ExpressShipper Quick Guide

Transkript

1 ExpressShipper snabbmanual för användare ExpressShipper Quick Guide

2 Skicka en försändelse 1. Börja med att klicka på Add consignment. Fyll i adress- och serviceuppgifter 1. Välj avsändare. Lägg till mottagare eller hämta en sparad adress i adressboken. Om du önskar, aviseras mottagaren om den kommande försändelsen på den e-postadress du anger. 2. Välj service (Dokumentförsändelse Doc / Paketförsändelse Non-Doc) 3. Välj eventuella tilläggstjänster. 4. Välj vem som betalar försändelsen. (Om mottagaren ska betala försändelsen, lägg till dennes kundnummer i mottagaruppgifter.) 5. Välj upphämtningsdatum. 6. Fyll i eventuell kundreferens. 7. Fyll i eventuella specialinstruktioner. 8. Gå till nästa sida (paketförsändelse Non-Doc). Vid dokumentförsändelse fyller du enbart i på första sidan. 2

3 Fyll i information om försändelsen 1. Fyll i fraktvaluta och fraktvärde för försändelser utanför EU. 2. Fyll i information om försändelsen: fraktbeskrivning (godset) antal paket paketets/paketens vikt (med knappen per post/totalt väljer du om den angivna vikten är vikt per paket eller paketens sammanlagda vikt) paketens mått och volym 3. Skriv ut transportdokumenten. Du kan få fler rader med knappen Nytt paket. Du kan kontrollera försändelsens pris på grundval av de uppgifter du angett via länken check price. Det pris som visas är ditt företags avtalspris och det inkluderar bränsletillägg. Upprätta handelsfaktura (bara utanför EU) 1. Fyll i fakturans överskrift (Proforma Invoice / Commercial Invoice). 2. Fyll i exportanledning 3. Fyll i artikelinformation: antal artiklar artiklarnas vikt och värde (med knappen per post/totalt väljer du om den angivna vikten är vikt per paket eller paketens sammanlagda vikt) statistiskt nummer (tariff code) och beskrivning av artikeln 4. Skriv ut. Du kan få fler rader med knappen Add article. Handelsfaktura behöver inte upprättas med ExpressShipper. Du kan istället använda en faktura som producerats med ert företags system. 3

4 Utskrifter Följande dokument skrivs ut för din försändelse: Etikett Etikett (Address Label) skrivs ut för varje försändelse sätts fast på paketen Fraktsedel (connote) skrivs ut i två exemplar (Receiver Copy och Customs Copy) för paketförsändelser (Non-Doc) utanför EU Reciever Copy ska sättas på paketet Customs Copy i kuvertet till chaufför Handelsfaktura (Commercial Invoice) skrivs ut för paketförsändelse (Non-Doc) utanför EU Ska läggas i kuvert och ges till chauffören Handelsfaktura Fraktsedel (Receiver Copy) Fraktsedel (Customs Copy) 4

5 Skicka informationen till TNT och beställ upphämtning 1. Klicka på länken Manifest. 2. Bestäm vid vilket tidsintervall din försändelse är klar att hämtas upp. 3. Du kan om du vill ge ytterligare anvisningar för upphämtning, t.ex. upphämtningsställe: lagret. 4. Chauffören får denna anvisning. Vi rekommenderar att du använder dig av den 5. Skicka informationen genom att välja Submit. 6. I Info-fönstrena som öppnas klickar du på OK. Manifesten skrivs ut. Upphämtningstiden måste vara minst en timme, t.ex. kl När du har skickat in beställning av upphämtning och försändelseinformationen, ser du i shipping manager en grön markering i kolumnen status och som ikon för försändelsen en röd paketbil. När beställningen är gjord får du en bokningsreferens i kolumnen Booking reference. 5

6 Manifest När uppgifterna om försändelsen skickas till TNT skrivs manifesten ut för din försändelse. Detail Manifest Detalj Manifest ges till chauffören Summerings Manifest (2 st) dagens samlade försändelser kvitteras och ges till chauffören ena kopian är ditt kvitto på att vi har din försändelse, se till att chauffören skriver på den. Summary Manifest 6

7 Skriv ut dokumenten på nytt Du kan vid behov på nytt skriva ut de försändelsedokument du önskar. 1. Välj försändelse och klicka på länken Reprint Documentation. 2. Välj det som ska skrivas ut och tryck på Print. Manifestet skrivs ut på nytt via länken Manifest. Skicka uppgifter på nytt till TNT. 1. Välj Återutskrift av manifest via datum. 2. Klicka på Submit. 7

8 Sökning/spårning av försändelse 1. Välj den försändelse du vill följa upp och klicka på länken Track selected. 2. Uppgifterna om sökningen. (status, leveransdag och -tid samt undertecknare) uppdateras 3. Efter sökningen syns din frakts status i frakthanteraren. Administration av försändelser 8 Ordna och sortera försändelser Du kan begränsa de försändelser som syns i frakthanteraren efter datum genom att välja startdatum och slutdatum. Du kan lägga in försändelserna i vald kolumn genom att klicka på rubrik antingen i fallande eller stigande ordning efter hämtningsdag. Du kan begränsa de försändelser som syns i frakthanteraren efter status genom att bocka i ikonerna. Till exempel så att bara försändelser med status "Labelled" visas. Du kan ordna kolumnerna i den ordning du vill genom att ta tag i kolumnens rubrik och dra den till önskad plats.

9 Gör en fraktmall Det går lättare och snabbare att skicka en försändelse om du använder fraktmallar, där du kan spara basinformation för försändelserna. 1. Du får fram mallarna genom att bocka i Template i frakthanteraren. 2. Dubbelklicka på den mall som ska redigeras, t.ex. Template 1, för att öppna den. 3. Fyll i de uppgifter du vill ska vara förinställda, t.ex. avsändare, fraktsätt, beskrivning av paketet. 4 Spara mallen med det namn du önskar. Användning av fraktmallen Välj 9

10 Bra att veta Med detta program kan du: Skriva ut alla försändelsedokument som behövs för TNT:s transporter Kontrollera försändelsens pris med dina egna avtalspriser Beställa upphämtning Följa upp din försändelse Skicka e-post till mottagaren om du önskar Spara adresser du ofta använder i databasen Skicka försändelseinformation till TNT. Inställningar ExpressShippers inställningar kan ställas in i Inställningar. Du kan bl.a. välja på vilken skrivare du vill att transportdokumenten ska skrivas ut och spara paketinformation i förväg. Adressbok Du sparar enkelt dina adresser i ExpressShippers adressbok. Du kan även hämta adresser från andra tillämpningar. Avboka upphämtningsbegäran eller försändelse Ring vår kundservice på Användarstöd Vår kundservice hjälper dig med frågor som gäller användning av programmet på telefon Du kan också skicka e-post till adressen customer.services.se@tnt.se. Besök oss på eller ring kundservice på The name TNT and logo are trademarks of TNT Holding B.V.