Kommunrevisorerna granskar

Transkript

1 Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN Granskning av bostadsanpassningsbidrag

2 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Genomförande Bostadsanpassningsbidrag Bakgrund Regelverk Gällande författningar Förutsättningar för bidrag Bidragsprocessen i Umeå kommun Behovsbedömning Handläggningsprocessen Genomförande av beslut Styrning och uppföljning Ekonomi Samverkan med andra Sammanfattande bedömning Förslag till förbättringsområden

3 1. Sammanfattning Den som har en bestående funktionsnedsättning har rätt till ett ekonomiskt bidrag för att anpassa sin bostad så att denne kan leva ett självständigt liv i eget boende. I Umeå kommun har Byggnadsnämnden det politiska ansvaret för tillämpningen av lagen om bostadsanpassningsbidrag samt ansvar för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. De senaste åren har nämndens kostnader på området ökat. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning sett det som angeläget att genomföra en granskning utifrån de ökade kostnaderna för beviljande av bostadsanpassningsbidrag. Granskningens syfte är att bedöma om hanteringen av bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt, likvärdigt och kostnadseffektivt sätt. Samt om Byggnadsnämnden genom sin interna kontroll säkerställer en ändamålsenlig och effektiv hantering av ärendena. Granskningen baseras huvudsakligen på dokumentstudier och intervjuer. Styrande för ärendehandläggningen är förutom själva lagen om bostadsanpassningsbidrag i första hand Förvaltningslagen och Sekretesslagen. Vägledning till hur lagstiftningen ska tolkas framgår dels av förarbeten och dels av rättspraxis. Bidrag för bostadsanpassning börjar med att sökande lämnar in ansökan om bostadsanpassning. Till ansökan ska ett behovsintyg bifogas som utfärdas av arbetsterapeuter/läkare eller annan sakkunnig. Kommunens handläggare bedömer ansökan och fattar beslut om bidrag eller avslag. Efter beslut sker anpassning när fastighetsägare gett sitt samtycke. Vid uppsägning av lägenhetskontrakt kan bidrag sökas för återanpassning av lägenheten, som överstiger kronor. Umeå kommun har ett styrkort där byggnadsnämnden följs upp i fyra dimensioner; yttre kvalitet, inre kvalitet, produktivitet och ekonomi. För bostadsanpassningen har indikatorer tagits fram för yttre och inre kvalitet liksom för ekonomi. Däremot finns inga indikatorer som följer verksamhetens produktivitet. Kostnaderna för bostadsanpassning ökar i huvudsak på grund av att fler personer bor längre i eget boende vilket i sin tur innebär att behoven av särskilt boende blir mindre. Ärenden blir således fler, större och mer komplexa. Dessutom har även kostnader för material och entreprenörernas arbetstid ökat de senaste åren då Umeå är i en expansiv fas. Vidare är Umeå en attraktiv kommun för personer med funktionshinder bland annat beroende på kommunens utbildningsinriktning med riksgymnasium för rörelsehindrade ungdomar Den övergripande bedömningen är att bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt och likvärdigt sätt. Verksamheten har dock inte utvecklat någon uppföljning som möjliggör en bedömning av produktivitet eller av kostnadseffektivitet. Byggnadsnämnden bedöms genom sin interna kontroll säkerställa en ändamålsenlig hantering av ärendena. I kapitel 6 ges koncentrerade svar på respektive revisionsfråga. Med utgångspunkt i denna granskning föreslår vi följande förbättringsområden. Byggnadsnämnden bör säkerställa att: Nämnden har en realistisk budget Kontakten mellan kommunen och intygsskrivare utvecklas vad gäller grunder för behovsbedömning Behovsbedömningen är likvärdig Verksamheten utvecklar produktivitetsmått 2

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Den som har en bestående funktionsnedsättning har rätt till ett ekonomiskt bidrag för att anpassa sin bostad så att denne kan leva ett självständigt liv i eget boende. Detta regleras i lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Bidraget ska täcka skäliga kostnader för anpassningen. Det är kommunerna som har ansvaret för bidraget samt beslutar om bidraget och står för kostnaderna. Lagen om bostadsanpassningsbidrag är en specialförfattning för ärenden om bostadsanpassnings- och återställningsbidrag och handlar i stort sett enbart om vilka villkor som gäller för bidragen. Med hänsyn till detta måste kommunen även ha en god kunskap om förvaltningslagen (1986:223) för att kunna handlägga ärendena korrekt. Boverket har till uppdrag att utöva tillsyn över kommunernas verksamhet med att tillhandahålla bostadsanpassningsbidrag. Dessutom är Boverket bemyndigad att meddela föreskrifter om verkställigheten av lagen om bostadsanpassningsbidrag. I Umeå kommun har Byggnadsnämnden det politiska ansvaret för tillämpningen av lagen om bostadsanpassningsbidrag samt ansvar för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. De senaste åren har nämndens kostnader på området ökat. Kostnadsutvecklingen har också ett samband med de biståndsbeslut som socialnämnden och kommundelsnämnderna fattar om biståndsinsatser i det egna hemmet. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning sett det som angeläget att genomföra en granskning utifrån de ökade kostnaderna för beviljande av bostadsanpassningsbidrag. 2.2 Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att bedöma om hanteringen av bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt, likvärdigt och kostnadseffektivt sätt. Samt om Byggnadsnämnden genom sin interna kontroll säkerställer en ändamålsenlig och effektiv hantering av ärendena. Granskningen omfattar Umeå kommuns handläggning av bostadsanpassningsbidrag och avser Byggnadsnämnden. 2.3 Revisionsfrågor I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som satts upp av nämnden? Sker en väl dokumenterad och likvärdig handläggnings- och bedömningsprocess för bostadsanpassningsbidrag i förhållande till gällande lagstiftning? Beaktas diskrimineringsgrunder i processen, görs analys om vem som får vad på vilka grunder, för att säkerställa likvärdighet? Är grunderna för beviljande av bostadsanpassning tydliga, finns delegation och riktlinjer? Görs avvägningar i beslutet till varaktighet i behovet? 3

5 Är den interna kontrollen från nämnden över handläggningsprocessen tillräcklig? Hur sker budgetering och ekonomisk uppföljning för bostadsanpassningen? Vad är orsaken till ökade kostnader för området de senaste åren? Har nämnden vidtagit åtgärder med anledning av kostnadsutvecklingen? Har samarbete skett mellan Byggnadsnämnden, Socialnämnden och kommundelsnämnderna för att styra utvecklingen? Sker samverkan med övriga intressenter inom kommunen, såsom det kommunala bostadsbolaget Bostaden? 2.4 Revisionskriterier Kommunens ansvar för bostadsanpassningsbidrag regleras i följande lagar, vilka utgör den norm/ kriterier som granskningens resultat värderas mot: Lagen om bostadsanpassningsbidrag m.m. (1992:1574) Förvaltningslagen (1986:223) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Kvalitetsdeklaration Bostadsanpassning - antagen av Umeå kommun 2008 (reviderad 2012). 2.5 Genomförande Granskningen baseras huvudsakligen på dokumentstudier och intervjuer. Följande har intervjuats: Byggnadsnämndens ordförande Verksamhetschef bostadsanpassning Handläggare, bostadsanpassning Handsläggare, bostadsbolaget Bostaden Två arbetsterapeuter, Hälsocentralen Dragonen Rapporten har faktagranskats av de intervjuade. 4

6 3 Bostadsanpassningsbidrag 3.1 Bakgrund Syftet med bostadsanpassningsbidrag är att säkerställa att den som är funktionshindrad har rätt till ett ekonomiskt bidrag för att anpassa sin bostad så att han eller hon kan leva ett självständigt liv i eget boende. Förutsättningarna regleras i lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Bidraget ska täcka skäliga kostnader för anpassningen. Det är kommunerna som har ansvaret för tillämpningen av lagen. Begreppet m.m. i lagen syftar på återställningsbidraget. Återställningsbidraget är ett bidrag som kommunen lämnar till fastighetsägare som önskar ta bort anordningar som tillkommit med bostadsanpassningsbidrag. Detta gäller enbart för hyreslägenheter och i anslutning till bostadsrätter och att anpassningsåtgärden inte längre kan utnyttjas för sitt ändamål och åtgärden är till nackdel för nästa hyresgäst eller andra boende. Kostnaderna för bostadsanpassningsbidrag för riket i sin helhet har under senare år ökat och en fortsatt ökning bedöms sannolik då antalet äldre ökar. En viktig förklaring till detta är den rådande principen om att äldre och funktionshindrade människor ska kunna bo kvar i sina egna hem (kvarboendeprincipen). Kommunernas äldreboenden har dessutom under senare år omstrukturerats och koncentrerats till de med de största vårdbehoven. Även förändringar inom hälso- och sjukvården beträffande genomförandet av vårdinsatser i kombination med den medicinsktekniska utvecklingen påverkar behovet av anpassningsåtgärder. Till detta ska läggas att andelen över 80 år kommer att öka framöver. Bostadsanpassningar är en viktig förutsättning för att kunna möjliggöra kvarboende. Vidare är Umeå en attraktiv kommun för personer med funktionshinder bland annat beroende på kommunens utbildningsinriktning med riksgymnasium för rörelsehindrade ungdomar. Kostnaderna för hemtjänstinsatser och bostadsanpassning är jämfört med kostnaderna för ett särskilt boende förhållandevis liten. Genom att minska de fysiska hindren i en boendemiljö kan kostnader även förebyggas för vård och omsorg. En icke anpassad bostad kan leda till inaktivitet, isolering, olycksfall, fallskador m m. Kostnaderna för bostadsanpassning är normalt förhållandevis låga om de jämförs med alternativen. Rent samhällsekonomiskt vore det naturligtvis bättre om bostäder byggdes med god tillgänglighet redan från början. Härigenom skulle behov av individuella bostadsanpassningar kunna förebyggas. Behovet av anpassningsåtgärder skulle även kunna minska om en redan anpassad lägenhet kan återanvändas. 3.2 Regelverk Gällande författningar Styrande för ärendehandläggningen är förutom själva lagen om bostadsanpassningsbidrag i första hand Förvaltningslagen och Sekretesslagen. Vägledning till hur lagstiftningen ska tolkas framgår dels av förarbeten och dels av rättspraxis Förutsättningar för bidrag Bostadsanpassningsbidrag lämnas för åtgärder som avser anpassning av bostadens fasta funktioner i och i anslutning till den bostad som ska anpassas. Förutsättningen för att lämna bidraget är att åtgärderna är nödvändiga för att bostaden ska vara ändamålsenlig för den 5

7 funktionshindrade. Bidrag ska inte lämnas om de sökta åtgärderna behöver vidtas av andra orsaker än behovet av anpassning. Bostadsanpassningsbidrag lämnas även för åtgärder som har samband med den funktionshindrades behov av rehabilitering, funktionsträning och sjukvård under förutsättning att behovet inte skäligen bör tillgodoses på annat sätt. Om den funktionshindrade inte kan delta i aktivteter utanför bostaden kan bidrag utgå till åtgärder som möjliggör hobbyverksamhet. Anpassning för att möjliggöra hobbyverksamhet i bostaden förekommer mycket sällan. Det krävs starka intyg och för många intygsgivare är det svårt att styrka detta behov. Bidrag kan också utgå till reparation av utrustning som anskaffats med tidigare bidrag. Den sakkunnige intygsgivaren ska göra sin bedömning utifrån en professionell utgångspunkt. Intyget är dock inte helt utslagsgivande för om bidrag ska lämnas eller ej. Kommunen har att pröva dels om åtgärderna utifrån gällande bestämmelser och praxis är bidragsberättigade eller ej, dels intygets styrka. Ägare av flerbostadshus har rätt till bidrag för kostnader för att ta bort anordningar (återställning) för funktionshindrade personer. Regeringsrätten har slagit fast att lagen om bostadsanpassningsbidrag i princip inte innehåller några begränsningar varken i fråga om anpassningsåtgärder eller bidragsbelopp. Enligt lagen gäller att bidrag ska lämnas med skälig kostnad för åtgärderna. Återställningsbidraget har dock en nedre gräns i och med att bidrag lämnas bara om den godkända kostnaden vid ett och samma tillfälle överstiger kronor. 6

8 4 Bidragsprocessen i Umeå kommun Bidrag för bostadsanpassning börjar med att sökande lämnar in ansökan om bostadsanpassning. Till ansökan ska ett behovsintyg bifogas som utfärdas av arbetsterapeuter/läkare eller annan sakkunnig. Kommunens handläggare bedömer ansökan och fattar beslut om bidrag eller avslag. Efter beslut sker anpassning när fastighetsägare gett sitt samtycke. Vid uppsägning av lägenhetskontrakt kan bidrag sökas för återanpassning som överstiger kronor. Åtgärden ska vara till nackdel för nästa hyresgäst och att det är svårt för fastighetsägaren att hyra ut den anpassade hyreslägenheten. 4.1 Behovsbedömning Centralt och det som i princip styr utfallet i bidragsprocessen är behovsbedömningen som görs av arbetsterapeuter. Efter att sökanden tagit kontakt med arbetsterapeut och sökt bidrag för ett specifikt behov, exempelvis att det är svårt att använda badkar, görs i regel hembesök. I vissa fall, men inte i regel, görs hembesöket gemensamt med kommunens tjänstemän som hanterar ansökan. Utöver hembesök inhämtas även annan information av arbetsterapeut, exempelvis genom journal. Ansökan initieras ofta genom vårdpersonal, så som distriktssköterska eller hemtjänst, även om det är den berörda personen som är sökande. För att säkerställa likhet i bedömningarna har kommunen tagit fram förslag på mall till innehåll i bostadsanpassningsintyg. Den mall som kommunen tagit fram är förslag på vilka uppgifter som bör ingå i ett intyg för att kommunen ska kunna göra en rättsäker bedömning. De intervjuade arbetsterapeuterna har även tagit fram standardmallar vad gäller förslag på åtgärdslista i samråd med kommunen. Vidare så har kommunens tjänstemän samlat arbetsterapeuter för att diskutera behovsbedömning i syfte att säkerställa likhet i bedömningar. Det senaste mötet skedde enligt de intervjuade arbetsterapeuterna för cirka två år sedan. Intygsgivarens roll är att skriva det medicinska intyget på uppmaning av sökanden och beskriva funktionsnedsättning, vilken förmåga sökanden har och vilka konsekvenser som funktionsnedsättningen får i bostaden. Intygsgivaren gör därför en bedömning utifrån sökandens förmåga att klara/inte klara av olika aktiviteter i sin bostad. Det ska i intyget finnas en klar koppling mellan sökta åtgärder och funktionsnedsättningen. Hur många ärenden en arbetsterapeut hanterar varierar kraftigt i kommunen. De intervjuade arbetsterapeuterna arbetar på en relativt stor hälsocentral och hanterade cirka ett till två behovsintyg i veckan. I regel utförs behovsbedömningen av en arbetsterapeut, i svåra fall diskuteras ärendet med kollega. 4.2 Handläggningsprocessen Bostadsanpassning görs enbart vid bestående funktionsnedsättning. Det finns inget stöd i lagen om att anpassa bostadsanpassningen till dess förväntade varaktighet, det vill säga förväntad återstående livslängd. I varje fall bedöms dock anpassningens omfattning till den enskilda situationen. Nämndens beslut innebär att en praxis utvecklats vad gäller fritidshusomvandling. Finns möjlighet att bo i annat permanent boende ges inte bidrag för bostadsanpassning i fritidsboende. Bidrag beviljas aldrig för anpassning av fritidshus om sökanden har en annan permanent bostad. Om sökanden däremot har ett permanentboende i ett fritidshusområde kan bidrag för anpassning bli aktuellt. Bidrag beviljas dock inte till åtgärder som behöver utföras av annan anledning t ex. att bostaden 7

9 behöver rustas upp då den inte uppfyller de grundläggande krav som ställs på en bostad. Dessa ärenden lyfts till nämnden. Kommunen har tagit fram en handläggningsprocess för bostadsanpassningsärenden. Processen är väl dokumenterad och känd av handläggarna. Vidare har verksamheten även utvecklat checklistor för olika typer av ärenden, exempelvis prioriteringsordning, beslutsskrivning och återkoppling till sökande. Totalt finns cirka 25 checklistor för bostadsanpassning. Ärenden avidentifieras innan handläggning för att säkerställa att ingen diskriminering sker. Inkomna ärenden fördelas av verksamhetschef i samråd med handläggare baserat på kompetens och arbetssituation. Verksamheten har veckoträffar där ärenden fördelas och föredras handläggare emellan. Om handläggning av ärendet inte kan påbörjas omgående skickas ett brev ut till sökande, som informeras om vänteläget. Inför beslut görs hembesök och vid osäkerhet tas ärendet tillbaka till handläggargruppen för att säkerställa argument för beslut. Utredande handläggare tar enskilt beslut i ärenden upp till kr. Assistent har delegation på beslut inom kr och handläggare inom kr. För ärenden mellan kr och kr krävs att annan handläggare än utredande skriver under beslutet. Detta har verksamheten själva beslutat som ett steg i lärandet och att öka kostnadsmedvetenheten för hela handläggargruppen. För ärenden mellan kr och kr krävs beslut av två handläggare tillsammans. Verksamhetschef beslutar om ärenden däröver och upp till kr, därefter tas beslut av byggnadsnämnden. Vid fakturahantering slutattesterar alltid bostadsanpassningens verksamhetschef. 4.3 Genomförande av beslut Beslut om bostadsanpassning tas med fastighetsägarens samtycke. Olika fastighetsägare hanterar bostadsanpassningsärenden olika, men det kommunala fastighetsbolaget Bostaden har utarbetat rutiner för bostadsanpassning. Dessa rutiner innehåller även en processbeskrivning för hela bostadsanpassningsprocessen, vilken är framtagen i samarbete med handläggare vid kommunens bostadsanpassningsverksamhet. Bolaget har kvartersvärdar som hanterar bostadsanpassningsärenden. Vid behov söker de stöd av någon av de två tjänstemännen som arbetar centralt på Bostaden med bostadsanpassningsärenden. Om en bostadsanpassad lägenhet i Bostadens bestånd blir ledig erbjuds den automatiskt till socialtjänsten i Umeå kommun. I normalfallet återställs inte en bostadsanpassad lägenhet av Bostaden. 8

10 5 Styrning och uppföljning Umeå kommun har ett styrkort där byggnadsnämnden följs upp i fyra dimensioner; yttre kvalitet, inre kvalitet, produktivitet och ekonomi. För bostadsanpassningen har indikatorer tagits fram för yttre och inre kvalitet liksom för ekonomi. Däremot finns inga indikatorer som följer verksamhetens produktivitet. Mål för den yttre kvaliteten är Minst 93 % av våra kunder ska uppleva att de fått bra information och rådgivning i sina kontakter med oss samt Handläggningstid 45 dagar/snittid per ärende. Bostadsanpassningen uppfyller målen för både yttre och inre kvalitet. I och med att verksamheten har ett negativt resultat nås inte det ekonomiska målet. 5.1 Ekonomi Under ett år hanteras cirka ärenden varav cirka 2 procent får avslag på sin ansökan. Antal beslutade ärenden är relativt jämt fördelat över året, med augusti som undantag med färre ärenden. På samma sätt är beslutade belopp även relativt jämnt fördelat över året. När det gäller ärendetyper så är nivåutjämning, spisvakt, dörrautomatik och ledstänger vanligast. De åtgärder som belastat bidragsbudgeten mest är större utbyggnader/ombyggnader, installation av dörrautomatik och hiss, anpassning av badrum och kök samt nivåutjämningsåtgärder. Mest kostnadskrävande per ärende är utbyggnader som kräver nämndbeslut och under 2012 togs ett sådant beslut. Verksamhetschefen analyserar, utifrån ett genusperspektiv, ärenden bland annat utifrån bidragsbelopp, antal bidrag, avslag/bifall, beviljade åtgärder och könsfördelning av sökande. De senaste åren har bostadsanpassningen bedrivit en verksamhet som kostnadsmässigt överstigit budget med cirka 2 miljoner kr årligen. Byggnadsnämnden erhöll 2010 ett engångsbelopp om 5 miljoner kr i så kallat eget kapital för att balansera bostadsanpassningens budget. Inför år 2013 fanns 1,3 miljoner kr kvar av detta egna kapital som, enligt prognos, därefter beräknas vara slut. Byggnadsnämndens och bostadsanpassningsverksamheten har en gemensam uppfattning om att bostadsanpassningen budgetram behöver utökas med 2 miljoner SEK årligen för att nå en budget i balans. Av bostadsanpassningens kostnader om cirka 14 miljoner SEK är fördelningen cirka 10 miljoner SEK till bostadsanpassningsbidrag och cirka 4 miljoner SEK till administration och personal. Varken nämnden eller verksamheten planerar några andra åtgärder än att äska en utökad budgetram med anledning av den ekonomiska situationen. 5.2 Samverkan med andra Bostadsanpassningsprocessen skapar till sin natur samverkan mellan kommunens handläggare som hanterar bostadsanpassningsbidrag och arbetsterapeuter samt mellan handläggare och bostadsbolag. Samverkan mellan handläggare och arbetsterapeuterna i enskilda fall sker kontinuerligt. Däremot är en samverkan, exempelvis i form av möten, för att utveckla samverkan på mer strukturell nivå relativt sparsam. Kommunen har tidigare anordnat gemensamma arbetsmöten för att utveckla bedömningsgrunder, men det skedde senast enligt de intervjuade för några år sedan. Träffarna för hälsocentralerna som skulle ha skett hösten 2012 flyttades fram till 2013 eftersom kommunen skulle ta över ansvaret för hemsjukvården vid årsskiftet och det inte var klart vilka arbetsterapeuter som skulle övergå till kommunen. Vid den hälsocentral som arbetsterapeuter intervjuades hade rutiner tagits fram i samverkan med kommunens tjänstemän. Sannolikt ser det dock mycket olika ut mellan olika 9

11 hälsocentraler, inte minst beroende på vilken vana som finns att hantera bostadsanpassningsbidrag. Samverkan mellan handläggare och det kommunala bostadsbolaget Bostaden är väl utvecklad med bland annat särskilt ansvariga på Bostaden. De handläggningsprocesser som tagits fram har gjorts i samarbete med kommunens handläggare. Samverkan med andra fastighetsägare sker vid deltagande på årsmöten och gemensamma projekt. Exempel på projekt är Nätverket för hållbart boende samt projekt Boende i källare. Även om dessa projekt inte är direkt kopplade till bostadsanpassning så gagnar det även samverkan mellan inblandade parter vid bostadsanpassning. Samverkan mellan de olika nämnderna sker i huvudsak veckovis genom ordförandemöten. Mest konkret samverkan sker mellan ordförandena inför budgetberedning. Någon samverkan med kommundelsnämnderna förekommer inte i bostadsanpassningsfrågor då de inte är inkluderade i processen. Samverkan med biståndshandläggare sker framförallt när en anpassad lägenhet blir ledig. För återanvändning av anpassade lägenheter sker samverkan med socialtjänstens boendehandläggare. När det är tveksamhet angående räddningstjänstens krav på utrymningsvägar sker samverkan med brandmyndigheten. Det gäller framförallt vid hissinstallationer i flerbostadshus. Handläggarsamverkan sker dels genom regionträffar, men även via Föreningen kommunalt bostadsstöds (FKBO) möten. 10

12 6 Sammanfattande bedömning I följande kapitel görs en bedömning av revisionsfrågorna om hanteringen av bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt, likvärdigt och kostnadseffektivt sätt. Samt om Byggnadsnämnden genom sin interna kontroll säkerställer en ändamålsenlig och effektiv hantering av ärendena. Den övergripande bedömningen är att bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt och likvärdigt sätt. Verksamheten har dock inte utvecklat någon uppföljning som möjliggör en bedömning av produktivitet eller av kostnadseffektivitet. Byggnadsnämnden bedöms genom sin interna kontroll säkerställa en ändamålsenlig hantering av ärendena. Verksamheten har inte utvecklat vare sig något produktivitets- eller effektivitetsmått vilket leder till att det inte går att bedöma verksamhetens effektivitet. Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som satts upp av nämnden? Byggnadsnämnden har mål för; yttre kvalitet, inre kvalitet, produktivitet och ekonomi. När det gäller Bostadsanpassning så uppfylls målen för yttre och inre kvalitet, men inte för ekonomi då verksamheten går med underskott. Något produktivitetsmått för bostadsanpassningen finns inte. Sker en väl dokumenterad och likvärdig handläggnings- och bedömningsprocess för bostadsanpassningsbidrag i förhållande till gällande lagstiftning? Handläggningsprocessen är väl dokumenterad och rutiner liksom checklistor är utvecklade och i linje med gällande lagstiftning. Bostadsanpassningsprocessen är även dokumenterad vid bostadsbolaget Bostaden. När det gäller bedömningsprocessen som görs av arbetsterapeuter så finns ingen gemensam bedömningsprocess, även om de intervjuade arbetsterapeuterna hade interna rutiner för behovsbedömning. Beaktas diskrimineringsgrunder i processen, görs analys om vem som får vad på vilka grunder för att säkerställa likvärdighet? Avidentifiering av nyinkomna ärenden sker inför genomgång av ärenden i handläggargruppen då bland annat en prioritering vad gäller väntetid sker samt en första bedömning av intygets innehåll för att säkerställa att ingen diskriminering sker. Vidare arbetar verksamhetschefen aktivt med att analysera insatserna ur ett könsperspektiv. Detta följs även upp av kommunens styrkort under dimensionen yttre kvalitet. Är grunderna för beviljande av bostadsanpassning tydliga, finns delegation och riktlinjer? Görs avvägningar i beslutet till varaktighet i behovet? Grunderna för beviljande av bostadsanpassning ligger i arbetsterapeuternas behovsbedömning. Grunderna för denna bedömning bedöms inte som tydliga. Intyget är en del i kommunens totala bedömning. Hänsyn tas till gällande lagstiftning, sökta åtgärder som behöver utföras av annan anledning än funktionsnedsättningen, att åtgärderna inte bedöms vara nödvändiga för att bostaden ska vara ändamålsenlig etc. Kommunen har tydliga riktlinjer då det gäller när och för vad bostadsanpassningsbidrag ska beviljas. 11

13 En praxis har utvecklats inom verksamheten vad gäller fritidshusomvandling. Byggnadsnämnden har en delegationsordning för de olika typerna av bostadsanpassning. Inom verksamheten finns även regler för beslutsnivåer där samråd inom verksamheten måste ske om beslutet överstiger kr. Bostadsanpassning görs enbart vid bestående funktionsnedsättning. Det finns inget stöd i lagen om att anpassa bostadsanpassningen till dess förväntade varaktighet. I varje fall bedöms anpassningens omfattning till den enskilda situationen. Är den interna kontrollen från nämnden över handläggningsprocessen tillräcklig? Utöver styrkortet följer nämnden upp verksamheten via regelbunden dialog med verksamhetschef. Den interna kontrollen bedöms som tillräcklig. Hur sker budgetering och ekonomisk uppföljning för bostadsanpassningen? Budgetering av bostadsanpassningen sker utifrån historisk information och förväntade trender. Den ekonomiska uppföljningen sker löpande. Vad är orsaken till ökade kostnader för området de senaste åren? Kostnaderna för bostadsanpassning ökar i huvudsak på grund av att fler personer bor längre i eget boende vilket i sin tur innebär att behoven av särskilt boende blir mindre. Ärenden blir således fler, större och mer komplexa. Dessutom har även kostnader för material och entreprenörernas arbetstid ökat de senaste åren då Umeå är i en expansiv fas. Vidare är Umeå en attraktiv kommun för personer med funktionshinder bland annat beroende på kommunens utbildningsinriktning med riksgymnasium för rörelsehindrade ungdomar. Har nämnden vidtagit åtgärder med anledning av kostnadsutvecklingen? Har samarbete skett mellan Byggnadsnämnden, Socialnämnden och kommundelsnämnderna för att styra utvecklingen? Under de senaste åren har verksamheten utvecklat processer och rutiner, bland annat i syfte till en mer effektiv resursanvändning. Nämnden har inte vidtagit några andra åtgärder med anledning av kostnadsutvecklingen utan menar att verksamheten är underbudgeterad. Nämnden bedömer att det behövs en årlig ökning om 2 milj kr av rambudget för att kunna bedriva verksamheten med en budget i balans. Samarbete mellan Byggnadsnämnden och Socialnämnden sker via ordförandeträffar som sker regelbundet. Kommundelsnämnderna är inte inkluderade i bostadsanpassningsprocessen. Sker samverkan med övriga intressenter inom kommunen, såsom det kommunala bostadsbolaget Bostaden? Kommunen och bostadsbolaget Bostaden har utvecklat handläggningsprocesser i nära samarbete. Bostaden har kvartersvärdar som är kommunens kontaktpersoner vid bostadsanpassningsärenden och har stöd av två personer centralt i bolaget vid behov. Kommunen deltar vid intressenters årsmöten samt deltar i projekt för hållbart boende. Vissa specifika samarbetsprojekt som exempelvis Boende i källare har genomförts. 12

14 6.1 Förslag till förbättringsområden Med utgångspunkt från denna granskning föreslår vi följande förbättringsområden. Byggnadsnämnden bör säkerställa att: Nämnden har en realistisk budget Kontakten mellan kommunen och intygsskrivare utvecklas vad gäller grunder för behovsbedömning Behovsbedömningen är likvärdig Verksamheten utvecklar produktivitetsmått Stockholm 7 mars 2013 Klas Öberg 13