PROTOKOLL styrelsemöte SAK

Transkript

1 PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 28 januari 2017 kl Plats: SMO, Malmgårdsvägen 63, Stockholm Närvarande: Frånvarande: Dessutom närv: Inger Axell Magnus Forsberg Anders Fänge Kasim Husseini Suppleant (från 7) Kajsa Johansson Suppleant Peder Jonsson Ordförande Bengt Kristiansson Hans Linde Shirin Persson Dag Klackenberg Freshta Dost Anna-Karin Johansson Generalsekreterare (ej 16.4) Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning (protokoll, ej 16.4) Anders Arbrandt Postkodlotteriet (endast 8) Sara Krigsman Postkodlotteriet (endast 8) Emma Nilenfors Sida (endast 10) Stephanie Kilander Valberedningen (ej 16.4) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare Beslöts att utse Shirin Persson att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista Besöket från Postkodlotteriet flyttas till kl Fyra punkter lades till övriga frågor: - Proposition flyktingfrågan - Styrelseresa - Procedur årsmöte - Rekrytering GS 1

2 Beslöts att med ändringar fastställa föredragningslistan 4. Föregående protokoll Beslöts att lägga protokoll FS till handlingarna. 5. Säkerhetssituationen Anna-Karin Johansson rapporterade om INSOs årssammanställning av säkerhetssituationen i Afghanistan. Beväpnade motståndsgrupper har under året blivit mer aktiva, offensiva och sakta tagit över fler distrikt. Även striderna inom och mellan motståndsgrupperna har ökat. ANSF är nu mer defensiva och svarar på attacker. Attackerna i Kabul har minskat i antal men blivit större. Antalet offer är konstant. Antalet aktörer i konflikten har ökat. Antalet demonstrationer och andra missnöjesyttringar uppges också ha ökat betydligt sedan Då underlag från INSO inte får vidarebefordras biläggs presentationen inte protokollet. Styrelsen diskuterade SAKs situation i den nuvarande utvecklingen och berörde särskilt dess påverkan på personalen, uppföljning, de skilda omständigheterna mellan Kabul och landsbygden, samt flyktingsituationens inverkan. 6. Generalsekreterarens rapport Anna-Karin Johansson besvarade frågor om GS-rapporten, bland annat om de skiftande beskeden från staten om avtalen för hälsovårdsarbete. Anders Fänge begärde att få till protokollet att SAKs styrelse sedan flera år påtalat riskerna med vad som kan vara otillräcklig uppföljning. Den sedan ett antal år stadiga försämringen av säkerhetsläget har bl a inneburit att rapportering från fältet som passerar inom den egna organisationen riskerar att bli ofullständig, att negativa uppgifter filtreras eller hålls tillbaka. Upphandling och genomförande av framförallt tredjepartsmonitorering, dvs uppföljning av fältverksamheter av en extern part, där avrapporteringen sker så långt upp i organisationen som möjligt, har tagit alltför lång tid. Detta innebär inte att tredjepartsmonitorering ställs mot sk participatory monitoring eller annan förstärkning av interna uppföljningsmekanismer. Bengt Kristiansson kommer att rapportera från SAKs konferens i december vid nästa styrelsemöte. Anna-Karin Johansson påminde styrelsen om bakgrunden till att SAK stärkte de regionala kontoren vid den senaste organisationsutvecklingsprocessen; en medveten strategi att decentralisera, stärka den interna samordningen och kontroll, samt uppnå tydligare roller och ansvar. 7. Rapporter lokalföreningarna och Unga SAK Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer. Malmö LK: Anders Fänge rapporterade från Malmö LKs styrelsemöte. Vid mötet beslöts att avvakta med eventuell nedläggning av lokalkommittén minst till lokalkommitténs årsmöte i mars. Under tiden ska det undersökas om det finns förutsättningar att driva kommittén vidare. Magnus Forsberg kommer att försöka delta på Malmös LKs årsmöte och bidra till ett bra utfall. Unga SAK: Unga SAKs verksamhetsberättelse skickades med kallelsen. I underlag till SAKs styrelse föreslås att Unga SAK omvandlas till aktivitetsgrupp med ett enda uppdrag; att en gång om året genomföra en aktivitet för yngre i medlemmar. Beslöts att styrelsen förespråkar att Unga SAK omvandlas till aktivitetsgrupp med ett enda uppdrag; att en gång om året göra en aktivitet för yngre i medlemmar. 2

3 8. Postkodlotteriet om omregleringen av spelmarknaden Sofia Krigsman och Anders Årbrandt från Postkodlotteriet besökte styrelsen för att informera om den pågående omregleringen av spelmarknaden i Sverige. Den pågående statliga utredningen kommer eventuellt föreslå en beskattning av spelmarknaden, vilket skulle minska intäkterna till det civila samhället. 9. Utformning och mandat Föreningsutskottet (FU) Styrelsen tog ställning till det utskickade förslaget till beslut om riktlinjer för Föreningsutskottet FU under en tvåårig försöksperiod. Styrelsen var positiv till både förslaget i sig och till möjligheterna som ett föreningsutskott innebär. Hans Linde underströk behovet av att stärka föreningskompetensen i styrelsen. Styrelsen strävar efter att ge FU bästa möjliga förutsättningar för sitt arbete. Samtidigt måste styrelsen ta hänsyn till principen om att föreningen ska vara självfinansierande. Med tanke på att föreningen oftast haft högre utgifter än medlemsintäkter, och att eventuell ytterligare intäkter är mycket osäkra, vill styrelsen i detta skede därför begränsa FUs budget till kr per år. Vid behov av mer resurser kan detta eventuellt tilldelas FU efter avvägning mot andra föreningsaktiviteter och styrelsebeslut. Beslöts att föreslagna riktlinjer ska gälla för FUs arbete under en försöksperiod fram till att FUs budget för 2017 och 2018 ska vara kr per år inklusive resor och logi. att FUs budget antas i samband med SAKs årliga arbetsplan och budget, samt vid behov kan revideras i enlighet med övrig budget. att lokalkommittéers val av representant till FU ska fästas i LKs protokoll. att FUs verksamhetsplan beslutas av SAKs styrelse. 10. Gäst från Sida: Emma Nilenfors Emma Nilenfors, chef för Sidas Afghanistandesk, besökte styrelsen. Emmas presentation och åtföljande diskussion berörde bland annat - länken mellan humanitärt bistånd och utvecklingsbistånd, och hur rättighetsbaserat arbete kan bedrivas med den försiktighet som krävs i konfliktområden - Sveriges strategi för utvecklingssamarbetet med Afghanistan lärdomar och erfarenheter? - hur Sida kan stärka metoderna för uppföljning, tredjepartsmonitorering - varför det inte talas mer om fredsskapande - att diskussionen inom Sverige och Sida är mindre idag, trots att Afghanistan får mer resurser än tidigare - den höjda konfliktnivån i Afghanistan och om/hur påverkar det Sveriges bistånd - UD har antagit en regional strategi för Syrienkrisen : finns lärdomar och implikationer för andra områden? - att även Sida har svårt att rekrytera personal till Afghanistan. Styrelsen uttryckte sin stora uppskattning av Sidas långsiktiga stöd till SAK och Afghanistan, samt av det mycket öppna och givande samtalet under besöket. 11. Uppföljning handboken Anders Fänge rapporterade om arbetsgruppen för handbokens. En ansökan om stöd på kr har skickats till en stiftelse som bidragit till tidigare utgivning. Anders har föreslagit riktlinjer för arbetsfördelning inom gruppen. Aktivitetsgruppen ska inkomma med budget och produktionsplan till styrelsen för godkännande. 3

4 Beslöts att Anders Fänge kommer att rapportera gruppens arbete vid nästa styrelsemöte. 12. SP-uppdatering, inklusive plan B Anna-Karin Johansson presenterade den uppdaterade processbeskrivningen för den Strategiska Planen. Som tidigare redovisats är ambitionen att utgå från nuvarande strategisk plan, se över och förbättra snarare än att börja från början. Styrelsen önskade en tydlighet i hur organisationen tar till sig av erfarenheterna från tidigare utvärderingar och rapporter som grund för den nya planen. Beslöts att med ovanstående lägga processbeskrivningen till handlingarna. 4 Plan B Enligt FRIIs kvalitetskod skall styrelsen årligen ta ställning till riskanalys för verksamheten och fastställa en organisationsövergripande riskhanteringsplan, samt dokumentera i styrelseprotokoll. SAKs riskhanteringsplan (Risk Analysis and Mitigation Plan) finns i Annual Workplan 2017 (appendix A), antagen av styrelsen /16. Beslöts att med riskhanteringsplanen i Annual Workplan 2017 (Appendix A), antagen av styrelsen /16, finna kravet tillgodosett. 13. Uppföljning av beslut vid ÅM och FS under 2016 Klas Bjurström redogjorde för läget avseende de styrelse- och årsmötesbeslut från 2016 som ännu inte är genomförda. Beslöts att godkänna uppföljningen och lägga den till handlingarna. 14. Eventuell studie repatrierade flyktingar Styrelsen återvände till ärendet från föregående styrelsemöte; om SAK har möjlighet och resurser att delta i en begränsad studie av repatrierade flyktingars erfarenheter. Styrelsen diskuterade möjliga svårigheter i studien, riskerna med positionering i asylfrågor, samt det begränsade användningsområdet för eventuell studie liksom SAKs uppdrag att informera om situationen i Afghanistan. Stephanie Kilander från valberedningen var adjungerad till mötet och redogjorde under punkten också för Stockholms lokalkommittés diskussioner om riskerad syftesförskjutning för organisationen. Beslöts att Bengt Kristiansson och Kajsa Johansson förbereder ett diskussionsunderlag för styrelsen till nästa möte om vad som är möjligt att göra, inklusive riskavvägningar. 15. Utvärdering av GS arbete i förhållande till SAKs mål och instruktioner Styrelsen ska årligen utvärdera generalsekreteraren i förhållande till instruktion och till organisationens mål. Beslöts att anse detta gjort i samband med lönerevideringen Övriga frågor 16.1 Proposition flyktingfrågan Inger Axell har sedan tidigare beslutats vara sammankallande i den grupp som ska se över behovet av eventuell proposition om årsmötesutalande Styrelseresa Budget finns avsatt för tre ledamöter att besöka SAK i Afghanistan under året. En lämplig möjlighet kan vara vid de två workshops som hålls vår resp höst. Styrelsen uppmanades anmäla intresse. Anders Fänge önskade gärna åka vid höstens workshop. Shririn Persson anmälde också intresse.

5 16.3 Årsmötesprocedur Styrelsen har redan tidigare beslutat att fortsätta med den uppskattade formen åsiktstorg, men önskade mer tydlighet i hur åsiktstorgets utfall utmynnar i beslut, där erfarenheterna är att enskilda inlägg under plenum fick stort genomslag Rekrytering av ny generalsekreterare. Ordförande Peder Jonsson (sammankallande i rekryteringsgruppen) informerade styrelsen om att gruppen har intervjuat en kandidat som den gärna går vidare med. Kandidatens bakgrund och erfarenheter beskrevs. Kandidaten är fortsatt intresserad, varför Ordföranden bad styrelsen om mandat att ta ytterligare ett steg i processen och inleda diskussioner om anställningsvillkor och lön. Peder Jonsson redovisade SAKs gällande riktlinjer för ersättning till GS. Beslöts att ge Peder Jonsson i uppdrag att inleda diskussioner om anställningsvillkor och lön samt återkomma till styrelsen för beslut. 17. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid styrelsemötet /19 GS-rapport Budgetuppföljning 2016 Verksamhetsberättelse med bokslut 2016 Uppföljning SP Revisions-pm och management respons Möte med LK 18. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning, Mötessekreterare Justeras: Peder Jonsson Ordförande Shirin Persson Ledamot Bilagor: Inga 5