Profilhantering. Unifaun Online

Transkript

1 Profilhantering Unifaun Online

2 2 Innehåll 1 Profilhantering Centrala begrepp inom Profilhantering Administratören Exempelföretaget Blomman AB Sätta upp profilhantering i Unifaun Online Skapa roller Skapa profilgrupper Skapa och ändra profiler Utskriftsfavoriter Några sätt att använda Utskriftsfavoriter Import av adressregister Logga in som-profil för Unifaun Online Inställningar Användning Rättigheter för neutral transportör Administrera rättigheter Administratör Analysera behovet... 24

3 3 1 Profilhantering För att öka säkerheten samt effektivisera och förenkla användandet av Unifaun Online finns funktionen Profilhantering. Genom att styra tillgång till information samt tilldela olika rättigheter kan man finjustera varje användares sätt att arbeta i systemet. De centrala begreppen kring profilhantering är Profilgrupper, Profiler och Roller. Rättigheter att utföra något styrs via Roller. Tillgång till information styrs via Profilgrupper. Varje Profil blir en unik sammansättning av rättigheter och tillgång till information. De personer som använder Unifaun Online tillhör en Profil beroende på arbetsuppgift och placering inom företaget eller organisationen.

4 4 2 Centrala begrepp inom Profilhantering För att enklare följa med i resonemangen kring Profilhantering är det nödvändigt att känna till vad de olika begreppen avser. Figur 1 nedan är en schematisk beskrivning av de inbördes relationerna mellan centrala begrepp i Profilhanteringen i Unifaun Online. Användar-ID Standardprofil Grundprofilgrupp Profilgrupp Profil Roll Utskriftsfavoriter Användar-ID Figur 1 Relationen mellan de centrala begreppen i Profilhantering. Användar-ID representerar inte en fysisk person utan ett företag eller en organisation. Användar-ID består 10 siffror och ska användas av alla Profiler knutna till samma kundnummer. Grundprofilgrupp och Standardprofil Det finns alltid en Grundprofilgrupp per användar-id. Grundprofilgruppen har åtkomst till all data inom detta användar-id, d.v.s. alla profilgruppers information. Det finns alltid en Standardprofil kopplad till Grundprofilgruppen. Standardprofilen kan ses som en super-användare, en administratörsprofil som har tillgång till all information. Standardprofilen kan t.ex. se historiken på alla underliggande profilgrupper och skapa eller ta bort rättigheter för profilerna. De uppgifter som skapas på grundprofilgruppnivån kan alla profilgrupper se. Roller Roller reglerar rättigheter i Unifaun Online. De olika rollerna har rätt att utföra olika uppgifter i systemet. Det finns alltid en förutbestämd administrationsroll, som kan göra allt i systemet. Administratören bestämmer vilka roller som ska skapas i systemet. En roll ska t.ex. ha rättighet att skapa frakthandlingar medan en annan roll ska ha möjlighet att ta ut statistik från systemet. En tredje roll ska kanske ha båda rättigheterna.

5 5 Profilgrupper En profilgrupp reglerar vilken information som är tillgänglig för den eller de profiler som ingår i profilgruppen. Profilgruppen har endast tillgång till den information som ligger i den egna profilgruppen, t.ex. avsändare, mottagare och sändningshistorik. Ingen profilgrupp kan se någon annan profilgrupps data, förutom den information som ligger på grundprofilgruppnivån. Profiler Profiler kan ses som olika funktioner inom företaget som kan representeras av en eller flera olika användare. En profil har ett profilnamn och ett lösenord, som tillsammans med användar-id används för inloggningen. Detta administreras av Standardprofilen. Profilnamnet måste vara unikt för varje profil som skapas. Varje profil tillhör en profilgrupp och kan tilldelas en eller flera roller. Tilldelas en profil flera roller blir resultatet att den profilen får tillgång till alla rättigheter som rollerna har. Genom att skilja på profil och roll förenklas administrationen av rättigheter. Flera profiler kan uppdateras samtidigt genom att ändringen endast görs på rollen. Utskriftsfavoriter För att underlätta och effektivisera arbetsflödet kan du skapa utskriftsfavoriter. Utskriftsfavoriter är mallar där du kan välja avsändare, transportsätt, tilläggstjänster, innehåll, etc. som du sedan ser som förvalda värden när du väljer en viss utskriftsfavorit. En utskriftsfavorit är inte en fast mall utan en möjlighet för dig att styra och begränsa de val som kan göras vid utskrifter. OBS! Tänk igenom vilka transportbehov du har, vilka tjänster och tilläggstjänster du brukar använda samt vilka avsändare och mottagare du ofta använder. Du kan lägga upp så många utskriftsfavoriter du behöver. Tänk på att optimera för normalfallet och inte för specialfallen. För att profilhanteringen ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att tänka igenom sitt behov från början. Utgångspunkten är alltid det arbetssätt som råder/bör råda inom företaget/organisationen.

6 6 3 Administratören Företagets administratör i Unifaun Online har en viktig roll vad gäller profilhantering. Administratören styr profilgrupper, profiler och roller i systemet och ansvarar för användar-id och lösenord. Företagets Administratör i Unifaun Online är förinställd att tillhöra Grundprofilgruppen, Standardprofilen samt har tilldelats rollen Administration. Vi rekommenderar att ni utser minst 3 personer till att vara administratör. Administratören ansvarar i och med detta för Standardprofilen och kan skapa profiler med egen inloggning under menyn Underhåll. För att förenkla för användaren kan administratören ställa in vilka utskriftsfavoriter som ska vara åtkomliga direkt i huvudbilden i Unifaun Online. Inställningarna kan göras på profilgrupp eller profil. Du kan även skapa en standardinställning på standardprofilen som sedan tilldelas alla dina skapade profilgrupper, förutsatt att alla ska ha tillgång till samma utskriftsfavoriter. När profilhanteringen är aktiverad bör det vara den anmälda kontaktpersonen i Unifaun Online som är administratör och som då ansvarar för standardprofilen samt de skapade profilgrupperna, profilerna och rollerna. Administratören kan kontakta Unifaun Online support vid eventuella frågor. Varje enskild användare ska alltid vända sig till administratören angående frågor om inloggningen samt rättigheter och behörighet i Unifaun Online. Alla profiler ska logga in på med tilldelade inloggningsuppgifter, som består av Användar-id, Profil och Lösenord. Administratören är ansvarig för att skapa och ge ut inloggningsuppgifterna. Logga in som administratör på Administratören loggar in med Användar-id och Lösenord. Profilfältet ska lämnas tomt. OBS! Lösenordet är unikt för administratören och ska aldrig ges ut till någon annan. Inloggningssida för administratör: Därefter kan administratören lägga upp Roll/Profilgrupp/Profil under menyn Underhåll.

7 7 4 Exempelföretaget Blomman AB Blomman AB är ett företag som säljer snittblommor samt floristtjänster. Företaget är inte så stort men man har flera användare med olika arbetsuppgifter för vilka man vill förenkla och effektivisera det dagliga arbetet. Dessutom vill man kunna dela upp avsändare, mottagare och sändningar mellan olika enheter. Med hjälp av profilhantering vill man också uppnå en smidigare kostnadsuppföljning. Det är också viktigt att kundtjänst snabbt kan svara på frågor från kunder och leverantörer. Företaget Blomman AB finns på två platser, Storstaden och Småstaden. I Storstaden finns en huvudkontoret med 3 personer, ett lager med 2 personer samt Butiken Rosen med 2 personer. I Småstaden finns Butiken Tulpanen med 2 personer samt ett lager där 1 person arbetar. Vilka olika roller finns på företaget? Oavsett antal personer och arbetsuppgifter på Blomman AB kan vi identifiera följande roller: Huvudkontor Kundtjänst Lager Butik Ekonomi VD Lagerchef Lagermedarbetare Butikschef Butiksmedarbetare Om vi tittar närmare på butikerna har vi alltså två olika roller att ta hänsyn till, Butikschef och Butiksmedarbetare. Vilka rättigheter ska de olika rollerna ha? Butikschefernas arbetsuppgifter är likartade och bör således tilldelas likadana roller och därmed rättigheter. Detsamma gäller för butiksmedarbetarna. Däremot ska man bara ha rättighet att hantera uppgifter som rör den egna butiken. Man skulle också kunna tänka sig att inte skilja mellan Lager, Butik och Huvudkontor utan bara skapa Rollerna Chef och Medarbetare, beroende på företagets arbetsrutiner. Butikschef Butiksmedarbetare Roller

8 8 Hur är rollerna organiserade inom profilgruppen? Tillhör de några naturliga enheter, t.ex. funktionellt, som behöver tillgång till särskild information? Företaget Blomman AB finns på två olika platser i landet, Storstaden och Småstaden. På de två olika platserna ska man bara ha tillgång till den information som tillhör den egna butiken. Profilgrupperna kommer då endast ha tillgång till den information som tillhör den egna profilgruppen. Här väljer vi att skapa två olika profilgrupper, Storstad och Småstad. Storstad Småstad Profilgrupper Hur är rollerna organiserade inom profilgruppen? Tillhör de några naturliga enheter, t.ex. funktionellt, som behöver tillgång till särskild information? Rollerna Butikschef och Butiksmedarbetare ska hantera det som rör just butiksverksamheten inom företaget. De ska alltså särskiljas från Lager och Huvudkontor. Dessutom ska de bara kunna hantera information i sin egen butik. Det är också möjligt att man t.ex. kommer att utöka med fler medarbetare, eller ta in semestervikarier så vi vill undvika att knyta profilerna till fysiska personer. För butikerna behövs då fyra profiler: Profiler Rosen 1 Rosen 2 Tulpanen 2 Tulpanen 1

9 9 Bilden av Blomman ABs profiluppsättning ser nu ut så här: Användar-ID Profilgrupp Profil Roll Rosen Storstad Rosen 2 Butikschef Tulpanen 1 Småstad Butiksmedarbetare Tulpanen 2 Figur 2 Profilhantering på Blomman AB På huvudkontoret vill man låta kundtjänst se alla profilgruppers information för att smidigt kunna ta hand om olika frågor som kommer in. Ett krav är då att kundtjänst tilldelas en egen profil som är knuten till grundprofilgruppen. Kundtjänst ska däremot inte ha administratörsrättigheter så vi måste skapa en roll som reglerar detta. Användar-ID Profilgrupp Profil Roll Grundprofilgrupp Blomman Kundtjänst Standardprofil Administration Figur 3 Profiler inom Grundprofilgruppen

10 10 I tabellen nedan visas de olika unika kombinationerna som vi hittills skapat för Blomman AB. Profil Profilgrupp Roll Rosen1 Storstad Butikschef Rosen2 Storstad Butiksmedarbetare Tulpanen1 Småstad Butikschef Tulpanen2 Småstad Butiksmedarbetare Blomman Grundprofilgrupp Kundtjänst Standardprofil Grundprofilgrupp Administration Skulle vi ha tagit med företagets alla enheter och funktioner skulle listan givetvis ha blivit längre och kombinationerna fler. Initialt kan profiluppsättningen vara en tids- och tankekrävande uppgift men det får man igenom genom att det dagliga arbetet sedan blir så mycket smidigare och effektivare. Exempel på företag/organisationer som kan ha behov av profilhantering. Ett sjukhus eller ett universitet som ska arbeta enhetligt och minska felkällor. Dessutom ska de internt kunna kostnadsfördela fraktkostnaden per avdelning/enhet. Industriföretag som vill styra sina leverantörer att skicka leveranser (returer) till en och samma plats. Samtidigt vill de ha kontroll på vilka tjänster som utförs och att inga tjänster sker på kundnumret utöver överenskommet avtal. Större butikskedja med försäljning till privatpersoner men som skickar leveranser mellan butikerna på ett styrt sätt. Gods ska också skickas mellan butik och ett centrallager. Avtalsupphandlare som upphandlar frakter centralt för medlemsföretag som är helt fristående från varandra. Man vill ha en övergripande koll, styra vilka tjänster företagen ska få använda samt kunna fördela kostnader till medlemsföretagen. TPL-företag med olika uppdragsgivare som lagt ut sin lagerhållning på dem. Med hjälp av profilhantering kan de särskilja sina bakomliggande kunder i olika profilgrupper för att kunna hålla isär såväl historik som register. De kan då även förse sina uppdragsgivare med inloggning (profil) med lämpliga rättigheter (roller) så de kan överblicka vad som skickats ut för deras räkning samt även själva kunna lägga till order utanför den ordinarie orderhanteringen.

11 11 5 Sätta upp profilhantering i Unifaun Online Man kan gå tillväga på lite olika sätt för att sätta upp profilhantering i Unifaun Online. Här börjar vi med Roller, för att sedan gå vidare till Profilgrupper och till sist knyta ihop det via Profiler. 5.1 Skapa roller Roll är en definition på vilka rättigheter användarna har i systemet. De olika rollerna har rätt att utföra olika uppgifter i systemet. Gå till Underhåll > Roller. Välj för att skapa en helt ny roll. Välj för att se befintliga roller om du vill ändra, kopiera eller ta bort. Ändra Klicka eller och sedan. Kopiera Klicka och sedan. Ta bort Klicka. Skapa ny roll Välj. Ge rollen ett passande namn och en beskrivning. Markera därefter de aktiviteter du anser rollen ska ha rättighet till. Klicka på.

12 Skapa profilgrupper En profilgrupp reglerar vilken typ av information som är tillgänglig och som bara kan ses av dem som är inloggade i den aktuella profilgruppen eller i grundprofilgruppen. Gå till Underhåll > Profilgrupper. Välj för att skapa en helt ny profilgrupp. Välj för att se befintliga profilgrupper om du vill ändra, kopiera eller ta bort. Ändra Klicka eller och sedan. Kopiera Klicka och sedan. Ta bort Klicka. OBS! Grundprofilgruppen ska inte ändras i normala fall. Skapa ny profilgrupp Välj. Ge profilgruppen ett passande namn och en beskrivning. Klicka på. 5.3 Skapa och ändra profiler Profiler kan ses som olika funktioner inom företaget som kan representeras av en eller flera olika användare. En profil har ett profilnamn och ett lösenord, som tillsammans med användar-id används för inloggningen. Gå till Underhåll > Profiler. Välj för att skapa en helt ny profil. Välj för att se befintliga profiler om du vill ändra, kopiera eller ta bort. Ändra Klicka eller och sedan. Kopiera Klicka och sedan. Ta bort Klicka. Skapa ny profil Välj.

13 13 Ange vilken profilgrupp den nya profilen ska tillhöra genom att välja i listan. Bestäm användarens inloggningsuppgifter genom att ange ett namn i fältet Profil samt ett unikt Lösenord. En profil kan vara antingen en enhet/avdelning/företag eller en person. Lösenordet måste vara mellan 8 och 32 tecken långt. Det ska innehålla minst en bokstav och en siffra. Endast a-z, A-Z samt 0-9 är tillåtna. Man får inte använda sammanhängande bokstavsföljder, sifferföljder eller tangentbordsföljder som är längre än tre tecken. T.ex. JSBaKi35, JA och QWERTYUI är inte tillåtna lösenord. Använd knappen för att skapa ett godkänt och säkert lösenord! Koppla profilen till en eller flera roller för att på så vis styra rättigheterna. OBS! Administration är den roll som styr profilgrupper, profiler och roller i systemet samt ansvarar för användar-id och lösenord. Rollen Administration bör därför endast tilldelas administratören i Unifaun Online. Klicka på. När lösenordet är skapat och kommunicerat till användarna är det viktigt att komma ihåg och spara lösenordet på ett säkert sätt. Det finns inte möjlighet att se lösenordet någonstans i systemet. Ändra lösenord Administratören kan vid behov ändra lösenordet. Välj och ange eventuella sökvärden för att söka upp den profil där lösenordet behöver ändras. Klicka eller och sedan till vänster om posten som ska ändras. Välj för att själv mata in ett lösenord eller så ett godkänt och säkert lösenord genereras av systemet. Klicka på.

14 14

15 15 6 Utskriftsfavoriter Genom att skapa en eller flera utskriftsfavoriter kan du styra arbetssättet när det gäller dina leveranser. Utskriftsfavoriter kan skapas på flera olika sätt och med olika grad av styrning. Vissa värden, såsom avsändare, mottagare och tjänster kan anges som förvalda standardvärden. Om du väljer att låsa ett värde kan inte användaren ändra det. Andra värden kan sättas att vara obligatoriskt för användaren att fylla i manuellt. För att begränsa men inte helt låsa kan du också med hjälp av filter skapa rullistor, där du sedan kan välja mellan ett visst antal olika poster. För en utförlig beskrivning av hur man lägger upp utskriftsfavoriter läs mer i dokumentet Utskriftsfavoriter som finns på Unifaun Onlines hjälpsida. Om en utskriftsfavorit tillhör grundprofilgruppen kan den tilldelas alla underliggande profilgrupper. Fördelen är att du bara behöver skapa ett mindre antal utskriftsfavoriter som kopplas till alla underliggande profiler. Det blir då enkelt att uppdatera om det ska ske en förändring på en utskriftsfavorit. Inställningar I Unifaun Online kan du skapa direktlänkar till de utskriftsfavoriter en viss profil eller profilgrupp ska ha lätt åtkomliga. Inställningarna kan göras på olika nivåer och utförs av administratören. Användar-ID Välj Underhåll > Mitt konto och klicka på och därefter i sektionen Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller för alla inom detta användar-id. Profilgrupp Välj Underhåll > Profilgrupper, klicka på, därefter -symbolen till höger om den aktuella posten, och slutligen. Inställningarna gäller för alla inom profilgruppen. Profil Underhåll > Profiler klicka på, därefter - symbolen till höger om den aktuella posten, och slutligen. Inställningarna gäller för just den profilen. OBS! Om du har tillgång till menyn Inställningar och gör ändringarna där gäller de endast för den profil som är inloggad. Är du inloggad som administratör gäller ändringarna endast för administratörsprofilen. Utan profilhantering kommer ändringarna att gälla alla eftersom alla användare loggar in med samma uppgifter. 6.1 Några sätt att använda Utskriftsfavoriter Gemensam utskriftsfavorit kopplad till flera profiler eller profilgrupper För att spara tid kan man skapa generella utskriftsfavoriter till alla profilgrupper och/eller profiler. Det finns två metoder för att skapa utskriftsfavoriten på, beroende på hur man vill styra avsändare respektive mottagare.

16 16 Metod 1 För att skapa en utskriftsfavorit som kan ha olika avsändare till en och samma mottagare: 1. Koppla varje avsändare till sin egen profilgrupp. 2. Ge varje avsändare ett och samma snabbsökvärde, t.ex. snabbsökvärde Koppla ihop avsändare och snabbsökvärde för alla profiler. 4. Skapa en utskriftsfavorit som tillhör grundprofilgruppen. 1. Skapa/koppla avsändaren till sin egen profilgrupp Gå till Underhåll -> Avsändare. Klicka på och för att ändra redan skapade avsändare eller klicka på. Ange den profilgrupp som ska kopplas ihop med avsändaren. OBS! Viktigt att avsändaren tillhör sin egen profilgrupp. 2. Snabbsökvärde samma till alla avsändare Antingen lägger du in ett värde, t.ex. 1 när du skapar en ny avsändare, eller så importerar du ett adressregister där det finns ett värde i kolumnen/fältet Snabbsökvärde på alla avsändare. Klicka på för att spara avsändaren när du är klar med avsändaruppgifterna. 3. Profilinställningar Koppla ihop avsändare och snabbsökvärde för alla profiler Gå till Underhåll > Mitt konto och klicka på knappen och sedan i sektionen Övriga inställningar. Välj t.ex. värde 1 på Avsändare som Förvalt snabbsökvärde. Om 1 är vad du angivit som snabbsökvärde på en avsändare, måste det anges på samtliga avsändare, som är kopplade till samma profilgrupp. Klicka på för att spara.

17 17 4. Skapa utskriftsfavoriten så att systemet automatiskt väljer den fördefinierade avsändaren för den profil som har loggat in i systemet Gå till Underhåll > Utskriftsfavoriter och välj. Namnge och beskriv utskriftsfavoriten som måste tillhöra grundprofilgruppen. Klicka på i sektionen Avsändare och Mottagare. I sektionen Avsändare väljer du Förvalt värde från Inställningar i rullistan vid Förvald avsändare och låser värdet genom att markera kryssrutan Låst. Klicka sedan.

18 18 Metod 2 Den vanligaste använda metoden då man har många adresser som ska vara både avsändare och mottagare är att: Lägga upp en profilgrupp per arbetsställe/plats. Koppla alla avsändare till grundprofilgruppen. Skapa unika snabbsökvärden för alla avsändare. Koppla ihop varje profil med respektive avsändares snabbsökvärde. Skapa en utskriftsfavorit som tillhör grundprofilgruppen. För att skapa profilgrupper enligt metod 2 används samma logik som i metod 1. Effekten blir densamma för båda metoderna utom i det fall man t.ex. har 300 adresser som ska skicka mellan både mottagare och avsändare. Då behöver man med metod 2 bara lägga upp dessa adresser en gång och ha dem som både mottagare och avsändare. En avsändare syns per profilgrupp men alla mottagare syns för alla. OBS! Det sistnämnda fungerar inte med metod 1. Metod 2 är speciellt användbar då man vill att flera avsändare ska kunna skicka till många mottagare där adressregistret är gemensamt för båda. Skillnaden är att respektive avsändare är förvald på det värde som avsändaren har i registret som snabbsökvärde. Förmodligen har man angivit i sitt register att adressparterna finns både som avsändare och mottagare.

19 19 7 Import av adressregister I Unifaun Online finns möjligheten att importera adressregister över de mottagare och/eller avsändare du vill ha tillgång till. Förutsättningen är att du har möjlighet att redigera uppgifterna du vill importera och skapa en textfil enligt Unifauns specifikation. Du kan i textfilen ange vilken profilgrupp respektive mottagare/avsändare ska tillhöra och på så vis koppla ihop dem direkt i systemet. Du måste först lägga upp profilgrupper. I textfilen anger du vilken profilgrupp respektive mottagare/avsändare ska tillhöra i fältet [profilegroup]. Gå till Underhåll > Mottagare (eller Avsändare) och klicka på. För mer information om import av adressregister, se dokumentet Importera kundregister som finns på Unifaun Onlines hjälpsida. Exempel Större butikskedja Ett exempel som vi granskar lite närmare är en större butikskedja som skickar gods mellan butiker. Den egna butiken ska alltid vara avsändare och de andra butikerna mottagare. Man vill dessutom begränsa valmöjligheterna för användarna. 1. Lägg upp de aktuella profilgrupperna. 2. Importera ett register där alla butiker är mottagare men utan att specificera profilgrupp. Alla hamnar då i grundprofilgruppen. 3. Importera samma register fast med alla adresser som avsändare och med en profilgrupp för varje avsändare. 4. Gå till Underhåll > Utskriftsfavoriter. Klicka på och ange din profilgrupp och namnet på utskriftsfavoriten. 5. Gå till sektionen Avsändare och Mottagare och klicka på. Välj den egna butiken som Förvald Avsändare i rullistan och markera kryssrutan Låst.

20 20 8 Logga in som-profil för Unifaun Online Funktionen Logga in som ger en Unifaun Online-användare möjlighet att logga in som någon av profilerna på kontot. Det gör att användaren kan göra inställningar, kontrollera och hjälpa profilanvändare. 8.1 Inställningar För att tilldela användare rättigheten Logga in som lägger man till den till en roll som sedan användaren kan kopplas till. Gå till Underhåll > Roller. Välj för att skapa en ny roll eller och sedan för att lägga till rättigheten på en befintlig roll. Gå till sektionen Rättigheter > Övrigt och markera rättigheten Logga in som. Klicka på för att spara. Alla användare som använder sig av rollen kommer nu att kunna använda sig av Logga in somrättigheten. 8.2 Användning Gå till Underhåll > Profiler. Ange ett sökvärde för profilen du vill logga in som och klicka på. En lista på alla matchande profiler visas.

21 21 Genom att klicka på kan du logga in som den valda profilen. Om knappen inte är synlig i sökresultatet betyder det att du inte är inloggad med en profil som har rättigheten Logga in som.

22 22 9 Rättigheter för neutral transportör I Unifaun Online ingår funktionen neutral transportör som används för att göra sändningar med en manuellt skapad transportör. Neutrala etiketter kan behövas för mindre transportörer utan förställda krav och EDI. De neutrala transportörer du skapar kommer att listas bland tjänster och kan då väljas när du ska skriva ut dina frakthandlingar. 9.1 Administrera rättigheter Gå till Underhåll > Roller. Ange ett sökvärde för att hitta den roll där rättigheter för neutral transportör ska läggas till eller ändras och klicka på. Du får upp en lista med de roller som matchar dina sökvärden. Listan över alla rättigheter som kan sättas för en roll visas tillsammans med rollens namn och andra detaljer. För att ändra rättighetsinställningarna för neutrala transportörer gå till sektionen Neutral transportör. En roll kan tilldelas följande rättigheter för neutrala transportörer: Modifiera neutral transportör. Ändra detaljer för alla neutrala transportörer på kontot. Se neutral transportör. Söka efter och se neutrala transportörer i gränssnittet. Detta begränsar inte möjligheten att använda en neutral transportör för att sända paket. För att kunna använda sig av de andra rättigheterna måste användaren också ha rättigheten att se neutrala transportörer. Ny neutral transportör. Skapa nya neutrala transportörer. Ta bort neutral transportör. Ta bort befintliga neutrala transportörer. Efter att ändringar har gjorts i rollen som en användare tillhör måste användaren logga ut och logga in igen för att tilldelas de nya rättigheterna. Du kan även välja att skapa en ny roll genom att klicka på knappen rollen ska ha. och ange de rättigheter

23 Administratör Den användare som är administratör i grundprofilgruppen har alla rättigheter gällande neutrala transportörer.

24 24 10 Analysera behovet För att kunna utnyttja profilhanteringen så bra som möjligt är det viktigt att börja med att analysera behovet. Att lägga tid på att göra en grundlig genomgång av behovet från början gör att du effektivt kan använda Unifaun Online och Profilhantering. Frågor som kan vara till hjälp i analysarbetet: Hur många profilgrupper behövs? Hur många roller behövs, som ska ha begränsad tillgång till funktioner? Hur många profiler behövs det för att inloggning ska vara unik? En inloggning per lokal enhet/kostnadsställe eller en per användare? Skall begränsning ske för att kunna välja/ändra/lägga till avsändare eller mottagare? Hur ska arbetssättet styras för de olika profilerna så att de bara har tillgång till utvalda tjänster, avsändare och mottagare? Hur ska styrning av uppgifter ske via utskriftsfavoriter? Hur ska tillgången till tjänster och tilläggstjänster begränsas? Ska ett unikt värde för avsändare/mottagare låsas som referens för sändningarna? Ska andra uppgifter vara obligatoriska/förvalda/låsta för profilerna? Ska överflödig information döljas för att underlätta ett arbetssätt? När du har en bra bild av vilka profiler som behövs kan du steg för steg börja lägga in de nödvändiga uppgifterna i Unifaun Online.