Medlem & Organisation

Transkript

1 STUDIEMATERIAL IT-KUNSKAPER I HJÖRDIS Medlem & Organisation

2 EXCEL 2013 Grunder

3 Äntligen är PRO:s nya medlemssystem redo för sjösättning. PRO har alltid haft ambitionen att ligga i framkant såväl när det gäller intressepolitiken som när det gäller att utveckla organisationen. Med det nya medlemssystemet Hjördis tar vi ännu ett steg från ett traditionellt medlemsregister till ett medlemssystem med många fler funktioner. Den utbildningssatsning som nu ligger framför oss, att utbilda användare i så många som möjligt av våra föreningar, har gjorts möjligt bland annat tack vare distrikten och dess IT-ansvariga som lagt ner ett fantastiskt arbete med att informera om Hjördis, ordna kursplatser och inte minst, få fram deltagare till kurserna. PRO:s folkhögskola Gysinge har också på ett generöst sätt möjliggjort en mängd kurstillfällen. Detta utbildningsmaterial är det första av tre och omfattar den första modulen, medlemshantering- och organisation. Modul två handlar om kurser och aktiviteter och tre ger stöd för kampanjer och medlemsvärvning. PRO:s folkhögskola Gysinge kommer att erbjuda en omfattande kursverksamhet inom modul två och tre för våra föreningar, samorganisationer och distrikt. Hjördis kommer att vara ett av PRO:s viktigaste verktyg för en förbättrad medlemsvård, en bättre organisationsöversikt, en bättre administration av kursverksamheten och en ännu bättre struktur på kampanjer och medlemsvärvning. Lycka till med utbildandet för ett ännu starkare PRO! Curt Persson, ordförande

4

5 Innehåll 1 Hjördis Medlem & Organisation Vad är CRM?... 5 Webb-baserat CRM-system... 5 Navigering... 6 Grundfunktioner... 6 Support... 6 PRO:s medlemshanteringssystem... 7 Logga in i Hjördis... 8 Logga ut... 9 Programfönstret Navigera i systemet Skapa objekt Instrumentpanelen Medlem Programfönstret Vyer Medlemsregistret Visa medlemsregistret Växla vy Söka person Personkortet Redigera uppgifter Skapa ny person Medlemskap Skapa medlemskap Vyn Medlemskap Uppdrag Lägga till uppdrag Vyn Uppdrag Avsluta uppdrag Ansvarsområden Lägga till ansvarsområde Vyn Ansvarsområde Avsluta ansvarsområde... 57

6 Avsluta medlemskap Utträde ur förening Avsluta uppdrag och ansvarsområden Ärenden Hantera ärenden Organisation Programfönstret Vyer Föreningsregistret Växla vy Söka förening Föreningskortet Redigera uppgifter Uppdrag och ansvarsområden Lägga till uppdrag Avsluta uppdrag Lägga till ansvarsområde Avsluta ansvarsområde Aktivitetsrapportering Visa föreningsaktiviteter Lägga till föreningsaktiviteter Komplettera rapporten Färdigställa rapporten Rapporter och utskrifter Rapporter Medlemslista Tillgängliga rapporter Spara rapporter Skriva ut rapporter Exportera data Övningar Kopplad utskrift Sakregister

7 1 Hjördis Medlem & Organisation 5 1 Hjördis Medlem & Organisation Denna grundutbildning syftar till att introducera er i att använda Hjördis medlemshanteringssystem och ge er grundläggande kunskaper. Vi går igenom hur du navigerar och hittar rätt i systemets olika vyer, vilka instrument paneler som finns och vad de används till. Vi tittar även på de grundfunktioner som finns och hur du hittar samt ändrar information om era medlemmar och aktiviteter. De moduler (eller delar) som ingår i CRM är Medlem, Organisation, Aktivitetsrapportering, Kurs, Kampanjer samt Reskontra. I denna dokumentation tittar vi endast på medlemshantering, organisation och aktivitetsrapportering. Vad är CRM? CRM är en förkortning för Customer Relationship Management och är en filosofi om konsten att behålla, utveckla och hitta nya medlemmar (kunder eller givare) på ett smart och kostnadseffektivt sätt, och därmed öka värdet av medlemsdatabasen och lönsamheten i företaget. Webb-baserat CRM-system En av de stora fördelarna med vårt CRM-system är att det är helt webb-baserat, vilket innebär att du har åtkomst till systemet från vilken dator som helst i hela världen, så länge som du har åtkomst till internet. För information om rekommenderad webbläsare, se länken nedan:

8 6 1 Hjördis Medlem & Organisation Navigering I CRM navigerar man med hjälp av olika menyer. Högst upp finns navigationsmenyn där du väljer vilken modul som du vill arbeta med: Medlem, Organisation och så vidare. Nedanför menyn finns ett verktygsfält med funktioner som är anpassade för den aktuella modulen. I arbetsytan, mitt i fönstret, visas informationen i den modul som du har valt att visa. På instrumentpanelen finns även genvägar till de vanligaste funk tion erna samt möjlighet att välja vilket innehåll som ska visas i aktuell vy. Grundfunktioner Grundfunktionerna i CRM är de vanligaste funktionerna i systemet, bland annat att söka efter en medlem, ändra information om medlemmen eller att skapa nya medlemmar. I CRM arbetar du i olika vyer i form av listor samt formulär som innehåller fält med information. I de flesta fält räcker det med att du klickar i fältet och ändrar den uppgift som står där. Därefter sparar du informationen. Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Support Om du behöver hjälp med Hjördis kontaktar du PRO:s datasupport via telefonnummer (från och med 1/11) eller genom att skicka e-post till support@pro.se.

9 1 Hjördis Medlem & Organisation 7 PRO:s medlemshanteringssystem I utvecklingen av medlemshanteringssystemet Hjördis har PRO använt grundfunktionerna i Microsoft Dynamics CRM och anpassat dessa för vår verksamhet. Tack vare CRM-systemet kan vi hantera alla våra medlemmar i ett modernt medlemshanteringssystem. I systemet kan vi enkelt visa information om aktiviteter och betalningar med mera. Allt för att medlemsvård och medlemskapet ska bli bättre för våra medlemmar. Målet med ett nytt medlemshanteringssystem är följande: PRO har ETT medlemssystem. Systemet innehåller de senaste uppgifterna. Systemet utgör den gemensamma sanningen. Systemet möjliggör ändamålsenlig verksamhetsrapportering och kursadministration. PRO:s medlemmar har tillgång till systemet via en portal. Via denna portal kan de se uppgifter om sitt medlemskap och föra en dialog med medlemmarna. Här kan medlemmarna även välja önskat betalningssätt och i vilken kanal de helst vill ha information från oss. Systemet främjar mötet mellan medlemmar samt mellan medlemmar och PRO. Systemet visar tydligt vilka förmåner som finns tillgängliga för respektive medlem.

10 8 1 Hjördis Medlem & Organisation Logga in i Hjördis För att du ska kunna arbeta med PRO:s medlemshanteringssystem måste du logga in i Hjördis. Allt arbete du gör i Hjördis sparas på PRO:s servrar, ingen data lagras lokalt på din egen dator. Gör så här för att logga in: 1 Öppna din webbläsare och skriv följande adress i adressfältet: 2 Nu visas PRO:s webbsida. Klicka på länken Logga in högst upp till höger på sidan. 2 Nu visas PRO:s inloggningssida med olika inloggninsalternativ. Högst upp finns länkarna för de som arbetar med PRO:s medlems hanteringssystem. Det är viktigt att du använder denna länk och inte använder eventuella favoriter/bokmärken då webbadressen kan ändras. Längst ner på sidan finns en länk till en informationssida. På denna webbsida hittar du information om eventuella förändringar, planerade driftstopp med mera, så det är bra att titta på denna sida ibland.

11 1 Hjördis Medlem & Organisation 9 3 Klicka på Medlemsregister för att visa inloggningssidan för Hjördis. 4 Fyll i ditt användarnamn och lösenord. Använd de uppgifter som du har fått via brev från PRO. Har du inte dessa uppgifter, kontaktar du PRO:s datasupport på telefonnummer (från och med 1/11). 5 Klicka på Logga in Efter tre (3) felaktiga inloggningsförsök låses kontot. Efter 20 minuter återställs lösenordet, och du kan då logga in med de rätta uppgifterna. Du kommer nu till din startsida i Hjördis. Logga ut Vill du logga ut ur systemet klickar du på användarnamnet högst upp till höger i navigationsmenyn. På menyn som visas väljer du Logga ut.

12 10 1 Hjördis Medlem & Organisation Programfönstret När du har loggat in i systemet visas start sidan i webbläsarens fönster. Navigationsmenyn Knappen Hem Modulens namn Instrumentpanelen Högst upp i fönstret finns navigationsmenyn. Här ser du var i systemet du befinner dig. Via huvudmenyn Microsoft Dynamics CRM kommer du åt de olika modulerna i systemet. Genom att klicka på knappen Hem kommer du snabbt tillbaka till din startsida, det vill säga den sida som ditt arbete utgår från. Till höger om Hem-knappen visas namnet på den aktuella modulen. När du pekar på modulnamnet visas en undermeny som är anpassad för den aktuella modulen. Största delen av fönstret innehåller instrumentpanelen. Denna förändras beroende på vilken modul som används. Via genvägarna till vänster i panelen kommer du snabbt åt de vanligaste funktionerna i respektive modul. Till höger visas olika listor, beroende på vilken modul som är aktiv. Dessa listor kan till exempel visa aktiva ärenden eller uppdrag.

13 1 Hjördis Medlem & Organisation 11 Navigera i systemet Med hjälp av navigationsmenyn i Hjördis kan du växla mellan de olika modulerna i systemet samt de olika vyerna för respektive modul. När du navigerar i Hjördis med hjälp av navigationsmenyn behöver du inte klicka på de olika valen för att visa respektive undermeny. Det räcker med att du pekar på ett val, så visas undermenyn. När du sedan klickar på önskat alternativ, uppdateras fönstret och valt innehåll visas. Växla mellan moduler När du pekar på huvudmenyn Microsoft Dynamics CRM visas en meny med systemets olika moduler. För att öppna någon av modulerna klickar du på dess namn. Visa startsidan Du kan när som helst återgå till din startsida genom att klicka på knappen Hem (symbolen av ett hus).

14 12 1 Hjördis Medlem & Organisation Välja funktion Genom att peka på modulens namn visas en undermeny för aktuell modul. På undermenyn finns olika val som du klickar på för att visa olika vyer i respektive modul. Vilka alternativ som finns beror på vilken modul som är aktiv. Till höger om modulens namn visas namnet på den aktuella vyn. Peka på modulens namn och klicka på ett alternativ på undermenyn. I navigationsmenyn ser du vilken vy som är aktiv. Om du växlar till en annan modul, visas den senast använda vyn för den modulen. Nyligen visade objekt När du klickar på pilen till höger om modulens namn och aktuell vy visas en undermeny med nyligen visade objekt. Vad för typ av objekt som visas beror på vilken vy som är aktiv. Om vyn Instrumentpaneler visas kan du snabbt gå till någon av de senast använda instrumentpanelerna. Om vyn Personer visas kan du i stället visa personkortet för någon av de senast visade personerna.

15 1 Hjördis Medlem & Organisation 13 För att direkt visa något av de senaste objekten i valfri vy, kan du peka på modulens namn i navigationsmenyn. Klicka sedan på pilen till höger om ett alternativ på undermenyn för att visa ytterligare en undermeny med nyligen visade objekt. Klicka sedan på det objekt som du vill öppna. Peka på modulens namn och klicka på pilen till höger om ett alternativ på undermenyn. På undermenyn visas nu nyligen visade objekt. Skapa objekt I navigationsmenyn finns knappen Skapa som du kan använda för att snabbt skapa olika objekt, som exempelvis personer. I formuläret som visas finns endast de viktigaste uppgifterna med. Du behöver sedan komplettera med information på det sätt som beskrivs längre fram i dokumentationen.

16 14 1 Hjördis Medlem & Organisation Instrumentpanelen Via instrumentpanelen kan du snabbt välja bland de vanligaste funktionerna i aktuell modul. När du klickar på en genväg öppnas en vy i form av en lista. Vilka genvägar som visas på instrumentpanelen beror på vilken modul som är aktiv, samt på vilken panel som du har valt att visa. Till höger om instrumentpanelens namn finns en pil. Genom att klicka på den kan du välja att visa någon annan instrumentpanel. För att återgå till instrumentpanelen i aktuell modul pekar du på modulens namn i navigationsmenyn och klickar på Instrumentpaneler.

17 2 Medlem 15 2 Medlem Programfönstret När du loggar in i Hjördis visas modulen Medlem som standard. Om modulen inte visas pekar du på pilen vid Microsoft Dynamics CRM och klickar på Medlem.

18 16 2 Medlem Vyer När du har öppnat modulen Medlem visas tre genvägar på instrumentpanelen Personer och ärenden. Dessa genvägar finns även på undermenyn Medlem i navigationsmenyn. Med hjälp av genvägarna kan du snabbt nå de vanligaste funktionerna (systemvyerna) i modulen Medlem. Personer I vyn Personer kan du hantera alla personer som finns i systemet, det vill säga både medlemmar, prenumeranter, anställda och så vidare. Du kan både skapa personer och söka efter alla personer som finns i systemet för att visa information om dem. Ärenden I vyn Ärenden visas de processer som du för tillfället arbetar med. Ett ärende kan till exempel vara en medlems inträde eller utträde ur en förening. Aktiviteter I vyn Aktiviteter visas de uppgifter som har utförts eller som ska utföras av dig personligen, till exempel uppgifter, möten, telefonsamtal, mejl och sms. Viktigt! Denna funktion ligger med som standard i CRM och kommer inte att användas på föreningsnivå. Denna funktion får inte blandas ihop med aktivitetsrapporteringen som vi går igenom på sidan 94.

19 2 Medlem 17 Medlemsregistret Medlemsregistret visas i modulen Medlem. Det är här du hanterar dina medlemmar, prenumeranter och övriga personer som finns i databasen. Du kan bland annat söka efter medlemmar och visa deras personkort, skapa nya medlemmar, koppla medlemskap, lägga till uppdrag samt redigera medlemmarnas adressuppgifter och annan information. Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Visa medlemsregistret För att öppna och visa medlemsregistret gör du så här: 1 För att visa en lista med alla personer visar du instrument panelen i modulen Medlem och klickar på Personer. 1 Du kan även peka på Medlem i navigationsmenyn och klicka på Personer för att visa listan.

20 18 2 Medlem Nu visas systemvyn Alla personer med samtliga personer i hela databasen. Du kan sortera posterna genom att klicka på någon av kolumnrubrikerna. Växla vy När du har visat listan Alla personer kan du enkelt växla vy, och visa utvalda personer i registret, till exempel Personer som är medlemmar (i hela databasen) eller Personer i min Förening/mitt Distrikt. 1 Klicka på pilen bredvid vyns namn. 2 Välj önskad vy på menyn som visas. 1 2

21 2 Medlem 19 Listan filtreras och visar aktuella poster. Här har vi valt att visa de personer som är medlemmar i hela databasen. Söka person I detta avsnitt visar vi hur du söker efter personer och medlemmar. Det finns flera olika sätt att söka efter medlemmar. I följande beskrivning visar vi det enklaste och vanligaste sättet att hitta rätt person. För att hitta en person kan du bläddra mellan sidorna i registret eller använda sökrutan för att snabbt hitta rätt person. Det finns även en avancerad sökfunktion där du kan använda flera parametrar samtidigt. Vill du använda mer avancerade metoder hänvisar vi till Microsofts webbplats, När du har öppnat personens personkort visas bland annat information som adress och telefonnummer. Personkortet beskrivs närmare i nästa avsnitt.

22 20 2 Medlem 1 Visa vyn Alla personer, till exempel genom att visa instrumentpanelen och klicka på Personer. 2 Klicka på pilarna till höger för att bläddra mellan sidorna. Använd rullningslisten för att bläddra uppåt eller nedåt bland de poster som visas i listan. 3 Du kan även snabbt visa de medlemmar som börjar på en specifik bokstav genom att klicka på de bokstäver som finns längst ner i fönstret. Klicka på Alla för att visa alla personer igen. 3 2

23 2 Medlem 21 4 Vill du söka efter en person eller medlem, klickar du i sökrutan uppe till höger i fönstret och skriver en del av personens namn eller personens fullständiga namn. Du kan även söka på personnummer, medlemsnummer, gatuadress eller postnr/ort. Vill du söka efter delar av text kan du använda jokertecknet *. 5 Klicka på förstoringsglaset eller tryck på Retur för att starta sökningen När du har hittat rätt person klickar du på personens namn. 6 Nu visas medlemmens personkort. Klicka på krysset för att rensa sökrutan och visa alla personer igen. I listorna kan det finnas länkar till andra kort. Du kan klicka på allt som visas med en understrykning. Du måste klicka på rätt ställe, det vill säga på personens namn, för att visa person kortet.

24 22 2 Medlem Personkortet På personkortet visas all information om den aktuella medlemmen. Personkortet är ett formulär som innehåller en mängd olika fält med information. För att visa övrig information bläddrar du nedåt med hjälp av rullningslisten. Högst upp på personkortet visas personens namn samt personnummer och längst ner på kortet visas medlems numret. Dessa uppgifter visas alltid på samma plats, oavsett vilken del av personkortet som visas. Namn Personnummer Medlemsnummer

25 2 Medlem 23 Personkortet innehåller flera olika delar, vilka beskrivs nedan: Del 1 innehåller personlig information. Här visas alltid personens för- och efternamn samt personnummer. Till höger om namnet visas eventuella telefonnummer och e-postadress. Nedanför personens namn hittar du information om adressen. Del 2 visar de föreningar och distrikt som medlemmen tillhör. Vill du visa mer information om medlemskapet dubbelklickar du på den aktuella raden. När du pekar på föreningens namn visas namnet som en länk, genom att klicka på den visas ett kort med information om föreningen. Del 3 visar information om SPAR-skydd. Som standard är skyddet inte aktiverat, det står Nej i fältet Skriv ej över. Detta innebär att adressuppgifterna på personkortet kommer att uppdateras vid nästa SPAR-körning (om uppgifterna har ändrats). Om skyddet är aktiverat kommer informationen på personkortet inte att ändras vid integration mot SPAR. Som föreningsanvändare kan du inte ändra inställningen för detta. Del 4 visar om det finns någon hushållskoppling, det vill säga om det finns flera personer inom samma hushåll. Om det finns flera medlemmar i hushållet skickas bara en tidning ut.

26 24 2 Medlem Del 5 anger om medlemmen har en avvikande fakturaadress. Om det står Nej under Avvikande fakturaadress, innebär det att fakturaadressen är den samma som den vanliga adressen. Del 6 anger betalningssätt, det vill säga hur medlemmen betalar sin medlemsavgift (via autogiro eller faktura). Del 7 visar de förtroendeuppdrag som medlemmen har, det kan till exempel vara att personen är ordförande eller kassör i en förening. Du kan klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Uppdrag för att visa en vy med personens uppdrag. Del 8 anger medlemmens ansvarsområden, till exempel om medlemmen är medlemsansvarig eller reseansvarig. Även här kan du klicka på tabell symbolen för att visa en vy med ansvarsområdena.

27 2 Medlem Del 9 visar om medlemmen har någon prenumeration och eventuella tilläggs tjänster som till exempel taltidning och försäkringar. Del 10 visar medlemmens reskontra med in- och utbetalningar. Här visas även fördelning av avgifterna.

28 26 2 Medlem Del 11 visar övrig information. Om det finns information i fältet Förtjänsttecken innebär det att medlemmen har fått en utmärkelse för exempelvis långvarigt uppdrag som förtroendevald. Under rubriken Övrigt ser du även vilka kategorier som medlemmen är intresserad av, och som medlemmen kan tänka sig att prata med media om. Del 12 innehåller tre rubriker som du växlar mellan genom att klicka på dem: Inlägg, Aktiviteter och Anteckningar. Under Inlägg visas bland annat olika ärenden kopplade till personen. Under Aktiviteter fyller du i aktiviteter som telefonsamtal med mera. Under Anteckningar har du möjlighet att skriva egna anteckningar. Del 13 anger på vilket sätt medlemmen vill bli kontaktad, till exempel via post, e-post, telefonsamtal och SMS samt om massutskick via post/sms tillåts. Under respektive alternativ kan det stå Tillåt eller Tillåt inte beroende på hur personen får kontaktas.

29 2 Medlem 27 Redigera uppgifter Du kan ändra samtliga uppgifter för de personer som är medlemmar i din förening. Du kan till exempel ändra adress, tillfällig adress, telefonnummer och e-postadress för medlemmen. De flesta fält fungerar på samma sätt: klicka i aktuellt fält och skriv rätt information. Du flyttar mellan fälten genom att klicka i nästa fält eller genom att trycka på tangenten Tabb. Vissa fält kan du inte skriva något i eftersom de fylls i automatiskt, till exempel hämtas ortens namn automatiskt när du skriver ett postnummer. De fält som är markerade med ett hänglås är låsta, och kan inte ändras av föreningsanvändarna. Dessa fält fylls antingen i automatiskt eller ändras av riksorganisationen. 1 Börja med att öppna personkortet för den medlem som du ska ändra någon uppgift för. 2 Klicka i adressfältet och skriv den nya adressen. 1 2

30 28 2 Medlem 3 Klicka i fältet för postnummer och ange det nya postnumret (utan mellan slag). Tryck på Tabb eller klicka utanför fältet så infogas orten i automatiskt. 3 4 Klicka i övriga fält och gör önskade ändringar för medlemmen. När det finns osparade ändringar i posten visas detta intill knapp en Spara längst ner i högra hörnet. 5 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet för att spara ändringarna och stänga personkortet. Du kan även klicka på Spara för att spara informationen utan att stänga personkortet. 5 4

31 2 Medlem 29 Skapa ny person När du ska registrera en ny medlem i registret görs detta i två steg. Du skapar först personen och lägger sedan till medlemskapet. Detta beror på att det inte bara finns medlemmar i registret, utan även personer som har en annan roll som exempelvis prenumeranter, anställda, lärare, presumtiva medlemmar och så vidare. När du skapar en ny person i medlemsregistret utgår du från ett tomt personkort. När du klickar i ett fält för att fylla i information visas en insättningspunkt. Den text du skriver infogas vid insättningspunkten. 1 Visa startsidan och klicka på Personer på instrument panelen, så att listan med alla personer visas. 2 Klicka på knappen Nytt i verktygsfältet. 1 2

32 30 2 Medlem Nu skapas ett nytt tomt personkort: 3 Börja med att fylla i personnumret i fältet Personnummer, använd formatet YYYYMMDD-XXXX. Om du skriver ett felaktigt värde visas ett meddelandefält högst upp med ett vitt kryss på en röd cirkel. Detta innebär att fältets värde är ogiltigt. 4 Ange personens namn i rutorna Förnamn och Efternamn. Du flyttar mellan fälten genom att klicka i nästa fält eller genom att trycka på tangenten Tabb. 5 Klicka i fältet vid Kön och välj Man eller Kvinna

33 2 Medlem 31 6 Fortsätt att fylla i alla uppgifter på personkortet. I fältet Postnr/-ort räcker det att du anger postnumret (utan mellan slag). Tryck på Tabb eller klicka utanför fältet så infogas orten automatiskt. Informationen vid Län och Kommun fylls i automatiskt när du sparar personen. 7 När du är klar ska du spara personkortet. Klicka på Spara för att spara informationen utan att stänga aktuellt personkort, eller klicka på Spara och stäng för att spara informationen och samtidigt stänga personkortet och visa medlems listan. 7 6 När du sparar personen skapas automatiskt ett medlemsnummer. Viktigt! När du har skapat en ny person läggs personen till i medlemsregistret, men utan något medlemskap. Du måste alltså manuellt koppla ett medlemskap till personen vilket beskrivs i nästa avsnitt.

34 32 2 Medlem Medlemskap Som vi nämnde ovan måste du manuellt registrera ett medlemskap för personen. När du lägger till ett föreningsmedlemskap skapas medlemskapet automatiskt på aktuellt distrikt och på riksorganisationen. Skapa medlemskap När du skapat en ny person måste ett medlemskap kopplas till personen. Detta gör du genom att skapa ett ärende på personen. 1 Börja med att söka upp personen i medlemsregistret och öppna dennes personkort. 1

35 2 Medlem 33 2 Skapa ett nytt ärende genom att klicka på Skapa ärende i verktygsfältet. 3 På menyn som visas väljer du Inträde. 2 3 Beroende på vilken roll du är inloggad med samt vilken storlek webbläsarfönstret har, kan kommandot Skapa ärende visas under knappen Fler kommandon (de tre punkterna... ) i verktygs fältet. På menyn som visas väljer du sedan Inträde.

36 34 2 Medlem Ett nytt formulär för inträde öppnas. Det första du ska göra är att spara ärendet. 4 Klicka på Spara i verktygsfältet. 4 Personens alla uppgifter är redan ifyllda. Du ska nu ange vilken förening personen ska tillhöra. 5 Klicka på +-tecknet bredvid rubriken Alla medlemskap. 5

37 2 Medlem 35 Ett nytt fönster öppnas. En förening har föreslagits för personen, förslaget baseras på det postnummer som är ifyllt för personen. Om systemet inte kan föreslå någon förening, visas ett meddelandefält med mer information högst upp i fönstret.

38 36 2 Medlem 6 Om föreslagen förening är korrekt fortsätter du direkt med punkt 10. Om inget förslag visas, eller om du vill välja en annan förening kan du söka efter önskad förening. Fortsätt enligt nedan. 7 Klicka i rutan Förening och skriv en del av föreningens namn. 8 Klicka på förstorings glaset till höger för att starta sökningen. 9 Nu visas matchande föreningar. Klicka på den förening som medlemmen ska kopplas till

39 2 Medlem 37 Om önskad förening inte visas kan du klicka på Slå upp fler poster. I fönstret som visas kan du söka efter föreningen via dess namn. Markera aktuell förening och klicka på Lägg till. Aktuell förening anges i fältet för förening:

40 38 2 Medlem 10 Peka på fältet Värvningskod och klicka på förstoringsglaset. Välj den kod som motsvarar det sätt som medlemmen värvades. Välj Slå upp fler poster i listan för att visa ytterligare koder Klicka på Spara och stäng för att återgå till ärendekortet. 11

41 2 Medlem 39 På ärendekortet visas det pågående ärendet och du är färdig med ärendet. Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Högst upp till höger på personkortet kan du se att ärendet är pågående

42 40 2 Medlem På personkortet visas nu föreningsmedlemskapet under rubriken Alla aktiva medlemskap. Statusen har ändrats till fullvärdig medlem, vilket visas högst upp till höger på personkortet. När systemet har uppdaterats visas de aktuella avgifterna i reskontran.

43 2 Medlem 41 Lägga till fler föreningar En person kan vara medlem i flera olika föreningar. Du kan därför lägga till fler föreningsmedlemskap på en person. För att lägga till fler föreningar för en medlem gör du på samma sätt som beskrivs ovan. Under rubriken Alla aktiva medlemskap visas personens samtliga medlemskap. I kolumnen H.M. ser du vilken förening som personen har sitt huvudmedlemskap i. Man kan vara medlem i flera föreningar, men man kan bara vara huvudmedlem i en förening. Om huvudmedlemskapet behöver ändras, görs detta av riksorganisationen. I den förening där man har sitt huvudmedlemskap betalar man en avgift till riksorganisationen, distriktet och föreningen. Är man medlem i flera föreningar betalar man bara föreningsavgiften till övriga föreningar. Rätt avgifter läggs automatiskt till när du skapar ett medlemskap. För huvudmedlemskapet läggs de tre avgifterna för riksorganisationen, distriktet och föreningen till. Lägger du till ett andra medlemskap för en person, läggs endast föreningsavgiften till på det medlem skapet.

44 42 2 Medlem Vyn Medlemskap Du kan klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Alla aktiva medlemskap för att visa en associerad vy för medlemskap. I denna vy kan du se alla medlemskap för personen, både de föreningar som personen är medlem i just nu och sådana föreningar som personen har varit medlem i tidigare.

45 2 Medlem 43 Uppdrag En medlem kan ha olika förtroendeuppdrag inom en förening, det kan till exempel vara att personen är ordförande eller kassör inom en eller flera olika föreningar. De uppdrag du kan lägga till är de som finns enligt PRO:s stadgar, med andra ord finns endast ett antal fördefinierade uppdrag att välja mellan. Det är viktigt att uppdragen finns i registret så att kommunikationen/ informationen går till rätt personer. Lägga till uppdrag När du har skapat en medlem kan du lägga till ett eller flera uppdrag för personen. Du kan lägga till uppdrag via personen eller via din organisation. Gör så här för att lägga till det via personkortet: Exempel: Doris Jönsson har valts till ordförande i PRO Gamla stan. För att lägga till ett uppdrag börjar du med att söka upp Doris bland dina medlemmar och öppnar hennes person kort. När du skapar ett uppdrag väljer du först föreningen PRO Gamla stan och därefter uppdraget Ordförande. 1 Börja med att söka upp personen och öppna dennes personkort. 1

46 44 2 Medlem 2 Bläddra nedåt på personkortet och klicka på +-tecknet bredvid rubriken Uppdrag. 2 Nu öppnas ett nytt fönster där du ska ange information om uppdraget. 3 Öppna listrutan Orgenhet och välj Förening. 3

47 2 Medlem 45 4 Peka på fältet Förening och klicka på förstorings glaset till höger för att visa de föreningar som är relaterade till personen, det vill säga de föreningar där personen är medlem i. 5 Klicka på den förening som uppdraget ska kopplas till. 4 5 Om önskad förening inte visas, klickar du på Slå upp fler poster för att söka efter föreningen via fönstret Sök efter post. Börja med att avmarkera rutan Filtrera efter markerad så att sökningen kan ske i alla föreningar. Skriv sedan en del av föreningens namn i rutan Sök och klicka på förstorings glaset. Markera önskad förening och klicka på Lägg till.

48 46 2 Medlem Föreningens namn infogas i fältet Förening: 6 Peka på fältet Uppdragstyp och klicka på förstoringsglaset. 7 Välj önskat uppdrag på menyn som visas. För att välja något annat uppdrag klickar du på Slå upp fler poster. I fönstret Sök efter post kan du ändra inställningarna eller ange ett sökord för att lättare hitta rätt uppdrag. Markera önskat uppdrag och klicka på Lägg till. 6 7