Kvalitetsbokslut Medicinsk fysik och teknik

Transkript

1 Kvalitetsbokslut 2011 Medicinsk fysik och teknik

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Faktaruta... 5 Organisation / Kompetens... 6 Verksamhetens uppdrag... 8 Måluppfyllelse Tillgänglighet Medicinska resultat Patientsäkerhetsresultat Patienterfarenheter Ekonomi Kvalitetsarbete Patientsäkerhetsarbete Förbättringsarbete Aktiviteter Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 2(19)

3 Inledning Medicinsk Fysik och Teknik Medicinsk Fysik och Teknik är landstingets specialistavdelning när det gäller anskaffning och underhåll av medicinteknisk utrustning samt medverkan för optimal och säker verksamhet inom medicinsk strålfysik som t.ex. röntgen och strålbehandling. Våra huvudsakliga arbetsuppgifter består av: För utrustning: Medverkan vid anskaffning Säkerhetsbevakning Avhjälpande och förebyggande underhåll Hantera underhållsavtal med leverantörer Systemförvaltning Skrotning av utrustning För medicinsk strålningsfysik Administrera tillstånd för röntgenverksamhet Strålskyddskontroller Stråldosmätningar Beräkningar Utbildning Medverkan vid strålbehandling Metodutveckling Kännetecken Våra främsta kännetecken ska vara hög tillgänglighet med kort inställelsetid, kompetent service samt förmåga till god samverkan med samtliga basenheter/brukare. MFT ska uppfattas som en attraktiv arbetsplats med goda möjligheter till bl.a. kompetensutveckling för medarbetare. Utveckling Från att tidigare varit en verksamhet som huvudsakligen arbetade med reparationer och underhåll består arbetsuppgifterna i dag till större del att bistå de kliniska verksamheterna med teknisk expertkunskap i användarfrågor. Denna utveckling ser ut att öka i framtiden. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 3(19)

4 Inom röntgenområdet går utvecklingen mot lägre stråldoser till patient med bibehållen kvalitet på bilder samt att inom strålbehandling utvecklas nya metoder som är skonsammare för patienten. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 4(19)

5 Faktaruta Fakta Utfall 2011 Omsättning 45mnkr Antal anställda 30st Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 5(19)

6 Organisation/Kompetens Linjeorganisation Basen i den interna organisationen utgörs av fyra enheter: MFT/Radiologi som svarar för teknisk service inom MR- och röntgenteknik vid KSK och MSE. Applikationsansvar för RIS/PACS och Picsara i landstinget. MFT/Elektromedicin/Gas-Mekanik som svarar för teknisk service inom elektromedicin, gas, vätska, mekanik vid KSK och MSE samt primärvården i nordvästra länsdelen. MFT/Radiofysik som svarar för teknisk service inom onkologi och nuklearmedicin samt strålningsfysikalisk service inkl strålskydd inom strålbehandling, nuklearmedicin, radiologi samt icke joniserande strålning i länet. MFT/Nyköping som svarar för teknisk service inom elektromedicin, gas, vätska, mekanik, MR- och röntgenteknik vid NLN samt primärvården i södra länsdelen. Som stödfunktioner finns dessutom: Administrativ stab, som svarar för löpande ekonomi- och personaladministrativa ärenden. Ledningsgrupp för ledningsfrågor. Kvalitetssamordnare på deltid som ansvarar för kvalitetsledningssystemet. Basenhetsråd för facklig samverkan Processorganisation: Organisationen kan även beskrivas med tvärgående processer i linjeorganisationen Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 6(19)

7 Fem processer finns definierade och leds av en processledare med två till fyra ytterligare medarbetare i varje processgrupp. Processgrupperna driver, utvecklar och standardiserar arbetsmetoder inom respektive process: Anskaffning Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll/kontroller Kundstöd Avveckling Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 7(19)

8 Verksamhetens uppdrag Medverkan i investeringsprocessen MFT medverkar i landstingets planerings- och avropsprocess avseende investeringar i medicinteknisk utrustning. MFT åtar sig att i samverkan med den kliniska verksamheten planera för samt medverka vid upphandlingsarbetet med framtagning av kravspecifikationer, granskning och utvärdering av anbud, besiktning och klinisk igångsättning av utrustning vid leverans samt utbildning av vårdpersonal i handhavande. Säkerhetsbevakning I MFT:s uppdrag ingår registerhållning och säkerhetsbevakning av medicinteknisk utrustning. MFT åtar sig att ankomstkontrollera, registrera och följa upp säkerhetskrav för den medicintekniska utrustningen. Avhjälpande och förebyggande underhåll MFT åtar sig att utföra avhjälpande och förebyggande underhåll på medicinteknisk utrustning som är registrerad i landstingets händelse- och inventariesystem för medicinteknisk utrustning. Förebyggande underhåll utförs på utrustning som anses ha stort underhållsbehov, kan innebära stor risk för patient vid funktionsfel eller vara av stor verksamhetsekonomisk betydelse. Bedömning görs i samråd mellan MFT och aktuell verksamhet med utgångspunkt från tillverkarens rekommendationer. Underhållsavtal med leverantörer I MFT:s uppdrag ingår att handlägga och teckna underhållsavtal med externa leverantörer av medicinteknisk utrustning och system. Systemförvaltning Personal från MFT deltar i förvaltningen av några av landstingets medicinska ITsystem. Flera av systemen har kopplingar till medicinteknisk utrustning och är även klassade som medicintekniska produkter. Resurserna från MFT ingår i olika systemförvaltningsorganisationer och arbetar bland annat med systemförvaltningsstyrning, felhantering, versionshantering, registerunderhåll, utbildning/användarstöd, drift/teknik, IT-säkerhet samt olika uppdrag och projekt som initieras av systemägare m.fl. Avveckling av medicinteknisk utrustning MFT medverkar till att utrangerad utrustning tas ur drift på ett korrekt sätt och avregistreras från inventarieregistret. Hanterar skrotning enligt riktlinjer från landstinget och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 8(19)

9 Strålningsfysikalisk service inkl. strålskydd MFT har genom fastställd strålskyddsorganisation i landstinget samt genom föreskrifter och tillståndsvillkor från Strålsäkerhetsmyndigheten ett strålskyddsansvar för landstingets verksamhet med strålning. Detta ansvar kan delas in i en teknisk fysikalisk del samt en klinisk del som riktar sig till enskilda patienter. Den första innebär bl. a. kalibrering av linjäracceleratorer, gammakameror, dosimetriutrustning, isotopkalibratorer mm, olika former av stråldosmätningar och beräkningar, periodiska kontroller av utrustning, administrering av persondosimetrar mm. Det senare åtagandet innebär bl. a. medverkan i kliniska ronder inom onkologi och nuklearmedicin, stråldos- och aktivitetsmätningar på patienter, medverkan vid strålbehandling, utveckling av behandlingsmetoder, administrering av terapiaktiviteter mm Övriga åtaganden Medverkar i fortbildning av klinisk personal. Deltar i kvalitetssäkringsprogram. Medverkar vid anmälan/utredning vid avvikelserapportering rörande medicinteknisk utrustning och strålskydd. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 9(19)

10 Måluppfyllelse Några uppsatta mål och hur det gick. Mål MFT Upprättar kompetensmatris och utbildningsplan för Resultat Kompetensmatris och utbildningsplan finns nu inom MFT. Mål Två interna och två externa revisioner på MFT:s ledningssystem ska utföras. Resultat Planerade revisioner blev utförda. Mål Erbjuda strålskyddsutbildning för all personal som har detta som krav. Resultat Av 14 aktuella personalgrupper så har alla blivit erbjudna utbildning. Mål Tiden mellan felanmäld och utlämnad utrustning ska vara högst sju dagar. Detta ska uppfyllas till 70% av alla reparationer. Resultat 87% av alla reparationer blev klara inom sju dagar. Mål För att säkerställa status på utrustning som enligt MFT:s inventarieregister är "Undanställda" görs inventering av dessa med målet att 90% av alla "Undanställda" utrustningar ska vara inventerade. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 10(19)

11 Resultat Endast 14 % blev inventerade. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 11(19)

12 Tillgänglighet Ett mått för MFT att mäta tillgänglighet är att mäta hur lång tid det tar från det att en trasig utrustning lämnas in för reparation tills den blivit åtgärdad och utlämnad. Av 2213 arbeten var det 298 som tog mer än 7 veckodagar. D.v.s. till 87% av alla inkomna reparationer lyckades vi leverera tillbaka inom 7 dagar. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 12(19)

13 Medicinska resultat Eftersom vår verksamhet arbetar med underhåll av utrustning, teknisk kunskapsstöd och kunskapsstöd inom medicinsk strålningsfysik finns inga medicinska resultat att redovisa från här. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 13(19)

14 Patientsäkerhetsresultat MFT har en aktiv roll i arbetet med avvikelserapporter som rör tekniska brister i medicinteknisk utrustning och avvikelser som uppstår i samband med strålningsverksamhet. I uppdraget ingår att bistå i utredning om vad som hänt och vad som kan göras för att förebygga så att det inte händer igen samt att rapportera händelser till myndigheter. Medicintekniska chefen har uppdraget att rapportera händelser till leverantör och Läkemedelsverket. Cheffysikern har uppdraget att rapportera till Strålsäkerhetsmyndigheten och i förekommande fall till berörd leverantör har 9 incidenter med medicinteknisk utrustning rapporterats till Läkemedelsverket och 3 övriga rapporter har enligt rutin sänts till Strålsäkerhetsmyndigheten. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 14(19)

15 Patienterfarenheter Eftersom MFT inte har "egna" patienter finns inga att redovisa om patienterfarenheter. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 15(19)

16 Ekonomi MFT:s ekonomiska resultat 2011 visade på ett underskott på c:a 1,5 milj kr. Detta berodde till största delen på några förväntade kostsamma enskilda reservdelar som MFT inte har budget för. Tittar man på MFT:s egna kostnader visar resultatet på ett överskott i stället (inklusive den besparingspost som fanns med). Exempelvis blev resultatet för personalkostnaden tkr. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 16(19)

17 Kvalitetsarbete Patientsäkerhetsarbete MFT arbetar systematiskt med kvalitetsarbete som en del i vardagen. Verksamheten är certifierad enligt ISO 9001 och ISO 13485, ledningssystem för kvalitet och det innebär att vi måste arbeta efter krav som finns i dessa standarder och flera revisioner görs årligen. Två internrevisioner och en extern revision görs per år. Nära samarbete finns med motsvarande verksamheter i andra landsting i vår region. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 17(19)

18 Förbättringsarbete Under året har vi arbetat med flera förbättringsområden. Några som kan nämnas är att utveckla och utöka omfattningen av regelbundna träffar med klinikerna för att kvalitetssäkra användningen av medicinteknisk utrustning utveckla och standardisera stöd till klinikerna med att bedöma vilken medicinteknisk utrustning som bör vara med i kommande års återinvesteringsplan. Det egna ledningssystemet utvecklas och förbättras ständigt i och med de bevaknings- och uppföljningsrutiner som finns inom verksamheten. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 18(19)

19 Aktiviteter 2012 Aktivitet Riskanalys Medarbetarsamtal med samtlig personal. Alla (5 st) processgrupper ska ha haft minst ett utvecklingsmöte under året. Två interna och en extern revision ska genomföras. Vid minst en APT lägga större fokus på miljöfrågan och då gå igenom landstingets miljöpolicy och även navigera runt i miljöledningssystemet på Insidan. Telefon- eller videokonferens används som alternativ till bilresa. Månatlig uppföljning av det ekonomiska resultatet med hjälp av teamekonom. Medicinsk fysik och teknik, Kvalitetsbokslut 19(19)