LOVISA STADS INTERNA HYROR OCH HYRESSYSTEM

Transkript

1 LOVISA STADS INTERNA HYROR OCH HYRESSYSTEM Harri Isoniemi

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING BESTÄMNING AV LOVISA STADS INTERNA HYROR RAPPORTENS INNEHÅLL LOKALKOSTNADER VARFÖR SKA LOKALER HA ETT PRIS? FÖRDELAR OCH CENTRALA PRINCIPER FÖR SYSTEMET FÖR INTERNA HYROR INTERNA HYROR I KOMMUNENS VERKSAMHET KOMPONENTER I LOKALKOSTNADERNA KAPITALKOSTNADER Värdering av lokaler KOSTNADER FÖR UNDERHÅLL, DRIFT OCH STÖDFUNKTIONER FASTSTÄLLANDE AV INTERNA HYROR FÖR LOVISA STAD KOMPONENTER OCH FAKTORER FÖR DE INTERNA HYRORNA FASTSTÄLLANDE AV INTERNA HYROR ELLER KOSTNADERNA FÖR VERKSAMHETSLOKALER Byggnadernas värde, reparationsskuld och skick Kapitalhyra Hyra för underhåll Intern hyra och kostnader för verksamhetslokalerna VERKSAMHETSSÄTTET VAD GÄLLER INTERN HYRA JUSTERING AV DE INTERNA HYRORNA Hyresklocka Justering av kapitalhyran Justering av hyran för underhåll Hyresbestämning för investeringar SAMMANFATTNING BILAGA 1: BEGREPP BILAGA 2: UPPGIFTER SOM PRODUCERATS UNDER HYRESBESTÄMNINGEN

3 1. INLEDNING Redan på 1980-talet begrundade man inom den offentliga sektorn hur fastighetsförvaltningen kunde utvecklas, men först på 1990-talet började man också inom den offentliga sektorn i ökande grad fästa uppmärksamhet vid utnyttjandet och effektiviteten av fastighetstillgångarna. På 2000-talet har man när det gäller förvaltningen av fastighetstillgångarna i allt högre grad börjat betona resursaspekten och det aktiva ägandet, förvaltade byggnader är med andra ord centrala produktionsfaktorer som ska utnyttjas effektivt och en tillgång som man bör sköta också på längre sikt. De första utvecklingsprojekten för lokalförvaltningen inom offentliga sektorn, vilka genomfördes på 1990-talet, visade tydligt att fastighetstillgångarna överlag utnyttjades relativt ineffektivt. Den offentliga sektorn har byggt eller låtit bygga fastigheterna för sin egen verksamhet, vilket betyder att fastigheterna används och ägs av en och samma organisation. När fastigheterna tagits i bruk, saknades det egentliga ägandet och aktiva granskningen av resurserna, varför effektiviteten av lokalanvändningen och de reella kostnaderna vad gäller egendomen inte granskades och identifierades i tillräckligt hög grad. Ett prissättningssystem, som skulle ha baserat sig på verkliga kostnader och genom vilket kostnaderna för lokalutnyttjandet skulle ha överförts från ägaren till användaren saknades. Detta ledde i sin tur till ineffektivt utnyttjande av lokalerna och på grund av avsaknaden av ett tydligt ägaransvar till otillräckliga resurser för grundlig renovering och underhåll. Dessutom låg tyngdpunkten på nybyggandet, medan man systematiskt prutat på saneringen av gamla byggnader. Allt detta ledde till att den offentliga sektorns byggnader överlag är i dåligt skick och i förhållandevis ineffektiv användning. De viktigaste redskapen för att säkerställa egendomens värde, förbättra byggnadernas skick och effektivisera lokalutnyttjandet är fungerande fastighetsförvaltning, rätt fördelning av lokalkostnaderna på användarna samt uppföljning av kostnaderna och användning av lokalresursen som en del av vedertagna redskap för kommunal ledning, det vill säga budgeten och bokslutet. Med fungerande fastighetsförvaltning underlättas hanteringen av egendomen och lokalresursen. Med rätta lokalkostnader främjas effektivt lokalutnyttjande när användarna kan bedöma sitt reella lokalbehov i förhållande till de pengar de lägger ut för lokalerna. Då lokalanvändningen och kostnadsgranskningen tas med som en del av den kommunala ledningen finns redskapen för effektiv lokalförvaltning samt 3

4 användningen av egendom och lokalerna. En rätt utgift för lokalen möjliggör också att lokalresursen tjänar kärnverksamheten på bästa möjliga sätt då alla kostnader som anknyter till lokalerna debiteras av de användare som behöver lokalerna. En fungerande lokalförvaltning och interna hyror kräver också spelregler av nytt slag för koncernledningen, då lokaler som tidigare varit praktiskt taget gratis eller ytterst förmånliga beaktas på ett nytt sätt som en del av kostnaderna för lokalanvändarnas hela verksamhet. Att skilja åt användarens och ägarens roll, upprätthålla äkta växelverkan mellan dessa, fastställa en intern hyra som baserar sig på de faktiska kostnaderna för lokalerna och detaljerade spelregler för koncernledningen är åtgärder som producerar lösningar för fastighetsledningen, det vill säga ägande och användande av lokaler samt produktionen av tjänster som anknyter till lokalerna. Fastighetsledningen syftar till att producera fungerande lokaler och anknytande tjänster för stadens kärnverksamhet samt att möjliggöra skicket på egendomen och bevara dess värde och bruksduglighet på lång sikt. Bild 1: De viktigaste bakgrundsfaktorerna för organisering av fastighetsledning Koncentration på kärnverksamheten Kärnverksamhetens resurser Effektiv kapitalanvändning Skötsel av egendomen Facility management Organisering Intern hyra 4

5 1.1 BESTÄMNING AV LOVISA STADS INTERNA HYROR Man ville förnya bestämningen och kalkylen av de interna hyrorna för Lovisa stad så att de bättre skulle motsvara de allmänt använda kalkyleringsmetoderna vad gäller intern uthyrning i Finland och att tillhandahålla ett bättre verktyg för att förvalta lokalkostnader och användningen och ägandet av lokaler. Syftet med hyreskalkyleringen som gjorts nu var att fastställa ändamålsenliga hyror och att se över spelreglerna för hyreskalkyleringen som en del av hela Lovisa stads verksamhet. Hyresbestämningen har gjorts i två steg, där det under första steget bestämdes de tekniska värdena och återanskaffningsvärdena för byggnaderna. Utifrån dessa beräknades egendomens reparationsskuld och andra nyckeltal för egendomen. Efter värderingen framställdes de egentliga interna hyrorna och de element som relaterar till systemet för interna hyror. I praktiken var syftet med projektet att bestämma prissättningsmekanismer, arbetsmetoder och spelregler för interna hyror vad gäller de byggnader som kommunen använder. Detta ger det bästa möjliga redskapet för användning och ägande av lokalerna. Vidare har man i bestämningen av hyrorna beaktat den pågående landskapsreformen, där kommunen i framtiden kommer att hyra ut byggnaderna som landskapen kommer att använda. Syftet med den nu gjorda hyresbestämningen är att producera ett sådant hyrespris som kan tillämpas på hyresbestämningen för lokaler som hyrs ut till landskapet. 1.2 RAPPORTENS INNEHÅLL Som grund och bakgrund för det egentliga hyressystemet samt för preciseringen av lokalkostnaderna och hyresbestämningen beskrivs i denna rapport också varför interna hyror bestäms och vad de består av. Dessutom beskriver rapporten de viktigaste komponenterna i de nu bestämda hyrorna och hyressystemet samt grunderna för bestämning av dem. I rapportens andra kapitel utreds varför de lokaler som används för serviceproduktion inom den offentliga sektorn bör ha ett pris. I det tredje kapitlet beskrivs vad det rätta priset, d.v.s. den kostnad som användaren betalar för lokalen, består av. I det fjärde kapitlet beskrivs de grundläggande principerna för de fastställda interna hyrorna och de nyckeltal som hör samman med beräkningen av hyrorna förklaras närmare. Kapitel fem innehåller ett kort sammandrag över rapportens innehåll. I de bilagor som 5

6 finns i slutet av den egentliga rapporten beskrivs det material som utarbetats för projektet och centrala begrepp inom fastighetsledning, hyresbestämning och avtal. Rapporten har skrivits av och hyresbestämningen gjorts av teknologie licenciat och politices magister Harri Isoniemi på Trellum Consulting Oy. Skribenten har även skrivit för Kommunförbundet en bok om interna hyror. Kommunförbundet punlicerade boken Vidare har han varit sakkunnig för Maakuntien Tilakeskus Oy genom att producera en allmän anvisning, på basis av vilken man för närvarande bestämmer hyrespriser för byggnader i kommunalt ägo som ska komma i landskapens användning. 6

7 2. LOKALKOSTNADER Lovisa stad behöver verksamhetslokaler för att kunna producera tjänster för kommuninvånarna. Lokalkostnaden bör vara en del av priset för de tjänster som produceras. Fastställandet av priset och riktandet av kostnaderna till användarna i form av intern hyra utgör ett redskap, genom vilket lokalutnyttjandet kan effektiviseras och ändamålsenliga lokalresurser säkerställas för den egentliga tjänsteproduktionen. 2.1 VARFÖR SKA LOKALER HA ETT PRIS? För kommunernas verksamhet behövs lokaler. Avsikten med lokalerna är att skapa förutsättningar för att producera tjänster för kommuninvånarna som behöver dem. Ineffektivt lokalutnyttjande leder till onödiga utgifter och ett korrekt och ändamålsenligt pris, d.v.s. kostnaden, som fastställs för lokalanvändningen, främjar ekonomisk och effektiv produktion av serviceproduktionen samt möjliggör det att byggnaderna hålls i skick på lång sikt. Att rikta rätta och äkta lokalkostnader till användarna av lokalerna, att identifiera lokalkostnaderna som en del av utgifterna för hela verksamheten och ett ledningssystem som följer upp användningen av lokalerna och lokalkostnaderna är centrala element för kommunernas egentliga kärnverksamhet när det gäller att producera fungerande lokalresurser och effektivera användningen av lokalerna. Den primära tanken bakom de nu fastställda interna hyrorna är att kunna tillförsäkra användarna av lokalerna ändamålsenliga och fungerande lokalresurser för den egentliga kärnverksamheten och uppmuntra serviceverksamheten till att utnyttja lokalerna effektivt och ekonomiskt. Dessutom gör äkta lokalkostnader det lättare att göra en enhetlig jämförelse av kostnaderna för serviceproduktionen samt att behandla och dra slutsatser av kostnaderna för serviceproduktionen inom stadsorganisationen. Interna hyror erbjuder också ett instrument när det gäller att systematiskt genomföra fastighetsledning, såväl i fråga om lokalanvändning, ägande, genomförande av investeringar som vad gäller tjänster som anknyter till lokalen. Det primära målet med ekonomiska styrredskap, såsom intern hyra, är att styra enskilda användare så att det som ur deras synpunkt är det effektivaste handlingsmönstret också är effektivt ur hela stadens synvinkel. När en lokal har ett tydligt pris, d.v.s. en hyra, i likhet med andra 7

8 produktionsfaktorer (t.ex. lönekostnader för arbetskraften) inom serviceproduktionen, kan man bedöma hur denna resurs inverkar på totalkostnaderna för serviceproduktionen. De som använder lokalerna kan bestämma sitt verkliga lokalbehov och bedöma hur mycket det är ändamålsenligt att utnyttja av denna produktionsresurs, när man känner till kostnaden för den, d.v.s. hyran. Den producerade tjänsten uppkommer som resultat av resurskombinationen för lokalerna, personalen och de övriga stödtjänsterna. En effektiv serviceproduktion realiseras då resurser används effektivt för att man ska uppnå den önskade volymen och kvalitetsnivån för serviceproduktionen. Denna effekt blir i sin tur verklighet då anslagen i budgeten utnyttjas så effektivt som möjligt för de resurser som behövs i servicen (arbetskraft, lokaler och övriga lokaltjänster) och då bör resursernas inbördes priser även vara till sina inbördes relationer förnuftiga och så äkta som möjligt. Äkta lokalkostnader främjar alltså effekten för utnyttjandet av lokalerna, då man överväger deras användning i ljuset av kostnadskontroll och innehållet i serviceproduktionen. Användarna bör då givetvis kunna ge upp de lokaler som de inte längre behöver 1. För att lokalanvändningen och lokalkostnaderna granskas som en del av serviceproduktionskostnaderna bör man kunna ställa mål för användningen av lokalerna och lokalkostnaderna, bland annat med hurudant och med hur tätt servicenät man vill producera tjänster, vilka kostnaderna är för servicenätet och hur man kan spara i kostnaden för servicenätet så att tillgången på olika tjänster kan säkerställas så bra som möjligt. Utan sådana mål för lokalresurser som ställs på koncernnivå och deras uppföljning kan målen för intern hyra inte nödvändigtvis uppfyllas. I sista hand är frågan alltid hur man får kommunens inkomster i bästa möjliga utsträckning att räcka till för tjänsterna som produceras, det vill säga kommunens egen inkomstfinansiering och dess utveckling möjliggör eller skapar begränsningar för den faktiska serviceproduktionen. Den som använder lokalen bör kunna bedöma nyttan i relation till kostnaden för lokalen. Hur skulle verksamheten ändras om man satsade mer eller mindre pengar på lokalresursen? Vilken är nyttan man åstadkommer med lokalkostnaden och när har man nått den kostnadsnivå, där man inte uppnår märkbart större nytta, även om lokalerna skulle utnyttjas mer? Då kan man uppnå större nytta genom att använda samma mängd pengar på något annat. Efter att priset fastställts, borde varje enhet som utnyttjar lokaler överväga sitt lokalbehov med tanke på substansen i verksamheten och de finansiella medel som tilldelats den. Det är även centralt att överväga vilken roll verksamhetslokalerna har också på det allmänna planet och i den 1 Vi återkommer senare till mer detaljerade spelregler för systemet med interna hyror. 8

9 service som användaren av lokalen erbjuder. För en del av lokalanvändarna definieras hela servicenätet på basis av lokalerna (bl.a. skolor, daghem), men vad gäller en del av den kommunala serviceproduktionen kan man på riktigt överväga om tjänster produceras baserat på idén om väggar eller om serviceinnehållet. Till exempel kan ungdomsväsendet överväga om ungdomstjänster erbjuds med ett jämförelsevis tätt nätverk för ungdomsgårdar eller om man centraliserat erbjuder evenemang eller övrig styrd verksamhet (serviceinnehåll). Då är omfattningen av lokaler som behövs mindre och de övriga kostnaderna för serviceverksamheten i sin tur större. Merparten av de tjänster som kommunerna producerar är lagstadgade. Därför finns det nödvändigtvis inte mycket spelrum vad gäller övervägande eller ordnande av serviceinnehållet. Men i sista hand inverkar det hur mycket pengar kommunen förfogar över för ordnande eller produktion av tjänsterna. Då lokalkostnaderna har bestämts rätt och lokalkostnaden är i rätt proportion jämfört med kostnaderna för de övriga resurserna och vidare när man inom den kommunala verksamheten följer upp kostnaderna och användningen av olika resurser kan man anse resurskombinationen för serviceproduktionen vara så ändamålsenlig som möjligt. Den centrala uppgiften för ett system för interna hyror är alltså att styra kommunens egen serviceproduktion mot en förnuftig lokalanvändning och att även sörja för att lokalerna som behövs hålls i det skick som serviceproduktionen kräver. Med fastighetsledning och interna hyror strävar man efter att göra det möjligt att uppnå ett resultat som är bäst ur alla aktörers synpunkt, d.v.s. tjänsteproduktionens betalare och kunder, med andra ord skattebetalarna i Lovisa stad, får de kommunalt producerade tjänsterna som effektivt och ekonomiskt samt med ändamålsenliga lokalresurser producerade serviceprodukter. 9

10 2.2 FÖRDELAR OCH CENTRALA PRINCIPER FÖR SYSTEMET FÖR INTERNA HYROR Intern hyra är ett förfarande genom vilket man kan öka kostnadsmedvetenheten och effektivisera lokalutnyttjandet. Framför allt skapar intern hyra förutsättningar för att tilldela ändamålsenliga och fungerande lokalresurser för den egentliga serviceverksamheten. Den kommunala serviceproduktionen bör skötas effektivt och ekonomiskt. Beslutsfattarna ska känna till de faktiska kostnaderna inklusive lokalkostnaderna för tjänsteproduktionen. Systemet för interna hyror: 1. Hjälper till helhetsbetonat tänkande om de faktiska kostnaderna för serviceproduktionen. När alla kostnader kalkylerats i serviceproduktionskostnaderna (inklusive äkta lokalkostnader), får man en tillförlitlig uppfattning om det vad tjänsterna som kommunen producerar i verkligheten kostar (inga gömda kostnader). 2. Sporrar till effektivare utnyttjande av fastighetstillgångarna. Då en lokal ses som en gratis resurs fäster man större uppmärksamhet vid hur den utnyttjas. Lokalresurserna utnyttjas utifrån de behov man har för tjänsteproduktionen och vad man är villig att betala för den. 3. Bedömningen och jämförelsen av lönsamheten mellan de kommunala enheterna blir lättare, när man känner till alla utgiftsposter för tjänsteproduktionen. Detta möjliggör också en jämförelse mellan den privata sektorns och den offentliga sektorns tjänsteproduktion, eftersom lokalkostnaderna på den privata sektorn också ingår i totalkostnaden för tjänsterna. 4. Skapar bättre förutsättningar att jämföra också andra alternativ till lokalanskaffning. I allmänhet skapas lokalresursen genom egna investeringar och då är behovet av finansiering för investeringen stort. När systemet med hyra fungerar på rätt sätt, d.v.s. då kostnaderna för investeringen prissätts i form av en verksamhetsutgift för användaren, överväger användaren också alternativa former av lokalförsörjning noggrannare. 5. Förtydligar budgetering och finansiell planering. Fastighetens ägare bedömer den interna hyran som bundet kapital, som kostnader för 10

11 tjänsteproduktionen och som inkomster av dessa (kapital och tjänster) och användaren igen som hyra och andra kostnader för lokalutnyttjandet. 6. Tillhandahåller fungerande lokalresurser för kärnverksamheten. Genom intern hyra kan fastighetens ägare både på kort och lång sikt tillhandahålla ändamålsenliga lokalresurser för stadens egentliga kärnverksamhet. I interna hyror betonas tre centrala principer. Dessa är: 1. Den interna hyran kalkyleras enligt samma principer för alla lokaler i kommunens serviceproduktion. Då ses ingen utlottning i hyresbestämningen de olika funktionerna emellan. Alla aktörer och användare av lokaler är sinsemellan likvärdiga. Värderingen av verksamheten ses inte i de bestämda hyrespriserna, utan besluten om värde fattas alltid på basis av användningen av lokalerna, vilket i sin tur baserar sig på betalningsvilligheten vad gäller lokalanvändningen. Villigheten beror däremot på att lokalerna behövs som resurs för serviceproduktionen så att man kan producera de tjänster som man behöver eller vill ha. Kalkyl med samma principer ökar även transparensen och öppenheten av hyresbestämningen, då alla aktörer känner till hur lokalkostnaderna kalkyleras. 2. Den interna hyran visar vad lokalerna och byggnaderna jämte tjänsterna i verkligheten kostar, då lokalerna och byggnaderna används i kommunens egen serviceproduktion. Finansieringen för serviceväsendet ska på ett genuint sätt synas i budgeten. Då kan man uppskatta hur mycket pengar kommunen i verkligheten kan använda och hur mycket och vilka tjänster man får med dessa pengar. Det finns inga gratis lokaler i och med att pengar som använts för investeringar alltid kostar, byggnader nöts och behöver regelbundet underhåll och regelbunden service, så att de kan användas i serviceverksamheten. Därför måste dessa faktorer inkluderas i lokalkostnaderna för de lokaler som behövs i verksamheten. Om någon aktör får avgiftsfria eller mycket förmånliga lokaler i sin användning, måste de övriga användarna av lokalerna betala 11

12 lokalkostnaderna för de nästan avgiftsfria lokalerna. Då är systemet inte rättvist. 3. Intern hyra kan inte heller användas vid prissättningen av lokaler som uthyrts till den öppna marknaden i och med att verksamheten inte omfattas av kommunens egen budgetfinansiering. Då baserar sig hyrespriset enbart på marknadshyror och förhandlingsresultatet mellan hyresgästen och kommunen. Om dessa byggnader har byggts som stadens egen investering kan man dock kalkylera en intern hyra för dem på samma sätt som för övriga interna användare. Då faktureras de inom kommunen av den aktör som beslutade om investeringen. Aktören i sin tur hyr ut lokalerna till de slutliga användarna. Om däremot byggnader frigörs från kommunens serviceverksamhet och de hyrs ut på den fria marknaden, kan intern hyra inte användas som grund för hyresprissättningen, i och med att byggnaden sannolikt inte längre har samma användningsändamål som den ursprungligen hade byggts till. 12

13 2.3 INTERNA HYROR I KOMMUNENS VERKSAMHET För att den interna hyran ska fungera behövs också en lokalenhet som har tillräckliga befogenheter och som fungerar som ett renodlat självständigt affärsverk inom kommunkoncernen. De mål som ställts för fastighetsledning och den interna hyran uppnås inte om affärsverket inte har tillräckliga verksamhetsförutsättningar inom stadskoncernen och de mål som hör till användningen av lokalerna inte identifieras och följs upp på kommunorganisations nivå. Då det interna hyressystemet tas i bruk införs det i budgeten och verksamheten som teknisk ändring därför att i inledningsfasen av övergången till renodlade lokalkostnader ökar både utgifterna och intäkterna för lokalerna och detta syns i budgeten som en ökning av både omkostnaderna och inkomsterna. En ökning av intäkterna är i allmänhet resultatet av att kapitalinkomsterna ökar då fastighetsegendomen bättre än tidigare ses som en del av kommunens intäkter. Utgifter förorsakas av att lokalutgifterna för användarna ökar på grund av att kapitalhyrorna tas i bruk. Efter ibruktagningen och övergångsskedet beaktas de interna hyrorna alltid som en del av kommunens intäkter och utgifter, varvid de använda lokalerna kan prissättas som kapital och tjänster som en del av kommunens utgifter på serviceverksamheten. Lokalförvaltningen ska således passa in i kommunens förvaltning, och spelreglerna för verksamheten bör vara rätt noggrant definierade mellan den högsta ledningen (stadens högsta tjänsteinnehavarledning, fullmäktige, styrelsen), de förvaltningsenheter som använder lokalerna och den egentliga lokalförsörjningen så att fastighetsledning och renodlad intern hyra ska fungera och betjäna hela kommunens intresse. I bilden nedan (bild 2) beskrivs närmare aktörerna för interna hyran inom kommunen. 13

14 Bild 2: Systemet för intern hyra i koncernstrukturen Utgångspunkten är att 1. högsta ledningen i kommunen bestämmer målen och mätaren för tekniska tjänster och fastighetsledning (egendomens skick, organisering, producerade tjänster, spelreglerna för prissättningen och interna hyror, inkomstföring och övriga mål för verksamheten). 2. Tekniska avdelningen/enheten för fastighets- och samhällsteknik fastställer hyrorna med önskat innehåll och principer samt producerar i enlighet med de mål som getts dem ekonomiskt effektiva lokal- och underhållstjänster samt övriga tjänster till övriga tjänsteenheter som är användare av lokalerna. 3. utgifterna för lokalerna är en del av utgifterna för kommunens tjänsteproduktion och på samma gång kan högsta ledningen sätta upp mål för lokalanvändarna gällande användning och kostnader för lokalerna. Dessa mål försöker användarna nå tillsammans med lokalservicen. Om tjänsteproduktionen kan effektivera användningen av lokalerna ska lokalen som tas ur bruk vara sådan att den kan hyras ut eller säljas till övriga användare eller om byggnaden är i dåligt skick till och med rivas, då kan marken under byggnaden vid behov tas i annat bruk. Spelreglerna för interna hyror gäller alltid byggnader som är i direkt ägo och i internt bruk och för vilka även intern hyra uträknas. I spelreglerna för hela verksamheten kan man också ta ställning till graden av centralisering av lokalförvaltningen. Då görs i praktiken all lokalförvaltning, bland annat lokalhyrning utifrån det vill säga från marknaden, centraliserat via 14

15 lokalförvaltningen. Då är lokalförvaltningen istället för ledning av egna byggnader också stödserviceenhet i ärenden gällande alla lokaler, vilket ska beaktas då tjänsterna prissätts. 15

16 3. KOMPONENTER I LOKALKOSTNADERNA I det föregående avsnittet beskrevs i allmänna ordalag hur den interna hyran fungerar och innehållet i hyran i kommunens verksamhet. De egentliga hyrorna beräknas så att lokalernas ägare eller representanter för ägarna kan täcka alla sina egna kostnader och de kostnader som förorsakas av byggnaderna med de pengar som tas ut i intern hyra. Ur användarens synvinkel är denna hyra en lokalkostnad. I praktiken är man tvungen att räkna ut hyrorna och lokalkostnaderna utgående från kostnaderna, då så kallade marknadshyror och observationer om marknadshyror inte finns för de byggnader som kommunerna allmänt använder. Kommunernas egna byggnader har byggts för kommunens egen tjänsteproduktion och merparten av tjänsterna som kommunen producerar produceras inte på privata marknaden. Således är även största delen av kommunens byggnader sådana att de endast lämpar sig för kommunens egen tjänsteproduktion. De egenskaper som byggnaden har kan inte direkt utnyttjas på den privata marknaden och sålunda finns det ingen efterfrågan för dem på fastighetsmarknaden. Det här syns speciellt då verksamheten i en byggnad som kommunen använt upphör och man försöker sälja den. Priset man får för försäljningen motsvarar nödvändigtvis inte byggnadens bokföringsvärde. I alla fall beräknas de inre hyrorna utgående från byggnadens egenskaper så att man för den använda lokalen får ett så riktigt pris som möjligt. En använd lokal har således ett pris på samma sätt som de andra produktionsfaktorerna och de utgifter som lokalerna förorsakar kan delas upp i två delar, det vill säga 1. kapitalkostnader 2. kostnader för underhåll, drift och användartjänster. 3.1 KAPITALKOSTNADER De lokaler och byggnader som Lovisa stad äger räknas som anläggningstillgångar. Med anläggningstillgångar avses den egendom som fungerar som en produktionsresurs för staden när staden producerar tjänster för kommuninvånarna. En annan viktig beståndsdel i anläggningstillgångarna är mark- och vattenområden samt dessutom maskiner eller anläggningar och konstruktioner som behövs i kommunernas egen tjänsteproduktion. 16

17 Anläggningstillgångarna medför kapitalkostnader: Anläggningstillgångarna förslits och staden vill ha avkastning på det kapital som har bundits i anläggningstillgångarna. Avkastningen är en ersättning för de medel som bundits i investeringarna eller kapitalet. Med avkastningen eller ersättningen kan man betala ränta och amorteringar på främmande kapital. Kapitalkostnaden i den interna hyran består vanligen av tre komponenter. Dessa är 1. avskrivning eller reparationsvederlag 2. ränta 3. arrende. Avskrivningen, som beskriver kostnaderna för förslitningen i anläggningstillgången, är en bokföringsterm genom vilken anskaffningsutgiften periodiseras över nyttighetens livslängd. I praktiken varierar en byggnads ekonomiska livslängd mellan 15 och 50 år beroende på byggnadstyp och det bokföringsvärde som nu används i kommunerna är ett värde värderat utgående från prisnivån för anskaffningsåret från vilket vidare avdragits de statsbidrag som man fått för investeringen och avskrivningarna för de gångna åren. Askrivningen är således en storhet som hör till extern kalkyl och den beskriver inte fastighetens eller egendomens verkliga investeringsbehov. Reparationsvederlaget igen är en fastighetsförvaltningsterm. Byggnader förslits och förfaller och behöver grundligt renoveras för att fortlöpande kunna användas. Med en summa som motsvarar reparationsvederlaget borde man ersätta eller förnya byggnaden och på detta sätt bibehålla dess funktionsduglighet för kärnverksamheten på lång sikt. Reparationsvederlaget beskriver ägarens livscykelansvar och, som en komponent i den interna hyran, är dess uppgift att finansiera byggnadernas grundliga renoveringar. I investeringarna är det skäl att skilja åt grundlig renovering och ändring av funktionen. I grundlig renoveringen förnyas byggnadsdelar till en ny ursprunglig nivå och i ändring av funktionen höjs den ursprungliga nivån eller nya byggnadsdelar eller konstruktioner byggs till. Med interna hyrans reparationsvederlag kan man således renovera byggnaden och pengarna från reparationsvederlaget ska kanaliseras tillbaka till byggnaderna. Men med reparationsvederlaget kan man i regel inte finansiera funktionella ändringar åtminstone inte anmärkningsvärt därför att man i allmänhet inte har förberett sig för sådana investeringar med reparationsvederlaget. Räntan är också en väsentlig del av en renodlad lokalkostnad, även om ägandet inom den offentliga sektorn alltid baserar sig på tjänsteproduktion och inte på placering i fastigheter. Räntekostnaden är ett sådant mål eller krav på avkastningen av byggnadstillgångarna som 17

18 ägaren fastställer och med vilket egendomen, investeringarna och finansieringskostnaderna för dem sammankopplas tätare än tidigare som en del av kommunernas årsvisa budget och driftsekonomi. Genomförandet av investeringarna ska alltid ske utgående från granskningen av lokalanvändarnas driftsekonomi, där de medel med vilka kommunens tjänsteverksamhet förverkligas anvisas. Kommunens egentliga politiska beslutsfattande riktar sig till de medel för kommunens egentliga tjänsteproduktion som delas ut i budgeten. Värdebeslut fattas alltid om användningen av resurser och kostnaderna för dem och inte om pengar för investeringar och byggprojekt som finansieras med dem. Räntan som krävs för investeringar och egendom kan i prissättningssyfte förklaras som alternativ kostnad eller alternativ avkastning. Om de investeringar i fastigheter som behövs för serviceverksamheten finansieras med koncernens eget kapital (skattemedel) kan man för jämförelsens skull tänka sig att, om den summa pengar som motsvarar fastigheternas värde hade placerats i annan form, t.ex. i en bankdeposition eller i statens obligationer, skulle man få någon form av avkastning. Denna avkastning kallas alternativ avkastning på placerat kapital. Ur byggnadsägarens synvinkel borde byggnaden ge en så stor och konkurrenskraftig avkastning att placeringen verkar förnuftig. Inom den offentliga sektorn kan man även tänka så att ett alternativ att skaffa en fastighet skulle vara att hyra eller låta bygga motsvarande lokaler på marknaden. Då kan kommunen bedöma sitt eget beskattningsbehov utgående från att stadens interna finansiering (skattemedlen) täcker investeringens driftskostnader i stället för att vara tvungen att ta ut lån eller på annat sätt förbereda sig på att finansiera en rätt stor anskaffningskostnad. Då kan avkastnings- eller kostnadsnivån på kommunens egna investeringar även påverkas av till vilket pris (på avkastnings- eller kostnadsnivå) marknaden är redo att producera de lokalresurser som kommunen behöver. I denna mening är den interna hyran alltid i någon mån bunden till marknaden och dess avkastning eller kostnader. Räntans uppgift är att prissätta det kapital som staden äger i form av lokalkostnader för användarna. Om kapitalet inte har ett pris, blir avkastningen på anläggningstillgången låg, lokalkostnaderna och de interna hyrorna styr inte användarna till att utnyttja lokalerna effektivt och investeringarna har alltid en tendens att maximeras, eftersom nybyggda eller renoverade lokaler är förmånliga i drift. Det här förvränger också resurskombinationen som används i kommunens tjänsteproduktion och kan på längre sikt leda till för stor mängd fastighetsegendom, som man inte kan ta hand om och då sjunker även värdet och skicket på egendomen. 18

19 Arrendet ingår inte nu i de hyror som Lovisa stad fastställt, men nu har arrendet fasställts som en del av kapitalhyran. I stora städer, där det finns knappt om planerad mark, har arrendet definierats som en del av de interna hyrorna och i praktiken är de en ersättning för användningen av kapitalet som bundits till marken. Arrendet innebär att byggnadens läge inverkar på hyran då markvärdet i centrum av städerna är högre än i randområdena då också begreppet alternativ avkastning eller kostnad i fråga om byggnadens läge förverkligas. Om t.ex. en skola är belägen i stadens centrum, är arrendet för den i allmänhet högre än i randområdena (alternativ kostnad). Om skolan å andra sidan är belägen i stadens centrum, förlorar staden den inkomst för markanvändningen, som man eventuellt kunde ha fått på annat håll (alternativ avkastning). Men hjälp av arrende prissätts lägesfaktorn i form av verksamhetsutgifter för användarna. Desto större stad desto knappare är marken som finns inom centrumområdet och sålunda är arrendets inverkning även större. Nu har man i fastställandet av hyrorna använt det arrende som använts i servicebeskrivningen 2 av fastställandet av landskapsreformens hyror. I den har Finland delats i zoner enligt folkmängd. Zonpriset har räknats i förhållande till byggnadens lägenhetsyta Värdering av lokaler En väsentlig faktor när det gäller att bestämma räntan eller avkastningsmålet och avskrivningen eller reparationsvederlaget för byggnadstillgångar är byggnadernas värde, d.v.s. det värde på vilket en byggnads kapitalkostnader ska beräknas. Sådana byggnader som kommunerna behöver för sin serviceverksamhet går i allmänhet inte att ses på hyresmarknaden. Då bestäms de interna hyrorna på basis av verkliga kostnader, och inte i form av hyror som bestäms av marknaden. Kapitalkostnaderna bestäms således enligt kostnad, d.v.s. som fastställda procentsatser på de värden som valts. Då kan värden som beräknats enligt olika metoder leda till mycket varierande kapitalkostnader och därför är det viktigt att notera att de behövda procentsatserna (ränte- och reparationsvederlagsprocentsatser) väljs så att de är på en ändamålsenlig nivå. 2 Trellum Consulting Oy producerade på våren en servicebeskrivning till Maakuntien Tilakeskus Oy. På basis av beskrivningen konkurrensutsatte man i juni bestämningen av hyrorna på det nationella planet. Servicebeskrivningen illustrerar den definiering av de hyresparametrar som produceras (inklusive bestämningen av arrendet) som man även tillämpat i denna bestämning av interna hyror. 19

20 En byggnad värderas enligt tre olika metoder. Dessa är 1. bokföringsvärdet 2. tekniska värdet (nuvarande pris) 3. återanskaffningsvärdet (nytt pris). Bokföringsvärdet baserar sig på lokalernas faktiska anskaffningspris från vilket avdragits statsandelarna samt årliga avdrag för förslitning, det vill säga planmässiga avskrivningar. Återanskaffningsvärdet beskriver byggkostnaderna för en likadan byggnad om den skulle byggas. Det tekniska värdet eller det nuvarande tekniska värdet beskriver återanskaffningsvärdet minskat med den värdesänkning som beror på ålder, bruk, funktionalitet eller annat. Reparationsvederlaget beräknas i allmänhet utgående från återanskaffningsvärdet och räntekostnaderna eller avkastningsvärdet utifrån det tekniska värdet. Ränta eller avkastning betalas utgående från byggnadens tekniska skick och funktionsduglighet och repearationsvederlaget betalas för att byggnaden tekniskt ska på lång sikt kunna hållas i användbart skick. Räntekostnaden eller avkastningskravet bestäms utgående från det nuvarande skicket och reparationsvederlaget enligt livscykelansvaret för den ursprungliga investeringskostnaden det vill säga för den verkliga förslitningen. Bokföringsvärdet lämpar sig ganska dåligt för fastställandet av hyror emedan den i allmänhet varierar synnerligen mycket från byggnad till byggnad och sålunda varierar den beräknade räntekostnaden för olika byggnader stort. Å andra sidan kan kommunen också ha objekt som har bokföringsvärdet noll euro och då har de inga räntekostnader och helt nya byggnader där räntekostnaden är påfallande stor. På grund av de nuvarande definitionerna av bokföringsvärdet har bestämningen av interna hyror differentierat sig som en egen intern redovisning som ändå på helhetsnivå har kontakter med de mål som fastställts för bokföringsvärdena och bland annat bokföringsvärdet. I beräkningen av enskilda hyror ger bokföringsvärdet synnerligen dålig prisinformation och därför har många kommuner frångått det i kalkyleringen av hyror. 20

21 3.2 KOSTNADER FÖR UNDERHÅLL, DRIFT OCH STÖDFUNKTIONER De byggnader som dagligen utnyttjas för serviceproduktion medför kostnader av olika slag. Riktandet av kostnaderna till användarna eller till lokalenheten ska grunda sig på avtal. En del av kostnaderna kan vara rater som debiteras skilt och de kan vara på lokalförvaltningens ansvar. Endast en del av de producerade tjänsterna debiteras med interna hyrans underhållshyra. En rätt allmän praxis i Finland är att den lokalenhet som sköter lokalförvaltningen tar hand om underhållsuppgifterna och kostnaderna för dem och tar ut dem av användarna som en del av den hyra som betalas. Allmänt är en av lokalenhetens viktigaste uppgifter att garantera en ändamålsenlig och fungerande lokalresurs för kommunens serviceverksamhet då kommunens serviceproduktion kan koncentrera sig på sin egen verksamhet. Organiseringen av de underhålls-, drifts- och stödfunktioner som hör till lokalresursen är således en del av lokalenhetens uppgifter. Det är också viktigt att lokalenheten och användarna sinsemellan kan komma överens om uppgifterna. Det rimmar illa med verksamhetsprincipen för äkta intern hyra om högsta ledningen sätter upp stränga penningmässiga ramar när det gäller att verkställa uppgifterna. Med tanke på hyressystemet leder ett sådant förfarande till en egendomlig situation, där användarna betalar med sina egna verksamhetsmedel som intern hyra för de lokaltjänster de behöver, men lokalenheten får inte producera tjänsterna, då lokalenheten då skulle överskrida sin egen budgetram. Då står inte den service som användarna får i rätt proportion till det pris som de betalar och med tiden undergrävs hela systemet med intern hyra och dess funktion försvagas. Centralt för hyressystemet är användarnas efterfrågan på lokaler och lokalservice vilket sker via lokalanvändarnas egna anslag som för sin del definierar vilka resurser och bland annat hur mycket användarna av lokalerna vill satsa på lokalerna i sin verksamhet. På helhetsnivå kan mål och kostnadsbegränsningar sättas för lokalanvändningen vilka således inverkar på efterfrågan av lokaler och mängden lokaler som används i serviceverksamheten och inte på priset på och mängden av lokaltjänsterna. Målen för lokalenheten ska ställas som storheter av kvadratpris och övriga enhetspriser, då egendomens totalmängd dikterar mängden pengar som används till underhåll, vilket till stor del beror på användarnas efterfrågan på lokalmängden. Detta i sin tur beror på efterfrågan på deras tjänster och de 21

22 värdebeslut som hör samman med dem. Desto mer kommunen vill äga byggnader, desto mer kostar ägandet. Lokalförvaltningens uppgift är alltså att ansvara för den här egendomen och effektivt producera de tjänster som hör ihop med det. Den här effektiviteten kan följas upp med förnuftiga enhets- och kvadratsprisstorheter. Om man vill minska kommunens egendom, minskar också underhållsskyldigheten på riktigt. Mängden lokaler som kommunen äger är ett likadant värdebeslut som de värdebeslut som gäller tjänsteverksamheten till vilka det går gemensamma pengar. Mängden egendom avgör hur mycket underhållsinsatser egendomen kräver och med mål som grundar sig på ändamålsenliga kvadratstorheter kan man säkerställa att underhållsverksamheten är ordnad så effektivt och vettigt som möjligt. Ägarens utgifter för underhåll, drift och andra stödfunktioner innehåller följande kostnadsfaktorer 3 : 1. Förvaltning (Förvaltning och fastighetsförvaltning) 2. Drift och underhåll (fastighetsskötartjänster, allmän skötsel, VVSE service) 3. Skötsel av gårdsområden 4. Städning 5. Värme 6. Vatten och avloppsvatten 7. El och gas 8. Avfallshantering 9. Fastighets- och skadeförsäkring 10. Hyror 11. Fastighetsskatt (för kommunens egna byggnader saknas den här kostnaden) 12. Övriga skötselkostnader 13. Reparationer och underhåll Uppgifterna samt kostnaderna och ersättningarna för dem förhandlas fram mellan lokalenheten och användaren. Livscykelansvaret för egendomen och dess värdebeständighet vilar dock alltid på lokalenheten som koncentrerar sig på att producera och erbjuda lokalresurser. Driftskostnaderna bildas av förvaltning, fastighetsskötsel och underhåll och användningskostnaderna av kostnaderna som orsakas av att användarna använder lokalerna. Driftskostnader är till exempel kostnader för el-, vatten-, och avloppsvattenförbrukning. Kostnader för användartjänster är de tjänster som anknyter till lokalerna som inte räknas bland underhålls- eller driftskostnaderna, är bland annat städtjänster säkerhetstjänster 3 Kostnadsgruppering och benämningar enligt bokföringsförordningen. 22

23 vaktmästeritjänster anskaffning och skötsel av grönväxter mat-, restaurang- och cateringtjänster postning och postutdelning telefon- och kopieringstjänster aulatjänster datanätstjänster inrednings-, möblerings-, flyttnings- och upphandlingstjänster springbud- och kontorstjänster med mera. Användartjänsterna kan endera vara en del av den interna hyran eller avtalas om och faktureras separat. Av användartjänsterna är städtjänsterna den mest betydande för den interna hyran. Städningens roll och betydelse i förslitningen av lokalerna är betydande och den är fortfarande en viktig del av kvaliteten på inneluften. Kostnaderna för städning är av samma klass som energikostnaderna (värme och el), cirka 1,5 3 euro per m 2 per månad, beroende på byggnadens egenskaper. Om användaren ansvarar för städningen kan man eventuellt pruta på städningen så mycket att man gör förslitningen på byggnaden snabbare och kvaliteten på inneluften betydligt sämre. I en del kommuner dimensioneras städningen av organisationen som sköter lokalförvaltningen. Då kan städnigen utgöra en del av den interna underhållshyran eller den kan vara en tjänsterat som debiteras skilt. I varje fall är städningens roll och betydelse för den verkliga fastighetshållningen synnerligen betydande. 23

24 4. FASTSTÄLLANDE AV INTERNA HYROR FÖR LOVISA STAD 4.1 KOMPONENTER OCH FAKTORER FÖR DE INTERNA HYRORNA Målsättningen för det egentliga projektet var att fastställa interna hyror för de byggnader som Lovisa stad äger och använder. Den interna hyran som nu har framställts och som ska tas i bruk från början av 2018 består av 1) kapitalhyra, vilken består av a. avkastningskrav (inklusive ränta och reparationsvederlag eller avskrivning) b. arrende 2) hyra för underhåll, vilken består av a. förvaltning och lönekostnader b. underhåll c. fastighetsskötsel d. driftskostnader. Avkastningskravet i kapitalhyran beräknas på basis av byggnadernas tekniska värde, medan arrendet baserar sig på ett riksomfattande, befolkningsbaserat områdespris, som kommer att tillämpas då de riksomfattande hyrorna fastställs i samband med social- och hälsovårdsreformen. Hyrorna för underhåll har nu utformats på basis av realiserade kostnader för underhåll av byggnaderna 2016 med beaktande av kostnadsförändringen för Komponenterna i den interna hyran beskrivs närmare i bilden nedan. Bild 3: Komponenterna i den interna hyran 24

25 Kapitalhyran för byggnaderna kalkylerades med ett avkastningskrav på 6 % av det tekniska värdet och som arrende användes 0,20 /m 2 /månad, vilket skulle innebära att de nya hyrespriserna stiger avsevärt jämfört med nuvarande prisnivå. Utgångspunkten för dessa faktorer är en servicebeskrivning för fastställande av hyror som utarbetats för Maakuntien Tilakeskus Oy. Servicebeskrivningen ligger som grund för ett projekt som påbörjas på hösten, där avsikten är att på riksomfattande nivå fastställa hyrorna för de byggnader som överförs till landskapen 4. Avkastningskravet omfattar både ränta och avskrivningar eller reparationsvederlag, vilket innebär att avkastningskravet beskriver det avkastningskrav som ställs på kommunens fastighetsegendom eller investeringar. Kapitalhyran för byggnaden ( ) varierar således i enlighet med byggnadens skick: ju sämre skick en byggnad har desto lägre är kapitalhyran. Arrendet är detsamma för alla byggnader. Lovisa stads interna arrende definierades inte noggrannare i detta projekt, utan man tillämpade direkt det genomsnittliga kvadratmeterspriset för de arrenden som i det ovan nämnda riksomfattande projektet fastställts för byggnaders bostadsareor. Underhållshyran omfattar underhålls- och driftskostnader och kostnader för användartjänster. Kostnaderna för förvaltning och underhåll utjämnades för byggnaderna, och kostnaderna för fastighetsskötsel och driftskostnaderna bestämdes utgående från utfallet för drifts- och underhållskostnaderna 2016 genom att till dessa addera den beräknade kostnadsökningen för I följande avsnitt granskas ytterligare definitionen av de interna hyrorna och de faktorer som anknyter till dem. 4 De slutgiltiga parametrarna för fastställandet av hyrorna i detta projekt blir klara under hösten Dessa kommer Statsrådet att ge ut som en separat förordning. 25

26 4.2 FASTSTÄLLANDE AV INTERNA HYROR ELLER KOSTNADERNA FÖR VERKSAMHETSLOKALER Nedan beskrivs hur fastsällandet av de interna hyrorna skedde som process. Bild 4: Processen för fastställande av interna hyror eller lokalkostnader Värdet på byggnaderna Återanskaffningsvärde och tekniskt värde Renoveringsskuld och byggnadsskick Kapitalhyran för byggnaderna Kapitalhyrans komponenter 1) Avkastningskrav 6 % av TeknV och 2) Arrende 0,30 /m 2 /mån. Hyran för underhåll för byggnaderna Totalkostn. för byggn. Komponenterna i hyran för underhåll Tjänster för underhåll) Driftstjänster (energi, vatten) Användartjänster Interna hyran för byggnaderna Hyror enligt användare Kostnad för verksamhetslokal För att kunna bestämma kapitalhyran fastställdes värdet på byggnaderna under sommaren Byggnadsvärdena baserar sig på byggnadernas återanskaffningsvärde (ÅAV) och tekniska värde (TeknV). Utgående från dessa värden räknade man också ut reparationsskulden för den totala egendomen och tog fram andra nyckeltal 6 för egendomen. I det egentliga projektet för fastställande av interna hyror fastställdes kapitalhyran, hyran för underhåll och bruttohyran (= interna hyran) för byggnaderna, efter vilket hyrorna ytterligare fördelades enligt användare utgående från den användarfördelning som Lovisa stad tillställt. Kapitalhyran utformas alltså med hjälp av avkastningskravet, som bestämts utgående från värdet på byggnaderna, och av arrendet, medan hyran för underhåll bestäms utgående från realiserade kostnader för byggnaderna, vilka består av underhålls-, drifts- och användartjänster. Efter att hyresbeloppen fastställts, räknades de samman, varigenom man fick en intern bruttohyra på byggnadsnivå. Byggnaderna uppdelades ytterligare enligt användare, varigenom man beräknade kostnaderna för verksamhetslokalerna för 5 Värdet på byggnaderna bestämdes i juni 2017 i samband med vilket byggnaderna också synades 6 Nyckeltalen granskas mer detaljerat i kapitel

27 interna användare 2018 till Lovisa stads budget. Den aktuella interna hyran eller kostnaden för verksamhetslokalerna kan tas i bruk från början av 2018, men ibruktagandet förutsätter ytterligare att beslut fattas om att ändra hyreskalkylerna. Efter detta måste resultaten från de nu utförda hyreskalkylerna i det riktiga ibruktagningsskedet föras över till kommunens ekonomiförvaltning, där de finns tillgängliga då budgeten för 2018 upprättas. 27

28 4.2.1 Byggnadernas värde, reparationsskuld och skick Byggnadsvärdena som utgör grunden för kapitalhyrorna fastställdes alltså i juni De beskriver läget i slutet av 2017, eftersom man i värdet på byggnaderna och i konditionsklasserna även beaktat investeringarna för de byggnader som färdigställs detta år. Nedan presenteras ett sammandrag av de centrala nyckeltalen för värderingen 7. Tabell 1: Sammandrag av de byggnader som är i Lovisa stads direkta ägo Trellum Sammandrag av värdeuppgifterna 2017 Antal 184 Yta /m 2 Återanskaffningsvärde Tekniskt värde Konditionsklass 71,24 % Förslitning, /m 2 /mån ,14 Förslitning %/återanskaffningsvärdet 1,75 % Reparationsskuld 75% Renoveringsbehov <60% av byggnaderna Mål 90% Ombyggnadsbehov <60 % av byggnaderna Mål 120 % Under 2017 ägde Lovisa stad 184 byggnader, vars sammanlagda yta uppgick till ca m 2. Återanskaffningsvärdet för dessa byggnader är ca 189 miljoner euro och det genomsnittliga kvadratmeterspriset knappa /m 2. Det tekniska värdet uppgick till ca 135 miljoner euro och till /m 2 vad gäller det genomsnittliga kvadratmeterspriset för det tekniska värdet 8. Den genomsnittliga konditionsklassen för egendomen i sin helhet är 71,2 %. Reparationsskulden uppgår till knappa 13,6 miljoner euro, vilket utgör ca 154 /m 2 då denna ställs i relation till hela egendomens totalyta. Det akuta ombyggnadsbehovet för byggnader i dåligt skick utgör 26,5 miljoner euro, vilket i relation till egendomens yta utgör ca 300 /m 2. Realförslitningen per år för egendomen utgör ca 3,3 miljoner euro, vilket i kvadratmeterspris innebär 3,14 /m 2 /månad. Sammanfattningsvis kan det konstateras att konditionsklassen för egendomen som helhet är nöjaktig, och att reparationsskulden och de akuta ombyggnadsbehoven är aningen högre än medeltalet i övriga kommuner och städer i Finland. I Finland är det genomsnittliga kvadratmeterspriset för reparationsskulden /m 2 och för ombyggnadsbehovet /m 2, vilket innebär att nyckeltalen för Lovisa stads egendom är sämre än medeltalsnivån i landet. 7 Mer detaljerade byggnadsspecifika uppgifter om värdena finns i bilagan till denna rapport. 8 Det tekniska värdet omfattar uppskattade investeringsuppgifter för byggnader som färdigställs detta år. 28

29 I tabellen och bilden nedan beskrivs egendomens uppbyggnad i mer detalj. Byggnaderna och deras ytor har indelats i fem olika konditionsklasser, där en konditionsklass på lägre än 50 % anger att byggnaden är i dåligt skick, en konditionsklass på 50 % 60 % att byggnaden är hjälpligt skick, 60 % 70 % att byggnaden är i nöjaktigt skick, 75 % 90 % att byggnaden är i gott skick och över 90 % att byggnaden är i skick som motsvarar nytt. Tabell 2: Skicket på Lovisa stads byggnader Trellum profil för byggnadsskick 2017 Profil för byggnadsbeståndets skick 2017, alla Andel skick antal byggn. yta m 2 medelt. %/st. %/m 2 < 50 % % 5 % 50 % - 60% % 20 % 60 % - 75 % % 37 % 75 % - 90 % % 28 % > 90 % % 10 % Totalt % 100 % Bild 5: Trellumprofil för byggnadsskick för Lovisa stad (m 2 ) Yta 2017 < 50 % 50 % - 60% 60 % - 75 % 75 % - 90 % > 90 % Av Lovisa stads byggnader är cirka fem procent (ca m 2 ) i dåligt skick, det vill säga har en konditionsklass på lägre än 50 %. En femtedel (ca m 2 ) av den totala egendomens yta består av byggnader i hjälpligt skick i konditionsklassen 50 % 60 %. I nöjaktigt skick, det vill säga i konditionsklass 60 % 75 %, är sammanlagt 37 % av egendomen, alltså knappa m 2. I dessa byggnader är förslitningen synlig, och byggnaderna kommer att uppnå renoveringsålder inom 5 20 år. I gott skick, det vill säga i konditionsklass 75 % 90 %, är 28 % av alla ägda byggnader, och de byggnader som är i skick som motsvarar nytt, med andra ord i utmärkt skick (konditionsklass > 90 %), står för 10 % av den totala egendomens yta. Eftersom den totala andelen byggnader vars konditionsklass är lägre än 60 % uppgår till ungefär en fjärdedel av den totala egendomen (ca m 2 ), är Lovisa stads reparationsskuld och akuta investeringsbehov större i genomsnitt än i övriga kommuner. 29

30 4.2.2 Kapitalhyra Kapitalhyran för byggnaderna framställdes utgående från de värderingsgrunder som definierats ovan, och hyreskalkylen på byggnadsnivå ser ut enligt följande: 1) avkastningskrav = tekniskt värde x 6,00 % 2) arrende = byggnadens yta (bostads-m 2 ) x 0,30 /m 2 /mån. x 12 mån. 9 3) kapitalhyra = avkastningskrav + arrende. Avkastningskravet i kapitalhyran uträknas således utgående från det tekniska värdet. Ju bättre eller nyare en byggnad är, desto större är kapitalhyran. Det tekniska värdet tillämpas i allmänhet som gängse värde för icke-likvida byggnader, det vill säga byggnader som inte är realiserbara, då byggnadsanvändningen antas fortgå likadan på långsikt. För värderingsgrunden i fråga tillämpas ett avkastningskrav på 6 %. Arrendet uträknas med ett pris på 0,20 /m 2 /mån. och relaterar till byggnadernas bostadsareor. De genomsnittliga hyrorna per kvadratmeter varierar således enligt byggnadernas tekniska värde och återanskaffningsvärde. Tabell 3: Kapitalhyror 2018 för byggnader i direkt ägo (avkastningskrav 6,00 % och arrende 0,30 /m 2 /mån.) Kapitalhyra Antal 185 m Avkastningskrav. 6 % TeknV ,80 Arrende ,30 Kapitalhyra ,10 Hyran för sammanlagt 185 byggnader fastställdes, och ytan för dessa uppgick sammanlagt till cirka m 2. De byggnadsspecifika 9 I den servicebeskrivning för byggnader som hyrs ut som uppgjorts för Maakuntien Tilakeskus Oy är Finland indelat i fem geografiska områden, för vilka egna områdespriser för arrende ( /bostadsarea/mån.) har fastställts. Områdena är: 1. Helsingfors 1,00 /m 2 /mån. 2. Övriga städer i huvudstadsregionen med fler än invånare 0,80 /m 2 /mån. 3. Övriga stora städer (inv. > ) och huvudstadsregionen ( inv.) 0,50 /m 2 /mån 4. Övriga städer ( inv.) 5. Övriga Finland invånarantal < as 0,20 /m 2 /mån. De slutliga parametrarna för fastställande av hyrorna bestäms under hösten 2018, och slås fast i en separat förordning från Statsrådet. 30

31 kapitalhyrorna för 2018 uppgår sammanlagt till cirka 8,82 miljoner euro och den genomsnittliga kapitalhyran per kvadratmeter till 8,10 /m 2 /månad. Den genomsnittliga kapitalhyran per kvadratmeter består av ett avkastningskrav på 7,80 euro och ett arrende på 0,30 euro. Kapitalhyror har uträknats för alla byggnader och inkluderar också de investeringar som genomförs detta år. De slutliga kapitalhyrorna som debiteras interna användare fås då byggnaderna har fördelats på användarna, varefter det blir klart hur många kvadratmeter är i Lovisa stads eget bruk Hyra för underhåll Utöver kapitalhyran för byggnaderna bestämdes också en hyra för underhåll. Dessa hyror baserar sig på utfallet av underhållskostnaderna för byggnaderna Hur hyrorna fastställdes beskrivs nedan. 1) Den genomsnittliga hyresandelen för underhåll fastställdes Trellum har i sina hyresprojekt använt sig av en underhållsandel för byggnader och områden på 0,5 % 1,5 % av återanskaffningsvärdet, beroende på den underhållsnivå som är i bruk i kommunen. Nu är motsvarande procentandel för Lovisa stad 0,89 %, vilket betyder att den nuvarande underhållsnivån uppgår till medelnivån bland kommunerna. Ett jämnare belopp för underhåll fås genom att utgå från återanskaffningsvärdet, då utfallet av underhållsutgifterna under året inte inverkar på hyresandelen för underhåll. Som måttstock för underhållet av hela egendomen tillämpades årsnivån för underhåll på 1,3 miljoner euro, vilket ger en underhållsfaktor på 0,89 %, då man gör uträkningen på basis av byggnadernas återanskaffningsvärde. 2) Hyresandelen för fastighetsskötsel, driftskostnader och användartjänster fastställdes För fastställandet av underhållskostnaderna användes uppgifter för realiserade underhållskostnader Sammanlagt var kontona åtta stycken, och inkluderade även avskrivningar 10. Hyran för underhåll varierar byggnad för byggnad beroende på hur mycket pengar som gick åt till underhållutgifter Genom denna hyra möjliggörs fastighetsskötseln och tjänsterna för energi, vatten och avloppsvatten 10 Avskrivningarna har inte här beaktats som en del av hyran för underhåll, och de nuvarande avskrivningarna ersätts med den nya kapitalhyran som uträknats. 31

32 under debiteringsåret för hyran. Städtjänster ingår inte i den hyra för underhåll som fastställts här. I tabellen nedan presenteras ett sammandrag av realiserade kostnader för underhåll Tabell 4: Utfallet av byggnadsspecifika kostnader för underhåll Per byggnad Underhållskostn antal m 2 /år /m 2 /mån. Underhåll ,78 Gemensamma uppg ,25 Avfallshantering ,10 Utomhusområden ,05 Värme ,18 El ,92 Vatten ,21 Kostnader sammanlagt ,23 Kostnaderna för underhåll för de i direkt ägo varande byggnader utgående från vilka hyrorna nu fastställts uppgick 2016 till cirka 4,42 miljoner euro. Kostnaderna i fråga ligger således på prisnivån för 2016, medan de bör fastställas för prisnivån som gäller 2018, så att den hyra som debiteras 2018 är köpkraftig för att finansiera underhållsutgifterna för året i fråga. Av tabellen ovan framgår också hur för hur många byggnader och för hur stor yta olika kostnader hade inskrivits. Hyran för underhåll fastställs därigenom för byggnader som är i kommunens direkta ägo och i användning Nedan beskrivs de faktorer som använts vid framställningen av hyran för underhåll. Tabell 5: Hyresfaktorer för hyran för underhåll och hur de kalkyleras eller justeras Underhåll Ändring i kostnadsindex för fastighetsunderhåll för 2 år = 2,01 % Underhållet har jämnats ut för byggnaderna (0,89 % x ÅAV) Den senaste ändringen i kostnadsindex för fastighetsunderhåll för fastigheterna 12 var 2,01 %, och med hjälp av denna får man 2016 års kostnader för underhåll köpkraftiga för prisnivån Underhållet jämnades ut byggnad för byggnad utgående från byggnadernas återanskaffningsvärde med hjälp av en justerande hyresfaktor för underhåll på 0,89 %. Nedan presenteras ett sammandrag av de byggnadsspecifikt fastställda hyrorna för underhåll. 11 De byggnadsspecifika underhållskostnaderna beskrivs noggrannare i bilagan. 12 KYKI Q poängtal 119,6, Q poängtal 122,0 förändring 2,01 % 32

33 Tabell 6: Byggnadsspecifika hyror för drift och underhåll Hyra för underhåll 2018 Kostnadspost antal m 2 /år /m 2 /mån. Underhålll ,83 Gemensamma uppg ,70 Avfallshantering ,11 Utomhusområden ,06 Värme ,19 El ,93 Vatten ,21 Hyra för underhåll tot ,32 Den byggnadsspecifika hyran för underhåll som framställts för 2018 är 4,70 miljoner euro, i genomsnitt 6,32 /m 2 /mån. Hyran för underhåll fastställdes för 66 byggnader, vars sammanlagda yta var ca m 2. Efter detta räknades kapitalhyran och hyran för underhåll samman för varje byggnad, och byggnaderna uppdelades enligt användare, för att man skulle kunna beräkna lokalkostnaderna för 2018 för de verksamhetslokaler som staden använder. Hyran för underhåll har kalkylerats utgående från de realiserade kostnaderna för byggnaderna enligt bokslutet 2016, och dessa inbegriper alla tjänster som Lokalservicen i Tekniska centralen finansierade och producerade Intern hyra och kostnader för verksamhetslokalerna Den interna hyran består sålunda av kapitalhyra och hyra för underhåll. I följande tabeller finns sammandrag av de byggnadsspecifika interna hyrorna för Tabell 7: Intern bruttohyra 2018 Bruttohyra antal m 2 /år /m 2 /mån % Kapitalhyra ,10 65 % Underhållshyra ,32 35 % Bruttohyra , % Den byggnadsspecifika interna hyran uppgår sammanlagt till 13,52 miljoner euro och den genomsnittliga hyran per kvadratmeter till 12,41 euro. Bruttohyran fördelar sig så att kapitalhyrans andel utgör 65 % och hyran för underhåll står för 35 %. Efter att hyrorna bestämts på byggnadsnivå fördelades hyrorna på användarna enligt beskrivningen nedan. 13 De byggnadsspecifika hyrorna underhåll beskrivs närmare i bilagan till denna rapport. 33

34 Lokalerna/byggnaderna fördelades på olika användare enligt nuvarande användarfördelning 14. I objekt med flera användare togs gemensamma lokaler i beaktande som en del av den hyra som användarna betalar i relation till ytan som används. För de objekt där kostnadsstället genom värderingen innehöll flera byggnader, räknades hyrorna först ihop, varefter de fördelades enligt användare på noggrannare kostnadsställen. Utgående från ovan nämnda födelningar uppdelades således byggnaderna enligt användare. I tabellen nedan presenteras de användarspecifika interna hyrorna för 2018 för olika serviceområden, för de byggnader som är i Lovisa stads direkta ägo. Tabell 8: Lovisa stads interna hyror enligt användare 2018 Kapitalhyra och hyra för underhåll Bruttohyra Hyra enligt användare 2018 m 3 Kap.hyra /år /m 2 /mån. Und.hyra /år /m 2 /mån Bruttoh. /år /m 2 /mån. Bildningen , , ,88 Grundtryggheten* , , ,85 Tekniska centralen** , , ,50 Allmän förvaltning*** , , ,59 Intern hyra sammanlagt , , ,93 * I hyrespriserna och ytorna har beaktats kommande ändringar i lokalerna. Detta innebär att det finns en dell överlappningar i dem och att de genomsnittliga kvadratmeterspriserna inte ger en riktig bild av medelhyresnivåerna. ** För en del av de byggnader som är i Tekniska centralens bruk (bl.a. depån) saknades kostnaderna för underhåll för 2016, varför hyran för underhåll per kvadratmeter är klart förmånligare än för andra användare. *** Rådhuset har i sin helhet fördelats på allmänna förvaltningen. Enligt den kalkyl som nu utförts uppgår Lovisa stads interna hyror eller kostnader för verksamhetslokalerna 2018 till sammanlagt 11,5 miljoner euro och den genomsnittliga hyran per kvadratmeter till 13,93 euro per månad. De användarspecifika bruttohyrorna per kvadratmeter varierar mellan 5,5 och 16,9 euro, beroende på byggnadernas egenskaper, utrustningsnivå och underhållsutgifter. Den interna hyran består av kapitalhyror på 7,2 miljoner euro och hyror för underhåll på 4,3 miljoner euro. De genomsnittliga hyrorna per kvadratmeter för Tekniska centralen är klart förmånliga än för övriga sektorer, vilket beror på att byggnaderna har klart mer anspråkslös utrustningsnivå (låg kapitalhyresnivå) och på att den största delen av kostnaderna för underhåll Tekniska centralens byggnader inte var tillgängliga vid hyresbestämningen. 14 Utgångsuppgifterna som Lovisa stad lämnade för detta projekt bestod av uppgifter om hur byggnaderna (yta) fördelades mellan olika användare kostnadsställsvis. 34

35 4.3 VERKSAMHETSSÄTTET VAD GÄLLER INTERN HYRA Det nu definierade systemet för interna hyror ger framför allt ett koncernledningsinstrument för förvaltningen av lokaler och egendom. Hyran som nu bestämts utgör inkomst för Lokalservicen, det vill säga Lokalservicen tar ut intern hyra av övriga lokalanvändare och inför kapitalhyran som intäkt i kommunens budget. De faktiska interna hyrorna utgör i sin tur driftskostnader för enheter som använder lokalerna. Då är hyrorna faktiska utgifter för den lokalresurs som använts, på samma sätt som lönerna är kostnader för användande av arbetskraft. Nedanstående tabell visar delade i kapitalhyra hyreskostnaderna som sammanfattades i föregående granskning, det vill säga underhållshyra inklusive underhåll. Tabell 11: Sammandrag över kalkyleringen av intern hyra Kapitalhyra m 2 /år /m 2 /mån. % Kapitalhyra ,70 62 % Underhållshyra ,23 38 % Bruttohyra , % Verksamhetssättet vad gäller interna hyror inom hela den kommunala miljön kan gestaltas med hjälp av illustrationen nedan. Bild 6: Den interna hyran i Lovisa stad Parterna i hyressystemet är alltså enheten Lokalservice inom tekniska centralen, som tar ut de interna hyrorna, stadens högsta ledning och stadens de enheter som producerar egentlig kärnverksamhet och som betalar hyror. Lokalkostnaderna för byggnaderna som ägs direkt av staden uppgår alltså till dryga 11,5 miljoner euro. Lokalservicen inom tekniska 35