Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma i Närlunda Vägförening torsdagen den 12 oktober 2006, klockan i Tappströmskolans matsal, Ekerö.

Transkript

1 Sid 1/5 Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma i Närlunda Vägförening torsdagen den 12 oktober 2006, klockan i Tappströmskolans matsal, Ekerö. 35 st. medlemmar deltog i stämmoförhandlingarna enligt närvarolista. 1 Stämmans öppnande Föreningens ordförande Bengt Larsson öppnade stämman och hälsade de närvarande välkomna. Stämman beslutade att den närvarolista som medlemmarna har skrivit sina namn och fastighetsbeteckningar på inför stämman, tillika skulle tjänstgöra som röstlängd vid stämman. 2 Val av ordförande vid stämman Till ordförande vid stämman valdes Ulric Andersen. 3 Val av sekreterare för stämman Till sekreterare för stämman valdes Jan-Erik Backlund. 4 Val av två justeringsmän och tillika rösträknare Till justeringsmän och tillika rösträknare valdes Ann Wahlgren och Ingemar Garneland. 5 Fråga huruvida kallelse till stämman har skett i behörig ordning Bengt Larsson redogjorde för hur kallelse till stämman skett. Stämman beslutade att kallelse skett i behörig ordning. Dagordningen godkändes med tillägget av en punkt allmän frågestund innan stämman avslutades. 6 Styrelsens verksamhetsberättelse samt balans- och resultaträkning 6.1 Bengt Larsson gick igenom verksamhetsberättelsen och underströk de ökande kostnaderna för klotter och skadegörelse på föreningens vägskyltar. Bengt Larsson svarade på frågor från medlemmarna med anledning av verksamhetsberättelsen: Fråga: Vilka är kriterierna för toppbeläggning av våra vägar? Svar: okulär besiktning och fysisk inventering av vägarna sker. Nytt datoriserat underhållsprogram för vägarna implementeras för framtida planering och bedömning av underhållsbehov. Fråga: Vilka är principerna för behandling av depositionsavgiften? Svar: Rutinerna för besiktning, före och efter utfört arbete skall tydliggöras av styrelsen. Om skador på vägmark sker i samband med tomtarbeten är det fastighetsägarens ansvar att bekosta vägskadorna. Fråga: Hur minimera skadegörelse och klotter på föreningens vägskyltar? Svar: Genom samverkan mellan Hem (föräldrar), Skola och Polis. Fråga: Hur sker föreningens upphandlingar av bl.a. vägentreprenader? Svar: Upphandling sker enligt gällande förordningar. Annonsering sker ej utan anbudsförfrågningar postas till berörda entreprenörer. Det finns för få

2 Närlunda Vägförening Stämmoprotokoll 2006 Sid 2/5 entreprenörer inom kommunen för att kunna skapa en kostnadseffektivare konkurrens. Fråga: När är Lantmäterimyndighetens omförrättning avslutad? Svar: Överklagandet av myndighetens andelstal har avgjorts av fastighetsdomstolen. De andelstalsberäkningar som tillämpas inom föreningen är de nya och av rätten fastställda andelstalen. Hur långt omförrättningen har avancerat betr. gångbanor och gatljus är inte känt för närvarande. Fråga: Hur sker klippningen längs bullerplankens baksida? Svar: Styrelsen skall besiktiga klippningen för ev. ytterligare åtgärder. 6.2 Bengt Larsson gick igenom räkenskapsårets balans- och resultaträkning som har delgivits medlemmarna i samband med kallelsen och som fanns tillgängliga vid föreningsstämman. Budgeten för verksamhetsåret 2005/2006 har hållit trots höga snöröjningskostnader. De höga kostnaderna för medlemsregister, fakturering, krav m.m. kommenterades. Verksamhetsårets överskott ,67 kr balanseras i ny räkning. 7 Revisorernas berättelse Revisionsberättelsen lästes upp av revisor Bo Lundkvist. Revisorerna föreslog att stämman skulle bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. 8 Ansvarsfrihet för styrelsen På frågan om styrelsen skulle kunna beviljas ansvarsfrihet, reserverade sig en medlem mot beslutet därför att medlemmen ogillade styrelsens svar på motion nr 5 i 9 nedan. Efter genomgång och diskussion av styrelsens svar (se 9:5), återtog medlemmen sin reservation och stämman beslutade med acklamation att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. 9 Motioner från medlemmarna Bengt Larsson gick igenom motionerna som har delgivits medlemmarna i samband med kallelsen och som fanns tillgängliga vid föreningsstämman. Stämman beslutade att motionerna nr 1-4 och nr 6 skulle anses vara besvarade. Motion nr 5 ansågs av stämman vara besvarad med att följande tillägg gjordes: del av överskottsgrus tas bort inom en 14-dagars period på lämpligt sätt. Efter tillägget var motionsinlämnaren nöjd och återtog sin reservation angående styrelsens ansvarsfrihet enligt Arvode till styrelse och revisorer Flera medlemmar framförde att styrelsens arbete idag sker på halv-ideell grund och förhållandevis låg ersättning utgår till föreningens funktionärer. Utan att arvodesfrågan var beredd i förväg beslutade stämma att: Ordförandes fasta årsarvode höjs till kr Det fasta mötesarvode för övriga styrelsemedlemmar höjs med 10 %. Revisionsarvodet höjs med 10 %.

3 Närlunda Vägförening Stämmoprotokoll 2006 Sid 3/5 Då arvodesfrågan inte var beredd innan stämman beslutade stämman att arvodesökningen (ca 25 tkr) tas ur driftsbudgeten. 11 Styrelsens förslag till verksamhetsprogram för åren Mötesordföranden Ulric Andersen förtydligade att verksamhetsprogrammet är ett uttryck för styrelsens verksamhetsinriktning för nästkommande verksamhetsår. Verksamheten kan påverkas av yttre omständigheter som styrelsen inte rår över (ex. oplanerade stora snömängder, häftigt regnande eller ras m.m.). På grund av detta får stämmans beslut om verksamhetsprogrammet, karaktären av ett inriktningsbeslut. Bengt Larsson gick igenom verksamhetsprogrammet för nästa verksamhetsår. Den ökande satsningen på vägunderhåll och underhåll av grönytor betonades. Stämman beslutade att verksamhetens inriktning för nästa verksamhetsår är beskriven i verksamhetsprogrammet. Medlemmarnas frågor angående papperskorgar, insamlingskärl för hundbajs, lekredskap och uppsättning av ny gatubelysning, konstaterades det att dessa frågor ligger utanför föreningens ansvarsområden. 12 Styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd, vägavgift och tidpunkt för inbetalning av denna Bengt Larsson gick igenom utdelade handlingar. Stämman beslutade att godkänna: Inkomst- och utgiftsstaten (budget 2006/2007). Debiteringslängden Utdebitering för verksamhetsåret 2006/2007 blir kr per andel. Senaste inbetalningsdatum av vägavgiften enligt debiteringslängden fastställdes till den 30 november Val av styrelse, styrelsesuppleanter och styrelseordförande Valberedningens förslag var: Ordinarie ledamöter Bengt Larsson Thomas Sjökvist Jan-Erik Backlund Mats Mauritzson Peter Larsson Styrelsesuppleanter Karin Warén Ann-Sofie Westerlund Ingemar Hertz Peter Ekroth Nyval 2 år

4 Närlunda Vägförening Stämmoprotokoll 2006 Sid 4/5 Stämman beslutade enligt valberedningens förslag. Vidare beslutade föreningsstämman att Lena Sonnevi skall ingå som adjungerad ledamot i styrelsen och företräda Ekerö kommun. Till styrelseordföranden i Närlunda vägförening för verksamhetsåret 2006/2007 valdes Bengt Larsson av stämman. 14 Val av revisorer och revisorssuppleanter Valberedningens förslag var: Ordinarie revisorer Per Eskilsson Bo Lundkvist Revisorssuppleanter Britt-Karin Alsheden Carl-Erik Johansson Stämman beslutade i enlighet med valberedningens förslag. 15 Val av valberedning Förslag till valberedning var: Valberedning Maivor Carlens, sammankallande Stig Svensson Lars Sandin Stämman beslutade i enlighet med förslaget. 16 Allmän frågestund Fråga: Bestämmer vägföreningen vilken hastighet som skall gälla på föreningens vägar? Svar: Hastighetsgränserna sätts av Ekerö kommun i kommunens roll som myndighet. Enligt uppgift pågår ett utredningsarbete inom kommunen som skall leda till att hastigheten sänks till 30 km/h inom vissa testområden. Fråga: Brf Bokskogen har problem med framkomligheten på Gustavavägen på grund av dubbelparkering på denna. Svar: Styrelsen ska ta upp frågan med kommunen. Fråga: Vem ansvarar för parkeringsövervakningen på föreningens vägar då denna inte verkar fungera? Svar: Ekerö kommun beslutar om lokala trafikföreskrifter som bl.a. reglerar parkeringsbestämmelserna. Beslut:

5 Närlunda Vägförening Stämmoprotokoll 2006 Sid 5/5 stämman beslöt att ge styrelsen i uppdrag att uppvakta kommunen om intensifierad trafikövervakning på föreningens vägar i samråd med bl.a. Ekeröbostäder. Fråga: Kan vägföreningen sätta upp en ny väglyktstolpe då det är mörkt på vintern där vi bor? Svar: Ny gatubelysning sätts upp (bekostas) av de boende eller regleras i entreprenadavtal mellan Ekerö kommun och byggherren. Vägföreningens roll är att underhålla gatubelysningarna när de är uppsatta. Underhållstjänsten av gatubelysningar köper vägföreningen från Ekerö Energi. Fråga: Det är svårt att köra ut från Ekvägen till Ekerövägen. Går det att göra en cirkulationsplats motsvarande den som finns i korsningen av Älvnäsvägen/Ekerövägen? Svar: Att bygga en cirkulationsplats på Ekerövägen ingår inte i vägföreningens uppdrag. Skiss på en sådan har redovisats av kommunen. Fråga: Kan vägföreningen medverka till att sjövatten dras fram till ett tomtområde? Svar: Det ingår inte i vägföreningens uppdrag att bilda eller underhålla sjövattenanläggningar. 17 Meddelande om tid och plats för protokollsjustering samt plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Stämmoprotokollet justeras måndagen den 23 oktober 2006 kl i kommunhuset, Tappströmsvägen 2, i foajén. Stämmoprotokollet läggs ut på vägföreningens hemsida och i Biblioteket/Kulturhuset i Tappström och görs tillgängligt för medlemmarna från torsdagen den 26 oktober Stämmans avslutning Stämmoordföranden Ulric Andersen tackade medlemmarna för visat engagemang och att bra synpunkter har lämnats under stämman. Föreningens ordförande Bengt Larsson avslutade stämman. Ekerö Ulric Andersen Stämmoordförande Jan-Erik Backlund Sekreterare Justeras Ann Wahlgren Ingemar Garneland