Kommunfullmäktige Tid och plats: Kommunfullmäktige kallas till sammanträde kl i Eventsalen, Koordinaten.

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kommunfullmäktige Tid och plats: Kommunfullmäktige kallas till sammanträde kl i Eventsalen, Koordinaten. Mayvor Lundberg Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr Ärendemening 1. Val av justeringsledamöter 2. Allmänhetens frågestund 3. Säkerhets- och arbetsmiljöfond 3 Sidan 4. Antagande av renhållningsordning och avfallsplan 9 +bilaga 5. Taxor bilaga 6. Revidering av styrdokument med anledning av fördjupad uppsiktsplikt gällande kommunala bolag Sänkta internhyror och ramjustering Omdisponering av kapitalkostnader och ramjustering Samverkan mellan Oxelösunds och Nyköpings kommuner gällande mät-, kart- och GISverksamhet 10. Ytterligare medlemsbidrag till kollektivtrafikmyndigheten Genomlysning av Kultur- och Fritidsnämndens budget, avtal och redovisning Lägerboende på Ramdalens idrottsplats Svar på motion om gör Oxelösund till ledande vindkraftskommun Svar på motion om miljödiplomering av kommunens förskolor Avsägelser och valärenden 16. Delgivningar Information 18. Frågor till kommunfullmäktige Justering av protokoll sker 3 januari i kommunhuset rum 291.

2

3

4

5 Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Niklas Thelin Kommunstyrelsen Fonder för skador, säkerhet och arbetsmiljö 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunstyrelsen budgeterar årligen 100 tkr per år för arbetet med skadefonden. 2. Kommunstyrelsen budgeterar maximalt 150 tkr per år för avsättning i en säkerhetsoch arbetsmiljöfond. Medlen används för att stimulera till skadeförebyggande insatser inom säkerhets- och arbetsmiljöområdet. 3. Eventuellt årligt ekonomiskt överskott i säkerhets- och arbetsmiljöfonden reserveras för kommande års insatser på säkerhets- och arbetsmiljöområdet. Fondens kapital ska uppgå till maximalt 600 tkr. 4. Kommunchefen får i uppdrag att utarbeta former för ansökningar, urvalsförfarande och tilldelning ur säkerhets- och arbetsmiljöfonden. 2. Sammanfattning Kommunens försäkringsskydd genererar årligen ett ekonomiskt överskott på ca 250 tkr. En del av överskottet utnyttjas i en årlig skadefond; ett internt försäkringsskydd vid egendomsskador. Resterande överskott används till att balansera den kommunala ekonomin i övrigt. Kommunstyrelseförvaltningen samt miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, kommunskyddet, föreslår en omfördelning av det årliga överskott som försäkringsskyddet redovisar. Omfördelningen genomförs genom att medel budgeteras för avsättning i den årliga skadefonden samt genom att en säkerhets- och arbetsmiljöfond (SSAM-fond) skapas och att medel budgeteras för avsättning i denna fond. Syftet med omfördelningen är att göra kommunen mindre ekonomiskt sårbara vid egendomsskador samt att stimulera kommunens verksamheter till skadeförebyggande insatser inom SSAM-området. OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

6 Tjänsteskrivelse 2(3) Datum KS Ärendet 3.1 Bakgrund I samband med att kommunen upphandlade ett nytt försäkringsskydd från och med 2007 ökade kommunens självrisk, vid egendomsskador, från två till fem prisbasbelopp. Samtidigt innebar det nya försäkringsskyddet att kommunens kostnader för försäkringspremier sänktes med ca 200 tkr per år. I enlighet med beslut i Kommunstyrelsen har kommunskyddet fortsätt att debitera kommunens förvaltningar på samma nivå som under Genom detta tillvägagångssätt genererar kommunskyddet årligen ett ekonomiskt överskott på ca 250 tkr, som delvis och på årsbasis utnyttjas som en skadefond; ett internt försäkringsskydd vid egendomsskador. Detta genom att skadefonden får finansiera den del av självrisken som uppgår till mellan två och fem prisbasbelopp. Resterande överskott från försäkringsskyddet, har i samband med årligt bokslut använts till att balansera den kommunala ekonomin i övrigt. 3.2 Aktuell fråga Kommunstyrelseförvaltningen samt miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, kommunskyddet, föreslår en omfördelning av det årliga överskott som kommunens försäkringsskydd redovisar. Omfördelningen genomförs genom att medel budgeteras för avsättning i den årliga skadefonden samt genom att en säkerhets- och arbetsmiljöfond (SSAM-fond) skapas och att medel budgeteras för avsättning i denna fond. Syftet med omfördelningen är att göra kommunen mindre ekonomiskt sårbara vid egendomsskador samt att stimulera kommunens verksamheter till skadeförebyggande insatser inom SSAM-området. Skadefond Skadefondens medel används för att göra kommunen mindre ekonomiskt sårbara vid egendomsskador. För skadefondens syfte budgeteras 100 tkr per år. Medlen används för att på årsbasis finansiera den del av självrisken, vid egendomsskador, som uppgår till mellan två och fem prisbasbelopp. Eventuellt kvarvarande medel används till att balansera den kommunala ekonomin i övrigt. Skadefonden administreras av Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, kommunskyddet. 1 KS 2006, 180

7 Tjänsteskrivelse 3(3) Datum KS Säkerhets- och arbetsmiljöfond (SSAM-fond) Säkerhets- och arbetsmiljöfondens medel används för att stimulera kommunens verksamheter till skadeförebyggande insatser inom säkerhets och arbetsmiljöområdet. För SSAM-fondens syfte budgeteras maximalt 150 tkr per år. Medlen används för att stimulera till skadeförebyggande insatser inom SSAM-området genom att finansiera eller delfinansiera insatserna. Exempel på insatser kan vara kompetensutveckling, förbättring av skalskydd eller inköp av skyddsmaterial. Medel ur SSAM-fonden kan sökas av kommunala verksamheter. Tilldelning sker enligt särskilda ansöknings- och urvalsförfaranden. Eventuellt kvarvarande medel reserveras (fonderas) för kommande års insatser. Fondens kapital ska uppgå till maximalt 600 tkr. SSAM-fondens ansökningar handläggs gemensamt av kommunstyrelseförvaltningen (säkerhets- och personalfunktionerna) och Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (kommunskyddet). Beslut om tilldelning ur fonden fattas av kommunchefen efter samråd med funktionerna för säkerhet, personal och kommunskydd. 3.3 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen budgeterar årligen 100 tkr per år för arbetet med skadefonden. 2. Kommunstyrelsen budgeterar maximalt 150 tkr per år för avsättning i en säkerhets- och arbetsmiljöfond. Medlen används för att stimulera till skadeförebyggande insatser inom säkerhets- och arbetsmiljöområdet. 3. Eventuellt årligt ekonomiskt överskott i säkerhets- och arbetsmiljöfonden reserveras för kommande års insatser på säkerhets- och arbetsmiljöområdet. Fondens kapital ska uppgå till maximalt 600 tkr. 4. Kommunchefen får i uppdrag att utarbeta former för ansökningar, urvalsförfarande och tilldelning ur säkerhets- och arbetsmiljöfonden. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Föreliggande tjänsteskrivelse Beslut till: Göran Bernhardsson (FÅ) Henny Larsson (FÅ) Marta Carlsson (FÅ) Niklas Thelin (FÅ)

8

9

10

11 Tjänsteskrivelse 1 (3) Datum Diarienummer KS Staben Gunilla Marklund Telefon , gunilla.marklund@oxelosund.se Kommunstyrelsen Antagande av ny renhållningsordning 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Godkänna redovisad samrådsredogörelse daterad Kommunfullmäktige beslutar Anta förslaget till ny renhållningsordning daterad att börja gälla från den 1 januari Tidigare renhållningsordningen upphör då att gälla. OXL200 v Sammanfattning I enlighet med kommunfullmäktiges beslut uppdrag åt kommunstyrelsen att revidera den befintliga renhållningsordningen lämnas härmed ett förslag på ny renhållningsordning. Kommunfullmäktige antog /2009 ändrad renhållningsordning att gälla från och med utan att revidering av avfallsplanen genomfördes. Nu gällande avfallsplan antogs av kommunfullmäktige , 73. Avfallsplanen fastställdes att gälla tillsvidare dock högst 8 år. Avfallsplanens giltighetstid utökades genom beslut i fullmäktige att gälla, i delar som inte förändrats i samband med beslut om tvåkärlssystemet, till dess att fullmäktige beslutar om nya avfallsföreskrifter. Planen är på flera sätt inaktuell vad gäller samhälleliga krav, lokala förutsättningar och kraven enligt nu gällande lagstiftning. Den nu framtagna renhållningsordningen har anpassats till rådande lokala förhållanden och gällande bestämmelser för dagens avfallshantering. Avfallsplanen har en planeringshorisont fram till år 2020, med föreslagna åtgärder fram till år 2015/16. De lokala renhållningsföreskrifterna har reviderats så att de överensstämmer med den nya avfallsplanen. Enligt bestämmelser i miljöbalken ska alla kommuner ha en avfallsplan. Avfallsplanen tillsammans med de kommunala föreskrifterna för avfallshantering utgör kommunens s.k. renhållningsordning. Avfallsplanen baseras på Naturvårdsverkets föreskrifter (NFS 2006:6) om innehållet i en kommunal Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) kommun@oxelosund.se

12 Tjänsteskrivelse 2 (3) Datum Diarienummer KS avfallsplan. Utgåvan har i enlighet med beslutet ovan utarbetats i samarbete med Oxelö Energi AB, Nyköpings kommun och representanter från Tekniska Divisionen samt en aktiv styrgrupp bestående av Johannes Krunegård (MP) ordförande, Carl-Åke Andersson (S), Jeanette Zetterström Österberg (V), Tord Revestam (M) och Eva Andersson (C). Från Oxelösunds kommun har Catharina Fredriksson (S), Dag Bergentoft (M) och Sören Carlsson (S) ingått i styrgruppen. 3. Ärendet Synpunkter kring avfallshanteringen har även hämtats externt genom t.ex. idéseminarium och träffar med representanter från bl.a. ideella organisationer, företag och bostadsbolag. Avfallsplanens syfte är att: Ge en samlad bild av den nuvarande avfallshanteringen Ange mål och aktiviteter för minskning av avfallsmängden och ökad återvinning Styra utvecklingen av avfallshanteringen så att en hållbar utveckling främjas Vara ett verktyg för att kommunicera behov av förändringar i hanteringen för att möta samhällets nya krav inom området Till avfallsplanen har det tagits fram inriktningsmål, mätbara mål samt åtgärder inom följande fyra områden: minskad avfallsmängd och ökad återanvändning, minskad miljöbelastning, ökad återvinning samt människan i fokus. Exempel på åtgärder som föreslås genomföras är bl a plockanalyser av mat- och restavfall, mätning av matsvinn och olika informationsinsatser. Uppföljning och utvärdering av avfallsplanens mål och åtgärder ska ske årligen. Förslaget har under perioden 28 maj-24 juni 2012 varit utställt för granskning samt skickats på remiss till myndigheter, berörda kommunala nämnder och verksamheter, grannkommuner, företag, föreningar och organisationer. En samrådsredogörelse har sammanställts där inkomna synpunkter beaktats. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget För att möta de krav som idag ställs när det gäller avfallshanteringen har ett förslag till ny renhållningsordning för Oxelösunds kommun arbetats fram. Kommunstyrelseförvaltningen föreslå kommunstyrelsen att godkänna samrådsredogörelsen, samt föreslå kommunfullmäktige att anta förslaget till ny renhållningsordning att börja gälla från den 1 januari 2013.

13 Tjänsteskrivelse 3 (3) Datum Diarienummer KS Beslutsunderlag Samrådsredogörelse Utställning av förslag till ny renhållningsordning för Nyköpings och Oxelösunds kommuner. Förslag till Avfallsföreskrifter samt Avfallsplan med 7 bilagor daterade Bilagor: Framsida Avfallsplan Bilaga 1 Nuläge Bilaga 2 Anläggningar 2012 Bilaga 3 Nedlagda deponier i Nyköpings och Oxelösunds kommuner Bilaga 4 Mål och lagstiftning Bilaga 5 Uppföljning av tidigare avfallsplan Bilaga 6 Miljökonsekvensbeskrivning till avfallsplanen Bilaga 7 Underlag till Länsstyrelsens sammanställning Avfallsföreskrifter för Nyköping och Oxelösunds kommuner Charlotte Johansson Kommunchef Gunilla Marklund Mark och exploatering Beslut till: Miljö- och Samhällsbyggnadsförvaltningen (FÅ) Oxelö Energi AB (FÅ) Gunilla Marklund (FK)

14

15

16 Tjänsteskrivelse 1 (4) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Staben Niklas Thelin niklas.thelin@oxelosund.se Taxor 2013 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Förslag till taxor 2013 antas. Ärendet Beredning och tidigare beslut Ärendet Taxor 2013 behandlades i Kommunfullmäktige ( 111) men återremitterades med anledning av felaktigt underlag avseende kommunbolagens taxor. Kommunstyrelseförvaltningen har efter fullmäktiges sammanträde ytterligare berett ärendet och reviderat förslaget med avseende på de felaktiga underlagen. Vidare har Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens förslag till taxor och avgifter reviderats och några mindre redaktionella ändringar gjorts. Aktuell fråga Från och med 2009 är inriktningen för taxor och avgifter att dessa ska fastställas i samband med beslut om mål och budget. Taxorna ska redovisas i ett samlat dokument. Kommunstyrelseförvaltningen har samlat in nämndernas och kommunbolagens förslag till taxor och avgifter för Uppgifterna har sammanställts i dokumentet Taxor Förslag till ändringar i taxor redovisas i bifogad sammanställning. Ur ett budgetperspektiv beräknas taxeförändringarna endast medföra mindre förändringar på intäktssidan i jämförelse med 2012 (-135 tkr). Se tabell på följande sida. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare XL100 v Beslutsunderlag Förslag till taxor 2013 Bilaga; underlag till Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens taxor 2013 O

17 2 (4) Datum Sammanställning Förändring i taxor och avgifter Tabell, intäkt av taxor Nämnd Budget 2012 Intäkt av taxa Intäkt av taxa Intäkt av taxa jan - jul 2012 Prognos 2012 Prognos 2013 Kommunstyrelsen Kultur- och fritid Miljö- och samhällsbyggnad Utbildning Vård- och omsorg S:a Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden* Förändring Plan- och byggärenden, plan och bygglov Planavgift kan tas ut även för tillbyggnader och inte enbart för nybyggnader. Taxans storlek förändras något då den regleras efter prisbasbelopp. Plan- och byggärenden, kart- och mättaxa Justeras med hänsyn till föreslagen sammanslagning med Nyköpings kommun. Medför samma taxa i kommunerna. För Oxelösunds del innebär detta ökade kostnader med ca % för nybyggnadskartor och utstakning. Kostnader som grundar sig på timersättning minskar med ca 4 %. Uppdragsverksamhet Offentlig kontroll inom Livsmedelsområdet Prövning och tillsyn inom miljöbalkens område Höjd timavgift; kr Åtgärder inom strålskyddslagens område Åtgärder, skydd mot internationella hot mot människors hälsa Långtidsparkering Oförändrad avgift Torghandel Oförändrad avgift Upplåtelse av allmän plats Oförändrad avgift * Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens taxor redovisas i sin helhet i bilaga 1

18 3 (4) Datum Kommunbolagen Förändring Vatten och avlopp, anslutningsavgift Höjd avgift med 3 % Vatten och avlopp Höjd avgift med 6.5 % Renhållning Oförändrad avgift Fjärrvärme, villor Höjd avgift med 2.5 % Fjärrvärme, övriga kunder Höjd avgift med 1 % Elnät Höjd avgift med 3.5 % Stadsnät, Avgift för den som ansluter Fjärrvärme och Stadsnät samtidigt. Stadsnät, Avgift för den som utför egen grävning på egen fastighetsmark eller om det finns slang eller tomrör förberett för Stadsnätet. Avgiften utgår Höjd avgift med 500 kr Vård- och omsorgsnämnden Förändring Tillsyn enligt tobakslagen Detaljhandel med nikotinläkemedel Äldre- och handikappomsorg Hemsjukvård Oförändrad avgift Oförändrad avgift Höjd avgift, prisbasbeloppsreglerad, kr/månad Oförändrad avgift Olika hjälpmedel Höjd avgift, indexreglerad 2 % Resa med färdtjänst Omhändertagande av avliden Ersättning från dödsbo Ersättning enligt socialtjänstlagens 8 kapitel Prövning och tillsyn av serveringstillstånd samt folkölstillsyn Oförändrad avgift Oförändrad beräkningsgrund Höjd avgift, prisbasbeloppsreglerad, kr/timme Oförändrad beräkningsgrund Oförändrad avgift Kultur- och fritidsnämnden Förändring Arrangemang för företag i sporthallar Ny taxa, 700 kr/tim Arrangemang för företag i gymnastikhallar Ny taxa, 400 kr/tim Guidning, per buss och påbörjad timme utöver 2 timmar Höjd timavgift; kr Taxor för övriga tjänster/ungdomsverksamhet, koordinatenkort Höjd avgift; 50 kr/år 30 kr/termin Taxor för övriga tjänster, övriga tjänster Oförändrad avgift Avgifter för båtuthyrning, cykeluthyrning samt hyra av handhållen GPS utgår ur taxor Verksamheterna föreslås upphöra eller överflyttas till annan anordnare.

19 4 (4) Datum Utbildningsnämnden Förändring Taxa för förskola och skolbarnomsorg Oförändrad avgift Taxa för musikskola Oförändrad avgift Syskonrabatt för deltagande i musikskola* Ny tillämpning av taxa Taxa för deltagande i musikskolans körsång Ny taxa; 200 kr/termin Avgift för förlorat busskort Oförändrad avgift * Musikskolan tillämpar en syskonrabatt som innebär att det tredje syskonet i en familj, som deltar i musikskolan verksamhet, betalar 400 kr per termin. Kommunstyrelsen Förändring Patientavgift för förskrivning av inkontinenshjälpmedel* Ny taxa; 100 kr per förskrivning Installation av eldstad Höjd avgift enligt sotningsindex, 3.7 % Sotning Höjd avgift enligt sotningsindex, 3.7 % Brandskyddskontroll Höjd avgift enligt sotningsindex, 3.7 % Tillsyn och tillstånd inom det brandförebyggande området Höjd grundavgift, kr Höjd timavgift, kr Registrering i tomtkö Registrering för hyra av kommunens fritidshus Oförändrad avgift Administrativa tjänster Fiskehamnen Oförändrad avgift * Beslutad av Kommunfullmäktige , 69

20

21

22 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Susanna Shaibu Kommunstyrelsen Revidering av styrdokument med anledning av fördjupad uppsiktsplikt gällande kommunala bolag 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Förslag till reviderat reglemente för Kommunstyrelselsen antas att gälla från och med Förslag till reviderad företagspolicy 2. Sammanfattning Från och med 1 januari 2013 kommer kommunallagen ändras så att Kommunstyrelsens uppsiktsplikt gentemot de kommunala bolagen fördjupas. De nya reglerna innebär att Kommunstyrelsen årligen ska pröva om bolagens verksamhet under föregående år skett enligt de ändamål som Kommunfullmäktige har fastställt samt pröva verksamheten i förhållande till de kommunala befogenheterna. Som motiv till förändringen har Regeringen pekat på bristen att det inte funnits något krav på redovisning av resultatet av uppsiktsplikten när det gäller kompetensenligheten av den verksamhet som bedrivs i bolag. Kommunstyrelsens resultat och beslut av uppsiktsplikten kan i och med den nya ändringen överklags enligt kommunallagen. Beslut fattade av de kommunala bolagsstyrelserna kan däremot inte överklagas enligt kommunallagen. Därmed stärks även möjligheterna till rättslig prövning av kompetensenligheten av de kommunala företagens verksamhet. Ändringen i lagen medför att Kommunstyrelsens reglemente behöver ändras för att konkretisera hur prövningen av bolagen verksamhet ska ske, samt vad som ska göras om brister upptäcks i prövningen. Lagändringen innebär också att ägardirektiven för bolagen ändras för att Kommunstyrelsen ska få in det underlag som behövs för att utöva sin uppsiktsplikt. OXL2621 v Ärendet Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6 :1-4 uppsiktsplikt över bland annat nämnderna och de kommunala bolagen. Uppsikspliktsansvaret innebär att Kommunstyrelsen ska övervaka den ekonomiska förvaltningen, att nämndernas verksamhet drivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt, att lagar följs och att medlen används ändamålsenligt. Vid upptäckt av brister på efterföljnad av ovannämnda skyldigheter kan Kommunstyrelsen ge råd eller skicka ärendet vidare till Kommunfullmäktige för beslut om åtgärder. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

23 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS Den nya lagändringen har till syfte att det blir krav på uppsiktsplikt när det gäller bolagens kompetensenlighet. Detta innebär att Kommunstyrelsen ska bedöma om versksamheterna har följt de ändamål fullmäktige bestämt och om verksamheterna bedrivts i förhållanden till de kommunala befogenheterna. 1 Kommunstyrelseförvaltningens förslag innebär att lagändringen konkretiseras i ett tillägg i Kommunstyrelsens reglemente som anger att Kommunstyrelsen årligen, senast juni månad, ska pröva de kommunala bolagens verksamhet föregående år och delge resultatet till Kommunfullmäktige. Om brister upptäcks ska även förslag på åtgäder lämnas. Det finns olika metoder för hur Kommunstyrelsen kan inhämta sitt underlag för sina årliga beslut om uppsiktsplikten. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår följande lösning: Ett sätt är att ange i ägardirektiven att styrelsen ska rapportera in till Kommunstyrelsen hur verksamheten bedrivs. En annan möjlighet är att i ägardirektiven ange att i bolagens årsredovisning redovisa om verksamheten bedrivts i enlighet med bolagsordningen. Ägardirektiven kan även revideras så att revisorerna får i särskilt uppdrag att göra de kontroller som krävs för att Kommunstyrelsen ska kunna utöva sin uppsiktsplikt. I praktiken innebär det att kommunbolagens årsredovisning utökas med ett avsnitt som behandlar verksamhetens kommunala ändamål och befogenheter och att revisionen granskar underlaget. Granskningen utgör i sin tur underlag för Kommunstyrelsens prövning av ärendet. 4.1 Kontorets ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Förvaltningens förslag bedöms vara ett relativt enkelt sätt att uppfylla lagens nya fördjupade krav inom ramen för Kommunens befintliga styrsystem och rutiner för uppföljning. Beslutsunderlag Utdrag ur Kommunallagen (SFS 1991:900) Sida ur förslag till reviderat reglemente för Kommunstyrelselsen Reviderad företagspolicy Charlotte Johansson Susanna Shaibu Kristina Sköld Kommunchef Kanslichef Nämndsekreterare Beslut till: KFS (FÅ) Kommunbolagen (FÅ) Revisorerna (FÅ) 1 Som till exempel: förbudet mot spekulativ verksamhet(2 kap. 7 KL) lokaliseringsprincipen ( 2 kap 1 KL) och likställighetsprincipen ( 2 kap. 2 KL) för att nämna några.

24 OXELÖSUNDS KOMMUNS Företagspolicy 1 (3) FÖRFATTNINGSSAMLING Dnr Gäller från 4.K KS 45/ KS 134/ FÖRETAGSPOLICY FÖR OXELÖSUNDS KOMMUN Kommunfullmäktige fattade beslut om denna policy. Den innehåller de regler som skall gälla mellan kommunen och de bolag kommunen äger. Den gäller tills dess fullmäktige beslutar om annat. 1 Definitioner Kommunkoncernen kommunen och de bolag som kommunen äger mer än femtio procent av aktierna i. Bolagskoncernen Förab och de bolag som Förab äger. Moderbolag bolag som äger annat bolag till mer än femtio procent Dotterbolag bolag som annat bolag äger till mer än femtio procent. Den totala kommunala organisationen kommunkoncernen och övriga bolag som kommunen är delägare i. Ägardirektiv Den som äger bolaget kan bestämma vad bolaget skall eller inte skall göra. Detta kallas ägardirektiv och bolaget måste följa det. Avkastning den ökning av bolags egna kapital som sker under räkenskapsår. D.v.s. de pengar bolaget får över när alla kostnader är betalda Vinstutdelning den del av avkastningen som ägaren får. Koncernbidrag att flytta vinst mellan bolagen inom koncernen om det kan göras utan att vinsten först beskattas. Soliditet hur stor andel det egna kapitalet är av bolagets totala tillgångar. 2 Kommunen och dess bolag De kommunala bolagen finns till för att tillgodose behov för kommunens invånare. De är därför en del av den kommunala organisationen. Bolagen bildar en aktiebolagsrättslig koncern d v s med moderbolag och dotterbolag. Kommunen är direkt ägare endast av moderbolaget. Moderbolaget i sin tur äger dotterbolagen. (Detta innebär att dotterbolagen styrs av moderbolaget, som i sin tur styrs av kommunen). 3 Kommunfullmäktige och bolagen Kommunfullmäktige (KF) har det yttersta ägaransvaret för kommunens bolag. (Detta står i Kommunallagen 3 kap ).

25 OXELÖSUNDS KOMMUNS Företagspolicy 2 (3) FÖRFATTNINGSSAMLING Dnr Gäller från 4.K KS 45/ KS 134/ KF styr bolagen. Denna styrning sker i första hand genom ägardirektiv. Ägardirektiven skall bli föremål för beslut i bolagsstämman. I vissa fall skall de också föras in i bolagsordningen. KF:s ägardirektiv tar över eventuella andra direktiv från kommunstyrelsen och moderbolaget. Vart och ett av bolagen har rätt att väcka ett ärende i fullmäktige. 4 Kommunstyrelsen och bolagen Kommunstyrelsen (KS) ska hela tiden ha uppsikt över den kommunala verksamhet som bedrivs i bolag. KS har därför rätt att få all den information från bolagen som man behöver för detta. Förslag till ny skrivning: Bolagen erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 kommunallagen har att fatta årlliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala befogenheterna. Bolagens styrelse ska årligen i årsredovisninge, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att den kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap.1 och 1 a kommunallagen. KS ska också styra över bolagen i de delar som förts över från fullmäktige i KS reglemente. Där framgår vilka viktiga frågor som ligger kvar hos fullmäktige. KS har därför inte rätt att ändra bolagsordningen. 5 Moderbolaget Moderbolaget är kommunens instrument för rationell styrning av bolagskoncernen. Moderbolaget styrning av dotterbolagen ska gå till på sånt sätt att den kan anses godkänd av KS. Detta förutsätter samråd och goda relationer Moderbolaget skall ge ägardirektiv till dotterbolagen för att få den information som KS behöver. Moderbolaget ska ge denna information till KS på det sätt och vid de tidpunkter som KS bestämmer. KS kan även hämta information direkt från dotterbolagen. Moderbolaget ska ge ägardirektiv till dotterbolagen så att de följer de ägardirektiv som KF och KS ger. 6 Delägda bolag Kommunstyrelsens ska ha tillsyn även över delägda bolag. Hur KS ska utöva kommunens ägarfunktion framgår av KS:s reglemente. 7 Kommunkoncernens revision Revisionen i kommunen och bolagen går till på olika sätt. Kommunens revisorer har ansvar för att

26 OXELÖSUNDS KOMMUNS Företagspolicy 3 (3) FÖRFATTNINGSSAMLING Dnr Gäller från 4.K KS 45/ KS 134/ kommunrevision, bolagsrevision och lekmannarevision samordnas på bästa sätt. Förslag till ny skrivning: Det åligger bolagens lekmannarevisorer att i årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig huruvida bolaget bedrivts på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolagen brister i de avseenden som omnämns i första stycket. 8 Koncernnyttan Kommunen och dess bolag är en helhet som finns till för invånarna. Alla delar av kommunkoncernen ska sträva efter att helheten blir den bästa. Om en del kan får fördel av ett handlande som drabbar övriga delar negativt ska helhetens intresse gå först. 9 Samförstånd och acceptans Kommunen ska styra bolagen i samförstånd. Kommun och bolag ska visa acceptans och respekt för varandras roller. 10 Särskilda relationsfrågor a) KF utser kommunens ombud vid bolagsstämman i moderbolaget. Ombudet får erforderlig fullmakt och instruktion från KF. b) Moderbolaget utser ombud till bolagsstämma i dotterbolagen. Kommunstyrelsen beslutar om direktiv för dessa ombud. c) Kommunen ska få bolagen årsredovisningar, revisionsberättelser och kommunrevisorernas granskningsrapporter så snart de är färdiga. d) När kommunen fått handlingarna i c) men senast 30 juni skall ett informationsmöte hållas för KF. Mötet skall anordnas på ett sådant sätt att allmänheten är särkilt inbjudna. Moderbolaget skall anordna detta i samråd med kommunen. e) KF beslutar om suppleanterna i bolagens styrelse skall ha rätt att närvara vid styrelsen sammanträden och i så fall också om de har rätt att delta i överläggningarna. f) Bolagen skall ge KS den information KS behöver för att upprätta den sammanställda redovisningen enligt lagen om kommunal redovisning. g) KF beslutar om arvode och andra ersättningar som skall utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa. h) Bolagen ska ha en affärsmässsig inrikning inom den ram som lagar och förordningar utgör. Samtidigt kräven koncernnyttan en god samordning mellan de olika delarna i kommunkoncernen. 11 Företagspolicyn som ägardirektiv Alla bolag i koncernen ska fastställa denna företagspolicy och tillämpa den.

27 OXELÖSUNDS KOMMUNS Företagspolicy 4 (3) FÖRFATTNINGSSAMLING Dnr Gäller från 4.K KS 45/ KS 134/ Kommunen kommer att ange vilka övriga policys som bolagen skall tillämpa.

28 Reglemente för kommunstyrelsen Datum rev Förslag Diarienummer 2 (7) 2.C Ks 32/06 ks 35/08 ks 12/09 Ks Ks Ks / Ks Styrfunktionen 3 I kommunstyrelsens styr- och samordningsfunktion ingår att: ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de bolag och företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av kommunkoncernen och göra framställningar i målfrågor, som inte i lag är förbehållna annan nämnd, löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 KL är uppfyllda beträffande de aktiebolag kommunen har aktier i, årligen, senast juni månad i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i enligt 3 kap KL under föregående kalenderår har varit förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt, tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder och bolag i den kommunala koncernen, samt övriga företag i vilka kommunen är delägare, om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, ansvara för samordningsträffar med nämndordförande, verksamhetschefer samt personer med motsvarande funktioner i bolagskoncernen samt verka för liknande sammankomster med företrädare för de delägda bolagen, utse ombud till Oxelösunds Förvaltnings AB bolagsstämmor med erforderlig fullmakt, utöva kommunens ägarfunktion i de företag som kommunen, direkt eller indirekt, helt eller delvis, äger eller på annat sätt har intressen i och att därför också vid bolags- eller föreningsstämmor eller vid andra motsvarande sammanträden i sådant företag tillvarata kommunens intressen inkluderande rätten att utfärda bindande ägardirektiv,

29 Utdrag ur Kommunallagen SFS 1991:900 6 kap. Styrelsen och övriga nämnder Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana företag som avses i 3 kap. 17 och 18 och sådana kommunalförbund som kommunen eller landstinget är medlem i. Lag (2009:48). 1 a /Träder i kraft I: / Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 17 och 18 pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Lag (2012:390). 1 b /Träder i kraft I: / Styrelsen ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 är uppfyllda i fråga om sådana aktiebolag som avses i dessa bestämmelser. Lag (2012:390). 2 Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. 3 Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen eller landstinget begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter. 4 Det åligger styrelsen särskilt att 1. bereda eller yttra sig i ärenden som skall handläggas av fullmäktige med de begränsningar som framgår av 5 kap , 2. ha hand om den ekonomiska förvaltningen, 3. verkställa fullmäktiges beslut, och 4. i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen. 5 Fullmäktige får besluta att en annan nämnd än styrelsen helt eller delvis skall sköta om förvaltningen och verkställigheten i fråga om egendom samt verkställa fullmäktiges beslut. Fullmäktige får också besluta att en annan nämnd helt eller delvis skall ha hand om sin medelsförvaltning. 6 Styrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens eller landstingets talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan skall göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet.

30

31

32 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Göran Bernhardsson Kommunstyrelsen Sänkta internhyror och ramjustering 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Anslagen i mål & budget 2013 ändras enligt nedanstående tabell för att bättre avspegla verksamheternas verkliga kostnader. Utbildningsnämnden tkr Vård- och omsorgsnämnden -366 tkr Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden -227 tkr Kommunstyrelsen tkr 2. Kommunstyrelsens internhyror sänks för åtta stycken angivna fastigheter med sammanlagt tkr. Därmed ändras inte resursutrymmet för nämnderna. 3. En översyn av hyressättningen i de fastigheter där större om- eller tillbyggnader pågår, eller har just färdigställts, bör en ny översyn göras inom ett par år. 2. Bakgrund och sammanfattning Kommunen är ägare till merparten av de fastigheter där vi har kommunal verksamhet. Hyrorna fastställs som en del i den årliga budgetprocessen. I vissa större fastighetsobjekt ligger hyran klart över de verkliga kostnaderna för fastigheten, men i ett par objekt bör hyrorna justeras uppåt. En sänkning av hyrorna innebär sänkta kostnader för hyresgästerna, men en förlorad intäkt för hyresvärden. För att göra förslaget kostnadsneutralt måste anslagen ändras med motsvarande belopp. Förslag till justerade budgetramar Utbildningsnämnden tkr Vård- och omsorgsnämnden -366 tkr Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden -227 tkr Kommunstyrelsen tkr OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

33 TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) Datum KS Ärendet Frågan om hyresnivåerna på våra verksamhetslokaler har stor inverkan på fördelning av budgetramar, nyckeltal och externa ersättningar. Kommunen är ägare till merparten av de fastigheter där vi har kommunal verksamhet. Hyrorna fastställs som en del i den årliga budgetprocessen. Kommunstyrelsen är hyresvärd och tillhandahåller lokaler för den kommunala verksamheten. Kommunstyrelsen ansvarar för samtliga kostnader för lokalhållningen. Externa kostnader utgörs av en uppdragsersättning till Kustbostäder, försäkringar och ev. fastighetsskatt, och interna kostnader finns i form av avskrivning och kalkylränta. Dessa kostnader är ganska konstanta om fastighetsbeståndet är oförändrat. Dessutom finns kostnader för speciella satsningar i form av planerat underhåll. Nämnderna betalar hyra till Kommunstyrelsen för de lokaler som de använder. Kompensation för höjda hyror p.g.a. inflation och vid ombyggnationer ges i budgetramarna. Det ekonomiska resultatet för lokalverksamheten är i dagsläget ett överskott i Kommunstyrelsens budget. Detta överskott används för att finansiera övriga verksamheter inom Kommunstyrelsens ansvarsområde. Ett förslag till sänkning av hyrorna måste vara kostnadsneutralt för att inte påverka intentionerna i den Mål & budget som beslutades i september. Förslaget ska heller inte påverka det reella utrymmet för nämndernas i kommande års verksamhet. Redovisningen för åren har gåtts igenom. Intäkterna för resp. fastighet har jämförts med kostnaderna med en utgångspunkt att resultatet ska ligga så nära balans som möjligt. I vissa fastigheter pågår, eller har just färdigställts, större om- eller tillbyggnader. Där är det i nuläget svårt att få en bild över hur det framtida intäkts/kostnadsförhållandet blir. Därför bör en ny översyn göras över dessa fastigheter inom ett par år. I övriga fastigheter kan konstateras betydande obalanser i vissa större fastighetsobjekt. I de flesta av dessa ligger hyran klart över de verkliga kostnaderna för fastigheten, men i ett par objekt bör hyrorna dock justeras uppåt. Följande tabell visar hyresläget för aktuella fastighetsobjekt samt förslag till hyresjusteringar, (tkr): Förslag till Fastighet Intäkt Kostnad Resultat hyresändring Kommunhuset Breviksskolan D-skolan D-skolans matsal Ramdalsskolan Stenviks förskola Peterslundsanläggn Frösängs förskola Summa Kommunhuset är den enda av berörda fastigheter där mer än en nämnds verksamhet hyr in sig. Övriga fastigheter har endast Utbildningsnämndens verksamheter inhysta.

34 TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) Datum KS En dylik sänkning av hyrorna innebär sänkta kostnader för hyresgästerna, men en förlorad intäkt för hyresvärden. För att göra förslaget kostnadsneutralt måste följaktligen anslagen ändras med motsvarande belopp. Förslag till justerade budgetramar Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Kommunstyrelsen tkr -366 tkr -227 tkr tkr 3.1 Ärendets beredning Frågan har diskuterats i samband med arbetet med Mål & budget Kontorets ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget En justering av hyrorna avser att få en bättre matchning av verksamheternas verkliga kostnader och intäkter. Det innebär att våra budgetramar, nyckeltal och olika självkostnadsbaserade ersättningar till externa utövare bättre avspeglar verkliga kostnader. Eftersom en justering åtföljs av motsvarande justering av budgetramar så påverkas inte det verkliga utrymmet för nämnderna. Inte heller påverkas Fullmäktiges målformuleringar. Charlotte Johansson Kommunchef Göran Bernhardsson Redovisningschef Beslut till: Peter Rasmussen (FK) Titti Kendall (FK) Bo Pettersson (FK) Magnus Pettersson (FÅ) Kustbostäder (FÅ)

35

36 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Göran Bernhardsson Kommunstyrelsen Omdisponerade kapitalkostnader och ramjustering 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Anslagen i mål & budget 2013 disponeras om så att Kultur- och fritidsnämndens ram ökas med tkr och Kommunstyrelsens ram minskas med tkr 2. Bakgrund och sammanfattning För att skapa stabilitet i budgetprocessen 2013, så beslutade Kommunfullmäktige att lägga hela anslaget för alla ökade kapitalkostnader i Kommunstyrelsens ram. Detta anslag budgeterades till tkr. Meningen var att disponera om delar av anslag till de nämnder som i verksamheten 2013 kommer att drabbas av ökade kapitalkostnader eller hyror tkr av anslaget som finns hos Kommunstyrelsen bör omdisponeras till Kultur- och fritidsnämnden för att täcka ökade hyreskostnader för Ramdalens bad och sport. 3. Ärendet I varje mål & budget tas en investeringsplan för de tre kommande åren fram. Vissa projekt löper över flera år och varje plan bygger till viss del på tidigare budgeterade och genomförda investeringsprojekt. Tilläggsbudgetering brukar ske genom att det budgetutrymme i pågående projekt inte förbrukats får användas nästkommande år istället. Det sker genom tilläggsbudgetering i samband med att bokslutet fastställs. När om- och nybyggnationer är färdiga ska slutredovisning ske, och då kan fastigheter och övriga investeringsobjekt tas i bruk. Kapitalkostnader, liksom att fastställa hyran, blir en fråga i driftbudgeten när objekten ska tas i bruk. Planen 2013 omsluter tkr, vilket är betydligt lägre än närmast föregående år. I bokslut 2011 redovisades utgifter på tkr och prognosen för 2012 är tkr. OXL2621 v Både investeringsutgifter och tidpunkter för ianspråkstagande är mycket svåra att beräkna. Speciellt kan konsekvenserna i våra olika nämnders driftbudgetar också vara svåra att förutse. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

37 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS För att skapa en större stabilitet i nämndernas budgetprocess 2013, så beslutade Kommunfullmäktige att lägga hela anslaget för alla ökade kapitalkostnader i Kommunstyrelsens ram. Detta anslag budgeterades till tkr. Meningen var att disponera om delar av detta anslag från Kommunstyrelsen till de nämnder som i verksamheten 2013 kommer att drabbas av ökade kapitalkostnader eller hyror. Ombyggnationen av Ramdalens bad och sport har slutförts. Kapitalkostnader liksom kostnader för försäkring och drift ökar med tkr. Kommunstyrelsen måste i sin tur ta in hyra för detta från Kultur- och fritidsnämnden. Den slutliga kostnadsökningen faller därför ut hos Kultur- och fritidsnämnden tkr av anslaget som finns hos Kommunstyrelsen bör därför omdisponeras till Kulturoch fritidsnämnden för att täcka ökade hyreskostnader för Ramdalens bad och sport. Charlotte Johansson Kommunchef Göran Bernhardsson Redovisningschef Beslut till: * Magnus Pettersson FÅ) Conny Zetterlund (FÅ) Charlotte Johansson (FK) Göran Bernhardsson (FÅ)

38

39

40

41 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Susanna Shaibu Kommunstyrelsen Samverkan mellan Oxelösunds och Nyköpings kommuner gällande mät-, kart- och GIS-verksamhet 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Förslag till samarbetsavtal för Oxelösunds och Nyköpings kommuners gemensamma mät-, kart- och GIS-verksamhet godkänns. 2. Förslag till reviderat reglemente för Oxelösunds och Nyköpings kommuners gemensamma nämnd för intern Service fastställs. 3. Beslutet gäller under förutsättning an Nyköpings kommunfullmäktige fattar motsvarande beslut. OXL2621 v Sammanfattning Under hösten 2011 gjorde Nyköpings och Oxelösunds gemensamma nämnd för intern service en förstudie om samverkan avseende Mät-, kart- och GIS-verksamheterna mellan Nyköpings och Oxelösunds kommuner. Förstudien framhävde vinsterna med att slå ihop de båda verksamheterna till en enhet. Syftet med en gemensam mät- och kartverksamhet är att tillhandahålla samordnade mät-, kart- och GIS-tjänster, att uppnå kostnadseffektivitet genom ett bredare användarunderlag samt att verka för en standardisering av kommungemensamma tillämpningar inom dessa områden. En gemensam kartenhet skapar även goda förutsättningar för att möta omvärldens krav på mät- och kartverksamheten inom exempelvis fysisk planering, bygglovshandläggning, markförvaltning och exploaterings samt utveckling av GIS-tjänster. Det pågår ett arbete med att skapa förutsättningar för slå ihop de båda verksamheterna till en gemensam verksamhet avseende Mät-, kart- och GIS-verksamheterna mellan Nyköpings och Oxelösunds kommuner. För Oxelösunds kommuns räkning har Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden deltagit i arbetet. Förslag till samarbetsavtal har under året remitterats till ansvariga nämnder inom Nyköpings och Oxelösunds kommuner. Avtalet reglerar bland annat kartenhetens ansvarsområde, uppdrag, organisation, lokalisering, verksamhetsplanering, budget och uppföljning samt kostnadsfördelningar. Den ändrade ansvarsfördelningen för den Gemensamma servicenämnden föranleder även en revidering av nämndens ingående verksamheter i reglementet i båda kommunernas kommunfullmäktige. Därför har ett förslag till reglemente utarbetats. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

42 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS Beslutsunderlag Förslag till samarbetsavtal för Oxelösunds och Nyköpings kommuners gemensamma mät-, kart- och GIS-verksamhet. Förslag till reviderat reglemente för Oxelösunds och Nyköpings kommuners gemensamma nämnd för intern Service. Protokoll från Gemensama nämnden för internservice , 9. Charlotte Johansson Kommunchef Susanna Shaibu Kanslichef Beslut till: Nyköpings kommun

43

44 Kommunledningskansliet Datum Dnr KK10/95 Reglemente för Oxelösunds och Nyköpings kommuners gemensamma nämnd för intern service Antaget av kommunfullmäktige i Nyköping 2012 xx xx, xx och i Oxelösunds kommun 2012 xx xx, xx Oxelösunds och Nyköpings kommuner har kommit överens om att fr.o.m inrätta en gemensam nämnd, kallad Oxelösunds och Nyköpings kommuners gemensamma nämnd för intern service. Nyköpings kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Nyköpings kommuns organisation. 1 Nämndens ansvarsområde I enlighet med de mål, riktlinjer och ekonomiska ramar som fullmäktige i respektive kommun anger ansvarar nämnden för att: a) utvärdera befintlig och framtida användning av intern service b) styra de interna servicefunktionerna för att säkerställa att stödet svarar mot verksamhetsbehovet c) övervaka ekonomi, regelefterlevnad och utförande enligt fastställda planer d) följa utvecklingen inom nämndens ansvarsområden avseende effektivisering ur ett regionalt och nationellt perspektiv Genom utvärdering, styrning och övervaktning av uppdraget har nämnden en uppgift att följa utvecklingen avseende effektivisering ur ett regionalt och nationellt perspektiv samt har möjlighet att föreslå fler områden som kan vara aktuella för samverkan mellan Oxelösunds och Nyköpings kommuner. Den gemensamma nämndens uppgift är att tillse att en kostnadseffektiv, funktionell och säker intern service med god prestanda och hög tillgänglighet erhålls. De gemensamma verksamheter som nämnden ansvarar för ska leverera stöd och supporttjänster som upplevs som ändamålsenliga. Tjänster som levereras ska vara anpassade till kommunernas behov och krav samt följa de riktlinjer som gäller för de verksamheter som omfattas av den gemensamma nämnden i Oxelösunds och Nyköpings kommuner. Leveransen av tjänster ska ha tydliga leveranskriterier och tillgänglighetsgarantier. Utöver vad som följer av lag ska nämnden tillse att de verksamheter som nämnden ansvarar för bedrivs i enlighet med detta reglemente och mellan kommunerna träffade avtal om samverkan, se bilagor. Samverkan regleras mer i detalj av särskilda samverkansavtal mellan kommunerna.

45 2 Ingående verksamheter I Oxelösunds och Nyköpings gemensamma nämnd för intern service ingår ITverksamhet, löneadministration samt mät,-kart- och GIS-verksamhet (geografiska informationssystem). 3 Förändring av nämndens ansvarsområde För att förändra den gemensamma nämndens ansvarsområde krävs beslut om nytt reglemente i Oxelösunds och Nyköpings kommuners fullmäktige. 4 Sammanträden Den gemensamma nämnden sammanträder på plats och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde skall dock ske minst 4 gånger per år. 5 Sammansättning Nämnden består av 4 (fyra) ledamöter och 4 (fyra) ersättare. Nyköpings kommun utser 2 (två) ledamöter och 2 (två) ersättare. Oxelösunds kommun utser 2 (två) ledamöter och 2 (två) ersättare. Av kommunallagen följer att värdkommunen ska utse en ordförande och en vice ordförande. Parterna är dock överens om att posterna som ordförande och vice ordförande ska rotera med tvåårsintervall mellan de deltagande kommunernas företrädare i nämnden. 6 Ersättning till ledamot och ersättare Respektive kommun betalar ut eventuell ersättning till kommunens ledamöter och ersättare i nämnden. 7 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från samma kommun som ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts och jäv inte längre föreligger. Ersättare har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 8 Anmälan om förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. 9 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet