LUVIT Administration Manual

Transkript

1 LUVIT Administration Manual

2 Innehållsförteckning 1 1. INLEDNING GRUNDER OM ARBETSSÄTT, BEGREPP OCH GRÄNSSNITT Översikt om struktur och arbetssätt Huvudmeny Genvägar Infofält Logga ut Arbetsarea Sökfält Verktygsfält Strukturera med enheter Central betydelse för åtkomst, behörigheter och information Strukturera enheterna från start Rolltyper Roller i administrationen och Profiler i LUVIT Education Behörighetsnivåer och funktioner som kan regleras Standardroller Rollhierarki Systemadministratör Behörigheter och enheter Kurser Favoriter på startsidan Språkhantering LUVIT Portal Översikt Portal och Kurskatalog Grundläggande antaganden Inloggningstid 25 LUVIT Administration, Manual 2(128)

3 3. SERVERADMINISTRATION Systemmeddelanden Serverinställningar Antal poster/sida Standardspråk SMTP-adress System e-post LUVIT Administration adress Administrator e-post Portaladress Administrationshjälp LUVIT Reports adress Portalhjälp Startsida Portalhjälp Filarkivstorlek Organisation Storlek på bifogad fil i e-post Inkludera underenheter Uppdatera chatt Chatt timeout Skapa kursfavoriter automatiskt Möjliggör 'Skicka även som e-post' för studenter Starta filmer automatiskt i quizzar Kolla efter nya meddelanden (sekunder) Bas-url Aktivera klassrumsbaserade kurser Varna vid antal meddelandemottagare Visa kryssruta för Dölj mottagare vid meddelandeutskick Dölj mottagare som default Tillåtna toppdomäner Åtkomstkod för självregistrering Koppla automatiskt till objektets enhet Tillåt ändring av standardinställning för automatisk koppling E-post avsändare (utbildningsadministrationen) Enkelt formulär när användare läggs till Automatiskt registreringsmail Tidszon E-postmallar Ändra e-postmall för registrering på kurs Ändra e-postmall för registrering i portal 29 LUVIT Administration, Manual 3(128)

4 Ändra e-postmall för kursansökningar Ändra e-postmall för självregistrering på studieprogram Ändra epostmall för ansökan till studieprogram Ändra e-postmall för registrering på studieprogram Ändra e-postmall för försenade inlämningsuppgifter (absolut deadline) Ändra e-postmall för försenade inlämningsuppgifter (relativ deadline) Ändra e-postmall för försenade inlämningsuppgifter (personlig deadline) Ändra e-postmall för missade deadlines (notifiering) Ändra e-postmall för påminnelse om deadline för inlämningsuppgift Ändra e-postmall för missad rättningsdeadline (ansvarig) Ändra e-postmall för missad rättningsdeadline (kursadministratör) Ändra e-postmall för nya kursregistreringar (notifiering) LUVIT Education Hantera LE-menyer LUVIT Administration Hantera rubriker Roller 32 Visa roller 32 Ändra roll 32 Skapa roll 32 Ta bort roll Hantera datafält 33 Lägg till fält 33 Lägg till översättning 33 Ändra översättning 33 Ta bort datafält Enhetstyper 33 Skapa ny enhetstyp 34 Ändra enhetstyp Inställningar för material 34 Aktivera versionshantering 34 Aktivera checkin/checkout 34 Aktivera materialstatus 34 Standard materialstatus 34 Skapa kurs av materialpaket enbart Kompetensinställningar LUVIT Portal Portalmenyer Portalkommunikation Portalskin 35 LUVIT Administration, Manual 4(128)

5 Om Dokumenttyper Visa/ändra information om dokumenttyper Lägg till dokumenttyp Ta bort dokumenttyp Språk Importera språk Ta bort språk Inställningar för självregistrering PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR Hantera rubriker Personliga inställningar ENHETER Hantera enheter grundläggande verktyg Skapa enhet Ta bort enhet Flytta enhet Byt enhet Hantera enheter avancerade verktyg Visa rapport Visa grafisk rapport över enhet Skicka meddelande Redigera enhet ANVÄNDARE Hantera användare grundläggande funktioner och verktyg Information via Hantera användare Lägg till användare importera användare Gallra ut inaktiva användare Registrera användare Koppla användare till enheter 43 LUVIT Administration, Manual 5(128)

6 Ta bort användare från kurser Ta bort från enheter Hantera användare avancerade funktioner Visa rapport Visa rapport över användarens testresultat Lägg till användare till grupp Importera personliga bilder Ändra allmänna inställningar Skicka portalinbjudan Koppla chefer till enheter Ta bort chefer från enhet Koppla utbildningsadministratör till enheter Ta bort utbildningsadministratör från enheter Skicka meddelande Ta bort användare från användargrupp Visa utsökning som rapport Visa/Ändra information om användare 47 Ändra roll Lägg till användare importera användare Lägga till användare Import med textfil Import med IMS Enterprise Hantera arkiverade användare Hantera externa användare Användarregister Koppla användare till enhet Ta bort användare permanent från LUVIT Administration Kursintyg 54 ANVÄNDARGRUPPER Hantera grupper grundläggande verktyg Lägg till grupp Lägg till användare Importera användare Registrera grupp 56 LUVIT Administration, Manual 6(128)

7 Visa användare Ta bort användare från grupp Koppla till enhet Ta bort från enhet Hantera grupper avancerade verktyg Visa rapport Lägg till kurspolicys Lägg till policys för personliga enheter Ta bort grupper Ändra användargrupper Ändra eller ta bort policys Lägg till användargrupper CERTIFIKAT Pdf certifikatmallar Skapa pdfmall Ändra pdfmall Ta bort pdfmall KURSER FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT Hantera kurser grundläggande funktioner och verktyg Information via Hantera kurser Skapa kurser Registrera användare på kurs Ställ in automatisk registrering av användare på kurs Ta bort automatisk registrering av användare på kurs Visa användare hantera användare på kurs Gå till kurs redigera innehållet i kurs Hantera kurser avancerade funktioner och verktyg Visa rapport Koppla till enheter länka Visa självregistrering Skicka meddelande Lägg till kurs till favoriter Exportera kurs Ta bort kurs från enhet 66 LUVIT Administration, Manual 7(128)

8 Flytta till arkiv Ta bort kurstillfällen permanent Redigera kursinformation Kursinformation som visas i kurskatalogen Fel! Bokmärket är inte definierat Ändra start och slutdatum för kurs Öppen kurs - gör kursen tillgänglig utan inloggning Begränsa antalet tillåtna deltagare i kurs Skapa kurs Lägg till en tom kurs Ladda upp/importera kurs Skapa kurs av materialpaket Skapa från kurs kopiera kurs Hantering av arkiverade kurser Återställ kurs Visa användare på kurs Gå till kurs (öppna kurs från administrationen) Ta bort kurser permanent STUDIEPROGRAM Skapa studieprogram Registreringsvarianter Registrera deltagare på studieprogram Presentation av studieprogram och delkurser i portalen Hantera och ändra i studieprogram Automatiska meddelanden Ändra ordning på delkurserna i studieprogram Förkunskapskrav (kurs) Förkunskapskrav (studieprogram) Personliga notifieringar MATERIALBIBLIOTEK I MATERIALPAKET OCH ENSTAKA FILER Hantera materialpaket grundläggande funktioner och verktyg Information via Hantera materialpaket Skapa materialpaket 76 LUVIT Administration, Manual 8(128)

9 Bygg och redigera innehåll Kopiera materialpaket Ta bort materialpaket Hantera materialpaket avancerade funktioner och verktyg Koppla till enheter länka Hantera prenumerationer på materialpaket Visa och hantera versioner av materialpaket Exportera materialpaket Ta bort från enheter Redigera information om materialpaket Status på material Check in Check out Skapa materialpaket Lägga till ett tomt materialpaket Importera materialpaket Skapa materialpaket från kurs Skapa av materialpaket kopiera materialpaket Hantera enstaka filer grundläggande funktioner och verktyg Information via Hantera enstaka filer Lägg till fil Granska/Ladda ner fil Ersätt fil Kopiera filer Ta bort filer Hantera enstaka filer avancerade funktioner och verktyg Koppla till enheter länka Exportera filer Hantera prenumerationer på enstaka fil Ta bort från enheter Hantera versioner av enstaka fil Redigera information om fil Status på enstaka filer Lägg till fil MATERIALBIBLIOTEK II - TEST 88 LUVIT Administration, Manual 9(128)

10 12.1. Arbetsflöde Frågor Skapa fråga Hantera och ändra frågor Beskrivning av fält och inställningar för frågor Importera frågor Kategorier Skapa kategori Hantera och ändra kategorier Test Skapa test Skapa test Frågeurval Hantera och ändra tester Beskrivning av fält och inställningar för tester CHEFSVYN UTBILDNINGSADMINISTRATION Behörighet Hantera kurser Lägg till kurs Lägg till kurstillfälle Lägg till anmälningsformulär Lägg till online-kurs Närvarolista Fakturering Hantera frågemallar Hantera e-postmallar Lägg till e-postmall LUVIT PORTAL Gå till LUVIT Portal Anslagstavla Portal 116 LUVIT Administration, Manual 10(128)

11 Skapa nytt anslag Ändra anslag Ta bort anslag Portallänkar Skapa portallänk Ändra portallänk Ta bort portallänk Portalsajter Menyer Översikt Egna paneler Paneler för utbildare Resurser Kollegor Forum Kurskatalogpanel RAPPORTER Rapporttyper Användare och kursinformation (CSV Export) Användarstatistik i enhet Dokumentstatistik i kurs Ej inloggade Genomförande i enhet, summerad Genomförande per enhet, detaljerad Genomförande per kurs Genomförande per kurs för användare i enhet Testresultat per kurs Skapa en ny rapport Mina rapporter Generera en rapport från listan Mina rapporter Den genererade rapporten Exportera, spara och skriv ut rapport Redigera en rapport från Mina rapporter Ta bort en rapport från Mina rapporter 128 LUVIT Administration, Manual 11(128)

12 1. Inledning LUVIT består av tre delar; Administration, Portal och Education. I denna manual behandlas LUVIT Administration, miljön där du som administratör i huvudsak hanterar enheter, kurser och användare. För information om LUVIT Portal och LUVIT Education se separata manualer. Modulerna LUVIT Kompetens och LUVIT Utbildningsadministration har även de var sin manual. LUVIT Administration benämns i fortsättningen även administrationen, LUVIT Portal portalen och LUVIT Education lärmiljön. LUVIT Administration, Manual 12(128)

13 2. Grunder om arbetssätt, begrepp och gränssnitt 2.1. Översikt om struktur och arbetssätt I LUVIT Administration kan du skapa enheter och därmed lägga den grundläggande strukturen för administrationen. Antalet enheter och enhetsstrukturen skapas utifrån ägarens behov och kan exempelvis spegla organisationens verkliga struktur. När du arbetar i LUVIT Administration befinner du dig alltid i en aktiv enhet. Tillgång till enheterna i strukturen är beroende av vilken behörighet du har och vilka enheter du är kopplad till. Om du har högsta systemrollen har du alla behörigheter. Till enheterna kopplas olika typer av objekt, som t ex online-kurser. En online-kurs består (minst) av ett namn, en beskrivning, en ansvarig samt innehåller vanligtvis ett kursmaterial som kan göras tillgängligt för användare (som utbildare och kursdeltagare) under en vald tidsperiod. Online-kurser skapas och organiseras direkt i LUVIT Administration, men de kan också importeras. I LUVIT Administration sker hanteringen av användare, som t ex administratörer av olika slag, utbildare/lärare och kursdeltagare. Användare kan skrivas in manuellt i systemet men också importeras. En användare kan vara kopplad till en eller flera enheter. För att få tillgång till onlinekurser (undantaget öppna kurser) måste användaren registreras på dessa online-kurser. I LUVIT Administration kan du skapa och organisera information om online-kurser via kurskataloger. Vi har två typer av kurskataloger som kan visas i portalen. En som hanterar alla typer av kurser där anmälningar ska administreras av en utbildningsadministratör (utbildningsadministrationen) och en som används för registrering till online-kurser och studieprogram. I kurskatalogen som administrerar online-kurser finns dessutom alternativet att synliggöra katalogen för användare som ej finns registrerade i systemet. Då kan intresserade självregistrera sig på kurser, och samtidigt till systemet, eller att anmäla sitt intresse för kurser. Via LUVIT Administration kan du också skapa allmän information, riktad till t ex kursdeltagare med hjälp av anslagstavlan och portalsiter. Informationen kan riktas specifikt till olika grupper användare som är kopplade till olika enheter i systemet. LUVIT Administration, Manual 13(128)

14 Administrationfönstrets delar: Den här typen av informationen kan du hitta i programfönstret: Huvudmeny Via huvudmenyn når du, beroende på behörighet i systemet, funktionalitet för att ändra inställningar eller arbeta med olika objekt som t ex kurser och användare Genvägar Här hittar du genvägar till några av de vanligsta menyalternativen. Dessa kan konfigureras och bytas ut mot andra. Kontakta Grade för att få hjälp med detta Infofält I Infofältet får du information om vilken enhet du befinner dig i (=aktiv enhet). Härifrån kan du byta mellan olika enheter. Längst till höger ser du namnet du loggat in med. För att logga ut, klicka Logga ut Logga ut Längst till höger ser du namnet du loggat in med. För att logga ut, klicka Logga ut. Ta för vana att alltid göra det när du lämnar LUVIT Administration. LUVIT Administration, Manual 14(128)

15 Arbetsarea I arbetsarean visas det val du gjort i huvudmenyn. Det kan bestå av listor över objekt som kurser eller användare, guider som hjälper dig att skapa nya objekt, formulär för att ändra inställningar etc. Maximalt antal poster som kan visas per sida bestämmer du själv genom en inställning under listade objekt, eller om du vill ändra listlängden konstant, under menyn Personliga inställningar. Navigera mellan de olika sidorna med bläddringsknapparna under listan. Du kan även bestämma om du i listan också ska se objekt i eventuella underenheter, samt välja olika markeringsalternativ, t ex om en markering ska ligga kvar om du byter sida. Objekten i de flesta listor har tooltips, dvs om du för musen över t ex förnamnet på en användare så får du direkt upp användbar information såsom vilka roller denne har och vilka kurser den är registrerad på osv. Vill du få fördjupad information om en användares koppling till olika objekt så klickar du på de understrukna rubrikerna. LUVIT Administration, Manual 15(128)

16 I vissa fall är arbetsytan uppdelad i två parallella ytor. Detta gäller bl a fönster där du skapar informationen som förmedlas via portalen, som t ex anslagstavalan och kataloger. I den vänstra ytan listas objekten, t ex anslagen, i det högra ligger ett fomulär där du kan ändra/fylla i information knutet till objektet Sökfält Du kan använda sökfunktionen för att söka i listor. Skriv in sökordet, eller den/de första bokstäverna i sökordet, i första fältet och välj i rullgardinsmenyn i andra fältet vilket fält sökningen ska ske på. Klicka på Sök. Resultat listas nedanför i arbetsarean. Du kan söka med hjälp av *-symbolen, där symbolen skrivs in som ersättning för del av ett ord där du är osäker på hur ordet stavas eller vilken form det används i, t ex singularis eller pluralis. Om du t ex söker på *res* i titel-fältet i en lista med kurser, kommer sökresultet lista samtliga kurser som i titeln har bokstäverna res i en följd, såsom A Presentation of Company Structure! eller Resale price maintenance theory. I sökfältet visas antalet markerade objekt i listan. När du markerar i listan och sedan byter sida försvinner dina markeringar från föregående sida. Detta är en säkerhetsspärr som är till för att förhindra att du påverkar objekt som inte är listade på den sida som visas. Denna säkerhetsspärr kan du koppla ur genom att markera Kom ihåg markeringar. Kryssa i den rutan när du vill markera poster i listan och vill att de valda ska finnas kvar när du bläddrar mellan sidorna i listan. När du kryssat för Kom ihåg markeringar har du möjlighet att kontrollera vilka poster som är valda. Klicka på x valda. Detta öppnar ett nytt fönster med en lista på de poster du valt. Om du vill att listan som visas ska inkludera objekt från underenheter markera rutan Inkludera underenheter Verktygsfält I verktygsfältet hittar du olika funktioner som du kan tillämpa på det som finns i din arbetsarea. Gråtonade funktioner indikerar att de inte kan tillämpas på just de val du gjort, men att funktionerna kan tillämpas på andra val som kan göras inom arbetsarean. LUVIT Administration, Manual 16(128)

17 Verktygsfältet är uppdelat i två sektioner, en övre och en undre sektion. I panelen visas en pil med vilken du kan stänga och öppna den övre sektionen. I den övre sektionen, Avancerade verktyg, hittar du funktioner och verktyg som används mer sällan. Här hittar du t ex Visa rapport. Den undre sektionen, Grundläggande verktyg, visas alltid och de funktioner eller verktyg som finns där är generella och används frekvent. Funktioner som handlar om att lägga till, koppla, registrera eller visa ligger till vänster i verktygsfältet. Funktioner som handlar om ta bort eller flytta ligger till höger i verktygsfältet. Du kan ställa in om du vill att den övre sektionen alltid ska synas. Välj Personliga inställningar/personliga inställningar i menyn. Som standard är rutan för Visa alltid avancerade verktyg markerad. Avmarkera denna om du vill du att den övre sektionen alltid ska vara stängd Strukturera med enheter Central betydelse för åtkomst, behörigheter och information Systemet med enheter har en central betydelse för hur LUVIT LMS fungerar. Enheter är det objekt som de flesta andra objekt, som kurser och användare, kopplas till och därmed är relaterade till. Det finns alltid minst en enhet i systemet, rotenheten. Med stor sannolikhet kommer du ha stor fördel av att lägga upp och organisera verksamheten kring fler enheter. Systemet med enheter påverkar din verksamhet på några avgörande områden: Det underlättar ditt arbete genom att ge möjlighet till överblick och ordning i administrationen. Det underlättar fördelning av administrationsansvar. Det ger möjlighet att styra resurser, som kurser och information, till avsedd grupp av användare. LUVIT Administration, Manual 17(128)

18 Det är, tillsammans med roll och behörighetsinställningarna, det avgörande verktyget för att ställa in vad den enskilde användaren kan göra i systemet. Arbetar du i en organisation med verksamheten uppdelad i t ex tre avdelningar har du alltså sannolikt fördel av att i LUVIT administration skapa minst tre enheter att koppla deltagare, kurser etc till. På så sätt kan du se till att alla användare har information i portalen som är anpassad till avdelningen de arbetar/studerar på och du kan också fördela ansvaret för administrationen till administratörer som ansvariga för respektive enhet Strukturera enheterna från start Ju större och mer komplex organisation/verksamhet du arbetar i, desto viktigare blir strukturen med enheter. För att göra ditt arbete smidigt och rationellt bör du redan från start, innan du lägger in och börjar arbeta med kurser, användare och information, analysera följande: hur du kommer att arbeta i systemet vilka utbildningsbehov ska LMS:et täcka vilka ska arbeta i systemet och vad ska de kunna göra Med detta som utgångspunkt kan du planera för och lägga upp ett rationellt system med enheter, innan du sedan fortsätter med den dagliga administrationen av kurser och användare etc. Observera dock att du inte behöver göra en helt komplett enhetsstruktur från start. Du kan alltid i efterhand justera strukturen, lägga till och ta bort enheter. Roller och behörighet är centrala funktioner i administrationen. Inställningar för roller, behörigheter samt en användares kopplingar till enheter avgör vad en användare kan utföra i systemet Rolltyper Det finns tre typer av roller, a) administratörsroller som har tillgång till funktioner i administrationsmiljön b) roller utan behörighet till administrationsmiljön (har enbart tillgång till portal och lärmiljö) och c) Specialroller. Vid installation ingår fem standardroller. Standardroller som har administrationsbehörighet (a) är: Enhetsadministratör Kursadministratör Standardroller som inte har administrationsbehörighet (b) är: Utbildare Student Gäst LUVIT Administration, Manual 18(128)

19 Namn samt behörigheten för samtliga dessa roller kan ändras, så att utbildare t ex kan döpas om till Lärare eller Coacher och även ges behörighet till administrationen. Nya roller kan också läggas till och anpassas både till namn och till behörighet utifrån de krav som respektive organisation har. Specialrollerna (c) ger endast tillgång till specifika vyer i portalen. Chef Utbildningsadministratör Är man chef och använder kompetensmodulen, får man tillgång till chefsvyn i Portalen. Är man utbildningsadministratör och använder utbildningsadministrationsmodulen, får man tillgång till att Hantera kurser i Portalen Roller i administrationen och Profiler i LUVIT Education Observera att rollerna i LUVIT Administration inte är kopplade till profilerna i LUVIT Education. Rollen, tilldelad i administrationen, avgör om användaren har tillgång till administrationen samt vilka eventuella behörigheter denne får där. Profilen som en användare tilldelas när denne registreras på en kurs avgör vilka rättigheter en användare har i en kurs. Det finns fyra profiler som kan väljas för en kurs: Kursadministratör, Utbildare, Kursdeltagare och Gäst Behörighetsnivåer och funktioner som kan regleras Behörighetsnivåerna som finns i administrationsmiljön är följande: ingen, läs, koppla och full. Ingen behörighet innebär att funktionen inte syns, d v s det finns ingen åtkomst via t ex meny och/eller verktyg. Läs-behörighet innebär befogenhet att se information. Koppla-behörighet innebär att tillgängliga objekt/information kan användas men inga kan skapas, tas bort eller ändras. En roll med koppla-behörighet för användare kan t ex koppla användare till en användargrupp men inte lägga till användare i systemet. Med Full behörighet kan du läsa, koppla, skapa, ta bort och ändra information och objekt. Behörighetsnivåer sätts på följande funktioner: Enheter Kurser Användare (reglerar behörighet att se, lägga till, ta bort och redigera information om användare i enheter) LUVIT Administration, Manual 19(128)

20 Användare på kurs (reglerar behörighet att koppla användare till, eller ta bort användare från kurser samt ställa in profiler på användare i kurser) Kursgrupper Regler för kurs Kurskatalog Anslagstavla portal Portal Öppna kurs som användare Användarregister (reglerar behörighet att se alla användare i systemet samt koppla dessa användare till behörig enhet) Användargrupper Regler för användargrupp LUVIT Reports Materialhantering Materialpaket Enstaka filer Prenumerationsuppdateringar för materialpaket Tester Frågor Studieprogram Användare på Studieprogram Regler för studieprogram Kompetenshantering Kompetensprofil Roll Användare med roll Kompetens LUVIT Administration, Manual 20(128)

21 Användare med kompetens Kompetenskategori Certifikat Användare med certifikat Regler för roll Chefer Rollkategori Rollrubriker Kompetensinställningar Rollmallar Mål- och utvecklingssamtal Utbildningsadministration Behörighetsinställningar på roll. LUVIT Administration, Manual 21(128)

22 Standardroller Systemet levereras med fem standardroller. Kopplingen till en roll bestämmer vilka grundfunktioner som användaren får tillgång till. Standardroll Engelsk benämning Rolltyp Enhetsadministratör Unit Administrator Administratörsroll Kursadministratör Course Administrator Administratörsroll Utbildare Kursdeltagare Gäst Educator Learner Guest Enhetsadministratör har tillgång till egna och underliggande enheter och har behörighetsnivån Full för alla funktioner, undantaget möjlighet att öppna kurs som användare, dvs logga in i kursen som specifik användare. Kursadministratörer har full tillgång till Kurser, Användare på kurs samt möjlighet att koppla kurskataloger och användargrupper. Utbildare, Kursdeltagare och Gäst är roller som inte har administratörsrättigheter Rollhierarki Samtliga administratörsroller är hierarkiskt inordnade. För standarrollerna gäller hierarkin enligt tabellen i föregående avsnitt. Den hierarkiska ordningen kan ställas in och ändras i Serveradministration/LUVIT Administration/Roller med hjälp av knapparna Flytta upp och Flytta ner. Hierarkin är avgörande vid främst två tillfällen: 1. Den avgör vilken information du kan ändra för en annan användare. Följande regler gäller: Du kan ändra användarinformation för alla användare som har samma eller lägre hierarkiska rollnivå som dig själv, men ej för de som har högre roll. Du kan ändra rollen för samtliga som har samma eller lägre hierarkiska rollnivå som du själv, dock ej till en högre roll än din egen. LUVIT Administration, Manual 22(128)

23 2. Den avgör vilken roll som i praktiken ska gälla inom olika enheter inom samma enhetsgren, dvs när en enhet har en underenhet, som eventuellt har en underenhet etc. Följande regel gäller: Den roll som du har i en enhet gäller för samtliga underliggande enheter, såvida inte du har högre roll i en underliggande enhet. I så fall tar den högre rollen vid från denna underliggande enhet och följer sedan med till eventuellt ytterligare underliggande enheter Systemadministratör Systemadministratören är en standardroll som medföljer vid installation. Denna roll har tillgång till samtliga funktioner i hela systemet. Systemadministratören är ensam om att ha tillgång till menyn Serveradministration Behörigheter och enheter En administratörsrolls behörighetsinställningar avgör vad en administratör kan göra i systemet. Var i systemet administratören kan tillämpa sina behörigheter avgörs av vilka enheter (inkluderat underenheter) administratören är kopplad till som administratör. Undantagen från nämnda regler är Systemadministratören som har full behörighet i hela systemet Kurser Kurser består av all information som är kopplad till en kurs, som t ex namn på kurs, kursmaterial, struktur på kursmaterial etc. En kurs är tillgänglig för alla som är registrerade på kursen. Kurser skapas i, alternativt importeras till, och organiseras direkt i LUVIT Administration Favoriter på startsidan På din startsida har du möjlighet att samla online-kurser i en lista, Favoriter. Listan med favoriter är personlig och du bestämmer själv om och vilka kurser som ska finnas där. Från listan med onlinekurser kan du välja att ändra informationen om kursen, visa användare, visa rapport, registrera användare och gå till kursen. För att lägga till en kurs till Favoriter på startsidan, välj Kurser/Hantera kurser i menyn. Markera en eller flera kurser som ska finnas i Favoriter och klicka på Lägg till i favoriter. Du tar bort en kurs från favoriter genom att klicka på krysset längst ut till höger. Observera att du måste vara registrerad som användare på kursen för att denna ska kunna läggas till som favorit Språkhantering När du lägger till en användare i LUVIT Administration väljer du språk för användaren. Detta språkval påverkar användarens språk i LUVIT Administration, i LUVIT Portal och i de kurser som användaren registreras på. LUVIT Administration, Manual 23(128)

24 Ändrar du en användares standardspråk i användarinformationen påverkar detta användarens språk i LUVIT Administration, LUVIT Portal, och i de kurser som användaren registreras på efter ändringen. Språket i de kurser som användaren redan är registrerad på påverkas inte. Du kan i efterhand ändra en eller flera användares standardspråk i LUVIT Administration och i LUVIT Portal genom verktyget Ändra allmänna inställningar som du hittar i det avancerade verktygsfältet när du bockat för en användare i listan Hantera användare. Du kan ändra användares språk i en specifik kurs utan att detta påverkar användarnas standardinställning för språk i LUVIT Portal och Admin. Välj Kurser/Hantera kurser i menyn. Välj en kurs och Visa användare. Markera de användare du vill byta språk för och välj verktyget Ändra allmänna inställningar. För att se vad en enskild användare har för inställningar välj Användarinställningar på kursen. Användaren kan själv ändra sina språkinställningar. Om användaren ändrar sitt eget språk i LUVIT Portal ändras språket i LUVIT Administration, LUVIT Portal och på de kurstillfällen som användaren registreras på efter ändringen. Språket på de kurstillfällen som användaren redan är registrerad på påverkas inte LUVIT Portal I det här kapitlet beskrivs i korthet hur LUVIT Portal ser ut och vilka funktioner som finns där Översikt Portalen rymmer en mängd funktioner. Användaren får i portalen en överblick över sina kurser, sitt schema, kan läsa på anslagstavlan mm. Användare som loggar in till portalen kommer till Min Portal. Min Portal visar en lista, Mina kurser; med alla användarens kurser. Genom att klicka på pilikonen till vänster om kurstiteln visas information om de senaste aktiviteterna i kursen. Från Mina kurser kan användaren gå direkt till sin kurs genom att klicka på kurstiteln. I Min Portal finns även dagens schema och anslagstavlan. I portalen finns möjligheten att läsa och skicka meddelanden från/till andra användare i systemet. Användaren kan byta språk och lösenord. Om e-postadressen behövs ändras kontaktas administratör. I Kalendern finns alla kursers samlade aktiviteter plus att du har möjlighet att lägga till egna aktiviteter som bara du själv ser. Anslag som skapas i LUVIT Administration visas på anslagstavlan i LUVIT Portal. I portalen kan du även se anslag som är kursspecifika. Det finns även möjlighet att lägga till en panel som visar Nyheter för lärare och kursadministratörer. Anslagen till denna skapas på samma sätt som för övriga nyheter men visas i en egen panel. LUVIT Administration, Manual 24(128)

25 Portal och Kurskatalog Via Kurskatalogen kan användarna informeras om de kurser som finns tillgängliga. Kurskatalogen kan innehålla både online-kurser och kurser med kustillfällen som administreras via modulen Utbildningsadministration. Kurskatalogen ger möjlighet att låta användare registrera sig till en kurs, alternativt anmäla sitt intresse för kursen. Det är möjligt att styra vilka kurser som är synliga för en användare genom att använda sig av kopplingar till olika enheter LUVITs enhetstruktur. Kurskatalogen kan även vara synlig för användare innan inloggning. Då visas endast de kurser som markerats som tillgängliga innan inloggning Grundläggande antaganden I den svenska manualen har vi utgått från att manualspråk och version av operativsystemet är det samma, dvs. att de som använder sig av den svenska manualen har ett svenskt operativsystem. Det innebär att vi använder oss av svenska benämningar på systemfunktioner och knappar. Engelska uttryck har enligt samma princip använts i den engelska versionen av manualen. Vi har i denna version av manualen för LUVIT Administration valt att minimera antalet bilder för att på så sätt skapa en mer sammanhållen textmassa för läsaren. Vi har förutsatt att läsaren använder manualen samtidigt som hon/han har LUVITs programvara öppen och kan följa manualtexten och förstå flödet med hjälp av bilderna på den egna skärmen Inloggningstid Av säkerhetsskäl har vi valt att begränsa den inaktiva inloggningstiden för både LUVIT Administration och LUVIT Portal. I portalen är begränsningen satt till två timmar och för administrationsmiljön till en timme. Det innebär att du automatiskt loggas ut om du är inaktiv i mer än två timmar respektive en timme. Bägge värdena är standardinställningar som kan ändras om så önskas, kontakta i så fall LUVIT Support. LUVIT Administration, Manual 25(128)

26 3. Serveradministration Innehållet i detta kapitel berör de inställningar som görs i undermenyerna till Serveradministration. Inställningarna som görs här sätts oftast vid installationen och därefter görs ändringar mer sällan Systemmeddelanden Systemadministratören har möjlighet att gå ut med t ex ett varningsmeddelande som illustreras av en gul triangel med ett utropstecken inuti. Meddelandet kan väljas att visas i administrationen och/eller i portalen. Meddelandet kan t ex handla om att systemet inte kommer att vara tillgängligt under en avgränsad tid beroende på systemunderhåll Serverinställningar Antal poster/sida Här definieras standardinställningen för hur många poster som ska visas per sida i listor med t ex användare eller kurser Standardspråk Här definieras vilket språk som ska vara förvalt där språk kan väljas i administrationsmiljön SMTP-adress Adressen till den e-postserver via vilken utgående e-post skickas System e-post E-postadressen för administrativ e-post som skickas från systemet LUVIT Administration adress URL till LUVIT Administration Administrator e-post E-postadress till administratör dit meddelanden skickas från olika formulär i portalen, t ex vid begäran om att ändra egen e-postadress och vid anmälan till kurssessioner Portaladress URL till Portalen Administrationshjälp URL till menyalternativ Hjälp i LUVIT Administration LUVIT Reports adress URL till LUVIT Reports Portalhjälp URL till menyalternativ Hjälp i LUVIT Portal. LUVIT Administration, Manual 26(128)

27 Startsida Portalhjälp URL till startsidans meny Hjälp Filarkivstorlek Här anges den högsta tillåtna storleken på filer som laddas upp i det personliga filarkivet i LUVIT Portal. Anges i MB Organisation Du kan lägga in en Om -länk i Portalens toppmeny som länkar till information om din organisation (se avsnitt 3.6.4). Det namn du skriver in i organisationsfältet är det namn som visas efter Om i länkens namn Storlek på bifogad fil i e-post Här anges den högsta tillåtna storleken på bifogade filer som får mottagas av användare via LUVIT Portal. Siffran som anges avser MB Inkludera underenheter Möjlighet att tillåta om resultat från underenheter ska synas i objektlistor, som t ex användarlistor och kurslistor Uppdatera chatt Intervall för hur ofta chatten kontrollerar om deltagare lämnat ny information. Standardinställning är 20 sekunder (skrivs i sekunder, enbart siffrorna.) Chatt timeout Om alla går ur chatten och sedan går in igen så ligger den gamla information kvar så länge som den tid som skrivs in i detta fält. Skrivs i sekunder, enbart siffrorna. Standardinställningen är 600 sekunder, d v s 10 minuter Skapa kursfavoriter automatiskt Vid aktivering av detta alternativ skapas på första sidan automatiskt direktlänkar till dina kurser Möjliggör 'Skicka även som e-post' för studenter Här ställs in huruvida användare med profilen kursdeltagare kan välja att skicka sina meddelanden som e-post också Starta filmer automatiskt i quizzar Ange om filmer som är inlagda i tester ska starta automatiskt eller om användarna själva måste klicka på play-knappen Kolla efter nya meddelanden (sekunder) Anger hur ofta systemet ska gå in och kolla efter och visa information om nya meddelanden. LUVIT Administration, Manual 27(128)

28 Bas-url Installationens grundadress, Aktivera klassrumsbaserade kurser Inställningen aktiverar tilläggsmodulen Kursadministration på installationen Varna vid antal meddelandemottagare Om du försöker skicka meddelande till fler personer än vad som anges här kommer systemet att varna dig och fråga om det är något du verkligen vill göra Visa kryssruta för Dölj mottagare vid meddelandeutskick Välj om det ska vara möjligt för användaren att skicka meddelanden med dold mottagare Dölj mottagare som default Välj om det ska vara en standardinställning att alla e-postmeddelanden skickas med dold mottagare Tillåtna toppdomäner Lista på de toppdomäner som är tillåtna då länkar läggs in i systemet Åtkomstkod för självregistrering Om man inte vill att vem som helst ska kunna registrera sig i en öppen kurskatalog kan man välja att lägga till en åtkomstkod som den som registrerar sig måste ange. Kontakta LUVIT Support för mer information Koppla automatiskt till objektets enhet Vid registrering på en kurs så kopplas som standard en användare automatiskt till kursens hemenhet. Med denna inställning går detta att stänga av Tillåt ändring av standardinställning för automatisk koppling Vid aktivering av detta alternativ kan man vid varje enskild registrering välja om man vill att användaren automatiskt ska kopplas till kursens hemenhet E-post avsändare (utbildningsadministrationen) Det namn som står som avsändare på de mail som skickas ut från modulen Utbildningsadministrationen Enkelt formulär när användare läggs till Aktivering av förenklat gränssnitt vid registrering av användare i systemet. Ange 1 för att aktivera den förenklade sidan Automatiskt registreringsmail Ställ in huruvida mail med lösenord ska skickas automatiskt eller inte vid import av användare Tidszon Systemets standard tidszon. Nya användare får denna tidszon. LUVIT Administration, Manual 28(128)

29 3.3. E-postmallar Ändra e-postmall för registrering på kurs Då en, eller flera personer registreras på en kurs går det att välja att ett automatiskt meddelande ska skickas till denna/dessa personer. Vad meddelandet ska innehålla skrivs in under menyn Serveradministration/E-postmallar /Ändra e- postmall för registrering på kurs. Vid installation läggs förslag till text in i e-postmallarna. Men om du vill ändra texten gör enligt följande: Börja med att välja ett av språken, t ex svenska, i listfältet Språk. Skriv in meddelandet på detta språk och välj några eller alla nyckelord genom att dra dem från rutan till höger och in i textrutan. Dessa nyckelord som börjar och slutar med % tecken innebär att information om användaren och kurserna hämtas automatiskt och presenteras i meddelandet. När meddelandet i ett språk är färdigkomponerat kopiera hela texten in i nästa språk och byta ut det förra språkets text till det nya språket men låt nyckelorden stå kvar. Nu har du fått två likadana versioner fast på olika språk. Vilket språk som faktiskt kommer upp i meddelandet när användaren öppnar det beror på hans/hennes individuella språkinställning i administrationen och portalen (språkinställningen är alltid densamma för portal och administration, men kan avvika för olika kurser i lärmiljön) Ändra e-postmall för registrering i portal Det går att skicka inbjudan till deltagare som är tillagda i systemet med information t ex om adress till portalen samt användarnamn och lösenord för att logga in. Vad meddelandet ska innehålla skrivs in under menyn Serveradministration/E-postmallar /Ändra e-postmall för registrering i portal. Se LUVIT Administration, Manual 29(128)

30 under föregående avsnitt (Ändra e-postmall för registrering på kurs) för information hur ändrar e- postmall. Information om registrering i portal kan skickas på två sätt: 1. Genom att välja Användare/Hantera användare, markera användare i listan samt välja verktyget Skicka portalinbjudan. 2. När du importerar användare, genom att markera valet att inbjudan ska skickas Ändra e-postmall för kursansökningar Person som ansöker till en kurs i kurskatalogen får detta automatiska meddelande. Inloggade användare får meddelandet på sitt språk. Personer som inte är inloggade får meddelandet på systemets standardspråk Ändra e-postmall för självregistrering på studieprogram Person som självregistrerar sig på ett studieprogram i kurskatalogen får detta automatiska meddelande. Inloggade användare får meddelandet på sitt språk. Personer som inte är inloggade får meddelandet på systemets standardspråk Ändra epostmall för ansökan till studieprogram Person som ansöker till ett studieprogram via kurskatalogen får detta automatiska meddelande. Inloggade användare får meddelandet på sitt språk. Personer som inte är inloggade får meddelandet på systemets standardspråk Ändra e-postmall för registrering på studieprogram Person som registreras på ett studieprogram får detta automatiska meddelande. Inloggade användare får meddelandet på sitt språk. Personer som inte är inloggade får meddelandet på systemets standardspråk Ändra e-postmall för försenade inlämningsuppgifter (absolut deadline) När en användare är försenad med en inlämningsuppgift kan den ansvariga skicka ut en påminnelse som bygger på denna mall Ändra e-postmall för försenade inlämningsuppgifter (relativ deadline) När en användare är försenad med en inlämningsuppgift kan den ansvariga skicka ut en påminnelse som bygger på denna mall Ändra e-postmall för försenade inlämningsuppgifter (personlig deadline) När en användare är försenad med en inlämningsuppgift kan den ansvariga skicka ut en påminnelse som bygger på denna mall. LUVIT Administration, Manual 30(128)

31 Ändra e-postmall för missade deadlines (notifiering) Den som är ansvarig för en inlämningsuppgift kan ställa in att han/hon ska få detta automatiska meddelande när någon missat en deadline Ändra e-postmall för påminnelse om deadline för inlämningsuppgift Kursdeltagare kan ställa in att det ska få en påminnelse skickad till sig ett visst antal dagar före uppgiftens deadline Ändra e-postmall för missad rättningsdeadline (ansvarig) Den som är ansvarig för en inlämningsuppgift kan ställa in att han/hon ska få detta automatiska meddelande när han/hon missat en rättningsdeadline Ändra e-postmall för missad rättningsdeadline (kursadministratör) Den som är kursadministratör kan ställa in att han/hon ska få detta automatiska meddelande när någon missat en rättningsdeadline Ändra e-postmall för nya kursregistreringar (notifiering) Utbildare och administratörer på en kurs kan ställa in att de ska få detta automatiska meddelande när någon ny person registreras på kursen LUVIT Education Hantera LE-menyer I lärmiljön, LUVIT Education, finns flera menyalternativ, d v s möjlighet ställa in vilka menyer som ska visas för olika profiler (kursadministratör, utbildare, kursdeltagare och gäst). De inställningar som görs i serveradministrationen avgör vilka menyer som ska visas från start i en kurs, för olika profiler. Valen kan ändras inne i kursen av de profiler som har tillgång till menyinställningsfunktionen i lärmiljön. (Den förvalda inställningen är att de med profilen kursadministratör kan ändra menyerna i lärmiljön. ) För att ändra menyinställningarna börja med att välja profil. Kryssa därefter i de menyalternativ som ska visas. Avsluta med att spara. Observera att om menyinställningarna ändras i serveradministrationen påverkar detta ej befintliga kurser, utan enbart de kurser som skapas efter att menyinställningarna ändrats. För att ändra menyerna i befintliga kurser måste detta göras i den enskilda kursen LUVIT Administration Hantera rubriker Listor av olika slag, t ex listor med kurser eller listor med användare visas på många ställen för administratören. Dessa listor har en standardinställning (läggs in vid installationen) för vilka listrubriker som ska användas, t ex bl a förnamn, efternamn och e-post för en användare. Denna standardinställning kan ändras i Serveradministration/LUVIT Administration/Hantera rubriker. LUVIT Administration, Manual 31(128)

32 Dessa listors presentation kan ändras av var och en som har rätt att se listorna och därmed anpassas efter individuella behov. Individuella ändringar görs under menyn Personliga inställningar/hantera rubriker. Den rubrikinställning som väljs i menyn Serveradministration blir automatiskt gällande för alla administratörer i systemet. Undantag gäller dock för de administratörer som ändrat inställningar under Personliga inställningar. Det räcker med att en administratör har gjort någon ny rubrikinställning under Personliga inställningar för att stoppa genomslag för samtliga ändringar under Serveradministration för denna användares/administratörs inloggning Roller Rollerna i administrationsmiljön samt dess behörigheter finns utförligt beskrivet i kapitel Vänligen använd detta kapitel för förståelsen av roller. I detta kapitel behandlas enbart handhavande. Visa roller Välj LUVIT Administration/Roller under menyn Serveradministration. I arbetsarean visas nu en lista med olika roller. Om rollen har administratörsbehörighet är detta markerat i listan. Ordningen i listan visar den hierarkiska ordningen av rollerna i systemet. Om du utgår från de förvalda rollerna, så är alltså Enhetsadministratör en högre roll än Kursadministratören (se mer i avsnittet 2.2.7). Den hierarkiska ordningen kan ändras. Markera rollen och använd knapparna för att flytta den markerade rollen upp eller ned i listan. Observera att ordningen i listan inte påverkar behörigheten för rollen. Ändra roll Klicka på rollnamnet. I formuläret Ändra roll till höger kan du nu ändra rollnamnet, om det är en ny, alltså inte förvald roll. Du kan också göra administratörsroller till icke administratörsroller samt, om det är en administratörsroll, kan du även ändra behörigheter. Spara dina ändringar genom att klicka på Spara. Skapa roll I listan med roller, klicka Ny. Formuläret Ny roll visas till höger i arbetsarean. Fyll i Rollnamn. Om rollen ska ha administratörsrättigheter markera Administratörsroll. När du markerar detta visas en ruta med funktioner och behörigheter. För varje grundfunktion bestämmer du vilken behörighet din nya roll ska ha. Klicka därefter Spara. Glöm inte att avgöra och ställa in rollens placering i den hierarkiska ordningen genom att placera rollen i listan med rollnamn med hjälp av knapparna Flytta upp eller Flytta ned. Ta bort roll Roller kan bara tas bort om det inte finns några användare som har den rollen. Markera rollen du vill ta bort i listan. Klicka på Ta bort. LUVIT Administration, Manual 32(128)

33 Hantera datafält Du kan lägga till datafält för att hantera information om användare, enheter, användargrupper, kurser, materialpaket och enstaka filer. Det är de datafält som inte är standard som hanteras i Hantera datafält. Lägg till fält Klicka på Lägg till fält i verktygsfältet. Välj i rullgardinsmenyn vilken typ av objekt fältet ska appliceras på. Fyll i Fältnamn och välj i vilken datatyp fältet ska innehålla från rullgardinsmenyn. Välj slutligen om fältet ska vara obligatoriskt. Klicka på Spara. Fältnamnet har prefixet md_ och är det namn på fältet som lagras som en nyckel i språkdatabasen. Denna text bör översättas till alla de tillgängliga språk som administratörerna använder. Lägg till översättning För att lägga till översättning, markera fält i Hantera datafält och klicka på Ändra översättning i verktygsfältet. Välj språk i rullgardinsmenyn och skriv in vad fältet ska heta på det valda språket i fältet Översättning. Klicka på Spara. Upprepa för de tillgängliga språk som administratörerna använder. Ändra översättning För att ändra översättning för ett datafält, markera datafältet och klicka på Ändra översättning i verktygsfältet. Ändra och klicka på Spara. Ta bort datafält För att ta bort ett datafält, markera datafältet och klicka på Ta bort fält i verktygsfältet. Bekräfta genom att klicka på OK. Tänk på att all data som finns i fältet försvinner Enhetstyper Du kan använda enhetstyper för att skapa tydlighet i enhetsstrukturen. Med hjälp av ikoner, representerande olika enhetstyper, och som visas dels när enheter listas via menyn Enheter, dels bredvid namnet på aktiv enhet högst upp i administrationsfönstret, kan du lätt skilja de olika enhetstyperna åt. Du kan t ex ha en ikon för enheter som används av kursskapare för att skapa material, och/eller ha olika ikoner för olika enheter som används för olika grupper av användare i en organisation. LUVIT Administration, Manual 33(128)

34 Skapa ny enhetstyp Klicka på Ny. Fyll i Titel (obligatoriskt) och Beskrivning. Välj ikonfil och klicka på Spara. Ikonfilen ska vara av formatet.jpg eller.gif. Ändra enhetstyp Klicka på enhetstypens namn i listan och ändra informationen. För att byta ut ikonen, ladda upp ny fil. Klicka på Spara Inställningar för material Aktivera versionshantering Markerad box aktiverar versionshantering för enstaka filer i Materialbiblioteket. Det innebär att om en fil ersätts med en ny/redigerad fil så sparas den fil som ersätts och blir även möjlig att återställa. Aktivera checkin/checkout Markerad box aktiverar versionshantering för materialpaket i Materialbiblioteket, och därmed också checkin/checkout-funktionaliteten. Sistnämnda innebär att om ett materialpaket ska redigeras måste det först checkas ut, vilket innebär att det inte är åtkomligt för redigering för annan än den som redigerar paketet. När paketet är färdigredigerat checkas det in igen och blir den aktiva versionen. Paket som det såg ut innan redigerades sparas samtidigt som en tidigare version, möjlig att senare återställa som aktiv version. Aktivera materialstatus Markerad box aktiverar materialstatus för materialpaket och enstaka filer. Information materialstatus återfinns på respektive paket eller kurs redigeringssida. Standard materialstatus Här bestäms den statusinställning som ska vara förvald för nytt materialpaket eller fil. Skapa kurs av materialpaket enbart Markerad box innebär att nya kurser enbart kan skapas som kopior på redan befintliga materialpaket Kompetensinställningar Här ställer du in vad du vill att de olika kompetensnivåerna ska kallas och hur de ska beskrivas. De nivåer som är utgråade är inte aktiverade. Kontakta Grade support för att aktivera dem LUVIT Portal Portalmenyer Det går att bestämma vilka menyer som ska synas dels på portalsidan innan inloggning dels inne i portalen. Välj menyer genom att kryssa i rutorna och klicka på Spara. LUVIT Administration, Manual 34(128)

35 De val som görs här kommer att vara standard för alla nya portalsajter som skapas i systemet. Det är möjligt att avakativera val på enskilda portalsajter i menyn LUVIT Portal/Portalsajter Portalkommunikation Det går att bestämma vilka individer och grupper som ska kunna kommunicera. Det finns fem olika nivåer, från att alla i systemet tillåts kommunicera med varandra ned till att enbart deltagare inom samma användargrupp tillåts kommunicera Portalskin Ni kan skapa ett särskilt anpassat skal för portalen genom att ändra färger och logga. Klicka på Ny, fyll i Titel och ladda upp en i förväg skapad zip-fil. I panelen Ladda ned skinpaket kan man ladda ned ett skinpaket som kan användas som mall för nya skin. Om ni vill ha mer information hur man själv skapar skin till LUVIT så kontakta Grade. Vill ni ha hjälp med att skapa ert skin är det naturligtvis inget problem. Grade kan göra skinnet åt er Om Med Om aktiverat läggs en ny flik till i toppmenyn i portalen som kan användas för att länka till information om er organisation. Det finns två länkningsalternativ. Det ena är att enbart länka menyn till en webbsida och det andra är att skapa en skräddarsydd sida med hjälp av mallar, bilder och text. Formuläret blir tillgängligt då radioknappen Skräddarsydd sida markeras Dokumenttyper I Dokumenttyper listas de dokumenttyper som användaren har tillåtelse att ladda upp till Mitt arkiv i portalen och de dokumenttyper som tillåts i LUVIT Education Visa/ändra information om dokumenttyper Du kan redigera instruktionerna för dokumenttyper som du själv lagt upp. Välj Server administration/dokumenttyper i menyn. Klicka på dokumenttypen du vill redigera. I Redigera dokumenttyp ändrar du texten i fältet för instruktioner. Klicka på Spara. För information om MIME-typ se Valet Autopublish är kopplat till om du laddar upp en zip-fil, med vanliga filer och mappar, i lärmiljön (via Importera modul i Bygg och redigera-sidan). Om Autopublish är markerat för en dokumenttyp kommer filer av denna typ att automatiskt publiceras i navigationsträdet. Genom Autopublish-valet kan du t ex se till att HTML-dokument publiceras men ej bilder som är inlänkade i HTMLdokumentet. Valet Bara för administratörer ger möjlighet att hindra vanliga kursdeltagare att ladda upp vissa typer av filer i lärmiljön, samtidigt som kursadministratörer och utbildare har denna möjlighet. Ett LUVIT Administration, Manual 35(128)

36 exempel på tillfälle då detta val kan vara angeläget är om utbildare eller kursadministratörer vill förmedla/hantera exe-filer utan att ge kursdeltagare denna möjlighet Lägg till dokumenttyp Du kan lägga till dokumenttyper. Klicka på Lägg till dokumenttyp i verktygsfältet. Fyll i fälten Beskrivning och Filändelse. MIME-typ fylls i automatiskt, men du kan redigera fältet själv (för vidare information se Om så önskas markera Autopublish och/eller Bara för administratörer (mer information i föregående avsnitt). Klicka på Spara Ta bort dokumenttyp Du kan ta bort en dokumenttyp som du själv har skapat, och om inte något dokument är uppladdat i systemet som är av denna dokumenttyp. Klicka på dokumenttypen i listan för att komma till Redigera dokumenttyp. Klicka på Ta bort Språk I Språk ser du vilka språk som är installerade på de olika applikationerna. Välj applikation i rullgardinsmenyn (LUVIT Education går under Portal). Listan visar språk och installationsdatum Importera språk Klicka på Importera språk i verktygsfältet. Klicka på Bläddra och leta upp filen som du ska importera. Klicka på Nästa i verktygsfältet för att fortsätta. I importsammanfattningen får du information om vilket språk som ska importeras och vilken applikation det ska installeras på. Klicka på Slutför för att slutföra. Språkfilen som importeras för installation av språk skapas av Grade Ta bort språk Markera de språk du vill ta bort och klicka på Ta bort. Bekräfta ditt val Inställningar för självregistrering Kontakta Grade AB för mer information. LUVIT Administration, Manual 36(128)

37 4. Personliga inställningar 4.1. Hantera rubriker Alla listor som visas, t.ex. listor med användare och kurser, presenteras med ett antal rubriker. För användare kan det t.ex. vara rubriker som förnamn, efternamn och e-postadress. För varje enskild administratör finns det möjlighet att göra individuella inställningar, alltså välja vilka rubriker man själv vill ha i de olika listorna. Välj i vilken ordning rubrikerna ska visas med hjälp av urvalet av alternativ i rullgardinsmenyerna. Max fem kolumner kan visas Personliga inställningar I Personliga inställningar hanterar du personliga inställningar för LUVIT Administration och LUVIT Portal såsom att byta ut ditt lösenord, förändra sättet att visa datalistor och byta språk. Lösenord ändrar du genom Personliga inställningar/personliga inställningar. Skriva in nytt lösenord och bekräfta detta genom att skriva det en gång till. Datalistor med användare, kurser m.m. visas alltid för den enhet som du arbetar i för tillfället. Grundinställningen är att alla underenheter inkluderas i presentationen och att ett visst antal listade objekt visas per sida. Du kan ändra dessa grundinställningar för din egen inloggning genom att avmarkera Inkludera underenheter samt ändra siffran i rullgardinsmenyn vid Antal poster/sida. Under diverse inställningar kan du ange språk genom att välja språk i rullgardinsmenyn. Verktygsfältet som visas längst ner på skärmen vid de flesta menyval presenterar både de vanligaste verktygen/genvägarna och avancerade verkyg. Om du inte vill att även avancerade verktyg ska visas automatiskt så kryssa av rutan Visa alltid Avancerade verktyg. Observera att du alltid kan få fram de avancerade verktygen genom att klicka på pilen i listen ovanför verktygsfältet när du är i behov av dem. Klicka alltid på Spara längst ner när du har gjort dina ändringar. LUVIT Administration, Manual 37(128)

38 5. Enheter Strukturen i LUVIT Administration bygger på enheter och vem som har tillgång till de olika enheterna. Det här kapitlet beskriver enheter Hantera enheter grundläggande verktyg Antalet enheter som skapas beror på hur strukturen i systemet ska se ut och reflekterar det behov som ägaren av systemet har. En anledning till att dela upp systemet i olika enheter kan vara att du vill delegera ansvaret för administrationen till flera delansvariga enheter. Varje enhet får då en egen enhetsadministratör. Det finns inga restriktioner gällande antalet enheter som skapas, men att hålla det enkelt från början är ett tips. Systemet är flexibelt på så vis att det hela tiden är möjligt att göra förändringar i strukturen. Du kan när som helst lägga till, flytta och ta bort enheter. Att sköta om den grundläggande strukturen är först och främst huvudadministratörens uppgift. LUVIT Administration, Manual 38(128)

39 Enhetsstrukturen byggs hierarkiskt. Enheterna sorteras alfanumeriskt inom nivåerna när du skapar en ny enhet. Du kan dock ändra på sorteringsordningen genom att dra enheten till sin önskade plats inom samma enhet. För att flytta en enhet till annan föräldrarenhet, håll nere SHIFT-tangenten. Behörigheter ärvs nedåt i strukturen Skapa enhet Som administratör kan du bara skapa enheter som ligger under enheter där du har full behörigt för enheter. För att skapa en ny enhet välj Enheter/Hantera enheter i menyn. Markera den enhet du vill skapa en underenhet till. Klicka på Lägg till underenhet i verktygsfältet. I nästa steg skriver du in den nya enhetens namn och en beskrivning, samt väljer ev Enhetstyp och Portalsajt. Klicka sedan på Spara Ta bort enhet Det går att ta bort alla enheter utom den översta. Välj Enheter/Hantera enheter i menyn. Markera den eller de enheter du vill ta bort genom att markera rutan framför. Klicka Ta bort. Bekräfta att du vill ta bort markerade enheter genom att klicka OK Flytta enhet Du kan flytta enheter uppåt och nedåt i den hierarkiska strukturen. Klicka på enheten du vill flytta på, håll musknappen nere, dra och släpp den där du vill att den ska placeras. Om du vill flytta enheten till ny föräldrarenhet, håll nere SHIFT-tangenten Byt enhet Du kan byta enhet som du arbetar i på två sätt. Markera den enheten i enhetsstrukturen du vill byta till i. Klicka på Byt aktiv enhet i verktygsfältet. Du kan också klicka på knappen Byt enhet uppe i infofältet. Infofältet finns tillgängligt oberoende av menyval Hantera enheter avancerade verktyg Visa rapport Med hjälp av rapportverktyget är det möjligt att generera en sammanställning över informationen för en enhet. I rapporten anges generell information om enheten såsom namn, föräldrarenhet och beskrivning, information om kurser och om användare kopplade till enheten För att nå rapporten, gå till Enheter/Hantera enheter i menyn och markera den aktuella enheten och välj Visa rapport i verktygsfältet. Rapporten genereras och visas i ett separat fönster. LUVIT Administration, Manual 39(128)

40 Visa grafisk rapport över enhet Du kan få en grafisk rapport som visar en sammanställning av aktiviteterna i en enhet eller flera enheter. Den grafiska sammanställningen ger dig en möjlighet att enkelt jämföra aktiviteter i flera olika enheter. Rapporten visar grafiskt antal registrerade användare, total logintid, kursaktivitet totalt och kursaktivitet de senaste trettio dagarna. För att nå rapporten, gå till Enheter/Hantera enheter i menyn och markera en eller flera enheter i enhetsstrukturen och välj Visa grafisk rapport över enhet i verktygsfältet. Rapporten genereras och visas i ett separat fönster Skicka meddelande Du kan skicka meddelande till de som är kopplade till en enhet. Välj Enheter/Hantera enheter, markera den enhet/de enheter med användare du vill skicka meddelande till och välj verktyget Skicka meddelande. Fyll i önskad information i formuläret. Du kan välja att bifoga bilaga till meddelandet, du kan välja att inga svar till meddelandet ska kunna skickas av mottagaren samt du kan välja meddelandet även ska skickas som e-post. Som avsändare till meddelandet står den som du är inloggad som. Observera att med Inga svar markerat ges information i meddelandet att detta ej kan besvaras. Denna information ges dock inte i ett eventuellt e-postutskick. E-postutskicket kan också besvaras Redigera enhet Normalt är det bara system- och enhetsadministratörer som har rättighet att skapa, redigera och ta bort enheter. Du kan ändra namn och beskrivning på en enhet. Välj Enheter/Hantera enheter i menyn. Klicka på den enhet du vill redigera. I informationsfönstret kan du ändra i fälten Namn och Beskrivning. Externt ID kan användas vid kommunikation med externa källor. Om en systemadministratör lagt in enhetstyper (se avsnitt 3.5.4) går det även att välja vilken typ av enhet det är, tex demo, genom att välja i rullgardinslistan. Enheten får då en symbol framför sig i enhetesträdet. En enhet är alltid kopplad till en portalsajt. Om det bara finns en sajt, defaultsajten, är det den som gäller. Om flera portalsajter skapats (se avsnitt 0) kan enheten kopplas till önskad sajt vald i rullgardinsmenyn intill rubriken Portalsajt. Avsluta redigeringen med att spara. I fönstret till höger visas information om hur många kurser och användare som är kopplade till enheten. LUVIT Administration, Manual 40(128)

41 6. Användare Via menyn Användare hanteras i huvudsak registrering av användare, ändring av användaruppgifter samt koppling av användare till kurser. I menyn finns även funktionalitet för att skriva ut kursintyg till användare. Till detta kommer funktioner som att flytta och lägga till användare till olika enheter samt ta bort användare från enheter eller helt från systemet. Genom olika sätt att visa registrerade användare ges även möjlighet att snabbt se information om enskilda användare eller grupper av användare. Det är alltid nödvändigt att lägga till användare så att dessa ska kunna logga in och använda avsedda tjänster och funktioner i portal och administration. Lägga till användare kan göras på följande sätt: Manuellt Import av användare via textfil Import av användare direkt till kurstillfället från extern katalogserver (LDAP) Import av användare via xml-fil (IMS Enterprise) Självregistrering 6.1. Hantera användare grundläggande funktioner och verktyg Möjligheten att visa användare utgör en grundfunktion för att enkelt kunna hantera användare i systemet. Välj Användare/Hantera användare i menyn. Valet innebär att samtliga användare i enheten som du arbetar med visas i en lista. Om det är många användare visas listan på flera sidor som du kan bläddra mellan. LUVIT Administration, Manual 41(128)

42 Information via Hantera användare Via användarlistan kan du utläsa information på flera sätt: Via de listrubriker som är valda (Se mer om listrubriker under avsnittet och 1) Genom att föra muspekaren över enskilda användares förnamn visas i en tooltip central information användaren. Klicka på användares förnamn så kommer du till användarens redigeringssida. Denna sida innehåller ett formulär som visar all information som är inlagd om användaren. Via denna sida hittar du också information om hur många och vilka enheter användaren är kopplad till, hur många och vilka kurser användare är registrerad på samt hur många och vilka användargrupper användaren är knuten till. (Se mer i avsnitt 6.3 om hur du redigerar kursinformationen.) Lägg till användare importera användare Se avsnitt Gallra ut inaktiva användare Du kan söka ut inaktiva användare genom att använda kolumnerna Senast inloggad och Antal kurser. Med hjälp av dessa kan du söka fram användare som inte varit inloggade sedan ett visst datum. Du kan även plocka fram de användare som inte är registrerade på några kurser Registrera användare Med Registrera användare avses registrering av användare på kurs. Denna process kan också utföras via menyn Kurser/Hantera kurser. Att registrera en användare till en kurs innebär att användaren får tillgång till kursen via Portalen under den period kursen är aktiv. LUVIT Administration, Manual 42(128)

43 Välj Hantera användare i menyn Användare. Markera den eller de användare som ska registreras och klicka därefter på verktyget Registrera användare. Markera sedan den/de kurser som användaren/användarna ska registreras på och klicka på Nästa. Välj vilken profil användaren/användarna ska ha på kursen samt om ett registreringsmail ska skickas till deltagaren/deltagarna. Om du inte vill att registreringsmailet skickas direkt går det att istället ange ett datum då det ska gå ut. Om det finns en mall inlagd på den valda kursen kommer den mallen att användas i första hand. Om det inte finns någon mall på kursen kan du välja något av de andra alternativen. Se avsnittet om e- postmallar för hur du ändrar i en mall. Klicka på Nästa. (Du kan enbart använda en kursprofil vid varje registreringstillfälle så lämpligen registrera kursdeltagare för sig, utbildare för sig och kursadministratörer för sig.) Registrering bekräftas med en rapport som visar på vilka kurser registreringen skett samt hur många som registrerats. Om någon av de som registrerats redan tidigare är registrerade på kursen framgår det av rapporten Koppla användare till enheter Användare som läggs till i systemet, manuellt eller via import, läggs automatiskt i den aktiva enheten. Användaren blir även synlig, och åtkomlig, på högre nivåer i enhetssystemet. Du kan koppla användare åtkomlig via den aktiva enheten till andra enheter i systemet. Välj Hantera användare i menyn Användare. Markera den eller de användare som ska kopplas till annan/andra enheter och klicka på verktyget Koppla användare till enheter. Markera de enheter användaren/användarna ska kopplas till samt klicka på Nästa. Välj den roll användaren/användarna ska ha på den/de enheter de kopplas till samt klicka på Slutför. Kopplingen avslutas med en rapport om resultatet av genomförd åtgärd. LUVIT Administration, Manual 43(128)

44 Ta bort användare från kurser Du kan via sidan Hantera Användare ta bort användare från kurser som är kopplade till aktiv enhet eller underliggande enheter. Välj Hantera användare i menyn Användare. Markera den eller de användare som ska tas bort från kurs/kurser och klicka på verktyget Ta bort från kurser. Välj därefter den eller de kurser som användaren/användarna ska tas bort ifrån och klicka på Nästa. Du får information om vilka val du gjort. Om du vill ändra något val, klicka på Tillbaka och utför ändringarna. Om du godkänner valen, klicka på Slutför. En rapport visas vilka kurser som operationen utförts på samt hur många som tagits bort från varje kurs Ta bort från enheter Du kan via sidan Hantera användare ta bort användare från enheter. Välj Hantera användare i menyn Användare. Markera den eller de användare som ska tas bort från en eller flera enheter och klicka på verktyget Ta bort från enheter. (Observera att enbart användare som inte är registrerade på kurser kan tas bort.) Markera de enheter du vill användaren/användarna ska tas bort från och klicka på Nästa. (Enbart de enheter som någon av de valda användarna är kopplade till är möjliga att markera.) Information om dina val visas. Om du vill gå tillbaka och ändra klicka på Tillbaka. Om valen är korrekta klicka på Slutför. Observera att även om en användare tagits bort från samtliga enheter så finns det fortfarande registrerade i systemet, åtkomliga via Användarregistret (se avsnitt 6.5) Hantera användare avancerade funktioner Visa rapport Med hjälp av rapportverktyget är det möjligt att generera en sammanställning över informationen om en användare. I rapporten anges användarinformation såsom namn, E-postadress, användarnamn, skapad och senast uppdaterad. Användarens enheter och användarens kurstillfällen anges också. För att nå rapporten, gå till Användare/Hantera användare och markera den aktuella användaren och välj Visa rapport i verktygsfältet. Rapporten genereras och visas i ett separat fönster Visa rapport över användarens testresultat Det finns möjlighet att ta fram en sammanställning över användarens alla testresultat. För att nå rapporten, gå till Användare/Hantera användare och markera den aktuella användaren och välj Visa rapport över användarens testresultat i verktygsfältet. Rapporten genereras och visas i ett separat fönster Lägg till användare till grupp Du kan via menyn Användare lägga till användare till en användargrupp. Användargruppen måste vara skapad innan åtgärden utförs. LUVIT Administration, Manual 44(128)

45 Välj Hantera användare i menyn Användare. Markera den eller de användare som ska läggas till och välj verktyget Lägg till användare till grupp. Välj grupp eller grupper som deltagarna ska läggas till och klicka på Nästa. De användare som läggs till gruppen kopplas automatiskt till de enheter som gruppen är kopplad till. Du avgör vilken roll användarna ska ha på nya enheter de eventuellt kopplas till genom att välja roll i rullgardinsmenyn. Klicka på Slutför Importera personliga bilder Det finns möjlighet att lägga in personliga bilder för en eller flera användare. Bildnamnet skall vara samma som fältet "Användarnamn" på respektive användare. Bilderna sparas i en zip fil som laddas upp till LUVIT. De personliga bilderna läggs in i användarens personliga presentation Ändra allmänna inställningar Allmänna inställningar som roll och standardspråk kan ställas in på en eller flera användare samtidigt. Välj Användare/Hantera användare i menyn. Markera en eller flera användare i listan och klicka på Ändra allmänna inställningar i verktygsfältet. Markera de egenskaper du väljer att uppdatera och välj sedan värdet för egenskaperna i respektive rullgardinsmeny. Klicka på Spara. OBS! Uppdatering av roll för användare påverkar bara rollen i den aktiva enheten. Val av standardspråk påverkar användaren i LUVIT Administration och i LUVIT Portal. Användarens språk i kurser påverkas inte. Vill du ändra en eller flera användares profiler och språk i en kurs kan du göra detta via Kurser/Hantera kurser i menyn. Markera den aktuella kursen i listan och välj Visa användare. Markera sedan de användare du vill ändra allmänna inställningar på och klicka på Ändra allmänna inställningar i verktygsfältet Skicka portalinbjudan När du skickar portalinbjudan till användare innebär detta att e-post med webbadress till LUVIT Portal skickas. Den adress som skickas är alltid till den portalsajt som är kopplad till den aktiva enheten, alltså den enhet du arbetar i när meddelandet skickas. (Läs mer om val portalsajter i enheter i avsnitten och 5.3) Välj Användare/Hantera användare i menyn. Markera en eller flera användare i listan och klicka på Skicka portalinbjudan i verktygsfältet. Välj Lösenordsalternativ. Väljer du att ge användarna nya lösenord ska du välja Alternativ för ny lösenord. Väljer du att alla användarna ska få ett Generellt lösenord ska detta skrivas in i textfältet. När du gjort dina val, klicka på Slutför Koppla chefer till enheter Här kan du ge användare chefsbehörighet till enheter. Detta ger användaren tillgång till chefsvyn i Portalen, och möjlighet att se kompetensinformation om de användare som tillhör valda enheter. LUVIT Administration, Manual 45(128)

46 Välj Användare/Hantera användare i menyn. Markera de chefer du vill koppla till enhet. Klicka på Koppla chefer till enheter. Nu visas enhetsstrukturen. Markera rutan till vänster om de enheter du vill att cheferna ska kopplas till. Klicka på Nästa i verktygsfältet. Nu visas information om antal användare du vill koppla och antal enheter som de ska kopplas till. Klicka på Slutför i Verktygsfältet för att koppla. Du får en rapport på hur många användare som kopplats och hur många användare som har uppdaterats på varje enhet Ta bort chefer från enhet Välj Användare/Hantera användare i menyn. Markera den eller de chefer som ska tas bort och välj verktyget Ta bort chefer från enheter. De enheter som listas är de som markerade chefer är kopplade till. Markera den eller de enheter du vill ta bort cheferna från och klicka på Nästa. Klicka på Slutför på nästa sida för att bekräfta dina val och slutföra åtgärden Koppla utbildningsadministratör till enheter Här kan du ge användare utbildningsadministratörsbehörighet till enheter. Detta ger användaren tillgång till att hantera kurser och anmälningar i Portalen, för kurser som finns registrerade på valda enheter. Välj Användare/Hantera användare i menyn. Markera de chefer du vill koppla till enhet. Klicka på Koppla utbildningsadministratör till enheter. Nu visas enhetsstrukturen. Markera rutan till vänster om de enheter du vill att cheferna ska kopplas till. Klicka på Nästa i verktygsfältet. Nu visas information om antal användare du vill koppla och antal enheter som de ska kopplas till. Klicka på Slutför i Verktygsfältet för att koppla. Du får en rapport på hur många användare som kopplats och hur många användare som har uppdaterats på varje enhet Ta bort utbildningsadministratör från enheter Välj Användare/Hantera användare i menyn. Markera den eller de användare som ska tas bort och välj verktyget Ta bort utbildningsadministratör från enheter. De enheter som listas är de som markerade användare är kopplade till. Markera den eller de enheter du vill ta bort användarna från och klicka på Nästa. Klicka på Slutför på nästa sida för att bekräfta dina val och slutföra åtgärden Skicka meddelande Det går att skicka meddelande till enskilda användare. Markera en, flera eller alla kursdeltagare och klicka på Skicka meddelande. Fyll i ämne, skriv meddelandet och lägg till bilaga. Det går dessutom att skicka som separat e-post och välja om det inte ska gå att svara på meddelandet (sistnämnda funktion fungerar endast på meddelande inom systemet, ej på eventuell e-post) Ta bort användare från användargrupp Du kan via listan med användare ta bort användare som är kopplad till användargrupper. Välj Hantera användare i menyn Användare. Markera den eller de användare som ska tas bort och välj LUVIT Administration, Manual 46(128)

47 verktyget Ta bort användare från grupp. De användargrupper listas som någon av de markerade användarna är kopplade till. Markera den grupp eller de grupper du vill ta bort användarna från och klicka på Nästa. Klicka på Slutför på nästa sida för att bekräfta dina val och slutföra åtgärden Visa utsökning som rapport Om du önskar en rapport över flera användare kan du använda alternativet Visa utsökning som rapport i verktygsfältet. Gör valfri filtrering av listan genom att använda sökfunktionen ovanför listan. Klicka sedan på Visa utsökning som rapport och en rapport genereras i ett nytt fönster Visa/Ändra information om användare LUVIT Administration, Manual 47(128)

48 Välj Användare/Hantera användare i menyn. Klicka på användarnamnet. Samma formuläruppgifter visas som du angav när deltagaren registrerades. Dessa uppgifter kan ändras direkt i formuläret. Klicka på Spara för att spara de ändringar du gjort. Observera att du kan välja att en användare inte ska ha möjlighet att logga in i systemet överhuvudtaget genom att avmarkera Inloggning tillåten. Denna inställning kan ändras för en eller flera användare via verktyget Ändra allmänna inställningar (se avsnitt 0) Det går även att se en användares presentation, om denne har aktiverat den, direkt genom att klicka på Visa (visas enbart om presentationen är aktiverad). I den högra sidan av arbetsarean visas information om antal kopplingar användaren har. Du ser hur många enheter användaren finns i, hur många kurstillfällen som användaren är registrerad på samt hur många användargrupper användaren ingår i. Du har möjlighet att se mer information genom att klicka på knappen Visa bredvid kopplingarna. Under Övrig information ligger de dokument som laddats upp för användaren. Det kan t.ex. vara ett avtal eller intyg som hör till användaren. Om du kommer till sidan Användarinformation genom menyn Online-kurser Hantera kurser och Visa användare ligger även kursspecifika dokument under Övrig information. LUVIT Administration, Manual 48(128)

49 Ändra roll För att ändra användarens roll klickar du på Visa-knappen för enheter. I enhetsstrukturen ser du vilka enheter användaren är kopplad till samt vilken roll användaren har i varje enhet. Klicka på rollen för att ändra. OBS! Behörighet ärvs nedåt i enhetsstrukturen. Du kan dock ge användaren en roll med högre behörighet i en underenhet och då blir detta den gällande behörigheten i denna enhet och enheter under denna Lägg till användare importera användare Här beskrivs de olika sätten som du som administratör kan lägga till användare Lägga till användare Du lägger till användare i den enhet du står i. Klicka på menyn Användare/Lägg till användare för att få fram formuläret där användaruppgifterna fylls i. De flesta av fälten är valfria att fylla i. Följande fält är dock obligatoriska: Förnamn Efternamn E-post Lösenord I övrigt är följande viktigt att notera: Val av roll gäller rollen i LUVIT Administration, inte den profil som användaren får i kurser han/hon registreras på. Om enbart de obligatoriska uppgifterna fylls i utgör e-postadressen användarnamn vid inloggning. Om användarnamn fylls i används detta som användarnamn. Användarnamn och E-post är unika identifierare för användaren i systemet och de enda identifierarna för användare som enbart hanteras inom systemets ramar (se också nästa punkt). Fältet Externt ID används endast när användare importeras från extern källa, t ex vid import med textfil. Om externt id definierats i denna fil är detta id den bestämmande unika identifieraren för användaren, vilket ger möjlighet att uppdatera uppgifter som Användarnamn och E-post (vilka också måste vara unika). LUVIT Administration, Manual 49(128)

50 LUVIT Administration, Manual 50(128) Du kan välja att en användare inte ska ha möjlighet att logga in i systemet överhuvudtaget genom att avmarkera Inloggning tillåten. Denna inställning kan ändras för en eller flera användare via verktyget Ändra allmänna inställningar (se avsnitt 0) Om serverinställningen Enkelt formulär när användare läggs till är aktiverad kommer formuläret endast att innehålla de obligatoriska fälten Import med textfil Du kan importera användare via en textfil direkt till en enhet. Det kan vara ett lämpligt alternativ om du ska lägga till många användare, och redan har dessa registrerade t ex i en annan databas. Att importera användare via textfil kan även användas för att uppdatera användarinformation. De användare som redan finns i systemet uppdateras med de eventuellt nya uppgifterna som ingår i textfilen. Om det finns användare med i filen som har arkiverats kommer dessa att aktiveras vid importen. Om det finns externa användare (som lagts till i Utbildningsadministrationsmodulen, se manualen för denna modul) kommer deras status att ändras till aktiv i samband med importen. Systemadministratörer kan dock aldrig uppdateras med hjälp av en textfil. Du utför importen lämpligast i följande steg: 1. Sammanställ en textfil med korrekt syntax (se nedan). Textfilen måste vara sammanställd på ett korrekt sätt för att importen ska fungera. 2. Se till att du arbetar i enheten importen ska ske till. 3. Välj Användare/Hantera användare i menyn 4. Välj Importera användare i Verktygsfältet. 5. Tryck på knappen Ladda upp fil och leta upp textfilen på din hårddisk eller nätverk. Tryck på knappen Nästa i verktygsfältet för att fortsätta. 6. I den övre rutan kan du nu se information om hur många av de som importeras som är nya i enheten och hur många som redan finns i enheten, och vilkas uppgifter enbart uppdateras. Kontrollera i listan om de är rätt deltagare (rätt fil) genom att klicka på knappen Visa till höger om respektive information. 7. I den nedre rutan visas om det är någon av de importerade användarna som har varit arkiverade eller externa användare i systemet tidigare. Dessa kommer att aktiveras i importen. Tryck på Nästa. 8. Kontrollera och eventuellt justera rollen som ska gälla för de användare som är nya i enheten, samt välj språk, om e-post ska skickas och lösenord som ska gälla om det bland de

51 som importeras finns användare som är nya i systemet. För användare som redan finns i systemet uppdateras användarinformationen, dock inte e-post eller lösenord eller roll i systemet, såvida inte information om externt id finns med i importfilen (se även lägg till användare). Tryck på knappen Slutför i verktygsfältet för att avsluta importen. 9. En sammanställning visas som talar om hur många användare som är nya i system och/eller enhet samt antalet användares information som enbart uppdaterats. Import via textfil - syntax Textfilen måste innehålla minst fyra fält; förnamn, efternamn, e-postadress, unik identifikator. Den första raden i textfilen ska innehålla namnen på kolumnerna och måste vara skriven på engelska. Filens namn kan däremot vara på annat språk, t ex svenska. Texten måste vara kommaseparerad. Förutom de obligatoriska fälten som redovisas ovan kan filen bestå av följande informationsfält: PersonalID Pnr FirstName LastName Address PostalCode City Phone Mobile altphone Fax UserName URL Gender Company Country ImportUserName Om PersonalID utlämnas i textfilen kommer ett ID att genereras automatiskt. Om Gender (Kön) inte fylls i kommer personen att registreras som kvinna. Könskoderna är Kvinna=O, Man=1. Om UserName lämnas tomt kommer det att automatiskt bli detsamma som e-postadressen. Import UserName måste vara unik, t ex en unik identifikator från ett externt system eller annan valfri identifiering. Om sådan inte finns föreslår vi att ni använder e-postadressen. Det finns tre unika identifikatorer av användare i systemet: Användarnamn, e-postadress samt externt användarnamn. Ingen av dessa uppgifter kan alltså vara gemensam för flera användare i systemet. Vid import måste informationen till fälten e-postadress och externt användarnamn finnas LUVIT Administration, Manual 51(128)

52 med. Om uppgift om användarnamn saknas, fylls detta automatiskt i med samma som e- postadressen. Syftet med det externa användarnamnet är att möjliggöra uppdatering av övriga unika uppgifter som e-post och användarnamn. Vid en ny textfilsexport av en användare, med uppgift om en ny e- postadress, säkrar det externa användarnamnet att rätt användares adress uppdateras. Fyll i en användare och dennes information per rad. Textfilen får inte innehålla några tomma rader eller utrymme mellan orden. Se även till att det inte finns några tomma rader efter den sista raden. Endast dubbla citationstecken kan användas, dock inte typografiska citationstecken som du finner i t ex Words. Det går också bra att skapa filen helt utan citationstecken. Så här kan en textfil se ut: Import med IMS Enterprise IMS Enterprise är en omfattande standard som fullt tillämpad möjliggör import av både deltagare och kursobjekt samt kopplingar mellan dessa. I denna version av LUVIT Administration kan du importera deltagare. För att importera deltagare enligt IMS Enterprise standard, gör följande: 1. Skapa filen med deltagare som följer standarden 2. Välj IMS Enterprise 3. Klicka på Ladda upp fil och leta upp IMS Enterprise-filen på din hårddisk eller lagringsplats i ditt nätverk Hantera arkiverade användare Det finns möjlighet att ändra en användares status till Arkiverad under Användare/Hantera användare. Användaren tas då bort från alla deltagarlistor men informationen finns kvar i menyn Hantera arkiverade användare. Härifrån är även möjligt att aktivera en arkiverad användare. Klicka på användarens namn i listan och ändra status till Aktiv Hantera externa användare En extern användare är en användare som blivit tillagd av en administratör i modulen Utbildningsadministration. Användarens namn visas i deltagarlistor men är inte registrerad i LUVIT LMS och kan inte logga in i systemet. Det är möjligt att aktivera en extern användare härifrån om han/hon ska kunna logga in i LUVIT LMS. Klicka på användarens namn och ändra status från Extern till Aktiv. LUVIT Administration, Manual 52(128)

53 6.7. Användarregister Alla användare som finns i systemet lagras i ett användarregister. All information om en användare (syftar på personinformation ej aktivitetsinformation som t ex aktivitet och resultat i kurser) finns kvar i systemet så länge användaren finns kvar i användarregistret. Tillgång och rättigheter gällande användarregistret styrs av vilken roll du har i LUVIT Administration. Välj Användare/Användarregister i menyn. Användarna presenteras i en lista Koppla användare till enhet Från användarregistret kan du koppla användare till de enheter som du som administrator har behörighet till. Välj Användare/Användarregister i menyn. Markera de användare du vill koppla till enhet. Klicka på Koppla användare. Nu visas enhetsstrukturen. Markera rutan till vänster om de enheter du vill att användarna ska kopplas till. Klicka på Nästa i verktygsfältet. Nu visas information om antal användare du vill koppla och antal enheter som de ska kopplas till. Välj i rullningslistan vilken roll användarna ska ha i enheten. Klicka på Slutför i Verktygsfältet för att koppla. Du får en rapport på hur många användare som kopplats och hur många användare som har uppdaterats på varje enhet Ta bort användare permanent från LUVIT Administration Du kan ta bort användare från LUVIT Administration. Tar du bort en användare från användarregistret raderas all information om denna användare från systemet. Välj Användare/Användarregister i menyn. Markera de användare du vill ta bort från systemet. Klicka på Ta bort från systemet. Information om antal valda användare visas. Klicka på Slutför i verktygsfältet. Ytterligare en bekräftelse behövs för att ta bort. Bekräfta ditt val genom att klicka OK. Användaren är nu borttagen. Att tänka på: Om du önskar att statistik om användaren sparas i systemet kan man istället välja att ändra användarens status till Arkiverad. Användaren syns då inte längre i listor över deltagare men det är möjligt att se användaren under menyn Arkiverade användare. Du kan inte ta bort en användare som är registrerad på kurs(er), oavsett om kursen är aktiv eller inte. Du kan inte ta bort användare som är kopplad till enhet. Vill du ta bort en användare som har kopplingar till kurs(er) måste du först gå in via Användare/Hantera användare och via användarinformationen avbryta kopplingar till aktiva och inaktiva kurstillfällen. LUVIT Administration, Manual 53(128)

54 Vill du ta bort en användare som har kopplingar till enhet måste du först gå in via Användare/Hantera användare. Använd Ta bort från enheter-funktionen som finns i verktygsfältet för att ta bort användarens alla kopplingar Kursintyg Det är möjligt att koppla ett kursintyg till kurser som administratörer kan skriva ut. I vyn Kursintyg listas alla användare som har godkänt resultat på kursen och är berättigade till ett intyg. Markera användaren i listan och välj Hämta kursintyg i verktygsfältet längst ned på sidan. Välj att visa kursintygen och intygen öppnas som en pdf. fil i ett nytt fönster. Använd utskriftsfunktionen i Adobe Reader för att skriva ut. En mall för kursintyget måste vara kopplad till en aktuella kursen. Mallen skapas som ett certfikat som kopplas till kursen. Se avsnittet om Certifikat. Användargrupper För att enklare kunna administrera flera användare samtidigt har du som administratör möjlighet att skapa grupper. Genom att använda användargrupper kan du t ex utföra följande åtgärder: Lägga till användare på flera enheter samtidigt Automatiskt lägga till eller ta bort en grupps användare från utvalda kurser Automatiskt skapa egna personliga enheter för enskilda användare som ingår i en grupp, samt dessutom länka kurser till dessa enheter, med eller utan kursdeltagare, som den enskilde användaren är kursadministratör eller utbildare i. Det är möjligt att lägga till deltagare till gruppen från samma enhet eller underenhet. Om en användare läggs till från en underenhet så läggs denna användare också automatiskt till enheten som användargruppen är kopplad till. Användargrupper kan kopplas till flera enheter, även enheter som ligger parallellt i det hierarkiska systemet. Om kopplingen sker till fler enheter läggs deltagarna i användargruppen automatiskt till dessa enheter. Om ytterligare användare läggs till en användargrupp, som är kopplad till flera LUVIT Administration, Manual 54(128)

55 enheter, så läggs deltagarna till på användargruppen på samtliga av dessa enheter. De tas dock ej bort från någon enhet. Användare som läggs till i en användargrupp, efter att gruppen kopplats till ett kurstillfälle, kopplas ej automatiskt till detta kurstillfälle. Om användare, som redan finns registrerade i systemet, importeras till en användargrupp med hjälp av en textfil, så uppdateras uppgifterna i systemet med de eventuellt nya uppgifter som ingår i textfilen (se mer om import med textfil i avsnittet 6.4.2). Uppdatering av vilka användare som ingår i en användargrupp med hjälp av en textfil kan endast ske när det gäller tillägg av fler användare, ej borttagande. Om en användargrupp uppdateras med import av en ny textfil där användare som tidigare ingått i gruppen saknas, så kommer sistnämnda användare att kvarstå som medlemmar av gruppen Hantera grupper grundläggande verktyg De grupper som du skapat återfinns via menyerna Användargrupper/Hantera grupper. Här kan du lägga till användare till en redan skapad grupp, registrera en grupp på en eller flera kurser, visa vilka användare som ingår i en specifik grupp samt koppla en grupp till en enhet eller ta bort en grupp från en enhet. Du kan här även välja att importera användare direkt till en grupp utan att de redan finns i systemet. Du kan göra inställningar för registrering eller borttagande från kurser samt inställningar för skapande av personliga enheter. Via rapportfunktionen kan du se en sammanställning av informationen som gäller för den användargruppen du markerar i listan Lägg till grupp Se avsnittet 6.11 nedan Lägg till användare För att lägga till användare till en användargrupp, markera användargruppen och klicka på Lägg till användare i verktygsfältet. Följ guiden och markera de användare du vill ska ingå i gruppen, klicka på Nästa. Välj vilken Användarroll användaren ska ha i LUVIT Administration. Användarna i gruppen kommer automatiskt att läggas till i de enheter som gruppen är kopplad till eller kommer att kopplas till. Om användarna är nya i enheten kommer de att få den roll du väljer på denna sida. För befintliga användare i enheter kommer rollen inte att uppdateras. Klicka Slutför. En rapport visar hur många användare som lagts till samt hur många användare som uppdaterats. Om det finns aktiva inställningar för kursregistrering (d v s att användare i gruppen registreras i eller tas bort från kurser) och/eller skapande av personliga enheter utförs de åtgärder som är inställda här. Se mer om nämnda inställningar i avsnitten och Importera användare Du kan välja att importera en textfil med användare direkt till en användargrupp. För utförligare information om hur du importerar användare med hjälp av textfil, läs vidare i avsnittet LUVIT Administration, Manual 55(128)

56 Markera användargruppen och välj Importera användare i verktygsfältet. Följ guiden och ladda upp den aktuella textfil men hjälp av Bläddra. Vid import av användare till en grupp kommer användarna automatiskt att kopplas till de enheter som gruppen sedan tidigare är kopplad till. Om det finns aktiva inställningar för kursregistrering (d v s att användare i gruppen registreras i eller tas bort från kurser) och/eller skapande av personliga enheter utförs de åtgärder som är inställda här. Se mer om nämnda inställningar i avsnitten och 0.. Klicka Nästa. Därefter visas importinformation om antalet nya användare som läggs till samt ev. antalet användare som uppdateras. Klicka Nästa. Bestäm importalternativ, val för nya användare i enheten samt val för nya användare i systemet. Klicka Slutför när du gjort dina val. En rapport över importerade användare visas, vilken eller vilka enheter som gruppen ingår i samt antalet nya användare i gruppen Registrera grupp När du skapat en grupp och lagt till användare kan du registrera gruppen på en eller flera kurser. Markera den eller de användargrupper du vill registrera, välj Registrera grupp i verktygsfältet och följ guiden. Markera de kurser som du vill registrera gruppen på, klicka Nästa. I nästa steg väljer du vilken profil användarna ska ha i kursen. Ange också om du vill skicka ut ett automatisk registreringsmeddelande via e-post. Klicka Slutför, och en registreringsrapport visar vilka kurser du registrerat gruppen på samt hur många nya användare som lagts till och hur många användares om tidigare var registrerade i de aktuella kurserna Visa användare För att visa vilka användare som ingår i en specifik grupp, markera den grupp du vill titta närmare på. Välj därefter Visa användare i verktygsfältet och en lista över användarna i den aktuella gruppen visas Ta bort användare från grupp De enskilda användare som ingår in en grupp kan tas bort. Välj Visa användare i verktygsfältet. När listan över användare visas, markera de användare som du vill ta bort från gruppen. Klicka på Ta bort användare i verktygsfältet. Tänk på att användaren som du tar bort kommer inte att tas bort från de kurser som gruppen är registrerad på, förutsatt att du inte har Ta bort-policys aktiverade, se avsnitt Information över hur många valda användare som tagits borts från hur många valda grupper visas. Klicka Slutför. En rapport över antalet borttagna användare från vilken grupp visas Koppla till enhet Användargrupper kan kopplas till andra enheter. Markera den grupp du vill koppla och klicka på Koppla till enhet i verktygsfältet. Den enhet du befinner dig i är markerad med en grön skiftnyckel. Markera den eller de enheter du vill koppla användargruppen till, klicka på Nästa. Ange vilken Användarroll du vill att gruppmedlemmarna ska ha i de nya enheterna. Om en användare i gruppen finns på vald(a) enhet(er) ändras inte rollen för denna/dessa användare. Klicka därefter Slutför och en rapport över kopplingen visas. LUVIT Administration, Manual 56(128)

57 Ta bort från enhet De användargrupper som du kopplat till en eller flera enheter kan också kopplas från dessa enheter. Markera användargruppen och välj Ta bort från enhet i verktygsfältet. Markera de enheter som du vill ta bort gruppen ifrån och klicka Nästa, därefter visas en meddelande över hur många grupper som du valt at ta bort och från hur många enheter. Klicka Slutför. En rapport anger vilken användargrupp du tagit bort och från hur många enheter. Om en användargrupp tas bort så påverkas inte användarens registrering på enheten. Du kan inte koppla från en grupp från samtliga enheter, däremot kan du ta bort en grupp helt med verktyget Ta bort grupper, se avsnittet Hantera grupper avancerade verktyg Visa rapport Med hjälp av rapportverktyget visas en sammanställning över informationen för användargruppen såsom namnet på gruppen, när den är skapad och vem som skapat den. I rapporten anges även vilka enheter som användargruppen är kopplad till samt vilka användare som ingår gruppen. För att nå rapporten, markera den aktuella användargruppen och välj Visa rapport i verktygsfältet. Rapporten genereras och visas i LUVITs rapportverktyg Lägg till kurspolicys Du kan göra inställningar, här kallat policys, för om användare i en grupp automatiskt ska registreras på eller tas bort från valda kurser. Du kan välja om en policy ska vara aktiv eller inaktiv. Det innebär t ex att du kan ställa in en policy och därefter välja att aktivera den vid senare tillfälle. En aktiv policy för att lägga till användare i kurser verkställs direkt för alla användare som är med i gruppen när policyn aktiveras. Den verkställs även direkt för en användare när denne läggs till gruppen i ett senare skede. En aktiv policy för att ta bort användare från grupp påverkar däremot inte användare som är med i gruppen, utan verkställs enbart för användare som tas bort från gruppen. För att lägga till en kurspolicy välj Hantera användargrupper i menyn Användargrupper. Välj användargrupp som du vill lägga till en kurspolicy för och välj verktyget Lägg till kurspolicy. Du kan nu välja vilken kurs som användarna automatiskt ska läggas till tas bort från (en kurs för varje policy). I listan med kurser ser du samtliga kurser i de enheter du har rättighet att registrera användare på kurser. Klicka på Nästa. I inställningen för policyn kan du välja: om policyn ska vara aktiv om gruppen ska läggas till eller tas bort från valda kurser vilken profil de ska ha om de läggs till en kurs om det ska finnas ett fastställt datum när tillgången till kursen upphör användarnas status på kursen, d v s om det ska stå som aktiva eller inaktiva LUVIT Administration, Manual 57(128)

58 Vilket språk som ska gälla för användarna i kursen När du gjort dina val klicka på Slutför. För att ändra eller ta bort policy se avsnittet Ändra eller ta bort policy Lägg till policys för personliga enheter Du kan automatiska skapa egna personliga enheter för de som tillhör en användargrupp, genom att lägga till inställningar, här kallat policys, vilka definierar hur och när skapandet ska ske. Detta kan vara en lämplig lösning i ett scenarie där du har många kursadministratörer eller utbildare som vid administration av sina kurser enbart ska ha tillgång till och se sina egna kurser och egna användare. I stället för att lägga till personliga enheter en och en, kan de läggas till automatiskt för samtliga användare i en grupp. Du kan dessutom i policyn bestämma att kurser där den enskilde gruppanvändaren är kursadministratör eller utbildare för också ska länkas in i den personliga enheten, samt om eventuellt registrerade kursdeltagare ska kopplas till den personliga enheten. För att lägga till en policy för personliga enheter välj Hantera användargrupper i menyn Användargrupper. Markera gruppen du vill applicera policyn för och välj verktyget Lägg till policy för personlig enhet. Markera den enhet du vill ska vara föräldrarenhet till de personliga enheter som ska läggas till och klicka på Nästa. Du får nu möjlighet att göra följande val: om policyn ska vara aktiv roll som gruppdeltagarna ska ha på sina personliga enheter om de kurser den enskilda gruppanvändaren är kursadministratör eller utbildare i automatiskt ska länkas till den personliga enheten om de kursdeltagare som eventuellt är registrerade på kurserna nämnda i punkten ovan också ska kopplas till enheten När du gjort dina val klicka på Slutför. En rapport visas om vilken enhet som de nya enheterna kommer att läggas under, alltså vilken enhet som är föräldrarenheten, samt typen av policy (alltid typen Tillägg i detta fall). För att ändra eller ta bort policy se avsnittet Ändra eller ta bort policy Ta bort grupper Du kan ta bort grupper. Om du tar bort en grupp påverkar detta inte gruppens användare och deras kopplingar till enheter och kurser. Välj Användargrupper/Hantera användaregrupper. Markera gruppen/grupperna du vill ta bort och välj verktyget Ta bort grupper. Antalet grupper som tas bort bekräftas i ett meddelande. Välj Slutför. LUVIT Administration, Manual 58(128)

59 6.11. Ändra användargrupper För att se eller göra ändringar i informationen som gäller för en redan skapad användargrupp, klicka på användargruppens titel. Du ser då när gruppen är skapad samt dess titel och eventuellt en beskrivning. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Via kopplingar, som visas i fönstret till höger, kan du se hur många användare som ingår i den aktuella gruppen, vilka enheter gruppen är kopplad till, eventuella kurspolicys och personliga enhetspolicys Ändra eller ta bort policys För att ändra eller ta bort kopplingar till kurspolicys eller personliga enhetspolicys välj Hantera användargrupper i menyn Användargrupper. Klicka på namnet för gruppen som ändringar ska göras för. Klicka på knappen Visa till höger om respektive policytyp. Klicka sedan på kursnamnet för respektive kurspolicy eller enhetsnamnet för respektive personlig enhetspolicy. Utför ändringar och välj Spara alternativt välj Ta bort Lägg till användargrupper För att skapa en helt ny användargrupp väljer du menyerna Användargrupper/Lägg till grupp. Därefter visas ett formulär, fyll i den information som efterfrågas. Titelfältet är obligatoriskt. Klicka på Spara och lägg till ny om du vill skapa ytterligare användargrupper. Klicka på Spara om du bara vill skapa denna grupp. LUVIT Administration, Manual 59(128)

60 7. Certifikat 7.1. Pdf certifikatmallar Det finns möjlighet att ladda upp rapportmallar som visas som en pdf för användarna. En mall är kopplad till ett certifikat Skapa pdfmall Välj certifikat, Hantera pdf mallar i menyn till vänster. Då visas en lista på de mallar som redan är skapade. För att skapa en ny mall, välj Ny, och fyll i titel och beskrivning. Du måste även bifoga en rapport (.rdlc) fil och en bildfil (.gif,.jpg). Avsluta genom att trycka på Spara. För att förhandsgranska pdf certifikatet klicka på motsvarande länk. LUVIT Administration, Manual 60(128)

61 Ändra pdfmall Klicka på den mall du vill ändra. Till höger visas formuläret med namn och beskrivning på mallen. Gör dina ändringar och tryck på Spara Ta bort pdfmall Markera den mall du vill ta bort. Tryck på Ta bort. Du kan även markera och ta bort flera mallar samtidigt. LUVIT Administration, Manual 61(128)

62 9. Online kurser Med hjälp av menyn Online kurser kan du som administratör importera och skapa kurser samt registrera kursdeltagare, utbildare och kursadministratörer på kurserna. En kurs är en samling information som kan göras tillgänglig (i lärmiljön dvs LUVIT Education) för användare i systemet, t ex kursdeltagare, under en bestämd tidsperiod. En kurs har alltid ett namn, en beskrivning och en ansvarig och innehåller (vanligtvis) kursmaterial strukturerad i en bestämd ordning. En kurs kan väljas vara helt öppen, även för deltagare som inte är registrerade i systemet. Vanligtvis görs en kurs dock enbart tillgänglig för användare i systemet genom att dessa registeras på kursen. När kursdeltagare, utbildare och kursadministratörer är registrerade på en kurs får de tillgång till denna via Portalens översiktssida under rubriken Mina kurser som presenteras efter inloggning. Via menyn Online kurser kan du även administrera arkiverade kurser. Arkiverade kurser är kurser som ej längre är tillgängliga för deltagare eller utbildare, men där samtlig information i kursern finns bevarad. (Se mer under 9.5) Hantera kurser grundläggande funktioner och verktyg När du väljer menyalternativet Hantera kurser i menyn Kurser presenteras samtliga befintliga, kurser i en lista. Via listan, och de verktyg som visas under listan, kommer du åt all tillgängliga information och funktionalitet som är knuten till en eller flera kurser. Vilken funktionalitet och information som finns tillgänglig beror på vilken behörighet du har som administratör. (Se avsnitt om behörighet, 2.2.5). Det finns grundläggande verktyg, som redovisas i detta avsnitt, och det finns avancerade verktyg, som redovisas i nästa avsnitt. Detaljerad information om hur du markerar listor samt söker i listor hittar du i kapitlet Listor Information via Hantera kurser Via kurslistan kan du utläsa information på flera sätt: LUVIT Administration, Manual 62(128) Via de listrubriker som är valda (Se mer om listrubriker, 3.5.1) Genom att föra muspekaren över enskilda kurstitlar visas i en tooltip central information för kursen. Klicka på enskild kurstitel så kommer du till kursens redigeringssida. Denna sida innehåller ett formulär som visar all information som är inlagd om kursen. På denna sida hittar du också vilka användare som är kopplade till kursen samt andra objekt som är kopplade till kursen. (Se mer nedan om hur du redigerar kursinformationen.) Skapa kurser Se avsnittet 9.4.

63 Registrera användare på kurs Att registrera användare innebär att du kopplar användare till en kurs, och därmed gör kursen tillgänglig för dessa användare via Portalen. Registrera användare via Hantera kurser i menyn Kurser. Du får då följande alternativ att välja mellan*: Via verktyget Registrera användare kopplar du en eller flera enskilda användare som redan finns i systemet. Markera den kurs eller de kurser som du vill registrera användare till och klicka sedan på verktyget. I den registreringsguide som följer får du möjlighet att välja vilka användare som ska läggas till, vilken profil (kursadministratör, utbildare eller kursdeltagare) de ska ha på kursen, samt om registreringsmail ska skickas till de som registrerats. Du kan även välja om registreringsmailet ska skickas ut ett visst datum istället för direkt. Slutligen väljer du vilken e-postmall som ska användas för registreringsmailet. Om det finns en mall inlagd på kursen kommer den att användas i första hand. Via verktyget Importera användare importerar du användare från extern källa. Efter att du valt kurs/kurser får du i guiden som följer efter du klickat på verktyget, möjlighet att välja om du vill importera via textfil, eller via LDAP (typ av extern katalogserver). Efter val tryck på Nästa. Tryck på Browse-knappen och leta upp textfilen du vill importera från din hårddisk eller lokala nätverk. Tryck på Nästa. Du får nu två alternativ att välja mellan: Lägg till kurs: Alla befintliga deltagare som finns med på textfilen uppdateras o nya läggs till. Om den nya textfilen saknar uppgifter om redan registrerade så ligger dessa kvar i kursen. Synkronisera: Alla befintliga deltagare uppdateras och nya läggs till. De som eventuellt finns registrerade på kursen men ej finns med på textfilen tas bort. Att importera användare via textfil kan alltså även användas för att uppdatera användarinformation. De användare som redan finns i systemet uppdateras med de eventuellt nya uppgifterna som ingår i textfilen. (Systemadministratörer kan dock aldrig uppdateras med hjälp av en textfil.) (För utförlig information om import via textfil se avsnitt 6.4.2) Via verktyget Registrera grupp kan du registrera användare som är kopplade till en användargrupp(er). * Användare kan även registreras via menyn Användare Ställ in automatisk registrering av användare på kurs Denna funktion används för att automatiskt registrera användare på vissa utvalda kurser. Välj Hantera automatiska kursregistreringar i menyn Online-kurser. Klicka på Lägg till för att komma till vyn som visar de kurser som finns tillgängliga i den enhet du befinner dig (Aktiv enhet). Markera en LUVIT Administration, Manual 63(128)

64 eller flera kurser i listan. Använd sökverktyget för att hitta den eller de kurser du letar efter. Klicka på Nästa längst ner på sidan. I denna vy ska du välja vilka enheter (och eventuellt underenheter) den automatiska kursregistreringen ska gälla. Användare som läggs till den enhet du väljer här kommer automatiskt att kopplas till valda kurser. Klicka på Nästa. Välj vilken profil användarna ska ha på den eller de kurser du har valt. Klicka på Slutför. Kopplingen av nya användare sker nattetid en gång per dygn. Nya användare i den eller de enheter du har valt kommer att se kursen/kurserna under Mina kurser i portalöversikten. Om du vill se inställningarna för respektive kurs - klicka på kursens namn under Hantera automatiska kursregistreringar för att se vilka enheter de är kopplade till samt vilken profil nya användare i vald enhet får på kursen. Gör eventuella ändringar och klicka på Spara Ta bort automatisk registrering av användare på kurs Välj Hantera automatiska kursregistreringar under menyn Online-kurser. Markera den kurs du vill ta bort automatisk registrering av användare för, och klicka på Ta bort Visa användare hantera användare på kurs Du kan snabbt se en lista på användare som finns registrerade i en kurs. Välj Hantera kurser i menyn Kurser. Markera en kurs och klicka på Visa användare i verktygsfältet. En lista över alla användare visas. Via denna vy kan du också utföra andra åtgärder, bl a: Ta bort användare från kurs Koppla användare till enheter Se och ställa in enskild deltagares inställningar på kurs (Användarinställningar på kursen). Se och ställa in inställningar för flera deltagare på kursen (Ändra allmänna inställningar). Öppna kursen som vald användare. Skicka inbjudan till kurs Gå till kurs redigera innehållet i kurs Som administratör kan du som skapat kursen, alltid öppna denna direkt ifrån administrationen. Samma möjlighet har i övrigt alla som har tillgång till administrationen, har full behörighet för kurser, och som dessutom är registrerade på kursen. För att öppna kurstillfället välj Hantera kurser i menyn. Markera kursen som ska öppnas och välj sedan Gå till kurs i verktygsfältet. Kursen öppnas i LUVIT Administration, Manual 64(128)

65 ett nytt fönster och kursen visas i lärmiljön, dvs i samma applikation/miljö (LUVIT Education) som kursdeltagare går in i. I den öppnade kursen kan du också redigera innehållet i kursen, t ex lägga till eller ta bort material Hantera kurser avancerade funktioner och verktyg Visa rapport Med hjälp av rapportverktyget är det möjligt att generera en sammanställning över informationen för en kurs. I rapporten anges titel, när kursen är skapad samt börjar och slutar, kursansvarig, deltagare och deltagaraktivitet, vilka dokument som ingår samt den genomförda aktiviteten per dokument såsom öppnade, träffar och senast öppnad. För att nå rapporten, gå till Hantera kurser och markera den aktuella kursen och välj Visa rapport i verktygsfältet. Rapporten genereras och visas i ett separat fönster Koppla till enheter länka En kurs kan kopplas till/länkas till flera enheter. Länkning av kurser kan vara lämpligt att använda när deltagare som ska gå på samma kurs är kopplade till olika enheter. Du kan kontrollera om en kurs är länkad till flera enheter genom att föra muspekaren över titeln på kursen och i tooltippen som visas se informationen som står vid rubrikerna Enheter. Är siffran större än 1 är kursen länkad till flera enheter. Vid rubriken Kopplad till kan du se vilka enheter kursen är länkad till. För att länka kurser välj Hantera kurser i menyn Kurser. Markera kursen i listan som du vill koppla/länka och välj verktyget Koppla till enheter. Nu visas en lista med enheter som du har behörighet att länka kursen till. Alla enheter som kursen inte redan är länkad till kan markeras. Markera enheten/enheterna du vill koppla/länka kursen till och tryck på knappen Nästa. Information visas om hur många enheter kursen länkas till. Klicka på Slutför för att slutföra länkningen Visa självregistrering Självregistreringen är kopplat till kurskatalogen. Klicka på titeln på den aktuella kursen. I verktygsfältet längst ner på sidan väljer du länken Visa självregistreringar för att få upplysningar vem som har självregistrerat sig och när Skicka meddelande För att skicka meddelande till kursdeltagare, gå till Hantera kurser, markera den aktuella kursen/kurserna och välj Skicka meddelande i verktygsfältet. Fyll i meddelandet i formuläret. Du kan också bifoga en bilaga till meddelandet, välja att meddelandet inte ska gå att svara på samt att meddelandet även skickas som e-post Lägg till kurs till favoriter Om det finns kurstillfällen som du ofta jobbar med kan du välja att göra dem tillgängliga redan från startsidan när du loggar in i LUVIT Administration. LUVIT Administration, Manual 65(128)

66 Välj Hantera kurser. Markera den kurs/de kurser som du vill göra tillgänglig(a). Välj Lägg till i favoriter i verktygsfältet. Du finner nu kursen presenterad på startsidan och kan snabbt och enkelt se vilken enhet kursen/kurserna ligger i, välja att visa användare och rapport. Du kan även registrera nya användare och gå direkt till kursen. För att ta bort en kurs från listan över favoriter, klicka på det röda krysset till höger Exportera kurs Du kan exportera en kurs om du t ex vid senare tillfälle vill importera den till en annan enhet i systemet, en annan LUVIT-installation, eller en annan LMS-plattform (förutsätter att plattformen stöder IMS Content packaging/scorm). Välj Hantera kurser i menyn. Klicka på titeln på kursen du ska exportera och välj Exportera kurs i verktygsfältet. För att spara filen, klicka på länken Klicka här för att ladda ner filen och välj var du vill spara filen. Vi rekommenderar att du döper om filen Ta bort kurs från enhet Du kan ta bort kurser från enheter de är kopplade/länkade till. De måste dock minst vara kopplade till en enhet. För att ta bort kurser helt se avsnitt För att ta bort en kurs från enheter de är kopplade till välj Kurser/Hantera kurser. Markera kursen du vill ta bort från en enhet/enheter och välj verktyget Ta bort från enheter. Ett enhetsträd visas med de enheter som du har behörighet att behandla kopplingar av kurser till. De enheter kursen är kopplad till är möjliga att markera. Markera den/de enheter du vill ta bort kursen från och klicka på Nästa. Information visas om hur många enheter du valt att ta bort kursen från. För att slutföra borttagandet tryck på Nästa och därefter Slutför Flytta till arkiv En kurs kan flyttas till ett arkiv. Kursen tas bort från listan över aktiva kurstillfällen. Den arkiverade kursen behåller samtliga användare. Du kan när som helst återställa kurstillfällen från arkivet. Markera kursen som du vill flytta till arkivet via Hantera kurser. Välj sedan Flytta till arkiv i verktygsfältet. Kontrollera att det är rätt kurs som du valt att flytta. Klicka Slutför om informationen som visas stämmer. Du kommer nu att hitta kursen via Arkiverade kurstillfällen. Observera att kurser som ingår i Studieprogram inte går att aktivera Ta bort kurstillfällen permanent En kurs kan raderas permanent även om kursen har registrerade användare och slutdatum inte passerats. OBS! Om kursen tas bort permanent kommer relaterad användardata också att tas bort. Ta bort kurs enligt följande. Välj Hantera kurser i menyn. Markera kurs och välj i verktygsfältet Ta bort kurser permanent. Kontrollera informationen som visas, klicka Slutför. Kursen är nu borttagen och kan inte återskapas Redigera kursinformation Alla information om en kurs, som titel, beskrivning etc. kan redigeras. Informationen finns tillgänglig och redigeras via sidan Ändra kurs. LUVIT Administration, Manual 66(128)

67 Öppna sidan genom att välja Hantera kurser i menyn Online kurser och klicka på önskad kurstitel i listan med kurser. Information kan läggas till i formuläret som visas och även ändras. Avsluta alla ändringar med att spara. Bekräftelse att ändringar sparats visa i grön text högst upp på sidan. Fält med röd asterisk till höger måste innehålla information Ändra start och slutdatum för kurs När du skapar en kurs är det förinställda valet att kursen får dagens datum som startdatum och ett år framåt i tiden som slutdatum. Dessa datum kan du naturligtvis ändra. Personer som registras på kursen får tillgång till den till och med dess slutdatum om du inte väljer att använda funktionen Relativt slutdatum. Med Relativt slutdatum kan du ställa in attt kursdeltagarna ska ha tillgång till kursen ett visst antal dagar från den dag de registrerades. Skriver du t ex in 14 kommer kursdeltagarna bara ha tillgång till kursen två veckor från den dag de registrerades även om kursens slutdatum ligger längre fram i tiden. Om du ändrar datum för en kurs som redan har registrerade deltagare kan du välja om du vill synkronisera deltagarnas tillgång till kursen med det nya slutdatumet eller inte. De användare som inaktiverats på grund av att det tidigare slutdatumet har passerat kommer att aktiveras i samband med synkroniseringen (systemet kommer att aktivera alla användare som inaktiverats det tidigare slutdatumet). Om du sätter ett startdatum längre fram i tiden och registrerar kursdeltagare på kursen kommer dessa att se kursen i sin kurslista, men får inte tillgång förrän vid startdatumet. Registrerade i kursen med profilerna Kursadministratör eller Utbildare berörs ej av datumbegränsningarna. Välj Hantera kurser i kursmenyn, klicka på kursen i kurslistan och ändra start- och slutdatum Öppen kurs - gör kursen tillgänglig utan inloggning Kurser kan göras tillgängliga direkt från inloggningssidan, vilket gör att besökare kan logga in på kursen utan att vara registrerade i systemet. Välj Hantera kurser i kursmenyn, klicka på kursen i kurslistan och välj Öppen kurs i stället för Standardkurs. Observera att det finns en inställning på varje portalsajt där det bestäms vilka paneler som ska vara synliga på log-in sidan. Öppna kurser måste vara ikryssat för att de ska synas. Kryssa i eller kontakta systemadministratör Begränsa antalet tillåtna deltagare i kurs Du kan begränsa antalet tillåtna deltagare i en kurs. Valet är tillämpligt för kurser som har självregistrering. Om du har begränsat antalet går det ej att registrera sig på kursen när gränsen är LUVIT Administration, Manual 67(128)

68 nådd. Information om eventuell gräns, samt hur många som redan är registrerade i kursen kan ses av den som registrerar sig i Kurskatalogens (i Portalen) kursinformation där självregistrering sker Inställningar för notifieringar och e-postmallar I panelen Inställningar för notifieringar och e-postmallar kan man välja om mail ska skickas till kursdeltagaren vid följande tillfällen: Meddelande vid avklarad- ett mail skickas automatiskt till kursdeltagaren när de har slutfört kursen Kvarvarande dagar mail- ett mail skickas till kursdeltagaren angivet antal dagar innan kursens slutdatum Aldrig inloggad mail- ett mail skickas till de kursdeltagare som inte har loggat in x antal dagar efter kursens start I samma vy kan man välja att skapa ett kursspecifikt mail för registrering. Om detta alternativ är förkryssat kommer denna mall att användas istället för den generella mallen när en deltagare registreras på kursen. När man skapar en kurs kan man välja om e-postmallen för registreringmailet ska vara anpassad för just denna kursen. Om ingen e-postmall läggs in på kursen används den generella mallen för systemet Skapa kurs Kurser kan skapas direkt i LUVIT Administration, men de kan också importeras. En kurs består av all information som är kopplad till en kurs, som t ex namn på kurs, kursmaterial, struktur på kursmaterial etc. En kurs är tillgänglig för alla som är registrerade i kursen. Det finns fyra alternativ att skapa en kurs: LUVIT Administration, Manual 68(128) Att lägga till en tom kurs direkt i systemet. Att ladda upp en kurs.

69 Att skapa en en kurs grundat på ett materialpaket i materialbiblioteket. Att skapa en kurs grundad på en annan kurs vilket i prinicp är detsamma som att kopiera kursen. Importera flera kurser Lägg till en tom kurs Du kan skapa en tom kurs direkt i systemet, d v s en kurs som från start inte innehåller något material. Material kan därefter läggas in vid önskat tillfället. Om du vill skapa en ny kurs inom systemet är ett lämpligt första steg att skapa en tom kurs, och därefter lägga in materialet. För att skapa en tom kurs välj Skapa kurs i menyn Kurser, alternativt Hantera kurser i samma meny, och därefter verktyget Skapa kurs. Välj alternativet Lägg till tom kurs och klicka på Nästa. Fyll i och gör önskade val i formuläret. Röd asterisk till höger om ett fält betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Ändra kurs, och här kan du fylla i ytterligare information. Det finns ett ytterligare huvudalternativ vid skapande av nya kurser: Att skapa ett tomt materialpaket (se avsnitt ), fylla det med innehåll och därefter basera en kurs på detta materialpaket. Ur praktisk utvecklingssynpunkt har det ingen avgörande betydelse vilket alternativ du väljer. Men om några av följande faktorer har stor betydelse kan det vara avgörande för vilket alternativ som är bäst: Är det viktigt att en eller flera av de som ska vara med och skapa kursen, och eventuellt granska resultatet under utvecklingen, ej har eller bör ha administratörsroller i systemet (eller ej har administratörsroller med tillgång till materialpaket)? I så fall är bästa valet att börja med att starta en tom kurs. En tom kurs kan alla få tillgång till via portalen, oavsett roll. Är det viktigt att ha tillgång till funktionalitet som gemensam versionshantering, statusinformation och checkin/checkout, se vidare , , och ? I så fall är det lämpligast att utveckla kursen utifrån ett materialpaket, som har funktioner för att kontrollera arbetsflöden, versioner etc Ladda upp/importera kurs Du kan ladda upp kurser som är lagrade externt. Det finns tre alternativa format av kurser som kan importeras: LUVIT Administration, Manual 69(128)

70 Kurser som är exporterade från tidigare versioner av LUVIT. Dokumentformat specifika för LEC 3.8 och tidigare kan dock ej återskapas vid import. Med specifika format avses eval (utvärderingar), Quizz, Multiple choice samt Öppna frågor. Kurser som är exporterade från andra LMS eller andra installationer av LUVIT LMS, vers 2.0 eller högre. Det gemensamma, och förutsättningen för import, är att kurserna följer standarden IMS Content packaging/scorm. Eventuella dokumentformat specifika för andra LMS kommer dock ej återskapas vid import. Kurser som är skapade på lokal dator och som består av mappar med kursinnehåll, t ex htlm-, swf- och/eller officedokument etc., komprimerade till ett zip-paket. När ett sådant zip-paket importeras publiceras mapparna i paketet som mappar i LUVIT LMS lärmiljö, i navigationsträdet, och innehållet i mapparna publiceras på motsvarande sätt i mapparna i lärmiljön (för de dokumenttyper där Autopublish är valt i Serveradministrationen). Du kan ej i uppladdningsprocessen avgöra att enskilda dokument, av dokumenttyp som autopubliceras, ej ska publiceras, och får därför ta bort eventuella sådana dokument manuellt från navigationsträdet efter utförd uppladdning. Alla filer som ingår i ett zip-paket är tillgängliga i kursarkivet, och de som inte publicerats automatiskt kan puliceras manuellt. För att ladda upp/importera en kurs välj Skapa kurs i menyn Kurser, alternativt Hantera kurser i samma meny, och därefter verktyget Skapa kurs. Välj alternativet Ladda upp kurs och klicka på Nästa. Klicka på Browse för att leta fram kursen på din lokala dator eller nätverk, klicka på Nästa. Gör eventuellt önskade ändringar i formuläret. Röd asterisk till höger om ett fält betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Ändra kurs, och här kan du fylla i ytterligare information Skapa kurs av materialpaket Du kan skapa en kurs baserat på ett materialpaket (se avsnitt 12). Kopplingen mellan kurs och materialpaket ger bl a möjlighet att skapa flera kurser grundat på samma material, samt att enkelt uppdatera dessa kurser genom att ändra i materialpaketet. När du skapar kurs av materialpaket har du tillgång till samtliga materialpaket på alla enheter i systemet som du minst har läsbehörighet för. För att skapa en kurs från materialpaket välj Skapa kurs i menyn Kurser, alternativt Hantera kurser i samma meny, och därefter verktyget Skapa kurs. Välj alternativet Skapa från materialbibliotek och klicka på Nästa. Välj materialpaket och klicka på Nästa. Gör eventuellt önskade ändringar i formuläret. Röd asterisk till höger om ett fält betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i. OBS! Markera Prenumerera på ändringar om du vill att kursen ska prenumerera på/uppdateras vid fördändringar som görs i materialpaketet. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Ändra kurs), och här kan du fylla i ytterligare information. LUVIT Administration, Manual 70(128)

71 Skapa från kurs kopiera kurs En befintlig kurs kan kopieras genom att en kurs skapas av en annan kurs. Kopplingar, t ex användare som är registrerade i kursen som kopieras, följer ej med. I kopieringsprocessen har du tillgång till kurser på alla enheter i systemet där du minst har läsbehörighet för objektet Kurser. För att kopiera en kurs välj Skapa kurs i menyn Kurser, alternativt Hantera kurser i samma meny, och därefter verktyget Skapa kurs. Välj alternativet Skapa från kurs och klicka på Nästa. Välj kurs i listan och klicka på Nästa. Gör eventuellt önskade ändringar i formuläret. Röd asterisk till höger om ett fält betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Ändra kurs,, och här kan du fylla i ytterligare information Hantering av arkiverade kurser En arkiverad kurs innehåller all information som en aktiv kurs, men visas ej i listan över aktiva kurser. (Se hur kurs ska arkiveras i avsnittet ) Information om kursen kan ej ändras när kursen är arkiverad, däremot kan kursens innehåll ändras.eventuella prenumerationer på material i Materialbiblioteket bryts vid arkivering av kurs Återställ kurs En arkiverad kurs kan återställas vilket innebär att kursen läggs tillbaka bland aktiva kurser, samt att kursen blir tillgänglig via Portalen under förutsättning att kursens slutdatum ej passerats. Välj Arkiverade kurser i menyn Kurser. Markera kurs/kurser som ska återställas och välj verktyget Återställ kurs/er. Klicka på Slutför Visa användare på kurs Du kan få information om vilka som är registrerade även på arkiverad kurs. Välj Arkiverade kurser i menyn Kurser. Markera kursen som du vill kontrollera deltagare på samt välj verktyget Visa användare på kurs Gå till kurs (öppna kurs från administrationen) En arkiverad kurs kan öppnas, och innehållet i kursen kan redigeras. Välj Arkiverade kurser i menyn Kurser. Markera kursen som du vill öppna och välj verktyget Gå till kurs Ta bort kurser permanent Att ta bort en kurs permanent innebär att kursen raderas helt från systemet inklusive all information som är kopplad till kursen. Välj Arkiverade kurser i menyn Kurser. Markera kursen som du vill radera samt klicka på verktyget Ta bort kurser permanent. LUVIT Administration, Manual 71(128)

72 10. Studieprogram Studieprogram är en funktion för att presentera en grupp av sammanhängande delkurser, som t ex ett utbildningsprogram på ett universitet eller ett utbildningspaket på ett företag. Studieprogram presenteras för programdeltagarna i en egen panel i portalen på samma sätt som panelen Mina kurser. Studieprogram kan också exponeras i kurskataloger för självregistrering eller intresseanmälan. För att fylla ett studieprogram med delkurser skapas först kurser så som beskrivs i kapitel 10, Kurser. Därefter lägger man till de olika delkurserna till studieprogrammet i den ordning som programdeltagarna ska gå igenom dem. Ansvarig för ett program bestämmer också hur programmets olika delar ska vara tillgängliga för programdeltagarna. Antingen är alla delar synliga och tillgängliga hela tiden, eller så måste deltagarna först godkännas på delkurs 1 innan delkurs 2 blir tillgänglig, o s v Skapa studieprogram För att skapa ett nytt studieprogram gå till menyn Studieprogram och välj Lägg till studieprogram. Fyll minst i de obligatoriska fälten Titel och Beskrivning. Fältet Antal platser, är enbart ett informationsfält där antalet platser på studieprogrammet kan anges. Antalet platser som väljs låser inte möjligheten att registrera fler deltagare än det angivna antalet Registreringsvarianter Rullgardinsmenyn vid Registreringssätt har två alternativ; Steg för steg och Registrera på alla kurser. Steg-för-steg innebär att programdeltagaren får tillgång till delkurserna en i taget i en definierad ordning. Vid avklarad delkurs öppnas nästa upp. Alla delkurser kommer att synas i portalens panel Studieprogram men bara ett i taget går att öppna. Det andra alternativet, Registrera på alla kurser, innebär att programdeltagaren kan gå in i samtliga kurser närsomhelst. Obs! Valet av registreringssätt går inte att ändra i efterhand. När du tar bort en deltagare från ett studieprogram tas de bort från samtliga kurser i programmet Registrera deltagare på studieprogram Registrera en deltagare på studieprogram görs på samma sätt som vid registrering på kurs. Gå till menyn Studieprogram / Hantera studieprogram. Bocka för det aktuella programemt och välj Registrera användare. Följ instruktionerna Presentation av studieprogram och delkurser i portalen När en användare är registrerad på ett studieprogram kan han/hon se det i portalen under studieprogrammets rubrik. Varje studieprogram har sin egen panel och i exemplet nedan ligger det i mitten av skärmen och kurserna ska tas steg-för-steg: LUVIT Administration, Manual 72(128)

73 Delkurserna i studieprogrammen presenteras på ett av följande tre sätt: Delkursern pågår och är öppen för programdeltagaren, så länge slutdatum ej inträffat. Kursen är avklarad men programdeltagaren kan fortfarande gå in i kursen så länge kursdatum inte gått ut. Startdatum för kursen har ej inträtt. Slutdatum för kursen har inträtt eller Delkursen före denna kurs är ännu inte avklarad (vid steg-för-steg) Hantera och ändra i studieprogram Du hittar alla studieprogram i enheten genom att gå till menyn Studieprogram /Hantera studieprogram. För att ändra förutsättningarna för ett studieprogram så klickar du på programmets titel i listan och kommer då till Redigera studieprogram. Du har en panel på vänster sida och ytterligare några till höger på skärmen där du kan göra tillägg och/eller ändringar. LUVIT Administration, Manual 73(128)

74 Automatiska meddelanden Vill du att det ska gå ut ett automatiskt meddelande till programdeltagaren när hela studieprogrammet är avklarat så bockar du för i rutan Meddelande vid avklarad i Redigera studieprogram som du finner på vänster sida av skärmen. Glöm inte att välja rätt språk på meddelandet som ska gå iväg. Det finns en e-postmall för varje språk och dessa kommer du åt genom att klicka på länken Redigera Ändra ordning på delkurserna i studieprogram Om du vill ändra den ordning i vilken delkurserna presenteras för deltagarna i portalen eller ta bort en delkurs, så gå till panelen Kurser i studieprogram: Förkunskapskrav (kurs) Vill du att deltagarna först ska gå igenom en förkunskapskurs så lägger du till en sådan kurs via verktygsfältet. Innan förkunskapskursen är godkänd kommer inte studieprogrammet att vara synligt i portalen för användarna. Ta bort en förkunskapskurs gör du genom att klicka på knappen i bilden ovan Förkunskapskrav (studieprogram) Om du vill att deltagarna först ska gå igenom ett förkunskapsprogram så lägger du till detta via verktygsfältet. Innan förkunskapsprogrammet är godkänt kommer inte huvudprogrammet att vara tillgängigt /synas i portalen. Ta bort ett förkunskapsprogram gör du genom att klicka på knappen i bilden nedan LUVIT Administration, Manual 74(128)

75 Personliga notifieringar Om du som administratör vill få ett e-postmeddelande från systemet när någon har klarat studieprogrammet, ska du bocka för rutan Meddelande vid avklarat. LUVIT Administration, Manual 75(128)

76 11. Materialbibliotek I Materialpaket och Enstaka filer Via menyn Materialbibliotek kommer du åt funktionalitet som är speciellt avsedd för att hantera och arbeta med materialresurser direkt i systemet. Notera alltså att menyn inte ger tillgång till någon specifik lagringsplats. Materialresurser är lagrade i dvs kopplade till enheter, precis som t ex användare och kurser. Det som åsyftas är biblioteksfunktionaliteten. Exempel på sådan är snabb uppdatering av pågående kurser genom prenumerationer på materialresurser, tillfällig utcheckning av material som ger förutsättning för versionshantering samt förhindrar att mer än en användare redigerar ett materialpaket i taget, arbetsflöde med statushantering av material etc. Materialresurser kan ha olika format och form. Se vidare under respektive avsnitt nedan Hantera materialpaket grundläggande funktioner och verktyg Materialpaket är, som namnet säger, ett paket av resurser, som kan bestå av en eller flera filer. Utöver materialet består det också av av navigationsdata och metadata, som namn på paketet, beskrivning av paketet etc. Ett materialpaket och en kurs liknar varandra i flera avseenden. Du kan lägga till och redigera innehåll i båda objekten med hjälp av av samma verktyg och i samma arbetsmiljö. En avgörande skillnad är dock att det inte går att koppla deltagare till ett materialpaket vilket alltså ej kan göras tillgängligt via portalen. En annan avgörande skillnad är att till ett materialpaket är knutet funktionalitet som gör det möjligt att arbeta med arbetsflöden, versionshantering och uppdatering av kurser som är grundade på/kopplade till ett materialpaket Information via Hantera materialpaket Via listan med materialpaket kan du utläsa information på flera olika sätt: Via de listrubriker som är valda (Se mer om listrubriker under avsnittet och 1). Genom att föra muspekaren över enskilda pakettitlar visas en tooltip med central information om paketet. Klicka på enskild pakettitel så kommer du till kursens redigeringssida. Denna sida innehåller ett formulär som visar all information som är inlagd om paketet. På denna sida hittar du också information om paketets eventuella kopplingar till prenumeration (se avsnitt ) och versioner (se avsnitt ) samt filer som ingår i paketet. (Se mer nedan om hur du redigerar paketformationen.) Skapa materialpaket Se i avsnitt LUVIT Administration, Manual 76(128)

77 Bygg och redigera innehåll Innehållet i ett materialpaket kan redigeras, vilket innebär att befintlig material kan ändras, tas bort samt att material kan läggas till. Redigeringsmöjligheterna gäller alltså både navigeringstruktur och innehåll. Redigeringen sker i samma miljö och med samma verktyg som även hittas i en aktiv kurs. Välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera paketet som ska redigeras och klicka på verktyget Bygg och Redigera. För information om redigering av material se manualen för LUVIT Education, kapitel Kursmaterial. OBS! Om versionshantering är aktiverad för materialpaket måste paketet först checkas ut innan paketet kan redigeras, se vidare Kopiera materialpaket Ett materialpaket kan kopieras till valfri behörig enhet. Välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera paketet som ska kopieras och klicka på verktyget Kopiera materialpaket. Välj enhet som paketet ska kopieras till och klicka på Slutför Ta bort materialpaket Att ta bort ett materialpaket innebär att det helt raderas från systemet. Om det finns flera versioner av paketet tas även alla dessa versioner bort. Välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera paketet/paketen som ska tas bort och klicka på verktyget Ta bort materialpaket. Bekräfta borttagningen genom att klicka på Slutför. LUVIT Administration, Manual 77(128)

78 11.2. Hantera materialpaket avancerade funktioner och verktyg Koppla till enheter länka Ett materialpaket kan kopplas till/länkas till flera enheter. Länkning av paket kan vara lämpligt att använda när de som ska arbeta med eller granska materialpaketet är registrerade på olika enheter och du inte vill koppla dessa användare till samma enhet (eller till enhet som ligger över enheten materialpaket ligger i, i samma enhetsgren). Du kan kontrollera om ett materialpaket är länkat till flera enheter genom att föra muspekaren över titeln på paketet och i tooltippen som visas se informationen som står vid rubriken Enheter. Är siffran större än 1 är materialpaketet länkat till flera enheter. Vid rubriken Kopplad till kan du se vilka enheter paketet är länkat till. För att länka Materialpaket välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera materialpaketet i listan som du vill koppla/länka och välj verktyget Koppla till enheter. Nu visas en lista med enheter som du har behörighet att länka materialpaketet till. Alla enheter som paketet inte redan är länkad till kan markeras. Markera enheten/enheterna du vill koppla/länka paketet till och tryck på knappen Nästa. Information visas om hur många enheter materialpaketet länkas till. Klicka på Slutför för att slutföra länkningen Hantera prenumerationer på materialpaket En kurs som skapats av ett materialpaket kan prenumerera på ändringar som görs i materialpaketet (se avsnitt 9.4.3). Det innebär att om innehållet i materialpaket ändras så kan man även välja att uppdatera kursen med motsvarande ändring. Tillämpat på flera kurser, grundade på samma materialpaket, kan man nå den stora fördelen att flera kurser enkelt kan uppdateras med en ändring som enbart genomförs på en plats i materialpaketet. För att en ändring i ett materialpaket ska slå igenom i prenumererande kurser måste ändringen godkännas. Det går bra att godkänna en ändring enbart för vissa av kurserna. För att hantera prenumerationer på ett materialpaket välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek och markera paketet som ska hanteras. Om du vill att ändringar i paketet ska slå igenom i en eller flera kurser, markera denna/dessa kurser och välj verktyget Uppdatera i prenumererande kurser. Om du vill ta bort prenumerationskopplingen till en eller flera kurser, markera denna/dessa kurser och välj verktyget Ta bort prenumerationer Visa och hantera versioner av materialpaket Versionshantering innebär att när ett paket ändras skapas en ny version av paketet, och den tidigare versionen sparas. Versionshantering av materialpaket förutsätter att checkin/checkout-funktionaliteten är aktiverad (se serverinställningar Fel! Hittar inte referenskälla. samt Redigera materialpaket/checkin-checkout REF _Ref \r \h \* MERGEFORMAT ). Om så är fallet skapas en ny version av LUVIT Administration, Manual 78(128)

79 materialpaketet varje gång ett paket checkas in efter att det varit utcheckat, vilket krävs för att innehållet ska kunna ändras. Tidigare versioner av ett paket kan granskas såväl som återställas, d v s åter göras till den aktiva versionen. För att visa tidigare versioner av paket välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek och markera paketet som ska versiongranskas. Välj verktyget Visa versioner av materialpaket. Tidigare/icke aktiva versioner av paketet visas i listan. För att granska innehållet i en version, markera versionen och välj verktyget Visa materialpaket. För att återställa en version, d v s göra en version till den aktiva versionen, markera versionspaketet som ska återställas och klicka på verktyget Återställ materialpaket. Om numrering av paket Listan över versioner visar alla ej aktiva versioner av paketet. Observera alltså att det totala antalet versioner är de som visas i listan plus en (den aktiva). Versionsnumret som visas i listan över versioner av paket motsvarar strikt den ordning som paketen skapats i. Ett paket med versionsnummer 1 är alltså den första versionen av paketet, 2 den andra osv. Om ett paket i listan återställs, t ex nr 3, i en lista med versionerna 1-5, kommer den ersatta versionen att läggas i listan över ej aktiva versioner och version nr 3 övertar platsen som den aktiva versionen. Listnumreringen över befintliga aktiva versioner ändras samtidigt till 1, 2, 4, 5. plus versionsnumret på den ersatta versionen Exportera materialpaket Ett materialpaket kan exporteras och lagras utanför systemet. Det exporterade paketet består av material som lagts in, information om navigationsstruktur, titel på paketet samt eventuellt övrig metadata, t ex beskrivning av innehållet. Ett exporterat paket kan importeras igen till systemet som materialpaket och även direkt som kurs. Välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera paketet som ska exporteras och klicka på verktyget Exportera materialpaket. Klicka på länken Klicka här för att ladda ner filen. Välj plats där det exporterade paketet ska lagras och döp filen till ett lämpligt namn Ta bort från enheter Du kan ta bort materialpaket från enheter det är kopplat/länkat till. Det måste dock minst vara kopplat till en enhet. För att helt ta bort materialpaket se avsnitt För att ta bort materialpaket från enhet/enheter det är kopplat till välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera materialpaketet du vill ta bort från enhet/enheter och välj verktyget Ta bort från enhet. Ett enhetsträd visas med de enheter du har behörighet att behandla kopplingar av materialpket. De enheter paketet är kopplat till är möjliga att markera. Markera den/de enheter du vill ta bort materialpaketet från och klicka på Nästa. Information visas om hur många enheter du valt att ta bort materialpaketet från. För att slutföra borttagandet tryck på Slutför. LUVIT Administration, Manual 79(128)

80 11.3. Redigera information om materialpaket Alla information om ett materialpaket, som titel, beskrivning etc. kan redigeras. Informationen finns tillgänglig och redigeras via sidan Redigera materialpaket. Öppna sidan genom att välja Materialpaket/Hantera kurser i menyn Materialbbibliotek och klicka på önskat paket i listan med materialpaket. Information kan läggas till i formuläret som visas och även ändras. Avsluta alla ändringar med att spara. Bekräftelse att ändringar sparats visa i grön text högst upp på sidan. Fält med röd stjärna till höger måste innehålla information Status på material Med hjälp av listfältet Status på sidan Redigera materialpaket kan information ges om vilket status materialet har i ett arbetsflöde. Det finns fyra statusalternativ: Utkast Reviderad Otillgänglig Slutlig Standardinställning, d v s vilket status ett nytt materialpaket får, vid skapande i systemet eller vid import, kan ställas in av systemadministratör (se avsnitt Fel! Hittar inte referenskälla.). Enbart de med en administratörsroll som har full behörighet för materialpaket kan ändra materialstatus. Ett materialpakets status påverkar inte möjligheten att skapa en kurs som grundas på materialpaketet Check in Check out Om Check in/check out-funktionaliteten är aktiverad i serverinställningarna (se avsnitt Fel! Hittar nte referenskälla.) måste ett materialpaket checkas ut innan det kan redigeras. Så länge ett paket är utcheckat kan enbart den som checkat ut paketet redigera innehållet (se avsnittet bygg och redigera innehåll ) Aktivering av Checka in/checka ut-funktionaliteten är en förutsättning för att versionshantering av materialpaket ska vara möjlig. För att checka ut ett materialpaket välj Materialpaket/Hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Klicka på titeln för paketet som ska checkas ut och klicka därefter på knappen Checka ut. Klicka på verktyget Bygg och redigera och gör önskade ändringar, se vidare manualen för LUVIT Education - Kursmaterial). Klicka på knappen Checka in när det ändrade paketet ska göras till LUVIT Administration, Manual 80(128)

81 den aktiva versionen (se även avsnittet Visa och hantera versioner av materialpaket. Materialet kan stå utcheckat hur länge som helst, och behöver t ex inte checkas in före en utloggning ur systemet. Varje gång ett paket checkas ut skapas en ny aktiv version av paketet som innehåller eventuellt utförda ändringar. Den tidigare versionen av paketet, d v s paketet som det såg ut innan det checkades ut sparas som en version av paketet åtkomlig och möjlig att återställa (se avsnittet Versionshantering ). Ångra ändringar Så länge ett paket inte checkats in efter utförda ändringar av innehåll, kan ändringarna ångras. När redigeringsfönstret stängts (fönstret som öppnas med verktyget Bygg och redigera) välj knappen Ångra ändringar i stället för knappen Checka in. Kursen checkas då, efter bekräftelse, åter in, utan att någon ny version skapas Skapa materialpaket Ett materialpaket kan skapas direkt i LUVIT Administration, och de kan också importeras. Det finns tre alternativa sätt att skapa ett materialpaket: Att lägga till ett tomt materialpaket i systemet. Att importera ett materialpaket Att skapa ett materialpaket grundat på en kurs i systemet Lägga till ett tomt materialpaket Att skapa ett tomt materialpaket innebär att skapa informationen, metadatan om ett paket, d v s namn, beskrivning etc för ett paket. Material kan därefter läggas in i paketet vid önskat tillfälle (Se avsnitt Bygg och Redigera). Välj Materialpaket/Lägg till materialpaket i menyn Materialbibliotek, alternativt Materialpaket/Hantera materialpaket i samma meny, och därefter verktyget Lägg till materialpaket. Välj alternativet Lägg till tomt materialpaket och välj Nästa. Fyll i Titel på paketet och eventuell övrig information i formuläret. Den avslutande sidan är densamma som sidan Redigera materialpaket (se avsnitt 11.3), och här kan du fylla i ytterligare information. Bygga materialpaket eller kurs? Det finns två sätt att bygga en ny kurs i systemet. Ett sätt är att starta med att skapa ett tomt materialpaket och därefter fylla det med innehåll. Det andra sättet är att skapa en tom kurs och fylla detta med innehåll (se avsnitt Lägg till tom kurs, 9.4.1). Sättet du arbetar på och miljön du arbetar i när du lägger till kursmaterial är i princip densamma för båda sätten att skapa ny kurs. Det har ingen avgörande betydelse vilket sätt du väljer, då du i ett senare skede alltid kan skapa en kurs grundat på ett materialpaket och vice versa. Men det finns några faktorer som talar för valet att börja med LUVIT Administration, Manual 81(128)

82 att skapa ett materialpaket: Om den nya kursen som ska byggas redan från start är avsedd att utgöra grund för flera framtida kurser. Om uppdatering av flera kurser, grundat på ett och samma materialpaket, ska kunna göras samtidigt (se också avsnittet Prenumeration på materialpaket, ). Om det finns behov att i en organisation kunna organisera ett arbetsflöde vid skapande av en kurs. En förustättning för nämnda är att de som ska arbeta med kursskapandet samtliga är administratörer i systemet med rättighet att bearbeta och/eller se materialet Importera materialpaket Du kan importera/ladda upp materialpaket som är skapade externt. Det finns tre alternativa format av paket som kan importeras: Paket som består av kurser eller kursmoduler som är exporterade från tidigare versioner av LUVIT. Dokumentformat specifika för LEC 3.8 och tidigare kan dock ej återskapas vid import. Med specifika format avses eval (utvärderingar), Quizz, Multiple choice samt Öppna frågor. Paket som består av kurser eller kursmoduler som är exporterade från andra LMS eller andra installationer av LUVIT LMS, vers 2.0 eller högre. Det gemensamma, och förutsättningen för import, är att kurserna följer standarden IMS Content packaging/scorm. Eventuella dokumentformat specifika för andra LMS kommer dock ej återskapas vid import. Paket som består av komprimerade (.zip) mappar och filer lagrade/skapade på lokal dator t ex htlm-, swf- och/eller officedokument etc., komprimerade till ett zip-paket. När ett sådant zip-paket importeras publiceras mapparna som mappar i lärmiljön i Navigationsträdet, och innehållet i mapparna publiceras på motsvarande sätt i mapparna i lärmiljön (för de dokumenttyper där Autopublish är valt i Serverinställningar se avsnitt 3.7). Du kan ej i uppladdningsprocessen avgöra att enskilda dokument, av dokumenttyp som autopubliceras, ej ska publiceras, och får därför ta bort eventuella sådana dokument manuellt från navigationsträdet efter utförd uppladdning. För att ladda upp/importera ett materialpaket välj Materialpaket/Lägg till materialpaket i menyn Materialbibliotek, alternativt Materialpaket/Hantera materialpaket i samma meny, och därefter verktyget Lägg till materialpaket. Välj alternativet Importera Materialpaket och klicka på Nästa. Klicka på Browse för att leta fram kursen på din lokala dator eller nätverk, klicka på Nästa. Gör eventuellt önskade ändringar i formuläret. Röd stjärna till höger om ett fält betyder att fältet är LUVIT Administration, Manual 82(128)

83 obligatoriskt att fylla i. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Redigera Materialpaket (se avsnitt 11.3), och här kan du fylla i ytterligare information Skapa materialpaket från kurs Ett materialpaket kan grundas på/skapas från en kurs. Innebörden är att kursstrukturen och innehållet kopieras till paketet. Du har tillgång till kurser på alla enheter i systemet som du minst har läsbehörighet för objektet Kurser (se avsnitt om behörighet, Fel! Hittar inte referenskälla. och REF _Ref \r \h \* MERGEFORMAT 3.5.2). Välj Materialpaket/Lägg till materialpaket i menyn Materialbibliotek, alternativt Materialpaket/Hantera materialpaket i samma meny, och därefter verktyget Lägg till materialpaket. Välj alternativet Skapa från kurs och klicka på Nästa. Välj önskad kurs i listan genom att markera boxen till vänster om kursnamnet. De kurser som listas är alltså alla de kurser som ligger i enheter där du har minst läsrättigheter till kurser.klicka på Nästa. Gör eventuellt önskade ändringar i formuläret. Röd stjärna till höger om ett fält betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Redigera Materialpaket (se avsnitt 11.3), och här kan du fylla i ytterligare information Skapa av materialpaket kopiera materialpaket Ett befintligt materialpaket kan kopieras genom att ett materialpaket skapas av ett annat materialpaket. I kopieringsprocessen har du tillgång till materialpaket på alla enheter i systemet som du minst har läsbehörighet för objektet Materialpaket (se avsnitt om behörighet, 3.5.2). Välj Materialpaket/Lägg till materialpaket i menyn Materialbibliotek, alternativt Materialpaket/Hantera materialpaket i samma meny, och därefter verktyget Lägg till materialpaket. Välj alternativet Skapa från materialpaket och klicka på Nästa. Välj önskat materialpaket i listan genom att markera boxen till vänster om paketnamnet. De materialpaket som listas är alltså alla de paket som ligger i enheter där du har minst läsrättigheter till materialpaket. Klicka på Nästa. Gör eventuellt önskade ändringar i formuläret. Röd stjärna till höger om ett fält betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i. Tryck på Slutför. Den avslutande sidan är densamma som sidan Redigera Materialpaket (se avsnitt 11.3), och här kan du fylla i ytterligare information Hantera enstaka filer grundläggande funktioner och verktyg Enstaka filer kan vara vilken typ av materialdokument som helst, t ex en html-fil, ett worddokument, en grafikfil eller en flashfil. Fördelar med att lagra filer i systemet är bl a: De kan göras till en resurs som blir tillgänglig för utvalda personer, administratörer som arbetar i systemet med t ex skapande av nya kurser och/eller materialpaket. Enstaka filer kan versionshanteras, flera versioner av filer kan alltså sparas i systemet. Prenumeration kan ske på enstaka filer som läggs till kurser och materialpaket. Det innebär att om en ändring ska göras i denna fil, i alla kurser/materialpaket räcker det med att göra ändringen på en plats, i den enstaka filen. LUVIT Administration, Manual 83(128)

84 Information via Hantera enstaka filer Via paketlistan kan du utläsa information på flera olika sätt: Via de listrubriker som är valda (Se mer om listrubriker under avsnittet och 1). Genom att föra muspekaren över enskilda filnamn visas en tooltip med central information om filen. Klicka på enskilt filnamn så kommer du till filens redigeringssida. Denna sida innehåller ett formulär som visar all information som är inlagd om filen. På denna sida hittar du också information om filens eventuella kopplingar till prenumeration vilket aktiveras när filen läggs till kurs eller materialpaket, se vidare och För att redigera filinformation, se vidare Lägg till fil Se avsnittet 11.8 nedan Granska/Ladda ner fil Du kan öppna en fil för att titta på innehållet. Välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek, markera filen som ska visas/laddas ner och klicka på verktyget Granska/Ladda ner fil. Filen öppnas i webbläsaren alternativt det program den är skapad i eller är avsedd att visas i. För att ladda ner filen (spara den externt på t ex din egen hårddisk) använd webbläsarens/programmets spara som-funktion. Vissa filformat som t ex.swf (flash) går ej att ladda ner Ersätt fil Du kan ersätta en befintlig fil med en ny version, och, om så önskas, samtidigt spara den tidigare versionen i systemet (för hantering av versioner se avsnitt ). Välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek, markera filen som ska ersättas och klicka på verktyget Ersätt fil. Klicka på Browse och leta upp filen som ska ersätta den befintliga. Klicka på knappen Slutför Kopiera filer En fil eller flera filer kan kopieras till valfri enhet i systemet. Välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek, markera filen/filerna som ska kopieras och klicka på verktyget Kopiera filer. Markera den enhet du vill kopiera filen/filerna till och klicka på Slutför. I det sista steget kan du via verktygsvalen Hantera enstaka filer och Hantera enstaka filer (byter aktiv enhet) välja om du vill återgå till listan med enstaka filer i enheten du befinner dig i eller om du vill gå till listan med enstaka filer i enheten du kopierat filen/filerna till Ta bort filer Ta bort en eller flera filer ur systemet genom att välja Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek, markera filen/filerna som ska tas bort och klicka på verktyget Ta bort filer. Filen/filerna inklusive alla eventuella versioner raderas. LUVIT Administration, Manual 84(128)

85 11.6. Hantera enstaka filer avancerade funktioner och verktyg Koppla till enheter länka En fil kan kopplas till/länkas till flera enheter. Länkning av filer kan vara lämpligt att använda när de som ska arbeta med eller granska en fil är registrerade på olika enheter och du inte vill koppla dessa användare till samma enhet (eller till enhet som ligger över enheten filen ligger i, i samma enhetsgren). Du kan kontrollera om en fil är länkad till flera enheter genom att föra muspekaren över namnet på filen och i tooltippen som visas se informationen som står vid rubriken Enheter. Är siffran större än 1 är filen länkad till flera enheter. Vid rubriken Kopplad till kan du se vilka enheter filen är länkad till. För att länka en fil välj Enstaka filer/hantera materialpaket i menyn Materialbibliotek. Markera filen i listan som du vill koppla/länka och välj verktyget Koppla till enheter. Nu visas en lista med enheter som du har behörighet att länka filer till. Alla enheter som paketet inte redan är länkad till kan markeras. Markera enheten/enheterna du vill koppla/länka filen till och tryck på knappen Nästa. Information visas om hur många enheter filen länkas till. Klicka på Slutför för att slutföra länkningen Exportera filer Filer kan exporteras och alltså sparas ner på t ex hårddisk eller lokalt nätverk. Välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek, markera filen/filerna som ska exporteras och klicka på verktyget Exportera filer. Klicka på länken Klicka här för att ladda ner filen. Filen/filerna laddas ner som en zip-fil. Döp lämpligen filen till ett passande namn innan den sparas Hantera prenumerationer på enstaka fil En kurs eller materialpaket kan prenumerera på en fil. Det innebär att om filen ändras, d v s om den ersätts av en justerad fil (se avsnitt ), så slår ändringen igenom i kurs eller materialpaket. Också om en kurs inte prenumerar direkt på en fil slår ändringen igenom om kursen är grundad på ett materialpaket som prenumerar på filen, när förändringarna i paketet har godkänts för uppdatering i kursen (se avsnitt ). För att se vilka kurser eller materialpaket som prenumererar på en fil välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek, markera filen vilkens prenumerationer ska granskas och klicka på verktyget Hantera prenumerationer. Aktuella prenumerationer listas. För att ta bort prenumerationer markera kurs eller materialpaket där prenumerationen ska avbrytas och välj verktyget Ta bort prenumerationer Ta bort från enheter Du kan ta bort filer från enheter de är kopplade/länkade till. En fil måste dock minst vara kopplat till en enhet. För att helt ta bort filer se avsnitt För att ta bort filer från enhet/enheter de är kopplade till välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek. Markera filen du vill ta bort från enhet/enheter och välj verktyget Ta bort LUVIT Administration, Manual 85(128)

86 från enhet. Ett enhetsträd visas med de enheter du har behörighet att behandla kopplingar av filer. De enheter filen är kopplad till är möjliga att markera. Markera den/de enheter du vill ta bort filen från och klicka på Nästa. Information visas om hur många enheter du valt att ta bort filen från. För att slutföra borttagandet tryck på Slutför Hantera versioner av enstaka fil Versionshantering innebär att när en fil ändras (ersätts) skapas en ny version av filen, och den tidigare versionen sparas. Versionshantering av filer aktiveras på servernivå i menyn Serveradministration (se avsnittet 3.5.5) Tidigare versioner av en fil kan granskas såväl som återställas, d v s åter göras till den aktiva versionen. För att visa tidigare versioner av en fil välj Enstaka fil/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek och markera filen som ska versiongranskas. Välj verktyget Hantera versioner av filer. Tidigare/icke aktiva versioner av filen visas i listan. För att granska en version, markera versionen och välj verktyget Granska/Ladda ner. För att återställa en version, d v s göra en version till den aktiva versionen, markera versionen som ska återställas och klicka på verktyget Återställ fil. För att ta bort en version markera versionen och välj verktyget Ta bort versioner. Om numrering av filer Listan över versioner visar alla ej aktiva versioner av filen. Observera alltså att det totala antalet versioner är de som listas plus en (den aktiva). Versionsnumret som visas i listan över versioner av filer motsvarar strikt den ordning som filen skapats i. En fil med versionsnummer 1 är alltså den första versionen av filen, 2 den andra osv Redigera information om fil Informationen om en fil (filens metadata) kan ändras. Det gäller t ex beskrivning och författare. För att redigera informationen välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i menyn Materialbibliotek. Klicka på filens namn och ändra därefter önskad information i formuläret (om Status se nästa avsnitt). Avsluta med att Spara Status på enstaka filer Med hjälp av listfältet Status på sidan Redigera filinformation kan information ges om vilket status filen har i ett arbetsflöde. Det finns fyra statusalternativ: Utkast Reviderad Otillgänglig Slutlig LUVIT Administration, Manual 86(128)

87 Standardinställning, d v s vilket status en ny fil får vid import eller kopiering från ett materialpaket, kan ställas in av systemadministratör (se avsnitt 3.5.5). Enbart de med en administratörsroll som har full behörighet för enstaka filer kan ändra status. En fils status påverkar inte möjligheten att använda filen i materialpaket eller kurser Lägg till fil Lägg till fil är detsamma som att ladda upp eller importera fil, dvs du importerar filen till systemet från extern källa. Välj Enstaka filer/lägg till fil i menyn Materialbibliotek, alternativt välj Enstaka filer/hantera enstaka filer i samma meny och välj verktyget Lägg till fil. Klicka på knappen Browse och leta upp filen som ska laddas upp, klicka på Nästa. Fyll eventuellt i beskrivning om filen och filens författare. Klicka på Slutför. LUVIT Administration, Manual 87(128)

88 12. Materialbibliotek II - Test Testverktyget är en av hörnstenarna i LUVIT. Du använder det när du vill testa kunskapsnivån hos kursdeltagarna. Exempel på användningsområden är förkunskapstest, övningstest, prov och certifieringar. Ett test består av ett antal frågor som kan vara av typerna flerval, sant/falskt, matris och fritext. Flervalsfrågor har svarsalternativ där ett eller flera kan vara korrekt, medan fritextfrågor istället kräver att kursdeltagarna själva skriver in svaret på frågan. Matrisfrågorna består av en inledande text samt ett antal påståenden eller frågor med gemensamma alternativ. Om du inte använder fritextfrågor sker poängberäkning automatiskt och du kan välja att presentera resultatet för kursdeltagaren omedelbart efter avslutat test. Du kan koppla certifikat till test, så att kursdeltagaren automatisk får ett personligt certifikat om resultatet är godkänt. Du kan även lägga in dokument och använda dig av multimedia, så som bild, ljud och film i dina test. Dessutom finns det avancerad funktionalitet som slumpade frågor, urvalskriterier och frågekategorier Arbetsflöde När du ska skapa ett test måste du börja med att skapa frågorna som skall ingå i testet. Först därefter kan du skapa själva testet och välja vilka frågor som skall ingå. Därefter finns testet i materialbiblioteket och det återstår att publicera testet i en kurs för att kursdeltagarna skall kunna genomföra testet. Detta görs i lärmiljön (Se Manual för LUVIT Education). I korthet är arbetsgången som följer: 1. Skapa frågor (avsnitt ) 2. Skapa test (avsnitt ) 3. Publicera testet i navigationsträdet (Manual för LUVIT Education) Frågor Det finns fyra typer av frågor: Flervalsfrågor har flera alternativa svar där ett eller flera är korrekt. Poängberäkning sker automatiskt för flervalsfrågorna. Sant/falskt frågor har de två låsta svarsalternativen sant och falskt. Matrisfrågor kan användas för att matcha ett antal påståenden eller frågor mot gemensamma alternativ. Fritextfrågor besvaras i löpande text och måste bedömas och poängsättas av utbildaren. LUVIT Administration, Manual 88(128)

89 Frågorna kan grupperas i kategorier (se avsnitt 12.3) vilket underlättar hantering av stora frågemängder och möjliggör avancerade urval av frågor till testen. Till en fråga kan du knyta olika typer av information som du kan välja att visa i testet, så som ledtråd, feedback och lösning Skapa fråga När du skall skapa en fråga väljer du Materialbibliotek Frågor Lägg till fråga. Du får då upp Inställningar, som är första steget i en guide i två steg för att skapa en fråga. Här väljer du Titel, Kategori, Frågetyp och ett antal andra inställningar (se avsnitt ). När inställningarna är klara väljer du Nästa >> längst ned i fönstret Wizard guide. Du kommer nu till Fråga/Svar, som är steg två i guiden. Det är här du skriver in själva frågan, och för flervals- och matrisfrågor, de olika svarsalternativen. Sidan ser alltså olika ut beroende på vilken frågetyp du väljer. För att enkelt se hur frågan kommer att se ut kan du förhandsgranska den. Klicka på Förhandsgranskning längst ned på sidan. När alla inställningar, frågan och ev. svaren är inmatade väljer du Spara längst ned på sidan Hantera och ändra frågor Om du vill ändra på något i en fråga väljer du Materialbibliotek -Frågor -Hantera frågor. Leta fram den fråga du vill ändra och klicka på dess titel. Du får nu upp Redigera fråga där du kan välja mellan de två sidorna Inställningar och Fråga/Svar. Glöm inte att klicka på Spara längst ned på sidan innan du går vidare. I Hantera frågor finns en utökad sökfunktion där du kan kombinera flera sökkriterier. Använd plustecknet för att lägga till ett sökkriterium och minustecknet för att ta bort. Dessutom kan du välja att visa Alla, Endast synliga eller Endast osynliga frågor enligt inställningen på frågorna. I verktygspanelen längst ned på sidan finns följande verktyg för att hantera frågor: Lägg till fråga Använd detta verktyg om du vill skapa en ny fråga (se avsnitt ). Ta bort fråga Visa frågerapport Visa utsökning som rapport Detta är en funktion för att ta bort en eller flera frågor. Markera de frågor du vill ta bort och välj Ta bort fråga. Observera att du inte kan ta bort en fråga som ingår i ett test. Du måste först ta bort frågan från alla test där den ingår innan du kan radera den. Denna rapport visar hur många som svarat på frågan, vad de har svarat, och om de har svarat korrekt eller ej. Markera den fråga du vill undersöka och klicka på Visa frågerapport. Denna rapport visar frågelistan precis som du ser den efter att t ex ha gjort en sökning. LUVIT Administration, Manual 89(128)

90 Koppla till kategorier Ta bort från kategorier Exportera Importera Koppla till enheter Ta bort från enheter Kopiera frågor till enheter Med hjälp av detta verktyg kan du kategorisera stora mängder av frågor utan att behöva redigera frågorna var och en för sig. Välj de frågor du vill kategorisera och klicka på Koppla till kategorier. En guide startar. Välj kategorier, klicka på Nästa >> och slutligen Slutför för att bekräfta kategoriseringen Du kan ta bort kategorier från många frågor med hjälp av verktyget Ta bort från kategorier. Du markerar vilka frågor det gäller och väljer sedan vilka kategorier som skall tas bort från frågorna. Funktionen fungerar på samma sätt som Koppla till kategorier. Frågor kan exporteras för att sedan importeras till en annan installation eller ett annat system. Exporten görs i ett format som följer IMS QTI 2.0 som är en standard för frågor och test, och ingår i IMS, den ledande standarden för lärplattformar (gå till för mer information). Markera frågorna du vill exportera och välj Exportera. Systemet producerar nu en zip-fil som du kan ladda ned för att sedan importera till en annan installation eller ett annat system. Om du har exporterat frågor från ett annat system eller en annan installation av LUVIT kan du importera frågorna med hjälp av detta verktyg. Förutsättningen för att importen skall lyckas är att frågorna har exporterats i formatet IMS QTI 2.0 (se för mer information). Du kan också använda importera frågor från en excelfil (se avsnitt för mer information Om du vill att administratörer på andra enheter ska kunna komma åt dina frågor kan du välja Koppla till enheter. Välj de frågor som du vill koppla och klicka på Koppla till enheter. En guide startar. Välj enheter i trädet, klicka på Nästa >> och slutligen Slutför för att bekräfta kopplingen. Om du vill att koppla loss en eller flera frågor från några enheter väljer du Ta bort från enheter. Välj de frågor som du vill koppla och klicka på Ta bort från enheter. En guide startar. Välj enheter i trädet, klicka på Nästa >> och slutligen Slutför för att bekräfta kopplingen. Du kan kopiera frågor till andra enheter. Välj de frågor du vill kopiera och klicka på Kopiera frågor till enheter. En guide startar. Välj enheter i trädet, klicka på Nästa >> och slutligen Slutför för att bekräfta kopieringen Beskrivning av fält och inställningar för frågor Här beskrivs alla fält och inställningar för frågor. Inställningar LUVIT Administration, Manual 90(128)

91 Titel Nyckelord Välj kategori Frågetyp Antal möjliga svar Maxpoäng Feedback vid godkänt Feedback vid ej godkänt Frågans titel visas som överskrift och används även för att identifiera en fråga i navigeringslistan när ett test utförs i lärmiljön. Här kan du skriva in ord som beskriver frågan som du kan söka på. Här väljer du vilka kategorier frågan skall tillhöra. Listan visar de kategorier som redan är valda. Använd Lägg till kategori för att lägga till kategorier till listan. Om du vill ta bort en kategori från listan markerar du kategorin och väljer Ta bort kategori. Välj mellan Flerval, Fritext, Matris och Sant/falskt. Denna inställning gäller enbart flervalsfrågor. Om du vill att endast ett svarsalternativ skall kunna väljas väljer du Ett. Du får då radioknappar som förhindrar att mer än ett alternativ väljs. Om du istället vill att fler än ett alternativ skall kunna väljas som rätt svar väljer du Flera. Med denna inställningen får du kryssrutor framför svarsalternativen. Poängberäkningen sker automatisk för flervalsfrågor, sant/falskt-frågor och matrisfrågor. För rätt svar ges Maxpoäng, och för fel svar ges noll poäng. Fritextfrågorna bedöms av utbildaren som kan ge hela poäng i en skala från noll upp till Maxpoäng. Här kan du ange feedback som visas om frågan besvaras korrekt. Om du väljer att visa feedback på testet visas informationen i kolumnen Feedback när testresultatet visas i lärmiljön. Denna feedback gäller vid fel svar på frågan. Om du i inställningarna för testet väljer att visa feedback så visas informationen som skrivs in här i kolumnen Feedback när testresultatet visas i lärmiljön. Ledtråd Lösning Om du aktiverar ledtrådsfunktionen i ett test kan denna text visas som ledtråd till frågan. Förutsatt att Visa lösning är aktiverat på testet kommer den text du skriver in här att visas om kursdeltagaren trycker på knappen Lösning. LUVIT Administration, Manual 91(128)

92 Lägg till dokument Till Feedback, Ledtråd och Lösning kan du bifoga ett dokument som komplement till texten. Dokumentet nås sedan genom att klicka på Visa dokument. När du bifogar en fil kan du antingen välja något som redan finnas i materialbiblioteket som en enstaka fil, eller ladda upp en ny med funktionen Lägg till fil. Inställningar - Sökbara fält Dessa fält och inställningar är endast till för urval och sökning. Informationen som läggs in syns alltså inte när frågorna besvaras i lärmiljön. Synlig Objektsbeskrivning Ändamål Referens Både listan över frågor i Hantera frågor och listan du får när du väljer frågor till ett test kan ställas in så att du enbart visar synliga eller osynliga frågor. Om du avmarkerar Synlig för en fråga kommer alltså den frågan inte att visas om du väljer att visa Endast synliga. En person som enbart har läsrättigheter till frågor ser enbart synliga frågor. Denna inställning kan då vara ett sätt för en administratör att gömma frågor som inte bör visas i listan utan att helt ta bort dem. Observera att denna inställning endast är till för att underlätta urvalet av frågor. Det påverkar inte hur frågan fungerar i ett test. Här kan du lägga in en beskrivning av din fråga. Objektsbeskrivning kan användas i urvalskriterier när du söker efter frågor. Observera att informationen inte visas för den som besvarar frågan. Här kan du skriva in själva syftet med frågan. Vad är det den ska testa? Vilka kunskaper krävs för att kunna besvara den? Observera att informationen inte visas när ett test genomförs i lärmiljön. Exempel på användning är att en fråga kommer från ett visst kapitel i en manual. Detta för att man lätt ska kunna se var frågan härstammar från. Observera att denna information inte visas när ett test genomförs. Fråga/Svar - Fråga Frågetext Välj fil Här skriver du in själva frågan. Du kan t.ex. bifoga dokument, bilder, ljudfiler och filmsekvenser. Multimedia som bilder, ljud och film visas direkt (inbäddat) i LUVIT Administration, Manual 92(128)

93 frågan, medan dokument och filer av andra slag visas som en länk som användaren får klicka på för att det skall visas. Du kan ändra visningsstorlek på inbäddat material (t.ex. bild och film). Du kan då fylla i Bredd och Höjd i pixlar. Fråga/Svar Svar För flervalsfrågor får du automatiskt två svarsalternativ, och du kan lägga till och ta bort svar genom att klicka på Lägg till svar nederst respektive Ta bort svar till höger om svaret (maximalt antal svarsalternativ är tio). Rätt svar markeras med en bock i rutan till höger om svarstexten. Svarstext Rätt svar Feedback Välj fil Här skriver du in svarstexten för ett svarsalternativ. Markera denna ruta om svarsalternativet är det korrekta. Observera att du kan ha flera korrekta svarsalternativ om du valt Flera i Antal möjliga svar under Inställningar. Om du väljer inställningen Visa feedback i ett test där frågan ingår kommer Feedback att visas för det svarsalternativ som väljs. Texten visas då i testresultatet när testet slutförts. Om du dessutom väljer inställningen Rätta omedelbart på testet kan den som genomgår testet få feedback omedelbart genom att klicka på knappen Kontrollera. Du kan bifoga filer till svarsalternativen (Se Välj fil under Fråga/Svar -Fråga ovan för utförligare beskrivning). För sant/falskt frågor får du automatiskt de två fasta svarsalternativen Sant och Falskt. Du kan ställa in vilket språk du vill svarsalternativen på. Har du valt att skapa en matrisfråga får du automatiskt två rader och två kolumner. Du kan lägga till ytterligare rader och kolumner med Lägg till rad och Lägg till kolumn. Använd kryssrutorna för att markera de rätta svaren Importera frågor Du kan skriva frågor och importera dem till LUVIT genom att använda Excelmallar. Mallarna finns tillgängliga för nedladdning när du klickar på Importera i verktygsfältet på sidan Hantera frågor. Excel mallen måste sparas i CSV-filformat för att sedan importeras. (CSV-filformat exporterar Excel arket med värdena kommaseparerade). Ladda ner Excel mallen Det finns mallar för flervalsfrågor och för sant/falskt-frågor. Mallarna finns i två varianter, en avancerad och en enkel. LUVIT Administration, Manual 93(128)

94 Använd den avancerade om du vill lägga till feedback, lösningar och dylikt till dina frågor. Använd den enkla om du bara vill skriva in frågorna och dess svarsalternativ. Använd rullgardinslistorna Frågetyp och Språk för att välja vilken mall du vill ladda ned. Ladda ned den mall du vill använda till din dator genom att klicka på länken. Sen är det bara att öppna den och skriva in dina frågor. Instruktioner för hur du ska fylla i de olika fälten finns i Excel-mallen. Skriver du in en kategori som inte redan finns i systemet så skapas denna. När du skrivit klart dina frågor kan du importera dem till LUVIT. För att spara mallen som en CSV fil (komma separerad), klicka Spara som i Office menyn eller tryck F12. Bägge dessa alternativ öppnar Spara som dialogrutan. Välj att spara filen i formatet CSV (komma separerad). Klicka på Spara knappen och spara till din hårddisk. Importera frågorna i CSV format Använd rullgardinslistorna Frågetyp och Språk för att välja vilken typ av fil du vill importera och vilket språk frågorna är på. Klicka på Slutför för att importera frågorna. Om filen innehåller fel får du information om det. Om filen är ok importeras frågorna till systemet. Felsökning Du kan inte använda radbryt i en cell då du fyller i Excel mallen. Anledningen är att när filen sparas i CSV-format så måste varje fråga komma på en egen rad. Har du problem med importen, så öppna filen i ett redigeringsprogram som anteckningar för att verifiera att så är fallet Kategorier Kategorier ger dig en möjlighet att strukturera dina frågor så att du på ett enkelt sätt kan välja ut frågor till dina test. En fråga kan tillhöra flera kategorier, vilket öppnar upp för avancerade urvalskriterier. LUVIT Administration, Manual 94(128)

95 Det finns en speciell kategori som heter Master. Alla frågor tillhör automatiskt denna kategori Skapa kategori Välj Materialbibliotek Frågor Lägg till kategori. Skriv in Titel, Beskrivning och klicka på Spara. Nu har du skapat en ny kategori Hantera och ändra kategorier När du vill ändra en kategori går du till Materialbibliotek Frågor Hantera kategorier. Sök eller bläddra till kategorin du vill ändra och klicka på dess titel. Nu kan du ändra Titel eller Beskrivning. Klicka på Spara när du är klar. I Hantera kategorier kan du även ändra kategoriseringen av dina frågor. Detta gör du med hjälp av verktygen i verktygsfältet längst ned på sidan. Följande verktyg finns tillgängliga för kategorier: Lägg till kategori Ta bort kategorier Koppla frågor Ta bort frågor Här skapar du en ny kategori. Markera de kategorier du vill ta bort och klicka på Ta bort kategorier. Observera att det inte är tillåtet att ta bort kategorier som innehåller frågor. Först måste du ta bort ta bort kopplingen till frågorna med hjälp av verktyget Ta bort frågor. Med hjälp av detta verktyg kan du koppla frågor till en eller flera kategorier. Markera de kategorier du vill koppla och välj Koppla frågor. Nu startas en guide. Därefter markerar du de frågor du vill koppla till de valda kategorierna och klickar Nästa >>. Du får nu en rapport på antal valda frågor och kategorier. Verkställ operationen genom att klicka på Slutför. Med detta verktyg tar du bort frågor från kategorier. Markera de kategorier det gäller och välj Ta bort frågor. En guide startar där du markerar de frågor som skall tas bort från de valda kategorierna. Klicka Nästa >>, verifiera antalet frågor och kategorier som operationen gäller och bekräfta med Slutför Test Ett test består av ett antal frågor. Du skapar tester i administrationen (se avsnitt ), men publicerar och låter kursdeltagare göra dem i lärmiljön. I detta avsnitt beskrivs hur man skapar, hanterar och ändrar tester. Här beskrivs även alla fält och inställningar som finns för tester Skapa test När du vill skapa ett nytt test väljer du Materialbibliotek Tester Lägg till test. Nu startar en guide i två steg som hjälper dig att skapa testet. Du navigerar i guiden med hjälp av knapparna Tillbaka, Nästa, Avbryt och Slutför längst ned på sidan. LUVIT Administration, Manual 95(128)

96 1. Egenskaper, som är första steget i guiden, innehåller ett antal inställningar (se avsnitt ) för testet. Dessutom bestämmer du här testets titel. När inställningarna är klara väljer du Nästa. Nu kommer du till steg 2. Välj frågor, där du väljer ut de frågor som testet skall innehålla. Här kan du välja mellan Enkelt läge och Avancerat läge (se avsnitt ). Om du vill se hur testet kommer att se ut väljer du Förhandsgranska test. Välj Slutför för att avsluta guiden och spara testet Skapa test Frågeurval Det finns två olika sätt att välja ut frågor till ett test: Enkelt läge I enkelt läge väljer du manuellt ut de frågor du vill ha och bestämmer inbördes ordning. Välj Lägg till fråga, gör eventuellt en sökning, markera de frågor du vill ha och klicka på Välj längst ned i verktygsmenyn. Du kan ändra ordningen på frågorna genom att markera en fråga och använda knapparna Flytta upp och Flytta ned. Du kan även lägga till fler frågor och ta bort med hjälp av Lägg till fråga och Ta bort fråga. Om du markerar Obligatorisk för en fråga måste den besvaras korrekt för att resultatet skall bli godkänt. Avancerat läge I avancerat läge väljer du vilka kategorier frågorna skall hämtas ifrån, samt det antal frågor som skall hämtas från varje kategori. Frågorna väljs sedan slumpmässigt ut enligt den fördelning du har bestämt. Dessutom har du möjlighet att välja kategorier som skall vara gemensamma för alla frågor i provet. Urvalet illustreras med ett exempel: Ett byggföretag vill skapa ett test med frågor från kategorierna: Grund, Tak och Ytterväggar med sju, fem och tre frågor från respektive kategori; totalt 15 frågor. Dessutom är frågorna kategoriserade utifrån svårighetsgrad: Lätt, Medel och Svår, och i detta fallet vill företaget skapa ett test med enbart lätta frågor. Lösningen blir följande: LUVIT Administration, Manual 96(128)

97 Alla frågor skall vara lätta, så kategorin Lätt läggs till i Kategorier gemensamma för alla frågor i testet. Grund, Tak och Ytterväggar läggs till i Kategorier som delar upp testet i olika sektioner, och Antal frågor från varje kategori skrivs in (antalet som står efter inmatningsrutan anger hur många lätta frågor som finns totalt i denna kategori). I tillägg till det slumpmässiga urvalet som illustrerats med exemplet ovan finns möjlighet att lägga till fasta frågor och utesluta enskilda frågor från urvalet. Detta görs på raderna Frågor och Uteslutna under Valda frågor Hantera och ändra tester Om du vill ändra ett test du redan har skapat väljer du Materialbibliotek Tester Hantera tester. Sök efter, eller bläddra till testet du vill ändra och klicka på titeln. Nu kan du ändra inställningar, och ändra urval av och ordning på frågor. På samma sätt som när du skapar ett nytt test är Redigera test en guide i två steg med 1. Egenskaper först och 2. Välj frågor därefter. Bläddring mellan stegen görs med hjälp av knapparna Nästa och Tillbaka längst ned på sidan. Här kan du även ångra dina ändringar med hjälp av knappen Avbryt. När du är färdig med ändringarna går du till steg 2. Välj frågor och väljer Slutför nederst på sidan. I Hantera tester finns samma utökade sökfunktion som i Hantera frågor (se avsnitt ). Du använder alltså plustecknet och minustecknet för att lägga till respektive ta bort sökkriterier, och du kan välja att visa Alla, Endast synliga eller Endast osynliga tester. Förutom verktygen Lägg till test och Ta bort test finns verktyget Kopiera test som du använder för att skapa ett nytt test med ett befintligt som mall. Markera testet du vill använda som mall och välj Kopiera test. Obs! Det är viktigt att du ändrar Titel så att kopian får ett nytt namn. Gör eventuellt ytterligare ändringar i inställningarna och frågeurvalet och välj slutligen Slutför i steg 2. Välj frågor Beskrivning av fält och inställningar för tester Här beskrivs alla fält och inställningar för test. Egenskaper Titel Information på startsidan Lägg till dokument Procent för att klara sig Testets titel Informationen som skrivs in här visas på testets startsida. Textfältet kan kompletteras med dokument där mer information kan ges. I testet nås dokumentet genom att klicka på Visa länk. Här anger du en procentsats för godkänt på testet. Det är alltså minst denna procentsats av maxpoängen som måste uppnås för ett godkänt resultat. Detta fält är obligatoriskt att fylla i. LUVIT Administration, Manual 97(128)

98 Visningsläge Nyckelord Välj på vilket sätt frågorna ska visas när man gör testet. Möjligheterna är att visa en fråga per sida, alla frågor på en sida eller att låta kursdeltagaren välja visningsläge själv i testet. Ger möjlighet att söka efter tester med detta ord angivet. Det kan t ex användas för att kategorisera tester inom ett visst ämne. Inställningar Max antal försök Dagar mellan försök Max tid Vill du begränsa antal försök markerar du rutan och skriver in det maximala antalet försök som tillåts för testet. Du kan välja att spärra testet ett visst antal dagar mellan försöken. Markera då detta val och skriv in det antal dagar som måste gå innan ett nytt försök tillåts. Markera detta val om du vill ha en maximal tid för genomförande av testet. Ställ in maximal tid i timmar och minuter. Tillåt att avbrutet försök återupptas Ange här om det ska vara möjligt att återuppta ett startat testförsök. Om rutan inte markeras kommer ett avbrutet försök att räknas som ett försök. Gör bara om frågor med fel svar Visa poäng per fråga Med detta val markerat är det endast de frågor som besvarats fel som behöver göras om när ett nytt försök påbörjas. Markerar du detta alternativ visas max antal poäng per fråga. Poängantalet visas för varje enskild fråga när testet genomförs. Slumpa ordning på flervalsfrågornas svarsalternativ Markera kryssrutan för att få slumpmässig ordning på svarsalternativen vid varje testförsök. Visa kontrollera-knappen Visa ledtråd Väljer du detta alternativ visas knappen Kontrollera för varje flervalsfråga när testet genomförs. Kursdeltagaren kan då kontrollera sitt svar direkt. Du kan även ställa in hur resultatet visas (se beskrivning av Resultat nedanför). Markerar du detta alternativ visas en knapp med texten Ledtråd för varje fråga. Om den som genomför provet klickar på knappen visas den text som angetts i fältet Ledtråd för frågan. LUVIT Administration, Manual 98(128)

99 Visa lösning Fritext rättning Detta alternativ gör att knappen Lösning visas för varje fråga när testet genomförs. Om den som genomför testet klickar på knappen visas den information som angetts i fältet Lösning för frågan. Om testet inte ska rättas automatiskt och innehåller frågor av frågetypen Fritext markeras här att fritext rättning ska användas. Vid godkänt Sätt kurs som avslutad Lägg till i grupp Generera certifikat Ange om ett godkänt resultat på detta test automatiskt ska göra att kursen registreras som avslutad för kursdeltagaren. Ange om ett godkänt resultat på testet automatiskt ska placera kursdeltagaren i en angiven grupp. När rutan markeras ges möjlighet att välja vilken grupp som ska användas. Om du markerar detta alternativ kan du ladda upp en mall som används för att automatiskt generera ett certifikat vid ett godkänt resultat. Resultat Med denna inställning kan du välja hur resultatet visas per fråga. Den sammanräknade totalpoängen för testet visas däremot alltid när testet slutförs oavsett inställning. Följande tabell visar vilken information som visas för de olika alternativen. Rätt svarsalternativ Korrekt/Ej korrekt Poäng Svar Visa rätt svar x x x x Göm rätt svar x Visa inte korrekt besvarade frågor X endast ej korrekta svar visas x x Göm frågeresultat Fördröj resultat till* x x *Poäng och svar visas efter utsatt datum Här följer en kort beskrivning av kolumnerna i tabellen: LUVIT Administration, Manual 99(128)

100 Rätt svarsalternativ Korrekt/Ej korrekt Poäng Svar Information vid godkänt Information vid ej godkänt Feedback Det alternativ som är korrekt markeras med texten (Rätt svar). Om frågan är korrekt besvarad visas texten Korrekt i rött under frågan. Antal poäng per fråga visas i frågelistan i testresultatet när testet slutförts. Kursdeltagaren kan se sina egna svar på frågorna. Visas som meddelande under testresultatet vid godkänt. Visas som meddelande under testresultatet vid icke godkänt. Här kan du välja om det skall ges feedback på frågorna eller ej. Feedback finns både för hela frågan och för de enskilda svarsalternativen (se avsnitt ). Egenskaper Sökbara fält Synlig Objektsbeskrivning Listan över tester i Hantera tester kan ställas in så att du enbart visar synliga eller osynliga tester. Om du avmarkerar Synlig för ett test kommer alltså det testet inte att visas om du väljer att visa Endast synliga. En person som enbart har läsrättigheter till test ser enbart synliga tester. Denna inställning kan då vara ett sätt för en administratör att gömma tester som inte bör visas i listan utan att helt ta bort dem. Observera att denna inställning endast är till för att underlätta urvalet av tester. Det påverkar inte hur testet fungerar i en kurs. Här kan du lägga in en beskrivning av ditt test. Objektsbeskrivning kan användas i urvalskriterier när du söker efter tester. Observera att informationen inte visas för den som utför testet. LUVIT Administration, Manual 100(128)

101 14. Chefsvyn I Chefsvyn hanteras inställningar som rör vyn Mina medarbetare och Min Sida i portalöversikten. Det gäller inställningar kring utbildningsplanering, innehåll i informationsfält och möjlighet att lägga in gemensamma dokument. Se mer information i vår manual för Utbildningsplanering. För att en chef ska kunna se sina medarbetare i portalen måste varje person tillhöra en specifik hemenhet, dvs den som chefen är kopplad till. Gå till menyn Användare -> Hantera användare. Klicka på användarens namn och välj hemenhet och klicka Spara. Endast en enhet kan väljas. För att chefen ska se sina medarbetare måste han/hon kopplas som chef till hemenheten ovan. Gå till menyn Användare -> Hantera användare. Klicka på användarens namn och välj sedan att koppla användaren som chef till en enhet genom att klicka på i verktygsfältet längst ned på sidan Hantera utbildningplaner En planeringsperiod anger till vilket datum det är tänkt att utbildningsplanerna ska vara slutförda. Namnet på perioden visas i översikten över enhetens planering när du öppnat vyn över Mina medarbetare i Chefsvyn i portalöversikten. LUVIT Administration, Manual 101(128)

102 Datumet visas i anslutning till där en medarbetares utbildningsplan sätts som slutförd. Om inte medarbetarnas utbildningsplaner är markerade som slutförda till det angivna datumet kommer en påminnelse att skickas till chefen. För att lägga upp en ny period gör så här: 1. Välj menyn Chefsvy/Lägg till utbildningsplan i den vänstra panelen. 2. Välj vilken enhet perioden ska gälla för. Klicka på Välj enhet och markera en eller flera enheter i listan. Underliggande enheter visas om man klickar på plustecknet framför enhetens namn. Underliggande enheter som inte har en egen utbildningsplan får närmst överliggande plan automatiskt. 3. Klicka på Välj enhet i verktygsfältet längst ned på sidan. Fönstret stängs. 4. Klicka på Spara. 5. Lägg in valfri beskrivning (synlig på chefens sida för planeringsstatus) 6. Lägg in start- och slutdatum. Slutdatum kommer att ge deadline för när planeringarna ska vara avslutade. Den är synlig i chefens vy över medarbetarens planering. 7. Lägg in datum då påminnelsen ska skickas ut till de chefer som inte slutfört planeringen för alla medarbetare. LUVIT Administration, Manual 102(128)

103 14.1. Hantera utbildningsperioder När medarbetaren eller chefen lägger till en aktivitet i utbildningsplanerna ska en period för genomförandet anges. I rutan som kommer upp när man väljer att lägga till en kurs till utbildningsplanen finns fördefinierade värden för perioder. Värdena som visas i rullgardinsmenyn läggs in och redigeras från LUVIT Administration/Chefsvy/Hantera utbildningsperioder. Gör så här: 1. Välj menyn Chefsvy/Hantera Utbildningsperioder. 2. Kontrollera att du har valt den enhet som värdena ska visas för. De enheter som har några värden inlagda visas i panelen till vänster. Om inga värden finns inlagda för en enhet visas ovanstående enhets värden istället. Det innebär att om du vill att alla enheter ska använda samma alternativ läggs värdena in på enheten Root. 3. Klicka på Lägg till i den högra panelen för att lägga till värden. LUVIT Administration, Manual 103(128)

104 4. En ruta öppnas där du fyller i önskat alternativ. 5. Klicka på Spara. 6. Klicka på Lägg till igen för att lägga till fler värden Informationsfält På sidorna för Utbildningplanering finns möjlighet att lägga in valfri informationstext under ikonen. Samma text visas på alla sidor och för alla roller. Gör så här: 7. Välj menyn Chefsvy/ Informationsfält i den vänstra panelen. 8. Klicka på Ny för att lägga in en text. Ett redigeringsverktyg för html öppnas och du kan skriva in valfri text. Det är även möjligt att ladda upp en fil. 9. Längst upp i panelen som visas ser du vilken enhet informationen kommer att visas för. Om det inte är någon information inlagd för en enhet visas den information som lagts in för ovanstånde enhet. Det innebär att om ni vill att samma informationstext visas för alla enheter i strukturen väljer man enheten Root. 10. Texten visas när man klickar på ikonen på sidorna Mina medarbetare (chef) och Min sida (medarbetare). LUVIT Administration, Manual 104(128)

105 14.3. Hantera gemensamma dokument Om du önskar att alla medarbetare och chefer ska ha tillgång till gemensamma dokument i fliken Dokument på en medarbetares Min sida kan dessa läggas till från LUVIT Administration. Du kan välja att lägga till olika dokument för olika enheter i enhetsstrukturen. Alla användare som är kopplade till den valda enheten kommer att se dokumentet. Så här ser det ut för användarna på Min Sida när ett dokument har lagts till: Lägg till ett gemensamt dokument 1. Placera dig i den enhet i enhetsstrukturen som dokumentet ska bli synligt för. Om du har behörighet till flera enheter kan du byta enhet längst upp till höger i LUVIT Administration. 2. Öppna sedan menyn Lägg till gemensamt dokument under Chefsvy i LUVIT Administration LUVIT Administration, Manual 105(128)

106 3. Ge dokumentet en titel och en beskrivning och välj sedan ett dokument från din hårddisk genom att klicka på Bläddra. 4. Klicka på Spara för att lägga till dokumentet. Dokumentet kommer nu att vara synligt för alla användare på den enhet som du är placerad i då du lagt upp dokumentet. 5. I nästa steg kan du nu koppla dokumentet till fler enheter som du vill att det ska vara synligt för. Alla användare kopplat till den angivna enheten kommer att se dokumentet i fliken Dokument på Min sida. 6. Välj Koppla till enheter i verktygsfältet längst ned på sidan. En ny sida med enhetsstrukturen visas. Kryssa för de enheter som ska se dokumentet och klicka på Nästa och sedan Slutför Ändra eller ta bort ett gemensamt dokument Om du vill ta bort eller byta ut ett gemensamt dokument eller koppla det till fler enheter gör du det i menyn Hantera gemensamma dokument. När du öppnar menyvalet ser du en lista på de dokument som finns kopplade till den enhet som du befinner dig i (visas längst upp till höger i LUVIT Administration). För att byta ut dokumentet klickar du på titeln och får då möjlighet att ladda upp ett nytt dokument. För att ta bort dokumentet kryssar du för det i listan och väljer Ta bort gemensamma dokument i verktygsfältet längst ned på sidan. LUVIT Administration, Manual 106(128)

107 För att göra dokumentet synligt på fler enheter klickar du på Koppla till enheter i verktygsfältet. Du får då ange vilka enheter det ska kopplas till i enhetsstrukturen och sedan klicka på Nästa och Slutför för att kopplingen ska sparas. 15. Utbildningsadministration Denna del avser endast kurser som hanteras i LUVITs modul Kursadministration. Funktionaliteten möjliggör en effektiv hantering av anmälningar, avbokningar, attestering och information till deltagare. Kursadministrationen är i första hand tänkt att användas för klassrumsbaserade kurser och kurser med blandat lärande (kurser med både klassrumsbaserade och webbaserade moment). Här registreras all grunddata avseende kurstillfällen som presenteras i kurskatalogen i Portalen. All administration av anmälningar sker under Hantera kurser i Portalen. Användaren hittar Kurskatalogen i toppmenyn i Portalen Behörighet För att kunna arbeta med denna modul måste du tillhöra en roll som har rätt behörighet. (se avsnitt Behörighetsnivåer och funktioner som kan regleras) Du hittar dessa roller under Serveradministration/LUVIT Administration/Roller. Klicka på en roll för att se dess inställningar. Rollen utbildningsadministratör ger dig behörighet att hantera utbildningsadministrationen Hantera kurser En kurs är ett samlingsbegrepp för att gruppera ett till flera kurstillfällen. Kursen ger den övergripande informationen om kursens innehåll och vilken målgrupp den riktar sig till. Deltagaren anmäler sig sedan till ett kurstillfälle som har ett angivet datum Lägg till kurs För att lägga till en ny kurs klickar du på Lägg till kurs under Utbildningsadministration i vänstermenyn. Ett formulär öppnas där information om kursen ska fyllas i. Titel Kort beskrivning Rubrik som visas när deltagaren söker efter kurs i kurskatalogen. Gemensam för alla kurstillfällen kopplade till kursen. Kort text som beskriver kursen. Visas direkt under titeln när deltagaren söker efter en LUVIT Administration, Manual 107(128)

108 kurs i kurskatalogen. Ladda upp fil Här kan man ladda upp en bild som visas bredvid titel och beskrivning i kurskatalogen. Kursinformation Denna information visas om man klickar på Läs mer för den aktuella kursen i kurskatalogen. Det finns möjlighet att lägga in text och redigera i html format. Klicka på länken Redigera html för att öppna en editor. I editorn finns även möjlighet att använda färdiga mallar. Klicka på ikonen verktygfält för att välja en mall och fyll sedan i önskad text. i editorns Planerare Administratör Status Ange ansvarig för planeringen av kursen och dess tillfällen. Klicka på Välj och markera en person i listan som visas. Avsluta med att klicka på Välj i verktygsfältet längst ned på sidan. Ange ansvarig för hanteringen av kurstillfällen, deltagare, bokning mm. Administratören arbetar i Portalen under menyn Hantera kurser. Aktiv/Inaktiv. Enbart kurser som är aktiva syns i kurskatalogen. Används för att filtrera i listan hantera Kurser, se bild nedan Anmälan inkluderar alla tillfällen Diarienummer Objektnummer Kostnadsställe Fakturaadress Grupp/Nivå Om denna ruta kryssas i, betyder det att kursens alla kurstillfällen hör ihop och att deltagaren anmäler sig till alla dessa kurstillfällen samtidigt. Om rutan inte är ikryssad består kursen av alternativa tillfällen, där man troligen endast anmäler sig till ett av dessa tillfällen. Externt ID eller liknade referens. Valfri benämning i fritext. Ange kostnadställe om kursen ska vara knuten till detta. Ange fakturadress om det ska vara synligt för deltagaren vid anmälan. Gör det möjligt att söka efter kurser utifrån grupp eller nivå i kurskatalogen. Välj ett LUVIT Administration, Manual 108(128)

109 alternativ i listan och klicka på det gröna plustecknet för att lägga till bland valda kategorier. Eller lägg till en ny kategori genom att välja <Ny> i listan och skriva in en rubrik. Klicka på plustecknet för att lägga till kategorin. Kopplingar Kurstillfällen Kursen kan kopplas till en eller flera enheter. Kursen kommer att vara synlig för de användare som tillhör samma enhet och enheter högre upp i hierarkin. Administratörer av kursen måste också ha behörighet till den angivna enheten. Lista över kurstillfällen som hör till den aktuella kursen. Tänk på att spara informationen innan du lämnar sidan! Lägg till kurstillfälle När kursen är upplagd kan du koppla valfritt antal kurstillfällen till kursen. Kurstillfället innehåller information om tid och plats då kursen ges och ger deltagaren möjlighet att anmäla sig. Välj den kurs som du vill lägga upp ett kurstillfälle för under Hantera kurser i vänstermenyn. Klicka på kursens namn för att öppna sidan för att Redigera kurs. Klicka på knappen Ny i rutan Kurstillfälle för att skapa ett nytt kurstillfälle. LUVIT Administration, Manual 109(128)

110 Du kan också välja att kopiera ett befinligt kurstillfälle med knappen Kopiera. Då kommer alla inställningar du gjort på det valda kurstillfället att följa med till det kopierade. Det kopierade tillfäller får status Planerat och du måste endast ändra titel och fylla i datum för självregistrering. I rutan under kursttillfällena finns möjlighet att redigera mallarna för Bekräftelse och Påminnelse för nya kurstillfällen. För påminnelser kan du även ange hur många dagar innan kursstart den ska gå ut. Meddelandena kan även redigeras direkt på kurstillfället i Hantera kurser i LUVIT Portal. När du har valt att skapa ett nytt kurstillfälle öppnas en ny sida där information och egenskaper för kurstillfället anges. Titel Startdatum Slutdatum Antal dagar Plats Praktisk Information Status Den titel som man angivit i kursen. Denna går inte att redigera. Det datum och klockslag då tillfället börjar. Det datum och klockslag då tillfället slutar. Det antal dagar tillfället pågår. Ange namn på den lokal där kurstillfället ges. Tänk på att det även kan användas av deltagare för att söka efter olika kurstillfällen. Var därför noga med att platsen anges på samma sätt varje gång. Mer detaljerad information om platsen. Informationen visas för deltagaren i anmälningsformuläret. Status Planerad innebär att kurstillfället endast är synligt för planeraren Status Aktiv innebär att kurstillfället är synlig för utbildningsadministratören i portalen, samt för deltagaren när denne söker i kurskatalogen. Självregistrering påbörjas Självregistrering avslutas Det datum då deltagarna kan börja anmäla sig. Senaste datum då deltagarna kan anmäla sig. LUVIT Administration, Manual 110(128)

111 Antal deltagare Minimum Avanmälan senast Platsreservation Max antal deltagare. Kontroll sker i systemet så man kan inte reservera fler platser än detta antal. Därefter placeras anmälningar på väntelistan om denna används. Minsta antal deltagare. Endast information, det sker inget kontroll mot detta i systemet. Antal dagar före kurstillfället som avanmälan kan ske. Manuell plats reserveras manuellt av utbildningsadministratören. Automatisk plats reserveras automatiskt vid anmälan. OBS! Detta fungerar endast om inte attest är ikryssad. Väntelista Ingen - väntelista används inte. Om kurstillfället är fullt kan deltagaren inte anmäla sig. Automatisk om en platsbokning annulleras, får första personen i väntelistan denna plats automatiskt. Manuell utbildningsadministratören väljer från väntelistan och reserverar plats manuellt. Attest Påminnelse Pris Diarienummer Objektnummer Kostnadställe Fakturaadress Om attest är ikryssad kommer den som anmäler sig till ett kurstillfälle vara tvungen att fylla i vem som ska attestera anmälan. Attestanten måste vara upplagt som användare i LUVIT. Kryssa i rutan och ange antal dagar innan kursstart som en påminnelse ska skickas till deltagarna. Mallen för meddelandet kan redigeras på kurstillfället från Hantera kurser i LUVIT Portal. Kostnad för kurstillfället. Informationen är synlig för administratören i Portalen under Inställningar för ett kurstillfälle. Externt ID eller liknade referens. Valfri identifikation. Ange om kurstillfället är kopplat till ett kostnadsställe. Ange en fakturaadress. Informationen är synlig för administratören i Portalen under Inställningar för ett kurstillfälle. Kom ihåg att spara informationen innan du lämnar sidan! Systemet kontrollerar att all obligatorisk information är ifylld Lägg till anmälningsformulär I samband med att ett kurstillfälle skapas kan du även välja att lägga till valfritt antal frågor till anmälningsformuläret. Deltagaren får upp frågorna och svarar på dessa i samband med att han/hon anmäler sig till kurstilfället. LUVIT Administration, Manual 111(128)

112 På samma sida som informationen om kurstillfället fylls i finns rutan Anmälningsformulär. Kryssa i rutan Kostnadsställe om du vill att deltagaren ska ange det vid anmälan. Välj sedan att lägga till frågor genom att ladda en Frågemall (se avsnittet 14.4 Hantera Frågemallar) eller lägga till enskilda nya frågor. För att lägga till en ny fråga klicka på knappen Lägg till. En ruta visas där du väljer vilken frågetyp som ska skapas. Alternativen är Enkelval, Flerval, Fritext eller Datum. Under Titel skriver du frågan som du önskar svar på. Om typen enkelval eller flerval är vald kommer du även att få upp en ruta där du lägger in valfritt antal svarsalternativ. Du kan ändra ordning på alternativen med pilarna till höger om rutan. Kom ihåg att spara formuläret när du är färdig med frågorna Lägg till online-kurs På sidan med information om kurstillfället finns även möjlighet att koppla en online-kurs till kurstillfället. Det ger möjlighet att kombinera det lärarledda tillfället på plats med distansstudier före och/eller efter själva kurstillfället. Klicka på knappen Lägg till i rutan Online-kurser. Ett nytt fönster öppnas som visar tillgängliga online-kurser för den aktuella enheten som kurstillfället är kopplat till. Markera önskad online-kurs och klicka på Välj i verktygsfältet längst ned på sidan. Kursen är nu kopplad till det aktuella kurstillfället. Deltagaren och utbildare får tillgång till online-kursen i samband med att bekräftelsen för kurstillfället skickas. För att skapa en ny online-kurs se avsnitt 10.4 Skapa kurs Närvarolista Närvarolistan gör det möjligt att följa upp och registrera närvaro i kursadministrationsdelen. I LUVIT Administration görs inställningar för hur närvarolistan ska visas för varje enskilt kurstillfälle. Välj om utbildaren ska ha behörighet till närvarolistan (administratören har alltid behörighet) samt vilka kolumner som ska visas. LUVIT Administration, Manual 112(128)

113 Fakturering Under fliken Fakturering görs inställningar för om och hur kursdeltagarna ska faktureras för kurstillfället. Det som fylls i här visas i anmälningsformuläret för kursdeltagarna i LUVIT Portal. Om posten valfri är ikryssad väljer kursdeltagaren i anmälningsformuläret om han/hon vill göra detta val. Om den inte är ikryssad är kostnaden obligatorisk. För kursdeltagaren visas alla priser exklusive moms. De rader som har priset noll visas inte i anmälningsformuläret. LUVIT Administration, Manual 113(128)

114 15.4. Hantera frågemallar Om man ofta vill använda samma frågor i anmälningsformulären underlättar det att skapa en frågemall. Frågemallen innehåller en uppsättning frågor som enkel läggs till anmälningsformuläret genom att mallen laddas. För att skapa en ny frågemall väljer du Lägg till frågemall under Utbildningsadministration i vänstermenyn. Längst upp ser du vilken enhet frågemallen kommer att vara tillgänglig för. Vill du ändra enhet klickar du på Välj enhet och markerar en ny enhet i listan. Ange Titel för din frågemall och lägg sedan till valfritt antal frågor. Frågorna kan vara av typen enkelval, flerval, fritext eller datum. Klicka på knappen Lägg till fråga för att skapa en ny fråga. Fyll i själva frågan vid Titel och för enkelval och flervalsfrågorna anger du även de aktuella svarsalternativen. Glöm inte att spara när du är klar med frågemallen. Frågemallen finns sedan tillgänglig för nedladdning när du skapar ett nytt anmälningsformulär för ett kurstillfälle Hantera e-postmallar E-post mallarna används för automatiska meddelanden som skickas ut under anmälningsprocessen. Dessa är möjliga att redigera och anpassa för varje enhet i LUVIT. Vid installation läggs en standard text in i e-postmallarna, på svenska och engelska. Dessa ligger i enheten Root. Om inte systemet hittar någon mall som är kopplad direkt till enheten där kursen finns, kommer det att välja mall från enheten Root. Följande malltyper finns: Anmälan mottagen Attestera anmälan Skickas till den person som anmäler sig till ett kurstillfälle, som bekräftelse på att denne har skickat in sitt anmälningsformulär. Skickas till den chef som ska attestera anmälan, i samband med att en person anmäler sig till ett kurstillfälle. Skickas även till registratorsbrevlådan. Anmälan avslagen av attestant Behöver kompletteras Anmälan kompletterad Skickas till den som anmält sig till, när attestanten avslår anmälan. Skickas från utbildningsadministratören till den person som anmält sig, om anmälningsformuläret behöver kompletteras. Skickas från deltagaren till utbildningsadministratören, när deltagaren har LUVIT Administration, Manual 114(128)

115 kompletterat sin anmälan Meddelande till administratör Meddelande till deltagaren Anmälan avslagen Avanmälan avslagen Bekräftelse Påminnelse om kursstart Deltagare avanmäler sig Attestbegäran avanmälan Meddelande som skickas från utbildningsadministratören till deltagaren Meddelande som skickas till deltagaren från utbildningsadministratören Skickas från utbildningsadministratören till den person som anmält sig till, som bekräftelse på att anmälan är avslagen. Skickas från utbildningsadministratören till den person som avanmält sig till, som bekräftelse på att avanmälan är avslagen. Skickas till deltagarna som har en reserverad plats på kurstillfället, samt utbildare. Skickas till deltagarna x antal dagar innan kursstart om påminnelse är aktiverat på kurstillfället Skickas till utbildningsadministratören, när en deltagare avanmäler sig Skickas till den chef som ska attestera avanmälan, i samband med att en person avanmäler sig till ett kurstillfälle. Skickas även till registratorsbrevlådan. Verifiera anmälan Skickas från utbildningsadministratören till en deltagare eller utbildare som denne anmält Lägg till e-postmall Du kan själv lägga till egna e-postmallar eller redigera de befintliga för olika enheter. Det är viktigt att du kontrollerar vilken enhet du vill ändra eller skapa e-postmallarna för. Byt till aktiv enhet genom att klicka på Byt enhet längst upp till höger i LUVITs fönster. En trädstruktur visas där du klickar på den enhet som ska vara aktiv när du skapar mallarna. LUVIT Administration, Manual 115(128)

116 Välj Hantera e-postmallar i menyn till vänster. Klicka på Lägg till e-postmall i verktygsfältet längst ned på sidan. Välj språk och malltyp. Om du vill utgå från någon av standardmallarna för att sedan redigera texten kan du välja att Ladda standardmall. Då kopieras ämne och brödtext in automatiskt. Alternativt skriver du in meddelandet direkt i textrutan och väljer valfritt antal nyckelord genom att kopiera eller markera och dra dem från rutan till höger och in i textrutan. Dessa nyckelord som börjar och slutar med % tecken innebär att informationen hämtas automatiskt från aktuell kurs/tillfälle och presenteras i meddelandet. Glöm inte att spara din mall när du är klar! Den kommer nu att användas för den enhet som har kopplats till. I översikten över e-postmallarna visas vilken enhet den nya mallen är kopplad till. 16. LUVIT Portal Gå till LUVIT Portal Detta är en direktlänk till LUVIT Portal (system default portalsajt) Anslagstavla Portal De nyheter som syns i LUVIT Portals nyhetspanel skapas i LUVIT Administration. Nyheterna presenteras i den enhet du befinner dig i när du skapar nyheten. Det finns möjlighet att välja om nyheten ska visas för alla eller endast för lärare och administratörer. LUVIT Administration, Manual 116(128)

117 Skapa nytt anslag Försäkra dig om att du befinner dig i den enhet där du vill att anslaget ska synas. Välj LUVIT Portal/Anslagstavla Portal i menyn till vänster. Då visas en lista på de nyheter som redan är skapade. För att skapa en ny nyhet, välj Ny, fyll i de uppgifter du vill ska synas i nyheten. Titel, startoch slutdatum är obligatoriska uppgifter. Välj om nyheten ska visas för alla eller endast för lärare och administratörer. Om du väljer Visas i anslagstavla för lärare visas nyheten i en egen panel på portalens sida. Tänk på att denna panel måste vara tillagd på sidan på samma sätt som övriga paneler. Ange om nyheten ska visas i sin helhet genom att markera Visa hela anslaget på portalens översiktssida. Om rutan inte är markerad kommer endast rubriken att vara synlig och möjlig att klicka på för att se nyhetens innehåll. Du kan också bifoga en fil till nyheten, som läsaren kan öppna eller ladda ner. Avsluta genom att trycka på Spara Ändra anslag Klicka på den nyhet du vill ändra. Till höger visas formuläret med de aktuella uppgifterna som ingår i nyheten. Gör dina ändringar och tryck på Spara Ta bort anslag Markera den nyhet du vill ta bort. Tryck på Ta bort Portallänkar Portallänkar ger dig möjlighet att lägga upp länkar åtkomliga via toppmenyn i Portalen. Portallänkar är ej bundna till vare sig portalsajter eller enheter, vilket innebär att en inlagd länk kan ses av alla i systemet Skapa portallänk Välj Portallänkar i menyn LUVIT Portal och tryck på Ny. Fyll i formuläret som öppnas på höger sida och tryck på Spara Ändra portallänk Välj Portallänkar i menyn LUVIT Portal och klicka på titeln för länken. Gör önskade ändringar i formuläret som visas på höger sida. Avsluta med att klicka på Spara Ta bort portallänk Välj Portallänkar i menyn LUVIT Portal. Markera portallänken som ska raderas. Klicka på knappen Ta bort Portalsajter En portalsajt är en möjlighet att göra anpassade portaler för olika grupper av användare inom olika enheter. Portalsajter kopplas till enhet via menyn Enheter, antingen vid skapande av ny enhet eller LUVIT Administration, Manual 117(128)

118 vid redigering av enhet (se avsnitt Enheter). Om inget aktivt val av portalsajt gjorts gäller standardportalsajten. Sidan visar de befintliga portalsajter som finns, system default är standard om inget annat har valts. Klicka på Lägg till portalsajt för att skapa en ny portalsajt. Fyll i Titel och eventuellt Beskrivning. Om du markerar Hoppa över portal kommer användare att vid inloggning från portalsajten att komma direkt in i en kurs i utbildningsmiljön, den som han/hon senast var inloggad i. Detta innebär att användaren inte får tillgång till översiktsidan, vilket annars är den första sida användaren kommer till efter inloggning. Det går att anpassa språket för varje enskild portalsajt. Välj ett av de tillgängliga språken i rullgardinsmenyn. Om det finns flera portalskal uppladdade (se avsnitt 3.6.3) kan du i rullgardinsmenyn under Skal välja vilket du ska använda. Välj därefter en mall för hur text och bild ska placeras. Skriv in text och ladda eventuellt upp bild. Välj om du vill visa hur många som är inloggade samtidigt på inloggningssidan. Du kan också bifoga en fil till portalsajten, t ex ett dokument med information, som då kan öppnas från portalsajten. Det går även att lägga till tre olika paneler som ska synas på portalsidan såsom webbläsartest, systemmeddelanden och/eller möjlighet att nå öppna kurser från portalsidan Menyer Klicka på fliken Menyer för att ställa in vilka menyer du vill ska vara aktiva för just den här portalsajten Översikt Klicka på fliken Översikt för att bestämma hur portalens översiktssida ska se ut. De paneler som finns i den övre rutan visas på översiktssidan i portalen för aktuell sajt. Övriga paneler finns nedanför. LUVIT Administration, Manual 118(128)

119 Om du vill lägga till en panel drar du den från den nedre delen till den övre. Välj panelens placering genom att släppa den i rätt kolumn. Du kan även ändra ordning på panelerna genom att dra och släppa dem. Du kan ta bort en panel antingen genom att dra ner den till den nedre rutan eller genom att klicka på krysset i hörnet. Antalet kolumner kan ändras med knapparna överst. Det kan maximalt finnas fyra kolumner. Kolumnernas bred anpassas automatiskt efter hur många kolumner du väljer. Kolumnerna fyller alltid hela sidan. En panels bredd ändras genom att klicka på pilarna («och»). Vänster pil för att minska bredden och höger pil för att öka den. En panel kan som mest sträcka sig över alla kolumner i portalöversikten. Om du vill att en plats ska vara tom använder du panelen Utfyllnad. Observera att en panel som inte är placerad längst till vänster ändå kan hamna där om det inte finns tillräckligt med plats för den. LUVIT Administration, Manual 119(128)

120 OBS! Följande paneler riktar sig endast till utbildare och administratörer och kommer inte att vara synliga för kursdeltagare: Anslagstavla för utbildare Resurser för utbildare Forum för utbildare Kollegor Tänk på att placera dem på ett sätt så att det inte blir tomma fält för kursdeltagaren Egna paneler I fliken Egna paneler, kan man själv utforma en panel med valfritt innehåll. Precis som de fördefinierade panelerna kan egna paneler placeras ut på sajtens portalöversikt. Du skapar innehåll i en egen panel genom att klicka på Ny. Du väljer då titel på panelen och matar in innehållet genom att använda den inbyggda editorn. För att innehållet skall visas i på portalöversikten så måste det kopplas till en panel. I rullgardinslistan Koppla innehåll till panel kan du välja till vilken panel innehållet skall kopplas till. Om Ej kopplad är valt så kommer innehållet inte att visas någonstans. Detta för att kunna ha innehåll för olika tillfällen. Det specifika innehållet kopplas då bara till en panel när det skall visas. När du är klar sparar du genom att klicka på Spara. Du kan redigera innehållet genom att klicka på panelens titel och ändra i editorn. LUVIT Administration, Manual 120(128)

121 Paneler för utbildare Det finns ett antal paneler som inte är synliga för kursdeltagare. De är tänkta som ett stöd för lärare och administratörer och ger möjlighet att kommunicera direkt med dessa målgrupper. Panelerna läggs till på samma sätt som övriga paneler i fliken Översikt. Innehållet redigeras här Resurser Panelen består av en mappstruktur där man har möjlighet att lägga in filer som ska var tillgängliga för lärare och administratörer från portalöversikten. Bygg upp strukturen genom att klicka på en mapp och välj vad du vill lägga till i rutorna till höger Kollegor Panelen Kollegor visar urval av de som har rollen utbildare och/eller administratör i systemet. Här ställer du in antalet bilder som ska visas i panelen och om den ska visa endast utbildare eller även administratörer. Vilka som visas kommer att slumpas fram varje gång översikten uppdateras. Från panelen kan man klicka på en länk till en översiktssida som visar alla. Varje utbildare visas med bild (från den personliga presentationen), namn, vilka kurser och ämnen de undervisar på och länkar till bloggar. LUVIT Administration, Manual 121(128)

122 Forum I forumet kan lärare och administratörer lägga upp diskussionstrådar som inte kursdeltagarna ser. Skriv in en titel och beskrivning. Välj om man själv ska kunna redigera sina inlägg efter att de har publicerats. Klicka på Spara för att skapa forumet som ska visas i panelen Forum för utbildare Kurskatalogpanel Under fliken Kurskatalogpanel anges vilka kurser som ska visas under Aktuella kurser i LUVIT Portal. Välj Lägg till kurs för att välja bland kurserna som ligger i kurskatalogen (ej online-kurser). Klicka på Lägg till kurs för att lägga till en kurs. Dra och släpp bland de tillagda kurserna för att välja i vilken ordning de ska visas. LUVIT Administration, Manual 122(128)

123 OBS! För att kurserna ska visas på portalsidan måste själva kurskatalogpanelen läggas till. Detta görs från fliken Översikt se avsnitt i manualen. LUVIT Administration, Manual 123(128)