PROTOKOLL styrelsemöte SAK

Transkript

1 PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 19 mars 2016 kl Söndag 20 mars 2016 kl Plats: SAKs kansli, Malmgårdsvägen 63, Stockholm Närvarande: Freshta Dost ( 1-20) Suppleant Anders Fänge Kajsa Johansson Suppleant Peder Jonsson Ordförande Dag Klackenberg Bengt Kristiansson ( 5-23) Shirin Persson ( 7-13 och 16-23) Carin Runeson ( 5-12) Frånvarande: Dessutom närv: Hans Linde Inger Axell Siwita Nasser Anna-Karin Johansson Generalsekreterare Klas Bjurström Handläggare strategisk ledning Fredrik Sjölander Revisor, KPMG ( 1-7) Dr Shah Mahmood ( 5-7) Lennart Kotsalainen Stockholms LK, ( 9) Eva Halldén Stockholms LK, ( 9) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare att utse Kajsa Johansson att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista att fastställa föredragningslistan. 4. Föregående protokoll. att godkänna protokoll FS och därmed lägga det till handlingarna 5. Budgetuppföljning 2015 Dr Shah Mahmood presenterade SAKs budgetuppföljning för Budgeten 2015 var 288 MSEK och de totala kostnaderna blev 280 MSEK, vilket innebär att 97 % av budgeten utnyttjades. 1

2 På grund av bland annat försvagad svensk kronkurs förutsåg SAK ett underskott under 2015, men efter reviderade planer och budget, värdeminskning även av den afghanska valutan samt ytterligare anslag från Sida undveks detta. Presentation av BFU inklusive förklaringar till avvikelser bifogas protokollet. att godkänna budgetuppföljningen för Revisions-PM, management respons 2 Aukt revisor Fredrik Sjölander redogjorde för revisionen av SAKs räkenskaper för KPMG lämnade en rapport om intern kontroll i november och en något reviderad version Överlag bedöms SAKs interna mekanismer för kontroll vara goda. Alla påpekanden från förra årets revision av SMO har åtgärdats och inga nya har tillkommit. Management Letter innehåller 18 kommentarer från revisorerna, de flesta relaterar till upphandling i Afghanistan. Med anledning av kommentarerna diskuterade styrelsen problem och risker i upphandling liksom behovet av bättre efterlevnad av existerande regelverk samt vilka insatser som görs för att åstadkomma detta. Också SAKs internrevision, och styrelsens kollektiva och individuella ansvar diskuterades. Reviderad rapport och management letter inkl kommentarer bifogas protokollet. att godkänna SAKs kommentarer på management letter. 7. Verksamhetsberättelse med bokslut Shah Mahmood presenterade bokslutet 2015 och påpekade några mindre justeringar i förhållande till vad som skickades med kallelsen. Slutlig version av bokslutet, liksom presentation, bifogas protokollet. Klas Bjurström presenterade förutsättningarna för arbetet med verksamhetsberättelsen för Styrelsen gick igenom utkastet och lämnade rättelser och synpunkter på förbättringar. Presentation, liksom manus med åtgärdade förslag till ändringar synliga skickas till styrelsen tillsammans med detta protokoll. Eventuella invändningar mot förslag till ändringar skickas så snart som möjligt till Klas Bjurström - om inte anses förslagen accepterade. att fastställa resultat- och balansräkningen för 2015 att med föreslagna ändringar fastställa förvaltningsberättelse för 2015 att med föreslagna ändringar fastställa verksamhetsberättelsen för Uppföljning av Strategiska planen med avseende på verksamhetsrapportering Anna-Karin Johansson sammanfattade SAKs arbete mål för mål under året i relation till den riktning som den strategiska planen indikerar. SAKs svagheter och styrkor i förhållande till detta underströks med referens till styrelsens diskussioner och hantering av kvalitetsarbetet under året. Denna uppföljning av 2015 års arbete i förhållande till vår långsiktiga planering är också ett krav enligt Frivilligorganisationernas Insamlingsråds kvalitetskod, FRII-koden. att resultaten som redovisas i årsredovisning och bokslut 2015 står i enlighet med den strategiska planen SAKs engagemang i relation till Afghanska flyktingar i Sverige Lennart Kotsalainen och Eva Halldén från Stockholms lokalkommitté var inbjudna till styrelsemötet för att under denna punkt berätta om lokalkommitténs insatser som berör nyanlända flyktingar från Afghanistan. Förutom insatser genom till exempel en arbetsgrupp med gode män så har Stockholms LK i dagarna bjudit in Stockholms 28 kommuner till en utbildningsdag om Afghanistan 20 maj. Dagen

3 kommer att innehålla föredrag, frågestund och gruppdiskussioner med syfte att stödja integrationsarbetet och förstärka kunskaperna om Afghanistan. Målgruppen är personer med ansvar för mottagande och sådana som arbetar med flyktingar. Lokalkommittén har övervägt sina insatser och kommer inte att organisera ensamkommande flyktingar eller gå in i asylrättsfrågor. Huvuduppgiften är att gå ut brett med information. Styrelsen tackade Stockholms LK för att de i likhet med flera andra lokalkommittéer tar värdefulla initiativ och genomför ett mycket viktigt arbete med att sprida kunskap om Afghanistan och dess kultur, såväl som dess politiska och ekonomiska situation. 10. Generalsekreterarens rapport Utöver innehållet i GS-rapporten redogjorde Anna-Karin Johansson bland annat för Postkodsstiftelsens tilldelning till SAK om 22 miljoner kr, varav 7 miljoner i ett särkskilt projekt. Ordföranden redogjorde för rekryteringen av ny Generalsekreterare, vilken inleds med en ramupphandling av rekryteringstjänster. Inger Axell, Anders Fänge och Peder Jonsson kommer att utgöra rekryteringsgruppen och från personalen är Klas Bjurström och Katarina Hellström utsedda representanter i rekryteringsarbetet. Då nuvarande landchef Jörgen Holmström inte kommer att förlänga sitt avtal med SAK pågår rekryteringen av efterträdare. 11. Säkerhetssituationen Anna-Karin Johansson redogjorde särskilt för styrelsen om uppföljningen av intrånget på SAKs klinik i Wardak, liksom behovet av insatser för att värna respekten för sjukvårdsinrättningars neutralitet. 12. Rapport kontakter med lokalföreningar Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer. 13. Rapport Unga SAK Inget att rapportera då kontaktpersonen Siwita Nasser var frånvarande. 14. Förberedelser årsmötet 2016 Tiden för årsmötet är i år utsträckt till för att ge tid för diskussion i plenum. AU kommer att förbereda svar till motioner och presenterar förslag inför nästa styrelsemöte. 15. Kommunikationen inom medlemsrörelsen Anna-Karin Johansson informerade styrelsen om projektarbetet att utveckla en plattform/webbplats och den behovsanalys som kommer att göras tillsammans med medlemmar. Avseende medlemsråden befinner sig arbetet fortfarande i utveckling. att inför FS 16 april följa upp tidigare beslut angående medlemsrörelsen och demokratiberedningen. 16. Styrelseresa till Afghanistan 2-10 maj Dag Klackenberg, Siwita Nasser och Freshta Dost kommer att åka 2-10 maj. 3

4 17. Skrivelse från SAK till utvärderingen av Sveriges engagemang i Afghanistan SAKs bidrag till utvärderingen är skickad till utredaren Tove Tingsgård. Underlaget kommer att användas i fortsättningen i samband med att utvärderingen av Sveriges insats presenteras, bland annat vid en konferens planerad till hösten. Datum ännu inte bekräftat. 18. SAK och gender /jämställdhet Anna-Karin Johansson presenterade sitt underlag och synen på SAKs interna arbete med jämställdhet, bland annat med avseende på den nyligen genomförda omorganisationen. Styrelsen diskuterade underlaget och framförallt utmaningarna SAK står inför i detta arbete. 19. Sida och gender /jämställdhet Marianne von Malmborg, handläggare vid Sidas Afghanistanenhet, var inbjuden för att berätta om Sidas strategi för jämställdhet i Afghanistan. Marianne, som är ansvarig för Sidas stöd till SAK och har jämställdhet som särskilt fokus, beskrev strategier för arbetet liksom områden som behöver utvecklas. Områden som SAK skulle kunna bidra ytterligare inom var enligt Marianne, förutom jämställdhet, advocacy inom t ex utbildningssektorn, resultatuppföljning, good governance och anti-korruption. Sida menade också att det sämre säkerhetsläget är något vi måste acceptera och förhålla oss till, vilket bland annat innebär ett behov av nya sätt att följa upp verksamhet. Styrelsen uttryckte sin uppskattning för en bra diskussion med SAKs viktigaste givare och ser fram emot fortsatt kontakt med också andra ansvariga inom Sida. 20. Ökade risker i verksamheten: inventering, styrning, uppföljning, utvärdering och revision Anna-Karin Johansson presenterade sitt underlag om internrevision och tredjeparts-monitorering, och underströk behovet av att se SAKs mekanismer för uppföljning, monitorering och revison som en helhet. Styrelsen diskuterade utförligt bland annat användningen av termen tredjeparts-monitorering, och betydelsen av att skilja på detta, monitorering och så kallad förstärkt inre monitorering. Vidare konstaterades att tredjepartsmonitorering inte förväntas ersätta förstärkt inre monitorering, utan bör vara ett komplement bland annat avsett att kontrollera tillförlitligheten i övriga system för kontroll och monitorering. I samband med diskussionen underströk styrelseledamöter att SAK måste utveckla arbetet med målgruppernas deltagande i uppföljning, samt att internrevision måste ges adekvata resurser framöver om behov av ytterligare medel finns, eventuellt också en egen budgetlinje. 21. Nästa styrelsemöte att ge GS i uppdrag att vid nästa styrelsemöte återkomma med beslutsunderlag som innehåller förslag till terminologi med definitioner enligt ovan. att ge GS i uppdrag att vid nästa styrelsemöte återkomma med beslutsunderlag om genomförande av tredjeparts-monitorering i några specifika geografiska och tematiska områden. Kända punkter på agendan: - GS-rapport (KMO feb) - Budgetrevision I - Styrelsens förslag till ÅM: medlemsavgift, ansvarig utgivare A-nytt - Motionssvar - Terminologi och uppdrag om tredjeparts-monitorering - Utvärdering styrelsens arbete 4

5 22. Övriga frågor Inga. 23. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Justeras: Peder Jonsson Ordförande Kajsa Johansson Bilagor: - Budget Follow Up Report for SCA Internal control memo Management letter Final Account 2015-Presentation - Annual Report Presentation - Annual Report med ändringar 5