Ledamöter och tjänstgörande ersättare

Transkript

1 1(21) Plats och tid Carl August-rummet, måndagen den 10 december 2018 kl 09:00 Beslutande Ledamöter och tjänstgörande ersättare Robert Wahlström (KD), ordförande Börje Lindholm (S), vice ordförande Christina Bruhno (KD) Gunni Karlsson (C) Elisabeth Nilsson (C) tjänstgör för Kjell-Åke Gauffin (S) Kerstin Slatte (M) Övriga närvarande Tjänstemän Lotta Gemfors, bildnings- och kulturchef Anngela Sundbäck, nämndsekreterare Filip Kronhed, administrativ chef, 71 Sofie Gärdh, familjerådgivare, 72 Suzanne Wilhelmsson, familjerådgivare, 72 Christina Olsson, ekonom, Ingela Åberg, skolassistent, 79 Eva Thörnow, kvalitetssamordnare, 79 Justerare Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Anngela Sundbäck Ordförande Robert Wahlström Justerare Elisabeth Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Ödeshög Underskrift [Sekreterare]

2 2(21) Ärendelista 71 Dnr 2017/ Information från verksamheten Dnr 2018/ Information från FUS Dnr 2018/ Revidering av översiktsplanen för Ödeshögs kommun Dnr 2017/ Budgetuppföljning Dnr 2018/ Resurs till fristående förskolor Dnr 2018/ Utdelning ur skolans fonder Dnr 2018/ Internkontrollrapport 2018 för barn- och utbildningsnämnden Dnr 2018/ Internkontrollplan 2019 för barn- och utbildningsnämnden Dnr 2018/ Tillsyn av fristående förskolor Villekulla Dnr 2018/ Tillsyn av fristående förskolor Bäckalyckan Dnr 2018/ Läsårstider 2019/ Dnr 2018/ Sammanträdesdagar barn- och utbildningsnämnden Dnr 2017/ Rapportering av delegationsbeslut Dnr 2018/ Rapportering av kränkande behandling Dnr 2018/ Rapportering av upprepad eller längre frånvaro Dnr 2018/ Information - Tilläggsanslag till barn- och utbildningsnämnden 2018 för extra skolskjuts Dnr 2018/ Information - Översyn av den politiska organisationen i Ödeshögs kommun inför mandatperioden Dnr 2018/ Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente Dnr 2018/ Delegationsordning barn- och utbildningsnämnden fr.o.m. 1 januari

3 3(21) 71 Dnr 2017/ Information från verksamheten 2018 s beslut Filip Kronhed, administrativ chef, presenterar sig och sitt uppdrag. Lotta Gemfors, bildnings- och kulturchef, informerar om vad som är aktuellt i verksamheten. Tjänsten rektor F-5 annonseras i veckan. Efter besök på bibliotekshögskolan i Borås har man en intressent till tjänsten skolbibliotekarie. 19 mars kommer Gabriella Holm till Ombergs Golf för att föreläsa om studie- och yrkesvägledaruppdraget kopplat till näringslivet, detta som en del av skolverksprojektet. Till föreläsningen är även politiker välkomna. Första redovisningen till skolverket kommer att ske den 15 december. SFI har ett minskat inflöde och rektorn ser över verksamheten. SKL rapporterade att Ödeshög är sämst i Östergötland när det gäller slutbetyg för alla elever. Totalen påverkas av att 23 % nyanlända elever finns i kommunens skolor, räknar man enbart inrikesfödda är resultaten fortfarande väldigt bra. Börje Lindholm (S) och Gunni Karlsson (C) informerar om sitt studiebesök på Sommenbygdens folkhögskola där kommunen är delägare. Nämnden önskar förvaltningsledning, personal och elever en god jul och ett gott nytt år. Vidare tackar ordförande avgående nämnd för arbetet under den här mandatperioden och önskar även dem en god jul och gott nytt år. Nämnden tackar ordföranden för arbetet under mandatperioden.

4 4(21) 72 Dnr 2018/ Information från FUS s beslut Sofie Gärdh och Suzanne Wilhelmsson från Familje- och ungdomsstöd (FUS) informerar om sin verksamhet och den samverkan som sker med skolorna. Arbetet sker på uppdrag av handläggare skola eller förskola blir alltid involverade i olika lägen. Fokus i dagsläget är att skapa arbetsallianser tillsammans med föräldrar för att kunna fastställa olika roller, något som är grundläggande både i kommunikation och kravställning.

5 5(21) 73 Dnr 2018/ Revidering av översiktsplanen för Ödeshögs kommun s beslut Lotta Gemfors, bildnings- och kulturchef, gör en kort uppdatering kring arbetet med att revidera kommunens översiktsplan. Alla inplanerade medborgardialoger har nu genomförts och projektledarna är nöjda med både resultat och antalet besökare som uppgick till per dialog.

6 6(21) 74 Dnr 2017/ Budgetuppföljning s beslut Redovisning av budgetuppföljning per november 2018 godkänns. Uppföljningen av nämndens intäkter och kostnader för 2018 visar ett prognostiserat underskott på tkr. Underskottet kan hänföras till verksamheterna grundskola, tkr, förskola, tkr, fritidshem -227, gymnasieskola -186 tkr och vuxenutbildning -78 tkr. Verksamheter som visar positiva avvikelser är särskola, 371 tkr, elevstöd, 264 tkr och gemensam verksamhet 240 tkr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad , Budgetuppföljning Barn- och utbildningsnämnden per november 2018

7 7(21) 75 Dnr 2018/ Resurs till fristående förskolor 2019 s beslut Christina Olsson, ekonom, informerar om resursfördelning till fristående förskolor och begreppet tilläggsbelopp, där individuella beslut fattas per termin. Tilläggsbelopp liksom resurs till fristående förskolor ligger på delegation hos förvaltningschef.

8 8(21) 76 Dnr 2018/ Utdelning ur skolans fonder 2019 s beslut hanterar ett antal fonder som under flera år inte gett någon utdelning på grund av låga räntor. Ödeshögs kommun har därför ansökt hos och fått tillstånd av Kammarkollegiet att permutera Ödeshögs Småbrukarfond och Skolans Samfond. Det innebär att både avkastning och kapitalet delas ut och att fonderna därefter kommer att upphöra inom några år. Bildnings- och kulturchefen har delegation på att fatta beslut om utdelningen. Första utdelning enligt dessa direktiv var våren 2018, sista ansökningsdag är för utdelning våren 2019 är 15 februari. Information om utdelning kommer att skickas ut till alla gymnasieelever under december, samt annonseras på hemsidan.

9 9(21) 77 Dnr 2018/ Internkontrollrapport 2018 för barn- och utbildningsnämnden s beslut Redovisningen av barn- och utbildningsnämndens internkontrollrapport avseende 2018 godkänns. Enligt reglementet för intern kontroll som antagits av kommunfullmäktige i 82, samt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar därtill, ska nämnderna varje år anta en intern kontrollplan. Intern kontrollplan ska minst innehålla: Vilka arbetsordningar och rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp. Omfattningen på uppföljningen. Till vem som uppföljningen ska rapporteras. När rapporteringen ska ske Genomförd riskbedömning. Uppföljning av internkontrollplanen ska rapporteras till styrelsen oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag till åtgärder för att förbättra kontrollen. Styrelsen ska, senast i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer Beslutsunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämndens sammanträden under Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

10 10(21) 78 Dnr 2018/ Internkontrollplan 2019 för barn- och utbildningsnämnden s beslut Internkontrollplan 2019 fastställs. Enligt reglementet för intern kontroll som antagits av kommunfullmäktige i 82, samt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar därtill, ska nämnderna anta en intern kontrollplan. Ett av syftena med Ödeshögs kommuns reglemente för intern kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Detta förklaras med att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. Interkontrollplanen förtydligar detta genom att kontrollerna delas in i kommunfullmäktiges beslutade fokusområden. Sedan arbetsutskottet har det framkommit att alla förvaltningar ska ha med en obligatorisk kontrollpunkt i internkontrollplanen och den är nu tillagd i huvuddokumentet. Beslutsunderlag Interkontrollplan Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

11 11(21) 79 Dnr 2018/ Tillsyn av fristående förskolor Villekulla s beslut Enligt skollagen 26 kap 4 har kommunen tillsyn över förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt. Kommunens tillsyn omfattar inte tillsyn över att bestämmelserna i 6 kap följs. Kommunen har tagit fram ett material som används vid tillsynen. Det består av ett frågeformulär som förskolan besvarar och skickar tillbaka till handläggaren. Dokumentet ligger till grund för inspektionen på plats i verksamheten. Vid årets tillsyn har också en checklista för inne- och utemiljö varit del av inspektionen. Kommunens representant har besökt förskolan och kontrollerat utemiljö, lokaler och utrustning, samt samtalat med föreståndaren. Beslutsunderlag Tillsynsprotokoll Villekulla Checklista inom- och utomhusmiljö Villekulla Skolenkäten 2016 vårdnadshavare Villekulla Skolenkäten 2016 pedagogisk personal Villekulla

12 12(21) 80 Dnr 2018/ Tillsyn av fristående förskolor Bäckalyckan s beslut Enligt skollagen 26 kap 4 har kommunen tillsyn över förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt. Kommunens tillsyn omfattar inte tillsyn över att bestämmelserna i 6 kap följs. Kommunen har tagit fram ett material som används vid tillsynen. Det består av ett frågeformulär som förskolan besvarar och skickar tillbaka till handläggaren. Dokumentet ligger till grund för inspektionen på plats i verksamheten. Vid årets tillsyn har också en checklista för inne- och utemiljö varit del av inspektionen. Kommunens representant har besökt förskolan och kontrollerat utemiljö, lokaler och utrustning, samt samtalat med föreståndaren. Beslutsunderlag Tillsynsprotokoll Bäckalyckan Checklista inom- och utomhusmiljö Bäckalyckan Skolenkäten 2016 vårdnadshavare Bäckalyckan Skolenkäten 2016 pedagogisk personal Bäckalyckan

13 13(21) 81 Dnr 2018/ Läsårstider 2019/2020 s beslut Informationen noteras Lotta Gemfors, bildnings- och kulturchef informerar om läsårstider för kommande läsår. Beslutsunderlag Läsåret planering

14 14(21) 82 Dnr 2018/ Sammanträdesdagar barn- och utbildningsnämnden 2019 s beslut Förslaget på 2019 års sammanträdesdagar antas. Förvaltningen föreslår följande sammanträdesdagar för 2019: 28 januari 18 februari (heldag) 18 mars 13 maj 17 juni 26 augusti (heldag) 23 september 21 oktober 2 december Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

15 15(21) 83 Dnr 2017/ Rapportering av delegationsbeslut - Barn- och utbildningsnämnden 2018 s beslut Redovisningen av rapporterade delegationsbeslut fattade mellan till godkänns. har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med nämndens delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas i barn- och utbildningsnämnden. Redovisningen innebär inte att barn- och utbildningsnämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får nämnden återta lämnad delegation, eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.

16 16(21) 84 Dnr 2018/ Rapportering av kränkande behandling 2018 s beslut Lotta Gemfors, bildnings- och kulturchef, rapporterar om anmälningar som inkommit sedan föregående nämnd.

17 17(21) 85 Dnr 2018/ Rapportering av upprepad eller längre frånvaro s beslut På grund av ett ökat antal hemmasittare har en ny lagstiftning tillkommit som kräver rapport till huvudman när rektorn påbörjat utredning av upprepad eller längre frånvaro. Ingen anmälan har inkommit hittills.

18 18(21) 86 Dnr 2018/ Information - Tilläggsanslag till barn- och utbildningsnämnden 2018 för extra skolskjuts s beslut kompenseras för extra skolskjutskostnader för 2018 med kr. Medlen belastar kommunstyrelsens oförutsedda driftskostnader. Kommunledningsförvaltningen ges i uppdrag att se över samhällsbetalda resor under första halvåret 2019 för att återkomma till kommunstyrelsen med en samlad bild av dessa transporter

19 19(21) 87 Dnr 2018/ Information - Översyn av den politiska organisationen i Ödeshögs kommun inför mandatperioden s beslut Kommunstyrelsen beslutade i april att göra en översyn av den politiska organisationen inför ny mandatperiod. Arbetsgruppen är överens om att inte göra några förändringar av antalet nämnder eller antalet ledamöter i styrelsen och nämnderna. Förändringar föreslås genomföras då det gäller användandet av arbetsutskott. Kommunstyrelsen rekommenderar därför även socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden att inte inrätta arbetsutskott.

20 20(21) 88 Dnr 2018/ Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente s beslut godtar det reviderade förslaget av reglementet. Kommunstyrelsen beslutade i april 2018 att göra en översyn av den politiska organisationen inför ny mandatperiod. Arbetsgruppen är överens om att inte göra några förändringar av antalet nämnder eller antalet ledamöter i styrelsen och nämnderna. Förändringar föreslås genomföras då det gäller användandet av arbetsutskott. Med bakgrund av kommunstyrelsens beslut från , 115, kommer inte heller barn- och utbildningsnämnden att inrätta ett arbetsutskott och reglementet är uppdaterat därefter. Beslutsunderlag Reviderat förslag av BUNs reglemente Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

21 21(21) 89 Dnr 2018/ Delegationsordning barn- och utbildningsnämnden fr.o.m. 1 januari 2019 s beslut Nämnden godkänner förslaget på reviderad delegationsordning. Den nya delegationsordningen börjar gälla från och med och ersätter tidigare delegationsordningar. Kommunstyrelsen beslutade i april 2018 att göra en översyn av den politiska organisationen inför ny mandatperiod. Med bakgrund av kommunstyrelsens beslut från , 115, kommer inte heller barn- och utbildningsnämnden att inrätta ett arbetsutskott och har uppdaterat sitt reglemente där efter. I och med detta behöver även delegationsordningen att ses över eftersom det tidigare arbetsutskotten hade delegation på vissa beslut. Dessutom har delegation skett på 5.2 och 5.3, i enlighet med tidigare delegeringar, samt på 7.4, 8.1 och 8.3 för förtydligande. Beslutsunderlag Förslag till ny delegationsordning fr.o.m