Fredriksvallsgatan 7, sammanträdesrum R412

Transkript

1 Kallelse Sida (5) Box Halmstad Plats: Fredriksvallsgatan 7, sammanträdesrum R412 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Sammanträdesdatum: Tid: 13:15 Ordförande: Håkan Björklund Sekreterare: Anna Carlgren Kallade: Håkan Björklund (C), Ordförande Michael Svensson (S), Vice ordförande Ardian Mazreku (M) Fatma Hergül (S) Daniel Gharavi (M) Stefan Pålsson (S) Gzim Ramadani (C) Anne Bergman (S) Andreas Bergman (M) Dan Stigsson (SD) Hans Leghammar (MP) Jannike Karlsson (S) Håkan Ramsén (L) Ewa Sjögren (M) Anders Lövgren (V) Cathrine Sjölin (C) Maria Persdotter (S) Anne Rosvall (L) Conny Jönsson (S) Elisabeth Wetoft Petersson (KD)

2 Föredragningslista Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Sida (5) Ärenden 1. UAN 2018/00011 Val av justerare UAN 2018/00012 Godkännande av dagordning UAN 2017/00386 Valärende UAN Individutskott 2018 Tid UAN 2018/00007 Delårsbokslut 2, januari-augusti UAN 2018/00313 Effektiviseringar och kostnadsreduktioner budget UAN 2018/00253 Remiss: Handlingsplan för integration PAUS 7. UAN 2018/00310 Remiss: Läsdelegationens betänkande Barns och ungas läsning - ett ansvar för hela samhället (SOU 2018:57) 8. UAN 2018/00328 Skolchef för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter 9. UAN 2018/00055 Revidering av utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan

3 Föredragningslista Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Sida (5) Ärenden Tid 10. UAN 2018/00312 Remiss: Promemoria - Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan m.m. (U2018/03059/GV) 11. UAN 2018/00287 Remiss: Promemorian Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd (U2018/01589/GV) 12. UAN 2018/00189 Remiss - Inför anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare 13. UAN 2018/00257 Gymnasieorganisation 2019/ UAN 2018/00014 Information UAN 2018/00001 Delegationsbeslut UAN 2015/00399 Kontaktpolitisk verksamhet UAN 2018/00013 Övriga frågor Anmälningsärenden 1. Protokoll HUKSAM

4 Föredragningslista Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Sida (5) Övrigt Förmiddagsaktivitet: Inspel från Daglig verksamhet + gymnasieskolan Plats: Fredriksvallsgatan 7, R412 Tid: kl (egen lunch) Meddela nämndsekreterare Anna Carlgren via e-post, anna.carlgren@halmstad.se, senast tisdagen den 22/9 om ni av någon anledning inte kan närvara på förmiddagsaktiviteten.

5 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2017/00386 Ärende UAN 2017/00386 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Valärende UAN Individutskott 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att utse Ewa Sjögren (M) till ledamot i utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens individutskott. 2. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att utse Daniel Gharavi (M) till ersättare i utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens individutskott. Sammanfattning av ärendet Inom utbildnings- arbetsmarknadsnämnden finns ett individutskott med fem ledamöter och tre ersättare. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden utser ledamöter och ersättare samt väljer bland individutskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande för utskottet. Daniel Gharavi (M), som i dagsläget är ledamot i utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens individutskott, har begärt att bli ersättare i utskottet. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen föreslår utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att besluta att utse Ewa Sjögren (M), som i dagsläget är ersättare i utskottet, till ledamot samt att utse Daniel Gharavi (M) till ersättare. Individutskottet kommer därmed att bestå av följande: 1. Håkan Björklund (C) Ordförande 2. Michael Svensson (S) Vice ordförande 3. Ewa Sjögren (M) Ledamot 4. Håkan Ramsén (L) Ledamot 5. Anne Bergman (S) Ledamot 6. Gzim Ramadani (C) Ersättare 7. Daniel Gharavi (M) Ersättare 8. Stefan Pålsson (S) Ersättare Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet är berett att tjänsteman på förvaltningens uppföljningsenhet. Fackliga organisationer --- Andra grupper --- Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

6 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2017/00386 Beskrivning av ärendet Bakgrund Inom utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden finns ett individutskott med fem ledamöter och tre ersättare. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden utser ledamöter samt väljer bland individutskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande för utskottet. Individutskott har beslutanderätt i frågor som rör beslut om försörjningsstöd, introduktionsersättning till enskild, samt övriga enskilda individärenden inom utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområde. (KF , 104). Daniel Gharavi (M), som i dagsläget är ledamot i utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens individutskott, har begärt att bli ersättare i utskottet. Analys och förslag Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen föreslår utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att besluta att utse Ewa Sjögren (M), som i dagsläget är ersättare i utskottet, till ledamot samt att utse Daniel Gharavi (M), som i dagsläget är ledamot i utskottet, till ersättare. Individutskottet kommer därmed att bestå av följande: 1. Håkan Björklund (C) Ordförande 2. Michael Svensson (S) Vice ordförande 3. Ewa Sjögren (M) Ledamot 4. Håkan Ramsén (L) Ledamot 5. Anne Bergman (S) Ledamot 6. Gzim Ramadani (C) Ersättare 7. Daniel Gharavi (M) Ersättare 8. Stefan Pålsson (S) Ersättare Konsekvenser av förslaget --- Ärendets beslutsgång Ärendet beslutas av utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Beslutsunderlag --- Information om beslutet Kommunledningsförvaltningen ska informeras om beslutet. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

7 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2017/00386 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Jörgen Krantz, chef för uppföljningsenheten Handläggare, Sara Ebeling, kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 3(3)

8 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00007 Ärende UAN 2018/00007 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings och arbetsmarknadsförvaltningen Delårsbokslut 2, januari-augusti 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner redovisningen av delårsbokslut 2 för 2018 (jan aug) med prognos för (se bilaga 1 och 2). Sammanfattning av ärendet Delårsbokslut har upprättats för perioden januari till och med augusti 2018 med tillhörande prognos för helåret Från och med 2018 så har Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden två anslag: 131 Ekonomiskt Bistånd (utbetalningar) och 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning. Dessa två anslag redovisas till Kommunfullmäktige och Kommunledningsförvaltningen i sin helhet men i UAN redovisas anslag 655 för varje verksamhet separat utifrån den fördelning som nämnden har fattat beslut om. Ärendets beredning Ärendet har beretts av tjänstemän inom förvaltningens ekonomiavdelning. Fackliga organisationer Information i HUKSAM Beskrivning av ärendet Bakgrund Varje nämnd ska varje månad, från och med mars, med undantag av juli och augusti, lämna en ekonomisk rapport till kommunstyrelsen. Nämnderna ska dessutom vid tre tillfällen under året per den 30 april (delårsbokslut 1) respektive den 31 augusti (delårsbokslut 2) samt i samband med årsbokslut göra rapportering till kommunfullmäktige. Analys och förslag Prognos 2018: Belopp i kkr. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

9 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00007 Anslag 131 Ekonomiskt Bistånd: Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning: ,0 kkr ,0 kkr. Förvaltningsövergripande: - Arbetsmarknadsenheten: 2 000,0 Daglig Verksamhet: ,0 Ekonomiskt Bistånd: (ej utbetalningar) - Integrationen: ,0 Övergripande gymnasiet: - 200,0 Kattegattgymnasiet: 1 100,0 Sannarpsgymnasiet: 1 800,0 Sturegymnasiet: 600,0 Beställarenheten: ,0 Utförarenheten: ,0 Delårsbokslut för januari till och med augusti med prognos för 2018 redovisas till utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Konsekvenser av förslaget Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner redovisningen av delårsbokslut 2 (jan augusti) med prognos för Anslag 131 Ekonomiskt bistånd: ,0 kkr. Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning: ,0 kkr. Ärendets beslutsgång Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar om delårsbokslut 2 Beslutsunderlag 1. Delårsbokslut 2 jan aug (text) daterad Delårsbokslut 2 jan aug (siffror) daterad Information om beslutet - Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Henric Andersson, Ekonomichef Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

10 Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning Från och med 2018 så har Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden två anslag: 131 Ekonomiskt Bistånd (utbetalningar) och 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning. Dessa två anslag redovisas till Kommunfullmäktige och Kommunledningsförvaltningen i sin helhet men i UAN redovisas anslag 655 för varje verksamhet separat utifrån den fördelning som nämnden har fattat beslut om. Driftredovisning Förvaltningsövergripande Utfall periodresultat Resultatet tom aug för Förvaltningsgemensamma kostnader är 22,3Mkr. Löneutbetalningarna för perioden är i princip lika som samma period 2017 trots organisatoriska omändringar där receptionens lönekostnad är överflyttad till integrationen från 1 jan Inom IT, där både budget och kostnader för ITA-hyran nu ligger ute i alla verksamheterna räcker inte budgeten till för alla kostnaderna som bokförs. En genomlysning skulle ha gjorts men flyttas framåt i tiden. Nämnden förfogar över 1,0 Mkr för utvecklingsprojekt. Beslut har fattats kring delar av dessa och 425 kkr. har fördelats har ett hälsobidrag för alla som har en tidsbegränsad anställning (minst 6 månader) eller en visstidsanställning som varar minst 6 mån. Tom maj månad har 165 kkr. betalats ut Prognos budgetavvikelse Ingen avvikelse prognostiseras Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos Investeringsredovisning Verksamheten plan för investeringarna är inte känd

11 Driftredovisning Arbetsmarknadsenheten Utfall periodresultat Arbetsmarknadsenhetens resultat (29,5 Mkr.) är jämfört med föregående år ca 2 Mkr lägre. Främsta anledningen är att verksamheten fått högre bidragsintäkter jämfört med motsvarande period föregående år. Statsbidraget för åtgärdsanställda har ändrats till 2018, bidraget har blivit högre i förhållande till lönekostnaderna samtidigt som antalet deltagare har ökat. Verksamheten har dessutom fått statsbidrag för nyanländas etablering i arbetslivet, utveckla verksamhetens digitala uppföljning samt utveckla samarbetet med företag. Den ökade lönekostnaden förklaras bland annat av fler extratjänster, vilka finansieras helt av bidragsintäkter. Verksamhetens övriga kostnader är högre än föregående års motsvarande period. Arbetsmarknadsenheten bidrar numera med kompetensförsörjning till andra förvaltningar inom kommunen vilket innebär högre kostnader. Prognos budgetavvikelse Utifrån verksamhetens utfall januari tom augusti prognostiserar Arbetsmarknadsenheten i nuläget ett överskott på 2 Mkr. för Prognos Övergripande verksamhet: Föreningsbidrag: Statsbidrag för extratjänster 2017: Personalkostnader: Åtgärder: Sommarjobb för ungdomar: Prova På Platser: Målgrupp "Anställningar": Verksamheter: Minskade försäljningsintäkter: Dokumantation av brandskydd: Elbesiktning på Byggåtervinningen: Vakanta tjänster och pensionsavgång: Prognostiserat resultat: Den övergripande verksamheten prognosticerar ett överskott på 550 kkr. Det förklaras främst av föreningsbidragen som är lägre än förväntat och att antalet extratjänster har blivit fler än budgeterat. Det ökade antalet extratjänster innebär att Halmstad får ta del av andra kommuners, som inte uppnått målen, bidrag. Området Åtgärder beräknas ge ett överskott på 1,2 Mkr. Framförallt för att intresset för Prova på platserna var lägre än förväntat i början av året. Detta innebär att lönekostnaderna för Prova på platserna prognosticeras bli lägre än budgeterat.

12 Verksamheten prognostiserar i dagsläget ett överskott på 250 kkr. för sina verksamheter. Vakanta tjänster och pensionsavgångar förklarar det prognosticerade överskottet. Projekt av tillfällig karaktär såsom ESF-projekten Integration Halland och Moving On samt projektet VÄXA som bekostas av Samordningsförbundet påverkar prognosen men inte resultatet. Integration Halland har blivit förlängt vilket innebär att personalen som beräknats gå över från integration till arbetsmarknad (och finansieras av medel från Migrationsverket) inte kommer att göra så under året. Moving On har blivit beviljade en ändring av sin budget vilket innebär ca 1 Mkr. mindre i EU-medel och övriga kostnader Samordningsförbundet kommer inte att finansiera VÄXA under hösten. Den anställde i projektet är ledig och ersätts av befintlig personal. Prognos förändring mot föregående prognos Prognosen är oförändrad mot föregående prognos. Investeringsredovisning Verksamheten prognostiserar inte för någon avvikelse avseende sina investeringar i nuläget. Driftredovisning Daglig verksamhet Utfall periodresultat Resultatet för Daglig Verksamhet jan - aug är 0,7% (375 kkr.) högre än samma period föregående år. Ökningen av kostnaderna är främst personalkostnader 4,6% (1,8 Mkr.). I år är i stort sett all lönerevision inom DV klar vilket de inte var vid denna period förra året, vilket kan vara en förklaring på löneökningen mellan perioderna. Prognos budgetavvikelse Prognosen för Daglig verksamhet beräknas idag till 5,2 Mkr. Framförallt lönebudgeten kommer att öka enligt prognos med 3,5 Mkr under Deltagarna har blivit fler under 2017 och prognosen för 2018 (se tabell 1nedan) visar att ökningen kommer att fortsätta. Det finns 19 fler deltagare i daglig verksamhet i år än motsvarande månad 2017.

13 Tabell 1 Prognos 2018 Daglig verksamhet Uppskattad prognos Nivå Totalt Tabell 2 Månadsstatistik Pågående ärenden/månad/år Månad Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Snitt 322, Socialförvaltningen har verkställt en deltagare för daglig verksamhet, vilket beräknas till en kostnad för UAF till ca 2 Mkr., Avtal har inte skrivits ännu men verksamheten vill redan nu ta med kostnaden i prognosen eftersom den kommer att falla ut under 2018 och framåt. Andra saker som påverka prognosen är bl.a. införande av Alfa E-läkemedel i kommunen, införandet av IBIC och Life Care kommer också att göras tillsammans med socialförvaltningen. Socialförvaltningen har sökt projektbidrag och vi får en halv projekttjänst för genomförandet av projektet Osäkerhet finns om projektet kommer att genomföras i år eller om det blir nästa år. Daglig Verksamhet kommer att utöka sitt lokalbestånd ( Rosa Huset ) och täckning av hyra finns inte i budgeten idag. Viss anpassning av lokalen måste också genomföras och till vilken kostnad vet vi inte idag. I samband med att man tar över Rosa huset tittar man också över verksamhetens personal och övriga lokaler för att se om man kan använda befintlig personal och lokaler på ett effektivare sätt. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos Investeringsredovisning Verksamheten räknar med att fullfölja sin investeringsplan för 2018.

14 Driftredovisning Ekonomiskt bistånd (verksamhet) Utfall periodresultat Verksamhet 655 Ekonomiskt bistånd består av de delar som inte är bidrag till enskilda. Verksamhetens totala resultat är något lägre (100 kkr.) 2018 jämfört med motsvarande period föregående år. Intäkterna har jämfört med motsvarande period föregående år ökat med 1,5 Mkr. Den största förklaringen till detta är att försäljning av personaltjänster till Integrationen är högre 2018 (Under 2017 så tog Integrationen lönekostnaden direkt men fr.o.m så får Ekonomiskt bistånd en intäkt för detta) och att faktureringen av förvaltararvoden är högre 2018 än under samma period Detta beror på handläggningstiden är kortare hos Överförmyndarenheten under 2018 och därmed kan verksamheten fakturera tidigare än under Lönekostnaderna är 13 % (1,6 Mkr.) högre 2018 i jämförelse med föregående period Personal som är utlånad till Integrationen ingår under 2018 i Ekonomiskt bistånd lönekostnader till skillnad mot 2017 där lönekostnaden ingick hos Integrationen. Lokalkostnaderna är 10 % (200 kkr.) lägre 2018 än motsvarande period Övriga kostnader är 5 % (30 kkr.) högre 2018 än motsvarande period Prognos budgetavvikelse Ingen avvikelse. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Periodens investeringar uppgår till 0 kkr. Investeringsutfallet motsvarande period föregående år uppgick till 71 kkr. Prognos budgetavvikelse Ingen förändring. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring.

15 Driftredovisning Integrationen Utfall periodresultat Verksamhetens totala resultat för perioden är 1,4 % (303 kkr.) lägre jämfört med motsvarande period föregående år. Nettointäkten har jämfört med motsvarande period föregående år ökat med 2,2 % (784 kkr.). Ökad intäkt beroende på utbetalda ersättningar för det stora antalet nyanlända som flyttade till Halmstad kommun under 2016 och Denna intäkt har i sin tur reducerats med extra fördelning av schablonersättningen enligt utfallet jan-augusti som gjorts till Gymnasiet och Vuxenutbildningen samt fördelning av integrationsmedel för kostnaderna inom AME för extratjänster och SAS för nyanlända. Dessutom har tolkförmedlingens fått lägre intäkter p.g.a. färre uppdrag med framför allt ensamkommande barn. Diagrammet visar bruttointäkterna från Migrationsverket januari-augusti 2018 jmf Bruttointäkterna har ökat med 8,2 % (3,4 Mkr.) under perioden. Diagrammet visar mottagna i kommunen som vi erhållit mottagningsbidrag för samt storlek på beloppen jan augusti. Antalet har minskat med 22 % från 634 personer(8,0 Mkr.) till 492 personer(6,7 Mkr.). Anledning till detta kan förklaras med den stora inflyttningen i december 2016, som gav extra stora intäkter i perioden jan-mars 2017.

16 Intäkter från Migrationsverket UAF - BUF januari-augusti 2018 jmf 2017.Intäkten från Migrationsverket under perioden 2018 är 60,7 Mkr. Andel av den totala intäkten har UAF 74 % (44,6 Mkr.) och BUF 26 % (16,0 Mkr.). Motsvarande period 2017 var på 55,0 Mkr. UAF 75 % (41,5 Mkr.) och BUF 25 % (13,5 Mkr.). Lokalkostnaderna har ökat med 738 kkr än motsvarande period 2017, vilket beror på fler boenden för nyanlända till Halmstad kommun. Övriga kostnader är 424 kkr. högre och förklaringen är att nämnden bl.a. fått överfört 1,0 Mkr. från integrationen för att kunna använda inom förvaltningen till olika utvecklingsprojekt och andra övriga kostnader har i sin tur minskat. Prognos budgetavvikelse Lägre intäkter än beräknat för ankomna 2017 ETA-schablon samt något lägre ETA-schablon för ankomna 2018 ger en budgetavvikelse på helåret med 4,9 Mkr. Lägre intäkter 2018 på grund av minskat antal nyanlända med MOT-schablon ger en minskning med 1,0 Mkr.. Ökat schablonersättningsbelopp från Migrationsverket för ankomna jämfört med budget ger en prognosförändring på helår med 11,0 Mkr i ökade intäkter. Den extra fördelningen av schablonersättning enligt utfallet jan-aug till Gymnasiet respektive Vuxenutbildningen ger en minskning av intäkterna på helår med 2,3 Mkr, eftersom kostnaden bokföres på intäktskontot. Halmstad kommun har under våren startat upp arbetet med att ta fram ny handlingsplan för integration som ska ersätta den nuvarande Halmstads kommuns inkluderingsstrategi Arbetet med denna plan beräknas vara klart under maj månad för beslut i KS. På grund av denna tidsplan och i avvaktan på den detaljerade handlingsplanen görs bedömningen av en minskning på övriga budgeterade kostnader med 28,0 Mkr. Prognos förändring mot föregående prognos Lägre intäkter än beräknat för ankomna 2017 ETA-schablon samt något lägre ETA-schablon för ankomna 2018 ger en prognosförändring med 3,9 Mkr. Ökat schablonersättningsbelopp från migrationsverket för ankomna 2016 och 2017 jämfört med budget ger en prognosförändring med 7,0 Mkr. Den extra fördelningen av schablonersättning enligt utfallet jan-aug till Gymnasiet och Vuxenutbildningen ger en ökning av intäkten med 700 kkr. eftersom kostnaden bokföres på intäktskontot. I nuläget och i avvaktan på den detaljerade handlingsplanen görs en ny bedömning i delårsbokslutet med ytterligare minskning på övriga budgeterade kostnader med 5,0 Mkr. Investeringsredovisning Inget att redovisa.

17 Driftredovisning Övergripande gymnasiet Här redovisas intäkter och kostnader främst utifrån huvudmannaskapet för gymnasieskolan. De tre kommunala enheterna redovisas separat och ingår inte i denna redovisning. Halmstad Utbildning har upphört from Utfall periodresultat Verksamhetens intäkter har ökat jämfört med Ersättningen från Migrationsverket har ökat medan intäkterna för utvecklingsprojekt är lägre. Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna minskat belastar inte några lönekostnader det övergripande gymnasiet. Anställningarna är flyttade till de kommunala gymnasieskolorna. Förra året fakturerades verksamheten för de förvaltningsgemensamma kostnaderna men i år har ramen istället minskats. Prognos budgetavvikelse Övergripande gymnasiet prognosticerar ett underskott på 200 kkr. mot ram. Avvikelsen består av lokalkostnader som beräknas bli dyrare än budgeterat på grund av renovering och tillgänglighetsanpassning. Verksamheten har dessutom ett pågående mål i förvaltningsrätten gällande retroaktiv elevpeng. Detta kan komma att påverka verksamhetens resultat beroende på domens utfall. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos. Driftredovisning Kattegattgymnasiet Utfall periodresultat Kattegattgymnasiets intäkter har ökat jämförbart med motsvarande period föregående år. Förklaringen går att finna i att statsbidragen från skolverket är högre än föregående års motsvarande period. Bidraget för gymnasieingenjörsutbildningen (T4) är högre, ersättningen för lärarlönelyftet är redan bokförd (vårens bidrag kom under hösten 2017) och skolan beviljades bidrag för ett utvecklingsprojekt (hjärnsmart). Kattegatt gymnasiet har även lånat ut personal till högskolan som har genererat intäkter. Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna ökat. Förändringen består av lönekostnaderna som har ökat med 16,6% på skolan. Organisationen för administration, skolledning, elevhälsa och SYV har ökat jämförbart med föregående år. Även lönekostnader för IM-programmets individuella inriktning har ökat på grund av att utbildningen startade och byggdes ut under Språkintroduktionens lönekostnader har ökat på grund av att elevtalet vårterminen 2018 är högre än vårterminen 2017 och kräver en större organisation än föregående år.

18 Prognos budgetavvikelse Kattegattgymnasiet prognosticerar ett överskott på 1,1 Mkr. mot befintlig ram. Avvikelsen består av att organisationen förväntas generera lägre lönekostnader än budgeterat. Lägre kostnader än budgeterat förväntas även för övriga kostnader. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos. Investeringsredovisning Kattegattgymnasiet har hittills investerat för 335 kkr. Detta är 1,2 Mkr. lägre än föregående år. Skolan förväntas använda hela anslaget på 1,4 Mkr Driftredovisning Sannarpsgymnasiet Utfall periodresultat Sannarpsgymnasiets intäkter har ökat jämförbart med motsvarande period föregående år. Förändringen förklaras av att skolan erhållit statsbidrag från Migrationsverket för att finansiera delar av antagningscentret. Även statsbidragen från skolverket har ökat, ersättningen för lärarlönelyftet är redan bokförd (vårens bidrag kom under hösten 2017) och skolan beviljades bidrag för gymnasieskolans introduktionsprogram Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna ökat. Förändringen består av lönekostnaderna som har stigit med 4,0% och förklaras av ekonomiprogrammet som startade hösten 2016 och nu har ytterligare en årskurs som genererar lönekostnader. Även språkintroduktionen som utökade sin organisation under förra året har högre kostnader jämfört med föregående års motsvarande period. Prognos budgetavvikelse Sannarpsgymnasiet prognosticerar ett överskott på 1,8 Mkr. mot befintlig ram. Avvikelsen består av intäkter från Migrationsverket som ökar jämfört mot budget. Lägre kostnader än budgeterat förväntas för övriga kostnader. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos. Investeringsredovisning Sannarpsgymnasiet har hittills investerat för 70 kkr. Detta är 279 kkr. lägre än föregående år. Skolan förväntas förbruka hela anslaget på 228 kkr. under 2018.

19 Driftredovisning Sturegymnasiet Utfall periodresultat Sturegymnasiets intäkter har ökat jämförbart med motsvarande period föregående år. Förändringen förklaras av att ersättningen för lärarlönelyftet redan är bokförd (vårens bidrag kom under hösten 2017) och en intern intäkt som har periodiserats fel förra året och därigenom ger en missvisande intäkt för perioden Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna ökat. Förändringen består av lönekostnaderna som har ökat med 2,7 %, främst inom den övergripande verksamheten på Sturegymnasiet och språkintroduktionen. Prognos budgetavvikelse Efter samtal med skolledningen i samband med detaljbudgetering prognosticerar Sturegymnasiet ett överskott på 600 kkr., fördelat på lönekostnader och övriga kostnader. Statistiken av elevvalet för kommande årskurs 1 elever visade att elevtalet riskerade bli lägre än prognosticerat och därigenom minska ramen och påverka budgetavvikelsen för Sturegymnasiet. Avläsning av faktiskt antal elever på Sturegymnasiet sker 15/9. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående rapport. Investeringsredovisning Sturegymnasiet har hittills investerat för 585 kkr. Detta är 372 kkr. högre än föregående år. Skolan förväntas förbruka hela anslaget på 1,0 Mkr Driftredovisning Beställarenheten Utfall periodresultat I Beställarenheten ingår Halmstad kompetenscentrum, Vägledningscentrum och Yrkeshögskolan. Resultatet för Beställarenheten är 7,3 Mkr. högre än samma period föregående år. Den största anledningen till detta är lägre intäkter från Migrationsverket och att de förvaltningsövergripande kostnaderna i år har reducerats från ramen (5,6 Mkr.) men under 2017 har dessa kostnader dragits per månad. Inköpen av utbildning har ökat totalt sett, se diagram nedan.

20 Prognos budgetavvikelse Verksamheten prognostiserar ett överskott på totalt 11,0 Mkr. Prognosen för personalkostnader reduceras bl.a. för att det är svårt att hitta personal med rätt kompetens. På grund av högkonjunktur med stor tillgång till arbete söker inte vuxna elever till utbildning i den utsträckningen att alla utbildningar kan startas. Exempel på yrkesutbildningar som inte kunnat starta är kock, servering samt bussförare. Inköpen av utbildningen av svenska för invandrare (SFI), grundläggande vuxenutbildning (Gruv) samt teoretiska gymnasiet (Gyt)är upphandlat men det kommer att gälla från 1 januari Den nuvarande externa leverantören av utbildningarna kommer inte att ha några elever efter sista juni i år vilket innebär att eleverna fr.o.m. 1 juli endast kan söka dessa utbildningar hos kommunvux fram till i januari 2019 när det nya avtalet träder i kraft. När budgeten fastställdes i december så togs det höjd för en prisökning med 50 % på SFI utbildningen från juli men eftersom befintligt avtal kommer att gälla året ut så reduceras prognosen för inköp av SFI med totalt 3,5. Mkr. gentemot lagd budget. Inköpen av SFI utbildningen (utbetalningen sker till anordnaren när eleven suttit i skolbänken en viss tid eller har tagit slutbetyg) är lägre än budgeterat medan Gruv och Gyt har ökat mot budget. Schablonersättning per individ från Migrationsverket har ökat. Detta förväntas ge en prognosförändring med 1,3 Mkr. för Pga. för få sökande elever på Yrkeshögskolan så kommer ingen av två tänkta starter igång under hösten. Det innebär lägre intäkter men även lägre kostnader.

21 Prognos förändring mot föregående prognos Prognosen för Schablonersättningen totalt från Migrationsverket har justerats ner sedan maj. Pga. för få sökande elever på Yrkeshögskolan så kommer ingen av två tänkta starter igång under hösten. Det innebär lägre intäkter men även lägre kostnader. Prognosen för personalkostnader reduceras bl.a. för att det är svårt att hitta personal med rätt kompetens. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Periodens investeringar uppgår till 65 kkr. Investeringsutfallet motsvarande period föregående år uppgick till 0 kkr. Prognos budgetavvikelse Ingen förändring. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring. Driftredovisning - Utförarenheten Utfall periodresultat I Utförarenheten ingår grundläggande vuxenutbildning (Gruv), vård-och omsorgsutbildning (Gyrk), lärvux, gymnasial vuxenutbildning (Gyt), samhällsorientering (SO) och utbildning i svenska för invandrare (SFI). Resultatet för Utförarenheten är 26 % (3,6 Mkr.) lägre än samma period föregående år. Den största anledningen till detta är högre intäkter (elevpeng), se bild nedan och intäkter från staten. Kostnaderna för konsulttjänster, löner och lokaler är något lägre 2018 än 2017 samma period.

22 Prognos budgetavvikelse Verksamheten prognostiserar i dagsläget ett underskott på totalt 7,0 Mkr ska kommunvux (förutom för lärvux som är anslagsfinansierat med en budget på 2,25 Mkr.) finansieras enbart med intäkter från elevpeng och statsbidrag. För att kunna lägga en nollbudget har verksamheten ökat sin intäktsbudget och minskat sin lönebudget. Inköpen av utbildningen (Beställarenheten) av svenska för invandrare, grundläggande vuxenutbildning samt teoretiska gymnasiet är nu upphandlat. Den nuvarande externa leverantören av utbildningarna kommer inte att ha några elever efter sista juni i år vilket innebär att eleverna fr.o.m. 1 juli endast kan söka dessa utbildningar hos kommunvux fram till i januari 2019 när det nya avtalet träder i kraft. När budgeten fastställdes i december så togs det höjd för en prisökning med 50 % på SFI utbildningen från juli men eftersom befintligt avtal kommer att gälla året ut så kommer det att påverka intäkterna för SFI utbildningen. Under slutet av mars har det tagits ett beslut att all utbildning av SFI, Gruv och Gyt ska ske i kommunvux regi ( ). Initialt kommer kostnaderna att överstiga intäkterna och detta ska delvis lösas med att använda balanserade SFI medel från Innan sommaren köptes det in Chromebooks till eleverna till ett värde på 1,0 Mkr som inte är budgeterat. Bidrag från (Europeiska Socialfonden och Region Halland) på SFI och (Länsstyrelsen) på SO har beviljats för Prognos förändring mot föregående prognos Ökade intäkter (elevpeng) och sökta bidrag. Anställt fler lärare för att kunna ta emot alla elever som skulle läst hos extern anordnare (SFI, Gruv och Gyt). Inköp av Chromebooks. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Periodens investeringar uppgår till 0 kkr. Investeringsutfallet motsvarande period föregående år uppgick till 0 kkr. Prognos budgetavvikelse Ingen förändring.

23 Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Anslag 131 Ekonomiskt bistånd Driftredovisning - Ekonomiskt bistånd (utbetalningar) Utfall periodresultat Verksamhet 131 består av Ekonomiskt bistånd (bidragsdelen) samt ett fåtal lönekostnader (motsvarande 1,2 mkr.). Verksamhetens totala resultat är 12 % högre (5,1 Mkr.) 2018 jämfört med motsvarande period föregående år. Intäkterna har jämfört med motsvarande period föregående år minskat med 900 kkr. Återkrav på försörjningsstöd (klienter och Försäkringskassan) har ökat med 100 kkr. Bidraget för initiala kostnader för EBO (eget boende) har minskat med 600 kkr. och ABO (anläggningsboende) har minskat med 200 kkr. mot föregående år. Lönekostnaderna är 3 % högre (20 kkr.) mot föregående års period. Övriga kostnader är 9 % högre (4,2 Mkr.) 2018 än motsvarande period Den största förklaringen till detta är att utbetalningen av försörjningsstöd är 9 % (3,9 Mkr.) högre än samma period 2017 och att kostnaden för skyddat boende (700 kkr.) också är högre 2018 än 2017.

24 Prognos budgetavvikelse Verksamheten prognostiserar ett underskott på totalt 7,5 Mkr. -4,5 Mkr. Kostnaderna för försörjningsstödet har ökat under de första åtta månaderna 2018 mot lagd budget. Detta förklaras med att snittkostnaden per hushåll är högre 2018 (fler personer per hushåll) och att det är fler som söker och är berättigade bistånd. Med samma takt under resten av året så beräknas det att ge ett underskott på helåret på 4,5 Mkr. -3,0 Mkr. Kostnaden för skyddat boende (betalas via Socialförvaltningen) för perioden är på totalt 1,9 Mkr. Med en snittkostnad på 250 kkr./månad skulle kostnaden för helåret bli 3,0 Mkr. Prognos förändring mot föregående prognos -1,5 Mkr. Kostnaderna för försörjningsstödet har fortsatt ökat under sommaren 2018 mot lagd budget. Detta förklaras med att snittkostnaden per hushåll är högre 2018 (fler personer per hushåll) och att det är fler som söker och är berättigade bistånd. 0,5 Mkr. Snittkostnaden för skyddat boende (betalas via Socialförvaltningen) har minskat något från 290 kkr./månad till 250 kkr./månad. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Verksamheten har inga investeringsmedel.

25 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Arbetsmarknadsenheten: Prova på platser och övriga arbetsmarknadsåtgärder Daglig verksamhet: Lönekostnader och kostnader till Socialförvaltningen avseende deltagare som beviljats Daglig Verksamhet Integrationen: Övriga kostnader (28,0 Mkr) och intäkter (2,8 Mkr). Se flik "Integration" Övergripande gymnasiet; Lokalkostnader Kattegattgymnasiet: Övriga kostnader Sannarpsgymnasiet: Övriga kostnader Sturegymnasiet: Övriga kostnader Beställarenheten: Se flik "Beställarenheten" Utförarenheten: Se flik "Utförarenheten" Summa avvikelse driftredovisning

26 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Förvaltningsövergripande Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring 0 0 Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Förvaltningsövergripande Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Förvaltningsövergripande Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Summa avvikelse driftredovisning 0 0 0

27 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; AME Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; AME Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; AME Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Övergripande vht: Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens intäkter, högre statsbidrag för fler extratjänster 2017: Lönekostnader; Vakanta tjänster: Lokalkostnader: Övriga kostnader; Utbetalning av föreningsbidrag har varit lägre än budgeterat: Åtgärder: Verksamhetens intäkter; Prova På Platser: Verksamhetens intäkter; Nya åtgärder och nya avtal from 1 januari gäller endast nyanvisade deltagare: Verksamhetens intäkter; Ändringsansökan ESF: Verksamhetens intäkter; Sommarkraft/Stadium sportcamp 2018: Lönekostnader; Prova På Platser: Lönekostnader; Nya åtgärder och nya avtal from 1 januari gäller endast nyanvisade deltagare: Lönekostnader; Sommarkraft/Stadium sportcamp 2018: Övriga kostander; Ändringsansökan ESF: Verksamheter: Verksamhetens intäkter; lägre försäljningsintäkter: Verksamhetens intäkter; Integration Halland förlängs därav ej kompensation för personal, VÄXA upphör: Lönekostnader; Integration Halland förlängs därav flyttas ej personal över, VÄXA upphör: Lönekostnader; Vakanta tjänster o pensionsavång: Lokalkostnader; Verksamheten kommer att få bekosta en elbesiktning på Byggåtervinningen: Lokalkostnader; Stadsbondgården har fått en ökad lokalhyreskostnad: Övriga kostnader; Dokumantation av brandskydd på Haldahuset: Summa avvikelse driftredovisning

28 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Integration Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Integration Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Integration Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens intäkter: Lägre intäkter än beräknat för ankomna 2017 ETA-schablon samt något lägre ETA-schablon ankomna Lägre intäkter än beräknat för ankomna 2018 MOT-schablon Ökat schablonersättningsbelopp för ankomna jämfört med budget ger en prognosförändring på helår Extra överförda medel av schablonersättning enligt utfall jan-april till Gymnasiet respektive Vuxenutbildningen ger prognosförändring på helåret. Lönekostnader: Lokalkostnader: Kapitalkostnader: Övriga kostnader: Ny handlingsplan för integration för Halmstads kommun beräknas vara framtagen till maj månad. På grund av denna tidsplan görs bedömningen av en minskning på övriga budgeterade kostnader på helår. I nuläget och i avvaktan på den detaljerade handlingsplanen gör en ny bedömning i delårsbokslutet med ytterliggare minskning av övriga budgeterade kostnader. Övriga minskade kostnader inom integrationen för resterande del av året Summa avvikelse driftredovisning

29 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Daglig verksamhet Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader , Kapitalkostnader , , Därav avskrivningar , , Därav internränta ,500-15, Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Daglig verksamhet Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Daglig verksamhet Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter Lönekostnader Löneutbetalningarna har ökat de sista månaderna utöver lönerevisonen och en prognosförändring har gjorts av den anledningen Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Kostnader som går till socialförvaltningen för en deltagare som har fått beviljat daglig verksamhet i deras regi Summa avvikelse driftredovisning

30 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Ekonomiskt bistånd Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Ekonomiskt bistånd Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; Ekonomiskt bistånd Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Summa avvikelse driftredovisning Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring

31 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter Lönekostnader Lokalkostnader varav ökade lokalkostnader pga renovering och handikappanpassning -200 kkr Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa avvikelse driftredovisning

32 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Kattegatt Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Kattegatt Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Kattegatt Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter Lönekostnader varav prognosticerade lönekostnader uppdaterat med befintlig personals planerade förändringar 600 kkr varav utebliven tilltänkt utökning av befintlig organisation 300 kkr Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader varav överskott på Kattegattgymnasiet för övriga kostnader 200 kkr. Summa avvikelse driftredovisning

33 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Sannarp Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Sannarp Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Sannarp Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter varav ökad ersättning från Migrationsverket för schablonbidrag (per individ) kkr Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader varav överskott på Sannarpsgymnasiet för övriga kostnader 700 kkr. Summa avvikelse driftredovisning

34 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Sture Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Sture Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Gymnasiet; Sture Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter Lönekostnader varav prognosticerade lönekostnader enligt nuvarande organisation med planerade förändring 100 kkr. Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader varav överskott på Sturegymnasiet för övriga kostnader 500 kkr. Summa avvikelse driftredovisning

35 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Beställarenheten Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Beställarenheten Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Beställarenheten Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter Schablonersättning per individ för nyanlända har höjts under Minskade bidragsintäkter för Yrkeshögskolan pga ej startade utbildningar pga för få sökande Lönekostnader Svårt att rekrytera personal med rätt kompetens Övriga kostnader Färre kostnader för inköp av utbildningar pga högkonjuktur Upphandlingen av utbildning (SFI, Gruv och Gyt) träder inte i kraft förrän 1 januari I budgeten togs det höjd för en prisökning med 50% på SFI from 1 juli. Den nuvarande prislistan gäller därför året ut. Färre inköp av konsulttjänster (lärare med specifik kunskap inom el och automat) för Yrkeshögskolan Summa avvikelse driftredovisning

36 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Vux utförare Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav statsbidrag Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Vux utförare Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Vux utförare Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Intäkter Balanserade SFI medel Inväst (EU projekt) Bidrag från Länsstyrelsen till Samhällsorienteringen Ökade intäkter på elevpengen Lönekostnader Ökade lönekostnader för att kunna ta emot SFI, Gruv och Gyt elever som skulle läst hos extern anordnare under under perioden juli till december. Övriga kostnader Ökade kostnader för att kunna ta emot SFI, Gruv och Gyt elever som skulle läst hos extern anordnare under perioden juli till december. Inköp av Chromebooks Summa avvikelse driftredovisning

37 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 131 Ekonomiskt bistånd Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 131 Ekonomiskt bistånd Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 131 Ekonomiskt bistånd Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Övriga kostnader Ökade utbetalningar av försörjningsstöd. Skyddat boende. Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Summa avvikelse driftredovisning

38 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Ärende UAN 2018/00313 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings och arbetsmarknadsförvaltningen Effektiviseringar och kostnadsreduktioner budget 2019 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden beslutar att följande effektiviseringar och kostnadsreduktioner ska genomföras inom verksamheterna om sammantaget 16,7 Mkr, för att nå en budget i balans under 2019: 1. Arbetsmarknadsenheten avvecklar Stadsbondgården Olofstorp motsvarande 2,7 Mkr, samt effektiviserar antalet tjänster motsvarande 1,65 Mkr. 2. Daglig verksamhet avvecklar djurhållning på lantbruket i Åled motsvarande 0,5 Mkr, samt effektiviserar antalet tjänster motsvarande 1,5 Mkr. 3. Ekonomiskt bistånd effektiviserar tjänster motsvarande 0,5 Mkr. 4. Beställarenhetens budget minskas med 2,7 Mkr. 5. Gymnasieskolan effektiviserar antalet tjänster motsvarande 6,35 Mkr. 6. De förvaltningsövergripande stödfunktionerna minskar de övergripande kostnaderna motsvarande 0,53 Mkr, samt att effektiviserar antalet tjänster motsvarande 0,27 Mkr. Sammanfattning av ärendet Av tjänstemannaförslaget Koncernövergripande prioriteringar (KÖP), Specifikation av vissa driftanslagsförändringar , framgår att Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden förväntas effektivisera och kostnadsreducera sina verksamheter med sammanlagt 16,7 Mkr budgetåret 2019, inom Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning. För att nå en budget i balans under 2019 har fyra olika modeller tagits fram 1. Per anställd - Tillsvidare och visstidsanställda är omräknade till heltidstjänster och procentuellt fördelade. 2. Per verksamhetschef Procentuell fördelning mellan verksamhetscheferna (inkl. förvaltningschef för de förvaltningsövergripande kostnaderna). Fördelningen blir då mellan Arbetsmarknadsenheten, Daglig Verksamhet, Ekonomiskt Bistånd, Förvaltningsövergripande, Beställarenheten för vuxenutbildningen, Kattegattgymnasiet, Sannarpsgymnasiet samt Sturegymnasiet. 3. Baserad på 2018 års budgetfördelning - Procentuell fördelning av effektiviseringar och kostnadsreduktioner mellan verksamheterna. 4. Utifrån verksamhetsvolym Fördelat per deltagare, elev och klient Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(9)

39 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 4 Per anställd Per vht -chef % - fördelning Volym Arbetsmarknadsåtgärder Daglig Verksamhet Ekonomiskt bistånd Beställarenheten/Vux utförare Gymnasiet Förvaltningskontoret Budgetansvariga chefer har utifrån fördelningsförslagen inkommit med beskrivningar och konsekvenser. Ledningsgruppen vid utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen har därefter gemensamt arbetat fram ett femte förslag. Förslaget tar hänsyn till följande parametrar: Är det en lagstadgad skyldighet? Ingår det i kärnverksamheten? Är det verksamhetens uppdrag att genomföra det specifika uppdraget? Vilka omprövningar kan göras utifrån en effektivare förvaltning? Förslag på fördelning av effektiviseringar och kostnadsreduktioner per verksamhet samt beskrivning av konsekvenser Verksamhet Tidpunkt Summa Arbetsmarknadsenheten: Stadsbondgården avvecklas, 2 tj Stadsbondgården avvecklas, driftskostnader Omprövning arbetsmarknadsanställningar. 3,0 tj Omprövning tjänst, 1,0 tj Summa Daglig verksamhet: Inga djur på lantbruket, 1,0 tj Inga djur på lantbruket, driftskostnader Hunddagis tillsammans med AME, 1,0 tj Sammanslagning Slussen/AME, 0,5 tj Reducering av personalstyrkan, 2 tj Summa Ekonomiskt bistånd: Reducering av personalstyrkan, 1 tj Summa: 500 Beställarenheten: Minska yrkesvuxplatser med 34 årsstudieplatser eller gymnasial teoretiska kurser med 89 årsstudieplatser Summa: Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(9)

40 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Gymnasieskolan: Reducering av personalstyrkan, 10 tj Summa Förvaltningsövergripande: Minskad ersättning för förebyggandeinsatser i personalärenden, minska förvaltningsövergripande fortbildning/kompetensutveckling Personalstyrkan reduceras med 0,5 tj Summa 800 Summa total Eftersom Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområden är personalintensiva och driftsbudgeten till största delen utgörs av kostnader för personal och lokaler, blir en minskning av antal tjänster den dominerande möjligheten för att nå en budget i balans. När effektiviseringar och kostnadsreduktioner ska genomföras som innebär uppsägning av personal påverkas effektueringen i tid av arbetsrättsligt reglerade tidsgränser, d.v.s. individens uppsägningstid. Inom gymnasieskolans verksamhetsområde tillkommer ytterligare en försvårande omständighet, eftersom gymnasiestudiernas organisering per läsår medför att undervisande personal ej, eller med största svårighet, kan sägas upp under pågående läsår. De föreslagna effektiviseringarna och kostnadsreduktionerna kommer att leda till att allmänhetens tillgång till Stadsbondgård Olofstorp försvinner - i varje fall i Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens regi. Arbetsmarknadspolitiska åtgärder kommer att bedrivas på färre adresser vilket i sig leder till effektiviseringar samt personalminskning. Förändringar inom daglig verksamhet leder till driftseffektivisering samt personalminskning. För ekonomiskt bistånd leder det till att respektive handläggare får fler ärenden. Volymökningen inom gymnasieskolan som sker parallellt med en minskning av personalstyrkan leder till fler elever per lärare samt minskade stödfunktioner inom övriga personalgrupper. minskat utbud av utbildningsplatser inom vuxenutbildningen. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av tjänstemän inom förvaltningens ekonomiavdelning i samarbete med verksamhetschefer, gymnasiechefer samt förvaltningschef och enhetschefer för HR och Uppföljningsenheten. Information i Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Information i HUKSAM Förhandling enligt MBL 11 i HUKSAM Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(9)

41 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Beskrivning av ärendet Bakgrund Av tjänstemannaförslaget Koncernövergripande prioriteringar (KÖP), Specifikation av vissa driftanslagsförändringar , framgår att Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden förväntas effektivisera och kostnadsreducera sina verksamheter med sammanlagt 16,7 Mkr budgetåret 2019, inom Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning. Analys och förslag Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens gemensamma anslag, 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning, har enligt Koncernövergripande prioriteringar , Specifikation av vissa driftanslagsförändringar , påförts ospecificerade effektiviseringar och kostnadsreduktioner på sammanlagt 13,7 Mkr. Dessa effektiviseringar och kostnadsreduktioner är således inte fördelade på Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter, utan nämnden äger själv rätten att besluta om fördelning av denna summa. I samma specifikation finns ytterligare effektiviseringar motsvarande 3,0 Mkr, vilka är specificerade som En effektiv förvaltning enligt följande: Elever i Spår 1 i kommunens egen regi 1, 1,0 Mkr Effektiviserad samverkan kring daglig verksamhet 2, socialförvaltningen och UAF, 0,5 Mkr Effektivisering inom daglig verksamhet och arbetsmarknadsenheten 3, 1,5 Mkr Summan av de totala effektiviseringar och kostnadsreduktioner uppgår således till 16,7 Mkr. 1 Spår 1 är Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens utbildningar för elever med neuropsykiatriska funktionsvariationer. Utbildningarna finns både i kommunal och extern regi, och uppdraget är att färre elever ska studera hos extern utbildningsanordnare. Vid merparten av skolplaceringar hos extern utbildningsanordnare har socialnämnden först beviljat de sociala omkostnaderna kring exempelvis boende och resor, vilket sedan styr beslut om skolgång. 2 Här avses från kommunledningsförvaltningen en effektivare hantering mellan socialförvaltningen och UAF av gemensamma processer för deltagare inom daglig verksamhet. 3 Här avses från kommunledningsförvaltningen en sammanslagning och effektivisering av stadsbondgården Olofstorp (AME) och lantbruket i Åled (DV). För att nå en budget i balans under 2019 har ansvariga tjänstemän inom ekonomiavdelningen tagit fram fyra olika modeller, för att fördela effektiviseringarna och kostnadsreduktionerna mellan förvaltningens olika verksamheter. 5. Per anställd - Tillsvidare och visstidsanställda är omräknade till heltidstjänster och procentuellt fördelade. 6. Per verksamhetschef Procentuell fördelning mellan verksamhetscheferna (inkl. förvaltningschef för de förvaltningsövergripande kostnaderna). Fördelningen blir då mellan Arbetsmarknadsenheten, Daglig Verksamhet, Ekonomiskt Bistånd, Förvaltningsövergripande, Beställarenheten för vuxenutbildningen, Kattegattgymnasiet, Sannarpsgymnasiet samt Sturegymnasiet. 7. Baserad på 2018 års budgetfördelning - Procentuell fördelning av effektiviseringar och kostnadsreduktioner mellan verksamheterna. 8. Utifrån verksamhetsvolym - Fördelat per deltagare, elev och klient. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 4(9)

42 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 De fyra beräkningsmodellerna ger följande utfall per verksamhet: Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 4 Per anställd Per vht -chef % - fördelning Volym Arbetsmarknadsåtgärder Daglig Verksamhet Ekonomiskt bistånd Beställarenheten/Vux utförare Gymnasiet Förvaltningskontoret Budgetansvariga chefer har utifrån fördelningsförslagen inkommit med beskrivningar och konsekvenser enligt nedan. Sammanfattning av de beskrivningarna AME Alt 1 Alt 2 Alt 3 Alt 4 Omprövning Avveckling av Omprövning Avveckling av arbetsmarknadsanställning Stadsbondgården, arbetsmarknadsanställning Stadsbondgården, ar, 3,0 tj Olofstorp ar, 3,0 tj Olofstorp Omprövning tjänst, 1,0 tj Omprövning tjänst, 1,0 tj DV EB BE GY HR/ EK/ UE Inga djur på lantbruket, Åled, 1,0 tj Hunddagis slås ihop med hunddagis inom AME, 1,0 tj Flytta verksamhet Pilefeldt till Halda Sammanslagning av handläggare på Slussen och AME, 0,5 tj Se över deltagares tid Personalstyrkan reduceras med 1,5 tj Minska yrkesvuxplatser med 14 årsstudieplatser eller gymnasial teoretiska kurser med 38 årsstudieplatser Personalstyrka reduceras med 13,2 tj Minskad ersättning för IT, förebyggande insatser i personalärenden, minskad fortbildning/kompetensutveckling Inga djur på lantbruket, Åled, 1,0 tj Hunddagis slås ihop med hunddagis inom AME, 1,0 tj Flytta verksamhet Pilefeldt till Halda Sammanslagning av handläggare på Slussen och AME, 0,5 tj Se över deltagares tid Personalstyrkan reduceras med 3,5 tj Minska yrkesvuxplatser med 31 årsstudieplatser eller gymnasial teoretiska kurser med 82 årsstudieplatser Personalstyrka reduceras med 8,7 tj Minskad ersättning för IT, förebyggande insatser i personalärenden, minskad fortbildning/kompetensutveckling Personalstyrkan reduceras med 2,0 tj Inga djur på lantbruket, Åled, 1,0 tj Hunddagis slås ihop med hunddagis inom AME, 1,0 tj Flytta verksamhet Pilefeldt till Halda Sammanslagning av handläggare på Slussen och AME, 0,5 tj Se över deltagares tid Personalstyrkan reduceras med 1,0 tj Minska yrkesvuxplatser med 14 årsstudieplatser eller gymnasial teoretiska kurser med 37 årsstudieplatser Personalstyrka reduceras med 15,5 tj Minskad ersättning för IT, förebyggande insatser i personalärenden, minskad fortbildning/kompetensutveckling Personalstyrkan reduceras med 0,5 tj Inga djur på lantbruket, Åled, 1,0 tj Hunddagis slås ihop med hunddagis inom AME, 1,0 tj Flytta verksamhet Pilefeldt till Halda Sammanslagning av handläggare på Slussen och AME, 0,5 tj Se över deltagares tid Personalstyrkan reduceras med 6,0 tj Minska yrkesvuxplatser med 51 årsstudieplatser eller gymnasial teoretiska kurser med 136 årsstudieplatser Personalstyrka reduceras med 8,5 tj Ledningsgruppen vid utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen har därefter gemensamt arbetat fram ett femte förslag. Förslaget tar hänsyn till följande parametrar: Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 5(9)

43 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Är det en lagstadgad skyldighet? Ingår det i kärnverksamheten? Är det verksamhetens uppdrag att genomföra det specifika uppdraget? Vilka omprövningar kan göras utifrån en effektivare förvaltning? Förslag på fördelning av effektiviseringar och kostnadsreduktioner per verksamhet samt beskrivning av konsekvenser Verksamhet Tidpunkt Summa Arbetsmarknadsenheten: Stadsbondgården avvecklas, 2 tj Stadsbondgården avvecklas, driftskostnader Omprövning arbetsmarknadsanställningar. 3,0 tj Omprövning tjänst, 1,0 tj Summa Daglig verksamhet: Inga djur på lantbruket, 1,0 tj Inga djur på lantbruket, driftskostnader Hunddagis tillsammans med AME, 1,0 tj Sammanslagning Slussen/AME, 0,5 tj Reducering av personalstyrkan, 2 tj Summa Ekonomiskt bistånd: Reducering av personalstyrkan, 1 tj Summa: 500 Beställarenheten: Minska yrkesvuxplatser med 34 årsstudieplatser eller gymnasial teoretiska kurser med 89 årsstudieplatser Summa: Gymnasieskolan: Reducering av personalstyrkan, 10 tj Summa Förvaltningsövergripande: Minskad ersättning för förebyggandeinsatser i personalärenden, minska förvaltningsövergripande fortbildning/kompetensutveckling Personalstyrkan reduceras med 0,5 tj Summa 800 Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 6(9)

44 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Summa total Inledande reflektion Eftersom Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområden är personalintensiva och driftsbudgeten till största delen utgörs av kostnader för personal och lokaler, blir en minskning av antal tjänster den dominerande möjligheten för att nå en budget i balans. Kostnader för lokaler regleras alltid av motsvarande budget, d.v.s. är ett s.k. nollsummespel, och kan inte ingå som en del i en kostnadsreducering för nämnden. När effektiviseringar och kostnadsreduktioner ska genomföras som innebär uppsägning av personal påverkas effektueringen i tid av arbetsrättsligt reglerade tidsgränser, d.v.s. individens uppsägningstid. Inom gymnasieskolans verksamhetsområde tillkommer ytterligare en försvårande omständighet, eftersom gymnasiestudiernas organisering per läsår medför att undervisande personal ej, eller med största svårighet, kan sägas upp under pågående läsår. Arbetsmarknadsenheten Stadsbondgården Olofstorp bedrivs i Arbetsmarknadsenhetens regi. De olika arbetsmarknadspolitiska åtgärderna vid gården syftar till att den enskilde deltagaren ska stärka, bibehålla och utveckla sin ställning på arbetsmarknaden. De deltagare som har sin sysselsättning vid Stadsbondgården kan med bibehållen kvalitet överföras till övriga verksamheter inom Arbetsmarknadsenheten. Personalminskningar görs på Stadsbondgården, men de arbetsrättsliga processerna kan medföra att den reella personalminskningen sker inom någon annan verksamhet eller att t.ex. vikariat inte återbesätts. En avveckling innebär försäljning av djur, maskinpark och inventarier samt uppsägning av hyres- och arrendeavtal. Effekterna av dessa minskade driftskostnader uppnås löpande under året. Omprövningar av tjänster sker i samband med översyn av verksamheten. Daglig verksamhet Lantbruket i Åled bedrivs som en daglig verksamhet med en djurhållning som behöver daglig tillsyn. Detta innebär att medarbetare måste finnas i tjänst även då inga deltagare finns på plats. En omställning från djurhållning till grön växtodling skulle leda till ett minskat behov av personal, motsvarande 1,0 tjänst samt minskade driftskostnader i form av bränsle, foder, utrustning m.m. Hunddagis inom Daglig verksamhet bedrivs idag i brukshundsklubbens lokaler och är relativt personalkrävande. Denna verksamhet kan med fördel göras om till en företagsgrupp som placeras på det hunddagis som finns inom Arbetsmarknadsenheten, vilket möjliggör en effektivisering motsvarande 1,0 tjänst. En sammanslagning av Slussens verksamhet kan göras med Arbetsmarknadsenhetens handläggning av ärenden, vilket kan motsvara en effektivisering om 0,5 tjänst. Under 2019 prognostiseras en volymökning inom Daglig verksamhet, men trots detta krävs ytterligare ekonomiska effektiviseringar motsvarande 2,0 tjänst. Den prognostiserade volymökningen av antalet deltagare kommer att hanteras av färre medarbetare, vilket leder till en högre arbetsbelastning. Ekonomiskt bistånd Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 7(9)

45 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Föreslagen personalreducering innebär att nuvarande mängd ärenden och en förväntad ökning av ärenden under 2019 ska hanteras av färre anställda, vilket leder till en högre arbetsbelastning. Beställarenheten Ett lägre antal platser kommer att kunna beställas av de vuxenutbildningar som inte är lagstadgade, d.v.s. yrkesvux och gymnasiala teoretiska kurser. Beräknat antal reducerade platser motsvarar 34 årsstudieplatser inom yrkesvux, alternativt 89 årsstudieplatser inom gymnasiala teoretiska kurser. Vilken minskning som blir aktuell styrs av arbetsmarknadens behov samt antalet sökande till respektive kurser under Det är därmed svårt att förutse hur det kommer att påverka de olika utförarna, d.v.s. kommunens egen vuxenutbildning och de externa leverantörerna som är upphandlade. Gymnasieskolan Gymnasieskolornas effektiviseringar kan i princip inte påbörjas före nästkommande läsårsstart 2019, eftersom tjänstefördelning och organisation följer elevernas läsår. Föreslagen personalreducering innebär att den prognostiserade volymökningen av antalet gymnasieelever som har rätt till utbildning, måste hanteras av ett mindre antal personal, vilket i sin tur leder till en högre arbetsbelastning. Skulle gymnasieskolornas hela kostnadsreduktion genomföras under höstterminen 2019 blir följden, för att nå full effekt under budgetåret 2019, en effektivisering motsvarande ca. 28 tjänster. Förvaltningsövergripande Det ekonomiska stöd som verksamheterna kunnat erhålla, för exempelvis förebyggande insatser i olika personalärenden, försvinner helt eller minskar. De förvaltningsövergripande medel som tidigare reserverats för samlade fortbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser tas bort. Även det centrala anslaget för IT reduceras. Utöver detta görs en minskning av personalstyrkan med sammantaget 0,5 tjänst. Konsekvenser av förslaget De föreslagna effektiviseringarna och kostnadsreduktionerna kommer att leda till att allmänhetens tillgång till Stadsbondgård Olofstorp försvinner - i varje fall i Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens regi. Arbetsmarknadspolitiska åtgärder kommer att bedrivas på färre adresser vilket i sig leder till effektiviseringar samt personalminskning. Förändringar inom daglig verksamhet leder till driftseffektivisering samt personalminskning. För ekonomiskt bistånd leder det till att respektive handläggare får fler ärenden. Volymökningen inom gymnasieskolan som sker parallellt med en minskning av personalstyrkan leder till fler elever per lärare samt minskade stödfunktioner inom övriga personalgrupper. För beställarenheten blir det inga konsekvenser, men effekten blir ett minskat utbud av utbildningsplatser och minskade utbildningsvolymer för kommunens egen vuxenutbildning och hos upphandlade leverantörer. Därutöver får UAF:s samtliga verksamheter ett minskat stöd från de tre stödfunktionerna Ekonomi, HR och Uppföljning. Ärendets beslutsgång Efter beslut påbörjas de olika processerna som finns beskrivna för respektive verksamhet. Beslutsunderlag Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 8(9)

46 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00313 Bilagor enligt följande: 1. Bilaga 1 Sammanställning av förslag på fördelning (alternativ 1-4) daterad Bilaga 2 Sammanställning av förslag på fördelning (alternativ 1-4) samt sammanfattning av konsekvensbeskrivningar daterad Bilaga 3 Jämförelsetal daterad Bilaga 4 Specifikation av verksamhetsförändringar år Information om beslutet Kommunstyrelsen informeras Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Henric Andersson, ekonomichef Jörgen Krantz, chef uppföljningsenheten Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 9(9)

47 Bilaga 1. Sammanställning av förslag på fördelning (alternativ 1-4). Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 4 Per anställd Per vht -chef % - fördelning Volym Arbetsmarknadsåtgärder Daglig Verksamhet Ekonomiskt bistånd Beställarenheten/Vux utförare Gymnasiet Förvaltningskontoret Sammanställning Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 4 konsekvensbeskrivningar Per anställd Per vht -chef % - fördelning Volym Arbetsmarknadsåtgärder Daglig Verksamhet Ekonomiskt bistånd Beställarenheten/Vux utförare Gymnasiet Förvaltningskontoret

48 Bilaga 2. Sammanställning av förslag på fördelning samt sammanfattning av konsekvensbeskrivningar. Sammanställning Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 4 konsekvensbeskrivningar Per anställd Per vht -chef % - fördelning Volym Arbetsmarknadsåtgärder ,0 tjänst ersätts av personal med lönebidrag. Avveckling av Stadsbondgården, Olofstorp 3,0 tjänst ersätts av personal med lönebidrag. Avveckling av Stadsbondgården, Olofstorp 1,0 tjänst rekvirering av statsbidrag försvinner 1,0 tjänst rekvirering av statsbidrag försvinner 1,4 tjänst vikariat inom tolk försvinner 1,4 tjänst vikariat inom tolk försvinner Daglig Verksamhet Inga djur på lantbruket. Inga djur på lantbruket. Inga djur på lantbruket. Inga djur på lantbruket. Hunddagis fusioneras med AME:s motsvarighet. Hunddagis fusioneras med AME:s motsvarighet. Hunddagis fusioneras med AME:s motsvarighet. Hunddagis fusioneras med AME:s motsvarighet. Flytta verksamheten på Pilefeldt till Halda. Flytta verksamheten på Pilefeldt till Halda. Flytta verksamheten på Pilefeldt till Halda. Flytta verksamheten på Pilefeldt till Halda. Fusionera AME och DV. Fusionera AME och DV. Fusionera AME och DV. Fusionera AME och DV. Slå samman Slussen med handläggare på AME. Slå samman Slussen med handläggare på AME. Slå samman Slussen med handläggare på AME. Slå samman Slussen med handläggare på AME. Se över deltagarnas tid. Se över deltagarnas tid. Se över deltagarnas tid. Se över deltagarnas tid. Ekonomiskt bistånd Personalstyrkan reduceras med 1,5 tjänst Personalstyrkan reduceras med 3,5 tjänst Personalstyrkan reduceras med 1,0 tjänst Personalstyrkan reduceras med 6,0 tjänst Ökad arbetsbelastning på personalen. Ökad arbetsbelastning på personalen. Ökad arbetsbelastning på personalen. Ökad arbetsbelastning på personalen. Beställarenheten/Vux utförare Minskar yrkesvux platser motsvarande Minskar yrkesvux platser motsvarande Minskar yrkesvux platser motsvarande Minskar yrkesvux platser motsvarande 14 årsstudieplatser eller gymnasiala teoretiska 31 årsstudieplatser eller gymnasiala teoretiska 14 årsstudieplatser eller gymnasiala teoretiska 51 årsstudieplatser eller gymnasiala teoretiska kurser motsvarande 38 årsstudieplatser. kurser motsvarande 82 årsstudieplatser. kurser motsvarande 37 årsstudieplatser. kurser motsvarande 136 årsstudieplatser. Gymnasiet Personalstyrkan reduceras med 13,2 tjänst Personalstyrkan reduceras med 8,7 tjänst Personalstyrkan reduceras med 15,5 tjänst Personalstyrkan reduceras med 8,5 tjänst Mindre tid för varje elev tillsammans med lärare Mindre tid för varje elev tillsammans med lärare Mindre tid för varje elev tillsammans med lärare Mindre tid för varje elev tillsammans med lärare och andra stödfunktioner som elevhälsa, och andra stödfunktioner som elevhälsa, och andra stödfunktioner som elevhälsa, och andra stödfunktioner som elevhälsa, eftersom arbetsbelastning för skolans personal eftersom arbetsbelastning för skolans personal eftersom arbetsbelastning för skolans personal eftersom arbetsbelastning för skolans personal kommer att öka. kommer att öka. kommer att öka. kommer att öka. Förvaltningskontoret Minskade övriga kostnader avseende: Minskade övriga kostnader avseende: Minskade övriga kostnader avseende: IT, ersättning för förebyggande insatser i IT, ersättning för förebyggande insatser i IT, ersättning för förebyggande insatser i personalärenden samt verksamhetsspecifik personalärenden samt verksamhetsspecifik personalärenden samt verksamhetsspecifik fortbildning/kompetensutveckling finansieras fortbildning/kompetensutveckling finansieras fortbildning/kompetensutveckling finansieras av respektive verksamhet. av respektive verksamhet. av respektive verksamhet. Minskning av 2,0 tjänst på stödfunktionerna Minskning av 0,5 tjänst på stödfunktionerna (Ekonomi, HR och Uppföljningsenheten ). (Ekonomi, HR och Uppföljningsenheten ).

49 Bilaga 3 Jämförelsetal Jämförelsetal Materialet är hämtat från ekonomirapporterna (Excelfil) för 2018 och avser utfall helår Samtliga siffror är i kkr. Lönekostnader (2017) kkr Genomsnittlig årslön inkl PO i kr (2017)** Lokalkostnader i kkr. (2017) Kostnader "Övrigt" i kkr.(2017) varav kostnader fortbildning i kkr. (2017)*** Kapitalkostnader i kkr. (2017) Intäkter i kkr. (2017) varav statsbidrag i kkr.(2017) Arbetsmarknadsåtgärder Daglig Verksamhet Ekonomiskt bistånd Beställarenheten/Vux utförare Gymnasiet Förvaltningskontoret* *2017 finansierades FÖ av intäkter från vht 651 och 661. Budget (ram) kom från vht 130. Fr.o.m 2018 finnansieras FÖ helt via ram. Det innebär att intäkter för 2017 är betydligt högre än vad de förväntas vara framöver. **Material är hämtat från fil "Från PS förhandling till Fredrik - löneöversyn alla utom kommunal " och "PS förhandling Kommunal, övriga" "Genomsnittslön 2017" (för att få med kommunal vars avtal blev färdiga senare än övriga). Materialet har slagits ihop till en ny fil "Genomsnittslön 2017" anställda som har 0 kr i kolumnen 2017 års lön har tagits bort för att inte påverka snittkostnaden negativt. *** Saldofråga på konto 581*

50 Specifikation av verksamhetsförändringar år Utbildnings- & arbetsmarknadsnämnd Sorteringsordning 100 Nämnd: UN Utbildnings- & arbetsmarknadsnämnd Anslag 131 Ekonomiskt bistånd Driftredovisning Investeringsredovisning Regnr Klartext Totalt Tom Nuvarande vht, Budget Förändring av PO Ekonomiskt bistånd Summering för verksamheten den 24 maj 2018 Sida 37 av 49

51 Specifikation av verksamhetsförändringar år Nämnd: UN Utbildnings- & arbetsmarknadsnämnd Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning Driftredovisning Investeringsredovisning Regnr Klartext Totalt Tom Nuvarande vht, Budget Lönekomp 2017, 12 mån, kommunal (inkl PO) Arvoden 2017 (12 mån) Lönekomp 2017, 12 mån (inkl PO) Lönekomp 2017, OB-tillägg, 12 mån (inkl PO) Hyresjusteringar Hyresjustering 2017, indexreglering av internhyra Aktiverade proj/tilläggshyror 2017, 12 mån Fördelning av anslag "Minimera val av datorer, tele mm" (En effektiv förvaltning) Fördelning av anslag "Kostnadsreduktion städverksamhet" och "Samordning av fastighets- och tekniskskötsel" (En effektiv förvaltning) Kapitalkostnader Nya kapitalkostnader Ökade hyreskostnader pga Underhållsanslag vht 209, komponentavskrivning Ökade hyreskostnader pga investeringar i Lantbruket Åled, ombyggnad (utöver 150 kkr) (FF) (från anslag 130) den 24 maj 2018 Sida 38 av 49

52 Specifikation av verksamhetsförändringar år Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning Driftredovisning Investeringsredovisning Regnr Klartext Totalt Tom Ökade hyreskostnader pga investeringar i Förändringsarbeten (FF) (från anslag 661) Ökade hyreskostnader pga investeringar i brand-och inbrottslarm (BUN och övriga) Förändring av PO Volymförändringar Förstärkning Beslut KS2016/0215 Tillfälligt stöd Ersättning, friskolor (från anslag 651) Ersättning köpt måltidsservice (från anslag 651) Justering av tidigare gjord hyresbudgetkompensation Flyttkostnader Kattegattgymnasiet Hyra Nya Kattegattgymnasiet, inkl etapp 2, halvår 2021 (ca 26 Mkr/år - befintlig ca 17 Mkr/år) Hyra nya fordonsutbildningen Hyra, kapacitetsökning Sannarp (halvår 2023) Hyra nya byggskolan (halvår 2023) Effektiviseringar och kostnadsreduktioner (ny) En effektiv förvaltning: Elever i "Spår 1" i kommunens egen regi den 24 maj 2018 Sida 39 av 49

53 Specifikation av verksamhetsförändringar år Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning Driftredovisning Investeringsredovisning Regnr Klartext Totalt Tom En effektiv förvaltning: Kostnadsreduktioner vid utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen En effektiv förvaltning: Effektiviserad samverkan kring daglig verksamhet, SO & UAF En effektiv förvaltning: Effektivisering inom daglig verksamhet och arbetsmarknadsenhet Ökade hyra pga investering i nya lokaler, daglig verksamhet (kapitalkostnader) (från anslag 130) Arbetsmarknadsåtgärder (10 mnkr fr o m ) Effektiviseringspotential Halmstad: Kvalitets- och effektiviseringprojekt (gymnasieskola) Inventarier, 10 år Inventarier och utrustning, nya Kattegattgymnasiet, 10 år (från anslag 651) Inventarier och utrustning till nya Fordonsutbildningen, 10 år Inventarier och utrustning till nya Byggprogrammet, 10 år Summering för verksamheten SUMMERING FÖR NÄMNDEN den 24 maj 2018 Sida 40 av 49

54 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00253 Ärende UAN 2018/00253 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Kommunstyrelsen Remiss: Handlingsplan för integration Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta förslaget till yttrande enligt bilaga 1 (daterad ). Sammanfattning av ärendet Ett förslag till Halmstads kommuns Handlingsplan för Integration har framställts av kommunledningsförvaltningen. I föreliggande tjänsteskrivelse beskrivs de synpunkter som utbildningsoch arbetsmarknadsförvaltningen har avseende innehållet i denna. Ärendets beredning Verksamhetschef Camilla Samuelsson har framställt denna skrivelse i samarbete med kvalitetsutvecklare Marina Zivojinovic. Synpunkter har inhämtats från förvaltningschef; gymnasiechefer; verksamhetschef för den kommunalt utförda vuxenutbildningen; enhetschef för Beställarenheten för vuxenutbildning; enhetschef för Uppföljningsenheten samt verksamhetschef för Enheten för ekonomiskt bistånd. Information i HUKSAM Beskrivning av ärendet Bakgrund Ett förslag till Handlingsplan för Integration i Halmstads kommun har framställts av kommunledningsförvaltningen. Dokumentet har arbetats fram av Hanna Glans, projektledare, på uppdrag av Catharina Rydberg Lilja, dåvarande biträdande kommunchef. Dokumentet finns att läsa i sin helhet i bilaga 2. Bakgrund till förslaget är att invandringen till Sverige sedan 2013 har inneburit andra arbetssätt och behov av nya lösningar i integrationsarbetet. Halmstad har sedan 2015 fått ett tillskott på utrikes födda personer. Andelen utlandsfödda utgör idag cirka 15 procent av Halmstads befolkning och beräknas ha passerat 20 procent år Detta skapar en ny dynamik i kommunen med såväl en del utmaningar som stora möjligheter. Kommunledningsförvaltningen bedömer att det finns möjligheter till och förutsättningar för att göra ett omtag i integrationsarbetet; att förtydliga, förstärka och utveckla nya arbetsformer och samverkanssätt för att skapa en väl fungerande integration. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(4)

55 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00253 Den föreslagna Handlingsplanen för Integration tydliggör att ledningen av och det övergripande strategiska ansvaret för att samordna och följa upp denna handlingsplan ligger på kommunstyrelsen och därigenom på kommunledningsförvaltningen. Det konstateras även att ansvaret för det operativa genomförandet samt taktisk och operativ samordning av handlingsplanen bör ligga hos en för detta ändamål utsedd projektledare. Denna funktion måste utses och skulle kunna placeras på någon av de ingående förvaltningarna. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen lyfts fram som förslag för detta ändamål mot bakgrund av att förvaltningen reglementsmässigt redan idag har det största ansvaret. Analys och förslag Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen är överlag positiv till hela förslaget som presenteras och delar uppfattningen att Handlingsplanen för Integration kommer att medverka till tydligare ledning och styrning på strategisk nivå likaväl som en tydligare struktur för de operativa processerna. Förvaltningen ställer sig positiv till att tilldelas ansvaret för den operativa samordningen då förvaltningen redan idag verkställer de flesta delar av det reglementsmässiga ansvaret. Handlingsplanen bedöms medverka till en organisatorisk tydlighet inom förvaltningen och en effektivisering av arbetet inom området. Den bedöms även medverka till att Halmstads kommun utvecklas i en positiv riktning som en kommun som välkomnar och inkluderar alla samhällsmedborgare. För att tydliggöra uppdraget ytterligare och i vissa fall anpassa direktiv till omvärldsfaktorer föreslås utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden fatta beslut om följande revideringar/klargöranden: Sammanfattning av utbildnings och arbetsmarknadsnämndens förslag: 1. Förtydliga målgruppen. Begreppet nyanlända avser en process för vuxna som sträcker sig i två år. Då denna period inte alltid räcker för en etablering på arbetsmarknaden föreslås att handlingsplanen skall avse nyanlända och individer med kort vistelsetid i Sverige, vilket i detta sammanhang är fyra år. Det betyder att den förstärkta fokusen skall fortsätta i ytterligare två år efter att etableringsprogrammet avslutats för individen. 2. Roll- och resursfördelning. Arbetsmarknadsenheten arbetar redan idag med insatser för nyanlända. Mot bakgrund av detta föreslås enheten även ansvara för samordningen enligt förslaget i Handlingsplanen för Integration. Då detta uppdrag inte ryms inom ramen för ordinarie medelstilldelning till enheten föreslås uppdraget finansieras med integrationsmedel. 3. Revidering av Handlingsplan för Integration år 2020 (istället för föreslaget år 2022). En statlig mottagar-utredning är framställd och ute på remiss. Om beslut fattas i enlighet med utredningens förslag kommer de föreslagna förändringarna att träda i kraft 1 juli Beslutet kommer att påverka kommunernas arbete i denna fråga varför en revidering av handlingsplanen bör synkroniseras med mottagarutredningen. 4. Samverkan i bosättningsfrågan. Handlingsplanen innehåller beskrivning av ambitionen för hållbara boendelösningar. Där föreslås bland annat följande åtgärd: Samverkan i kommunkoncernen för tillgång till tillfälliga bostäder för nyanlända enligt bosättningslagen. Utbildningsoch arbetsmarknadsnämnden har ambition att korta ledtid för permanent bosättning av nyanlända. För att lyckas med detta krävs en samverkan i kommunkoncernen avseende både tillfälliga och permanenta boenden. Av den anledningen föreslås texten lyda: Samverkan i kommunkoncernen för tillgång till tillfälliga och permanenta bostäder för nyanlända enligt bosättningslagen. 5. Mötesplatser. I handlingsplanen beskrivs samarbetet inom ramen för forumet Mötesplatser. Detta är ett tidsbegränsat uppdrag från regeringen till statliga myndigheter: Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten och Skatteverket. Uppdraget pågår till december Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreslår därför att texten om Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(4)

56 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00253 Mötesplatser skall tas bort och att inte enskilda samverkanskonstellationer ska namnges då olika samarbetsformer utvecklas kontinuerligt. Det föreligger en risk för att handlingsplanen snabbt blir inaktuell om beskrivning sker på alltför detaljerad nivå. 6. UAN:s primära ansvar. Under följande punkter finner UAN att det primära ansvaret inte bör tillfalla UAN: Lots och samordning för självetablerade kvinnor och män Start-paket för nyanlända samt information om fritidsaktiviteter, mötesplatser och föreningsliv Studiestöd på modersmål (kärnhuset) Studievägledning från dag 1 som följer etableringsperioden. (istället studievägledning så tidigt som möjligt, svårt att erbjuda från dag 1) Vidareutveckla satsning på Skola mitt i byn till fler skolor med breda aktiviteter (BUN ej UAN) under åtgärder Öppna förskolor med samhällsinformation och språkstöd till vuxna (under åtgärder) Ökat samarbete och fler aktiviteter för integrationen mellan skolorna (gymnasier är frivilligt) under åtgärder Alla tillfällen till språkinlärning genom samverkan inom kommunkoncernen och tillsammans med civilsamhälle, näringsliv mfl satsning för att i samverkan med externa aktörer matcha pensionärer och nyanlända i aktiviteter Dessa alla är kopplade till Fördjupad samverkan mellan kommunen och Arbetsförmedlingen (DUA) Förvaltningar och bolag ska erbjuda nyanlända män och kvinnor praktikplatser (UAN, för de är vårt uppdrag?) Samma på Förvaltningar och bolag får stöd för att anställa nyanlända och praktikanter i form av språkresurs och kunskapshöjande insatser. (Denna mening måste formuleras om, vad innebär stöd?) Förebyggande insatser genom utbildning och information till nyanlända föräldrar. Socialförvaltningen uppdrag, måste vara huvudansvarig Prioritering av nya och befintliga mötesplatser som bidrar till trygghet och inkludering förmän och kvinnor. Säkra förmågan att möta nya behov genom kunskapsinsatser för anställda och ny kompetens( Vad innebär detta?) All aktivitetshus och skolan som mötesplats efter skoltid 31.6 Prioritera medel till föreningar som främjar integrationsarbete inom kommunens olika föreningsstöd Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer för tidigt stöd vid psykisk ohälsa oberoende av ålder och kön Halmstad kommun prioriterar föreningsstöd som ökar kvinnor och mäns delaktighet i demokratiska processer och föreningsliv Barnets bästa skall stå i centrum i alla insatser som rör nyanlända. Uppföljningsmetoder för att säkra att detta sker ska tas fram Aktivt arbete för att bredda kvinnors och mäns kunskap om och inställning till framtida utbildning och yrkesmöjligheter för att motverka könsstereotypa val och ojämställdhet. Huvudansvar på både UAN och BUN Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(4)

57 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00253 Konsekvenser av förslaget Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till revidering bedöms medverka till att syftet med den föreslagna handlingsplanen uppnås. De synpunkter som framförs har för avsikt att ytterligare tydliggöra ansvar och förutsättningar samt medverka till en hållbar etablering av målgruppen. I förslaget till revidering tas även hänsyn till pågående utredning på nationell nivå, vilken sedermera kan komma att påverka delar av handlingsplanens innehåll. Förvaltningen ser också positivt på förslaget att inneha ansvaret för samordningen. För detta ändamål föreslås Arbetsmarknadsenheten, som har en bred erfarenhet av samordning av integrationsfrågor. Enheten har bedrivit verksamhet för nyanlända samt samverkat med andra aktörer i denna fråga sedan början av 2000-talet då ansvaret flyttades från Socialnämnden. Således finns en god grund för en effektiv samordning och ett fortsatt utvecklingsarbete. Ärendets beslutsgång Yttrande över Handlingsplan för Integration beslutas av Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Beslut om Handlingsplan för Integration fattas i Kommunstyrelsen Beslutsunderlag 1. Yttrande Handlingsplan för Integration (daterad ) 2. Handlingsplan för Integration Information om beslutet Beslutet berör kommunledningsförvaltningen. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Camilla Samuelsson, verksamhetschef Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 4(4)

58 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00253 Remiss: Handlingsplan för integration Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är överlag positiv till hela förslaget som presenteras och delar uppfattningen att Handlingsplanen för Integration kommer att medverka till tydligare ledning och styrning på strategisk nivå likaväl som en tydligare struktur för de operativa processerna. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden delar uppfattningen att den operativa samordningen bör ligga på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, som redan idag verkställer de flesta delar av det reglementsmässiga ansvaret. Handlingsplanen bedöms medverka till en organisatorisk tydlighet inom förvaltningen och en effektivisering av arbetet inom området. Den bedöms även medverka till att Halmstads kommun utvecklas i en positiv riktning som en kommun som välkomnar och inkluderar alla samhällsmedborgare. För att tydliggöra uppdraget ytterligare och i vissa fall anpassa direktiv till omvärldsfaktorer föreslås Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden fatta beslut om följande revideringar/klargöranden: Sammanfattning av utbildnings och arbetsmarknadsnämndens förslag: 1. Förtydligande av målgruppen. Begreppet nyanlända avser en process för vuxna som sträcker sig i två år. Då denna period inte alltid räcker för en etablering på arbetsmarknaden föreslås att handlingsplanen skall avse nyanlända och individer med kort vistelsetid i Sverige, vilket i detta sammanhang innebär fyra år. 2. Roll- och resursfördelning. Arbetsmarknadsenheten föreslås ansvara för samordningen. Finansiering av detta uppdrag skall ske med integrationsmedel. 3. Revidering av Handlingsplanen för Integration år 2020 (istället för föreslaget år 2022). En statlig mottagarutredning är framställd och ute på remiss. Om beslut fattas i enlighet med utredningens förslag kommer de föreslagna förändringarna att träda i kraft 1 juli Beslutet kommer att påverka kommunens arbete i denna fråga varför en revidering av handlingsplanen bör synkroniseras med mottagarutredningen. 4. Samverkan i bosättningsfrågan. Handlingsplanen innehåller beskrivning av ambitionen för hållbara boendelösningar. Där föreslås bland annat följande åtgärd: Samverkan i kommunkoncernen för tillgång till tillfälliga bostäder för nyanlända enligt bosättningslagen. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har ambition att korta ledtid för permanent bosättning av nyanlända. Samverkan krävs även för detta ändamål och av den anledningen föreslås texten lyda: Samverkan i kommunkoncernen för tillgång till tillfälliga och permanenta bostäder för nyanlända enligt bosättningslagen. Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 1(3) direkt@halmstad.se

59 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/ Mötesplatser. I handlingsplanen beskrivs samarbetet inom ramen för forumet Mötesplatser. Detta är tidsbegränsat uppdrag från regeringen till statliga myndigheter: Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten och Skatteverket. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreslår att texten om Mötesplatser skall tas bort och att inte enskilda samverkanskonstellationer ska namnges då olika samarbetsformer utvecklas kontinuerligt. Det föreligger en risk att handlings-planen snabbt blir inaktuell om beskrivning sker på alltför detaljerad nivå. 6. Ytterligare förtydligande avseende föreslagen ansvarsfördelning avseende följande; Lots och samordning för självetablerade kvinnor och män Start-paket för nyanlända samt information om fritidsaktiviteter, mötesplatser och föreningsliv Studievägledning från dag 1 som följer etableringsperioden. (istället studievägledning så tidigt som möjligt, svårt att erbjuda från dag 1) Öppna förskolor med samhällsinformation och språkstöd till vuxna (gemensamt ansvar BUN) Alla tillfällen till språkinlärning genom samverkan inom kommunkoncernen och tillsammans med civilsamhälle, näringsliv mfl (UAN tillhör alla nämnder) satsning för att i samverkan med externa aktörer matcha pensionärer och nyanlända i aktiviteter Dessa alla är kopplade till Fördjupad samverkan mellan kommunen och Arbetsförmedlingen (DUA) Förvaltningar och bolag ska erbjuda nyanlända män och kvinnor praktikplatser Samma på Förvaltningar och bolag får stöd för att anställa nyanlända och praktikanter i form av språkresurs och kunskapshöjande insatser. (UAN delaktig i ansvar men omformuleras) Förebyggande insatser genom utbildning och information till nyanlända föräldrar. SN huvudansvarig Prioritering av nya och befintliga mötesplatser som bidrar till trygghet och inkludering förmän och kvinnor. Säkra förmågan att möta nya behov genom kunskapsinsatser för anställda och ny kompetens Prioritera medel till föreningar som främjar integrationsarbete inom kommunens olika föreningsstöd Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer för tidigt stöd vid Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 2(3) direkt@halmstad.se

60 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00253 psykisk ohälsa oberoende av ålder och kön (UAN ej primära ansvaret utan SN, BUF) Halmstad kommun prioriterar föreningsstöd som ökar kvinnor och mäns delaktighet i demokratiska processer och föreningsliv Barnets bästa skall stå i centrum i alla insatser som rör nyanlända. Uppföljningsmetoder för att säkra att detta sker ska tas fram (BUN, SN) Aktivt arbete för att bredda kvinnors och mäns kunskap om och inställning till framtida utbildning och yrkesmöjligheter för att motverka könsstereotypa val och ojämställdhet. (Delat primärt ansvar på både UAN och BUN) Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Håkan Björklund, ordförande Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 3(3) direkt@halmstad.se

61 Halmstads kommuns handlingsplan för integration Halmstads kommun

62 Innehåll Definition och avgränsning... 2 Övergripande vision, syfte och ansvar... 3 Syfte... 4 Tillvägagångssätt... 4 Ansvar för handlingsplan för integration... 4 Resurser... 5 Uppföljning och revidering... 5 Bakgrund... 6 Styrande dokument... 6 Myndigheter, kommuner och landsting har olika roller... 7 Nuläge i Halmstads kommun... 9 Organisering... 9 Ambitioner och åtgärder Mottagande Vägen in Boende Etablering Skola och utbildning Svenska språket Arbete och arbetsmarknad Delaktighet Kultur och fritid Tillgänglighet Hälsa Demokratiska processer Inkludering Motverka diskriminering Systematiska arbetssätt KS 2018/00273 Dokumentet har arbetats fram av: Hanna Glans, projektledare, räddningstjänsten På uppdrag av: Catharina Rydberg Lilja, biträdande kommunchef Fastställd av kommunstyrelsen 2018-xx-xx Detta styrdokument ska revideras för varje ny mandatperiod. 1

63 Halmstads kommuns handlingsplan för integration Halmstads kommuns integrationsarbete knyter an till kommunens planerade inkluderingspolicy. I denna framgår att nämnder och bolagsstyrelser har ansvar för att genomföra denna handlingsplans åtgärdsförslag och verka för en utveckling inom området som definieras i ambitionerna. Handlingsplan för integration och dess ambitioner och åtgärder bygger på slutsatser och förslag från workshoppar genomförda våren 2018 med tjänstepersoner, chefer och politiker, samt på rekommendationer från en granskning av Halmstads kommuns strategier och insatser i integrationsarbetet (2017). 1 Definition och avgränsning Integration 2 i ett kommunalt perspektiv kopplas oftast till verksamheter och frågor som berör nyanlända kvinnor och män och ensamkommande barn. Såväl lokalt som regionalt och nationellt är integration ett område för debatt och politiska beslut. Integration handlar i grunden om vilket samhälle vi vill ha, om hur vi bygger ett Halmstad som är sammanhållet, hållbart och den bästa livsplatsen för alla. Halmstads kommun har i olika grad ansvar för alla människor som bor, verkar och vistas här. Våra många målgrupper har, beroende på fas i livet och skiftande förutsättningar, olika behov av stöd och service. Inom ramen för verksamheter som berör integration gäller vårt ansvar huvudsakligen nyanlända och ensamkommande barn, i vissa fall asylsökande. Asylsökande: person som ansöker om skydd (asyl) i Sverige och väntar på besked. Nyanländ: person som beviljats uppehållstillstånd som flykting, skyddsbehövande, efter synnerligen ömmande omständigheter eller som anhörig och befinner sig i etableringsprocessen. För vuxna gäller detta under två år. Resurserna för nyanlända utgörs av statliga medel. Ensamkommande barn: person under 18 år som vid ankomsten till Sverige är skild från båda sina föräldrar och saknar annan vuxen person som anses ha ställföreträdande roll som förälder Fler benämningar på målgrupper: Flykting: person som flytt sitt land på grund av risk för förföljelse. Invandrare: en person född i ett annat land än Sverige som invandrat hit och folkbokförs här. Utländsk bakgrund: person född utrikes eller inrikes, med två utrikesfödda föräldrar. Andra relaterade begrepp som används i den här handlingsplanen är: Jämställdhet: kvinnor och män ska ha samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom livets alla områden. Jämställdhet är en mänsklig rättighet. 1 Mellan januari mars 2018 genomfördes en workshop med kommunråd och ett antal presidier, förvaltnings- och bolagschefer, samt två workshoppar med tjänstepersoner och chefer från elva förvaltningar, bolag och avdelningar i Halmstads kommun. I december 2017 redovisade PWC sin rapport Granskning av integrationsarbetet strategier och insatser i Halmstads kommun. Kommunstyrelsen och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. 2 Integration som begrepp har ingen entydig betydelse. I NE definieras det som en process som leder till att skilda enheter förenas; även resultatet av en sådan process. 2

64 Jämlikhet: ett begrepp som betonar alla människors lika värde oavsett kön, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning, religion etc. Jämlikhet är en mänsklig rättighet. Jämställdhetsintegrering: är en politisk strategi som innebär att jämställdhetsperspektiv ska finnas med när alla beslut fattas, på alla nivåer och i alla steg. Tillgänglighet: handlar om att göra verksamheter, information och lokaler tillgängliga för alla. Funktionsrätt: handlar om individens rättigheter i olika samhällssituationer. Fokus flyttas från hinder, tillgänglighet och särskilda lösningar för vissa grupper till mänskliga rättigheter och ett samhälle utformat för alla. Social hållbarhet: alla ska ges lika möjlighet till en livsmiljö där de kan utvecklas, tillgodogöra sig kunskap och ha förutsättningar för en god hälsa. Det förutsätter arbete med integration, trygghet, tillgänglighet, jämställdhet, folkhälsa, livskvalitet, kultur med mera. Inkludering: handlar om hur vi gemensamt bygger ett samhälle som är sammanhållet, hållbart och attraktivt. Det handlar om människors möjligheter att tillsammans utveckla Halmstad och vara drivande i sina egna liv. Därför ska vår service vara jämlik och grundas i tillit och delaktighet. Inkludering är centralt för att nå Halmstads kommuns vision. Samtidigt kan vi genom att nå Halmstads kommuns vision skapa en inkluderande kommun. Förkortningar Egennamn på nämnder/bolagsstyrelser förkortas i handlingsplanen: BUN: barn- och ungdomsnämnden HFAB: Halmstads Fastighets AB KN: kulturnämnden KS: kommunstyrelsen SE: servicenämnden SN: socialnämnden TN: teknik- och fritidsnämnden UAN: utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Övergripande vision, syfte och ansvar Halmstads kommuns vision och värdegrund Handlingsplan för integration siktar mot att göra verklighet av Halmstads kommuns vision: Hemstaden: vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden: vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden: vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Genom att uppnå Halmstads kommuns vision kan vi skapa en inkluderande kommun. Arbetet med handlingsplanen för integration ska bygga på Halmstads kommuns värdegrund: Alla Halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. 3

65 Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Det innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Syfte Handlingsplanen för integration ska ge samsyn, tydliggöra ansvar och på ett lösningsfokuserat och effektivt sätt ge struktur i Halmstads kommuns arbete för nyanländas inkludering. Tillvägagångssätt Handlingsplan för integration innehåller ambitioner och åtgärder inom fyra områden: Mottagande Etablering Delaktighet Inkludering För att nå ambitionerna och genomföra åtgärderna behövs samsyn inom kommunkoncernen och ett gemensamt, nytänkande och effektivt arbete. Detta förutsätter koordinerade insatser, såväl kommunövergripande som inom förvaltningar och bolag och i samverkan med andra offentliga och privata aktörer och civilsamhället. Nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar ska så långt som möjligt vara delaktiga i de olika insatser som de berörs av. Med utgångspunkt i betydelsen av inkludering ska allt arbete med handlingsplan för integration jämställdhetsintegreras, tillgänglighetsanpassas och utgå från individens delaktighet och barns bästa. Ansvar för handlingsplan för integration Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar den övergripande målbilden för Halmstads kommuns insatser för integration. Kommunstyrelse Kommunstyrelsen ansvarar för det övergripande strategiska arbetet med integration. I kommunstyrelsens ansvar ingår att leda, samordna samt bedriva uppsikt i integrationsarbetet. Kommunstyrelsen ska anta en uppdaterad handlingsplan för integration varje ny mandatperiod. Nämnder/styrelser Halmstads kommuns samtliga nämnder och bolagsstyrelser ansvarar för att under handlingsplanens giltighetsperiod genomföra och följa upp för respektive verksamhet relevanta åtgärder för att nå handlingsplanens ambitioner. 4

66 Förvaltningar och bolag Halmstads kommuns förvaltningar och bolag står för genomförandet av handlingsplanen för integration. Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att leda, samordna och följa upp arbetet med integration. Alla medarbetare Skapandet av en inkluderande kommun utifrån både verksamhets- och arbetstagarperspektiv handlar till stor del om värdegrund, kultur, bemötande och kunskap. Alla medarbetare har ett ansvar att efterleva de förhållningssätt som finns i Halmstads kommuns personalpolitiska HRriktlinje. Men även att jobba i linje med och delta i relevanta åtgärder utifrån denna handlingsplan. Resurser I Halmstads kommuns visionsstyrningsmodell framgår att kommunfullmäktige beslutar om planeringsdirektiv med budget, innehållandes konkretiserade mål och prioriteringar för de tre närmaste åren samt budget per anslagsområde. Därefter gör varje nämnd och bolagsstyrelse en mer detaljerad planering av sina verksamhetsmål och aktiviteter. Mål och internbudget formuleras i en verksamhetsplan. Åtaganden i handlingsplanen för integration ska hanteras inom ansvarig nämnds/bolagsstyrelses budget för ordinarie verksamhet. Under handlingsplanens genomförandeperiod kommer det att utarbetas en struktur för utvecklingsmedel kopplade till inkludering. Därutöver tillkommer statliga medel för integration, mot segregation etc. som bör optimeras för att visionen och handlingsplanen ska uppnås. Stöd och samordning Ledningen av och det övergripande strategiska ansvaret för att samordna och följa upp denna handlingsplan ligger på kommunstyrelsen och därigenom kommunledningsförvaltningen. Hur detta arbete organiseras på förvaltningen är i skrivande stund under utredning. Ansvaret för det operativa genomförandet samt taktisk och operativ samordning av handlingsplanen bör ligga hos en för detta utsedd projektledare. Denna funktion måste utses och skulle kunna placeras på någon av de ingående förvaltningarna, exempelvis UAF som reglementsmässigt redan har det största operativa ansvaret. I Halmstads kommun finns det ett aktivt jämställdhetsnätverk som kommer att omvandlas till ett inkluderingsnätverk. Detta nätverk är en koncernövergripande samordningsresurs även för integrationsarbetet. Samtliga förvaltningar och bolag ska vara representerade i nätverket. Utöver detta finns det andra nätverk och samverkansgrupper gällande integration i kommunkoncernen och med externa aktörer. Civilsamhällets organisationer är viktiga samverkansaktörer för Halmstads kommun. Uppföljning och revidering Respektive nämnd och styrelse ansvarar för analys och uppföljning av åtgärder och ambitioner utifrån denna handlingsplan inom ramen för ordinarie kvalitetsarbete. 5

67 Löpande under handlingsplanens genomförande har kommunstyrelsen ansvar att följa upp nämnder och styrelsers arbete med handlingsplan för integration och effekter av detta. Handlingsplanens genomförande och effekt i förvaltningar och bolag samt kommunkoncernen som helhet ska inför revidering följas upp och analyseras. Revidering av handlingsplan för integration sker Ansvar för detta har kommunstyrelsen. Bakgrund Invandringen till Sverige har sedan 2013 inneburit andra arbetssätt och behov av nya lösningar i integrationsarbetet. Halmstad har sedan 2015 fått ett tillskott på 3400 utrikes födda personer, varav 1360 är barn och unga. Av dessa är majoriteten från länder utanför Europa, i första hand från Mellanöstern. Andelen utlandsfödda utgör idag cirka 15 procent av Halmstads befolkning och beräknas ha passerat 20 procent år Detta skapar en ny dynamik i kommunen med såväl en del utmaningar som stora möjligheter. Befolkningstillväxten är viktig för Halmstads utveckling. Att människor av en mängd olika skäl söker sig hit är ett tecken på att vi har en attraktiv och välfungerande kommun. Det finns få bevis på att kommuner med minskande befolkning utvecklas bra. Tvärtom. Inflyttningen till Halmstad kommer samtidigt att leda till att en allt större andel av befolkningen inte är födda och uppväxta här. Något som påverkar vad Halmstad är och hur halmstadsborna ser på sig själva och sin kommun. För att Halmstad ska kunna växa på ett sammanhållet och hållbart sätt behöver kommunen vara den bästa livsplatsen för alla. Nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar behöver i olika omfattning service och stöd för att bli självständiga invånare och en del av samhället. De senaste årens invandring har synliggjort andra behov och ställt nya krav på kommunens service, vilket inneburit påfrestningar för såväl vår organisation som de individer som kommit hit. Det gäller inte minst behovet av långsiktiga boendelösningar, möjligheter till arbete och praktik och organiseringen av kommunkoncernens arbete. 3 Styrande dokument Halmstads kommuns arbete med integration riktat till nyanlända, ensamkommande barn och i vissa fall asylsökande personer, är reglerat på olika sätt. Nedan följer exempel på styrande dokument inom området års konvention om flyktingars rättsliga ställning: Ett internationellt skyddsdokument med tillhörande tilläggsprotokoll som framförallt klargör staters skyldigheter i relation till flyktingar. FN:s konvention om barnens rättigheter Ett rättsligt bindande internationellt åtagande om mänskliga rättigheter för barn med grundläggande principer som alltid ska beaktas. 3 Halmstads kommun, KÖSA, Koncernövergripande strategisk analys (2018) 6

68 Diskrimineringslag (2008:567) Syftar till att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Lag (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning Ger kommuner skyldighet att efter anvisning ta emot nyanlända som har beviljats uppehållstillstånd. Syftet är en snabbare bosättning och etablering i samhället. Förordning (2016:40) om fördelning av anvisningar till kommuner Bestämmelser om fördelning av anvisningar till kommuner enligt lagen (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning. Lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn Bestämmelser om god man i vissa fall för den som är under 18 år och som är utländsk medborgare eller statslös och vid ankomsten är skild från båda sina föräldrar och saknar annan vuxen person som har trätt i föräldrarnas ställe. Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. Bestämmelser om sysselsättning för och bistånd till utlänningar som bl.a. fått uppehållstillstånd i Sverige som flykting eller annan skyddsbehövande. Kommunallag (1991:900) Reglerar kommuners och landstings befogenheter, organisation och verksamhetsformer. Kommunen ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Socialtjänstlag (2001:453) Kommunen har det yttersta ansvaret för att enskilda får det stöd och den hjälp som de behöver för att ha ekonomisk och social trygghet, jämlika levnadsvillkor och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Lagen styr hur socialtjänsten ska arbeta. Myndigheter, kommuner och landsting har olika roller Den som får uppehållstillstånd i Sverige omfattas i huvudsak av samma regelverk som andra personer som är bosatta i landet. Men det finns vissa regler som särskilt rör grupperna asylsökande, nyanlända och ensamkommande barn. Ansvaret är fördelat på flera olika aktörer. 4 Migrationsverket: Tar emot asylansökan och ansvarar för boende och uppehälle under asylprocessen. Bedömer skyddsbehov och beslutar om uppehållstillstånd alternativt avvisningsbeslut. Anvisar kvotflyktingar och andra nyanlända till kommuner enligt bosättningslagen (2016:38). Beslutar om och betalar ut ersättningar till kommuner och landsting 4 skl.se 7

69 Arbetsförmedlingen: Samordnar ansvaret för nyanländas etableringsinsatser. Upprättar etableringsplaner tillsammans med nyanlända. Beslutar om etableringsersättning till nyanlända som deltar i etableringsprogrammet. Länsstyrelsen i Hallands län: Beslutar om fördelning av nyanlända som anvisats för bosättning mellan kommunerna. Verkar för kommunernas beredskap och kapacitet att ta emot nyanlända. Stöttar i samordningen av kommunal verksamhet, såsom SFI och samhällsorientering. Främjar regional samverkan mellan kommuner, myndigheter och andra aktörer. Region Halland: Hälsoundersökning för nyanlända som inte tagit del av den under asyltiden. Intyg om prestationsförmåga på uppdrag av Arbetsförmedlingen. Försäkringskassan: Skatteverket: Beslutar om etableringstillägg och bostadsersättning. Betalar ut etableringsersättning, etableringstillägg och bostadsersättning. Beslutar om folkbokföring och personnummer och utfärdar id-kort. Socialstyrelsen: Styr och vägleder socialtjänstens arbete med ensamkommande barn och unga. Kommuner: Boende till de nyanlända som anvisas till kommunen enligt bosättningslagen. Praktisk hjälp i samband med bosättning. Förskola och skola. Utbildning i svenska för invandrare, SFI. Vuxenutbildning. Samhällsorientering. Kompletterande ekonomiskt bistånd och annat socialt bistånd efter ansökan. Boende och omsorg för ensamkommande barn samt utser God man. Väcker talan om eller anmäler behov av särskilt förordnad vårdnadshavare till ensamkommande barn med uppehållstillstånd. 8

70 Nuläge i Halmstads kommun Livsvillkoren och arbetsmarknaden i Halmstad är bra för de flesta. Men det finns tydliga och växande skillnader mellan inrikes- och utrikes födda. Vi ser idag resultat av en till viss del misslyckad integration, med risker för ökade socioekonomiska klyftor, psykisk ohälsa, social oro och kriminalitet. Vi vet att utanförskap och stigmatisering även riskerar att skapa mindre tilltro till samhället och till möjligheten att påverka genom t.ex. deltagande i allmänna val. Inkludering av nyanlända är en av Halmstads kommun stora utmaningar de närmaste åren. Det handlar bland annat om att vuxna måste komma i arbete, om tillgång till bostäder, om ett långsiktigt byggande för att motverka segregation och om skolans betydelse för alla barn och ungas framtidsmöjligheter. Men också om en meningsfull fritid och ett aktivt samhällsdeltagande för fler grupper. Samtidigt ökar behovet av fler anställda i många kommunala sektorer. Ett exempel är att allt fler äldre på sikt innebär stora personalresurser som idag saknas. Även i den privata sektorn finns stora personalbehov inom exempelvis byggsektorn. Dessa skulle till en del kunna fyllas med de möjligheter som de senaste årens stora befolkningstillskott erbjuder. 5 Chefer och medarbetare i Halmstads kommun driver idag på ett kunnigt och engagerat sätt viktiga verksamheter för nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar. Projektsatsningar och samarbeten med civilsamhället och med offentliga och privata aktörer utvecklas ständigt och spelar en mycket viktig roll. Vi befinner oss i en betydligt lugnare fas än åren runt Staten satsar dessutom under kommande år stora pengar på att stödja kommuners arbete mot segregation och för inkludering av nyanlända. Sammantaget ger det oss stora möjligheter att göra ett omtag i integrationsarbetet; att förtydliga, förstärka och utveckla nya arbetsformer och samverkanssätt för att ta ytterligare kliv framåt. Vinsterna med en fungerande integration är enorma för den enskilda individen, samhället och Halmstads kommun. Organisering Förvaltningar och bolag har ett gemensamt ansvar för en lyckad inkludering av nyanlända och för att målgruppen får del av service och tjänster på samma sätt som andra grupper. Flertalet förvaltningar och bolag har ansvar för och/eller specifik verksamhet som berör integration och nyanlända som målgrupp. Exempelvis HFAB, som utarbetar rutiner för tilldelning av viss andel anvisningslägenheter och driver och deltar i satsningar relaterade till integration. Kulturförvaltningen och teknik- och fritidsförvaltningen har rutiner för att ge nyanlända barn och unga möjlighet att delta i fritidsaktiviteter och är på många sätt drivande och del av olika satsningar inom området. Ansvaret för att leda, samordna och följa upp kommunkoncernens integrationsarbete och denna handlingsplan ligger hos kommunstyrelsen. Det reglementsmässiga ansvaret för mottagande och etablering är huvudsakligen förlagt hos utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Detta ansvar inkluderar: Bosättning och ekonomi: arbetsmarknadsenheten (AME) ansvarar för att anvisa bostäder till kvotflyktingar och kommunanvisade nyanlända. 5 Halmstads kommun, KÖSA, Koncernövergripande strategisk analys (2018) 9

71 Inom förvaltningens enhet för ekonomiskt bistånd (EB) prövas ansökan om tillfälligt ekonomiskt bistånd i de fall beslut om etableringsersättning försenas eller när en person lämnar etableringsfasen men saknar möjlighet till egenförsörjning. Utbildning: vid Sannarpsgymnasiet finns en antagningsenhet som kartlägger samtliga nyanlända gymnasieungdomars språkkunskaper och utbildningsbakgrund. Därefter placeras de vid någon av de kommunala gymnasieskolornas program för Språkintroduktion (IMspråk). Inom den kommunala vuxenutbildningen ges utbildning i Samhällsorientering, vägledning och Svenska för invandrare (SFI). Kartläggning, validering, praktik och yrkesutbildning: AME ansvarar för att, i nära samverkan med AF, vuxenutbildningen och kommunens övriga förvaltningar och bolag, så snabbt som möjligt rusta och förbereda de nyanlända för arbetsliv och egenförsörjning. Socialnämnden och avdelningen för ensamkommande barn ansvarar för att ta emot och ordna boende för de barn och unga som anvisats av Migrationsverket till Halmstads kommun. Avdelningen utreder ungdomarnas akuta behov, ordnar boende i familjehem, HVB- eller stödboende och följer upp placeringarna. Vidare ansvarar avdelningen för att Halmstads kommun har tillräcklig kapacitet då det gäller familjehem, HVB- och stödboende. Barn- och ungdomsnämnden tar emot nyanlända barn i den ordinarie förskole- och skolverksamheten och validerar kunskapsnivå och behov. Här finns även ett särskilt ansvar för modersmålsundervisningen. Enheten för modersmål och migration bedriver undervisning i gymnasiet, har studiehandledning på modersmål och modersmålsstöd till flerspråkiga barn och elever samt samordnar migrationsfrågor inom barn- och utbildning. I kommunen finns även ett lokalt samverkansforum kallat Mötesplats i vilket Skatteverket, Migrationsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Arbetsförmedlingen och Halmstads kommun möter och hanterar egenbosatta nyanländas behov vid samma tillfälle. 10

72 Halmstads kommuns handlingsplan för integration - Ambitioner och åtgärder Kommande avsnitt innehåller Halmstads kommuns ambitioner, åtgärder och ansvar för mottagande, etablering, delaktighet och inkludering av nyanlända. I förekommande fall markeras nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar med understruken text. Sammanfattning av ambitioner: Mottagande Tydlig väg in genom ett effektivt mottagande med individen i fokus Hållbara boendelösningar från start med barns bästa i centrum Långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle Etablering En god utbildning för alla oavsett skolform Skolan är en knutpunkt för inkludering Etablering av förskolor och skolor motverkar segregation Svenska språket som utgångspunkt för inkludering Sysselsättning med hållbara arbetsvillkor för alla Halmstads kommun är en förebild som inkluderande arbetsgivare Delaktighet Alla har tillgång till relevant kunskap om samhället Tillgängliga och trygga mötesplatser som lockar många Flickor och pojkar har en meningsfull fritid oavsett bakgrund och boendeplats Nyanlända får samhällsstöd och god service på ett inkluderande sätt Halmstads kommuns kommunikation är tillgänglig och målgruppsanpassad Jämlika förutsättningar till en god hälsa Nyanlända kvinnor och män är delaktiga i utvecklingen av Halmstads kommun Inkludering Individen i fokus Halmstads kommun arbetar kunskapsbaserat för nyanländas inkludering Strategisk samverkan kring integration i hela Halmstads kommun 11

73 1. Mottagande De som kommer till Sverige från andra länder gör det av många olika skäl. Skillnaderna är stora när det gäller erfarenheter, bakgrund och språk. Personer som söker asyl eller har fått uppehållstillstånd har olika rättigheter och skyldigheter. Ansvaret för mottagandet är fördelat mellan myndigheter, kommuner och landsting. En person som fått uppehållstillstånd omfattas normalt av de välfärdssystem som gäller för alla och har rätt att bosätta sig i en kommun. Detta sker vanligtvis genom att hen ordnar boende på egen hand. Halmstads kommun ansvarar för boende till nyanlända som Migrationsverket anvisat till kommunen enligt bosättningslagen. Barn och unga som kommit hit själva ska få ett tillfälligt boende. När de fått asyl är det Migrationsverket som avgör vilken kommun som tar över det långsiktiga ansvaret för barnets boende och omsorg. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande mottagande handlar om vägen in till kommunens verksamheter, om boendelösningar och långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande mottagande Tydlig väg in genom ett effektivt mottagande med individen i fokus Hållbara boendelösningar från start med barns bästa i centrum Långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle 1.1. Vägen in Ambition: Tydlig väg in genom ett effektivt mottagande med individen i fokus Åtgärder 1. Samstämmig kommunikation inom Halmstads kommun gällande ansvar och insatser för integrationsprocessen och dess olika delar. Ansvar: KS, SE, samtliga nämnder och bolagsstyrelser 2. Förenklad hänvisning gällande mottagande genom information, översatt material och språkkompetenser. Ansvar: KS, SE 3. Deltagande i Mötesplats för mottagande i samverkan med berörda myndigheter. Ansvar: UAN 4. Lots och samordning för självetablerade kvinnor och män. Ansvar: UAN, SE 5. Start-paket för nyanlända samt information om fritidsaktiviteter, mötesplatser och föreningsliv. Ansvar: UAN, KN, TN 12

74 1.2 Boende Ambition: Hållbara boendelösningar från start med barns bästa i centrum Åtgärder 1. Långsiktig framförhållning för att ta emot nyanlända enligt uppdrag i bosättningslagen. Ansvar: KS, UAN, HFAB 2. Samverkan i kommunkoncernen för tillgång till tillfälliga bostäder för nyanlända enligt bosättningslagen. Ansvar: KS, UAN, HFAB 3. Strategisk bosättningsplacering för att motverka segregering. Ansvar: KS, UAN, HFAB 4. Satsning på olika former av instegsboende för en blandad målgrupp av nyanlända, studenter och unga vuxna. Ansvar: KS, UAN, HFAB Ambition: Långsiktigt byggande för ett inkluderande samhälle Åtgärder 1. Stimulera till blandat bostadsbyggande i olika stadsdelar och orter för att motverka segregation Ansvar: KS 2. Socialt hållbar fysisk planering som motverkar segregation i bebyggelse och det offentliga rummet. Ansvar: KS 3. Stadsplanering för att möjliggöra nya rörelsestråk och möten mellan människor i vardagen. Ansvar: KS 13

75 2. Etablering Etableringsinsatserna syftar till att nyanlända kvinnor och män så snabbt som möjligt ska kunna arbeta, vara självständiga och bli en del av samhället. Inom etableringsprogrammet, som görs av Arbetsförmedlingen, får alla en individuell handlingsplan i vilken Svenska för invandrare (SFI), matchning mot arbete, deltagande i samhällsorientering och vuxenutbildning ingår. Sedan januari 2018 inbegriper etableringen en utbildningsplikt för alla vuxna. Ett nära samarbete mellan Arbetsförmedlingen och Halmstads kommun är viktigt i det här arbetet. För barn och unga har kommuners mottagande, organisation och arbetssätt stor betydelse för möjligheten till inkludering, utveckling och lärande. Såväl asylsökande som nyanlända barn med uppehållstillstånd har rätt till förskola och skola på samma villkor som andra barn i Sverige. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande etablering handlar om skola och utbildning, om att motverka segregation, om svenska språket, möjligheter till arbete och Halmstads kommun som arbetsgivare. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande etablering En god utbildning för alla oavsett skolform Skolan är en knutpunkt för inkludering Etablering av förskolor och skolor motverkar segregation Svenska språket som utgångspunkt för inkludering Sysselsättning med hållbara arbetsvillkor för alla Halmstads kommun är en förebild som inkluderande arbetsgivare 2.1 Skola och utbildning Ambition: En god utbildning för alla oavsett skolform Åtgärder 1. Effektiv och tidig väg in i utbildning oavsett skolform. Ansvar: UAN, BUN 2. Studiestöd på modersmål för alla. Ansvar: BUN, UAN 3. Ökad andel nyanlända flickor och pojkar i allmän förskola och fritidsverksamhet. Ansvar: BUN 4. Stöd för kvinnors och mäns val av eftergymnasial utbildning utifrån individuella förutsättningar och arbetsmarknadens behov. Ansvar: UAN, KN 5. Studievägledning från dag ett som följer under hela etableringsperioden. Ansvar: UAN 6. Flexibel vuxenutbildning för att skapa och anpassa utbildningar utifrån arbetsgivarnas behov och målgruppens förutsättningar. 14

76 Ansvar: UAN Ambition: Skolan är en knutpunkt för inkludering Åtgärder 1. Vidareutvecklad satsning på Skola mitt i byn till fler skolor, med breda aktiviteter för hela familjen. Ansvar: BN, KN, TN, UAN 2. Samordnare på skolor för aktiviteter utanför skoltid. Ansvar: BN, TN, KN 3. Öppna förskolor med samhällsinformation och språkstöd till vuxna. Ansvar: UAN, BUN 4. Ökat samarbete och fler aktiviteter för integration mellan skolor i kommunen. Ansvar: BUN, TN, KN, UAN Ambition: Etablering av förskolor och skolor som motverkar segregation Åtgärder 1. Lokalplanering av skolor med placeringar och upptagningsområden som motverkar segregation. Ansvar: BUN, KS 2. Etablering av fler förskolor i människors närområde. Ansvar: BUN, KS 3. Etablering av öppna förskolor på fler platser Ansvar: BUN, KS 2.2. Svenska språket Ambition: Svenska språket som utgångspunkt för inkludering Åtgärder 1. Alla tillfällen till språkinlärning prioriteras genom samverkan inom kommunkoncernen och tillsammans med näringsliv, civilsamhälle m.fl. externa aktörer. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 2. Utveckla individanpassad yrkes-sfi. Ansvar: UAN 3. Förvaltningar och bolag tar återkommande emot språkpraktikanter. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 4. Förvaltningar och bolag möjliggör för och uppmuntrar anställda att vara språkvänner på arbetstid, gärna i samverkan med civilsamhällets organisationer. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KUN, KS 5. Satsningen Låna en Halmstadbo utvecklas till att erbjuda nyanlända att Låna en kommunanställd en timme på arbetstid. Förvaltningar och bolag möjliggör för och uppmuntrar anställda att delta. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KN, KS. 6. Satsning för att i samverkan med externa aktörer matcha pensionärer och nyanlända i olika aktiviteter. Ansvar: KN, UAN, KS, SE 15

77 7. Information om Halmstads kommuns och externa aktörers språksatsningar samlas, görs känd och tillgänglig i olika format, på olika språk. Ansvar: KS, SE, UAN 8. Digitala stöd för tillgänglig kommunikation och information som främjar språkinlärning. Ansvar: KS, SE, UAN 2.3 Arbete och arbetsmarknad Ambition: Sysselsättning med hållbara arbetsvillkor för alla Åtgärder 1. Tydlig prioritering av kvinnors och mäns arbete, praktik eller fortsatta studier genom nära samverkan med Arbetsförmedlingen och privata arbetsgivare. Ansvar: UAN 2. Utökat samarbete med Arbetsförmedlingen för en förbättrad planering av kommunens insatser gällande kvinnors och mäns etableringsplaner. Ansvar: UAN 3. Inventera och matcha nyanlända kvinnors och mäns kompetenser med arbetsmarknadens behov och efterfrågan på företagande på ett lösningsfokuserat sätt. Ansvar: UAN 4. Särskilda insatser för kvinnor som saknar arbetslivserfarenhet. Ansvar: UAN 5. Lösningar för att kvinnor och män ska kunna kombinera deltagande i etableringsprogram med familjeansvar och ett jämställt föräldraskap. Ansvar: UAN, BUN, SN 6. Kunskapshöjande insatser till nyanlända kvinnor och män om jämställdhet, förvärvsarbete, pension och förutsättningar till ett självständigt liv. Ansvar: UAN, KN, BUN 16

78 Ambition: Halmstads kommun är en förebild som inkluderande arbetsgivare Åtgärder 1. Förvaltningar och bolag arbetar med aktiva åtgärder för lika rättigheter och möjligheter för alla medarbetare och för en diskrimineringsfri rekrytering. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KS 2. Förvaltningar och bolag erbjuder nyanlända kvinnor och män praktikplatser. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 3. Förvaltningar och bolag inventerar behov av kompetenser och tillsätter åtgärdsanställningar för nyanlända kvinnor och män. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, UAN 4. Förvaltningar och bolag får stöd för att anställa nyanlända och praktikanter i form av språkresurser och kunskapshöjande insatser. Ansvar: UAN, KS 5. Halmstads kommun kommunicerar internt och externt vikten av jämställdhet och att motverka diskriminering för allas lika förutsättningar till försörjning. Ansvar: KS, samtliga nämnder och bolagsstyrelser 17

79 3. Delaktighet Människors möjligheter till inflytande över sina egna liv och samhället är centralt för en sammanhållen kommun med bra livsvillkor för alla. Delaktighet är en förutsättning för att nyanlända kvinnor och män ska ha de bästa förutsättningarna att ta aktivt ansvar för sina egna liv, med tillgång till samhällets alla arenor. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande delaktighet handlar om kunskap om samhället, om trygga mötesplatser, meningsfull fritid, inkluderande service och förutsättningar till en jämlik hälsa. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande delaktighet Alla har tillgång till relevant kunskap om samhället Tillgängliga och trygga mötesplatser som lockar många Flickor och pojkar har en meningsfull fritid oavsett bakgrund och boendeplats Nyanlända får samhällsstöd och god service på ett inkluderande sätt Halmstads kommuns kommunikation är tillgänglig och målgruppsanpassad Jämlika förutsättningar till en god hälsa Nyanlända kvinnor och män är delaktiga i utvecklingen av Halmstads kommun 3.1 Kultur och fritid Ambition: Alla har tillgång till relevant kunskap om samhället Åtgärder 1. Främjande av satsningar inom kommunkoncernen och hos externa aktörer som skapar möten och ökar kunskapen om samhället och majoritets- och minoritetskulturer. Ansvar: KN, TN, KS 2. Förebyggande insatser genom utbildning och information till nyanlända föräldrar. Ansvar: UAN, SN, KN, BUN 3. Tydlig och tillgänglig samhällsinformation i olika översättningar och forum. Ansvar: KS, SE, UAN, KN, BUN 4. Nyanlända kvinnor och män får rådgivning i vardagens juridik, rättigheter, jämställdhet och ekonomi. Ansvar: UAN, KN 5. Uppsökande verksamhet för att nå nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar med information om möjligheterna till en meningsfull fritid. Ansvar: KN, TN Ambition: Tillgängliga och trygga mötesplatser som lockar många Åtgärder 18

80 1. Kartläggning av upplevt bemötande och trygghet, av önskemål och behov gällande olika former av mötesplatser hos kvinnor och män, flickor och pojkar. Ansvar: KN 2. Prioritering av nya och befintliga mötesplatser som bidrar till trygghet och inkludering för kvinnor och män, flickor och pojkar. Säkra förmågan att möta nya behov genom kunskapsinsatser för anställda och ny kompetens. Ansvar: KN, UAN, TN 3. Planera lokaler och offentliga platser för nya rörelsestråk och en sammanhållen kommun. Ansvar: KS 4. Mobil medborgarservice efter behov. Ansvar: SE 5. All-aktivitetshus och skolan som mötesplats efter skoltid. Ansvar: KN, BUN, UAN, TN Ambition: Flickor och pojkar har en meningsfull fritid oavsett bakgrund och boendeplats Åtgärder 1. Satsningar på genusmedvetna kultur- och fritidsaktiviteter för flickor och pojkar, oberoende av ålder och boendeplats. Ansvar: KN, TN, BUN 2. Öka utrikesfödda flickors deltagande i kultur- och fritidsaktiviteter. Ansvar: KN, TN, BUN 3. Välfungerande skolidrottsförening på samtliga skolor i Halmstads kommun. Ansvar: BUN, TN 4. Fritidshemsplatser och tillgång till fritidsgårdar för alla flickor och pojkar oberoende av föräldrars sysselsättning. Ansvar: KN, BUN 5. Lovaktiviteter för flickor och pojkar i alla åldrar och utveckling av aktiviteter likt Handbollsandan. Ansvar: KN, TN, BUN 6. Prioritera medel till föreningar som främjar integrationsarbete inom kommunens olika föreningsstöd. Ansvar: UAN, TN, KN, KS 7. Goda förutsättningar till spontanidrott för flickor och pojkar. Ansvar: TN, KS 19

81 3.2 Tillgänglighet Ambition: Nyanlända får relevant och god service på ett inkluderande sätt Åtgärder 1. Regelbundna bemötandeutbildningar för personal som möter berörda målgrupper. Ansvar: berörda nämnder och bolagsstyrelser 2. Interkulturell kompetens genom utbildningar för personal som möter berörda målgrupper. Ansvar: berörda nämnder och bolagsstyrelser 3. Uppföljning av nyanlända kvinnors och mäns upplevelser av service och bemötande. Ansvar: SE Ambition: Halmstads kommuns kommunikation är tillgänglig och målgruppsanpassad Åtgärder 3.3 Hälsa 1. Information till berörda målgrupper görs relevant och tydlig. Ansvar: UAN, SE, KS 2. Halmstads kommuns information tas fram på lättläst svenska, på relevanta språk och i olika format (inläst och i punktskrift). Översyn och justeringar görs av halmstad.se, relevanta e-tjänster och delar av myndighetsutövningen. Ansvar: KS, UAN, BUN, SN, SE 3. Fler språkkompetenser och tekniska lösningar för extern kommunikation Ansvar: SE Ambition: Jämlika förutsättningar till en god hälsa Åtgärder 1. Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer kring hälsofrämjande insatser för nyanlända kvinnor och män. Ansvar: KN, UAN, BUN, SN, TN 2. Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer för tidigt stöd vid psykisk ohälsa oberoende av ålder och kön. Ansvar: UAN, BUN, SN, KN 3. Samverkan i kommunkoncernen och med externa aktörer för riktade hälsofrämjande insatser för ensamkommande barn och barnfamiljer. Ansvar: BUN, SN, UAN, KN, TN 4. Kunskapshöjande insatser för personal som möter nyanlända gällande tecken på psykisk ohälsa, våld i nära relation och hedersproblematik. Ansvar: BUN, SN, UAN, KN, TN, SE 5. Information i tillgängliga format om hälsa och hälsofrämjande aktiviteter i kommunen. Ansvar: KS, SE 20

82 3.4 Demokratiska processer Ambition: Nyanlända kvinnor och män är delaktiga i utvecklingen av Halmstads kommun Åtgärder 1. Prioriterade och samordnade insatser för att öka valdeltagande, kunskap om och engagemang i civilsamhället och politiken. Ansvar: KS, KN, UAN, TN, SE 2. Nya mötesformer för nyanländas delaktighet i samhället implementeras. Ansvar: KN, KS 3. Halmstads kommun prioriterar föreningsstöd som ökar kvinnors och mäns delaktighet i demokratiska processer och föreningslivet. Ansvar: TN, KN, KS, UAN 4. Tillgängliga lokaler för föreningsverksamhet med möjlighet att ta med barn. Ansvar: TN, KN 21

83 4. Inkludering Nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar är en heterogen grupp med olika bakgrund, förutsättningar och behov. En trygg, rättssäker och relevant kommunal service förutsätter att vi har kunskap om och metoder för att sätta individen i fokus. Inkludering innebär att säkra arbetssätt som främjar och integrerar mänskliga rättigheter i kommunkoncernens alla verksamheter. Men också att inom koncernen, tillsammans med andra aktörer och människor som befinner sig här, på ett hållbart och sammanhållet sätt utveckla Halmstad till den bästa livsplatsen för alla. Handlingsplanens ambitioner och åtgärder gällande inkludering handlar om att motverka diskriminering, om att arbeta kunskapsbaserat för nyanländas inkludering och om strategisk samverkan för integration. Nämnd/bolagsstyrelse med primärt ansvar markeras nedan med understruken text. Ambitioner gällande inkludering Individen i fokus Halmstads kommun arbetar kunskapsbaserat för nyanländas inkludering Strategisk samverkan kring integration i hela Halmstads kommun 4.1 Motverka diskriminering Ambition: Individen i fokus Åtgärder 1. Barnets bästa ska stå i centrum i alla insatser som berör nyanlända. Uppföljningsmetoder för att säkra att detta sker ska tas fram. Ansvar: UAN, BUN, SN 2. Aktiva och medvetna insatser ska ske för att se kvinnors och mäns kompetenser och förmågor genom effektiv kartläggning och validering. Ansvar: UAN 3. Aktivt arbete för att bredda kvinnors och mäns kunskap om och inställning till framtida utbildnings- och yrkesmöjligheter för att motverka könsstereotypa val och ojämställdhet. Ansvar: UAN, BUN 22

84 4.2 Systematiska arbetssätt Ambition: Halmstads kommun arbetar kunskapsbaserat för nyanländas inkludering Åtgärder 1. Förvaltningar och bolag integrerar perspektiv på inkludering i genomförande och uppföljning av samtliga insatser till nyanlända kvinnor och män, liksom i genomförandet av handlingsplan för integration. Ansvar: KS, samtliga nämnder och bolagsstyrelser 2. Förvaltningar och bolag tillser att berörda chefer och personal har relevant kunskap för att genomföra och följa upp handlingsplan för integration. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser Ambition: Strategisk samverkan kring integration i hela Halmstads kommun Åtgärder 1. Förvaltningar och bolag prioriterar insatser för integration i verksamhetsplaner och affärsplaner. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KS 2. Förvaltningar och bolag ska lära av varandra och samverka aktivt gällande integration och inkludering både inom kommunkoncernen och med externa parter. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser, KS 3. Alla förvaltningar och bolag ska vara representerade i kommunens nätverk för inkludering. Ansvar: samtliga nämnder och bolagsstyrelser 23

85 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00310 Ärende UAN 2018/00310 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Kulturdepartementet Remiss: Läsdelegationens betänkande Barns och ungas läsning - ett ansvar för hela samhället (SOU 2018:57) Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens bedömning av läsdelegationens betänkande är ett positivt ställningstagande till de förslag som betänkandet presenterar. Sammanfattning av ärendet Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden som remissinstans är av Kulturdepartementet inbjudna att yttra sig gällande förslag på insatser som kan komma att främja barn och ungas läsning i och utanför skolan. Yttrandet skall spegla berörda verksamhetsområden såväl som ett kommunperspektiv. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens ställningstagande utgår främst från de verksamheter som inom förvaltningen berörs av utredningens förslag där vi har gymnasieskola och vuxenutbildning. Läsdelegationens förslag är frivilliga och leder inte till några nya åtagandet för varken skola eller kommun. Ställningstagandet blir positivt med en bedömning att betänkandet antar ett perspektiv från barnkonvention och påvisar insatser som speglas av systematik och samverkan som är i linje med förvaltningens redan befintliga arbete. Betänkandet belyser eventuella konsekvenser men där utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden genom förslag inte ser några negativa konsekvenser varken ekonomiskt, socialt eller organisatoriskt utan snarare gynnar det redan främjande arbete som finns i våra verksamheter. Ärendets beredning Ärendet är berett av tjänsteman hos utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltingens uppföljningsenhet. Beskrivning av ärendet Bakgrund Läsdelegationens syfte är att bidra till att ge alla barn och ungdomar mer likvärdiga förutsättningar för en fullgod läsförmåga och lustfyllda läsupplevelser. Läsdelegationen är på uppdrag av kulturdepartementet och yttrandet kring förslag på insatser inom främst skol- och fritidsverksamheter men också inom kultur- och biblioteksverksamheter skall ge en bild av hur vi som huvudman och enskild kommun ställer oss till eventuella insatser och konsekvenser. Analys och förslag Utifrån de förslag som kan utläsas falla ur läsdelegationen så är ställningstagandet positivt där gymnasieskolan och vuxenutbildningen idag redan arbetar med stora delar av de främjande aktiviteter som utredningen menar berör läsupplevelsen hos barn och ungdomar. Exempelvis har gymnasieskolan idag: Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

86 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/ god bemanning på skolornas bibliotek, med god menas att bemanning finns jämfört med förslag som pekar på allt för många skolor där bemanning saknas. - ett helhetstänk vad gäller ungdomars möjligheter till litteratur, digitala medel och tillgång till kompetens samt verktyg för att systematiskt arbeta med exempelvis elevers läs- och skrivsvårigheter. - kommande utvecklingsplan kommer att fokusera på digitalisering. Exempelvis har Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen: - en god samverkan såväl inom förvaltning som över förvaltningsgränser genom exempelvis klusterarbete: barn och unga i samverkan. Här samverkar skola, fritid, kultur och socialtjänst. Exempelvis har Halmstad kommun: - en bred och god tillgänglighet vad gäller bibliotek för våra skolungdomar såväl som samhällsmedborgare. Konsekvenser av förslaget Med det redan befintliga arbete som finns vilket direkt eller indirekt berör läsfrämjande aktiviteter gentemot de förslag som läsdelegationen delger anses inga negativa konsekvenser varken ekonomiskt, socialt eller organisatoriskt bli utfallet. Kortsiktigt är förslagen inget som ger större påverkan varken hos gymnasieskolan, vuxenutbildningen eller Halmstad som enskild kommun. Långsiktigt kan förslag främst gällande bemanningen på skol- och folkbibliotek komma att utredas ytterligare av Kulturdepartementet (enligt läsdelegation), innan dess påvisas ingen påverkan. Förslagen i delegationen är i nuläget frivilliga och kommer därav inte direkt påverka varken läroplan, budget eller befintliga processer. Ärendets beslutsgång Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar i ärendet vid sammankomst Ärendet går tillbaka till Kommunstyrelsen för att inkomma med svar till Kulturdepartementet senast Beslutsunderlag 1. Yttrande remiss SOU 2018:57 2. SOU 2018:57 Läsdelegationens betänkande Barn och ingas läsning ett ansvar för hela samhället. Information om beslutet Inom kommunen --- Fackliga organisationer HUKSAM. Ärendet berörs ej av MBL. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Sanna Bengtsson, Kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

87 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00310 Remiss: Läsdelegationens betänkande Barns och ungas läsning - ett ansvar för hela samhället (SOU 2018:57) Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden bedömer att innehåll och förslag i läsdelegationens betänkande inte påverkar nämndens verksamhetsområden. Innehållet är i stor omfattning redan i linje med det systematiska, pedagogiska och utvecklande arbete som syns i våra skolor. Förslagen är frivilliga och konsekvenserna av dem skulle på förvaltningsnivå och kommunnivå inte leda till några nya åtaganden. På så vis visar utredningen på kort sikt inga negativa konsekvenser varken ekonomiskt, socialt eller organisatoriskt. På lång sikt ska tilläggas att det kan tillkomma nya åtaganden genom nyrekrytering av bibliotekarier till främst skolornas bibliotek (förslag kring bemanning kommer enligt betänkandet komma att utredas ytterligare innan färdigt förslag). Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Håkan Björklund, ordförande Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 1(1) direkt@halmstad.se

88 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2018/00398 Ärende KS2018/00398 Beslutsinstans: Kommunstyrelsen Remissmissiv: Läsdelegationens betänkande Barns och ungas läsning - ett ansvar för hela samhället - SOU 2018:57 Sammanfattning av remissärendet Till barn- och ungdomsnämnden, kulturnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för yttrande. Kulturdepartementet har bjudit in Halmstads kommun till att yttra sig över Läsdelegationens betänkande Barns och ungas läsning - ett ansvar för hela samhället - SOU 2018:57. Kommunledningsförvaltningen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder senast Kulturdepartementet har begärt svar från kommunen senast Frågeställningar I remissen vill Kulturdepartementet ha synpunkter på förslagen eller materialet i betänkandet. 1. Vad betyder förslagen i utredningen för nämndens/styrelsens verksamhetsområde? 2. Vad betyder förslagen i utredningen för Halmstads kommun? Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Informationsunderlag 1. Läsdelegationens betänkande Barns och ungas läsning - ett ansvar för hela samhället - SOU 2018:57 (skickas separat) 2. Remissbrev från Kulturdepartementet 3. Instruktion om att svara på remiss: Kommunledningsförvaltningen Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

89 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2018/00398 Handläggare, Joakim Norström, Utredare Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad Sida 2(2)

90 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00328 Ärende UAN 2018/00328 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Författningsändring Skolchef för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att förvaltningschef för utbildning- och arbetsmarknadsförvaltingen, från och med den 1 januari 2019, tillika utses till skolchef i enlighet med 2 kap 8 a skollagen (2010:800). Sammanfattning av ärendet Enligt en ny bestämmelse, 2 kap 8 a skollagen (2010:800) ska huvudmannen utse en skolchef som ska biträda huvudmannen med att se till att de föreskrifter som gäller utbildningen följs. Med föreskrifter menas alla bestämmelser i lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som gäller för utbildningen. Sådana föreskrifter finns i första hand i skollagen och anslutande författningar, men även i till exempel arbetsmiljölagen (1977:1160) och diskrimineringslagen (2008:567). I uppdraget att se till att alla föreskrifter för utbildningen följs, ingår även det systematiska kvalitetsarbetet. Om skolchefen upptäcker att verksamheten inte lever upp till vissa författningskrav ska hen försöka åtgärda bristerna inom ramen för sina befogenheter. Om skolchefens befogenheter inte räcker till för att åtgärda bristerna är det skolchefens ansvar att informera huvudmannen, som är ytterst ansvarig. Det kan till exempel handla om att det inte finns tillräckligt med resurser för att genomföra de åtgärder som behövs. Således är det fortsatt så att ansvaret för att utbildningen inom skolväsendet verkligen genomförs enligt gällande regelverk i slutändan alltid ligger på huvudmannen. Lagändringen trädde i kraft den 1 juli 2018 och ska tillämpas första gången för verksamhet som bedrivs efter utgången av Med anledning av den nya regleringen föreslås barn utbildning- och arbetsmarknadsnämnden, utse den, som av Kommunstyrelsen är anställd som förvaltningschef för utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, till Förvaltningschef tillika skolchef, detta från och med den 1 januari Ärendets beredning Ärendet är berett av tjänsteman hos uppföljningsenhet, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

91 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00328 Beskrivning av ärendet Bakgrund Enligt en ny bestämmelse, 2 kap 8 a skollagen (2010:800) ska huvudmannen utse en skolchef som ska biträda huvudmannen med att se till att de förskrifter som gäller utbildningen följs. Staten och skolhuvudmännen har ett gemensamt ansvar för den svenska skolan, och det behövs åtgärder som kan förbättra samspelet mellan de statliga kraven och dess effekter i verkligheten. Enligt förarbete 1 till den nya bestämmelsen behövs insatser för att tydliggöra ansvarsfördelningen inom skolhuvudmännens organisation då kvalitetsbrister uppdagats inom den svenska skolan. Statens skolinspektion och Statens skolverk har bl.a. konstaterat att kommuner i vissa fall tolkar nationella krav och mål mer som ambitiösa visioner än som direkt styrande förutsättningar för sin skolverksamhet. I praktisk handling riskerar de statliga kraven då att underordnas den kommunala prioriteringen. Det ska därför finnas en tydlig reglerad funktion benämnd skolchef med ett statligt reglerat ansvar att bevaka och arbeta för att regler i skollagen och andra statliga styrdokument uppfylls. Analys och förslag Huvudmannen ska enligt skollagen systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen utifrån de nationella mål som finns för utbildningen. Om det vid uppföljning, genom klagomål eller på annat sätt kommer fram att det finns brister i verksamheten, ska huvudmannen se till att nödvändiga åtgärder vidtas (4 kap. 5 och 7 ). Som chef inom huvudmannens organisation med ett ansvar för hela eller delar av skolväsendet får det förutsättas att skolchefen aktivt kommer att delta i detta arbete. Skolchefen kan förutsättas få en god inblick i verksamheterna och bör kunna upptäcka om utbildningen inte lever upp till författningskrav i vissa avseenden. Om skolchefen upptäcker att verksamheten inte lever upp till vissa författningskrav ska hen försöka åtgärda bristerna inom ramen för sina befogenheter. Om skolchefens befogenheter inte räcker till för att åtgärda bristerna är det skolchefens ansvar att informera huvudmannen, som är ytterst ansvarig. Det kan till exempel handla om att det inte finns tillräckligt med resurser för att genomföra de åtgärder som behövs. Men ansvaret för att utbildningen inom skolväsendet verkligen genomförs enligt gällande regelverk ligger alltid i slutändan på huvudmannen. Huvudmannen ska således utse en skolchef som ska biträda huvudmannen med att se till att de föreskrifter som gäller för utbildningen följs. Med föreskrifter menas de bestämmelser i lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som gäller för utbildningen. Sådana föreskrifter finns i första hand i skollagen och anslutande författningar, men även i till exempel arbetsmiljölagen (1977:1160) och diskrimineringslagen (2008:567). I uppdraget att se till att alla föreskrifter för utbildningen följs, ingår även det systematiska kvalitetsarbetet. Alla kommuner förutsätts redan sedan tidigare ha någon form av skolchefsfunktion även om funktionen inte varit författningsreglerade. Skolchefsfunktionen kan sägas innebära en mellanställning mellan kommunalpolitik och skolverksamhet samt mellan de statliga direktiven och det kommunala uppdraget. I praktiken torde det i de allra flesta fall handla om att den förvaltningschef som redan idag 1 Proposition 2017:18:182 Samling för skolan Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

92 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00328 har ansvar för den aktuella delen av skolväsendet. Huvudmannen kan dock välja mellan att utse en skolchef för hela sin verksamhet inom skolväsendet, eller flera skolchefer som var och en är ansvarig för valda delar av denna verksamhet. Hur uppdraget ska fullgöras är upp till varje huvudman att själv avgöra utifrån regelverkets ramar och lokala förutsättningar och behov. Utgångspunkten är således att kommunen utifrån sin befintliga organisation ska bestämma vem eller vilka som ska funktionen som skolchef. Funktionen skolchef innebär inte någon ny ansvarsnivå inom skolväsendet utan definieras som ett uppdrag. Det ankommer på huvudmannen som ytterst ansvarig att se till att skolchefen har den kompetens som bedöms nödvändig för uppdraget. Lagändringen trädde i kraft 1 juli 2018 och ska tillämpas första gången för verksamhet som bedrivs efter utgången av Med anledning av den nya regleringen föreslås utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden utse, den av Kommunstyrelsen är anställd som förvaltningschef för utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, till Förvaltningschef tillika skolchef. Konsekvenser av förslaget Ändringen förväntas medföra en ökad medvetenhet i huvudmännens organisation om vad de statliga kraven faktiskt innebär. Detta bör leda till förbättringar inom området som i sin tur kan leda till en stärkt likvärdighet mellan olika skolor och huvudmän. Regeringen har bedömt att bestämmelsen är utformad på ett sådant sätt att det finns ett stort friutrymme för kommunerna att utforma funktionen på ett sätt som passar huvudmannens organisation och inte föranleder extra kostnader. Ärendets beslutsgång Beslut i utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Beslutsunderlag - Information om beslutet Kommunstyrelsen, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Jörgen Krantz, avdelningschef eller motsvarande Handläggare, Sanna Bengtsson, Kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3)

93 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00328 Skolchef för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter Enligt en ny bestämmelse, 2 kap 8 a skollagen (2010:800) ska huvudmannen utse en skolchef som ska biträda huvudmannen med att se till att de föreskrifter som gäller utbildningen följs. Med föreskrifter menas alla bestämmelser i lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som gäller för utbildningen. Skolchefsfunktionen är ett uppdrag och innebär inte någon ny ansvarsnivå utan innebär en mellanställning mellan kommunalpolitik och skolverksamhet samt mellan de politiska direktiven och det kommunala uppdraget. Lagändringen trädde i kraft den 1 juli 2018 och ska tillämpas första gången för verksamhet som bedrivs efter utgången av Hur uppdraget ska fullgöras är upp till varje huvudman att själv avgöra utifrån regelverkets ramar och lokala förutsättningar och behov. Med anledning av den nya regleringen beslutar utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, utse den, som av Kommunstyrelsen är anställd som förvaltningschef för utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltingen, till Förvaltningschef tillika skolchef, detta från och med den 1 januari Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Håkan Björklund, Ordförande Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 1(1) direkt@halmstad.se

94 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00055 Ärende UAN 2018/00055 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Revidering av dokumenthanteringsplan för UAN 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta reviderad dokumenthanteringsplan, enligt bilaga 1 Förslag till dokumenthanteringsplan, daterad Sammanfattning av ärendet Enligt Halmstads kommuns riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering (KF , 86) ska varje nämnd/bolag upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över vilka typer av handlingar som förekommer inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter. Planen innehåller uppgifter om förvaring av handlingar, vilka handlingar som ska bevaras, vilka som kan gallras och när detta ska ske samt när handlingar som bevaras ska levereras till kommunarkivet. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens (TF) andra kapitel. Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Dokumenthanteringsplanen ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ska revideras utifrån nya behov, vilket nu har skett. Samtliga delar i planen har setts över, nya handlingstyper har lagts till och handlingstyper som inte längre finns har tagits bort. Gällande lagstiftning har tagits i beaktande. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta om den reviderade dokumenthanteringsplanen. Ärendets beredning Inkom kommunen Dokumenthanteringsplanen har utarbetats av tjänsteman på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens uppföljningsenhet. Samtliga verksamheter/skolor inom förvaltningen har getts möjlighet att inkomma med förslag på ändringar. Samråd har skett med kommunarkivarie och upphandlingschef på kommunledningsförvaltningen. Facklig samverkan HUKSAM Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Andra grupper --- Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

95 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00055 Beskrivning av ärendet Bakgrund Enligt Halmstads kommuns riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering (KF , 86) ska varje nämnd/bolag upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över vilka typer av handlingar som förekommer inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter. Planen innehåller uppgifter om förvaring av handlingar, vilka handlingar som ska bevaras, vilka som kan gallras och när detta ska ske samt när handlingar som bevaras ska levereras till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens (TF) andra kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed möjlighet att återfinna en viss handling. Dokumenthanteringsplanen ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt. Analys och förslag Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ska revideras utifrån nya behov, vilket nu har skett. Samtliga delar i planen har setts över, nya handlingstyper har lagts till och handlingstyper som inte längre finns har tagits bort. Några exempel på revideringar i planen är följande: Utöver arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen, tryckfrihetsförordningen och kommunens riktlinjer har gällande lagstiftning tagits i beaktande. Bland annat avseende den nya dataskyddsförordningen (GDPR), som resulterat i nya handlingar i avsnittet Personuppgiftsbehandling i den förvaltningsövergripande delen. Förvaltningen medverkar i EU-projekt. Vid granskning av ett EU-finansierat projekt önskar EU:s revisorer tillgång till projektets hela dokumentation, både information som ska bevaras och som ska gallras. Det är därför viktigt att EU-dokumentationen hålls samlad och tillgänglig samt angeläget att även information som i andra sammanhang har en kortare gallringsfrist än 10 år bevaras denna tid. Detta har resulterat i den nya delen EU-projekt. Sannarpsgymnasiet har själva hand om antagningen av elever till språkintroduktionen. Som en följd av detta har ett nytt avsnitt gällande handlingar inom antagningen skapats i gymnasieskolans del. En omorganisation har skett inom arbetsmarknadsenheten. Detta har bland annat medfört att den tidigare fristående etableringsenhetens handlingar har förts över till arbetsmarknadsenhetens del, då uppdraget numera ligger hos arbetsmarknadsenhetens enhet för integration och administration. Vuxenutbildningens handlingar har tydliggjorts genom att i dokumenthanteringsplanen ange vilka handlingstyper som gäller för beställarenheten och vilka som gäller för kommunvux (utförare). Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta om den reviderade dokumenthanteringsplanen. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

96 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00055 Konsekvenser av förslaget En god dokumenthantering är ett viktigt verktyg för att uppfylla dagens krav på offentlighet och tydlighet i den offentliga sektorn samt det serviceåtagande som åligger vår verksamhet enligt regelverk och kommunens målsättning kring service och öppenhet. Dokumenthanteringsplanen innebär inga ekonomiska konsekvenser. Ärendets beslutsgång Ärendet beslutas av utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Beslutsunderlag 1. Förslag till dokumenthanteringsplan (daterad ) Information om beslutet Samtliga anställda inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen samt kommunledningsförvaltningen ska informeras om att ny dokumenthanteringsplan är beslutad. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Jörgen Krantz, chef för uppföljningsenheten Handläggare, Sara Ebeling, kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3)

97 Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

98 Innehåll Dokumenthanteringsplanens innehåll och syfte... 2 Handlingstyp... 2 Medium... 2 Gallring... 2 Bevarande... 4 Förvaring... 4 Leverans till kommunarkiv (slutarkiv)... 5 Offentlighetsprincipen och hantering av allmän handling... 5 Allmän handling... 5 Krav på registrering... 5 Sekretess... 6 Arkivmyndigheten... 6 Arkivförteckning... 6 Dataskyddsförordningen (GDPR)... 7 Förkortningar... 7 Dokumenthanteringsplan... 8 Förvaltningsgemensamt... 8 Ekonomi Human Resource (HR) Diarium och nämndadministration Gymnasieskola Gymnasiesärskola Elevhälsans medicinska insats (EMI) Kurator Arbetsmarknad Daglig verksamhet Ekonomiskt bistånd Vuxenutbildning EU-projekt Förteckning över utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens databaser och it-system Dokumenthanteringsplan beslutad: UAN Beslutsändringar: UAN , UAN Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

99 Dokumenthanteringsplanens innehåll och syfte Enligt Halmstads kommuns riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering (KF , 86) ska varje nämnd/bolag upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över vilka typer av handlingar som förekommer inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter. Den är uppdelad i olika delar, dels den verksamhetsövergripande delen (med handlingar som kan finnas i alla verksamheter) och verksamhetsspecifika handlingar (handlingar specifika för arbetsmarknad, daglig verksamhet, gymnasieskola med mera). Planen innehåller uppgifter om förvaring av handlingar, vilka handlingar som ska bevaras, vilka som kan gallras och när detta ska ske samt när handlingar som bevaras ska levereras till kommunarkivet, enligt nedan. Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Anmärkning Dokumenthanteringsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Handlingstyp Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat, exempelvis betyg, ledighetsansökan, protokoll och utredning. Medium Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan vara papper, elektroniskt i verksamhets-/itsystem med mera. Om handlingen förvaras elektroniskt i ett system ska systemets namn anges. Gallring Gallring innebär att allmänna handlingar/uppgifter förstörs eller att deras ursprungliga skick förvanskas. Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Arkiv ska redan från början ha getts en struktur som underlättar gallring. Utan planering kan myndigheten tvingas till tidsödande omsorteringar och plockgallring. Gallringsbara pappershandlingar bör märkas med uppgifter om innehåll och tidpunkt för gallring (ex på pärm/arkivbox). Myndigheten ska verkställa gallring utan dröjsmål när gallringstidpunkten är kommen. De handlingar som ska gallras ska kunna sökas och identifieras fram till dess att de ska gallras. Gallringen ska ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Gallringsfrist/gallringstidpunkt Om det står att en handling kan gallras efter 10 år betyder det 10 kalenderår efter det år då handlingen inkom/upprättades. Om en handling från år 2000 ska gallras efter 10 år innebär det att handlingen kan gallras tidigast den 1 januari Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras så snart den förlorat sin betydelse för verksamheten. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

100 Gallring vid överföring till annat medium I vissa fall är det rationellt att överföra allmänna handlingar till ett annat medium än det ursprungliga. Exempelvis digitaliserar man ofta handlingar som flera handläggare eller myndigheter behöver åtkomst till. Vid all överföring till nya databärare måste myndigheten emellertid överväga om överföringen medför förluster avseende information, sökmöjligheter, sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att fastställa autenticiteten. Om så är fallet kan de ursprungliga handlingarna inte förstöras utan stöd av gallringsföreskrifter. Tillfällig eller ringa betydelse Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse: Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Inkomna eller upprättade handlingar såsom framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift eller till dess ärende vunnit laga kraft. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t ex inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. Olika former av elektroniska spår (t.ex Cookiefiler, historikfiler) som inkommit till eller upprättats hos myndigheten via internetuppkoppling. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som inte tillfört ett ärende sakuppgift. Arbetsmaterial och minnesanteckningar Utkast, kladdar, koncept och annat underlag till ännu inte färdigställda/upprättade skrivelser och beslut är att betrakta som arbetsmaterial och är inte allmänna handlingar. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

101 Minnesanteckningar är endast handlingar som inte tillför ärendet nya sakuppgifter, exempelvis stödanteckningar vid en föredragning. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som ibland betraktas som arbetsmaterial eller minnesanteckningar (kan till exempel vara lathundar eller mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar. Rensning Rensning innebär att man avlägsnar handlingar som inte är allmänna (medan gallring alltid avser förstöring av allmänna handlingar). Det kan t ex vara minnesanteckningar som tillkommit under handläggningen av ett ärende men som inte tillfört ärendet någon uppgift i sak och som inte bedöms ha något bestående värde när ärendet har färdigbehandlats. När gallring ej är tillåten Dokumenthanteringsplanen ses över kontinuerligt. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring ej tillåten. Det innebär att handlingarna måste sparas tills annat är bestämt. Rapportera nya, ändrade eller upphörda handlingstyper till förvaltningens arkivansvarige eller arkivredogörare, så att dessa kan ses över i kommande uppdateringar av dokumenthanteringsplanen. Bevarande Bevarande innebär att handlingarna ska sparas för all framtid. Dessa handlingar levereras till kommunarkivet för slutförvaring. Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Förvaring Arkivlagen säger att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Riksarkivets krav på arkivlokaler gäller. Arkivreglerna gäller även information som förvaras digitalt. I dokumenthanteringsplanen används följande förkortningar: D: Handlingen ska diarieföras S: Handlingen ska förvaras systematiskt (Detta är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig sorteringsordning måste finnas, till exempel personnummer, fakturanummer eller namn. Förvaring kan ske i pärm, mapp, filsystem eller dylikt. Metod av förvaring bestäms av respektive enhet.) P: Handlingen förvaras i personalakt hos HR Närarkiv/mellanarkiv Verksamhetens egna arkiv där aktuella ärenden och handlingar förvaras fram till gallring eller leverans till kommunarkiv. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

102 Leverans till kommunarkiv (slutarkiv) Till kommunarkivet levereras handlingar som ska bevaras i slutarkiv. Överlämnande av arkivhandlingar innebär att ansvaret för handlingarna flyttas över till kommunstyrelsen. På intranätet finns anvisningar för överlämnande av handlingar till kommunarkivet. Offentlighetsprincipen och hantering av allmän handling Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens (TF) andra kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Dokumenthanteringsplanen ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer hos myndigheten och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild och elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt tryckfrihetsförordningens definition är inkommen dit eller upprättad där. Enligt 2 kap 7 TF ska en handling anses upprättad när den har expedierats när det ärendet till vilket den hör har slutbehandlats när den på annat sätt färdigställts Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, till exempel fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma paragraf allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdighetställs för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. Sådana handlingar ska omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket leder till att minnesanteckningar ska placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan oskäligt dröjsmål. Framställningssättet har ingen betydelse för om en handling är allmän i tryckfrihetsförordningens mening. Uppgifter eller framställningar i IT-baserade register, e-post, kartor, fotografier, bildspel, ljudupptagningar, mikrofilm och CD-skivor kan vara allmänna handlingar. Myndigheten ska ordna så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och ska även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. Krav på registrering Allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål och måste kunna återfinnas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

103 möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de obligatoriska arkivbeskrivningarna och arkivförteckningarna. För sekretesskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk. Det finns dock undantag där regeringen föreskrivit att registrering av sekretesshandlingar inte behöver ske (offentlighets- och sekretessförordningen 2 ). Till exempel gäller det inom socialtjänst för handlingar som tillhör en socialakt. Diarium Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. I diariet registreras ärenden och åtgärderna/händelserna i dessa, det vill säga inkomna, upprättade och utgående handlingar. Diariet omfattar endast en mindre del av de allmänna handlingarna hos myndigheten. Handlingarna hålls samman via en gemensam beteckning, diarienumret. Diarienumret ska anges på samtliga handlingar i ärendet. Protokoll, patientjournaler, personalakter, räkenskaper med mera behöver inte registreras i diariet om de hålls ordnade eller registreras på annat sätt som gör att de enkelt går att återsöka. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. Sekretessen ska iakttas av den som på grund av anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inklusive politiker, praktikanter med flera). Exempel på verksamheter där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska verksamheter. Dokumenthanteringsplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade, utan det ligger på den verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen (OSL). Självklart gäller samma regler för kopior av sekretessbelagda handlingar som för originalhandlingarna. Sekretessen medföljer handlingar som överförs från nämnden till kommunarkivet. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Halmstads kommun. Arkivmyndigheten ska enligt arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. Arkivförteckning Enligt arkivlagen ska varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det så kallade allmänna arkivschemat. Arkivförteckningar i Halmstads kommun upprättas av kommunarkivet. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

104 Dataskyddsförordningen (GDPR) När det gäller allmänna handlingar har arkivlagstiftningen företräde framför dataskyddsförordningens (GDPR) bestämmelser om längsta bevarandetid för personuppgifter. Intresset av att bevara allmänna handlingar ska prioriteras framför integritetsskyddsintresset. Insamlingen av personuppgifter ska vara begränsad till ändamålet med behandlingen. Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Om uppgifterna senare används för arkivändamål av allmänt intresse gäller inte principen om ändamålsbegränsning. Förkortningar Följande förkortningar används i dokumenthanteringsplanen: KS KLF UAN UAF Kommunstyrelsen i Halmstads kommun Kommunledningsförvaltningen i Halmstads kommun Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Halmstads kommun Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen i Halmstads kommun Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

105 Förvaltningsgemensamt Handlingstyp Korrespondens Begäran om utlämnande av handling Inkommen begäran, handlingen är offentlig och kan lämnas ut Inkommen begäran, handlingen innehåller sekretess som inte kan lämnas ut Skriftligt avslag av inkommen begäran efter sekretessprövning E-post Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning När begärd handling lämnats ut - S Bevaras 10 år D Se delegationsordning. Diarieförs som självständigt ärende med hänvisning till det ärende där sekretesshandlingen ingår. Bevaras 10 år D Se delegationsordning. Diarieförs tillsammans med inkommen begäran. I Halmstads kommun får du som anställd radera e-postmeddelanden av mindre betydelse omgående. För e-post av betydelse gäller samma regler som för information på papper, dvs. innehållet i e-posten avgör hur du ska hantera handlingen (diarieföra, bevara, gallra etc.) Se KS beslut , 194. Inaktualitet - S med innehåll av mindre eller tillfällig betydelse som tillför ett ärende sakuppgift Bevaras 10 år S/D Överförs till verksamhetssystem eller diarium omgående och raderas därefter från e-postsystemet. Felsänd post När det skickats - S tillbaka till avsändare eller berörd instans Handlingar/information endast för kännedom (och som inte har föranlett någon åtgärd) 2 år - S Registreras i verksamhetssystem eller Övrig post i Ciceron. Inbjudningar Inaktualitet - S Exempelvis till konferenser/kurser Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens Inaktualitet - S Som tillkommit uteslutande för att underlätta förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde. Kan både vara elektroniskt och i pappersformat. Klagomål/synpunkter/förslag av rutinartad karaktär 2 år - S som kräver utredning Bevaras 10 år D Diarieförs tillsammans med utredningen utredning/svar Bevaras 10 år D Diarieförs tillsammans med klagomål/synpunkt/förslag Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

106 Förvaltningsgemensamt Handlingstyp Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Medium (om annat än papper) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt 2 år - S Anmärkning av betydelse Bevaras 10 år D Mottagningsbevis/ Bevaras 10 år D Bevaras om de tillför ärendet sakuppgift delgivningserkännanden SMS med innehåll av mindre eller tillfällig betydelse Inaktualitet - S som tillför ett ärende sakuppgift Bevaras 10 år S/D Överförs till verksamhetssystem eller diarium omgående och raderas därefter från telefonen. Rutinartade förfrågningar som ej tillhör 2 år - S Registreras i verksamhetssystem eller Övrig post i Ciceron. ärende Röstmeddelanden med innehåll av mindre betydelse Inaktualitet - S som tillför ärendet sakuppgift Bevaras 10 år S/D Innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning Överförs till verksamhetssystem eller diarium omgående och raderas därefter från telefonen. Marknadsföring, media, service Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, video etc. Bevaras 10 år S av betydelse för verksamheten Bevaras 10 år S Respektive verksamhet/enhet ansvarar. av ringa betydelse för verksamheten Inaktualietet - S Informationsmaterial, broschyrer, affischer som framställs inom den egna verksamheten. av betydelse för verksamheten Bevaras 10 år S Ett exemplar levereras till kommunarkivet. Respektive verksamhet/enhet ansvarar. av ringa betydelse för verksamheten Inaktualietet - S Pressklipp Bevaras 10 år S Utsedda personer på förvaltningskontoret ansvarar. Pressmeddelanden Bevaras 10 år D Serviceåtaganden Bevaras 10 år D Sociala medier Se guide för användandet av sociala medier på intranätet Inlägg av rutinmässig karaktär Inaktualitet - S Inlägg av ärendekaraktär Bevaras 10 år D Moderator ansvarar för att dessa fångas upp Kommentarer av stötande eller kränkande karaktär Omedelbart - Moderators ansvar Skärmdump startsida Bevaras 10 år D Sparas exempelvis ner som pdf 9

107 Förvaltningsgemensamt Handlingstyp Medium (om annat än papper) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Webb och intranät Se anm Se anm Se anm KLF ansvarar för arkivering, se KS plan Kontakt med myndigheter inom rättsväsendet Delgivningsbrev gällande enskild 2 år - S Domar/beslut från förvaltningsdomstol Bevaras* 10 år* D* Tillförs ärende. * Gäller ej individärenden inom socialtjänsten. Polisanmälan Bevaras 10 år D Anmälan, handling med information och underrättelse, eventuell tilläggsanmälan, underrättelse om beslut Överklagan eller omprövning av beslut Bevaras* 10 år* D* Tillförs ärende. Om original skickas vidare till förvaltningsdomstol ska kopia bevaras. * Gäller ej individärenden inom socialtjänsten. IT Behörighetsförteckning till it-system för anställda Inaktualitet - S Cookiefiler/globalfiler Inaktualitet - S Manualer, riktlinjer, rutiner Manualer/lathundar/interna rutiner Inaktualitet - S Uppdateras vid behov Riktlinjer/rutiner (beslutade på högre nivå) Anteckningar, protokoll Arbetsplatsträff, avdelnings- /enhetsmöten, personalmöten, informationsmöten eller liknande med beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten utan beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Facklig samverkan Anmälan förtroendevald/skyddsombud Kallelse Protokoll (MBL, övriga förhandlingsoch överläggningsprotokoll) Ledningsgrupp Digitalt i mapp på gemensam yta Bevaras 10 år D Bevaras 10 år S 2 år - S Inaktualitet - S När dagordning tillförts protokollet - S Bevaras 10 år S Bevaras 10 år S 10

108 Förvaltningsgemensamt Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Minnesanteckningar Rensas vid - S inaktualitet Skyddsrond Bevaras 10 år S Projekt, rapporter, planer Arbetsmaterial Se anm. Se anm. Se anm. Utkast, koncept, kladdar, korrektur som utgör förstadier till definitivt utformad handling (dvs. mellanprodukter) gallras vid inaktualitet. Material som tillför sakuppgift bevaras. Enkät egenproducerad Se anm. Se anm. Se anm. Sammanställning diarieförs om enkäten bedöms vara av stor betydelse för verksamheten. Enskilda svar gallras. Bevara tom enkät. Enkät inkommande Se anm. Se anm. Se anm. Diarieförs med enkätsvar om enkäten bedöms vara av stor betydelse för verksamheten, annars gäller gallring vid inaktualitet. Handlingsplaner, Bevaras 10 år D förvaltningsövergripande Internkontroll (underlag till 2 år - S internkontrollplan) Internkontrollplan Bevaras 10 år D Finns i verksamhetsplanen. Resultaten redovisas i verksamhetsberättelsen. Riskanalys till internkontroll 2 år - S Kvalitetsrapporter Bevaras 10 år D Organisationsplaner Bevaras 10 år D Projektansökningar Bevaras 10 år D Ansökan och beslut bevaras. Se även avsnittet EU-projekt. Projektbeskrivningar Bevaras 10 år D Projektutvärderingar Bevaras 10 år D Revisionsrapporter Bevaras 10 år D Statistik till myndigheter 2 år - S Statsbidrag Bevaras 10 år D Ansökan, beslut, redovisning och rekvisition. Utredning, slutrapport Bevaras 10 år D Verksamhetsberättelse Bevaras 10 år D Verksamhetsplan Bevaras 10 år D Inklusive hälso- och arbetsmiljömål samt jämställdhetsmål Verksamhetsuppföljning Bevaras 10 år D Lokaler, fastigheter Besiktningsprotokoll, återkommande besiktningar När ny besiktning är genomförd - S Inventarieförteckningar Bevaras 10 år S Kemikalieförteckning ichemistry Inaktualitet - S Nycklar/taggar till arbetsplatsen, nummerlista och namnlista Inaktualitet - S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

109 Förvaltningsgemensamt Handlingstyp Medium (om annat än papper) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Om-, till- och nybyggnader: ritningar, minnesanteckningar och protokoll Donationsfonder/stiftelser, utbetalning av fondmedel Inkomna ansökningar 10 år - S (beviljade och ej beviljade) Sammanställning Bevaras 10 år D Avtal, inköp, upphandling Anbud Anmärkning ibinder Se anm. Se anm. Se anm. ibinder är Fastighetskontorets system. Se kommunens riktlinjer för hantering av anbudshandlingar, sekretess, öppnande med mera. Se även offentlighets- och sekretesslagen 19 kap 3 Antagna inklusive underlag Ciceron Bevaras 10 år D Ej antagna, för sent inkomna, ej 4 år - S korrekt inlämnade Anbudsförteckning/ öppningsprotokoll Bevaras 10 år D Direktupphandling Bevaras 10 år D Se Halmstads kommuns tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp Förfrågningsunderlag/ Bevaras 10 år D annonsunderlag Förstudie Bevaras 10 år D Inköp som genomförs som förnyad Bevaras 10 år D konkurrensutsättning Tilldelningsbeslut Bevaras 10 år D Upphandlingsrapport Bevaras 10 år D Upphandlingsuppdrag till Bevaras 10 år D upphandlingsenheten Utvärderingsprotokoll Bevaras 10 år D Avtal, kontrakt och överenskommelser - långsiktiga eller av stor vikt som rör Bevaras 10 år D Gäller även uppsägning av avtal verksamheten (giltiga 1 år eller längre) kortvariga av verksamhetsstödjande och rutinmässig karaktär, till exempel hyra, städ, utrustning (giltiga kortare än 1 år) 2 år efter att avtalet upphört - S Gäller även uppsägning av avtal Samverkansavtal Bevaras 10 år D Fullmakter Bevaras 10 år D Följesedlar Inaktualitet - S Gallras efter avstämning med fakturan Garantisedlar Inaktualitet - S Offerter Inaktualitet - S 12

110 Förvaltningsgemensamt Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Arkiv Arkivbeskrivning Bevaras 10 år D Dokumenthanteringsplan Bevaras 10 år D Gallringsbeslut Bevaras 10 år D Leveransbevis Original Bevaras Omedelbart Original skickas till kommunarkivet i samband med överlämning av handlingar till kommunarkivet Kopia 3 år - S Kopia på av kommunarkivet undertecknat original Personuppgiftsbehandling Begäran om begränsning av behandling Bevaras 10 år D samt svar Begäran om registerutdrag samt svar 1 år - D Hanteras enligt rutin upprättad av KLF, se intranätet Begäran om rättelse eller radering av personuppgifter samt svar Bevaras 10 år D Dataskyddsombud, förordnande Bevaras 10 år D Artikel 37 i GDPR Förteckningar över behandlade Bevaras 10 år S personuppgifter/registerförteckningar Draftit Privacy Records Personuppgiftsincident Incidentrapport Bevaras 10 år D Information till den registrerade Bevaras 10 år D Utredning av incident Bevaras 10 år D Övrig dokumentation Bevaras 10 år D Anmälan till tillsynsmyndighet Bevaras 10 år D Samtycke (inhämtat) När samtycke - S återkallas Återkallelse av samtycke Se anm Se anm Se anm Hanteras enligt rutin upprättad av KLF Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

111 Ekonomi Handlingstyp Medium (om annat än papper) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Anläggningsregister Agresso Inaktualitet - S Specifikation i bokslut Attestförteckning för ekonomiska Agresso Se anm Se anm Se anm Hanteras av KLF transaktioner - chefer Attestförteckning för ekonomiska Agresso Inaktualitet - S transaktioner - övrig personal Beslut angående attestant (signerade) Papper Inaktualitet - S Bokföringsorder Bevaras 10 år S Bokföringsrapprt GL07 Agresso 10 år - S Verifikationsnummerordning Bokslut, delårs- och årligt Bevaras 10 år D Bokslutsspecifikationer Se anm. Se anm. Se anm. Skickas till KLF vid del- och årsbokslut Budgethandlingar Bevaras 10 år D Debiteringar externa 10 år - S Debiteringsunderlag 10 år - S E-anordningar Agresso 10 år - S Ekonomirapporter med prognoser Bevaras 10 år D Fakturaunderlag Agresso 10 år - S First Card Förteckning över innehavare Inaktualitet - S Inköpskort kvittens Inaktualitet - S Inköpskort återlämning Inaktualitet - S Kontoplan med kodförteckning Agresso Inaktualitet - S Kundfakturor Agresso 10 år - S Kundreskontra Agresso Se anm Se anm Se anm Hanteras av KLF Kvittensblock 2 år - S Kronologiskt Leverantörsfakturor Agresso 10 år - S Verifikationsnummer Leverantörsreskontra Agresso Se anm Se anm Se anm Hanteras av KLF Ombudgeteringar Bevaras 10 år D Plus-/bankgiro 2 år - S Kontoutdrag 2 år - S Finns att hämta i Nordeas e-arkiv under 2 år. Kronologisk ordning. Inbetalningar 2 år - S Finns att hämta i Nordeas e-arkiv under 2 år. Kronologisk ordning. Ekonomi gymnasieskolan Ersättning till fristående skolor Bevaras 10 år D Inackorderingstillägg 3 år - S Ansökan och beslut Interkommunal ersättning Bevaras 10 år D Resekort Ansökningar 3 år - S Kvittenser (tilldelade) 3 år - S Avslag 3 år - S 14

112 Ekonomi Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Tilläggsbelopp Bevaras 10 år S Ansökan och beslut Tjänstefördelning 1 år - S Konteringsunderlag för Heroma Överföring av skolpeng för utbyte Bevaras 10 år D Ansökan och beslut utomlands Ekonomi, daglig verksamhet Bankinformation för habiliteringsersättning Agresso Inaktualitet - S Blankett för ändring av bankinformation Gallras när det säkerställts att uppgifterna tillförts Agresso - S Habiliteringsersättning och kostavdrag 5 år - S Matkostnad faktureringsunderlag för 10 år - S sammanställning Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

113 Human Resource (HR) Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Personalakt Anhörigblankett Heroma Inaktualitet - S Anmälan om lägre/högre Bevaras Vid avslutad P sysselsättningsgrad anställning Anställningsinfo Tillsvidare, visstid och timavlönad med angiven sysselsättningsgrad Bevaras Vid avslutad anställning P Timavlönad utan angiven sysselsättningsgrad När anställningen upphör - S Bevaras Vid avslutad P anställning 10 år - S Ansvarsförbindelse vid användandet av Halmstads kommuns datorer och nätverk Ansökan om medel för centrala rehabiliteringskonton inklusive underlag Ansökan till Morgondagens ledare Beviljad utbildning Bevaras Vid avslutad anställning Ej beviljad utbildning Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst/återtagen ansökan Personligt brev CV/meritförteckning Betyg Ansökningshandlingar - erhållen tjänst Annons för sökt tjänst Personligt brev CV/meritförteckning Betyg Offentliga jobb När beslut är - S fattat 2 år - S Bevaras Vid avslutad anställning Arbetsskadeanmälan Bevaras Vid avslutad anställning Avsked Bevaras Vid avslutad anställning Avstängningsbeslut enligt AB 10 Bevaras Vid avslutad anställning Besked om att anställning kommer att Bevaras Vid avslutad upphöra - 67-åring anställning P P D + P D + P D + P P Anmärkning Akter upprättas för tillsvidareanställda, visstidsanställda och timavlönade med angiven sysselsättningsgrad. Se anvisningarna "Personalhandlingar inom Halmstads kommun". Beslut finns i ledningsgruppens protokoll Kopia av handling, original finns på Försäkringskassan Kan innehålla sekretess Kan innehålla sekretess Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

114 Human Resource (HR) Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Beslut om sjuklön enligt AB 28 Bevaras Vid avslutad anställning Bisyssla Beviljad/ej beviljad Bevaras Vid avslutad anställning Ingen bisyssla, har tagit del av Bevaras Vid avslutad informationen anställning Disciplinära åtgärder Bevaras Vid avslutad Övervägande om varning anställning Skriftlig varning Övervägande om uppsägning pga arbetstagarens personliga förhållanden Erbjudande om arbete enligt LAS 25. Bevaras Vid avslutad Nej tack eller ja tack. anställning Examensbevis Bevaras Vid avslutad anställning Förvaring Diarium Systematiskt Personalakt P D + P P D + P P P Anmärkning Kopia av handling, original skickas till HR-service. Sekretess Flextidsrapportering 2 år - S Skickas av medarbetare till närmaste chef Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Bevaras Vid avslutad anställning P Företrädesrätt Bevaras Vid avslutad P Besked om att anställning för anställning begränsad tid kommer att upphöra Anmälan om anspråk på företrädesrätt Original förvaras hos den tjänsteman som fått fördelningen. Kopia till HR som lägger in den i personalakten. Företrädesrättslista Inaktualitet - S Förmåner för anställda (blanketter) Bevaras Vid avslutad P anställning Hedersgåva - förteckning Se anm. Se anm. S Lista skickas till KLF varje år på de som fått hedersgåva Hot- och våldrapport Bevaras 10 år D Förvaras hos ansvarig chef. Kopia till HR. Intyg avseende genomgången hälsokontroll gällande tuberkulos för tillsvidare- och visstidsanställda Bevaras Vid avslutad anställning timanställda Inaktualitet - S P Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

115 Human Resource (HR) Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Personalakt Anmärkning Kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier Anmälan Bevaras 10 år D Se rutin på intranätet. Utredning Bevaras 10 år D Se rutin på intranätet. Ledighetsbeslut, 6 månader eller längre Heroma Bevaras Vid avslutad P anställning Ledighetsbeslut, kortare än 6 månader 2 år - P Läkarintyg 2 år - S Kopia av handling. Om det blir ett rehabiliteringsärende bör läkarintyget förvaras i rehabmappen hos chef. Lärarlegitimation Bevaras Vid avslutad P anställning Matrikel Bevaras Vid avslutad P anställning Medarbetarsamtal, lönesamtal Inaktualitet - S Förvaras hos ansvarig chef Medarbetarundersökning, Bevaras 10 år D förvaltningsövergripande resultat Omplaceringserbjudande UAF Bevaras Vid avslutad D + P Sekretess anställning Omställningsfonden Besked angående anmälan från Omställningsfonden Information (brev) från HR till berörd arbetstagare Bevaras Vid avslutad anställning P Kopia av handling. PM (Personalmeddelande information) Inaktualitet - S Postförsäkran Bevaras Vid avslutad P anställning PPA (Thomas Person Profil Analys) Inaktualitet - S Rehabiliteringshandlingar Bevaras Vid avslutad anställning D + P Rekrytering Annons Sammanställning av sökanden Uppgift om vem som fått tjänsten Sekretessförsäkran Bevaras Vid avslutad P anställning Semesterlistor 1 år - S Sekretess! Scanna ej. Bevaras 10 år D Upprättas i Offentliga jobb. Det ska framgå i sammanställningen om en ansökan är återtagen. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

116 Human Resource (HR) Handlingstyp Sjukersättning - Besked om att anställning upphör med anledning av varaktig sjukersättning (hel eller partiell) Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Bevaras Leverans till kommunarkiv efter Vid avslutad anställning Förvaring Diarium Systematiskt Personalakt P Anmärkning Blanketten finns hos KLF:s pensionshandläggare Sjukstatistik, lång- och korttid Inaktualitet - S Spontanansökningar (ej utlyst eller Inaktualitet - S ledigförklarad tjänst) Tillbudsrapport 2 år - S Förvaras hos ansvarig chef. Kopia till HR. Tjänsteresor utanför Sverige 2 år - S Redovisas enligt delegationsordningen. Tjänstgöringsbetyg Bevaras Vid avslutad P Kopia av handling anställning Tjänstgöringsintyg Bevaras Vid avslutad P Kopia av handling anställning Turordningslista anställningsdagar Inaktualitet - S personal Uppdragsbeställningar till Inaktualitet - S Kopia av handling företagshälsovård, inklusive coaching Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Bevaras 10 år S Original förvaras hos ansvarig chef. Kopia skickas digitalt till HR för sammanställning. Uppsägning pga arbetsbrist Bevaras Vid avslutad anställning D + P Kopia av handling. Sekretess Uppsägning pga arbetstagarens personliga förhållanden Bevaras Vid avslutad anställning D + P Kopia av handling. Sekretess Uppsägning/uttag av tjänstepension Bevaras Vid avslutad P (egen) anställning Utbildningsförteckning på individnivå, Inaktualitet - S förvaltningsövergripande Överenskommelse om avslutad Bevaras Vid avslutad D + P anställning anställning Överenskommelse om avstående av rätt till tillsvidareanställning enligt LAS 5 eller AB 4 Bevaras Vid avslutad anställning P Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

117 Diarium och nämndadministration Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Anslag, UAN:s protokollsjustering Se anm. Se anm. Se anm. KLF hanterar den elektroniska anslagstavlan på halmstad.se. Tillkännagivandet av justeringen samt tid för anslag ingår i sammanträdesprotokollet. Ansvarsförbindelse förtroendevalda Vid avslutat - S uppdrag Anteckningar vid presidium Inaktualitet - S Arvode till förtroendevalda i UAN och Troman 2 år - S Underlag från förtroendevalda förvaras i pärm UAN Individutskott Avsägning från politiskt uppdrag Bevaras 10 år D Delegationsbeslut Bevaras 10 år S Delegationsordning Bevaras 10 år D Diarieakter Bevaras 10 år D Underskrivna handlingar som skannats in i Ciceron måste även bevaras på papper för att kunna hävda juridisk giltighet. Diarieplan Bevaras 10 år S Kommunövergripande Diarium Ciceron Bevaras 10 år D Expedierade beslut från UAN eller UAN Bevaras 10 år D Vad som expedierats och till vem/vilka diarieförs individutskott Förtroendevalda i UAN och UAN Individutskott Troman Bevaras 10 år S Uppdateras kontinuerligt av KLF. KLF sköter leveransen till kommunarkivet. Kallelse/föredragningslista Ciceron 2 år - S Närvarolistor från sammanträden När närvaron - S tillförts protokollet Omröstningslistor/voteringslistor När - S uppgifterna tillförts protokollet Postlista, diarium Bevaras 10 år D Protokoll Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (UAN) Bevaras 3 år S Protokoll sänds via kommunarkivarien till bokbindare. UAN Individutskott Bevaras 3 år S Protokoll sänds via kommunarkivarien till bokbindare. OBS! eventuell sekretess, läggs ej på halmstad.se Protokollsutdrag Bevaras 10 år D Läggs till respektive ärende. Reservationer, yrkanden och protokollsanteckningar (skriftliga) När uppgifterna tillförts protokollet - S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

118 Diarium och nämndadministration Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Sammanträdestider Bevaras 10 år D Tjänsteskrivelser, yttranden och övriga Bevaras 10 år D handlingar som tillför fakta i ärenden Anmärkning Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

119 Gymnasieskola Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Elevdokument som ska gallras *-markerade dokument ska följa eleven vid byte inom Halmstad gymnasieskola. Anhöriginformation (Om det händer ) När elev slutat - S * Anmälan/bekräftelse till modersmål När elev slutat - S * Ansökan om tillgång till skolsystem När elev slutat - S myndig elev Ansökan om tillgång till skolsystem När elev slutat - S omyndig elev Ansökningsblanketter/valblanketter När elev slutat - S Antagningsblankett inträdesprov, När elev slutat - S Sturegymnasiet Avtal dator/läsplatta/enhet När elev slutat - S Blankett, anmälan till prövning När elev slutat - S CSN Frånvarorapporter När elev slutat - S CSN Varningsbrev När elev slutat - S * Elevändringar/Ändring i studieplan När elev slutat - S * Etikdokument När elev slutat - S * Frånvaroblankett (Elev anmäler frånvaro under skoltid) Individuell studieplan När elev slutat - S Dexter (Extens) När elev slutat - S Inskrivningsblankett När elev slutat - S Ledighetsansökan När elev slutat - S LMA-kort (kopia) När elev slutat - S * Mentorshandlingar När elev slutat - S Omdömen Unikum När elev slutat - S * Prövningsresultatsblankett När elev slutat - S Samtycke bild/video - gymnasieelev När elev slutat - S * Skolverkets kartläggning När elev slutat - S * Språktester När elev slutat - S * Anmärkning Studieavbrott När läsåret är - S slut Studieuppehåll Se anm. - S Gallras när elev inte kommer att återuppta sina studier eller efter det att elev påbörjat studier igen. Utvecklingssamtal Unikum När elev slutat - S * Överlämning/info från andra skolor Inaktualitet - S * Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

120 Gymnasieskola Handlingstyp Medium (om annat än papper) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Elevdokument som ska bevaras *-markerade dokument ska följa eleven vid byte inom Halmstad gymnasieskola. Vid leverans till kommunarkivet läggs de i aktomslag med personnummer i övre högra hörnet (personnummerordning). Avstängningar Bevaras När elev slutat D * Beslut om utskrivningar enligt GyF Bevaras När elev slutat D Dyslexiutredningar Bevaras När elev slutat S * Elevolycksfallsrapport Bevaras När elev slutat D * Elevöverlåtelse från grundskolan Bevaras När elev slutat S * Foto på elev (tas vid inskrivning) Bevaras När elev slutat S * Intyg om anpassad studiegång Bevaras När elev slutat S * Läkarintyg Bevaras När elev slutat S * Lärlingskontrakt Bevaras När elev slutat D Pedagogisk utredning Bevaras När elev slutat S * Polisanmälningar Bevaras När elev slutat D * Praktikavtal Bevaras När elev slutat S * Praktikomdömen Bevaras När elev slutat S * Kopia av handling. Psykologiska utredningar Bevaras När elev slutat S * Sammanfattning av studieresultat Bevaras När elev slutat S * Sammanställning inför överlämning från Sannarpsgymnasiet till Arbetsförmedlingens Unga F Bevaras När elev slutat S * Skadeanmälan för tjänsteresa Bevaras När elev slutat D * Skriftlig bedömning Bevaras När elev slutat S Bevaras tillsammans med avgångsbetyg. Skriftliga varningar Bevaras När elev slutat D * Tystnadsplikt (APL) Bevaras När elev slutat S * Utredningsblankett för Bevaras När elev slutat D * kränkningsärenden Åtgärdsprogram Unikum Bevaras När elev slutat D * Utredning inför åtgärdsprogram Skrivs ut från Unikum Bevaras När elev slutat D * Beslut om att inte upprätta åtgärdsprogram Skrivs ut från Unikum Bevaras När elev slutat D * Utvärdering av åtgärdsprogram Skrivs ut Bevaras När elev slutat D * från Unikum Avslut av åtgärdsprogram Skrivs ut från Unikum Bevaras När elev slutat D * 23

121 Gymnasieskola Handlingstyp Medium (om annat än papper) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Elevdokument gällande språkintroduktionen Antagningen *-markerade dokument ska följa eleven vid byte inom Halmstads gymnasieskolor. Anmälan till språkintroduktion Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Betyg från hemlandet Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Blankett, Frågeformulär till elever på Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet språkintro Blankett, Inskrivningssamtal och Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet kartläggning, språkintro Blankett, Ny elev på språkintro Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Foto på elev (tas vid inskrivning endast Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet för igenkänning) LMA-kort (kopia) Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Omdömen Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Skolverkets kartläggning Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Överlämning inom Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet språkintroduktionsprogrammet Överlämning/info från andra skolor Inaktualitet - S * Digital version sparas på antagningen på Sannarpsgymnasiet Betyg/betygskataloger/skriftligt omdöme Avgångsbetyg (gymnasiebevis, gymnasieintyg, studiebevis) Bevaras Januari året efter tillkomst Betygsersättande omdömen/intyg Bevaras Januari året efter tillkomst Betygskataloger Bevaras Januari året efter tillkomst Betygssammanställning Bevaras Januari året efter tillkomst Klasslistor Bevaras Skickas med ovanstående Slutbetyg från grundskolan Bevaras Januari året efter tillkomst S S S S S Kopia av handling. Personnummerordning, svenskt arkivpapper Kopia av handling. Personnummerordning tillsammans med betyg Signaturordning. Innehåller även resultat från prövningar. Skickas ihop med betygskataloger Förra läsårets klasslistor, dras ut i samband med betygen Bibliotek Beståndsregister BOOK-IT Se anm. Se anm. Se anm. Sköts av kulturförvaltningen. Biblioteksplan UAF Bevaras 10 år D Inköp/prenumerationer BOOK-IT Bevaras 10 år S Register över låntagare BOOK-IT Inaktualitet - S S Bevaras med övriga betyg. Kopia skickas till kommunarkivet samt uppgift om vilken grundskola eleven gick på. 24

122 Gymnasieskola Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Statistik: låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok Strategiplan för skolbibliotek inom UAF Bevaras 10 år D Uppgift om lån per elev BOOK-IT Inaktualitet - S Anmärkning BOOK-IT Se anm. Se anm. Se anm. Sköts av kulturförvaltningen. Övrigt Ansvarsförbindelse, VFU-studenter vid Inaktualitet - S praktik Antagningslistor Efter avslutat - S Finns hos gymnasieantagningen reservantag Diarieförda handlingar Bevaras 10 år D Skickas till kommunarkivet när ärendena är avslutade Drogplan Bevaras 10 år D UAF gemensam, i diarieakt Ersättning till elev (blanketter med När elev slutat - S personnummer och bankkontonummer) Examensprov för International Baccalaureate (IB) 5 år - S Kopia av handling, originalen skickas till Bryssel för rättning och betygsättning. Fakturaunderlag (faktura till 10 år - S elev/vårdnadshavare) Fotokataloger Bevaras Januari året efter S Kattegattgymnasiet skickar 1 ex. till kommunarkivet tillkomst Informationsmaterial/kataloger Bevaras Januari året efter S Egenproducerat, 1 ex. till kommunarkivet tillkomst Korrespondens av betydelse Bevaras 10 år D I diarieakt Korrespondens av tillfällig betydelse Vid - S och/eller rutinmässig karaktär inaktualitet Krisplan Bevaras 10 år D UAF gemensam, i diarieakt Kvittenser gymnasieansökan När elev slutat - S Likabehandlingsplan Bevaras 10 år D I diarieakt Lokala kursplaner Bevaras Omgående S Används ej längre Lokalt utarbetade betygskriterier Bevaras 10 år S Används ej längre Läromedel, egenproducerade Bevaras 10 år S I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. Nationella prov: Engelska, Matematik 5 år - S Nationella prov: Svenska, svenska som andraspråk, inklusive sammanställningar över resultat Bevaras 1 år S Läsårsvis, klassvis, ämnesvis Närvarolistor Skola24 2 år - S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

123 Gymnasieskola Handlingstyp Projekt - Ansökan, redovisning, utvärdering Protokoll APT Matråd Samverkan Skyddsrond Handledarträffar Programråd Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Bevaras 10 år D I diarieakt Se anm. Se anm. S Kan gallras om de inte innehåller beslut eller unik information om verksamheten. Annars ska de bevaras och levereras till kommunarkivet efter 3 år Bevaras 3 år S Scheman (klass) Novaschem 2 år - S Novaschem Sekretessförbindelse, VFU-studenter vid Inaktualitet - S praktik Sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram med mera) Inlägg av rutinmässig karaktär Vid - S inaktualitet Inlägg av ärendekaraktär Bevaras 10 år D I diarieakt. Moderator ansvarar för att dessa fångas upp Kommentarer av stötande eller Omedelbart - Moderator ansvarar för att dessa tas bort kränkande karaktär Timplaner Extens Bevaras Se anm. S Vid avslut av Extens ska timplanerna överföras till nytt elevsystem eller levereras till kommunarkivet. Underlag för kostavdrag - personal 2 år - S Skickas till HR-service Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

124 Gymnasiesärskola Handlingstyp Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning med bilagor Elevakt Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) Efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Bevaras När elev slutat D Ansökan och beslut till elevakt. Beslut om inskrivning förvaras hos vårdnadshavare eller myndig elev. Utskrivning förvaras hos avlämnande rektor respektive mottagande rektor OBS! Elevakten kan innehålla sekretesshandlingar, dessa ska diarieföras. Handlingarna är efter samtycke överlämnade till särgymnasiet från grundsärskolan. Vid leverans till kommunarkivet läggs de i aktomslag med personnummer i övre högra hörnet (personnummerordning). Ansökan och beslut om mottagen elev. Bevaras När elev slutat S Intyg - Betyg. Bevaras När elev slutat S Korrespondens Bevaras När elev slutat S Protokoll från elevvårdskonferens Bevaras När elev slutat S och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård. Senast upprättad pedagogisk planering Bevaras När elev slutat S Utbildningsrelaterad information Bevaras När elev slutat S Kan ersätta betyg. Intyg och betyg till elevakt Utredningar vid mottagande. Bevaras När elev slutat S Åtgärdsprogram Bevaras När elev slutat D Utredning, beslut, utvärdering och avslut Handlingar i överklagandeärenden Bevaras När elev slutat D Intyg för personal avseende genomgången hälsokontroll gällande tuberkulos Se anm. Se anm. Se anm. Lämnas till HR för vidare hantering och arkivering Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

125 Elevhälsans medicinska insats (EMI) Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring efter) Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt D/S Anmärkning Anmälan enligt Lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Bevaras Efter avslutad skolgång Kopia av handling. Bevaras hos ansvarig skolsköterska. Till journalen. Original diarieförs. Anmälan Patientnämnd Efter avslutad D/S Kopia av handling. skolgång Bevaras hos ansvarig skolsköterska Avvikelserapporter Bevaras 5 år S Hos medicinskt ledningsansvarig Begäran om utlämnande av journalkopia/ Bevaras Efter avslutad S Skolsköterska gör journalutdrag, ev. i samråd med skolläkare. del av journalkopia skolgång Dokumenteras i journalen. Begäran skannas in i PMO, därefter strimlas. EMI Metodbok Bevaras 10 år S Uppdateras årligen och original bevaras hos medicinskt ledningsansvarig digitalt Godkännande från elev att rekvirera Bevaras Efter avslutad S Tydlig dokumentation i journal vart vi skickar rekvisition och mottager journal från annan kommun skolgång journal ifrån. Skanna in rekvisition i PMO. Hälsodeklaration Bevaras Efter avslutad S Betryggande anteckning ska göras i journalen, därefter strimlas skolgång Hälsoprofil från elev Bevaras Efter avslutad S Betryggande anteckning ska göras i journalen. skolgång PWS Joliv/ Careplus Journalkopior andra vårdgivare Bevaras Efter avslutad S Originalet finns hos vårdgivaren. Betryggande anteckning ska göras i skolgång journalen. Kan strimlas efter säkerställd skanning Korrespondens av tillfällig karaktär Inaktualitet S Betryggande anteckning ska göras i journalen Korrespondens med andra Bevaras Efter avslutad S Betryggande anteckning ska göras i journalen. E-post läggs till journalen. vårdinrättningar, kliniker, förvaltningar skolgång Korrespondens med vårdnadshavare/ Bevaras Efter avslutad S Betryggande anteckning ska göras i journalen. E-post skannas/kopieras till privatpersoner skolgång journalen Leveransbevis 3 år S Kopia av handling. Bevaras hos ansvarig skolsköterska Mottagarbevis, avsända journaler 3 år S Bevaras hos ansvarig skolsköterska Pappersjournal från annan kommun, Bevaras Efter avslutad S Kommunarkivets personal återsänder dem vid behov till rätt kommun inlånad skolgång Patientsäkerhetsberättelse Bevaras 10 år D Remisser från skolläkare, skolsköterska Bevaras Efter avslutad S PMO skolgång Remissvar Bevaras Efter avslutad S Kan ibland vara journalkopia. Kan strimlas efter säkerställd skanning skolgång SHV-journaler förda av skolläkare, Bevaras Efter avslutad S PMO arkiv skolsköterska skolgång Arkiveringslösning är ännu inte klar, bör arkiveras i e-arkiv. Vaccinationsmedgivande från Läsårsslut S Skannas in i PMO journal, journalanteckning därefter strimlas vårdnadshavare Vaccinationsnekande från vårdnadshavare Bevaras Efter avslutad S Skannas in i PMO journal, journalanteckning därefter strimlas skolgång Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

126 Kurator Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Analys/kartläggning till åtgärdsprogram Inaktualitet S Arbetsmaterial Anmälan socialtjänstlagen Bevaras När elev slutat D Slutet kuvert i elevakt. (scanna ej in) Anteckningar förda vid träff om Bevaras När elev slutat S Till elevakt kränkande särbehandling av elev Bokningskalender Se anm. S Gallras när eleverna gått ut Korrespondens Se anm. Se anm. D eller S Med Socialförvaltningen, Migrationsverket m.m. Till elevakt. Korrespondens av betydelse diarieförs. Mötesanteckningar (arbetsplatsträffar Bevaras När elev slutat S Mötesanteckningar av vikt för verksamheten m.m) Protokoll från elevstödjande verksamhet Bevaras När elev slutat S Rörande ansvar och uppföljning etc. Sjukintyg för elev Bevaras När elev slutat S Slutet kuvert i elevakt Utlåtanden till andra myndigheter Bevaras När elev slutat D Slutet kuvert i elevakt Utredningar Bevaras När elev slutat S Till elevakt Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

127 Arbetsmarknad Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Administration Anställningsinfo Bevaras Inaktualitet S Årsvis i personnummerordning Ansökan föreningsbidrag Bevaras 10 år D Pappershandling gallras Avisering och rekvisition statsbidrag 10 år - S Digital hantering fr o m september 2018 Beslutsmeddelande Arbetsförmedlingen 2 år - S Kronologisk Deltagarinformation 2 år - S Hälsokontroll Inaktualitet - S Kaféverksamheterna Rekvisition föreningsbidrag Bevaras 10 år S Kronologisk Verksamhets-/årsberättelse från förening Bevaras 10 år S Kundregister Databas 2 år - S Finns på byggåtervinningen och hunddagis Handläggare Anmälan Sommarkraft, anställning Databas 10 år - S Kronologisk Anmälan Sommarkraft, ingen anställning Databas 2 år - S Anställningsinfo Sommarkraft 10 år - S Kopia av handling. Personnummerordning Anvisning ekonomiskt bistånd Inaktualitet - S Kopia av handling, original förvaras på ekonomiskt bistånd i personakt. Månadsstatistik Databas Bevaras 10 år S Kronologisk Närvarorapporter 2 år - S Personnummerordning Praktikbeslut ekonomiskt bistånd Bevaras 5 år S Samtyckesblankett 2 år - S Separat dokument Utdrag ur belastningsregistret Se anm. Se anm. Se anm. Noteras i Aktsam, original åter deltagare Återkoppling till Arbetsförmedlingen/ 10 år - S Hanteras i Aktsam ekonomiskt bistånd Integration Akt Se anm. Se anm. S Födda 5/15/25 bevaras. Levereras till kommunarkivet efter 5 år. Anvisning från Migrationsverket Beslut om praktik Checklista Fullmakt för vuxna och barn vid behov Introduktionsplan Personblad Samtycke Sjukperiodsblankett vid sjukdom sjukintyg, läkarintyg (kopia) Villkorsavtal Avisering statsbidrag Bevaras 2 år S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

128 Arbetsmarknad Handlingstyp Hyreskontrakt Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter 2 år efter att avtalet upphört Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning - S Kopia. Gatunummer. Introduktionsersättning 10 år - S Introduktionsersättning finns ej längre men ska förvaras tills tiden löpt ut. (närvarorapporter) Statsbidragsansökan Bevaras 10 år D Underlag statbidragsansökan 2 år - S Ledning Bygglov 2 år - S Fastighetsbeteckning. Avser bygglov inom arbetsmarknadsenhetens verksamhet. Tolkförmedling Ansökan från tolk Bevaras 10 år S Fakturaunderlag (för fakturering till 10 år - S beställare) Intyg Bevaras 10 år S Register över kunder/beställare Taqs Inaktualitet - S Register över tolkar Taqs Inaktualitet - S Sekretessförbindelse Bevaras 10 år S Tolkarvode Agresso 2 år - S Tolkbeställningar Inaktualitet - S Tolkningsböcker Inaktualitet - S Språk/kronologisk Tolkningsböcker upprättas inte längre, digitaliserats Tolkrekvisitioner 10 år - S Åtagande Bevaras 10 år S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

129 Daglig verksamhet Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till Kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning * Samtliga akter för deltagare som avlider eller fyller 67 år skickas omgående till socialförvaltningen. För övriga akter ska en ställtid omfattande minst 3 månader tillämpas, innan den fysiska akten skickas över till socialförvaltningen. Det utifall att ärendet åter blir aktuellt igen inom en snar framtid efter avslut. Se daglig verksamhets Rutin för akthantering, arkivering, dokumenthantering och gallring Arbetsanteckningar Procapita Inaktualitet - S Avtal vid individuell placering Procapita Bevaras* 5 år* S Signerat original läggs i fysisk personakt Avvikelserapporter Bevaras 10 år D Beställning av daglig verksamhet Procapita Bevaras* 5 år* S Skickas via Procapita från socialnämnden Dagboksjournal över sjukanmälningar, semestrar, vård av barn med mera, samt ersättare för dessa Inaktualitet - S Deltagarundersökningar Bevaras 10 år D Ej verkställda beslut 3 månader - S Fullmakter, beslut om företrädarskap ex Bevaras* 5 år* S Signerat original läggs i fysisk personakt/utförarakt god man Genomförandeplan Procapita Bevaras* 5 år* S Utskrivet original (om signerat) läggs i fysisk personakt/utförarakt Habiliteringsersättning Se anm Se anm Se anm Se ekonomidelen Intyg av vikt för verkställigheten Bevaras* 5 år* S Ex läkarintyg Signerat original läggs i fysisk personakt/utförarakt Intyg för personal avseende genomgången hälsokontroll gällande tuberkulos Se anm. Se anm. Se anm. Lämnas till HR för vidare hantering och arkivering Journalanteckning Procapita Bevaras* 5 år* S Kartläggning Procapita Se anm. - S Leder till genomförandeplan. Arbetsmaterial gallras efter inaktualitet Lex Sarah-anmälan Bevaras 10 år D Skannas ej in Lex Sarah-utredning Bevaras 10 år D Skannas ej in Register över personer som har insatser enligt LSS Procapita Bevaras* 5 år* S Samtycke Bevaras* 5 år* S Signerat original läggs i fysisk personakt/utförarakt Slutrapport Bevaras* 5 år* S Underlag för kostavdrag, deltagare och personal 2 år - S Sammanställs i nytt underlag till ekonomi Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

130 Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Aktualisering Procapita 2 år - S Som ej leder till ansökan Domar angående god man/förmyndare 5 år - S som ej tillhör ärende Ej registrerade ärenden Inaktualitet - S Kronologisk vid aktualitet, övriga systematisk förvaring. Internkontroll - Granskning av akter Inaktualitet - S Resultat, systematisk förvaring hos kvalitetsutvecklare. Gallras vid anställnings upphörande. Internkontroll - Granskning av beslut 2 år - S Resultat, redovisning av enhetschef till verksamhetschef till nämnd. Internkontrollprotokoll Inaktualitet - S Yttrande till tillsynsmyndighet (Lex Sarah) Bevaras 10 år D Information om ärendet registreras i Procapita. Handlingar förvaras systematiskt i pärm. Personakt och dödsboakt Anmälning/rapport rörande enskild 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Ansökan 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Anteckningar om hembesök 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Beräkningar Procapita 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Beslut om bistånd 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Domar/beslut i förvaltningsdomstol Procapita 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Dödsboanmälningar, dödsboutredningar 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Dödsfallsintyg 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S * Handlingar rörande personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad bevaras. Dessa levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. I övriga fall gallras handlingarna 5 år efter sista anteckning. 5 år* S Ansökan som ej fullföljts och ej tillförs personakt aktualiseras i Procapita och gallras enligt särskild rutin 5 år* S 5 år* S 5 år* S 5 år* S 5 år* S 5 år* S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

131 Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Ekonomiska redovisningar 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt 5 år* S Fullmakt Inaktualitet - S Fysiskt beslutsmeddelande Inaktualitet - S Hyresavtal Senaste 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Äldre Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet, till exempel remisser Inkomna/utgående/upprättade Gallras när nytt avtal kommit in Procapita 5/15/25 bevaras, övriga gallras* handlingar av tillfällig karaktär Inkomstförsäkran 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S - S 5 år* S Inaktualitet - S 5 år* S Kallelser till möten med handläggare Inaktualitet - S Kostnadsberäkning tandvård 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Läkarintyg 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Meddelande om elavstängning, uppsägning och avhysning Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Polisrapport om brott eller misstanke om brott Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Inaktualitet - S Anmärkning 5 år* S Meddelanden som ej tillförs personakt aktualiseras i Procapita och gallras enligt särskild rutin. 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Om de inte ligger till grund för beslut om insats. Inaktualitet - S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

132 Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Registerkontroller som utgör underlag för Inaktualitet - S Tillförs akten i läsbar form. beslut Samtycke Inaktualitet - S Signerade bankkontouppgifter 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Skriftlig information till och från andra myndigheter och andra enheter inom socialtjänsten 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Specificerade tandvårdsfakturor 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Utredningar Verifikationer för utgifter/inkomster kvitton/löneavier/hyresavier m.m Fakturor direktutbetalade av handläggare Procapita och pappersakt 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S 5 år* S 5 år* S Fakturor betalade av klient Inaktualitet - S Återkravshandlingar 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Ärendeblad/journalblad Procapita och pappersakt 10 år - S Räkenskapsinformation/verifikationer som är underlag för direktutbetalda fakturor förvaras ej i personakt. Sparas i särskild ordning. 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Överenskommelser/handlingsplaner/arbetsplaner Överklagande med bilagor 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Inaktualitet - S 5 år* S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

133 Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Förmedlingsmedel/egna medel Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Ansökan 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Journalanteckningar 5/15/25 bevaras, övriga gallras* Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning 5 år* S Ekonomi/personakt 5 år* S Ekonomi/personakt Räkenskaper/Redovisning av egna medel. 10 år - S Bevaras separat, ej i personakt. Utredning om rätt till bistånd 5/15/25 bevaras, övriga gallras* 5 år* S Ekonomi/personakt * Handlingar rörande personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad bevaras. Dessa levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. I övriga fall gallras handlingarna 5 år efter sista anteckning. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

134 Vuxenutbildning beställarenheten (BE) och kommunvux (KV) Handlingstyp Enhet Medium (om annat än papper) Ansökningsblankett med studieplan BE Open24 eller webbformulär Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Gallring (förstöring) efter När eleven gått ut Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning - S Obs! Glöm inte att ta ut nödvändiga uppgifter till underlag för statistik. I dagsläget är det inte möjligt att gallra i Open24, en lösning för detta ses över. Avbrott elev BE Webbformulär Efter - S Avbrottslistor registrering Avbrottsblankett KV Webbformulär Avbrottslistor 3 år - S Avstängning KV Bevaras 10 år D Se delegationsordning Betygskataloger BE Bevaras 5 år S Årsvis Betygskopior - slutbetyg BE Bevaras 5 år S Kopia av handling Diplom Omvårdnads College BE Bevaras 5 år S Elevmappar SFI KV 3 år - S Förvaras på skolenheten Etikdokument KV När eleven gått ut Individuella studieplaner omvårdnad BE Extens När eleven KV gått ut - S Förvaras på skolenheten - S Upprättas av hemkommunen men förvaras hos rektor för uppföljning och eventuell revidering. Blankett gallras efter registrering i Extens. Informationsmaterial/kataloger BE Bevaras 5 år S Egenproducerat. Ett exemplar bevaras och levereras till kommunarkivet. KV Intyg BE Bevaras 5 år S Exempelvis för orienteringskurser Intyg KV Bevaras 5 år S Intyg för personal avseende genomgången hälsokontroll gällande tuberkulos KV Se anm. Se anm. Se anm. Lämnas till HR för vidare hantering och arkivering Klasslistor/grupplistor BE Extens Bevaras 5 år S KV Korrespondens av betydelse BE Bevaras 10 år D KV Korrespondens av tillfällig betydelse BE Inaktualitet - S och/eller rutinmässig karaktär KV Kurs- och timplaner KV Extens Bevaras 10 år S Läkarintyg studerande KV Inaktualitet - S Lärlingskontrakt BE Bevaras 5 år S Kopia av handling. Intyg från arbetsplats. Original med betyg Nationella prov: engelska, KV 5 år - S Bevaras och levereras till kommunarkiv av skolenhet matematik, övriga ämnen Nationella prov: SFI KV Bevaras Omgående S Bevaras och levereras till kommunarkiv av skolenhet 37

135 Vuxenutbildning beställarenheten (BE) och kommunvux (KV) Handlingstyp Enhet Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Leverans till kommunarkiv efter Förvaring Diarium Systematiskt Anmärkning Nationella prov: svenska/sva KV Bevaras Omgående S Bevaras och levereras till kommunarkiv av skolenhet Närvarolistor SFI BE KV Dexter Vid avslutad utbildning - S Närvarolistor övriga KV 2 år - S Förvaras på skolenheten Praktikavtal KV Bevaras 5 år S Praktikomdömen även SFI KV Bevaras 5 år S Kopia av handling. Personnummerordning med betygen Prövning - anmälan BE Efter - S slutförd prövning PuL-blankett KV När eleven slutat - S Förvaras på skolenheten Blanketten kommer att byta namn då personuppgiftslagen upphävts. Resultat av prövningar - betygskatalog BE Extens Bevaras 5 år S Skriftliga omdömen KV Bevaras 5 år S Kopia av handling. Ska ligga tillsammans med betygen. Förvaras på skolenheten. Språktester SFI KV När eleven - S Förvaras på skolenheten slutat Studiehandledning KV Inaktualitet - S Tystnadsplikt vård/omsorg VUX KV Bevaras 5 år S Utdrag ur belastningsregistret BE Inaktualitet - S Utskrivning av elever enligt BE Bevaras 10 år D Se delegationsordning skollagen Yttrande gällande interkommunal ersättning, elev folkbokförd i Halmstads kommun Yttrande gällande interkommunal ersättning, elev folkbokförd utanför Halmstads kommun KV BE Inaktualitet - S BE Inaktualitet - S Övriga skriftliga prov (ej nationella) KV Inaktualitet - S Bevaras på skolenheten. Specialpedagogik Screeningresultat BE 3 år - S Utredningar BE Bevaras 2 år S Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

136 EU-projekt Lagar, förordningar och föreskrifter reglerar hantering av information i EU-projekt. EU-förordningar är direkt gällande i EU:s medlemsstater och har därmed företräde framför nationella regler, medan EU-direktiv måste införas genom nationell lagstiftning. Handlingar i EU-projekt behöver därför ofta bevaras längre än vid tillämpning av enbart svensk lagstiftning. I vissa fall är det dock svensk lagstiftning som sätter den längre tidsfristen. Om regelverken inte följs så kan det ekonomiska stödet krävas tillbaka. Detta regleras i programmens förordningar. Vid beräkning av gallringsfrister för handlingar i EU-projekt måste hänsyn tas till flera faktorer. Lagen om kommunal redovisning och preskriptionslagen påverkar informationens minsta bevarandetid och anger att viss information ska bevaras i 10 år. Regler för revision och kontroll utgör en annan viktig omständighet. I EUprojekt är dessa olika för strukturfonder och sektorsprogram, och bestämmelser finns i vissa fall reglerade i avtal eller i olika rättsakter. För att säkerställa att informationen finns bevarad under den tid som anges för att tillmötesgå revision, preskriptionstid och övrig lagstiftning får gallringsbara handlingar gallras tidigast 10 år efter avslutat projekt eller avslutat program, oavsett projekt eller program. Myndigheter kan dock behöva spara informationen under en längre tid och det åligger alltid myndigheten att ta reda på vad som gäller i det enskilda projektet. Vid granskning av ett EU-finansierat projekt önskar EU:s revisorer tillgång till projektets hela dokumentation, både information som ska bevaras och som ska gallras. Det är därför viktigt att EU-dokumentationen hålls samlad och tillgänglig samt angeläget att även information som i andra sammanhang har en kortare gallringsfrist än 10 år bevaras denna tid. Projektägaren (stödmottagaren) är den myndighet som ansökt och fått stöd att genomföra projektet. Projektägaren har ansvar för de juridiska och ekonomiska delarna i verksamheten och administrerar projektet i enlighet med beslutets allmänna och särskilda villkor. I projektägarens ansvar ingår bl.a. att, enligt regelverket, hantera de allmänna handlingar som uppstår i projektet och att säkerställa att informationen bevaras eller gallras efter utsatt frist. EU-projekt Handlingstyp Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN, Leverans till kommunarkiv efter Projekthandlingar Ansökan Databas Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Ansökan och beslut om avbrutet projekt Arbetsplaner och rollfördelning Avsiktsförklaringar (Letter of Intent, Letter of Support) Bevaras Tidigast 10 år efter projektets slut Bevaras 3 månader efter sista utbetalning 3 månader efter sista utbetalning Förvaring Original i diariet Kopia i projektdokumentationen Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Original i projektdokumentationen. Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Anmärkning 39

137 EU-projekt Handlingstyp Avtal/kontrakt, avser bl.a. Projektkontrakt/avtal Samverkanskontrakt/avtal Partnerskapsavtal Hyresavtal Leasingavtal Avtal med underentreprenörer Bemyndigande av fullmakter avseende projektpersonal Beslut från fonden, programmet, projektägaren, myndigheter Deltagarrapporteringar till statistiska centralbyrån (SCB) Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Tidigast 10 år efter projektets slut Bevaras Bevaras Tidigast 10 år efter projektets slut Leverans till Förvaring kommunarkiv efter - Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. 3 månader efter sista utbetalning 3 månader efter sista utbetalning Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen - Original i projektdokumentationen. Anmärkning Partnerskapsavtal upprättas mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande (Partnership Agreement between the Lead Partner and its Projects Partners) Avser t.ex. beviljande och avslag av projekt, beslut om finansiering, nämndbeslut. Kallelse styrgruppsmöte Vid inaktualitet - Original i projektdokumentationen. Kommunikationsplaner Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Original i diariet Kopia i projekt- Korrespondens av vikt Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta arbetet och som inte har något egenvärde dokumentationen Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen Vid inaktualitet - Original i projektdokumentationen. Medfinansieringsintyg Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Mötesanteckningar som tillkommit uteslutande för att underlätta arbetet och som inte har något egenvärde Projektansökningar inklusive bilagor (beviljade, ej beviljade) Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Vid inaktualitet - Original i projektdokumentationen. Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Avser bl.a. korrespondens med EU- och medfinansiärer samt projekt-partners Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

138 EU-projekt Handlingstyp Projektplaner (godkända, reviderade, ej godkända) Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Bevaras Leverans till kommunarkiv efter 3 månader efter sista utbetalning Protokoll styrgruppsmöte Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Rapporter Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Revisionshandlingar Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Uppdragsbeskrivningar Ekonomi (Original som projektägaren/huvudmannen ansvarar för finns i projektägarens/huvudmannens arkiv) Ansökan om utbetalning av stöd Tidigast 10 år efter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut Budget med kalkyler och Databas beräkningsunderlag Giltiga underlag för stödberättigande kostnader Leverantörsfakturor Agresso Tidigast 10 år efter projektets slut Utdrag ur räkenskaperna bokföringsjournaler Personalens tidsredovisningar, deltagarredovisningar Revisionsintyg (FLC First level kontroll) och andra Resehandlingar (ex boardingcard) Tidigast 10 år efter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut Förvaring Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Original i diariet Kopia i projektdokumentationen Original i diariet Kopia i projektdokumentationen Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. - Kopia i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen. Anmärkning För exempelvis projektpersonal, utvärderare Original i projektägarens/huvudmannens arkiv. Observera att originalen måste finnas i projektägarens (huvudmannens) arkiv så länge kopiorna ska finnas kvar för revision. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

139 EU-projekt Handlingstyp Upphandlingar (anbud, förfrågningsunderlag, annonser, anbudsöppningsprotokoll, tilldelningsbeslut, offerter med mera) Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Tidigast 10 år efter projektets slut Utbetalningsbesked Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Upphävanden av beslut och återbetalningsskyldighet Personal Friställningsintyg för offentligt anställt personal Bevaras Tidigast 10 år efter projektets slut Leverans till Förvaring kommunarkiv efter - Kopia i projektdokumentationen. 3 månader efter sista utbetalning Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. - Original i projektdokumentationen Anmärkning Original förvaras i projektägarens arkiv och gallras/bevaras utifrån gällande dokumenthanteringsplan. Avser Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) Lönespecifikationer Se anm. Se anm. Se anm. Original i projektägarens/huvudmannens arkiv Rekrytering Annonser Ansökningar Tidigast 10 år efter projektets slut - Kopia i projektdokumentationen Original förvaras i projektägarens arkiv och gallras/bevaras utifrån gällande dokumenthanteringsplan. Anställningsavtal Sökandeförteckningar Dokumentation av projektet (Varje projekt behöver värderas utifrån sitt historiska intresse. Delar av dokumentationen kring respektive aktivitet kan i vissa projekt vara intressant att bevara.) Deltagarlistor Aktsam Inaktualitet - Original i projektdokumentationen Dokumentation från Tidigast 10 år efter - Original i projektdokumentationen Redovisas löpande i lägesrapport till ESF. arrangemang/aktiviteter projektets slut Egenproducerat utbildningsmaterial Tidigast 10 år efter projektets slut - Original i projektdokumentationen Fotografier från arrangemang Tidigast 10 år efter projektets slut - Original i projektdokumentationen Information från extern Tidigast 10 år efter - Original i projekt- Utskrifter eller konvertering till pdf-filer. webbplats/intranät om projektet Närvarolistor vid aktiviteter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut dokumentationen - Original i projektdokumentationen Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

140 EU-projekt Handlingstyp Pressklipp/tidningsurklipp som rör artiklar och annonser om projektet Pressmeddelanden (egna om projektet) Program/agendor Samtycken från deltagare Sociala medier för utökad dialog om projektet Inkomna klagomål och synpunkter Meddelanden och inlägg av tillfällig eller ringa betydelse Kommentarer och inlägg som strider mot gällande lagstiftning Strategi/handlingsplan för implementering av projektresultat Medium (om annat än papper) Gallring (förstöring) efter Bevaras Bevaras Tidigast 10 år efter projektets slut Tidigast 10 år efter projektets slut Bevaras Tidigast 10 år efter projektets slut Leverans till kommunarkiv efter 3 månader efter sista utbetalning Förvaring Original i projektdokumentationen 3 månader efter Original i projektdokumentationen sista utbetalning - Original i projektdokumentationen - Original i projektdokumentationen 3 månader efter Original i projektdokumentationen sista utbetalning - Original i projektdokumentationen Anmärkning Utskrifter eller konvertering till pdf-filer. Utskrifter eller konvertering till pdf-filer. Omedelbart - - Exempelvis förtal, personangrepp, hot eller hets mot folkgrupp Bevaras 3 månader efter sista utbetalning Original i diariet. Kopia i projektdokumentationen. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

141 Förteckning över utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens databaser och it-system Namn Anmärkning Agresso Ekonomisystem Aktsam Deltagarhantering inom arbetsmarknadsenheten. Ersätts av Amea Web under hösten Amea Web Deltagarhantering inom arbetsmarknadsenheten. Ersätter Aktsam under hösten Artvise Ärendehanteringssystem Book-it Biblioteksdatabassystem Capella Tidigare anställningstid Ciceron Dokument- och ärendehanteringssystem Dexter Gränssnitt för studieplanshantering inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen Digilär Webbaserat läromedel Doris Beställningssystem Draftit Privacy Records Webbaserat system för att kartlägga, registrera och administrera behandling av personuppgifter Exam.net Provverktyg inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen Extens Elevregister inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen FerieBas Deltagarhantering inom Sommarkraft (arbetsmarknadsenheten) Goodreader Applikation till läsplatta för att läsa handlingar Google education Lärplattform inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen Heroma HR-system ichemistry Kemikaliehanteringssystem KID Kommuninvånarregister Microsoft Outlook E-postsystem, kalender och hantering av kontakter Procapita IFO Verksamhetssystem för individ- och familjeomsorgsverksamheten. Hanterar handläggningsprocessen inom ekonomiskt bistånd. Procapita VO Verksamhetssystem för vård- och omsorgsverksamheten. Hanterar handläggningsprocessen inom daglig verksamhet. ProCompetence Modul till Heroma, för medarbetares kompetenser Profdoc Medical Office (PMO) Skolsköterskornas aktsystem PS förhandling System för löneöversyn PWS Joliv/ Careplus Verktyg inför hälsosamtal och för sammanställning av hälsostatistik Sharepoint Lärplattform Sitevision Webbpubliceringssystem. Används för Halmstads kommuns webbplats och intranät. Skola 24 Schema Schemaverktyg inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen Skola24 Frånvaroanmälan inom skolan. Skype för företag Plattform för enhetlig kommunikation, med snabbmeddelanden, konferenser, onlinemöten och samarbete som en del av Office 365 Sociala medier Aktuell förteckning finns på Halmstads kommuns webbplats. SPCS Bokföringssystem på ekonomiprogrammet och UF-företag SPSS Datorprogram för statistisk analys Stratsys System för verksamhetsstyrning, planering och uppföljning Taqs Tolkförmedlingens it-system Teams Lärplattform TendSign Upphandlingsverktyg Troman Förtroendemannaregister inklusive arvodesregistrering Unikum Lärplattform Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

142 Förteckning över utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens databaser och it-system Urkund Plagiatkontroll inom skolan Visma ReCruit Kompetensbaserat rekryteringssystem Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan UAN,

143 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00312 Ärende UAN 2018/00312 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Utbildningsdepartementet Remiss: Promemoria - Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan m.m. (U2018/03059/GV) Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta yttrandet enligt bilaga 1, daterad Sammanfattning av ärendet I dataskyddsförordningen som antogs den 25 maj 2018 beskrivs hur personuppgifter skall behandlas. Dataskyddsförordningens text hindrar Skolverket och SCB att framställa statistik inom vissa skolformer. Denna promemoria har utarbetats inom Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet). I promemorian lämnas förslag till ändringar i förordningen (2001:100) om den officiella statistiken. Syftet är att ge Statens skolverk och Statistiska centralbyrån (SCB) möjlighet att behandla vissa känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan för framställning av statistik över berörda utbildningsformer. Det föreslås att Skolverket ska få behandla känsliga personuppgifter som avser hälsa för elever inom skolformerna grundsärskola, specialskola, gymnasiesärskola och särskild utbildning för vuxna. Det föreslås vidare att SCB ska få behandla känsliga personuppgifter som rör enskilda individers hälsotillstånd för framställning av officiell statistik över folkhögskolan. Ändringarna föreslås träda i kraft den 1 januari Ärendets beredning Ärendet har handlagts av kvalitetsutvecklare Leif Ödmark. Rektor för gymnasiesärskolan Katrine Pettersson och rektor för Lärvux Vera Vesterberg har fått möjlighet att lämna synpunkter i ärendet. HUKSAM Beskrivning av ärendet Bakgrund Statens skolverk har i en hemställan till Utbildningsdepartementet i oktober 2007, och på nytt i december 2010, begärt att regeringen ska besluta om en ändring i förordningen (2001:100) om den officiella statistiken, som innebär att Skolverket får möjlighet att inom ramen för sitt uppdrag som statistikansvarig myndighet på skolområdet behandla vissa s.k. känsliga personuppgifter enligt 13 personuppgiftslagen (1998:204, PUL). Begäran avser känsliga personuppgifter om elever som fullgör sin skolgång i grundsärskolan, gymnasiesärskolan, särskild utbildning för vuxna (särvux), specialskolan, Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

144 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00312 sameskolan, fristående skolor med konfessionell inriktning samt om elever som får modersmålsundervisning (U2010/03817/GV). Den 25 maj 2018 upphävdes PUL då Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskydds förordning), förkortad dataskydds förordningen, började tillämpas. Dataskyddsförordningen kompletteras av lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskydds förordning (förkortad dataskyddslagen) som också trädde i kraft den 25 maj Begreppet känsliga personuppgifter i 13 i den upphävda PUL har i huvudsak samma innebörd som särskilda kategorier av uppgifter i art. 9.1 i dataskydds förordningen. Dessa uppgifter benämns i dataskyddslagen känsliga personuppgifter (3 kap. 1 ). De uppgifter som anges i art. 9.1 dataskyddsförordningen är personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning. Behandling av sådana uppgifter ska enligt artikel 9.1 som huvudregel vara förbjuden. Enligt artikel 9.2 j är dock behandling av sådana uppgifter tillåten om den är nödvändig för bl.a. statistiska ändamål i enlighet med artikel 89.1, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, vilken ska stå i proportion till det eftersträvade syftet, vara förenligt med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehålla bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. Det kan konstateras att sedan Skolverkets skrivelse inkom har Datainspektionen i december 2016 i ett svar på en förfrågan från Skolverket om vad som utgör en känslig personuppgift angivit följande. Enbart en uppgift om att en fysisk person går på en skola som har konfessionell inriktning torde inte ensamt avslöja den fysiska personens religiösa eller filosofiska övertygelse. Däremot skulle den uppgiften tillsammans med andra uppgifter om den fysiska personen kunna avslöja dennes religiösa eller filosofiska övertygelse och därmed utgöra känsliga personuppgifter (Datainspektionen, dnr ). Ställningstagandet innebär att enbart en uppgift om att någon är elev i en fristående skola med konfessionell inriktning inte anses vara en känslig uppgift. Analys och förslag Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen har utifrån sina verksamhetsområden inte kunnat identifiera några negativa konsekvenser till följd av de förslag som lagts fram i promemorian från Skolverket. Promemorians förslag om hantering av personuppgifter i avsikt att sammanställa statistik inom området är viktig för den långsiktiga planeringen av utbildningar inom området. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

145 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00312 Konsekvenser av förslaget Förvaltningen har inte kunnat identifiera några negativa konsekvenser till följd av de förslag som lagts fram i promemorian kopplade till den egna verksamheten. Det finns alltid en risk att elevers personuppgifter sprids då de hanteras. Skolverkets beskrivning av hanteringen visar att man tar detta på största allvar och vår bedömning är att risken för att personuppgifter kommer att spridas är låg. Det kan finnas en risk för en ökad arbetsbelastning på skolorna, avseende rapporteringen av uppgifterna till SCB, då förslaget innebär att fler uppgifter skall lämnas än vad som sker idag. Ärendets beslutsgång Ärendet kommer att hanteras vidare av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag 1. Yttrande, daterat Remissmissiv: Promemoria Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolor m.m. 3. Remiss: Promemoria Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolor m.m. 4. Promemoria Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolor m.m. Information om beslutet Tjänsteskrivelse, yttrande samt protokollsutdrag ska kommunstyrelsen tillhanda. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef/bolagschef Jörgen Krantz, avdelningschef eller motsvarande Handläggare, Leif Ödmark, Kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3)

146 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00312 Remisspromemoria Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan m.m. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens samlade bedömning är att förslagen i promemorian inte kommer att påverka verksamheten inom gymnasiesärskolan eller Lärvux i Halmstad. Vikten av att relevant statistik går att ta fram för området anses viktigare än den risk för otillbörligt intrång i den enskildes personliga integritet som hanteringen av uppgifterna kan innebära. Förslagen innebär en utökning av antalet uppgifter som skall rapporteras vilket kan innebära kostnadsökningar för skolhuvudmännen. 1. Betydelsen av förslagen i utredningen för nämnden/styrelsens verksamhetsområde De uppgifter som anges i art. 9.1 dataskyddsförordningen är personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning. Behandling av sådana uppgifter ska enligt artikel 9.1 som huvudregel vara förbjuden. Enligt artikel 9.2 j är dock behandling av sådana uppgifter tillåten om den är nödvändig för bl.a. statistiska ändamål i enlighet med artikel 89.1, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, vilken ska stå i proportion till det eftersträvade syftet, vara förenligt med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehålla bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. Uppgifter om att en elev går i grundsärskolan, gymnasiesärskolan, särvux eller specialskolan, är att anse som en känslig uppgift eftersom kriteriet för att antas till utbildningen är att man har en funktionsnedsättning eller utvecklingsstörning. Detta innebär att Skolverket i dag inte har möjlighet att samla in sådana uppgifter på individnivå. Skolverket efterfrågar inte uppgifter om elevens funktionsnedsättning. Det är inte sådana uppgifter som ska samlas in och behandlas, utan det som behandlas i statistiken är att eleven är mottagen i en viss skolform. Skolverket har därför hemställt om en ändring i förordningen om den officiella statistiken som möjliggör för Skolverket att för produktion av officiell statistik samla in vissa uppgifter som kan hänföras till känsliga personuppgifter. Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 1(3) direkt@halmstad.se

147 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00312 Gymnasiesärskolan och särskild utbildning för vuxna (Lärvux) Relevant statistisk information är viktig för den långsiktiga planeringen av verksamheten. Så länge som de av Skolverket uppsatta förutsättningar för behandlingen av personuppgifterna följs påverkas inte verksamheten vid gymnasiesärskolan i Halmstad. 2. Betydelsen av förslagen i utredningen för Halmstads kommun Principen om kommunalt självstyre gäller för all kommunal verksamhet. Enligt regeringsformen bör en inskränkning av den kommunala självstyrelsen inte gå utöver vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål som föranlett den, dvs. en proportionalitetsprövning ska göras under lagstiftningsprocessen (14 kap. 3 regeringsformen). Om ett förslag påverkar den kommunala självstyrelsen ska konsekvenserna och de särskilda avvägningar som föranlett förslagen särskilt redovisas. Skolhuvudmän har idag en skyldighet att för uppföljning och utvärdering av skolväsendet lämna uppgifter om sin skolverksamhet. För elever i grund- och gymnasieskolan lämnas och samlas uppgifterna in på individnivå medan uppgifterna lämnas och samlas in på gruppnivå när det gäller elever i specialskolan, särskolan och särskild utbildning för vuxna. Förslaget innebär att uppgifter ska lämnas på individnivå även för elever i de nämnda utbildningsformerna. Förslaget innebär inte något nytt åliggande för kommunerna men får anses innebära en viss utökning av det befintliga åliggandet på så sätt att fler uppgifter än tidigare ska rapporteras på individnivå. Som nämnts är det av stor vikt för både samhället och de enskilda eleverna att uppgifter om eleverna i de aktuella skolformerna får behandlas för framställning av statistik och för möjligheten att göra utvärderingar av om statliga insatser och åtgärder får avsedd effekt eller om de resurser som riktas i olika satsningar och strukturella förändringar bör användas på annat sätt för att bättre nå de uppsatta kvalitetsmålen. Mot denna bakgrund görs bedömningen att den mindre inskränkning i den kommunala självstyrelsen som förslagen kan anses innebära inte går utöver vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med bestämmelsen. På liknande sätt som framförts i punkt 1 kommer inte förslagen i promemorian att få någon betydelse för Halmstads kommun. Konsekvenser Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har inte kunnat identifiera några negativa konsekvenser för verksamheten till följd av de förslag som lagts fram i utredningen. Det finns alltid en risk att elevers personuppgifter sprids då de hanteras. Skolverkets beskrivning av hanteringen visar att man tar detta på största allvar och vår bedömning är att risken för att personuppgifter kommer att spridas är låg. Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 2(3) direkt@halmstad.se

148 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00312 Det kan finnas en risk för en ökad arbetsbelastning på skolorna, avseende rapporteringen av uppgifterna till SCB, då förslaget innebär att fler uppgifter skall lämnas än vad som sker idag. Håkan Björklund, ordförande utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 3(3)

149 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2018/00408 Ärende KS2018/00408 Beslutsinstans: Kommunstyrelsen Remisspromemoria Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan m.m. Sammanfattning av remissärendet Till barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för yttrande. Utbildningsdepartementet har bjudit in Halmstads kommun till att yttra sig över Remisspromemoria Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan m m. Kommunledningsförvaltningen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder senast Utbildningsdepartementet har begärt svar från kommunen senast Frågeställningar I remissen vill Utbildningsdepartementet ha synpunkter på förslagen eller materialet i betänkandet. 1. Vad betyder förslagen i utredningen för nämndens/styrelsens verksamhetsområde? 2. Vad betyder förslagen i utredningen för Halmstads kommun? Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Informationsunderlag 1. Promemorian Statens skolverks och Statistiska centralbyråns möjligheter att behandla känsliga personuppgifter om elever i vissa skolformer respektive deltagare i folkhögskolan m.m. 2. Remissbrev 3. Instruktion om att svara på remiss: Kommunledningsförvaltningen Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

150 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2018/00408 Handläggare, Joakim Norström, Utredare Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad Sida 2(2)

151 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00287 Ärende UAN 2018/00287 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden Kommunstyrelsen Remiss: Promemorian Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd (U2018/01589/GV) Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta yttrande Promemorian Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd, daterat Sammanfattning av ärendet Utbildningsdepartementet har skickat ut en promemoria som de vill ha synpunkter på. Innehållet är ett förslag till en förändrad lagtext gällande studiestartsstödet. Dessa ändringar innebär att kommunerna blir ansvariga för att uppföljningssamtal hålls med de personer som studerar med studiestartsstöd i syfte att öka dessa personers möjligheter att fullfölja sina studier och etablera sig på arbetsmarknaden. Syftet med studiestartsstödsreformen är att öka rekryteringen till studier bland personer med stort utbildningsbehov för att stärka dessa personers möjligheter att etablera sig på arbetsmarknaden. Det har identifierats att kommuner arbetar olika aktivt med att rikta uppföljningssamtal för de personer som studerar med studiestartsstöd. Systematiska och tidiga uppföljningssamtal skulle kunna ge extra vägledning och fånga upp behov av stöd, så att eleven slutför utbildningen, Förslaget handlar om att reglera uppföljningssamtalet i lagtext. Ärendets beredning På Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen har ärendet beretts av kvalitetsutvecklaren för vuxenutbildning samt enhetschef för Beställarenheten. Beskrivning av ärendet Bakgrund Utbildningsdepartementet har remitterat promemorian Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd till kommuner och myndigheter. Promemorian lämnar förslag till ändringar i lagen (2017:527) om studiestartsstöd och förordningen (2011:1108) om vuxenutbildning. Ändringarna innebär att kommuner blir ansvariga för att uppföljningssamtal hålls med de personer som studerar med studiestartsstöd i syfte att öka dessa personers möjligheter att fullfölja sina studier och etablera sig på arbetsmarknaden. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

152 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00287 År 2017 saknade 33% av de inskrivna arbetslösa vid Arbetsförmedlingen en gymnasieutbildning i Sverige. Steget mot utbildning kräver för dessa individer ett långvarigt motivationsarbete. Vuxna som studerar gör ofta det med CSN-lån som studiefinansiellgrund. Men för vuxna som står långt ifrån arbetsmarknaden kan studier med CSN-lån uppfattas som en risk. Studiestartsstödet ska därför fungera som ett incitament för att få individer långt ifrån arbetsmarknaden och med utbildningsbehov att röra sig mot arbetsmarknaden. Studiestartsstöd får ges under en begränsad tid och är ett riktat stöd till en utsatt grupp. Arbetet sker i samverkan med Arbetsförmedlingen. Analys och förslag Det har identifierats att kommuner arbetar olika aktivt med riktade uppföljningssamtal för de som har startat studier med ett studiestartsstöd. Promemorian ger förslag på att reglera uppföljningssamtalet i lagtext, och stärka kommunernas skyldighet att stötta personerna med ett tidigt uppföljningssamtal. Syftet är att tidigt (inom 4 veckor från kursstart) fånga upp eleven och elevens eventuella stödbehov samt ge extra vägledning för att undvika att elever misslyckas med eller avbryter sina studier. Konsekvenser av förslaget Konsekvenserna av förslaget är att Halmstad kommun som använder sig av studiestartsstödet också fortsättningsvis har en skyldighet att inom fyra veckor följa upp elever med studiestartsstöd genom ett uppföljningssamtal, som lagen kommer att föreskriva. Vi ser att lagändringen stärker redan utsatta elevers behov och sätter en kompensatorisk prioritering för vägledningens arbete. Idag följer vi upp våra elever med studiestartsstöd, tidsaspekten tillkommer och fortsättningsvis behöver vi göra det än mer systematiskt. Ärendets beslutsgång Ärendet skickas till Kommunledningsförvaltningen. Beslutsunderlag 1. Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd 2. Yttrande Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd, daterat Information om beslutet VB, BE, Rbe och samtliga utbildningsanordnare Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef/bolagschef Jörgen Krantz, avdelningschef eller motsvarande Handläggare, Solveig Lagerhall, Kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

153 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00287 Remiss: Promemorian Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd (U2018/01589/GV) Utbildningsdepartementet har remitterat promemorian Uppföljningssamtal med personer som studerar med studiestartsstöd till kommuner och myndigheter. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ställer sig positiva till förändringen. Ändringen innebär att kommunen får en lagstadgad skyldighet att rikta tidiga uppföljningssamtal mot personer som studerar med studiestartsstöd. Eftersom studiestartsstödet är riktat till de som står allra längst bort från arbetsmarknaden, räcker det inte med att få individer som står långt bort från arbetsmarknaden att vilja påbörja studier med studiestartsstöd. Det är viktigt att säkerställa att de studerande får möjlighet att fullfölja sina studier. Genom att lagstadga uppföljningssamtalet önskar man att alla kommuner blir lika aktiva när det gäller att följa upp hur de studerande klarar att genomföra sina studier och vid behov ge målgruppen extra stöd och vägledning. Det finns inga ekonomiska konsekvenser av lagförslaget för Halmstad. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Håkan Björklund, UAN ordförande Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 1(1)

154 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00189 Ärende UAN 2018/00189 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Remiss - Inför anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att svara kommunstyrelsen enligt bilaga 1 daterad Sammanfattning av ärendet En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Tania Bengtsson (V). I motionen lyfts fram att intresset för gymnasieutbildningar för jobb inom vård och omsorg respektive barn och fritid inte motsvarar det framtida rekryteringsbehov som finns i verksamheterna. Halmstad kommun behöver höja intresset för utbildningarna för att säkra återväxten både på kort och lång sikt. Motionären framhåller ett sätt att göra detta kan vara att införa en anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare som har avslutat sin utbildning och är utexaminerade från ungdomsgymnasium i kommunen, kommunal vuxenutbildning eller utbildare som kommunen har avtal med. I motionen föreslås kommunfullmäktige besluta att Halmstad kommun inför en anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare enligt intentionerna i motionen. Kommunstyrelsen har sedan beslutat att remittera motionen till hemvårdsnämnden, socialnämnden, barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för svar senast Ärendets beredning Samråd har skett med Hr på socialförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen samt kommunledningsförvaltningen. Ärendet har beretts vid utbildnings- och arbetsmarknadens ledningsgrupp. Vid HUKSAM-sammanträdet i september 2018 går ärendet upp som informationsärende. Beskrivning av ärendet Bakgrund En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Tania Bengtsson (V). I motionen lyfts fram att intresset för gymnasieutbildningar för jobb inom vård och omsorg respektive barn och fritid inte motsvarar det framtida rekryteringsbehov som finns i verksamheterna. Halmstad kommun behöver höja intresset för utbildningarna för att säkra återväxten både på kort och lång sikt. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

155 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00189 Motionären framhåller ett sätt att göra detta kan vara att införa en anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare som har avslutat sin utbildning och är utexaminerade från ungdomsgymnasium i kommunen, kommunal vuxenutbildning eller utbildare som kommunen har avtal med. I motionen föreslås kommunfullmäktige besluta att Halmstad kommun inför en anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare enligt intentionerna i motionen. Analys och förslag Arbetsmarknadens behov av undersköterskor och barnskötare är stort och kan beskrivas som ett av kommunens bristyrken tillsammans med flera andra. Intresset för utbildningarna vård och omsorg samt barn och fritid motsvarar inte rekryteringsbehovet. Det leder till att även om det finns en ambition att anställa medarbetare med yrkesexamen så går det inte att bemanna med endast utbildade medarbetare. Kravet på yrkesexamen finns till för att säkerställa den kvalitet som utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen eftersträvar. Rekryteringen sker av närmaste chef utifrån de formella krav som finns för uppdraget men det läggs också stor vikt på personlig lämplighet för de tjänster som ska tillsättas. Chefen följer den rekryteringsprocess som är framtagen i Halmstad kommun. Det innebär inte att alla som har en examen uppfyller kraven för uppdraget. Att som motionären föreslår, att Halmstad kommun ska garantera en tillsvidareanställning för de elever som fullföljer en vård- och omsorgsutbildning eller en barn- och fritidsutbildning vore att frångå de krav samt den princip som idag gäller för anställning, utöver godkänd utbildning, ett ordentligt avsteg från principen att anställningarna inom Halmstad kommun sker av rekryterande chef. Konsekvenser av förslaget Om anställningsgaranti skulle införas skulle det medföra ett ordentligt avsteg från principen att anställningarna inom Halmstad kommun sker av rekryterande chef enligt delegationsordningen. Halmstad kommun har flera bristyrken utöver undersköterskor och barnskötare. Att inför anställningsgaranti för ett par grupper skulle innebär att Halmstad kommun hanterar bristgrupper olika vilket kan uppfattas orättvist och därmed påverka attraktiviteten för Halmstad kommun som arbetsgivare negativt. Ärendets beslutsgång Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens yttrande ska ha inkommit till kommunstyrelsens diarium senast Beslutsunderlag 1. Remiss inför anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare, daterad Information om beslutet Kommunstyrelsen Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

156 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00189 Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Anna Doverskär, Avdelningschef HR Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 3(3)

157 Yttrande Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00189 Remiss - Inför anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Tania Bengtsson (V). I motionen lyfts fram att intresset för gymnasieutbildningar för jobb inom vård och omsorg respektive barn och fritid inte motsvarar det framtida rekryteringsbehov som finns i verksamheterna. Halmstad kommun behöver höja intresset för utbildningarna för att säkra återväxten både på kort och lång sikt. Motionären framhåller ett sätt att göra detta på kan vara att införa en anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare som har avslutat sin utbildning och är utexaminerade från ungdomsgymnasium i kommunen, kommunal vuxenutbildning eller utbildare som kommunen har avtal med. I motionen föreslås kommunfullmäktige besluta att Halmstad kommun inför en anställningsgaranti för undersköterskor och barnskötare enligt intentionerna i motionen. Arbetsmarknadens behov av undersköterskor och barnskötare är stort och kan beskrivas som ett av kommunens bristyrken tillsammans med flera andra. Intresset för utbildningarna vård och omsorg samt barn och fritid motsvarar inte rekryteringsbehovet. Det leder till att även om det finns en ambition att anställa medarbetare med yrkesexamen så går det inte att bemanna med endast utbildade medarbetare. Kravet på yrkesexamen finns till för att säkerställa den kvalitet som utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen eftersträvar. Rekryteringen sker av närmaste chef utifrån de formella krav som finns för uppdraget men det läggs också stor vikt på personlig lämplighet för de tjänster som ska tillsättas. Chefen följer den rekryteringsprocess som är framtagen i Halmstad kommun. Det innebär inte att alla som har en examen uppfyller kraven för uppdraget. Att som motionären föreslår, att Halmstad kommun ska garantera en tillsvidareanställning för de elever som fullföljer en vård- och omsorgsutbildning eller en barn- och fritidsutbildning vore att frångå de krav samt den princip som idag gäller för anställning, utöver godkänd utbildning, ett ordentligt avsteg från principen att anställningarna inom Halmstad kommun sker av rekryterande chef. Halmstad kommun har flera bristyrken utöver undersköterskor och barnskötare. Att inför anställningsgaranti för ett par grupper skulle innebär att Halmstad kommun hanterar bristgrupper olika vilket kan uppfattas orättvist och därmed påverka attraktiviteten för Halmstad kommun som arbetsgivare negativt. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Håkan Björklund, ordförande Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 1(1) direkt@halmstad.se

158 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00257 Ärende UAN 2018/00257 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Gymnasieorganisation 2019/2020 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att inför läsåret 2019/2020 erbjuda inriktningarna spetsutbildning Dans och spetsutbildning Teater inom det Estetiska programmet enligt bilaga 1, Halmstad Gymnasieskola, program och inriktningar, preliminär organisation lå 19/20 daterad Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att inför läsåret 2019/2020 inte erbjuda inriktning Teater inom det Estetiska programmet enligt bilaga 1, Halmstad Gymnasieskola, program och inriktningar, preliminär organisation lå 19/20 daterad Sammanfattning av ärendet Sturegymnasiet har hos Skolverket ansökt och blivit beviljade spetsutbildningar inom det estetiska programmet, inriktning Dans med 24 platser per år och inriktning Teater med 24 platser per år. Att ansöka om spetsutbildning på det Estetiska programmet ligger i linje med Sturegymnasiets ambition att höja intresset för programmet. Sedan tidigare har Sturegymnasiet, som en av få skolor i landet, spetsutbildningar på inriktningarna Estetik och media Film samt inriktning Musik. Ärendets beredning Dialog har förts med ansvarig rektor på Sturegymnasiet MBL 11 i HUKSAM Beskrivning av ärendet Bakgrund Sturegymnasiet har hos Skolverket ansökt och blivit beviljade spetsutbildningar inom det estetiska programmet, inriktning Dans med 24 platser per år och inriktning Teater med 24 platser per år. Analys och förslag Att ansöka om spetsutbildning på det Estetiska programmet ligger i linje med Sturegymnasiets ambition att höja intresset för programmet. Sedan tidigare har Sturegymnasiet, som en av få skolor i landet, spetsutbildningar på inriktningarna Estetik och media Film samt inriktning Musik. En spetsutbildning är riksrekryterande och elever som kommer utanför samverkansavtalet inom Regionen Halland kan nu bli förstahandsmottagna till dessa inriktningar. Sturegymnasiet har inlett ett samarbete och utbyte med Göteborgs universitet, Högskolan för Scen och musik. Ett syfte med samarbetet är att överbrygga kvalitativa gap mellan gymnasieskola och högre Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

159 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00257 konstnärlig utbildning och att därmed få tillstånd en ömsesidig koordinering med stärkt lärande och god kvalitetsutveckling som följd. Högskolan kan bredda sin rekryteringsbas när det gäller väl förberedda studenter och Sturegymnasiets utbildning kan formas för att väl förbereda elever för högre konstnärliga studier. Rent praktiskt så kommer ett utbyte där gymnasieelever och lärare tar del av högskolans kompetens samtidigt som gymnasieskolan blir en arena för högskolans utbildning och kompetensutveckling. Då spetsutbildning Dans ska erbjudas kan antalet platser på nationell inriktning Dans minskas från 15 till 6 platser per år. Då spetsutbildning Teater ska erbjudas gör ansvarig rektor och lärare på Sturegymnasiet bedömningen att någon nationell inriktning Teater inte behöver erbjudas utan alla sökande kan tas emot på spetsutbildningen. Således föreslås att denna inriktning inte erbjuds. Konsekvenser av förslaget Bedömningen är att fler elever kommer att söka till det Estetiska programmet på Sturegymnasiet. I nuläget är det elever som söker till Halmstad och som blir mottagna i andra hand vilket leder till de inte får inackorderingsbidrag. Detta har i vissa falla lett till att elever valt att inte påbörja sina studier vid Sturegymnasiet. Ärendets beslutsgång --- Beslutsunderlag 1. Halmstad Gymnasieskola, program och inriktningar, preliminär organisation lå 19/20 daterad Beslut om riksrekryterande estetisk spetsutbildning, Dans 3. Beslut om riksrekryterande estetisk spetsutbildning, Teater Information om beslutet Sturegymnasiet ändrar i sin programinformation som går ut till berörda studie- och yrkesvägledare på grundskolan. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Sjöholm, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Jörgen Krantz, Enhetschef Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

160 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00257 Konsekvenser av förslaget Gymnasieorganisation kan komma att behöva revideras efter gymnasieval och inför slutlig gymnasieorganisation juni Förslaget innebär att gymnasiesärskolans målgrupp erbjuds ett relativt begränsat urval av program. Ärendets beslutsgång --- Beslutsunderlag Bilaga 1, Preliminär gymnasieorganisation läsåret 2019/2020, daterad Information om beslutet Gymnasieantagningen i Falkenberg delges den preliminära gymnasieorganisationen. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Jörgen Krantz, Enhetschef Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 7(7)

161 Läsåret 2019/ Halmstad Gymnasieskola, program och inriktningar, preliminär organisation lå 19/20 Program Skola Inriktning Platser Per skola/inr Tot Barn- och fritids Sannarps Fritid och hälsa programmet gymnasiet Pedagogiskt arbete IMPREBF IMPROBF Sture Pedagogiskt arbete, lärling 12 gymansiet Bygg- och anläggnings Kattegatt Anläggningsfordon programmet gymnasiet Husbyggnad Mark och anläggning Måleri Plåtslageri IMPREBA IMPROBA Ekonomi Kattegatt Ekonomi programmet gymnasiet Juridik IMPREEK Sannarps Ekonomi 90 gymnasiet Juridik IMPREEK El- och energi Kattegatt Elteknik programmet gymnasiet IMPREE IMPROEE Estetiska Sture Bild och formgivning programmet gymnasiet Dans 6 Dans, Spets 24 Estetik och media, film spets 16 Musik 20 Musik, Spets 16 Teater, Spets 24 IMPREES Fordons- och transport Kristineheds Godshantering programmet gymnasiet Karosseri och lackering 1 Lastbil och mobila maskiner Personbil Transport IMPREFT IMPROFT Handels- och administrations Sture Handel och service programmet gymnasiet Lärling 7 IMPREHA IMPROHA Hantverksprogrammet 1 Sture Övriga hantverk, Hudvård, Lärling 2 2 gymnasiet Hotell- och turism Sture Hotell och konferens programmet gymnasiet Lärling 3 IMPREHT IMYPROHT Industritekniska Kattegatt Produkt och maskinteknik programmet gymnasiet Svetsteknik IMPREIN IMPROIN Sture Svetsteknik 3 gymnasiet International Sannarps Baccalaureate gymnasiet

162 Läsåret 2019/ Halmstad Gymnasieskola, program och inriktningar, preliminär organisation lå 19/20 Program Skola Inriktning Platser Per skola/inr Tot Naturvetenskaps Kattegatt Naturvetenskap programmet gymnasiet Naturvetenskap och samhälle IMPRENA Sannarps Natur estet, särkild variant 60 gymnasiet Naturvetenskap Naturvetenskap Profil Europa Naturvetenskap och samhälle IMPRENA Restaurang- och livsmedels Sture Kök och servering programmet gymnasiet Kök och servering, lärling 10 Bageri och konditori, lärling 1 6 IMPRERL IMPRORL Samhällsvetenskaps Sannarps Beteendevetenskap programmet gymnasiet Medier, information och kommunikation Samhällsvetenskap Samhällsvetenskap Profil Europa IMPRESA Sture Beteendevetenskap 60 gymnasiet IMPRESA Teknik Kattegatt Design och produktutveckling programmet gymnasiet Informations- och medieteknik Produktionsteknik Samhällsbyggande och miljö Teknikvetenskap IMPRETE Vvs- och fastighets Kattegatt Fastighet 2 12 programmet 1 gymnasiet Kyl- och värmepumpsteknik 2 Ventilationsteknik 2 Vvs 6 Vård- och omsorgs Sannarps programmet gymnasiet IMPREVO IMPROVO Sture Lärling 12 gymnasiet Programmet för administration, handel och varuhantering, Sturegymansiet 3 18 Programmet för fastighet, anläggning och byggnation, lärling, Sturegymnasiet 3 Programmet för hotell, restaurang och bageri, Sturegymnasiet 3 Programmet för hälsa, vård och omsorg, Sturegymnasiet 3 Särkolans individuella program, Sannarp 3 Särkolans individuella program, Sturegymansiet 3 IMPRE är ej sökbar 1207 IMPRO i mån av plats 1 Erbjuds endast som lärlingsutbildning

163 Halmstads kommun Box Halmstad Beslut ( 4) Ärendenummer Beslut om riksrekryterande estetisk spetsutbildning Skolverket beslutar att godkänna riksrekryterande estetisk spetsutbildning för estetiska programmet inriktning dans vid Sturegymnasiet 1 i Halmstads kommun. Den sökande kommer att använda sig av behörighetskrav enligt följande: Godkänt antagningsprov. Den sökande kommer att använda sig av urvalsgrunder enligt följande: Resultat av antagningsprov tillsammans med betyg. Studievägskod: ESDAN0S Det sammanlagda antalet platser som utbildningen totalt får omfatta är högst 72 vilket innebär cirka 24 antagningsplatser per år. Belopp som hemkommunen ska betala i interkommunal ersättning: kronor per elev och år. I beloppet ingår ersättning för måltider. I de fall hemkommunen inte tillhandahåller kostnadsfria skolmåltider kan hemkommunen reducera det av Skolverket fastställda beloppet i enlighet med riksprislistan för aktuellt program (se gällande SKOLFS). Beloppet ska enligt 5 kap. 11 gymnasieförordningen (2010:2039) varje år räknas upp med det skolindex som har föreskrivits enligt förordningen (1993:167) om skolindex. Skolverkets beslut om riksrekryterande estetisk spetsutbildning ska gälla för fyra antagningsomgångar, från och med läsåret 2019/20. Motivering Ärendet Halmstads kommun har den 30 januari 2018 ansökt om riksrekryterande estetisk spetsutbildning för estetiska programmet, inriktning dans vid Sturegymnasiet 1 i Halmstad. Beskrivning av utbildningen enligt ansökan Spetsutbildningen syftar till att elever genom fördjupande studier i dans ska uppnå en för gymnasieskolan avancerad konstnärlig och teknisk nivå i dans och därigenom vara väl förberedda för högre konstnärliga studier. Genom att i spetsutbildningen kombinera hög konstnärlig kvalitet och skicklighet i dans med utvecklande av pedagogiska- och ledarskapsförmågor skapar skolan en utbildning som fyller angelägna individuella och Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

164 Beslut ( 4) Ärendenummer samhälleliga behov. Här ligger Sturegymnasiets särart. Utöver reguljärt kursutbud i dansinriktningen så syftar kurserna dansteknik 4 och dansgestaltning 2 till att ytterligare utveckla elevernas spetsinsikter och förmågor. Ytterligare fördjupning i dans erbjuds också inom ramen för 200 p individuella val. Eleverna ska genom samverkan med konstnärliga högskolor och institutioner ges goda kunskaper om högre utbildning och yrkesliv. I övningar och produktioner ska eleverna utveckla förmåga att aktivt delta i processer från idé till scenproduktion. Spetsutbildningen följer de nationella examensmålen och ska ge såväl djup som bredd. Den är såväl en generell högskoleförberedande utbildning som en kvalificerad konstnärlig utbildning riktad mot högre konstnärliga studier. Tillsammans ska det ge eleverna en gedigen plattform för fortsatt utbildning och framtida yrkesliv. Spetseleverna ska utveckla fördjupade insikter och förmågor i scenkonstnärlig dans. Detta innefattar utvecklade förmågor att gestalta och kommunicera med dans. Eleverna ska genom sin utbildning utveckla förmågor och insikter i att följa, delta i och att leda processer från idé, via konstnärligt skapande fram till färdig koreografi framförd inför publik. Genom kurser, produktioner och särskilda aktiviteter i skolans regi och i samverkan med högskolor och professionella institutioner ska eleverna väl förbereda sig för högre studier mot konstnärliga områden, särskilt dans. Eleverna ska utveckla förmågor att över gränser utveckla sceniska projekt. Beskrivning av motivet för riksrekrytering enligt ansökan Det finns ett glapp i utbildningskedjan för begåvade och målmedvetna elever inom dansområdet. Steget mellan gymnasieskola och högre utbildningar är stort. Spetsutbildning inom dans syftar till att möjliggöra för elever att tillägna sig djupare och närmare förståelse och större beredskap för högre utbildning inom dansområdet. Skolan har lång erfarenhet av att bedriva dansutbildning inom estetiska programmet. Skolan har ett brett utbyte med vidare utbildningsanordnare. Eleverna är väl förberedda för högre studier. På skolan finns kompetens och elevunderlag utöver det ordinära. Nu vill skolan gå vidare och höja ambitionen. Utbildningen ska stimulera skolans spetselever att nå längre än man gör i reguljär utbildning. Med en riksrekrytering skulle det öppnas möjligheter även för ungdomar från andra kommuner att ta del av Sturegymnasiets estetiska spetsutbildning inom dans. Dessutom skulle högskolan i större grad kunna försörjas med väl förberedda studenter. Här är riksintresset. Beskrivning av samarbetet med högskola enligt ansökan Sturegymnasiet och dess estetiska program är i fas att inleda ett samarbete och utbyte med Göteborgs universitet, Högskolan för scen och musik kring respektive dansutbildningar. Sturegymnasiet i en estetisk spetsutbildning och Göteborgs universitet med dansutbildningar och en nystartad ämneslärarutbildning i dans. Sedan tidigare har Sturegymnasiet etablerat samarbete med Akademin Valand.Ett syfte med samarbetet är att överbrygga kvalitativa gap mellan gymnasieskola och högre konstnärlig utbildning Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

165 Beslut ( 4) Ärendenummer och att därmed få till stånd en ömsesidig koordinering med stärkt lärande och god kvalitetsutveckling som följd. Högskolan kan bredda sin rekryteringsbas när det gäller väl förberedda studenter och Sturegymnasiets utbildning kan formas för att väl förbereda elever för högre konstnärliga studier.rent praktiskt så kommer ett utbyte där gymnasieelever och lärare tar del av högskolans kompetens samtidigt som gymnasieskolan blir en arena för högskolans utbildning och kompetensutveckling. Högskola som har lämnat yttrande Högskolan för scen och musik vid Göteborgs universitet. Beräknad utbildningskostnad enligt ansökan kronor per elev och år. Behörighetskrav och urvalsgrunder enligt ansökan Särskilda förkunskapskrav: Godkänt antagningsprov. Urval: Resultat av antagningsprov tillsammans med betyg. Bestämmelser Av 5 kap. 12 gymnasieförordningen framgår att riksrekrytering enligt 21 ska beslutas för nationella program, nationella inriktningar, särskilda varianter och gymnasiala lärlingsutbildningar i gymnasieskolan om det finns 1. en nationell efterfrågan på de kunskaper och färdigheter som utbildningen ger, 2. ett nationellt intresse av att elever ska kunna rekryteras från hela landet, eller 3. ett nationellt intresse av att enskilda elevers behov av kunskaper och färdigheter kan tillgodoses. Förutom det som anges i första stycket ska 1. utbildningen vara av god kvalitet, 2. kostnaden för utbildningen vara rimlig i förhållande till utbildningens syfte och kostnaden för annan gymnasial utbildning, och 3. uppställda behörighetskrav och urvalsgrunder uppfylla kraven i 15 respektive 16. Av 5 kap. 15 gymnasieförordningen framgår att för behörighet till en riksrekryterande utbildning i gymnasieskolan får krav ställas på att den sökande har kunskaper i ett sådant ämne eller inom ett sådant ämnesområde som är utmärkande för utbildningen. Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

166 Beslut ( 4) Ärendenummer För behörighet till en riksrekryterande estetisk spetsutbildning för det estetiska programmet i gymnasieskolan ska krav ställas på att den sökande har kunskaper i ett sådant ämne eller inom ett sådant ämnesområde som är utmärkande för utbildningen. Av 5 kap. 16 gymnasieförordningen framgår att vid urval bland behöriga sökande till en riksrekryterande utbildning får, förutom till betygen, hänsyn tas till ett prov för bedömning av den sökandes färdigheter eller kunskaper inom det ämne eller ämnesområde som den riksrekryterande utbildningen är inriktad mot. Vid urval bland behöriga sökande till en riksrekryterande estetisk spetsutbildning för det estetiska programmet i gymnasieskolan ska, förutom till betygen, hänsyn tas till ett prov för bedömning av den sökandes färdighetereller kunskaper inom det ämne eller ämnesområde som den riksrekryterande utbildningen är inriktad mot. Av 5 kap. 21 gymnasieförordningen framgår att riksrekryterande estetisk spetsutbildning ska beslutas för det estetiska programmet om förutsättningarna i 12 finns och skolenheten har ett etablerat samarbete med en högskola som erbjuder utbildning som är relevant för gymnasieutbildningen. Eget examensmål får inte finnas för utbildningen. Av 5 kap. 22 gymnasieförordningen framgår att ansökan ska innehålla ett yttrande från en sådan högskola som anges i 21 angående det nationella intresset för utbildningen. Skäl för beslutet För att Skolverket ska godkänna riksrekryterande estetisk spetsutbildning måste villkoren i ovanstående bestämmelser vara uppfyllda. Enligt Skolverkets bedömning har den sökande visat att förutsättningarna för riksrekryterande estetisk spetsutbildning är uppfyllda. Skolverket har vid bedömningen av utbildningens kostnad utgått från kostnaderna för det aktuella programmet i de kommuner som ingått i underlaget för den så kallade riksprislistan. Den av den sökande angivna kostnaden överstiger den högsta kostnaden för programmet i dessa kommuner. Kostnaden är därför inte rimlig i förhållande till utbildningens syfte och kostnaden för annan gymnasial utbildning. Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Torun Rudin efter föredragning av undervisningsrådet Ylva Eriksson. Skolverkets beslut får enligt 14 kap. 1 gymnasieförordningen (2010:2039) inte överklagas. Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

167 Halmstads kommun Box Halmstad Beslut ( 5) Ärendenummer Beslut om riksrekryterande estetisk spetsutbildning Skolverket beslutar att godkänna riksrekryterande estetisk spetsutbildning för estetiska programmet inriktning teater vid Sturegymnasiet 1 i Halmstads kommun. Den sökande kommer att använda sig av behörighetskrav enligt följande: Godkänt antagningsprov. Den sökande kommer att använda sig av urvalsgrunder enligt följande: Resultat av antagningsprov tillsammans med betyg. Studievägskod: ESTEA0S Det sammanlagda antalet platser som utbildningen totalt får omfatta är högst 72 vilket innebär cirka 24 antagningsplatser per år. Belopp som hemkommunen ska betala i interkommunal ersättning: kronor per elev och år. I beloppet ingår ersättning för måltider. I de fall hemkommunen inte tillhandahåller kostnadsfria skolmåltider kan hemkommunen reducera det av Skolverket fastställda beloppet i enlighet med riksprislistan för aktuellt program (se gällande SKOLFS). Beloppet ska enligt 5 kap. 11 gymnasieförordningen (2010:2039) varje år räknas upp med det skolindex som har föreskrivits enligt förordningen (1993:167) om skolindex. Skolverkets beslut om riksrekryterande estetisk spetsutbildning ska gälla för fyra antagningsomgångar, från och med läsåret 2019/20. Motivering Ärendet Halmstads kommun har den 30 januari 2018 ansökt om riksrekryterande estetisk spetsutbildning för estetiska programmet, inriktning teater vid Sturegymnasiet 1 i Halmstad. Beskrivning av utbildningen enligt ansökan Spetsutbildningen syftar till: - att elever genom fördjupande studier i teater ska uppnå en för gymnasieskolan avancerad konstnärlig och teknisk nivå i sin konstart och därigenom vara väl förberedda för högre konstnärliga studier. Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

168 Beslut ( 5) Ärendenummer att i samklang skapa en utbildning med hög konstnärlig kvalitet där elever utvecklar skicklighet i såväl teater som i kommunikation och ledarskap. - att i samarbeten med Högskolan för scen och musik och andra konstnärliga institutioner bidra till att göra elevernas språng från gymnasieutbildning till en högre konstnärlig utbildning blir mindre.hela utbildningens innehåll ryms inom det nationella programmets ramar. I utbildningens inriktning och fördjupning studeras bl a fysisk teater, scenisk gestaltning, sceniskt karaktärsarbete och estetisk kommunikation. Eleverna kommer att skapa och leda teaterproduktioner från idé till publika framträdanden.frågor om mänskliga rättigheter och demokrati genomsyrar utbildningen. Vid Sturegymnasiets teaterinriktning ges elever såväl spets som bredd som väl förbereder elever till högre studier, såväl inom konstnärliga fält som inom samhällsvetenskap och humaniora.eleverna får genom sin utbildning utveckla förmågor och insikter i att följa, delta i och att leda processer från idé, via konstnärligt skapande fram till färdig produktion framförd inför publik.vid Sturegymnasiets teaterinriktning är tillämpad teater ett centralt begrepp: - Utbildningen utvecklar elevers förmågor att se, förstå, tolka och påverka företeelser, såväl för egen del som hos betraktarna. - I utbildningen utvecklar elever sin skicklighet genom att arbeta med olika manus, iscensättningar, dramaturgi, publikkontakt och teaterrum. - Teatern arbetar i nära relation till samhället. I arbetet utvecklas olika teaterformer som strävar efter att påverka och göra skillnad i människors liv. - Med sina produktioner möter teaterelever barn, ungdomar och äldre och vidgar därmed sina perspektiv. Beskrivning av motivet för riksrekrytering enligt ansökan Det finns ett glapp i utbildningskedjan för begåvade och målmedvetna ungdomar i teater. Steget mellan gymnasieskola och högre utbildningar är stort. Spetsutbildning inom teater syftar till att möjliggöra för fler ungdomar att tillägna sig en större beredskap för högre utbildning inom teaterområdet. Skolan har lång erfarenhet av att bedriva teaterutbildning inom estetiska programmet. Skolan har ett brett utbyte med vidare utbildningsanordnare. Eleverna är väl förberedda för högre studier. På skolan finns kompetens och elevunderlag utöver det ordinära. Nu vill skolan gå vidare och höja ambitionen. Skolan ska stimulera eleverna inom spetsutbildningen att nå längre än man gör i reguljär utbildning. Med en riksrekrytering skulle det öppnas möjligheter även för ungdomar från andra kommuner att ta del av Sturegymnasiets estetiska spetsutbildning inom teater. Ökad geografisk likvärdighet! Dessutom skulle högskolan i större grad kunna försörjas med väl förberedda studenter. Nationellt intresse! Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

169 Beskrivning av samarbetet med högskola enligt ansökan Beslut ( 5) Ärendenummer Sturegymnasiet och dess estetiska program är i fas att inleda ett samarbete och utbyte med Göteborgs universitet, Högskolan för Scen och musik kring respektive teaterutbildningar. Sturegymnasiet i en estetisk spetsutbildning och Göteborgs Universitet med teaterutbildningar och en nystartad ämneslärarutbildning i teater. Sedan tidigare har Sturegymnasiet etablerat samarbete med Akademin Valand. Ett syfte med samarbetet är att överbrygga kvalitativa gap mellan gymnasieskola och högre konstnärlig utbildning och att därmed få tillstånd en ömsesidig koordinering med stärkt lärande och god kvalitetsutveckling som följd. Högskolan kan bredda sin rekryteringsbas när det gäller väl förberedda studenter och Sturegymnasiets utbildning kan formas för att väl förbereda elever för högre konstnärliga studier. Rent praktiskt så kommer ett utbyte där gymnasieelever och lärare tar del av högskolans kompetens samtidigt som gymnasieskolan blir en arena för högskolans utbildning och kompetensutveckling. Högskola som har lämnat yttrande Högskolan för scen och musik vid Göteborgs universitet. Beräknad utbildningskostnad enligt ansökan kronor per elev och år. Behörighetskrav och urvalsgrunder enligt ansökan Särskilda förkunskapskrav: Godkänt antagningsprov. Urval: Resultat av antagningsprov tillsammans med betyg. Bestämmelser Av 5 kap. 12 gymnasieförordningen framgår att riksrekrytering enligt 21 ska beslutas för nationella program, nationella inriktningar, särskilda varianter och gymnasiala lärlingsutbildningar i gymnasieskolan om det finns 1. en nationell efterfrågan på de kunskaper och färdigheter som utbildningen ger, 2. ett nationellt intresse av att elever ska kunna rekryteras från hela landet, eller 3. ett nationellt intresse av att enskilda elevers behov av kunskaper och färdigheter kan tillgodoses. Förutom det som anges i första stycket ska 1. utbildningen vara av god kvalitet, Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

170 Beslut ( 5) Ärendenummer kostnaden för utbildningen vara rimlig i förhållande till utbildningens syfte och kostnaden för annan gymnasial utbildning, och 3. uppställda behörighetskrav och urvalsgrunder uppfylla kraven i 15 respektive 16. Av 5 kap. 15 gymnasieförordningen framgår att för behörighet till en riksrekryterande utbildning i gymnasieskolan får krav ställas på att den sökande har kunskaper i ett sådant ämne eller inom ett sådant ämnesområde som är utmärkande för utbildningen. För behörighet till en riksrekryterande estetisk spetsutbildning för det estetiska programmet i gymnasieskolan ska krav ställas på att den sökande har kunskaper i ett sådant ämne eller inom ett sådant ämnesområde som är utmärkande för utbildningen. Av 5 kap. 16 gymnasieförordningen framgår att vid urval bland behöriga sökande till en riksrekryterande utbildning får, förutom till betygen, hänsyn tas till ett prov för bedömning av den sökandes färdigheter eller kunskaper inom det ämne eller ämnesområde som den riksrekryterande utbildningen är inriktad mot. Vid urval bland behöriga sökande till en riksrekryterande estetisk spetsutbildning för det estetiska programmet i gymnasieskolan ska, förutom till betygen, hänsyn tas till ett prov för bedömning av den sökandes färdighetereller kunskaper inom det ämne eller ämnesområde som den riksrekryterande utbildningen är inriktad mot. Av 5 kap. 21 gymnasieförordningen framgår att riksrekryterande estetisk spetsutbildning ska beslutas för det estetiska programmet om förutsättningarna i 12 finns och skolenheten har ett etablerat samarbete med en högskola som erbjuder utbildning som är relevant för gymnasieutbildningen. Eget examensmål får inte finnas för utbildningen. Av 5 kap. 22 gymnasieförordningen framgår att ansökan ska innehålla ett yttrande från en sådan högskola som anges i 21 angående det nationella intresset för utbildningen. Skäl för beslutet För att Skolverket ska godkänna riksrekryterande estetisk spetsutbildning måste villkoren i ovanstående bestämmelser vara uppfyllda. Enligt Skolverkets bedömning har den sökande visat att förutsättningarna för riksrekryterande estetisk spetsutbildning är uppfyllda. Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Torun Rudin efter föredragning av undervisningsrådet Ylva Eriksson. Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

171 Beslut ( 5) Ärendenummer Skolverkets beslut får enligt 14 kap. 1 gymnasieförordningen (2010:2039) inte överklagas. Postadress: Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon vx Fax: skolverket@skolverket.se

172 Informationsärende Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00014 Ärende UAN 2018/00014 Beslutsinstans: Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Information 2018 Sammanfattning av informationsärendet 1. Delårsbokslut 2 VP, Marina Zivojinovic Lokaler Kattegattgymnasiet, Lars-Åke Mattsson Lokaler Daglig verksamhet, Jörgen Krantz Informationsunderlag 1. Delårsbokslut 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Anna Carlgren, Nämndsekreterare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(1)

173 Delårsbokslut 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Delårsbokslut 2018