Mats Johannesson. Sekreterare Marion Johansson. Ordförande... Bengt-Åke Karlsson

Transkript

1 1 (16) Plats och tid KS-salen, Motala kommunhus kl. 09:00-15:00 Plats och tid för justering Protokollet omfattar Utses att justera Mats Johannesson Underskrifter Sekreterare Marion Johansson Ordförande... Bengt-Åke Karlsson Justerande.. Mats Johannesson Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har anslagits på kommunens digitala anslagstavla. Datum för publicering Datum för avpublicering Förvaringsplats för protokollet Underskrift Tekniska serviceförvaltningen

2 2 (16) ande Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Bengt-Åke Karlsson (C) (ordförande) Philip Assarsson (M) (vice ordförande) Thomas Björk (S) (2:e vice ordförande) Mats Johannesson (MP) Hanna Almérus (M) Sten Pettersson (S) Rolf Hansson (V) Lars-Johan Sunnerberg (KD) Fredrik Feldt (Förvaltningschef) Marion Johansson (Nämndsekreterare) Stefan Johansson (Verksamhetscontroller) 71-73, Anders Rönnmark (Bitr. förvaltningschef) 73 Thomas Holst (Företrädare Kinect energy) 78

3 3 (16) Ärendelista 71 Upprop, godkännande av dagordningen och val av protokolljusterare. 72 Svar till revisionen avseende uppföljning av tidigare granskningar av kommunens fastighetsunderhåll och tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 73 Hantering av effektiviseringar inom tekniska servicförvaltningen 74 Information arbetsmiljö 75 Information från verksamheten (TSN 2019) 76 Kännedomsärenden (TSN 2019) 77 Rapport av enskilt uppdrag (TSN 2019) 78 Information om Motala kommuns elhandelsportfölj 79 Studiebesök Västgyllen samt städverksamheten

4 4 (16) 71 Upprop, godkännande av dagordningen och val av protokolljusterare. 1 Upprop genomförs 2 Dagordningen godkänns 3 Mats Johannesson väljs till protokolljusterare

5 5 (16) 72 Svar till revisionen avseende uppföljning av tidigare granskningar av kommunens fastighetsunderhåll och tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll(19/tsn 0066) Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Motala kommun fått uppdraget att genomföra en uppföljning av tidigare fördjupade granskningar inom kommunen. I slutrapporten per april 2019 Uppföljning av tidigare granskningar, Motala kommun avser två granskningar tekniska nämnden (sedan 2019 tekniska servicenämnden). Uppföljning # 3. Kommunens fastighetsunderhåll (ursprunglig granskning 2015) Uppföljning # 5. Tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll (ursprunglig granskning 2013) Revisionens frågeställning är om nämnden vidtagit tillfredställande åtgärder till följd av tidigare fördjupade granskningar? Revisionens sammanfattande bedömning är att tekniska serviceförvaltningen till stor del vidtagit tillfredsställande åtgärder vad gäller kommunens fastighetsunderhåll samt till viss del vidtagit tillfredställande åtgärder vad gäller granskningen av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Revisionens iakttagelser utmynnar i följande rekommendationer avseende: Uppföljning # 3. Kommunens fastighetsunderhåll 1. Ta fram en samlad och långsiktig underhållsplan. 2. Tydliggöra rutiner och arbetssätt för besiktningar 3. Definiera vad som är ett större underhållsprojekt och se till att förvaltningen slutredovisar dessa till nämnden. Uppföljning # 5. Tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 4. Fortsätta utveckla uppföljningen av privata utförares arbete samt att ställa tydligare krav på dessa vid uppföljning och rapportering. 5. Genomföra arbetet med att ta fram indikatorer och nyckeltal för grunduppdraget som syftar till att bättre visa på verksamheternas kvalitet och effektivitet.

6 6 (16) 6. Fatta ett beslut gällande revidering, utbyte eller tillägg av servicegarantier. 7. Nämnden ska utvärdera det egna arbetet vad gäller styrning, uppföljning och kontroll samt samverkan med förvaltningen. Tekniska serviceförvaltningens svar på revisionens rapport och rekommendationer. Förvaltningen anser i huvudsak att revisionens iakttagelser är korrekta samt att rekommendationerna är adekvata och kommer att hanteras av nämnden och förvaltningen enligt beskrivningar nedan. Förvaltningen vill också framhålla att kommunikationen mellan förvaltning och nämnd förbättrats sedan den ursprungliga granskningen. Kommungemensamt har det utvecklats flera processer som enskilt och sammantaget bidrar en förbättrad kommunikation mellan politik och verksamhet inom nämnderna. Dessa bidrar sammantaget till att nämndens förutsättningar för styrning, uppföljning och kontroll har förbättrats. Uppföljning # 3. Kommunens fastighetsunderhåll 1. Ta fram en samlad och långsiktig underhållsplan. Fortsatt hantering: Fastighetsverksamheten tar fram en underhållsplan som sträcker sig 5-10 år framåt i tiden. Presenteras för nämnden senast våren 2020 i samband med mål- och resursplan inför Tydliggöra rutiner och arbetssätt för besiktningar Fortsatt hantering: Ett internt arbete är påbörjat för att ta fram rutiner och ansvar för besiktningar samt ett verktyg som kan administrera olika typer av besiktningar, intervall etc. Slutförs under Definiera vad som är ett större underhållsprojekt och se till att förvaltningen slutredovisar dessa till nämnden. Fortsatt hantering: Presentera nuvarande lista på underhållsprojekt för nämnden senast på oktobernämnden. Föreslå för nämnden vilka projekt som ska redovisas och hur omfattande innehållet ska vara. Utifrån denna diskussion bör fastighetsverksamheten inför varje år presentera de projekt som ska redovisas för nämnden. Uppföljning # 5. Tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 4. Fortsätta utveckla uppföljningen av privata utförares arbete samt att ställa tydligare krav på dessa vid uppföljning och rapportering. Fortsatt hantering: har genomgått en organisationsförändring och är numera en servicenämnd och utförare gentemot beställande nämnder. Nämnden har numera en begränsad omfattning av verksamhet som beställs och utförs av privata utförare. Förvaltningen presenterar omfattningen av privata utförare till nämnden under hösten Utifrån detta bedöms behov och uppföljning och återrapportering. Revisionens rekommendation överlämnas även till samhällsbyggnadsnämnden som övertagit planeringsenheten gata & park, vilka ansvarar för att olika uppdrag upphandlas och utförs av privata utförare.

7 7 (16) 5. Genomföra arbetet med att ta fram indikatorer och nyckeltal för grunduppdraget som syftar till att bättre visa på verksamheternas kvalitet och effektivitet. Fortsatt hantering: I samband med verksamhetsplan kommer ett arbete genomföras för att ta fram indikatorer och nyckeltal för grunduppdraget som syftar till att bättre visa på verksamheternas kvalitet och effektivitet. 6. Fatta ett beslut gällande revidering, utbyte eller tillägg av servicegarantier. Fortsatt hantering: Förvaltningen i samverkan med nämnden och förekommande fall samhällsbyggnadsförvaltningen/nämnden föreslår förändringar i servicegarantier. Denna rekommendation överlämnas även till samhällsbyggnadsnämnden som övertagit planeringsenheten gata & park, vilka ansvarar. 7. Nämnden ska utvärdera det egna arbetet vad gäller styrning, uppföljning och kontroll samt samverkan med förvaltningen. Fortsatt hantering: Nämnden kommer fortsättningsvis att utvärdera det egna arbetet i november varje år i samband med att förvaltningen presenterar genomförd riskanalys. Riskanalysen är ett arbete inom ramen för den interna kontrollen och ligger till grund för kommande års internkontrollplan sunderlag 19/TSN Tjänsteskrivelse: Svar till revisionen avseende uppföljning av tidigare granskningar av kommunens fastighetsunderhåll och tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 19/TSN Bilaga 1. Uppföljning av tidigare granskningar, Motala kommun 1 godkänner föreliggande svar till kommunens revisorer avseende granskning av kommunens fastighetsunderhåll och tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Behandling av ärendet Verksamhetscontroller Stefan Johansson föredrar ärendet. Utöver ordförande yttrar sig Thomas Björk och Rolf Hansson. Expedieras till KS, SBN, Deloitte, Kommunens revisorer

8 8 (16) 73 Hantering av effektiviseringar inom tekniska servicförvaltningen(19/tsn 0058) Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att ge tekniska servicenämnden i uppdrag att säkerställa effektiviseringar inom området intern teknisk service som innebär sänkta interna priser på tkr. Uppdraget skall redovisas i kommunstyrelsen i oktober. Effektiviseringarna skall därefter fördelas ut till köpande nämnders ramar. Tekniska serviceförvaltningens chefer har fått i uppdrag att se över sina olika verksamheter och se på vilka sätt det finns möjligheter till effektiviseringar inom förvaltningens område. Verksamhetscheferna inom förvaltningen kommer att vid nästkommande ledningsgrupp den 13/6 ha detta som enda punkt på dagordningen. Då det är viktigt att de effektiviseringar som är möjliga att genomföra också kan göras det så snabbt som möjligt går det inte att invänta nästkommande nämndssammanträde för att fatta beslut om detta. Därför finns det behov av att ha en möjlighet att fatta beslut innan detta och att det kan göras på ett kostnadseffektivt sätt. Med anledning av detta föreslås att det kallas till ett extra möte med tekniska servicenämndens arbetsutskott den 25/6 och att arbetsutskottet får mandat av nämnden att fatta beslut om effektiviseringsåtgärder. et i arbetsutskottet kommer att redovisas på nästkommande nämndssammanträde i september samt redovisas till kommunstyrelsen i oktober, i enlighet med kommunstyrelsens beslut. sunderlag 19/TSN Tjänsteskrivelse: Hantering av föreslagna effektiviseringar inom TSN Förslag till beslut 1 ger arbetsutskottet mandat att fatta beslut om effektiviseringsåtgärder för att sänka kostnaderna inom nämndens område med 5 mkr under ger arbetsutskottet mandat att fatta beslut om effektiviseringsåtgärder för att sänka kostnaderna inom nämndens område med 5 mkr under 2019.

9 9 (16) Yrkanden Thomas Björk (s) yrkar på en återremiss av ärendet till det finns konsekvensanalys och riskbedömningar av kommande sparförslag. Mats Johanssesson (mp) yrkar bifall. Hanna Almérus (m) och Philip Assarsson (m) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och Thomas Björks förslag, och finner förvaltningens förslag antaget. Reservationer Thomas Björk (s) och Mats Johannesson (mp) reserverar sig mot beslutet till fördel för sitt eget yrkande. Behandling av ärendet Biträdande förvaltningschef Anders Rönnmark föredrar ärendet. Utöver ordförande yttrar sig Thomas Björk, Hanna Almerus, Philip Assarsson, Mats Johannesson och Rolf Hansson. Expedieras till Fredrik Feldt, förvaltningschef. Anders Rönnmark, biträdande förvaltningschef

10 10 (16) 74 Information arbetsmiljö(19/tsn 0056) Sammanfattning Förvaltningschef Fredrik Feldt informerar. Förvaltningen har tagit fram en digital broschyr, en introduktion för nyanställda på tekniska serviceförvaltningen, för att säkerställa att alla nyanställda får samma grundintroduktion. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Lars-Johan Sunnerberg, Hanna Almérus och Thomas Björk.

11 11 (16) 75 Information från verksamheten (TSN 2019)(19/TSN 0003) Sammanfattning Förvaltningschef Fredrik Feldt informerar om att en ny fastighetschef rekryterats och påbörjar anställningen i höst. En ny enhetschef på förvaltningssidan för fastighet har precis påbörjat sin anställning. Nämnden informeras om övrigt pågående inom förvaltningen och får en kortare ekonomisk rapport. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Lars-Johan Sunnerberg, Mats Johannesson, Philip Assarsson och Thomas Björk.

12 12 (16) 76 Kännedomsärenden (TSN 2019)(19/TSN 0006) sunderlag 19/TSN Protokollsutdrag: KS beslut förstudie ny simhall 19/TSN Protokollsutdrag: KS beslut tertialrapport 1 Nämnden noterar.

13 13 (16) 77 Rapport av enskilt uppdrag (TSN 2019)(19/TSN 0007) sunderlag 19/TSN Rapport av enskilt uppdrag juni Nämnden noterar, med tillägget att Thomas Björk även fått ersättning för förlorad arbetsinkomst den 9 maj.

14 14 (16) 78 Information om Motala kommuns elhandelsportfölj(19/tsn 0063) Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott och vatten- och avfallsnämndens arbetsutskott bjuds in till information om Motala kommuns elportfölj. Motala kommun köper sedan 2008 elenergin direkt på elhandelsbörsen Nasdaq NordPool. Motala kommun har en så kallad egen portfölj, där det bara är Motala kommuns elenergikontrakt som finns. I portföljen sker strategisk handel i alla tidsspann mellan kommande timmar och flera år framåt, för att ge Motala kommun ett så lågt elenergipris som möjligt. Handeln utförs av en upphandlad mäklare. Både vid första (2007) och andra (2014) upphandlingen vann Kinect Energy. Tidigare hette de Bergen energi. Nuvarande avtal med Kinect Energy går ut 31/ , men redan idag handlar de för kommunens räkning fram till och med All elhandel är oberoende av vilken mäklare kommunen har, då handeln sker i kommunens egen portfölj. Motala kommun köper även till s.k. ursprungsgarantier, så all el är ursprungsmärkt vattenkraft. I den totala kostnaden för el tillkommer även kostnad för elnät och energiskatt. Elnätpriset bestäms av nätbolagen och energiskatten av regeringen. I dagsläget utgör elenergi, elnät och energiskatt ungefär en tredjedel vardera av den totala kostnaden. Energi- och miljöingenjör Carina Rashidi Ståhlberg informerar om att Motala kommun, inklusive taxekollektivet, köper in cirka 28 miljoner kilowattimmar el per år. Fastighetsverksamheten står för ungefär 60 % av energiförbrukningen och vatten och avfall för cirka 20 %. Thomas Holst från Kinect Energy informerar om elpriser, elprissättning och Motala kommuns elportfölj. Förra året var snittpriset på spot-marknaden cirka 48 öre per kilowattimma. Under sommaren var priset högre på grund av varmt och torrt väder, som gav de lägsta vattennivåerna i magasinen någonsin, och lite vind. Men efter en nederbördsrik oktober gick priset ner. I och med lång tids handel i Motala kommuns portfölj så blev kommunens snittpris för 2018 betydligt lägre än spot-marknaden. Prognosen för 2019 års priser på både spotmarknaden och i kommunens portfölj ser betydligt bättre ut än år När det finns vind går priserna ner eftersom det då produceras mycket vindkraft. Helgen som gick var priset nere på 10 öre per kilowattimma tack vare vädret. Kärnkraften i Sverige ersätts främst av vindkraft. Thomas ser att Sverige kommer få ett behov av att importera el när det är vindstilla, då Sverige ska stänga flera kärnkraftverk. Information ges om hur resterande Norden tillverkar el. I Norge är det mycket i princip uteslutande vattenkraft, i Finland har installation av vindkraft ökat markant och där byggs även ett nytt kärnkraftverk. Danmark har mycket vindkraft, men även kraftverk.

15 15 (16) Elmarknaden idag är svängig och det är viktigt att handla upp el vid rätt tidpunkt så elpriset hålls stabilt. Förutom vädret är priset beroende av bland annat kolpriset, pris på utsläppsrätter, elcertifikat och växelkursen mellan dollar, euro och den svenska kronan. Sett till Europa så har vi låga elpriser i Sverige, även om priserna ökar efter hand. sunderlag 19/TSN Inbjudan till information om Motala kommuns elportfölj 1 Nämnden tackar för informationen och noterar.

16 16 (16) 79 Studiebesök Västgyllen samt städverksamheten(19/tsn 0003) Sammanfattning Nämnden besöker Västgyllen på lasarettet och visas runt i köket av enhetschef Robert Ringman. Nämnden delar därefter upp sig i två grupper. Den ena gruppen besöker städverksamheten på Mariebergsskolan, och den andra besöker städverksamheten på Södra skolan. sunderlag studiebesök Städverksamheten besöksadress 2 Mariebergsskolan studiebesök Städverksamheten besöksadress 1 1 Nämnden tackar för studiebesöken och bra information. Ordförande passar också på att tacka alla för ett gott samarbete under våren och önska en trevlig sommar.

17 Reservation Motala den 11 juni 2019 Solidariskt Motala reserverar sig mot majoritetsbeslutet att delegera till TSNAU att besluta i frågan om effektiviseringar inom förvaltningen till förmån för Solidariskt Motalas yrkande om återremiss av ärendet för att på så sätt få tid till diskussion i hela nämnden och också kunna ta ställning till riskanalyser och konsekvensbeskrivningar vad gäller de effektiviseringsförslag som förvaltningen tar fram. Vi i Solidariskt Motala anser inte att den tidsram som lagts fram för nämnden är tillräcklig. Att som i det här fallet hasta fram ett beslut pga. tidsbrist kan få högst oönskade effekter inte minst arbetsmiljömässigt, men även ekonomiskt Thomas Björk (S) Mats Johannesson (MP)