Integritetspolicy. Sida 1 av 5

Transkript

1 Integritetspolicy Behandling av personuppgifter Neuroförbundet riksförbund, Box 49084, Stockholm, organisationsnummer , är personuppgiftsansvarig för våra register. Registret används både på riksförbundet och i lokalföreningarna när det gäller medlemsregistret och endast av riksförbundet när det gäller givar- och prenumerationsregistret. De som har behörighet och tillgång till registren hanteras av personuppgiftsbiträden. Det kan förekomma att lokalföreningarna också har ett eget medlemsregister och då är lokalföreningen personuppgiftsansvarig för det medlemsregistret. Omfattning För att hantera informationen till dig, så registerhåller vi information rörande medlemskap, gåvogivande, anslag till forskning (publiceras på vår hemsida, samt i årsredovisningen), kontaktärenden med våra diagnosstödjare och/eller våra rättsombud, artikelbeställningar i vår butik och prenumerationer av tidning/e-nyhetsbrev samt övrig kontakt med oss där det förväntas återkoppling till dig från Neuroförbundet. I de fall där du anger en fysisk postadress, personnummersätter Neuroförbundet registret för att få adressändringar och avslut/borttag av avlidna från registret och detta sker genom uppdateringar mot folkbokföringen (SPAR) veckovis. Personuppgifter du lämnar använder vi för att kunna hantera beställda tjänster och produkter och för egen statistik. Uppgifterna kan också komma att användas för informations- och marknadsföringsändamål, uppföljning och utveckling av Neuroförbundets verksamhet. Neuroförbundet för inte dina kontaktuppgifter vidare, endast för att kunna fullfölja vårt åtagande att t.ex. sända ut vår tidning, givarbrev eller medlemsavi förs dina kontaktuppgifter vidare, men då till samarbetspart som förbundit sin hantering av detta via ett personuppgiftsbiträdesavtal, exempelvis ett tryckeri eller IT-leverantör. Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet; tillvarata Neuroförbundets rättsliga intressen, eller upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem. Vår målsättning är att inte registrera omyndiga barn i vårt register. Undantaget de som med förälders medgivande är medlemmar i förbundet. Vi riktar inte marknadsföringsaktiviteter eller insamlingskampanjer till personer under 18 år. OBS! I fall där barn innehar mobiltelefon, där föräldern står som innehavare av abonnemanget, är det viktigt att notera att det är svårt för Neuroförbundet att utläsa huruvida innehavaren av mobiltelefonen är under 18 år. Det går alltid bra att kontakta oss för att spärra utskick för ett visst mobiltelefonnummer. Neuroförbundet ansvarar för personuppgifter som hålls i våra egna system och på vår egen webbplats. Man har rätt att ta del av de uppgifter som finns registrerade som medlem och/eller givare hos Neuroförbundet. Kontakta oss skriftligen om du vill ha ett registerutdrag med dina uppgifter, om du vill korrigera uppgifter eller om du vill veta mer om behandling av personuppgifterna i vårt register. Du har rätt att, kostnadsfritt en gång per kalenderår, erhålla ett sådant utdrag. Sida 1 av 5

2 Förändringar i integritetspolicyn så publiceras dessa på vår webbsida. Vid ev större förändringar i policyn, informerar vi om detta i våra nyhetsbrev. Om du inte godtar förändringarna är du välkommen att kontakta oss för avslut/spärr. Vilka personuppgifter registrerar vi? Medlemmar När du anmäler eller registrerar dig som medlem samtycker du till att dina personuppgifter finns med och behandlas i Neuroförbundets medlemsregister. I anmälan finns det möjlighet att ange uppgifter om intressediagnos, egen eller närståendes. Uppgifterna är frivilliga och hämtas in för att vi mer effektivt ska kunna sprida information till rätt medlemsgrupp. De är alltså helt och hållet för förbundets och lokalföreningarnas interna bruk. Personuppgifter vi registrerar är namn, adressuppgifter, personnummer, telefonnummer, mobilnummer, e-post, intressediagnos (när det uppges), egen diagnos (när det uppges). Bankkontonummer registreras endast för att hantera eventuell månadsbetalning av medlemskapet via autogiro. Givare När du anmäler att du vill skänka eller då du skänker en gåva, lägger upp en egen insamling samtycker du till att personuppgifterna finns med och behandlas i Neuroförbundets givarregister. Detta under förutsättning att du inte valt att skänka gåvan anonymt, vilket kan göras på vår gåvosida på internet, alternativt att du uppger det via telefon eller meddelar oss på annat sätt. Personuppgifter vi registrerar är namn, adressuppgifter, personnummer, telefonnummer, mobilnummer, e-post samt specifika uppgifter om gåvan, exempelvis skänkt belopp, betaldatum, vilken kampanj gåvan skänktes till och liknande, samt i förekommande fall vid minnes-/högtidsgåva uppgifter om den avlidne/jubilaren och hälsningstext. Bankkontonummer registreras endast för att hantera eventuellt månadsgivande via autogiro. Prenumeranter När du anmäler eller registrerar dig att du vill ha en prenumeration av vår tidning Reflex samtycker du till att dina personuppgifter finns med och behandlas i Neuroförbundets medlemsregister. Personuppgifter vi registrerar är namn, adressuppgifter, personnummer, telefonnummer (när det uppges), mobilnummer (när det uppges), e-post (när det uppges). Sida 2 av 5

3 Hur använder vi personuppgifter? Medlem Neuroförbundet använder personuppgifterna till kallelser, avisering av medlemsavgift, medlemstidningen Reflex och annan information, utskick om det som rör vår verksamhet samt medlemserbjudanden. Som ny medlem i Neuroförbundet får du ett medlemserbjudande om en olycksfallsförsäkring där de 2 första månaderna är gratis. Aon Sweden AB förmedlar försäkringen och Trygg Hansa är försäkringsbolag. För att nya medlemmar ska få detta erbjudande tas en fil ut på nya medlemmar som överförs via FTP till Aon Sweden AB en gång i månaden. I filen ingår också medlemmar som inte är kvar som medlem i Neuroförbundet eftersom de inte får ha kvar olycksfallsförsäkringen och ska då avslutas hos Aon Sweden AB. Uppgifter som filen innehåller är medlemsnummer, namn, adress, personnummer, när man blev medlem, information om medlemskap som har avslutats antingen pga utträde eller är avliden samt utträdesdatum. Givare Neuroförbundet använder personuppgifterna för ekonomisk uppföljning, för att exempelvis kunna administrera gåvobeloppet för ändamålet (verksamhet, rehabilitering/rekreationsaktiviteter och/eller utdelning till forskning). Vidare används uppgifterna för att fortsatt kunna sända uppföljande utskick för att engagera till fortsatt gåvogivande, exempelvis genom givarbrev eller på annat sätt engagera till fortsatt stöd genom gåvogivande. Exempel på detta kan vara telemarketing för att fråga om givande via autogiro och utskick av nyhetsbrev via e-post samt till autogirogivare utskick av vår tidning Reflex. Det går alltid bra att kontakta oss för att avsäga sig utskick eller vidare kontakt om man ej önskar information kring fortsatt gåvogivande. Prenumeranter Neuroförbundet använder personuppgifterna för att administrera och skicka ut tidningen Reflex som distribueras av tryckeri. Säkerhet Personuppgiftsbiträden (styrelser och anställda) som använder registret har fått skriva under en blankett som fastställer att personuppgifter om medlemmar eller givare i registret inte får lämnas ut till tredje part. Behörigheterna är personliga och uppföljning sker kontinuerligt att de som har behörighet fortfarande arbetar med registret och om inte så stängs behörigheten omgående. I de fall där vi samarbetar med exempelvis tryckeri för distribution av utskick, har vi skrivit ett Personuppgiftsbiträdesavtal, som reglerar att uppgifterna endast får användas till att fullfölja uppdraget att sända ut utskicket och att de därefter ska raderas/förstöras. Lagringstid Neuroförbundet behåller uppgifter max 3 år bakåt i tiden. Har personen inte varit aktiv under dessa tre år rensas samtliga uppgifter bort. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om vi måste det enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, till exempel om det pågår en juridisk process. Sida 3 av 5

4 Radering av uppgifter Du har rätt att få dina uppgifter raderade ur vårt register och då detta anmäls till oss genomför vi detta med omedelbar verkan, med hänsyn tagen till huruvida vi behöver slutföra vissa åtgärder innan uppgifterna raderas, såsom eventuell slutfakturering, kreditering eller liknande. OBS! Om du begär radering av dina personuppgifter, så har vi ingen möjlighet att kontrollera att du blir kontaktad i framtiden om vi exempelvis köper in adresser för ett kampanjutskick. Om du istället väljer att låta dina personuppgifter finnas kvar i vårt register, men till Neuroförbundet begär att få avstå all eventuell kommunikation från oss, så kontrollerar vi alltid, innan kampanjutskick, mot vårt eget spärregister och kan då se till att du inte får något utskick. Efter de ovan angivna tre åren, rensas dock uppgifterna under förutsättning att ingen aktivitet skett från din sida. Även i detta fall, går det inte att förhindra att framtida köpta utskick kan komma att ske om vi exempelvis köper in adresser för en kampanj. Detta pga att dina uppgifter inte längre finns i vårt register att kontrollera mot. Vill du vara helt säker på att aldrig erhålla utskick i fall som detta, så måste du begära spärr för adresserad direktreklam. Det gör du via Swedma s hemsida: Denna spärrtjänst är en extern tjänst som tillhandahålls genom Swedma och ligger utanför Neuroförbundets kontroll. Neuroförbundet förbinder sig till att alltid kontrollera köpta kampanjer mot detta spärregister, för att du inte ska erhålla utskick om du valt att spärra mot det. Spärren mot adresserad direktreklam spärra då all form av adresserad direktreklam från alla företag och organisationer, inte enbart Neuroförbundet. Sida 4 av 5

5 Användning av cookies Genom att använda webbplatsen och Neuroförbundts tjänster samtycker du till att Neuroförbundet lagrar så kallade cookies på din dator. En cookie är en textfil som lagras på användarens dator, för att sedan hämtas upp av servern när användaren åter besöker webbplatsen. Neuroförbundet använder kakor för att underlätta enskilda användares aktiviteter på webbplatsen. Informationen används bland annat till att bestyrka inloggning och till att automatiskt fylla i formulärfält för att underlätta tillgängligheten av tjänster på webbplatsen. Cookies används även för att samla in information om hur webbplatsen används. För Neuroförbundet innebär det bland annat att vi kan hålla reda på antal besökare och vilka delar av vår webbplats som är mest besökta. Denna besöksstatistik innehåller inga uppgifter om namn, personnummer, e-postadress eller annan personlig information. Informationen används som underlag för att förbättra vår webbplats. För att underlätta för dig att sprida information från Neuroförbundets webbplats i sociala nätverk som Facebook används så kallade plugins på webbplatsen. Dessa plugins kan lagra tredjeparts-kakor i din webbläsare. Neuroförbundet samlar, genom samarbetspartners, in anonym information om vilka webbläsare som besöker webbplatsen i syfte att kunna rikta annonser till dessa webbläsare på andra webbplatser; så kallad "intressebaserad annonsering". De flesta webbläsare accepterar kakor automatiskt. Genom att ändra inställningarna i din webbläsare kan du dock välja mellan att acceptera kakor, bli informerad om när en kaka skapas, eller blockera kakor. Om du beslutar dig för att blockera Neuroförbundets cookies kan webbplatsens funktionalitet begränsas. Sida 5 av 5