10 tecken på att din kedja behöver ett franchiseintranät

Transkript

1 10 tecken på att din kedja behöver ett franchiseintranät Hur säkerställer du att er kritiska know-how når rätt delar av organisationen, att era handböcker blir lästa och att ert marknadsmaterial ser likadant ut på alla enheter? Ett intranät som är specialutvecklat för franchise- och kedjeverksamhet kan underlätta den dagliga driften för både dig och dina franchisetagare här listar vi 10 tecken på att din kedja behöver ett franchiseintranät! 1. Ingen hittar dokumenten de letar efter Oavsett storlek så har din kedja sannolikt en stor mängd dokument och om dessa inte hanteras på rätt sätt kan det orsaka en hel del frustration, både centralt och lokalt. Vi har alla varit där, du klickar runt på den gemensamma filservern utan att veta var du ska leta, vad filen heter, vilken version som är aktuell och ibland till och med undrandes om filen du söker ens existerar. Ett molnbaserat intranät är den perfekta lösningen för din kedja, eftersom det ger hela organisationen snabbåtkomlig information genom att agera som den centrala samlingsplatsen för all hantering av dokument, filer, blanketter etc. Tillsammans med en integrerad sökfunktion och rollbaserad åtkomst kan alla snabbt söka efter och finna informationen de behöver från sin dator, mobil eller läsplatta, dygnet runt. 2. Ni drunknar i e-post E-post är lite som egyptiska gräshoppor - för många, för ofta och ingen vill egentligen ha dem. De flyger runt överallt och ofta landar de hos en mottagare som egentligen inte har med saken att göra. Exakt samma sak är det med e-post, folk läser fel konversation, viktig information försvinner i mängden och uppgifter som behöver utföras faller mellan stolarna. Att ens försöka hitta ett e-postmeddelande som kom för 4 veckor sedan kan vara en riktig mardröm. Att ge din organisation en intranätsplattform där allt är tillgängligt, utifrån den enskilde medarbetarens roll och funktion, minskar radikalt mängden irrelevant information. För dina medarbetare blir det tydligt vad som berör dem och vad de förväntas göra. Att dessutom kunna spåra och få statistik på vem som läst vad, och framför allt vem som INTE läst viktiga uppdateringar, är ovärderligt. Ett rollbaserat franchiseintranät tillåter dig att göra just det!

2 3. Du är osäker om era handböcker är uppdaterade och om någon läser dem Handböcker och manualer utgör en absolut bärande del i varje franchisekoncept, och är en integrerad del av ert franchiseavtal och dessutom legala dokument. Som franchisegivare är du skyldig att dokumentera din know-how, löpande uppdatera den och kontinuerligt hålla den tillgänglig för dina franchisetagare. Så handen på hjärtat - hur står det egentligen till med den saken? Med ett franchiseintranät som Chainformations CCM TM får du en molnbaserad plattform där handboken blir användbar på riktigt. Uppdatera din know-how online i realtid och dela utvalda sidor i handboken med olika roller och funktioner, från VD till säsongsanställd, genom rollbaserad åtkomst. Säkerställ sedan med hjälp av CCM TM :s spårningsfunktion vem som läst vad och om någon har missat viktiga uppdateringar. 4. Information baserad på hörsägen och rykten sprids i kedjan Hörsägen kan vara skadligt för flera delar av din verksamhet och kan riskera påverka arbetsmoralen och produktiviteten hos dina anställda. Vi är inte naiva nog att påstå att ditt intranät kommer att sätta stopp för allt skvaller och oönskad informationsspridning, men det ger din kedja möjlighet att styra och tydliggöra viktig kommunikation på ett relevant och effektivt sätt. När alla dina medarbetare delar samma korrekta, relevanta och uppdaterade information, så ökar trovärdigheten hos den gemensamma informationskällan. Genom att beväpna dina medarbetare med sanningen och göra dem medvetna om vad som händer i kedjan, så kan du bättre säkra att interna diskussioner hålls på rätt nivåer. 5. Du hittar aldrig det där telefonnumret när du behöver det Att hitta kontaktuppgifter till kollegor och andra enheter i kedjan är ibland ingen enkel uppgift, speciellt inte när du har en kund i andra änden av telefonen eller väntandes på andra sidan disken. Ditt intranäts adressbok är ett bra verktyg för att hålla reda på kollegornas och enheternas information så som telefonnummer, e-postadresser, öppettider och mycket mer. Att aldrig mer behöva söka i din e-post eller fråga en kollega efter Excel-filen med era uppdaterade kontaktuppgifter, är en vinst i sig. Istället kan du direkt från intranätets adressbok finna och exportera ut en komplett och uppdaterad kontaktlista för att t ex skicka till en leverantör. Om du inte är helt säker på vem du letar efter, kan du dessutom söka efter lämpliga kontaktpersoner med hjälp av nyckelord eller sökning via roll i kedjan.

3 6. Bristande samsyn på era affärsmål Du håller nog med när jag säger att en gemensam förståelse för er verksamhets mål och visioner är en absolut framgångsfaktor. I en kedja med fristående franchisetagare får du dock inte glömma att räkna med de lokala verksamheterna i ekvationen. Alla anställda på de lokala enheterna måste veta och förstå vart ni är på väg, hur ni arbetar för att nå dit samt hur deras roll bidrar till hela kedjans framgång. Om de vill sätta sig in i era affärsmål, vet de var de hittar informationen? I franchiseintranätet CCM TM kan du genom rollbaserad åtkomst sprida både kedjegemensamma mål och lokala affärsmål med tillhörande anpassade budgetar. Du kan dessutom publicera interna frågeformulär med några enkla nyckelpunkter för att säkerställa att alla i kedjan har koll. 7. Supportkontoret hanterar samma rutinfrågor om, och om igen Hur mycket av resurserna på ditt supportkontor går åt till att svara på samma typ av frågor? Sitter ni och uppfinner hjulet varje vecka? Hur många gånger ringer de från kedjan och frågar: Kan du bara maila mig det? eller Hur var det nu med leveransförseningen på xxx? Om information inte är snabbtillgänglig kommer en kedja av händelser, som kostar tid, resurser och tar fokus från det ni egentligen ska ägna er åt, att sättas igång. Dessutom riskerar franchisetagarna uppleva huvudkontorets service gentemot dem som lågkvalitativ, då de bara kan nå er under dagtid när de har fullt med att driva sina enheter. Tänk vilken skillnad det skulle göra för er, organisatoriskt och ekonomiskt, om belastningen på ert supportkontor minskade med 30%? Att använda ett molnbaserat franchiseintranät som navet för alla era rutinfrågor möjliggör just detta. Plattformen är tillgänglig dygnet runt, från din dator, mobil och läsplatta, och i butiken, hemma eller på bussen. Dina medarbetare kan hitta svar på sina frågor på egen hand, och med hjälp av tillgängliga interna FAQ:s kanske även finna svar på frågor de ännu inte tänkt på. Att ha all information på en central plats innebär att dina medarbetare snabbt lär sig var de ska gå för att komma åt informationen de behöver. De blir självförsörjande, vilket är en fördel för alla. 8. Dina medarbetare använder Facebook som plattform för att dela sina idéer I dagens samhälle, med alla sociala kanaler, har människor vant sig vid att kunna göra sig hörda och dela information med andra. Detta behov minskas inte på arbetsplatsen, men i en affärsmiljö önskar vi mer ordning och reda. Mer kontroll över var saker tar vägen, och vem som är med och diskuterar. Hur många lokala Facebook-grupper finns det i din kedja? Även om de bara används för att kolla vem som kan arbeta i helgen så medför det risker då det är en kanal ni inte kan kontrollera.

4 9. Era kunder får inte samma upplevelse Ett molnbaserat intranät specialutvecklat för kedjor ger båda parter en lösning de kan känna sig nöjda med. Franchisetagare och medarbetare kan ges tillgång till forum och chattkanaler för lokala och centrala diskussioner, samtidigt som supportkontoret kan säkra att informationen stannar i ett system som bara behöriga ges tillgång till. Ni arbetar hårt med att bygga ert varumärke, och lägger mycket resurser på marknadsföring och kommunikation. Hur kommer det då sig att det inte alltid fungerar som det ska när kunden kommer till butiken? Butiker kan ha missat vad kampanjen handlar om, erbjuda olika rutiner och policys vid byten och reklamationer, skylta lite mer kreativt på vissa ställen saker som sammantaget urvattnar kedjans samhörighet och konsekvens, vilket i slutändan negativt påverkar kundens totala upplevelse. En trolig orsak kan vara att ni helt enkelt saknar fungerande kanaler och rutiner för att säkra att alla medarbetare ute i butikerna delar samma information. Dina kollegor är ambitiösa och vill göra ett bra jobb, men i brist på rätt underlag och riktlinjer kanske de löser uppgifterna på sitt sätt, istället för på kedjans sätt. Här spelar intranätet en viktig roll; det handlar om att göra all verksamhetsrelaterad information lättillgänglig för de som behöver den, när de behöver den. När butiken loggar in i intranätet på måndag morgon, får de direkt upp den kommande kampanjen med kopplingar till rutiner i handboken, aktuella prislistor och leverantörsavtal. Marknadschefen å sin sida får snabb statistik på vilka butikschefer som har tagit del av informationen, respektive vilka som inte gjort det. 10. Information som ni delar med kedjan ser olika ut Om din kedja är av större karaktär och ert huvudkontor består av olika avdelningar, så finns det troligtvis flera personer med delningsansvar inom olika informationsområden. Återigen, e-post är en katastrof! Allt för många skickar information till mottagare som redan tröttnat eller som av rutin bara skummar igenom inkorgen och därmed missar det som verkligen är relevant. Med ett rollbaserat intranät kan du skapa regler och strukturer som gör att de olika avdelningarna på ert huvudkontor ges ansvar för att publicera information enbart inom sina respektive ansvarsområden och enbart till de roller som informationen är relevant för. Du kan se till att ni håller en gemensam profil ut mot kedjan med hjälp av ett begränsat antal sidmallar som dina medarbetare får lov att basera sina dokument på, färdigdesignade med kedjekorrekt design.

5 Genom den intelligenta rollstyrningen kan även externa aktörer så som avtalsleverantörer ges rättighet att dela exempelvis produktinformation och prislistor med enheterna i din kedja. Du kan självklart kontrollera att de endast kan arbeta i de strukturer och med de rättigheter som du tilldelat dem. Övrig intern information eller information från andra leverantörer är helt osynlig för dem. Mer information Chainformation Management Systems AB sales@chainformation.com SE +46 (0) UK +44 (0)