Informationshanteringsplan 2019

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(1) KFN Kultur- och föreningsförvaltningen Annelie Henriksson Informationshanteringsplan 2019 Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) ska varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessa bevaras, gallras och förvaras. Informationshanteringsplanen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av information, från det att den inkommer och upprättas tills det att den slutarkiveras eller gallras. De ändringar som gjorts är att specificera vissa rutiner kring bevarande/gallring i vissa av handlingstyperna, t ex bidragsansökningar, och olika system. Det har även gjorts en hel del små justeringar på grund av ny organisation. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 13 november 2018 Förslag till informationshanteringsplan för kultur- och föreningsnämnden 2019 Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsnämnden antar informationshanteringsplan för kultur- och föreningsnämnden Annelie Henriksson Kommunarkivarie Beslutet skickas till Förvaltningschef Enhetsschefer på respektive enhet

2 KFN Informationshanteringsplan Kultur- och föreningsnämnden Antagen av kultur- och föreningsnämnden ???? Ersätter dokumenthanteringsplan dnr , 74

3 Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr Kultur- och föreningsnämnden Beslutad Innehåll Syfte... 3 Instruktioner... 3 Handlingar som berör alla... 4 Personal och arbetsmiljö... 7 Stab/ledning...Fel! Bokmärket är inte definierat. Arkiv Bibliotek och Allmänkultur Bibliotek Rådgivare Konsthallen Föreningsstöd Strandbadet Kulturskola... 19

4 Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr Kultur- och föreningsnämnden Beslutad Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Indelning Informationshanteringsplanen är indelad i följande rubriker: Handlingar som berör alla, Stab/ledning, Personal och arbetsmiljö, ABM, Fritid och Kultur. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2014 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna vara enkelsidiga, ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och märkta med innehåll och tidperiod skrivet med blyerts på kartongernas rygg. Leverantören får en leveransreversal efter att arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

5 4 Handlingar som berör alla Avtal (Mall för nytecknande av avtal finns i Avtalsdatabasen) Avtal och tillfälliga kontrakt, t ex föreställningskontrakt eller utställningskontrakt Bidragsansökningar, beslut, sammanställningar och utbetalningslista gällande föreningar Checklista Handlingsplan Instruktion Rutin Enkätsvar, externa CICERON Avtalsdatabas CICERON Avtalsdatabas Föreningskonsulent FRI4: ansökningar, : Beslut, sammanställninga r och utbetalningslista Ja Gallras Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs och bevaras med ärendet. Original till registrator. Ja Gallras Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs och bevaras med ärendet. Original till registrator Ja Ansökningshandlingar och utbetalningslista gallras Beslut och sammanställningar bevaras Ansökningshandlingarna gallras efter 5 år. Utbetalningslista och kvitton på utlägg gallras efter 10 år. Ansvarig Gallras Gallras vid inaktualitet Ansvarig Enkätansvarig Ciceron esmaker Enkätverktyg System för enkätundersökningar. Se rutiner Brukarundersökningar/enkäter ovan. Föreningskonsulent / Enhetsschef Ja Gallras Övrig post, gallras efter 5 år Berörd handläggare/ Kontoansvarig, Kvalitetsledare

6 Fotografier G-mapp Fotograf 5 Bevaras Bevaras när fotografierna speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Metadata är viktigt att skriva på fotografierna som ska framkallas eller skrivas ut på papper. Till kommunarkivet efter utskrift. Fotograf eller annan utsedd person på avdelningen RUTINEN FÖR LEVERANS MÅSTE SES ÖVER! Följesedlar Beställaren, Gallras Gallras vid inaktualitet Beställaren, inköpsansvarig inköpsansvarig Krishanteringsplaner Ciceron Ja Bevaras Förvalrningsövergripande och varje enhets plan Förvaltningschef och enhetschefer Kundersökningar/ enkäter Kvalitetsledare och Netigate Ja Resultat bevaras Underlag gallras Sammanställningen bevaras. Lämnas till kommunarkiv efter avslutad undersökning. Statistikunderlag gallras när Kvalitetsledare sammanställning är gjord. Informationshanteringsplan Ja Bevaras Revideras en gång per år samt vid behov Kommunarkivarie Nyckelkvittenser Nyckelansvarig Gallras Gallras vid inaktualitet Nyckelansvarig Offerter Ja Gallras Gallras vid inaktualitet Pressklipp Utsedd ansvarig Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Utsedd ansvarig Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Ja Bevaras Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar eller övriga handlingar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt Projektledare

7 Protokoll, arbetsgrupp/arbetslag Protokoll, arbetsplatsträff Respektive arbetslag CICERON projektdatabas CICERON projektdatabas 6 Delvis Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det är av vikt för verksamheten Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det är av vikt för verksamheten Protokollsutdrag med Ja/ Bevaras/Gallras Protokollsutdrag tillhörande ärende bilagor inom kommunen diarieförs med hänvisning till bilagorna Reversaler Gallras Gallras efter två år Samtycke bilder Respektive enhet Gallras Vid inaktualitet Ansvarig på respektive enhet Skadlig kod och skräppost, Elektroniskt Gallras Gallras vid inaktualitet enligt beslut KFN 46 Berör alla SPAM 2017 Statistik, egen och externa Respektive statistikförare, G-mapp mm Delvis Bevaras Sammanställning egna bevaras. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Statistik externa gallras vid inaktualitet Utredningar Utställningsmaterial/ dokumentation Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande ärende Övrig korrespondens / Utredare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende, gäller alla handlingar som tillförsakuppgift eller på annat sätt är relevanta för utredningen Ansvarig Bevaras Sammanställning + foto av utställningen. Lämnas till kommunarkiv efter avslutad utställning Ja Bevaras Bevaras om det är av betydelse för verksamheten Ja Bevaras Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende eller på annat sätt är av betydelse för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring Utredare Respektive avdelning som ordnar utställning Samtliga Samtliga

8 7 Personal och arbetsmiljö Anpassning/omplaceringsärenden Anställningsbevis/avtal (underskrivet exemplar) Ansökningshandlingar Personalakt Ja Bevaras Skickas till personalakt efter registrering i Personalavdelningen Adato Adato Personalakt Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Kansli KS Ledningskontor Delvis Fått tjänst: Bevaras Ej fått tjänst: Gallras Endast annonsunderlag diarieförs. Anteckning om vem som fått tjänsten ska göras. Fått tjänst: ansökningshandlingar till personalakt. Ej fått tjänst: Gallras. Sammanställning finns i Offentliga jobb i 2 år. Arbetsmiljödelegation Ciceron diarium Ja Bevaras Förvaltningschef Arbetsmiljöplan Förvaltningschef Ja Gallras Gallras efter 2 år Förvaltningschef Arbetsskadeanmälan Personalakt Ja Bevaras Skickas till personalakt efter registrering i Personalavdelningen LISA LISA Avgångsbeslut/begäran Personalakt CICERON Diarium Bevaras Skickas till personalakt Kopia till diariet Personalavdelningen Befattningsbeskrivning Ja Bevaras Ett ex till personalakt vid anställning och vid Personalavdelningen - individ Personalakt revidering Befattningsbeskrivning Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter avslutat - grupp/generella ärende Bilavtal Gallras Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Skickas Personalavdelningen Personalakt till personalakt Kompetensutveckling personal, intyg mm Personalakt Bevaras Personal ansvarar själva för att detta skickas till personalakt Personalavdelningen Berör alla Protokoll, brandsyn. Systematiskt brandskyddsarbete Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Ansdvarig på resp. enhet

9 Protokoll, samverkan Protokoll, skyddsrond Rehabiliteringsutredningar Nämndsekr. Nämndsekr. Personalakt Adato 8 Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Samverkanssekreterare Publiceras på intranätet Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Förvaltningssekreterare Ja Bevaras Registreras i Adato och skickas till personalakt Personalavdelningen Tjänstgöringsbetyg/intyg Varsel om uppsägning Lönesättande chef Personalakt Förvaltningschef Ciceron Bevaras Skickas till personalakt. Ett original till arbetstagare Ja Bevaras Akt för personalärenden, individ Lönesättande chef

10 9 Ledning/Ledningsstöd Ansökningar Ung peng Delegeringsbeslut Delårsrapport rda handlingar Ekonomisk månadsuppföljning Elektroniskt material, egenproducerat Föredragningslista, kallelser nämnden Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Information sociala medier Förvaltningschef, registrator Ja Bevaras Årsärende i Ciceron. Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Ja Bevaras rs i årsärende. Till kommunarkiv efter avslutat ärende Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Bevaras Bevaras Original i akt. arbetar med det digitalt. Bevaras om inget annat anges i detta dokument. Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat Ekonom ärende M: och K: mapp Bevaras Ett exemplar till arkivet efter upprättande Vid upplaga på mer än 30 ex, se rutin för pliktleverans till Kungliga biblioteket Nämndsekreterare CICERON sammanträdesdatabas Förvaltningschef Personalakt Kommunikatör Facebook, Youtube Instagram mm Gallras Gallras efter ett år. Dokumenten finns endast elektroniskt Ja Bevaras Skickas till personalakt. Registreras i CICERON (sekretess) Bevaras Bevaras om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Föreningskonsulent Förvaltningssekreterare Respektive delegat Förvaltningschef Ekonom Kommunikatör Förvaltningssekreterare Personalavdelning, förvaltningschef Kommunikatör

11 Inkomna handlingar till nämnd Inkomna synpunkter (Tyck om Karlskoga) Internbudget Kurser och konferensinbjudningar Markandsföringsmaterial egenproducerat, tillgängligt på webb eller i tryckt form Mål och Budget Månadsbrev Nominering KFN stipendium DF Respons Ekonom, förvaltningschef, Ja 10 Gallras/ Bevaras Inkomna handlingar av kortvarig betydelse eller från annan nämnd, mailas till ledamöter och registreras i KASIA under övrig post och gallras efter 5 år. Lista på inkomna handlingar redovisas på nämndmöte och bevaras. Ja Bevaras Samlingsärende i CICERON där synpunkter inkomna på svarskort och en rapportsammanställning bevaras Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Gallras Vidarebefordras till berörda och gallras vid inaktualitet Kommunikatör Bevaras Ett ex till kommunarkivet vid upprättande. Ett ex till Kungliga biblioteket vid upprättande vid upplaga på mer än 30 ex. Se rutin för pliktleverans till Kungliga biblioteket Gäller inte trycksaker av ringa betydelse såsom inbjudningar, annonser mm. Ekonom, registrator Hypergene Kommunikatör Ciceron Kommunikatör Ciceron Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Bevaras, elektroniskt ex gallras vid inaktualitet Elektroniskt, gallras vid inaktualitet. Ett ex till kommunarkivet vid upprättande. Ja Bevaras Beslut om utdelning, sammanställning över nominerade samt nomineringar bevaras Ekonom Kommunikatör Förvaltningschef Kommunikatör Nämndsekreterare

12 Postlistor Postöppning, tillstånd Protokoll, kultur- och föreningsnämnden Protokoll, kultur- och föreningsnämndens stipendiegrupp Protokoll, KFF ledningsgrupp Remisser och remissvar: 11 Ja Bevaras Skrivs ut kvartalsvis Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Pärm Gallras Gallras vid inaktualitet Förvaltningssekre Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Förvaltningssekreterare terare Förvaltningssekre Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Förvaltningssekreterare terare G: mapp Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det Förvaltningschef är av vikt för verksamheten. Publiceras på intranätet - egna - externa - andra nämnders Ja Ja Ja Bevaras Bevaras Gallras rs. Till kommunarkiv efter 2 år. rs. Till kommunarkiv efter 2 år. Gallras efter 2 år. Bevaras hos den remissinstans som äger ärendet Riktlinje Ja Bevaras Verksamhetsmodell G: mapp Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det Kvalitetsledare är av vikt för verksamheten. Publiceras på intranätet Verksamhetsplan Förvaltningschef CICERON pg Rutiner o planering Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende (årsärende Mål och Budget) Förvaltningschef

13 12 Årsredovisning Övrig post Förvaltningschef Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Ja Gallras Övrig post ska innehålla information av ringa eller kortvarig betydelse. Gallras efter 5 år. Finns endast digitalt Förvaltningschef

14 Arkiv Arkivbeskrivning, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Arkivförteckningar 13 Kommunarkivarie Ja Bevaras Revideras vid behov, förslagsvis varje gång när informationshanteringsplanen revideras. Till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Kommunarkiv Bevaras/Gallras Uppdateras kontinuerligt Kommunarkivarie Visual Arkiv Bilddatabas Databas Bevaras Systemansvarig, kommunarkivarie Kommunarkivarie (Sitevision) Fullmakter, externa Kommunarkiv Ja Bevaras Bevaras i ärende (diarieförs) samt i aktuell Kommunarkivarie akt Förfrågningar till arkivet, Kommunarkiv Ja Bevaras Bevaras i ärende (diarieförs) samt i aktuell Kommunarkivarie sekretess akt. Mall till förfrågningar finns påg: Förfrågningar till arkivet, Kommunarkiv Ja Bevaras Bevaras i ärende (diarieförs) Kommunarkivarie externa övriga Handbok arkivhantering Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Revideras vid behov Lånekvitton Kommunarkiv Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie Låneliggare Kommunarkiv Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie Reversaler (leveransbevis) Kommunarkiv Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Kommunarkivarie Visual Arkiv Sekretessbevis Kommunarkiv Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie

15 14 Statistikuppgifter Kommunarkiv Ja Gallras/Bevaras Underlag för statistik bevaras i årsärende (inkomna handlingar) Sammanställning av statistik bevaras och levereras till kommunarkiv efter 1 år Kommunarkivarie Tidning: Tidvis Kommunarkiv Bevaras Ges ut av folkrörelsearkivet. Ett ex lämnas till Kommunarkivarie kommunarkiv vid upprättande Tillsynsprotokoll Kommunarkiv Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Tillsynsrapporter och övriga handlingar rörande tillsyn Kommunarkiv Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Trycksaker, Bevaras Se ovan egenproducerade Visual arkiv Databas Ja Uppdateras vid behov Systemansvarig, kommunarkivarie, innehåller arkivförteckningar. Kommunarkivarie

16 15 Bibliotek och Allmänkultur Museum Bibliotek Beställningslistor Inköpsansvarig Gallras 1 år + löpande år Bokningsbekräftelser Samordnare Gallras Vid inaktualitet Samordnare evenemang evenemang Förbindelselappar Kravansvarig Gallras Gallras vid inaktualitet Kravansvarig Book-IT Databas i Systemansvarig, IT-bibliotekarie IT-bibliotekarie molntjänst Fakturaunderlag vid kravhantering Kravansvarig Gallras Gallras vid inaktualitet. Hos kommunens ekonomiavdelning gallras underlaget efter Kravansvarig Sekretesskydd för uppgifter i bibliotekets låntagarregister Statistikuppgifter (Kungliga biblioteket) Statliga bidrag, handlingar tio år. Personalakt Bevaras Till personalakt Personalavdelningen Ja Gallras Gallras vid inaktualitet Närarkiv Gallras Gallras efter 10 år rörande Biblioteksmagasin Netloan System Systemansvarig, IT-bibliotekarie IT-bibliotekarie Arena Databas Systemansvarig, IT-bibliotekarie IT-bibliotekarie

17 16 Rådgivare Bokningslistor Rådgivare Gallras Gallras vid inaktualitet Budget- och skuldrådgivare Filmer, video eller ljudband Rådgivare Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Konsumentrådgivare och energi- och klimatrådgivare Kölistor Rådgivare Gallras Gallras efter att sammanställning gjorts Budget- och skuldrådgivare Marknadsundersökningar Rådgivare Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Sammanställning bevaras. Underlag gallras vid inaktualitet Reklamationsärenden, enskilda konsumenter Ärenden rörande budgetrådgivning Ärenden rörande skuldrådgivning (ej prövade enligt skuldsaneringen) Ärenden rörande skuldsanering Konsthallen Ansökningar från konstnärer, stipendier Konsumentrådgivare och energi- och klimatrådgivare Rådgivare Gallras Gallras efter ett år Konsumentrådgivare och energi- och klimatrådgivare Rådgivare Gallras Gallras 2 år efter avslutat ärende Budget- och skuldrådgivare Rådgivare Gallras Gallras 2 år efter avslutat ärende Budget- och skuldrådgivare Rådgivare Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Budget- och skuldrådgivare Ja Gallras Gallras efter 3 år Kultursekreterare Besöksstatistik Kultursekreterare Bevaras Ingår i delårsrapport och årsredovisning Kultursekreterare Gåvobrev, donationer Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter 1 år Kultursekreterare Pedagogisk verksamhet, Kulturassistent Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter 1 år Kultursekreterare handlingar rörande Stipendieansökningar Kultursekreterare Ja Gallras Bevaras Beslut om utdelning, sammanställning över sökande samt ansökningar och bilagor Kultursekreterare bevaras. Övrigt gallras efter 2 år. Utställningsmaterial Kultursekreterare Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter 1 år Kultursekreterare Vernissagekort, kataloger Kultursekreterare Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat Kultursekreterare ärende.

18 17 Föreningsstöd Analysrapporter, Ciceron Ja Gallras Gallras efter 10 år badvatten friluftsbad Ancom, kassasystem Hallföreståndare Gallras Gallras vid inaktualitet Hallföreståndare Stråhallen Anmälningsblanketter, Fritidskonsulent Gallras Gallras efter avslutad aktivitet Fritidskonsulent lovverksamhet Arbetstidsschema Gallras Vid inaktualitet. Avtal/Överenskommelser, Stråhallen (med föreningar, företag m fl) Ja Gallras Registreras i KASIA och gallras 1 år efter avtalstidens utgång Bidragsansökningar, beslut, sammanställningar och utbetalningslista gällande föreningar Bokningsschema, bokningsbesked Debiteringsunderlag lokalhyra FRI4 Matchi, bokningssystem Stråhallen Föreningskonsulent FRI4: ansökningar, : Beslut, sammanställninga r och utbetalningslista Ja Ansökningshandlingar och utbetalningslista gallras Beslut och sammanställningar bevaras Ansökningshandlingarna gallras efter 5 år. Utbetalningslista och kvitton på utlägg gallras efter 10 år., Hallföreståndare, Stråhallen Föreningskonsulent / Enhetsschef FRI4 Gallras Gallras vid inaktualitet Bokningskonsulent Bokningskonsulent Gallras Gallras efter 10 år Bokningskonsulent Bokningssystem Systemansvarig, bokningskonsulent Bokningskonsulent Föreningsregister Hallföreståndare Gallras Gallras vid inaktualitet Hallföreståndare

19 18 Sammanställning över mästerskapssegrare, juniorer och seniorer (SM, NM, EM, VM och OS) Lotterier, statistiska uppgifter Lotterier, ansökan om registrering för lotteri enligt 15 Lotterier, redovisningar Samtycken till publicering på webb (föreningsregister) Föreningskonsulent Lotterihandläggare, FRI4 Lotterihandläggare, CICERON Lotterihandläggare Föreningskonsulent Ja / Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Anmälningar gallras vid inaktualitet Föreningskonsulent Gallras Gallras efter 5 år. Redovisning till lotteriinspektionen gallras vid inaktualitet. Lotterihandläggare, Bokningskonsulent Ja Gallras Gallras 5 år efter sista giltighetsdatum Lotterihandläggare, Bokningskonsulent Ja Gallras Gallras efter 5 år Lotterihandläggare, Bokningskonsulent Gallras Gallras 2 år efter publicering upphört Föreningskonsulent Sid 17 Strandbadet Kundregister, Strandbadet Gallras Gallras vid inaktualitet Avtal/Överenskommelser, Strandbadet (med Ja Gallras Registreras i KASIA och gallras 1 år efter avtalstidens utgång föreningar, företag m fl) Actor, system Inpassering och Systemansvarig: Kassasystem Analysrapporter Ja Gallras Gallras efter 10 år

20 19 rs Ja / Kulturskola Deltagarregister Kulturskoleass. Procapita BEVARAS Historik finns alltid i Procapita. Utskrift en gång per år skickas till kommunarkiv Kulturskoleassistent Hyreskontrakt instrument Kulturskoleass. Gallras Gallras vid inaktualitet Kulturskoleassistent Inventarielistor Kulturskoleass. BEVARAS Historik finns alltid i Procapita, Utskrift en Kulturskoleassistent Procapita gång per år skickas till kommunarkiv Procapita Procapita kulturskola/ systemleverantör Tieto Se deltagarregister, ensemblelistor m.m. Gallras regelbundet Systemansvarig, kulturskoleassistent Vuxenöverenskommelse Kulturskoless. Gallras Debiteringsunderlag gallras efter 2 år. Inkassoärenden gallras 2 år efter avslutat ärende Kulturskoleassistent Kulturskoleassistent GDPR-elevmedgivande Kulturskoleass. Pappersdok. Procapita Ja/nej Gallras Pappersdokument/underskrift finns inlåst i arkivskåp/ Digitalt registrerad information finns i procapita Kulturskoleassistent Trycksaker, program informationsblad, kurskataloger med mera Verksamhetsberättelse utökad Digitalt hos ansvarig projektägare på gemensam hårdisk? Bevaras ibland digitalt om det är nödvändigt Se gemensam rutin ovan. 1 ex skickas till kommunarkiv vid upprättande, gäller ej tryck av ringa karaktär så som annonser och inbjudningar projektansvarig Arbetslagens Bevaras Till kommunarkiv efter 1 år KP/ Kulturskolechef

21 Pressklipp Kopieras och bevaras i pärm 20 Bevaras Skickas till kommunarkiv en gång per år kulturskoleassistent Ersättning till artiseter, musiker, dansare och grupper STIM-avtal Fotografier och filmer Kontrakt som diarieförst av förvaltningssekre terare samt KSK G-disken och respektive projektansvarigs lokala disk Hårddisk/kultursk olan Ja Gallras Gallras efter 10 år Ekonomisystemet Förvaltningssekreterare/ kulturskoleassistent Ny rutin Gallras två år efter upphörd giltighet Skickas till kommunarkiv Projekt och konsertansvarig nej Bevaras Se gemensam rutin ovan. Pojektansvarig Lärarscheman, uppgifter med uppgift om lärare, tider och instrument/annat g-disken/ ksk/ personal procapita /instrumentkontr akt samt pappersdokumen tering nej Bevaras digitalt Pappersavtal och kvitenser beavaras i två efter avslutad uthyrning Skickas en gång per år Lärarscheman ja Instrumentkontrakt nej Kulturskolesamordnare Ensemblelistor Procapita/lärare nej Bevaras två år Se deltagarregister kulturskoleassistent Bidragsansökningar G-disken, lokala hårdidskar/kultur rådet ja Bevaras Se gemensam rutin ovan? Kulturskolesamordnare, kulturskolechef, ansvarig projektledare