LUVIT Administration 2.2 Manual

Transkript

1 LUVIT Administration 2.2 Manual

2 Innehållsförteckning 1 INLEDNING GRUNDER OM ARBETSSÄTT, BEGREPP OCH GRÄNSSNITT ÖVERSIKT OM STRUKTUR OCH ARBETSSÄTT ADMINISTRATIONFÖNSTRETS DELAR Infofält Huvudmeny Arbetsarea Sökfält Verktygsfält STRUKTURERA MED ENHETER Central betydelse för åtkomst, behörigheter och information Strukturera enheterna från start BEHÖRIGHETSNIVÅER, ROLLER OCH ENHETER Rolltyper Roller i administrationen och Profiler i LUVIT Education Behörighetsnivåer och funktioner som kan regleras Standardroller Rollhierarki Systemadministratör Behörigheter och enheter KURSER FAVORITER PÅ STARTSIDAN SPRÅKHANTERING LUVIT PORTAL Översikt Portal och Kurskatalog GRUNDLÄGGANDE ANTAGANDEN INLOGGNINGSTID SERVERADMINISTRATION SYSTEMMEDDELANDEN SERVERINSTÄLLNINGAR Antal poster/sida Standardspråk SMTP-adress System e-post LUVIT Administration adress Administrator e-post Portaladress LUVIT Reports adress Administrationshjälp Portalhjälp Startsida Portalhjälp Filarkivstorlek Storlek på bifogad fil i e-post Organisation Inkludera underenheter Chatt timeout Uppadatera chatt E-POSTMALLAR Ändra e-postmall för registrering på kurs Ändra e-postmallar för registrering i portal LUVIT Administration 1.34, Manual 2(85)

3 3.3.3 Ändra e-postmall för kursansökningar LUVIT EDUCATION Hantera LUVIT Education-menyer LUVIT ADMINISTRATION Hantera rubriker Roller Hantera datafält Enhetstyper Materialinställningar LUVIT PORTAL Portalmenyer Portalkommunikation Portalskal Portalsajter Om DOKUMENTTYPER SPRÅK Importera språk Ta bort språk PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR HANTERA RUBRIKER PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR ENHETER HANTERA ENHETER Redigera enhet Skapa enhet Ta bort enhet Flytta enhet Byt enhet Visa rapport Visa grafisk rapport över enhet Skicka meddelande ANVÄNDARE HANTERA ANVÄNDARE GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONER OCH VERKTYG Information via Hantera användare Lägg till användare importera användare Registrera användare Koppla användare till enheter Ta bort användare från kurser Ta bort från enheter HANTERA ANVÄNDARE AVANCERADE FUNKTIONER Visa rapport Lägg till användare till grupp Ändra allmänna inställningar Skicka portalinbjudan Skicka meddelande Ta bort användare från grupp VISA/ÄNDRA INFORMATION OM ANVÄNDARE LÄGG TILL ANVÄNDARE IMPORTERA ANVÄNDARE Lägga till användare Import med textfil Import med IMS Enterprise ANVÄNDARREGISTER LUVIT Administration 1.34, Manual 3(85)

4 6.5.1 Koppla användare till enhet Ta bort användare permanent från LUVIT Administration ANVÄNDARGRUPPER HANTERA GRUPPER Ändra användargrupper Lägg till användare Importera användare Registrera grupp Visa användare Ta bort användare från grupp Koppla till enhet Ta bort från enhet Visa rapport LÄGG TILL ANVÄNDARGRUPPER KURSER HANTERA KURSER GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONER OCH VERKTYG Information via Hantera kurser Skapa kurser Registrera användare på kurs Visa användare hantera användare på kurs Gå till kurs redigera innehållet i kurs HANTERA KURSER AVANCERADE FUNKTIONER OCH VERKTYG Visa rapport Koppla till enheter länka Visa självregistrering Skicka meddelande Lägg till kurs till favoriter Lägg till kurs i kurskatalog Exportera kurstillfälle Ta bort kurs från enhet Flytta till arkiv Ta bort kurstillfällen permanent REDIGERA KURSINFORMATION Kursinformation som visas i kurskatalogen Ändra start och slutdatum för kurs Öppen kurs - gör kursen tillgänglig utan inloggning Begränsa antalet tillåtna deltagare i kurs SKAPA KURS Lägg till en tom kurs Ladda upp/importera kurs Skapa kurs av materialpaket Skapa från kurs kopiera kurs HANTERING AV ARKIVERADE KURSER Återställ kurs Visa användare på kurs Gå till kurs (öppna kurs från administrationen) Ta bort kurser permanent MATERIALBIBLIOTEK I MATERIALPAKET OCH ENSTAKA FILER HANTERA MATERIALPAKET GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONER OCH VERKTYG Information via Hantera materialpaket Skapa materialpaket Hantera filer i materialpaket Bygg och redigera innehåll LUVIT Administration 1.34, Manual 4(85)

5 9.1.5 Kopiera materialpaket Flytta materialpaket Ta bort materialpaket HANTERA MATERIALPAKET AVANCERADE FUNKTIONER OCH VERKTYG Koppla till enheter länka Hantera prenumerationer på materialpaket Visa och hantera versioner av materialpaket Exportera materialpaket Ta bort från enheter REDIGERA INFORMATION OM MATERIALPAKET Status på material Check in Check out SKAPA MATERIALPAKET Lägga till ett tomt materialpaket Importera materialpaket Skapa materialpaket från kurs Skapa av materialpaket kopiera materialpaket HANTERA ENSTAKA FILER GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONER OCH VERKTYG Information via Hantera enstaka filer Lägg till fil Granska/Ladda ner fil Ersätt fil Kopiera filer Flytta filer Ta bort filer HANTERA ENSTAKA FILER AVANCERADE FUNKTIONER OCH VERKTYG Koppla till enheter länka Exportera filer Hantera prenumerationer på enstaka fil Ta bort från enheter Hantera versioner av enstaka fil REDIGERA INFORMATION OM FIL Status på enstaka filer LÄGG TILL FIL MATERIALBIBLIOTEK II - TEST ARBETSFLÖDE FRÅGOR Skapa fråga Hantera och ändra frågor Beskrivning av fält och inställningar för frågor KATEGORIER Skapa kategori Hantera och ändra kategorier TEST Skapa test Skapa test Frågeurval Hantera och ändra tester Beskrivning av fält och inställningar för tester KURSKATALOG HANTERA KURSKATALOGER Redigera kurskatalog, kategorier, kursinformationsobjekt eller kurser LÄGG TILL KURSKATALOG, AVANCERAT TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Lägg till kategori Lägg till kursinformationsobjekt (KIO) LUVIT Administration 1.34, Manual 5(85)

6 Lägg till kurs LÄGG TILL KURSKATALOG, ENKELT TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Lägg till kurs Förhandsvisa kurs LUVIT PORTAL PORTALNYHETER Skapa Portalnyhet Ändra Portalnyhet Ta bort Portalnyhet PORTALLÄNKAR Skapa portallänk Ändra portallänk Ta bort portallänkt RAPPORTER MINA RAPPORTER RAPPORTTYPER Användarstatistik i enhet (1) Dokumentstatistik i kurs (2) Prestation i enhet, detaljerad (3) Prestation i enhet, totalt (4) Prestation i kurstillfälle (5) GENERERA EN RAPPORT FRÅN LISTAN MINA RAPPORTER Den genererade rapporten Exportera, spara och skriv ut rapport REDIGERA EN RAPPORT FRÅN MINA RAPPORTER TA BORT EN RAPPORT FRÅN MINA RAPPORTER SKAPA EN NY RAPPORT LUVIT Administration 1.34, Manual 6(85)

7 1 Inledning LUVIT Learning Centre består av LUVIT Administration, LUVIT Portal och LUVIT Education. I denna manual behandlas LUVIT Administration, administrationsmiljön där du som administratör i huvudsak hanterar enheter, kurser och användare. För information om LUVIT Portal och LUVIT Education, se separata manualer. LUVIT administration benämns i fortstättningen administrationen, LUVIT Portal portalen och LUVIT Education lärmiljön. 2 Grunder om arbetssätt, begrepp och gränssnitt 2.1 Översikt om struktur och arbetssätt I LUVIT Administration kan du skapa enheter och därmed lägga den grundläggande strukturen för administrationen. Antalet enheter och enhetsstrukturen skapas utifrån ägarens behov och kan exempelvis spegla organisationens verkliga struktur. När du arbetar i LUVIT Administration befinner du dig alltid i en aktiv enhet. Tillgång till enheterna i strukturen är beroende av vilken behörighet du har och (om du inte har högsta systemrollen som har alla behörigheter) vilka enheter du är kopplad till. Till enheterna kopplas övriga typer av objekt, som t ex kurser. En kurs består (minst) av ett namn, en beskrivning, en ansvarig samt innehåller ett kursmaterial (vanligtvis) som kan göras tillgängligt för användare (som utbildare och kursdeltagare) under en vald tidsperiod. Kurser skapas och organiseras direkt i LUVIT Administration, men de kan också importeras. I LUVIT Administration sker hanteringen av användare, som t ex administratörer av olika slag, utbildare/lärare och kursdeltagare. Användare kan skrivas in manuellt i systemet men också importeras. En användare kan vara kopplad till en eller flera enheter. För att få tillgång till kurser (undantaget öppna kurser) måste användaren registreras på dessa kurser. I LUVIT Administration kan du skapa och organisera information om kurser via kurskataloger. Kurskataloger blir åtkomliga via Portalen och kan väljas att visas enbart för användare i systemet men också för ej registrerade i systemet. Till kurskataloger kan kopplas möjlighet för intresserade att självregistrera sig på kurser, och till systemet, eller att anmäla sitt intresse för kurser. Via LUVIT Administration kan du också skapa allmän information, riktad till t ex kursdeltagare med hjälp av portalnyheter och portalsiter. Informationen kan riktas specifikt till olika grupper användare som är kopplade till olika enheter i systemet. LUVIT Administration 1.34, Manual 7(85)

8 2.2 Administrationfönstrets delar Den här typen av informationen kan du hitta i programfönstret: Infofält I Infofältet får du information om vilken enhet du befinner dig i (=aktiv enhet). Härifrån kan du byta mellan olika enheter. Längst till höger ser du namnet du loggat in med. För att logga ut, klicka Logga ut Huvudmeny Via huvudmenyn når du, beroende på behörighet i systemet, funktionalitet för att ändra inställningar eller arbeta med olika objekt som t ex kurser och användare Arbetsarea I arbetsarean visas det val du gjort i huvudmenyn. Det kan bestå av listor över objekt som kurser eller användare, guider som hjälper dig att skapa nya objekt, formulär för att ändra inställningar etc. Maximalt antal poster som kan visas per sida bestämmer du själv genom en inställning under listade objekt, eller om du vill ändra listlängden konstant, under menyn Personliga inställningar. Navigera mellan de olika sidorna med bläddringsknapparna under listan. LUVIT Administration 1.34, Manual 8(85)

9 Du kan även bestämma om du i listan också ska se objekt i eventuella underenheter, samt välja olika markeringsalternativ, t ex om en markering ska ligga kvar om du byter sida. Objekten i de flesta listor har tooltips, dvs om du för musen över t ex förnamnet på en användare så får du direkt upp användbar information såsom vilken roll en användare har, hur många kurser den är registrerad på osv. I vissa fall är arbetsytan uppdelad i två parallella ytor. Detta gäller bl a fönster där du skapar informationen som förmedlas via portalen, som t ex portalnyheter och kataloger. I den vänstra ytan listas objekten, t ex portalnyheterna, i det högra ligger ett fomulär där du kan ändra/fylla i information knutet till objektet. LUVIT Administration 1.34, Manual 9(85)

10 2.2.4 Sökfält Du kan använda sökfunktionen för att söka i listor. Skriv in sökordet, eller den/de första bokstäverna i sökordet, i första fältet och välj i rullgardinsmenyn i andra fältet vilket fält sökningen ska ske på. Klicka på Sök. Resultat listas nedanför i arbetsarean. Du kan söka med hjälp av *-symbolen, där symbolen skrivs in som ersättning för del av ett ord där du är osäker på hur ordet stavas eller vilken form det används i, t ex singularis eller pluralis. Om du t ex söker på *res* i titel-fältet i en lista med kurser, kommer sökresultet lista samtliga kurser som i titeln har bokstäverna res i en följd, såsom A Presentation of Company Structure! eller Resale price maintenance theory. I sökfältet visas antalet markerade objekt i listan. När du markerar i listan och sedan byter sida försvinner dina markeringar från föregående sida. Detta är en säkerhetsspärr som är till för att förhindra att du påverkar objekt som inte är listade på den sida som visas. Denna säkerhetsspärr kan du koppla ur genom att markera Kom ihåg markeringar. Kryssa i den rutan när du vill markera poster i listan och vill att de valda ska finnas kvar när du bläddrar mellan sidorna i listan. När du kryssat för Kom ihåg markeringar har du möjlighet att kontrollera vilka poster som är valda. Klicka på x valda. Detta öppnar ett nytt fönster med en lista på de poster du valt. Om du vill att listan som visas ska inkludera objekt från underenheter markera rutan Inkludera underenheter Verktygsfält I verktygsfältet hittar du olika funktioner som du kan tillämpa på det som finns i din arbetsarea. Gråtonade funktioner indikerar att de inte kan tillämpas på just de val du gjort, men att funktionerna kan tillämpas på andra val som kan göras inom arbetsarean. Verktygsfältet är uppdelat i två sektioner, en övre och en undre sektion. I panelen visas en pil med vilken du kan stänga och öppna den övre sektionen. I den övre sektionen, Avancerade verktyg, hittar du funktioner och verktyg som används mer sällan. Här hittar du t ex visa rapport. Den undre sektionen, basverktyg, visas alltid och de funktioner eller verktyg som finns där är generella och används frekvent. Funktioner som handlar om att lägga till, koppla, registrera eller visa ligger till vänster i verktygsfältet. Funktioner som handlar om ta bort eller flytta ligger till höger i verktygsfältet. LUVIT Administration 1.34, Manual 10(85)

11 Du kan ställa in om du vill att den övre sektionen alltid ska synas eller ej. Välj Personliga inställningar/personliga inställningar i menyn. Som standard är rutan för Visa alltid avancerade verktyg markerad. Avmarkera denna om du vill du att den övre sektionen alltid ska vara stängd. 2.3 Strukturera med enheter Central betydelse för åtkomst, behörigheter och information Systemet med enheter har en central betydelse för hur LUVIT LMS fungerar. Enheter är det objekt som de flesta andra objekt, som kurser och användare, kopplas till och därmed är relaterade till. Det finns alltid minst en enhet i systemet, rotenheten. Med stor sannolikhet kommer du ha stor fördel av att lägga upp och organisera verksamheten kring fler enheter. Systemet med enheter påverkar nämligen din verksamhet på tre avgörande områden: Det underlättar ditt arbete genom att ge möjlighet till överblick och ordning i administrationen. Det underlättar fördelning av administrationsansvar. Det ger möjlighet att styra resurser, som kurser och information, till avsedd grupp av användare. Det är, tillsammans med roll och behörighetsinställningarna, det avgörande verktyget för att ställa in vad den enskilde användaren kan göra i systemet. Arbetar du i en organisation med verksamheten uppdelad i t ex tre avdelningar har du alltså sannolikt fördel av att i LUVIT administration skapa minst tre enheter att koppla deltagare, kurser etc till. På så sätt kan du t ex se till att alla användare har information i portalen som är anpassad till avdelningen de arbetar/studerar på och du kan också fördela ansvaret för administrationen till adminstratörer som ansvariga för respektive enhet Strukturera enheterna från start Ju större och komplex och organisation och verksamhet du arbetar med, ju viktigare blir strukturen med enheter. För att göra ditt arbete smidigt och rationellt bör du redan från start, innan du lägger in och börjar arbeta med kurser, användare och information, analysera följande: hur du kommer att arbeta i systemet vilka utbildningsbehov ska LMS:et täcka vilka som ska arbeta i systemet och vad de ska kunna göra Med detta som utgångspunkt kan du planera för och lägga upp ett rationellt system med enheter, innan du sedan fortsätter med den dagliga admininstrationen med kurser och använder etc. Observera dock att du inte behöver göra en helt komplett enhetsstruktur från start. Du kan alltid i efterhand justera strukturen, lägga till och ta bort enheter etc. LUVIT Administration 1.34, Manual 11(85)

12 2.4 Behörighetsnivåer, roller och enheter Roller och behörighet är centrala funktioner i administrationen. Inställningar för roller, behörigheter samt en användares kopplingar till enheter avgör vad en användare kan utföra i systemet Rolltyper Det finns två typer av roller, a) administratörsroller som har tillgång till funktioner i administrationsmiljön och b) roller utan behörighet till administrationsmiljön. Sistnämnda har alltså enbart tillgång till portal och lärmiljö. Vid installation ingår fem standardroller. Standardroller som har administrationsbehörighet är: Enhetsadministratör Kursadministratör Standardroller som inte har adminstrationsbehörighet är: Utbildare Student Gäst Namn samt behörigheten för samtliga dessa roller kan ändras, så att utbildare t ex kan döpas om till Lärare eller Coacher och även ges behörighet till administrationen. Nya roller kan också läggas till och anpassas både till namn och behörighet utifrån de krav som respektive organisation har Roller i administrationen och Profiler i LUVIT Education Observera att rollerna i LUVIT Administration inte är kopplade till profilerna i LUVIT Education. Rollen, tilldelad i administrationen, avgör om användaren har tillgång till administrationen samt vilka eventuella behörigheter denne får där. Profilen som en användare tilldelas när denne registreras på en kurs avgör vilka rättigheter en användare har i en kurs. Det finns fyra profiler som kan väljas för en kurs: Kursadministratör, Utbildare, Kursdeltagare eller Gäst Behörighetsnivåer och funktioner som kan regleras Behörighetsnivåerna som finns i administrationsmiljön är följande: ingen, läs, koppla och full. Ingen behörighet innebär att funktionen inte syns, d v s det finns ingen åtkomst via t ex meny och/eller verktyg. Läs-behörighet innebär befogenhet att se information. Koppla-behörighet innebär att tillgängliga objekt/information kan användas men ej skapas, tas bort eller ändras. En roll med koppla-behörighet för användare kan t ex koppla användare till en användargrupp men ej lägga till användare i systemet Med Full behörighet kan du läsa, koppla, skapa, ta bort och ändra information och objekt LUVIT Administration 1.34, Manual 12(85)

13 Behörighetsnivåer sätts på följande funktioner: Enheter Kurser Användare (reglerar behörighet att se, lägga till, ta bort och redigera information om användare i enheter) Användare på kurs (reglerar behörighet att koppla användare till, eller ta bort användare från kurser samt ställa in profiler på användare i kurser) Kurskatalog Nyheter (reglerar behörighet för portalnyheter) LUVIT Portal Öppna kurs som användare Användarregister (reglerar behörighet att se alla användare i systemet samt koppla dessa användare till behörig enhet) Användargrupper LUVIT Reports Materialpaket Enstaka filer Test Frågor Prenumerationsuppdateringar Se exempel nedan. LUVIT Administration 1.34, Manual 13(85)

14 2.4.4 Standardroller Systemet levereras med fem standardroller. Kopplingen till en roll bestämmer vilka grundfunktioner som användaren får tillgång till. Standardroll Engelsk benämning Rolltyp Enhetsadministratör Unit Administrator Administratörsroll Kursadministratör Course Administrator Administratörsroll Utbildare Educator Kursdeltagare Learner Gäst Guest Enhetsadministratör har tillgång till egna och underliggande enheter och har behörighetsnivån Full för alla funktioner, undantaget möjlighet att öppna kurs som användare, dvs logga in i kursen som specifik användare. Kursadministratörer har full tillgång till Kurser, Användare på kurs samt möjlighet att koppla kurskataloger och användargrupper. Utbildare, Kursdeltagare och Gäst är roller som inte har administratörsrättigheter Rollhierarki Samtliga administratörsroller är hierarkiskt inordnade. För standarrollerna gäller hierarkin enligt tabellen i föregående avsnitt. Den hierarkiska ordningen kan ställas in och ändras i Serverinställningar, (se avsnitt 3.5.2). Hierarkin är avgörande vid främst två tillfällen: 1. Den avgör vilken information du kan ändra för en annan användare. Följande regler gäller: - Du kan ändra användarinformation för alla användare som har samma eller lägre hierarkiska rollnivå som dig själv, men ej för de som har högre roll. - Du kan ändra rollen för samtliga som har samma eller lägre hierarkiska rollnivå som dig själv, dock ej till en högre roll än din egen. 2. Den avgör vilken roll som i praktiken ska gälla inom olika enheter inom samma enhetsgren, dvs när en enhet har en underenhet, som eventuellt har en underenhet etc. Följande regel gäller: - Den roll som du har i en enhet gäller för samtliga underliggande enheter, såvida inte du har högre roll i en underliggande enhet. I så fall tar den högre rollen vid från denna underliggande enhet och följer sedan med till eventuellt ytterligare underliggande enheter. LUVIT Administration 1.34, Manual 14(85)

15 2.4.6 Systemadministratör Systemadministratören är också en typ standardroll som medföljer vid installation. Denna roll har tillgång till samtliga funktioner i hela systemet. Systemadministratören är ensam om att ha tillgång till menyn Serveradministration Behörigheter och enheter En administratörsrolls behörighetsinställningar avgör vad en administratör kan göra i systemet. Var i systemet administratören kan tillämpa sina behörigheter avgörs av vilka enheter (inkluderat underenheter) administratören är kopplad till som administratör. Om administratören är kopplad till en enhet som kursdeltagare kommer denna enhet inte att vara tillgänglig, såvida inte sistnämnda enhet är underenhet till en enhet som administratören har adminstratörsrättigheter till (se mer om enheter i avsnitt 2.3 samt rollhierarki i avsnitt 2.4.5). Undantagen från nämnda regler är Systemadministratören som har fulla behörigheter i hela systemet. 2.5 Kurser Kurser består av all information som är kopplad till en kurs, som t ex namn på kurs, kursmaterial, struktur på kursmaterial etc. En kurs är tillgänglig för alla som är registrerade på kursen. Kurser skapas i, alternativt importeras till, och organiseras direkt i LUVIT Administration, men de kan också importeras. 2.6 Favoriter på startsidan På din startsida har du möjlighet att samla kurser i en lista, Favoriter. Listan med favoriter är personlig och du bestämmer själv om och vilka kurser som ska finnas där. Från listan med kurser kan du välja att ändra informationen om kursen, visa användare, visa rapport, registrera användare och gå till kursen. För att lägga till en kurs till Favoriter på startsidan, välj Kurser/Hantera kurser i menyn. Markera en eller flera kurser som ska finnas i Favoriter och klicka på Lägg till i favoriter. Du tar bort en kurs från favoriter genom att klicka på soptunnan längst ut till höger. 2.7 Språkhantering När du lägger till en användare i LUVIT Administration väljer du språk för användaren. Detta språkval påverkar användarens språk i LUVIT Administration, i LUVIT Portal och i de kurser som användaren registreras på. Ändrar du en användares standardspråk i användarinformationen påverkar detta användarens språk i LUVIT Administration, LUVIT Portal, och i de kurser som användaren registreras på efter ändringen. Språket i de kurser som användaren redan är registrerad på påverkas inte. LUVIT Administration 1.34, Manual 15(85)

16 Du kan i efterhand ändra en eller flera användares standardspråk i LUVIT Administration och i LUVIT Portal genom verktyget Ändra allmänna inställningar som nås i Hantera användare, via menyn Användare/Hantera användare. Du kan ändra användares språk i en specifik kurs utan att detta påverkar användarnas standardinställning för språk i LUVIT Learning Centre. Välj Kurser/Hantera kurser i menyn. Välj en kurs och Visa användare. Markera de användare du vill byta språk för och välj verktyget Ändra allmänna inställningar. I allmänna inställningar ändrar du språket för användarna. Användaren kan själv ändra sina språkinställningar. Om användaren ändrar sitt eget språk i LUVIT Portal ändras språket i LUVIT Administration, LUVIT Portal och på de kurstillfällen som användaren registreras på efter ändringen. Språket på de kurstillfällen som användaren redan är registrerad på påverkas inte. 2.8 LUVIT Portal I det här kapitlet beskrivs i korthet hur LUVIT Portal ser ut och vilka funktioner som finns där Översikt Portalen rymmer en mängd funktioner. Användaren får i portalen en överblick över sina kurser, sitt schema och kan läsa nyheter. Användare som loggar in till portalen kommer till Min sida. Min sida visar en lista, Mina kurser; med alla användarens kurser. Genom att klicka på kurserna visas information om de senaste aktiviteterna i kursen. Från Mina kurser kan användaren gå direkt till sin kurs via en länk. På Min sida finns även dagens schema och portalnyheter. I portalen har administratören möjlighet att läsa och skriva meddelande till andra användare. Användaren kan byta språk och lösenord. Om e-postadressen behövs ändras kontaktas administratör. I kalendern finns alla kursers samlade aktiviteter plus att du har möjlighet att lägga till egna aktiviteter. Nyheter som skapas i LUVIT Administration visas som portalnyheter i LUVIT Portal. I portalen kan du även se nyheter som är kursspecifika.) Portal och Kurskatalog En framträdande möjlighet att informera om kurser och projekt är att göra det via Kurskatalogen. Kurskatalogen ger möjlighet att organisera information om nämnda objekt och presentera denna information via Portalen. Kurskatalogen ger också möjlighet att låt användare registrera sig till en kurs. LUVIT Administration 1.34, Manual 16(85)

17 2.9 Grundläggande antaganden I den svenska manualen har vi utgått från att manualspråk och version av operativsystemet är det samma, dvs. att de som använder sig av den svenska manualen har ett svenskt operativsystem. Det innebär att vi använder oss av svenska benämningar på systemfunktioner och knappar. Engelska uttryck har enligt samma princip använts i den engelska versionen av manualen. Vi har i denna version av manualen för LUVIT Administration valt att minimera antalet bilder för att på så sätt skapa en mer sammanhållen textmassa för läsaren. Vi har förutsatt att läsaren använder manualen samtidigt som hon/han har öppet LUVITs programvara och kan följa manualtexten och förstå flödet med hjälp av bilderna på den egna skärmen Inloggningstid Av säkerhetsskäl har vi valt att begränsat den inaktiva inloggningstiden för både LUVIT Administration och LUVIT Portal. I portalen är begränsningen satt till två timmar och för administrationsmiljön till 1 timme. Det innebär att du automatiskt loggas ut om du är inaktiv i mer än 2 timmar respektive 1 timme. Bägge värdena är standardinställningar som kan ändras om så önskas, kontakta LUVIT Support. LUVIT Administration 1.34, Manual 17(85)

18 3 Serveradministration Innehållet i detta kapitel berör de inställningar som görs i undermenyerna till Serveradministration. Inställningarna som görs här bestäms oftast vid installationen och därefter görs ändringar mer sällan. 3.1 Systemmeddelanden Systemadministratören har möjlighet att gå ut med t ex ett varningsmeddelande som illustreras av en gul triangel med ett utropstecken inuti. Meddelandet kan väljas att visas i administrationen och/eller i portalen. Meddelandet kan t ex handla om att systemet inte kommer att vara tillgängligt under en avgränsad tid beroende på systemunderhåll. 3.2 Serverinställningar Antal poster/sida Här definieras standardinställningen för hur många poster som ska visas per sida när listor av t ex användare eller kursobjekt presenteras Standardspråk Här definieras vilket språk som ska vara förvalt där språk kan väljas i administrationsmiljön SMTP-adress Adressen till den e-postserver via vilken utgående e-post skickas System e-post E-postadressen för administrativ e-post som skickas från systemet LUVIT Administration adress URL till LUVIT Administration Administrator e-post E-postadress till administratör dit meddelanden skickas från olika formulär i portalen, t ex vid begäran om att ändra egen e-postadress och vid anmälan till kurssessioner Portaladress URL till Portalen LUVIT Reports adress URL till LUVIT Reports Administrationshjälp URL till menyalternativ Hjälp i LUVIT Administration Portalhjälp URL till menyalternativ Hjälp i LUVIT Portal LUVIT Administration 1.34, Manual 18(85)

19 Startsida Portalhjälp URL till startsidans meny Hjälp Filarkivstorlek Här anges den högsta tillåtna storleken på filer som laddas upp i det personliga filarkivet i LUVIT Portal. Anges i MB Storlek på bifogad fil i e-post Här anges den högsta tillåtna storleken på bifogade filer som får mottagas av användare via LUVIT Portal. Siffran som anges avser MB Organisation Du kan lägga in en Om -länk i Portalens toppmeny som länkar till information om din organisation (se avsnitt 3.6.5). Det namn du skriver in i organisationsfältet är det namn som visas efter Om i länkens namn Inkludera underenheter Möjlighet att tillåta om resultat från underenheter ska synas i objektlistor, som t ex användarlistor och kurslistor Chatt timeout Om alla går ur chatten och sedan går in igen så ligger den gamla information kvar så länge som den tid som skrivs in i detta fält. Skrivs i sekunder, enbart siffrorna. Standardinställningen är 600 sekunder, d v s 10 minuter Uppadatera chatt Intervall för hur ofta chatten kontrollerar om deltagare lämnat ny information. Standardinställning är 20 sekunder (skrivs i sekunder, enbart siffrorna.) 3.3 E-postmallar Ändra e-postmall för registrering på kurs Då en, eller flera personer registreras på en kurs går det att välja att ett automatiskt meddelande ska skickas till denna/dessa personer. LUVIT Administration 1.34, Manual 19(85)

20 Vad meddelandet ska innehålla skrivs in under menyn Serveradministration/E-postmallar /Ändra e-postmall för registrering på kurs. Vid installation läggs förslag till text in i e-postmallarna. Men om du vill ändra texten gör enligt följande: Börja med att välja ett av språken, t ex svenska, i listfältet Språk. Skriv in meddelandet på detta språk och välj några eller alla nyckelord genom att dra dem från rutan till höger och in i textrutan. Dessa nyckelord som börjar och slutar med % tecken innebär att information om användaren och kurserna hämtas automatiskt och presenteras i meddelandet. När meddelandet i ett språk är färdigkomponerat kopiera hela texten in i nästa språk och byta ut det förra språkets text till det nya språket men låt nyckelorden stå kvar. Nu har du fått två likadana versioner fast på olika språk. Vilket språk som faktiskt kommer upp i meddelandet när användaren öppnar det beror på hans/hennes individuella språkinställning i administrationen och portalen (språkinställningen är alltid densamma för portal och administration, men kan avvika för olika kurser i lärmiljön) Ändra e-postmallar för registrering i portal Det går att skicka inbjudan till deltagare som är tillagda i systemet med information t ex om adress till portalen samt användarnamn och lösenord för att logga in. Vad meddelandet ska innehålla skrivs in under menyn Serveradministration/E-postmallar /Ändra e-postmall för registrering i portal. Se under föregående avsnitt (Ändra e-postmall för registrering på kurs) för information hur ändrar e-postmall. Information om registrering i portal kan skickas på två sätt: 1. Genom att välja Användare/Hantera användare, markera användare i listan samt välja verktyget Skicka portalinbjudan. 2. När du importerar användare, genom att markera valet att inbjudan ska skickas. LUVIT Administration 1.34, Manual 20(85)

21 3.3.3 Ändra e-postmall för kursansökningar Person som ansöker till en kurs i kurskatalogen får detta automatiska meddelande. Inloggade användare får meddelandet på sitt språk. Personer som inte är inloggade får meddelandet på systemets standardspråk. 3.4 LUVIT Education Hantera LUVIT Education-menyer I lärmiljön, LUVIT Education, finns flera menyalternativ, d v s möjlighet ställa in vilka menyer som ska visas för olika profiler (kursadministratör, utbildare, kursdeltagare och gäst). De inställningar som görs i serveradministrationen avgör vilka menyer som ska visas från start i en kurs, för olika profiler. Valen kan ändras inne i kursen av de profiler som har tillgång till menyinställningsfunktionen i lärmiljön. (Den förvalda inställningen är att de med profilen kursadministratör kan ändra menyerna i lärmiljön. ) För att ändra menyinställningarna börja med att välja profil. Kryssa därefter i de menyalternativ som ska visas. Avsluta med att spara. Observera att om menyinställningarna ändras i serveradministrationen påverkar detta ej befintliga kurser, utan enbart de kurser som skapas efter att menyinställningarna ändrats. För att ändra menyerna i befintliga kurser måste detta göras i den enskilda kursen. 3.5 LUVIT Administration Hantera rubriker Listor av olika slag, t ex listor med kurser eller listor med användare visas på många ställen för administratören. Dessa listor har en standardinställning (läggs in vid installationen) för vilka listrubriker som ska användas, t ex bl a förnamn, efternamn och e-post för en användare. Denna standardinställningen kan ändras i Serveradministration/LUVIT Administration/Hantera rubriker. Dessa listors presentation kan ändras av var och en som har rätt att se listorna och därmed anpassas efter individuella behov. Individuella ändringar görs under menyn Personliga inställningar/hantera rubriker. Den rubrikinställning som väljs i menyn Serveradministration blir automatiskt gällande för alla administratörer i systemet. Undantag gäller dock för de administratörer som ändrat inställningar under Personliga inställningar. Det räcker med att en administratör har gjort någon ny rubrikinställning under Personliga inställningar för att stoppa genomslag för samtliga ändringar under Serveradministration för denna användares/administratörs inloggning. LUVIT Administration 1.34, Manual 21(85)

22 3.5.2 Roller Rollerna i administrationsmiljön samt dess behörigheter finns utförligt beskrivet i kapitel 1.3. Vänligen använd detta kapitel för förståelsen av roller. I detta kapitel behandlas enbart handhavande. Visa roller Välj LUVIT Administration/Roller under menyn Serveradministration. I arbetsarean visas nu en lista med olika roller. Om rollen har administratörsbehörighet är detta markerat i listan. Ordningen i listan visar den hierarkiska ordningen av rollerna i systemet. Om du utgår från de förvalda rollerna, så är alltså Enhetsadministratör en högre roll än Kursadministratören (se mer i avsnittet 2.4.5) Den hierarkiska ordningen kan ändras. Markera rollen och använd knapparna för att flytta den markerade rollen upp eller ned i listan. Observera att ordningen i listan inte påverkar behörigheten för rollen. Ändra roll Klicka på rollnamnet. I formuläret Ändra roll till höger kan du nu ändra rollnamnet, om det är en ny, alltså inte förvald roll. Du kan också göra administratörsroller till icke administratörsroller samt, om det är en administratörsroll, kan du även ändra behörigheter. Spara dina ändringar genom att klicka på Spara. Skapa roll I listan med roller, klicka Ny. Formuläret Ny roll visas till höger i arbetsarean. Fyll i Rollnamn. Om rollen ska ha administratörsrättigheter markera Administratörsroll. När du markerar detta visas en ruta med funktioner och behörigheter. För varje grundfunktion bestämmer du vilken behörighet din nya roll ska ha. Klicka därefter Spara. Glöm inte att avgöra och ställa in rollens placering i den hierarkiska ordningen genom att placera rollen i listan med rollnamn mha knapparna Flytta upp eller Flytta ned. Ta bort roll Roller kan bara tas bort om det inte finns några användare som har den rollen. Markera rollen du vill ta bort i listan. Klicka på Ta bort Hantera datafält Du kan lägga till datafält för att hantera information om användare, enheter, användargrupper, kurser, materialpaket och enstaka filer. Det är de datafält som inte är standard som hanteras i Hantera datafält. Lägg till fält Klicka på Lägg till fält i verktygsfältet. Välj i rullgardinsmenyn vilken typ av objekt fältet ska appliceras på. Fyll i Fältnamn och välj i vilken datatyp fältet ska innehålla från rullgardinsmenyn. Välj slutligen om fältet ska vara obligatoriskt. Klicka på Spara. Fältnamnet har prefixet md_ och är det namn på fältet som lagras som en nyckel i språkdatabasen. Denna text bör översättas till alla de applikationens tillgängliga språk som administratörerna använder. LUVIT Administration 1.34, Manual 22(85)

23 Lägg till översättning För att lägga till översättning, markera fält i Hantera datafält och klicka på Ändra översättning i verktygsfältet. Välj språk i rullgardinsmenyn och skriv in vad fältet ska heta på det valda språket i fältet Översättning. Klicka på Spara. Upprepa för de tillgängliga språk som administratörerna använder. Ändra översättning För att ändra översättning för ett datafält, markera datafältet och klicka på Ändra översättning i verktygsfältet. Ändra och klicka på Spara. Ta bort datafält För att ta bort ett datafält, markera datafältet och klicka på Ta bort fält i verktygsfältet. Bekräfta genom att klicka på OK. Tänk på att all data som finns i fältet försvinner Enhetstyper Du kan använda enhetstyper för att skapa tydlighet i enhetsstrukturen. Med hjälp av ikoner, representerande olika enhetstyper, och som visas dels när enheter listas via menyn Enheter, dels bredvid namnet på aktiv enhet högst upp i administrationsfönstret, kan du lätt skilja de olika enhetstyperna åt. Du kan t ex ha en ikon för enheter som används av kursskapare för att skapa material, och/eller ha olika ikoner för olika enheter som används för olika grupper av användare i en organisation Skapa ny enhetstyp Klicka på Ny. Fyll i Titel (obligatoriskt) och Beskrivning. Välj ikonfil och klicka på Spara. Ikonfilen ska vara av formatet.jpg eller.gif. Ändra enhetstyp Klicka på enhetstypens namn i listan och ändra informationen. För att byta ut ikonen, ladda upp ny fil. Klicka på Spara Materialinställningar Aktivera versionshantering Markerad box aktiverar versionshantering för enstaka filer i Materialbiblioteket. Det innebär att om en fil ersätts med en ny/redigarad fil så sparas den fil som ersätts och blir även möjlig att återställa. Aktivera checkin/checkout Markerad box aktiverar versionshantering för materialpaket i Materialbiblioteket, och därmed också checkin/checkout-funktionaliteten. Sistnämnda innebär att om ett materialpaket ska redigeras måste det först checkas ut, vilket innebär att det inte är åtkomligt för redigering för annan än den som redigerar paketet. När paketet är färdigredigerat checkas det in igen och blir den aktiva versionen. Paket som det såg ut innan redigeras sparas samtidigt som en tidigare version, möjlig att senare återställa som aktiv version. Aktivera materialstatus Markerad box aktiverar materialstatus för materialpaket och enstaka filer. Information materialstatus återfinns på respektive paket eller kurs redigeringssida. LUVIT Administration 1.34, Manual 23(85)

24 Standard materialstatus Här bestäms den statusinställning som ska vara förvald för nytt materialpaket eller fil. 3.6 LUVIT Portal Portalmenyer Det går att bestämma vilka menyer som ska synas dels på portalsidan innan inloggning dels inne i portalen. Välj menyer genom att kryssa i ruterna och klicka på Spara Portalkommunikation Det går att bestämma vilka individer och grupper som ska kunna kommunicera. Det finns 5 fem olika nivåer, från att alla i systemet tillåts kommunicera med varandra ned till att enbart deltagare inom samma användaregrupp tillåts kommunicera Portalskal Skapa ett särskilt anpassat skal för portalen genom att ändra färger och logga. Klicka på Ny, fyll i Titel och ladda upp en i förväg skapad zipfil. (Skal måste göras av LUVIT. Var vänlig att kontakta din kontakt på LUVIT AB alternativt LUVIT Support.) Portalsajter En portalsajt är en möjlighet att göra anpassade portaler för olika grupper av användare inom olika enheter. Portalsajter kopplas till enhet via menyn Enheter, antingen vid skapande av ny enhet eller vid redigering av enhet (se avsnitt 5.3 och 5.1.1). Om inget aktivt val av portalsajt gjorts gäller standarportalsajten. När en portalinbjudan skickas (se avsnitt 3.3.2, 5.3 och 5.1.1) anges adressen i e-posten till den portalsajt som är kopplad till den aktiva enheten. Klicka på Ny för att skapa en ny portalsajt. Fyll i Titel och eventuellt Beskrivning. Om du markerar Hoppa över portal kommer användare att vid inloggning från portalsajten att komma direkt in i en kurs i utbildningsmiljön, den som du senast var inloggad i. Detta innebär att användaren inte får tillgång till översiktsidan, vilket annars är den första sida användaren kommer till efter inloggning. Det går att anpassa språket för varje enskild portalsajt. Välj ett av de tillgängliga språken i rullgardinsmenyn. Om det finns flera portalskal uppladdade (se avsnitt 3.6.3) kan du i rullgardinsmenyn under Skal välja vilket du ska använda. Välj därefter en mall för hur text och bild ska placeras. Skriv in text och ladda eventuellt upp bild. Du kan också bifoga en fil till portalsajten, t ex ett dokument med information, som då ka öppnas från portalsajten. LUVIT Administration 1.34, Manual 24(85)

25 Det går även att lägga till tre olika paneler som ska synas på portalsidan såsom webbläsartest, systemmeddelanden och/eller möjlighet att nå öppna kurser från portalsidan Om Med Om aktiverat läggs en ny flik till i toppmenyn i portalen som kan användas för att länka till information om organisationen som är ansvarig för Portal och system. Det finns två länkningsalternativ. Det ena är att enbart länka menyn till en webbsida och det andra är att skapa en skräddarsydd sida med hjälp av mallar, bilder och text. Formuläret blir tillgängligt då radioknappen Skräddarsydd sida markeras. 3.7 Dokumenttyper I Dokumenttyper listas de dokumenttyper som användaren har tillåtelse att ladda upp till Mitt arkiv i portalen och de dokumenttyper som tillåts i LUVIT Education. Visa/ändra information om dokumenttyper Du kan redigera instruktionerna för dokumenttyper som du själv lagt upp. Välj Server administration/dokumenttyper i menyn. Klicka på dokumenttypen du vill redigera. I Redigera dokumenttyp ändrar du texten i fältet för instruktioner. Klicka på Spara. För information om MIME-typ se Valet Autopublish är kopplat till om du laddar upp en zip-fil, med vanliga filer och mappar, i lärmiljön (via Importera modul i Bygg och redigera-sidan). Om Autopublish är markerat för en dokumenttyp kommer filer av denna typ att automatiskt publiceras i navigationsträdet. Genom Autopublish-valet kan du t ex se till att HTML-dokument publiceras men ej bilder som är inlänkade i HTML-dokumentet. Valet Bara för administratörer ger möjlighet att hindra vanliga kursdeltagare att ladda upp vissa typer av filer i lärmiljön, samtidigt som kursadministratörer och utbildare har denna möjlighet. Ett exempel på tillfälle då detta val kan vara angeläget är om utbildare eller kursadministratörer vill förmedla/hantera exe-filer utan att ge kursdeltagare denna möjlighet. Lägg till dokumenttyp Du kan lägga till dokumenttyper. Klicka på Lägg till dokumenttyp i verktygsfältet. Fyll i fälten Beskrivning och Filändelse. MIME-typ fylls i automatiskt, men du kan redigera fältet själv (för vidare information se Om så önskas markera Autopublish och/eller Bara för administratörer (mer information i föregående avsnitt). Klicka på Spara. Ta bort dokumenttyp Du kan ta bort en dokumenttyp som du själv har skapat, och om inte något dokument är uppladdat i systemet som är av denna dokumenttyp. Klicka på dokumenttypen i listan för att komma till Redigera dokumenttyp. Klicka på Ta bort. LUVIT Administration 1.34, Manual 25(85)

26 3.8 Språk I Språk ser du vilka språk som är installerade på de olika applikationerna. Välj applikation i rullgardinsmenyn (LUVIT Education går under Portal). Listan visar språk och installationsdatum Importera språk Klicka på Importera språk i verktygsfältet. Klicka på Bläddra och leta upp filen som du ska importera. Klicka på Nästa i verktygsfältet för att fortsätta. I importsammanfattningen får du information om vilket språk som ska importeras och vilken applikation det ska installeras på. Klicka på Slutför för att slutföra. För att det installerade språket ska synas i applikationen måste iis:en (internet information services) startas om på servern. Språkfilen som importeras för installation av språk skapas av LUVIT AB Ta bort språk Markera de språk du vill ta bort och klicka på Ta bort. Bekräfta ditt val. LUVIT Administration 1.34, Manual 26(85)

27 4 Personliga inställningar 4.1 Hantera rubriker Alla listor som visas, t ex listor med användare, presenteras med ett antal listrubriker. För användare kan det t ex vara rubriker som förnamn, efternamn och e-postadress. Systemet levereras med vissa rubriker förvalda i listorna. Dessa kan i sin tur ändras av någon med systemadministratörsroll under menyn Serveradministration. För varje enskild administratör finns det dessutom möjlighet att göra individuella inställningar, alltså välja vilka inställningar som ska gälla för den egna inloggningen. Dessa inställningar görs under menyn Personliga inställningar/hantera rubriker. Välj i vilken ordning rubrikerna ska visas i listorna med hjälp av urvalet av alternativ i rullgardinsmenyerna. Max fem kolumner kan visas. 4.2 Personliga inställningar I Personliga inställningar hanterar du personliga inställningar för LUVIT Administration och LUVIT Portal såsom byta ut ditt lösenord, byta språk och förändra sättet att visa datalistor. Välj Personliga inställningar/personliga inställningar i menyn. Lösenord ändrar du genom att skriva in nytt lösenord och bekräfta detta genom att skriva det en gång till. Ange språk genom att välja språk i rullgardinsmenyn. Datalistor med användare, kurser mm visas alltid för den enhet som du arbetar i för tillfället. Grundinställningen är att också alla underenheter inkluderas i presentationen och att ett visst antal objekt, bestämt i under menyn Serveradministration, visas per sida med listade objekt. Du kan ändra dessa grundinställningar för din egen inloggning genom att avmarkera Inkludera underenheter samt ändra siffran i rullgardinsmenyn vid Antal poster/sida. Samma regler som för datalistor gäller också för språk, d v s vilket språk som används i menyer, för rubriker, verktyg etc. Ändra språket för din egen inloggning genom att ändra språket i rullgardinsmenyn vid rubriken Språk. Verktygsfältet som visas längst ner på skärmen vid de flesta menyval presenterar i normalfallet både de vanligaste verktygen/genvägarna och avancerade verkyg. Om du inte vill att även avancerade verktyg ska visas automatiskt så kryssa av rutan Visa alltid Avancerade verktyg. Observera att du ändå alltid kan få fram de avancerade verktygen genom att klicka på pilen i listen ovanför verktygsfältet när du är i behov av dem. Klicka alltid på Spara längst ner när du har gjort dina ändringar. LUVIT Administration 1.34, Manual 27(85)

28 5 Enheter Strukturen i LUVIT Administration bygger på enheter och vem som har tillgång till de olika enheterna. Det här kapitlet beskriver enheter. 5.1 Hantera enheter grundläggande verktyg Antalet enheter som skapas beror på hur strukturen i systemet ska se ut och reflekterar det behov som ägaren av systemet har. En anledning till att dela upp systemet i olika enheter kan vara att du vill delegera ansvaret för administrationen till flera delansvariga enheter. Varje enhet får då en egen enhetsadministratör. Det finns inga restriktioner gällande antalet enheter som skapas, men att hålla det enkelt från början är ett tips. Systemet är flexibelt på så vis att det hela tiden är möjligt att göra förändringar i strukturen. Du kan när som helst lägga till, flytta och ta bort enheter. Att sköta om den grundläggande strukturen är först och främst huvudadministratörens uppgift. Enhetsstrukturen byggs hierarkiskt. Enheterna sorteras alfanumeriskt inom nivåerna när du skapar en ny enhet. Du kan dock ändra på sorteringsordningen genom att dra enheten till sin önskade plats inom samma enhet. För att flytta en enhet till annan föräldrarenhet, håll nere SHIFT-tangenten. Behörigheter ärvs nedåt i strukturen. LUVIT Administration 1.34, Manual 28(85)