Förvaltningsberättelse vid prognos för Centrum för Psykiatri och Samhällsmedicin

Transkript

1 Förvaltningsberättelse vid prognos för Centrum för Psykiatri och Samhällsmedicin Till Landstingsstyrelsen i Östergötlands län Balanserat styrkort för CPS Övergripande strategier Ekonomi Kund Process Framtid Medarbetare Strategiska mål Uppdrag Strategiska mål Strategiska mål Vision Strategiska mål Strategiska mål FF FF FF FF FF Nyckeltal/Mål Nyckeltal/Mål Nyckeltal/Mål Nyckeltal/Mål Nyckeltal/Mål Handlingsplan Handlingsplan Handlingsplan Handlingsplan Handlingsplan FF = framgångsfaktor Resultatsammanställning Uppdrag Att i enlighet med det medicinska programmet för psykisk ohälsa bedriva god hälso- och sjukvård utifrån befolkningens behov och främja dess hälsa. - Bassjukvård i Östergötland - Högspecialiserad vård för Sydöstra sjukvårdsregionen Att bedriva god forskning, utveckling och utbildning CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 1 (16)

2 Vision Genom lyhördhet för individers, familjers och samhällets behov, och via våra resultat vinna respekt och förtroende som en av de ledande enheterna inom vårt område Övergripande strategier Att utgå från ett salutogent perspektiv och ett familjeperspektiv. Att förutom att förebygga av sjukdom trösta, bota och lindra de människors lidande som söker oss. Att skapa och förvärva ny kunskap och undervisa andra om den kunskap vi har. Att ha en bredd och ett djup i vår verksamhet, som ständigt förbättras för våra patienters och samhällets bästa. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 2 (16)

3 Prognoskommentar övergripande Verksamheten inom Centrum för Psykiatri och Samhällsmedicin, och då i första hand inom Psykiatriska kliniken, kan sammanfattningsvis beskrivas som att den just nu är under planenlig förändring. Således har verksamheten inom Björkgården lagts ner från den 1 april samtidigt som rörliga omvårdnadsteam uppstartats fr o m den 1 september. Rörliga omvårdnadsteam innebär att patienter i behov av traditionell slutenvård ges möjlighet att i stället få motsvarande behandling i hemmet. För berörd personal innebär det att resor till patientens bostad sker i behövlig omfattning, vilket naturligtvis innebär förändringar i personalens arbetsinriktning och arbetssätt. Under året har vi också arbetat med en åstadkomma en delning av verksamheten inom Psykiatriska kliniken. Förslaget innebär att sluten- resp öppenvårdsverksamheterna blir tydligare åtskiljda än i dagens organisation. Införandet av den nya organisationen är planerad till den 1 november Det yttersta syftet med våra förändringar av verksamheten enligt ovan är att inom ramen för en krympande ekonomi ändå göra vad vi kan för att se till att våra patienter får den hjälp och vård som vårt avtal med Avtalsnämnden förespråkar. Ett annat viktigt syfte är också att skapa förutsättningar för att våra professionella medarbetare fortsättningsvis får en bättre arbetsmiljö, t ex i form av tydligare arbetsmål och arbetsuppgifter. Detta är inte minst angeläget mot bakgrund av att landstingets revisorer nyligen i en revisionsrapport, i samband med studie av långtidsfrånvaro, påtalat att verksamheten under många år präglats av långvariga konflikter och att det därför är en prioriterad uppgift att hitta nya lösningar, som leder till en förbättrad arbetsmiljö. Förslaget till ny organisation inom Psykiatriska klinikens ledning bedömer vi vara en viktig åtgärd i syfte att skapa en grund för att hitta dessa nya lösningar. Utvecklingsarbetet och idrifttagning av vår verksamhetsdatabas fortsätter planenligt och alltfler av våra medarbetare inrapporterar nu löpande patientdata i form av diagnoser, behandlingsplaner, åtgärder och uppskattning av patientens hälsotillstånd. Förväntad ekonomisk utveckling till årets slut inger f n ingen oro. Vi räknar med att kunna hålla utlovade ekonomiska mål. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 3 (16)

4 Ekonomiskt perspektiv Strategiska mål Ekonomi (finanser och hälsoekonomi) Budget i balans positivt eget kapital Produktion enligt avtal Ökad hälsovinst i befolkningen Till FF-Finans Framgångsfaktorer Ekonomi (finanser och hälsoekonomi) Resultatkontroll Produktionsuppföljning Avtalsförhandlingar tydligare avtal Implementera relevant hälsovinstmätning Medarbetarnas engagemang i finansiellt och hälsoekonomiskt resultat Till Nyckeltal-Finans Nyckeltal - Ekonomi (finanser och hälsoekonomi) Eget kapital Resultat minus budget Produktion delat med avtalad produktion Mål 5-10 % av omsättning 0-5 % av omsättning 1,0 Resultat Till Handlingsplaner-Finans CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 4 (16)

5 Handlingsplaner - Ekonomi (finanser och hälsoekonomi) Inhämta kunskap Hälsoekonomi Hälsovinst Start Klart Avtalsutveckling/dialog Pågår Utveckla produktionsmått Pågår Vidareutveckling verksamhetsdatabas Förbättrad budgetuppföljning Utveckling av system för enkel uppföljning på organisationsenhetsnivå i förhållande till periodiserad budget Aktivitetsresultat/status Prognoskommentar - Ekonomi CPSs nya årsprognos, som landar på ett prognostiserat årsresultat om 2,6 mkr, d v s 2,3 mkr bättre än fastställd budget för 2003, innebär att vi räknar med att kunna hålla vårt ekonomiska åtagande under år Inför verksamhetsåret 2004 har vi också planenligt förberett oss på att ha resultatbudgeten i ekonomisk balans, vilket motsvarar en kostnadsreducering i förhållande till årets budget om ca 5 mkr jämfört med verksamheten för år Vi kan här också notera att vi planenligt nyligen infört en förbättrad rutin för budgetuppföljning enligt gällande handlingsplaner enligt ovan. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 5 (16)

6 Kund/Medborgarperspektiv Strategiska mål Kund/Medborgare Medicinska resultat skall vara av hög kvalitet. Patienter, anhöriga och remittenter skall få god service, bemötande och information. Medborgarna skall känna ett stort förtroende för verksamheten. Studenterna skall få bra bemötande, information samt uppnå en kunskap av hög kvalitet. Till FF-Kund Framgångsfaktorer - Kund/Medborgare Skapa goda möjligheter att följa resultat och kundernas upplevelse av vård respektive undervisning, bemötande och information. God relation/samverkan med alla kundkategorier och medborgarrepresentanter. Föra ut kunskap till de olika kundkategorierna och medborgarna/allmänheten. Göra verksamhetens syfte, arbetssätt och resultat kända. Till Nyckeltal-Kund Nyckeltal Kund/Medborgare sid 1 Medicinska resultat Patienttillfredsställelse Medborgarnas förtroende Hälsa generellt (SF-36) Psykisk ohälsa generellt (GAF) Psykisk ohälsa specifikt (diagnosrelaterade) Landstingets patientenkät Egna patientenkäter Egen enkät Sid 2 Resultat Till Handlingsplaner-Kund CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 6 (16)

7 Nyckeltal - Kund/Medborgare sid 2 Studenter Remittenter Anhörig Externa mått Tillfredsställelseenkät Studieresultat Egen enkät Egen enkät - suicid i centrala Östergötland, sjuktal per diagnos Sid 1 Resultat Till Handlingsplaner-Kund Handlingsplaner Kund/Medborgare Förankra patientmått i verksamheten. Remiss till personalen - Till klinikchef - Svar (generella mått) - Svar (specifika mått) Utveckla och förankra aktivitetsbaserad verksamhetsdatabas - en organisationsenhet - alla enheter Utveckla enkäter (några per år) - remittenter Aktivitetsresultat/status Start Uppskjutet sid 1 Klart Sid 1 Handlingsplaner Kund/Medborgare Aktivitetsresultat/status sid 2 Start Klart Utnyttja studentenkäter Pågår Etablera bättre relation avtalsgrupp och Pågår förbättra avtalsbeskrivningar Mätning av patienttillfredsställelse med nyutvecklad metod Förbättring av information, hemsidor, seminarier, utställningar Pågår Omstrukturering av klinikernas hemsidor enligt framtagen mall vad gäller patientinformation och utifrån processkartläggning Sid 1 CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 7 (16)

8 Prognoskommentar Kund/Medborgare Trots de betydande besparingar som budgeterats räknar vi med att även under resten av året kunna ge vård till patienter och service till medborgare och vårdgrannar i oförändrad omfattning. Inom psykiatrisk rehabilitering blir nu vårdutbudet planenligt något förändrat mot bakgrund av Björkgårdens nedläggning, men förändringen begränsas huvudsakligen till hur den bedrivs. Omfattande utveckling av vården pågår planenligt och fortsätter under resten av 2003 i riktning mot mobila vårdformer med vårdinsatser utanför kliniken och ökad samverkan med vårdgrannar, kommun och patienternas övriga sociala nätverk. Värt att notera är här också att vi nu även under år 2003 fortsätter med utökad Beroendeverksamhet för patienter från Norrköping. Arbete pågår dessutom f n med att långsiktigt se över Beroendeverksamheten i länet, vilket kan komma att innebära att Beroendeverksamhetens omfattning inom CPS långsiktigt kommer att utökas. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 8 (16)

9 Processperspektiv Strategiska mål - Process Verksamhetens processer skall vara målorienterade och av hög kvalitet samt ständigt och systematiskt utvecklas. Vården skall präglas av hög kvalitet som baseras det friska hos individen och familjens resurser. Väl utvecklad samverkan med vårdgrannar. Verka förebyggande och hälsofrämjande. Till FF-Processer Framgångsfaktorer - Process Kartläggning av alla processer och väl förankrat i hela organisationen. Ha vårdprogram för alla sjukdomsgrupper. Fullt utnyttjande av Balanced Scorecard som metod för kvalitetsarbetet. Medarbetarnas engagemang i verksamhetsutveckling. Integrerad processkarta. Till Nyckeltal-Processer Nyckeltal - Process Antal utbildade i processkunskap. Antal kartlagda processer. Antal framtagna vårdprogram. Andel medarbetare i kvalitetsarbete/verksamhetsutveckling. Betyg samverkan, förebyggande i enkäterna till remittenter (vårdgrannar). Resultat Till Handlingsplaner-Processer CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 9 (16)

10 Handlingsplaner - Process Utbildning i processkunskap och kartläggning av processer via genomförande av KPP - Psykiatriska kliniken, FMC - Beroendekliniken - BUP BSC - Centrumnivå - BUP - Övriga kliniker - Vårdenhetsnivå - Individnivå Start Pågår Pågår Pågår Klart Aktivitetsresultat/status Prognoskommentar - Process Hittills har nu processkartläggningen avslutats i steg 1 på samtliga kliniker. Arbetet har bedrivits delvis med hjälp av extern konsulthjälp och har visat sig vara ett arbete som engagerat ett stor del av verksamhetsansvariga inom samtliga kliniker. Processkartläggningsarbetet har också resulterat i ett stort antal förbättringsförslag i stort och i smått, som resp verksamhet nu fortsätter att vidarebearbeta. Processkartläggningsarbetet har också vidare lett till att KPP-arbete enligt landstingsledningens direktiv kunnat påbörjas och avslutats på samtliga kliniker. Framförallt kan kalkylarbetet som genomförts på Beroendekliniken, med aktivt engagemang direkt från verksamhetsföreträdare i organisationen, nämnas som ett exempel på att den gemensamma kunskapsnivån om verksamheten, dess möjligheter och begräsningar, utvidgats och breddats. Denna gemensamma medvetenhet om verksamhetens grundläggande förutsättningar tror vi kommer att vara till gagn för utvecklingen av Beroendeklinikens framtida verksamhet. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 10 (16)

11 Utvecklingsperspektiv Strategiska mål - Utveckling Tydliggjort tjänsteutbud Fullt utnyttjande av samverkansmöjligheter Nya uppdrag Spjutspetskompetens inom vårt område Till FF-Utveckling Framgångsfaktorer - Utveckling Effektivt nyttjande av IT-stöd Processkartläggning Identifiering och prissättning av tjänsteutbud God kommunikation med omgivningen Tydliggjord FoU-verksamhet Till Nyckeltal-Utveckling Nyckeltal - Utveckling Mål Antal identifierade tjänster och processer Andel medarbetare med IT-körkort 100% Kvoten Verksamhetsdatabasregistrerade / 1 adaptregistrerade patienter Andel av intäkter från extern kund (ska vara ökande) IT-säkerhet (hög tillgänglighet, reliabilitet och användarsäkerhet) Resultat Till Handlingsplaner-Utveckling CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 11 (16)

12 Handlingsplaner - Utveckling Start Klart Ta fram IT-körkort per personalkategori Kunskapsinventering inom IT-området Pågår Skräddarsydda IT-utbildningar - Ta fram - Genomföra Genomföra införande av KPP Pågår Skapa fler mötesplatser Pågår Aktivitetsresultat/status Prognoskommentar - Utveckling Vårt utvecklingsarbete under årets åtta första månader har varit intensivt. Förutom processkartläggning och KPP-arbete enligt avsnittet ovan har arbetet med införande av verksamhetsdatabasen fortsatt med hög takt. Tillsammans med övriga två länsdelar, den västra och den östra, har vi nu också påbörjat ett arbete med att inom landstingsförbundets regi arbete med hur verksamhetsuppföljningen inom psykiatrin bör se ut i framtiden. Hittills har också arbetet med länssamverkan lett till ett för berörda produktionsenheter inom psykiatrin gemensamt presenterat ett scenario för hur psykiatrin skulle kunna anpassas till nya givna förutsättningar från landstingsledningen och vilka konsekvenser som det skulle medföra. Scenariot finns nu framlagt och bearbetas just nu av landstingets ledning. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 12 (16)

13 Medarbetarperspektiv Strategiska mål - Medarbetare Vi ska vara en hälsofrämjande och attraktiv arbetsplats Rekrytera och behålla kompetenta medarbetare Alla medarbetare ska känna delaktighet, ansvar och engagemang och vara engagerade i verksamhetsutveckling Vi ska ha goda ledare Mål- och visionsanpassad kompetensutveckling Till FF-Medarbetare Framgångsfaktorer - Medarbetare Ett tydligt och väl avgränsat uppdrag för alla medarbetare Alla tar ansvar för arbetsklimatet Att erbjuda goda anställningsvillkor Bra chefer och förutsättningar att utöva gott ledarskap Till Nyckeltal-Medarbetare CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 13 (16)

14 Nyckeltal - Medarbetare Mål Vakanta tjänster 0 Andel som haft PoU-samtal senaste året 100% Långtidssjukskrivningar Personalomsättning Hälsomått i personalenkäten(sf-36) Resultat Till Handlingsplaner-Medarbetare Handlingsplan - Medarbetare sid 1 Start Klart Utbildning i utvecklingssamtal för chefer Klart Utbildning i utvecklingssamtal för Hösten medarbetare 2003 Kartläggning och bearbetning av Pågår sjukskrivning och personalomsättning Ta fram arbetsplatsens umgängesregler Erbjuda blocktjänstgöringar - Interna - Externa, omarbetad modell klart klart Sid 2 Aktivitetsresultat/status Handlingsplan - Medarbetare sid 2 Start Klart Införa nya introduktionsprogram Erbjuda chefer stöd för individuell personlighetsutveckling Ledningsgruppen Chefer inom klinikerna Ta fram utvecklingsprogram för psykiatrins blivande chefer (i ett länsperspektiv) Förankring Genomförande klart Sid 1 Aktivitetsresultat/status CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 14 (16)

15 Prognoskommentar - Medarbetarperspektiv Långtidssjukskrivningar och rehabilitering Centrum har en relativt hög sjukfrånvaro och olika insatser görs för att komma tillrätta med detta. Remiss har gått till Garuda-teamet för en grupp medarbetare inom Psykiatriska kliniken. En uppföljning av den kartläggningen pågår. Även remiss på individnivå har skett. På BUP-kliniken har ett friskvårdsprojekt pågått under två år. En delutvärdering har gjorts och redovisats för centrumledning. Den visar på positiva resultat och kliniken vill fortsätta med denna satsning. En slutrapport beräknas vara klar i november. För att öka kunskapen och stärka chefernas förutsättningar i rehabiliteringsprocessen ingår centrum i ett landstingsövergripande projekt kallat Valentin. En kartläggning av de som är långtidssjuka har gjorts och samtliga chefer är nu inbjudna till utbildningsdagar. Befattningsutveckling och lönebildning Flera nya befattningsutvecklingsinstrument har arbetats fram i olika yrkesgrupper under året och en utveckling av befintliga pågår kontinuerligt. Till detta skapas också en lönebild och en dialog kring dessa instrument pågår bland medarbetarna. Arbetsmiljö Under våren har en revisionsrapport utkommit där landstingets hantering av de ökande sjukskrivningarna granskats. Psykiatriska kliniken var delaktig i de intervjuer som revisorerna genomförde ute i verksamheterna. Det framkom mycket tydligt i dessa intervjuer att det föreligger arbetsmiljöproblem på kliniken med konflikter både mellan individer och grupper. Detta har förut varit känt av ledningen och olika åtgärder har gjorts men dessa har inte lett till önskade förändringar. Centrumledningen agerar nu kraftfullt för att åtgärda dessa missförhållanden. Under hösten kommer bl.a. en omorganisation av kliniken att ske. Statistik Personalomsättningen av de fast anställda var inom centrum under ,32%. Den totala sjukfrånvaron var under första kvartalet ,35%. Av dessa var 3,14% sjukskrivna i 30 dagar eller mer. Under andra kvarttalet var den totala sjukfrånvaron 10,82% och 5,27% hade varit sjuka i 30 dagar eller mer. CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 15 (16)

16 Helårsbedömning av läkemedelskostnader för öppenvård Verkligt utfall t o m augusti månad jämfört med budget för 2003 pekar på ett överskridande av kostnaderna med drygt 2 mkr vilket framgår av nedanstående sammanställning: Fastställd ersättning 2003 (tkr) Utfall kostn per 08 (tkr) 1) Helårsbedömn av kostn (tkr) Utfallet t o m augusti avviker även markant från föregående års utfall. Analys av vad som hänt har påbörjats. Linköping den 24 september 2003 Centrum för Psykiatri och Samhällsmedicin Universitetssjukhuset i Linköping Produktionsenhetschef CPS Förvaltningsberättelse prognos Sida 16 (16)