En modell med sex områden som underlättar det kliniknära arbetet med registerbaserad utveckling

Transkript

1 En modell med sex områden som underlättar det kliniknära arbetet med registerbaserad utveckling Micael Ljuslinder, Ortopedkliniken, NorrlandsUniveritetssjukhus Anders Edström, Memeologen, Västerbottens läns landsting

2 Generell process för återkoppling av data Behov av utveckling? Resultat? Processmått? PROM/PREM? Registrering? Vem gör vad? Täckningsgrad? Grafik? Årsrapporter? Resultat webben? Samkörning? Vem tar emot? Vem hämtar ut? Ensam/i team? Möjlighet att labba med data? Analys/tolkning? Hur prioritera? Forum för att prata resultat? Strategisk prioritering? Strategisk planering? Vem initierar? Vem leder? Struktur för avstämning?

3 MODELL FÖR REGISTERBASERAD VERKSAMHETSUTVECKLING En modell med 6 områden som underlättar det kliniknära arbetet med registerbaserad utveckling 1. Kliniköversikt kvalitetsregister Vilka register? Vem ansvarar lokalt? Viktiga tidpunkter? 2. Översikt årsplanering Data tillgängligt Analys Presentation/beslut Förändringsarbete Uppföljning/utvärdering Om modellen Många verksamheter har en utmaning i att omsätta resultat från kvalitetsregister i konkreta förändringar. Detta arbete har skapat en modell med sex olika områden som bör beaktas för att bygga upp en intern struktur för att skapa en tydlig arbetsordning och systematik som underlättar för en enskild verksamhet att skapa nytta av registerresultat. Effekter i pilotverksamhet Förtydligade roller Förtydligade kvalitetsregisterrutiner Förändringar i befintliga forum och deras innehåll Förändringar i scheman Förändringar i årsplaner Tydligare struktur i arbetet med registerresultat Återkopplingar till och diskussioner med medarbetare och samarbetspartners kring registrens resultat Fördjupade analyser Påverkat arbetssätt i patientarbetet (Anm. Observera att det i januari 2015 är för tidigt i processen för att kunna se förbättrade kvalitetsregisterresultat) 3. Mottagande av data och analys Slutsatser ska förstås av andra Synliggöra förbättringsområden Områden för fördjupad analys Tänkbara orsaker? Förslag till lösningar? Fokus på konsekvenser 4. Presentation, prioritering och beslut a) Förankring hela verksamheten b) Underlag för strategiska diskussioner i Nuläge, orsaker, konsekvenser 5. Systematisk förbättring Strategisk plan Vad, varför och hur 6. Avstämning och uppföljning PDSA Fånga avvikelser Analysera orsaker Justera förändringsarbetet Författare: Anders Edström, Memeologen/RC Norr, Västerbottens läns landsting Micael Ljuslinder, Ortopedkliniken, Norrlands Universitetssjukhus Ortopedkliniken Norrlands Universitetssjukhus Västerbottens läns landsting

4 Område 1 Kliniköversikt kvalitetsregister Hur många är verksamheten med i? Hur mycket tid lägger vi ner på registren? Vilka personer är inblandade? Roller? När och i vilket format kommer eventuella resultat? Vem tar hand om resultaten? Svenska knäprotesregistret Huvudsakligt innehåll i registret Syftet med registret är att samla, analysera och återföra information som kunde varna för bristfällig teknik och implantat, stimulera kliniker och kirurger till att förbättra sina rutiner, redovisa eventuella regionala skillnader i behov, behandling med mera. Registeransvarig: Martin Sundberg Kontaktperson: Otto Robertsson Mail: martin.sundberg@med.lu.se Mail: otto.robertsson@med.lu.se Tel: Tel: Täckningsgrad egen verksamhet: Huvudansvar för utveckling inom området 2012, 95,80%, 2013, 96,3% (kompletthetsgrad) MLA: Kjell Nilsson Viktiga datum (presentationer, et c) Årsrapport: Slutet av oktober Kontaktläkarmöte: november på Arlanda Styrgruppsmöte: november på Arlanda. Oftast ytterligare en gång på registerkontoret i Lund Officiell representation från egna verksamheten Dr. Kjell Nilsson (styrgrupp) Registeransvarig lokal nivå Dr. Kjell Nilsson Ansvar för data insamling Sekr: Britt-Marie C, Lena J Patient-rapporterad data (PROM/PREM) Typ av indikator - PROM o HRQoL: EQ-5D*, KOOS (Knee injury and Osteoarthritis Outcome Score, både HRQoL och symptom/funktion). Symptom/funktion: Smärta (VAS*), KOOS Dataregistreringspunkter - PROM o Före och ett år efter operation Typ av indikator - PREM o Tillfredsställelse med operationsresultatet Arbetsprocess Datum Forum Analys Artroplastikmöten Strategiska beslut Ledningsgruppsmöten Avstämningar förbättringsarbete Behov av inventering och presentation!

5 Område 2 Översiktlig årsplanering När och var diskuteras registerrelaterade frågor? Var fattas eventuella beslut? Behov av synkronisering? Data tillgängligt Presentation och beslut Analys Avstämning befintliga forum - "Hur ligger vi till just nu? " KVALITETSREGISTER JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Svenska höftprotesregistret Fördjupad analys Presentation analys länsmöte Presentation analys Presentation resultat länsmöte Publicering årsrapport Snabbanalys Presentation och beslut Löpande avstämning Löpande avstämning Presentation/info klinik Svenska knäprotesregistret Fördjupad analys Presentation analys länsmöte Presentation analys Presentation resultat länsmöte Publicering årsrapport Snabbanalys Presentation och beslut Löpande avstämning Löpande avstämning Presentation/info klinik Halvprotes Fördjupad analys Presentation analys länsmöte Presentation analys Presentation resultat länsmöte Publicering årsrapport Snabbanalys Presentation och beslut Löpande avstämning Löpande avstämning Presentation/info klinik Senior Alert Uttag av data Fördjupad analys Uttag av data Fördjupad analys Uttag av data Fördjupad analys Uttag av data Presentation Psäk grupp Presentation Psäk grupp Presentation Psäk grupp Presentation Psäk grupp Presentation APT avd Löpande avvstämning DS Presentation APT avd Löpande avvstämning DS Presentation APT avd Löpande avvstämning DS Palliativt register Uttag av data Fördjupad analys Uttag av data Fördjupad analys Uttag av data Fördjupad analys Uttag av data Presentation Psäk grupp Presentation Psäk grupp Presentation Psäk grupp Presentation Psäk grupp Presentation APT avd Löpande avvstämning DS Presentation APT avd Löpande avvstämning DS Presentation APT avd Löpande avvstämning DS

6 Område 3 Mottagande av data och analys Hur ligger vi till? Kan vi lita på uppgifterna? Mönster? Förbättringsområden? Orsaker? Strategier för utveckling? Fokus på konsekvenser Vilka blir berörda? Patienten, teamet, delar av eller hela verksamheten, samarbetspartners inom och utom sjukhuset?

7 Område 4 Presentationer, prioriteringar och strategiska beslut Förankring mycket viktigt Varför ska man hålla på och registrera om man ändå inte ser något av resultaten?. Olika nivåer För alla det här håller vi på med och så här ligger vi till För direkt berörda de som skapar resultat För ledning underlag för strategiska beslut

8 Område 5 Systematisk förbättring För förankringens skull börja med att ta fram en strategisk plan som beskriver hur det är tänkt och presentera den! Ungefärligt innehåll: Vad ska vi jobba med (Rubrik) Varför det (Problembeskrivning) Hur vet vi att det är ett problem (Nuläge/fakta) I vilken ände börjar vi (Orsaksanalys) Vad vill vi åstadkomma/hur vet vi att det blir bättre (Mål/mått) Hur kan vi lösa detta/vad ska vi testa (Strategier/aktiviteter) Handlingsplan (Vem, till när, osv)

9 Område 5 Systematisk förbättring För förankringens skull börja med att ta fram en strategisk plan som beskriver hur det är tänkt och presentera den! Förstår ni? Håller ni med? Ungefärligt innehåll: Vad ska vi jobba med (Rubrik) Varför det (Problembeskrivning) Hur vet vi att det är ett problem (Nuläge/fakta) I vilken ände börjar vi (Orsaksanalys) Vad vill vi åstadkomma/hur vet vi att det blir bättre (Mål/mått) Hur kan vi lösa detta/vad ska vi testa (Strategier/aktiviteter) Handlingsplan (Vem, till när, osv)

10 Område 6 Avstämning och uppföljning Hur går det? Fungerar lösningarna? Om inte vad kan det bero på? Hur ska vi justera förändringarna? Mötesplatser (korta och långa) för att tänka tillsammans Ff.a. - väv in avstämningar i befintliga fora Hur gör vi? Rutin Standard Hur gör vi i stället? Justering Avvikelse Vad händer? Analys Vad beror det på?

11 MODELL FÖR REGISTERBASERAD VERKSAMHETSUTVECKLING En modell med 6 områden som underlättar det kliniknära arbetet med registerbaserad utveckling 1. Kliniköversikt kvalitetsregister Vilka register? Vem ansvarar lokalt? Viktiga tidpunkter? 2. Översikt årsplanering Data tillgängligt Analys Presentation/beslut Förändringsarbete Uppföljning/utvärdering Om modellen Många verksamheter har en utmaning i att omsätta resultat från kvalitetsregister i konkreta förändringar. Detta arbete har skapat en modell med sex olika områden som bör beaktas för att bygga upp en intern struktur för att skapa en tydlig arbetsordning och systematik som underlättar för en enskild verksamhet att skapa nytta av registerresultat. Effekter i pilotverksamhet Förtydligade roller Förtydligade kvalitetsregisterrutiner Förändringar i befintliga forum och deras innehåll Förändringar i scheman Förändringar i årsplaner Tydligare struktur i arbetet med registerresultat Återkopplingar till och diskussioner med medarbetare och samarbetspartners kring registrens resultat Fördjupade analyser Påverkat arbetssätt i patientarbetet (Anm. Observera att det i januari 2015 är för tidigt i processen för att kunna se förbättrade kvalitetsregisterresultat) 3. Mottagande av data och analys Slutsatser ska förstås av andra Synliggöra förbättringsområden Områden för fördjupad analys Tänkbara orsaker? Förslag till lösningar? Fokus på konsekvenser 4. Presentation, prioritering och beslut a) Förankring hela verksamheten b) Underlag för strategiska diskussioner i Nuläge, orsaker, konsekvenser 5. Systematisk förbättring Strategisk plan Vad, varför och hur 6. Avstämning och uppföljning PDSA Fånga avvikelser Analysera orsaker Justera förändringsarbetet Författare: Anders Edström, Memeologen/RC Norr, Västerbottens läns landsting Micael Ljuslinder, Ortopedkliniken, Norrlands Universitetssjukhus Ortopedkliniken Norrlands Universitetssjukhus Västerbottens läns landsting

12 Resultat och effekter Ortopeden NUS Tydligare struktur i arbetet med registerresultat Förtydligande av roller Förtydligade kvalitetsregisterrutiner Förändringar i befintliga forum och deras innehåll Förändringar i scheman Nya typer av årsplaner Återkopplingar till och diskussioner med medarbetare och samarbetspartners kring registrens resultat Fördjupade analyser Påverkade arbetssätt i patientarbetet Utarbetat nya dokumentationsrutiner Fortsätter med registreringar i Senior Alert och PalliativRegistret Förbättrade registerresultat?

13 Liten skrift/debattinlägg Whitepaper om modellen Kort text Självskattning Inspiration till att tänka själv

14 Vad av det vi har pratat om behöver utvecklas i de verksamheter ni känner till?