Förslag till beslut Individ- och familjenämnden godkänner verksamhetsplanen 2017 samt förslag till ändringar av styrkorten.

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr IFN 2016/ Sociala nämndernas förvaltning Urban Soneryd Epost: urban.soneryd@vasteras.se Kopia till Individ- och familjenämnden Tjänsteutlåtande Förslag till beslut Individ- och familjenämnden godkänner verksamhetsplanen 2017 samt förslag till ändringar av styrkorten. Sammanfattning Verksamhetsplanen beskriver vad som planeras under 2017 och hur tilldelad budgetram används. Nämndens planerade verksamheter bedöms kunna inrymmas inom budgetramen på 782,6 mnkr. Föreslagna ändringar av styrkorten beror på en anpassning av indikatorerna till den årliga brukarenkät som genomförs och rapporteras till SKL samt att hushållens bidragstider anpassas till det mått som idag rapporteras in. Hushållens bidragstider månader är ett vedertaget mått där det finns statistik för Västerås över tid samt jämförbara mått med andra kommuner. Vinsterna är att vi kan använda oss av den befintliga brukarenkäten som vi använt i två år. Sannolikt kommer den att genomföras årligen och med i princip samma frågor över tid. Förutom att följa utvecklingen i Västerås kommer jämförbara siffror att finnas i andra kommuner som använder samma frågor. Ärendebeskrivning "[Skriv text här]"

2 Individ- och familjenämnden Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Gemensamma verksamheter varav Politisk verksamhet Ledning/myndighetsutövning Utvecklingsmedel Föreningsbidrag Verksamhetssystem Procapita Ekonomiskt bistånd varav Ekonomiskt bistånd Barn i utsatta familjer Budget och skuldrådgivning Samordningsförbund Insatser för Romers situation Sesam PAS KrAmi Sysselsättningsåtgärder enl LOV FA-bistånd/Frälsningsarmén Arosdöttrarna

3 Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Barn och Ungdom varav Institutionsvård Barn Öppenvård Barn Familjehemsvård Barn Institutionsvård Ungdom Öppenvård Ungdom Familjehemsvård Ungdom Stödteam Umgängesstöd Barngrupper Stödcentrum för unga brottsoffer Barnahus Nätverksmöten/föräldrautb/krissamtal Familjeterapeuterna/(Socialpsyk. Team) Familjebehandling Ungdomsmottagning Familjecentrum - förebyggande barn Familjecentrum - förebyggande ungdom Drogsamordnare Iris inkl Sommarsysselsättning Social insatsgrupp, mot kriminell livsstil Medling

4 Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Vuxen missbruk/övriga vuxna varav Institutionsvård Vuxna Öppenvård Vuxna Familjehemsvård Vuxna Familjerådgivning Tidig insats år Dagverksamhet för hemlösa Sjukvårdsmottagn. för hemlösa (inom dagvht) CMV Kvinna (Kvinnocentrum) CMV Man (Kriscentrum för män) Kvinnohuset/kvinnojouren EU-medborgare Tillnyktringsenhet Somaliaprojektet Narkomanvårdsgruppen Mottagning och rådgivning för missbrukare Spindeln - behandling och sysselsättning

5 Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Boende varav Freja (kvinnoboende) Motivationsboende Tennkronan Motivationsboende InSlussboende Pettersberg Pettersbergs Övergångsboende Södra alléns motivationsboende (Guden) Södra alléns motivationsboende (Håven) Södra alléns motivationsboende (Jonas) Tallbackens omvårdnadsboende Furans omvårdnadsboende Ekens omvårdnadsboende + akutplatser Skillsta Gruppbostad Markörgatans Gruppbostad Jonasborgs ungdomsboende Vita Nova (Utslussningslägenheter) Allmogeplatsens Stödboende Modulboende, Ersbo/Skultunav Träningslägenheter Bostad först/övergångsbostäder Bostäder för sociala ändamål Allmogeplatsens Träningslgh Lokalanpassning Fastighetsägarkompensation Totalt Individ- och familjenämnden Nettokostnader Budgetram* Avvikelse i förhållande till ram

6 Dnr: 2016/00623-IFN Verksamhetsplan 2017 Individ- och familjenämnden Sociala nämndernas förvaltning Västerås Urban Soneryd

7 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Innehållsförteckning Nämndens ansvarsområde... 3 Styrkort... 3 Handlingsplan för beställning och upphandling... 6 Egenkontroller... 7 Ekonomisk översikt... 7 BUDGET ÅTGÄRDER FÖR BUDGET I BALANS Gemensamma verksamheter... 8 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 8 EKONOMI... 9 Ekonomiskt bistånd PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Barn och ungdom PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Vuxen missbruk/övriga vuxna PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Boende PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Flyktingmottagande PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Bilagor Bilaga 1: Budget 2017 Bilaga 2: Handlingsplan för beställning och upphandling Bilaga 3: Plan för kvalitetsarbetet Bilaga 4: Förslag till reviderat styrkort Bilaga 5: Barnchecklista 2

8 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Nämndens ansvarsområde Individ- och familjenämnden svarar för de kommunala socialpolitiska frågorna med tillhörande myndighetsutövning. De huvudsakliga uppgifterna är att stödja och företräda enskilda individer, grupper och familjer med särskilda behov av stöd och hjälp, följa och föreslå insatser på strukturell nivå samt svara för handläggning av alkoholtillstånd och stadens mottagande av flyktingar. Strategiska utvecklingsområden Kommunfullmäktige har pekat ut fyra strategiska områden för staden: Kraftsamling för att stärka den sociala hållbarheten Sammanhållen satsning på vår fysiska miljö Höjd kunskaps- och kompetensnivå i Västerås Kraftsamling för att minska miljö och klimatpåverkan Strategiska utvecklingsområden är en särskild satsning från fullmäktiges sida för att uppnå strategiska mål för stadens utveckling under en mandatperiod. Uppdraget ska genomföras genom en samordning av de resurser som finns i den kommunala verksamheten och tillsammans med andra aktörer i kommunen. Detta innebär att den dagliga verksamheten och det grundläggande uppdraget kvarstår för styrelser och nämnder men att den gemensamma kraften riktas för att nå de mål som satts upp. För samtliga områden gäller att det strategiska arbetet med att formulera och följa upp de övergripande målen leds av kommunstyrelsen och stadsledningskontoret med medverkan från berörda förvaltningar och bolag. Sociala nämndernas förvaltning deltar i tillämpliga delar i detta arbete. Styrkort Vi har nöjda kunder och invånare Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Det ska vara lätt att förstå information som fås av socialsekreterare Vår verksamhet har hög tillgänglighet 80 % eller fler ska uppleva att det är ganska lätt eller mycket lätt att förstå informationen 3

9 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Vi har nöjda kunder och invånare Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Det ska vara lätt att komma i kontakt med socialsekreteraren 75 % eller fler ska svara att det är ganska lätt eller lätt Bemötandet är professionellt, värdigt och trovärdigt Den enskilde upplever att socialsekreteraren visar förståelse för denne och dennes situation. Den enskilde upplever att socialsekreteraren efterfrågar den enskuildes synpunkter på hur dennes situation skulle kunna förändras Den enskilde är nöjd med det stöd denne får från socialtjänsten i kommunen 90% eller fler ska svara att socialsekreteraren visar ganska stor eller mycket stor förståelse 90 % eller mer upplever att socialsekreteraren efterfrågar den enskildes synpunkter 90 % eller fler är ganska nöjda elelr mycket nöjda Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat. Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Andel hushåll med bidragstider Under 40 % månader inom försörjningsstöd Tillräckligt med personal och personal med rätt kompetens leder till att personer som kommer i kontakt med nämndens verksamheter ökar sin förmåga att leva ett så självständigt liv som möjligt Effektiv och rättsäker handläggning Andel ej återaktualiserade personer ett år efter avslutad utredning eller insats Enskilda ska efter avslutad insats ha förbättrat sin förmåga att hantera sin situation Utredning enligt Sol, BoU genomförs inom lagstadgad tid 4 Ungdomar : 74 % eller fler Vuxna: 74 % eller fler 75 % eller fler 100% av alla som ingått i egenkontroll

10 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat. Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Alla beslutsunderlag som Evidensbaserad praktik Det finns tillräckligt med bostäder och boendestöd Vår verksamhet har god tillgänglighet omfattas av reglerna i 17 Förvaltningslagen har kommunicerats med den enskilde Barns synpunkter redovisas i utredningar som rör barn och ungdomar Metoder relevanta för målgruppen Antal/andel bostadslösa Besvarade telefonsamtal Besvarade mail 100% av alla som ingått i egenkontroll 100% av alla som ingått i egenkontroll Alla enheter ska kunna beskriva sina metoder Hemlösa/uteliggare: 60 personer eller färre Flyktingar från a-bo: 100 % har eget boende Basmätning 2016 Vi har ekonomi i balans Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Budget jämförs med Utfall är lika eller lägre än utfall/prognos budget Tilldelad budgetram hålls Kostnadseffektiv verksamhet Kostnadsjämförelser med andra kommuner Kostnaden är lika eller lägre än andra jämförbara kommuner 75 % inköp inom avtal Avtalstrohet vid inköp vård Rätt insatser till rimlig kostnad Samordnade vårdplaner Antal SIP. Basår

11 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Det är ett gott ledarskap inom SNF. Ledarskapsindex 63 eller högre SNF har ett tillåtande och öppet arbetsklimat där medarbetarna är delaktiga i verksamhetsutvecklingen Medarbetare och chefer upplever att de har en rimlig arbetsbelastning. Stressindex 10 eller lägre Alla tillsvidaretjänster är tillsatta av medarbetare som uppfyller kravprofilen för tjänsten. Medarbetarna kommer med nya innovativa förslag för verksamheten. Vi hittar rätt person vid rekrytering till de myndighetsutövande verksamheterna. Personalomsättning 10 % Antal förslag till InnoMera är 1 på 60 medarbetare och 5% av förslagen leder till vidare utveckling. 80% av rekryteringarna leder till anställning. Handlingsplan för beställning och upphandling Individ och familjenämnden upphandlade under 2016 tre särskilda boenden, Eken, Furan och Tennkronan. Den 1 januari 2017 tar Nytida AB över driften av Eken och Furans boende och Västerås stad, Tennkronan. HVB för ensamkommande flyktingbarn och ungdomar som snabbt upphandlades under hösten 2015 avvecklas under 2017 på grund av den kraftiga sänkningen av antalet barn och unga som nu kommer. Avvecklanden sker delvis också genom ett avbrytande av en pågående upphandling. Det innebär dock att ett av dessa boenden kommer vara i drift till början av februari Samtidigt som HVB för ensamkommande flyktingbarn och ungdomar avvecklas behövs den nya boendeformen, stödboende, för ungdomar från 16 till 20 års ålder. Nämnden påbörjade under 2016 en med kommentus gemensam ramupphandling av HVB med behandlingsinriktning för vuxna med missbruk och för konsulentstödd familjehemsvård. Dessa kommer att vara klara och avtal tecknade till juni Förvaltningen genomför en utredning om HVB för barn- och ungdomar genom Lagen för valfrihetssystem ska användas. 6

12 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan De partnerskap som nämnden ingått med Stadsmissionen skulle egentligen upphöra under februari 2017, men har förlängts till juni Brottsofferjouren samt Kvinnojouren upphör i december Stadsmissionens partnerskap förlängdes för att ge förvaltningen möjlighet att tillsammans med individ- och familjenämnden utreda framtida behov av partnerskap med civilsamhället. Detta genomförs under våren Egenkontroller Egenkontroller sker under Områden som granskas är utredningstid, kommunicering, barns synpunkter och delaktighet. Man redogör även bifynd d.v.s. något som man uppmärksammar som sticker ut både positivt eller negativ. Ex att man tar utredningskontakter med utomstående utan samtycke eller att en utredning är välskriven och saklig. Ekonomisk översikt Budget 2017 Individ- och familjenämnden Nettokostnad, Mkr Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändrin g Gemensamma vht 157,5 162,5 170,5 8,0 Ekonomiskt bistånd 205,8 211,1 214,9 3,8 Barn och ungdom 211,0 208,5 201,7-6,8 Vuxenmissbruk/övrigt vuxen 102,4 95,6 107,2 11,5 Boenden 81,9 80,2 88,3 8,1 Totalt exkl flyktingmottagningen 758,5 758,0 782,6 24,6 Flyktingmottagningen -24,7-6,9-2,9 4,0 Totalt inkl flyktingmottagningen 733,8 751,1 779,7 28,6 Ramförändringar utifrån beslut i kommunstyrelsen i komplettering av årsplan Under förutsättnings att komplettering av årsplanen beslutas om i kommunfullmäktige utan ändringar av ramar så gäller nedanstående ramändringar. En omfördelning av 1,0 mnkr görs mellan grundskolenämnden och individ- och familjenämnden för olika insatser/aktiviteter för barn i utsatta 7

13 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan familjer. 0,5 mnkr överförs till nämnden från kommunstyrelsen för utsatta EUmedborgare. Nämnden kompenseras med 2,0 mnkr för en lönesatsning på socialsekreterare och biståndshandläggare. Ramen minskas med 0,1 mnkr för en centralisering av ärendehanteringssystemet. Nämnden får också en ramökning på 4,5 mnkr ur statsbidrag för ökat bostadsbyggande för att användas till bostäder för sociala ändamål. För att förkorta längden på institutionsplaceringar. Totalt en ramökning på 5,9 mnkr. Åtgärder för budget i balans 2017 Nämnden ska vidta åtgärder för att rationalisera verksamheten på motsvarande 1,5 mnkr. Vid beräkning av beloppet har försörjningsstöd och vårdkostnader undantagits, se tabell nedan. Åtgärder för ekonomi i balans mnkr Bostad först, 5 lägenheter/bostäder 1,5 Södra alléns motivationsboende, utökn med 2 platser 1,3 Total rationalisering 2,8 Gemensamma verksamheter Under gemensamma verksamheter återfinns det politiska nämndsarbetet, ledning/myndighetsutövning, utvecklingsmedel, föreningsbidrag och verksamhetssystem. Planerad verksamhetsutveckling Ett nytt kvalitetsledningssystem är framtaget och arbetet med innehållet, riktlinjer, rutiner, egenkontroller mm behöver kontinuerligt revideras. Arbetet kommer att fortgå under Ett väl ordnat system där handläggare kan hämta lättillgänglig, uppdaterad information om rutiner, riktlinjer och ärendehantering underlättar det vardagliga arbetet och ökar rättsäkerheten. Inom mottagningsfunktionen har ett särskilt team för våld i nära relationer bildats. Syftet är att samordna insatser från olika delar av socialtjänsten och andra viktiga aktörer. Ett arbete med att se över hur myndighetsutövningen kan bli mera sammanhållen i våldsärenden har inletts och fortsätter Västerås kommer under 2017 att ansvara för anställningen av en regionskoordinator av ärenden som rör prostitution och människohandel. Funktionen finansieras i huvudsak av nationella samordnaren tillsammans med 8

14 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan länsstyrelserna i Gävleborgs och Västmanlands län. Syftet med funktionen är främst att stärka brottsofferperspektivet i dessa ärenden samt att genom utbildning bidra till kompetensutveckling bland medarbetarna i de två länen. Inom förvaltningen pågår ett arbete med att allt eftersom det frigörs lokalytor, flytta ihop enheter inom myndighetsutövningen till ett s.k. Socialtjänstens hus. Kvalitet En plan för det systematiska kvalitetsarbetet inom myndighetsutövningen för 2017 är framtagen och omfattar, avvikelser, egenkontroller, revidering av ledningssystemet samt internutbildning. Vidare kommer förvaltningen att ta fram sammanställningar och analyser av klagomål och synpunkter, lex Sarah för utförd vård och omsorg samt myndighetsutövning. Inom hälso- och sjukvård är syftet bl.a. att fortsätta stödja och stimulera verksamheterna/utförarna till ett systematiskt strukturerat patientsäkerhetsabete. Uppföljning sker avseenden hälso- och sjukvårdsindikatorer och handlingsplaner,allvarliga händelser samt lex Mariaanmälningar. Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård En ny lag, Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård kommer att införas, för somatiskt vård den 1 januari 2018 och för psykiatrisk vård1 januari I samband med lagens införande kommer samtidigt lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, att upphävas. I den nya lagen så läggs ett stort fokus på samverkan mellan huvudmännen och att de förväntas ingå överenskommelser hur denna samverkan ska gå till. Ett arbete kring detta kommer därför att starta redan under våren 2017, gemensamt för regionen och dess kommuner. Ekonomi Gemensamt Nettokostnader, mnkr Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring Politisk verksamhet/nämnd 1,9 1,9 2,0 0,1 Ledning/myndighetsutövning 149,8 153,6 161,4 7,8 Utvecklingsmedel 0,8 1,7 1,7 0,0 Föreningsbidrag 2,0 2,3 2,4 0,1 Verksamhetssystem 2,9 2,9 3,0 0,1 Totalt gemensamt 157,5 162,5 170,5 8,0 9

15 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Ekonomiskt bistånd Planerad verksamhetsutveckling Arbetet med hushåll med långa eller mycket långa bidragstider fortsätter. Dessa hushåll har ofta behov av samordnade insatser från olika myndigheter och verksamheter. Deras situation rör såväl arbetslöshet som ohälsa och social oförmåga. Flera har otillräcklig språkkompetens. Andra prioriterade grupper inom försörjningsstödet är barnfamiljer samt ungdomar och unga vuxna. Det utvecklingsarbete som pågår prioriterar det direkta klientarbetet genom flera besök och uppföljningar. Medarbetarnas delaktighet i utvecklingsarbetet och en översyn av de administrativa arbetsuppgifterna är andra viktiga faktorer i utvecklingsarbetet. Västerås är pilotkommun för UIV-FS som inleddes under 2016 och fortsätter att utvecklas under Systemet för utvärdering innehåller två delar. Dels framtagande av basfakta men även en utvärderingsdel som handlar om att mäta effekter av beviljade insatser. Genom Samordningsförbundet genomförs aktiviteter i samverkan med FK, AF och Landstinget för att fler personer ska återgå i arbete eller få underlag som berättigar till ersättning via sjukförsäkringen. Under 2016 inleddes ett treårigt projekt som bland annat syftar till att fler somalier integreras genom utbildning eller arbete och därigenom blir självförsörjande. Samverkan mellan utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och individ- och familjenämnden kring beställningar av sysselsättningsverksamheter har ökat. Genom kommunstyrelsens beslut om utvecklingsområden för social hållbarhet är det viktigt att samverkan fortsätter kring målgrupper som har behov av stöd för att kunna gå vidare till egen försörjning. Bestämmelser kring budget- och skuldrådgivning flyttades 1 november 2016 från skuldsaneringslagen till socialtjänstlagen. Syftet var bland annat att förtydliga kommunernas roll och ansvar. Konsumentverket har fått regeringens uppdrag att ta fram rekommendationer samt följa upp hur dessa används. Verksamheten följs upp under året utifrån de rekommendationer som presenteras. Ekonomi Nettokostnader Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring Försörjningsstöd 195,3 200,7 204,3 3,6 Arbetsmarknadsåtgärder 7,9 7,8 8,0 0,1 Budget- och skuldrådgivning 2,6 2,6 2,7 0,1 Totalt ekonomiskt bistånd 205,8 211,1 214,9 3,8 10

16 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Barn och ungdom Planerad verksamhetsutveckling Tidigare beslutade åtgärder för att minska vårdkostnaderna pågår och följs upp under året. Det gäller internt styrnings- och ledningsarbete, pågående projekt exempelvis stödteam för barn och ungdomar i samverkan med nämnden för funktionshindrade, förstärkt samverkan med barnpsykiatrin för familjer med barn som både har social och psykiatrisk problematik samt planerat krisstöd för familjer där barnen misstänks för att ha utsatts för våld i nära relationer. Bedömningen av vårdkostnadsutvecklingen är svår att göra och därmed osäker. Samhällsutvecklingen som påverkar behoven måste följas kontinuerligt. Enstaka händelser kan få stor effekt på vårdkostnader. Det finns faktorer som ligger utanför demografin, såsom ökat blandmissbruk och boendesituationen. Även ökad psykisk ohälsa, socialtjänstens ansvar för åtgärder till ungdomar med kriminell livsstil, ungdomars attityd till droger samt lättillgängligheten till droger påverkar vårdkostnaderna. Förstärkt samverkan mellan socialtjänst och Barn och ungdomspsykiatrin (Bup) är en viktig insats för barn och ungdomar med sammansatt problematik och psykisk ohälsa. Under 2016 har fyra ungdomar fått barnpsykiatrisk- och familjebehandling i hemmiljö. Förstärkt samverkan fortsätter och följs upp under Då projektet inleddes fanns en ambition att ett socialpsykiatriskt team skulle vara etablerat under slutet av året eller senast januari En förutsättning för detta var att bup utbildade personal i DBT. Av de sex personer som utbildats under 2016 arbetar inte någon längre kvar i Västerås. Pågående insatser i form av gemensamt stödteam, planerat krisstöd och behandlingsprogrammet Kibb för barn som misstänks ha utsatts för våld i nära relationer bedöms påverka kostnaderna positivt, fortsätter En utökning av krisstödet genomfördes under hösten 2016 och bekostades med statliga utvecklingsmedel. Stimulansmedel för att behålla utökningen av krisstödet finns för Ett fortsatt arbete bedrivs för att utveckla och anpassa beställningar inom den egna öppenvården till behoven av insatser särskilt för ungdomar och deras föräldrar. Kommunen har i dialog med Polismyndigheten beslutat att införa arbetssättet sociala insatsgrupper. Sociala insatsgrupper är individinriktade insatser som ska förhindra att ungdomar utvecklar en kriminell livsstil. Insatserna sker i samverkan med andra aktörer, bl a polis, skola, fritid och civilsamhället. Samverkan sker i flera led från att identifiera vilka ungdomar som är i behov av stöd och hjälp till att genomföra insatserna. Socialtjänsten beslutar vilka ungdomar som får insatsen. 11

17 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan I samverkan med nämnden för personer med funktionsnedsättningar pågår en inventering av ungdomar och unga vuxna som idag vistas på institution. Syftet med inventeringen är bland annat att bedöma möjligheten till gemensamma lösningar på hemmaplan. Samverkan mellan kommunens socialtjänst, landstingets hälso- och sjukvård, skola och brukarorganisationer för att främja åtgärder för tidigt upptäckt och fysisk och psykiska hälsa bland barn och ungdomar, fortsätter och finns beskriven i en gemensamt upprättad handlingsplan. En lokal handlingsplan för utveckling av den sociala barn- och ungdomsvården har upprättats. Arbetet är ett led i nationella samordnarens uppdrag. Arbete med att implementera, följa upp och revidera handlingsplanen genomförs under året. Ekonomi Nettokostnader Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring Institutionsvård barn 20,7 12,3 16,0 3,8 Öppenvård barn 3,4 7,0 4,4-2,6 Familjehemsvård barn 37,9 34,1 39,6 5,5 Institutionsvård ungdom 79,8 80,2 71,6-8,6 Öppenvård ungdom 7,0 7,9 7,4-0,5 Familjehemsvård ungdom 23,5 28,6 23,2-5,4 Beställd öppenvård barn och ungdom 38,5 38,5 39,6 1,0 Totalt barn och ungdom 211,0 208,5 201,7-6,8 Vuxen missbruk/övriga vuxna Planerad verksamhetsutveckling Vårdkostnaderna och antalet placeringar har fortsatt öka de senaste åren. Ökningen förklaras av ett ökat antal personer med tungt missbruk varav en del med samtidig psykisk ohälsa. Även demografiska orsaker påverkar, såsom att en ökad andel unga vuxna med beroendeproblematik tillkommit. Den ökning av antal LVM-ärenden som skett de Västerås de senaste åren kan även ses nationellt. De ökade vårdkostnaderna kan även förklaras av ett ökat behov av stöd- eller skyddsboende för personer som utsatts för våld i nära relationer. Starkt kostnadsdrivande för samtliga grupper är bristen på bostäder, vilket även 12

18 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan påverkar livsföringen och hälsan negativt. Det är därför fortsatt viktigt att få fram boendelösningar för både personer med beroendeproblematik och övriga vuxna som är utestängda från bostadsmarknaden. Ett fortsatt arbete bedrivs för att utveckla och anpassa beställningar inom den egna öppenvården. I nära samverkan mellan myndighetskontor och egenregin planeras att Narkomanvårdsgruppen får ett utvecklingsuppdrag gällande unga vuxna och att Missbruksmottagningen får ett utvecklingsuppdrag gällande äldre vuxna. Mer intensiva insatser ska ske med möjlighet till uppsökande arbetssätt och behandlare ska följa klienter hela förändringsprocessen. Även vid placeringar på behandlingshem. Målsättningen är att aktuella klienter med en komplex situation ska förbättra sin förmåga att hantera sin situation, få en ökad drogfrihet och att planerade insatser i högre grad ska fullföljas. Seniorhandläggarfunktionen på Socialkontor vuxen permanentas för att kontinuerligt kunna arbeta med kompetensutveckling och hitta alternativa insatser till kostnadsdrivande placeringar. Samverkan kring olika målgrupper fortsätter utvecklas. Ca åtta procent av svenska barn har föräldrar som fått vård pga beroendeproblematik eller psykisk sjukdom. Åtgärderna för att stärka barn- och familjeperspektivet behöver därför fortsätta. Samverkan med Biståndsenheten funktionsnedsättning utvecklas gällande personer som behöver stöd från båda nämnderna. Antalet äldre med hög alkoholkonsumtion ökar och rutiner för samverkan mellan socialtjänstens missbruksverksamhet och äldreomsorgen behöver utvecklas. Även stödet till anhöriga utvecklas. Utifrån den samverkansöverenskommelse som tecknats mellan landstinget och kommunerna inom missbruks- och beroendeområdet under 2016 påbörjas ett arbete att ta fram en lokal handlingsplan. Landstinget kommer under 2017 att inrätta en tillnyktringsenhet och antalet platser för abstinensvård ska utökas. Tillnyktringsverksamheten kommer finaniseras tillsammans mellan Landstinget och kommunerna. Dessa åtgärder kommer sammantaget bidra till ett bättre omhändertagande av personer som är i behov av vård för beroendeproblematik och en bättre vårdkedja. Insatserna ska vara av god kvalitet och ha god effekt utifrån klienters förändringbehov. ASI används för utredning och uppföljning och det sker en fortsatt implementering av uppföljningsverktyget UIV. Övrigt Idéburet offentligt partner mellan Västerås stad, Individ och familjenämnden Västerås stadsmission har utvärderats hösten Överenskommelsen om partnerskap förlängs 1 mars-30 juni 2017 och en process har inletts för att till andra halvåret 2017 ta fram en ny samverkansöverenskommelse för att möta komplexa utmaningar kring personer med beroendeproblematik, psykisk ohälsa 13

19 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan och hemlösa. Brottsoffer Utveckling av insatser för att motverka våld i nära relationer har hög angelägenhet utifrån nya föreskrifter och allmänna råd. Det gäller insatser till både kvinnor och män, flickor och pojkar. Nämndens budgetram har utökats med en samordningsfunktion från Ett förslag till nationell strategi har lagts fram med betoning på att öka de långsiktiga insatserna för att förebygga och motverka mäns våld mot kvinnor. Behovet av platser i hemligt eller skyddat boende för våldsutsatta är stort liksom behovet av vanliga lägenheter. Nämnden rekvirerar utvecklingsmedel för att öka krisstödet i familjer där barn misstänks för att ha utsatts för våld i nära relation. Ett särskilt våldsteam finns sedan 2014 inom myndighetskontorens mottagningsfunktion. Inom öppenvården har ett team bildats från 2016 för insatser till både kvinnor och män som utsätts för eller utövar våld i nära relationer. Den nya verksamheten heter Centrum mot våld i nära relationer. Insatserna till förövare är en länsresurs. Ambitionen är att utveckla en helhetssyn kring familjen vid arbetet med att motverka våld. Uppföljning av de sociala nämndernas handlingsplan mot våld i nära relationer har pågått under 2016 och en ny handlingsplan mot våld i nära relationer kommer tas fram till Ekonomi Nettokostnader Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring Institutionsvård vuxna 35,7 32,8 35,2 2,4 Öppenvård vuxna 38,4 34,5 38,3 3,9 Familjehemsvård vuxna 3,3 3,1 4,3 1,3 Beställd öppenvård vuxna 25,0 25,3 29,3 4,0 Totalt missbruk vuxna 102,4 95,6 107,2 11,5 14

20 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Boende Planerad verksamhetsutveckling Antalet hemlösa har fortsatt öka under de senaste åren. Vid 2015 års hemlöshetskartläggning rapporterades 888 hemlösa personer i Västerås. Ökningen mellan 2014 och 2015 var 138 personer. Antalet rapporterade uteliggare ökade från 61 till 97 samma period. De främsta orsakerna till hemlöshet var bostadsbrist, personer i flyktingsituation och missbruk. 52 procent av de hemlösa ansågs klara av en lägenhet med eget kontrakt års hemlöshetskartläggning genomförs vecka 48. Resultaten kommer ligga till grund för nämndens fortsatta planering kring det bostadssociala arbetet. Arbete enligt handlingsplan mot hemlöshet för fortsätter. Nämndens stöd inriktas på kvarboende och att undvika att enskilda och familjer blir hemlösa. Bostad och stöd kopplat till boende är målinriktat med hänsynstagande till den enskildes konkreta behov. Nämndens resurser samverkar med andra förvaltningar, myndigheter, företag och civilsamhälle för att motverka hemlöshet och utestängning från bostadsmarkanden. Särskilda åtaganden dör olika målgrupper genomförs. En särskilt utsatt grupp är personer i akut hemlöshet och uteliggare. Fem extra akutplatser för att möta behovet av akutplatser har inrättats under vintern Då inriktningen är att antalet akutplatserplatser ska möta behoven följs detta upp särskilt. Ett nytt samverkansavtal för att nämnden ska få tillgång till bostäder för sociala ändamål och för det ordnade flyktingmottagandet har tagits fram inför Arbete fortsätter för att få fler fastighetsägare att ansluta sig till samverkansavtalet. Personer som fått boendestödinsatsen Bostad först uppvisar en hög grad av kvarboende. Bostad först utökas från 10 till 15 lägenheter 2017 förutsatt att lägenheter tilldelas via samverkansavatalet. Södra alléns motivationsboende utökas från 2017 från 24 till 26 platser. En ny utförare tar över driften av nämndens omvårdnadsboenden Eken och Furan från 1 januari Bristen på bostäder fortsätter påverka nämndens arbete inom samtliga verksamhetsområden och en stor del av nämndens vårdkostnader för vuxna utgörs av boendekostnader. Bostäder för sociala ändamål och för kommunens ordnade flyktingmottagande behöver därför vara ett fortsatt prioriterat område. 15

21 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Ekonomi Nettokostnader, Mkr Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring Vuxenboende 77,3 75,7 83,7 8,0 Ungdomsboende 3,3 3,3 3,3 0,1 Lokalanpassning 1,3 1,3 1,3 0,0 Totalt boende 81,9 80,2 88,3 8,1 Flyktingmottagande Planerad verksamhetsutveckling Nyanlända From 1 mars 2016 gäller ny lag om ett gemensamt ansvar för mottagande av nyanlända, som är tvingande för kommunerna att ordna boende och mottagande för nyanlända som anvisas av Migrationsverket utifrån fördelningstal. Västerås har fått ett fördelningstal för 2017 om att ta emot 426 nyanlända från anläggningsboende och kvotflyktingar. Bostäder behövs även för familjer som flyttat till Västerås som egenbosatta eftersom trångboddheten i många fall inte fungerar under någon längre tid, och en del familjer blir bostadslösa. Bostäder via samverkansavtalet kommer inte att räcka till under 2017 utan andra boendelösningar planeras. Förvaltningen samarbetar med fastighetskontoret, stadsledningskontoret och Bostads AB Mimer för att gemensamt se över hur staden ska ordna boende för de nyanlända. Alternativa bostadslösningar kommer att vara i form av lokaler med ex egna rum med WC/dusch och delat kök. Lösningar kring blockhyrning av exempelvis moduler ses över tillsammans med Mimer. Sociala nämndernas förvaltning har beviljats 37 medel från Länsstyrelsen till att kartlägga samt bostadsanpassa lokaler för 1,5 mkr. Projektet kommer att genomföras av fastighetskontoret. Utöver mottagande av nyanlända från anläggningsboende och kvotflyktingar enligt fördelningstal förväntas ett stort antal personer bosätta sig på egen hand i Västerås, antingen i egna bostäder eller hos anhöriga. Resurser för mottagandet kommer att utökas under 2017 vad gäller myndighetsutövning, mottagande och vägledning samt bostadsstöd. Uppdraget gällande första mottagandet och vad som är ett biståndsbeslut respektive vägledning första tiden i mottagandet kommer att förtydligas i

22 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan års beställning. Enheten för samhällsorientering och vägledning får ett utökat uppdrag gällande vägledning i första mottagandet. Bostadsstöd kommer fortsätta att arbeta med bostadsstöd till nyanlända efter biståndsbeslut. De kommer också få ett utökat tillsynsuppdrag gällande övergångsbostäder i form av bostäder i lokaler/korridorsboende med gemensamhetsytor. Samordningsförbundet har beviljat medel till projektet Etableringsresurs som pågår under Syftet är att fler nyanlända kommer ut i egen försörjning efter etableringstiden och därmed inte bli beroende av försörjningsstöd. Projektet är en fortsättning på Etableringsspåret som avslutades Nämnden kommer under 2017 att delta i projektet Mötesplats och information som är ett samverkansprojekt mellan Arbetsförmedling, Migrationsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket och kommunen. Projektet utgår från servicekontoret som en gemensam mötesplats för nyanlända där de under en dag har möjlighet att möta alla myndigheter under samma tak. Ensamkommande barn och unga Mottagandet av ensamkommande barn har sjunkit drastiskt och många av de barn som kom under hösten 2015 kommer fylla 18 år under Det är oklart hur många av dessa som kommer att få upphållstillstånd och som kommer att få sitt ärende prövat innan 18 årsdagen. Asylsökande 18 åringar kommer att flyttas tillbaka till Migrationsverkets boenden. Detta innebär att många av de HVB platser som idag finns behöver avvecklas. För de 18 åringar som får uppehållstillstånd kommer stödboenden alternativt lägenheter att behövas. Regeringen inför ett nytt ersättningssystem för mottagande av ensamkommande barn och unga from 1 juli Ersättningen till kommunerna kommer att sänkas betydligt. Förslaget bygger på att färre barn ska bo i HVB, att en betydande andel av åringar ska bo i stödboende, och att åringar inte ska behöva vara placerade enligt socialtjänstlagen om inte särskilda skäl föreligger. För Individ och familjenämnden innebär förslaget att åtgärder kommer behöva ske för att minska kostnaderna för mottagandet. Åtgärder som kommer krävas under 2017 är ett stort antal HVB måste avvecklas. Samtidigt behöver en del HVB platser omvandlas till stödboendeplatser, och nya stödboenden kommer att behöva upphandlas. Ersättningar till HVB kommer sänkas utifrån Migrationsverkets nya ersättningsnivåer. Nämnden har redan påbörjat avveckling av HVB platser och beställning av stödboendeplatser. Detta arbete kommer att fortgå under hela Vid planeringen av stödboenden kommer förvaltningen arbeta med att utöka samverkan med civilsamhället för de ungdomar som placeras i stödboenden. 17

23 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Behovet av bostäder kommer att öka för ensamkommande unga mellan år. Dessa unga kan komma att behöva stöd i form av övergångslägenheter då det saknas lägenheter på ordinarie bostadsmarknaden. Insatser som gjordes under 2016 gällande sommaraktiviteter, simundervisning, sommarjobbspraktik kommer att vidareutvecklas under Arbetet behöver fortgå med att integrera och etablera de ensamkommande unga i svenska samhället. Aktiviteter kommer att genomföras utifrån den handlingsplan för utlsuss av ensamkommande barn och unga till vuxenlivet som nämnden fattade beslut om Ett fortsatt arbete kommer att pågå om att följa upp ensamkommande barn och unga och deras synpunkter. En handlingsplan för uppföljning av ensamkommande barn tas fram. Ensamkommande barn som försvinner har uppmärksammats bl. a i form av en rapport som Länsstyrelsen i Stockholm tagit fram och som publicerades i november En nationell åtgärdsplan kommer att tas fram under 2017 och även staden behöver under året se över behovet av eventuell handlingsplan kring barn som försvinner. Ekonomi Ordinarie flyktingmottagande mnkr INTÄKTER Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Statlig ersättning 76,0 85,5 163,3 SUMMA INTÄKTER 76,0 85,5 163,3 KOSTNADER Integration -35,5-42,9-49,1 Boende 0,0 0,0-8,9 Myndighet/Gemensamt -3,0-3,2-8,8 Försörjningsstöd -22,5-20,1-29,5 Övrigt -7,3-7,9-4,5 Resultatöverföring 0,0-4,5-59,6 SUMMA KOSTNADER -68,3-78,6-160,4 Resultat ordinarie flyktingverksamhet 7,7 6,9 2,9 18

24 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Intäkter och kostnader kommer under 2017 att öka på grund av ett ökat mottagande. Under nästa år görs bokslut på gruppen med ankomstår Denna grupp förväntas göra ett nollresultat. För grupperna med ankomstår 2015, 2016 och 2017 görs en resultatöverföring enligt gällande redovisningsmetod eftersom pengarna ska täcka kostnader i totalt fyra år. Kostnaderna för skolgång och SFI är svårberäknad men förväntas öka i jämförelse med 2016 men kan förändras utifrån antal deltagare. Myndighetsutövningen utökas med åtta tjänster. Mottagandet med vägledning, bostadsstöd och tillsyn utökas med totalt fyra tjänster för att möta det ökade mottagandet. Ensamkommande flyktingbarn mnkr INTÄKTER Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Statlig ersättning 297,9 360,3 135,2 Omställningskostnader 0,0 0,0 26,1 KOSTNADER Vårdkostnader/boende -208,8-334,4-124,6 Myndighetskontor -25,0-23,0-24,7 Försörjningsstöd -1,0-1,0-4,2 Gemensamt/övrigt -3,1-1,8-7,7 Periodisering -37,5 0,0 0,0 SUMMA KOSTNADER -275,4-360,3-161,2 Resultat ensamkommande flyktingbarn 22,5 0,0 0,0 Antalet nyanlända ensamkommande flyktingbarn förväntas fortsätta minska under 2017 enligt Migrationsverkets senaste prognos. Nytt för året blir också en övergång till ett nytt ersättningssystem i två steg. Steg ett (1 januari 2017 till 30 juni 2017) Avtal och tomplatsersättning upphör. Endast belagda platser ersätts kr/dygn för HVB och kr/dygn för stödboende. 19

25 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan Steg två (1 juli 2017 och framåt) Ersättning för HVB ersätts med kr/dygn och stödboende med kr/dygn för ungdomar under 18 år. Ersättning för HVB ersätts med 750 kr/dygn och stödboende med 750 kr/dygn för ungdomar över 18 år. Budgeten för 2017 är en osäkerhetsfaktor då både intäkter och kostnader påverkas av de förändringar som sker i omvärlden samt de prognoser Migrationsverket lämnar. Under hösten 2016 och våren 2017 sker en omställning i verksamheten genom att konvertera HVB-platser till stödboendeplatser samt en nedtrappning i antalet boendeplatser totalt. Utgångspunkten under 2017 är dock att den statliga ersättningen och de periodiserade resultatet tillsammans ska bidra till en flyktingverksamhet för ensamkommande barn i balans. 20

26 Diarienr 2015/68-IFN-003 nternati Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Antagen av Individ- och familjenämnden program policy handlingsplan riktlinje

27 program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad 2

28 Innehåll 1. Inledning 4 Västerås stads organisation 4 Syfte med handlingsplanen 4 2. Egenregin/kommunal utförare 5 Beställningar till egenregin 5 Myndighetsutövning 5 3. Upphandling/ konkurrensutsättning enligt LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 5 Två viktiga delar i processen 6 Förfrågningsunderlaget 6 Sekretess vid upphandling 6 Tilldelningsbeslutet 6 4. LOV Lagen om valfrihetssystem 6 Förfrågningsunderlaget 7 Kontinuerlig kontraktsskrivning 7 5. Ideellt offentligt partnerskap 7 6. Uppföljningar 7 7. Metodik vid avtals/kontraktsuppföljningar 8 8. Strategi för beställning och upphandling 8

29 1. Inledning Individ- och familjenämnden har utarbetat en handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning. Handlingsplanen vilar på kommunens övergripande styrdokumenten, inköps- och upphandlingspolicy, näringslivsprogrammet, samt strategisk plan, som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har under våren 2015 beslutat om riktlinje för hållbarhetskrav i upphandlingar. Det innebär att krav på sociala, etiska, - och miljöhänsyn ska ställas i proportion till det som upphandlas. Västerås stads organisation Sedan början av 1990-talet är Västerås stad organiserad i en så kallad beställar-/utförarmodell. Varje förvaltning beställer tjänster som sedan utförs av utförarorganisationerna, som både kan vara den kommunala utföraren proaros och Skultuna kommundel eller privata aktörer. En central uppgift för nämnden är att beställa och upphandla verksamhet inom sina verksamhetsområden. Syfte med handlingsplanen Inom offentlig verksamhet gäller att driften av verksamheter antingen beställs, upphandlas eller konkurrensutsätts. Beställa driften av en verksamhet kan enbart göras till egenregin 1, det strider inte mot LOU och kan heller inte överprövas eller ge skadestånd. Upphandling är ett alternativ till beställning och vid upphandling kan även egenregin lägga bud, såvida inte nämnden beslutat att egenregin inte ska delta. Konkurrensutsättning innebär att utsätta egenregin för konkurrens vid den/de verksamheter där de sköter driften. Innan beslut om upphandling eller konkurrensutsättning av egenregin fattas ska en bedömning göras för att säkerställa att strategisk eller speciellt viktig verksamhetskompetens behålls. Handlingsplanen ska: Stödja nämnden gällande beställningar, upphandlingar, konkurrensutsättning av verksamhet Tydliggöra avsikten med konkurrensutsättning Möjliggöra en god planering av verksamheten Bidra till en god ekonomisk hushållning Bidra till en mångfald av utförare och en god näringslivsutveckling Beskriva olika former för beställning/upphandling/avtalsuppföljning 1 proaros 4

30 2. Egenregin/kommunal utförare Individ- och familjenämnden, beställarnämnd, ger uppdrag till utförarstyrelsen proaros att utföra den verksamhet som nämnden beslutat att staden själv ska utföra. Beställningar till egenregin Beställningar av uppdrag görs mestadels på ett år. Beställningar med fleråriga avtalstider, motsvarande de boenden som upphandlas, bör övervägas för de boenden som egenregin har att utföra. Nämnden lägger beställningar till egenregin där de bedömer att det är viktigt att staden behåller driften för att behålla kompetensen eller att verksamheten är för liten, tillfällig eller av särskild karaktär som gör att upphandling inte är lämplig. Vid effektiviseringar är egenregin den part som nämnden kan förhandla med, upphandlade verksamheter är bundna till avtal/kontrakt. Myndighetsutövning Myndighetsutövning kan endast bedrivas i kommunal regi. Den kan bestå av till exempel biståndshandläggning samt utredning av individärenden som leder till insatser. Kännetecknande för all myndighetsutövning är att det rör sig om beslut eller andra åtgärder som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Det behöver dock inte vara åtgärder som medför förpliktelser för enskilda, utan myndighetsutövning kan även vara ett gynnande beslut. Karakteristiskt för myndighetsutövning är dock att den enskilde befinner sig i ett slags beroendeförhållande, samt att saken ensidigt avgörs genom beslut av myndigheten. 3. Upphandling/ konkurrensutsättning enligt LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) Offentlig upphandling är lagstyrt och skälet till det är att myndigheter i sina upphandlingar ska använda offentliga medel optimalt, ha goda kunskaper om marknaden och använda konkurrensen på aktuell marknad. Ett ytterligare skäl till lagen är att leverantörerna ska kunna konkurrera på samma villkor i varje upphandling. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen vid varje upphandling eller inköp, ska följa regelverket. I lagen betraktas kommunen som en upphandlande enhet. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om det föreligger synnerliga skäl som brådskar och som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. 5

31 Två viktiga delar i processen Förfrågningsunderlaget Inför en upphandling måste nämnden besluta 2 om ett förfrågningsunderlag. Nämnden har möjlighet att ställa kvalitetskrav och krav på viss profil eller inriktning för den verksamhet som ska upphandlas. Det ska även tydligt framgå hur nämnden avser att utvärdera anbuden. Vid varje upphandling/konkurrensutsättning måste beslut fattas på vilka grunder tilldelning av kontrakt ska göras. Det finns två alternativ: Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, om man vill värdera andra aspekter än pris, t.ex. produktivitet, kvalitet och miljöegenskaper. Slutresultatet kan bli mer kostnadseffektivt än när bara priset avgör valet av leverantör. Det anbud som har lägsta anbudspris. Nämnden beskriver vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad, pris per timme eller levererad produkt. Även betalningsvillkoren kan anges eftersom de kan påverka prisbilden. Man kan beakta kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. även när lägsta pris tillämpas. Dessa anges i relevanta krav (ska-krav) som leverantören måste uppfylla men som inte utvärderas. Sekretess vid upphandling Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att nämnden beslutat att tilldela avtalet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats. Tilldelningsbeslutet När förvaltningen är klar med utvärderingen av anbuden tar nämnden del av utvärderingen och beslutar 3 om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. En omedelbar justering av beslutet görs så att underrättelse snarast kan lämnas till samtliga anbudsgivare och anbudssökanden. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Det gäller även om upphandlingen avbryts eller görs om. 4. LOV Lagen om valfrihetssystem Lagen om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. 2 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 3 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 6

32 LOV är ett alternativ till upphandling enligt Lag om offentlig upphandling (LOU). Det är ett regelverk som beskriver hur valfrihet kan möjliggöras genom att erbjuda alternativa leverantörer att leverera välfärdstjänster. Förfrågningsunderlaget Nämnden beslutar om ett förfrågningsunderlag för LOV-tjänster. Alla berörda leverantörer som kommer in med en ansökan om att bli godkända leverantörer och som uppfyller förfrågningsunderlagets krav ska godkännas 4 och kontrakteras och blir då leverantörer i ett valfrihetssystem. Kontinuerlig kontraktsskrivning Förfrågningsunderlagen annonseras löpande på valfrihetswebben ( och kontraktering sker kontinuerligt. Valfrihetssystemet innebär att den enskilde kan välja vilken leverantör den önskar för tjänsten. Det skapar även möjlighet för privata företag och organisationer att utföra tjänster som kommunen tidigare utfört. 5. Ideellt offentligt partnerskap Organisationer inom det civila samhället är en viktig part i såväl välfärds- som utvecklingssatsningar och utgör en potential som förnyare och utvecklare av välfärden. När en ny verksamhet, eller tidigare bedriven, ska utvecklas och metoder och praktik är okända eller oprövade kan partnerskap vara ett alternativ. Partnerskap är samverkan där båda parter bidrar till utvecklingen och tar ansvar för eventuella ekonomiska risker, då bägge parter bidrar med lika stor ekonomisk del. Partnerskapet är en överenskommelse som någon del av civilsamhället gör med en skattefinansierad offentlig organisation, vilket kan vara kommun, landsting eller staten. Regeringskansliet genomför för närvarande en utredning (Utredningen för ett stärkt civilsamhälle, U 2014:04) med avsikt att se vilka samarbetsformer civilsamhället kan ingå med det offentliga. Ambitionen är att utöka möjligheterna för civilsamhället att verka i samhället. Utredningen som kommer färdigställas under 2015 och kan i förlängningen förväntas påverka upphandlingslagstiftningen. Partnerskap och samarbete med civilsamhället kan utifrån detta förväntas öka. 6. Uppföljningar Det är viktigt att de krav som ställs i avtalen/kontrakten efterföljs och upprätthålls. Uppföljning är ett viktigt instrument för kommande upphandlingar både för nämnden och för den utförare som vunnit upphandlingen/blivit godkänd (LOV). Nämnden följer kontinuerligt upp hur utföraren följer avtalet/kontraktet. Uppföljning av avtal/kontrakt/uppdrag görs i alla verksamheter oavsett om de drivs av kommunala eller icke kommunala utförare. Tjänstemän från förvaltningen genomför regelbundet besök i verksamheten och resultatet presenteras för nämnden. Även måluppföljningar, brukarenkäter, verksamhetsberättelser, avvikelserapporteringar, anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria m.m. skapar en helhetsbild av 4 Nämnden har delegerat detta till förvaltningschefen 7

33 aktuell verksamhet. Vid allvarliga eller omfattande klagomål på verksamheter görs uppföljningar omgående. Ekonomisk uppföljning i form av kontroller med skatteverket sker kontinuerligt. Verksamheter kan även följas upp externt av oberoende granskare på uppdrag av kommunen. 7. Metodik vid avtals/kontraktsuppföljningar Introduktionssamtal med ny utförare/leverantör eller beställd verksamhet. Kvalitetssäkringssamtal sker 6-9 månader efter ny avtalsperiod. Avtals/kontraktsuppföljning sker 1-1,5 år efter nytt avtal samt inför ev. förlängning av avtal. Inför att ett uppdrag/avtal upphör och ny beställning/upphandling ska göras, sker avstämnings samtal med aktuell utförare. En genomgång av rapporter, uppföljningar och utvärderingar av verksamhetens resultat under avtalstiden sker. Detta fogas samman med nya krav på kvalitet, profileringar, inriktningar, metoder inför nya beställningar och upphandlingar. 8. Strategi för beställning och upphandling Beställning av egenregin görs företrädesvis där uppdragstiden för driften av verksamheten kan variera beroende på andra inverkande faktorer samt där strategisk viktig kompetens inom staden behöver säkerställas. Det är en fördel om egenregin ansvarar för driften inom flera av verksamhetsområdena där nämnden även har andra utförare. Det går då att jämföra stadens effektivitet och kostnad gentemot andra utförare. Nyproducerad verksamhet som av olika skäl inte kan definieras eller där verksamhet kommer att pågå i projektform kan övervägas att beställas av egenregin. Upphandling passar där driften av verksamheten finns över längre tid och där det inte förkommer någon myndighetsutövning. Lämpligt för tidigare upphandlad verksamhet och för nyproducerad verksamhet där nämnden eftersträvar nytänkande av t.ex. tjänster eller teknik. Konkurrensutsättning av egenregin kan vara ett alternativ där verksamheten presterar låga kvalitetsresultat och/eller inte är kostnadseffektiv eller som ett alternativ då ny inriktning eller innovativa idéer efterfrågas. Lag om valfrihetssystem kan användas om nämnden vill konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till den enskilde. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). 8

34 XXXX Västerås Telefon

35 Dnr: 2016/ BILAGA Johan Crusefalk Ritwa Frang Teresia Kjellgren Ann Östling Individ- och familjenämnden Sociala nämndernas förvaltning Planerat systematiskt kvalitetsarbete 2017 Detta dokument beskriver planerade och pågående insatser inom det systematiska kvalitetsarbetet för Sociala nämndernas förvaltning (SNF). Aktiviteterna har sin utgångspunkt i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Myndighetsutövning Syftet med utvecklingsarbetet är att fortsätta stödja och stimulera förvaltningen till ett systematiskt strukturerat kvalitetsarbete, där synpunkter, klagomål och lex Sarah-hantering ses som värdefulla impulser till utveckling av verksamhetens kvalitet. AVVIKELSER Översyn av synpunkter och klagomålshanteringen. Halvårssammanställning, analys och nämndsrapportering av klagomål och synpunkter och lex Sarah för myndighetsutövning. Koordinator för avvikelser finns tillgänglig för enskilda som vill lämna synpunkter eller klagomål på kontakter med förvaltningens myndighetskontor. Koordinator för avvikelser fungerar som resursperson för myndighetskontoren kring den administrativa hanteringen av synpunkter och klagomål. Återkopplingar till enheterna av vad som framkommer vid lex Sarah-utredningar. EGENKONTROLL Verkställa sista steget i den 3-åriga egenkontrollsplanen Detta innebär att enheterna på egen hand ska genomföra egenkontroller 2017 enligt samma genomförande som under 2015 och Egenkontrollen omfattar samma områden som tidigare; delaktighet, kommunicering och skäliga utredningstider, eftersom resultat visar att det fortfarande finns en del brister inom dessa områden. Upprätta en ny egenkontrollsplan som ska gälla från och med Detta innebär att identifiera relevanta egenkontrollsområden, bestämma hur genomförandet ska gå till samt fastställa en tidsram för egenkontrollsperioden.