Introduktion. Pacsoft Online

Transkript

1 Introduktion Pacsoft Online

2 2 Innehåll 1 Introduktion till Pacsoft Onlines användargränssnitt Grundläggande navigering Sökning efter information Inmatning av uppgifter Din databas i Pacsoft Online Mitt konto Inställningar Hjälp Kom igång med Pacsoft Online Logga in i Pacsoft Online Registrera avsändare Registrera mottagare Skriv ut frakthandlingar Utskriftsfavoriter Hjälp... 12

3 3 1 Introduktion till Pacsoft Onlines användargränssnitt 1.1 Grundläggande navigering Användargränssnittet är enkelt uppbyggt med ett antal menyer på vänstersidan. Överst finns alltid som tar dig till startsidan där aktuella nyheter finns. Alla funktioner i Pacsoft Online kan hittas via menyerna. Underhåll: Här hanterar du avsändare, mottagare och skapar utskriftsfavoriter. Exakt innehåll beror på ditt avtal. Här hittar du även den användarinformation och inställningar som ligger lagrade på ditt konto. Frakthandlingar: Här skriver du ut adressetiketter och andra frakthandlingar antingen med standardutskrift eller med utskriftsfavoriter. Du kan även boka hämtning av gods. Historik: Här kan du se sändningshistorik, 6 månader bakåt. Du kan också se status på gjorda sändningar, skapa gästinloggningar samt skapa och använda sökfavoriter. Inställningar: Här finns ett antal inställningar du kan göra för att förenkla ditt arbete i Pacsoft Online. Hjälp: Här hittar du Pacsoft Onlines hjälpsida, information om ditt användar-id, din inloggning och din datormiljö samt supportformuläret. Den undre delen av menyn kan du konfigurera som du vill. Exempelvis kan du här ha direktlänkar till de utskriftsfavoriter som du oftast använder. Välj Gränssnitt i menyn Inställningar för att konfigurera menyn. Här hittar du även länken ur Pacsoft Online. Detta bör du göra då du lämnar din dator för att undvika att obehöriga kommer åt ditt konto i Pacsoft Online. Underst finns länkar för att byta mellan språk som finns tillgängliga i din region, t.ex.. och Grå knappar tar dig vidare i din uppgift t.ex. knappen för nästa steg, uppgiften,. eller för att avbryta

4 4 1.2 Sökning efter information Vill du söka efter information, börjar du med att göra rätt menyval. Underhåll > Avsändare, Mottagare, Utskriftsfavoriter och Gästinloggning. Frakthandlingar > Lagrade utskrifter och Sändningslistor. Historik > Gjorda Sändningar, och mottagna EDI-filer. De flesta sidor där du behöver söka fram något, t.ex. en mottagare, har en kombination av fält. I det första skriver du in sökvärdet, t.ex. Test, i det andra vilket sökord som ska sökas på, t.ex. Namn och i det tredje hur jämförelsen ska utföras, t.ex. Innehåller. När du angivit dessa tre värden, klickar du på. Efter sökning visas resultatet i en lista nedanför sökfälten. Varje rad representerar en post som matchar dina angivna sökvillkor. Till vänster om varje rad finns tre symboler som fungerar som länkar. - Visa detaljinformation - Ändra detaljinformation - Ta bort posten ur databasen Om en post inte går att ändra eller ta bort saknas just den symbolen. 1.3 Inmatning av uppgifter När du behöver lägga in nya uppgifter, eller ändra något, kan delar av uppgifterna vara dolda och inte nödvändiga att ange i normalfallet. Klicka på till vänster, t.ex.. Klicka på för att dölja den igen. I vissa fall kan dold information automatiskt visas på grund av ett val du gör. Ett frågetecken visas till höger om sektionsrubriker där det finns hjälp att tillgå, t.ex.. Klicka på frågetecknet för att se hjälpen. Vissa enskilda fält kan också ha hjälptext associerat till dem. Då ses frågetecknet till vänster om fältnamnet, t ex.. Andra fält kan ha en anvisning om hur du anger information i fältet. Då visas ett utropstecken vänster om fältnamnet, t.ex.. Klicka på utropstecknet för att se anvisningen. till Om en uppgift är obligatorisk visas en liten svart stjärna * till höger om fältet. När du har fyllt i alla nödvändiga uppgifter på en sida klicka du på för att slutföra det du vill göra. I de fall fler uppgifter behöver läggas in på en annan sida klickar du istället på. Eventuellt kommer du se meddelanden om att obligatoriska fält behöver fyllas i eller att informationen i något fält är felaktigt angivet. Om nödvändigt, redigera informationen och klicka återigen på respektive.

5 5 Vill du avbryta det du håller på med klickar du på. 1.4 Din databas i Pacsoft Online Du har din egen del av Pacsoft Onlines databas där du lagrar dina mottagare, utskriftsfavoriter och annat som är tillgängligt endast för dig. På så vis kan du känna dig säker på att ingen annan kommer åt dina uppgifter. 1.5 Mitt konto Om du går till Underhåll > Mitt konto har du möjlighet att se och ändra dina användarunika uppgifter. Genom att klicka på och sedan i respektive sektion kan du ändra olika inställningar för t.ex. gränssnitt och olika transportörsunika inställningar. Klicka på för att spara dina ändringar och för att gå tillbaka utan att spara. För att ändra adressuppgifter klickar du på, fyller i de obligatoriska uppgifterna samt det som ska ändras och klickar. Det är viktigt att uppdatera här när det behövs eftersom informationen ligger till grund för dina kontakter gällande Pacsoft Online. 1.6 Inställningar Du kan också göra inställningar för ditt användar-id via menyn Inställningar. Vad som finns under menyn beror på din användarprofil. Gränssnitt Under Gränssnitt kan du göra inställningar för dina genvägar som du sedan kommer åt via menyn till vänster. Klicka på, kryssa för önskade snabbval och klicka på och därefter för att se förändringarna. PDF Används för inställningar av streamad PDF-utskrift för att välja etikettformat. Syns endast om streamad PDF-utskrift är aktiverad. Transportörer Unika inställningar för transportören. Övriga Övriga inställningar för din profil, t.ex. snabbsökvärden och landsinställningar.

6 6 Utskriftshantering Pacsoft Online använder Unifaun OnlinePrinter för utskriftshantering. Systemet är förinställt för att skriva ut etiketter och frakthandlingar på din standardskrivare. Vill du ändra dina utskriftsinställningar, t.ex. för en etikettskrivare, gör du det under Inställningar > Utskriftshantering genom att följa Guiden utskriftsinställningar. Där kan du även skriva ut testetikett och testdokument. Utskriftshanteringen sker med stöd av JAVA. Om du inte har JAVA installerat kommer en installationsdialog att startas första gången du vill skriva ut. Innan du börjar använda utskriftshanteraren är det viktigt att du godkänner licensvillkoren som visas när guiden startar. 1.7 Hjälp Under menyn Hjälp finns olika typer av supportalternativ. Session I Hjälp > Session visas information om din inloggning och din datormiljö. Informationen kan vara bra att ta fram vid ett eventuellt supportärende. Följande information visas: Grundinformation Browser-information Licensnycklar Rättigheter

7 7 2 Kom igång med Pacsoft Online Detta är en beskrivning över de basfunktioner i Pacsoft Online som du behöver känna till för att börja använda systemet. Inställningar för utskriftshanteraren Registrera avsändare Registrera mottagare Skriva ut frakthandlingar Skapa utskriftsfavoriter Hjälp Mer information hittar du på Pacsoft Onlines Hjälpsida. 2.1 Logga in i Pacsoft Online Gå till och klicka på fliken och därefter eller och klicka på länken. Skriv in de användaruppgifter du fått från PostNord och klicka på.

8 8 2.2 Registrera avsändare Välj Underhåll > Avsändare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på avsändaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer om avsändaren även ska kunna vara mottagare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Avsändare samt eventuellt Mottagare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Mottagare. Fyll sedan i: 1. Avsändaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter. Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera avsändare. 2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Postförskott. 3. Dina transportörsunika uppgifter, t.ex. betalande kundnummer. 4. Du måste klicka på framför transportörens namn för att alla fält ska visas. Innan du klickat på : Efter du klickat på : 5. Klicka på. Du kan även lägga till en ny avsändare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via Frakthandlingar > Standardutskrift. Klicka i blocket Avsändare och välj sedan att. 2.3 Registrera mottagare Välj Underhåll > Mottagare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på mottagaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer också om mottagaren även ska kunna vara avsändare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Mottagare samt eventuellt Avsändare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Avsändare. Fyll i uppgifter enligt samma princip som för avsändare.

9 9 Du kan också importera ett mottagarregister från ett annat system. Läs mer i Import av mottagare från annat system. En tredje möjlighet är att lägga till en ny mottagare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via Frakthandlingar > Standardutskrift. Klicka i blocket Mottagare och välj sedan att. 2.4 Skriv ut frakthandlingar Är du inloggad i Pacsoft Online, har gjort nödvändiga inställningar för utskriftshantering och lagt upp minst en avsändare och en mottagare bör du göra en testutskrift. 1. Klicka på Frakthandlingar > Standardutskrift. 2. Välj en avsändare ur listan eller sök fram den med hjälp av sökfunktionen. Vill du tillfälligt ändra den avsändare du valt, klicka på. Ändringen gäller bara för den aktuella sändningen. Du kan även registrera en ny avsändare som endast gäller för den aktuella sändningen om du inte väljer att spara den i adressboken. 3. Välj en mottagare ur listan eller sök fram den med hjälp av sökfunktionen. Vill du tillfälligt ändra den mottagare du valt, klicka på. Ändringen gäller bara för den aktuella sändningen. Du kan även registrera en ny mottagare som endast gäller för den aktuella sändningen om du inte väljer att spara den i adressboken. 4. Välj tjänst och klicka. 5. Fyll i kompletterande uppgifter om sändningen såsom leveransanvisningar, tilläggstjänster, antal kolli, etc. 6. När du fyllt i uppgifterna väljer du ett av följande alternativ: - Frakthandlingen skrivs ut. - Frakthandlingen lagras under Frakthandlingar > Lagrade utskrifter. Där kan du senare skriva ut den direkt eller ändra sändningsuppgifter innan utskrift. 7. Kontrollera att utskriften ser ut som den ska. 8. Om frakthandlingen inte skrivs ut bör du kontrollera skrivarinställningarna på Inställningar > Utskriftshantering. 2.5 Utskriftsfavoriter För att snabbt komma igång med Pacsoft Online och samtidigt effektivisera administrationen av dina transporter kan du använda dig av utskriftsfavoriter. Utskriftsfavoriter är mallar där du väljer avsändare, mottagare, tjänster, tilläggstjänster, innehåll, etc. som du sedan har som förvalda värden eller urval för en viss utskriftsfavorit. En utskriftsfavorit är inte en fast mall utan en möjlighet för dig att styra och begränsa de val som kan göras vid utskrifter. OBS! Tänk igenom vilka transportbehov du har, vilka tjänster och tilläggstjänster du brukar använda samt vilka avsändare och mottagare du ofta skickar mellan. Du kan lägga upp så många utskriftsfavoriter du behöver. Tänk på att optimera för normalfallet och inte för specialfallen.

10 10 Ny utskriftsfavorit Välj Underhåll > Utskriftsfavoriter och klicka sedan. I sektionen Grundinformation anger du ett beskrivande namn på din utskriftsfavorit och eventuellt en utförligare beskrivning. Namnet kommer du sedan att se när du ska välja utskriftsfavorit. Har du tillgång till profilhantering ska du också välja i vilken profilgrupp du skapar utskriftsfavoriten. Vilka avsändare använder du? Gå till sektionen för Avsändare och Mottagare, klicka på Avsändare. och gå därefter ner till sektionen För ett ge ett begränsat urval används filter-funktionen. Använder du endast en avsändare, ange den som Förvald Avsändare. Välj om du vill dölja avsändaren för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift. Välj att låsa avsändaren om du vill att den inte ska kunna ändras. Välj alternativ för Förvalt läge beroende på om du alltid vill ha möjlighet att registrera en ny avsändare, Registrera Ny/Ändra förvald eller välja en avsändare ur adressregistret, Välj från Adressbok. Markera Låst till förvalt läge om användarna inte ska kunna välja en annan avsändare än den förvalda. Om du vill att fältet för avsändare alltid ska visas tomt från början för att undvika utskick från fel avsändare, kryssa i Föreslå aldrig en Avsändare. Markera Obligatoriskt sökvärde om användarna alltid måste ange ett sökvärde för att söka upp en avsändare. Markera Endast exakt sökning om sökning endast ska kunna göras med ett visst sökvärde, t.ex. Snabbsökvärde. Klicka på för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter längre ner på sidan. Klicka på för att gå tillbaka utan att spara. Vilka skickar du till? Gå till sektionen för Avsändare och Mottagare, klicka på Mottagare. och gå därefter ner till sektionen Med valet Källa kan du välja om urvalet ska hämtas från avsändar- eller mottagarregistret. För ett ge ett begränsat urval används filter-funktionen. Använder du endast en mottagare, ange den som Förvald mottagare. Välj om du vill dölja mottagaren för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift. Välj att låsa mottagaren om du vill att den inte ska kunna ändras. Välj alternativ för Förvalt läge beroende på om du alltid vill ha möjlighet att registrera en ny mottagare, Registrera Ny/Ändra förvald eller välja en mottagare ur adressregistret, Välj från Adressbok. Markera Låst till förvalt läge om användarna inte ska kunna välja en annan mottagare än den förvalda.

11 11 Om du vill att fältet för mottagare alltid ska visas tomt från början för att undvika utskick till fel mottagare, kryssa i Föreslå aldrig en Mottagare. Markera Obligatoriskt sökvärde om användarna alltid måste ange ett sökvärde för att söka upp en mottagare. Markera Endast exakt sökning om sökning endast ska kunna göras med ett visst sökvärde, t.ex. Snabbsökvärde. Klicka på för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter längre ner på sidan. Klicka på för att gå tillbaka utan att spara. Du kan vid behov gå vidare för att ange Upphämtningsadress och Returadress enligt samma princip som för Avsändare och Mottagare. Vilka tjänster och tilläggstjänster använder du mest? Du kan avgränsa vilka tjänster och tilläggstjänster som är möjliga i utskriftsfavoriten. Klicka på i sektionen Tjänst och Tilläggstjänster/Tillval. Vill du välja en standardtjänst, ange den som Tjänst. Välj om du vill dölja tjänsten för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift. Välj att låsa tjänsten om du vill att den inte ska kunna ändras. Kryssa för Tur etikett, Retur etikett eller båda. Du kan välja att dölja informationen. Välj Använd avsändaradress på etikett om den ska synas på etiketten i stället för upphämtningsadress. Gå vidare till att välja de Tilläggstjänster/Tillval som är aktuella. Beroende på de tilläggstjänster du väljer kommer du att få ange viss information. Även här kan du välja att dölja och låsa informationen. Klicka på för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter längre ner på sidan. Klicka på för att gå tillbaka utan att spara. Även alla fält för Sändning och Kollin kan styras via utskriftsfavoriten. Mata in standardvärden, låsa detta värde, dölja fälten samt ange fältet som obligatoriskt eller inte är några exempel på hur du kan styra information angående sändningar och kollin. Här anger du också inställningar så som antal kollin, vikt och kollislag. Det är värden som ofta kan vara obligatoriska för en tjänst. När du har registrerat alla dina uppgifter och är klar med din utskriftsfavorit klickar du på. Du kan när som helst klicka på för att avbryta utan att spara. EDI-överföring och funktionen Makulera Tänk på att felaktiga utskrifter eller utskrivna transportdokument som du inte avser att använda bör makuleras i systemet. Det är viktigt för att få en riktig sändningshistorik. För vissa tjänster, där transportören fakturerar på EDI-information, behöver du också kontakta transportörens kundtjänst för att förvissa dig om att du inte blir debiterad för gods som du inte har skickat.

12 12 3 Hjälp Hjälpsida För beskrivning av fler funktioner i systemet, klicka på Hjälp > Hjälpsida när du loggat in i Pacsoft Online. Där kan du ta del av användarguider, funktionsbeskrivningar, nedladdningar, exempelfiler m.m. Tekniskt problem Har du ett tekniskt problem bör du kontrollera med din systemadministratör för att utesluta att problemet har med din dator, nätverk eller internet-kommunikation att göra. Support Om du inte funnit lösningen på ditt problem, kontakta gärna Pacsoft Online Support. Logga in i Pacsoft Online, gå till Hjälp > Support och klicka på. Fyll i alla uppgifter så noga som möjligt. När du skickar ärendet får vi dessutom automatiskt information om ditt system och din uppsättning vilket gör att vi kan hjälpa dig ännu snabbare. E-post: pacsoftsupport.se@postnord.com Telefon: Vardagar: 08:00-18:00