PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN

Transkript

1 Version 1.0 Datum Uppgjord av Tanja Witick, Tarja Oikarinen-Nybacka Godkänd av PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN (4.1.1) Serviceproducent Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite Serviceproducentens FO-nummer: Verksamhetsenhetens namn VÅRDHEMMET HOITOKOTI PILVENTUPA Verksamhetsenhetens förläggningskommun och kontaktuppgifter Karleby, Mariegatan 16 20, Karleby Serviceform; klientgrupp för vilken servicen produceras; antal klientplatser Effektiverat serviceboende dygnet runt för utvecklingsstörda, 14 Verksamhetsenhetens gatuadress Kumpulavägen 7 Postnummer Verksamhetsenhetens ansvariga chef Tanja Linnarinne Postort Kelviå Telefon E-post tanja.linnarinne@soite.fi Tjänster som upphandlas av underleverantör och underleverantörerna Alihankintana ostetut palvelut ja niiden tuottajat Soite kan ordna klientservicen som egen verksamhet, genom upphandling eller med hjälp av servicesedlar. Uppgifter om serviceproducenter med hjälp av servicesedel och slag av servicesedlar i användning finns på sidorna palse.fi. Vi upphandlar tvättservice av Kannus keskuspesula.

2 VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH VERKSAMHETSPRINCIPER (4.1.2) Verksamhetsidé Verksamhetsidé för verksamhetsområdet Omsorg om utvecklingshämmade och handikappservice: Verksamhetsområdet producerar tjänster åt sina klienter likvärdigt, kvalitativt och med respekt för klienternas självbestämmanderätt. Tjänsterna stöder att klienterna förmåga att klara sig självständigt, deras funktionsförmåga samt reducerar hindren för ett normalt liv. Målet är möjlighet att fungera som självständiga medborgare som fattar beslut om sitt eget liv. Omsorgen om utvecklingshämmade och handikappservicen sköts i första hand som basservice och kompletteras vid behov med specialisttjänster. Värderingar och verksamhetsprinciper - Vi sköter och handleder våra klienter så att vi utnyttjar deras egen potential. - I vården utgår vi från att respektera människovärdet och våra klienters självbestämmanderätt. - Vården bygger på individuella serviceplaner, är familjeorienterad och uppmuntrar till egna initiativ. - I vårdhemmets verksamhet och den dagliga vården förverkligar vi snoezelen-metoden genom att vi använder oss av det vita rummet som finns i huset. - Pilventupa verkar i samarbete med andra sakkunniga inom social- och hälsovården. Samarbetet säkerställer att klienterna får sådana tjänster i alla former som de behöver. - Vårt arbete är yrkesövergripande samarbete, alla är med och var och en har ansvar för det gemensamma resultatet. - En öppen arbetsatmosfär ger var och en möjlighet att verka för arbetsplatsens bästa. - I vårt arbete har vi delat ansvarsområdena mellan personalen, det ger de anställda ansvar och rätt att delta i utvecklandet av sitt eget arbete. RISKHANTERING (4.1.3) Egenkontrollen bygger på en riskhantering, där man mångsidigt beaktar risker och eventuella missförhållanden i anslutning till servicen. Riskerna kan bero t.ex. på den fysiska verksamhetsmiljön (trösklar, svårhanterliga apparater), arbetssätt, klienterna eller på personalen. Ofta är riskerna summan av flera felaktiga aktiviteter. En förutsättning för hanteringen av risker är att det på arbetsplatsen råder en öppen och trygg atmosfär där både personalen och klienterna samt deras anhöriga vågar lyfta fram missförhållanden gällande kvaliteten och klientsäkerheten. System och förfaringssätt vid riskhantering Vid riskhantering förbättrar man kvaliteten och klientsäkerheten genom att redan på förhand identifiera kritiska arbetsskeden där de för verksamheten uppställda kraven och målen är i fara att inte förverkligas. Till riskhantering hör också ett planmässigt arbete för att eliminera eller minimera missförhållanden och konstaterade risker samt att registrera, analysera, rapportera missförhållanden som skett och att genomföra fortsatta åtgärder. Det är på serviceproducentens ansvar att riskhanteringen inriktas på egenkontrollens alla delområden. Arbetsfördelningen när det gäller riskhantering Det är ledningens uppgift att ombesörja anvisningar för egenkontrollen, för att den ordnas och för att de anställda har tillräcklig kunskap om säkerhetsfrågor. Ledningen ansvarar för att det finns tillräckliga resurser för att säkerställa verksamhetens säkerhet. De har också huvudansvaret för att det skapas en positiv attitydmiljö för säkerhetsfrågor. Riskhantering kräver aktiva handlingar också av den övriga personalen. De anställda deltar i bedömning av säkerhetsnivån och riskerna, uppgörandet av en plan för egenkontroll och förverkligandet av åtgärder för att förbättra säkerheten. Till riskhanteringens karaktär hör att arbetet aldrig blir klart. För att det ska vara möjligt att erbjuda säkra och kvalitativa tjänster krävs att hela personalen förbinder sig, förmåga att lära sig av sina fel och att leva i förändring. Man drar nytta av de olika yrkesgruppernas sakkunskap genom att ta med personalen i planeringen, genomförandet och utvecklandet av planen för egenkontroll. 2

3 Ledningsgruppen och säkerhetsarbetsgruppen inom Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun ger anvisningar för riskbedömningen. Serviceområdesdirektörerna ansvarar för att ansvarsområdesdirektörerna genomför riskhanteringen (riskhanteringspolicyn) enligt överenskomna förfaringssätt och att de har introducerats och skolats i riskbedömning. Med hjälp av riskhanteringen strävar man till att identifiera, avlägsna och förminska observerade risker som är betydande för verksamheten. Identifiering av risker I riskhanteringsprocessen kommer man överens om förfaringssätt med hjälp av vilka man kan identifiera risker och kritiska arbetsskeden. På vilket sätt tar personalen upp missförhållanden, kvalitetsavvikelser och risker som de observerat? HaiPro är ett datatekniskt verktyg och ett rapporteringsförfarande som används vid händelser där patient- och klientsäkerheten äventyrats. Personalen gör en elektronisk anmälan om alla tillbud och avvikande situationer som hänt klienten och skickar anmälan till sin närmaste chef för behandling. Också klienterna har möjlighet att göra anmälan om en farlig situation via soite.fi. Missförhållanden, risker och kvalitetsavvikelser behandlas på enheternas möten. Hantering av risker Behandlingen av negativa händelser och tillbud innefattar registrering av händelsen samt analysering och rapportering. Ansvaret för att den kunskap som samlas vid riskhanteringen kommer till nytta i utvecklingsarbetet ligger hos serviceproducenten, men de anställda ansvarar för att informationen förmedlas till ledningens kännedom. I behandlingen av negativa händelser ingår även att de diskuteras med de anställda, klienten och vid behov med anhöriga. Efter en allvarlig negativ händelse som orsakat skador som måste ersättas informeras klienten eller de anhöriga om hur ersättning kan ansökas. På vilket sätt behandlas negativa händelser och tillbud i enheten och hur sker dokumenteringen? Negativa händelser och tillbud som anmälts via Haipro-systemet behandlas av enhetens vice chef och det skedda samt korrigerande åtgärder behandlas på enheternas möten. Dokumentering från anmälan till korrigerande åtgärder görs i Haipro-systemet. Klienten och hens närstående kontaktas så fort som möjligt efter händelsen och man kommer överens om ett tillvägagångssätt som passar dem. De ges vid behov anvisningar om anmärknings- och klagomålsförfarande samt social- och patientombudsmannens kontaktuppgifter. Korrigerande åtgärder För eventuella kvalitetsavvikelser, missförhållanden, tillbud och negativa händelser fastställs korrigerande åtgärder som hindrar att liknande situationer upprepas i fortsättningen. Sådana åtgärder är bl. a att utreda orsakerna som ledde till situationen och därigenom att ändra och skapa tryggare tillvägagångssätt. Även de korrigerande åtgärderna/lösningarna följs med och dokumenteras i Effica. Hur reagerar man inom enheten på framkomna kvalitetsavvikelser, tillbud och negativa händelser? Händelserna behandlas, man söker efter orsaker till det inträffade och anger korrigerande åtgärder. Information om förändringar Hur informeras personalen och andra samarbetspartner om ändringar i arbetssättet (också om risker som konstaterats och förverkligats och om hur de korrigeras)? Om ändringar informeras via e-post, via infobladet SoiteSanomat och via Soitenet, diskuteras på månadsmötena, vid veckorapporteringarna och antecknas i PM från möten. Vid behov sänds HaiPro-meddelanden att behandlas av serviceområdesdirektören. Vid behov tas kontakt med utomstående samarbetspartner. 3

4 UPPGÖRANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (3) Person eller personer som ansvarar för planeringen av egenkontrollen Planen för egenkontroll görs upp i samarbete mellan verksamhetsenhetens ledning och personal. Olika delområden av egenkontrollen kan också ha egna ansvarspersoner. Vilka har deltagit i uppgörandet av egenkontrollen? Tanja Linnarinne, Katja Kämäräinen och Anna-Leena Leppämäki Kontaktuppgifterna till den som ansvarar för planeringen och uppföljningen av egenkontrollen: Tanja Linnarinne, Kumpulavägen 7, Kelviå, , tanja.linnarinne@soite.fi Uppföljning av planen för egenkontroll (punkt 5 i föreskriften) Planen för egenkontroll uppdateras efter ändringar i verksamheten när det gäller servicekvalitet och klientsäkerhet. På vilket sätt har uppdateringen av planen för egenkontroll ordnats vid enheten? Planen för egenkontroll uppdateras en gång per år, vid behov oftare om verksamheten eller kontaktuppgifterna ändrar. Hur offentlig är planen för egenkontroll En uppdaterad plan för egenkontroll ska hållas framlagd vid verksamhetsenheten så att klienterna, deras anhöriga och alla som är intresserade av enhetens egenkontroll kan läsa den utan att särskilt behöva be om det. Var finns enhetens plan för egenkontroll framlagd? Planen för egenkontroll är framlagd till påseende i enheten samt på Soites nätsidor under adress KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER (4.2) Bedömning av servicebehovet Vård- och servicebehovet bedöms tillsammans med klienten och vid behov med hens anhöriga, närstående eller lagliga representant. Vid bedömningen utgår man från personens egen uppfattning om sina resurser och hur de kan stärkas. Vid utredningen av servicebehovet ska uppmärksamhet fästas vid att återställa, bevara och främja funktionsförmågan samt möjligheterna till rehabilitering. Bedömningen av servicebehovet omfattar alla dimensioner av funktionsförmågan som består av fysisk, psykisk, social och kognitiv funktionsförmåga. Därtill ska vid bedömningen beaktas riskfaktorer i de olika dimensionerna som förutser en försämrad funktionsförmåga, såsom instabilt hälsotillstånd, dålig nutrition, otrygghet, brist på sociala kontakter eller smärta. På vilket sätt bedöms klientens servicebehov vilka mätinstrument används vid bedömningen? Klienternas servicebehov bedöms årligen och man gör upp en serviceplan tillsammans med polikliniken för utvecklingsstörda och en socialarbetare inom handikappservicen. Klienternas realiseringsplan görs upp med halvårs mellanrum eller enligt behov tillsammans med klienten, anhöriga och vårdpersonalen med hjälp av Raibedömning. På vilket sätt tas klienten och/eller de anhöriga och närstående med i bedömningen av servicebehovet? En anhörig inbjuds att delta om klienten vill, eller om den anhöriga vill. Vård-, service- eller rehabiliteringsplan Behovet av vård och service dokumenteras i planen för klientens personliga, dagliga vård och rehabilitering. Syftet med planen är att hjälpa klienten att uppnå de mål som hen ställt för sin livskvalitet och rehabilitering. Planen för den dagliga vården och servicen är ett dokument som kompletterar service-/klientplanen som uppgjorts för klienten och med vilken man informerar serviceproducenten om ändringar som sker när det gäller klientens servicebehov. Hur utarbetas vård- och serviceplanen och hur följer man upp att planen förverkligas? Vård-och rehabiliteringsplanen eller någon annan plan för klienten uppgörs i samråd med klienten/dennes anhöriga/närstående/eller en representant för klienten. Planen ges åt klienten och den uppdateras när klientens situation förändras eller minst två gånger per år. Vård-och rehabiliteringsplanen är en utredning av klientens 4

5 funktionsförmåga och resurser samt om frågor som man gemensamt kommit överens om och om planerad hemvårdsservice. Man följer med hur vård- och rehabiliteringsplanen förverkligas genom att göra anteckningar i klient- och patientdatasystemet. På vilket sätt säkerställs att personalen känner till innehållet i vård- och serviceplanen och handlar enligt den? Service som överenskommits för klienterna dokumenteras i klient- och patientdatasystemet. Bemötande av en klient Stärkande av självbestämmanderätten Självbestämmanderätten är en grundläggande rättighet för var och en och består av rätten till personlig frihet, integritet och säkerhet. Den har ett nära samband med rätten till privatliv och skydd för privatlivet. Personlig frihet skyddar människans fysiska frihet, men också rätten till fri vilja och självbestämmanderätt. Inom socialtjänsterna ska personalen respektera och stärka klientens självbestämmanderätt och främja klientens delaktighet i planeringen och genomförandet av servicen. På vilket sätt stärker man olika delområden av klienternas självbestämmanderätt vid enheten, såsom rätten till privatliv, friheten att själv bestämma över sina dagliga sysslor och möjligheten till ett individuellt liv enligt egna önskemål? Klienterna deltar i vården och i besluten om sin vård enligt sitt personliga hälsotillstånd och sin funktionsförmåga. I vårdsituationer skyddas intimiteten på så sätt att endast de som deltar i vården är på plats, och klienten blottläggs inte i onödan. Man strävar till att sköta klienten i samförstånd med hen. Om man för att trygga klientens säkerhet blir tvungen att använda begränsningsåtgärder, görs det i enlighet med instruktionerna i Lag angående specialomsorger om utvecklingsstörda. Klienten och/eller hens anhöriga deltar i planeringen av vården och i beslut som gäller vården. Alla klienter har en uppdaterad vård- och serviceplan. Man lyssnar på anhöriga och närstående och deras önskemål. En del klienter har en intressebevakare (anhörig/allmän). De anhöriga kan också delta i vården om de vill. Principer för begränsning av självbestämmanderätten Vården av och omsorgen om en klient inom socialvården grundar sig främst på frivillighet, och man utgår från att förverkliga tjänsterna utan att begränsa individens självbestämmanderätt. För begränsande åtgärder bör det finnas lagstadgade grunder och i socialvården kan självbestämmanderätten begränsas endast då klientens eller andra personers hälsa eller säkerhet är i fara. Om åtgärder som begränsar självbestämmanderätten fattas vederbörliga skriftliga beslut. Begränsande åtgärder bör förverkligas enligt principen om lindrigaste begränsning och tryggt så att klientens människovärde respekteras. I fråga om barnskyddsenheter finns det särskilda bestämmelser i barnskyddslagen om begränsning av självbestämmanderätten för barn och unga. Vilka principer om begränsande åtgärder har man kommit överens om vid enheten? Begränsande åtgärder används bara när det är nödvändigt för att trygga klientens eller andra klienters säkerhet. Om begränsande åtgärder fattas alltid ett avgörande eller ett skriftlig beslut innan de verkställs. Förfarandet grundar sig på lagen om utvecklingsstörda. Ett avgörande, beslut, nödvändiga åtgärder och grunderna för begränsningen registreras i klientdatasystemet. I Pilventupa är alla dörrar låsta. En del elektroniskt och en del med nyckel. Klienterna kan röra sig fritt i de allmänna utrymmena. Bemötande av en klient En stor del av klagomålen som gäller socialtjänsterna handlar om att klienten upplevt osakligt bemötande eller att en situation av växelverkan med klienten har misslyckats. Klienten har rätt att framställa en anmärkning med anledning av bemötandet till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare om hen är missnöjd med bemötandet. Om servicen är baserad på ett upphandlingsavtal framställs anmärkningen till den myndighet som ansvarar för ordnandet av servicen. Vid enheten bör man dock även utan anmärkning uppmärksamma och vid behov reagera på osakligt eller kränkande beteende mot en klient. I planen för egenkontroll skrivs in hur man ska säkerställa att klienterna bemöts sakligt och hur man ska gå tillväga om osakligt bemötande framkommer? Hur ska man med klienten och vid behov med hens anhöriga eller närstående behandla en incident eller en farosituation som klienten råkat ut för? 5

6 Varje anställd är skyldig att informera sin chef om man observerar osakligt bemötande. Man kan också använda sig av en responsblankett om kvaliteten på servicen. Responsblanketten finns också i Soitenet. Efter det skedda kontaktas klienten och/eller klientens representant så snart som möjligt och situationen reds ut. Vid behov instrueras klienten och/eller representanten att göra en anmärkning eller att kontakta social-och patientombudsman Tina Sandström tel Ärendet behandlas i enlighet med anvisningarna för behandling av respons. Klientens delaktighet Klienternas och de anhörigas deltagande i utvecklandet av kvaliteten och egenkontrollen vid enheten En väsentlig del av utvecklandet av serviceinnehållet, kvaliteten, klientsäkerheten och egenkontrollen är att ta hänsyn till klienter i olika åldrar samt deras familjer och närstående. Eftersom kvalitet och god vård och omsorg kan betyda olika saker för personalen och klienterna är det viktigt att i utvecklingsarbetet utnyttja all respons som på olika sätt samlats in systematiskt. Insamling av respons Hur deltar klienterna och deras närstående i utvecklande av enhetens verksamhet, kvalitet och egenkontroll? Hur samlas klientresponsen in? Soite har ett elektroniskt system för respons med hjälp av vilket all respons behandlas och statistikförs. Klienten kan ge respons direkt i responssystemet via nätsidan soite.fi. hoidosta. Responsen styrs därifrån direkt till den enhet som skött klienten. Skriftlig klientrespons kan även lämnas in till verksamhetsenheten. Skriftlig respons till verksamhetsenheten kan också ges i form av ett fritt formulerat brev. Klientresponsen behandlas av enhetens chef. Svaret bör ges skriftligt inom två veckor om klienten bett om svar på sin respons. Endast saklig respons behandlas. Man håller på att grunda ett klientråd. Behandling och användning av respons i utvecklande av verksamheten På vilket sätt utnyttjas klientresponsen i utvecklingen av verksamheten? Klientresponsen behandlas, statistikförs och klassificeras i det elektroniska responssystemet. För de observerade missförhållandena definieras utvecklingsåtgärder som genomförs och dokumenteras i responssystemet. Klientens rättsskydd a) Anmärkningar mottas av Soite, Registraturen/Kirjaamo, Mariegatan 16-20, Karleby b) ) Socialombudsmannens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Tina Sandström, social- och patientombudsman, tina.sandstrom@soite.fi,tfn Social- och patientombudsmannens tjänster är avgiftsfria. Socialombudsmannens verksamhet baserar sig på lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000). Socialombudsmannens uppgift är att ge klienten råd i frågor som gäller bemötande, delaktighet, rättsskydd och tillämpandet av socialvårdens klientlag. Socialombudsmannen fungerar som socialombudsman även i fråga om socialservice som Soite upphandlar. Socialombudsmannen handleder och ger råd när det gäller att utreda konfliktsituationer och att överklaga beslut. I motstridiga eller oklara situationer gällande socialservicen lönar det sig att i första hand kontakta personalen eller den anställda som fattat ett beslut gällande socialvård. Socialombudsmannen hjälper klienten med att framställa en anmärkning om klienten upplever att hen blivit dåligt bemött eller att hen fått dålig service. Socialombudsmannen informerar om klientens rättigheter och arbetar för att befrämja och förverkliga klientens rättigheter. Ombudsmannen följer med hur klienternas ställning utvecklas och rapporterar om det årligen till kommun- och stadsstyrelserna. 6

7 c) På vilket sätt behandlas anmärkningar, klagomål och andra tillsynsbeslut och hur beaktas de i utvecklingsarbetet? Syftet med lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) är förutom annat att befrämja patientens rätt till god service och gott bemötande både inom offentlig och privat socialvård. Enligt lagens 23 har klienten rätt att framställa en anmärkning om hur hen blivit bemött till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare inom socialvården. I lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) betonas patientens rätt till hälso- och sjukvård av god kvalitet. Enligt lagens 10 har en patient som är missnöjd med den hälso- och sjukvård som hen fått eller med bemötandet i samband med vården rätt att framställa anmärkning till den chef som ansvarar för hälso- och sjukvården. Social- och hälsovårdsväsendets blanketter för anmärkningar finns på webbplatsen soite.fi. Anmärkningar riktas centraliserat till socialdirektören. Gällande anmärkningsförfarandet är det dock skäl att betona att klienterna alltid i första hand bör uppmanas att utreda situationen med personerna som behandlat deras ärende eller med chefen genast när det uppkommer problem. Om problemen inte kan lösas genom diskussion, bör verksamhetsenhetens personal och socialombudsmannen/patientombudsmannen hjälpa klienten med att reda ut problemen och vid behov med att framställa en anmärkning. Till högklassig service och utvecklande av kvaliteten hör att en anmärkning behandlas vederbörligen. d) Eftersträvad tid för behandling av anmärkningar 1-4 veckor EGENKONTROLL AV SERVICEINNEHÅLLET (4.3) Verksamhet som främjar välbefinnande, rehabilitering och tillväxt a) Befrämjande av klienternas fysiska, psykiska, kognitiva och sociala funktionsförmåga I verksamhetsenheten använder man sig av ett rehabiliterande arbetssätt. Därigenom strävar man till att stöda de resurser som klienten har kvar och klientens delaktighet i det dagliga livet. En Rai-bedömning av funktionsförmågan utgör bas för vård- och serviceplanen. Klienterna har möjlighet att vistas ute året runt. Verksamhetsenheten gör utfärder och man deltar i olika tillställningar enligt hur klienterna mår/orkar. Anhöriga och vänner är välkomna till verksamhetsenheten. I Pilventupa har man en normal vardag. En del av klienterna åker till arbetsverksamhet. Bastudagar har varit fredag och söndag, men en klient kan alltid gå i bastu när hen vill. Utevistelse och annan rekreationsverksamhet som olika organisationer och föreningar, församlingen eller personalen ordnar har planerats så att de ska äga rum mellan kaffet och middagen. För varje skötare har man planerat att hen en halv timme varje vecka ordnar stimulerande verksamhet eller uteaktivitet för sin klient/alla klienter. Den planerade tiden för det är vid byte av arbetspass. En del klienter har i bruk hjälparservice för fritiden. För autistiska klienter finns bilder som stöder den dagliga verksamheten och hjälper till med förståelse av deras tankevärld. I klienternas vård- och serviceplaner inskrivs mål som hänför sig till daglig motion, utevistelse, rehabilitering och rehabiliterande aktiviteter. På vilket sätt följer man upp hur målen uppfylls gällande verksamhet som främjar klienternas funktionsförmåga, välmående och rehabiliterande aktiviteter? Som en del av kvalitetsuppföljningen följer man med hjälp av RAI-kvalitetsmodulen med hur kvalitativa klienternas Rai-bedömningar är. På basis av dem utvecklar man konkret vården för varje klient. Rai-bedömningen görs per halvår, eller när klientens hälsa förändras väsentligt. I samband med de dagliga verksamheterna följer man ständigt med hur klienterna klarar sig. Uppgifterna registreras i Effica- 7

8 patientdatasystemet. När vård- och rehabiliteringsplanen uppdateras sker uppföljning på längre tid. BSC-kortet ligger till grund för verksamhetens utvecklande. Näring På vilket sätt följer man inom egenkontrollen upp att klienterna får tillräckligt med närings- och vätskeintag samt näringens kvalitet? Karleby stads matserviceenhet ansvarar för Pilventupas matförsörjning. Måltiderna består av morgonmål kl. 8, lunch kl. 11, kaffe kl. 14, middag kl. 16 och kvällsmål kl. 19->. I kökets kylskåp finns alltid mat, som man kan äta också t o m på natten. Man följer med näringsläget genom viktkontroll och laboratorievärden. Måltiderna intas i matsalen där man kan följa med hur klienterna äter. När någon äter i rummet tar skötarna bort brickorna Hygienpraxis Verksamhetsföreskrifterna uppgjorda för enheten och klienternas individuella service- och vårdplaner uppställer mål för hygienpraxisen. Där ingår förutom att sörja för klienternas personliga hygien att förhindra att smittsamma sjukdomar sprids. Hur följer man i enheten med den allmänna hygiennivån och hur säkerställer man att en hygienpraxis som motsvarar klienternas behov förverkligas enligt uppgjorda anvisningar och planerna för klienternas service och vård? Handhygienen är en viktig del av vårdarbetet. Det är förbjudet att använda ringar i klientarbetet. Händerna tvättas och/eller desinficeras alltid mellan kontakterna med klienter. Hela personalen har skolning för hygienpass. Pilventupa har en utsedd person som är ansvarig för hygienfrågor. Man får konsultationshjälp av hygienskötaren eller infektionsläkaren. Verksamhetens städning ordnas av Karleby stads städverksamhet. Personalen ansvarar för sin del för att enheten är ren och snygg. Hälso- och sjukvård För att service ska kunna tillhandahållas på lika villkor ska varje enhet ha anvisningar om vilken praxis som tillämpas vid ordnande av tandvård samt icke-brådskande och brådskande sjukvård för klienterna. Varje verksamhetsenhet ska även ha anvisningar för oväntade dödsfall. a) På vilket sätt säkerställs att de anvisningar som utfärdats om tandvård, icke-brådskande sjukvård och brådskande sjukvård samt oväntade dödsfall iakttas? Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite ansvarar för hälsovården vid Pilventupa. Enheten har en utnämnd egen läkare. Läkaren besöker verksamhetsenheten regelbundet ca en gång per månad. Dessutom kan man kontakta den egna läkaren per telefon under tjänstetid. Om den egna läkaren inte är anträffbar kontaktar man samjouren. Vid brådskande vård kontaktar man antingen den egna läkaren eller utanför tjänstetid tar man kontakt med samjouren som ger anvisningar för klientens fortsatta vård. På K-stationen finns anvisningar om hur ett konstaterande av dödsfall. b) ) På vilket sätt befrämjas och uppföljs hälsotillståndet hos klienter med kroniska sjukdomar? Klienterna genomgår årligen en hälsoundersöknign. Klienternas medicinering granskas minst en gång per år i samband med hälsogranskningen och alltid när klienten är på läkarrond. Det är på vårdpersonalens ansvar att följa med det allmänna hälsotillståndet. Man följer med klienternas individuella sjukdomar, läkemedelsvård och hur de mår så att man beaktar blodtrycket, blodsockret och vikten. För varje klient finns kontrollerna programmerade i Effica-registreringarnas plan för den dagliga vården. c) Vem i enheten ansvarar för klienternas hälso- och sjukvård? Vårdpersonalen. Läkemedelsvård En säker läkemedelsbehandling bygger på en läkemedelsbehandlingsplan som regelbundet följs upp och uppdateras. I social- och hälsovårdsministeriets handbok Säker läkemedelsbehandling anges bland annat principerna för hur läkemedelsbehandlingen ska genomföras och ansvarsfördelningen i samband med behandlingen samt minimikrav som ska uppfyllas vid varje enhet som verkställer läkemedelsbehandling. Anvisningarna i handboken gäller såväl privata som offentliga serviceproducenter som verkställer läkemedelsbehandling. Varje enhet ska enligt handboken ha en utnämnd ansvarsperson för läkemedelsbehandling. 8

9 a) På vilket sätt följer man upp och uppdaterar verksamhetsenhetens plan för läkemedelsbehandling? Enheten använder den gemensamma läkemedelsplanen som uppgjorts för hela omsorgen om utvecklingsstörda. Planen uppdateras regelbundet. b) Vem ansvarar för läkemedelsbehandlingen vid enheten? För läkemedelsbehandlingen ansvarar en som är utsedd till ansvarsperson tillsammans med enhetens egen läkare. Ansvarspersonen har ett i kraft varande läkemedelstillstånd. Samarbete med övriga serviceproducenter En klient inom socialvården kan behöva flera parallella serviceformer till exempel kan en klient inom barnskyddet behöva tjänster från skolan, hälso- och sjukvården, psykiatriska tjänster, rehabilitering eller tjänster inom småbarnsfostran. För att servicehelheten ska fungera och motsvara klientens behov måste serviceproducenterna samarbeta med varandra. Det är särskilt viktigt att kommunikationen mellan de olika aktörerna fungerar. Hur ordnas samarbetet och informationsutbytet mellan de övriga serviceproducenterna inom social och hälsovården som ingår i klientens servicehelhet? Vid behov genom gemensamma möten. Tjänster som ordnas genom underleverans (4.1.1.) Hur säkerställs att tjänster som produceras av underleverantörer motsvarar de krav på innehåll, kvalitet och klientsäkerhet som uppställts? Genom lagar och förordningar och egenkontrollen. KLIENTSÄKERHET (4.4) Samarbete med säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer Att främja enhetens säkerhet förutsätter samarbete med övriga myndigheter och aktörer som ansvarar för andras säkerhet. Brand- och räddningsmyndigheterna ställer sina egna krav och förutsätter bl.a. en utrymningsplan samt skyldighet att anmäla brandrisker och andra olycksrisker till räddningsmyndigheten. Klientsäkerheten tryggas för sin del också av förpliktelsen enligt lagen om förmyndarverksamhet att meddela till magistraten om en person som är i behov av intressebevakning samt förpliktelsen enligt äldreomsorgslagen att anmäla om en äldre person som uppenbart är oförmögen att sörja för sin omsorg. Olika frivilliga organisationer utvecklar beredskapen att möta och förebygga illabehandling av äldre personer. På vilket sätt utvecklar enheten sin beredskap att förbättra klientsäkerheten och hur bedrivs samarbetet med andra säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer? I organisation finns en skriftlig plan för klientsäkerheten. För en trygg läkemedelsvård finns i enheten en plan för läkemedelsvård. En närvårdare med läkemedelstillstånd ansvarar för läkemedelsvården vid Pilventupa. Personalen har en uppdaterad skolning (t.ex. i förstahjälp, dataskydd, skolning för läkemedelstillstånd) och yrkeskunskap. Alla klienter har en uppdaterad plan för hur servicen och vården ska förverkligas. Den uppdateras två gånger i året/per halvår och alltid vid behov. Verksamhetsenhetens brand- och räddningsplan innehåller också en kartläggning av säkerhetsriskerna och hoten. I Haipro-systemet registreras alla tillbud gällande klienterna och nära ögat händelser och skadeincidenser och de används som grund för planeringen av säkerheten. Personal Antalet anställda inom vården och omsorgen, personalstruktur och tillräcklighet samt principerna för anlitande av vikarier Vid personalplaneringen beaktas den lag som tillämpas inom verksamheten, till exempel inom privat barndagvård lagen om barndagvård och lagen om småbarnspedagogik samt på barnskyddsanstalter barnskyddslagen och lagen om yrkesutbildade personer inom socialvår- 9

10 den. Om verksamheten är tillståndspliktig beaktas även den personaldimensionering och personalstruktur som anges i tillståndet. Personalmängden beror på antalet klienter, deras hjälpbehov och på verksamhetsmiljön. Vid enheter som tillhandahåller socialtjänster är det särskilt viktigt att personalen har tillräcklig yrkeskompetens inom socialvård. Av planen för egenkontroll ska framgå antalet anställda inom vård och omsorg, personalstruktur (utbildning och arbetsuppgifter) samt vilka principer som gäller för anlitandet av vikarier/personal i reserv. I planen som finns offentligt framlagd antecknas inte namnen på de anställda, endast yrkesbeteckning, arbetsuppgifter, personaldimensionering och hur personalen placeras i olika arbetsskift. I planen ska även antecknas på vilket sätt tillräckliga personalresurser säkerställs. a) Antal anställda inom vård och omsorg samt personalstrukturen? Vid Pilventupa arbetar 9,25 ordinarie anställda; 0,25 pem, 8 närvårdare och 1 handledare för utvecklingsstörda. Vardagar finns på morgonen 2, under veckoslut, söckenhelger och semestertider 3, kvällar 3 och i nattskift 1 vårdpersonal. b) Vilka är enhetens principer för anlitande av vikarier? Klientvården och tryggheten säkras genom att man sörjer för att det finns tillräckligt med personal och kunnande. Görs samarbete med resurscentralen. c) På vilket sätt säkerställs tillräckliga personalresurser? Att det finns tillräckligt med personalresurser säkersställs genom att man förutser behovet av arbetskraft och satsar på välbefinnande i arbetet och därigenom på att personalen ska orka väl. Personalen har möjlighet att använda sig av företagshälsovård vid Työplus. Principer för rekrytering av personal Personalrekryteringen styrs av arbetslagstiftningen och kollektivavtalen som fastställer arbetstagarnas och arbetsgivarnas rättigheter och skyldigheter. Särskilt vid rekrytering av anställda som ska arbeta hemma hos klienterna och med barn ska personernas lämplighet och pålitlighet säkerställas. Dessutom kan enheten ha egna principer för rekrytering gällande personalstruktur och kompetens. Att öppet informera om dessa är viktigt både för arbetssökande och för de anställda inom arbetsgemenskapen. a) Vilka är principerna för rekrytering av personal till enheten? Personalrekryteringen styrs av arbetslagstiftningen och kollektivavtalen, som fastställer både arbetstagarnas och arbetsgivarnas rättigheter och skyldigheter. Speciellt när man anställer personer som ska arbeta i klienternas hem och med barn beaktas särskilt personernas lämplighet och pålitlighet. Dessutom kan enheten ha principer för rekryteringen när det gäller den egna personalstrukturen och kunnandet som det är viktigt att informera både arbetssökanden och dem som arbetar i enheten om. b) På vilket sätt beaktas lämplighet och pålitlighet när det gäller personer som arbetar i klienternas hem och med barn? När en ny person rekryteras, kontrolleras hens identitet, arbetserfarenhet samt studieprestationer. Behörigheten hos en yrkesutbildad inom hälso- och sjukvården och socialvården kontrolleras från JulkiTerhikki-/JulkiSuosikki-registret: Beskrivning av inskolningen av personalen samt fortbildning Personalen inom vård och omsorg vid verksamhetsenheten inskolas i klientarbete, i behandling av klientuppgifter samt i egenkontrollen. Det samma gäller studerande som arbetar vid enheten samt anställda som länge varit borta från arbetet. Ledarskap och utbildning får ökad betydelse när arbetsgemenskapen lär sig en ny verksamhetskultur och ett nytt förhållningssätt gentemot klienterna och arbetet, till exempel när det gäller att stöda självbestämmanderätten och egenkontrollen. a) På vilket sätt ombesörjer enheten arbetstagarnas och studerandenas inskolning i klientarbete, behandling av klientuppgifterna och datasekretessen? Man tillämpar den introduktionsmall som finns i introduktionsplanen. Som hjälp för introduktionen används ett introduktionskort. Samkommunen har i bruk en nätintroduktionskurs, som används. b) Hur ordnas personalens kompletteringsutbildning i enheten? Man utarbetar en skolningsplan, där man beaktar enhetens behov av kunnande och t.ex. behov/personalönskemål som framkommit vid utvecklingssamtal och auditeringar eller i klientrespons. 10

11 Verksamhetsutrymmena I planen för egenkontroll görs en beskrivning av de utrymmen som står till förfogande och principerna för hur de ska användas. I planen beskrivs bl.a. förfaringssätten för placeringen av klienterna: t.ex. hur klienterna placeras i rummen eller hur man säkerställer att deras integritetsskydd förverkligas. Av planen framgår också hur man kan ordna besök eller eventuella övernattningar för klienternas anhöriga. Andra frågor till grund för planeringen: - Vilka gemensamma/allmänna utrymmen finns det i enheten och vem använder dem? - Hur kan en klient (barn/ung person/äldre person) inverka på inredningen av sitt eget rum/sin egen bostad? - Används en klients personliga utrymmen till andra ändamål om klienten är borta länge? Principer för hur utrymmena används Pilventupa har en stor matsal/ett stort vistelserum samt ett vardagsrum som fritt kan användas av klienterna och deras anhöriga. I den stora aulan/matsalen samlas man i samband med måltiderna och i vardagsrummet umgås man efter måltiderna. I vardagsrummet kan man också följa med tv-program eller njuta av brasvärmen. Alla evenemang som ordnas i Pilventupa äger rum här. Det finns två bastur, där man kan bada alltid när man vill. I det stora tvättrummet finns det tvättmöjlighet också på tvättlavetten. Varje klient har ett eget rum och Wc/dusch. Klienterna bor på hyra och tar med sig egna möbler när de kommer. Hur har städning och tvätt ordnats inom enheten? Karleby stads lokalförsörjning ansvarar för städningen av Pilventupa. Klienternas byke tvättas i Pilventupa som egen verksamhet. Lakanen tvättas i ett tvätteri. Soporna sorteras enligt den lokala sopfirmans anvisningar i våtoch torrsopor samt i återvinningsbara sopor. Medicinskt avfall förs till apoteket för förstöring och riskavfall till hälsocentralen. Avfallskärlen finns i närheten av fastigheten. Avfallshanteringen ombesörjs av Niemelä. Teknologiska lösningar Personalens och klienternas säkerhet tryggas med olika säkerhetskameror, larmapparater och lokaltelefoner. I planen för egenkontroll beskrivs principerna för användningen av de apparater som är i bruk, till exempel om kamerorna tar upp bild eller inte, var apparaterna är placerade och för vilket ändamål de används samt vem som ansvarar för att de används korrekt. I planen anges bl.a. principer och praxis för anskaffning av säkerhetstelefoner till hemvårdens klienter samt den arbetstagare som ansvarar för att instruera om hur de ska användas och om apparaternas funktionssäkerhet. I dörrarna finns el-lås. Anskaffning av produkter och utrustning för hälso- och sjukvård, handledning i användningen och servicen Vid socialvårdens enheter används en hel del olika instrument och vårdtillbehör som klassificeras som produkter och utrustning för hälsooch sjukvård. Bestämmelser om användningen av dem finns i Lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010). Utrustning som används är bl.a. rullstolar, rollatorer, sjukhussängar, lyftanordningar, blodsocker- och blodtrycksmätare, febertermometrar, hörapparater, glasögon. Instruktioner om anmälningar som görs om tillbud orsakade av produkter och utrustning för hälso- och sjukvård ges i Valviras föreskrift 4/2010. På vilket sätt säkerställer man att de hjälpmedel som klienterna behöver anskaffas på ett tillbörligt sätt, att klienterna instrueras i användningen av dem och att underhållet fungerar? Klienterna i Pilventupa har personliga hjälpmedel till sitt förfogande. Namn och kontaktuppgifter på den person som ansvarar för produkter och utrustning inom hälso- och sjukvård Vårdpersonalen kontaktar hjälpmedelscentralen vid behov. Hjälpmedelscentralen

12 Behandling av klient- och patientuppgifter Inom socialvården är klient- och patientuppgifterna känsliga, sekretessbelagda personuppgifter. En god behandling av personuppgifterna förutsätter systematisk planering genom hela processen, från det att uppgifterna registreras till det att de förstörs. Det säkerställer en god hantering av uppgifterna. Den registeransvariga ska i en registerbeskrivning ange varför och på vilket sätt personregistret behandlas och hurudana uppgifter som registreras. Klientens samtycke och uppgifternas användningsändamål definierar olika aktörers rätt att använda klient- och patientuppgifter som införts i olika register. Bestämmelserna om sekretess och utlämning av klientuppgifter inom socialvården finns i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården och bestämmelserna om motsvarande användning av patientuppgifter inom hälso- och sjukvården i lagen om patientens ställning och rättigheter. Uppgifter som registreras av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården utgör patientuppgifter och har därmed ett annat användningsändamål och införs i ett annat register än socialvårdens klientavgifter. Serviceproducenten ska göra upp en plan för egenkontroll med tanke på informationssäkerheten, dataskyddet och användningen av informationssystemen i enlighet med 19 h i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007). I egenkontrollen av dataskyddet ingår en skyldighet för tillhandahållare av tjänster att underrätta informationssystemets tillverkare om konstaterade betydande avvikelser när det gäller att tillgodose de väsentliga kraven på ett informationssystem. Om en avvikelse kan innebära en betydande risk för patientsäkerheten, informationssäkerheten eller dataskyddet ska Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården underrättas. Lagen innehåller bestämmelser om skyldigheten att se till att det i samband med informationssystemen finns behövliga bruksanvisningar för en korrekt användning av dem. Eftersom det vid tillhandahållandet av socialvårdstjänster bildas ett eller flera personregister av klienternas uppgifter (personuppgiftslagen 10 ) uppstår av detta en förpliktelse att informera klienterna om den framtida behandlingen av personuppgifterna samt om den registrerades rättigheter. När man uppgör en dataskyddsbeskrivning, som är något mer omfattande än registerbeskrivningen, realiseras även den lagstadgade plikten att informera klienterna. Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifterna om sig själv och vid behov yrka på rättelse av dem. Begäran om att få kontrollera uppgifterna och yrkandet på ändring kan framställas till den registeransvariga på en blankett. Om den registeransvariga inte lämnar ut de begärda uppgifterna eller vägrar att införa yrkade rättelser ska den registeransvariga ge ett skriftligt beslut om sin vägran och grunderna för den. När klientens servicehelhet består av både socialvårdstjänster och hälso- och sjukvårdstjänster ska vid planeringen av hur uppgifterna behandlas särskilt beaktas det faktum att klientuppgifterna inom socialvården och uppgifterna i journalhandlingar inom hälso- och sjukvården är separata uppgifter. Vid planeringen ska hänsyn tas till att socialvårdens klientuppgifter och hälso- och sjukvårdens uppgifter införs i separata dokument. a) Hur försäkrar man sig om att man i verksamhetsenheten efterföljer lagstiftningen gällande dataskyddet och hanteringen av personuppgifter samt de anvisningar och myndighetsföreskrifter om dokumentering av klient- och patientuppgifter som utarbetats för enheten? Alla anställda undertecknar en användarförbindelse i vilken de grundläggande frågorna som gäller dataskydd och datasäkerhet gås igenom. Dessutom genomför personalen en nätkurs i dataskydd och- datasäkerhet vartannat år och skall avklara en tent som hör till kursen. Ansvariga, samt huvudpersoner för dataskydd och datasäkerhet utför kontroll av inloggningsuppgifter. Syftet är att följa med hur personuppgiftslagen, lagen om patientens ställning och rättigheter och lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården efterföljs. b) På vilket sätt inskolas personal och praktikanter i behandlingen av personuppgifter och informationssäkerheten och hur ordnas fortbildningen? Vartannat år ska man genomgå och tentera en nätkurs i dataskydd- och datasäkerhet. c) Var finns enhetens registerbeskrivning och dataskyddsbeskrivning framlagda till påseende? Om endast en registerbeskrivning har gjorts upp för enheten, hur informeras i så fall klienterna om de frågor som gäller behandlingen av uppgifterna? d) Den dataskyddsansvariga personens namn och kontaktuppgifter Satu Tikkanen, satu.tikkanen@soite.fi, telefon

13 SAMMANDRAG AV UTVECKLINGSPLANEN Utvecklingsbehov som klienterna, personalen framfört eller som framkommit via riskhanteringen samt tidtabell för att förverkliga korrigerande åtgärder Detaljerade uppgifter om behov att utveckla servicekvaliteten och klienternas säkerhet fås från flera olika källor. I processen gällande riskhantering behandlas alla anmälningar om missförhållanden och utvecklingsbehov som framkommit och man kommer överens om en plan för hur frågan ska ordnas i skick beroende på hur allvarlig risken är. Planen för egenkontroll gås igenom med Pilventupas personal. Klienterna, anhöriga och personalen ger förslag om utvecklingsbehov som behandlas. Observerade missförhållanden och risker avlägsnas och minimeras. GODKÄNNANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL Ort och datum Underskrift 13