Fredriksvallsgatan 7, sammanträdesrum R412

Transkript

1 Kallelse Sida Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (4) Box Halmstad Plats: Fredriksvallsgatan 7, sammanträdesrum R412 Sammanträdesdatum: Tid: 13:15 Ordförande: Håkan Björklund Sekreterare: Natali Balta Kallade: Håkan Björklund (C), Ordförande Michael Svensson (S), Vice ordförande Amanda Purontaka (M) Fatma Hergül (S) Daniel Gharavi (M) Stefan Pålsson (S) Gzim Ramadani (C) Anne Bergman (S) Andreas Bergman (M) Dan Stigsson (SD) Hans Leghammar (MP) Jannike Karlsson (S) Håkan Ramsén (L) Ardian Mazreku (M) Anders Lövgren (V) Cathrine Sjölin (C) Matilda Rosander (S) Anne Rosvall (L) Conny Jönsson (S) Elisabeth Wetoft Petersson (KD)

2 Föredragningslista Sida Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (4) Ärenden Tid 1. UAN 2018/00011 Val av justerare UAN 2018/00012 Godkännande av dagordning UAN 2018/00004 Ekonomirapport januari-mars UAN 2018/00103 Dataskyddsombud för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 5. UAN 2018/00116 Fullmakt att teckna personuppgiftsbiträdesavtal 6. UAN 2018/00119 Beslut om upphandlingsdokument: Upphandling av Vuxenutbildning 7. UAN 2017/00147 Revision - Granskning av registerkontroll inför anställning PAUS UAN 2018/00112 Remiss - Ansökan från Amigo nr 2556 (under namnändring till Academy of Tech and Business Education Laholm AB) för godkännande som huvudman för en nyetablering av en fristående gymnasieskola (dnr :1087) 9. UAN 2018/00110 Remiss - Ansökan från Amigo nr 2556 (under namnändring till Academy of Tech and Business Education Laholm AB) för godkännande som huvudman för för särskild variant av gymnasieutbildning (dnr :1137)

3 Föredragningslista Sida Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (4) Ärenden 10. UAN 2018/00109 Remiss - Ansökan från Drottning Blankas gymnasieskola AB om godkännande som huvudman för en utökning av en befintlig fristående gymnasieskola (dnr :1132) 11. UAN 2018/00105 Remiss - Ansökan från Aspero Friskolor AB om godkännande som huvudman för nationellt godkänd idrottsutbildning (dnr :220) 12. UAN 2018/00094 Remiss - Ansökan från Aspero Friskolor AB om godkännande som huvudman för nationellt godkänd idrottsutbildning (dnr :227) 13. UAN 2018/00104 Remiss - Ansökan från Hvilan Utbildning AB om godkännande som huvudman för en nyetablering av en fristående gymnasieskola (Dnr :957) 14. UAN 2018/00099 Remiss - Ansökan från Thorengruppen AB om godkännande som huvudman för en utökning av en befintlig fristående gymnasieskola (Dnr :941) 15. UAN 2018/00014 Information UAN 2015/00399 Kontaktpolitisk verksamhet UAN 2018/00001 Delegationsbeslut UAN 2018/00013 Övriga frågor 2018 Tid

4 Föredragningslista Sida Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (4) Anmälningsärenden 1. Protokoll HUKSAM Övrigt Förmiddagsaktivitet: Ekonomiskt Bistånd & Gymnasieskolorna Plats: Sannarpsgymnasiet, Frennarpsvägen 8. Starttid: Lunch på Sannarpsgymnasiet. Meddela nämndsekreteraren via mail, senast söndagen 15/4 om ni av någon anledning inte kan närvara på förmiddagsaktiviteten.

5 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00004 Ärende UAN 2018/00004 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ekonomirapport januari-mars med prognos för 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner redovisningen av ekonomirapport jan mars med prognos för 2018 enligt bilaga 1 och bilaga Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beviljar Sannarpsgymnasiet 300,0 kkr. ur Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens utvecklingsmedel 2018 för arbetet med mentorskap under 2018 enligt bilaga Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beviljar Kattegattgymnasiet 125,0 kkr. ur Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens utvecklingsmedel 2018 för arbetet med mentorskap under 2018 enligt bilaga 4. Sammanfattning av ärendet Ekonomirapport har upprättats för perioden januari till och med mars 2018 med tillhörande prognos för helåret Från och med 2018 så har Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden två anslag: 131 Ekonomiskt Bistånd (utbetalningar) och 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning. Dessa två anslag redovisas till Kommunfullmäktige och Kommunledningsförvaltningen i sin helhet men i UAN redovisas anslag 655 för varje verksamhet separat utifrån den fördelning som nämnden har fattat beslut om. Prognos 2018: Belopp i kkr. Anslag 131 Ekonomiskt Bistånd: 0 Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning: ,0 kkr. Förvaltningsövergripande: - Arbetsmarknadsenheten: 2 000,0 Daglig Verksamhet: ,0 Ekonomiskt Bistånd: (ej - Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

6 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00004 utbetalningar) Integrationen: ,0 Övergripande gymnasiet: - Kattegattgymnasiet: 200,0 Sannarpsgymnasiet: 700,0 Sturegymnasiet: 600,0 Beställarenheten: ,0 Utförarenheten: ,0 Ekonomirapport för januari till och med mars med prognos för 2018 redovisas till utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet är berett av tjänsteman inom förvaltningens ekonomiavdelning. Fackliga organisationer Information i HUKSAM Andra grupper --- Beskrivning av ärendet Bakgrund Varje nämnd ska varje månad, från och med mars, med undantag av juni och juli, lämna en ekonomisk rapport till kommunstyrelsen. Nämnderna ska dessutom vid tre tillfällen under året per den 30 april (delårsbokslut 1) respektive den 31 augusti (delårsbokslut 2) samt i samband med årsbokslut göra rapportering till kommunfullmäktige. Analys och förslag --- Konsekvenser av förslaget --- Ärendets beslutsgång Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att godkänna rapporten för vidare hantering hos Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

7 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00004 Beslutsunderlag 1. Bilaga 1: Ekonomisk rapport jan mars (text) 2. Bilaga 2: Ekonomisk rapport jan mars (siffror) 3. Bilaga 3: Ansökan om pengar från Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens Utvecklingsmedel 2018 (Kattegattgymnasiet). 4. Bilaga 4: Ansökan om pengar från Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens Utvecklingsmedel 2018 (Sannarpsgymnasiet). Information om beslutet Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige informeras om beslutet. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Henric Andersson, ekonomichef Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 3(3)

8 Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Anslag 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning Från och med 2018 så har Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden två anslag: 131 Ekonomiskt Bistånd (utbetalningar) och 655 Arbetsmarknad, omsorg och utbildning. Dessa två anslag redovisas till Kommunfullmäktige och Kommunledningsförvaltningen i sin helhet men i UAN redovisas anslag 655 för varje verksamhet separat utifrån den fördelning som nämnden har fattat beslut om. Driftredovisning Förvaltningsövergripande Utfall periodresultat Kostnaderna är i princip de samma som vid samma period förra året men resultatet för Förvaltningsgemensamma kostnader är 254% (5,2Mkr.) högre än samma period föregående år. Anledningen till den stora förändringen i utfallet beror på att från 2018, är alla verksamheterna samlade under ett tak och vi behöver därför inte få intäkter från gymnasieskolan och vuxenutbildningen som tidigare år. Löneutbetalningarna för perioden är likvärdigt belopp som samma period 2017, även om receptionens personal har övertagits av Integrationen från januari månad och posten utköp av personal är 150 kkr. högre än motsvarande period förra året. Förändring har även skett inom IT där både budget och kostnader för ITA-hyran nu ligger ute för alla verksamheter. Bokförda kostnader måste dock granskas då uppdelningen av fakturorna till enheterna inte har fungerat fullt ut och en del kostnader har blivit bokförda på förvaltningsövergripande objekt. Nämnden har fått tillgång till 1,0 mkr. för utvecklingsprojekt under året vilka ingår i utfallet för intäkterna. I dagsläget har ingenting betalats ut har ett hälsobidrag för alla som har en månads- och visstidsanställning som varar minst 6 mån. Tom mars månad har 66 kkr. betalts ut Prognos budgetavvikelse Ingen avvikelse prognostiseras Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående prognos Investeringsredovisning En förnyad konkurrensutsättning för nya möbler i personalmatsalen som ska göra den lite trivsammare och ge fler sittplatser vid lunchtid är på gång.

9 Driftredovisning Arbetsmarknadsenheten Utfall periodresultat Arbetsmarknadsenheten resultat (16,2 Mkr.) är jämfört med föregående år 2,2 Mkr lägre. Statsbidragen för de åtgärdsanställda tenderar att ha en viss eftersläpning var en månads statsbidrag mer bokförda än vad de är för motsvarande period i år. Förutsatt att statsbidragen är av samma storlek som föregående månad (ca 4 Mkr.) innebär detta att resultatet är förbättrat med cirka 2 Mkr. Det förbättrade resultatet beror till största del på ökade bidrag från staten. Arbetsmarknadsenhetens intäkter har (inkl. de 4 Mkr. förväntade intäkterna) ökat med cirka 2,5 Mkr för perioden. Verksamheten har fått statliga bidrag för en fördjupad samverkan för nyanländas etablering i arbetslivet, utveckla sin uppföljning digitalt och utveckla samarbetet med företag. Intäkterna i form av statsbidrag för åtgärdsanställda utgör cirka 1,8 Mkr av intäktsökningen. Med anledning av nya avtal med Arbetsförmedlingen och förändrade konstellationer avseende arbetsmarknadsåtgärder har verksamhetens budget för såväl bidragsintäkter som lönekostnader ökat mellan åren. Jämfört med föregående år har verksamheten tillsatt fler extratjänster inom kommunen. Dessa finansieras helt av bidragsintäkter vilket ger enheten möjlighet att satsa på att ge fler individer en sysselsättning. Som en följs av de nya konstellationerna har lönekostnaderna i förhållande till bidragsintäkterna enbart ökat med 945 kkr. Prognos budgetavvikelse Utifrån utfallen januari tom mars prognostiserar Arbetsmarknadsenheten i nuläget ett överskott på 2 Mkr. för Den övergripande verksamheten påverkas av att utbetalningen av föreningsbidrag varit något lägre (350 kkr.) än vad som är budgeterat. Prognosen påverkas även av de medel staten 2017 avsatte till kommuner och landsting som anställde så kallade extratjänster. Enligt fördelningsmodellen var verksamheten berättigad till minst 4,2 Mkr. Beloppet blir cirka 150 kkr. högre då Halmstad har anställt fler extratjänster än angivet antal och då får ta del av de övriga kommuners (som ej uppnått angivet antal) medel. Medlen ska bidra till bland annat kompetensutveckling inom den egna förvaltningen samt kompetensförsörjning på andra förvaltningar inom kommunen. Utfallet 2018 kan även påverkas av att verksamheten har fått i uppdrag att samverka än mer om nyanländas etablering i arbetslivet, utveckla sin uppföljning digitalt och utveckla samarbetet med företag. Två funktioner ska tillsättas vilket kan medföra tillfälliga vakanser inom den ordinarie verksamheten om intresse finns hos befintlig personal. Kostnaden i förhållande till budget för åtgärderna är svåra att förutse så här tidigt på året. Enligt budget ska de öka med cirka 40 % till hösten, då en utökad samverkan med andra förvaltningar och åtgärdernas nya konstellationer förhoppningsvis har fått genomslag. Såväl bidragsintäkterna som lönekostnaderna är hittills lägre än beräknat vilket kan vara en indikation på att behovet dock är lägre än förutsett. Verksamheten prognostiserar totalt sett för ett överskott motsvarande cirka 1,9 Mkr för åtgärder. Överskottet reduceras av att Stadium sportcamp och Sommarkraft

10 2018 beräknas kosta 500 kkr. mer än budgeterat. Det har kommuncentralt inom projektet Stadium sportcamp beslutats att 10 ungdomar från 2017 ska få erbjudande om sommarjobb även Syftet är att projektet ska kunna ta tillvara på den kompetens som byggts upp föregående år för att skapa en stabilitet inom projektet. Verksamheten vill inte att detta ska vara på bekostnad av årets ungdomar dvs att färre första års elever får erbjudande om sommarjobb. 500 elever ska även 2018 få erbjudande om sommarjobb. Beroende på förhandling av löner och eventuell frånvaro hos ungdomarna kan utfallet bli både högre och lägre. Inflödet för Prova På Platserna har historiskt varit lågt så här i början av året. I år ser förutsättningarna för att kostnaderna ska balansera budgeten betydligt bättre ut. Verksamheterna beräknar i dagsläget ett underskott på cirka 400 kkr. Detta med anledning av kostnader för dokumentation av det brandskydd som uppdaterades 2017, ökad lokalkostnad för Stadsbondgården utöver anvisad ram och en elbesiktning på Byggåtervinningen. Integration Halland kommer troligtvis bli förlängt och detta kan påverka Arbetsmarknadsenhetens prognos för intäkter och lönekostnader men ej resultatet. Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder; AME Driftredovisning Prognos : Övergripande verksamhet: Föreningsbidrag: Statsbidrag för extratjänster 2017: Åtgärder: Stadium sportcamp/sommarkraft: Prova På Platser: Målgrupp "Anställningar": Verksamheter: Dokumantation av brandskydd: Elbesiktning på Byggåtervinningen: Ökad lokalkostnad Stadsbondgårde Prognostiserat resultat: Prognos förändring mot föregående prognos Verksamheten prognostiserar för ett överskott motsvarande cirka 2 Mkr Föregående månads beräknade underskott med 500 kkr. för Stadium sportcamp kvarstår, dock balanseras det av ett uppskattat överskott för anställningsåtgärderna. Det är flera faktorer som påverkar prognosen för åtgärderna Staten har förändrat konstellationen för befintliga anställningsåtgärder vilket beviljar verksamheten en högre procentuell bidragstäckning för åtgärderna. Extratjänsterna är de mest förmånliga som tom genererar mer intäkter än vad enheten har lönekostnader. Verksamheten har skrivit tydliga kravspecifikationer på sitt utbud och upprättat nya avtal med Arbetsförmedlingen. Verksamheten har förändrat sitt arbetssätt, de anställda handläggarna är organiserade på ett annat sätt än föregående år. En grupp anställda arbetar med de arbetssökande som står längre från

11 arbetsmarknaden och är i behov av en första kontakt med arbetsmarknaden för att Rustas inför en kommande anställning. En grupp handläggare arbetar med de som kommit vidare och är redo för en åtgärdsanställning. Utifrån detta har såväl dokumenthanteringssystem och ekonomistrukturen förändrats. Anställningsåtgärderna som tidigare låg konterade övergripande är from 2018 fördelade på två funktioner, enhetschefer. Parallellt med detta arbetar verksamheten för en digitalisering där deltagarna vid årets slut ska rapportera sin egen arbetstid i personalsystemet Heroma. Syftet med förändringarna är att personerna ska känna sig inkluderade på arbetsmarknaden, de ska ha samma möjligheter som övriga anställda. Nya avtal och konstellationer ligger till grund för en budget baserad på en större volym anställningar. Förändringarna kan vara en förklaring till varför volymen inte ökat i den takt som beräknat. Investeringsredovisning Verksamheten prognostiserar inte för någon avvikelse avseende sina investeringar i nuläget. Den aktuella budgeten är planerad för investeringar i verksamheten. Prognosen kan dock påverkas av att kommunen centralt ska upphandla ett nytt boknings- och kösystem som i sådana fall även kommer att innefatta Fredriksvallsgatans reception. Kostnaden har uppskattats till cirka 100 kkr. för Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen och enhetens del av besöken är cirka 30 %.

12 Driftredovisning Integrationen Utfall periodresultat Verksamhetens totala resultat för perioden är 0,3 % (24 kkr.) högre jämfört med motsvarande period föregående år. Intäkterna har jämfört med motsvarande period föregående år ökat netto med 14 % (1,8 Mkr.). Detta är främst beroende på utbetalda ersättningar för det stora antalet nyanlända som flyttade till Halmstad kommun under 2016 och Diagrammet visar bruttointäkterna från Migrationsverket januari-mars 2018 jmf Bruttointäkterna har ökat med 6,6 % (1,0 Mkr.) under perioden. Diagrammet visar mottagna i kommunen som vi erhållit mottagningsbidrag för samt storlek på beloppen jan mars. Antalet har minskat med 37 % från 272 personer(3,5 Mkr.) till 171 personer(2,5 Mkr.). Anledning till detta kan förklaras med den stora inflyttningen i december 2016, som gav extra stora intäkter i perioden jan-mars 2017.

13 Intäkter från Migrationsverket UAF - BUF januari-mars 2018 jmf Intäkten från Migrationsverket under perioden 2018 är 21,8 Mkr. Andel av den totala intäkten har UAF 75 % (16,4 Mkr.) och BUF 25 % (5,4 Mkr.). Motsvarande period 2017 på 20,4 Mkr. UAF 77 % (15,6 Mkr.) och BUF 23 % (4,8 Mkr.). Övriga kostnader är 1,1 Mkr. högre 2018 än motsvarande period Förklaring till detta är att Nämnden fått överfört medel från integrationen, för att kunna dela ut inom förvaltningen till olika utvecklingsprojekt. Prognos budgetavvikelse Lägre intäkter än beräknat för ankomna 2017 ETA-schablon samt något lägre ETA-schablon för ankomna Detta ger en budgetavvikelse på helåret med 1,0 Mkr. Halmstad kommun har under våren startat upp arbetet med att ta fram ny handlingsplan för integration som ska ersätta den nuvarande Halmstads kommuns inkluderingsstrategi Arbetet med denna plan beräknas vara klar till maj månad för beslut i KS. På grund av denna tidsplan görs bedömningen av en minskning av övriga budgeterade kostnader på 13,0 Mkr. Prognos förändring mot föregående prognos Lägre intäkter än beräknat för ankomna 2017 ETA-schablon samt något lägre ETA-schablon för ankomna Detta ger en budgetavvikelse på helåret. Halmstad kommun har under våren startat upp arbetet med att ta fram ny handlingsplan för integration som ska ersätta den nuvarande Halmstads kommuns inkluderingsstrategi Arbetet med denna plan beräknas vara klart till maj månad för beslut i KS. På grund av denna tidsplan görs bedömningen av en minskning av övriga budgeterade kostnader på 13,0 Mkr. Investeringsredovisning Inget att redovisa.

14 Driftredovisning Daglig verksamhet Utfall periodresultat Resultatet för Daglig verksamhets kostnader är 1,7% (332 kkr.) högre än samma period föregående år. Framför allt är det ökade personalkostnader men även kringkostnader för genomförandet av Funkisglädje och Funkiskonferens under (januari)i år. Prognos budgetavvikelse Prognosen för daglig verksamhet beräknas idag till ett underskott på 2 mkr. Främsta anledningen är lönekostnader än budgeterade. Trots att löneutbetalningarna för perioden är lägre kan vi konstatera att deltagarna har blivit fler under 2017 och prognosen för 2018 (se tabell nedan) visar att ökningen fortsätter. Den största ökningen kommer under hösten och består av deltagare från gymnasieskolorna. Prognos 2018 daglig verksamhet Uppskattad prognos Nivå Totalt Månadsstatistik Pågående ärenden/månad/år Månad Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Snitt 322, Deltagarantalet för februari sjönk med 5 personer (se tabell, månadsstatistik). Mars månads statistik är inte klar. Prognos bygger på nuvarande löneutbetalningar (5,1Mkr per månad). Minskar eller ökar löneutbetalningarna framöver kommer prognosen att förändras därefter. Andra saker som kan komma att påverka prognosen framöver är bl.a. införande av Alfa E- läkemedel i kommunen där Daglig verksamhet måste bekosta nya telefoner som klarar av signeringen av medicin. Kostnaden beräknas i dagsläget till ca 65 kkr. Införandet av IBIC (Individens behov i centrum) och Life Care (verksamhetssystem) kommer också att göras tillsammans med socialförvaltningen. Socialförvaltningen har sökt projektbidrag (ovisst hur mycket) och vi får motsvarande en halv projekttjänst för genomförandet av projektet. Vad vi vet idag ska vi betala sitskorten (typ av legitimation) till alla personal. Denna kostnad beräknas till 90 kkr. Osäkerhet finns om projektet kommer att genomföras i år eller om det blir nästa år. Daglig verksamhet har blivit bortglömda i projektet och har därför endast varit på ett projektmöte hos Socialförvaltningen. Verksamheten kommer att utöka sitt lokalbestånd ( Rosa huset ) men

15 täckning av hyra finns inte i budgeten idag. Viss anpassning av lokalen måste också genomföras och till vilken kostnad vet vi inte idag. I samband med att man tar över Rosa huset ser man även över verksamhetens personal och övriga lokaler för att eventuellt säga upp lokaler som är för små för att få en effektiv verksamhet i dem. Den 1 april höjs lunchpriserna för deltagarnas mat från 42kr till 48kr. Intäkten beräknas till ca 130 kkr. för Det serveras runt portioner mat till deltagarna i månaden inom verksamheten, vilket i princip betyder att varannan deltagare äter lunch hos oss varje veckodag i månaden! Prognos förändring mot föregående prognos Ingen prognosförändring mot föregående rapport. Investeringsredovisning Man räknar med att fullfölja sin investeringsplan för Driftredovisning Ekonomiskt bistånd (verksamhet) Utfall periodresultat Ekonomiskt bistånd i anslag 655 består av de delar som inte är bidrag till enskilda. Verksamhetens totala resultat är 3 % högre (152 kkr.) 2018 jämfört med motsvarande period föregående år. Intäkterna har jämfört med motsvarande period föregående år ökat med 255 kkr. Den största förklaringen till detta är att försäljning av personaltjänster till Integrationen är högre 2018 (Under 2017 så tog Integrationen lönekostnaden direkt men fr.o.m så får Ekonomiskt bistånd en intäkt för detta) och att faktureringen av förvaltararvoden är högre 2018 än under samma period Detta beror på att handläggningstiden är kortare hos Överförmyndarenheten under 2018 och därmed kan vi fakturera tidigare än under Lönekostnaderna är 6 % (291 kkr.) högre 2018 i jämförelse med föregående period Personal som är utlånad till Integrationen ingår under 2018 i Ekonomiskt bistånd lönekostnader till skillnad mot 2017 där lönekostnaden ingick hos Integrationen. Lokalkostnaderna är 10 % (64 kkr.) lägre 2018 än motsvarande period Övriga kostnader är 177 kkr. högre 2018 än motsvarande period Prognos budgetavvikelse Ingen avvikelse.

16 Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Periodens investeringar uppgår till 0 kkr. Investeringsutfallet motsvarande period föregående år uppgick till 22 kkr. Prognos budgetavvikelse Ingen förändring. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring. Driftredovisning Övergripande gymnasiet Här redovisas intäkter och kostnader främst utifrån huvudmannaskapet för gymnasieskolan. De tre kommunala enheterna redovisas separat och ingår inte i denna redovisning. Halmstad Utbildning har upphört from Utfall periodresultat Verksamhetens intäkter har ökat och förändringen består främst av att PUT-ersättningen från Migrationsverket är högre än motsvarande period Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna minskat. Förändringen består i att kostnader för elever i fristående verksamheter och hos andra huvudmän (i andra kommuner) inte har debiterats/slutattesterats i samma omfattning som föregående år belastar inte några lönekostnader det övergripande gymnasiet. Anställningarna är flyttade till de kommunala gymnasieskolorna. Förra året fakturerades verksamheten för de förvaltningsgemensamma kostnaderna, i år har ramen istället minskats. Prognos budgetavvikelse Övergripande gymnasiet prognosticerar inte någon avvikelse mot fastställd ram. Däremot har verksamheten ett pågående mål i förvaltningsrätten gällande retroaktiv elevpeng vilket kan komma att påverka verksamhetens resultat beroende på domens utfall. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående rapport.

17 Driftredovisning Kattegattgymnasiet Utfall periodresultat Kattegattgymnasiets intäkter har ökat jämförbart med motsvarande period föregående år. Främsta orsak är att statsbidraget från skolverket (gymnasieingenjörutbildningen T4) är högre än föregående års period motsvarande bidrag. Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna ökat. Förändringen består av lönekostnaderna som har ökat med 18,1% på skolan. Organisationen för administration, skolledning, elevhälsa och SYV har ökat jämförbart med föregående år. Även lönekostnader för IM-programmets individuella inriktning har ökat på grund av att utbildningen startade och byggdes ut under Språkintroduktionens lönekostnader har ökat på grund av att elevtalet vårterminen 2018 är högre än vårterminen 2017 och kräver en större organisation än föregående år. Prognos budgetavvikelse Efter samtal med skolledningen i samband med detaljbudgetering prognosticerar Kattegattgymnasiet ett överskott på 200 kkr. för posten övriga kostnader. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående rapport. Investeringsredovisning Kattegattgymnasiet har hitintills investerat för 30 kkr. Detta är 401 kkr. lägre än föregående år. Skolan förväntas förbruka hela anslaget på 1,4 Mkr Driftredovisning Sannarpsgymnasiet Utfall periodresultat Sannarpsgymnasiets intäkter har ökat jämförbart med motsvarande period föregående år. Förändringen förklaras av att skolan erhållit statsbidrag från Migrationsverket för att finansiera delar av antagningscentret. Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna ökat. Förändringen består av lönekostnaderna som har ökat med 6,6%. De ökade lönekostnaderna består främst av ekonomiprogrammet som startade hösten 2016 och nu har ytterligare en årskurs startat som genererar lönekostnader. Även språkintroduktionen som utökade sin organisation under förra året har högre kostnader jämfört med föregående års motsvarande period. Prognos budgetavvikelse Efter samtal med skolledningen i samband med detaljbudgetering prognosticerar Sannarpsgymnasiet ett överskott på 700 kkr. för posten övriga kostnader.

18 Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående rapport. Investeringsredovisning Sannarpsgymnasiet har hittills investerat för 50 kkr. Detta är 75 kkr. lägre än föregående år. Skolan förväntas förbruka hela anslaget på 228 kkr. under Driftredovisning Sturegymnasiet Utfall periodresultat Sturegymnasiets intäkter har ökat jämförbart med motsvarande period föregående år. Förändringen förklaras av en intern intäkt som har periodiserats fel förra året och därigenom ger en missvisande intäkt för perioden Jämförbart med motsvarande period 2017 har kostnaderna ökat. Förändringen består av lönekostnaderna som har ökat med 4,7%, främst inom den övergripande verksamheten på Sturegymnasiet och språkintroduktionen. Prognos budgetavvikelse Efter samtal med skolledningen i samband med detaljbudgetering prognosticerar Sturegymnasiet ett överskott på 600 kkr. 100 kkr. för lönekostnader och 500 kkr. för övriga kostnader. Det första elevvalet för kommande årskurs 1 elever har visat att elevtalet kan bli lägre än prognosticerat och därigenom minskas ramen och påverkar budgetavvikelsen för Sturegymnasiet. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring mot föregående rapport. Investeringsredovisning Sturegymnasiet har inte genomfört några investeringar än så länge och förväntas förbruka hela anslaget på 1,0 Mkr 2018.

19 Driftredovisning - Beställarenheten Utfall periodresultat I Beställarenheten ingår Halmstad kompetenscentrum, Vägledningscentrum och Mekatronik (Yrkeshögskolan). Resultatet för Beställarenheten är 9,1 Mkr. högre än samma period föregående år. Den största anledningen till detta är lägre intäkter från Migrationsverket, statsbidraget för regional yrkesriktad vuxenutbildning är sökt (gemensam sökning tillsammans med Laholm, Hylte, Falkenberg och Varberg) och beviljat från skolverket, men det är inte beslutat inom regionsamverkan hur mycket varje kommun ska tilldelas av dessa pengar. Fördelning av bidraget var klar vid samma tidpunkt förra året. Inköpen av utbildning har ökat totalt sätt, se diagram nedan. Förra året fakturerades verksamheten för de förvaltningsgemensamma kostnaderna, i år har ramen istället minskats. Prognos budgetavvikelse Verksamheten prognostiserar ett överskott på totalt 10 Mkr. På grund av högkonjunktur med stor tillgång till arbete söker inte vuxna elever till utbildning i den utsträckning att alla utbildningar kan startas, exempel på yrkesutbildningar som inte kunnat starta är kock, servering samt bussförare. Inköpen av utbildningen av Svenska för invandrare, grundläggande vuxenutbildning samt teoretiska gymnasiet är på väg ut i upphandling. Nytt sedan föregående rapport är att den nya upphandlingen kommer att gälla från 1 januari 2019 istället för 1 juli Den nuvarande externa leverantören av utbildningarna kommer inte att ha några elever efter sista juni i år vilket innebär att eleverna fr.o.m. 1 juli endast kan söka dessa utbildningar hos kommunvux fram till i januari 2019 när det nya avtalet träder i kraft. När budgeten fastställdes i december så togs det höjd för en prisökning med 50 % på SFI utbildningen från juli men eftersom befintligt avtal

20 kommer att gälla året ut så reduceras prognosen för inköp av SFI med totalt 3,5. Mkr. gentemot lagd budget. Det finns en osäkerhet på hur mycket statsbidrag för yrkesinriktad vuxenutbildning som tilldelas Halmstads kommun. Statsbidraget för detta som söks tillsammans med regionsamverkan (Halmstad, Laholm, Hylte, Varberg och Falkenberg) är beslutat från Skolverket att vi har beviljats totalt 46 Mkr. Det är inte beslutat inom regionsamverkan hur mycket varje kommun ska tilldelas av dessa pengar. Prognos förändring mot föregående prognos Inköpen av utbildningen för Svenska för invandrare, grundläggande vuxenutbildning samt teoretiska gymnasiet är på väg ut i upphandling. Nytt sedan föregående rapport är att den nya upphandlingen kommer att gälla från 1 januari 2019 istället för 1 juli Den nuvarande externa leverantören av utbildningarna kommer inte att ha några elever efter sista juni i år vilket innebär att eleverna fr.o.m. 1 juli endast kan söka dessa utbildningar hos kommunvux fram till i januari 2019 när det nya avtalet träder i kraft. När budgeten fastställdes i december så togs det höjd för en prisökning med 50 % på SFI utbildningen från juli men eftersom befintligt avtal kommer att gälla året ut så reduceras prognosen för inköp av SFI med totalt 3,5 Mkr. gentemot lagd budget. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Periodens investeringar uppgår till 0 kkr. Investeringsutfallet motsvarande period föregående år uppgick till 0 kkr. Prognos budgetavvikelse Ingen förändring. Prognos förändring mot föregående prognos -

21 Driftredovisning - Utförarenheten Utfall periodresultat I Utförarenheten ingår grundläggande vuxenutbildning (Gruv), vård-och omsorgsutbildning (Gyrk), lärvux, gymnasial vuxenutbildning (Gyt), samhällsorientering (SO) och utbildning i svenska för invandrare (SFI). Resultatet för Utförarenheten är 28 % (1,6 Mkr.) lägre än samma period föregående år. Den största anledningen till detta är högre intäkter (elevpeng), se bild nedan. Kostnaderna för konsulttjänster, löner och lokaler är något lägre 2018 än 2017 samma period. Prognos budgetavvikelse Verksamheten prognostiserar i dagsläget ett underskott på totalt 8,0 Mkr ska kommunvux (förutom för lärvux som är anslagsfinansierat med en budget på 2,25 Mkr.) finansieras enbart med intäkter från elevpeng och statsbidrag. För att kunna lägga en nollbudget har verksamheten ökat sin intäktsbudget och minskat sin lönebudget. Underskottet inom verksamheten ska minskas med ett samarbete mellan rektorsenheterna genom att samnyttja lärarresurser och avsluta visstidsanställningar. Vaktmästarresursen ska halveras och verksamheten fortsätter att se över organisationen av lärarna. Inköpen av utbildningen (Beställarenheten) av svenska för invandrare, grundläggande vuxenutbildning samt teoretiska gymnasiet är på väg ut i upphandling. Nytt sedan föregående rapport är att den nya upphandlingen kommer att gälla från 1 januari 2019 istället för 1 juli Den nuvarande externa leverantören av utbildningarna kommer inte att ha några elever efter sista juni i år vilket innebär att eleverna fr.o.m. 1 juli endast kan söka dessa utbildningar hos kommunvux fram till i januari 2019 när det nya avtalet träder i kraft. När budgeten fastställdes i december så togs det höjd för en prisökning med 50 % på SFI utbildningen från juli men eftersom befintligt avtal kommer att gälla året ut så kommer det att påverka intäkterna för SFI utbildningen.

22 Under slutet av mars har det tagits ett beslut att all utbildning av SFI, Gruv och Gyt ska ske i kommunvux regi ( ). Ett analysarbete har startat för att se hur ekonomin på kommunvux påverkas av detta (lokalfrågor, lärarresurser och övriga kostnader). Initialt kommer kostnaderna att överstiga intäkterna och detta kan lösas med att använda balanserade SFI medel från Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Periodens investeringar uppgår till 0 kkr. Investeringsutfallet motsvarande period föregående år uppgick till 0 kkr. Prognos budgetavvikelse Ingen förändring.

23 Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden Anslag 131 Ekonomiskt bistånd Driftredovisning - Ekonomiskt bistånd (utbetalningar) Utfall periodresultat Verksamhet 131 består av Ekonomiskt bistånd (bidragsdelen) samt ett fåtal löneposter (motsvarande 1,2 mkr.). Verksamhetens totala resultat är 7 % högre (1,1 Mkr.) 2018 jämfört med motsvarande period föregående år. Intäkterna har jämfört med motsvarande period föregående år minskat med 543 kkr. Återkrav på försörjningsstöd (klienter och Försäkringskassan) har minskat med 173 kkr. Bidraget för initiala kostnader för EBO (eget boende) har ökat med 72 kkr. och ABO (anläggningsboende) har minskat med 442 kkr. mot föregående år. Lönekostnaderna är 1 % högre (4 kkr.) mot föregående års period. Övriga kostnader är 4 % högre (600 kkr.) 2018 än motsvarande period Den största förklaringen till detta är att utbetalningen av försörjningsstöd är 5 % (859 kkr.) högre än samma period 2017.

24 Utbetalningar fördelat på grupptillhörighet Arbetslös/arbetsför Arbetshinder Studier Övrigt Flykting Uppdatering saknas för mars då statistiken från Socialförvaltningen (Procapita) ej inkommit. Prognos budgetavvikelse Kostnaderna för försörjningsstödet har ökat under första kvartalet Med motsvarande utveckling under resten av året så beräknas det att ge ett underskott på 1,5 Mkr. Ett analysarbete mellan kvalitetutvecklare och verksamheten kommer att starta under april och de kommer att titta på vilka grupper som ökar/minskar när det gäller utbetalningarna av försörjningsstöd. De kommer också att titta på kostnaderna för skyddat boende. I dagsläget är det inte kommunicerat från Socialförvaltningen på storleken av kostnader för skyddat boende för det första kvartalet. Prognos förändring mot föregående prognos Kostnaderna för försörjningsstödet har ökat under första kvartalet 2018 mot lags budget. Med motsvarande utveckling under resten av året så beräknas det att ge ett underskott på 1,5 Mkr. Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Verksamheten har inga investeringsmedel. Prognos budgetavvikelse - Prognos förändring mot föregående prognos -

25 Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Utfall Utfall Budget 2018 Prognos 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden Verksamhet: 655 Arbetsmarknadsåtgärder Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring 0 Arbetsmarknadsenheten: Prova på platser och övriga arbetsmarknadsåtgärder Daglig verksamhet: Lönekostnader Integrationen: Övriga kostnader (13,0 Mkr) och intäkter (-1,0 Mkr). Se flik "Integration" Kattegattgymnasiet: Övriga kostnader Sannarpsgymnasiet: Övriga kostnader Sturegymnasiet: Övriga kostnader Beställarenheten: Övriga kostnader. Se flik "Beställarenheten" Utförarenheten: Lönekostnader Summa avvikelse driftredovisning

26 Bilaga 3 Ansökan om pengar från Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens Utvecklingsmedel 2018 Bakgrund: Under en längre tid har användningen av lärares arbetstid och kompetens diskuterats i olika sammanhang. Olika förslag har framkommit t.ex. att anställa administrativ hjälp åt lärarna, anställa socialpedagoger etc. En annan idé som prövats på några skolor i landet är att renodla läraruppdraget genom att ha mentorer som har ansvar för flera klasser eller årskurser. Det innebär att lärarna som ej har ett mentorsuppdrag både tidsmässigt och kompetensmässigt mer kan fokusera på kunskapsuppdraget. Två av lärarna på teknikprogrammet visade intresse för att prova modellen med ett utökat mentorsuppdrag. Efter inledande diskussioner besökte de en skola som under ett pars års tid prövat och även utvärderat metoden. Dock var denna skola av en annan typ än Kattegattgymnasiet vilket gör att alltför stora paralleller inte kan dras. Vi skulle därför vilja få möjlighet att testa modellen under läsåret 2018/19 på Teknikprogrammets årskurs 1 ca 90 elever. Vid läsårsslut ska en utvärdering göras både bland elever och lärare. Behov: Kostnad ca kr för två lärare som blir mentorer för samtliga elever i årskurs på Teknikprogrammet läsåret 18/19. Dessa medel kommer delvis att täcka våra kostnader. Önskad effekt: - Eleverna får högre och jämnare kvalité via mentorer som aktivt själva sökt uppdraget - Snabbare uppföljning för elever med studieproblem eller andra problem - Attraktivare lärartjänster för lärare som önskar mer renodlade uppdrag - Attraktiv arbetsgivare som ger en lärare möjlighet att fokusera på ett mer renodlat kunskapsuppdrag Vilka kostnader ska pengarna täcka: Kostnaden ska täcka upp för de kurser som de två lärarna släpper för att kunna fullgöra ett utvidgat mentorskap Tidsperiod: Läsåret 2018/19 Skapad av: Henric Andersson Sida 1 (2)

27 Ansökta medel: kr Ansökt av: Lars-Åke Mattsson rektor enhet 2 Kattegattgymnasiet Datum för ansökan: Beslut (fylls i av Ekonomichef): Skapad av: Henric Andersson Sida 2 (2) Uppdaterad av: Henric Andersson C:\Users\natbal9415\Desktop\Bilaga3.docx

28 Bilaga 4 Ansökan om pengar från Utbildnings och arbetsmarknadsnämndens Utvecklingsmedel 2018 Bakgrund: Beskrivning till hur ansökan uppkommit. På Sannarpsgymnasiets yrkesförberedande program är antalet elever i klasserna 30, ibland 32, för att programmets och skolans ekonomi ska gå ihop (lägre elevpeng). De senaste åren har eleverna på Barn- och fritidsprogrammet och Vård- och Omsorgsprogrammet börjat må sämre psykiskt, de har svårare familjesituationer och de har fler diagnoser. Vid analys av UAF.s kvalitetsrapport som gjorts tillsammans med kvalitetsutvecklare har vi observerat att bland elever vid våra yrkesprogram, BF och VO, är andelen som misslyckas att uppnå godkända betyg större än vi våra högskoleförberedande program. En stor del av lärares arbetstid går åt till att sitta på möten och ha kontakt med föräldrar och handledare när tex APL inte fungerar när de istället behöver sitta och planera undervisning och variera lektioner så att alla elevers ska nå målen. En annan stor faktor till att resultaten inte är där vi vill att de ska vara är att frånvaron i denna elevgrupp är hög, dels pga av ovan nämnda faktorer men också för att det inte riktigt ser mening med att gå i skolan. Det finns ett tydligt samband mellan närvaro och lyckade studieresultat Vi vill börja arbeta med en mentor på heltid dvs en person som arbetar med eleverna på våra yrkesprogram BF och VO, främst på ett socialt plan; uppmärksamma frånvaroproblematiken i tid, lyssna på och skapa goda relation med eleverna och att göra eleverna delaktiga. Dessa är de främsta förhållningssätten för att främja närvaron i skolan. En sådan person (behöver inte vara en pedagog) har ett övergripande ansvar för elevernas närvaro i skolan. Hen ringer till elever som inte kommit till skolan och tar reda på anledning och kontaktar vårdnadshavare om så behövs. Hen har ansvar att se till att eleverna går till sina lektioner och kan också vid behov vara med under lektionstid och på så sätt öka vuxennärvaron i klassrummet. Frågan har i februari 2018 föredragits för UAN:s presidium Behov: Hur behovet av insatsen/pengarna ser ut i nuläget. Med en mentor på heltid kan vi främja och förbättra elevers närvaro i skolan, öka känslan av trygghet och bli sedd och bättre stötta eleverna i studierna. En mentor på heltid kan fokusera på de elever som behöver särskild stöttning, läraren ges bättre förutsättningar att nå alla elever i undervisningen. Målsättningen är att fler elever ska lyckas med sina studier och att gymnasietiden ska avslutas med en yrkesexamen. Skapad av: Henric Andersson Sida 1 (2)

29 Önskad effekt: Vilken effekt/mål hoppas man uppnå med hjälp av pengarna. - Större närvaro bland eleverna för en större inkludering och ökad känsla av sammanhang - Alla elever ska ges rimliga förutsättningar att genomföra sin gymnasieutbildning fram till en yrkesexamen med resultatet att andelen elever som lämnar gymnasieskolan med yrkesexamen ska öka. - en minskad stress hos lärarna och ett bättre mentorskap för eleverna. Tre mätbara effekter. Vilka kostnader ska pengarna täcka: Personal, lokal, kompetens, resekostnader etc. Det önskade extra anslaget ska bidra till att täcka lönekostnader för en mentor på heltid främst för nästa läsårs åk 1 på Sannarpsgymnasiets yrkesprogram, BF och VO men också stötta upp på programmen generellt. Tidsperiod: Under vilken tidsperiod kommer pengarna att användas. Pengarna avses att användas under läsåret 2018/19. Skolans verksamhetsår är brutet medan den kommunala budgeten följer kalenderår. Vår ansökan fördelas därför terminsvis. Behov föreligger bägge terminerna. Ansökta medel: Belopp i kkr. (tusentals kronor). Ht kkr. BF 150kkr, VO 150kkr Vt kkr. BF 150kkr, VO 150kkr Ansökt av: Verksamhetschef/enhetschef Cecilia Ek Datum för ansökan: ååmmdd Beslut (fylls i av Ekonomichef): Skapad av: Henric Andersson Sida 2 (2) Uppdaterad av: Henric Andersson C:\Users\natbal9415\Desktop\Bilaga4.docx

30 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00103 Ärende UAN 2018/00103 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Dataskyddsombud för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att utse dataskyddsombud för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens personuppgiftsansvar. 2. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att entlediga Sara Ebeling från sitt uppdrag som personuppgiftsombud för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden eftersom dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslag. Sammanfattning av ärendet Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen/the General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft i Sverige. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är personuppgiftsansvarig för nämndens verksamhet. Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandling av personuppgifter utförs i enlighet med GDPR. Dataskyddsombud är en helt ny tjänst, som tillkommer med anledning av att GDPR och dataskyddslagen träder i kraft, och ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslag (PuL). Den personuppgiftsansvarige ska utnämna ett dataskyddsombud. En kommun kan utse ett gemensamt ombud för samtliga nämnder och styrelser inom kommunen. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att utse dataskyddsombud för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens personuppgiftsansvar. Dataskyddsombudet kommer att vara gemensamt för samtliga förvaltningar och bolag (utom HFAB och HEM som utser egna dataskyddsombud) i Halmstads kommun. Dataskyddsombudets uppgifter är reglerade i GDPR och kommer huvudsakligen bestå av att informera och ge råd till anställda och personuppgiftsansvariga om deras skyldigheter, vara kontaktperson för registrerade utifrån deras rättigheter samt att övervaka efterlevnaden av GDPR. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har arbetats fram i överenskommelse mellan kommunledningsförvaltningen och samtliga förvaltningar och bolag (utom HFAB och HEM som utser egna dataskyddsombud) i Halmstads kommun. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för rekryteringen av dataskyddsombudet. Fackliga organisationer Information i HUKSAM Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(4)

31 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00103 Andra grupper --- Beskrivning av ärendet Bakgrund Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen i kraft i Sverige. I grunden är det en EUförordning som på engelska heter "The General Data Protection Regulation" (GDPR). Denna förordning måste Sverige, liksom alla övriga EU-länder, anpassa sig till. EU-förordningen påverkar den svenska lagstiftningen, som nu därför har gjorts om. Nuvarande personuppgiftslag (PuL) ersätts med dataskyddslagen, som även den träder i kraft den 25 maj Dessa nyheter påverkar all hantering av personuppgifter i offentlig och privat verksamhet i hela Sverige. Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person. En del av personuppgifterna kan dessutom vara extra känsliga. Ett av syftena med GDPR är att skydda människors grundläggande rättigheter och friheter. Särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. GDPR syftar också till att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom EU. Den syftar också till en anpassning till det nya moderna digitala samhället. GDPR vilar på grundprinciper som handlar om att öka skyddet och säkerheten kring allas personuppgifter. Varje nämnd och styrelse är personuppgiftsansvariga, ett uppdrag som regleras i artikel 24 i GDPR. Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Enligt artikel 37 i GDPR ska alla offentliga myndigheter så som kommuner, landsting och regioner utse ett dataskyddsombud. De nya reglerna börjar gälla den 25 maj 2018 och det finns ingen övergångsperiod. Om den personuppgiftsansvarige är en myndighet eller ett offentligt organ, får ett enda dataskyddsombud utnämnas för flera sådana myndigheter eller organ. En kommun kan därmed utse ett gemensamt ombud för samtliga nämnder och styrelser inom kommunen om det är lämpligt, enligt ett förtydligande från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Artikel 39 i GDPR styr dataskyddsombudets uppgifter. Dataskyddsombudet ska ha minst följande uppgifter: a) Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar om deras skyldigheter enligt denna förordning och andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser. b) Att övervaka efterlevnaden av denna förordning, av andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser och av den personuppgiftsansvariges strategi för skydd av personuppgifter, inbegripet ansvarstilldelning, information till och utbildning av personal som deltar i behandling och tillhörande granskning. c) Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet av den enligt artikel 35. d) Att samarbeta med tillsynsmyndigheten. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(4)

32 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00103 e) Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet det förhandssamråd som avses i artikel 36, och vid behov samråda i alla andra frågor. Den registrerade får kontakta dataskyddsombudet med avseende på alla frågor som rör behandlingen av dennes personuppgifter och utövandet av dennes rättigheter enligt GDPR. I artikel 38 i GDPR regleras dataskyddsombudets ställning. Där framgår exempelvis att den personuppgiftsansvarige ska säkerställa att dataskyddsombudet på ett korrekt sätt och i god tid deltar i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och får inte avsättas eller bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige för att ha utfört sina uppgifter. Dataskyddsombudet ska rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges högsta förvaltningsnivå. Dataskyddsombudet är även kontaktperson för Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet. Det är den personuppgiftsansvariga nämnden/styrelsen som ansvarar för att dataskyddslagstiftningens regler följs. Det är alltså inte ombudet som ansvarar för att reglerna följs, utan organisationen. Analys och förslag Dataskyddsombud är en helt ny tjänst som tillkommer med anledning av att GDPR och dataskyddslagen träder ikraft. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslag (PuL). GDPR beskriver och styr på ett tydligt och detaljerat sätt vad dataskyddsombudets uppdrag och uppgifter är. Denna detaljstyrning av uppdraget och uppgifterna begränsar det kommunala handlingsutrymmet vid utformning av tjänsten. Det operativa verkställandet och det vardagliga arbetet kommer emellertid att formeras i samverkan mellan dataskyddsombudet och nämnden/styrelsen. Dataskyddsombudet kommer att vara gemensamt för samtliga förvaltningar och bolag (utom HFAB och HEM som utser egna dataskyddsombud) i Halmstads kommun. Konsekvenser av förslaget Inrättande av en funktion som dataskyddsombud medför ekonomiska konsekvenser för den personuppgiftsansvariga. Den totala kostnaden för dataskyddsombud kommer att fördelas via den fördelningsnyckel avdelningen för ekonomi och styrning vid kommunledningsförvaltningen har för dylika ändamål. Dataskyddsombudet kommer att ha sin anställning på kommunledningsförvaltningen, som därmed hanterar arbetsgivaransvaret kopplat till funktionen. Med GDPR får Datainspektionen som tillsynsmyndighet i Sverige, möjlighet att utdöma sanktionsavgifter mot de personuppgiftsansvariga (dvs. nämnden/styrelsen) om GDPR inte följs. Sanktionsavgifterna införs för att helt enkelt förstärka att GDPR verkställs och efterlevs. I förslaget till den svenska dataskyddslagen föreslås att en kommunal förvaltning kan få betala upp till 5 eller 10 miljoner kronor i administrativa sanktioner. För ett kommunalt bolag kan avgifterna uppgå till maximalt 20 miljoner EUR eller 4 procent av den globala årsomsättningen. Det är Datainspektionen som ska säkerställa att sanktionsavgifterna i varje enskilt fall är effektivt, proportionellt och avskräckande. Dataskyddsombudet ska ha en övervakande roll och följa upp att regelverket följs av den personuppgiftsansvariga organisationen. Ombudet ska fungera som intern rådgivare som ger stöd för den personuppgiftsansvariga. Det är dock inte ombudet som ska fungera som projektledare eller som har ansvaret för att ta initiativ, utan rollen liknar mer en revisor eller en controller som löpande Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(4)

33 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00103 granskar verksamheten och kommer med förslag om åtgärder samt rapporterar brister. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar att förvaltningar/bolag har andra tjänstepersoner som har tydligt uppdrag att internt ansvara för genomförande av dataskyddsarbetet. Ärendets beslutsgång Ärendet kommer att hanteras vidare av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag --- Information om beslutet Beslutet ska vidare till kommunstyrelsen. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Sara Ebeling, kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 4(4)

34 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00116 Ärende UAN 2018/00116 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Fullmakt att teckna personuppgiftsbiträdesavtal Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar åt barn- och ungdomsnämnden att teckna personuppgiftsbiträdesavtal för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens räkning. 2. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att teckna personuppgiftsbiträdesavtal för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens räkning. 3. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar åt servicenämnden att teckna personuppgiftsbiträdesavtal för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens räkning. 4. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar åt socialnämnden att teckna personuppgiftsbiträdesavtal för utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens räkning. Sammanfattning av ärendet Varje nämnd är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. En organisation som vill anlita ett biträde måste teckna ett skriftligt avtal med biträdet för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. Inom Halmstads kommun finns flera kommunövergripande it-system, exempelvis diariet, lönesystemet och ekonomisystemet. Vissa itsystem är gemensamma för två eller flera förvaltningar. För att varje nämnd som använder systemet i sin verksamhet inte ska behöva teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören av systemet, kan en nämnd uppdra åt den nämnd som är systemägare att teckna avtalet för sin räkning. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av tjänsteman på uppföljningsenheten. Förslaget har tagits fram i samråd med kommunjurist och administrativ chef på enheten för ledningsstöd vid kommunledningsförvaltningen. Fackliga organisationer Information i HUKSAM Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Andra grupper --- Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

35 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00116 Beskrivning av ärendet Bakgrund Varje nämnd är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den personuppgiftsansvariges organisation. Ett personuppgiftsbiträde kan vara en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ. De biträden som den personuppgiftsansvarige anlitar ska kunna ge tillräckliga garantier för att behandlingen uppfyller kraven i dataskyddsförordningen och säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas. Ett personuppgiftsbiträde och dess personal får enbart behandla personuppgifter enligt instruktion från den personuppgiftsansvarige. Biträdet får inte anlita ett annat biträde utan att i förhand få ett skriftligt tillstånd av den personuppgiftsansvarige. En organisation som vill anlita ett biträde måste teckna ett skriftligt avtal med biträdet. Dataskyddsförordningen innehåller detaljerade bestämmelser om vad ett sådant avtal ska innehålla. Analys och förslag Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas med leverantörer av it-system för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. Inom Halmstads kommun finns flera kommunövergripande it-system, exempelvis diariet, lönesystemet och ekonomisystemet. Vissa it-system är gemensamma för två eller flera förvaltningar. För att varje nämnd som använder systemet i sin verksamhet inte ska behöva teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören av systemet, kan en nämnd uppdra åt den nämnd som är systemägare att teckna avtalet för sin räkning. Konsekvenser av förslaget --- Ärendets beslutsgång Barn- och ungdomsnämnden, kommunstyrelsen, servicenämnden och socialnämnden ska informeras om beslutet. Beslutsunderlag --- Information om beslutet Barn- och ungdomsnämnden, kommunstyrelsen, servicenämnden och socialnämnden ska informeras om beslutet. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

36 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00116 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Sara Ebeling, kvalitetsutvecklare Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 3(3)

37 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00119 Ärende UAN 2018/00119 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Beslut om upphandlingsdokument: Upphandling av Vuxenutbildning Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att godkänna upphandlingsunderlaget avseende vuxenutbildning enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutade, UAN , om ny upphandling avseende delar av vuxenutbildning. I utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslut, UAN , beslutades att igångsättandet av vuxenutbildning i upphandlad regi skulle träda i kraft Arbetet med upphandlingsunderlaget har dragit ut på tiden och för att inga studerande ska riskera att hamna utan utbildning vid övergången till nytt avtal måste tidsplanen flyttas fram. Det nya avtalet för upphandlad utbildning ska gälla from Under perioden sker utbildning, som enligt tidigare beslut skulle upphandlas, hos den kommunala utbildningsanordnaren. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet är berett av tjänsteman på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Fackliga organisationer Information i HUKSAM Andra grupper --- Beskrivning av ärendet Bakgrund Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutade, UAN , om ny upphandling avseende delar av vuxenutbildning. Enligt gällande delegationsordning ska utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden besluta om upphandlingsunderlaget. Analys och förslag I utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslut, UAN , beslutades att igångsättandet av vuxenutbildning i upphandlad regi skulle träda i kraft Arbetet med upphandlingsunderlaget har dragit ut på tiden och för att inga studerande ska riskera att hamna utan Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

38 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2018/00119 utbildning vid övergången till nytt avtal måste tidsplanen flyttas fram. Det nya avtalet för upphandlad utbildning ska gälla from Konsekvenser av förslaget Under perioden sker utbildning, som enligt tidigare beslut skulle upphandlas, hos den kommunala utbildningsanordnaren. Ärendets beslutsgång --- Beslutsunderlag 1. Upphandling av vuxenutbildning (internt arbetsmaterial). Information om beslutet --- Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Jörgen Krantz, enhetschef Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad Sida 2(2)

39 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2017/00147 Ärende UAN 2017/00147 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Kommunrevisionen Revision - Granskning av registerkontroll inför anställning Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att inte arbeta med registerkontroll vid anställningar. Sammanfattning av ärendet PwC har av de förtroendevalda revisionerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska registerkontroll inför anställning avseende verksamheterna barn- och ungdomsnämndens, socialnämndens samt utbildnings- och arbetsnämndens ansvarsområde. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Säkerställer utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden en ändamålsenlig registerkontroll inom gymnasieskola och gymnasiesärskolan? För utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden går inte revisionsfrågan att bedöma i nuvarande situation. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden arbetar inte med registerkontroll vid anställningar då gymnasieskola och gymnasiesärskola omfattas av den frivilliga registerkontrollen. I granskningen påtalas att nämnden bör ta ett aktivt beslut i frågan. Beskrivning av ärendet Bakgrund Ärendet startade med att PwC fått i uppdrag av de förtroendevalda revisionerna i Halmstads kommun, att granska registerkontroll inför anställning avseende verksamheterna barn- och ungdomsnämndens, socialnämndens samt utbildnings- och arbetsnämndens ansvarsområde. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Säkerställer utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden en ändamålsenlig registerkontroll inom gymnasieskola och gymnasiesärskolan? För utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden går inte revisionsfrågan att bedöma i nuvarande situation. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden arbetar inte med registerkontroll vid anställningar då gymnasieskola och gymnasiesärskola omfattas av den frivilliga registerkontrollen. I granskningen påtalas att nämnden bör ta ett aktivt beslut i frågan. Bestämmelserna i skollagen om registerkontroll av personal kompletteras med lag av registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Lagen bygger på ett EU-direktiv och innebär att registerutdrag Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

40 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2017/00147 kan begäras i fler verksamheter än som sägs i skollagen. Lagstiftningen om registerkontroll syftar till att stärka barns och ungas skydd mot sexualbrott och andra grova brott. Reglerna bygger på en sammanvägning av två viktiga skyddsintressen intresset av att minska riskerna för övergrepp mot barn samt skyddet för den personliga integriteten. Med barn avses personer under 18 år. Registerutdraget är bara en del av bedömningsunderlaget för om en person är lämplig för arbetet. Lagstiftningen innebär inte något förbud mot att låta någon arbeta i verksamheten som har lämnat in ett registerutdrag med anteckning om brott. Registerutdrag ska visas upp inför anställning i gymnasieskola och gymnasiesärskola om arbetsgivaren kräver det. Personal i gymnasieskolan och gymnasiesärskolan omfattas av den frivilliga registerkontrollen, om arbetet innebär direkt och regelbunden kontakt med barn. Kontrollen av ett frivilligt registerutdrag får inte dokumenteras på något annat sätt än genom en anteckning om att utdraget har visats upp. Om arbetsgivaren, enligt den frivilliga registerkontrollen, väljer att inte begära att få se ett utdrag finns det inget förbud att anställa, anlita eller ta emot personer i verksamheten. Beslut i frågan fattades av tidigare utbildningsförvaltning, baserat på en utredning att registerutdrag vid anställning endast ska ske i de fall där lagen kräver det. Revisionsrapporten konstaterar att registerkontroll vid anställning är ett frivilligt moment för nämnden och att utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden inte arbetar med registerkontroll. I rapporten rekommenderas nämnden att fatta beslut i frågan. Analys och förslag Nämndens beslut formaliserar ett ställningstagande om att inte begära registerutdrag då lagstiftningen bygger på frivillighet. Det ger inte praktiska skillnader mot hur lagstiftningen hanteras idag. De mest framträdande lagrummen är: Registerkontroll av personal 2 kap skollagen. Registerkontroll av personal som ska arbeta med barn: Lagen (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. För övriga lagrum se bilaga Skolverkets juridiska vägledning om registerkontroll av personal. En rekrytering ska ses som en långsiktig investering med hög påverkan på verksamheten. Att välja medarbetare är därför ett av de mest betydelsefulla beslut som vi fattar. Rekryteringsprocessen ska baseras på kompetens, ta sikte på framtiden, följa arbetsrättsliga lagar/avtal samt kännetecknas av ett professionellt och trevligt bemötande. Att lyckas med detta innebär en ökad träffsäkerhet och kvalitet i våra rekryteringar, minskad risk för diskriminering och en positiv marknadsföring av vår förvaltning och kommunen i stort. För att kvalitetssäkra rekryteringen så centraliserades denna process på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen under 2010, och detta innebär att HR finns med som stöd genom hela processen. HR-chef deltar vid chefsrekrytering. HR-assistent kontrollerar företrädesrätt, sköter annonsering, diarieföring/registrering samt säkerställer all övrig hantering av ansöknings- handlingarna. Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

41 Tjänsteskrivelse Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen UAN 2017/00147 HR-utvecklare hjälper till med kravspecifikation/uppdragsbeskrivning och urval. Vid en tillsvidareanställning genomförs två intervjuer med kandidaterna. Intervju 1 genomförs av chef och intervju 2 genomförs av HR som även då återkopplar en personlighetsprofilsanalys på kandidaten. Formell kompetens och erfarenhet är viktiga meriter, men minst lika viktigt är att anställa en person med det rätta beteendemönstret för just den tjänst de söker och för den arbetsgrupp de ska tillhöra. För att få en sista bekräftelse innan anställning sker en referenstagning. Detta för att säkerställa att rätt kandidat anställs. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet var uppe för beslut i utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutade då att återremittera ärendet, med motiveringen att förvaltningen skulle återkomma med ett mer omfattande underlag i frågan om huruvida nämndens verksamheter bör använda sig av registerkontroll eller inte. Ärendet har diskuterats i förvaltningens ledningsgrupp bestående av gymnasiechefer och verksamhetschefer. Fackliga organisationer Information i HUKSAM Andra grupper --- Ärendets bilagor 1. Revisionsrapport - Granskning av registerkontroll inför anställning 2. Skolverkets juridiska vägledning om registerkontroll av personal Ärendets beslutsgång Ärendet ska beslutas av utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Information om beslutet Kommunrevisionen ska delges beslutet. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Ann-Sofie Hammargren Sjöholm, förvaltningschef Handläggare, Anna Doverskär, avdelningschef HR Halmstads kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Box 248, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3)

42 Revisionsrapport Granskning av registerkontroll inför anställning Viktor Prytz Cert. kommunal revisor Martin Hassel Halmstads kommun Mars 2017