Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Detta möte: Föregående möte: vid protokollet, justeras, Christer Pettersson mötessekreterare Ola Ekegren justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Dagordning 1. Formalia Diskussionsunderlag: Verkställande kapacitet Diskussionsunderlag: Arvodering av förbundsordförande Diskussionunderlag: Försäkringar till våra medlemmar Diskussionsunderlag: Diskussionsunderlag: Projektstyrningssystem för Sverok Beslut: LSU:s verksamhetsutskott Beslut: Medlemskap i Folkspel Beslut: Direktiv för föreningar i Sverok Beslut: Utökade medel till förbundstidningen Beslut: Uppmuntran inför riksmötesvalet Beslut: Förbundsdatabasutveckling Beslut: Bidragsnivåer för Beslut: Protokollsnumrering Beslut: Inköp av VoIP-tjänst Beslut: Förstärkning av kansliet för arbete med databas Beslut: Projektanställning Beslut: Verksamhetsutvecklare Beslut: Verksamhetsutvecklingsbidrag till SEC Rapport: Ekonomi Rapport: Internationella arbetsgruppen Rapport: Sveroks internationella arbetsgrupp Rapport: Sveroks internationella arbetsgrupps besök på Hyperions årsmöte Rapport: Sveroks internationella arbetsgrupps besök i Estland Rapport: Sveroks internationella arbetsgrupp Rapport: Rättvisegruppen Rapport: Personal Rapport: Förbundskansliet Rapport: Hemsidesgruppen Rapport: Drift Rapport: Föreningsstöd Rapport: Sverok@Dreamhack, slutrapport Rapport: Distriktsstöd Rapport: Förbundsordförande Mötet har lagt bilagda rapporter till handlingarna.

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. Handlingar i ärendet Röstlängd. Mötesfunktionärer. Adjungeringar. Dagordning (sidan 2).

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Dan Sivnert David Gustavsson Daniel Ahlberg Kriss Andsten Ola Ekegren Petra Malmgren Tobias Lehto Frånvarande Anna Westerling Mikael Leisjö

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Mötesfunktionärer Mötesordförande Kriss Andsten Tobias Lehto Mötessekreterare Christer Pettersson Justerare Ola Ekegren

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, funktionär Mattias Bjärnemalm, funktionär Aimée Kreuger, gäst Henrik Sannesson, gäst Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 2. Diskussionsunderlag: Verkställande kapacitet Av Dan Sivnert och David Gustavsson Idag delas förbundsarbetet mellan främst förbundskansliet och förbundsstyrelsen men även andra huvudsakligen ideella resurser såsom arbetsgrupper och enskilda engagerade. Ytterst ansvarig för förbundsarbetet är förbundsstyrelsen som i sig självt har begränsade resurser då det mesta arbetet utförs på ideell basis. Vissa centrala funktioner som ekonomi och administration delegeras till förbundskansliet. Utöver det traditionella styrelsearbetet kvarstår således flera arbetsuppgifter som av tradition förväntas utföras av enskilda ledamöter eller av vår redan, av arbetsuppgifter, överbelastade förbundsordförande. Detta skapar en tydlig svaghet i vår organisation då en särskild fråga, uppgifts eller projekts öde ofta avgörs helt avhängigt huruvida någon av de ideella i förbundsstyrelsen har tid och/eller motivation att ta tag i uppgiften. I de fall uppgiften inte kan utföras på ideell basis har vi liten erfarenhet av olika alternativ och det finns ingen traditionell lösning. Det finns ingen praxis eller återkommande strategi utan ibland används arbetsgrupper, ibland enskilda personer eller förbundskansliet. Ofta blir konsekvensen att inget blir gjort alls. Förbundsstyrelsen har redan konstaterat att tydligare rollfördelning är en del av lösningen och återgärder har vidtagits, främst genom att klargöra förbundskansliets roll och funktion i förbundet. Men det finns arbetsuppgifter som inte är av administrativ karaktär men som samtidigt är viktiga och saknar självklar utförare. Förbundsstyrelsens kanske främsta utmaning för närvarande är att tillskaffa oss det som i förbundsstyrelsen omnämnts som verkställande kapacitet. Verkställande kapacitet syftar främst till att genomgående under hela verksamhetsåret ha en flexibel resurs tillhanda som kan lösa de problem och uppgifter som annars skulle hamna mellan stolar eller bli nedprioriterad. En lösning som fjolåret hoppades på var att involvera fler ideella i förbundsarbetet genom arbetsgrupper. Dock är detta en lösning som periodvis är något oberäknelig och kräver en hel del praktiska insatser från förbundsstyrelsen. Förhoppningsvis kan förbundsstyrelsen hitta lämpliga åtgärder som både lyckas lösa behovet av den verkställande kapaciteten men samtidigt inte göra för stora organisatoriska eller kulturella ingrepp. I det här diskussionsunderlaget lägger vi fram en tanke om två åtgärder som i varandras samverkan syftar till att komma tillrätta med bristen på verkställande kapacitet samt ytterligare klarlägga rollfördelningen inom förbundet. Förbundssekreterare I förbundsstyrelsen händer det ofta att förbundsordföranden ges i uppgift eller känner sig nödgad att lösa problem och uppgifter som inte traditionellt hör till ordföranderollen i andra organisationer. Det behöver inte vara ett problem men även förbundsordföranden har begränsat med tid och energi och denna resurs räcker inte alltid till. Ibland tar ledamöter på sig uppgifter istället men detta är i längden en ohållbar lösning. En lösning på detta är att utöka förbundsstyrelsens resurser med en ytterliggare arvodering i form av en förbundssekreterare. Om förbundsordförandens roll är att vara representant för förbundet gentemot allmänheten såväl som inåt mot föreningarna så kan förbundssekreteraren ha fokus på en mer praktiskt verkställande roll. Förbundssekreteraren skulle kunna vara ett nödvändigt stöd mot förbundsstyrelsen samt arbetsgrupper och vara problemlösaren som kan vara på plats i projekt och aktuella frågor samt inte minst följa upp alla tagna beslut mellan styrelsemötena. Värdet ligger inte bara i att förbundsstyrelsen genom denna funktion skulle kunna uträtta mer och vara närvarande i större utsträckning. Det skulle dessutom bli ett betydligt förbättrat arbetsklimat för förbundsordföranden som skulle få en möjlighet att arbeta mot en person i förbundet som tidsmässigt är tillgänglig i samma utsträckning. I denna idé handlar det alltså om en ny post i förbundsstyrelsen och det rör sig om en heltidsarvodering där valberedningen föreslår person och Riksmötet tillsätter. Som alternativ till denna lösning är att anställa en person för motsvarande funktion. Nackdelar med detta är att det troligtvis skulle bli dyrare då det skulle handla om marknadsmässig lön. Genom att arvodera en eldsjäl så blir det naturligt en periodisk förnyelse på posten, Riksmötet får direktinflytande och risken minskar för såkallat tjänstemannastyre. Utskott och utskottsordföranden Arbetsgrupper har en ganska avskild roll i förbundet och förutsättningarna grupperna emellan vad gäller resurser, tillskott av nya engagerade och kontakt gentemot förbundsstyrelse varierar ordentligt. Vissa viktiga funktioner ligger idag på arbetsgrupper snarare än förbundsstyrelse och i andra fall finns en intention att än ytterligare involvera arbetsgrupper i förbundsarbetet. Förbundsstyrelsen har med rådande förutsättningar små möjligheter att engagera sig i arbetsgrupperna och tillföra den ledning som ofta krävs för att arbetet skall få fokus och mening för de inblandade. Ett sätt att tydligare förknippa en uppgift med en arbetsgrupp och samtidigt stärka de demokratiska incitamenten från Riksmötet är att uppgradera några av de etablerade arbetsgrupperna som finns till utskott.

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Utskott är en reell avknoppning av ett verksamhetsområde. Från att ha legat på förbundsstyrelsen bord till att ligga på den nya organisatoriska delen, utskottet. Utskottet har en tydligt avgränsad roll och funktion och har eget budgetansvar. Fördelarna med detta är främst att förbundsstyrelsen avlastas men samtidigt är det en maktdecentralisering. Om utskotten behåller arbetsgruppernas öppenhet möjliggör det för medlemmar att direkt ta del i verksamheten. Samtidigt ökar möjligheterna att snabbt få rätt person på rätt plats då det inte längre blir nödvändigt för engagerade att ta omvägen via en styrelsepost för att få inflytande och delaktighet inom det område man intresserar sig för. Även om försök har gjorts att strukturera upp arbetsgrupperna bättre, så ligger idag det slutliga ansvaret för allt arbete som genomförs hos förbundsstyrelsen och det är också i förbundsstyrelsens verksamhetsberättelse som resultaten redogörs för. I utskottet blir roll- och ansvarsfördelningen mycket tydlig och engagemanget får större personlig mening då man själv är tillsatt av Riksmötet och inte svarar mot en styrelse. I vår tanke sköts den politiska och formella styrningen genom tillsättande av en utskottsordförande på Riksmötet samt fastställandet av en agenda för året. Arbetsgrupperna i sin nuvarande form fortsätter att finnas kvar, men kring områden av en mer tillfällig karaktär.

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 3. Diskussionsunderlag: Arvodering av förbundsordförande 2007 Av Andreas Brodin, sammankallande valberedare Valberedningen önskar ett preliminärt besked kring hur förbundsstyrelsen ställer sig till en arvodering av förbundsordförande under 2007/2008 för att bättre veta förutsättningarna för eventuell kandidatur. De gångna åren har Sverok valt att arvodera sin förbundsordförande på heltid. Lönen har varierat och så till viss del även arbetsuppgifterna men inställningen har varit tämligen konsekvent under de senaste åren, även om Sverok historiskt arbetat många år utan en arvodering för posten. För att lättare kunna veta hur vi i valberedningen ska rekrytera den bästa ordförandekandidaten och för att denne ska ha realistiska förväntningar önskar vi i valberedningen att sittande förbundsstyrelsen uttalar sig kring hur man planerar att disponera budgeten för 2007 i sitt förslag till Riksmötet. Vi i valberedningen vill ha en indikation på om man tänker föreslå anslag för en fortsatt arvodering eller om man tänker förändra situationen för förbundsordföranden drastiskt på något annat sätt. Det är i hög grad relevant för vårt arbete eftersom olika kandidater har olika förutsättningar och har gett olika signaler kring hur de ser på olika frågor i samband med arvodering. Valberedningen är självklart medvetna om att sittande förbundsstyrelse inte kan binda kommande styrelsen med ett beslut och att det är Riksmötet som tar slutgiltig ställningen till budgeten men vi tror att sittande styrelse kommer att vara vägledande för nästa styrelse och att det är det närmaste vi kommer ett besked att ge våra presumtiva kandidater till posten. Valberedningen önskar gärna närvara med en representant under debatten alternativt få ett skriftligt svar på sin fråga och att detta svar är förankrat i hela styrelsen med tydlig markering för eventuella individuella avvikelser (ej namngivna) från majoriteten. Lund Andreas Brodin

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 4. Diskussionunderlag: Försäkringar till våra medlemmar Av Petra Malmgren Under hösten har olika försäkringsalternativ för våra medlemmar undersökt. Merparten av arbetet har genomförts av David Karlsson, men även jag och Kriss Andsten har varit inblandade. Vi deltog på ett möte med Folksam, men i övrigt är det David som har haft kontakt med försäkringsbolagen och tagit fram underlagen. Det vi har efterfrågat är försäkring för den enskilde medlemmen som deltar på föreningars och förbundets aktiviteter samt någon sorts standardförsäkring som föreningar kan teckna i samband med till exempel ett konvent, ett lajv eller LAN. Just försäkringar för föreningar vid arrangemang har visat sig vara svårt att ordna och då vore det bra ifall förbundet kan rekommendera ett försäkringsbolag som är insatt i situationen och har standardförsäkringar för sådana fall. Erbjudande från Folksam Kollektiv olycksfallsförsäkring Folksam har gett oss erbjudande om olycksfallsförsäkring för medlemmar och premien för det skulle i så fall vara kronor (baserat på fysiska medlemmar och 4 kr/medlem och år). Olycksfallsförsäkringen innehåller: - Akutersättning, 6 procent av ett basbelopp per år i högst 5 år - Merkostnader, Högst 3 basbelopp - Tandskadekostnader, Nödvändiga kostnader - Medicinsk invaliditet, 10 prisbasbelopp - Dödsfall, 1 prisbasbelopp Denna försäkring gäller alltså alla medlemmar under Sverok-aktivitet samt på väg till och från Sverok-aktivitet. Medlem som råkar ut för olycka kan då kontakta Folksam, hänvisa till Sverok-försäkringen och få ersättning enligt detta. Ytterligare försäkring Folksam erbjuder även anslutna föreningar/distrikt/förbund ett paket om: - Ansvarsförsäkring, - Rättsskyddsförsäkring, - Förmögenhetsbrottsförsäkring, - Extrakostnadsförsäkring, Premien för detta är kronor. Denna försäkring känns dock inte särskilt intressant då få av våra föreningar och distrikt skulle ha råd med den. Förbundet är redan försäkrat hos Östgöta brandstodsbolag (Länsförsäkringar). Ingår den i resten är det dock möjligt att informera om den, även om få skulle nappa på erbjudandet. Egendomsförsäkring Det våra föreningar/arrangörer efterfrågar verkar gå under namnet egendomsförsäkring även då det gäller annans egendom som man hyr eller på annat sätt har tillgång till. Här har Folksam inget erbjudande utan säger att då det ser så olika ut måste det bli lösningar mellan föreningarna och försäkringsbolagen. Diskussion Är det intressant att teckna en kollektiv olycksfallsförsäkring för våra medlemmar? Olycksfallsförsäkring ingår i den hemförsäkring de flesta personer har. Dock kan man anta att vår medlemskår i högre grad än resten av befolkningen saknar hemförsäkring då många unga vuxna av olika skäl inte skaffar en hemförsäkring när de flyttar hemifrån. Hur gå vidare? Om styrelsen tycker olycksfallsförsäkring är en bra idé ska en motion till riksmötet skrivas och kostnaden tas med i budgetarbetet för 2007.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Ytterligare en fråga att ställa sig är ifall vi är nöjda med Folksams erbjudande eller om vi vill ta in offerter från fler försäkringsbolag. Kontakt har redan tagits med Trygg-Hansa som dock inte har lämnat något kostnadsförslag samt med Länsförsäkringar som inte är intresserade, då de inte kan teckna avtal nationellt på detta sätt.

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 5. Diskussionsunderlag: Av Dan Sivnert På riksmötet antogs en motion om föreningscommunity. Det framkom dock viss kritik kring tanken och vid budgetpunkten begränsades motionen ytterligare då utrymmet minskades. Som en av utformarna av förslaget har jag tagit till mig av kritiken och i den här diskussionen vill jag presentera en annan idé som är en kompromiss med den ursprungliga tanken men där det tagit hänsyn till den framförda kritiken. En av idéerna bakom motionen var att våra föreningar ska kunna få en möjlighet att visa upp sig gentemot presumtiva medlemmar, samarbetspartners samt allmänhet. Detta är en funktion som jag fortfarande tycker har stor relevans. Många föreningar har ett behov av synliggörning och även förbundet skulle gagnas av att fler föreningar blev synliga. Många föreningar har varken kompetens, ork eller möjlighet att ens lägga upp en bra presentation på webben. Förbundet har också svårighet i att hänvisa intresserade till rätt förening, det krävs ofta att den kontaktade har personliga känningar till en förening eller att det krävs en hel del arbete. Min idé går ut på att vi bygger en websida där våra föreningar ges verktyg och utrymme att göra sig en presentation av sin förening. Samtidigt ska sidan utrustas med funktioner där utomstående kan söka efter intressanta föreningar. På detta sätt slår vi två flugor i samma smäll. Föreningarna får ett gratis verktyg att använda efter eget behov och förbundet får ett utrymme att hänvisa till. Rubriken är ett förslag på lämplig webadress men vi skulle säkert kunna komma på fler. Naturligtvis tycker jag att sidan ska nås från men jag tror att det skulle vara effektivt med en till synes extern sida som är lätt att minnas och bra att hänvisa till som den ovan föreslagna.

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 6. Diskussionsunderlag: Projektstyrningssystem för Sverok Av Tobias Lehto Jag har möjligheten att under våren som examensarbete skriva ett projektstyrningssystem för Sverok. Tanken är att det skall skräddarsys för just den typ av organisation som Sverok är. Personligen skulle jag vilja ha Christer Pettersson som handledare, men om förbundsstyrelsen eller Kanslichefen tycker annorlunda så vill jag gärna veta detta. De kostnader som kan förekomma är inköp av enstaka litteratur och några resor. Frågorna jag vill ställa med detta diskussionsunderlag är följande Skall jag över huvud taget göra detta? Vem skall i sådana fall handleda? Finns det ekonomiska möjligheter att genomföra detta?

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 7. Beslut: LSU:s verksamhetsutskott Mötet beslutade att 1...Sverok nominerar Kriss Andsten till verksamhetsutskottet Politik och Påverkan. 2...Sverok nominerar Petra Malmgren till verksamhetsutskottet Organisationsutveckling och ledarskap. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: LSU:s verksamhetsutskott

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: LSU:s verksamhetsutskott Av Petra Malmgren Förra året införde LSU två verksamhetsutskott. Det ena arbetar med organisationsutveckling och ledarskap och Mikael Leisjö var med där. Det andra arbetar med politik och påverkan. Jag var med där. Nu är det dags att sätta samman utskotten för 2007 och sista inlämningsdag för nomineringar är den 12 januari. Yrkande Att.Sverok nominerar Kriss Andsten till verksamhetsutskottet Politik och Påverkan. Att..Sverok nominerar Petra Malmgren till verksamhetsutskottet Organisationsutveckling och ledarskap.

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 8. Beslut: Medlemskap i Folkspel Mötet beslutade att 1...Sverok avslutar medlemskapet i Folkspel. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Medlemskap i Folkspel

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Medlemskap i Folkspel Av Petra Malmgren Sedan många år tillbaka är Sverok medlem i organisationen Folkspel. I och m ed detta medlemskap har våra föreningar möjlighet att sälja Bingolotter och Sverigelotten. Intresset för detta har varit lågt, inte ens under Bingolottos glansdagar var intresset märkbart. Jag föreslår att vi avslutar vårt medlemskap i Folkspel, då vi varken har tid eller intresse för att engagera oss i denna organisation. Yrkande Att.Sverok avslutar medlemskapet i Folkspel

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 9. Beslut: Direktiv för föreningar i Sverok Mötet beslutade att 1...anta Direktiv för föreningar i Sverok. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Direktiv för föreningar i Sverok Bilaga: Direktiv för föreningar i Sverok

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Direktiv för Sveroks föreningar Av Christer Chrisp Pettersson, kanslichef Bakgrund Sverok har i grunden bra direktiv för föreningarna, men några saker behöver rättas och en del behöver anpassas till Direktiven är dock lite gammalmodiga och bygger på den vanliga föreningsstrukturen som i flera fall är hårdare än Ungdomsstyrelsens krav på vad som kan räknas som föreningar. Vi har även gjort vissa tolkningar för att säkerställa att bidragen inte överutnyttjas så att legitimiteten skulle kunna skadas. Denna säkerhet har dock priset att det blivit avsevärt svårare att vara med i Sverok nuförtiden i jämförelse med för bara några år sedan. Det vore bra om denna balansgång ses över regelbundet så att vi inte fastnar i gamla system bara för att det ser bra ut samtidigt som vi missar intresserade spelare. Detta är dock ett större arbete än bara direktivstexter, utan det handlar även om informationsmaterial, blanketter, hemsidetexter och inte minst begära tolkningar från Ungdomsstyrelsen och utöva påverkansarbete på dem så att de förstår konsekvenserna av deras regler och tolkningar som då kan leda till förbättringar och förenklingar. Därför föreslår jag att vi tills vidare antar de gamla direktiven med små ändringar och lämnar till föreningsansvarig att inleda det långsiktiga arbetet. Detta innebär att de nya blanketterna och reglerna kommer att likna de gamla och endast innehålla små ändringar. Det betyder att de kan läggas upp på hemsidan och skickas ut till föreningarna tämligen omgående. Jag föreslår förbundsstyrelsen att 1...anta Direktiv för föreningar i Sverok enligt bilaga.

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Bilaga: Direktiv för föreningar i Sverok Allmänna direktiv Intygade underlag Där förbundet i direktiven kräver det, ska underlag som skickas in till förbundet vara underskrivna av två personer i föreningen. Detta gör personen med sin personliga namnteckning, ett namnförtydligande, sitt telefonnummer och sitt personnummer. Personerna ska sitta i föreningens styrelse eller vara revisor för föreningen. Vart ska underlagen skickas? Format? Alla underlag ska skriftligt skickas till förbundet, endera per e-post till info@sverok.se, per fax till eller per post till Sverok, Klostergatan 5A, Linköping. Undantag från direktiven En förening kan hos förbundsstyrelsen skriftligt ansöka om dispens från ett direktiv. Föreningsdirektiven Föreningen ska ha stadgar För att en förening ska kunna vara med i Sverok måste den ha regler, stadgar, som fungerar i förhållande till förbundets stadgar, det vill säga de ska inte motsäga varandra. Ideell förening Endast ideella föreningar kan vara med i Sverok. Att föreningen är ideell ska framgå i föreningens stadgar. Öppen förening För att en förening ska få vara med i Sverok måste den vara öppen för alla som vill bli medlemmar. Demokratisk förening För att en förening ska få vara med i Sverok måste den vara demokratisk. Syfte För att en förening ska få vara med i Sverok måste den ha ett syfte som medverkar till att uppfylla förbundets syfte. En förening får inte ha något syfte som motverkar förbundets syfte. Säte Alla föreningar i Sverok ska ha sitt säte beskrivet i föreningens stadgar. Säte måste vara i Sverige. Religiöst och politiskt oberoende För att kunna vara med i Sverok måste en förening vara obunden, självständig och självbeslutande i förhållande till politiska ideologier samt religiösa åskådningar. Årsmöte eller motsvarande Föreningen måste hålla årsmöte, eller motsvarande, varje år. För att föreningen ska vara bidragsberättigad ett visst år ska årsmöte eller motsvarande ha genomförts det året. Föreningen måste intyga att mötet eller motsvarande var beslutsmässigt (behörigt). Föreningen måste rapportera eventuella stadgeändringar som beslutades. Styrelse En förening måste ha en styrelse som består av minst tre personer. Föreningen måste rapportera sin aktuella styrelse till Sverok. Styrelsen ska väljas årligen av medlemmarna på ett beslutsmässigt årsmöte eller motsvarande. Medlemmar För att kunna vara en Sverok-förening ska föreningen varje år ha minst fem medlemmar. För att räknas som medlem ett visst år ska en person någon gång för det året gå med i föreningen eller förlänga sitt medlemskap, endera genom en skriftlig anmälan till föreningen eller genom att betala föreningens medlemsavgift, om

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) föreningen har någon. Det går att göra detta som tidigast den 1 juli året före och som senast den 31 december under året. Det går inte att göra detta för två år samtidigt. Föreningen måste dokumentera vilket datum medlemmen gick med eller förlängde sitt medlemskap (kallas datum för ställningstagande nedan) och spara ett skriftligt eller elektroniskt bevis på medlemskapet för att kunna visa upp det vid kontroll. För medlemmar under 2006: Föreningen ska för varje medlem registrera namn, adress, postnummer, ort, telefonnummer, födelseår, kön och datum för ställningstagandet på en medlemslista. Medlemslistan ska vara tillgänglig för Sverok. För medlemmar under 2007 och senare: Föreningen ska för varje medlem registrera namn, adress, postnummer, ort, telefonnummer, personnummer, kön och datum för ställningstagandet på en medlemslista. För den som inte har svenskt personnummer eller inte är folkbokförd i Sverige räcker födelseår och datum. Medlemslistan ska vara tillgänglig för Sverok. En styrelse ska på goda grunder kunna avstänga en medlem från föreningens verksamhet. Uteslutning av medlem kan endast ske på möte dit alla medlemmar är kallade och där alla medlemmar, även den uteslutningshotade medlemmen, har rösträtt. Föreningens revisor Föreningen ska ha minst en revisor. Revisorn ska vara vald av föreningens medlemmar på ett beslutsmässigt årsmöte eller motsvarande. Förbundet ska ha fungerande kontaktuppgifter till föreningens revisor. Föreningen ska ha en kontaktadress Förbundet ska ha fungerande kontaktuppgifter till föreningen. Registreringsår för nya föreningar För att en förening ska bli registrerad på ett visst år ska en ansökan med tillräckliga uppgifter ha skickats till förbundet innan årsskiftet det året. Ansökningar som skickats efter årsskiftet registreras på det nya året. Ansökan som inkommit efter första vardagen efter trettondagen registreras på det nya året även om den skickats före årsskiftet. Oberoende styrelse För att vara med i Sverok får en förenings styrelse inte vara för lik styrelsen i en annan förening. Oberoende medlemskår För att vara med i Sverok får en förenings medlemskår inte vara lik medlemskåren i en annan förening. Oberoende av företag För att vara med i Sverok får en förening inte ha en förtroendevald som samtidigt företräder ett företag som föreningen har betydande affärer med. Förbundstillhörighet För att vara med i Sverok får inte föreningens verksamhet eller medlem ligga till grund för statsbidragsansökning till Ungdomsstyrelsen för något annat riksförbund än Sverok eller få verksamhetsbidrag från Riksidrottsförbundet. Bidragsdirektiven För att en förening ska kunna få bidrag utbetalda från Sverok måste den både uppfylla alla föreningsdirektiv och uppfylla alla bidragsdirektiv. Ansökningsperiod Ansökningsperioden för uppgifter som gällde ett särskilt bidragsår är den 1 april under bidragsåret till den 30 juni året efter bidragsåret. Uppgifter för bidragsåret som når förbundet under perioden 1 juli 31 augusti året efter bidragsåret behandlas endast i mån av tid. Uppgifter som når förbundet senare behandlas inte alls. Medlemsbidrag För att vara bidragsberättigad för medlemsbidraget ett visst år måste en förening redovisa minst fem medlemmar. Föreningen får bidrag för medlemmarna som den 31 december är i åldern 7-25 år. Medlemmen ska fortfarande vara medlem den 31 december under året. Det går att få medlemsbidrag för svenska medborgare som bor i Sverige eller utomlands och för utländska medborgare som bor i Sverige.

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Verksamhetsbidrag För att vara bidragsberättigad för ett visst år måste en förening redovisa vilken verksamhet den genomfört under det året. Föreningen kan redovisa all verksamhet eller delar av sin verksamhet. För att vara bidragsberättigad för verksamhetsbidraget ett visst år måste en förening redovisa minst fem medlemmar som ger medlemsbidrag enligt ovan.

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 10. Beslut: Utökade medel till förbundstidningen Mötet beslutade att 1...medel om kr exklusive moms per nummer tillförs ersättningen för produktionen av förbundstidningen. 2...dessa tillförda medel öronmärks för ersättning av skribenter genom ett tilläggsavtal för resterande avtalsperiod. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Utökade medel till förbundstidningen

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Utökade medel till förbundstidningen Av David Gustavsson Halvvägs in i avtalsperioden med Sannesson kan konstateras att den producerade tidningen håller en mycket hög kvalité och att samarbetet med redaktionen går problemfritt. I och med det nya budgetåret vill jag utöka medlen för de tre sista numren (nr 52, 53 och 54) på nuvarande avtalet i särskilt syfte att snarast möjliggöra skribentarvoden. Jag föreslår att 1...medel om kr exklusive moms per nummer tillförs ersättningen för produktionen av förbundstidningen. 2...dessa tillförda medel öronmärks för ersättning av skribenter genom ett tilläggsavtal för resterande avtalsperiod.

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 11. Beslut: Uppmuntran inför riksmötesvalet Mötet beslutade att 1...de föreningar som röstar i riksmötesvalet inför riksmötet 2007 ska få ett extra bidrag på 400 kronor. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Uppmuntran inför riksmötesvalet

26 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Uppmuntran inför riksmötesvalet Av Petra Malmgren Tidigare år, men inte varje år, har förbundet haft någon form av present eller lotteri till de föreningar som deltar i riksmötesvalet. Det har bland annat varit utlottning av DVD-filmer och konventsresor, spel till alla som deltar, lite allt möjligt helt enkelt. Tanken med detta är att uppmuntra föreningarna att rösta i riksmötesvalet. På så sätt höjs valdeltagandet och fler inom förbundet är delaktiga i den demokratiska processen. En del kritiska röster har höjts genom åren då presenten/lotterivinsten kan tolkas som en muta och att föreningarnas inte deltar i valet baserat på ett intresse för förbundet utan endast för belöningens skull. Jag tror ändå att belöningen har en reell vinst. Visst röstar många av föreningarna blankt, men jag tror också att en hel del av föreningarna som bestämt sig för att delta också försöker sätta sig in i valet och tänker igenom vem de röstar på. Då fungerar presenten som en bra uppmuntran för att få föreningarna att ta steget att rösta. En förening som röstar blankt ett år kanske har lättare att ta steget att sätta sig in i frågorna nästa år. Presenten ska dock endast vara ett komplement till goda förutsättningar att rösta, dvs bra och pedagogisk information, ett fungerande system samt presentationer av de nominerade. Om förbundsstyrelsen är intresserad av någon form av uppmuntran inför riksmötesvalet behöver vi bestämma vad denna ska bestå i: present, pengar eller lotteri. Jag tycker att vi ska ge något till alla som deltar istället för ett lotteri där bara några få tar del av presenten. Det är dock svårt att hitta på en present som fungerar för alla föreningar, med tanke på den bredd vi har inom förbundet. Jag föreslår därför att vi ger ett bidrag till de föreningar som röstar. Summan jag föreslår är 400 kronor. Om vi skulle få ett valdeltagande på 25 procent, som är det högsta vi har haft hittills, innebär detta en kostnad på kronor. Med ett valdeltagande på 10 procent innebär detta en kostnad på kronor. (Dessa beräkningar baseras på medlemssiffrorna för 2005.) Ett så pass frikostigt extra-bidrag tror jag kommer upppmuntra många att delta i valet och det är mycket möjligt att vi kommer upp i 25 procent eller ännu mer. Det är dock värt det och det är även ett sätt att få ut Svenska spel-pengarna till lokal verksamhet. Yrkande 1...de föreningar som röstar i riksmötesvalet inför riksmötet 2007 ska få ett extra bidrag på 400 kronor.

27 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 12. Beslut: Förbundsdatabasutveckling 2007 Mötet beslutade att 1...anta Styrdokument: Förbundsdatabasutveckling Handlingar i ärendet Styrdokument: Förbundsdatabasutveckling 2007

28 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Styrdokument: Förbundsdatabasutveckling 2007 Sverok har sedan flera år tillbaka arbetat med att ta fram en ny förbundsdatabas genom ett databasprojekt. Den nya databasen ska, till skillnad från den nuvarande, vara webbaserad så att föreningarna kan sköta i princip all sin Sverokadministration över internet. Förbundets administration sköts mot databasen via en FileMakerdatabas som finns lokalt på kansliet. Detta ska minska förbundskansliets arbete med inmatning från blanketter och frigöra mer tid för granskning och kvalitativt arbete. Efter flera upphandlingsprocesser har ett antal beställningar gjorts från februari 2005 och frammåt med företaget Further om att det ska leverera databasen. Databasen beräknas bli klar under Syfte Syftet med förbundsdatabasutvecklingen är att ersätta den nuvarande Filemaker-databasen med en nya webbaserad databas och en FileMakerdatabas. FileMaker-databasen får data ur den webb-baserade delen och förbundets adminisration sköts lokalt på kansliet. Detta görs för att uppnå vinster så som minskad administration för förbundet samt föreningarna, förbättra informationsflödet mellan förbund och föreningar, möjliggöra en utökad kontroll av bidragsansökningar samt på sikt öppna upp för nya e-baserade tjänster till föreningarna. Mål och kontinuerliga arbetsuppgifter Samarbetspartners Det löpande arbetet med Further sköts av projektledaren och nya upphandlingar av avtal, nya moduler eller köp av programmeringstid sköts av styrgruppen. Fler företag samt studenter och ideella kommer att engageras i projektets framtida delar. Vi har också ett eventuellt samarbete på gång med företag med liknande produkter som också jobbar med Open Source-konceptet. Eventuellt kan utbyte av kod och erfarenheter ske med dessa. Testning av databasen Testning av levererade delar av databasen sköts kontinuerligt. Lansering av databasen Målsättningen är att databasen ska vara testad och klar för lansering under våren Ett antal kriterier för att bedöma när den är färdig för lansering har skapats och kommer kontinuerligt kollas av under utvecklingsarbetet. När de är uppfyllda tas beslut om lansering. Första insamlingsår för databasen blir 2007 års uppgifter, men till en början kommer kansliet att ta emot ansökningar via blanketter och filer som vanligt tills den nya databasen lanseras. Dessa underlag kommer då att överföras till den nya databasen så allt finns samlat i en databas. Förutsättningar för detta kommer också att tas fram av förbundskansliet. Säkerhetstester Säkerheten är ännu inte tillfredsställande testad och Sverok behöver göra egna test som komplement till Furthers. Under 2007 ska testplan för testning tas fram och externa testtjänster köpas in. Vi kommer också att köpa in hjälp till upphandling eftersom säkerhetstesterna är känsliga och viktigt att de blir rätt från början. Beställning av Portering Den senaste beställningen inför slutleveranserna handlar om att byta sätt som data hanteras inom databasen samt att kansliet uppdras utveckla de administrativa delarna i FileMaker. I och med denna beställning är slutleveransdatum för alla leveranser från Further satta till Utbildningar Kansliet behöver få ytterligare utbildning. Det primära är att öka kompetenserna i FileMaker då kanslidelarna av databasen utnyttjar denna programmiljö. Under våren och hösten kommer vi att leta utbildningar för detta. För föreningarnas skull kommer en enkel instruktion samt hjälptexter inne i systemet att tas fram. Organisation Det praktiska arbetet kommer att ledas av projektledaren Lars Molle Johansson. Beslut tas löpande av projektledaren vad gäller projektets fortskridande, ledning och utformning. Större beslut i projektet samt ekonomiska beslut tas av en styrgrupp bestående av Petra Malmgren, Jon Nilsson, Christer Chrisp Pettersson och Lars Molle Johansson.

29 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Jon Nilsson kommer inte delta i beslut som rör upphandlingar och köp av tjänster. Större frågor av mer strategisk karaktär kommer att lyftas till förbundsstyrelsen för vägledning. Budget fanns kronor avsatta för förbundsdatabasen i den av riksmötet antagna budgeten. Det finns inga medel avsatta ännu för 2007 ännu men förbundsstyrelsen har godkänt beställningen av portering för våren Arbetsbudget 2007 Styrgruppsmöten Beställning portering Support (2 månader) Säkerhetstester Programmeringstid Möten med Further Anställning Utbildning Övrigt Summa Budgetkommentarer Denna budget sträcker sig hela 2007, men de största kostnaderna ligger under våren före Sveroks årsmöte. Beställning portering beslöt förbundsstyrelsen om i december Programmeringstid Vi måste ha möjlighenen att köpa oss programmeringstid av Further och andra konsulter för att få de olika delarna att fungera tillsammans samt för att justera de förändringar som säkerhetstesterna påvisar, layout och pedagogiken kräver. Detta rör sig alltså om programmering på tim-basis och summan motsvarar ca 16 timmar programmeringstid. Möten med Further Detta är en justering mot de avtal som vi ingått med Further, där mötestid för avstämningar inte inår. Utbildning Detta är för att öka kunskapsnivån på kansliet så de kan utveckla kanslidelarna av databbasen.

30 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 13. Beslut: Bidragsnivåer för 2007 Mötet beslutade att 1...bordlägga frågan. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Bidragsnivåer 2007

31 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Bidragsnivåer 2007 Av Petra Malmgren Det är nu dags att sätta bidragsnivåerna för 2007 så vi kan gå ut med information till föreningarna om vad som gäller. I detta beslutsunderlag tas de olika aspekterna som vi bör ta hänsyn upp. Bidragsbudget Enligt riksmötesbeslut ska hälften av förbundets intäkter gå till oriktade föreningsbidrag. Då vårt bidrag nästa år blir kronor bör alltså som minst kronor avsättas till bidragsbudgeten. Vi har dock inte lyckats göra av med alla pengar från Svenska spel förra året och vi bör därför göra det i år. Dessa pengar ska gå till lokal verksamhet och bidragsbudgeten bör därför utökas med den summa vi beräknar är över från Svenska spel-pengarna. I skrivandets stund har jag inte denna, men gissar på 1-2 miljoner. Mitt förslag är alltså att vi sätter en bidragspost 10 miljonr kronor. Vi bör dock ta i beaktande att summan vi får från Svenska spel under 2007 är Minst så mycket pengar plus överskottet från förra året bör alltså fördelas till lokal verksamhet. I och med att vi planerar ytterligare bidragssystem bör detta dock inte vara något problem. Bidragets form Precis som tidigare år bör vårt bidragssystem följa Ungdomsstyrelsens system, något annat skulle inte vara ekonomiskt hållbart. Detta innebär alltså verksamhetsbidrag och medlemsbidrag. Verksamhetsbidrag ges till föreningar som har haft årsmöte och verksamhet samt har minst 5 medlemmar i åldern Medlemsbidrag ges för de medlemmar som är i åldern 7-25 under förutsättning att föreningen har varit verksam. (Ej samma sak som att vara berättigad till verksamhetsbidrag? Väntar på besked från Ungdomsstyrelsen.) Regressivt eller ej? För några år sedan införde Sverok ett regressivt bidragssystem där varje förening får fullt medlemsbidrag för sina 1000 första medlemmar, därefter sänks medlemsbidraget för de överskjutande medlemmarna. En fråga om att riva upp detta system har varit uppe på riksmötet, men avslagits med hänvisning till att förbundsstyrelsen bör besluta om bidragssystemet. Det finns dock ett missnöje med detta system, särskilt bland de större föreningarna. Samtidigt finns det många som tycker det är bra. Jag tycker det är viktigt att varje förbundsstyrelse tar ställning till ifall vi ska ha en fortsatt regressivitet i systemet. Rapportera tidigt-bonus De senaste två åren har vi haft någon form av bonus om man rapporterar tidigare. Båda gångerna har bonusarna införts som en sorts nödlösning på uppkommen situation. År 2006 var problemet att vi hade för mycket pengar kvar i bidragsbudgeten. Samma sak gällde 2007, men då var också problemet att för få hade rapporterat. Jag tror att en sådan bonus är bra även i framtiden då vi vill uppmuntra våra föreningar att rapportera tidigt. Att besluta om en sådan bonus redan nu ger bättre möjlighet till att sprida informationen om den och gör att vi kan planera användandet av den, istället för att använda den som nödåtgärd. Väljer vi att införa en sådan bonus tidigt finns det möjlighet att göra en avsevärd skillnad mellan att rapportera före ett visst datum och att rapportera efter det datumet. På så sätt finns det möjlighet att få väldigt många att rapportera tidigt. En risk då är dock tyvärr att de som av något skäl inte rapporterat i tid inte tycker det är värt besväret att rapportera i efterhand. Eftersom alla har möjighet att rapportera tidigt är det dock inte något större problem. Räkneexempel När vi bestämmer ett bidragssystem måste det vara ett välgrundat beslut och vi måste försöka sätta oss in de ekonomiska konsekvenser det kan tänkas få, även om de tyvärr är svåra att förutsäga då alla beräkningar måste baseras på antaganden. Det är väldigt svårt att beräkna hur mycket olika bidragsnivåer skulle kosta. Det är omöjligt att säga hur många medlemmar och hur många föreningar vi kommer ha 2007, till viss del är detta ju också beroende av bidragssystemet. Eftersom medlemssiffrorna för 2006 inte är färdiga är det 2005 som måste utgöra underlag för dessa beräkningar. Det är också svårt att säga hur många medlemmar som kommer generera fullt medlemsbidrag respektive lågt medlemsbidrag.

32 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Ytterligare en faktor som försvårar beräkningarna är att en del av budgeten gäller bidrag för 2006 samtidigt som en del väntar med att söka till Jag har valt att bortse från detta i mina räkneexempel, vilket troligtvis medför att budgetåtgången blir lägre, då jag tror att systemet för 2006 kommer ligga lägre än det för Ska vi dessutom ha en snabbhets-bonus blir det ytterligare en faktor att ta ställning till. Med dessa förbehåll presenterar jag nedan ett par olika alternativ. Medlemssiffrorna jag baserar detta på är 1300 föreningar, medlemmar varav medlemmar som genererar det lägre medlemsbidraget. Verksamhetsbidrag och medlemsbidrag Jag presenterar här 12 olika förslag där verksamhetsbidraget varierar mellan 1500 kronor och medlemsbidraget varierar mellan 60 och 120 kronor respektive 30 och 60 kronor. Det går självklart att variera bidragen ännu mer i förhållande till varandra, men detta ger en bra bild av vad olika varianter kan antas kosta. Det finns två olika slutsummor för vad kalaset ska kosta beroende på ifall vi vill ha regressivitet i systemet eller ej. V-bidrag M-bidrag (högt) M-bidrag (lågt) Summa utan regressivitet Summa med regressivitet Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Det är stor variation på slutsummorna, allt från 5 miljoner till 11 miljoner. Ovan skrev jag att budgetposten bör sättas till cirka 10 miljoner. Denna är dock beroende av ifall vi väljer att införa en snabbhetsbonus från början. Den slutgiltiga budgetposten blir en kombination av slutsumman för det ordinarie bidraget och kostnaden för snabbhetsbonusen. Snabbhetsbonus Jag har separat beräknat vilken kostnad snabbhetsbonusen skulle kunna få vid olika bidragsnivåer samt vid olika rapporteringsgrader. Det är svårt att gissa sig till hur många som kommer rapportera under 2007, så jag har tagit med fallen från 50 procent till 90 procent. Det blir lägre än 50 procent eller högre än 90 procent känns inte realistiskt. Jag tror att det kommer landa på procent. Detta avgörs så klart också av vilka bidragsnivåer vi sätter. I mina beräkningar har jag antagit att procentandelen gäller både för föreningar, medlemmar som genererar högt medlemsbidrag samt medlemmar som genererar lågt medlemsbidrag. Så kommer det inte vara, men det är svårt att räkna på något annat sätt, utan vi får stå ut med denna tillrättaläggning av verkligheten. V-bidrag M-bidrag (högt) M-bidrag (lågt) 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus

33 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus Bonus Mitt förslag Jag föreslår att vi väljer en kombination av alternativ 6 och bonus 4. Det innebär ett verksamhetsbidrag på 3000 kronor, ett högt medlemsbidrag på 130 kronor och ett lågt medlemsbidrag på 75 kronor om man rapporterar under 2007 samt ett verksamhetsbidrag på 2000 kronor, ett högt medlemsbidrag på 80 kronor och ett lågt medlemsbidrag på 40 kronor om man rapporterar under Detta innebär en slutsumma på kronor om rapporteringsgraden under 2007 är 70 %. Detta stämmer väl med min föreslagna budgetpost på 10 miljoner.

34 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 14. Beslut: Protokollsnumrering Mötet beslutade att 1...mötessekreteraren utses till ansvarig för upprätta och uppdatera en lista över årets samtliga förbundsstyrelseärende. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Protokollsnumrering

35 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Protokollsnumrering Av Andreas Brodin Sällskapet för Sällsam September Sveroks förbundsstyrelse behandlar varje år drygt hundratalet ärenden som dokumenteras i tiotalet protokoll och för en utomstående, såväl som en ledamot, kan det vara oerhört svårt att skaffa sig en överblick över de beslut som tas och vilka frågor som är aktuella i förbundets kontinuerliga debatt. Detta i sig är inget hot mot demokratin men det är en akilleshäl som kan göras mycket bättre. Ett påläst förbund är ett förbund som lättare kan föra konstruktiva diskussioner och komma med fler relevanta initiativ. Tack vare ett gediget arbete under tidigare år från Björn Flintberg och Petra Malmgren som förbundsstyrelseldamöter (och Christer Pettersson sedan mötessekreteraransvaret hamnade på kansliet) så finns idag redan grunden lagd för en överskådlig beslutsdokumentation. Protokollen som skrivits under den senaste femårsperioden är tydliga och följer alla samma mall men de saknar en uniform numrering och detta är enligt mig nästa steg. När alla protokoll under samma år är numrerade i samma serie kan man mycket lätt referera till ett specifikt BU eller DU och man kan löpande publicera ett snabbprotokoll för hela årets ärenden. Någon bör dessutom utses som ansvarig för att sammanfatta alla ärenden som hamnar hos förbundsstyrelsen under året och uppdatera denna lista löpande. Listan kan publiceras som PDF på hemsidan efter varje nytt protokoll och innehålla information om t.ex. datum, förslagsställare, typ av ärende (beslut, diskussion, rapport) samt beslut (bifall, avslag, remittering etc.). Jag yrkar att 1...alla ärenden som förbundsstyrelsen behandlar numreras i protokoll i en och samma serie gällande samma år. 2...mötessekreteraren utses till ansvarig för upprätta och uppdatera en lista över årets samtliga förbundsstyrelseärende.

36 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) 15. Beslut: Inköp av VoIP-tjänst Mötet beslutade att 1...förbundsstyrelsen skriver in användandet av VoIP som ett aktivt verktyg för förbundets arbete, i sitt förslag till verksamhetsplanen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Inköp av VoIP-tjänst

37 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (65) Beslutsunderlag: Inköp av VoIP-tjänst av Andreas Brodin Sällskapet för Sällsam September Under 2006 arbetade jag i förbundets valberedning för andra gången, skillnaden mellan denna gång och gången dessförinnan var att en av ledamöterna som valdes in på Riksmötet 2006 introducerade idén om att hålla regelbundna möten över s.k. VoIP ( Voice over Internet Protocol ), en form av telefonmöten som innebär att man kopplar in mikrofon och hörlurar till datorn och kopplar upp sig mot en server. Genom att använda sig av speciella login identifierar man sig, kopplas till samma chatrum och kan sedan prata med varandra i gruppsamtal. Personligen var jag väldigt skeptisk i början, vi hade haft vanliga telefonmöten innan dess men dessa var ganska dyra, man var tvungen att beställa på förhand och man var tvungen att använda telefonen istället för ett betydligt behagligare headset. Nu håller vi möte varannan vecka, varannan onsdag klockan 20 och trots att vi bor i princip i var sin landsände håller vi samma arbetstempo som om vi bodde i samma stad och träffades regelbundet. Epost och forum är mycket bra verktyg i Sveroks arbete men det går inte att jämföra med möjligheten att kunna prata med varandra direkt och tillsammans i grupp. Jag föreslår att Sverok köper in ett abonnemang för VoIP-tjänster som både distrikten och arbetsgrupperna kan använda. På det viset kan intresserade sitta med och lyssna på mötet eller delta aktivt, oavsett var i landet man bor. Följande argument menar jag talar starkt för att förbundet skulle uppmuntra VoIP; Personer som är intresserade kan sitta med och lyssna på möten t.ex. representanter från distrikt, förbundsstyrelsen etc. Detta sänker ribban för engagemang avsevärt! Arbetsgrupper kan träffas oftare och få en högre arbetstakt Engagerade inom Sverok får en tätare kontakt och får möjlighet att känna sig mer sedda, mer bekräftade vilket ger en starkare vi-känsla Det är inte meningen att VoIP ska ersätta vanliga möten men det blir ett kraftfullt komplement. Min erfarenhet är från programmet Ventrilo 1) och mitt förslag är att förbundet köper in sig på en Ventrilo-server men det spelar mindre roll, det viktiga är att tjänsten motsvarar förbundets behov och inte ställer för stora tekniska krav på användaren. Efter det att förbundet har sin egen server kan Sverok själv dela ut användaridentiteter och skapa lösenordsskyddade samtalsrum såväl som öppna kanaler. Sverok abonnerar på själva servern och det enda som användaren behöver göra är att köpa ett headset (kostar under 100 kr) och sedan är det bara att köra. Kostnaden om man skulle välja att köpa tjänsten hos t.ex. GameHosting i Stockholm för 200 användare i ett år skulle bli c:a kr 2). Säkerligen finns det andra personer inom förbundet med kompetens att göra en lämplig upphandling Jag yrkar att 1...förbundsstyrelsen avsätter kr i sitt budgetförslag för 2007 för VoIP 2...förbundsstyrelsen skriver in användandet av VoIP som ett aktivt verktyg för förbundets arbete, i sitt förslag till verksamhetsplanen