1. Definitioner av begrepp inom examination Mata in information om tentamina Skapa en allmän tentamen... 6

Transkript

1

2 Innehåll 1. Definitioner av begrepp inom examination Mata in information om tentamina Skapa en allmän tentamen Boka utrymme i resursbokningen, namnge tentamen och förflytta bokningen till MinPlan Söka fram en bokad allmän tentamen, Alternativ A: då man känner till datum för tentamen Söka fram en bokad allmän tentamen, alternativ B: då man känner till läsår och period Lägga till kurser till en bokad namngiven tentamen Koppla på förhandsanmälan till en kurs vid en bokad namngiven tentamen Uppdatera information om tentamina Skapa en annan tentamen Söka fram den kurs för vilken en annan tentamen ska läggas till Namn och datum för annan tentamen Koppla på förhandsanmälan för annan tentamen Uppdatera annan tentamen Söka och använda information om tentamina Söka alla tentamina inom en institution Söka alla tentamensdagar för en kurs Söka och använda information om tentamensanmälningar för lärarrollen Lista på lärarens egna kurser som har angiven tentamensdag Lista på tentamensdagar per egen kurs Lista på deltagare per egen kurs och tentamensdag

3 4.4. Administrera inkomna anmälningar Får tentera - får inte tentera Bekräfta deltagarlistan Läraren kan manuellt anmäla en studerande Lista deltagare i RTF-format Rapportera tentamensresultat

4 Tentamensanmälningar: listor på kurser, deltagare och e-postadresser Den här guiden beskriver vilken nytta en lärare kan ha av att använda sig av elektronisk tentamensanmälan samt personalens rutiner för att mata in tentamensanmälningar i MinPlan. Användarperspektivet är viktigt eftersom MinPlan erbjuder mycket information och användaren kan behöva hjälp på vägen för att veta vilka frågor man kan få svar på via MinPlan. Det gäller för användaren att ha ett sådant kunnande att man kan söka och välja det som är nyttigt och att man har färdigheter för att använda det. Det finns ibland flera sätt att söka efter information på. I den här guiden beskrivs alltid ett sätt ingående och det är försett med bilder, medan de andra sätten enbart nämns. Grunden för informationen i MinPlan lägger de användare som matar in information. Därför är det centralt att göra det så omsorgsfullt som möjligt. Alla uppskattar korrekt och uppdaterad information. Alla användare matar inte in information själv, utan söker och använder den. Utgående från vad ni som användare vill göra så hittar ni kapitelvis information i denna guide enligt följande: 1) Kapitel 1 = innehåller definitioner av centrala begrepp inom examination vid akademin 2) Kapitel 2 = är avsett för den som matar in information om tentamina, vilket främst görs vid studiekansliet 3) Kapitel 3 = beskriver hur man kan använda och i vilken form man kan få tillgång till den information som finns inmatad om tentamina och tentamensanmälningar. Bild: Information och material som erbjuds läraren inom anmälningsprocessen Elektronisk anmälan uppskattas av både personal och studerande, vilket olika undersökningar visat. Fördelarna är bl.a. att anmälan är tillgänglig på distans och entydig. Studerande anmäler sig och listor på deltagare kan skrivas ut för att användas vid tentamen. Dubbelarbete och fel undviks genom att namnuppgifter och matrikelnummer kontrolleras automatiskt när MinPlan, Sture och TeRes flyttar uppgifter mellan sig. Läraren får listor för antalet anmälda, deltagare och kurser. Ta gärna kontakt med synpunkter och frågor! , Monica Nerdrum, lärcentret 4

5 1. Definitioner av begrepp inom examination Det finns olika former av tentamina och ett sätt är att definiera utgående från om det behövs ett utrymme för tentander eller inte. Alla anvisningar för tentamina baserar sig på regelverket i instruktion för examination och bedömning vid Åbo Akademi. Alla regler finns förtecknade på en gemensam webbsida för personal respektive för studerande E-tentamen har särskilda regler, se Vi använder följande begrepp vid akademin: Allmän tentamen = gemensam tentamen: traditionell tentamen som kräver ett reserverat utrymme och där det som regel erbjuds möjlighet att tentera flera olika kurser o Tentamens längd fyra timmar Kurstentamen = traditionell tentamen som kräver ett reserverat utrymme och där det erbjuds möjlighet att tentera endast en kurs o Sker oftast i slutet av en föreläsningsserie eller motsvarande Annan tentamen = sådan tentamen som inte kräver ett reserverat utrymme o Skriftligt arbete, hemtentamen med skriftligt arbete, uppsats m.fl. o ska ha en angiven tidpunkt för inlämning med möjlighet att erbjuda komplettering Tentator = ansvarig för tentamens akademiska del, d.v.s. uppgifter, bedömning och resultatrapportering o fungerar ofta som ansvarsperson och övervakare för kurstentamina Tentand = studerande som genomför tentamen i ett givet utrymme eller på annat sätt Ansvarsperson = ansvarar för praktiska arrangemang för allmänna eller kurstentamina o fungerar ofta som övervakare vid tentamina Övervakare = övervakar under en tentamen Tentamina kan skapas och anmälningar till dessa administreras av lärar- och institutionsrollerna i MinPlan. 5

6 2. Mata in information om tentamina 2.1. Skapa en allmän tentamen Det är vanligen studiekansliet som skapar allmänna tentamina utgående från de beslut om utbudet på allmänna tentamina som har gjorts av institutionen. Besluten gäller datum och namn på själva tentamen samt vilka kurser som kan tenteras de olika datumen. Att skapa en tentamen i anmälningssystemet innebär att man söker fram och länkar ihop information för att åstadkomma en entydig definition, d.v.s. utrymme + datum + namn på själva tentamen. I följande skede gäller det att lägga till kurser som kan tenteras. Informationen om tentamina för varje enskild kurs bör innehålla uppgifter om Kursnamn, kurskod och version (=parallella kurser t.ex. vid gruppindelning) Minst tre datum då kursen kan tenteras eller ett datum för inlämning av skriftlig uppgift Utrymme för alla tre erbjudna tentamenstillfällen o Bokas i regel via resursbokningen Informationen om kurser som kan tenteras vid varje enskilt namngivet tentamenstillfälle när datum och utrymme är bokat bör innehålla uppgifter om Kursnamn, kurskod och version för alla kurser som kan tenteras vid det tillfället Bild: Lärarroll och tentamensflik öppna MinPlan och arbeta i lärarrollen (vänster grå balk) välj huvudfliken Tentamen (högst uppe, längst till höger i bakre raden bland huvudflikarna) Boka utrymme i resursbokningen, namnge tentamen och förflytta bokningen till MinPlan I det första skedet av att skapa en tentamen ska utrymme bokas för de av institutionen fastslagna datumen och tentamen ska namnges. I detta skede kopplas bokningen inte ännu ihop med specifika kurser. Bild: Tentamensfliken är öppnad. 6

7 Bild: Välj Länk till bokningssystemet i vänster grå balk. Bild: Utrymme bokas genom att på vanligt sätt välja utrymme (t.ex. ASA B135) och datum (t.ex ) och därefter skriva in namnet på tentamen, i detta exempel Lärcentertent skriva ett krux i rutan för Bokningen är en tent i MinPlan o kruxet krävs för att bokningen ska förflyttas till MinPlan skicka in bokningen Bild: Klicka på Uppdatera från bokningssystemet som hittas i den grå balken till vänster. Nu har i detta exempel en tentamen vid namn Lärcentertent bokats i utrymmet ASA B135 den och därefter har bokningsinformation överflyttats till MinPlan Söka fram en bokad allmän tentamen, Alternativ A: då man känner till datum för tentamen Det finns två sätt att söka fram en bokad allmän tentamen utgående från att man känner till tentamensdatum eller enbart läsår och period. Här benämns alternativen A och B. Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Tentamen (högst uppe, längst till höger i bakre raden bland huvudflikarna) 7

8 Bild, alternativ A: Söka fram en bokad allmän tentamen när man känner till datum Använd den vänstra rutan Klicka på kalendern för att söka upp datum Klicka på datum Klicka på Sök Klicka på menyns pil i nedre kanten av rutan för att öppna raderna med tentamina o Alla namngivna tentamina den visas rad för rad o Det finns endast en tentamen denna dag och den är benämnd Lärcentertent Bild: Välj Lärcentertent och klicka på Visa, varefter du kommer till bilden nedan. Bild: Information om tentamen visas, bl.a. namn, datum, tidpunkt, plats och anmälningstid. Därtill visas alla de kurser som kan tenteras under denna tentamensgång. I detta exempel finns inga kurser ännu angivna. 8

9 Söka fram en bokad allmän tentamen, alternativ B: då man känner till läsår och period Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Tentamen (högst uppe, längst till höger i bakre raden bland huvudflikarna) B Bild, alternativ B: Söka fram en bokad allmän tentamen när man känner till läsår och period Använd den högra rutan Välj läsår och period Klicka på Sök Klicka på menyns pil i nedre kanten av rutan för att öppna raderna med tentamina o Alla namngivna tentamina för läsåret och period 3 visas rad för rad o Det finns många tentamina under denna period, men endast en och den är benämnd Lärcentertent Bild: Det öppnas en ruta med uppgifter om tentamenstillfället: namn, datum, tidpunkt, plats. D.v.s. man kommer till samma ruta som med alternativ A. 9

10 Lägga till kurser till en bokad namngiven tentamen När man bokat utrymme och namngett tentamen är följande skede att lägga till de kurser som kan tenteras vid det tillfället. Sök fram den bokade allmänna tentamen, till vilken du vill lägga kurser. Sök enligt arbetsgången i kap eller I exemplet nedan har valts tentamensdatum Därefter valdes allmän tentamen för HF/IPL genom att klicka på Visa. Bild: Översikt när man klickat på Visa. Längst nere visas information om de kurser som kan tenteras, se förstorad vy på följande bild. Längst upp till vänster knappen Lägg till kurser, se förstorad vy nedan. Bild: Allmän tentamen för HF/IPL har ett flertal kurser som kan tenteras, varav de två översta syns i bilden. Informationen om tentamen innehåller följande rubriker: Kurser som kan tenteras Kräver förhandsanmälan Studenten anger tentamenslitteratur Anmälningen öppnas Anmälningen stängs Stryk (=kursen kan strykas från listan) 10

11 Bild: Välj Lägg till kurser om du vill att ytterligare en kurs ska vara möjlig att tenteras. En sökruta öppnas därefter, se följande bild. Bild: Rutan Sökning av kurser, där man bör välja sökkriterier. Bild: Med de givna sökkriterierna hittas en lista på kurser. 11

12 Bild: Välj genom att kruxa i rutan för den kurs du vill lägga till tentamen., tryck på Lägg till. Den kurs som lagts till syns i förteckningen efter det att du har tryckt på Spara i vänster grå balk Koppla på förhandsanmälan till en kurs vid en bokad namngiven tentamen När man bokat utrymme, namngett tentamen samt lagt till de kurser som kan tenteras den dagen är följande skede att koppla på förhandsanmälan om sådan används. Förhandsanmälan kan kopplas på både så att det gäller samtliga kurser vid samma tentamen eller enskilt för varje kurs om det finns olika regler. Samma gäller datum för förhandsanmälan. Bild: Krav på förhandsanmälan och datum för alla kurser aktiveras genom att man klickar Ja i rutan Kräver förhandsanmälan, antingen för alla eller för enskilda kurser. Därefter ändrar man eventuella datum för förhandsanmälan, antingen för alla eller för enskilda kurser. Till sist klickar man Uppdatera kurserna. Till sist ska man klicka Spara i vänster grå balk Uppdatera information om tentamina Inmatad information för en tentamen kan uppdateras fram till tentamensdatum. Inmatad information om förhandsanmälan kan inte uppdateras (t.ex. byta datum) för en viss kurs om det redan finns anmälda till just den specifika kursen för tentamen. Det går inte heller att stryka bort en kurs från en tentamen ifall det redan finns anmälda för att tentera kursen. 12

13 2.2.Skapa en annan tentamen Annan tentamen är sådan tentamen som inte kräver något auditorium, t.ex. hemtentamen. Den här typens tentamina skapas utgående från en specifik kurs. Bild: Lärarroll och tentamensflik öppna MinPlan och arbeta i lärarrollen (vänster grå balk) välj huvudfliken Tentamen (högst uppe, längst till höger i bakre raden bland huvudflikarna) Söka fram den kurs för vilken en annan tentamen ska läggas till Bild: Välj Annan tentamen bland de fyra underflikarna till höger. Klicka därefter på Sök för att söka den kurs till vilken du ska lägga till en tentamensmöjlighet. Bild: Rutan Sökning av kurser, där man bör välja sökkriterier. 13

14 Bild: Som sökkriterier har valt Forskning och utbildning samt läsåret Tryck på den blå länken t Välj för att ange den kurs som ska få en tentamensmöjlighet Namn och datum för annan tentamen Bild: När kursen har sökts fram kan man med fritext skriva in information: tentamens namn och slutdatum, som kan innebära det datum då tentamen hålls eller det datum då tentamen eller examinationen avslutas. 14

15 Koppla på förhandsanmälan för annan tentamen Bild: Man kan koppla på förhandsanmälan och ge datum för tiden för förhandsanmälan. När all information är färdigt ifylld klickar man på den blå länken Lägg till. Till sist bör man Spara Uppdatera annan tentamen Bild: Man kan lägga till information genom att välja den blå länken Kommentar eller stryka tentamen genom att klicka Stryk. Till sist bör man Spara. 3. Söka och använda information om tentamina Tentamenshanteringen innehåller information dels om själva tentamina och dels om de tentamensanmälningar som studerande har gjort. Då det gäller tentamina gäller de vanligaste frågorna vilka tentamensdagar som finns under året och vid vilka tentamensdagar en viss kurs kan tenteras Söka alla tentamina inom en institution Då man vill få en överblick över alla tentamina inom en institution under ett läsår väljer man fliken Lista. Den roll man har som inloggad bestämmer vilken institution som visas. Bild:Välj huvudfliken Tentamen och den tredje underfliken Lista. Slutresultatet ska bli en lista över tentamina vid en institution. Först väljs ett läsår genom att trycka på den gula pilen, och då öppnar sig en vy med fyra perioder. 15

16 Bild:Öppna en viss period genom att trycka på den gula pilen. Bild: I exemplet visas kurser vid institutionen för kemiteknik läsåret under period 3. Den information som visas gäller tentamens namn, datum, anmälningsstatus och antal anmälda.genom att öppna den blå länken Visa uppgifterfår man fram plats och klockslag för tentamen Söka alla tentamensdagar för en kurs När man vill söka fram alla de tentamensmöjligheter som erbjuds för en viss kurs kan man använda sig av en sökfunktion. Bild: Välj huvudfliken Tentamen och den fjärde underfliken Sök tentamen. Välj därefter Lägg till kurser, som finns i vänster grå balk. (Tanken är att man lägger till kurser till sin sökning.) 16

17 Bild: Man kommer till en sökruta, där man kan välja sökkriterier. Det sökkriterium som valdes var koden som gav ett resultat. Kruxa i rutan för Välj och tryck därefter på knappen Lägg till. Bild: Sökningen ger som resultat en tentamensmöjlighet. Informationen om tentamen är densamma som när man sökte fram alla institutionens tentamina i en lista (kap 3.1.). 4. Söka och använda information om tentamensanmälningar för lärarrollen 4.1. Lista på lärarens egna kurser som har angiven tentamensdag Bild: Logga in och arbeta i lärarrollen.välj huvudfliken Anmälningar längst till vänster. 17

18 Bild. Välj underfliken Tentamensanmälningar längst till höger. Bild: Lärarens kurser listas enligt det ämne de tillhör. I detta exempel har läraren endast en kurs som har tentamensdagar Lista på tentamensdagar per egen kurs Bild: Öppna den blå länken Tentamensanmälningar. Bild:Länken öppnar en översikt över de tentamensdagar då den specifika kursen kan tenteras. Vidare får läraren information om förhandsanmälans status, hur många anmälda det finns och hur många som får tentera. Datum för förhandsanmälan kan ändras genom att klicka på Redigera. Kursen kan också strykas från tentamensdagen genom att klicka Stryk. Observera att tentamina inte kan strykas eller redigeras om det finns anmälda studenter till dem. 18

19 4.3. Lista på deltagare per egen kurs och tentamensdag Bild: Klicka på namnet för tentamen Bild: Läraren får en lista med namnen (här dolda) på de studenter som har anmält sig till tentamen.för studenterna i listan får man information om vilken studierätt studenten har och läraren kan öppna studentens studieplan Administrera inkomna anmälningar Får tentera - får inte tentera Listan över studenter som har anmält sig till tentamen ska sorteras enligt de studenter som får tentera och de som inte får tentera (om sådana finns). Bild: Studenterna kan accepteras till tentamen antingen genom att man för varje student enskilt klickar på den blå länken Får tentera, varpå studenten flyttar ner under rätt rubrik eller genom att man klickar på den blå länken Välj alla. 19

20 Bild: Ytterligare ett sätt att ange vilka som får tentera är att läraren enskilt kruxar i rutan (se bild ovan) för de studenter man vill ha med och i den grå balken till vänster väljer Acceptera alla valda anmälda. Bild: Studenter som inte accepteras till tentamen flyttas ner under Får inte tentera genom att man klickar Får inte tentera efter varje students namn skilt för sig Bekräfta deltagarlistan När alla studenter har sorterats från Anmälda till antingen Får tentera eller Får inte tentera ska deltagarlistan bekräftas. Bild: Välj Bekräfta deltagarlistan i vänstr grå balk När deltagarlistan har bekräftats går ett automatiskt meddelande inne i MinPlan, som berättar om studenterna accepterats till tentamen eller inte, till de anmälda studenterna Läraren kan manuellt anmäla en studerande Den som administrerar tentamensanmälningar kan manuellt lägga till studenter till listan över anmälda, ifall att någon student inte själv kommer åt att anmäla sig. 20

21 Bild: Välj Lägg till studerande i vänster grå balk och sök fram den student som man vill anmäla Lista deltagare i RTF-format Läraren kan till sist skriva ut deltagarlista. Bild: Välj Lista deltagare i RTF-format i vänster grå balk, varvid man får information om tentamen och en deltagarlista som kan skrivas ut, se nedan: Tentamensanmälningar för Allmän språkvetenskap- Allmän tentamen Läsår Termin Period 1 Period 2 Version 1 Examinator Urpo Nikanne Tentator Monica Nerdrum Startdatum Anmälningen öppnas Anmälningen stängs Tentamensdatum Anmälda: 18 Matrikel Namn Anmäld Bekräftad Studierätt Nej HFkand. hum / Humanistiska stud 22:49: Nej HFkand. hum / Humanistiska stud 10:46: Nej HFkand. hum / Humanistiska stud 20:38: :06:07 Nej HFkand. hum / Humanistiska stud 21

22 5. Rapportera tentamensresultat När en kurs avslutas med tentamen eller annan examinationsuppgift ska läraren rapportera resultatet av bedömningen. Tidsbesparande är att deltagarlistorna efter en tentamen finns tillgängliga att hämtas vid rapporteringen av tentamensresultatet i verktyget TeRes. Tentator skriver enbart in vitsord i färdiga listor med namn och matrikelnummer. Bild: Hämta anmälda studerande från MinPlan till TeRes 22