 2015 Både utbildning via dator och informationsdag gäller 1 person från varje förening, lämpligen medlemsansvarig eller motsvarande.