Kallelse till. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Kl Lillsjörummet, Rådhuset

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kallelse till. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Kl Lillsjörummet, Rådhuset"

Roland Pettersson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Kallelse till Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Kl Lillsjörummet, Rådhuset

2 KALLELSE Datum Sida 2(3) Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Ledamöter Ersättare Margareta Widell, L Anders Edvinsson, S Lars Gunnar Nordlander, S Lena Olsson, C Johan Loock, M Pär Fredriksson, M Mona Modin Tjulin, S Anders Häggkvist, C Elaine Asp, M Theresa Flatmo, C

3 KALLELSE Sida 3(3) Datum Ärende Budgetuppföljning/ delårsbokslut/ prognos 2019 Dnr Delegationsärenden Dnr Informations och överläggningsärenden Dnr

4 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Referens GNU Kommunledningsförvaltningen NILS GÖRAN JOHANSSON, Förslag till Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Budgetuppföljning/ delårsbokslut/ prognos 2019 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Upphandlingskontorets uppföljning per april och prognos för 2019 godkänns. Sammanfattning av ärendet Upphandlingskontoret lämnar budgetuppföljning per april Beslutsunderlag Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse Delårsrapport Tertial Upphandlingskontoret. Nils-Göran Johansson Upphandlingschef Beslutet ska skickas till Kommunledningsförvaltningen

5 Delårsrapport T Upphandlingskontoret

6 Enhetsuppföljning Uppdrag Upphandlingskontorets uppdrag är att svara för upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent i stora kvantiteter och som efterfrågas av de flesta samverkande kommunerna. Upphandlingskontoret utför även på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av både förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. Viktiga händelser under året Enhetens verksamhet har under perioden präglats av positiv anda med full bemanning och mycket låg sjukfrånvaro. Medarbetarna uppmanas att vara delaktiga i hälsogruppens aktiviteter samt att utnyttja friskvårdstimme. En upphandlare har avslutat sin tjänst under våren där har vi anställt en upphandlare som har en bakgrund som projektledare inom entreprenad. De två extratjänster som vi har haft inne som "avtalscontrollers" för att förstärka uppföljningen av GNU avtalen har övergått till nystartsjobb tom aug./sept det är vanligt att uppföljningen blir lidande när arbetsbelastningen är hög. Under våren har det genomförts ytterligare utbildningar för att höja kompetensen rent generellt men även med inriktning mot vissa områden. Utbildning har genomförts inom offentlig entreprenadutbildning (forts.), utbildning i upphandlingsverktyget Visma TendSign PRO samt Att leda upphandlingsprojekt effektivt, det har varit deltagare från samtliga kommuner som ingår i GNU-samarbetet. Enheten har börjat att använda andra upphandlingsformer utöver de traditionella (förenklat förfarande och öppet förfarande) i två upphandlingar använder vi förhandlat förfarande. Under hösten 2018 gjordes en handlingsplan utifrån utvärdering av gemensam nämnd för upphandlingssamverkan handlingsplanen är förankrad via ett beslut på nämndmötet i februari 2019 samt vi har besökt de flesta kommuner för återge vad som är gjort samt förankrat beslutet i kommun ledningarna. Det finns ett behov att förbättra kunskapen gällande upphandling hos de flesta kommunerna vi har genomfört utbildning för politiker/ledningsgrupper på ett antal kommuner samt genomfört anbudsskola på några kommuner under våren På uppdrag av kommundirektörerna har det skapats en strategigrupp som i huvudsak består av ekonomichefer, stabschefer från resp. kommun och upphandlingskontoret första mötet genomfördes i början av februari 2019 och nästa möte är planerat till slutet av maj 2019.

7 Det har genomförts kontinuerliga möten i Centrala upphandlingsgruppen (CUG) och Lokala upphandlingsgrupper (LUG) för att diskutera gemensamma intresseområden och främja en god arbetsmiljö och öka känslan av samhörighet och arbetsglädje. Upphandlingskontoret har medverkat vid näringslivsfrukostar hos en kommun. Indikatorer. Indikator Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 (T1) Kvalitetsindex Nöjdkundindex Antal ramavtalsupphandl (15/7) * 7 (12/17) * Antal uppdragsupphandl (20/4) * 19 (20/19) * Antal besök lokala upphandl.grp Antal näringslivsträffar Antal överprövningar *Genomförda klara (påbörjade/ej påbörjade) Upphandlingskontorets nöjdkundindex och kvalitetsindex har ökat jämfört med tidigare år och aldrig varit så högt någonsin tidigare. En starkt bidragande orsak till denna ökning bedöms bl a vara Upphandlingskontorets snabba återkoppling på inkomna ärenden och dessutom med bra kvalite. En handlingsplan gällande utfallet på kvalitetsindex/nöjdkundindex är framtagen och levererad till alla kommuner. Lokala upphandlingsgrupper är ett för enheten prioriterat område och glädjande är att antalet ligger på samma nivå för tertial 1 jämfört med hela föregående år. Likaså är antalet genomförda näringslivsträffar ett prioriterat område. Framtidsbedömning. Upphandlingskontoret anordnar i juni 2019 en utbildningsdag tillsammans med Region J/H som behandlar de nya regler som är kopplade till det betänkande som har arbetats fram och skall börja gälla from juni En jurist från SKl kommer att deltaga på förmiddagen och Upphandlingsmyndigheten kommer att delta på eftermiddagen.

8 Ekonomi Tkr Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Budget 2019 Intäkter Kostnader Resultat Investeringar Verksamhet: Kostnadsutfallet är högre än budgeterat pga ca 50% högre lokalkostnader jmfr. med 2018 samt att det gjorts en utbildningssatsning för 3 personer under våren. Prognosticerat utfall på helår beräknas bli lika med budgeten för helåret.

9 KALLELSE Datum Sida 1(1) Referens GNU Delegationsärenden

10 KALLELSE Datum Sida 1(1) Referens GNU Informations- och överläggningsärenden

Relevanta dokument

Anders Karlin, enhetschef, UpphandlingsCenter Mariana Hasselström, biträdande enhetschef, UpphandlingsCenter Jan Lindeberg, utredare.

Anders Karlin, enhetschef, UpphandlingsCenter Mariana Hasselström, biträdande enhetschef, UpphandlingsCenter Jan Lindeberg, utredare. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Plats Folkets Hus, sammanträdesrum plan 4, Ludvika Dag och tid Måndagen den 28 september 2015, kl. 13.30 16.20 ande Leif Pettersson (S), Ludvika kommun Mari Jonsson (S), Borlänge