Handlingsprogram avvikelsehantering

Transkript

1 Diarienr Författare Version Godkänd av Giltigt fr o m Handlingsprogram avvikelsehantering Handlingsprogrammets syfte: tydliggöra ansvar, rutiner och arbetssätt för arbetet med avvikelser på enheten. Handlingsprogrammet ska beskriva hur enheten jobbar med rapportering och hantering av rapporterade risker och avvikelser. Region Östergötlands förklaring av risk och avvikelse: En icke förväntad händelse eller observation i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra skada för patient, närstående, medarbetare, utrustning eller organisation Enligt Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2011:9) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren ha rutiner för risk- och avvikelsehantering för att förbättra patientsäkerheten. Information om rapporteringsskyldighet Samtliga medarbetare, studenter och andra som utför uppdrag på enheten ska informeras om sin skyldighet att rapportera risk- och avvikelser vid anställning och därefter ska informationen ges muntligt och skriftligt minst en gång per år. Information ingår i introduktionen vid anställning via avvikelsesamordnaren på mottagningen. Vid årlig PoU-samtal tar VC upp detta med var och en av medarbetarna på mottagningen. Ansvarsfördelning och roller Verksamhetschefen har utsett Carina Stein, Maria Häggquist och Emma Olsson som avvikelsesamordnare att på uppdrag ansvara för nedanstående arbetsuppgifter. Rollen innebär att vara samordnare för rapporterade ärenden i Synergi. Arbetet innebär att hantera rapporterade händelser så att de analyseras och sammanställs optimalt. Avvikelsesamordnarna ansvarar för: Fastställa och vid behov ändra kategorisering och klassificering i Synergi Utreda rapporterade händelser själv och i samverkan med övriga avvikelsesamordnare Vidarerapportera avvikelser som upptäckts på egen enhet men berör annan enhet. Kontrollera att tillräcklig information finns innan det skickas vidare Uppföljning och återföring av sammanställda avvikelser/risker i berörda professionsgrupper och på APT Avsluta ärenden Delta i avvikelsesamordnarträffar Analysgruppen har ansvaret för analys av inkomna avvikelser. Gruppen ska träffas 2-3 ggr i halvåret för djupare diskussioner om arbetssätt och avvikelsehantering. Sida 1/5

2 Avsatt tid för bearbetning av ärenden kan variera utifrån mängd inrapporterade avvikelser, målet är 2 timmar/månaden. Allergicentrums analysgrupp: Carina Stein Maria Häggquist Emma Olsson Mahvash Behzad Processteg för risk- och avvikelsehantering Handlingsprogram består av fyra delar. 1 Identifiera och Rapportera 2 Fastställa och åtgärda orsaker 3 Utvärdera åtgärdernas effekt 4 Återföra, sammanställa och sprida lärdomar 1. Identifiera och Rapportera All rapportering ska ske i avvikelsehanteringssystemet Synergi. VC och avvikelsesamordnarna uppmuntrar hela personalgruppen att rapportera risker och avvikelser. Händelser som ska rapporteras är risk/tillbud som hade kunnat medföra en skada eller mindre händelse som upprepas. Rapporteringsskyldighet av risker och avvikelser gäller alla medarbetare på Allergicentrum. Medarbetarna uppmuntras till att ge förslag på åtgärder i avvikelserapporten. Rapportering sker via Synergi snarast möjligt efter uppmärksammad avvikelse. Rapporterna lämnas/skickas till avvikelsesamordnare Carina Stein. Avvikelsesamordnarna bearbetar och sammanställer avvikelser. Avvikelsesamordnarna vidarerapporterar risker och avvikelser till berörda enheter eller regionövergripande funktionsansvariga. Varannan vecka på APT rapporteras aktuella avvikelser av samordnare till hela personalgruppen för diskussion och åtgärdsförslag samt varannan vecka i respektive yrkesspecifika möten. Synpunkter/Klagomål lämnas/skickas till Mahvash Behzad. Dessa bearbetas enligt samma handlingsplan som övriga avvikelser. Patient som rapporterar kontaktas av verksamhetschef inom ett par dagar. Önskad återkoppling ges till berörda personer inom två veckor efter diskussion i personalgruppen. Vissa av avvikelser kräver ytterligare handläggning i form av särskild anmälan till andra myndigheter t.ex. Lex Maria-anmälan till IVO, anmälan till Arbetsmiljöverket, Läkemedelsverket, Miljökontoret, anmälan för arbetsskada till Försäkringskassan och anmälan till Polisen. Patienten har möjlighet att anmäla till Landstingets Ömsesidiga Försäkringsbolag, LÖF. Termer Risk: möjlighet att en negativ händelse ska inträffa Sida 2/5

3 Avvikelse: händelse som medfört eller som hade kunnat medföra något oönskat eller avsteg från lagar/riktlinjer. Tillbud: händelse som hade kunnat medföra vårdskada eller annan skada Negativ händelse: händelse som medfört vårdskada eller annan skada Vårdskada: skada på patient som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården Annan skada: skada på närstående, medarbetare, utrustning, miljö eller organisation. 2. Fastställa och åtgärda orsaker Riskens/avvikelsens orsaker samt vilka åtgärder som ska vidtas mot dessa analyseras dels i Synergi och i vissa fall genom en systematisk risk- och händelseanalys. Analystemat tillsammans med den som skrivit ärendet undersöker det som orsakat synergin och efter diskussion i gruppen åtgärdas ärendet. Händelseanalys genomförs när flera avvikelser berör samma händelsekategori inom en begränsad tid. Riskanalys genomförs inför stora strukturförändringar t.ex. vid flytt till nya lokal. Verksamhetschefen har ett övergripande ansvar för att beslutade åtgärder genomförs. Verksamhetschef eller avvikelsesamordnare väljer person som genomför åtgärd och ansvarar för uppföljning. Händelser som avser andra enheter skickas vidare till den berörda enheten och återkoppling efterfrågas. 3. Utvärdera åtgärdernas effekt Analysgruppen följer upp genomförda åtgärder för enskilda avvikelser samt genom att identifiera upprepade avvikelser inom samma händelsekategori. Om inga nya avvikelser rapporteras anser gruppen att åtgärderna undanröjt orsakerna till avvikelsen. Uppföljning görs succesivt vid varje möte med analysteamet. I dec ska gruppen ta fram statistik över rapporterade ärenden under året och göra en analys av insatta åtgärders effekt. Verksamhetschefen har ett övergripande ansvar för att uppföljning utförs. Analysgruppen/ avvikelsesamordnare ansvarar för uppföljning. 4. Återföra, sammanställa och sprida lärdomar Analysgruppen ska sammanställa statistisk en gång per år. Däremellan analyseras avvikelsernas korrelation till varandra fortlöpande under året. Analysgruppen ska årligen återge statistik för avvikelser och synpunkter/klagomål till hela personalgruppen där den diskuteras. Om korrelation identifieras mellan olika händelser diskuteras detta snarast vid veckomöte för hela personalgruppen. Avvikelse som gäller kliniken men skrivits av extern rapportör återkopplas genom att en ärenderapport sänds per post eller mail till rapportören. Sida 3/5

4 Ansvarsfördelning och roller (bilaga 1) Verksamhetschefens ansvar Verksamhetschefen är ansvarig för utformningen av handlingsprogram och tillämpning av risk- och avvikelsehantering. Verksamhetschefen ska tillsammans med avvikelsesamordnaren utveckla avvikelsehanteringsarbetet inom enheten genom exempelvis analysteam och att fortlöpande ge information/återföring till verksamheten. Verksamhetschefen har ett övergripande ansvar för att åtgärder beslutas, genomförs och följs upp. Ansvaret innebär också att förankra handlingsprogrammet i enhetens ledningsgrupp samt att samtliga medarbetare får kunskap om innehåll och skyldighet att rapportera. Ansvarsområde för avvikelsesamordnare Verksamhetschefen utser avvikelsesamordnare att på uppdrag ansvara för nedanstående arbetsuppgifter. Rollen innebär att vara samordnare för rapporterade ärenden i Synergi. Arbetet innebär att hantera rapporterade händelser så att de analyseras och sammanställs optimalt. Fastställa och vid behov ändra kategorisering och klassificering i Synergi Utreda enklare händelse själv alternativt med enhetens analysgrupp Vidarerapportera avvikelser som upptäckts på egen enhet men berör annan enhet. Kontrollera att tillräcklig information finns innan det skickas vidare Uppföljning och återföring av sammanställda avvikelser/risker Avsluta ärenden Delta i avvikelsesamordnarträffar Ansvarsområde för analysgrupp Att ingå i analysgruppen innebär att vara ansvarig för analys av rapporterade risker och avvikelser. Analysgruppen bör vara tvärprofessionell och ha god kunskap om verksamheten. Analysgruppens ansvar: Utreda händelse Vid behov ändra kategorisering och klassificering Vid behov lämna över ansvaret för utredningen till lämpligare person (även till annan verksamhet/enhet) Sida 4/5

5 Lagar, författningar och termer (bilaga 2) Lagar/författningar som styr säkerhetsarbetet Patientsäkerhetslag (2010:659) Patientlag (2014:821) Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om vårdgivares systematiska patientsäkerhetsarbete (HSLF-FS 2017:40) Inspektionen för vård och omsorgs föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (Lex Maria) (HSLF-FS 2017:41) Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2011:9) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Termer Risk: möjlighet att en negativ händelse ska inträffa Avvikelse: händelse som medfört eller som hade kunnat medföra något oönskat eller avsteg från lagar/riktlinjer. Tillbud: händelse som hade kunnat medföra vårdskada eller annan skada Negativ händelse: händelse som medfört vårdskada eller annan skada Vårdskada: skada på patient som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården Annan skada: skada på närstående, medarbetare, utrustning, miljö eller organisation. Förklaring Patient: Innefattar främst medicinska avvikelser, dvs icke förväntade skador, sjukdomar och tillbud som inträffar i samband med vård och behandling (inkl läkemedelsbehandling). Här kan även återfinnas brand på vårdavdelning, brister i informationshantering samt brottsliga handlingar där patienten drabbas. Närstående: Brister i informationshantering, brottslig handling som våldsbrott, rån, stöld. Medarbetare: Arbetsskada (dvs. skada som drabbar personal på arbetsplatsen eller under direkt färd till och från arbetet) men även brottslig handling som våldsbrott, rån, stöld osv. Utrustning: Skador på eller orsakade av medicinteknisk utrustning, sjukvårdsmaterial, inventarier, tele-system, IT-system, fastighet och/eller mediaförsörjning. Exempel är brand, inbrott, stöld, teleavbrott, serverhaveri, el-, gas- och vattenavbrott. Organisation: När man arbetar så att resurser (kompetens, tid eller utrustning) inte utnyttjas på bästa sätt får medarbetaren minskade möjligheter att göra ett bra arbete, det kan bli mindre tid för patienten och högre kostnad per utfört vårdtillfälle Sida 5/5