Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Detta möte: Föregående möte: vid protokollet vid ordförandeklubban justeras Christer Pettersson Mikael Leisjö Tobias Lehto Petra Malmgren mötessekreterare mötesordförande mötesordförande justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Dagordning 1. Formalia Diskussion: Administrativt stöd till distrikten Diskussion: Alkoholpolicy för distriktskonferenser Diskussion: Föreningscommunity Beslut: Ansvarig för området Organisationsutveckling Beslut: Förlängning av En resa som ingen annan Beslut: Köp av bärbara datorer till förbundsstyrelseledamöter Beslut: Ratificering av attestlista Beslut: Riksmötesvalet Beslut: Spelveckan Beslut: Styrdokument...26 Styrdokument: Arbetsgrupper i Sverok...27 Styrdokument: Ekonomi...29 Styrdokument: Distriktsstöd...34 Styrdokument: Forum...36 Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok...37 Styrdokument: Förbundstidning...40 Styrdokument: Föreningsstöd...41 Styrdokument: Internetbaserad organisering...42 Styrdokument: Jämlikhet...43 Styrdokument: Massmediaarbete...44 Styrdokument: Personal, Kansli och Arbetsgivarfrågor...45 Styrdokument: Profilering...48 Styrdokument: Spelgalan...50 Styrdokument: Vice Ordförande Beslut: Verksamhetsutvecklingsbidrag Beslut: Ändringar av styrelsemötesdatum Rapporter...59 Rapport: Ekonomi...60 Rapport: Ekonomi (utfall mot budget)...61 Rapport: Forumet...62 Rapport: Förbundskansliet...63 Rapport: Förbundsordförande...65 Rapport: Förbundstidning...68 Rapport: Internetbaserad organisering...69 Rapport: Jämställdhet...70 Rapport: Personalfrågor...71 Rapport: Profilering...72 Rapport: Vice ordförande...73

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 1. Formalia Mötet beslutade att 1... fastställa röstlängden förklara mötet beslutsmässigt välja Mikael Leisjö och Tobias Lehto till mötesordförande välja Christer Pettersson till mötessekreterare välja Petra Malmgren till justerare fastställa dagordningen fastställa adjungeringar. Handlingar i ärendet Röstlängd. Dagordningen (sidan 2). Adjungeringar.

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Anna Westerling Dan Sivnert Daniel Ahlberg David Gustavsson Kriss Andsten Mikael Leisjö Ola Ekegren Petra Malmgren. Tobias Lehto Frånvarande Ingen.

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Adjungerade Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, funktionär Personerna kan adjungeras som något av Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 2. Diskussion: Administrativt stöd till distrikten Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Administrativt stöd till distrikten Bilaga 1: Administrativt stöd till distrikten (motion)

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Diskussionsunderlag: Administrativt stöd till distrikten Av Petra Malmgren och Tobias Lehto Riksmötet har tagit beslut om att förbundet ska erbjuda distrikten utökat administrativt stöd till distrikten och att stödet ska ges genom en anställning i någon form. Exakt hur detta ska gå till och vad det administrativa stödet ska innebära är inte helt bestämt, men det handlar i första hand om stöd för ekonomifunktioner och landstingsbidragsansökningar.

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Bilaga 1: Administrativt stöd till distrikten (motion) Av Jon Nilsson, ansvarig för distriktsutredningen 2005/2006 Sveroks distrikt har under alla år haft återkommande problem med administrativa arbetsuppgifterna så som exempelvis bokföring och landstingsbidragsansökningar. Exempel på problem är att många distrikt har missat att söka bidrag, lämnat in ofullständiga eller felaktiga ansökningar, många har sett sin bokföring och ekonomiska kontroll haverera. Bristerna på det administrativa området har gjort att distriktens verksamhet stöd till spelandet och föreningarna blivit mycket sämre än vad det kunde ha varit. Under arbetet med distriktsutredningen har det framgått väldigt tydligt att distrikten idag och under de senaste åren vid ett flertal tillfällen fallit igenom på detta område. Risken för problem även framöver är betydande de uppgifter som det handlar om är ofta tunga att hanetera på ideell basis. Det är möjligt att förbättra situationen på flera sätt. Det effektivaste och säkraste sättet enligt mig är att förbundet centralt tar ett utökat ansvar för att hjälpa distrikten med dessa administrativa arbetsuppgifter genom att anställa en person för att stötta distrikten. Alternativen (såsom utbildningar av kassörer, nätverksträffar) kräver också resurser men riskerna för att problemen ska kvarstå och har tidigare försökts i olika omfattning utan att ge bestående positiva effekter av den storleken som krävs. Det räcker med att ett distrikt misslyckas med ekonomi hanteringen en gång för att ett distrikt i praktiken ska försvinna under något år. Därför ser jag inget alternativ till en anställning, möjligen komplement. Det lämpligaste är att beslut om exakt tillvägagångssätt lämnas till förbundsstyrelsen att arbeta fram i dialog med distrikten. Här nedanför ges ett ramverk för hur ett stöd kan fungera. Riktat stöd till distrikten tre delar Förbundet bör erbjuda distrikten stöd inom tre områden. Intresserade distrikt skulle kunna välja mellan att utnyttja en, två eller alla tre av de tjänster som erbjuds. Tjänst nummer två är en expansion till nummer ett och kan inte utnyttjas separat. 1. Bokföring Bokföring handlar om att konkreta boka av transaktioner mot poster i ett bokföringssystem samt att förse distrikten med relevanta underlag om läget i ekonomin. Detta kräver att systemens ekonomihantering följer en tämligen standardiserad och professionellt upplagd mall. 2. Betalningar Betalningar handlar om att på uppdrag från distriktsstyrelsen utföra betalningar. Detta kräver ett systematiserat och effektivt sätt för attesteringar. 3. Landstingsbidrag Landstingsbidrag handlar om att ha koll på när bidrag ska sökas i respektive landsting, ta fram relevanta underlag och i övrig se till att ansökningar kommer tillstånd. Det går att tänka sig att det dessutom utförs kontroller av regionala specialregler. Det finns idag 21 landsting med sinsemellan olika bidragssystem. Detta upplägg går att jämföra med det arbetssätt som förbundsstyrelsen haft under många år för ekonomifunktioner inom förbundet. Förbundsstyrelsen har en ekonomiansvarig men förbundskansliet står för allt praktiskt arbete. Ekonomiansvarig jobbar med ekonomistyrning, analys och mer principiella frågeställningar inom området. I takt med att distrikten vuxit och förbundets tillväxt ställer större krav på dem är naturlig att även distrikten röra sig mot en liknande modell. Kostnad och finansiering Exakt hur mycket resurser som bör läggas på detta vid ett bifall bör fastslås i samband med att budgeten antas. I bilagan till motionen diskuteras dock kostnaden och två finansieringsalternativ (förbundet tar hela kostnaden alternativt att distrikten får stå för en del genom en mindre avgift) för att ge underlag för budgetdiskussionen. Ett upplägg som ger flexibilitet är att förbundet i sin budget avsätter pengar för att ta hela kostnaden och sedan låter förbundsstyrelsen i dialog med dem som berörs besluta om en eventuell medfinansiering från distrikten.

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Utvärdering och tidsperspektiv Det är viktigt att tjänsten kontinuerligt utvärderas så att den inte blir en institution och överlever sin egen nytta. Därför bör beslutet som fattas nu innehålla en tidsgräns så att en diskussion om en möjlig framtida förlängning blir nödvändigt. Jag yrkar därför Att Sverok erbjuder distrikten ett utökat administrativt stöd för ekonomifunktioner och bidragsansökningar. Att stödet ges genom en anställning i någon form där detaljerna utformas av förbundsstyrelsen. Att stödet begränsas till en tvåårsperiod. Bilaga till motion om administrativt stöd till distrikten Denna bilaga är inte en del av motionen i den mening att någon av de föreslagna att-satserna innebär ett fastslående av några tankar som tas upp i den. Den berör en del av de praktiska frågeställningar som behöver lösas av förbundsstyrelsen vid ett bifall av motionen. Det är inte ett beslutsunderlag för detaljstyrning från riksmötets sida, utan finns med för att ge ett exempel på hur motion skulle kunna genomföras i praktiken, förebygga frågor samt ge förbundsstyrelsen ett underlag för genomförandet. Kostnader och finansiering Uppskattningsvis kommer en heltidstjänst kosta i kostnad per år för en sådan här uppgift. Det finns två huvudsakliga sätt att finansiera tjänsten. Det andra alternativet med en delfinansiering från distrikten är det som just nu framstår som det bästa även om det är aningen mer komplicerat att hantera. 1. Helfinansiering från förbundet Detta alternativ kan ha som fördel att det är tydligt att förbundet centralt bestämmer vilket är en fördel vid förhandlingar och eventuellt också för arbetsledningen av tjänsten. 2. Delfinansiering från distrikten Detta alternativ kan ha fördelen att distrikten blir mer delaktiga och värderar tjänsten mer det man betalar för uppskattar man mer och är mer mån om att använda väl. Större delaktighet ger en större chans att distrikt deltar i planering och utveckling av tjänsten. Självfinansiering gör att distrikten kommer tvingas utvärdera och diskutera användningen (och kostnaden) på styrelsemöten och årsmöten och det blir därför inte så lätt en självklarhet som används även om det finns bättre lösningar. Rutiner för bestämmande över tjänsten behöver fastslås vid detta alternativ till finansiering. Arbetsgivare Frågan om vem som ska stå som arbetsgivare har ett par möjliga svar. Det bästa upplägget är troligen att förbundet står som arbetsgivare med arbetsledning från förbundskansliet. Troligen är även förbundskansliet den bästa arbetsplatsen då detta ger tillgång till arbetskamrater, arbetsplats, material och underlag som behövs och en direktkontakt med arbetsledning. Det går att tänka sig möjlighet att jobba på distans från någonstans ute i landet men det ställer högre krav på arbetsledning och den anställdes förmåga till samarbete och fokusering. Fokuserad tjänst eller allmänt tillskott till kansliet Det finns två alternativ. Möjlighet med ren distriktskanslist som jobbar helt och hållet med distriktsfrågor. Eventuellt fylls överbliven arbetstid ut med allmänt distriktsarbete eller så ges personen i fråga uppgifter av allmän kanslikaraktär såsom t.ex. bidragskontroller. Kansliet kan också utökas med en heltidstjänst kansliet får sedan i uppgift att utföra tidigare nämnda arbetsuppgifter utan att det specificeras vem som ska göra det. Kanslichefen fördelar uppgifterna inom kansliet. Detta gör möjligen kansliet mer flexibelt men ökar risken för att stödet till distrikten blir mera ofokuserat och utspätt. Det ställer också högre krav på arbetsledning. Kompetenskrav Ingen specialistkunskap behövs. Grundkunskap om bokföring önskvärt men kan troligen läras ut på plats (eller på kurs).

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Grundkunskaper om hur landsting fungerar generellt och likaså kring bidragsfördelning önskvärt men går att lära ut på plats. En allmän kanslitjänst kräver högre allmän kompetens och större grad av personliga egenskaper som flexibilitet. Övrigt Bokföringsrutinerna för samtliga distrikt som omfattas av stödet bör vara desamma med överensstämmande kontoplan och en generell mall för vilka budgetposter som bör ingå i uppdragsgivarens budget.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 3. Diskussion: Alkoholpolicy för distriktskonferenser Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Alkoholpolicy för distriktskonferenser

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Diskussionsunderlag: Alkoholpolicy för distriktskonferenser Av Tobias Lehto Distriktskonferenser inom Sverok har hittills omfattats av följande alkoholpolicy: Deltagare som under schemalagd tid dricker alkohol eller påträffas påverkad skickas hem och resan debiteras distriktet. Beroende på lokala regler i möteslokalerna kan dessa regler skärpas. Slaggruppen har nu påtalat behovet av en skärpning av alkoholpolicyn, och överlämnat åt förbundsstyrelsen att utforma denna. Man anger främst tre skäl till varför detta behövs: Deltagarproblemet 1. Problem med deltagare som inte på ett aktivt sätt deltar i föreläsningar och seminarier på konferenserna, på grund av biverkningar av alkoholintag. På vilket sätt kan en alkoholpolicy förändra detta? Är en policy rätt åtgärd för detta problem? Hur skall en policy vara utformad för att angripa detta problem? Socialgrupperingsproblemet 2. Problemet med att vissa grupper på slagen intar alkohol, och att vissa deltagare inte känner sig bekväma med detta och därför undviker att umgås med dessa grupper. Man skapar alltså grupperingar genom användandet av alkohol. På vilket sätt kan en alkoholpolicy förändra detta? Är en policy rätt åtgärd för detta problem? Hur skall en policy vara utformad för att angripa detta problem? Åldersproblemet 3. Minderåriga distriktsdelegater kan på grund av att dessas föräldrar inte vill att de introduceras till alkohol, inte delta i konferenser där alkohol förekommer. Detta utesluter en grupp av deltagare från konferenserna, vilket är högst olyckligt. På vilket sätt kan en alkoholpolicy förändra detta? Är en policy rätt åtgärd för detta problem? Hur skall en policy vara utformad för att angripa detta problem?

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 4. Diskussion: Föreningscommunity Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Föreningscommunity

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Diskussionsunderlag: Föreningscommunity Av Petra Malmgren Riksmötet antog följande att-satser i fråga om föreningscommunity. 1...förbundsstyrelsen får i uppdrag att skapa en online-community för Sverokföreningar. 2...förbundsstyrelsen själva beslutar om utformandet av och detaljerna kring projektet. Budgetposten för detta projekt uppgår till kronor. Styrelsen måste nu diskutera hur denna föreningscommunityn ska fungera och hur vi ska arbeta med detta under året. Jag har bifogat motionen så alla har möjlighet att läsa den. Motion: Skapandet av en föreningscommunity av Joakim Rapp, Sf BOB, joakim.rapp@home.se, Sverok växer med en rasande hastighet och många nya föreningar skapas varje vecka. Ändå finns det mängder av spelare och spelentusiaster runtom i landet som har svårt att hitta en förening för just dem. Många föreningar har problem att värva medlemmar och många föreningar har problem att få kontakt med andra föreningar i sitt område för att till exempel ordna spelträffar eller konvent ihop. Förbundets enorma databas, fylld med information om alla föreningar och medlemmar, kommer inte till användning som den borde. En lösning som synliggjorde de enskilda föreningarna för potentiella medlemmar och samtidigt öppnade upp nya kanaler för aktiva inom hobbyn att komma i kontakt med föreningar på samma ort vore väldigt behändigt. Mitt förslag är: en föreningscommunity. En mötesplats online som fungerar ungefär som en blandning av föreningsregistret och dagens internet-communities. Varje Sverokförening i landet får automatiskt ett eget utrymme i mötesplatsen, med möjlighet att skapa en kort presentation av föreningen samt ge ytterligare information om verksamheten. En stor fördel med sajten skulle även vara möjligheten att inrätta en smidig sökfunktion för besökare. Exempel: Jonte från Halmstad är på jakt efter en mysig förening med lokal att där bedriva sin favorithobby, brädspel. Han fyller då bara i dessa parametrar Halmstad, brädspel och lokal i sökfunktionen och presenteras direkt en utförlig lista på alla föreningar som passar på kriterierna, samt länkar till deras individuella presentationer. Föreningscommunityn (som för övrigt är i behov av ett bättre namn kanske läge för en namn-tävling inför en framtida invigning?) kommer ganska snabbt att kunna erbjuda stor hjälp för föreningssökande blivande medlemmar, samtidigt som det kommer öppna upp möjligheter till smidig kommunikationskanal mellan föreningarna. Givetvis kommer det även att öka besökarmängden till redan existerande föreningshemsidor eftersom dessa kan länkas till från de olika presentationerna. Sverok har resurserna och möjligheterna till tekniken, samtidigt som behovet finns av en länk mellan Internetanvändare och de fysiska föreningarna runtom i landet. Om den nya internetbaserade förbundsdatabasen blir färdig under året så kan de lämpligen användas som grund för en förenings-community. Där finns redan mycket information om föreningarna lagrade och föreningarna har möjlighet att logga in för att ändra uppgifter om sig själv. Det kommer att behöva kompletteras med en hel del funktioner men det borde inte vara en omöjlig uppgift. Det är dock viktigt att det håller en professionell nivå när det gäller utseende, funktioner och pedagogiskt upplägg. Ett system som uppfattas som oprofessionellt och inte fungerar som man förväntar sig riskerar att ge förbundet dåligt rykte. Därför behöver förbundet utnyttja att vi just nu har väldigt gott om pengar och investera tillräckligt mycket i detta utvecklingsprojekt som kommer vara till väldigt stor nytta för spelhobbyn, förbundet, föreningarna och enskilda spelare. Jag föreslår att förbundsstyrelsen får i uppdrag att skapa en online-community för Sverokföreningar. att förbundsstyrelsen själva beslutar om utformandet av och detaljerna kring projektet. att kr ur budgeten för 2006 avsätts för att skapa sagda community.

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 5. Beslut: Ansvarig för området Organisationsutveckling Mötet beslutade att 1... Petra Malmgren och Mikael Leisjö ansvarar för området Organisationsutveckling. Handlingar i ärendet Inga

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 6. Beslut: Förlängning av En resa som ingen annan Mötet beslutade att 1... Sverok uppmanar Fabel Kommunikation att försöka få till stånd en fortsättning av projekt En resa som ingen annan i Malmö inom ramen för det pågående samarbetet Sverok ställer sig bakom en fortsättningsansökan till Allmänna Arvsfonden. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Förlängning av En resa som ingen annan

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Beslutsunderlag: Förlängning av En resa som ingen annan Av Max Valentin Projektet En resa som ingen annan är mångfacetterat. Det är både ett bra sätt att visa på hur hobbyrelaterade former kan komma samhället till nytta men det är också bra goodwill för förbundet. Sammantaget Stockholm och Malmö har cirka 2500 elever och många hundra vuxna, ofta beslutsfattare genomgått resan. Det har i flera omgångar täckts av alla stora riksmedier och en uppsjö mindre tidningar, lokal-tv och radio. Nu finns en möjlighet att förlänga projektet i Malmö så ytterliggare personer kan genomgå denna upplevelse och få en förståelse för flyktingars situation, i Sverige, i världen. Med en god framförhållning finns även andra direkta fördelar för förbundet, man kan exempelvis vika föreställningar som kan användas till marknadsföring. Idéer på mottagare för detta är exempelvis LSUs styrelse eller Ungdomsstyrelsen men kan även tänka sig att detta kunde vara intressant för distrikten exempelvis Ett Slag som inget annat. Ett arrangemang som skulle kunna anordnas i Malmö under hösten. Sveroks engagemang i samarbetet innebär, att delta i en fortsättningsansökan hos Allmänna Arvsfonden samt att sitta med i projektets styrgrupp. Citat från deltagare: Allt var jättebra Mycket bra idé för att förstå det som många upplever. Mycket bra initiativ! En känsla av verklighet man inte kan få i klassrummet Som lärare tyckte jag givetvis om spelets pedagogiska värde Jag yrkar att 1... Sverok uppmanar Fabel Kommunikation att försöka få till stånd en fortsättning av projekt En resa som ingen annan i Malmö inom ramen för det pågående samarbetet Sverok ställer sig bakom en fortsättningsansökan till Allmänna Arvsfonden.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 7. Beslut: Köp av bärbara datorer till förbundsstyrelseledamöter Mötet beslutade att 1...en ledamot som under året använt en bärbar dator erbjuds köpa denna av förbundet till gällande andrahandsvärde förbundet köper in bärbara datorer som verktyg till de ledamöter som anses behöva en i uppdraget datorerna som köpts in ska vara av god kvalitet och förväntas ha god livslängd varje enskild ledamot beställer sin egen bärbara dator, förbundet står för ägande och betalning maxpriset i beställningen är kr förbundet köper Dan Sivnert och Mikael Leisjös bärbara datorer för inköpspris, om de vill. Detta eftersom de omfattats av det gamla och nu ej längre gällande beslut om ersättning till ledamöter som köpt bärbara datorer att användas i uppdraget beslutet från november 2005 om ersättning för förbundsstyrelseledamöters bärbara datorer, rivs upp. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Köp av bärbara datorer till förbundsstyrelseledamöter

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Beslutsunderlag: Köp av bärbara datorer till förbundsstyrelseledamöter Av Dan Sivnert Hösten 05 beslutade förbundsstyrelsen att förbundet skulle ersätta de förbundsstyrelseledamöter som köpt en bärbar dator för att använda i sitt uppdrag. Styrelsen ansåg att det var bra att motivera styrelsen att införskaffa bärbara datorer då det finns stora förväntningar på dem rörande tillgänglighet och flexibilitet. Så som styrelsen verkat de senaste åren har det nästan blivit en förutsättning att den enskilda ledamoten äger en, eller på annat sätt har en bärbar dator tillgänglig. Förbundsstyrelsen ansåg hösten 05 att det är rimligt att förbundet på något sätt skapar incitament till sådana inköp, gärna med ett stöd. Det besluts som fattades hade en god intention, men efter det aktuella styrelsemötet konsulterades revisorerna och de var inte nöjda med lösningen. Således vill jag föreslå en ny lösning, som dels möjliggör en korrekt formell lösning i revisors och regelverks ögon, men också bibehåller flexibiliteten i det gamla förslaget och som även är en billig lösning för förbundet. Vidare vill jag ha en lösning som både tillgodoser gamla ledamöters tidigare inköp samt de nytillkomnas behov. En sån lösning är att ledamöter helt enkelt köper bärbara datorer efter eget tycke och behov och att förbundet sedan köper dessa datorer av ledamöterna. Naturligtvis bör det finnas några begränsningar, som att det finns ett tak för hur mycket förbundet köper datorerna för. På så sätt kan vi begränsa kostnaderna för förbundet men samtidigt begränsar vi inte valmöjligheterna. I praktiken är köpet bara en formalitet, ledamoten lånar datorn av förbundet och tar eget ansvar för hur den handhas och används. Jag vill också ge en möjlighet för att datorerna ska kunna återköpas av ledamöter efter att de uttjänat sin funktion. Om datorn är ny när ledamoten slutar sitt uppdrag är det troligtvis så att den kan ärvas av någon ny förmåga. Men efter ett tag har en sådan dator uttjänat sin rätt och då har den större värde som belöning till avgående ledamöter. Jag yrkar att 1... förbundsstyrelseledamöter erbjuds att förbundet köper deras bärbara datorer, förutsatt att datorn i huvudsak inköpts för att användas i uppdraget samt att kvitto kan uppvisas förbundet betalar ledamoten inköpspriset, dock maximalt kr? 3... kanslichefen administrerar inköpen samt att inköpen belastar budgetutrymmet administration en laptop som används i mer än två år anses vara uttjänt och att användaren erbjuds att köpa den för en rimlig summa kanslichefen administrerar säljandet.

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 8. Beslut: Ratificering av attestlista Mötet beslutade att 1... ratificera attestlistan Handlingar i ärendet Attestlista 2006

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Attestlista 2006 Nr Benämning Attest 1 Attest 2 Budget Intäkter 12 Bidrag, Ungdomsstyrelsen David Gustavsson Petra Malmgren kr 13 Bidrag, Svenska Spel David Gustavsson Petra Malmgren kr 14 Räntor David Gustavsson Petra Malmgren kr 19 Övriga intäkter David Gustavsson Petra Malmgren kr Bidrag 22 Föreningsbidrag Ola Ekegren David Gustavsson kr 23 Verksamhetsutvecklingsbidrag Anna Westerling David Gustavsson kr 29 Bidrag övrigt Ola Ekegren David Gustavsson 0 kr Styrelsen 30 Styrelsen allmänt Petra Malmgren Mikael Leisjö kr 31 Arvoderingar styrelsen Dan Sivnert David Gustavsson kr 32 Styrelsemöten Petra Malmgren Mikael Leisjö kr 39 Styrelsen övrigt Petra Malmgren Mikael Leisjö kr Förvaltning 41 Personal Dan Sivnert Petra Malmgren kr 42 Administration Dan Sivnert Petra Malmgren kr 43 Kanslilokal Dan Sivnert Petra Malmgren kr 44 Hemsida Anna Westerling Kriss Andsten kr 441 Forum Kriss Andsten Anna Westerling kr 45 IT-Drift Anna Westerling Kriss Andsten kr 46 Ekonomi David Gustavsson Petra Malmgren kr 47 Utbildning kansliet Dan Sivnert Petra Malmgren kr 49 Förvaltning övrigt Dan Sivnert Petra Malmgren 0 kr Organisationsutveckling 50 Organisationsutveckling allmänt Anna Westerling Dan Sivnert kr 51 Arvoderingar org. utveckling Anna Westerling Dan Sivnert 0 kr 52 Internationellt arbete Petra Malmgren David Gustavsson kr 521 EU-samarbete Petra Malmgren David Gustavsson kr 53 Förbundsdatabas Petra Malmgren David Gustavsson kr 55 Projektfinansiering Anna Westerling Dan Sivnert 0 kr 551 Medlemsundersökning Dan Sivnert Anna Westerling kr 556 En resa som ingen annan Dan Sivnert Petra Malmgren 0 kr 56 Jämställdhet Kriss Andsten Mikael Leisjö kr 57 Medlemskap Petra Malmgren Dan Sivnert kr 58 Arbetsgrupper Dan Sivnert Anna Westerling kr 59 Organisationsutveckling övrigt Anna Westerling Dan Sivnert 0 kr Distriktsutveckling 81 Arvoderingar distriktsutveckling Tobias Lehto Petra Malmgren 0 kr 82 Distriktsstöd Tobias Lehto Petra Malmgren kr 83 Distriktskonferenser Tobias Lehto Petra Malmgren kr 84 Revisorsgranskning Tobias Lehto Petra Malmgren kr 85 Ekonomisk grundgaranti Tobias Lehto Petra Malmgren kr 89 Distriktsutveckling övrigt Tobias Lehto Petra Malmgren 0 kr

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Föreningsutveckling 91 Arvoderingar föreningsutveckling Ola Ekegren Petra Malmgren 0 kr 92 Föreningsstöd Ola Ekegren Petra Malmgren kr 921 Internetbaserad organisering Kriss Andsten Ola Ekegren kr 922 Föreningscommunity Dan Sivnert Ola Ekegren kr 93 Folkbildning Petra Malmgren David Gustavsson kr 99 Föreningsutveckling övrigt Ola Ekegren Petra Malmgren 0 kr Kommunikation 60 Förbundstidning David Gustavsson Petra Malmgren kr 61 Arvoderingar Kommunikation David Gustavsson Daniel Ahlberg 0 kr 62 Profilering David Gustavsson Daniel Ahlberg kr 63 Spelveckan Daniel Ahlberg David Gustavsson kr 64 Omvärldsbevakning Mikael Leisjö David Gustavsson kr 65 Spelgala Daniel Ahlberg David Gustavsson kr 69 Kommunikation övrigt David Gustavsson Daniel Ahlberg 0 kr Riksmötet 71 Arvoderingar riksmötet Petra Malmgren David Gustavsson 0 kr 72 Riksmötet allmänt Petra Malmgren David Gustavsson kr 73 Ombudsval Petra Malmgren David Gustavsson kr 74 Valberedning Andreas Brodin Jon Nilsson kr 76 Möteshandlingar Petra Malmgren David Gustavsson kr 79 Riksmötet övrigt Petra Malmgren David Gustavsson 0 kr

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 9. Beslut: Riksmötesvalet Mötet beslutade att 1... Förbundskansliet uppdras att planera och genomföra riksmötesvalet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Riksmötesvalet

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Beslutsunderlag: Riksmötesvalet Av Petra Malmgren Tidigare ansvarade förbundskansliet för riksmötesvalet. På senare år har någon i förbundsstyrelsen ansvarat för riksmötesvalet. Detta har varit ett problem då man som förbundsstyrelseledamot oftast inte har insikt i alla moment som behöver genomföras och alla detaljer som behöver ombesörjas. Förbundskansliet har dock ändå hela tiden varit högst inblandat då det är många moment som inte går att genomföra utan deras inblandning. Det har dock ofta utelämnats i planering och beslutsfattandet vilket har skapat problem, dels då förbundskansliet har värdefull kompetens gällande riksmötesvalet men även då kansliet inte har informerats om förväntad arbetsinsats och därför inte kunnat planera sitt arbete på ett bra sätt. Jag tycker att vi bör återgå till att förbundskansliet planerar och genomför riksmötesvalet. Det är där erfarenheten finns och det är förbundskansliet som kommer behöva utföra stora delar av arbetet I år ska vi genomföra riksmötesvalet enligt det nya systemet för första gången. Detta kommer kräva ytterligare tankearbete gällande genomförande och hur valet ska presenteras för föreningarna. Ett nytt röstningssystem togs fram förra året, men kan tyvärr inte återanvändas i sin helhet eftersom valet inte längre fungerar på det sättet. Riksmötet har avsatt kronor till riksmötesvalet. Dessa pengar bör förbundskansliet ha till sitt förfogande i genomförande av valet. Dessa pengar bör alltså inkludera framtagning av ett nytt system samt täcka övriga kostnader som uppstår inom detta område, dock inte personalkostnader. Jag yrkar att 1... Förbundskansliet uppdras att planera och genomföra riksmötesvalet.

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 10. Beslut: Spelveckan 2006 Mötet beslutade att 1... utse Christoffer Fogelström till ledare för arbetet med Spelveckan uppdra Christoffer Fogelström att inkomma med ett styrdokument för spelveckan till nästkommande styrelsemöte. Handlingar i ärendet Inga.

26 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 11.Beslut: Styrdokument Mötet beslutade att fastställa 1... Styrdokument: Arbetsgrupper i Sverok 2... Styrdokument: Arbetsgrupper i Sverok 3... Styrdokument: Ekonomi 4... Styrdokument: Distriktsstöd 5... Styrdokument: Forum 6... Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok 7... Styrdokument: Förbundstidning 8... Styrdokument: Föreningsstöd 9... Styrdokument: Internetbaserad organisering Styrdokument: Jämlikhet Styrdokument: Massmediaarbete Styrdokument: Personal, Kansli och Arbetsgivarfrågor Styrdokument: Profilering Styrdokument: Spelgalan Styrdokument: Vice Ordförande Handlingar i ärendet Styrdokument: Arbetsgrupper i Sverok Styrdokument: Ekonomi Styrdokument: Distriktsstöd Styrdokument: Forum Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok Styrdokument: Förbundstidning Styrdokument: Föreningsstöd Styrdokument: Internetbaserad organisering Styrdokument: Jämlikhet Styrdokument: Massmediaarbete Styrdokument: Personal, Kansli och Arbetsgivarfrågor Styrdokument: Profilering Styrdokument: Spelgalan Styrdokument: Vice Ordförande

27 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Styrdokument: Arbetsgrupper i Sverok Arbetsgrupper spelar en viktig roll i Sverok, då förbundsstyrelsen varken kan eller vill utföra allt ideellt förbundsarbete. Arbetsgrupper är ett medel för den intresserade att engagera sig i förbundet och arbeta för spelhobbyn. Fungerande arbetsgrupper medför också kontinuitet över tiden, då arbetet inte behöver byggas upp igen efter varje riksmöte. För att vara en ordinarie arbetsgrupp i Sverok ska den godkännas av förbundsstyrelsen. Detta sker genom att arbetsgruppen och dess huvudsakliga arbetsuppgifter antas. Då inte annat anges i enskild arbetsgrupps individuella styrdokument gäller detta dokument. Arbetsområde och konkreta mål Arbetsgruppen har en stor del i att uppfylla riksmötets önskemål samt att upprätthålla kontinuerliga funktioner. Det är dock förbundsstyrelsen som har ansvaret för att saker genomförs. Därför är det viktigt att arbetsgruppen och förbundsstyrelsen har en tydlig överenskommelse om vad som ska genomföras. När en arbetsgrupp skapas ska förbundsstyrelsen ta beslut om arbetsgruppens huvudsakliga arbetsuppgifter. Detta beslut avgör syftet med arbetsgruppen och inom vilket område de kommer att arbeta. Varje år ska förbundsstyrelsen besluta om en planering för arbetsgruppen med övergripande mål som ska uppnås samt en budget. Det är i första hand gruppens uppgift att ta fram ett förslag på mål även om representant för förbundsstyrelsen också bör vara delaktig. Relation mellan förbundsstyrelsen och arbetsgruppen Arbetsgrupperna arbetar självständigt och förbundsstyrelsen ska visa förtroende för arbetsgruppen och inte detaljstyra exakt vad som ska göras och hur det ska göras. Varje arbetsgrupp ska ha en kontaktperson i förbundsstyrelsen. Kontaktpersonen deltagande i arbetsgruppens arbete varierar beroende på behov och möjlighet. Arbetsgruppen bör regelbundet rapportera till förbundsstyrelsen om hur arbetet fortskrider. Kommunikation Kontakt Personliga e-postadresser till alla i arbetsgruppen ska finnas på formen fornamn.efternamn@arbetsgrupp.sverok.se. En uppdaterad kontaktlista ska hela tiden finnas tillgänglig för gruppen samt förbundskansliet och förbundsstyrelsen. Information om arbetsgruppen, dess arbete och kontaktuppgifter ska finnas på förbundets hemsida. Intern kommunikation Hur den interna kommunikationen sköts är upp till gruppen att bestämma, men det är rekommenderat att använda ett dolt forum på som alla arbetsgruppsmedlemmar ges tillgång till. Gruppledare Arbetsgruppen utser inom sig en gruppledare. Att leda gruppen innebär ansvar för att gruppen fungerar och utför sitt arbete. Gruppledaren ska regelbundet kalla till möten, dokumentera arbetet samt rapportera till förbundsstyrelsen. Medlemskap Arbetsgrupper ska i den mån det är möjligt vara öppna. Detta innebär att medlemmar på eget initiativ kan bli delaktiga i arbetsgrupper. I situationer där detta inte är möjligt eller där konflikt uppstår beslutar ansvarig förbundsstyrelseledamot. Förändringar av arbetsgruppens sammansättning ska meddelas förbundsstyrelsen och förbundskansliet. Ekonomi Förbundsstyrelsen har det övergripande ekonomiska ansvaret och sätter den övergripande budgeten för gruppens arbete. Arbetsgruppen får dock, i samråd med resultatenhetens attestor, använda pengarna på det sätt den finner lämpligt inom ramarna för de tilldelade pengarna. I samband med arbete åt Sverok har arbetsgruppsmedlemmar rätt att få ersättning för sina utlägg. En måltid får kosta upp till det belopp som fastslås av Skattverket (i skrivande stund 90 kr exklusive moms). Kostnaden för måltiden

28 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) ska dock försöka hållas låg. Ersättning utgår inte för alkoholhaltiga drycker. När en resa företas av någon som ska arbeta för Sverok kan denna få ersättning för sina resekostnader. Resekostnaderna ska hållas så låga som möjligt, men restiden ska inte vara orimligt lång. Att tidigarelägga en resa, eller senarelägga återresan, för vilken ersättning kommer att ges, för att på så sätt kunna delta på ett evenemang på orten eller av rent privata skäl går bra. För att få ekonomisk ersättning ska blanketten begäran om ersättning fyllas i och lämnas in tillsammans med de kvitton som begäran avser. Begäran om ersättning ska lämnas in senast 3 månader efter att utgiften uppstod, men för att underlätta den ekonomiska översikten bör de lämnas in snarast.

29 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Styrdokument: Ekonomi Ansvarig: David Gustavsson, Sveroks ekonomi är central i all vår aktivitet, inte som ett mål i sig men som ett verktyg. En välskött ekonomi är en förutsättning för att förbundet skall kunna erhålla statsbidrag och fortsätta bedriva sin verksamhet. Ekonomiansvarig ansvarar ytterst för att göra ekonomin begriplig för förbundsstyrelsen, distrikten, Riksmötet och den enskilde medlemmen så att varje instans kan dra korrekta slutsatser och fatta välgrundade beslut utifrån gällande omständigheter vad gäller förbundets ekonomi. Syfte Ansvarig för området ansvarar för kontroll av förbundets löpande ekonomiska styrning. Mål Ekonomiska huvuddirektiven De ekonomiska huvuddirektiven skall vara implementerade till fullo. Ekonomiska rapporter Inför varje styrelsemöte skall respektive attestansvarig tillhandahållas rapporter för sina resultatenheter genom ekonomiassistentens försorg. Budget och ekonomisk berättelse Utkast för budget och ekonomisk berättelse skall läggas fram till styrelsen i god tid inför Riksmötet. Budget Budgeterat för detta område är kr. Kostnaderna går under resultatenhet 46 - Ekonomi och utgörs främst av revisionskostnaderna samt mindre kostnader i form av fortbildningslitteratur och licens för förbundets bokföringsprogramvara. Övrigt Se även huvuddirektiven för det ekonomiska arbetet inom förbundet.

30 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Huvuddirektiv för förbundets ekonomi Syftesförklaring Dessa direktiv ämnar styra arbetet kring och med förbundets ekonomi i alla väsentliga aspekter. Ledord för arbetet är Individen i verksamheten. Det ekonomiska arbetet ska underlätta för de individer som arbetar i vår verksamhet och ska formas för att skapa ett så smidigt arbetsklimat som möjligt samtidigt som det uppfyller de formella och demokratiska krav som ställs i form av generalklausulerna i kapitel 1. Dokumentet har två syften. Det ska illustrera för olika instanser i och utanför förbundet hur vi arbetar med vår ekonomi. Det ska även vara ledsagande för tjänstemännens arbete med ekonomin och agera beslutsunderlag för förbundsstyrelsen för att skapa en koherent och konsekvent ekonomi. Redigeringsmandat Detta dokument är inte bindande och är endast förankrat hos den ekonomiskt ansvarige i förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen kan ändra i den i ett beslut men den kan även uppdateras av de på kansliet som arbetar med ekonomin. Ekonomiskt ansvarig i styrelsen kan även ändra i nedanstående texter för att förtydliga olika policybeslut. Kap 1 Kap 2 Kap 3 Kap 4 Kap 5 Kap 6 Kap 7 Kap 8 Generalklausuler Terminologi Redovisning Attestering Utbetalning Fordringar Skulder Tillgångsdisponering Revideringshistorik Dokumentet skapades Andreas Brodin Dokumentet färdigställdes Andreas Brodin Större revision Andreas Brodin Dokumentet reviderat David Gustavsson Dokumentet reviderat David Gustavsson

31 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) KAPITEL 1 - Generalklausuler 1 Förbundets ekonomi ska präglas av öppenhet och enkelhet. Facktermer som används och som är att anse som ovanliga för personer som inte är utbildade inom redovisning ska förklaras på ett enkelt och pedagogiskt sätt i samband med termens användande. Används termen ofta räcker det att termen förklaras första gången den förekommer i en längre text. 2 Ekonomin ska präglas av lättillgänglighet. Rapporter och statistik bör publiceras på hemsidan och distribueras till distrikt och medlemmar som visar intresse där för. Ekonomin ligger till grund för flertalet andra beslut inom förbundet och det är viktigt att sprida denna bakgrund för att underlätta förståelsen för de beslut som fattas inom organisationen. 3 Det är förbundsstyrelsen uppgift att se till kvalitén hos hela förbundets ekonomi och att genom uppmuntrande, utbildande och stödjande åtgärder påverka även distrikts och föreningars ekonomi så att de uppfyller kraven i detta dokument KAPITEL 2 - Terminologi 1 Med förbundets ekonomi avses ekonomin i hela förbundet, även föreningarnas och distriktens respektive ekonomi. 2 Med förbundsstyrelsen ekonomi avses förbundets ekonomi på nationell nivå och den budget som riksmötet har kontroll över. 3 Ordet resultatenhet används för att benämna de objekt som används vid den diagonala bokföringen och som kopplar samman redovisningen med budgeten. Det ersätter andra synonymer såsom objekt, budgetnyckel, resultatnyckel o. dyl. KAPITEL 3 - Redovisning 1 Redovisningen skall följa gängse kutym och praxis för god redovisningssed. 2 Redovisningen skall vara uttömlig. Endast information av sådan art att det redan framkommer tydligt vid ett flertal tillfällen vid samma redovisningstillfälle eller kan anses vara ovidkommande för förbundet ska uteslutas vid redovisningen. All annan information som är relevant eller rimligen kan komma att vara relevant vid ett senare tillfälle ska inkluderas på verifikat samt i möjlig mån i huvudbok. 3 Rutinerna kring redovisningen skall vara utformade så att de är oavhängiga resterande rutiner inom förbundet och frikopplade från politiska beslut av riksmötet eller förbundsstyrelsen. 4 Redovisningen ska aldrig utelämnas till enskild individs sunda förnuft. Nya situationer som innebär ett nytt ställningstagande skall behandlas i grupp och därefter noga dokumenteras i dessa direktiv så att en så konsekvent bokföring som möjligt kan åstadkommas. 5 Grunden för den kontoplan som används ska vara BAS då detta underlättar för andra att sätta sig in i redovisningen och för jämförelser att göras med andra förbund och instanser. Även revisionen underlättas markant. 6 De resultatenheter som används ska revideras varje år och bifogas en kortare beskrivning av varje resultatenhet samt exempel på vad som bokas under vilken enhet. I de fall något inte är uppenbart ska resultatet antecknas i detta dokument så att man i fortsättningen enkelt kan utläsa de ställningstaganden som gjorts. De ska i möjligaste mån återspegla det aktuella årets budget såsom den fastslagits av riksmötet. KAPITEL 4 Attestering 1 Med attestor avses fysisk person som skriftligt eller muntligt vidimerar och därmed godkänner en ekonomisk transaktion på förbundsnivå. 2 Det finns två grader av attestering för att undvika missförstånd; stark och svag. Termerna har ingen juridisk relevans och är endast avsedda för internt bruk i syfte att motivera gediget ansvarstagande från attestorns sida samt undvika eventuella missförstånd. 3 Redovisningen kräver alltid stark attestering medan utbetalning endast kräver svag attestering.

32 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 4 Med stark attestering åsyftas en skriftlig attestering via namnteckning, brev eller annan skriftlig handling där attestorn medger viss person att utbetala en nämnd summa pengar för förbundets räkning till viss person för ett givet ändamål. 5 Med svag attestering åsyftas en muntlig attestering via telefonsamtal, telefonsvarare eller ett vanligt samtal där attestorn medger viss person att utbetala en nämnd summa pengar för förbundets räkning till viss person för ett givet ändamål. 6 Medgivande genom elektronisk post är att betrakta som starka attesteringar. 7 Medgivande genom kommunikationsprogram såsom ICQ eller MSN Messenger är att betrakta som svaga attesteringar. 8 Alla resultatenheter är förknippade med varsin ordinarie samt vice attestor. 9 Ordinaries attesteringsuppgift är att godkänna de attesteringsförfrågningar som inte omfattas av vice attestorns specialbehörighet. 10 Vice attestor träder in och attesterar i de fall den aktuella attesten innebär jäv för ordinarie attestor. 11 Vice attestor träder in och attesterar i de fall den ordinarie attestorn inte har möjlighet att besvara attestförfrågan med stark attestering inom en tidsram av 3 veckor. 12 Den som i förbundsstyrelsen utsetts till ekonomiansvarig är även passiv utanordnare. Om ingen ekonomiansvarig utses räknas utanordningen som firmateckningsärende. 13 Utanordnaren fastställer attesteringsansvaret för respektive resultatenhet bland ledamöterna i förbundsstyrelsen och eventuella andra personer. Fastställt attestansvar skall ratificeras av förbundsstyrelsen på nästkommande styrelsemöte. 14 Utanordnaren har rätt att träda in och upphäva eller genomdriva attestering utan ordinarie eller vice attestors medgivande. KAPITEL 5 Utbetalning 1 Alla utbetalningar som görs från ett tillgångskonto tillhörande Sverok ska utan undantag vara giltigförklarade av relevant attestor enligt svag attestering. 2 Varje utbetalning ska bygga på någon dokumentation såsom faktura, begäran om ersättning för gjorde utlägg etc. I de fall en utbetalning sker på order av relevant attestor ska denna order göras skriftligen och bifogas redovisningen som underlag. KAPITEL 6 Fordringar 1 Förbundet lånar endast ut pengar till sina distrikt och ej till föreningar, projekt eller dyl. Lån till distrikt skall endast beviljas då alla andra möjligheter är uttömda och när avsikten är att genomföra verksamhet som syftar till att landstingsbidrag skall erhållas. 2 Varje fordran ska finnas dokumenterad i en pärm på förbundskansliet med underlag kring vad fordran avser, kontaktuppgifter till den andra parten samt beslutshandling från förbundsstyrelsen som bestyrker fordran. 3 Personer inom förbundet som av någon anledning har stora utlägg som inte kan hanteras med faktura utan vederbörande personligen måste lägga ut och i efterhand begära ersättning från Sverok har möjlighet att teckna ett s.k. förskottskonto. Personen får alltså låna en bestämd summa pengar av förbundet för att möjliggöra diverse utlägg för resor, kost, logi och/eller materiel. Det datum individen frånträder sitt mandat eller lånekontraktet specificerar, skall vederbörande återbetala hela beloppet till förbundet genom likvida medel eller giltiga utlägg för verksamhet knutet till Sverok. 4 Förskottskonto skall användas restriktivt. Personer inom förbundet bör uppmuntras att i möjligaste mån få ärenden fakturerade eller använda andra avtal med större leverantör som möjliggör direkt betalning från förbundet till leverantör. 5 Förskottskonto får aldrig överstiga kr.

33 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) 6 Ett förskottskonto skall endast föreligga då ett skriftligt avtal upprättats mellan Sverok och vederbörande. Detta avtal skall specificera belopp, återbetalningsdatum samt vem förskottskontot gäller. KAPITEL 7 Skulder 1 Förbundet ska i det längsta undvika att försätta sig i skuld till annan part. KAPITEL 8 Tillgångsdisponering 1 Förbundets tillgångar ska disponeras på ett sätt som garanterar att medlemmarnas pengar aldrig riskerar gå förlorade genom ekonomisk spekulation. 2 I den mån det är möjligt ska förbundet förvalta sina ekonomiska tillgångar så att etiska principer efterföljs. Förbundet ska undvika att placera tillgångar i fonder som investerar i företag och projekt som uppenbart bryter mot mänskliga rättigheter, miljöfrågor eller andra viktiga etiska principer. Tillämpningsföreskrifter Kapitel 2 1 Man bör vara uppmärksam på att detta dokument endast påverkar förbundsstyrelsens arbete med ekonomin på förbundsnivå och inte är bindande för någon annan instans inom förbundet. Ej heller finns i skrivande stund något maktmedel med vilket förbundsstyrelsen kan styra enskild förenings eller distrikts ekonomi eller dess rutiner kring detta. Kapitel 3 2 Ange alltid så mycket som möjligt på verifikat och i själva huvudboken. Informationen kan anses som trivial eller självklar just då men ett eller två år senare när man går tillbaka i bokföringen för att ta fram olika former av statistik är de antagligen inte alls lika självklart. Tänk också på att man gärna blir lite insnöad när man jobbar med förbundet så pass mycket att man sitter i förbundsstyrelsen eller som tjänsteman. Man tycker att en hel del saker är löjligt självklara men så är antagligen inte fallet för en revisor eller den enskilde medlemmen. Kapitel 4 Motiveringen till den svaga attesteringen är att utbetalningar ska kunna göras på ett enklare sätt för att sedan kompletteras vid själva bokföringen.

34 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (73) Styrdokument: Distriktsstöd Ansvarig: Tobias Lehto, Distriktsstöd är det ansvarsområde inom vilket förbundsstyrelsen verkar gentemot distrikten. En av förbundsstyrelseledamöterna är utsedd som distriktsstödsansvarig och har huvudansvaret för detta. Inom detta verksamhetsområde inryms två arbetsgrupper och en samverkandegrupp, Slaggruppen, Distriktsstödsgruppen och Ordförandenätverket. Verksamhetsområdet innefattar även den ekonomiska grundgarantin till distrikten och stöd till distrikten i form av en auktoriserad revisor. Syfte Syftet med ansvarsområdet är att stödja och hjälpa Sveroks samtliga distrikt i deras arbete gentemot föreningar, landsting och andra intressenter. Syftet är även att tillsammans med distrikten utforma och hjälpa till att verkställa distriktsövergripande policys, samarbeten och andra distriktsgemensamma frågor. Mål Under år 2006 är tanken att distrikten skall bli en synligare del av Sverok och att distriktens kontinuitet i styrelsearbete och verksamhet skall bli bättre. Tanken är även att verka för att distrikten skall bli en naturligare kontaktyta för föreningarna och att förbundet centralt i förlängningen skall kunna delegera fler arbetsuppgifter på distrikten. Synliggörande av den distriktsstödsansvariga Den distriktsstödsansvarige skall under verksamhetsåret arbeta för att synliggöra sin funktion gentemot samtliga distrikt. Distriktsstyrelsekontakt Den distriktsstödsansvariga skall under verksamhetsåret ha genomfört åtminstone ett besök i varje distrikt. Även övriga delar av förbundsstyrelsen bör, då möjlighet ges, besöka och aktivt ta del av distriktens arbete. Styrdokument för arbetsgrupper Den distriktsstödsansvarige skall ha tillsett att fungerande och användbara styrdokument för samtliga arbetsgrupper inom verksamhetsområdet har författats och godkänts av förbundsstyrelsen. Distriktshandbok En handbok för distriktsaktiva skall tas fram och skall spridas till samtliga distrikt. Landstingsbidrag Rutiner för att stödja distrikten i deras arbete gentemot landstingen vad gäller främst ansökande av bidrag ska tas fram. Under året skall den distriktsstödsansvarige även tillse att distrikten får tillräckligt stöd i sitt sökande av landstingsbidrag. Möjligheterna att arrangera en konferens om landstingsbidrag i samarbete med LSU och Sveriges kommuner och landsting ska undersökas och möjligt genomföras. Synliggörande av distrikten gentemot föreningarna Arbetet med att synliggöra distrikten för föreningarna skall ha påbörjats. Det pågående arbetet med att stärka distriktens roll inom Sverok skall fortsätta. Distriktsövergripande samarbete Där det är möjligt bör distrikten uppmuntras till ett erfarenhetsutbyte inom gemensamma områden. Detta för att minska mängden merarbete för distrikten, och för att väl genomförd verksamhet skall spridas inom förbundet. Distriktsakuta problem Den distriktsstödsansvarige ska med hjälp från distriktsstödsgruppen stödja distrikten i deras arbete och bistå med hjälp att lösa problem som uppkommer. Den distriktsstödsansvariga skall ha kontinuerlig kontakt med distrikten för att på ett bättre sätt kunna bidra med denna hjälp. Speciella utbildningar Distrikten skall utanför de allmänna distriktskonferenserna erbjudas relevanta utbildningar för specialfunktioner som till exempel ordförande och kassör. Ett nätverk för ordförande och ett nätverk för kassörer skall startas upp. Kassörer och revisorer i distrikten skall stödjas i sitt arbete i den mån de behöver detta.