Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Detta möte: Föregående möte: vid protokollet, justeras, mötessekreterare justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Dagordning 1. Formalia Diskussion: Arbetsgrupper Diskussion: Efter visionsmötet Diskussion: Inför riksmötet Diskussion: Internationellt arbete Diskussion: Sverok och datorspelen Beslut: Distriktsstöd Väst Beslut: Förstärkning av kansliet Beslut: Nominering till LSU:s styrelse Beslut: Rädda Beslut: Verksamhetsutvecklingsbidrag Rapporter...32 Rapport: Analys av förändringar i Sveroks medlemsantal...33 Rapport: Arbetsgruppen Internationellt arbete från riksmötet till Rapport: Databasprojekt...38 Rapport: Drift...40 Rapport: Distriktsstöd...41 Rapport: Ekonomi...42 Rapport: Förbundskansliet...43 Rapport: Förbundsordförande...46 Rapport: Föreningsstöd...49 Rapport: Internetbaserad Organisering...50 Rapport: Jämlikhet & c/o...51 Rapport: Organisationsutveckling...52 Rapport: Spelgalan...53 Rapport: Spelveckan...54 Rapport: Stockholm Pride...55 Rapport: Verksamhetsutvecklingsbidrag...58 Rapport: Vice ordförande...59

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. Handlingar i ärendet Röstlängd. Mötesfunktionärer. Adjungeringar. Dagordning (sidan 2).

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Anna Westerling Dan Sivnert Daniel Ahlberg Kriss Andsten Mikael Leisjö Ola Ekegren Petra Malmgren Tobias Lehto Frånvarande David Gustavsson

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Mötesfunktionärer Mötesordförande Anna Westerling Tobias Lehto Mötessekreterare Christer Chrisp Pettersson Justerare Petra Malmgren

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, funktionär Karl Lampinen, föredragande, sakkunnig Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 2. Diskussion: Arbetsgrupper Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Inga.

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 3. Diskussion: Efter visionsmötet Mötet diskuterade ärendet Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Efter visionsmötet Diskussionsunderlag: Nationell projektbidragsfond

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Diskussionsunderlag: Efter visionsmötet Av Petra Malmgren På visionsmötet kom det fram en hel del idéer om vad Sverok kan och borde göra. Det är viktigt att vi nu inte låter detta falla i glömska utan faktiskt lyfter upp de idéer vi tycker om och försöker realisera dem. Om vi redan nu börjar utarbeta våra tankar till konkreta förslag har vi mycket vunnet inför vinterns motionsarbete. Det blir ett bra sätt att få bättre underbyggda motioner istället för att stressa fram dem runt årsskiftet. Följande togs upp på mötet och är intressant att fånga upp i denna diskussion: SWOT-analys vi hade en mycket givande diskussion kring detta och det är viktiga punkter att inspireras av och hålla i minnet Behovsanalys vi diskuterade vilka behov som finns Mötesplatser hur kan vi stödja mötesplatser? Detta innefattar både lokaler samt stöd till arrangemang. Jag har skrivit ut relevanta delar av mötesanteckningarna som styrelsen får läsa. Sedan tar vi och lyfter fram de konkreta idéerna som dök upp under mötet som vi tycker är intressanta att gå vidare med.

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Diskussionsunderlag: Nationell projektbidragsfond Av Anna Wsterling Vad är Sverok grundverksamhet? Vad vill vi mest? - Jo, att det spelas spel. Hur börjar folk idag att spela spel? - Jo, när de träffar andra spelare och får testa på. Var träffar de andra spelare och har möjlighet att testa på? - På arrangemangen. Allt från lajv till konvent, och där sprids otroligt mycket kunskap och folk kommer i kontakt med nya typer av spel. Sverok har alltså en väldigt arrangemangsbunden hobby, där arrangemangen är viktiga för att från kunskapsspridning till enrollerandet av nya medlemmar. Vilka spel spelar spelare och vilka arrangemang deltar de på? - De som finns. Vilka arrangemang/spel finns? - De som folk arrangerar och gör, och som de kan hitta finansiering till. Har Sverok någon möjlighet att styra detta så att det görs bra och mycket arrangemang? - Nej. Visa distrikt har en projektbidragsfond, men den har ofta mycket små resurser. Då har vi konstaterat att arrangemangen är viktiga, men att Sverok inte gör något för att stötta dem eller försäkra sig om att det görs fler. Vilka arrangemang görs? De riktigt stora arrangemangen som drar mer än 1000 deltager de är konventen och Enhörningsslajv. De har båda funnits länge och har en utarbetad struktur. Nya utvecklande arrangemang kommer väldigt sällan upp. Konventen och Enhörningslajven har sett likadana ut i 10 år. Varför arrangeras de så sällan något nytt? Jag intervjuade en kvinna som hade pysslat med dataspel och hon sa att ett problem i branschen var att de bara satsade på säkra kort. Det verkar som att resten av Sverok hobby grenar lider av samma problem. Vad gör vi för att verkar för att nya annorlunda projekt som kan vara potentiella succér arrangeras? Nya som vänder sig till nya målgrupper? Sverok har ett uppdrag från ungdomsstyrelsen att stödja lokalverksamhet och stödja sådant som är jämställdhets, demokrati och integrationsfrämjande. Hur gör vi detta idag? Vi stöder ju våra föreningar i största allmänhet, inte specifika projekt som pysslar med detta. Vore det inte bättre att försöka lyfta fram de projekt som främjar sådant vi vill att de ska främja? Nationella projekt Ett annat problem är att visa projekt är för stora för att söka från distriktens fonder och vi har ingen bra lösning för att stödja dessa projekt. Vilka arrangerar? Arrangemangen görs nästan alltid av ideella ungdomar eller unga vuxna som sliter ut sig och lägger mycket av sin privata tid. Det är inte ofta folk som arrangerat en gång arrangerar direkt igen, privatekonomi och liv måste återhämta sig först. Detta leder till att det arrangeras få arrangemang. Att arrangera något är någonting man gör en, två eller tre gånger i livet, vilket leder till att många är nybörjare och kunskap går ständigt förlorad. Sverokare börjar också bli så gamla så de vill utveckla sin hobby och hitta på fler saker. Men när de blir lite äldre får de också jobb. De betyder att även om de vill arrangera har de inte tid att ge upp ett helt liv för att arrangerar. Ekonomi till projektet kan hjälpa här. Vi vill inte förlora duktiga arrangörer när de blir över 30 för att de skaffar sig ett annat liv. Vi vill att de ska fortsätta utveckla spel och arrangemang. Att söka från andra fonder idag går till en vis del, men samtidigt så är det nej på många fronter med argumentet att ni har ett ungdomsförbund med 20 miljoner för att stödja sånt här. Men vi har ingen möjlighet att stödja arrangemang, trots att arrangemangen är själva grundbulten i vår verksamhet.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Vad skulle en projektbidragsfond ge? Fler arrangemang Möjlighet för oss att påverka vilka arrangemang som arrangeras Ett stöd till Sveroks viktigaste verksamhet Utveckling av spelarrangemang. Vad vill jag med det diskussionen? Jag vill ta upp diskussionen om en eventuell nationell projektbidragsfond för att kunna lösa ovanstående problem, och kontrollera hur styrelsen ställer sig till själva idéen för att sedan kunna fundera ut metoder om hur en sådan skulle skötas praktiskt.

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 4. Diskussion: Inför riksmötet Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Inför riksmötet

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Diskussionsunderlag: Inför riksmötet Av Petra Malmgren I våras när förbundsstyrelsen förmedlade ansvarsområden valde vi medvetet att inte ännu utse någon ansvarig för riksmötet. Tanken med detta var att inte binda upp en person med riksmötesansvaret så tidigt på året, utan istället utnyttja resurserna bättre. Detta var bra, men nu behöver vi börja fundera på hur vi ska göra. I början av sommaren fick jag i uppdrag att boka riksmöteslokaler samt bestämma datum och det tycker jag är helt ok att göra. Jag känner dock en oro att mycket av det ska hamna på mig i och med att det inte finns någon som är ansvarig. Det senaste året har jag noterat att det lätt blir på det viset. En sådan lösning tror jag skulle vara mycket olycklig i det här fallet, då det behöver vara någon annan än ordföranden som fixar riksmötet egentligen. Inför riksmötet har ordförande många arbetsuppgifter och bör inte belastas med de praktiska aspekterna av riksmötet i alltför stor utsträckning. Styrelsen behöver diskutera hur vi ska hantera detta.

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 5. Diskussion: Internationellt arbete Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Internationellt arbete

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Diskussionsunderlag: Internationellt arbete Av Karl Lampinen, gruppledare Internationella arbetsgruppen Inledning Världen finns därute, oavsett om vi vill det eller inte. I den stora världen finns det mängder av spelare, oavsett om vi vill det eller inte. Det vi däremot kan bestämma är hur vi ska möta världen med alla dess spelare. Riksmötet har beslutat om följande: Sverok ska under året upprätthålla kontakten med liknande förbund i andra länder och möjligheter till samarbete ska undersökas samt möjligheter till bildande av en internationell samarbetsorganisation undersökas. Möjligheter för större internationella satsningar ska även undersökas. Hemsidan och delar av övrigt informationsmaterial skall översättas till engelska. Den stora frågan är: ska vi ha långsiktiga mål rörande det internationella arbetet? Diskussionspunkter På vilket sätt kan det internationella arbetet komma medlemmarna till gagn? Kan de åtnjuta fördelar av samarbete på annat än lokal nivå, och hur? Vad vill vi uppnå? På kort, medellång och lång sikt? Finns det behöv av formell organisering? Fördelar? Nackdelar? Ska det internationella arbetet vara tätt sammankopplat med Sveroks organisation eller ha en mer fristående roll? Är detta som är värt att sätta pengar på, även om ekonomin kärvar? Vad finns det för tankar om större internationella satsningar? Ska Sverok ha ett internationellt arbete överhuvudtaget? Ska vi profilera oss med trycksaker etc.? Ska vi försöka sprida Sverok modellen (ex. med liten administration, fokus på den lokala föreningen och mycket resurser ut direkt till medlemmarna och en bredd inom förbundet när det gäller spel) eller ska vi stötta de olika organisationernas särart? Finns det något bättre namn än Sveroks internationella arbetsgrupp eller Sveroks arbetsgrupp för Internationellt arbete Hur ska man sammankoppla det internationella arbetet och distriktsnivå? Finns det behov av det? Hur ska man sammankoppla det internationella arbetet och riksnivå? Finns det behov av det? Mål Jag vill ha förbundsstyrelsens åsikter och tankar för att börja förbereda arbetet inför nästa års riksmöte och presentera förslag på hur man ska utveckla sveroks internationella arbete på lång sikt. Jag vill även få nya åsikter om hur förbundsstyrelsen ser på arbetet och på nya uppslag och idéer hur vi ska uppnå riksmötets beslut. Detta ska sen helst mynna ut i ett beslutsunderlag och en motion till riksmötet.

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 6. Diskussion: Sverok och datorspelen Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Sverok och datorspelen

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Diskussionsunderlag: Sverok och datorspelen Av Petra Malmgren Förra styrelsemötet öppnade vi upp en mycket intressant diskussion om datorspel och vilken roll vi ska spela där. Datorspel är den hobbygren som lockar flest medlemmar och det är samtidigt en av våra mest ifrågasatta hobbygrenar. Det finns mycket positivt med datorspel, men samtidigt en hel del faktorer som ifrågasätts, både av spelare och av omvärlden. På något sätt bör vi ta ställning i denna fråga och för att vi ska kunna göra det måste vi lyfta upp den på dagordningen. Detta underlag har inspirerats av de larm om datorspelsberoende som fördes fram i media i början av augusti och fokuserar därför på detta område fram för datorspelsvåld, som diskuterades på förra mötet. Då vi inte riktigt hann färdigt då finns det även utrymme nu för att ta upp detta. Jag tycker att man kan jämföra datorspelsrädslan med vuxenvärldens rädsla för tidigare ungdomsfenomen; jazz, video osv. När någon sitter länge vid datorn anses det vara farligt i sig, till skillnad från ifall man skulle ägna samma mängd tid åt något annat intresse. Min åsikt är att det finns andra faktorer som avgör ifall man har ett problem. Aktörer inom området Det finns många aktörer på området och för att alla ska hänga med i diskussionen beskriver jag alla aktörer lite kort nedan. Mediarådet myndighet som tittar på bland annat datorspel. Har gjort undersökningar och tagit fram råd till föräldrar samt åldersmärkning. Ungdomsstyrelsen har tittat på datorspel som ett nytt fritidsintresse. Tidigare i år gav de ut boken New game som är en kunskapsöversikt om datorspel för att vuxenvärlden ska få bättre förståelse för datorspel. Folkhälsoinstitutet har gjort en mindre utredning om datorspelspåverkan. Ska/har frågat regeringen om att få göra en till som mer utförligt fokuserar på datorspelsberoende. Fairplay organisation som säger sig vilja belysa datorspels positiva och negativa effekter. Vanligtvis belyser de dock endast de negativa. Svenska datorspelsinstitutet (SDSI) Intresseorganisation för datorspelare Spelberoendes riksförbund arbetar med spelberoende. Hänvisar dock till Fairplay i fråga om datorspel MDTS - branschorganisation Spelplan - branschorganisation Enskilda aktörer det finns många tyckare på området, journalister, spelare, bloggare Vad kan/ska vi göra? Det finns en mängd saker vi kan göra inom området. Ta ställning för/emot datorspelsberoende I diskussionen om datorspel finns det olika ställningstagande vi kan göra. Det finns de som helt och hållet avvisar de åsikter som Fairplay och andra oroliga lyfter fram och säger att det är helt fel. Samtidigt finns det de som tycker att larmen är korrekta och att datorspel är ett stort problem i samhället. Sedan går det ju alltid att befinna sig någonstans på mitten mellan extremerna. Jag tror det är viktigt att vi erkänner att datorspelsberoende finns men att vi bör försöka balansera den diskussion som förs. Debatten i media nu senast kändes väldigt onyanserad och moralpanikartad. Då är det lätt för spelhobbyn att hamna i försvarsställning. Samtidigt finns det ju problem, men med denna polarisering blir det svårt att samarbeta och hitta en lösning. Forskning Det finns idag inte mycket forskning om datorspel men det är en hel del på gång. Bland annat planerar Folkhälsoinstitutet att undersöka datorspelsberoende närmare. Jag tycker att vi bör uppmuntra forskning och försöka hålla koll på vad som finns. Det är svårt att hinna läsa allt nytt som kommer, särskilt som personerna i styrelsen byts ut. Vi har inte heller resurser till att låta anställda vara helt insatta. Det går dock att hålla koll på vilket material som finns och vad det handlar om, så att vi vid behov kan sätta oss in i området när det av något skäl har blivit aktuellt. Information När vi tar fram information om datorspel tar vi på ett eller annat sätt ställning till vad som ska finnas med i informationen. Idag är presentationen neutral åt det positiva hållet. Eftersom vi representerar datorspel som ett socialt fritidsintresse känns det som en bra inriktning

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Det finns dock möjlighet att ta ett större ansvar när vi informerar om datorspel. Mediarådet och MDTS har tagit fram åldersmärkningar och råd till föräldrar. Dessa skulle vi kunna lyfta fram. Det finns dock skilda åsikter om ifall det är Sveroks sak att ta ställning för ifall dessa rekommendationer är bra. Dels är det ett sätt att hamna i en ansvarsposition, som om vi försvarar en del spel och fördömer andra. Det kan även uppfattas som överförmynderi mot våra medlemmar som kanske inte alls håller med om dessa rekommendationer. Arbeta med datorspelsberoende Det finns många sätt för oss att arbeta med datorspelsberoende och mängden arbete vi lägger ner bestäms dels av hur allvarligt vi ser på problemet samt hur mycket resurser vi anser att vi vill lägga ner på det. Nedan följer en lista på exempel: hålla seminarier om datorspelsberoende samla på forskning, ha kontakt med forskare skriva debattartiklar starta samarbete med tex Fairplay, Spelberoendes riksförbund, behandlingshem sprida information om datorspelsberoende, tex på hemsida och trycka material (Vad är spelberoende? Hur upptäcker man spelberoende? Vad kan man göra mot spelberoende?) Ta ställning för/emot datorspelsvåld På förra mötet diskuterade vi datorspelsvåld oc h hur vi bör ställa oss i frågan. Vi behöver inte ta ställning alls, men vi har även möjlighet både att ta avstånd från det eller försvara det.

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 7. Beslut: Distriktsstöd Väst Mötet beslutade att 1...avslå ärendet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Distriktsstöd Väst Reservation Styrelsens motivering

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Beslutsunderlag: Distriktsstöd Väst Av Kriss Andsten Med anledning av en tidigare och löpande diskussion i frågan om distriktsstöd vill jag härmed återigen och på ett lite mer formellt vis lyfta frågan om Sveroks Västs förfrågan om ett lån från förbundet. Situationen är som sådan att distriktet av ett antal olika anledningar har ont om likvida medel och har efterfrågat ett lån för att täcka upp sina löpande kostnader samt ha en viss verksamhet under året. Resonemanget kring frågan har kretsat kring tre saker: 1) Förbundet borde inte låna ut pengar till att täcka verksamhet, bara ett existensminimum så distriktet kan finnas kvar och invänta mer landstingsbidrag. 2) Intentionen att låna pengar frångår distriktets årsmötes vilja. 3) Det frångår de ekonomiska huvuddirektiven. Det är min mening och starka övertygelse att Sveroks distrikt och dess verksamhet är en extremt viktig del av förbundets totala verksamhet och kontaktyta mot sina föreningar. Att distriktets styrelse vill hålla verksamheten levande även under ett svårare år är något som ligger i både distriktets och förbundets intresse. Riks bör stötta distrikten och främja verksamheten - inte i praktiken döda av den, eller genom detaljstyrning inte vilja möjliggöra den, tills nästa verksamhetsår. Det finns knappast några strikt ekonomiska problem för förbundets del då vi under föregående år haft ett massivt budgetöverskott - ett ökat lån står inte i motsatsförhållande till annan verksamhet på riksplan. Skillnaden rör sig heller inte om så anmärkningsvärda summor att det skulle medföra ett markant ökat problem för distriktet att komma åter från den ekonomiska svackan - andra distrikt har historiskt sett lånat betydligt större summor, även till verksamhet, och kommit åter till en god ekonomi. Angående distriktets årsmötes intentions vara eller inte vara är det svårt att sia. Situationen var inte känd för årsmötet - hade den varit det hade man kanske kunnat utläsa vad det velat. Som det är nu kan man lika gärna argumentera för återhållsamhet som kontinuitet på bekostnad av nästa års likviditet. Om distriktets styrelse har skickat in en ansökan om ett lån kan vi utgå från att de är representativa för distriktets medlemmars vilja. Om så inte är fallet är det ett distriktsinternt problem att ta hand om - dessutom av den magnitud att det bör ske brådskande. Så verkar inte vara fallet. Förslaget frångår mycket riktigt de ekonomiska huvuddirektiven. Då dessa är ett levande dokument och det - i min mening, finns relevanta poänger med att frångå dem i det här fallet och eventuellt andra liknande framtida fall - så föreslår jag således även att dessa justeras. Jag föreslår därför att 1...Det tidigare beslutade lånet till Sverok Väst justeras med den summa som Väst specificerat såsom budgeterat för verksamhet. 2...De ekonomiska huvuddirektiven justeras så formuleringen Lån till distrikt skall endast beviljas då alla andra möjligheter är uttömda och när avsikten är att genomföra verksamhet som syftar till att landstingsbidrag skall erhållas i kaptel 6, 1, ändras till Lån till distrikt skall endast beviljas då alla andra möjligheter till finansiering är uttömda.

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Reservation Av Kriss Andsten Jag reserverar mig härmed mot beslutet om att inte bevilja den delen av Sveroks Västs låneansökan som rör löpande distriktsverksamhet. Reservationen bygger inte på att jag tycker beslutet är stadgevidrigt - man kan argumentera att det inte verkar för Sveroks syfte, men där börjar det bli akademiskt. Jag räknar inte heller med att styrelsen kan åtalas för det. Jag vill dock vara väldigt tydlig med att jag tycker beslutet är mycket, mycket olyckligt. En reservation är, på grund av ett antaget styrdokument om förbundsstyrelsens yttre enighet i omtvistade frågor, ett av de få medel som står till mitt förfogande att över huvud taget visa missnöje. Beslutet skadar föreningarna i Väst då verksamhet som varit kontinuerlig under flera års tid plötsligt riskerar upphöra. Beslutet skadar de aktiva inom Väst då det knappast kan vara speciellt motiverande att höra att verksamhet inte är prioriterad men landstingsbidragsansökan och ren existens är det. Beslutet skadar förbundet genom ett prejudicerande fall som i praktiken förmedlar en syn på distrikten som en viktig instans för att ta pengar från landsting till medlemsförening, men utan landstingsbidrag, en värdelös sådan. Jag är fullt medveten om att det jag beskriver ovan inte är intentionen bakom beslutet. Jag ser däremot att det praktiska resultatet är precis så krasst som det är beskrivet. Oavsett den bästa av intentioner måste den realpolitiska innebörden av ett beslut vägas in och det här har en innebörd som lämnar en fadd smak i min mun.

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Styrelsens motivering Distriktens verksamhet syftar till mycket mer än att söka landstingsbidrag, som ju egentligen endast är ett verktyg för att kunna ha verksamhet. Tyvärr har inte alla landstingsbidrag i tillräcklig omfattning för att kunna driva distriktet och i dessa fall går förbundet in och ger ett grundbidrag. Distrikten får sedan anpassa sin verksamhet efter sina tillgängliga resurser. Sverok Väst får tillräckligt med landstingsbidrag för att själva upprätthålla sin verksamhet och omfattas därför inte av den ekonomiska grundgarantin. I år möjliggör dock ekonomin endast en klart lägre nivå än vad distriktet har vant sig vid. För att distriktet ska kunna behålla sin lokal, betala sina skulder och hålla verksamheten flytande tills nästa landstingsbidrag utbetalas beviljar förbundet ett lån. Detta lån möjliggör mycket mer verksamhet i Sverok Väst än vad många andra distrikt har möjlighet till. Vi delar inte alls inställningen att detta förmedlar en syn där distrikten endast ska förmedla pengar till medlemsföreningarna och inte är värda något alls om så inte kan ske. Snarare är vi av uppfattningen att det är möjligt att ha distriktsverksamhet utan att ge direkta bidrag till föreningarna, som ju är den budgetpost hos Sverok Väst som har fått begränsat utrymme detta år när den ekonomiska situationen är ansträngd. Det lån som nu beviljas är inte en liten summa och tillsammans med den gamla skuld som Sverok Väst har sedan tidigare kommer den totala skulden till förbundet att bli ansenlig. Vi ser det som en fara för distriktet att ytterligare skuldsätta sig. För varje krona detta lån höjs tas en krona från nästa års verksamhet och Sverok Väst har inte kunnat lämna några uppskattningar om hur stort landstingsbidraget kommer att bli nästa år. Målsättningen är att lånet ska återbetalas nästa år, men det riskerar att bli tufft. Som alla långivare har vi ett ansvar mot att alla parter att återbetalningsförmågan är rimlig. Det senaste åren har vi sett distriktens skulder till förbundet öka och de räknas som så osäkra fordringar att revisorn har sagt att de inte längre får räknas som tillgångar i förbundet. Det är en mycket oroväckande utveckling. Vi har ett ansvar både för förbundet och distrikten och bör överväga ordentligt innan vi bidrar till att ett distrikt skuldsätter sig mer än nödvändigt, även om det är för ett gott syfte.

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) 8. Beslut: Förstärkning av kansliet Mötet beslutade att 1... personalansvarig förhandlar och informerar anställda och arbetstagarorganisationer om en önskad förändring där arbetsförhållanden och tjänstefördelningen ändras så att arbetsplatsen lättare kan hantera den nuvarande arbetssituationen 2. kansliet utökas med upp till 20 arbetsveckor, kanslichef och personalansvarig utför 3. personalansvarig arvoderas för upp till 3 veckor, förbundsordföranden arbetsleder 4. kansliet tillförs distriktsstöd som en arbetsuppgift och att uppdraget specificeras på nästa styrelsemöte Handlingar i ärendet Beslut: Förstärkning av kansliet

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Beslut: Förstärkning av kansliet Av Dan Sivnert Förbundsstyrelsen har under en längre tid haft diskussioner om kansliets nuvarande situation och också identifierat förbättringsområden. Styrelsen är överens om en del förändringar och det är min intention att mer aktivt börja agera för att få förändringar tillstånd. Idag består personalstyrkan i huvudsak av tillsvidareanställda med klart specificerade arbetsuppgifter. Detta innebär att vi har liten flexibilitet för arbetstoppar och perioder med mindre arbetsbelastning. De senaste åren har det blivit vanligare av inhyrd och tidsbegränsade visstidsanställningar och med tanke på införandet av databasen och den ständigt osäkra finansieringen kan det vara en rimlig utveckling att vi inte helt låser upp oss på tillsvidareanställningar. Denna utveckling har försvårats av arbetsbelastning och outvecklad praxis. För närvarande finns det ekonomiskt utrymme för 6 månaders ytterligare anställning i år. Vi skulle exempelvis kunna anlita två visstidsanställda á 3 månader om vi anser det nödvändigt. Det finns naturligtvis inget självändamål att anställa personer för att göra åt ett budgetutrymme, men det är min åsikt att en temporär utökning av personalen kan underlätta förändringsarbetet på kansliet i allmänhet och kanslichefens roll i synnerhet. Den stora frågan är om det finns utrymme för ytterligare anställningar och jag har sammanställt några arbetsuppgifter som vi skulle kunna anse nödvändiga att utföra i det bifogade dokumentet aktuella arbetsuppgifter. En arbetsuppgift som ännu inte implementerats på kansliet är det distriktsstöd som riksmötet beslutat om. Kansliet har precis avslutat en omfattande arbetsuppgift i och med bidragsansökan till ungdomsstyrelsen och jag gör bedömningen att det nu är lämpligt introducera den arbetsuppgiften på kansliet. Efter samtal med distriktsansvarig har vi konstaterat att vi bör upprätta en lista över de tjänster som vi ska erbjuda distrikten i ett förstaskede och sen informera om detta. Det skadar inte om kansliet är med i första skedet av arbetet och att vi involverar kanslichefen i listupprättandet. Jag yrkar att 1... personalansvarig förhandlar och informerar anställda och arbetstagarorganisationer om en önskad förändring där arbetsförhållanden och tjänstefördelningen ändras så att arbetsplatsen lättare kan hantera den nuvarande arbetssituationen 2. kansliet utökas med upp till 20 arbetsveckor, kanslichef och personalansvarig utför 3. personalansvarig arvoderas för upp till 3 veckor, förbundsordföranden arbetsleder 4. kansliet tillförs distriktsstöd som en arbetsuppgift och att uppdraget specificeras på nästa styrelsemöte

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (60) Bilaga: Aktuella och möjliga arbetsuppgifter Medlemsundersökningen:. Det återstår fortfarande mycket jobb för att få in önskat underlag så att medlemsundersökningen kan avslutas. Det går dessutom att utöka denna om vi skulle få överskott på arbetstid om andra uppgifter tar slut. Arbetstid: två till tre arbetsveckor Förbundsdatabasen: att testa databasen i takt med utvecklingen, att utbilda kansliet och att ta fram specifikationer för vidareutveckling med mera är ett mycket viktigt område som tyvärr inte haft de resurser från kansliets sida som behövts under de senaste månaderna (möjligen ända sedan projektet inleddes). Under hösten kommer det vara mer jobb än vad som lagts ner under de senaste 3-4 månaderna. Här kan det behöva resursförstärkningar. Arbetstid: Okänt Ringa alla föreningar för att informera om 2006 och ge praktisk hjälp enligt "Rädda Med de bidragsnivåer som gällde till i år så var varje ny medlem i åldern 7-25 år på "sämsta regressionsnivån" värd nästan 94 kr. En verksam förening var värd 6167 kr. (De första var värda 117 kr respektive 7709 kr och i genomsnitt 104 kr respektive 7303 kr). Arbetstid: 15 arbetsveckor (Att nå alla föreningar) Förarbete innan det går att börja med ovanstående, planering samt framtagning av nödvändigt material. Ska vi satsa på detta bör det vara välförberett. Tillkommer arbetstid i form av utbildning av den som ska utföra jobbet. Arbetstid: minst en arbetsvecka (beroende på hur bra vi vill förbereda oss) Utveckla en rutin för polisanmälan av fuskande föreningar och testa den genom att polisanmäla UNF 89 Sigill. Arbetstid: ett par dagar. Designa medlemskort för 2006, trycka och skicka ut dessa. Det ska absolut skickas tillsammans med något annat, till exempel nya årsmötesrapporter som också behöver designas och tryckas. Arbetstid: ett par dagar (inkl. design) Specificera och utveckla system för att hålla årsmöte på internet för små och stora föreningar. Behövs lite olika varianter för att funka ordentligt. Arbetstid: Okänt Specificera och utveckla ett system för att hålla i riksmötesvalet enligt de nya stadgarna. Detta är ett kansliuppdrag, men antagligen inget för tillfällig extrapersonal. Arbetstid: Okänt Specificera att system som upptäcker dubblettföreningar i Filemaker. Det kan vara dels likhet i medlemskår och dels likhet i styrelse. Antagligen en arbetsuppgift för Chrisp. Arbetstid: Okänt (Kontinuerlig arbetsuppgift) Inventera, städa och bygga upp lagret i källaren på ett praktiskt användbart sätt. Det behövs en rutin för att lagret ska funka på ett bra sätt. Arbetstid: en arbetsvecka Bygga färdigt nätverket till tryckeriet och sätta upp den eller de arbetsplatser som vi planerat där. Det ska sättas upp hyllor också. Arbetstid: en arbetsvecka De gamla datorerna behöver ses över och ominstalleras med windows och programvara av lämplig personal. Arbetstid: en till två dagar Kontohanteringen. Se till att föreningar som inte har konton får det. Det kan innebära förhandlingar med någon eller några banker. Det kan även innebära att vi handhjälper föreningar som har svårt att få konton och dokumenterar hur man gör så att andra kan göra samma sak senare. Arbetstid: Okänt Uveckla ett material för internetbaserade föreningar så att de kan få stöd i sin linda istället för att de gör fel i onödan (främst med medlemsrekryteringen och demokratin). Texter bör finnas tillgängliga på hemsidan. Arbetstid: en till två arbetsveckor Utveckla klart stöd för årsmöte. Ska det bli en trycksak behövs en gedigen insats för att formulera bra och pedagogiska texter. Arbetstid: en till två arbetsmånader Tidsrapportering. Som en del av en omorganisering kan det vara lämpligt att införa den länge önskade tidsrapporteringen. Inköp av lämpligt tidsrapporteringssystem och användande av densamma. Arbetstid: några dagar