Verksamhetsplan

Transkript

1 Verksamhetsplan Nämnden för överförmyndare i samverkan 2019

2 Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning Nämndens uppdrag Planeringsanalys Omvärlds- och invärldsanalys Kommunfullmäktiges mål Nämndens mål Verksamhetsmål 1 Rekrytering Verksamhetsmål 2 Granskning: Nyckeltal Internbudget Ekonomiska förändringar Ekonomiska konsekvenser Internkontroll Risk- och väsentlighetsanalys Internkontrollplan Plan för konkurrensutsättning Verksamhetsplan

3 1 Ordförandens inledning Verksamhetsplan

4 2 Nämndens uppdrag Överförmyndarnämndens uppdrag bestäms av föräldrabalken, förmyndarskapsförordningen och reglementet, som beslutades i kommunfullmäktige Däri ingår följande huvuduppgifter. att utöva tillsyn över förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap, att föra register över tillsynsverksamheten att rekrytera och utbilda ställföreträdare Kommunledningsförvaltningen med överförmyndarkansliet är överförmyndarnämndens förvaltning. Kansliets personal är anställd under kommunstyrelsen. Överförmyndarkansliet bereder, administrerar, utvecklar och följer upp frågor inom överförmyndarnämndens ansvarsområde. De flesta av överförmyndarnämndens beslut fattas av personalen enligt delegationsordning. Verksamhetsplan

5 3 Planeringsanalys Verksamhetsplan

6 4 Omvärlds- och invärldsanalys 2.1 Omvärld Ändrade förutsättningar i samhället Indragningar och åtstramningar inom vård och omsorg påverkar behovet av att få hjälp på annat sätt, t ex genom god man. Befolkningsprognosen pekar på en ökad befolkning samt en stabil ökning av de åldersgrupper där behovet av god man är störst. Även socialtjänstens inställning till att bevilja t ex egna medelsinsatser påverkar överförmyndarens uppdrag, trots att lagstiftningen tydligt anger att godmanskap inte ska tillgripas om hjälpbehovet kan tillgodoses på annat sätt än genom godmanskap. Därutöver får fler kategorier av hjälpbehövande människor i samhället rätt till god man. De hjälpbehövandes behov av hjälp blir allt mer komplex. Gruppen unga vuxna med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning ökar. Genom migration blir Sverige allt mer mångkulturellt och de hjälpbehövande talar många olika språk och har olika kulturell bakgrund. Ensamkommande barn kommer till Sverige utan förmyndare och barnen har då rätt att få hjälp av en god man. Förändringarna i antalet flyktingar kan ske snabbt och det är viktigt att överförmyndarnämnden har en strategi för att kunna hantera situationen. Ändringar i lagstiftningen Den 13 juni 2018 fattade Riksdagen beslut om att inkorporera konventionen om barnets rättigheter i svensk lag den 1 januari Inkorporering bidrar till att synliggöra att barn har rättigheter och att det gäller alla avvägningar och bedömningar i mål och ärenden som rör barn, på alla samhällsnivåer. All offentlig verksamhet ska utgå från ett rättighetsbaserat syn- och arbetssätt. Efter en lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2017 kan kommunen efter den 1 januari 2018 inte längre återsöka arvoden och tolkkostnader från migrationsverket avseende ensamkommande barn under asyl. Istället får den kommun som barnet anvisats till efter den 1 juli 2017 en schablonersättning på kr. Ersättningen avser transportkostnader, socialtjänstens utrednings- och uppföljningskostnader, tolkkostnader samt kostnader för god man och andra relaterade kostnader. Lagändringen innebär ökade kostnader för kommunerna. Efter en lagändring som trädde i kraft 1 januari 2015 är överförmyndarnämnden tingsrättens utredningsmyndighet. Genom samma lagändring fick överförmyndarnämnden ett utökat uppdrag avseende utbildningar. Överförmyndarnämnden ansvarar för all utbildning av ställföreträdande. Ny lag om framtidsfullmakter trädde i kraft den 1 juli Framtidsfullmakter ska utgöra ett alternativ till ordningen med god man och förvaltare och ett komplement till vanliga fullmakter. Den nya lagen innebär att överförmyndarnämnden får nya arbetsuppgifter tex att förbjuda en fullmaktshavare som gjort sig skyldig till missbruk att bruka framtidsfullmakten, så att en fullmaktshavare som står på tur kan träda in i stället samt att överförmyndaren ska utse en god man i händelse av att fullmaktshavaren är jävig i en särskild fråga. Kommunerna kompenseras inte för den ökade administrationen. Ett nytt 17 kapitel har införts i föräldrabalken vilket ger närmast anhöriga behörighet att rättshandla i vissa fall. En ny kommunallag trädde i kraft den 1 januari Den nya kommunallagen har en ny struktur och ett mer enhetligt språk. Det finns nyheter i lagen bland annat att rollfördelningen mellan de anställda och förtroendevalda tydliggörs samt att elektroniska anslagstavlor införs. Ny förvaltningslag trädde i kraft den 1 juli Genom den nya lagen regleras förfarandet hos Verksamhetsplan

7 förvaltningsmyndigheterna mer heltäckande än i dag. Vissa allmänna förvaltningsrättsliga principer som har utvecklats i praxis slås fast i uttryckliga bestämmelser. I den nya lagen ställs högre krav på förvaltningsmyndigheternas handläggning än idag och lagen innehåller också ett nytt rättsmedel mot långsam handläggning. Ökade krav ställs på myndigheternas användning av tolk och översättning av dokument. Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj Förordningen innebära en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. Arbete pågår i Halmstads kommun för att anpassa verksamheten till de nya bestämmelserna. Intresset för ideella engagemang avtar Rekryteringen av nya ställföreträdare påverkas av det i samhället avtagande intresset för ideella engagemang och uppdrag. Föreningsliv och ideella organisationer konkurrerar med varandra om frivilligas ideella insatser. Överförmyndarkansliet får lägga allt mer tid på att rekrytera nya ställföreträdare och finna nya kanaler att nå dem, men har inte lyckats med att rekrytera tillräckligt många nya lämpliga ställföreträdare. Ställföreträdares kompetens och lämplighet Idag finns det ett större behov av hjälp av en god man än det finns lämpliga gode män att tillgå. Den hjälpbehövandes behov av hjälp blir allt mer komplex och därmed ställs det allt högre krav på ställföreträdarens kompetens. Sverige är mångkulturellt och det finns behov av ställföreträdare som talar många olika språk och har kännedom om olika kulturer. För att kunna tillgodose behovet av lämpliga ställföreträdare behöver överförmyndarnämnden kontinuerligt utbilda ställföreträdarna efter de behov som finns. Ideella föreningars insatser med praktiska råd och stöd har stor betydelse. Från ställföreträdarna ställs det krav på högre ersättning. Det finns ett flertal ärenden där det krävs en professionell ställföreträdare. En del av behovet täcks av en förvaltarenhet i Halmstads kommun. Behov av professionella ställföreträdare finns i hög grad i Hylte och Laholms kommun. Samverkan mellan kommuner ökar effektiviteten Från 2012 samverkar överförmyndaren i Halmstads kommun med överförmyndaren i Hylte kommun och överförmyndarnämnden i Laholms kommun, Överförmyndare i samverkan, genom ett gemensamt överförmyndarkansli i Halmstad. Från och med 2015 samverkar kommunerna genom en gemensam överförmyndarnämnd. Från och med 1 januari 2019 ingår även Båstads kommun i nämnden för överförmyndare i samverkan. Om fler kommuner anslöt sig till samverkan skulle syftet med samverkan, att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet, kunna stärkas ytterligare. Även strävan att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet skulle stärkas. Samverkan sker även med överförmyndarnämnden i Varberg/Falkenberg. För ökad effektivitet behövs även ökat erfarenhetsutbyte med andra jämnstora kommuner. Krav på snabb och lättillgänglig service Människor har idag vant sig vid att kunna sköta många ärenden med privata eller offentliga organisationer via e-tjänster. Det innebär tillgång till service under dygnets alla timmar och oberoende av Verksamhetsplan

8 plats. Det finns en ökande förväntan att på motsvarande sätt kunna få tillgång till delar av den kommunala servicen. Lättillgänglighet handlar också om viktiga traditionella faktorer som öppethållande, svarstider, bemötande och möjligheter för grupper med funktionshinder att enkelt få tillgång till den kommunala servicen. Halmstads kommun har 2015 upprättat ett kommunalt kontaktcenter dit invånare och företag kan vända sig för att på ett samordnat sätt få personlig service liksom stöd/utbildning i att använda olika kommunala e-tjänster. Överförmyndarkansliet har utvecklat e-tjänster och arbetet fortsätter med att förvalta dem. Under 2019 kommer överförmyndarkansliet att ta fram en webbaserad grundutbildning för personen som vill bli gode män. E-tjänster leder till ökad tillgänglighet, service samt effektivitet. 2.2 Invärld Kompetensavstämning Såväl ärendetillströmning, ärendenas karaktär, skärpta lagkrav, praxis samt JO:s avgöranden ställer krav på att ha tillräckliga personella resurser och en ständig kompetenshöjning i överförmyndarnämndens verksamhet. Resurserna och kompetensen måste anpassas till behovet för att tillsynsuppdraget ska kunna utföras på ett tillfredsställande och rättssäkert sätt. Ensamkommande barn Kommunernas mottagning av ensamkommande barn speglar av sig i överförmyndarnämndens verksamhet genom att alla barn som kommer ensamma till Sverige ska ha en god man. Administrationen avseende godmanskap för ensamkommande barn står för en del av överförmyndarkansliets verksamhet. Gode män står under tillsyn och ska rekryteras, utbildas och arvoderas av överförmyndarnämnden. I Halmstads kommun finns ett större flyktingboende. På flyktingboendet bor bland annat ensamkommande barn från andra kommuner i landet som åldersjusterats av Migrationsverket till över 18 år. Ärendet ensamkommande barn överflyttas då från överförmyndaren i den kommun som barnet tidigare vistats i till överförmyndarnämnden i Halmstad. Dessa överflyttade ärenden medför ett flertal administrativa åtgärder och beslut samt kostnader för arvode. Efter ansökan från socialnämnden, anordnar tingsrätten särskilt förordnad vårdnadshavare, för de ensamkommande barn som får uppehållstillstånd. Det är en ärendegrupp som ökar och överförmyndarnämnden utövar tillsyn över förmyndarskapet fram till barnets 18 årsdag eller så länge det särskilt förordnade vårdnadshavarskapet varar. Kvalitetsarbete Systematiskt arbete med att förenkla och förbättra arbetsprocesserna i överförmyndarens verksamhet fortgår. E-tjänster är en del i det systematiska arbetet. Information & It Under 2019 fortsätter verksamhetens arbete med att förvalta nuvarande e-tjänster. E-tjänster möjliggör att på ett bra sätt kunna möta den enskildes behov av hjälp av en lämplig ställföreträdare, tex genom kompetensinventering, kompetensavstämning och olika kompetenshöjande insatser. Genom att tillhandahålla allt fler e-tjänster ökar tillgängligheten för ställföreträdare och allmänhet. Det finns även stor effektiviseringspotential i nyttjandet av e-tjänster för överförmyndarnämndens verksamhet i tillsynsoch beslutshanteringen. Verksamhetsplan

9 Genom ett ständigt förbättringsarbete med att utveckla hemsidan för information och blanketter, möter verksamheten ställföreträdarnas och allmänhetens ökade krav på tillgänglighet på ett effektivt sätt. Hemsidan och andra digitala medier erbjuder även möjligheter för rekrytering av nya ställföreträdare. Verksamhetsplan

10 5 Kommunfullmäktiges mål Verksamhetsplan

11 6 Nämndens mål 6.1 Verksamhetsmål 1 Rekrytering Beskrivning För att kunna tillgodose den hjälpbehövandes behov ska antalet nya ställföreträdare öka med fem procent under 2019 i jämförelse med Uppföljning/utvärdering: Tertial redovisning till överförmyndarnämnd. Mätetal Periodicitet Målvärde 2019 Målvärde 2020 Målvärde 2021 Antal nya gode män (11:4), jämförelsetal antal nya gode män Antal ställföreträdarskap och ställföreträdare Fördelning av ställföreträdare Antalet ställföreträdare som entledigas utan att godmanskapet eller förvaltarskapet samtidigt upphör Antalet godmanskap eller förvaltarskap som upphör på grund av att det saknas ställföreträdare och en ny inte kan utses Antal nya ärenden Antal avslutade ärenden Antal begäran om byte av ställföreträdare Tid från begäran om byte av ställföreträdare till beslut om byte/avslag Antal ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag 6.2 Verksamhetsmål 2 Granskning: Beskrivning För att säkerställa att den enskildes medel i skälig omfattning används för hans eller hennes uppehälle, utbildning och nytta i övrigt ska samtliga årsräkningar där ställföreträdaren begär arvode vara granskade senast 6 månader från att de kommit in. Granskning av sluträkningar samt arvodering ska vara slutförda senast en månad efter att de kommit in om redovisningshandlingarna är kompletta. Samtliga gode män 11:4 FB och förvaltare 11:7 FB med fem uppdrag eller fler ska ett av deras uppdrag granskas med fördjupad granskning. Uppföljning/utvärdering: Tertial redovisning till överförmyndarnämnd. Mätetal Periodicitet Målvärde 2019 Målvärde 2020 Målvärde 2021 Antal årsräkningar där ställföreträdaren begär arvode som kommit in, samt hur många av dem som granskats och arvoderats. Antal årsräkningar där ställföreträdaren inte begär arvode som kommit in, samt hur många av dem som granskats. Verksamhetsplan

12 Mätetal Periodicitet Målvärde 2019 Målvärde 2020 Målvärde 2021 Antal årsräkningar som granskats senare än 6 månader från att de kommit in. Antal kompletta sluträkningar som kommit in samt hur många av dessa som granskats och arvoderats senare än inom en månad. Antal årsräkningar som granskats med fördjupad granskning Det sammanlagda värdet av tillgångar och inkomster som ställföreträdarna i kommunen förvaltar åt sina huvudmän Antal registrerade förmyndarskap och i hur många av dessa det förekommer kontrollåtgärder enligt 13 eller 15 kap. föräldrabalken Antal redovisningshandlingar som överförmyndaren har granskat och hur många av dem som varit utan anmärkning Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Uppgifter om totalkostnaden för ställföreträdarnas arvode och fördelningen av kostnader mellan den enskilde och kommunen Verksamhetsplan

13 7 Nyckeltal Kategori Nyckeltal Periodicitet Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Antal tjänster i årsarbetstid hos överförmyndaren Överförmyndarens totalkostnad i förhållande till ställföreträdarskap och respektive kommuninvånare (År) (År) Ekonomiskt följs överförmyndarens resultat upp tertialt dels såsom en del av övrig verksamhet under kommunstyrelsen och dels avseende samverkansorganisationen med rapport till den gemensamma nämnden samt respektive samverkande kommun. Uppföljning av följande nyckeltal sker i nämndens verksamhetsberättelse för Verksamhetsplan

14 8 Internbudget Nedanstående diagram visar hur nämnden för Överförmyndare i samverkan - Halmstad, Hylte, Laholm, Båstads medel fördelas i internbudget 2019 avseende objekt Nämnden har tilldelats en budgetram på kr[1]. Internbudgeten tar inte hänsyn till arvoden till gode män och förvaltare (objekt 20512) samt arvoden till gemensamma nämndens politiker (objekt 20513) då respektive kommun hanterar dessa kostnader för sig. Intäkter per intäktsslag Samverkansavtal kr kr Intäktsfinansierade löner kr 0 kr Summa intäkter kr kr Kostnader - per kostnadsslag Personalkostnader kr kr Övriga kostnader kr kr Summa kostnader kr kr Verksamhetsplan

15 Verksamhetens totala kostnad på objekt 2051 är kr. Den totala kostnaden består av rambudget kr samt intäktsfinansierade kostnader kr. Verksamhetens totala kostnad Intäktsfinansierade kostnader kr kr Rambudget kr kr Samverkansavtal Belopp antal invånare Belopp antal invånare Halmstad kr kr Hylte kr kr Laholm kr kr Båstad kr Verksamhetsplan

16 Kommentar: Intäkterna består av intäkter från samverkansavtal. Från den 1 januari 2019 ingår även Båstads kommun i nämnden för överförmyndare i samverkan. Då antalet ärenden ökar kommer ytterligare en handläggare att anställas. Kostnader för tjänsten finansieras fullt ut av Båstads kommun. Enligt samverkansavtalet blir den preliminära kostnaden per kommuninvånare för år ,03 kr. Kostnaden per kommuninvånare påverkas inte av att Båstads kommun ansluter sig till samverkan. Kostnaden per kommun för överförmyndarens verksamhet har inte ökat i någon större omfattning, även om kostnaden per kommuninvånare ser ut att ha ökat. Detta beror på att administrativ avgift för ensamkommande barn inte längre tas ut för sig, utan igår i avgiften för samverkansavtalet ( kostnad per kommuninvånare via anslag). Viss kostnadsökning har skett med anledning av ökade lönekostnader, ökade lagkrav samt ny lagstiftning som utökat överförmyndarens administrativa uppgifter. Sedan 2018 tas ingen administrativ avgift ut. Tidigare intäkter från administrativa avgifter för ensamkommande barn har täckt kostnader i överförmyndarens verksamhet och ska även täcka kostnader i verksamheten under Kostnaderna i verksamheten består främst av personalkostnader. Övriga kostnader består bland annat av kostnader för utbildning, IT-program, trycksaker, rekrytering, reklam och information. Med utgångspunkt i verksamhetsmål 1 kommer en rekryteringskampanj att genomföras Överförmyndaren kommer annonsera efter fler nya gode män men även uppmärksamma nuvarande gode mäns insatser. Överförmyndaren kommer även att finnas på flera olika platser i samverkanskommunerna och rekrytera gode män. I oktober 2019 kommer samtliga gode män att bjudas in till en heldags kompetensutvecklingsdag med olika seminarier att välja mellan med aktuella teman. Med utgångspunkt i verksamhetsmål 2 kommer del av överförmyndarkansliets personal delta i SKL:s granskningsutbildning. Då det är ny mandatperiod finns behov av att nämndens ledamöter deltar i SKL:s grundutbildning om Verksamhetsplan

17 överförmyndarens verksamhet. På överförmyndarkansliet finns även flera nyanställda som har behov av att gå grundutbildningen. Kostnaden för nämndens ledamöter belastar inte samverkansbudgeten utan varje kommun står för sina ledamöters kostnad. För kontinuitet, kvalitet och rättssäkerhet i verksamheten under sommaren 2019 kommer, om det är möjligt, bemanningen förstärkas med en person under perioden. Överförmyndarnämnden köper nämndsekreterartjänst av kommunledningsförvaltningen med 25%. Finansiering sker bland annat genom tjänstledighet och semesterväxling hos medarbetarna på överförmyndarkansliet. Sammanfattning Den totala kostnaden för verksamheten (objekt 2051) år 2019 är kr. Internbudgeten för år 2019 är i balans. Verksamhetsplan

18 9 Ekonomiska förändringar Ekonomiska ramar och investeringar fastställs slutligen i kommunfullmäktiges planeringsdirektiv med budget. Utöver första året under planeringsperioden är slutliga beslut inte tagna, varför budgeten kan förändras till innehåll och/eller belopp. 9.1 Ekonomiska konsekvenser Ekonomiska konsekvenser Drift 2019 Drift 2020 Drift 2021 Drift 2022 Drift 2023 Drift 2024 Ramförändring Summa Ramförändring Beskrivning Här anges årlig förändring av budgetramen enligt planeringsdirektiv med budget. Verksamhetsplan

19 10 Internkontroll 10.1 Risk- och väsentlighetsanalys Verksamhet Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Ökad sårbar verksamhet då det inte är fullbemanning. För få personer vill åta sig uppdrag som god man och förvaltare För få granskningstimmar Ökad handläggningstid, rättsförlust / förmögenhetsskada för den hm/uå, handläggningsfel Den enskilde får inte hjälp i tid eller får inte rätt hjälp tex uteblivna insatser, ökad handläggningstid, rättsförlust / förmögenhetsskada för den hm/uå, olämpliga ställföreträdare kvarstår som ställföreträdare, matchning mellan huvudman och ställföreträdare kan inte ske på bästa sätt. OBS! Risken medtas ej till plan, då den följs kontinuerligt i verksamhetsmål 1 & 2. rättsförlust / förmögenhetsskada för hm/uå, negativ publicitet och förtroendeskada då ställföreträdarna inte får sitt arvode i tid, försenade arvoden kan leda till svårigheter vid rekrytering och att ställföreträdare begär sig entledigade, uppfyller ej lag, ej tid för fördjupade granskningar. 2. Mindre sannolik 3. Allvarlig 6 4. Trolig 4. Mycket allvarlig Trolig 4. Mycket allvarlig 16 Saknar skriftliga rutiner för vissa arbetsuppgifter Verksamhetssystemet Wärna ineffektivt OBS! Risken medtas ej till plan, då den följs kontinuerligt i verksamhetsmål 1 & 2. Långsam handläggning, handläggningsfel, olik handläggning, rättsförlust / ineffektivitet och lång handläggningstid, ökade handläggningskostnader, fel i handläggningen då det är lätt att göra fel i systemet 2. Mindre sannolik 4. Mycket allvarlig 8 3. Möjlig 2. Kännbar 6 Verksamhetsplan

20 Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal E-tjänster som inte fungerar/tar lång tid att åtgärda fel Ställföreträdarna har inte tillräcklig kompetens Negativ publicitet, sämre tillgänglighet och service, ineffektivitet och lång handläggningstid, ökade handläggningskostnader, slutar att användas, sekretesshandlingar/känsliga personuppgifter hanteras inte på ett rättssäkert sätt. Ställföreträdaren klarar inte av uppdraget och begär sig entledigad, ökad handläggning, den enskilde får inte den hjälp personen har behov av, rättsförlust / förmögenhetsskada för den hm/uå, olämpliga 3. Möjlig 2. Kännbar 6 4. Trolig 2. Kännbar Internkontrollplan Verksamhet Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Antal ggr e-tjänsterna används internt och externt Tertial Statistik från e-tjänsten Kanslichef Nämnden för överförmyn dare i samverkan E-tjänster som inte fungerar/tar lång tid att åtgärda fel Antal felanmälningar Tid från felanmälan/ändring till felet/ändringen åtgärdats Tertial Tertial Antal anmälda felanmälningar Kanslichef Kanslichef Nämnden för överförmyn dare i samverkan Nämnden för överförmyn dare i samverkan Verksamhetsplan

21 11 Plan för konkurrensutsättning Överförmyndarens verksamhet består till huvuddelen av myndighetsutövning och omfattas ej av Halmstads kommuns riktlinjer för konkurrensutsättning av verksamhet (KF 6, 2008). Verksamhetsplan