Bengt Ekman Suppleant 1 Anders Fänge Kajsa Johansson. Dag Klackenberg Hans Linde (endast 1-7 och 10-21) Shirin Persson Björn-Åke Törnblom

Transkript

1 PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 21 oktober 2017 kl Söndag 22 oktober 2017 kl Plats: SMO, Malmgårdsvägen 63 Närvarande: Frånvarande: Freshta Dost Bengt Ekman Suppleant 1 Anders Fänge Kajsa Johansson Peder Jonsson Ordförande Dag Klackenberg Hans Linde (endast 1-7 och 10-21) Shirin Persson Björn-Åke Törnblom Lotta Sjöström Becker Dessutom närv: Klas Bjurström Handl strat. ledning (prot., utom 20 b) Andreas Stefansson Generalsekreterare (utom 20 b) Dr Shah Mahmood Finance Director (endast 9) Mari Engquist Södertälje LK (endast 10-11) Hasse Hansson Södertälje LK (endast 10-11) Lennart Kotsalainen Sthlm LK (endast 10-11) Veronique-Ariane Piller Sthlm LK (endast 10-11) Per-Olov Henricson Sthlm LK (endast 10-11) Peter Karlsson Sthlm LK (endast 10-11) Stephanie Kilander Sthlm LK (endast 10-11) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Styrelsen konstaterades vara beslutför. Efter senaste styrelsemötet meddelade Kasim Husseini att han avsade sig uppdraget som suppleant i styrelsen av privata skäl med omedelbar verkan. Ordföranden har redan meddelat styrelsen och å dess vägnar tackat honom för hans insatser. Styrelsen arbetar vidare med en suppleant. 2. Val av justerare att utse Björn-Åke Törnblom att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista Under övriga frågor lades - Rekryteringen av ny generalsekreterare. - Föreningsrevisorernas synpunkter på styrelsens gemensamma svar. 1

2 att med tillägget fastställa föredragningslistan. 4. Föregående protokoll att lägga protokoll FS till handlingarna. 5. Säkerhetssituation GS Andreas Stefansson informerade om säkerhetsutvecklingen i Afghanistan. INSO rapporterar att konfliktintensiteten för tredje kvartalet är det högsta sedan 2010, Laghman särskilt drabbat. 6. Generalsekreterarens rapport Utöver att svara på frågor om innehållet i GS-rapporten noterade Andreas Stefansson särskilt att SAKs styrdokument mot korruption, Preventing Fraud and corruption (Anti-corruption policy) är under översyn under ledning av chefen för SMO finance and administration unit, Lena Johansson. Relaterat till detta pågår också ett arbete med att se över fullmakter, delegationsordning och regler för internkontroll, ffa med avseende på inbördes samstämmighet och ansvarsnivåer. SAKs ledningsgrupp kan konstatera att organisationen har utmaningar avseende kvaliteten i våra upphandlingar. I några upphandlingar på senare tid har brister uppmärksammats i både underlag och process. Detta kommer att ses över. Projektet TEMP, uppdraget att ta fram baselines för SPn liksom upphandlingen av third party monitoring har alla försenats pga ovanstående brister. I det senare fallet är upphandlingen nästan klar, i de två tidigare blir det troligen ett omtag av processen. I den pågående diskussionen om den afghanska statens krav på retroaktiva skatter från SAK bör styrelsen engageras under sitt besök. GS undersöker möjligheten att träffa ministeriet. Utöver detta diskuterade styrelsen bland annat den nedåtgående trenden i insamling. Det konstaterades att styrelsen bör engagera sig och diskutera eventuella omformulering av målsättningar och målgrupper. Vidare noterades önskemål från Sida om kompetensutveckling och tillfälle till utbyte av erfarenheter med SAK. 7. Firmatecknare Enligt styrelsebeslut vid konstituerande FS i maj, och utsänt förslag, togs teckningsrätten mot Forum Syd bort för Jens Rosbäck då SAK inte längre mottar stöd från Forum Syd. Vidare förstärktes skrivningen till det som nu utgör punkt fyra nedan. För åtaganden över 10 MSEK krävs numera två i förening varav en ska vara GS. Beslut om firmatecknare för Svenska Afghanistankommittén, org nr , i Sverige och Europa: - att återkalla alla tidigare beslut rörande firmatecknare för Svenska Afghanistankommittén i Sverige och Europa; - att utse Andreas Stefansson som firmatecknare för Svenska Afghanistankommittén, enskilt för åtaganden upp till och med 10 miljoner SEK; - att utse Peder Jonsson, Shirin Persson och Hans Linde att teckna firma två i förening för åtaganden upp till och med 10 miljoner SEK; 2

3 - att utse Peder Jonsson, Shirin Persson, Hans Linde och Andreas Stefansson (GS), varav en ska vara GS, att teckna firma två i förening för åtaganden överstigande 10 miljoner SEK; - att delegera åt SAKs generalsekreterare Andreas Stefansson att ge fullmakt åt personal inom respektive ansvarsområde att hantera Svenska Afghanistankommitténs post-, bankgiro och bankkonton samt postförsändelser; - att beslutet gäller från ; - att förklara paragrafen omedelbart justerad. 8. WP&B markerar det första året av arbete efter SAKs Strategiska Plan Andreas Stefansson beskrev utvecklingar och nyheter i årets arbetsplan i enlighet med SPn. Förändringar omfattar bland annat att SAK från och med nu kommer att ha en arbetsplan för intern utveckling (SO5) i enlighet med övriga strategiska mål. Presentationen bifogas protokollet. Styrelsen framförde bland annat följande synpunkter: - Att de insatser som görs riktade mot återvändande flyktingar varken syns i arbetsplanen eller har indikatorer i resultatmatris. - Att Rights Based Approach förvisso beskrivs utförligt i de narrativa delarna, men inte får tillräckligt genomslag inom outputindikatorer i synnerhet vad beträffar gender och advocacy. - Medan rättigheter genomgående är tydligt framskrivna så nämns inte motsvarande ansvar som åligger individer, föräldrar och lokalsamhällen, vilket ger en skev bild av SAKs förståelse av målgruppernas förmåga och möjligheter. - Att språket i WP ofta är fullt av biståndsjargon vilket gör den mindre användbar, längre än nödvändigt och svårförståelig. - Att sid 3-5, kontextbeskrivningen i WP, är svårbegriplig. - Att begreppet alliance i det svenska rikspolitiska sammanhanget bör ändras för att undvika missförstånd. Dr Shah Mahmood presenterade budgeten för Bland annat förtydligades och beskrevs SAKs principer redovisning av kostnader för program respektive administration, liksom att generella standarder saknas och att varje givare ställer upp egna krav. Styrelsen noterade att det inte finns en investeringsplan för långsiktiga behov, vilket på sikt bör åtgärdas. Presentation och beslutad WP&B bifogas protokollet. att framöver inkludera en beskrivning av hur vi skiljer kostnader för programverksamhet respektive administration. att redovisa kostnader för säkerhet i kommande årsredovisning, liksom att överväga att fortsättningsvis bryta ut och presentera kostnaderna för säkerhet för sig att därmed fastställa WP&B 2018 Enligt FRIIs kvalitetskod skall styrelsen årligen ta ställning till riskanalys för verksamheten och fastställa en organisationsövergripande riskhanteringsplan, samt dokumentera detta i styrelseprotokoll. SAK riskhanteringsplan finns i WP&B att inkludera en bedömning av risken för att SAKs avtal för BPHS och EPHS inte förlängs bortom juni att med riskhanteringsplanen i WP&B 2018 finna FRIIs krav tillgodosett. 3

4 9. SAK om 5-10år I mars 2017 uppmanade dåvarande GS Anna-Karin Johansson styrelsen att undersöka, besluta och tydligt markera sin vision av den framtida medlemsrörelsen. Styrelsen har därför låtit utarbeta ett underlag för diskussion i styrelsen om var SAK ska befinna sig om 5 till 10 år med avseende på medlemsrörelsen. Kajsa Johansson presenterade sitt underlag (presentationen bifogas protokollet), vilket följdes av gruppdiskussioner och gemensamma reflektioner. Styrelsen noterade bland annat - Vikten av att separera två frågor från varandra; där en är styrelsens och organisationens vision om vad SAKs medlemsrörelse och föreningsverksamhet kan vara om 5-10 år, och den andra är vad vi kan göra för att stimulera och stärka medlemsarbetet här och nu. - Att en diskussion om vision för 5-10 år tydligt måste inkludera medlemmarna/lokalföreningar - Att om SAK kan identifiera kärnuppgifter för vilken medlemsrörelsen verkligen är ett bra och effektivt redskap så kan den också sätta mål och tilldela resurser vilket kan motivera och ge organisationen kraft. att bordlägga beslut till söndagen. 10. Rapporter lokalföreningarna och föreningsutskottet Representanter för Stockholms respektive Södertäljes lokalkommittéer var inbjudna till mötet och hälsades varmt välkomna av ordföranden. Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer. Anders Fänge rapporterade om den komplicerade situationen med LK i Malmö resp Lund där sammanslagning ännu inte är genomförd. Tre möjliga vägar finns nu; 1) Malmö fortsätter som en egen lokalförening 2) Malmö väljer att slå sig samman med Lund, men behöver då delta med minst två representanter i Lunds LK 3) Att avvakta stadgeenlig tid utan genomfört lokalt årsmöte och att SAKs styrelse därefter lägger ner Malmö LK och för över medlemmarna i hela Skåne till Lunds LK. Noterades att ordföranden för Jönköpings LK kommer att flytta och att förutsättningar därmed inte finns för fortsatt arbete. Troligen utvecklas Jönköpings LK formellt till en arbetsgrupp. Shirin Persson rapporterade om föreningsutskottet och att det för närvarande prioriterar att ta fram sin arbetsplan, vilken kommer att presenteras för styrelsen. Stephanie Kilander presenterade Stockholms LKs fortsatt omfattande program med bland annat seminarium på försvarshögskolan och en kulturkväll i januari, kalenderförsäljning, insamling och samarbete med Afrikagrupperna inför världens barn. Hasse Hansson beskrev arbetet inom Södertälje LK vilket har varit i mindre skala, mer i formen av en arbetsgrupp, men mycket väl fungerade. Särskilt uppmärksammades Art for Education, privatpersoner och konstnärer som skänker konst, liksom lokalkommitténs sociala arrangemang däribland ett mycket uppskattat nyårsfirande Noterades inga aktiviteter i Kabul LK. 11. Lokalkommittéernas förutsättningar och utmaningar Styrelserna för Stockholms respektive Södertäljes lokalkommittéer vad inbjudna för att övergripande diskutera lokalkommittéernas förutsättningar och utmaningar. Reflektioner som gjordes både under mötet och den efterföljande gemensamma middagen var bland andra: 4

5 - Stockholms LK är kanske den lokalkommitté som varit tydligast med att separera migrationsfrågan från SAKs kärnverksamhet och vittnade själva om hur detta kan vara ett dilemma i kontakten med nya medlemmar som funnit sin drivkraft där. - Väsentligt att undersöka organisationsformens roll för att säkra fortsatt fungerande verksamhet i Afghanistan. - Väsentligt att undersöka om SAK kan göra något för att bereda väg för personlig erfarenhet av landet; värva medlemmar bland personer som varit i Afghanistan, alternativt undersöka möjligheterna till professionellt utbyte. - Vi kan överväga att söka ämnen som är intressanta för en viss målgrupp genom exemplet Afghanistan, snarare än att sätta Afghanistan i förgrunden. att ajournera mötet för dagen. Mötet återupptogs söndag 22 oktober kl att återuppta mötet med sammanfattning av punkterna 9-11 och beslut om nästa steg i punkt 9 i ljuset av gårdagens givande diskussioner Ordföranden sammanfattade fem olika spår från diskussionerna: - Informationsspridning; hur kan information kopplas till aktivitet? Att bara förlita sig på att elektroniska utskick av protokoll ska läsas är inte möjligt. - Hur kan medlemmar bli bättre informerade om vad som för tillfället är de levande diskussionerna inom styrelsen och organisationen? Bör ordföranden skriva ordförandebrev efter varje styrelsemöte? - Stockholms LK har blivit bättre på att samarbeta med andra vilket är en bra resurs. SAK har hög trovärdighet och bör vara en attraktiv samarbetspartner och därför bör vi också bli aktivare i att söka nya partner - Många nya och potentiellt nya medlemmar har en på förhand färdig uppfattning om att SAK arbetar med migrationsfrågor i Sverige. De kommer till SAK med förväntningar vi inte kan uppfylla vilket bäddar för besvikelse när det framgår att vi inte arbetar med migrationsfrågor. Det är ett dilemma för SAK, då relationer till flyktingar är en viktig grund för engagemang. - Studiecirkelmaterial kan behövas; lär känna Afghanistan är bra men det finns en efterfrågan på kunskap. SAK måste hitta nya ingångar till ämnet för studiecirklarna, t ex genom att vända på ansatsen lär känna landet - etik, konflikt, jämställdhet, reflektion och tankar genom exemplet Afghanistan. God man utbildningar är efterfrågade. Det gäller även andra för andra yrkeskategorier som arbetar med afghanska flyktingar i Sverige att genomföra en utredning för att kartlägga var SAK står i förhållande till andra organisationer med avseende på möjliga andra organisationsformer i framtiden och möjlighet till medlemsaktivitet mm. att tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att till styrelsen föreslå en uppdragsbeskrivning för en sådan utredning att arbetsgruppen ska bestå av Kajsa Johansson, Andreas Stefansson och att Lennart Kotsalainen ska tillfrågas att medverka. 5

6 12. Rapport handbok Afghanistan Anders Fänge rapporterade från arbetsgruppens senaste möte som bland annat avhandlade den fortsatta processen och att Markus Håkansson upphandlats som redaktör. Björn-Åke Törnblom uttryckte önskemål om tydligare projektledning och produktionsplan, inklusive intäktsbudget vilket också enligt tidigare styrelsebeslut ska ställas till styrelsen. att uppdra åt Björn-Åke Törnblom i uppdrag att projektleda handboksprojektet. Projektledaren har fullt ansvar för projektets resurser och fulla befogenheter att leda projektet mellan styrelsemötena. att Anders Fänge fortsätter att leda redaktionskommitténs arbete med bokens innehåll och utformning inom projektets ramar. 13. Utvärdering Almedalsveckan och bokmässa Frågan om utvärdering av våra centralt arrangerade aktiviteter, t ex deltagande i Almedalen, anmäldes av Björn-Åke Törnblom. Andreas Stefansson redogjorde för sina reflektioner på SAKs deltagande i Almedalsveckan under sommaren. Styrelsen uttryckte att nuvarande omfattning är på en bra och kostnadseffektiv nivå (budget kr + personalkostnader). Det föreslogs bland annat att SAK skulle överväga att delta i Järvaveckan GS återkommer avseende SAKs deltagande i Bokmässan när arrangören, Göteborgs LK, har kommit in med sin analys. Presentationen bifogas protokollet. 14. Position om fortsatt svenskt deltagande i RSM Under hösten kommer regeringens proposition om eventuellt fortsatt svenskt bidrag till Resolut Support Mission (RSM). För att försäkra sig om att organisationen har en medveten och uppdaterad samsyn har GS lagt fram ett förslag till positionspapper för organisationen. Styrelsen var i huvudsak enig om att förslaget fångade SAKs inställning, men beslöt om några justeringar. Slutgiltigt positionspapper bifogas protokollet. att lägga punkterna 7-9 först. att stryka på ett oacceptabelt sätt i punkt 7. att stryka punkt 6 förutom meningen att uppdraget är tydligt åtskilt de krigförande OFS insatserna, vilken kan införas i punkt 8) att stryka punkt Center for Humanitarian Dialouge GS sammanfattade inledningsvis några lärdomar som dragits under efteranalysen av situationen i Laghman i somras: - SAK behöver en proaktivt arbetande grupp för kriskommunikation. - Det är viktigt att kunna engagera fler aktörer som ger återkoppling, bedömer utvecklingen och kan aktivera sina respektive kontaktytor, tex Röda Korset, INSO och MoPH. 6

7 - Det är väsentligt att SAK håller hårt på det enhetliga budskapet som går ut; att organisationen är opartisk, arbetar för befolkningen, tydliggöra begränsningar och gränsdragningar. - Det är väsentligt att SAK kan leverera det den lovar i den pågående krisen. - Det finns behov av ytterligare konfliktanalys, vilket kommer att göras under GS beskrev SAKs kontakter med Centre for Humanitarian Dialogue i Geneve för styrelsen och den dialog som pågår för att säkra det humanitära utrymmet i Afghanistan. Styrelsen delade GS uppfattning om att fortsätta dialogen Centre for Humanitarian Dialogue i Geneve. 16. Ort för årsmötet Enligt etablerad praxis hålls vartannat årsmöte i Stockholm och vartannat på annan ort. Därmed skulle årsmötet 2018 hållas i Stockholm. Styrelsen har dock frågat Södertäljes LK om de kan vara värdar vilket de tackat ja till. att årsmötet 2018 ska arrangeras av Södertälje LK. 17. Kontaktperson styrelsen Växjö LK Då Kasim Husseini har avsagt sig styrelseuppdraget förlorade styrelsen sin kontaktperson för Växjö LK. att Freshta Dost ska vara styrelsens kontaktperson för Växjö lokalkommitté 18. Solidaritetsprisgrupp Freshta Dost är sammankallande till solidaritetsprisgruppen och föreslog övriga medlemmar. att Freshta Dost (sammankallande), Enayat Adel, Inger Blennow och Phillip Arian Latif ska utgöra solidaritetsprisgruppen. 19. Redaktionsråd A-nytt Redaktionsrådet meddelades styrelsen för kännedom och består av Erik Halkjaer, Monica Eriksson, Filippa Almlund, Signe Hassler, Ann-Marie Fallenius och Enayatullah Adel. Anders Fänge framförde att styrelsen borde ha mer inflytande över medlemstidningen A-nytt och bad om att punkten skulle läggas till dagordningen vid nästa möte. att vid nästa möte lägga frågan om styrelsens inflytande över A-nytt. 20. Övriga frågor a) Föreningsrevisorernas kritik mot samlat svar från styrelsen. I förra årets revisionsberättelse ifrågasatte föreningsrevisorerna att styrelsen givit ett gemensamt svar på revisorernas frågor och menade att svaren bör vara individuella. Styrelsen diskuterade frågan och var inte överens med föreningsrevisorerna i detta avseende. Styrelsen uttalar sig gemensamt och eventuella reservationer kan och ska noteras i protokollet 7 att Ordförande ska skriva ett e mail till föreningsrevisorerna och förklara styrelsens hållning för att undvika att ytterligare påpekanden.

8 b) Rapport från rekryteringsgruppen. Ordföranden rapporterade om det fortsatta rekryteringsarbetet och meddelade att rekryteringsgruppen, inklusive personalrepresentanter, enhälligt rekommenderade att anställa Andreas Stefansson som Generalsekreterare för SAK. att erbjuda Andreas Stefansson tjänsten som Generalsekreterare för SAK på ett femårigt mandat 21. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid styrelsemötet 25 november GS-rapport Revised Budget II 9 months BFU Presentation communication av ny SP Styrelsens inflytande över A-nytt Handboken 22. Mötet avslutades Mötessekreterare: Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning, Mötessekreterare Justeras: Peder Jonsson Ordförande Björn-Åke Törnblom Ledamot Bilagor: - Presentation WP&B - Approved WP&B - Proposed Budget Indirect cost - Reflektioner Almedalsveckan - Pres framtidsunderlag styrelsen 21 okt Positionspapper avseende fortsatt internationell militär närvaro i Afghanistan 8