LUVIT Resource Centre 1.4 Administratörsmanual

Transkript

1 LUVIT Resource Centre 1.4 Administratörsmanual LUVIT AB 2003

2 1 Inledning Administration Huvudarkivet (The Repository) Enheter Användare Roller Användargrupper Kursobjekt Kurstillfällen Kurskataloger Administratörens menyrad LRC s visningsfönster Länkning Visa endast länkade objekt Söka i objektlistan Grundläggande struktur Bestäm enheter Standardroller och behörigheter i LRC Standardrollerna Roller och Behörigheter Redigera LRC roller och behörigheter Skapa en ny LRC-roll Redigera roller och behörigheter Användaradministration Manuell registrering av användare Besked om registrering i LRC Import av andvändare från textfil Textfilen Importera textfil med användare Användargrupper Syftet med användargrupper Skapa Användargrupper Länka användare till användargrupper Länka användare och användargrupper till enheter Redigera användares roller i enheter Uppdatering av Kurshistorik i LRC Administration Skapa ett kursskal Praktiska överväganden och tips om kursskapande i LUVIT Märkning av kursobjekt Kurstyper Kurskategorier Kursnivå Kurskataloger Användning av kurskataloger Skapa en ny kurskatalog Import av LUVIT kursobjekt Export av LUVIT-kurser Export av LUVIT kursobjekt från LRC Import av andra on-line kurser Information om kursobjekt Introduktion Ändra kursinformation Ändra kursinformation (forts.) Länka kursobjekt till enheter (55)

3 5 Skapa ett kurstillfälle Introduktion Aktivera ett kurstillfälle Ändra inställningar på kurstillfällen Registrera deltagare på kurstillfällen Introduktion Registrera en enskild användare på ett kurstillfälle Registrera en användargrupp på ett kurstillfälle Hur visas kurstillfället för användaren i portalen? Sök användare eller användargrupper innan registrering till kurstillfälle E-post alternativ när du registrerar användare eller användargrupper till kurstillfällen Skicka fördefinierat meddelande Använd extern e-postklient Skicka inte e-post Rekommendera kurser till användare Introduktion Länka en användare till ett kursobjekt (Rekommendera till kurs) Hur är visas en rekommenderad kurs för användaren? Skapa en icke on-line kurs/aktivitet Introduktion Skapa en ny icke on-line aktivitet Ytterligare information Förkunskapstester Om förkunskapstester Skapa förkunskapstest Förkunskapstester och enheter Hur visas förkunskapstester i kurskatalogen? Nyheter i LRC Om nyheter Standardnyheter Varning Rapporter Om rapporter Kursrapport Serverrapport Kursrekommendationsrapport Användarrapport Se och trycka rapporter Spara rapport som excelfil Personliga inställningar Språk och lösenord Rubriker Introduktion Rubriker (55)

4 1 Inledning 1.1 Administration För att förstå LUVIT Resource Centre (LRC) utifrån ett administratörsperspektiv behövs vissa grundläggande kunskaper om arbetsflöden och den terminologi som används. De följande texterna och bilderna hjälper dig att förstå hur systemet är uppbyggt Huvudarkivet (The Repository) Huvudarkivet kan betraktas som motsvarande organisationen i sin helhet, t ex Universitet X. Det är också att betrakta som den högsta nivån i ett hierarkiskt system. Från huvudarkivet skapar huvudadministratören underenheter som motsvarar organisationens behov av struktur. Oavsett i vilken enhet nya kursobjekt och personer registreras, så kommer de också att finnas registrerade i huvudarkivet. Om behov finns är det möjligt att arbeta med mer än ett huvudarkiv. De olika huvudarkiven blir då helt separerade ifrån varandra och ingen information kan flyttas mellan dem Enheter För att kunna börja arbeta i LUVIT Resource Centre måste det finnas minst en enhet under huvudarkivet. Antalet enheter som skapas beror på hur strukturen i systemet ska se ut och reflekterar det behov som ägaren av systemet har. En anledning till att dela upp systemet i olika enheter kan vara att man vill delegera ansvaret för administrationen till flera delansvariga enheter. Varje enhet får då en egen Enhetsadministratör. Varje enhet är placerad på en och samma nivå under huvudarkivet, så som visas nedan: De skapade enheterna skulle kunna utgöra en spegling av organisationens verkliga struktur, t ex fakulteter eller institutioner, men det är inte nödvändigt. Det kanske är mer lämpligt att arrangera LRC i en enhetsstruktur som korresponderar med andra behov, t ex utbildningsavdelningens arbetssätt, ämnen eller utbildningsprogram. 4(55)

5 Det finns inga restriktioner vad gäller antalet enheter som skapas. Men att hålla det enkelt från början är ett tips. Systemet är flexibelt på så vis att det hela tiden är möjligt att göra förändringar i strukturen. Du kan när som helst lägga till eller ta bort enheter. Att sköta om den grundläggande strukturen är först och främst huvudadminstratörens uppgift. Enhetsstrukturen är inte helt hierarkisk. Alla enheter är delar av den information som finns i huvudarkivet. Å andra sidan är det möjigt att ge strukturen en praktisk hierarki genom tilldelning av ansvar via behörighetssystemet. I modellen nedan kan en administratör för enhet A ge rättigheter åt en administratör i enhet A1 att administrera en begränsad del av personer och kurser från enhet A. A1 blir då en underenhet av enhet A. När en enhetsadministratör loggar in så kommer han/hon att enbart ha tillgång till de personer och kurser som är länkade till denna enhet från huvudarkivet. När den grundläggande organiseringen av LRC i olika enheter är klar (åtminstone för tillfället), är det dags att fylla systemet med användare och kurser Användare Nästa begrepp att definiera är Användare. Varje individ som registreras i LRC är en användare av systemet. Med detta menas att oavsett om du är en gäst, kursdeltagare, utbildare, administratör etc, så kallas du för en användare av LRC Roller Varje användare har en specifik roll. LRC levereras med fem standardroller: - Enhetsadministratör (Administrator) - Utbildare (Educator) - Kursskapare (Content Provider) - Kursdeltagare (Learner) - Gäst (Guest) 5(55)

6 Kopplingen till en roll bestämmer vilka funktioner i LRC som användaren får tillgång till. Den högst ansvarige (Huvudarkivsadministratören) får dessutom definiera nya roller som anses väsentliga för organisationen och länka dessa till speciella behörigheter. Att få en speciell roll och med det vissa behörigheter, innebär att få tillgång till bestämda huvudmenyer och undermenyer. Normalt är det bara enhetsadministratörerna som ges tillgång till LRC s administrationsdel. Kursdeltagare, utbildare och kursskapare behöver vanligtvis inte tillgång till denna del av LRC. De behöver enbart tillgång till Portalen, för att komma åt sina kurser; kursdeltagare för att studera, utbildare för att undervisa och kursskapare för att bygga kurser. Observera: En användare kan ingå i flera enheter och ha olika roller i respektive enhet. Han/hon kan t ex vara enhetsadministratör i en enhet och kursdeltagare eller utbildare i en annan Användargrupper Användargrupper används av administratörer av LRC för att göra arbetet lättare. Den enskilde kursdeltagaren eller utbildarna kommer inte att se eller använda sig av denna funktion det är enbart en hjälp för administratören i hans/hennes dagliga arbete. Istället för att länka, t ex användare efter användare till en ny enhet, så kan en hel grupp användare länkas på samma gång. Hur en användargrupp definieras är upp till administratören att bestämma. Det kan t ex vara en grupp nyanställda, ett särskilt yrke, kursdeltagare i engelska, eller någon annan relevant gruppering som ofta används. Användargrupper är också användbart för att flera samtidigt ska kunna registreras på kurstillfällen Kursobjekt Ett kursobjekt som finns registrerat i LRC kan vara en LUVIT Education Centre kurs, dvs den är skapad i LUVIT Education Centre. För enkelhetens skull uttrycks detta i fortsättningen enbart som LUVIT-kurs. Under vissa förutsättningar kan man också importera kurser skapade i andra system till LUVIT Resource Centre. 6(55)

7 Ett tredje alternativ är att använda kursobjekten endast som upplysning om klassrumsbaserade kurser, seminarier eller konferenser. Dessa kursobjekt är skapade inifrån LRC och omnämns som icke on-line kurser En LUVIT-kurs importeras till LRC i form av en zip-fil, medan icke on-line kurser skapas inifrån LRC. Kurser som administratören ser i LRC i listan över tillgängliga kurser kallas för kursobjekt. Dessa har ett innehåll men är inte möjliga att gå in i eftersom de inte är aktivierade på någon LEC server. De har inte heller några personer kopplade till sig och de har inget starteller slutdatum. Dessa ska alltså betraktas som potentiella aktiva kurser Kurstillfällen När beslutet om att göra ett kurstillfälle av ett kursobjekt är taget, så aktiverar administratören objektet inifrån en enhet. I samband med aktiveringen sätts ett start- och ett slutdatum för kurstillfället, max antal deltagare specificeras och en Kursansvarig läggs till. Efter att kurstillfället är aktiverat enligt ovan kan kursdeltagare, utbildare och kursadministratörer läggas till. När kursdeltagare, utbildare och kursadministratörer är registrerade på kurstillfället kommer de omgående att få tillgång till kurstillfället via Portalens meny Mina kurser som dyker upp som första fönster efter inloggning. För att komma in på kurstillfället klickar de på kurstillfällets understrukna Titel och LUVIT-kursen öppnas upp. Om kurstillfället är en icke on-line kurs får istället deltagarna information om de planerade aktiviteterna genom att antingen klicka på -symbolen till vänster om Titeln, eller klicka på länken som utgörs av Titeln och kommer då till en förutbestämd plats på internet Kurskataloger Från ett administratörsperpektiv används Kurskataloger för att erbjuda ett utbud av kurser till personer som loggat in i Portalen. När en administratör länkar ett kursobjekt till en kurskatalog, kommer alla användare i systemet (som tillhör den enhet där kurskatalogen är placerad) att se dessa kurser i Portalens meny Kurskatalog /Kurser. Här kan användaren få information om kursobjektet och/eller registrera sig till ett kurstillfälle (eller välja bland flera, om det finns), under förutsättning att administratören har öppnat upp kurstillfället för självregistrering. Ett alternativ är att det enbart finns information om var man ska vända sig för att få lov att delta i kursen. 7(55)

8 1.2 Administratörens menyrad Huvududmenyerna och dess undermenyer i LRC administration innehåller följande alternativ när allting är synligt, d v s för Huvudarkivsadministratören. Vid Personliga inställningar kan du byta lösenord och systemspråket. Vid Rubriker kan administratören välja vilka rubriker som ska visas, t ex när man listar kursobjekt eller användare. Logga ut när du vill stänga ner LRC administration. Vid Behörighet, skapar, redigerar och länkar du roller till undermenyer Vid Registrera användare, får du tillgång till den del av systemet där användare registreras på kurstillfällen. Vid Administrera användare skapar och redigerar du grundläggande uppgifter som har med användare att göra. Gäller även användargrupper, rekommendation av kurser till användare samt länkning mellan olika delar Vid Kursinställningar, skapar och redigerar du Kurstyper och Kurskategorier. Vid Kurstillfällen redigerar du redan existerande kurstillfällen, ändrar roller och tar bort registrerade användare i kurstillfällen. Vid Ändra kurser, skapar, redigerar och länkar du kursobjekt till andra objekt, t ex kurskataloger och förkunskapstest. Vid Assembly Tool skapar du själva skalet till nya kursobjekt. 8(55)

9 Vid Ändra enheter kan huvudarkivadministratören skapa, redigera och länka enheter till andra objekt. Vid Nyheter skapas Standard nyheter och Varningar. Vid Visa Nyheter, visas de Nyheter som även är åtkomliga från Portalen. Vid Visa rapporter kan du välja mellan några olika rapporter från databasen. Vid Hjälp, finner du denna manual för LRC administration. Vid Om LRC visas versionsnummer mm angående produkten. 1.3 LRC s visningsfönster LRC har olika typer av visningsfönster. När du går in på menyn Användare / Administrera användare, Kurser / Ändra kurser samt vid Enheter / Ändra enheter så ser du att de är uppbyggda på samma sätt. Fönstret som visas i dessa menyer består huvudsakligen av tre fält och visas nedan: 9(55)

10 Objektlistan visar alla objekt i enheten som motsvarar valda flikar och sökkriterier, t ex alla användare eller alla kurser. Objektlistan visar 30 objekt åt gången med hjälp av rullningslisten. Om antalet objekt överstiger 30, använd pilarna som är placerade under den ljusblåa linjen för att se fler objekt: När du bockar för en ruta (rutor) bredvid ett objekt i objektlistan och därefter klickar på Väljknappen under listan, så kommer den eller de valda objektet(n) att visas I Valda objektlistan i fönstret uppe till höger. Istället för att bocka för en ruta kan du klicka på -ikonen bredvid ett objektnamn. Då får du automatiskt mer information om detta objekt i fönstret Detaljerad information Länkning Länkning av objekt görs på samma sätt oavsett vilken typ av objekt du önskar länka till varandra. I det följande exemplet länkas en användare till en användargrupp. De steg som behöver utföras visas i bilden nedan. Byta ny från flik från Användare till Användargrupper. Välj en användargrupp från listan genom att bocka för rutan till vänster om önskad användargrupp. Klicka på Välj. Nu har du länkat den valda personen med användarguppen och det konfirmeras genom att det visas en länksymbol ( ) till höger om användargruppen. Se bilden nedan. 10(55)

11 2.Bocka för rutan vid en användargrupp Observera: Det spelar ingen roll om en användare kopplas till en användargrupp eller tvärtom. Resultatet blir detsamma Visa endast länkade objekt För att erhålla en tydlig översikt av endast länkade objekt så bockar du för rutan till höger om länksymbolen ( ). Då visas endast de objekt som är länkade till objektet i fönstret i Valda objekt att länka. I exemplet nedan ser du enbart de personer som är länkade till användargruppen Studenter nivå 2. Alla andra personer som tillhör enheten är dolda Söka i objektlistan När antalet objekt i objektlistan växer kan du behöva söka i listan för att finna det du vill. Sökfunktionen fungerar på samma sätt oavsett vad det är du söker efter. Det kan vara en person, ett kursobjekt, en användargrupp, en kurskatalog etc. Grundinställningen för sökfunktionen är Visa alla. 11(55)

12 För att söka efter ett visst objekt, är första steget att välja ett av de sökbara fälten i rullgardingsmenyn. I det här fallet kan du söka efter Efternamn, Förnamn och Stad. Notera att de sökbara fälten är begränsade till de rubriker du valt ska finnas för listan, vilket i det här fallet är Efternamn, Förnamn och Stad. (Hur man förändrar rubrikerna för objektlistan, se vidare i kapitel 13.2 Rubriker). Därefter skriver du ordet/namnet du letar efter i fältet till vänster, som det står >>Sök<< i. Avslluta med att klicka på knappen Sök. Resultatet av sökningen på efternamnet Bond visas i bilden nedan: 12(55)

13 2 Grundläggande struktur 2.1 Bestäm enheter Normalt är det enbart Huvudarkivsadministratören som har rättighet att bestämma, ändra och ta bort enheter. För att skapa en ny enhet, gå till menyn Enheter / Ändra enheter och välj Huvudarkivet. Klicka sedan på knappen Ny under objektlistan. Fyll i de tomma fälten som kommer upp i fönstret Detaljerad information. 1. Titel måste fyllas i. 2. Beskrivning är inte obligatorisk. Klicka därefter på knappen OK under fönstret för att konfirmera. Du kan nu se den nya enheten i objektlistan på vänster sida av skärmen. 2.2 Standardroller och behörigheter i LRC Standardrollerna LUVIT Resource Centre levereras med sju standardroller: Namn Kursdeltagare Utbildare Kursskapare Enhetsadministratör Beskrivning Kursdeltagare (Student) Utbildare (Lärare) Person som enbart skapar kurser. Administratör för en LRC-enhet Gäst (registrerad av administratör eller Gäst självregistrerad via portalens gästinloggning) Huvudarkivsadministratör Högst ansvarig för LRC installationen Huvudadministratör med tillgång till Systemadministratör Systemadministrationsverktyget (KATO). 13(55)

14 Alla roller i LRC är administrativa roller och har ingenting med rollerna i LUVIT s kurstillfällen att göra. Rollen som en enskild användare får i ett kurstillfälle sätts när enhetsadministratören registrerar användare på kurstillfället. Då får personen ifråga en av fyra LEC roller: - Kursadministratör - Utbildare - Kursdeltagare - Gäst Rollerna i LRC kan utökas med nya roller efter behov. Rollerna i LEC är däremot fasta till antalet Roller och Behörigheter Kursdeltagare, utbildare, kursadministratörer och gäster loggar normalt endast in i LRC Portal. Detta innebär att det normalt inte har tillgång till LRC administration. I Portalen har de däremot tillgång till följande menyer: Personligt / Mina kurser Personligt / Kurshistorik Personligt / CV Personligt / Inställningar Personligt / Logga ut Kurskatalog / Kurser Kurskatalog / Öppna kurser Nyheter / LRC nyheter För att få mer information om Portalen, se vidare i LRC användarmanual. Enhetsadministratörer och Kursskapare måste ha behörighet att se och använda delar av menyerna i LRC administration. Huvudarkivsadministratören har tillgång till allting i menyerna förutom registrering av användare till kurstillfällen och redigering av kurstillfällen. Nedan visas ett schema på huvudmenyer och undermenyer dessa tre roller normalt har tillgång till när de registrerats. Kursskapare (Content Developer) Enhetsadministratör (Unit administrator) Personligt / Inställningar Personligt / Logga ut Kurser / Assembly Tool Hjälp / Hjälp Personligt / Inställningar Personligt / Rubriker Personlig / Logga ut Användare / Registrera användare Användare / Administrera användare Kurser / Kursinställningar Kurser / Kurstillfällen Kurser / Ändra kurser Nyheter / Nyheter Nyheter / Visa nyheter Rapporter / Visa rapporter Hjälp / Hjälp 14(55)

15 Huvudarkivsadministratör (Repository Administrator) Personlig / Inställningar Personlig / Rubriker Personlig / Logga ut Användare / Behörighet Användare / Administrera användare Kurser / Kursinställningar Kurser / Kurstillfällen Kurser / Assembly Tool Enheter / Ändra enheter Nyheter / Nyheter Nyheter / Visa nyheter Raporter / Visa rapporter Hjälp / Hjälp 2.3 Redigera LRC roller och behörigheter Normalt har endast Huvudarkivsadministratören tillgång till att definiera, ändra och ta bort roller. Om du är ansvarig för dessa aktiviteter, gå till undermenyn Behörighet i menyn Användare. Nedan visas en lista på de sex standardroller (kallas systemroller) som är förinställda när systemet levereras. Det är inte möjligt att ta bort systemroller. Däremot är det lätt att skapa ny och länka dem till önskade behörigheter. 15(55)

16 2.3.1 Skapa en ny LRC-roll Börja med att klicka på Ny-knappen under listan på existerande roller (se ovan). Då öppnas ett nytt fönster: Skriv in namnet på den nya rollen i Titel-fältet. Fyll i Beskrivning-fönstret om så önskas. Välj vilken av huvudmenyerna respektive undermenyerna som ska vara synliga för en person som kopplas till denna roll. När du bockar för en undermeny kommer huvudmenyn automatiskt att bli förbockad. Avsluta genom att klicka på OK-knappen. Du kommer efter det att återvända till listan på LRC roller som då ska vara uppdaterad med den nya rollen Redigera roller och behörigheter Om du önskar redigera någonting som rör roller (namnet, behörigheten), så klicka på Titeln på rollen i rollistan. Fortsätt sedan med redigeringen på samma sätt som beskrevs ovan. 16(55)

17 3 Användaradministration 3.1 Manuell registrering av användare Nya användare i systemet registreras via menyn Användare / Administrera användare. Välj den enhet som du vill arbeta i. Du kan också registrera användare i huvudarkivet och vid ett senare tillfälle länka dem till en eller flera enheter. Flikarna Användarregister och Användare måste vara aktiva (vita). Se nedan: Klicka på Ny-knappen under objektlistan. I fönstret Detaljerad information i nedre högra hörnet kommer ett formulär att komma fram: 17(55)

18 Du måste fylla i Förnamn, Efternamn, E-post och Lösenord. Det valda språket kommer att bli det förinställda systemspråket när användarna loggar in på kursen. Givetvis kan de ändra detta personligen efter behov. Glöm inte att välja korrekt Initial roll från rullgardinsmenyn, som ligger som sista punkt. I det här exemplet kommer den nya användaren att få rollen Utbildare i den enhet (eller i huvudarkivet) som du registrerar henne/honom. Om personen registreras i en enhet kommer hon/han automatiskt att få rollen Gäst i huvudarkivet. För att länka en användare till en annan enhet, se kapitel 3.5 För att redigera användares roller i enheter, se kapitel 3.6 Tänk på att fälten du fyller i kan användas för sökning av en person eller grupper av personer som är registrerade enligt vissa kriterier. Det går givetvis också bra att använda t ex fältet Land för något annat, såsom avdelningsnamn Besked om registrering i LRC Meddelande om registrering i LRC utgår inte till den registrerade. Meddelanden utgår endast vid registrering till kurstillfällen. 3.2 Import av andvändare från textfil Med hjälp av importfunktionen är det möjligt att registrera flera personer på samma gång. För att kunna utföra detta måste man först skapa en textfil med viss specifik information. Denna fil importeras sedan till LRC administration Textfilen Textfilen måste minst innehålla nedanstående tre fält: Förnamn Efternamn E-postadress Den första raden i textfilen ska innehålla namnen på kolumnerna och vara kommaseparerade: förnamn,efternamn,e-post En korrekt textfil kan se ut så här: OBS! Första raden (firstname,lastname, ) måste vara skriven på engelska! Filens namn kan däremot vara på svenska. 18(55)

19 Förutom de obligatoriska fälten som redovisats ovan kan filen bestå av alla de fält som används vid manuell registrering: Pnr First Name Last Name Address Postal Code City Phone Fax Gender Company Alt. Phone Country Language ID Den första raden i textfilen ska innehålla namnen på kolumnerna och vara kommaseparerade: pnr,firstname,lastname,address,postalcode,city,phone,fax, ,gender,company,altphone, country,languageid Viktigt! Kontrollera att det inte är några tomma rader efter sista raden. Om Kön utelämnas kommer personen att registreras som Kvinna. Könskoderna är: Kvinna=0, Man=1 Om Språk ID utelämnas kommer det att registreras som Engelska Om Språk ID medtages, använd följande nummer för önskat språk: Engelska 1 Svenska 2 Litauiska 3 Norska 4 Spanska 5 Tyska 6 Danska 7 Franska 8 Finska 9 Kinesiska 10 Portugisiska 11 Italienska 12 Grekiska 13 Turkiska 14 19(55)

20 Språk ID definierar systemspråkets inställning i LRC när en användare loggar in första gången. Därefter kan givetvis han/hon ändra detta efter eget önskemål. För uppdaterad och detaljerad information angående olika språks status, var vänlig kontakta LUVIT AB Importera textfil med användare Gå till menyn Användare / Administrera användare och välj önskad enhet. Klicka på knappen Importera under objektlistan. Fönstret nedan kommer då att visa sig: Klicka på Bläddra och leta efter textfilen på din hårddisk eller server. Bestäm vilken initial roll de importerade användarna ska ha i LRC administration. Välj den roll som motsvarar majoriteten. Ändra sedan i efterhand rollen för de som avviker. Ett alternativ är att dela upp importfilen i två eller fler. Skriv in ett lösenord. (Alla importerade användare kommer att få samma lösenord). Klicka på OK-knappen. Om textfilen är korrekt uppställd kommer en lista av användare att visas: 20(55)

21 Om listan är korrekt, klicka på knappen Markera allt och sedan OK. Alternativt, bocka för ett fritt val av användare och klicka sedan OK. Om en eller flera användare inte ska importeras, avbocka rutorna bredvid dessa användare och klicka på OK. Knappen Ångra val avmakerar alla användare. Om en användare som du försöker importera redan existerar i systemet, så får du en varning: Fortsätt på samma sätt som beskrivits ovan. Denna varning är enbart informativ. 21(55)

22 3.3 Användargrupper Syftet med användargrupper Att skapa användargrupper hjälper dig som administratör att länka grupper av användare till andra objekt, såsom kursobjekt, kurskataloger, enheter osv. Det underlättar en massa operationer när antalet användare och kurser växer. Den kommer också att förenkla registreringen av många användare åt gången till kurstillfällen. Så det är en god idé att fundera på vilka användargrupper som kan bör att definieras. Dessa kan givetvis redigeras efterhand som behoven växlar Skapa Användargrupper Du finner användargruppshanteringen i menyn Användare. Börja med att välja i vilken enhet du vill arbeta, från undermenyn Administrera användare. Klicka på fliken Användarregister och därefter fliken Användargrupper som visas i bilden nedan: För att skapa och definiera en ny användargrupp, klicka på knappen Ny, under objektlistan. Fyll i forumläret som visas i fönstret till höger. Titel är obligatoriskt, men Beskrivning är valfritt. 22(55)

23 3.4 Länka användare till användargrupper Gå till menyn Användare / Administrera användare och välj enhet att arbeta i. Gå sedan igenom följande steg: 1. Klicka på fliken Användarregister och därefter Användargrupper. Bocka för rutan framför den användargrupp som du vill fylla med användare, och klicka på knappen Välj under objektlistan. 2. Den valda användargruppen, Studenter nivå 2, är ny synlig i fönstret Valda objekt att länka i övre högra hörnet. Byt nu flik från Användargrupper till Användare och en lista med användare syns i objektlistan. Bocka för rutorna framför de personer som ska länkas till den användargrupp du just valt. Klicka på Länka för att avsluta. I exemplet nedan ser vi att alla användare i listan utom Marie Brinck är länkade till användargruppen Studenter nivå 2. Detta konfirmeras genom länksymbolerna som nu syns i kolumnen längst till höger. 3.5 Länka användare och användargrupper till enheter Gå till menyn Enheter / Administrera enheter och välj Huvudenheten (Repository). Klicka på fliken Användarregister och klicka därefter på underfliken Användare alternativt Användargrupp. Bocka för rutan bredvid användaren/användargruppen som du vill länka till en ny enhet. Klicka på knappen Välj. Nu ser du den valda användaren/användargruppen i det övre högra hörnet Valda objekt att länka. Byta nu från den aktiva (vita) underfliken till fliken Enheter till vänster, genom att klicka på den. Bocka för rutan till höger om de(n) enhet(er) som du vill att användaren/användargruppen ska ingå i. Avsluta genom att klicka på knappen Välj. Se exempel nedan. 23(55)

24 3.6 Redigera användares roller i enheter När du vill få en överblick eller redigera användares roller i olika enheter, klicka då på - ikonen framför användarens namn i objektlistan. Klicka sedan på den tredje fliken Enheter som användare tillhör i fönstret Detaljerad information om xxx. Varje enhet är kopplad till en egen rullist där man kan byta roll på personen ifråga. För att bestämma roll på en nyregistrerad person, se kapitel 3.1 För att länka en person till ytterligare en enhet, se kapitel Uppdatering av Kurshistorik i LRC Administration När en utbildare eller kursadministratör sätter betyg (ger omdöme) på ett helt kurstillfälle, kommer titeln på kursen, kursperioden och graderingen att synas även för administratörer i LRC. När administratören klickar på -ikonen bredvid namnet på personen kommer fönstret Detaljerad information om xxx upp. Den andra fliken Kurshistorik visar resultatet på samtliga kurstillfällen som blivit graderade av dennes utbildare. Graderingen görs inuti LUVIT-kursen under menyn Personligt. Se manual för LUVIT (55)

25 4 Kursadministration 4.1 Skapa ett kursskal Det allra första steget är att skapa ett kursskal som sedan kan fyllas med innehåll och administreras i LRC. Platsen för detta är Assembly Tool som du hittar under menyn Kurser. När du öppnar Assembly Tool kommer du först till en sida som består av en lista med kurser som du eller någon annan med tillgång till Assembly Tool har skapat. Om du ska skapa en ny kurs klickar du på knappen som ligger ovanför listan. Du blir ombedd att identifiera dig själv med e-postadress och lösenord. När du fyllt i e-post och lösenord kommer du in i LUVIT Kursguide. 25(55)

26 Här blir du ombedd att fylla i en del information samt välja olika grundinställningar för kursen. Du måste fylla i de fält som är markerade med en stjärna ( * ). De övriga kan du hoppa över. I stort sett allt du fyller i kan redigeras senare och lämnar du fält tomma kan du eller den som blir kursadministratör för kommande kurstillfälle fylla i dem senare. Efter det sista steget kommer kursskalet att visas upp för dig. Kursen kommer också att finnas med i listan över kurser som visas när du öppnar upp Assembly Tool nästa gång. Du ser även kurser som andra har skapat, men du kommer enbart att kunna logga in på de du själv har skapat själv. Vill du att fler än du själv ska ha tillgång till din kurs i Assembly Tool, så lägger du till den personen i menyn Administrera / Deltagare / Ny. Som du säkert redan kommit fram till liknar Assembly Tool en LUVIT-kurs. Det innebär att om du ska använda Assembly Tool på ett mer avancerat sätt så hänvisar vi till Manualen för LUVIT 3.7 för information om hur man laddar upp filer, publicerar och redigerar i navigationsträdet, utvecklar tester etc. När du har gjort en kurs i Assebly Tool färdig, exporterar du den och sparar den exporterade zipfilen på din hårddisk eller en server. Därefter importerar du den till LRC administration. När kursobjektet är importerat kan du börja skapa kurstillfällen av detta kursobjekt Praktiska överväganden och tips om kursskapande i LUVIT Låt oss anta att du som Administratör i LRC vet en grupp utbildare eller andra kursskapare som behöver varsitt kursskal för att ladda upp innehåll och arrangera ett kurstillfälle. Det enklaste sättet att praktiskt organisera detta är: 1. Skapa ett tomt kursskal i Assembly Tool. 2. Exportera det till din PC eller server. 3. Gå till LRC administration och importera zip-filen du nyss exporterade. 4. Ge den ett lämpligt namn och aktivera ett kurstillfälle. 5. Registrera den person som ska vara Ansvarig för kursen. 6. Nu kan han/hon finna det nya tomma kurstillfället i Portalen under Mina kurser och kan efter inloggning på kursen utveckla densamma. Detta betyder att när en utbildare ska skapa en ny kurs, så behöver han/hon inte gå in i Assembly tool överhuvudtaget. Och för dig som LRC administratör innebär det att du helt enkelt importerar och aktiverar samma tomma kurs varje gång någon behöver ett tomt kursskal att arbeta i. 4.2 Märkning av kursobjekt Kurstyper Alla kursobjekt kan registreras i relation till vilken typ av kurs det är. Om det är en LUVITkurs, så kommer den automatiskt att få denna typbeteckning. Om kursen inte är en on-line kurs kan man däremot fritt skapa egna typer, som t ex klassrumsundervisning, konferens eller seminarium. När väl de olika kurstyperna är definierade, väljer du bland dem för att notera att ett kursobjekt är av en viss typ. (se kapitel 4.7.2) 26(55)

27 Kurstypen visas på ett antal olika ställen, bl a när man i Portalen klickar på -knappen framför ett kursobjekt. En annat ställe är i Portalens kurskatalog, där man kan söka efter olika kursobjekt utifrån kriteriet Kurstyp. Kurstyper är inte enhetsspecifika. När de väl är skapade syns de som valbara i alla enheter i LRC administration. För att skapa en ny kurstyp, gå till menyn Kurser /Kursinställningar: Följande fönster visas då: Klicka på Ny-knappen under objektlistan. Fyll i Titel och en kort beskrivning i formuläret under Detaljerad information om xxx. Kort beskrivning är inte obligatorisk. Om du vill göra förändringar senare, så antingen bocka för rutan framför kurstypen i objektlistan och klicka på knappen Ändra under listan, eller klicka på -ikonen bredvid kurstypen. Du får då upp formuläret för just den kurstypen och kan redigera i fälten. Om du vill ta bort en kurstyp bockar du för rutan till vänster om kurstypen och klickar därefter på knappen Ta bort som är placerad under objektlistan. 27(55)

28 4.2.2 Kurskategorier Alla kursobjekt kan registreras i relation till vilken kategori av kurs den tillhör. Nedan är ett exempel på hur det kan se ut när kategorier är definierade som olika ämnesområden. Det är helt upp till administratören (organisationen) att bestämma vad en kurskategori är. För att skapa en ny kurskategori, klicka på knappen Ny under objektlistan. Fyll sedan i formuläret. Du måste fylla i Titel. Kort titel och Beskrivning är valfria Om du vill göra förändringar senare, så antingen bocka för rutan framför kurskategorin i objektlistan och klicka på knappen Ändra under listan, eller klicka på -ikonen bredvid kurskategorin. Du får då upp formuläret för just den kurskategorin och kan redigera i fälten. Om du vill ta bort en kurskategori bockar du för rutan till vänster om kurskategorin och klickar därefter på knappen Ta bort som är placerad under objektlistan. 28(55)

29 4.2.3 Kursnivå Att slå fast kursens kunskapsnivå är en kvalitativ bedömning från författarens sida. Denna gradering kan hjälpa potentiella kursdeltagare att välja rätt kurs i förhållande till hans/hennes nuvarande kunskapsnivå. Systemet erbjuder dig att välja mellan sex alternativ. Dessa är inte redigeringsbara och det går inte att skapa nya nivåer: Expert Avancerad Fortsättning Nybörjare Introduktion N/A Du sätter kursnivå antingen när du skapar kursen i Assembly Tool, eller när du importerat kursen till LRC administration. I det sistnämnda fallet går du till menyn Kurser / Ändra kurser. Välj enhet och klicka på fliken Kursregister och därefter Tillgängliga kurser. Nu klickar du på -ikonen. I fönstret Detaljerad information väljer du fliken Ändra kursinformation. Här väljer du önskad kursnivå: 4.3 Kurskataloger Användning av kurskataloger Från ett administratörsperspektiv används kurskataloger för att visa valbara kurser för användarna i portalen. När administratören länkar ett kursobjekt till en kurskatalog så kommer alla användare i systemet som tillhör den enheten dit kurskatalogen är länkad att se den i sin kurskatalog i portalen. Från denna plats kan användaren få information om kursobjektet och/eller registrera sig till ett kurstillfälle kopplat till objektet (om där finns något tillgängligt). Obs! Som administratör kan du jobba med så många kurskataloger som du finner lämpligt för det dagliga arbetet med administrationen. Hur många kataloger du än skapar och visar för en och samma person, så kommer denne endast att ha en kurskatalog i portalen. Den katalogen är en lista på kursobjekt motsvarande summan av alla kursobjekt som du har länkat till olika kurskataloger och länkat katalogerna till de enheter personen är registrerad i. 29(55)

30 4.3.2 Skapa en ny kurskatalog Du skapar och definierar en ny kurskatalog genom att öppna undermenyn Ändra kurser i huvudmenyn Kurser. Välj enhet att jobba i. Klicka på fliken Kursregister och därefter Kurskataloger, som visas i bilden nedan. Här ser du en lista på alla kurskataloger i den valda enheten. Klicka på knappen Ny under objektlistan. Fyll sedan i nödvändig information i formuläret i fönstret Detaljerad information. Du måste fylla i Titel, men Beskrivning är frivillig. Den nya katalogen kommer att bli länkad till en enhet från vilken du just nu arbetar. Hur man självregistrerar sig till en kurs i portalens kurskatalog som användare kan du se i LRC Användarmanual. 30(55)

31 4.4 Import av LUVIT kursobjekt Med att importera en LUVIT-kurs menas att du importerar en zip-fil som har skapats vid ett tidigare tillfälle då en LUVIT-kurs exporterats. Exporten kan ha skett i Assembly Tool eller i någon LEC-kurs. Börja med att gå till menyn Kurser / Administrera kurser. Välj den enhet till vilken du vill importera kursen. Klicka på fliken Kursregister och sedan på Tillgängliga kurser. Klicka på knappen Imporera under objektlistan. Ett nytt fönster kommer upp: Nu klickar du på knappen Bläddra i fönstret och på det sättet tar du dig till hårddisken eller den server där du lagrat zip-filen som ska importeras. 31(55)

32 Klicka på zip-filen och därefter på Open. Om några sekunder får du ett meddelande som talar om att Importen var lyckad. Klicka på knappen OK och du kan nu se den importerade kursen i objektlistan över Tillgängliga kurser. 4.5 Export av LUVIT-kurser LUVIT-kurser kan exporteras till zip-filer från tre olika platser 1. Från Administrera-menyn inuti en LEC-kurs 2. Från Assembly Tool 3. Från LRC administration Notera att endast filer som är publicerade i Navigationsträdet kommer att exporteras. 32(55)

33 4.5.1 Export av LUVIT kursobjekt från LRC Att exportera LUVIT-kurser från LRC är mycket enkelt. Öppna en lista med Tillgängliga kurser. Bocka för rutan till vänster om kursobjektet som du vill exportera. Klicka först på knappen Välj och sedan på knappen Export. Ett litet fönster öppnas och du ombeds att klicka på kursobjektets namn: Följ instruktionerna på skärmen. Välj var på din dator eller på servern som kursobjektet ska sparas. LUVIT Resource Centre kommer automatiskt att ge kursobjektet ett långt namn med godtyckliga bokstäver och siffror. Ändra detta namn till något mer förståeligt innan du sparar filen. När du är färdig finner du den exporterade kursen som en zip-fil på stället där du sparade den. Obs! När du exporterar ett kursobjekt från LRC administration, så exporterar du det originalobjekt som en gång importerades hit. Om du har skapat ett kurstillfälle av detta objekt och gjort förändringar i navigationsträdet, bör du fundera på vilken av de två versionerna som ska exporteras. 4.6 Import av andra on-line kurser För att kunna importera kurser som är skapade i andra system än LUVIT måste det finnas en lämplig brygga installerad på servern. Om det finns, så använder du samma importfunktion som beskrivits ovan. Var bara säker på att du väljer rätt kurstyp i det första fönstret som kommer upp efter att du tryckt på importknappen. För tillfället finns det ingen brygga tillgänglig för LRC, bara för LUVIT stand-alone. Så vad du måste göra är att skapa en tom LUVIT-kurs i LUVIT Assembly Tool, importera kursen i ett annat format; AICC,IMS eller NetG till exempel, och därefter exportera kursen i LUVITformat. Nu kan kursen importeras till LRC enligt kapitel (55)

34 4.7 Information om kursobjekt Introduktion När ett kursobjekt importeras kommer en del allmän information att redan vara ifylld av kursskaparen. Denna information visas om du klicar på -ikonen till vänster om kursobjeket i objektlistan. Informationen visas i fönstret Detaljerad information om xxx. En del av informationen kommer också att visas för användarna i portalen, när de ber om det Ändra kursinformation Den första fliken, Ändra kursinformation, innehåller följande fält (tomma eller redan ifyllda, beroende på vad som registrerades när kursen en gång skapades). Titel: Måste alltid fyllas i. Beskrivning: Valfri Kurstyp: Klicka på listrutan och välj en lämplig kurstyp. Om kursen är en LEC-kurs kan inte denna inställning ändras utan förblir automatiskt LUVIT Education Centre Course. Kurskategori: Klicka på listrutan och välj en tillgänglig kategori. Kursnivå: Klicka på listrutan och välj en lämplig nivå. Förvalt språk: Klicka på listrutan och välj önskat systemspråk. Detta kommer då att vara språket som deltagarna ser när de öppnar upp kurstillfället. Pris: Att sätta pris på kursobjektet är valfritt. Endast siffror får användas. Antal platser: Detta är frivilligt och bör i denna ruta som gäller kursobjeket betraktas som en rekommendation. Länk: Fyll i en www-adress om så önskas. Skapad: Detta är ett fast fält med information om när kursobjektet var skapat. Kursförfattare: Författare av kursen. Möjlig att ändra. OBS! Glöm inte att klicka på knappen OK innan du lämnar formuläret, annars sparas inte din ifyllda information. 34(55)

35 4.7.3 Ändra kursinformation (forts.) Formuläret fortsätter med mer valfri information att fylla i vid nästa flik, Ändra kursinformation (forts.) Detta formulär är speciellt användbart för icke on-linekurser, men kan också användas andra kursobjekt. OBS! Glöm inte att klicka på knappen OK innan du lämnar formuläret, annars sparas inte din ifyllda information. Om du klickar på knappen Visa kursinfo kommer du att se hur resultatet ser ut för den som tar fram informationen där den publiceras. Detta sker på flera ställen, bl a i portalens Mina kurser och kurskatalogen. 35(55)

36 Informationen på vänstra delen av bilden ovan överförs automatiskt från platsen Kort kurspresentation i Kursguide #3 i Assembly Tool. Texten skrevs när kursen skapades. I Assembly Tool når du den via menyerna Administrera / Kurs / Ändra. Texten är inte redigerbar inifrån LRC administration. Vill du ändra den måste du gå till Assembly Tool där den skapades och ändra texten. Därefter måste du exportera den och importera den till LRC administration igen. Förkunskaper är också överfört från Assembly Tool, kursguide #3. Denna text går inte heller att redigera i LRC administration. 4.8 Länka kursobjekt till enheter Gå till menyerna Enheter / Ändra enheter och välj Huvudarkiv (Repository). Klicka på fliken Kursregister och sedan på Tillgängliga kurser. Markera rutan framför kursobjektet/kursobjekten och klicka sedan på knappen Välj. Nu ser du kursobjektet i det övre högra fönstret Valda objekt att länka. Ändra flik på nedre flikraden från Tillgängliga kurser till Enheter. Bocka för rutan framför den eller de enheter som du vill länka kursobjektet till. Avlsluta med att klicka på knappen Länka. Nu ser du en länksymbol till höger om den enhet till vilken du länkat kursobjektet(n). För utförlig länkningshjälp, gå till kapitel (55)

37 5 Skapa ett kurstillfälle 5.1 Introduktion Detta är steget där du aktiverar ett kursobjekt till ett kurstillfälle. Du kan skapa hur många kurstillfällen du vill av ett och samma kursobjekt. Varje enskilt kurstillfälle du skapar kommer att bli unikt med avseende på registrerade användare, tidsgränser och de redigeringar du gör i Mitt arkiv och i Navigationsträdet. Det är inte tillåtet att skapa ett kurstillfälle från huvudarkivet (repository). Du måste arbeta inifrån en enhet för att få lov att göra det. Notera att du inte heller kan se några kurstillfällen inifrån huvudarkivet. För att se kurstillfällen måste du vara inuti den enhet varifrån kurstillfället är skapat från början. Det är inte möjligt att länka ett kurstillfälle till en annan enhet. Det måste skapas inifrån en enhet och kan enbart vara kopplat till denna enhet. 5.2 Aktivera ett kurstillfälle När en LUVIT-kurs importeras till LRC administration, kommer du att se det i objektlistan över Tillgängliga kurser. Gå till menyn Kurser / Ändra kurser. Välj enhet. Välj flikarna Kursregister och därefter Tillgängliga kurser. Klicka därefter på -ikonen till vänster om kursobjektet som du vill göra ett kurstillfälle av. I fönstret Detaljerad information ska du nu se information om kursobjeket samt en knapp längst ner till vänster i fönstret med namnet Aktivera kurstillfälle. Klicka på den. Ett nytt fönster öppnas upp med den första fliken Information om kurstillfälle aktiv: 37(55)

38 Läs, och om önskvärt, redigera informationen i fälten. Titel på kurstillfället Beskrivning kan användas för att förtydliga innehållet på kursen Språk. Välj vilket systemspråk som ska vara förinställt när användaren loggar in första gången. Kursstart: Fr o m detta datum kan kursdeltagaren logga in på kursen Kursslut: Fr o m detta datum har inte längre kursdeltagare tillgång till kursen. LEC Server: Om LRC är ansluten till mer än en LEC server kan du välja på vilken server detta kurstillfälle ska aktiveras. Pris: Valfritt Antal deltagare: Skriv in maximalt antal kursdeltagare som ska kunna registreras på detta kurstillfälle. Detta fält måste fyllas i. Registreringsalternativ: a) Standardiserat kurstillfälle Kursdeltagaren kommer att se kurstillfället som Aktivt i Mina kurser listan i portalen. b) Självregistrering aktiverad Om kursobjektet är placerat i en kurskatalog, kommer kursdeltagaren att kunna registrera sig själv på detta specifika kurstillfälle. c) Öppen kurs innebär att kurstillfället kan nås av en användare från inloggningssidan via länken Öppna kurser (utan att registrera sig) samt av registrerade användare från portalens menyer Kurser / Öppna kurser. Gå nu vidare till nästa flik, Ansvarig för kurstillfälle genom att klicka på fliken: 38(55)

39 Ett kurstillfälle har en ansvarig. Den ansvarige har samma rättigheter i LEC som en kursadministratör. Det är här du ska välja den ansvarige personen. Du kan välja mellan samtliga användare som finns registrerade i den aktuella enheten. Klicka på radioknappen bredvid det namn du väljer och bekräfta med knappen OK. Nu kommer du automatiskt tillbaka till innehållet i den förra fliken Information om kurstillfälle. Klicka även på OK-knappen här och vänta tills kurstillfället är aktiverat. Beroende på hur stor kursen är kan detta ta några sekunder upp till en minut. När aktiveringen är klar kommer fönstret att stängas automatiskt. 5.3 Ändra inställningar på kurstillfällen Gå till menyn Kurser / Kurstillfällen och välj enhet. Ett nytt fönster öppnar sig där du ser en lista med alla aktiverade kurser i denna enhet. Klicka på länken om du vill ha mer information om kurstillfället Om du vill ändra någon av de kriterier som är bestämda för kurstillfället, bocka för rutan till vänster om kurstiteln och klicka sedan på knappen Ändra. Mer information om vad du kan ändra finns i kapitel (55)

40 6 Registrera deltagare på kurstillfällen 6.1 Introduktion Gå till menyn Användare / Registrera användare och välj enhet att arbeta i. Följande fönster kommer upp på skärmen: Obs! Detta är roller i LRC! Nu kan du välja vilken eller vilka användare som ska registreras på ett eller flera kurstillfälle(n). Du har fyra alternativ när du ska genomföra proceduren: a) Välj en eller flera individer från listan genom att bocka för rutorna till höger om de namn du valt ut. b) Använd Sökfunktionen för att finna en specifik person. c) Byt från fliken Användare till Användargrupper för att registrera grupper av användare som beskrivs under a). d) Använd Sökfunktionen för att finna specifika användargrupper. Tips 1: Organisera listan med användare genom att sortera dem efter antingen Namn, Företag, Land, Roll eller Skapad (d v s datum då personen registrerades i LRC). Tips 2: Klicka på användarens namn för att få mer information om personen ifråga. 6.2 Registrera en enskild användare på ett kurstillfälle Bocka för rutan till vänster om den användare du vill registrera på kurstillfället. Om du inte kan hitta den eller de personer du letar efter, kan du först använda dig av Sökfunktionen. Klicka på radioknappen Använd sök. Sedan gör du antingen en Ny sökning eller väljer i rullningslistan tidigare sparade sökkriterier genom att klicka på knappen Ändra sökning. Väljer du en ny sökning fyller du i de sökkriterier som ska gälla. Mer information om sökning vid registrering av deltagare finner du i kapitel (55)

41 Klicka därefter först på knappen Välj, och sen på knappen Nästa: (Använd knappen Visa endast valda för att få en lista med enbart de du valt för registrering). Nästa fönster som kommer upp innehåller alla de valbara kurstillfällen som de valda användarna kan registreras på. Välj det eller de kurstillfällen som du vill registrera den eller de valda användarna på, genom att bocka för rutan bredvid kurstiteln/titlarna. Sökfunktionen kan användas även här. Klicka först på Välj-knappen och därefter på knappen Nästa. Efter att ha klickat på knappen Nästa, kommer ett fönster upp med en sammanfattning över vad du valt att göra och du ombeds bekräfta registreringen. Om du är nöjd, gå till rullningslisten bredvid texten Registrera användare som där du ska välja vilken roll kursdeltagaren /kursdeltagarna ska ha på kurstillfället/tillfällena (gäst, kursdeltagare, utbildare, kursadministratör). Avsluta vid e-post sektionen och välj där om kursdeltagaren ska ha: a) standard e-post, b) e-post som du först redigerar i ditt lokala e-postsystem, eller c) ingen e-post om denna registrering. Mer information om e-postalternativ se kap (55)

42 Omedelbart efter det att du tryckt på knappen OK, är användare registrerad på kurstillfället och han/hon kan se kursen i portalens lista Mina kurser efter inloggning. 6.3 Registrera en användargrupp på ett kurstillfälle Registrering av användargrupper istället för varje individ för sig utföres på liknande sätt. När du har kommit in på registreringsfönstret via menyn Användare / Registrera användare hamnar du automatiskt under fliken Användare. Byt flik till Användargrupper. Därefter följer du samma procedur som beskrivs i kapitel 6.2. OBS! Innan du kan registrera användargrupper måste du ha skapat åtminstone en användargrupp och länkat enskilda användare till denna. Hur detta går till beskrivs i kapitel Hur visas kurstillfället för användaren i portalen? I portalens meny Personligt / Mina Kurser kommer kursen att visas som Aktiv, under rubriken Status/roll. Titeln kommer att vara understruken, vilket innebär att användaren omedelbart kan gå in i kursen genom att klicka på den. Se bild nedan. 42(55)