2. Val av justerare att utse Shirin Persson att tillsammans med ordföranden justera protokollet.

Transkript

1 PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 2 september 2017 kl Plats: SMO, Malmgårdsvägen 63 Närvarande: Freshta Dost Bengt Ekman Suppleant 1 Anders Fänge Kajsa Johansson Peder Jonsson Ordförande Dag Klackenberg (närvarade tom 13) Shirin Persson Björn-Åke Törnblom Frånvarande: Kasim Husseini Suppleant 2 Hans Linde Lotta Sjöström Becker Dessutom närv: Klas Bjurström Handl Strat. Ledning (protokoll) Andreas Stefansson Generalsekreterare Lena Johansson Ekonomiansvarig (endast 9) Dr Shah Mahmood Finace Director (endast 9) Enayatullah Adel Vikarierande föreningshandl (end 10-12) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet och hälsade nya ledamöter särskilt välkomna. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare att utse Shirin Persson att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista En informationspunkt om rekryteringen av ny generalsekreterare lades in före lunch. att med tillägget fastställa föredragningslistan. 4. Föregående protokoll Vid det konstituerade styrelsemötet 20 maj föreslogs en eventuell förändring av rutinerna för firmatecknare. Förslag till beslut läggs vid styrelsemötet i oktober. att lägga protokoll FS och till handlingarna. 1

2 5. Styrelsens arbetsordning Ordföranden presenterade styrelsens arbetsordning såsom den antagits av föregående styrelse. Särskilt uppmärksammades de senaste tilläggen som bland annat understryker ledamöternas personliga ansvar och vikten av att hantera information med varsamhet. Påpekades också att det citat ur stadgarna som ingår i arbetsordningen är föråldrat. att uppdatera citatet ur stadgarna 5.2 i arbetsordningen att i övrigt anta arbetsordningen utan förändringar. Bifogas protokollet. 6. Val av arbetsutskott Ordföranden föreslår att arbetsutskottet utöver ordföranden ska bestå av Björn-Åke Törnblom och Shirin Persson, samt att AU under året ska stå i beredskap att sammanträda vid behov samt inför motionsbehandlingen. att Peder Jonsson, Björn-Åke Törnblom och Shirin Persson ska utgöra Arbetsutskottet. 7. Säkerhetssituation GS Andreas Stefansson informerade om utvecklingen i Afghanistan de senaste månaderna och styrelsen diskuterade bland annat den regionala och nationella politiska utvecklingen. GS presenterade en fallstudie med utgångspunkt i hur konflikten särskilt påverkat SAKs hälsovårdsarbete i provinsen Laghman. En av erfarenheterna är den centrala betydelsen av kontinuerlig och aktiv förankring i lokalsamhället, också vid implementeringen av stora nationella program. 8. Generalsekreterarens rapport Utöver att svara på frågor om innehållet i GS-rapporten beskrev GS särskilt 2 Uppföljningen av den organisationsutvecklingsprocess som genomfördes Behovet av att stärka SAKs kapacitet med avseende på upphandling. Befintliga och möjliga redskap för monitorering, framförallt den pågående upphandlingen av tredjeparts-monitorering. Det senaste mötet med Sida, i vilket Sida reflekterade över SAKs nyligen antagna Strategiska Plan. Styrelsen noterade att Sida under de senaste två åren inte har använt alla 850 mkr i snitt per år som avsattes till Afghanistan. Frågan väcktes därför om SAK skulle ha intern kapacitet att framöver använda en större del av tillgängliga medel? Detta måste också vägas mot behovet av att bredda SAKs finansiering och minska beroendet av Sida Month Budget Follow-up Dr Shah Mahmood redogjorde för budgetuppföljningen januari juni 2017 med faktiska kostnader jämfört med den första reviderade budgeten, beslutad av styrelsen i april Budgetutnyttjandet för perioden är ca 79%. Genomgående, liksom föregående år, har säkerhetssituationen påverkat genomförande av aktiviteter, liksom att tjänster inte har kunnat besättas enligt plan. Kursförändringar mellan SEK, AFS och USD har dock inte påverkat budgeten lika mycket som föregående år. Avvikelser över 10% från budget kommenterades särskilt. I presentationen ingick också ett förslag om omallokeringar i budgeten för att genomföra bland annat ett antal konstruktionsarbeten redan innevarande år. För att arbetet ska kunna genomföras

3 före vintern behöver beslutet, i likhet med förra året, fattas före den andra reviderade budgeten i november. Förslaget omfattar fyra insatser om sammanlagt 5,5 miljoner SEK och kommer att justeras i den andra reviderade budgeten. Förslaget omfattar: a) kr till två vattenledningsprojekt i provinsen Kunar. Insatsen är sedan tidigare beslutad och påbörjad, men var planerad att slutföras under Beslut skulle innebära att projektet färdigställs i år. b) kr för att uppfylla sent tillkomna krav från afghanska myndigheter om bland annat hiss och fönster vid det pågående uppförandet av ett ortopediskt center i Jalalabad. c) kr för att redan i år genomföra tillbyggnader vid SAKs sjukhus i Maidan Shar planerade för d) kr för anläggandet av två nya skolor. Skolorna hinner inte färdigställdas men större delen av arbetet kan genomföras före årsskiftet. Dr Shah beskrev också enligt tidigare önskemål från styrelsen hur SAKs reservfonder har byggts upp och kan användas. Presentationen bifogas protokollet. att allokera 5,5 MSEK enligt ovan. att godkänna 6 month budget follow-up 10. Rapporter lokalföreningarna SAKs vikarierande föreningshandläggare Enayatullah Adel var inbjuden för att träffa styrelsen och delta vid diskussioner om föreningsarbetet. Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer. Särskilda noteringar var bland annat: Anders Fänge beskrev kort läget i föreningsarbetet och en möjlig sammanslagning av lokalkommittéerna i Malmö och Lund. Enayatullah Adel kommer att åka till Malmö den september för att träffa Malmös lokalkommitté. Kajsa Johansson rapporterade om sina kontakter med Sundsvalls LK. Möjligheterna att förlägga ett kommande styrelsemöte till Sundsvall berördes. Shirin Persson informerade om Skövde/Skaraborgs arbete, bland annat deltagandet i föreningsutskottet och Världens Barn-kampanjen. Björn-Åke Törnblom summerade Stockholms digra höst-program. Styrelsen konstaterade att ansvarsfördelning i arbetet med att stödja lokalföreningarna måste vara tydligt. Idag är det många aktörer; kansli, styrelse, föreningsutskott. 11. Kontaktpersoner styrelsen - lokalföreningarna Utöver förslaget till kontaktpersoner delades också en karta ut med kontaktuppgifter till lokalföreningarnas ordförande. Bifogas protokollet. Lokalkommitté Skellefteå Sundsvall Kontaktperson Dag Klackenberg Kajsa Johansson Uppsala Charlotte Sjöström Becker (ersätter Magnus Forsberg) Stockholm Bengt Ekman (ersätter Inger Axell) 3

4 Södertälje Björn-Åke Törnblom (ersätter Inger Axell) Skövde/Skaraborg Jönköping Vänersborg Shirin Persson Freshta Dost Hans Linde Göteborg Björn-Åke Törnblom (ersätter Bengt Kristiansson) Växjö Lund Malmö Kabul enligt ovan. 12. Föreningsutskottet Kasim Husseini Anders Fänge Anders Fänge Peder Jonsson Shirin Persson gav en kort bakgrund till återinrättandet av Föreningsutskottet förra året samt summerade innehåll och förslag som väcktes vid lilla FUs möte nyligen. Förslag omfattade bland annat Mors Dag-kampanj, föreläsningsturnéer och SAKs ambassadörer. Utöver detta diskuterades hur FU kan stärka lokalföreningarna. FUs nästa möte är oktober och hålls på kansliet. Frågan väcktes om när och hur styrelsen ska följa upp och utvärdera FU för att kunna återrapportera till SAKs årsmöte. Styrelsen önskade också att FUs roll, liksom andras, i föreningsarbetet ska tydliggöras exempelvis på hemsidan. 13. Rekryteringskommittén GS Peder Jonsson redogjorde för den återupptagna rekryteringen av ny generalsekreterare för SAK. Andreas Stefansson och Klas Bjurström var inte närvarande vid punkten. 14. Rapport handbok Afghanistan Anders Fänge summerade sin rapport om arbetet med att ta fram en ny handbok om Afghanistan. Redaktionsgruppen består av Anders Fänge, Anders Forsberg, Börje Almqvist, Reza Jawid med visst stöd av föreningshandläggaren. Upphandling av redaktör pågår. Björn-Åke Törnblom efterlyste ytterligare tydlighet i projektplanen om distribution, intäktsbudget mm i enlighet med det beslut som styrelsen fattade i mars att återkomma till frågan vid nästa styrelsemöte. 15. Uppföljning av årsmötesbeslut a) Motion 1: Översyn A-nytt SAK kommer under hösten 2017 ta fram en uppdragsbeskrivning för en utvärdering, med utgångspunkt i årsmötesbesluten 2013 och Sannolikt genomförs utvärdering av en extern resurs med målsättning att presentera resultaten till styrelsen våren 2018 och till årsmötet att genomföra en utvärdering som kan presenteras och rapporteras till årsmötet b) Motion 2: Strategi för arbetet i Sverige Kajsa Johansson har under sommaren arbetat med ett underlag för diskussion vid styrelsens möte i oktober. När styrelsen har fört sin diskussion vidtar arbetet med att, baserat på diskussion i styrelse och Föreningsutskott, utarbeta en långsiktig arbetsplan för föreningsarbetet under våren 2018.

5 För det övriga Sverigearbetet, kommunikation, opinion, insamling, påverkan, media osv, finns det en strategisk långsiktig plan (SO4 i SP ) Styrelsen konstaterade att koordinationen mellan kommunikationsavdelningen och medlemsrörelsen är väsentlig för att förstärka resultat och undvika krockar. Inbördes samverkan bör vara tydligt framskrivet i arbetsplanen, liksom i framtagningen av den. att påbörja arbetet med långsiktig arbetsplan för föreningsarbetet efter styrelsens diskussioner i oktober c) Motion 5: Om undernäring och mat i skolan SG kommer under hösten 2017 att uppdra åt relevanta enheter att noga analysera förslagen och möjligheterna till att använda dem inom SAKs verksamhetsområden, alternativt framföra väl underbyggda argument för varför förslagen inte är tillämpliga i Afghanistan och/eller inom SAKs verksamhet. att återrapportera resultat till styrelsen senast i mars d) Motion 6: Genomlysning praxis läkare / patient SG kommer under hösten 2017 uppdra åt relevanta enheter att noga analysera förslaget och utröna former för genomförande. Väl dokumenterade slutsatser ska återkopplas till GS senast december 2017 för möjligt genomförande av förslaget under att återrapportera resultat till styrelsen senast i mars e) Motion 7: Nätverksgrupp till stöd för kvinnors och flickors rättigheter SAK har ännu inga etablerade centrala nätverksgrupper enligt ÅM-beslutet. För att undvika ännu en ny aktivitetsform föreslås att utgå från redan existerande modeller, där tex SvENNA kunde fokusera särskilt på kvinnors och flickors rättigheter i Afghanistan. Också den tidigare riksdagsgruppen för Afghanistan är en intressant modell. En annan möjlighet är att SAK ansluter sig till ett redan existerande nätverk för kvinnors och flickors rättigheter. GS kommer under hösten inventera möjligheterna och besluta om vidare hantering med start januari att avvakta noggrannare utvärdering av alternativ f) Motion 8-12: Om solvatten mm SG kommer under hösten 2017 att uppdra åt relevanta enheter att noga analysera förslagen och möjligheterna till att använda dem inom SAKs verksamhetsområden, alternativt framföra väl underbyggda argument för varför förslagen inte är tillämpliga i Afghanistan och/eller inom SAKs verksamhet. att återrapportera resultat till styrelsen senast i mars Styrelseresa till Afghanistan Ett förslag till datum och program skickades med kallelsen. att Shirin Persson och Peder Jonsson ska åka till Kabul föreslagna datum. 5

6 17. Övriga frågor Inga övriga frågor. att Dag Klackenberg tillfrågas. Om Dag inte har möjligheter åker Anders Fänge i hans ställe. 18. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid styrelsemötet oktober GS-rapport Solidaritetsprisgrupp WP&B, inkl beslut om riskanalys och risk management plan Ort för årsmötet 2018 Firmatecknare Långsiktig arbetsplan för föreningen Diskussion om en eventuell ny positionering med avseende på Sveriges ev fortsatta deltagande i RSM. Rapportering från workshop om erfarenheterna av konflikten i Laghman 19. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning, Mötessekreterare Justeras: Peder Jonsson Ordförande Shririn Persson Ledamot Bilagor: - Styrelsens arbetsordning - Presentation 6 Month Budget Follow-up - Karta med kontaktuppgifter till ordförande I lokalkommittéerna 6