Avsändare och mottagare

Transkript

1 Avsändare och mottagare Pacsoft Online

2 2 Innehåll 1 Avsändare Ny avsändare (och mottagare) Sök befintlig avsändare Visa och kopiera detaljinformation Ändra detaljinformation Ta bort avsändare Mottagare Ny mottagare (och avsändare) Sök befintlig mottagare Visa och kopiera detaljinformation Ändra detaljinformation Ta bort mottagare Ta bort flera mottagare... 6

3 3 1 Avsändare Du kan registrera en eller flera avsändare beroende på om du har behov av att skicka från fler än en avsändare. Avsändarna i systemet kan ha olika namn och/eller adressuppgifter som då syns på transportdokumenten. De kan också ha olika kundnummer hos din transportör, om du har avtalat om användning av flera avsändare. 1.1 Ny avsändare (och mottagare) Välj Underhåll > Avsändare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på avsändaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer också om avsändaren även ska kunna vara mottagare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Avsändare samt eventuellt Mottagare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Mottagare. Fyll sedan i: 1. Avsändaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter. Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera avsändare. 2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Postförskott. 3. Dina transportörsunika uppgifter, t.ex. betalande kundnummer. 4. Du måste klicka på framför transportörens namn för att alla fält ska visas. Innan du klickat på : Efter du klickat på : 5. Klicka på.

4 4 Du kan även lägga till en ny avsändare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via under Frakthandlingar > Standardutskrift. Klicka i blocket Avsändare och välj sedan att. 1.2 Sök befintliga avsändare Välj Underhåll > Avsändare. Mata in ditt sökord, t.ex. Test, ange vad sökordet ska matcha, t.ex. Namn samt hur det ska matcha, t.ex. Börjar med. Klicka på. Sökresultat visas i en lista nedanför sökrutan. 1.3 Visa och kopiera detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff kan du se detaljinformation om varje rad genom att klicka på informationssymbolen. Klicka på för att återgå till listan med sökresultat eller för att skapa en ny post baserat på informationen i den befintliga. 1.4 Ändra detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ändra detaljinformation på varje rad genom att klicka på pilsymbolen, eller genom att klicka och sedan. Klicka på för att återgå till listan utan att uppdatera posten eller gör önskade ändringar och klicka för att spara ändringarna. 1.5 Ta bort avsändare Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ta bort en rad genom att klicka på kan även ta bort genom att gå via informationssymbolen och därefter.. Du Bekräfta borttagning genom att klicka på, eller klicka på för att ångra borttagning.

5 5 2 Mottagare De mottagare du ofta skickar till kan läggas upp i Pacsoft Onlines databas så att de snabbt är åtkomliga. Mottagare har förutom normala adressuppgifter även snabbsökvärde (normalt mottagarens kundnummer i ert ekonomisystem eller motsvarande). De kan tillhöra olika kategorier som ditt företag själv bestämmer. Kategoriseringen är till för att markera att vissa mottagare tillhör en grupp som du kanske gör samlade utskick till. 2.1 Ny mottagare (och avsändare) Välj Underhåll > Mottagare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på mottagaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer också om mottagaren även ska kunna vara avsändare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Mottagare samt eventuellt Avsändare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Avsändare. Fyll sedan i: 1. Avsändaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter. Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera mottagare. 2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Postförskott. 3. Dina transportörsunika uppgifter, t.ex. betalande kundnummer. 4. Du måste klicka på framför transportörens namn för att alla fält ska visas. Innan du klickat på : Efter du klickat på : 5. Klicka på. Du kan också importera ett mottagarregister från ett annat system. Läs mer i PO-101-ImporteraRegister-sv.pdf och UF-113-import_registry-en.zip på PAcsoft Onlines hjälpsida. En tredje möjlighet är att lägga till en ny mottagare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via under Frakthandlingar > Standardutskrift. Klicka i blocket Mottagare och välj sedan att.

6 6 2.2 Sök befintlig mottagare Välj Underhåll > Mottagare. Mata in ditt sökord, t.ex. Test, ange vad sökordet ska matcha, t.ex. Namn, samt hur det ska matcha t.ex. Börjar med. Klicka på. Sökresultat visas i en lista nedanför sökrutan. 2.3 Visa och kopiera detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff kan du se detaljinformation om varje rad genom att klicka på informationssymbolen. Klicka på för att återgå till listan med sökresultat eller för att skapa en ny post baserat på informationen i den befintliga. 2.4 Ändra detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ändra detaljinformation på varje rad genom att klicka på pilsymbolen, eller genom att klicka och sedan. Klicka på för att återgå till listan utan att uppdatera posten eller gör önskade ändringar och klicka för att spara ändringarna. 2.5 Ta bort mottagare Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ta bort en rad genom att klicka på kan även ta bort genom att gå via informationssymbolen och därefter.. Du Bekräfta borttagning genom att klicka på, eller klicka på för att ångra borttagning. 2.6 Ta bort flera mottagare Genom att göra en sökning i mottagarregistret, t.ex. på Namn, kan du välja att ta bort flera poster samtidigt. Detta kan vara användbart om du har skapat flera dubbletter av samma mottagare. Gör då sökningen och ändra i den post av mottagardubbletterna som du vill ha kvar. Gör nu en ny sökning och kontrollera att den post du vill ha kvar inte är med i sökresultatet. Välj. Alla mottagare i detta sökningsresultat tas nu bort. Den post du tidigare ändrade finns kvar. I de fall du har behov av att rensa stor mängder dubbletter och inaktuella mottagare rekommenderas att du exporterar ditt mottagarregister och redigerar registret i excel. Du tar sedan bort alla mottagare i ditt register i onlinesystemet. Det gör du genom att göra en sökning utan något sökvärde och sedan välja. Därefter importerar du ditt tvättade mottagarregister.