Express Import system

Transkript

1 Express Import system Guide för avsändare

2 TNT s Express Import system Ett enkelt onlineverktyg som gör det lättare för avsändare och mottagare att organisera importförsändelser. TNTs Express Import System är ett enkelt sätt för TNTs kunder att efterfråga och betala för upphämtning av gods från 168 länder. Du - som avsändaren av godset - bjuds in att ta del av importförsändelseprocessen via inbjudan per e-post. Genom att klicka på länken i e-postmeddelandet, får du omedelbart tillgång till Express Import System där du kan ange storlek och vikt för det efterfrågade godset. Systemet skickar sedan ett e-postmeddelande med all försändelsedokumentation och instruktioner om hur du förbereder försändelsen. Det bokar till och med en TNT-chaufför som ska hämta upp godset. TNTs Express Import System gör det lätt för dig att tillgodose dina kunders order enkelt och effektivt. Så här fungerar Express Import System: Mottagaren begär en offert (valfritt) Mottagaren godkänner offerten Mottagaren lägger in en förfrågan Inbjudan e-postas till avsändaren Avsändaren anger försändelseuppgifter Avsändaren mottar leveransdokument Försändelsen levereras till mottagaren

3 1. Mottagaren lägger in förfrågan Den som vill arrangera och betala för att en leverans ska hämtas upp från ditt företag och skickas till sitt, lägger in en förfrågan. De anger information om godset de vill motta, och även ditt namn och e-postadress i Express Import System.

4 2. Mottagare ber om offert Eftersom Express Import finns tillgängligt för flera av TNTs tjänster - från tidsbestämda till Economy Express - har mottagaren kontroll över både leveranshastighet och kostnad. Därför finns det möjlighet att få en offert med alla priser innan godset levereras. När mottagaren vill ha en offert, får de ett e-postmeddelande som visar priset för varje tillgänglig tjänst baserat på storlek och vikt på godset (som du har angett). När de väl har valt den tjänst de vill ha, skickar systemet dig all försändelsedokumentation och instruktioner som behövs för att förbereda leveransen. Om mottagaren inte vill ha en offert, väljer de istället den tjänst de vill ha när de skickar in sin förfrågan. Då skickar systemet dokumentationen till dig direkt när du har angett försändelsedetaljerna. (Om storlek eller vikt på det efterfrågade godset inte täcks in av den tjänst som mottagaren har valt, kommer de att få ett e-postmeddelande som visar vilka alternativ som finns tillgängliga och de ombeds att välja en annan tjänst.)

5 3. Invitation ges till avsändare x10 item När mottagaren lägger in en förfrågan, skickar Express Import System automatiskt ett e-postmeddelande med en länk till systemet där du kan ange leveransinformationen. Du behöver varken lösenord, PIN-kod eller kundnummer. Även om du har ett TNTkonto, är tillgång till Express Import System endast möjligt via e-postmeddelandet med inbjudan. Even if you have a TNT account, access to the Express Import system is possible only through the invitation . Mottagare Avsändare

6 4. Avsändare anger försändelseinformation x10 När du klickar på länken visas information om när det efterfrågade godset ska hämtas upp. Ange bara storlek och vikt på godset för att acceptera inbjudan. Du kan även avböja inbjudan i systemet. Du kan exempelvis välja att avböja om det efterfrågade godset inte finns på lager. När du avböjer en inbjudan, meddelas mottagaren direkt via e-post och även orsaken till varför du avböjer. 5. Mottagaren godkänner offert x10 item Om mottagaren har begärt en offert, får de ett e-postmeddelande med en länk till offerten, som baseras på storleken och vikten som du har angett.

7 6. Avsändare får försändelsedokumentationen När bokningen är klar - vilket innebär att mottagaren har begärt den tjänst de vill ha oavsett om de har godkänt offerten eller inte - får du ett e-postmeddelande med instruktioner om hur du förbereder leveransen. E-postmeddelandet har följande bilagor: TNTs Allmänna villkor en fraktsedel (4 sidor) en handelsfaktura (om tillämpligt) Du ombeds att läsa bestämmelser och villkor, skriva ut fraktsedeln och fakturan (om tillämpligt) och bifoga dessa till försändelsen. Tänk på att du måste lämna försändelsen öppen så att TNTs chaufför kan inspektera godset.

8 7. Gods levereras till mottagare Shipment is transported. När dokumentationen är klar, läggs försändelsen automatiskt in i TNTs bokningssystem och bokas för upphämtning. En TNT-chaufför kommer och hämtar upp godset, och det levereras sedan till mottagaren. Så enkelt är det.

9 Frågor och svar Komma igång Vad innebär e-postmeddelandet Orderförfrågan som jag fick? E-postmeddelandet är din inbjudan till att vara med att arrangera en upphämtning av gods som någon (t.ex. din kund) vill motta. Genom att klicka på länken i e-postmeddelandet får du omedelbart tillgång till Express Import System där du kan ange leveransinformation och slutföra ordern, eller avböja inbjudan. Måste jag registrera mig för att använda Express Import System? Som avsändare behöver du inte registrera dig för att använda Express Import System. Om du vill använda systemet för att arrangera egna upphämtningar, behöver du bara registrera dig för mytnt på Hur loggar jag in i Express Import System? Klicka bara på länken i e-postmeddelandet med inbjudan. Även om du har ett TNT-kundnummer, eller använder mytnt, kan de inte användas för att arrangera utgående leveranser. Vilken information behöver jag för att behandla ordern? Allt du behöver är storlek och vikt på godset som ska levereras. För leveranser utanför EU, rekommenderar vi att du inkluderar fakturan för godset. Du kan även använda Express Import System för att skapa en faktura. I det här fallet måste du ange momsnummer, avsändarland och liknande uppgifter. Är min information säker? Ja. Express Import System är säkert. Som extra säkerhetsåtgärd systemet loggar ut efter 15 minuters inaktivitet för att förhindra obehörig användning. TNTs Allmänna villkor och friskrivningsklausul ger mer information om säkerhet online.

10 Hantera processen Vad gör jag om det efterfrågade antalet artiklar inte finns i lager? Om det finns en avvikelse mellan det som efterfrågas och det du har tillgängligt, kan du antingen avböja inbjudan eller e-posta mottagaren direkt. Som hjälp hittar du mottagarens e-postadress i orderinformationen. Jag väntar på en order, men har inte fått någon e-postinbjudan. Vad ska jag göra? Det tar ett par minuter för systemet att behandla en order. Om du anar att mottagaren har angett felaktig e-postadress kan du kontakta mottagaren direkt. Express Import System meddelar inte mottagaren automatiskt om felaktig e-postadress har angetts. Vad gör jag om jag vill avböja en inbjudan? Det går att avböja en inbjudan. Följ bara instruktionerna på sidan och ange skälet till varför du vill avböja. Mottagaren kommer att meddelas att du har avböjt förfrågan och skälet till varför. Vad händer om jag anger fel uppgifter i leveransuppgifterna? Om du upptäcker ett fel i leveransuppgifterna och du redan har skickat dem, kan du avbryta ordern och e-posta mottagaren direkt och be om en ny inbjudan. Hur avbryter jag en order? Om du redan har angett leveransinformationen, och behöver avbryta den (exempelvis på grund av ändrade omständigheter eller otillräckliga lagernivåer), klickar du på länken in din e-postinbjudan från mottagaren. Du kommer då till sidan Översikt i Express Import System. Klicka på knappen Avbryt och välj orsak till varför du avbryter ordern. Du har nu avbrutit ordern, och ett e-postmeddelande skickas till mottagaren som anger orsaken till varför ordern avbröts. Vad händer om jag klickar på en länk som har förfallit? Länken i e-postinbjudan förfaller efter 24 timmar efter det att du fick den i din inkorg. Om du klickar på länken och den tar dig till en sida i Express Import System som säger: Den här ordern är inte längre tillgänglig, bör du kontakta mottagaren direkt för att få en ny inbjudan.

11 Förbered försändelsen Var är mina försändelsedokument? Försändelsedokumentationen (som TNTs Allmänna villkor för leveranser, en fraktsedel, handelsfaktura, om tillämpligt) kommer att skickas till din e-postadress (samma e-postadress som inbjudan skickades till). Det här sker när du har klickat på Skicka eller efter att mottagaren har godkänt en offert. Du kommer att informeras om mottagaren har begärt en offert efter att du har skickat uppgifter om försändelsen. Du kan besöka den här sidan igen genom att klicka på länken i e-postmeddelandet med inbjudan. Hur förbereder jag dokument för förtullning? Som beskrivet ovan, kommer den grundläggande försändelsedokumentationen att skickas till dig via e-post när du klickar på knappen Skicka eller när mottagaren godkänner offerten. Vill du veta om du behöver ytterligare dokumentation kan du kontakta TNTs kundservice för mer information. Varför måste jag lämna försändelsen öppen? Att lämna försändelsen öppen för inspektion är en del av TNTs Unknown Shipper -policy. Eftersom du som avsändare inte är verifierad av TNT, måste godset inspekteras av säkerhetsskäl.

12 Spårning av gods och order Får mottagaren veta att godset har hämtats upp? Systemet meddelar inte automatiskt mottagaren när en försändelse hämtas upp, därför bör du kontakta mottagaren direkt och tala om att det är på väg. Försändelsen kan även spåras - både av mottagaren och av dig. Hämta fraktsedelnumret som visas på sidan Övervaka order i Express Import System, och ange det sedan i Spåra försändelse på Kan jag granska tidigare order? Ja. Klicka bara på länken i e-postmeddelandet med inbjudan och du kommer till orderuppgifterna. Behöver du mer hjälp? Du hittar kontaktinformation till TNTs kundservice på tnt.se, där du även kan ladda ner Express Import System-guiden Guide för mottagare.