IL RECYCLINGS LEVERANTÖRSHANDBOK

Transkript

1 Upprättad: Uppdaterad: IL RECYCLINGS LEVERANTÖRSHANDBOK En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster till IL Recyclingkoncernen Jan-Olof Atterfors, inköpschef på IL Recycling Box 1308 Solna Strandväg Solna Direkt Vxl meratthämta.se ilrecycling.com

2 INNEHÅLL Introduktion till handboken... 4 Leverantörsbedömning och godkännande... 4 Hållbarhet... 4 Uppförandekod (Code of Conduct)... 4 Produktsäkerhet... 5 Att skriva avtal med IL Recycling... 5 Frågor... 5 IL Recyclings verksamhet och organisation... 6 Vår utgångspunkt... 6 Affärsidé... 6 Vision... 6 IL Recyclings 4 grundvärderingar:... 6 IL Recyclings organisation och etablering i Sverige... 7 IL Recyclings organisation och etablering i Polen... 7 Inköpsprocessen och inköpspolicy... 8 Inköpspolicy... 8 Att bli leverantör till IL Recycling... 9 Kundnytta... 9 Kvalitet och miljö... 9 IT Ansvarsförsäkring Proaktivitet Leverantörsbedömning Skriftlig leverantörsbedömning Bedömningskriterier/godkännande av leverantör IL Recyclings specifika krav inom vissa leverantörskategorier Leverantörsgodkännande/avslag Uppföljning/utvärdering av leverantör Teckna avtal Avtalsnivåer Avtalen ska minst innehålla Övrigt Inköp av IT-produkter/tjänster Anlitande av underleverantörer Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

3 Elektroniska fakturor Reklamationer Priser och rabatter Marknadsföring Leverantörsfakturor, betalningar och adresser Utbildning Omförhandling/förlängning av lokalt Ansvar/befogenheter (IL Recycling) Bilagor Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

4 INTRODUKTION TILL HANDBOKEN Leverantörshandboken riktar sig till leverantörer av produkter och tjänster till alla bolag inom IL Recycling koncernen (nedan kallat IL Recycling). För att göra det så enkelt som möjligt för leverantörer att förstå hur vi på IL Recycling arbetar har vi byggt strukturen i leverantörshandboken utifrån att det är en helt ny leverantör som läser den, trots att den övergripande gäller alla leverantörer så väl befintliga som nya. Samarbetet med leverantörer spelar en avgörande roll för att IL Recycling ska kunna kliva framåt i en ständig strävan att utveckla verksamheten på ett hållbart sätt. Det ska kännas tryggt och säkert att samarbeta med oss. Det är därför vi arbetar aktivt med hela vår leverantörskedja. Vi tror dessutom på att långsiktiga relationer och nära samarbeten med våra leverantörer skapar ökad lönsamhet, både för leverantören och oss själva. IL Recycling har en övergripande inköpspolicy som strävar efter att minimera inköpskostnader och maximera mervärden. Inköp av varor och tjänster och samarbete med leverantörer ska stödja arbetet med långsiktig hållbar affärsutveckling och verksamhetsutveckling. Den säkerställer att vi prioriterar miljövänliga lösningar vid inköp av material, utrustning och tjänster, och att urvalet sker ur ett livscykelperspektiv. Leverantörsbedömning och godkännande Nya leverantörer måste alltid bedömas och godkännas av IL innan avtal kan tecknas och leveranser kan påbörjas. Detta för att vi ska kunna bedöma den potential leverantören har att leva upp till våra krav. Bedömning och utvärdering görs skriftligen med en utvärderingsmall som underlag. Utvärderingen kan kompletteras med ett besök och en formell granskning. Inom ramen för bedömningen ställer vi krav på att leverantören följer riktlinjerna i vår uppförandekod, att den har ett aktivt miljö- och kvalitetsarbete, samt att leverantören är ekonomiskt stabil. För att säkerställa att de befintliga leverantörerna lever upp till de krav vi ställer genomför vi kontinuerliga leverantörsutvärderingar. Hållbarhet IL Recycling är kvalitets- och miljöcertifierade enligt ISO 9001 och ISO Även vår leverantörsstandard baserar sig på principerna som finns i ISO standarden med starkt kundfokus, kontinuerlig förbättring och processorienterat arbetssätt gällande kvalitetsfrågor. Därför vill vi att våra leverantörer ständigt ska arbeta proaktivt och komma med förbättrings- /förenklingsförslag för att bidra till att effektivisera vår verksamhet. För IL Recycling är miljö-, kvalitets- och även energifrågor en del av ett bredare koncept gällande hållbarhet. Hållbarhet syftar till en ekonomisk tillväxt med hållbarhetsomsorg. Uppförandekod (Code of Conduct) IL Recycling har en uppförandekod. Den definierar de principer som vi betraktar som fundamentala för en hållbar utveckling och socialt Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

5 ansvarsfullt beteende. Den pekar på frågor som hälsa och säkerhet, relationer till anställda, mänskliga rättigheter och affärsetik. IL Recycling förutsätter att leverantörerna driver sin verksamhet med samma höga standard. se bilaga 4 Produktsäkerhet Produktsäkerhet är definierad som säkerhet för användare och andra som kan komma i kontakt med vår slutliga produkt. Vi arbetar systematiskt med produktsäkerhet för att säkerställa att de slutliga produkterna är säkra för våra anställda, kunder och andra som kan komma att hantera produkten. Att skriva avtal med IL Recycling I leverantörshandboken står det dokumenterat hur vi på IL Recycling skriver avtal och vem som får skriva avtal. Det framgår även ett avtal med IL Recycling minst skall innehålla. Eftersom vi på IL Recycling hela tiden strävar efter att optimera leverantörsstocken så innebär det en regelbunden översyn så att vi bara har det antalet leverantörer per produktgrupp som ger optimal totalekonomi. Frågor Eftersom omvärlden hela tiden förändras, och nya tekniska lösningar uppstår ändras naturligtvis också vårt sätt att göra affärer med leverantörer. Därför reserverar vi oss för att allt som står i leverantörshandboken inte alltid är den senaste informationen. Vid eventuella frågor kontakta Inköpschef. se bilaga 1 Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

6 IL RECYCLINGS VERKSAMHET OCH ORGANISATION IL Recycling är en helhetsleverantör av återvinningstjänster. Vi tar hand om allt som blir över och skapar värde genom att återvinna så långt det är möjligt. Vi hanterar alla materialslag och erbjuder tjänster för olika behov och branscher. Slutprodukten är värdefull råvara som vi levererar till industrin i Sverige och utomlands. Vår utgångspunkt är att det alltid finns mer att hämta: mer miljövinster för samhället, mer återvunnet material som råvara och mer värde för våra kunder genom effektiv och lönsam återvinning. För oss själva innebär mer att hämta en utmaning att ständigt utveckla hållbara tjänster. Vi ser till att våra kunder har de bästa lösningarna och vi ansvarar för att allt går rätt till. Koncernen har 700 anställda med rikstäckande verksamhet i Sverige och Polen. Företaget ägs av Fiskeby Board, SCA, Smurfit Kappa och Stora Enso. Vår utgångspunkt IL Recycling erbjuder ett tjänsteutbud genom en marknadsorienterad organisation som utgår från kundernas behov. För oss är det viktigt att ge snabb återkoppling, ha hög tillgänglighet, stort personligt engagemang och bästa kunskap gällande den lokala marknaden. Vi styrs av vår vision och våra värderingar. Hållbar utveckling handlar för oss om en samhällsutveckling som ger oss människor möjlighet till ett kvalitativt liv idag och i kommande generationer. Se mer information på vår hemsida ilrecycling.com Affärsidé Vi identifierar, utvinner och tillvaratar värdet i våra kunders avfall och restprodukter. Vår utgångspunkt är att avfall är en viktig råvara och att nya värden kan skapas inom alla normala avfallsfraktioner. Vision En värld där inget blir över IL Recyclings 4 grundvärderingar: Värdeskapande. Vi gör värdefull råvara av allt som blir över. Vi bidrar till en effektivisering kundensmiljöarbete och skapar lönsamma affärer. Vi skapar värde Ansvarstagande. Vi driver en hållbar utveckling: socialt, ekonomiskt och miljömässigt- både för våra kunder och för vår egen verksamhet. Vi tar ansvar Nytänkande. Vi vågar prova nytt och uppmuntrar till innovation och ständiga förbättringar av verksamheten- internt och hos kund. Vi tänker nytt. Närvarande. Vi ser att individens insats i helheten gör skillnad. Vi tillvaratar olikheter och hjälper varandra att lyckas. Vi är nära. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

7 IL Recyclings organisation och etablering i Sverige Eskilstuna Göteborg Helsingborg Jönköping Katrineholm Linköping Malmö Norrköping Nyköping Skellefteå Stockholm Sundsvall Sölvesborg Uddevalla Umeå Västerås Älvsbyn Örebro Örnsköldsvik IL Recyclings organisation och etablering i Polen I Polen heter vi First Recycling Poznan Warszawa Katowice Mer information om IL Recyclings verksamhet och organisation kan du hitta på vår hemsida ilrecycling.com Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

8 INKÖPSPROCESSEN OCH INKÖPSPOLICY Analys & planering Upphandling Avtals- & leverantörshant ering Krav och behov Marknads analys Plan & strategi Leverantörs kontakter Anbudsbegäran Utvärd ering Beslut & avtalstecknande Leverans Betalning Upp- följning Förhandling Utveckling Omför- handling Inköpspolicy Inköp inom IL Recycling skall präglas av struktur, kostnadsmedvetenhet, kompetens, samordning och miljöhänsyn. IL Recycling strävar efter att minimera inköpskostnaderna och maximera mervärden. Inköp av varor och tjänster och samarbete med leverantörer skall stödja arbetet med långsiktigt hållbar affärs- och verksamhetsutveckling. Inköp Inköp skall göras på ett affärsmässigt och ekonomiskt fördelaktigt sätt, genom att: Inköpen skall planeras och samordnas så att lägsta totalkostnad erhålls. Inköpsavtal och beställningar skall vara väl dokumenterade. Inköp skall genomföras enligt fastställd Inköpsprocess. Inköp skall göras utifrån vad som är långsiktigt bra för IL Recycling. Leverantörer Endast leverantörer som enligt inköpsprocessen är leverantörsbedömda och godkändaskall användas vid inköp. Affärsetik Inköpsarbetet skall ske med god affärsetik och moral utifrån IL Recyclings uppförandekod. se bilaga 4 Befogenhet att göra inköp Befogenhet att göra inköp är personer med behörighet enligt IL Recyclings attestreglemente. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

9 ATT BLI LEVERANTÖR TILL IL RECYCLING Kundnytta Det är kund- och affärsnyttan som styr vilka produkter och tjänster som IL Recycling skall teckna avtal för. Produkter eller tjänster som inte tillför något mervärde för oss eller våra kunder innebär bara ökade kostnader. Eftersom det är användarens behov som styr våra är det viktigt att leverantören tänker igenom kundnyttan med sin produkt/tjänst innan vi kontaktas. För att inköpsverksamhetens grundmål att ha rätt vara, till rätt pris, på rätt plats och i rätt tid skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som på något sätt medverkar i inköp och leveranser har samma grundsyn och arbetar efter samma spelregler. se bilaga 3 Kvalitet och miljö Kvalitet IL Recycling är både kvalitets- och miljöcertifierade enligt standarden SS- EN ISO 9001:2008 och SS-EN ISO :2004. Denna standard omfattar även de krav på kvalitet och hållbar utveckling som IL Recycling kräver av sina leverantörer. Om leverantörs produktion utförs på annan ort eller i annat land eller om produktionen är utlagd på underleverantör, gäller kraven i den här standarden även dessa. Vi strävar efter att upprätta och utveckla långsiktiga affärsrelationer med våra leverantörer, och i samråd med dem arbetas de mest optimala lösningarna fram. Vår kvalitetsstandard har starkt kundfokus med kontinuerlig förbättring och processorienterat arbetssätt gällande kvalitetsfrågor. IL Recyclings leverantörer skall ständigt arbeta proaktivt och komma med förbättrings- /förenklingsförslag för att på så sätt kunna bidra till att effektivisera vår verksamhet. Vi önskar att leverantörerna tillämpar nollfelsprincipen vilket är en mental inställning som innebär att inte acceptera fel och att ständigt sträva efter att nå 100 % rätt resultat. Nollfelsprincipens implementation baserar sig på följande grunder: Miljö Produktionsprocessen måste ha hög pålitlighet Processen måste uppfylla IL Recyclings krav, och det måste vara möjligt att ständigt förbättra dem Förebyggande åtgärder för att förhindra defekter är att föredra framför kvalitetskontroller och korrigeringar Alla defekter som upptäcks skall leda till korrigerande och preventiva åtgärder Vid inköp ska IL Recycling alltid väga in miljö- och arbetsmiljöaspekter. Vi är därför angelägna om att få veta en hel del Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

10 om det som levereras: Produkterna ska när de tillverkas, används, konsumeras eller slutligen destrueras ha en så liten påverkan på miljön som möjligt Produkterna får inte vara skadliga för användarna Produkterna skall kunna användas, återanvändas, återvinnas eller slutligen tas om hand med minsta möjliga resursförbrukning Produkterna skall vid tillverkningen och i användningen inte förbruka mer energi eller naturresurser än nödvändigt Bara produkter som innehåller godkända kemikalier får köpas in Vid tjänsteupphandling skall leverantörerna tillse att de eventuella produkter som används uppfyller ovanstående miljökrav Vid utvärdering av anbud har inte bara pris och leveransvillkor betydelse, utan också Leverantörens möjlighet att uppfylla ställda miljökrav IT Vid försäljning av produkter eller tjänster inom IT-området skall leverantören alltid kontakta och gå via IL Recyclings IT-avdelning. Enligt våra interna regler får endast inköp ske av dessa efter godkännande av ITchef eller enligt dennes uppsatta rutiner. Detta är viktigt att leverantörer av IT följer detta förfarande för en hållbar, långsiktig och god relation. IT-leverantör ska ha god förståelse för IL Recyclings affärsprocesser för att kunna erbjuda ett system eller tjänster som stödjer dem. IT-leverantören ska dessutom vara väl insatt i den bransch som IT-systemet/tjänsten är avsett för. I de fall standardlösningar erbjuds ska arbetssätt vara väl dokumenterade. IT-säkerhet Leverantören skall hantera IT-säkerhetsfrågorna på ett seriöst och strukturerat sätt. Utgångspunkten för kraven är standarden ISO för IT-säkerhet. Detta krav innebär inget krav på certifiering däremot att man för det interna säkerhetsarbetet hanterar samtliga delar i standarden på ett sätt som motsvarar standardens krav på ett genomtänkt och gott informationssäkerhetsarbete. Leverantören ska också följa de riktlinjer och rekommendationer som gäller IT-säkerhet hos oss. Leverantören förväntas kunna redovisa hur de hanterar IT-säkerhet inom sin organisation. Ansvarsförsäkring Proaktivitet Det är av största vikt att IL Recyclings leverantörer är proaktiva och ständigt arbetar med att effektivisera sina egna processer för att sin tur kunna bidra till att effektivisera våra. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

11 LEVERANTÖRSBEDÖMNING IL Recycling utför alltid en kvalitativ- och kommersiell bedömning av sina leverantörer. Eftersom vi är certifierade bedömer vi våra leverantörer och samarbetspartners utifrån standardens ställda krav. Priser, produktkvalitet och miljöarbete är också avgörande för valet av produkt där våra kunders önskemål och krav har en många gånger avgörande betydelse. Vi på IL Recycling strävar efter långsiktiga relationer med våra leverantörer där en uthållig lönsamhet är vår ledstjärna. Skriftlig leverantörsbedömning Alla leverantörer som kontinuerligt ska leverera produkter eller tjänster till IL Recycling bedöms enligt vårt dokument Leverantörsbedömning I 1.0. Underlaget inkluderar även vår Uppförandekod. Bedömning ska göras innan första köp/upphandling och därefter följas upp enligt beslutat intervall. Ett antal generella bedömningskriterier har utvecklats som en neutral värdeskala. Kriterierna kan förändras över tid och underhålls löpande med avseende på viktning, innehåll och koppling till verksamheten. Bedömningen kan också kompletteras med fysiska besök. Vi strävar efter att bygga upp och utveckla nära relationer med våra leverantörer och vi vill tillsammans lägga grunden för gemensamma samarbetsformer. dokumentet finns som bilaga 3 och/eller att hämta på vår hemsida ilrecycling.com Bedömningskriterier/godkännande av leverantör Kompetens Företag som motsvarar IL Recyclings ställda krav på kompetens gällande produkt eller tjänst. Ska tillföra värde till IL Recycling. Miljö och kvalitet För att erhålla godkänd bedömning skall leverantören vara kvalitets -och miljöcertifierade. Undantag från detta ges från fall till fall. Uppförandekod För att bli godkänd leverantör till IL Recycling ska vår uppförande kod läsas igenom, förstås och godkännas. Dokumentet skall signeras av firmatecknare. se bilaga 4 Ekonomi Leverantören skall uppvisa god ekonomisk stabilitet. Vid leverantörsbedömning och leverantörsuppföljning tar IL Recycling en kreditupplysning via UC. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

12 IL Recyclings specifika krav inom vissa leverantörskategorier Transportörer Mer än hälften av de transporter vi genomför sker med externa åkerier som vi handlar upp separat. Därför är varför kraven på dessa leverantörer extra viktiga. IL Recycling har utvecklat specifika kriterier för hur dessa transporttjänster ska upphandlas för att vi så långt det är möjligt ska säkerställa att vi väljer det från miljösynpunkt bästa alternativet. Alla transportörer som IL Recycling anlitar ska vara miljöcertifierade enligt ISO 14001, EMAS, Svenska åkeriförbundet eller motsvarande. Åkerierna ska utföra tjänsterna i enlighet med rutinerna i Recyclings verksamhetssystem. Åkerier ska ha yrkestrafiktillstånd samt tillstånd att transportera de material som ska hanteras. Tömning av containrar och komprimatorer ska ske på ett sådant sätt att olyckor förhindras (ex. genom visuell kontroll av tömning). Leverantörer av utrustning Alla leverantörer av behållare och kärl, containrar och komprimatorer (dvs. produkter som ingår i IL Recyclings produktutbud mot kund) samt av produktionsutrustning, ska vara kvalitets- eller miljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO eller liknande certifierbara system. Agenter med ett fåtal anställda får hänvisa till huvudleverantörens certifikat. Containrar och komprimatorer ska vara utformade så att skador och olyckor förhindras exempelvis genom CE-märkning eller vara utförda enligt Svensk Standard. Leverantörsgodkännande/avslag När leverantören är godkänd av behörig person på IL Recycling kommer ett påskrivet exemplar av dokumentet Leverantörsgodkännande att skickas till leverantören. Där kommer noteringar om eventuella avvikelser att finnas med. Blir däremot leverantören inte godkänd kommer ett påskrivet dokument Leverantörsavslag att skickas ut med motivering till avslaget. Uppföljning/utvärdering av leverantör IL Recycling utvärderar kontinuerligt sina leverantörer enligt fastlagda rutiner. Om leverantören inte uppfyller kraven eller om missnöje finns med leverantören ska en ny bedömning alternativt en revision göras. Detta för att identifiera eventuella brister och ta fram en handlings- och tidplan för att åtgärda dessa. Vi är säkra på att ett gott samarbete ger bästa resultat. Är bristerna markanta och överenskomna åtgärder inte uppfylls, skall avtalet sägas upp och samarbetet avslutas. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

13 TECKNA AVTAL Först efter leverantör blivit bedömd och godkänd av IL kan avtal skrivas. Nedan beskrivs vilka typer av avtal som tecknas och vad de bör innehålla. Avtal inom IT-området får endast tecknas efter godkännande av Funktionsledare IT och enligt gällande attestreglemente. Gällande ansvar och befogenheter se sidan 17. Avtalsnivåer Avtalsnivåerna för tecknande av avtal enligt nedanstående. Centrala avtal Lokala avtal Finns centralt avtal görs alla inköp på befintliga gällande avtal, eventuellt undantag ges av Inköpschef. Finns inte centrala avtal för att täcka behovet av inköpet kan lokala avtal tecknas. Marknadsområdeschef ansvarar Avtalen ska minst innehålla Avtalsparter Här beskrivs huvudavtalsparterna inklusive organisationsnummer Avtalsperiod Grunden är löpande avtal med 3 månaders uppsägning. Uppsägningen skall vara skriftlig Omfattning Omfattningen av avtalet skall alltid beskrivas så noggrant som möjligt för att slippa missförstånd Priser Skall alltid beskrivas. Gällande prisförändring så accepterar IL inga prisjusteringar som inte föregås av förhandling. Motivering till eventuell prisjustering ska alltid redovisas så detaljerat som möjligt per produkt och/eller produktområde tillsammans med prisaviseringen. Underlaget skall vara IL Recyclings inköpsavdelning tillhanda senast 30 dagar innan förändringen är aviserad att träda ikraft Vi accepterar inga prisändringar per automatik. En aviserad prisändring är accepterad först efter godkännande av vår inköpschef. (Prishöjningar får aldrig ske under pågående leverans) Garantier Viktigt att garantier och garantiåtaganden finns med Service och Support Eftersom vi på IL Recycling strävar efter en hög kvalitet i all vi gör så är det viktigt att det finns beskrivet leverantörens åtagande. Leveransvillkor avtalas från fall till fall Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

14 Leveranstid och logistik Viktigt att leverantören jobbar aktivt med att optimera leveranstider. Framförallt skall man hålla det man lovat. Leverantören skall också ansvara för att varor och tjänster blir levererade fullt ut till kontoren, vilket innebär att vi som kund/användare skall kunna bruka varan/tjänsten direkt. Vårt mål är att kontoren skall ha ett bekymmersfritt inköp. Beställningsrutin och orderbekräftelse Avtalas från fall till fall Betalningsvillkor IL Recycling har i grunden 30 dagars betaltid Miljö och kvalitet IL Recyclings leverantörsstandard baserar sig som tidigare nämnts på principerna som finns i ISO standarden med starkt kundfokus, kontinuerlig förbättring och processorienterat arbetssätt gällande kvalitetsfrågor. Därför skall alla avtal beskriva hur detta arbete skall gå till. Utveckling I avtalet skall beskrivas hur det proaktiva arbetssättet ska tillämpas. Detta arbete skall också möjlighet till produktutveckling finnas. Kontaktpersoner Det är av allra största vikt att avtalet beskriver både våra och leverantörens kontaktpersoner. Detta för att underlätta arbetet och för att det skall vara enkelt att hitta rätt i respektive bolag. Sekretess Parterna förbinder sig att inte för tredje man avslöja konfidentiell information. Sekretessåtagandet gäller intill dess informationen blivit allmänt känd på annat sätt än genom brott från någondera parts sida mot innehållet i överenskommet avtal. För undvikande av missförstånd: Kundens användare skall i detta avseende inte betraktas såsom en tredje man. Leverantören äger således rätt att avslöja konfidentiell information till kundens användare i den utsträckning det krävs för att bistå användaren i enlighet med överreskommet avtal. Sekretesskyldigheten enligt denna bestämmelse gäller inte i den mån part enligt lag är skyldig att lämna ut konfidentiell information. Är så fallet skall motpart informeras innan utlämnande sker, Sekretess- och tystnadsplikten gäller utan begränsning i tid. Leverantören ansvarar för att de personer som hanterar IL Recycling som kund (gäller även underleverantörer som leverantören anlitar) är uppdaterade på innehållet i sekretessbilagan och skriver under sekretess/tystnadsförbindelse vid behov. se bilaga 7 PUL Hanterar leverantören personuppgifter som IL Recycling är personuppgiftsansvarig för, ska leverantören säkerställa att uppgifterna hanteras i enlighet med 30 personuppgiftslagen (1998:204). se bilaga 8 (Personuppgiftsbiträdesavtal) Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

15 Part äger inte rätt att använda den andra partens firma, varumärken, logotyper eller andra näringskännetecken, vare sig dessa är inarbetade eller registrerade eller inte, i reklam marknadsföringssammanhang, eller i annat sammanhang, utan att först ha inhämtat skriftligt medgivande från den andra parten i varje enskilt fall. Tvister Tvister om tolkning och tillämpning av detta avtal skall avgöras i svensk domstol. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

16 ÖVRIGT Inköp av IT-produkter/tjänster Till inköp av produkter inom IT-området räknas: Hårdvara såsom datorer, servrar, smarta mobiler, skrivare, bildskärmar etc. All mjukvara som installeras på IL Recyclings hårdvara eller IT-miljö Till inköp av tjänster inom IT-området räknas: IT-konsulttjänster Programvaror och system levererade över internet som en tjänst såsom s.k. molnettjänster och andra onlinetjänster. Anlitande av underleverantörer Leverantören har rätt att anlita underleverantörer. Leverantören svarar emellertid alltid för underleverantörers arbete, på samma sätt som för sitt eget. Elektroniska fakturor Strategiska leverantörer skall kunna erbjuda elektronisk fakturering, övriga leverantörer bör kunna erbjuda elektroniska fakturor nedanstående tre alternativ: Standardiserade textfil EDIFACT manuell inmatning via Web (Leverantören) PDF via e-post Reklamationer Leverantör ska utan dröjsmål och enligt gällande rutin meddela kundreklamationer samt misstänkta eller kända kvalitetsbrister till IL Recycling. Priser och rabatter Vi på IL Recycling vill tillsammans med våra leverantörer verka för en långsiktig, stabil och återhållsam prisutveckling. Fakturahanteringen ska kunna matchas med de priser som vårdas in i vårt datasystem och då är det av största vikt att korrekta priser och rabatter anges på inkommande fakturor. Marknadsföring Leverantörer får inte använda IL Recycling som referens eller logotyp utan godkännande av Inköpschef. Tecknat leverantörsavtal skall innehålla nedanstående text: Part äger inte rätt att använda den andra partens firma, varumärken, logotyper eller andra näringskännetecken, vare sig dessa är inarbetade Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

17 eller registrerade eller inte, i reklam marknadsföringssammanhang, eller i annat sammanhang, utan att först ha inhämtat skriftligt medgivande från den andra parten i varje enskilt fall. Leverantörsfakturor, betalningar och adresser Vid eventuella frågor som rör fakturor och betalningar, kontakta IL Recyclings leverantörsreskontra se bilaga 1 Utbildning Leverantören ska, om så erfordras, utbilda nyckelpersonal hos IL Recycling för att leveransen ska få ett så maximalt värde både för IL Recycling och för leverantören som möjligt. Omförhandling/förlängning av lokalt Omförhandling/förlängning av befintliga lokalt tecknade avtal skall alltid stämmas av mot inköpschef innan avtalen förnyas/omförhandlas. se bilaga 1 Ansvar/befogenheter (IL Recycling) Koncernchef skriver på alla avtal som kräver firmatecknare Inköpschef ansvarar för policy och övriga strategiska dokument samt skriver på övriga centralt tecknade avtal vtal och leverantörsbedömningar tecknar vid behov lokala avtal Inköpsansvariga på kontoren samordnar alla kontorets lokala operativa inköp Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)

18 BILAGOR 1. Kontaktpersoner 2. Definitioner 3. Leverantörsbedömnings mall 4. Uppförandekoden 5. Kvalitetsmöte 6. Ramavtal 7. Sekretessförbindelse 8. Personuppgiftsbiträdesavtal 9. Leverantörsgodkännande Bilagorna ligger separat i särskilda dokument för enklare åtkomst och nedladdning. Leverantörshandbok/En riktlinje för leverantörer av produkter och tjänster/ (18)