Division Folktandvård Redovisning av kontrollmålsgranskning per process

Transkript

1 Division Folktandvård Redovisning av kontrollmålsgranskning per process Verksamhetsplanering Med verksamhetsplanering avses det årligen återkommande arbete som sker, inom ramen för landstingets målstyrning, i divisionerna med att utarbeta divisionsplaner, länsområdenas arbetsplaner och basenhetsplaner. Övergripande och operationaliserade mål läggs fast. Kontrollmål Fullmäktige/styrelsen har fastställt mål och uppdrag för divisionens verksamhet. Resultat av granskningen Landstingsfullmäktiges Landstingsplan, Landstingets gemensamma regler och riktlinjer, fastställda av landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen. Landstingsstyrelsens verksamhetsplan, 2004 och 2005, där ansvar samt mål/uppdrag till divisionen ingår. Divisionens övergripande mål finns dokumenterade i en divisionsplan. Divisionen har en fastställd en process för planeringen av verksamheten Divisionsplan 2004 och Plan 2005, fastställd i december Under har Tandvården infört ett nytt ledningssystem. Syftar till att ta ett helhetsgrepp på verksamheten och engagera samtliga medarbetare i såväl planerings- som uppföljningsarbetet. Benämns Gemensamt Planerings-System (GPS) och bygger på s k balanserade styrkort. Samtliga interna styr-dokument utgår från GPS. Med utgångspunkt i landstingsplanen och dess fyra perspektiv (Medborgare och patient, Process och produktion, Lärande och förnyelse, Ekonomi), landstingsstyrelsens plan och den nya styrmodellen, har Tandvården i Divisionsplan 2005 formulerat affärsidé, vision, strategiska mål och framgångsfaktorer

2 Processen startar med att divisionens ledningsgrupp formulerar övergripande mål och Samod 1 utarbetar konkreta underlag för verksamhetsområdenas/enheternas planering. Därefter förs en dialog inom resp verksamhetsområde, från individnivå via enhetsnivå till verksamhetsområdesnivå, alltid med samma GPS-struktur. Sedan förs dialog mellan respektive verksamhetsområde och divisionsstaben och vid förändringar förs dialogen ner på individ- och enhetsnivå igen. Detta upprepas tills divisionsledningen accepterar resp verksamhetsområdes GPS-plan. Uppfattas som effektiv, klar och tydlig av all personal. Det finns en samsyn kring planeringen och uppföljningen som är accepterad av personalen. GPS-strukturen tydliggör divisionens profil och identitet och är även bra i rekryteringssammanhang. Verksamhetsområdes- och klinikplaner finns på intranätet. Divisionen har fastställt tydliga anvisningar för planering av verksamheten som är kända och tillämpas av ansvariga chefer. Anvisningarna är mycket tydliga. Hela GPSstrukturen tydliggör planeringsprocessen på ett enkelt sätt med de formulär som fylls i från individnivå och uppåt. Uppfattas som pedagogiskt. Det uppfattas som positivt att planeringen startar med övergripande mål. Detaljerad processbeskrivning finns som fastställer såväl planeringssteg som tidpunkter och ansvariga för de olika stegen i genomförandet. Scheman för arbetsmöten och tidsbokningar etc. finns kopplat till processbeskrivningen. Denna beskrivning finns dokumenterad på landstingets intranät Insidan. 1 Samod: Samhällsodontologi. Stödjer divisionsledning och verksamhet med utveckling, planering, uppföljning epidemiologi mm

3 Styrmodellen tydliggör sambandet mål medel. I basenhetsplaner och styrkort konkretiseras och operationaliseras divisionens mål på organisatorisk nivå och individnivå. Med utgångspunkt från divisionsplanen fastställs i verksamhetsområdenas/klinikernas styrkort aktiviteter för att uppnå fastställda divisionsmål, ansvariga för genomförande av resp aktivitet, finansiering, prioritet, ansvarig för uppföljning etc. Styrkorten på individnivå är anpassade efter typ av befattning och innehåller frågor som egna åtaganden och prioriterade åtgärder för att uppnå basenhetens/klinikens mål. Verksamhetschefer har för sina verksamhetsområden fastställt mål och riktlinjer (t ex i form av basenhetsplan) som är kända och tillämpas av tandläkare, tandhygienister, tandsköterskor m fl. Enligt GPS rutiner och anvisningar. Varje klinik/enhet inom ett verksamhetsområde levererar sin GPS-plan till verksamhetschefen som gör en syntes av detta. Verksamhetsplanerna lämnas till staben. Divisionsstaben går igenom respektive verksamhetsplan noggrant (positivt ifrågasättande). Kollar rimligheterna i budgeteringen i förhållande till den tänkta produktionen. Genom GPSrutinerna blir det en konkret dialog mellan divisionsstab och verksamhetscheferna. Verksamhetsområdena/klinikerna avsätter en till två dagar per år för verksamhetsplaneringen. De verksamhetsområden/kliniker som granskats sätter upp/spånar fram egna mål i undergrupper utifrån divisionens strategiska mål. Kliniken har alltså samma strategiska mål som divisionen och kan därför formulera sina aktiviteter därefter. Det anses som bra att ha överställda mål som kommer att finnas under flera år. Många anser att den nya planeringsprocessen (GPS) fungerar mycket bra. Det som är skillnaden med den och tidigare processer är att nu vet alla vilka mål som gäller och det finns aktiviteter att nå dessa under flera år

4 Det förekommer åsikten från mindre verksamhetsområden att vissa mål i GPS kan man inte klara, främst att rekrytera tandläkare och tandhygienister De individuella GPS-samtalen (medarbetarsamtal) hänger ihop med löneförhandlingarna och dess kriterier. Ett bra verktyg för detta. En åsikt är ett problem med GPS-tekniken: Man arbetar mer och mer i team, men GPSplaneringen är baserad på individen med personliga mål för produktion, ekonomi etc. Det är därför viktigt att börja konstruera eller slå ihop individuella planer till team-gps. Andra menar att sådant teamarbete inte finns, och kommer nog inte att utvecklas. Staben har lämnat ut en enkät till verksamheten som gäller åsikter om staben arbetar med rätt saker, enligt verksamheten, att staben ligger rätt. Resultatet ska föras in i nästa års GPSplanering. Klinikchefer har för sina ansvarsområden fastställt klinikplaner/enhetsplaner. Detta görs årligen och de ligger i linje med divisionsplanens och basenhetsplanens mål samt stäms av med verksamhetschefen. Enligt GPS rutiner och anvisningar. Enhetsplanerna lämnas inte till staben, utan behålls av respektive klinik och verksamhetschef. Det har framkommit åsikten att personalen ibland inte upplever de individuella målen som reella och egentliga, utan mer som en form av önskelista. Mjukare mål som arbetsmiljö och arbetstillfredsställelse syns tydligare i SAM-processen med dess enkäter (se process Arbetsmiljö). Personalen inom staben och vid lokala enheter är delaktiga i arbetet med att ta fram de lokala planerna. Uppfattningen från olika ledningsnivåer inom divisionen att delaktigheten i stort är hög, men det varierar naturligtvis i det personliga engagemanget

5 Personalens mål tydliggörs mot verksamhetsområdets och divisionens mål. Och många mål (individuella) är också produktionsinriktade, vilket gör det lätt att förstå och mäta. Och i princip alla enheter sätter av ordentligt med tid för verksamhetsplaneringen. Detta är också en ledningsfråga är cheferna med är det lättare för övrig personal att vara med. En åsikt finns också om att de flesta enheterna ligger bra till ekonomiskt, vilket automatiskt skapar ett högre engagemang. Det anses också vara lättare att engagera sig mot i GPS:s verksamhetsmål. Några enheter menar att det är lättare att skapa engagemang där man inte har några vakanser. Där kan man utveckla intressanta verksamhetsmått i stället för att formulera mål kring rekryteringen. De flesta verksamhetsområdena/enheterna har stående GPS-punkt vid arbetsplats/enhets träffar. Divisionens/verksamhetens arbete med verksamhetsplanering och budgetarbete samordnas. Verksamhetsplaneringen och den ekonomiska planeringen går hand i hand. De resurser verksamheten tilldelas är anpassade/ fördelade i enlighet med planerad verksamhet. Ja, men det kan finnas svårigheter vid mindre enheter. I planeringssystemet GPS samordnas verksamhetsplanering och budgetarbete (ekonomisk planering). De lever inte i två enskilda världar. Och de två delarna går ihop i dialogen kring verksamhetsplanerna, där nyckeltal och ekonomi diskuteras tillsammans. Då man gör denna koppling ser man lättare hur man kan och bör prioritera. Se även under process Styrning och uppföljning av ekonomin. Inom mindre enheter där man har resursbrist kan det dock uppfattas att de båda processerna inte hänger samman, alternativt att man inte har de ekonomiska villkoren. Förutsättningarna att klara budgeten finns inte p g a oplanerade akuta behov av stafetter för tandläkare och tandhygienister. Man måste hålla produktionen i planen, men den blir mycket dyrare med stafettlösningarna. Små enheter är sårbara i detta avseende

6 Verksamhetsuppföljning Med verksamhetsuppföljning avses den process där divisionerna mäter hur resurserna har använts i förhållande till verksamhetsplaner och budget. Uppföljning sker gentemot fastställda mål och uppdrag. Resultatet från uppföljningen ska rapporteras till divisionsledning/ld/ls. Kontrollmål Landstingsstyrelsen/landstingsdirektören har fastställt när verksamhetsuppföljningar ska göras, vad uppföljningarna ska innehålla och när de ska rapporteras till styrelsen. Resultat av granskningen Landstingets gemensamma regler anger att landstingsdirektören ska lämna en rapport vid landstingsstyrelsens sammanträden om ekonomiskt utfall samt produktionsuppföljningar per division och för landstinget totalt. Divisionen ska lämna en månadsrapport enligt speciella anvisningar som biläggs landstingsdirektörens rapport till styrelsen. Divisionsledningen har fastställt tydliga anvisningar för basenheternas verksamhetsuppföljningar avseende innehåll och när rapportering ska ske. Inom GPS ram. Uppföljningen är anpassad till GPS och månadsrapporterna överensstämmer med GPS struktur. Se även under process Styrning och uppföljning av ekonomin. Från tandtekniken finns dock åsikter om att strukturerade anvisningar för uppföljningen inom det området kunde vara tydligare. Verksamhetscheferna har fastställt vad som ska följas upp och rapporteras från respektive verksamhetsområde. Enligt GPS ovan. Uppföljningen fungerar lika bra som planeringen. Det går visserligen att utveckla mer mjuka mått, ex vis inom området arbetsmiljö. Där följer man nu upp mycket konkret genom SAM (Samordnad ArbetsMiljö). Enhetscheferna kommenterar avvikelser inom enheten. Verksamhetschefen kommenterar områdets samlade avvikelser och rapporterar till divisionschefen. Finns åsikter om det positiva i att divisionens övergripande mål även slår igenom inom enheterna och verksamhetsområdena, vilket ger möjlighet till en enhetlig uppföljning. Inom många enheter är det enhetscheferna som arbetar med uppföljningen, medan verksamhetschefen arbetar kliniskt för att klara ekonomin

7 De standardiserade månadsrapporterna ger en bra bild över läget. Verksamhetsuppföljningarna redovisar bl a uppföljning av mål, uppdrag och annan väsentlig information om verksamheten. Enligt GPS ovan. Inom divisionsstaben kan man göra sammanställningar av månadsuppföljningarna på alla nivåer (enhetsnivå, verksamhetsområdesnivå, totalt). Verksamheterna har också tillgång övriga verksamheters uppföljningar, vilket är positivt då man kan jämföra sig med andra och få goda exempel. Det finns åsikter om att det kan vara svårt för mindre enheter att hålla målen (resurs och produktion) p g a man snabbt måste lösa personalbrist med stafettläkare- och hygienister. Det finns synpunkter om att uppföljningen av sjukfrånvaro (kort- och långtidsfrånvaro) borde kopplats till yrkestillhörighet och kön. Denna kombination rapporteras heller inte till landstingsdirektören. Verksamhetsuppföljningarna finns tillgängliga för/återförs till personalen och används i utvecklingsarbetet inom divisionen. Vid enhets/arbetsplatsträffar finns alltid en punkt kring uppföljning av produktion och ekonomi (månadsuppföljningar). Månadsrapporten diskuteras också löpande i Samverkans- och utvecklingsgruppen (arbetsgivare-fack), men inte kontinuerligt i ledningsgruppen, utan där som teman då det känns väsentligt. Divisionschefen och verksamhetscheferna får uppföljningsrapporter från verksamheten. Köer och väntetider registreras, följs upp och rapporteras till divisionsledning. Uppgifterna/statistiken avseende köer och väntetider är tillförlitliga. Enligt GPS ovan. I det nya systemet Tvist kan men effektivt undersöka olika väntetider och måldatum för olika patienter. Man kan även undersöka förseningar i kallelser. Barn och akuta patienter får alltid rätt tid

8 Vad gäller övriga patienter gäller det att göra rätt riskbedömningar och på så sätt få fram individuella revisionsintervall, d v s då den individuella patienten ska kallas. Beräkningar av dessa revisionsintervall kommer att automatiseras i Tvist. Åsikten är att det är viktigt att riskgruppera patienterna. Man lämnar då den traditionella väntelistan och går till en reell prioritering/planering utifrån patienternas tandhälsa. Ett antal tandvårdsenheter har utvecklat egna Excel-program för att ha koll på köerna. I Malmfälten (Gällivare) finns en kö för friska vuxna revisionspatienter på c a 4 år, vilket beror på ett dramatiskt tapp av tandläkare ungefär vid Detta har man inte kommit ikapp ännu. Får under våren 3 tandläkare från Tyskland. Inom tandregleringen följs köerna upp varje månad genom ett diagram. Tandregleringen i Gällivare har idag 14 månaders väntetid, men det är inget problem inom detta område. Tandregleringen i Gällivare har information om köer och väntetider på en extern hemsida. Genom den får patienterna information från vilken månad de kan bli kallade. I landstingsplanen fastslås hur tandvårdspatienter ska prioriteras. Sist kommer revisionspatienter, d v s friska personer. Ett problem är att den största delen av intäkterna kommer från den gruppen. För tandtekniska laboratorier står begärd tid på inkommande remisser. Det brukar röra sig om mellan 2 till 4 veckor, men även akuta arbeten begärs. Inga reella köer uppges finnas inom tandtekniska laboratorierna. Landstingsstyrelsen får verksamhetsuppföljningar från divisionen och fattar beslut om åtgärder relaterat till uppföljningarnas resultat. Styrelsen får månadsrapporteringar enligt landstingets rutiner

9 Styrning och uppföljning av ekonomin Ekonomistyrning utgörs av en process bestående av en rad aktiviteter som ger de styrande kontroll över ekonomin. Aktiviteterna är Beslut om fördelning av ekonomiskt ansvar och befogenheter, beslut om ekonomiska mål, internbudget och ekonomistyrregler Löpande uppföljning av de ekonomiska beslut som tagits Rapportering om den ekonomiska utvecklingen till de befattningshavare som har ekonomiskt ansvar och befogenhet Korrigerande beslut med anledning av den rapporterade utvecklingen Kontrollmål Resultatet av granskningen Styrelsen har fastställt ekonomiska mål och uppdrag för divisionen Divisionens interbudget och ekonomiska mål finns dokumenterade i divisionsplan Landstingsstyrelsens plan för 2005: Tandvårdens ekonomi ska vara god och långsiktigt hållbar med en budget i balans. Härutöver ska ekonomin och medge utrymme för utveckling av verksamheten. För att uppnå detta mål ska resurserna användas effektivt. Resursutnyttjandet ska utgå från hela landstingets bästa. Frigjorda resurser ska identifieras och riktas till prioriterade områden. Divisionsplan 2005 utgår ifrån landstingsplanens fyra perspektiv: Medborgare och patient, process och produktion, Lärande och förnyelse samt Ekonomi. I Divisionsplan 2005 fastställts antal ekonomiska målsättningar och skallkrav: 1. Divisionens budgetarbete ska tydliggöra kopplingen mellan intäkter, kostnader och manöverutrymme. Barntandvården ska utföras inom ramen för ersättningen, specialisttandvården inom anslagsramen och vuxentandvården i tätorterna ska vara självbärande. 2. Den under 2004 påbörjade kostnadsöversynen av alla verksamheter ska fortsätta under Stabil ekonomi med utrymme för utbildning och utveckling ska prioriteras. Inom tandvården utgörs den huvudsakliga resursutrymme av tandvårdsintäkter (ca 66%). Den del av resursutrymmet som utgörs av landstingsbidrag,

10 fördelas i dagsläget inte ut utan läggs i sin helhet på divisionsövergripande nivå. Under år 2005 beräknas denna interna styrprincip förändras i takt med att den i Divisionsplan 2005 beslutade analysen av verksamhet och ekonomi fullföljs. Syftet är bl a att analysera och utvärdera den icke intäktsfinansierade verksamheten och att även landstingsbidraget ska fördelas ut i verksamheterna. Divisionsplanen finns tillgänglig på landstingets intranät Insidan. Divisionens internbudget och ekonomiska mål operationaliseras inom de olika organisatoriska nivåerna. Divisionsplan : Verksamhetschef, klinikchef vid specialistklinik ansvarar för att lokala styrkort utformas i samråd med personalen och för att planerade och vidtagna åtgärder redovisas i basenhetsplanerna. Internbudget och ekonomiska mål operationaliseras i planer och styrkort. Verksamhetsområdes- och klinikplaner planerna är tillgängliga via divisionens Intranät. GPS-planerna upprättas i datamodell gjord i Excel. I modellen finns direkt koppling mellan de verksamhetsmått av olika slag som planeras för ett budgetår och de intäkter/kostnader som dessa genererar. Pedagogisk modell som tydligt och direkt visar kopplingen mellan verksamhet, ekonomi och manöverutrymme. Divisionen har fastställt intern planeringsprocess för budgetarbete och formulering av ekonomiska mål Budgetprocessen är kopplad till divisionens GPSarbete och är tydligt och direkt kopplat samman med verksamhetsplaneringen. Planeringsprocessen för 2005 års verksamhetsplan och budget startade i april/maj 2004 med en anpassning av mallen för basenhetsplaneringen för att avslutas i december då divisionsplanen antogs. Under den tiden processades planen i divisionen (utbildning, dialog med V-chefer kring mål och strategier, framtagande av planeringsunderlag, ekonomiska analyser och rimlighetsbedömningar av preliminära planer etc)

11 Divisionens resursfördelningsmodell är väl förankrad ute i organisationen Den interna budgeten fastställs på nivåerna: Gemensam verksamhet (sjukresor, stab, finansiering projekt etc.) Allmäntandvård Specialisttandvård Divisionens arbete med GPS, det konkreta arbetet att utarbeta styrkort, budget- och planeringsprocessen i vilken samtliga divisionens medarbetare deltagit, syftar till att skapa medverkan och ekonomisk medvetenhet hos divisionens samtliga medarbetare. Datamodellen, i vilken planerna för de olika nivåerna upprättas, syftar bl.a. till att pedagogiskt visa på sambandet mellan verksamhet och ekonomi. Modellens tydliga koppling mellan åtgärd och intäkt/kostnad i kombination med det förhållandet att tandvårdens samtliga organisatoriska nivåer (och individer) deltar i planerings- och budgetarbetet syftar till att skapa insikt om och engagemang för både verksamhetsfrågor som resursfördelning och resursförbrukning. Divisionen arbetar med ekonomisk målstyrning. Divisionens arbete med verksamhetsplanering och budgetarbete samordnas. Fullmäktige/styrelsen har fastställt när uppföljning av budget och ekonomiska mål ska göras, vad uppföljningen skall innehålla och när de ska rapporteras till styrelsen Divisionen har fastställt process och tydliga anvisningar för uppföljning av budget och ekonomiska mål I divisionsplan, basenhetsplaner och styrkort på såväl kliniknivå som individnivå, fastställs och dokumenteras bl.a. mål, aktiviteter och mått med vilka målen ska mätas. Ekonomiska mål (t ex intäktsmål) ingår i samtliga styrkort. Styrkorten på kliniknivån är detaljerade. De nya ledningssystemet med balanserade styrkort (GPS) säkerställer att verksamhetsplanering och budgetarbete hänger samman. Detta förhållningssätt genomsyrar såväl planeringsdokument som den mycket konkreta datamodell (Excel) i vilken verksamhetsplan och de ekonomiska konsekvenserna av densamma konkretiseras. Centrala mallar, anvisningar och tidplan finns. Förutom landstingscentrala anvisningar, tidplaner etc tillgängligt via landstingets intranät, har divi

12 sionen fastställt intern uppföljningsprocess samt interna anvisningar, riktlinjer och mallar. Uppföljningsprocessen har under 2004 utvecklats: Datamodell för uppföljning (Excel) har utvecklats som utgår från resp basenhetsplan och som också utseendemässigt anpassats till GPS (enhetligt utseende har eftersträvats). Uppföljningen sker elektroniskt via divisionens Intranät. Analysstöd till hjälp i uppföljnings-/analysarbetet finns utarbetat. Det finns många åsikter om att GPS har medfört att den ekonomiska uppföljningen blivit mycket bättre med en klar ekonomisk avstämning varje månad. Man får en bra kontroll och kan snabbt påverka och föreslå åtgärder vid en ogynnsam utveckling. Divisionsstaben stöttar verksamhetsenheterna på ett bra sätt kring uppföljningen. Men fortfarande anser många enhetschefer att de inte har tillräcklig kompetens i ekonomiska frågor och efterlyser kompetensutveckling inom området. Den ekonomiska uppföljningen resulterar i rapportering till befattningshavare med ekonomiskt ansvar. Rapporteringen ligger till grund för divisionsinterna beslut/förslag till beslut om åtgärder relaterat till den ekonomiska uppföljningens resultat. Uppföljningsdialog (chefsdialog) sker via landstingets intranät och i samband med divisionens månatliga ledningsgruppsmöten Rutiner och datamodell för rapportering i Excel har utvecklats. Modellen följer GPS. Rapporteringen/chefsdialog sker elektroniskt via divisionens Intranät. Respektive månads resultat såväl avseende intäkter som kostnader ska, om väsentliga, analyseras och kommenteras. Konkreta och omgående åtgärder fordras vid ev negativa avvikelser. Vid negativ avvikelse förväntas omedelbara åtgärder. Uppföljningsmodellen innebär också krav på feedback från närmast överställd chef. Förväntade framtida händelser av väsentlig betydelse, samt åtgärder med anledning av dessa, ska anges. Väsentligt finns definierat i anvisningar. Obligatoriskt är också VO-chefens kommentar

13 Verksamhetschef ansvarar för upprättande av analyser och vidtagande av åtgärder på verksamhetsområdesnivån. Den 3:e fredagen var månad tar divisionschefen del av rapporteringen. Divisionens ledningsgrupp behandlar den ekonomiska uppföljningen på sina s k månadsmöten (som regel 10 st/år). Landstingsstyrelsen erhåller ekonomisk rapportering från divisionen. Ekonomiskt ansvar, befogenheter och skyldigheter inom divisionen är tydligt beskrivna i interna styrdokument, via medarbetarsamtal etc. I enlighet med landstingscentrala anvisningar och mallar sker månadsvis rapportering till landstingsdirektör och landstingsstyrelse. Divisionsplan : Divisionsstaben ansvarar för övergripande styrning, planering, uppföljning och utvärdering samt samordning av Folktandvården. Divisionen eftersträvar ett tydligt och engagerat ledarskap innebärande bl a en tydlig organisation och tydliga ledarroller. Under 2005 kommer t ex budgetuppföljningsprocessen att stärkas genom att ansvaret för att förutse och upptäcka avvikelser och att genomföra/vidta åtgärder tydliggörs. Det nya ledningssystemet med balanserade styrkort ska säkerställa och tydliggöra de enskilda individernas ansvar och roller. Regler och riktlinjer för den ekonomiska styrningen och kontrollen är väl utvecklade och kända. Divisionen verkar för att nödvändig ekonomisk kompetens och/eller ekonomiadministrativt stöd finns tillgängligt för verksamheterna. Såväl landstingsövergripande som divisionsinterna direktiv, anvisningar, mallar etc. är väl utvecklade. För att säkra spridning och lättillgänglighet finns de divisionsinterna anvisningarna/mallarna också tillgängliga på divisionens Intranät. Divisionens centrala stabsfunktioner tillhandahåller basenheterna och klinikerna runt om i länet med ekonomiskt/ekonomiadministrativt stöd och rådgivning. På divisionens intranät finns angivet vem/ vilka inom staben som kan bistå med stöd i olika frågor. Divisionsstaben stöttar verksamhetsenheterna på ett bra sätt kring uppföljningen. Men det finns enhetschefer som anser att de inte har tillräcklig kompetens i ekonomiska frågor och efterlyser kompetensutveckling inom området

14 Budgetuppföljningsprocessen kommer under 2005 att stärkas genom fortsatt kompetensutveckling av chefer. Formerna för dialog och delaktighet avseende ekonomisk styrning och kontroll är väl utvecklad både inom och mellan olika organisatoriska nivåer. Divisionsplan : Divisionens mål är att alla medarbetare ska känna engagemang och arbeta för gemensamma mål. Detta ska uppnås genom god informationstillgång, bred delaktighet, medarbetarsamtal, löne- och belöningssystem. Samtliga medarbetare har deltagit i arbetet att utarbeta lokala styrkort där såväl ekonomiska som verksamhetsmål fastställs. Uppföljningen sker på såväl enhets- som individnivå och involverar samtliga medarbetare

15 Informationssystem Avser de processer/aktiviteter som via IT-stöd dokumenterar, söker, sammanställer, förmedlar och lagrar medicinsk- och patientadministrativ information, övrig verksamhetsinformation samt ekonomisk information. Informationen är ett stöd i det dagliga arbetet, men används också för uppföljning av verksamheten. Landstingets generella system för ekonomisk information (Raindance) samt personaladministration (PAE/PABAS) ingår inte i granskningen. Kontrollmål Resultatet av granskningen Där informationssystem nyttjas: - det finns tillräckliga användarbeskrivningar över systemen - systemen är enkla att använda - det är få avbrott i systemen - det är korta svarstider till systemen - det finns väl utvecklade och - systematiserade, manuella back-upsystem vid händelse av avbrott De IT-system som idag används är Tvist/Carita med koppling till VAS: Totalt infört i Luleå kommun, Piteå centralt, Norrfjärden, Harads, Sävast, Överkalix, Arvidsjaur, Arjeplog, Älvsbyn. Endast reception, Boden, Pajala. Syster Fluorence 2 (SF 2) nyttjas vid övriga enheter, men ska successivt (fr o m maj) övergå till Tvist. När det nya Tvistsystemet är utvecklat kommer folktandvården att ha en länsjournal För Tvist/Carita finns bra och användarvänliga beskrivningar. Även utbildningsmaterial som kan nås på webben. Att fortfarande använda SF 2 anses som mycket riskfyllt. Systemet har ingen kapacitet för nya taxor. Det finns ingen leverantör för support av service och underhåll mm. Stannar systemet blir en stor del av patient- och ekonomiadministrationen lidande. Det blir även problem med verksamhetsuppföljningen. Däremot, ingen fara för patientsäkerheten. Carita TT nyttjas av samtliga tandtekniska laboratorier, förutom Arjeplog. Är ett fakturaprogram där även åtgärder registreras samt där möjlighet finns för avvikelseregistrering. Edward 32 används av tandregleringen. Är ett journalanteckningsprogram som nyttjas då specialisterna arbetar vid allmäntandvårdens lokaler i länet. Ska ersättas med delar av Tvist. Verksamheten är i stort nöjd med IT-systemen (förutom SF 2). VAS-delen i Tvist anses som litet föråldrat med många fönster att arbeta i mm. Och systemens svarstider upplevs som onödigt långa

16 Det finns riktlinjer/anvisningar om hur en tillräcklig/hög sekretess ska uppnås i den medicinska informationshanteringen. Nej. Vi har inte funnit sådana riktlinjer/anvisningar för tandvårdens speciella system. Anvisningar finns dock för behörighetstilldelning samt hur man loggar in i systemen. Systemen innehåller loggfunktioner. Sådana används inte i förebyggande syfte, dvs för att kontrollera att användarna nyttjar systemen för avsett sätt, enligt behörighet. Den praktiska hanteringen av medicinsk information sker med en tillräcklig/hög sekretess. Varje person har en personlig kod då man loggar in i respektive system. Vid introduktion av nyanställda går man bl a igenom reglerna kring sekretess och tystnadsplikt. Divisionen arbetar systematiskt med att - upprätthålla effektiva informationsflöden - upprätthålla driftsäkra system - upprätthålla informationssystem med tillräcklig/hög sekretess Tvist kommer att ha samma systemnivå som VAS, vilket kommer att öka patientsäkerheten. Bl a finns i Tvist/VAS automatiska varningar om patienten tar vissa läkemedel (antibiotika, diabetes etc). Finns synpunkter om att datormognaden inte är tillräckligt hög inom divisionens verksamhet. Detta måste beaktas då Tvist/VAS införs. Användandet av landstingets intranät och tandvårdens webbsida kunde också vara högre. Informationen i systemen går att använda på avsett sätt - effektivt - tillförlitligt - hög sekretess Bedöms bli så genom ett totalanvändande av Tvist. Nuvarande SF 2 bedöms inte som effektivt och tillförlitligt

17 Kvalitetsutveckling Med kvalitetsutveckling avses en kontinuerlig process för att mäta, värdera och förbättra kvaliteten, i detta fall inom tandvårdsverksamheten. Med kvalitet menas oftast i vilken mån det som görs inom hälso- och sjukvården eller tandvården överensstämmer med fastställda kriterier och standards samt i vilken mån patientens uttalade och outtalade behov tillgodoses. Kontrollmål Landstingsstyrelsen/landstingsdirektören har fastställt ett kvalitetssystem eller riktlinjer för kvalitetsarbetet som omfattar divisionens verksamhet. Resultat av granskningen Landstingsstyrelsen har inget policydokument vad gäller kvalitetsarbete/utveckling inom tandvården. Landstingsstyrelsens verksamhetsplan äger ett antal strategiska mål för tandvården, ex vis att den ska vara evidensbaserad. I tandvårdslagen anges att kvalitén i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Socialstyrelsens kvalitetsföreskrifter är kända och tillämpas inom divisionen. Varierar i hög grad. Det viktigaste är att personalen känner till att det finns säkerhetsföreskrifter- och rutiner och var man kan hitta dem, är en åsikt. Det finns ett dokument, Självgranskning, vilket innehåller frågor som rör de olika paragraferna i kvalitetsföreskrifterna. Frågorna är till för att förenkla arbetet med att värdera hur respektive enhet lever upp till författningen och inom vilka områden det behövs åtgärder. Användning av Självgranskningen varierar mycket inom divisionens enheter. Tandteknikerna är styrda av ett antal regler, främst av lagen om medicintekniska produkter samt SoS och läkemedelsverkets föreskrifter. Kunskap om dessa dokument varierar. Divisionen/basenheterna har system för att säkerställa att patientupplevd kvalitet mäts och att resultaten tas till vara. Divisionen har ingen gemensam kvalitetsplan, men i divisionsplan och verksamhetsområdes (basenhets) plan syns divisionens kvalitetstänkande. Divisionens utgångspunkt är att kvalitetsplanen ska vara en integrerad del av divisionsplan och verksamhetsplaner. I GPS-planen finns också en rubrik Patientupplevd kvalitet, där man kan beskriva eventuellt genomförda undersökningar, resultat samt planerade åtgärder/aktiviteter. Meningen är att kvalitetsområdet ska in i GPS och helt ersätta kvalitetsplaner

18 Generellt är Samod navet för divisionens kvalitetsarbete. Patienttillfredsställelsen mäts löpande och resultatet dokumenteras. Konkreta handlingsplaner finns vid basenheterna för att utveckla verksamhetens kvalitet lokalt. Många enheter har genomfört/ska genomföra patientenkäter, med stöd från Samod. Samod planerar också när enheterna/ verksamhetsområdena ska genomföra enkäter. Det finns också enheter som genomför enkäter utan stöd från Samod. Angående fråga om det finns lokala kvalitetsprojekt: Man arbetar med kvalitetsfrågor från morgon till kväll i den dagliga verksamheten. Detta är svårt att skilja ut från övrig verksamhet. Finns dock enstaka kvalitetsprojekt, och ett som blivit uppmärksammat av Socialstyrelsen drivs i Kalix. En enkel enkät till tandläkare har utformats av tandtekniskt C-lab i Luleå. Genom blanketten ska tandläkare bedöma tandteknikernas arbeten. Enkäten ska nu användas av samtliga divisionens tandtekniker. Divisionen arbetar systematiskt med kvalitetsutvecklingsarbete med inriktning mot personalen (t ex kompetens-/teknikutveckling, spec. projekt). Det finns IT-stöd för vissa patientgrupper. Vid riskbedömningar slår man in ett värde i datorn och får då förslag på ett specifikt åtgärdsprogram. Ett verksamhetsområde som studerats har kvalitetsutvecklingsmöten. Här går man igenom avvikelser och andra områden kring kvaliten, ex vis praxis kring förskrivning av läkemedel samt olika behandlingsåtgärder för olika åldrar. Har skrivit en läkemedelshandbok som nu börjar sprida sig i länet. Andra enheter tar också upp kvalitetsfrågor på ett mer strukturerat sätt vid klinikmöten. Tandteknikerna har en väl genomarbetad kvalitetsmanual, framtagen av tandteknikerna tillsammans. Dokumentet kan nås via tandteknikernas web-sida. Tandteknikerna ingår inte i något kvalitetsprojekt. Kanske, beroende på att man har en lite udda verksamhet. Däremot hålls en tand

19 teknisk konferens per år, där olika kvalitetsfrågor diskuteras. Konferensen anordnas av den informelle samordnaren för tandteknik i Luleå, enhetschefen för C-lab. Det finns uppfattningar om att tandteknikerna ibland blir bortglömda inom divisionen. En fråga är vilken status enhetschefen för C-lab har/ska ha i organisationen. Hittills har den uppfattas för informell med otydligt mandat. Finns uppfattningar att genom det nya IT-stödet Tvist blir det enklare att kvalitetsgranska, både på patientnivå och på aggregerad nivå. Ett område som flera enheter berör och som måste utvecklas är beräkningar och erbjudande av kostnadsförslag till patienterna. Hela taxesystemet är så komplicerat att felaktiga uppgifter kan ges till patienten. Här fordras bl a ett bättre IT-stöd. Ett verksamhetsområde har som ett mål i GPS att utveckla bättre rutiner för kostnadsförslag. Det finns en strategi inom divisionen för hur resultatet från kvalitetsmätningar ska användas vid uppföljning och utveckling av verksamheten. Resultatet från kvalitetsuppföljningar inom divisionen sammanställs och rapporteras regelbundet inom divisionen och till landstingsstyrelsen. I verksamhetsområdenas GPS finns rubriken Patientupplevd kvalitet där det är möjligt att fastställa en handlingsplan med anledning av resultaten från patientundersökningar. Resultaten från patientenkäter redovisas årligen både inom divisionen och i månadsrapport till styrelsen. Andelen riskgrupperade patienter är en kvalitetsindikator som följs upp och redovisas årligen, liksom hälsoutvecklingen hos folktandvårdens patienter, både inom barn- och vuxentandvården

20 Avvikelsehantering Avvikelserapportering sker inom hälso- och sjukvården och tandvården när fel eller oklarheter av betydelse har uppstått. Rapporteringen används som grund för värdering av orsaker till att fel och misstag begås. Ansvariga och medarbetare för en dialog om hur incidenter i framtiden ska kunna undvikas. Vissa avvikelser rapporteras som sk Lex Maria-ärenden till Socialstyrelsen. Ärenden kan även anmälas vidare till Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) för prövning. Kontrollmål Resultat av granskningen Det finns inom divisionen gemensamma och enhetliga riktlinjer för hur avvikelserapportering ska ske. Divisionen följer NLLs gemensamma riktlinjer. Landstinget har inget IT-stöd för avvikelsehantering, vilket av en del inom divisionen upplevs som en stor brist och som kan vara en faktor till en underrapportering inom divisionen (se nedan). Något verksamhetsområde har utvecklat eget IT-stöd via ett Excel-ark. Har fungerat bra. Ett verksamhetsområde utarbetade en enklare blankett för manuell notering av avvikelser, vilket medförde att rapporteringen direkt ökade. Tandtekniken använder andra rutiner genom avvikelserapportering i Carita TT, alternativt registrering på följesedel. Inom tandtekniken är det klart vad som ska anmälas: Allt som inte löper enligt processerna. En företrädare för Samod är divisionens Lex Maria-ansvarig. Det finns inom resp basenhet gemensamma och enhetliga riktlinjer för hur avvikelserapportering ska ske Man använder sig av NLLs gemensamma riktlinjer samt tandtekniken enligt ovan. Felanmälan personal verksamhetschef bedömer vissa ärenden stannar kvar inom enheten vissa till Samod för bedömning vissa av dessa, Lex Mariaärenden till SoS. Observera att fel i de tandtekniska arbetena även kan komma från brister i tandläkarnas förberedande arbeten (avtryck mm). Därför är det viktigt att dokumentera dialogen mellan tandläkarna och tandteknikerna. Personalen inom divisionen har god kunskap om vilka händelser som ska avvikelserapporteras och till vem. Det finns mestadels kännedom om vilka rutiner som gäller

21 Däremot varierar antalet avvikelserapporter mycket mellan enheterna och det uppges överlag finnas en underrapportering. Det har inte varit kultur att rapportera avvikelser inom divisionen. Men genom olika kampanjer från Samod börjar rapporteringarna att öka så sakteliga. Gjord avvikelserapportering följs upp av divisionsledningen samt av berörda verksamhetschefer. Avvikelserapporter sänds till Samod som gör en årlig sammanställning enligt givna rubriker. Sammanställningen diskuteras i divisionens ledningsgrupp. Tandteknikernas avvikelser registreras i faktureringsprogrammet Carita TT. Avvikelserna ska rapporteras till Samod på samma sätt som för övriga verksamheter inom divisionen. Uppföljning och analyser av rapporterade avvikelser återrapporteras till personalen och till den person som rapporterat avvikelsen. Rapporterade avvikelser uppges diskuteras vid arbetsplatsträffar/kvalitetsutvecklingsmöten. Här diskuteras också den årliga sammanställningen som Samod genomför och återrapporterar. Klimatet att diskutera avvikelsefrågor bland personalen håller på att öppnas. Insikten att diskutera händelser och inte personen/erna som varit inblandad/e håller på att få fäste. Det finns rutiner/system som säkerställer att åtgärder vidtas med gjord avvikelserapportering som grund. Inga systematiska rutiner finns idag. Endast diskussion vid olika personalmöten enligt ovan

22 Medicinteknisk säkerhet Definition av medicinsk teknik, enligt lag 1993:584 om medicinsktekniska produkter: Med en medicin teknisk produkt avses i lagen en produkt som enligt tillverkarens uppgift skall användas, separat eller i kombination med annat, för att hos människor enbart eller i huvudsak 1. påvisa, förebygga, övervaka, behandla eller lindra en sjukdom 2. påvisa, övervaka, behandla, lindra eller kompensera en skada eller ett funktionshinder 3. undersöka, ändra eller ersätta anatomin eller en fysiologisk process, eller 4. kontrollera befruktning. Kontrollmål Resultatet av granskningen Det finns av landstingsstyrelsen eller landstingsdirektören ett fastställt styrdokument med mål och riktlinjer för medicinteknisk säkerhet. Landstingsstyrelsen har, enligt SOSFS, 2001:12, som vårdgivare ansvar för hantering av MT-produkter och tjänster. Vårdgivaren får överlåta ansvaret till verksamhetschef, inom tandvården, även till annan befattningshavare. I landstingets gemensamma regler hänvisas till föreskrifterna ovan och till landstingets Kvalitetshandbok för MT-produkter och tjänster. Landstingets referensgrupp för MT-produkter svarar för handboken. Finns också föreskrifter från Statens strålskyddsinstitution (SSI). Bl a kontroll av radiologisk utrustning och av dosimetrar. Inom lab finns speciella föreskrifter från Socialstyrelsen och läkemedelsverket. Av styrdokumentet framgår hur all hantering av medicintekniska produkter ska skötas, inkl funktionsbedömning, service och underhåll. Ansvaret för hantering av medicinteknisk utrustning är tydligt beskrivet och dokumenterat. Divisionen använder idag inte landstingets Kvalitetshandbok, men detta är på gång. Samod utvecklar en mall för enheternas nivå 3 i handboken. En företrädare för Samod ingår i Kvalitetshandbokens referensgrupp. Delegation från landstingsstyrelsen till verksamhetschef för hantering av medicintekniska produkter ska ske skriftligt och dokumentet ska förvaras inom vårdenheten och inom resp divisionsstab. Så har också skett inom divisionen under våren Gäller till verksamhets- och klinikchefer (specialistenheter). Det finns dock uppfattningar om att delegationen har skett från divisionschefen till verksamhetschef och inte från landstingsstyrelsen. Det finns apparatansvariga för mer väsentlig utrustning. Gäller lustgas och panoramarönt

23 gen. Här finns förteckningar för ansvariga personer samt vilka som har erforderlig tilläggsutbildning för hantering. För tandteknik gäller det främst olika putsapparater, härdare och kokapparater. Det finns apparatansvarig för mer väsentlig utrustning, dokumenterade i tandteknikernas servicedokument. Det finns dokumentation i form av checklistor, bruksanvisningar etc för användande av medicinteknisk utrustning och över vilka rutiner som gäller kring dessa Allmänt sett finns inte många checklistor för uppstart, kontroll och underhåll av utrustningarna. Allt är så standardiserat. Detta, då tandvårdspersonalen kan utrustningarna, som är mycket standardiserade, alltsedan sin utbildning. Däremot finns bruksanvisningar i anslutning till mer avancerad utrustning samt för övriga utrustningar samlade på särskilda ställen i behandlingsrum. Samod ska utveckla systematiken kring hantering av checklistor och bruksanvisningar. Divisionen utför, med hjälp av en NLL:s MTexperter (avtal), olika obligatoriska kontroller av lustgas och syrgasutrustningar samt radiologisk utrustning. NLL:s MT-enhet sköter i övrigt inte tandvårdens MT-utrustning då enheten idag av tandvården inte anses ha rätt reell kompetens och att MT-enheten måste uppfylla vissa krav innan den kan komma på tal. Kontroller av behandlingsstolar, autoklaver, diskdesinfektioner mm utrustning utförs av en extern leverantör som också utför service. På utrustningarna. Radiologisk utrustning för panoramaröntgen har en så kraftig stråldos att den faller under SSI:s tillsyn. Divisionsstaben sänder årligen uppgifter till SSI om vilka som får utföra undersökningar, antal olika undersökningstyper m m

24 Inventarieredovisning sköts tydligt enligt dokumenterade rutiner. Inom NLLs hälso- och sjukvård används inventariesystemet Duga som hanterar MTutrustningarnas rörelser inom sjukvårdsenheterna, d v s anskaffning, omdisponering, avställning eller utrangering. Divisionen använder inte Duga, utan en manuell förteckning. Divisionsstaben inventerar resp klinik vart 4:e år. Har en utbytesplan för MTutrustning som gäller 8-9 år framåt. De tandtekniska enheterna har genom ett speciellt kvalitetssystem en kvalitetssäkringsprocess för tandteknisk utrustning enligt krav från läkemedelsverket (LVFS 2003:11) Felanmälan av medicinteknisk utrustning sköts på ett tydligt sätt enligt dokumenterade rutiner Vid fel försöker enheterna först åtgärda problemen själva. Om det inte går tar personalen kontakt med enhetschefen som kontaktar externa tekniker (leverantörer). Beskrivna problem och utförda åtgärder antecknas av leverantören på en speciell blankett i en speciell pärm som förvaras inom resp enhet. Inom ett verksamhetsområde uppges att man har duktiga vaktmästare inom vårdcentralen som tar på sig att reparera det flesta, mindre avancerade fel. De har lärt upp sig själva eller via leverantören. Introduktion/utbildning vid ny utrustning och ny personal sker genom tydliga och dokumenterade rutiner. Det finns ingen utbildning/introduktion som särskilt riktas mot MT-utrustning. Detta faller inom den allmänna introduktionen av ny personal. Däremot finns inskrivet i avtal med leverantörerna, två timmars utbildning per team vid leverans av mer väsentlig utrustning. Det finns en klar uppfattning över utrustningens kondition och status. Inventeringar sker systematiskt enligt dokumenterade rutiner. Enligt den inventering som utförs av divisionsstaben, enligt ovan. Divisionen gör en total inventering vart 4-5 år. Och man gör årliga avstämningar med underhållstekniker för uppdatering av investeringsbudgeten. Därför har divisionen en bra långsiktlig plan. Åsikter om utrustningens status varierar, men i stort är den tillräcklig, men den börjar överlag

25 bli gammal på många håll. Det anses som viktigt med ny, modern utrustning p g a läkarrekrytering och patientkontakter (konkurrens med privata tandläkare). Inom en enhet nämns det oacceptabla i att två behandlingsrum inte kan nyttjas p g a gammal utrustning

26 Kompetens-/personalförsörjning Kompetensförsörjning innebär att förse organisationen med ny kunskap genom rekrytering av ny personal men även att tillföra redan anställd personal med nya kunskaper och ökad kompetens.i denna process ingår ett planerings- och prognosticeringsarbete på såväl lång som kort sikt samt olika aktiviteter för att konkret trygga det framtida kompetensbehovet. Kontrollmål Det finns av landstingsstyrelsen/landstingsdirektören ett fastställt styrdokument med mål och riktlinjer för kompetensförsörjning. Divisionen har egna styrdokument för sin kompetens- och personalförsörjning Resultatet av granskningen Finns två dokument som rör kompetensförsörjningen: Landstingets plan för kompetensförsörjning, 2002 och Personalstrategisk handlingsplan, Divisionen har en äldre dokumenterad plan som divisionsstaben nu vidareutvecklar. Ska synkroniseras med landstingets allmänna plan för kompetensförsörjning. Divisionsstaben har också under våren 2005 utarbetat en verksamhetsplan för rekrytering av tandläkare och tandhygienister. Det är i praktiken verksamhetsområdena som ansvarar för rekryteringen, men då det är anställningsstopp har divisionschefen sista ordet. Ett problem som uppges är att verksamhetens ansvar för rekrytering inte överensstämmer med ansvaret för lönesättning. Detta hämmar det direkta, och ibland brådskande, rekryteringsarbetet och det finns tillfällen då den tilltänkte avböjt p g a för lång handläggningstid. Verksamheten uppger överlag att man har stor hjälp av divisionsstaben i rekryteringsarbetet. Divisionen har kartlagt och redovisat sitt framtida kompetensbehov - tidsmässigt och för olika befattningskategorier. Har nu tillsatt alla specialistbefattningar. Stor brist på allmäntandläkare på vissa håll. Störst problem i Malmfälten och Pajala. Har en liten övertalighet på tandsköterskor. Kommer att reduceras i och med införandet av IT-stödet Tvist (receptionsarbete). Det finns en fara i att tandsköterskeyrket är på stagnation, då det där finns en stor erfarenhet/kunskapsbank man kan tappa

27 För tandhygienister är det långsiktliga målet att öka antalet, där förhållandet till tandläkare ska vara 1 till 1 (d v s fler hygienister, färre läkare än idag). Beräkningen av det framtida kompetensbehovet är inte enbart en trendframskrivning utan bygger på bedömningar om ändrade behandlingsmetoder, medicinskteknisk utveckling mm. Divisionen har fastställt en plan för hur kompetensförsörjningen ska tryggas i framtiden. Se ovan. Väger in arbetssättet för hygienister. Är ett legitimerat yrke med rätt att utföra mycket kring den förebyggande behandlingen (munhälsovård). Det är få rekryteringar till tandtekniken, och då det behövs är det någorlunda lätt. Men ungefär om tre år kan problem uppstå. Därför, finns åsikten, borde divisionen redan idag anställa yngre tekniker för framtida anpassning. Divisionen har kontroll över vilka/hur många tandläkare och tandhygienister som är under utbildning, speciellt från Norrbotten. Divisionens rekryteringsgrupp deltar på gymnasiemässor och gruppen träffar tandläkarfakulteten. Ungdomar får också pryo inom olika enheter. Just nu finns ett stort intresse för tandläkar- och tandhygienistutbildning i landet. (Kuriosa: Det finns en överrepresentation av nyanställda som länge gått med bettskenor/ tandställningar) Divisionen utdelar stipendium till elever vid tandläkarutbildning som har någon form av anknytning till Norrbotten ( kr utan förbindelse). Har många sommarvikarier av elever från tandläkarutbildningen som går sista året och som får en tillfällig legitimation. Divisionens arbete med kompetensförsörjning följs återkommande upp och analyseras samt rapporteras till landstingsstyrelsen. Divisionens ledningsgrupp följer löpande upp personal- och kompetensförsörjningen

28 Arbetsmiljö Med god arbetsmiljö menas att risker för ohälsa eller olycksfall på arbetsplatsen ska förebyggas eller elimineras så långt det är möjligt samt att arbetsmiljön utvecklas så att den bidrar till god produktivitet, kvalitet och trivsel. Styrande dokument är Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Kontrollmål Det finns inom NLL styrande dokumenterade riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Det finns inom divisionen och på de lokala enheterna fastställda arbetsmiljöpolicy eller mål för arbetsmiljöarbetet. Det finns rutiner för identifiering och bedömning av risker för ohälsa och olycksfall (avvikelserapporter, tillbudsregistrering, skyddsronder, arbetsplatsträffar, uppföljningar via informationssystemen). Resultat av granskningen Finns i Landstingets gemensamma regler, avsnittet Arbetsmiljöansvar, arbetsmiljörikt-linjer. Finns även landstingsgemensamt Fördelning/delegering av arbetsuppgifter. I Landstingsstyrelsens riktlinjer finns Arbetsmiljöriktlinjer. Finns i divisionsplanen. Samordnad ArbetsMiljö (SAM) är divisionens unika miljöplan och policy inom området. Landstingets generella SAM är något anpassad till divisionens verksamhet. I huvudsak hanteras SAM av enhetscheferna. SAM:s arbetssätt upplevs som positivt och åtgärdsinriktat. I SAM:s system finns checklistor, anpassade till tandvården. Har antecknas arbetsmiljöproblem, vem som ska åtgärda och när det ska ske. Checklistorna från verksamhetsområdena sammanställs vid staben som försöker få en totalbild. Staben har även genomfört en personalenkät kring arbetsmiljö och trivsel. Används en gång/ år. Visar på goda värden, men den senaste visar på en tendens till mer stress, förmodligen beroende på de ekonomiska kraven. Tandvårdspersonalen har ofta belastningsskador som är svåra att undvika. Här gäller det att balansera arbetsgivarens ansvar mot den enskildes insikt och ansvar över sin egen kropp. Åsikter finns om att någon form av ergonomisk utbildning behövs bland personalen. Det finns konkreta handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet med strategier och åtgärder som bygger på målen för arbetsmiljöarbete (ev policy) samt genomförda riskbedömningar. Se SAM ovan