Introduktion. Unifaun Online UNIFAUN

Transkript

1 Introduktion Unifaun Online UNIFAUN JUNE 2, 2016

2 Innehållsförteckning 1 Unifaun Onlines användargränssnitt Logga in i Unifaun Online Grundläggande navigering Söka efter information Inmatning av uppgifter Din databas i Unifaun Online Mitt konto Inställningar Gränssnitt PDF Transportörer Övriga Utskriftshantering Hjälp Session Kom igång med Unifaun Online Registrera avsändare Registrera mottagare Skriv ut frakthandlingar Utskriftsfavoriter Ny utskriftsfavorit Makulera EDI-överföring Hjälp Hjälpsida Tekniskt problem Support INTRODUKTION 2 / 12

3 1 Unifaun Onlines användargränssnitt 1.1 Logga in i Unifaun Online Gå till Skriv in de användaruppgifter du fått från Unifaun och klicka på. 1.2 Grundläggande navigering Användargränssnittet är enkelt uppbyggt med ett antal menyer på vänstersidan. Överst finns alltid HEM som tar dig till startsidan där aktuella nyheter finns. INTRODUKTION 3 / 12

4 Alla funktioner i Unifaun Online kan hittas via menyerna. FRAKTHANDLINGAR Här skriver du ut adressetiketter och andra frakthandlingar antingen med standardutskrift eller med utskriftsfavoriter. Du kan även boka hämtning av gods. HISTORIK Här kan du se sändningshistorik, 6 månader bakåt. Du kan också se status på gjorda sändningar, skapa gästinloggningar samt skapa och använda sökfavoriter. UNDERHÅLL Här hanterar du avsändare, mottagare och skapar utskriftsfavoriter. Exakt innehåll beror på ditt avtal med din transportör och med Unifaun. Här hittar du även den användarinformation och inställningar som ligger lagrade på ditt konto. INSTÄLLNINGAR Här finns ett antal inställningar du kan göra för att förenkla ditt arbete i Unifaun Online. HJÄLP Här hittar du Unifaun Onlines hjälpsida, information om ditt användar-id, din inloggning och din datormiljö samt supportformuläret. Den undre delen av menyn kan du konfigurera som du vill. Exempelvis kan du här ha direktlänkar till de utskriftsfavoriter som du oftast använder. Välj Gränssnitt i menyn INSTÄLLNINGAR för att konfigurera den undre menyn. Här hittar du även länken Logga ut. Detta bör du göra då du lämnar din dator för att undvika att obehöriga kommer åt ditt konto i Unifaun Online. Underst finns länkar för att byta mellan språk som finns tillgängliga i din region, t.ex.,, och. Lila knappar tar dig vidare i din uppgift t.ex. knappen för nästa steg, eller för att avbryta uppgiften. 1.3 Söka efter information Vill du söka efter information, börjar du med att göra rätt menyval. FRAKTHANDLINGAR > Lagrade utskrifter eller Sändningslistor. HISTORIK > Sändningar. UNDERHÅLL > Avsändare, Mottagare, Utskriftsfavoriter eller Gästinloggning. Andra menyval kan finnas beroende på vilka funktioner du använder i Unifaun Online. De flesta sidor där du behöver söka fram något, t.ex. en mottagare, har en kombination av fält. I det första skriver du in sökvärdet, i det andra vilket sökord som ska sökas på och i det tredje hur jämförelsen ska utföras. När du angivit dessa tre värden, klickar du på. INTRODUKTION 4 / 12

5 Efter sökning visas resultatet i en lista nedanför sökfälten. Varje rad representerar en post som matchar dina angivna sökvillkor. Till vänster om varje rad finns tre symboler som fungerar som länkar. - Visa detaljinformation - Ändra detaljinformation - Ta bort Om en post inte går att ändra eller ta bort saknas den symbolen. 1.4 Inmatning av uppgifter När du behöver lägga in nya uppgifter, eller ändra något, kan delar av uppgifterna vara dolda och inte nödvändiga att ange i normalfallet. till vänster, t.ex.. för att dölja den igen. I vissa fall kan dold information automatiskt visas på grund av ett val du gör. Ett frågetecken visas till höger om sektionsrubriker där det finns hjälp att tillgå, t.ex.. frågetecknet för att se hjälpen. Vissa enskilda fält kan också ha hjälptext associerat till dem. Då ses frågetecknet till vänster om fältnamnet, t ex.. Andra fält kan ha en anvisning om hur du anger information i fältet. Då visas ett utropstecken vänster om fältnamnet, t.ex.. utropstecknet för att se anvisningen. till Om en uppgift är obligatorisk visas en liten svart stjärna * till höger om fältet. När du har fyllt i alla nödvändiga uppgifter på en sida klickar du på för att slutföra det du vill göra. I de fall fler uppgifter behöver läggas in på en annan sida klickar du istället på. Eventuellt kommer du se meddelanden om att obligatoriska fält behöver fyllas i eller att informationen i något fält är felaktigt angivet. Om nödvändigt, redigera informationen och klicka återigen på respektive. Vill du avbryta det du håller på med klickar du på. 1.5 Din databas i Unifaun Online Du har din egen del av Unifaun Onlines databas där du lagrar dina mottagare, utskriftsfavoriter och annat som är tillgängligt endast för dig. På så vis kan du känna dig säker på att ingen annan kommer åt dina uppgifter. 1.6 Mitt konto Om du går till UNDERHÅLL > Mitt konto har du möjlighet att se och ändra dina användarunika uppgifter. INTRODUKTION 5 / 12

6 Genom att klicka på och sedan i respektive sektion kan du ändra olika inställningar för t.ex. gränssnitt och olika transportörsunika inställningar. för att spara dina ändringar eller för att gå tillbaka utan att spara. För att ändra kontaktuppgifter klickar du på, gör ändringarna och klickar. Det är mycket viktigt att informationen är uppdaterad. 1.7 Inställningar Du kan också göra inställningar för ditt användar-id via menyn INSTÄLLNINGAR. Vad som finns under menyn beror på din användarprofil Gränssnitt Under Gränssnitt kan du göra inställningar för dina genvägar som du sedan kommer åt via menyn till vänster., kryssa för önskade snabbval och klicka på och därefter för att se förändringarna PDF Används för inställningar av streamad PDF-utskrift för att välja etikettformat. Syns endast om streamad PDF-utskrift är aktiverad av Unifaun Transportörer Transportörsunika inställningar som du får av din transportör Övriga Övriga inställningar för din profil, t.ex. Förvalt snabbsökvärde och Landsinställningar Utskriftshantering Unifaun Online använder Unifaun OnlinePrinter för utskriftshantering. Systemet är förinställt för att skriva ut etiketter och frakthandlingar på din standardskrivare. Vill du ändra dina utskriftsinställningar, t.ex. för en etikettskrivare, gör du det under INSTÄLLNINGAR > Utskriftshantering genom att följa Guiden utskriftsinställningar. Där kan du även skriva ut testetikett och testdokument. INTRODUKTION 6 / 12

7 Utskriftshanteringen sker med stöd av JAVA. Om du inte har JAVA installerat kommer en installationsdialog att startas första gången du vill skriva ut. Innan du börjar använda utskriftshanteraren är det viktigt att du godkänner licensvillkoren som visas när guiden startar. 1.8 Hjälp Under menyn HJÄLP finns olika typer av supportalternativ Session I HJÄLP > Session visas information om din inloggning och din datormiljö. Informationen kan vara bra att ta fram vid ett eventuellt supportärende. Följande information visas: Grundinformation Browserinformation Licensnycklar Rättigheter 2 Kom igång med Unifaun Online Detta är en beskrivning över de basfunktioner i Unifaun Online som du behöver känna till för att börja använda systemet. Inställningar för utskriftshanteraren Registrera avsändare Registrera mottagare Skriva ut frakthandlingar Skapa utskriftsfavoriter Hjälp Mer information hittar du på Unifaun Onlines Hjälpsida. 2.1 Registrera avsändare Välj UNDERHÅLL > Avsändare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på avsändaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer om avsändaren även ska kunna vara mottagare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Avsändare samt eventuellt Mottagare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Mottagare. Fyll sedan i: INTRODUKTION 7 / 12

8 1. Avsändaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter. Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera avsändare. 2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Efterkrav/Postförskott. 3. Dina transportörsunika uppgifter för respektive transportör, t.ex. betalande kundnummer och pallreg. nummer. Finns fältet EDI-adress under din transportörs uppgifter ska du fylla i detta endast med det värde du fått av din transportörsrepresentant. Har du inte fått en EDI-adress, kontakta transportören. 4. Du måste klicka på framför transportörens namn för att alla fält ska visas. Innan du klickat på : Efter du klickat på : 5.. Du kan även lägga till en ny avsändare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via under FRAKTHANDLINGAR > Standardutskrift. Klicka att. 2.2 Registrera mottagare Välj UNDERHÅLL > Mottagare och därefter. i blocket Avsändare, fyll i uppgifter och välj sedan I sektionen Grundinformation anges namn på mottagaren och eventuellt snabbsökvärde. Välj om mottagaren även ska kunna vara avsändare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Mottagare samt eventuellt Avsändare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Avsändare. Fyll i uppgifter enligt samma princip som för avsändare. Du kan också importera ett mottagarregister från ett annat system. Läs mer i Importera adressregister. En tredje möjlighet är att lägga till en ny mottagare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via FRAKTHANDLINGAR > Standardutskrift. Klicka i blocket Mottagare, fyll i uppgifter och välj sedan att. INTRODUKTION 8 / 12

9 2.3 Skriv ut frakthandlingar När du har gjort nödvändiga inställningar för utskriftshantering och lagt upp minst en avsändare och en mottagare bör du göra en testutskrift. 1. FRAKTHANDLINGAR > Standardutskrift. 2. Välj en avsändare ur listan eller sök fram den med hjälp av sökfunktionen. Vill du tillfälligt ändra den avsändare du valt, klicka på. Ändringen gäller bara för den aktuella sändningen. Du kan även registrera en ny avsändare som endast gäller för den aktuella sändningen om du inte väljer att spara den i adressboken. 3. Välj en mottagare ur listan eller sök fram den med hjälp av sökfunktionen. Vill du tillfälligt ändra den mottagare du valt, klicka på. Ändringen gäller bara för den aktuella sändningen. Du kan även registrera en ny mottagare som endast gäller för den aktuella sändningen om du inte väljer att spara den i adressboken. 4. Välj tjänst och klicka. 5. Fyll i kompletterande uppgifter om sändningen såsom leveransanvisningar, tilläggstjänster, antal kolli, etc. 6. När du fyllt i uppgifterna väljer du ett av följande alternativ: - Frakthandlingen skrivs ut men det bokas ingen hämtning. Vill du boka hämtning klickar du på efter det att utskriften är klar. Du kan också boka hämtning efter att du skrivit ut dagens sändningar. Det gör du via FRAKTHANDLINGAR > Boka Hämtning. Där finns utskrivna sändningar som sammanställs och bokas för hämtning. - Frakthandlingen lagras under FRAKTHANDLINGAR > Lagrade utskrifter. Där kan du senare skriva ut den direkt eller ändra sändningsuppgifter innan utskrift. 7. Kontrollera att utskriften ser ut som den ska. 8. Om frakthandlingen inte skrivs ut bör du kontrollera skrivarinställningarna på INSTÄLLNINGAR > Utskriftshantering. 2.4 Utskriftsfavoriter För att snabbt komma igång med Unifaun Online och samtidigt effektivisera administrationen av dina transporter kan du använda dig av utskriftsfavoriter. Utskriftsfavoriter är mallar där du väljer avsändare, mottagare, tjänster, tilläggstjänster, innehåll, etc. som du sedan har som förvalda värden eller urval för en viss utskriftsfavorit. En utskriftsfavorit är inte en fast mall utan en möjlighet för dig att styra och begränsa de val som kan göras vid utskrifter. OBS! Tänk igenom vilka transportbehov du har, vilka tjänster och tilläggstjänster du brukar använda samt vilka avsändare och mottagare du ofta skickar mellan. Du kan lägga upp så många utskriftsfavoriter du behöver. Tänk på att optimera för normalfallet och inte för specialfallen Ny utskriftsfavorit Välj UNDERHÅLL > Utskriftsfavoriter och klicka sedan. I sektionen Grundinformation anger du ett beskrivande namn på din utskriftsfavorit och eventuellt en utförligare beskrivning. Namnet INTRODUKTION 9 / 12

10 kommer du sedan att se när du ska välja utskriftsfavorit. Har du tillgång till profilhantering ska du också välja i vilken profilgrupp du skapar utskriftsfavoriten. Vilka avsändare använder du? Gå till sektionen för Avsändare och Mottagare, klicka på Avsändare. och gå därefter ner till sektionen För ett ge ett begränsat urval används filter-funktionen. Använder du endast en avsändare, ange den som Förvald Avsändare. Välj om du vill dölja avsändaren för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift. Välj att låsa avsändaren om du vill att den inte ska kunna ändras. Välj alternativ för Förvalt läge beroende på om du alltid vill ha möjlighet att registrera en ny avsändare, Registrera Ny/Ändra förvald eller välja en avsändare ur adressregistret, Välj från Adressbok. Markera Låst till förvalt läge om användarna inte ska kunna välja en annan avsändare än den förvalda. Om du vill att fältet för avsändare alltid ska visas tomt från början för att undvika utskick från fel avsändare, kryssa i Föreslå aldrig en Avsändare. Markera Obligatoriskt sökvärde om användarna alltid måste ange ett sökvärde för att söka upp en avsändare. Markera Endast exakt sökning om sökning endast ska kunna göras med ett visst sökvärde, t.ex. Snabbsökvärde. ner på sidan. för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter längre för att gå tillbaka utan att spara. Vilka skickar du till? Gå till sektionen för Avsändare och Mottagare, klicka på Mottagare. och gå därefter ner till sektionen Med valet Källa kan du välja om urvalet ska hämtas från avsändar- eller mottagarregistret. För ett ge ett begränsat urval används filterfunktionen. Använder du endast en mottagare, ange den som Förvald mottagare. Välj om du vill dölja mottagaren för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift. Välj att låsa mottagaren om du vill att den inte ska kunna ändras. Välj alternativ för Förvalt läge beroende på om du alltid vill ha möjlighet att registrera en ny mottagare, Registrera Ny/Ändra förvald eller välja en mottagare ur adressregistret, Välj från Adressbok. Markera Låst till förvalt läge om användarna inte ska kunna välja en annan mottagare än den förvalda. Om du vill att fältet för mottagare alltid ska visas tomt från början för att undvika utskick till fel mottagare, kryssa i Föreslå aldrig en Mottagare. INTRODUKTION 10 / 12

11 Markera Obligatoriskt sökvärde om användarna alltid måste ange ett sökvärde för att söka upp en mottagare. Markera Endast exakt sökning om sökning endast ska kunna göras med ett visst sökvärde, t.ex. Snabbsökvärde. ner på sidan. för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter längre för att gå tillbaka utan att spara. Du kan vid behov gå vidare för att ange Upphämtningsadress, Leveransadress, Returadress, Betalare, frakt, Tullbetalare och Betalare, skatt enligt samma princip som för Avsändare och Mottagare. Vilka tjänster och tilläggstjänster använder du mest? Du kan avgränsa vilka tjänster och tilläggstjänster som är möjliga i utskriftsfavoriten. i sektionen Tjänst och Tilläggstjänster/Tillval. Vill du välja en standardtjänst, ange den som Tjänst. Välj om du vill dölja tjänsten för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift. Välj att låsa tjänsten om du vill att den inte ska kunna ändras. Kryssa för Tur etikett, Retur etikett eller båda. Du kan välja att dölja informationen. Välj Använd avsändaradress på etikett om den ska synas på etiketten i stället för upphämtningsadress. Gå vidare till att välja de Tilläggstjänster/Tillval som är aktuella. Beroende på de tilläggstjänster du väljer kommer du att få ange viss information. Även här kan du välja att dölja och låsa informationen. ner på sidan. för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter längre för att gå tillbaka utan att spara. Även alla fält för Sändning och Kollin kan styras via utskriftsfavoriten. Mata in standardvärden, låsa detta värde, dölja fälten samt ange fältet som obligatoriskt eller inte är några exempel på hur du kan styra information angående sändningar och kollin. Här anger du också inställningar så som antal kollin, vikt och kollislag. Det är värden som ofta kan vara obligatoriska för en tjänst. När du har registrerat alla dina uppgifter och är klar med din utskriftsfavorit klickar du på. Du kan när som helst klicka på för att avbryta utan att spara Makulera Tänk på att felaktiga utskrifter eller utskrivna transportdokument som du inte avser att använda bör makuleras i systemet. Det är viktigt för att få en riktig sändningshistorik. INTRODUKTION 11 / 12

12 2.4.3 EDI-överföring För vissa tjänster, där transportören fakturerar på EDI-information, behöver du också kontakta transportörens kundtjänst för att förvissa dig om att du inte blir debiterad för gods som du inte har skickat. 2.5 Hjälp Hjälpsida Besök hjälpsidan i Unifaun Online, HJÄLP > Hjälpsida, för att ta del av användarguider, tekniska specifikationer, exempelfiler, nedladdningar m.m Tekniskt problem Har du ett tekniskt problem bör du kontrollera med din systemadministratör för att utesluta att problemet har med din dator, nätverk eller internet-kommunikation att göra Support Om du inte funnit lösningen på ditt problem, kontakta Unifaun Support. Logga in i Unifaun Online, gå till HJÄLP > Support och klicka på. Fyll i alla uppgifter så noga som möjligt. När du skickar ärendet får vi dessutom automatiskt information om ditt system och din uppsättning vilket gör att vi kan hjälpa dig ännu snabbare. INTRODUKTION 12 / 12