Bispmotalagatan 9C, 1tr ner Motala Onsdagen den 28 januari kl

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL nr 1 Sida 1 Plats och tid Bispmotalagatan 9C, 1tr ner Motala Onsdagen den 28 januari kl Beslutande Anna Johansson Mjölby Kommun Lars Ekström Vadstena Kommun Stefan Höög Arbetsförmedlingen Agneta Niklasson Anna Ydrevik Nils-Ingvar Graan Maria Gustafsson Ann-Marie Flink Region Östergötland Försäkringskassan Motala Kommun Ödeshögs Kommun Boxholms Kommun Utses att justera Justeringens plats och tid Agneta Niklasson Bispmotalagatan 9C, Motala Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande Madeleine Öberg Anna Johansson Agneta Niklasson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslagsbevis. Beslutsinstans Samordningsförbundet Västra Östergötland Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Samordningsförbundets kansli, Bispmotalagatan 9C, Motala Underskrift Namn Utdragsbestyrkan 1

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL nr 1 Sidan 2 Övriga närvarande Irene Karlsson Margit Berggren Silvheden Annette Ohlsson Sören Norrby Lena Elf Mjölby Kommun, ersättare Vadstena Kommun, ersättare Region Östergötland, ersättare Boxholms Kommun, ersättare Biträdande förbundschef Frånvarande Kjell Zingmark Annelie Liljedahl Anneli Linder Per Engdahl Ödeshögs Kommun, ordinarie Motala Kommun, ordinarie Försäkringskassan, ersättare Arbetsförmedlingen, ordinarie Tjänstgörande tjänsteman Madeleine Öberg Förbundschef Utdragsbestyrkan

3 1 Val av ordförande Anna Johansson föreslås som ordförande i samordningsförbundets styrelse. Styrelsen väljer Anna Johansson som ordförande i Samordningsförbundet Västra Östergötland. 2 Föreslagen dagordning godkänns. 3 Val av vice ordförande Styrelsen beslut Att val av vice ordförande sker vid nästkommande sammanträde. 4 Val av justerare Agneta Niklasson väljs till justerare 5 Sammanträdestider och mötesstruktur Föreligger förslag på sammanträdestider och mötesstruktur för Styrelsen sammanträdestider kommer vid två tillfällen under året att läggas i anslutning till temadagar där det ges möjlighet till en bred dialog med verksamhetsdelar som finansieras av Samordningsförbundet och verksamhetsföreträdare i ordinarie verksamhet hos huvudmännen. Samordningsförbundets parter blir representerade i en chefsgrupp som utgör ett stöd för förbundschefen i övergripande frågor och möjligheter att utveckla samverkan till konkreta vägar i ordinarie verksamhet. Chefsgruppen har genom lokala utvecklingsgrupper möjlighet att fördjupa samverkansformer inom områden och målgrupper som är prioriterade. Att godkänna föreslagen mötesstruktur. Att sammanträdesdagar enligt följande fastställs: 26 februari mars 9.00 (ägarsamråd hålls efter styrelsemötet) 22 april Temadag heldag. Styrelsemöte börjar maj augusti september (ägarsamråd hålls i anslutning till styrelsemötet) 22 oktober Temadag heldag. Styrelsemöte börjar november Plats för styrelsemöten kommer att alternera i kommunerna.

4 6 Administrativa resurser och rutiner Föreligger en redogörelse kring administrativa resurser och rutiner. Dokument är upprättade kring attest- och utanordningsinstruktion, delegationsordning, internkontroll och dokumenthanteringsplan. 1. Att godkänna upprättad attest- och utanordningsinstruktion 2. Att godkänna upprättad delegationsordning 3. Att godkänna upprättad internkontrollplan 4. Att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan 5. Att enligt attest- och utanordningsinstruktionen sker utanordning av medel av två i förening, vilket innebär att styrelsen godkänner att rätten att utanordna innehas av: Förbundschef Madeleine Öberg Biträdande förbundschef Lena Elf Ordförande Anna Johansson 6. Att godkänna att firmatecknare för Samordningsförbundet Västra Östergötland i övriga frågor är ordförande och förbundschef var för sig och i enlighet med delegation. 7 Verksamhetsplan 2015-reviderad budget Verksamhets- och budgetplan för 2015 antogs preliminärt av styrelserna för de tidigare två förbunden i västra Östergötland. Budgetramen är men vissa kostnadsposter var vid styrelsemötet i oktober inte helt definierade. Reviderad budget presenteras utifrån de förutsättningar som är kända i dagsläget. Eget kapital från Mjölby Boxholm Ödeshögs Samordningsförbund blir tillgängligt under 2015 och kommer att tillföras Samordningsförbundet Västra Östergötland, efter att förbundet likviderats. Eget kapital från Samordningsförbundet Motala Vadstena kommer att bli tillgängligt efter godkänd årsredovisning. När eget kapital från de tidigare förbunden är fastställda kommer ett förslag på kompletterad/reviderad budget att presenteras. Att godkänna reviderad verksamhets- och budgetplan. 8 Avtal 2015 Avtal 2015 är en följd av antagen verksamhetsplan, som behandlades på ett gemensamt styrelsemöte mellan de två förbunden i västra Östergötland. Avtal är tecknade inom samtliga områden, undantaget process primärvård där ytterligare beredning av frågan kommer att ske. Styrelsen tar del av en sammanställning kring samtliga avtal som finns tecknade. Att godkänna lämnad information om upprättade avtal. 9 SUS sektorsövergripande uppföljningssystem SUS är ett system för uppföljning som förvaltas av Försäkringskassan och där verksamhet som finansieras av samverkansmedel ska registrera sina insatser, dvs. vad tilldelade medel används till. Styrelsen informeras om systemet och vikten av att det används och den kunskap det kan generera.

5 Styrelsen godkänner lämnad information 10 Indikatorprojektet Indikatorprojektet drivs av NNS (Nationella nätverket för Samordningsförbunden) och är ett projekt som startade med målsättningen att ta fram indikatorer för utvärdering av integrerad samverkan mellan av samordningsförbunden finansierad verksamhet och ordinarie verksamhet hos huvudmännen. Projektet har en bred förankring nationellt på olika nivåer och en bredd genom många samordningsförbunds intresse i frågan. En pilotverksamhet kommer att genomföras 2015/2016 där det finns ett intresse från samtliga förbund i Östergötland att delta i någon form. Plan för deltagande kommer att presenteras under februari. Att godkänna lämnad information 11 Ny hemsida för samordningsförbunden i Östergötland En ny gemensam hemsida har blivit klar Hemsidan kommer att vara ett levande verktyg för att sprida kunskap om samordningsförbundens verksamhet och samordnad rehabilitering. Att notera lämnad information 12 Revisionens biträde, avtal/upphandling Samordningsförbundet Västra Östergötland har övertagit Motala Vadstena Samordningsförbunds juridiska person/organisationsnummer Ett avtal gällande sakkunnigt biträde till revisionsgruppen från det tidigare förbundet löper till och med Att uppmärksamma den tillträdande revisionen på det avtal som föreligger mellan Ernst o Young och Motala Vadstena Samordningsförbund. Att förbundschefen får i uppdrag att informera den tillträdande revisionen. 13 Nationell konferens mars Den mars arrangeras den nationella konferensen för samordningsförbund i Sverige i Linköping. Styrelsen tar del av programmet. Frågan diskuteras i vilken omfattning samordningsförbundet ska finansiera deltagaravgiften.

6 Att samtliga ledamöter och ersättare i styrelsen har möjlighet att delta på konferensen. Samordningsförbundet betalar konferensavgiften. Intresse för att delta anmäls till förbundschef Madeleine Öberg, som gör anmälan till konferensen. Att förbundschefen i samråd med ordförande tar beslut om i vilken omfattning förbundet betalar konferensavgift för personal med koppling till förbundet 14 Utbildning för styrelseledamöter En utbildningsdag för styrelseledamöter i länets samordningsförbund är preliminärt planerad och datum är satt till den 5 mars och lokal är bokad i Linköping. Program kommer att skickas ut när det är klart. Att notera lämnad information 15 Mötet avslutas Ordförande avslutar mötet.