Verkställande utskottet 10-6

Transkript

1 1 (5) Verkställande utskottet 10-6 Tid Söndag kl. 20:00 Plats Skype Närvarande, Robert Piehl-Fridqvist,, Berörda Förbundsstyrelsen, personal 1 Mötets öppnande att 1 att 2 att 3 2 Dagordning att 4 Mötet öppnas utse till mötesordförande. utse till mötessekreterare. utse till justerare. Dagordningen läses igenom. godkänna dagordningen 3 Utlysning av uppdraget som ledamot i fondutskottet Fondutskottet skall enligt stadgarna bestå av minst 4 ledamöter. För närvarande finns endast 3. VU har utlyst uppdraget men inga kandidaturer har inkommit. att 5 Sista anmälningsdatum förlängs till att 6 lämpliga individer kontaktas och uppmanas söka posten 4 Fastställande av arbetsordning Johannes presenterade arbetsordningen för VU enligt bilaga 1. Ett tillägg om att VUs möten är slutna gjordes. att 7 Anta arbetsordningen med tillägget om att VUs möten är slutna.

2 2 (5) 5 Ålägga Generalsekreteraren att teckna distriktsavtal Distrikten är enligt RS berättigade ett organisationsstöd på kr/distrikt. Beslutet att teckna detta har delegerats till VU. Det är den allmänt rådande uppfattningen i FS att organisationsstödet skall användas för kostnader kopplade direkt till ideellt styrelsearbete eller andra organisationsadministrativa kostnader. att 8 att 9 6 Mötet avslutas Ålägga Generalsekreteraren att teckna distriktsavtal på kr/distrikt Det i avtalet skall framgå tydligt att organisationsstödet skall användas för kostnader kopplade direkt till ideellt styrelsearbete eller andra organisationsadministrativa kostnader Mötet avslutas Bilagor Bilaga 1 Förslag på arbetsordning

3 3 (5) Bilaga 1 Förslag på arbetsordning Arbetsordning för verkställande utskottet Allmänt Verkställande utskottet i Förbundet Unga Forskares har enligt praxis bestått av 3-4 ledamöter inklusive sammankallande Verkställande utskottets ledamöter utses av förbundsstyrelsen under det konstituerande styrelsemötet I bilaga 1 - Delegationsordning framgår ärenden som får behandlas av verkställande utskottet. Råder oklarheter i delegationsordningen om vem som är beslutsfattare ska styrelsen fatta beslutet. Arbetsordning Arbetsordningen syftar till att övergripande beskriva verkställande utskottets uppgifter. Vidare syftar den till klargöra centrala rutiner och standarder för utskottets arbete. Arbetsordningen ska fastställas för ett år i taget vid utskottets första möte. Arbetsordningen ska vid behov ändras under löpande mandatperiod efter beslut av utskottet. Förbundsstyrelsens arbetsordning ska i tillämpliga delar användas av verkställande utskottet utöver det som står här. Utskottssammanträden Allmänt Verkställande utskottets möten är slutna för utomstående om inget annat anges. Tidpunkt och plats för utskottssammanträden Utskottet ska om inget annat på förhand bestäms hålla ett sammanträde söndagen varje vecka klockan 20:00. Om ett möte sammanfaller med en helg då verkställande utskottets ledamöter befinner sig på förbundets kansli kan ett fysiskt möte hållas någon gång då tid finns för detta. I annat fall hålls mötet över skype alternativt telefon. Kallelse och material Utskottets sammankallande ansvarar för att kallelse till utskottsmöte sänds ut. Kallelse bör sändas ut senast två dagar före utskottsmötet med en preliminär föredragningslista. Sammankallanden ansvarar vidare för att allt nödvändigt material sänds ut till samtliga utskottsledamöter tillsammans med kallelsen. Dagordning Dagordningen för varje möte ska senast 2 dagar innan utskottets möte finnas till hands i det för detta avsedda googledokumentet. På så sätt ges ledamöterna god kännedom om ärendena som ska behandlas och dess omfattning samt ges möjlighet att i god tid förbereda sig och avsätta tid för kommande material. Protokoll Ett renskrivet protokoll ska finnas till hands senast 5 dagar efter mötets avslutande för godkännande av utskottets medlemmar. Ett protokoll anses justerat om samtliga ledamöter godkänt protokollet. n ansvarar för att det justerade protokollet skickas till förbundsstyrelsen och publiceras på förbundets hemsida.

4 Bilaga 1 Delegationsordning Följande är ett utdrag från förbundsstyrelsens delegationsordning endast innehållande beslut som rör verkställande utskottet. Denna bör uppdateras så att den förblir identisk med förbundets delegations Restriktioner för beslut Restriktioner för ett beslut anges med följande beteckningar med respektive betydelse:! Beslutet får ej delegeras vidare. + Beslutet ska i efterhand sanktioneras av överordnad beslutsfattare eller ordinarie beslutsfattare. Kap. 2 Generell beslutsordning Beslut enligt detta kapitel bör så långt som möjligt undvikas. 1. Beslutsfattare vid tidsbrist 1. Beslut som ej kan invänta styrelsens (FS) beslut. VU!+ 2. Beslut som ej kan invänta generalsekreterarens (GS) beslut. VU! 4 (5) Kap. 3 Ideella uppdragstagare 1. Tillsättande och avsättande 1. Beslut om att tillsätta projektledare VU! 2. Beslut om att tillsätta reseledare VU! 3. Beslut om att avsätta ideellt aktiv VU! Kap. 4 Personal 1. Generalsekreterare 1. Beslut om anställningsvillkor och lön (inom satta budgetramar) VU! 2. Beslut om tillförordnad generalsekreterare VU! Tillförordnad generalsekreterare utses i de fall ordinarie generalsekreterare har semester eller av annan anledning inte kan utföra sina arbetsuppgifter under en beräknad period på minst 30 dagar. 2. Övrig personal 1. Beslut om anställning och befattningsbeskrivning VU! 2. Beslut om uppsägning VU! Kap. 7 Samarbeten, sponsring och avtal 1. Företagspartners 1. Beslut om att bryta avtal VU Kap. 8 Utnämningar, uttalanden och medlemskap 1. Utnämningar 1. Beslut om utnämning av officiell representant för förbundet/stiftelsen VU! 2. Uttalanden

5 5 (5) 1. Godkännande av officiella uttalanden i förbundets/stiftelsens namn. VU! Kap. 9 Riksstämman 1. Motioner 1. Godkännande av förbundsstyrelsens motionsyttranden VU