Ta kontrollen över inkommande paket.

Transkript

1 Frakt och post Hantering och spårning Ta kontrollen över inkommande paket. Spåra, övervaka och leverera med trygghet.

2 Inga fler paket som kommer bort eller hamnar fel. Information är allt. Det vet alla speditörer. De läser av streckkoder, skannar och spårar alla försändelser i varje steg, skickar e-post och uppdateringar för att hålla mottagarna informerade. Det vill säga tills de når ditt postrum. Vad händer sedan? Att ett paket identifieras som "mottaget" hos dig är bara halva jobbet. Att få det till slutdestinationen och rätt mottagare i tid är det ultimata målet och för detta räcker pappersloggar och manuella processer helt enkelt inte till. Men nu kan du automatisera alla steg. Få tillgång till den information du behöver för att bibehålla kontrollen. Visa status i realtid. Hantera arbetsflödet. Rapportera var försändelsen befinner sig i leveranskedjan. Och slipp paket som kommer bort eller hamnar fel. Börja spåra inkommande paket. Ta vid där speditörerna lämnar av: Uppge rätt status Säkerställ ansvarskedjan Få bättre resultat som gör fler nöjda Undvik tidsödande sökningar Bidrar till att minska antalet objekt som hamnar fel. 2

3 Höga I organisationer som tar emot över 100 paket om dagen når många försändelser inte mottagarna i tid. förväntningar. De stora speditörerna är bra på att spåra status och därför vet slutmottagarna ofta när ett paket har nått din anläggning. När det inte levereras i tid stiger frustrationen. En ny studie har visat att 2,5 procent av inkommande paket kommer bort eller försenas varje dag och siffran stiger till 3 procent i organisationer med flera anläggningar. Detta skapar oro, hotar deadlines och riskerar anseendet gentemot kunden. Om du loggar och spårar objekt manuellt ökar du risken för att föremål kommer bort, blir stulna eller hamnar fel. Utöver extrakostnaden för telefonsamtal och manuella sökningar är kostnaden hög för att ersätta borttappade objekt. Exempelvis på sjukhus kan situationen vara kritisk. Cirka 15 % av all röntgenfilm försvinner eller hamnar fel varje år. Med korta diagnostider måste filmerna tas om, vilket ökar tidsåtgången och kostnaderna för alla. Effekten av borttappade paket " Sjukhuspersonalen förväntade sig att jag skulle spåra interna paketleveranser precis som FedEx". Ansvarig, materialhantering, stort barnsjukhus 100 paket paket paket paket Ju fler paket du tar emot varje dag, desto fler borttappade, felplacerade eller stulna paket kommer du att råka ut för varje år 3

4 Det är dags att Automatisera den inkommande spårningen och slipp problem och överraskningar. ta kontrollen. Organisationer förväntar sig leverans av intern post i tid. 25 % Inom 2 timmar 52 % Inom 4 timmar Med dagens verktyg och teknik kan du enkelt säkerställa att alla paket når sin slutdestination. Logga, spåra och hantera inkommande paket i varje steg och få information om statusen i realtid. Inkommande paketspårning tar vid där speditörerna lämnar av: Skicka e-post och sms vid paketleverans Automatisera mottagningsområdet Undersök ärenden med paket som saknas Skapa dagliga interna leveransloggar och manifest Få varningar om paket för snabbleverans Ändra rutten för paket och tilldela alternativa mottagare. Oavsett om du har en stor anläggning, flera anläggningar eller flera byggnader på en plats gör dagens teknik det lätt att göra alla nöjda. Exceptionell flexibilitet och precision Teknik som drivs med databassäkerhet Avancerad rapportering för ökat ansvarstagande Sofistikerade aviseringar med statusuppdateringar med självbetjäning 4

5 Redogör för Fundera på hur spårning av inkommande paket kan vara till fördel för din organisation. varje försändelse, varje gång. Öka produktiviteten: Slipp fel på grund av dålig handstil Minska tiden som går åt till att svara på statusförfrågningar Automatisera kommunikationen Spåra både postsäckar och det enskilda innehållet i varje enhet. Ge rätt information: Sök efter exakt paketstatus Visa upp utveckling gentemot servicenivåavtalen Utarbeta budgetar med precision Genomför korrekta årliga resultatgranskningar. Bibehåll integritet och säkerhet: Säkerställ leveransbevis Dokumentera ansvarskedjan Fotografera misstänka objekt och bekräfta dem med adressaten före leverans Fatta mer välgrundade beslut om leveransstatus. Underlätta skadeanspråk: Fotografera ett skadat föremål Dela visuella bevis med avsändaren/ speditören via e-post Förkorta hanteringstiden för skadeanspråk. Öka Effektivitet Produktivitet Behandlingstid Nöjdhet. Minska Statusförfrågningar Tidssökningar Arbetskostnader Felkvoter. Förbättra Ansvarsgraden Postsäkerheten Efterlevnaden av regler Ansvarskedjan. 5

6 Automatisera paketstatusen i varje steg. Från tiden då ett paket ankommer tills dess det levereras hjälper inkommande paketspårning dig att få jobbet gjort snabbt och med minimalt antal fel. En enkel process bidrar till att säkerställa att ditt företag levererar post på effektivaste sätt. 01. Incheckning Den externa speditören levererar paketet till ditt postdistributionscenter Skanna föremål direkt till systemet för bevis på datum och tid då varje föremål levererades Ta bilder av föremål för framtida referens 02. Dokumentation För över utestående leveranser till handhållna portabla registreringsenheter Skapa leveransdokument i pappersform eller elektronisk form automatiskt 03. Leverans Definiera leveransrutter baserat på etablerade ruttregler Beteckna leveranser automatiskt via poststopp eller avdelning Registrera statusen för en leverans till definierade poststopp eller slutanvändare: Slutförd Leveransförsök Avvisad Hämtad i postrum Skicka e-post och informera en mottagare om att försändelsen är på väg De omfattande gransknings- och rapporteringsfunktionerna ger dig direkt tillgång till värdefull information. Överför data automatiskt från handhållna registreringsenheter till bassystemet Förfrågningar om fältstatus via webben Visa kostnadssänkningar och förbättrad leveransnoggrannhet Skapa rapporter för att uppfylla krav på servicenivåavtal Mottagnings- och leveransloggar Detaljerade skaderapporter Analys av ruttaktivitet Produktivitetsrapporter 6

7 Förbättra resultatet på så många sätt. Bransch Utmaning Fördelar " I en tidskänslig bransch som vår där kommunikationen måste ske snabbt, är ett system som detta extremt värdefullt och betyder i slutänden att vi kan ge våra kunder bättre service". Anläggningsansvarig, AIG Försäkring Finansiella tjänster Sjukvård Måste följa tuffa lagkrav. Organisationerna verkar ofta decentraliserat och spritt, vissa anläggningar tar emot över brev, snabbförsändelser och paket varje dag. Ökat tryck från lagkrav, inklusive Sarbanes Oxley och Dodd-Frank. Ett borttappat dokument kan medföra stopp i verksamheten, minskad produktivitet, missnöjda kunder och, eventuellt, konsekvenser från myndigheternas sida. Hantera komplexa system med litet eller inget utrymme för fel. Är ofta igång 24/7 med personal kontinuerligt i rörelse. Om medicinsk utrustning, akuta rapporter eller viktig post kommer bort kan livshotande situationer uppstå. Stöd efterlevnadsprocessen Sänk kostnaderna Öka produktiviteten Snabb behandling Färre fel Skapa ett kontinuerligt granskningsspår och stöd processen för regelefterlevnad Bekräfta att posten når rätt mottagare Få realtidsinsikt om paketstatus Öka kontrollen Minska risker, förluster och kostnader Upprätthåll sekretess och konfidentialitet Dokumentera ansvarskedjan 7

8 Bransch Utmaning Fördelar " Vi slipper numera paket som kommer bort, saknas, blir stulna eller inte kan levereras. Det gör att vi sparar stora summor som vi tidigare var tvungna att lägga på materialhanteringsbudgeten". Juridik Högre utbildning Att hålla tider och leverera rätt material är avgörande. Affidaviter, depositioner och domstolsdokument måste levereras i tid. Viktiga pappersdokument måste nå rätt person. Ansvarskedjan måste dokumenteras. Kommunikation som försvinner, kommer fel eller försenas kan leda till dyra förseningar i domstolen, missnöjda klienter och sänkt produktivitet. Pressen är hög för hantering av kostnader samtidigt som organisationen måste tillhandahålla den höga kvalitet som krävs för att kunna konkurrera om elever och fakultet. Hantera återkommande schemaändringar, varierande elevmängd och fakultetsscheman som förändras. Studielitteratur, privata paket till eleverna och webbhandel ökar trycket på personalen i postrummet. Dokumentera och bibehåll ansvarskedjan Öka hastigheten Bekräfta rätt mottagare Få realtidsinsikt om paketstatus Besvara förfrågningar snabbt Snabba leveranser Förbättra resultaten så att fakultet, personal och elever blir nöjdare Kommunicera automatiskt med mottagarna Brian Fischer, materialansvarig, Providence Yakima Medical Center Företagsanläggning När personalen är utspridd i flera byggnader ökar behovet av automatisk spårning. Många organisationer får fler än postförsändelser om dagen, vissa hanterar över objekt. Snabb behandling Färre fel Smidig leverans Effektiv verksamhet Uppfylla servicenivåavtal Få bättre resultat som gör klienterna mer nöjda Handel Tidskänsliga produktprover, leveranser till återförsäljare och kampanjmaterial ankommer varje dag. Prover som kommer bort eller blir försenade kan orsaka stopp i en säljdisplay eller fotografering, vilket försenar produktlanseringar och leder till oplanerade utgifter och utebliven intäkt. Återförsäljare måste hålla leverantörerna ansvariga för leveranser i tid och korrekta debiteringar Få realtidsinsikt om paketstatus Ge snabba, korrekta svar på förfrågningar Förkorta tiden som personalen ägnar åt att leta efter sådant som kommit bort Lös leveransfel, säkerställ att rätt objekt tas emot, i tid, och att de faktureras korrekt 8

9 Slipp paniken med paket som kommit bort. Säg hej till SendSuite TM -spårning. Pitney Bowes erbjuder en heltäckande lösning som ger dig direkt kontroll över spårningen av dina inkommande paket. Du får en helhetsöversikt över: Det du har tagit emot Vilken tid det togs emot Avsändarens och den avsedda mottagarens identitet Aktuell status inom din fysiska anläggning Exakt leveranstid till den avsedda mottagaren. SendSuite-spårning definierar nya standarder för precision och noggrannhet så att du kan hantera inkommande post på ett tryggt sätt. En del av vårt löfte är att hjälpa kunder som dig att uppfylla kraven i dagens komplexa affärsvärld. 9

10 Sverige Pitney Bowes Svenska AB Hammarbacken 12 Box 408 SE Sollentuna T: F: För mer information, ring eller besök oss online på pitneybowes.com/se Pitney Bowes och företagslogotypen är varumärken som tillhör Pitney Bowes Inc. eller ett dotterbolag. Alla andra varumärken tillhör sina respektive ägare Pitney Bowes Inc. Med ensamrätt. 15DCS04308_SE