Verksamhetsberättelse 2018

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2018 Nämnden för överförmyndare i samverkan Bokslut 2018

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Verksamhetsmål 1 Rekrytering Verksamhetsmål 2 Granskning: Prioriteringar Personalredovisning Kompetensförsörjning Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Ekonomisk redovisning Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Väsentliga händelser Internkontroll Verksamhet Styrning Lagar, riktlinjer och planer Verksamhetsberättelse

3 1 Inledning Verksamhetsberättelse

4 2 Organisation Halmstads, Hylte och Laholms kommuner har i avtal kommit överens om att från och med 1 januari 2015 inrätta en gemensam nämnd inom överförmyndarverksamheten. Nämnden kallas Nämnden för Överförmyndare i samverkan Halmstad, Hylte och Laholm. Överförmyndarnämnden ska fullgöra de samverkande kommunernas uppgifter som enligt lag eller författning åligger överförmyndaren. Nämndens uppgift är att besluta i strategiska och övergripande frågor samt sådana beslut som ej kan delegeras till tjänsteman. Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare. Samverkanskommunerna har utsett en ledamot och en ersättare vardera. Värdkommunen har utsett ordförande. Av nämndens ledamöter ska en vara ordförande, en vara förste vice ordförande och en vara andre vice ordförande. Vice ordförande ska rotera med fyra års mellanrum mellan Hyltes och Laholms kommuners företrädare i nämnden. har beslutat att Laholms kommun innehar vice ordförandeskapet under mandatperiod Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet. Halmstads kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Värdkommunen är arbetsgivare för nämndens kansli, överförmyndarkansliet, som ingår som en enhet i kommunens förvaltningsorganisation. Kommunledningsförvaltningen med överförmyndarkansliet är överförmyndarnämndens förvaltning. Kansliets personal är anställd under kommunstyrelsen var nio personer tillsvidareanställda på kansliet: chef, överförmyndarjurist, tre handläggare, två granskare, registrator och ekonom, totalt 8,5 årsarbetstider. Verksamhetsberättelse

5 Överförmyndarkansliet ansvarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt har hand om planering och administration av nämndens verksamhet. De flesta av överförmyndarnämndens beslut fattas av kanslipersonalen enligt delegationsordning. Kommunstyrelsernas ordföranden i samverkanskommunerna ska utöva ägarsamråd där syftet är att medlemmarna ska verka för att följa samverkansavtalets genomförande och behov av utveckling. Ägarsamråd sker två gånger per år. På ägarsamrådet deltar även kommundirektörerna i samverkanskommunerna samt verksamhetschef på överförmyndarkansliet. Inför nämndens arbete och beslut om verksamhetsplan med budget arbetar en referensgrupp med en tjänsteman per kommun samt verksamhetschef för överförmyndarkansliet med underlag inför beslut. Referensgruppens uppdrag är att förbereda underlag inför beslut, vilket förutsätter arbete med att följa upp verksamhetens ekonomi, resultat och förutsättningar. Nämnden ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Länsstyrelsen utför årligen tillsyn över överförmyndarnämnden. Verksamhetsberättelse

6 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Verksamhetsberättelse

7 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Verksamhetsmål 1 Rekrytering Kommentar Antalet gode män och förvaltare har ökat med 4,5 %. Målet under 2018 var att öka antalet gode män och förvaltare med 5 %. Det främsta syftet med fler personer som åtar sig godmans- och förvaltaruppdrag är att bättre kunna "matcha" huvudmannens behov av hjälp med ställföreträdarens kompetens. Det finns flera faktorer till varför det är svårt att rekrytera nya gode män. Intresset för att åta sig ideella uppdrag minskar i samhället. Att vara god man är främst ett ideellt uppdrag och en lägre ersättning utgår för insatsen. Trots låg ersättning ställs höga krav på personens skyldigheter och kompetens. Ett flertal av ärendena är mycket komplexa och kräver stora insatser. För att ge gode män och förvaltare stöd erbjuds två olika utbildningsinsatser i gode mans uppdrag samt redovisning av huvudmannens ekonomi. Hallands godmans- och förvaltarförening erbjuder även mentorskap för nya gode män samt regelbundna nätverksamträffar för erfarenhetsutbyte. Inför att lämna sin första årsräkning har nya gode män bjudits i in till redovisningsutbildning i december. En rekryteringskampanj har skett under året genom annons på stortavlor i Halmstads kommun, annonsering i Hallandsposten och Laholms tidning, annonsering på facebook och utskick av planscher till ideella föreningar, församlingshem och offentliga lokaler. En medarbetare var veckans medarbetar på instagram och lyfte där behovet av nya gode män. I rekryteringskampanjen ingick även att bjuda in personer som tidigare varit eller är gode män till ensamkommande barn, för att informera om att vara god man till en vuxen person. Tio personer som tidigare varit god man åt ensamkommande barn har anmält intresse för uppdrag. 149 intresseanmälningar om att bli god man har kommit in via e-tjänst under året. Under perioden har "introduktionspaketet" för nya ställföreträdare vidareutvecklats med att förutom två introduktionsutbildningar och mentorskap även ha ett uppföljningssamtal med handläggare när de varit ställföreträdare en månad. Syftet med samtalet är att ge stöd så att de får en så bra start som möjligt på sitt uppdrag samt lotsa rätt. Utbildningsmaterialet och upplägget av introduktionsutbildningen har setts över och förenklats. Nya ställföreträdare har bjudits in i december till information inför att lämna sin första årsräkning. Arbetssättet avseende rekrytering av ställföreträdare till uppdrag har förändrats och effektiviserats under året. En handläggare rekrytera i samtliga ärenden genom veckovisa utskick. Ny rutin har framtagits för uppdrag vi inte kan finna en ställföreträdare till. Syftet med förändrade arbetssätt och rutiner är en effektivare rekrytering med hög rättssäkerhet anpassad efter ny förvaltningslag. Målet har följts upp på överförmyndarkansliets arbetsplatsträff. Behovet av fler gode män kvarstår 2019 och omfattas av verksamhetsplanen för Verksamhetsberättelse

8 Antal gode män (11:4 och 11:7), jämförelsetal st Antal ställföreträdarskap Halm stad Hylte Laho lm Halm stad Hylte Laho lm Halm stad God man 11: God man 11: Förvaltare 11: Förvaltare 11:7 och god man 11: Förmyndarskap Utbetalning till spärrat konto God man ensamkommande barn Särskilt förordnad vårdnadshavare Särskilt förordnade förmyndare Medförmyndare Föreläggande efter ansökan Särskild överförmyndarkontroll Övriga ärenden Trygga förvaltn 13: Anmälan Ansökan Skuldsatt underårig ärenden vid årsskiftet 2018/2019. Från den 1 januari 2019 tillkommer Båstads kommuns ärenden. Hylte Laho lm Antal ställföreträdare Halmstad Hylte Laholm God man 11: God man 11: Förvaltare 11: Förvaltare 11:7 och god man 11: Förmyndarskap Utbetalning till spärrat konto God man ensamkommande barn Särskilt förordnad vårdnadshavare Särskilt förordnade förmyndare Medförmyndare Verksamhetsberättelse

9 Antal ställföreträdare Föreläggande efter ansökan Särskild överförmyndarkontroll Övriga ärenden Trygga förvaltn 13: Anmälan Ansökan Skuldsatt underårig Fördelning ställföreträdare Halmstad, Hylte och Laholm Föreslagen förvaltare 1 Föreslagen god man 12 Förmyndare 692 Förvaltare 139 God man 805 God man bortovarande 5 Särskilt förordnad förmyndare 1 Särskilt förordnad vårdnadshavare Antalet godmanskap eller förvaltarskap som upphör på grund av att det saknas ställföreträdare och en ny inte kan utses Antal ställföreträdare som entledigas utan att godmanskapet eller förvaltarskapet upphör/byten FB 11: FB 11: LEB Ärenden ensamkommande barn har minskat i jämförelse med år 2017 och därmed även antalet byte av god man. Antal nya ärenden Antalet nya ärenden har minskat i jämförelse med år Det är främst ärenden ensamkommande barn som minskat. Antal avslutade ärenden Verksamhetsberättelse

10 Antal avslutade ärenden Antalet avslutade ärenden har minskat i jämförelse med år Anledningen till det är färre åldersuppskrivna ensamkommande barn till över 18 år, varför överförmyndaren avslutat godmanskapet. Antal begäran om byte Antalet begäran om byte har minskat i jämförelse med år Anledningen till det är färre överflyttade ärenden ensamkommande barn som placerats på migrationsverkets boende Spenhult efter åldersuppskrivning. Begäran om byte/entledigande Byte Byte , återtagit ansökan om byte ansökt om upphörande ingen ny ställföreträdare, 11 FL , ärendet upphört ärendet upphört ärendet upphört ärendet överflyttat till annan kommun finns föreslagen god man men inget åtagande Verksamhetsberättelse

11 Begäran om byte/entledigande Byte Byte ärendet överflyttat till annan kommun ansökt om upphörande, skrivelse 11 FL UAF UAF återkallat ansökan byte återkallat ansökan byte UAF återkallat ansökan byte återkallat ansökan om byte ev ansöka om upphörande alt uaf kan ej finna ny sft ärendet upphör återkallat ansökan om byte ev ansöka om upphörande alt uaf kan ej finna ny sft st begäran om byte under året. 16 st byten av ställföreträdare återstår. I ett ärende har ingen velat åta sig uppdraget varför ansökan om upphörande skett. Verksamhetsberättelse

12 Antal ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag Tertial 1 Antal uppdrag Tertial 2 1 Antal uppdrag Tertial 3 Antal uppdrag A 11 A 10 A 14 B 13 B 11 B 11 C 13 C 15 C 21 E 11 E 21 E 17 F 20 F 18 F 11 G 17 G 13 G 10 H 10 H 17 H 15 I 10 I 10 I 12 J 16 J 12 K 12 K 10 L 16 M personer 13 personer 9 personer Antalet personer med 10 uppdrag eller fler har minskat under året till 9 personer. Mätetal Utfall T Målvärde Antal gode män (11:4), jämförelsetal st gode män. Antal ställföreträdarskap och ställföreträdare Fördelning av ställföreträdare Antalet ställföreträdare som entledigas utan att godmanskapet eller förvaltarskapet samtidigt upphör Antalet godmanskap eller förvaltarskap som upphör på grund av att det saknas ställföreträdare och en ny inte kan utses Antal nya ärenden Antal avslutade ärenden Antal begäran om byte av ställföreträdare Tid från begäran om byte av ställföreträdare till beslut om byte/avslag Antal ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag 4.2 Verksamhetsmål 2 Granskning: Kommentar Målet uppnått. 96 % av årsräkningarna som kommit in före 1 mars 2018 granskades före den 30 juni. 99 % av sluträkningarna har granskats inom en månad. Granskningsverksamheten fungerar väl då två granskare löpande granskar redovisningar. Vid behov sätts även handläggarna in för ytterligare granskningsresurser. Granskningen av årsräkningar är överförmyndarnämndens främsta tillsynsinstrument för att säkerställa att huvudmannens egendom förvaltas på ett korrekt sätt och att huvudmannens rätt tas tillvara. Ny förvaltningslag har trätt i kraft där handläggningstider på 6 månader införs avseende bland annat granskning av redovisningshandlingar. Överförmyndarnämnden ser ett fortsatt behov av att följa och utveckla granskningen och omfattas av verksamhetsplan för Målet har följts upp på överförmyndarkansliets arbetsplatsträff. Verksamhetsberättelse

13 Antal årsräkningar som kommit in före den 1 mars samt %-sats av dem som granskats och arvoderats före 30 juni 2018 (där ställföreträdaren begär arvode) Antal tom 30 juni % 584 granskade Antal årsräkningar som kommit in efter den 1 mars samt hur många av dem som granskats och arvoderats (där ställföreträdaren begär arvode) Antal inkomna Antal arvoderade Antal årsräkningar som kommit in, där ställföreträdaren inte begär arvode, samt hur många av dessa som granskats. Antal inkomna Antal granskade Antal årsräkningar som granskats senare än 7 månader från att de kommit in. 2 st som begärt arvode 14 st som ej begärt arvode Antal kompletta sluträkningar som kommit in samt hur många av dessa som granskats och arvoderats senare än inom en månad. Antal inkomna Granskade Granskade senare än 1 mån Tertial Tertial Tertial Antal redovisningshandlingar som överförmyndaren har granskat och hur många av dem som varit utan anmärkning Antal granskade Antal utan anmärkning Tertial Tertial Tertial Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Antal med anmärkning Antal med anmärkning Åtgärd Tertial 1 10 Redovisningsutbildning 2 Ingen åtgärd, ärendet upphört 1 Ingen åtgärd, ej längre godman i ärendet 3 Överväga entledigande 2 Begärt sig entledigad, byte skett 1 Byte skett 1 Verksamhetsberättelse

14 Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Tertial 2 8 ingen åtgärd, ej längre ställföreträdare 5 byte av ställföreträdare ska ske 1 byte utreds 1 skicka åtgärdbrev 1 Tertial 3 17 Redovisningsutbildning 11 ingen åtgärd, ej längre ställföreträdare 3 utse utomstående god man 1 överväga entledigande 1 info till ny god man om brister 1 Tillgångar och inkomster 2015 * Halmstad Halmstad Halmstad Behållning totalt Behållning arvodesgrundande Inkomst totalt Inkomst arvodesgrundande Hylte Hylte Hylte Behållning totalt Behållning arvodesgrundande Inkomst totalt Inkomst arvodesgrundande Laholm Laholm Laholm Behållning totalt Behållning arvodesgrundande Inkomst totalt Inkomst arvodesgrundande * Siffrorna är ändrade pga vid tidigare rapportering var inte samtliga årsräkningar för året granskade. Arvodeskostnad kommunen kommunen kommunen huvudmannen huvudmannen huvudmannen Halmstad Halmstad Halmstad Halmstad Halmstad Halmstad God man/förvaltare Sociala avgifter God man ensamkommande barn Sociala avgifter Hylte Hylte Hylte Hylte Hylte Hylte God man/förvaltare Sociala avgifter Verksamhetsberättelse

15 Arvodeskostnad kommunen kommunen kommunen huvudmannen huvudmannen huvudmannen God man ensamkommande barn Sociala avgifter Laholm Laholm Laholm Laholm Laholm Laholm God man/förvaltare Sociala avgifter God man ensamkommande barn Sociala avgifter Mätetal Utfall T Målvärde Antal årsräkningar som kommit in före den 1 mars samt %-sats av dem som granskats och arvoderats före 30 juni 2018 (där ställföreträdaren begär arvode). Antal årsräkningar som kommit in efter den 1 mars samt hur många av dem som granskats och arvoderats (där ställföreträdaren begär arvode) Antal årsräkningar som kommit in, där ställföreträdaren inte begär arvode, samt hur många av dessa som granskats och arvoderats. Antal årsräkningar som granskats senare än 7 månader från att de kommit in. Antal kompletta sluträkningar som kommit in samt hur många av dessa som granskats och arvoderats senare än inom en månad. Det sammanlagda värdet av tillgångar och inkomster som ställföreträdarna i kommunen förvaltar åt sina huvudmän Antal registrerade förmyndarskap och i hur många av dessa det förekommer kontrollåtgärder enligt 13 eller 15 kap. föräldrabalken Antal redovisningshandlingar som överförmyndaren har granskat och hur många av dem som varit utan anmärkning Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Uppgifter om totalkostnaden för ställföreträdarnas arvode och fördelningen av kostnader mellan den enskilde och kommunen Verksamhetsberättelse

16 5 Prioriteringar Verksamhetsberättelse

17 6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Kvinnor Män Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) Verksamhetsberättelse

18 Sammanfattande analys Redovisas av kommunledningsförvaltningen. Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Kvinnor Män Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Kvinnor Män 6.1 Kompetensförsörjning Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Antal Verksamhetsberättelse

19 6.1.3 Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Chefers upplevda situation Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME enps Hur vi arbetar tillsammans 6.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Kvinnor Män Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Januari-December 2017 Januari-December Verksamhetsberättelse

20 6.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Med centrala medel Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet 6.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? 6.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom 6.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) 6.7 Sammanfattande analys Verksamhetsberättelse

21 7 Ekonomisk redovisning OBJEKT 2051 Nedanstående visar hur nämnden för Överförmyndare i samverkan - Halmstad, Hylte, Laholms medel har använts under perioden januari - december 2018 avseende objekt Budgetramen för 2018 är kr. Bokslutet tar inte hänsyn till arvoden till gode män och förvaltare (objekt 20512) samt arvoden till gemensamma nämndens politiker (objekt 20513) då respektive kommun hanterar dessa kostnader för sig. Intäkt samverkansavtal Intäkt administrativ avgift ensamkommande barn Utfall Årsbudg et Utfall Årsbudg et Utfall Årsbudg et Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader Övriga kostnader Summa kostnader RESULTAT Förutbetalda intäkter Summa Kommentar: Intäkterna består till största delen av intäkter från samverkansavtal och administrativ avgift för ensamkommande barn Intäkten avseende administrativ avgift ensamkommande barn är medflyttat från 2017 och ska täcka bla personalkostnad 2018 och Från 2018 sker inge fakturering avseende administrativ avgift ensamkommande barn. Vid delårsbokslutet var 1 st handläggare anställd avseende handläggningen för ensamkommande barn. Personalkostnader för denna administration finns med i respektive kommuns budget för Det har under perioden placerats 24 st ensamkommande barn i samverkanskommunerna. 7 st av dessa har inte anvisningskommun Halmstad, Hylte eller Laholm. Kostnaderna består till största delen av lönekostnader, en handläggare har slutat under året och en granskare anställts. En anställd har under året varit långtidssjukskriven. Samtlig personal har varit på en dags vidareutbildning avseende nyheter inom överförmyndarområdet. Hälften av personalen har deltagit i Föreningen Sveriges överförmyndares årsdagar. Verksamhetsberättelse

22 Övriga kostnader består bland annat av kostnader för utbildning, IT-program, trycksaker, reklam och information ect. Under 2018 har annonsering på stortavlor i Halmstad skett samt annonsering i den lokala dagspressen i samtliga samverkanskommuner. Ett antal informationsträffar har under året hållits för ställföreträdarna såsom grundutbildning och redovisningsutbildning. Verksamhetsberättelse

23 8 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Antal tjänster i årsarbetstid hos överförmyndaren Antalet tillsvidareanställda årsarbetstider är 8,5. Överförmyndarens totalkostnad i förhållande till ställföreträdarskap och respektive kommuninvånare Verksamhetens kostnad Överförmyndarens totalkostnad Per ställföreträdarskap Per kommuninvånare per Halmstad, Hylte och Laholm Kostnad för arvoden betalda av kommunerna Överförmyndarens totalkostnad Per ställföreträdarskap Per kommuninvånare per Halmstad, Hylte och Laholm Kostnad för politikerna saknas Verksamhetsberättelse

24 9 Väsentliga händelser Under sommaren 2018 inkom en förfrågan från Båstads kommun om att från den 1 januari 2019 ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden. Under senhösten har fullmäktige i samverkanskommunerna beslutat om att även Båstads kommun ska ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden. Antalet ledamöter i nämnden har utökats med en ledamot och en ersättare från Båstads kommun. Med anledning av ökad ärendemängd kommer ytterligare en handläggare att anställas. Syftet med samverkan är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Även strävan att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet stärks med samverkan. Verksamhetens mål Verksamheten har fungerat väl under året trots hög arbetsbelastning på grund av medarbetares frånvaro. Ett nytt arbetssätt avseende rekrytering av ställföreträdare har arbetats fram och resulterat i en effektivare handläggning. Rutiner för handläggningsprocesser har tagits fram eller uppdaterats. Rekryteringskampanj har genomförts under Dessa åtgärder har resulterat i att verksamheten var nära att nå verksamhetsmål 1 avseende att rekrytera 5% fler nya gode män och förvaltare. För att säkerställa att den enskildes medel i skälig omfattning används för hans eller hennes uppehälle, utbildning och nytta i övrigt har verksamheten omfördelat befintliga resurser så att ytterliga medarbetare granskar årsräkningar och sluträkningar. Det har resulterat i att verksamheten uppfyllde verksamhetsmål 2 avseende granskning av årsräkningar och sluträkningar. Utbildning I syfte att stärka rättssäkerheten för den som har god man (huvudmannen) genom att öka gode männen kompetens, har överförmyndarkansliet under året genomfört kontinuerliga utbildningar. Varje vecka har det antingen varit en introduktionsutbildning för personer som vill bli gode män eller en redovisningsutbildning. Innan en person anses som lämplig för sitt första uppdrag som god man ska hen har deltagit på både introduktions- och redovisningsutbildning. Den som redan är god man har även haft möjlighet att delta på utbildningarna. Inför att gode männen skulle lämna in sin årsräkning fick de möjlighet att gå en workshop där de fick stöd i 30 minuter av en handläggare med sin årsräkning. Under perioden har "introduktionspaketet" för nya ställföreträdare vidareutvecklats med att förutom två introduktionsutbildningar och mentorskap även ha ett uppföljningssamtal med handläggare när de varit ställföreträdare en månad. Syftet med samtalet är att ge stöd så att de får en så bra start som möjligt på sitt uppdrag samt lotsa rätt. Utbildningsmaterialet och upplägget av introduktionsutbildningen har setts över och förenklats. Nya ställföreträdare har bjudits in i december till information inför att lämna sin första årsräkning. Hallands godmans- och förvaltarförening erbjuder mentorer för nya ställföreträdare samt genomför nätverksamträffar för gode män. Mentorsverksamhet och nätverksträffar är ett komplement till kansliets utbildningar. E-tjänster Verksamhetsberättelse

25 Användningen av överförmyndarens e-tjänster har minskat under året från 4539 tillfällen under 2017 till att nytttjas vid 2410 tillfällen under Orsak till minskningen kan bland annat vara att antalet gode män till ensamkommande barn minskat samt att e-tjänsterna inte fungerar optimalt då support att rätta till fel tagit lång tid.under slutet av verksamhetsåret har supporten fungerat väl. Det finns flera fördelar med e-tjänster. Tillgängligheten ökar genom att gode mannen oberoende av var hen befinner sig kan ta del av dokumentet tex ett beslut, yttrande eller komplettering. Gode mannen kan när som helst lämna svar i e-tjänsten tex överklaga beslutet, yttra sig eller lämna en komplettering. Inget porto behövs och ingen kostnadsersättning för porto behöver begäras från överförmyndaren. Gode mannen är inte beroende av myndighetens öppettider och dokumentet kommer fram direkt utan fördröjning av postgång. Överförmyndarkansliets förhoppning är att ökad tillgänglighet leder till att det är lättare att rekrytera lämpliga gode män. Fler fördelar är att dokument med känslig information kommer rätt. Gode mannen tar del av informationen genom sin e-legitimation. E-tjänsten underlättar även när rättidsprövningen ska göras av ett överklagat beslut genom att tidpunkten för när personen tar del av beslutet säkerställs digitalt. Administrationen kan minska genom färre kompletteringar då det är möjligt att säkerställa via e-tjänster att rätt information kommer in till överförmyndarnämnden. Registreringen blir lättare då bl a aktnummer framgår samt att dokumentet redan är digitala och snabbt kan länkas och registreras i verksamhetssystemet. Portokostnaderna minskar genom utskick i e-tjänsten i stället för reguljär post. Genom att använda e-tjänsten ökar effektiviteten på kansliet och tiden kan nyttjas till mer komplexa kvalificerade arbetsuppgifter. I användandet av e-tjänster finns även miljöhänsyn genom mindre pappershantering, utskick och transporter. Överförmyndaren har övergått till att använda domstolarnas e-tjänst för att skicka och ta emot yttranden, ansökningar och andra handlingar från tingsrätten. Lag- och regeländringar Ny förvaltningslag som gäller från den 1 juli 2018 ahr ökat överförmyndarens administration då fler uppgifter måste genomföras.en tidsfrist på 6 månader för ansökningsärenden har även införts vilket påverkar tidsperioden för när årsräkningarna ska vara färdiggranskade. Verksamhetsberättelse

26 10 Internkontroll Inventering av skriftliga rutiner samt inventering av vilka skriftliga rutiner som behövs har skett på arbetsplatsträffar under våren och hösten Gamla rutiner har setts över och nya tagits fram. Sammanställning av samtliga rutiner har skett och finns tillgängligt digitalt. Där egen rutin saknas ska rutin i handboken Överförmyndarpraktikan användas Verksamhet Följer ej skriftliga rutiner eller skriftliga rutiner saknas. Kontrollmoment Antal befintliga skriftliga rutiner Antal nya skriftliga rutiner Antal rutiner som sammanställts Kommentar 20 st rutiner i handboken Överfrömyndarpraktikan har använts när egna saknats 20st 40st 10.2 Styrning Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Har inte gjort några direktupphandlingar över kr Kommentar Inköp görs främst av medarbetare på kommunledningsförvaltningen, avdelningledningsstöd, som genomgått inköpsutbildning eller i samråd med denne. Chef med first card har även gått inköpsutbildning. Överförmyndarnämnden har ingen egen förvaltning utan tillhör kommunledningsförvaltningen. har inte gjort några direktupphandlingar över kr så kontroll kan inte ske Lagar, riktlinjer och planer Föreslagna åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor genomförs inte (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor Kommentar Nämndens verksamsamhet hör till kommunledningsförvaltningen som redovisar området. Verksamhetsberättelse