Planen för egenkontroll inom socialservicen Valvira FAMILJEENHETEN PARGAS STAD

Transkript

1 [Skriv här] Planen för egenkontroll inom socialservicen Valvira FAMILJEENHETEN PARGAS STAD Paraisten kaupunki Rantatie Parainen Puhelin

2 PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN INNEHÅLL (Numreringen motsvarar föreskriftens) 1 UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN (4.1.1) 3 2 VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH PRINCIPER (4.1.2) 4 3 RISKHANTERING (4.1.3) 4 4 UPPGÖRANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (3) 8 5 KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER (4.2) Bedömning av servicebehovet Vård-, service- eller rehabiliteringsplan Plan för vård och fostran (Barnskyddslagen 30.5 ) Bemötandet av klienten Klientens delaktighet Klientens rättsskydd 13 6 EGENKONTROLL AV SERVICEINNEHÅLLET (4.3) Verksamhet som främjar välbefinnande, rehabilitering och tillväxt Näring Hygienpraxis Samarbete med andra servicegivare 15 7 KLIENTSÄKERHET (4.4) Personal Lokaler Tekniska lösningar 20 8 BEHANDLING AV KLIENT- OCH PATIENTUPPGIFTER (4.5) 21 9 SAMMANDRAG AV UTVECKLINGSPLANEN UPPFÖLJNING AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (5) KÄLLOR 23 INFORMATION TILL DIG SOM ANVÄNDER BLANKETTEN 23 2

3 1 UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN (4.1.1) Serviceproducenten Privat serviceproducent Namn: Serviceproducentens FO-nummer: Kommunens namn: Pargas stad Samkommunens namn: Social- och hälsovårdsområdets namn: Verksamhetsenhetens namn Pargas stad, Familjetjänster, barnskydd och familjearbete Verksamhetsenhetens förläggningskommun och kontaktuppgifter Pargas stad, Strandvägen 30, Pargas Serviceform; klientgrupp för vilken service produceras; antal klientplatser Socialservice för kommuninvånare: barnskydd och familjearbete Målgruppen för barn- och familjeinriktat barnskydd är i första hand barn under 18 år och ungdomar under 21 år som omfattas av eftervård. Familjearbete ges till familjer med barn i olika åldrar antingen som en del av barnskydd eller som en tjänst med stöd av socialvårdslagen. I det senare fallet behöver familjen inte vara klient inom barnskyddet. Verksamhetsenhetens gatuadress Strandvägen 30 Postnummer Verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare Socialsekreterare Kaisu Karlsson Postort Pargas Telefon E-post Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Tidpunkt för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som tillhandahåller verksamhet dygnet runt) Service för vilken tillstånd beviljats Kommunens beslut om mottagande av anmälan Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Tidpunkt för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut 3

4 Service som anskaffats som underleverans samt producenter 2 VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH PRINCIPER (4.1.2) Verksamhetsidé Verksamhetsenheten grundas för att tillhandahålla service för en viss klientgrupp i ett visst syfte. Verksamhetsidén anger vilken service enheten producerar och för vilken målgrupp. Verksamhetsidén är baserad på speciallagar som reglerar branschen, t.ex. barnskydds-, handikappservice-, specialomsorgs- samt mentalvårds- och missbrukarvårdslagarna och bestämmelserna i äldreomsorgslagen. Vilken är enhetens verksamhetsidé? Syftet med enheten är att tillhandahålla den service för klienterna inom socialvården som de behöver enligt god förvaltningssed samt enligt gällande lagstiftning och kommunens föreskrifter. Klienterna ska ansöka om service och utifrån denna ansökan görs en bedömning av servicebehovet och det fattas ett beslut. Vid behov görs det upp en klient- och serviceplan. Värderingar och principer Värderingar har en nära anknytning till de yrkesetiska principerna i arbetet och styr besluten också när lagen inte ger exakta svar på de frågor som uppstår i det praktiska arbetet. Enhetens värderingar uttrycker arbetsgemenskapens sätt att arbeta. De påverkar uppställda mål och metoder genom vilka målen uppnås. Enhetens verksamhetsprinciper beskriver målen för den dagliga verksamheten och klientens ställning i enheten. Principer kan vara till exempel individorientering, trygghet, familjecentrering, professionalitet. Tillsammans med värderingarna bildar principerna ryggraden för enhetens funktioner och mål och återspeglas bl.a. i bemötandet av klienterna och de anhöriga. Vilka är enhetens värderingar och principer? Pargas stads värderingar är en del av organisationskulturen som syns i personalens agerande och uppförande. Stadens tre grundläggande värderingar är: Utveckling och delaktighet, hela kommunen ska utvecklas utgående från områdenas särbehov och i enlighet med invånarnas önskemål och behov. Hänsyn och gemenskap, inom kommunen frodas en kultur av öppenhet och dialog samt en naturligt fungerande och levande tvåspråkighet. Man tillvaratar och utvecklar de olika kommundelarnas identitet och starka sidor. Trygghet, vi skapar och ger en trygg vardag genom god service nära invånarna. På denna värdegrund byggs kommunstrategins målsättningar inom områdena boende, service och miljö. Familjeenhetens värderingar och principer i Pargas stad är jämlikhet, professionalitet, finkänslighet, bemötande av andra människor med respekt och tillräcklig utredning av omständigheterna för att kunna ge ändamålsenlig service och stöd till klienten i syfte att förbättra klientens situation. Grunden för familjetjänsterna är att utgå från barnets och barnfamiljernas bästa, ett rättvist och jämlikt tillhandahållande av service samt ett ansvarsfullt och målinriktat arbetssätt. Klienternas situation bedöms utifrån yrkesmässiga grunder och som stöd i bedömningen anlitas samarbetsparter som sakkunniga. Det primära ansvaret för ett barns välbefinnande ligger alltid hos barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare. 4

5 3 RISKHANTERING (4.1.3) Egenkontrollen baserar sig på riskhantering, där risker och eventuella missförhållanden i samband med servicen på ett mångsidigt sätt beaktas med hänsyn till den service klienten fått. Risker kan orsakas till exempel av den fysiska verksamhetsmiljön (trösklar, svårhanterliga apparater), tillvägagångssätt, klienter eller personal. Risker är ofta en summa av många felaktiga funktioner. En förutsättning för god riskhantering är att arbetsgemenskapen har en öppen och trygg atmosfär, där både personalen, klienterna och klienternas anhöriga vågar ta upp missförhållanden i kvalitet och klientsäkerhet. System och förfaranden för riskhantering Vid riskhantering förbättras kvaliteten och klientsäkerheten genom att man redan i förväg identifierar de kritiska arbetsmoment där risken finns att de uppställda kraven och målen inte uppnås. Riskhantering innefattar även ett systematiskt arbete för att eliminera eller minimera missförhållanden och observerade risker samt registrering, analysering och rapportering av negativa händelser och vidtagande av fortsatta åtgärder. Serviceproducenten ansvarar för att riskhanteringen inriktas på samtliga delområden av egenkontrollen. Arbetsfördelning vid riskhantering Det är ledningens uppgift att se till att egenkontrollen ordnas och instruktioner ges om den samt att de anställda har tillräckligt med kunskap om säkerhetsfrågor. Ledningen svarar för att tillräckliga resurser har anvisats till att en säker verksamhet kan garanteras. Ledningen bär också huvudansvaret för att skapa en positiv attityd gentemot behandling av missförhållanden och säkerhetsfrågor. Riskhanteringen kräver aktiva åtgärder också av den övriga personalen. De anställda deltar i bedömningen av säkerhetsnivån och -riskerna, uppgörandet av planen för egenkontroll och genomförandet av åtgärder som förbättrar säkerheten. Det hör till riskhanteringens karaktär att arbetet aldrig blir färdigt. Av hela enhetens personal krävs engagemang, förmåga att lära av sina misstag och att leva i en förändring för att säkra och högklassiga tjänster ska kunna erbjudas. Olika yrkesgruppers sakkunskap kan utnyttjas genom att hela personalen tas med i att planera, genomföra och utveckla egenkontrollen. En förteckning över anvisningarna för verkställande av riskhantering/egenkontroll Det har utarbetats en beredskapsplan för Pargas stad, i planen utreds konsekvenserna av störningar och exceptionella situationer på organisationens uppgifter och verksamhet, hur verksamhetens kontinuitet kan tryggas och hur verksamheten kan återvändas till den normala. Kommunens beredskapsplan indelas i en allmän del och i områdesvisa beredskapsplaner. Inom stadens olika sektorer har det utarbetats en egen beredskapsplan för social- och hälsovården. Målet med planen är att säkra att nyckeluppgifterna inom sektorn kan skötas så bra som möjligt i alla situationer och att utreda vilka krav andra sektorer ställer på den egna sektorn respektive vilka krav den egna sektorn ställer på andra sektorer under störningar och exceptionella situationer. Den områdesvisa beredskapsplanen indelas i enhetsvisa beredskapsplaner. Stadens personal får regelbundet utbildning i brand- och räddningssäkerhet, hygien, läkemedel och första hjälpen. Arbetarskyddskommissionen och företagshälsovården gör kartläggningar på de olika verksamhetsställena. Syftet med arbetarskydds- och arbetsmiljöarbete är att arbetsgivaren och personalen genom samarbete systematiskt utvecklar arbetsmiljön, det psykiska välbefinnandet bland personalen samt säkerheten och hälsoaspekten i arbetet. Det väsentliga är att förebygga arbetsolycksfall, arbetsrelaterade sjukdomar och andra olägenheter relaterade till arbetsmiljön som kan påverka arbetstagarnas fysiska eller psykiska hälsa. Behoven av att utveckla arbetsförhållandena och arbetsmiljöfaktorernas verkningar bedöms utgående från en riskutvärdering vart fjärde år på alla arbetsenheter i staden. Följande delområden utvärderas i riskutvärderingen: fysikaliska, ergonomiska, kemiska och psykiska risker samt olycksfallsrisker. Pargas stad har utvecklat i samarbete med företagshälsovården ett verksamhetskoncept i syfte att upprätthålla, 5

6 uppfölja och stöda arbetstagarnas arbetsförmåga. Detta verksamhetskoncept som är känt som modellen för tidigt ingripande omfattar olika anvisningar och stödmaterial. Modellen för tidigt stöd används av cheferna och föreståndarna i Pargas stad som redskap i hanteringen av frågor som berör upprätthållande av hälsa och arbetsförmåga. Modellen utgör ett gemensamt förfaringssätt som gäller hela personalen. Syftet med modellen är att cheferna och medarbetaren i ett tidigt skede ska diskutera och definiera eventuella problem som gäller arbetshälsa och arbetsförmåga. Som en del av det förebyggande arbetarskyddet har man tagit fram en blankett för introduktion för nyanställda i Pargas stad. Det har utarbetats säkerhetsföreskrifter för stadens personal i syfte att förebygga verbalt, psykiskt och fysiskt våld. Förebyggande åtgärder i syfte att trygga säkerheten i barnskydd och familjearbete: Säkerhetslösningar: säkerhetsdörrar, arbete i par, agera förutseende, anlita väktare vid behov Ljudisolerade dörrar i de rum där man tar emot klienter Låsta dörrar till väntsalens sida Mottagning av klienter i regel med tidsbokning Absolut alltid i par på hembesök, beakta och reagera inför farosituationer De anställda uppfyller de yrkesmässiga behörighetskraven, det krävs ett straffregisterutdrag av de anställda, de ska förbinda sig till att iaktta tystnadsplikt, det krävs ett läkarintyg då man väljer personal till ordinarie arbets- eller tjänsteförhållanden Datasäkerhet Försäkrat genom användning av lösenord och principer i anslutning till dem Användning av registerbeskrivningar Inskolning av personal Det kommer att skaffas ett larmsystem våren 2017 Loggen är stadens intranät och de anställdas verktyg och den plats dit det samlas intern information till hela arbetskollegiet. På Loggen finns bl.a. följande dokument: Arbetarskydd Förstahjälpenberedskap Förmannens ABC anvisningar till riskbedömningen riskutvärdering arbetsblankett utvecklingssamtal Personalsäkerhet nålstick direktiv Trakasserier och osakligt bemötande i arbetet handlingsmodell anmälan till arbetsgivaren PM om att föra på tal Anmälan om olycksfall i arbetet nära ögat blankett (tillbud) anmälan om olycksfall Mobbning och diskriminering handlingsmodell nolltolerans 6

7 utvecklingssamtal Materialbank handbok: Ändra dig. Lägg dig i. våld och hot videomaterial faktablad/säkerhetskort Direktiv för glasögon vid bildskärmsarbete Handlingsmodell för personalen efter hot om våld eller våld i arbetet blankett för rapportering om våld och hotfulla situationer Verksamhetsplan för arbetarskyddet Inskolning för anställda Tidigt stöd arbetshälsa ta till tals ta till tals problem med arbetsförmåga workshop tidigt stöd plan tidigt stöd - modell tidigt stöd - rusvård tidigt stöd för återgång till arbetet tidigt stöd - trepartsförhandling anmärkning Arbetarskyddschef (på deltid 40 %) Alf-Peter Heino, tfn Identifiering av risker Under riskhanteringsprocessen kommer man överens om tillvägagångssätt för identifiering av risker och kritiska arbetsmoment. På vilket sätt tar personalen upp de missförhållanden, kvalitetsavvikelser och risker som de har observerat? Inom familjeenheten går vi årligen igenom identifieringen och bedömningen av riskerna på en för hela staden gemensam arbetsblankett för ändamålet. Vi kommer överens om tillvägagångssätt för identifiering av risker och kritiska arbetsmoment. Medarbetaren meddelar sin närmaste chef om missförhållanden, kvalitetsavvikelser och risker som hen har iakttagit. Personalen har s.k. anmälningsskyldighet: personer som arbetar i uppgifter inom socialvården ska utan dröjsmål meddela den person som ansvarar för verksamheten om de lägger märke till eller får kännedom om ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande vid tillhandahållandet av socialvård för klienten. Vid behov diskuterar chefen om missförhållanden och risker med den anställda även under utvecklingssamtal. Det har tagits fram en handlingsmodell, en anmälningsblankett och en modell för PM om att föra på tal med anledning av trakasserier och osakligt bemötande i arbetet i Pargas stad. Staden har också en handlingsmodell och en blankett för rapportering om hot om våld och om våld i arbetet. Den anställda fyller i blanketten för en nära ögat -situation om tillbud. För olycksfall i arbetet har staden en blankett för anmälan om olycksfall. 7

8 Hantering av risker Behandlingen av negativa händelser och tillbud innefattar registrering av händelsen samt analysering och rapportering. Ansvaret för att den kunskap som samlas vid riskhanteringen kommer till nytta i utvecklingsarbetet ligger hos serviceproducenten. De anställda ansvarar för att informationen förmedlas till ledningens kännedom. I behandlingen av negativa händelser ingår även att de diskuteras med de anställda, klienten och vid behov med anhöriga. Efter en allvarlig negativ händelse som orsakat ersättningsbara skador informeras klienten eller de anhöriga om hur ersättning kan ansökas. På vilket sätt behandlas negativa händelser och tillbud i enheten och hur sker dokumenteringen? Om dokumentering, se föregående punkt. Beroende på karaktären av händelsen diskuterar chefen med den anställda eller frågan behandlas gemensamt av hela personalen. Det görs upp ett PM om behandlingen på ett personalmöte. I allvarliga fall kan företagshälsovården delta i behandlingen. Orsaker som ledde till händelsen reds ut så att man kan övergå till säkrare praxis. Beroende av händelsen diskuterar den anställda eller chefen även med klienten och vid behov med dennes anhöriga. Arbetarskyddspersonalen följer upp olycksfall i arbetet och hot om våld samt sammandrag över enheternas riskbedömningar och utvecklingsplaner. Leda den anställda till att ansöka om ersättning, ifall det uppstår behov därtill. Krishjälp vid behov. Korrigerande åtgärder För eventuella kvalitetsavvikelser, missförhållanden, tillbud och negativa händelser fastställs korrigerande åtgärder som hindrar att liknande situationer upprepas i fortsättningen. Sådana åtgärder är bland annat utredning av orsakerna som ledde till situationen och därigenom en övergång till säkrare praxis. Även de korrigerande åtgärderna uppföljs, registreras och anmäls. På vilket sätt reagerar man vid enheten på observerade missförhållanden, kvalitetsavvikelser, tillbud och negativa händelser? Vi bedömer tillsammans hur vi ska gå tillväga i fortsättningen så att vi kan hindra att liknande situationer upprepas. Vi lär oss av våra erfarenheter och tar detta till en del av planeringen av vårt arbete. Vid behov erbjuds möjlighet till arbetshandledning av kriskaraktär. I allvarliga fall överväger vi om ärendet ska polisanmälas. Se även föregående punkt. Information om förändringar På vilket sätt informeras personalen och andra samarbetsparter om förändringar i arbetet (inklusive observerade eller realiserade risker och korrigerandet av dem)? Cheferna informerar personalen och andra samarbetsparter om förändringar i arbetet antingen på möten, t.ex. Bas-teamet, eller genom skriftlig information. Om bestående förändringar informeras på familjeenhetens webbplats. 8

9 4 UPPGÖRANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (3) Person/-er som ansvarar för planeringen av egenkontrollen Planen för egenkontroll görs upp i samarbete mellan verksamhetsenhetens ledning och personal. Olika delområden av egenkontrollen kan också ha egna ansvariga personer. Vilka har deltagit i planeringen av egenkontrollen? Planen för egenkontroll har gjorts upp av enhetschefen för familjeenheten, socialsekreteraren Kaisu Karlsson och av specialarbetaren inom barnskyddet Raina Blomqvist. I fortsättningen ska hela personalen inom familjeenheten delta i uppföljning och justering av egenkontrollen. Kontaktuppgifterna till den som ansvarar för planeringen och uppföljningen av egenkontrollen: Socialsekreterare Kaisu Karlsson, tfn Specialarbetare Raina Blomqvist, tfn Familjeenheten Strandvägen Pargas Uppföljning av planen för egenkontroll (punkt 5 i föreskriften) Planen för egenkontroll uppdateras efter ändringar i verksamheten som anknyter till servicekvalitet och klientsäkerhet. På vilket sätt har uppdateringen av planen för egenkontroll ordnats vid enheten? Planen för egenkontroll uppdateras en gång om året och vid behov efter ändringar i verksamheten som anknyter till servicekvalitet och klientsäkerhet. Offentlighet av planen för egenkontroll En uppdaterad plan för egenkontroll ska hållas framlagd vid verksamhetsenheten så att klienterna, deras anhöriga och alla som är intresserade av enhetens egenkontroll kan läsa den utan att separat behöva begära detta. Var finns enhetens plan för egenkontroll framlagd? Planen för egenkontroll hålls framlagd på anslagstavlan på familjeenhetens anslagstavla för personalen och på anslagstavlan i de allmänna utrymmena på enheten så att klienterna, deras anhöriga och alla som är intresserade av enhetens egenkontroll kan läsa den utan att separat behöva begära detta. Planen för egenkontroll finns även tillgänglig på stadens webbplats 5 KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER (4.2) Bedömning av servicebehovet 9

10 Vård- och servicebehovet bedöms tillsammans med klienten och vid behov med hans eller hennes anhöriga, närstående eller lagliga representant. Utgångspunkten för bedömningen är personens egen uppfattning om sina resurser och hur de kan stärkas. Vid utredningen av servicebehovet ska uppmärksamhet fästas vid att återställa, bevara och främja funktionsförmågan samt möjligheterna till rehabilitering. Bedömningen av servicebehovet omfattar alla dimensioner av funktionsförmågan som består av fysisk, psykisk, social och kognitiv funktionsförmåga. Därtill ska vid bedömningen beaktas de riskfaktorer i de olika dimensionerna som förutspår en försämrad funktionsförmåga, såsom instabilt hälsotillstånd, dålig nutrition, otrygghet, brist på sociala kontakter eller smärta. På vilket sätt bedöms klientens servicebehov vilka mätinstrument används vid bedömningen? Klientens servicebehov bedöms enligt anvisningarna i socialvårdslagen och barnskyddslagen och behoven inskrivs på blanketten för bedömning av servicebehovet i klientdatasystemet. Bedömningen av servicebehovet sker i samarbete med klienten och hans eller hennes anhöriga samt det behövliga nätverket. I bedömningen av servicebehovet ingår följande ämneshelheter: en sammanfattning av klientens situation samt av behovet av socialservice och särskilt stöd de slutsatser som en yrkesutbildad person inom socialvården har dragit om förutsättningarna för klientrelationen klientens åsikt och syn på sitt servicebehov en bedömning om behovet av en egen kontaktperson. Vid bedömning av servicebehovet utreds klientens socioekonomiska ställning, tidigare klientrelationer till socialvården och eventuella övriga myndigheter som gör samarbete med klienten samt kartläggs klientens nätverk av närstående. Klientens eventuella vård- och rehabiliteringsplaner gås igenom. På vilket sätt tas klienten och/eller de anhöriga och närstående med i bedömningen av servicebehovet? Bedömningen av servicebehovet sker i samarbete med klienten: hembesök, möten på socialcentralen och nätverksmöten varierande utifrån behov och situation. Barnets åsikt utreds med hjälp av åldersadekvata arbetsmetoder. Anhöriga och närstående beaktas enligt klientens önskemål Vård-, service- eller rehabiliteringsplan Vård- och servicebehovet inskrivs i en individuell plan om klientens dagliga vård, service eller rehabilitering. Målet för planen är att hjälpa klienten att uppnå de mål som ställts upp för livskvalitet och förbättrad funktionsförmåga. Planen för daglig vård och service är ett dokument som kompletterar den individuella service-/klientplanen och med vilken servicegivaren informeras om de förändringar som inträffar i klientens servicebehov. På vilket sätt görs vård- och serviceplanen upp och hur sker uppföljningen av den? Klientplanen görs upp i samarbete med klienten, klientens nätverk av närstående och behövliga samarbetsparter. Klientplanen justeras enligt överenskommelse, utgångspunkten är att planen justeras med minst sex månaders mellanrum om en justering mera sällan inte är motiverat och överenskommet.i På vilket sätt säkerställs det att personalen känner till innehållet i vård- och serviceplanen och handlar enligt den? Planen inskrivs i klientdatasystemet. Personalen deltar och svarar för uppgörandet och justeringen av klientplanen enligt sina uppgiftsbeskrivningar Plan för vård och fostran (Barnskyddslagen 30.5 ) När ett barn har placerats i anstaltsvård som en stödåtgärd inom öppenvården eller efter omhändertagande uppgörs för honom eller henne en plan för vård och fostran som kompletterar den klientplan som avses i 30 i barnskyddslagen. I planen för vård och fostran bedöms innehållet av den vård och omsorg som barnet behöver på anstalten med beaktande av det som står i klientplanen om syftet med vården utom hemmet och dess mål. Planen för vård och fostran kompletterar klientplanen och stöder ordnandet av den praktiska 10

11 vården och omsorgen på anstalten. Planen för vård och fostran ska ges för kännedom till den socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter samt till barnets vårdnadshavare. På vilket sätt görs planen för vård och fostran upp och hur uppföljs utfallet av den? Planen för vård och fostran görs upp i samarbete med barnet, barnets föräldrar, representanter för vård utom hemmet och kommunens barnskyddspersonal. Planen gås igenom av ovannämnda grupp med jämna mellanrum såsom avtalat. Utgångspunkten är att planen gås igenom med sex månaders mellanrum och enligt behov oftare Bemötandet av klienten Stärkande av självbestämmanderätten Självbestämmanderätten är en grundläggande rättighet för var och en och består av rätten till personlig frihet, integritet och säkerhet. Den har ett nära samband med rätten till privatliv och skydd för privatlivet. Personlig frihet skyddar människans fysiska frihet, men också rätten till fri vilja och självbestämmanderätten. Inom socialtjänsterna ska personalen respektera och stärka klientens självbestämmanderätt och främja klientens delaktighet i planeringen och genomförandet av servicen. På vilket sätt stärks olika delområden av klienternas självbestämmanderätt vid enheten, såsom rätten till privatliv, friheten att själv bestämma över sina vardagliga sysslor och möjligheten till ett individuellt liv enligt egna önskemål? Vi respekterar förtroendefulla klientrelationer och följer regler om sekretessen. Klienten deltar i utredning av sin situation och i genomförande av åtgärder enligt planen i den omfattning det är möjligt med tanke på klientens ålder. Klienten hörs och hans eller hennes åsikt utreds. Vi blandar oss i klientens angelägenheter bara i den omfattning som det behövs med tanke på att servicen kan fullgöras. Principer och praxis för begränsning av självbestämmanderätten Vården och omsorgen som ges en klient inom socialvården baserar sig i första hand på frivillighet, och utgångspunkten är att service tillhandahålls utan begränsning av individens självbestämmanderätt. Det ska alltid finnas en lagstadgad grund för begränsande åtgärder, och inom socialvården kan självbestämmanderätten endast begränsas om klientens eller andra personers hälsa eller säkerhet riskerar att äventyras. Tillbörliga skriftliga beslut ska fattas om åtgärder som begränsar självbestämmanderätten. De begränsande åtgärderna ska genomföras enligt principen om lindrigaste åtgärd och på ett tryggt sätt med respekt för individens människovärde. Det finns särskilda bestämmelser i barnskyddslagen om begränsning av barns och ungas självbestämmanderätt vid barnskyddsanstalter. Principerna och praxisen gällande självbestämmanderätten skrivs in i i vård- och serviceplanen och man diskuterar dem med både den läkare som har hand om klienten och klientens anhöriga och närstående. Även begränsande åtgärder inskrivs i klientinformationen. Vilka principer om begränsande åtgärder har man kommit överens om vid enheten? Barnskyddet baserar sig på samarbete med barnet och barnets familj och på samförstånd om behövliga stödformer. Omhändertagande av ett barn utgör ett undantag, där föräldrarnas och ibland även barnets eller den unga personens självbestämmanderätt begränsas mot deras vilja. I situationer då barnets bästa står i strid med barnets vårdnadshavares eller den övriga uppväxtmiljöns intressen, ska barnskyddet prioritera barnets bästa. Om barnets bästa det kräver ska barnskyddsmyndigheterna agera mot föräldrarnas, den unga personens eller barnets vilja. Klienternas situation bedöms utifrån yrkesmässiga grunder och som stöd i bedömningen anlitas samarbetsparter och sakkunniga. Det hör till barnskyddets tjänsteskyldigheter att bereda omhändertagande av ett barn och barnets vård utom hemmet enligt 40 i barnskyddslagen. Omhändertagandet och vården utom hemmet bereds av den socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter. Om barnets vårdnadshavare eller om barnet som fyllt 12 år motsätter sig omhändertagandet eller vården utom hemmet, avgörs ärendet i förvaltningsdomstolen. På den plats där barnet är placerat utom hemmet inom barnskyddet begränsas barnets eller den unga 11

12 personens samt barnets föräldrars eller närståendes självbestämmanderätt med stöd av barnskyddslagens föreskrifter i samförstånd med den socialarbetare som ansvarar för det minderåriga barnets angelägenheter. I all verksamhet iakttas den gällande lagstiftningen och Pargas stads förvaltningsstadga. För diskussion: - På vilket sätt utvärderas verksamheten och arbetsrutinerna med hänsyn till hur kravet på självbestämmanderätt uppfylls (rutiner, besökstider, måltider, användning av internet och telefon mm.) Det rekommenderas att enheten gör upp egna anvisningar om begränsning av självbestämmanderätten. Detta gör det lättare för de anställda att göra sig förtrogna med ämnet i det praktiska arbetet och främjar därmed rättsskyddet för klienterna som ofta befinner sig i en sårbar ställning. Bemötandet av klienten Största delen av de klagomål som gäller socialtjänsterna handlar om att klienten upplevt osakligt bemötande eller att en situation av växelverkan med klienten har misslyckats. Klienten har rätt att framställa en anmärkning med anledning av bemötandet till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare. Om tjänsten är baserad på ett upphandlingsavtal framställs anmärkningen till den myndighet som ansvarar för ordnandet av servicen. Vid enheten bör man dock även utan anmärkning uppmärksamma och vid behov reagera på osakligt eller kränkande beteende mot klienten. I planen för egenkontroll inskrivs på vilket sätt ett sakligt bemötande av klienterna säkerställs och vilket förfarande som tillämpas om osakligt bemötande observeras. I arbetet beaktas de etiska principerna inom socialvården: självbestämmanderätt, rätt att delta, rätt att bli behandlad på ett sätt som beaktar helheten och rätt till privatliv. Utgångspunkten är att klienten och den anställda reder ut det uppleva osakliga bemötandet sinsemellan. Vid behov deltar den anställdas chef i diskussionen och utredningen. På vilket sätt behandlas en inträffad negativ händelse eller risksituation med klienten och vid behov med hans eller hennes anhöriga eller närstående? Valvira: Uppdaterat Socialvårdsklienter har rätt att framställa en anmärkning eller anföra klagomål om den service de har fått. Före anmärkningen eller klagomålet är det bra att första utreda saken med den verksamhetsenhet som tillhandahållit socialvårdstjänsterna. Där kan man ta upp eventuella brister eller fel som förekommit. En klient som är missnöjd med kvaliteten på den socialvård som han eller hon har fått eller med bemötandet i samband med tjänsterna kan framställa en anmärkning till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare inom socialvården. Om en klient på grund av sjukdom eller nedsatt psykisk funktionsförmåga eller av någon annan motsvarande orsak inte kan framställa anmärkning själv, eller om klienten är död, kan anmärkningen framställas av klientens lagliga företrädare, en anhörig eller någon annan närstående. Anmärkningen ska i regel framställas skriftligen. Den av kommunen utsedda socialombudsmannen bistår vid behov i att framställa en anmärkning. Verksamhetsenheten eller den ledande tjänsteinnehavaren ska diarieföra anmärkningen och behandla den på behörigt sätt och skriftligen besvara den inom skälig tid från det att den framställdes. Var och en får anföra klagomål över att en myndighet, den som är anställd hos en myndighet eller någon annan som sköter en offentlig förvaltningsuppgift har förfarit lagstridigt eller underlåtit att fullgöra sin skyldighet. Klagomål som gäller socialvården riktas till regionförvaltningsverket eller till Valvira och kan formuleras fritt eller lämnas på en för ändamålet avsedd blankett. Den som anför klagomål ska ge sin uppfattning om de grunder på vilka förfarandet inom socialvården ska anses ha varit felaktigt. I klagomålet ska i tillräcklig grad specificeras det förfarande som är föremål för klagomålet 12

13 samt tidpunkten för händelsen. Klagomål som gäller en händelse som är äldre än två år prövas inte, om inte vägande skäl till prövning föreligger. Tillsynsmyndigheten vidtar de åtgärder som den anser att klagomålet ger upphov till. Om tillsynsmyndigheten anser att klagomålet inte föranleder åtgärder meddelas detta till den som anfört klagomålet. Om ett klagomål som riktats till Valvira inte hör till Valviras behörighet överförs klagomålet till den behöriga myndigheten. Den som anfört klagomålet underrättas om överföringen. Enligt 23 a i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården kan tillsynsmyndigheten bedöma att det är lämpligast att behandla ett klagomål som en anmärkning. I det fallet överförs ärendet till den verksamhetsenhet som klagomålet gäller eller till en ledande tjänsteinnehavare inom socialvården. Detta ger verksamhetsenheten tillfälle att reagera snabbt på förfarande eller rutiner som kräver korrigering och även i övrigt förbättra kontrollen över den egna verksamheten. Den som anfört klagomålet underrättas om att ärendet har överförts och kommer att behandlas som en anmärkning. Kontaktuppgifter: Överinspektör Pekka Ojaniemi, tfn (socialvårdens yrkesutövningslag, tillsynsärenden) Överinspektör Marita Raassina, tfn (barnskydd, vårdnad om barn och umgängesrätt, utkomststöd) Klientens delaktighet Klienternas och de anhörigas deltagande i utvecklandet av kvaliteten och egenkontrollen vid enheten En väsentlig del av utvecklandet av serviceinnehållet, kvaliteten, klientsäkerheten och egenkontrollen är att ta hänsyn till klienter i olika åldrar samt deras familjer och närstående. Eftersom kvalitet och god vård och omsorg kan betyda olika saker för personalen och klienterna är det viktigt att i utvecklingsarbetet utnyttja all respons som på olika sätt systematiskt samlats in. Insamling av respons Hur deltar klienterna och deras närstående i att utveckla enhetens verksamhet, kvalitet och egenkontroll? På vilket sätt samlar man in respons från klienterna? Respons samlas från klienterna under och i slutet av klientrelationen. Vi genomför klientnöjdhetsenkäter som kan lämnas in i postlådan väntsalen för klienterna. Klienternas muntliga respons skrivs in och behandlas vid behov. Utifrån responsen kan vi bedöma hur vi kunde utveckla tjänsterna. Behandling och användning av respons i utvecklingen av verksamheten På vilket sätt utnyttjas klientresponsen vid utvecklingen av verksamheten? Klientresponsen behandlas i bas-teamet och det förs en diskussion om det föreligger behov att ändra verksamheten utifrån responsen. Den respons som berör upphandlingar och resurser och förslagen till utveckling av dem behandlas av familjeenhetens enhetschef. Ärendena kan också tas upp till behandling i social- och hälsovårdsnämnden. Information som samlas från responsen används även då man bedömer utbildningsbehov Klientens rättsskydd En socialvårdsklient har rätt till socialvård av god kvalitet och god behandling utan diskriminering. Klienten ska behandlas med respekt, utan att kränka personens människovärde, övertygelser eller integritet. Beslut om själva behandlingen och tjänster fattas och genomförs medan klienten befinner sig inom ramen för tjänsterna. En klient som är missnöjd med bemötandet eller kvaliteten på 13

14 servicen har rätt att framställa en anmärkning till enhetens ansvarsperson eller ledande tjänsteinnehavare. Vid behov kan anmärkningen framställas av klientens lagliga företrädare, anhörig eller närstående. Mottagaren av anmärkningen ska behandla frågan och ge ett skriftligt, motiverat svar inom skälig tid. a) Mottagare av anmärkningar Familjeenhetens enhetschef, socialsekreterare Kaisu Karlsson, tfn b) Socialombudsmannens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Terttu Stöckell/Merikratos, tfn , fax , e-post Telefonjour tisdagar till torsdagar kl E-post är inte ett datasäkert sätt att skicka meddelanden, vilket innebär att dataskyddet av den information som man vill hålla hemlig kan äventyras. Om man skickar e-post till socialombudet, ska man skriva avsändarens kontaktinformation i e-postmeddelandet. Socialombudet kontaktar klienten i regel antingen per telefon eller per brev. Socialombudet informerar om klientens ställning och rättigheter enligt lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Socialombudet kan vara stödperson eller förmedlare i svåra socialvårdsfrågor. Socialombudet ger råd och assisterar klienterna i att göra upp anmärkningar. Därtill följer socialombudet upp hur klienternas ställning och rättigheter utvecklas i kommunen och ger årligen en rapport till social- och hälsovårdsnämnden. c) Konsumentrådgivningens kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Konsumentrådgivningen är en riksomfattande service som ger information om konsumentens rättigheter och medlingshjälp i tvister mellan konsumenter och företag. Konsumentrådgivarna svarar på numret (vardagar kl. 9 15). d) På vilket sätt behandlas anmärkningar, klagomål och andra tillsynsbeslut och hur beaktas de i utvecklingsarbetet? Enheten följer Valviras anvisningar i behandlingen av anmärkningar. Anmärkningarna tas emot av familjeenhetens enhetschef. Anmärkningen behandlas i samråd med de tjänsteinnehavare/anställda som anmärkningen gäller och de ombeds om en skriftlig förklaring i ärendet. Ärendet behandlas vid behov av teamet och beaktas i arbetsrutinerna. Familjeenhetens enhetschef ger ett skriftligt svar till anmärkaren. Beroende på ärendets omfattning och innehåll tar behandlingen av anmärkningen 1 4 veckor. Ett klagomål anförs hos den myndighet (regionförvaltningsverket) vars behörighet omfattar övervakningen av den myndighets verksamhet som är föremål för klagomålet. Klagomålet besvaras inom regionförvaltningsverkets tidsfrist. Social- och hälsovårdsdirektören samlar in behövliga svar av de anställda som är föremål för klagomålet och ansvarar för den utredning/förklaring som ges till regionförvaltningsverket. Enhetens verksamhet utvecklas mot det bättre utifrån den respons som kommit in. e) Målsatt tid för behandling av anmärkningar Anmärkningen ska besvaras inom skälig tid. Med skälig tid avses 1 4 veckor. 6 EGENKONTROLL AV SERVICEINNEHÅLLET (4.3) 14

15 4.3.1 Verksamhet som främjar välbefinnande, rehabilitering och tillväxt a) Främjande av klienternas fysiska, psykiska, kognitiva och sociala funktionsförmåga och välbefinnande Beaktas i klientens individuella serviceplan och i arbetet med klienten. b) Ordnande av motion och fritidssysselsättning för barn och unga Fritidssysselsättningar för barn kan stödjas som en stödform inom öppenvården. I klienternas vård- och serviceplaner inskrivs mål som hänför sig till daglig motion, friluftsliv, rehabilitering och rehabiliterande aktiviteter. På vilket sätt följer man upp hur målen uppfylls i fråga om verksamhet som främjar klienternas funktionsförmåga, välmående och rehabiliterande aktiviteter? På sätt som det överenskommits om i klientplanen Näring På vilket sätt följer man inom egenkontrollen upp klienternas tillräckliga närings- och vätskeintag samt nutritionskvalitet? Vid behov i samarbete genom stöd i det vardagliga livet och hälsovården och genom hänvisning till dessa tjänster (servicehandledning) Hygienpraxis Enhetens verksamhetsanvisningar och klienternas individuella vård- och serviceplaner ställer mål för hygienpraxis i vilka ingår att klienternas personliga hygien har ordnats samt att spridningen av smittsamma sjukdomar hindras. På vilket sätt följer man upp den allmänna hygiennivån vid enheten och hur säkerställer man att hygienpraxis som motsvarar klienternas behov genomförs enligt givna anvisningar och enligt klienternas vård- och serviceplaner? Vid behov i samarbete genom stöd i det vardagliga livet och hälsovården och genom hänvisning till dessa tjänster (servicehandledning). En enhetsspecifik anvisning om hygienpraxis rekommenderas Samarbete med andra servicegivare En klient inom socialvården kan behöva flera parallella serviceformer till exempel kan en klient inom barnskyddet behöva tjänster från skolan, hälso- och sjukvården, psykiatriska tjänster, rehabilitering eller tjänster inom småbarnsfostran. För att den samlade servicen ska fungera och motsvara klientens behov måste servicegivarna samarbeta med varandra. Det är särskilt viktigt att kunskapsförmedlingen mellan de olika aktörerna fungerar. Hur ordnas samarbetet och informationsutbytet mellan de övriga servicegivare inom social och hälsovården som ingår i klientens servicehelhet? Samarbetet mellan stadens familjeenhet och de olika servicegivarna inom social- och hälsovården, skola och dagvård är i huvudsak mångprofessionellt samarbete inom kommunen, men också med församlingarna, mentalvårdscentralen och Röda Korset. 15

16 Samarbetet genomförs på gemensamma klientmöten, med hjälp av konsultationer och överenskomna arbetsrutiner. Kontakt tas per telefon och per e-post (med beaktande av dataskyddsfrågor). Vid behov är det också möjligt att använda skyddad e-postförbindelse. Om klientens bästa så kräver görs samarbete även utan klientens samtycke om myndigheten anser det vara nödvändigt och för klientens bästa. Tjänster som produceras av underleverantörer (punkt i föreskriften) På vilket sätt säkerställer man att de tjänster som produceras av underleverantörer motsvarar de krav som ställts på innehåll, kvalitet och klientsäkerhet? Pargas stad deltar i ett projekt för konkurrensutsättning av köpta tjänster inom vård utom hemmet och socialarbetets stödtjänster inom öppenvård och vård utom hemmet. Vi följer upp att de avtal som ingåtts med hjälp av konkurrensutsättningen fullföljs. Vi gör kontrollbesök alltid innan en klient placeras till en plats ifall det inte är fråga om brådskande placering. Kontrollbesöken görs av barnskyddets specialarbetare. Genom uppföljning av måluppfyllelsen säkerställs aspekter som har att göra med innehållet, kvaliteten och säkerheten av tjänsterna. 7 KLIENTSÄKERHET (4.4) Samarbete med säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer För klientsäkerhetens del avser egenkontroll inom socialvård de skyldigheter som framgår ur socialvårdslagen. För brandsäkerhet och hälsosamt boende ansvarar den ansvariga myndigheten på grundval av lagstiftningen inom det egna området. Främjandet av klientsäkerheten vid enheten förutsätter samarbete med andra säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer. Brand- och räddningsmyndigheterna ställer sina egna krav och förutsätter bl.a. en utrymningsplan samt skyldighet att anmäla brandrisker och andra olycksrisker till räddningsmyndigheten. Klientsäkerheten tryggas för sin del också av förpliktelsen enligt lagen om förmyndarverksamhet att meddela till magistraten om en person som är i behov av intressebevakning samt förpliktelsen enligt äldreomsorgslagen att anmäla om en äldre person som uppenbart är oförmögen att sörja för sin omsorg. Olika frivilliga organisationer utvecklar beredskapen att möta och förebygga illabehandling av äldre personer. På vilket sätt utvecklar enheten sin beredskap att förbättra klientsäkerheten och hur bedrivs samarbetet med andra säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer? Främjandet av säkerheten vid enheten förutsätter samarbete med andra säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer. Brand- och räddningsmyndigheterna ställer sina egna krav och förutsätter bl.a. en utrymningsplan samt skyldighet att anmäla brandrisker och andra olycksrisker till räddningsmyndigheten. Klientsäkerheten tryggas för sin del också av förpliktelsen enligt lagen om förmyndarverksamhet att meddela till magistraten om en person som är i behov av intressebevakning. Klientsäkerheten upprätthålls och utvecklas genom att regelbundet och alltid vid ändringar uppdatera planer i anknytning till klientsäkerhet, såsom räddningsplan och riskbedömning. Arbetarskyddskommissionen och företagshälsovården gör kartläggningar på de olika verksamhetsställena. Personalen får regelbundet utbildning i brand- och räddningssäkerhet och första hjälpen. Orsaker som ledde till negativa händelser eller tillbud reds ut så att man kan övergå till säkrare praxis. Förordnande av intressebevakare enligt barnskyddslagen vid behov. Samarbete med polisen i säkerhetsfrågor vid behov. 16

17 Kontinuerlig utvärdering av eget arbete och egna förfarandesätt Personal Antalet anställda i vård och omsorg, personalstruktur och principer för anlitande av vikarier Vid personalplaneringen beaktas den lag som tillämpas, till exempel inom privat barndagvård lagen om barndagvård och lagen om småbarnspedagogik samt på barnskyddsanstalter barnskyddslagen och lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården, som trädde ikraft Om verksamheten är tillståndspliktig beaktas även den personaldimensionering och personalstruktur som anges i tillståndet. Personalmängden beror på antalet klienter, deras hjälpbehov och på verksamhetsmiljön. Vid enheter som tillhandahåller socialtjänster är det särskilt viktigt att personalen har tillräcklig yrkeskompetens inom socialvård. Av planen för egenkontroll ska framgå antalet anställda inom vård och omsorg, personalstruktur (utbildning och arbetsuppgifter) samt vilka principer som gäller för anlitandet av vikarier/personalen i reserv. I planen som finns offentligt framlagd antecknas inte namnen på de anställda, utan endast yrkesbeteckning, arbetsuppgifter, personaldimensionering och hur personalen placeras i olika arbetsskift. I planen ska det även antecknas på vilket sätt tillräckliga personalresurser säkerställs. a) Antal anställda inom vård och omsorg samt personalstruktur? Personalen på familjeenheten: 1 familjeenhetens chef, socialsekreterare 1 ansvarig socialarbetare 2 socialarbetare 1 barnskyddets specialarbetare 3 socialhandledare 2 familjearbetare kanslisttjänster b) Vilka är enhetens principer för anlitande av vikarier? Vikarier anlitas efter behov. Möjligheterna till interna arbetsarrangemang inom familjeenheten bedöms först. Vikarierna rekryteras i första hand via Kuntarekry. Vid behov kan man på enheten ringa upp vikarier som tidigare jobbat på enheten. Arbetstagarna intervjuas under rekryteringsprocessen. Arbetstagarens identitet säkerställs och personens lämplighet och behörighet för uppgiften granskas från skolbetyg och arbetsintyg, registret för yrkespersoner inom social- och hälsovården och vid behov med arbetssökandens tillstånd hos tidigare arbetsgivare. Vikarier anlitas efter noggrant övervägande utan att äventyra de lagstadgade uppgifterna. Rekryteringen av vikarier inleds då det finns ett motiverat behov eller en lagstadgad grund för en rekrytering. Familjeenhetens enhetschef rekryterar vikarier i anställningsförhållanden på högst ett år och social- och hälsovårdsdirektören i anställningsförhållanden på högst två år. c) På vilket sätt säkerställs tillräckliga personalresurser? Till budgeten bifogas en personalplan som ses över årligen. Behoven av ändringar i personalresurserna framförs alltid i budgetförslaget för nästa år. Personalstyrkan beror på löneanslaget som beviljats för året. Stadens personalchef uppgör årligen en personalrapport där utvecklingen av personalstyrkan följs upp. 17

18 Tillräckligheten av personalresurserna säkerställs med vikarier och vid behov genom att skaffa socialarbetartjänster av utomstående servicegivare. Principer för rekrytering av personal Personalrekryteringen styrs av arbetslagstiftningen och kollektivavtalen som fastställer arbetstagarnas och arbetsgivarnas rättigheter och skyldigheter. Särskilt vid rekrytering av anställda som ska arbeta hemma hos klienterna och med barn ska personernas lämplighet och pålitlighet säkerställas. Dessutom kan enheten ha egna rekryteringsprinciper som gäller personalstruktur och kompetens. Att öppet informera om dessa är viktigt både för arbetssökande och för de anställda inom arbetsgemenskapen. a) Vilka är principerna för rekrytering av personal till enheten? Beträffande nya anställningsförhållanden och tjänster följer processen det kommunala beslutsfattandet enligt budgeten och kommunplanen. Alla anställda som tillträder en anställning eller en tjänst ska uppvisa ett läkarintyg. Av de personer som jobbar med barn och ungdomar och vars anställningsförhållande är längre än tre månader krävs ett straffregisterutdrag. Nya anställda inskolas i arbetet enligt stadens inskolningsprogram. De anställda förbinder sig att följa tystnadsplikt genom sin underskrift. De lediga arbetsplatserna ledigförklaras i Kuntarekry, på stadens webbplats, i Åbo Underrättelser och Turun Sanomat samt vid behov i andra tidningar. Arbetstagarna intervjuas under rekryteringsprocessen. Arbetstagarens identitet säkerställs och personens lämplighet och behörighet för uppgiften i enlighet med lagen om behörighetsvillkoren (lag om yrkesutbildade personer inom socialvården, 817/2015) granskas från skolbetyg och arbetsintyg, registret för yrkespersoner inom social- och hälsovården och vid behov med arbetssökandens tillstånd hos tidigare arbetsgivare. Då man anställer personal tar man även hänsyn till arbetstagarnas intressen och kunskaper som kan ge mervärde till arbetet. Social- och hälsovårdsdirektören rekryterar anställda till tillsvidareanställningar. Social- och hälsovårdsnämnden och/eller stadsstyrelsen utser tjänsteinnehavare till chefspositioner enligt stadens förvaltningsstadga. b) På vilket sätt beaktas lämplighet och pålitlighet av personer som arbetar i klienternas hem och med barn? Arbetstagarens identitet säkerställs och personens lämplighet och behörighet för uppgiften granskas i anställningsintervjun, från skolbetyg och arbetsintyg, registret för yrkespersoner inom social- och hälsovården och vid behov med arbetssökandens tillstånd hos tidigare arbetsgivare. En beskrivning av inskolningen av personalen samt fortbildning Personalen inom vård och omsorg vid verksamhetsenheten inskolas i klientarbetet, behandlingen av klientuppgifter samt i egenkontrollen. Detsamma gäller studerande som arbetar vid enheten samt anställda som länge varit borta från arbetet. Ledarskap 18

19 och utbildning får ökad betydelse när arbetsgemenskapen lär sig en ny verksamhetskultur och ett nytt förhållningssätt gentemot klienterna och arbetet, till exempel när det gäller att stöda självbestämmanderätten och egenkontrollen. I lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården föreskrivs om personalens skyldighet att upprätthålla sin yrkesskicklighet och arbetsgivarens skyldighet att möjliggöra personalens fortbildning. I socialvårdslagen (1301/2014) föreskrivs om anställdas skyldighet att meddela om påträffade missförhållanden eller risker för missförhållanden vid utförandet av klientens socialvård. Riktlinjer för hur rapporteringsskyldigheten ska uppfyllas ska framgå ur planen för egenkontroll. I lagen betonas, att den person som gjort anmälan inte får påverkas negativt. Den som tar emot anmälan ska vidta åtgärder för att avhjälpa missförhållandet eller dess risk. Om så inte sker bör den som gjort anmälan meddela regionförvaltningsverket. I enhetens egenkontroll definieras hur de korrigerande åtgärderna i riskhanteringsprocessen ska förverkligas. Om missförhållandet är sådant att det kan korrigeras i enhetens förfarande för egenkontroll, ska det omedelbart tas under arbete. Om missförhållandet är sådant, att det kräver åtgärder av ett organ med organiseringsansvar, överförs ansvaret för de korrigerande åtgärderna till det behöriga organet. a) På vilket sätt ombesörjer enheten arbetstagarnas och studerandenas inskolning i klientarbetet, behandlingen av klientuppgifterna och datasekretessen? I inskolningen följs stadens föreskrifter. Barnskyddets specialarbetare svarar för inskolningen av socialarbetarna, den socialhandledare som svarar för familjearbetet svarar för inskolningen av familjearbetarna. För studerande utses en handledare från samma yrkesgrupp som har till uppgift att introducera jobbet för studeranden och som är studerandes stödperson under hela praktikperioden. Inskolningen sker på arbetstid vid sidan av de ordinarie arbetsuppgifterna. Pargas stad har en blankett som används i inskolningen av nya anställda. b) På vilket sätt har personalens skyldighet att anmäla missförhållanden eller risker vid klintens service organiserats och på vilket sätt behandlas meddelandena om missförhållanden och informationen om på vilket sätt korrigerande åtgärder fullgörs i enhetens egenkontroll (se riskkontroll). c) På vilket sätt har fortbildningen ordnats för enhetens personal? Under utvecklingssamtal kartläggs de individuella behoven och önskemålen gällande fortbildning. I bas-teamet görs ett sammandrag över fortbildningsbehoven och gås igenom möjligheterna att tillmötesgå dem. Det uppgörs årligen en fortbildningsplan i samband med budgetarbetet. Fortbildning på lokal nivå prioriteras och strävan är att organisera fortbildning i samarbete med andra sektorer Lokaler Planen för egenkontroll ska innehålla en beskrivning av de lokaler som används för verksamheten samt principerna för användningen av dem. I planen beskrivs bland annat praxis vid placeringen av klienter: till exempel hur klienterna placeras i olika rum och hur man säkerställer att deras skydd för privatlivet respekteras. Av planen framgår också hur besök av anhöriga och deras eventuella övernattning ordnas. Andra frågor till stöd för planeringen: - Vilka är enhetens gemensamma/offentliga lokaler och vem använder dem? - På vilket sätt kan klienten (barn/unga/äldre) påverka inredningen av sitt rum/sin bostad? - Används klientens personliga lokaler till annat ändamål om klienten är borta en längre tid? 19

20 Principer för användningen av lokalerna Ingången är alltid låst. Varje anställd ser till att de egna klienterna kommer in. Alla klientmöten sker med tidsbokning. Varje anställd har ett eget arbetsrum, men vid behov kan rummet också användas av annan personal om man kommer överens om detta i förväg. Två av barnskyddets anställda har ett bord i sina rum för gruppmöten. Rummen på familjeenheten är försedda med ljudisolerade dörrar. Det finns även låsta säkerhetsdörrar mellan socialarbetarnas rum. För möten finns ett mötesrum som är försett med en ljudisolerad dörr. Klienternas väntsal finns i foajén i anslutning till ingången. Hur har städning och tvätt av linne och kläder ordnats vid enheten? För städtjänster ansvarar stadens koncerntjänster/städning. Specialsituationer och behov meddelas till städarbetsledaren Marjut Liukkonen, tfn Tekniska lösningar Personalens och klienternas säkerhet tryggas med olika säkerhetskameror, larmapparater och lokaltelefoner. I planen för egenkontroll beskrivs principerna för användningen av de apparater som är i bruk, till exempel om kamerorna tar upp bild eller inte, var apparaterna är placerade och för vilket ändamål de används samt vem som svarar för deras korrekta användning. I planen anges bl.a. principer och praxis för anskaffning av säkerhetstelefoner till hemvårdens klienter samt den arbetstagare som svarar för instrueringen i deras användning och apparaternas funktionssäkerhet. Ett larmsystem med kameraövervakning är på kommande. Varje anställd har en mobiltelefon som ska bäras med också på hembesök. Dörren till arbetsrummet ska låsas då man avlägsnar sig från rummet. VIRVE: barnskyddets specialarbetare svarar för jouren under tjänstetid. På vilket sätt säkerställer man att de säkerhets- och larmapparater som klienterna har till sitt förfogande fungerar och att larm besvaras? Namn och kontaktuppgifter för den person som ansvarar för säkerhets- och anropsutrustning? 8 BEHANDLING AV KLIENT- OCH PATIENTUPPGIFTER (4.5) Inom socialvården utgör klient- och patientuppgifterna känsliga, sekretessbelagda personuppgifter. God behandling av personuppgifter förutsätter systematisk planering genom hela processen från registrering av uppgifterna till förstöringen av dem för säkerställande av god informationshantering. Den registeransvariga ska i en registerbeskrivning ange varför och på vilket sätt personregistret behandlas och hurudana uppgifter som registreras, samt principerna för dataskydd och vart uppgifter regelbundet överlämnas. Till samma personregister räknas även samtliga uppgifter som används i samma ändamål. Klientens samtycke och uppgifternas användningsändamål anger olika aktörers rätt att använda klient- och patientuppgifter som införts i olika register. Bestämmelserna om sekretess och utlämning av klientuppgifter inom socialvården finns i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården och bestämmelserna om motsvarande användning av patientuppgifter inom hälso- och sjukvården i lagen om patientens ställning och rättigheter. Uppgifter som registreras av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården utgör patientuppgifter och har därmed ett annat användningsändamål och införs i annat register än socialvårdens klientavgifter. 20

21 Serviceproducenten ska göra upp en plan för egenkontroll med tanke på informationssäkerheten, dataskyddet och användningen av informationssystemen i enlighet med 19 h i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007). I egenkontrollen av dataskyddet ingår en skyldighet för tillhandahållare av tjänster att underrätta informationssystemets tillverkare om konstaterade betydande avvikelser när det gäller tillgodoseendet av de väsentliga kraven på ett informationssystem. Om en avvikelse kan innebära en betydande risk för patientsäkerheten, informationssäkerheten eller dataskyddet ska Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården underrättas. Lagen innehåller bestämmelser om skyldigheten att se till att det i samband med informationssystemen finns behövliga bruksanvisningar för en korrekt användning av dem. Eftersom det vid tillhandahållandet av socialvårdstjänster bildas ett eller flera personregister av klienternas uppgifter (personuppgiftslagen 10 ) uppstår av detta en förpliktelse att informera klienterna om den framtida behandlingen av personuppgifterna samt om den registrerades rättigheter. När man uppgör en dataskyddsbeskrivning, som är något mer omfattande än registerbeskrivningen, realiseras även den lagstadgade plikten att informera klienterna. Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifterna om sig själv och vid behov yrka på rättelse av dem. Begäran om att få kontrollera uppgifterna och yrkandet på ändring kan framställas till den registeransvariga på en blankett. Om den registeransvariga inte lämnar ut de begärda uppgifterna eller vägrar att införa yrkade rättelser ska den registeransvariga ge ett skriftligt beslut om sin vägran och grunderna för den. När klientens samlade service består av både socialvårdstjänster och hälso- och sjukvårdstjänster ska vid planeringen av hur uppgifterna behandlas särskilt beaktas det faktum att klientuppgifterna inom socialvården och uppgifterna i journalhandlingar inom hälso- och sjukvården är separata uppgifter. Vid planeringen ska hänsyn tas till att socialvårdens klientuppgifter och hälso- och sjukvårdens uppgifter införs i separata dokument. a) På vilket sätt säkerställer man att verksamhetsenheten följer den lagstiftning som gäller dataskydd och behandling av personuppgifter samt de anvisningar och myndighetsbeslut som gäller vid enheten i fråga om registrering av klient- och patientuppgifter? I inskolningen av nya anställda gås igenom anvisningarna och föreskrifterna om klientdatasystemet och sekretessen. Logguppgifter om användningen av klientdatasystemet samlas in automatiskt. Familjeenhetens personal skriver under en tystnadspliktsförbindelse där den anställda förbinder sig att följa lagstiftningen om hantering av dataskydd och personuppgifter samt anvisningar och föreskrifter om behandling av klientuppgifter. Det finns även anvisningar om användningen av sociala medier. b) På vilket sätt inskolas personalen och praktikanterna i behandlingen av personuppgifter samt informationssäkerheten och hur ordnas fortbildningen? I introduktionsprogrammet för nyanställda gås igenom även frågor i anslutning till behandlingen av personuppgifter och informationssäkerheten. Det ordnas vid behov utbildning för personalen i hanteringen av personuppgifter och informationssäkerheten. c) Var finns enhetens registerbeskrivning och dataskyddsbeskrivning framlagda till påseende? Om endast en registerbeskrivning har gjorts upp för enheten, hur informeras i så fall klienterna om de frågor som gäller behandlingen av uppgifterna? Register- och dataskyddsbeskrivningarna har uppgjorts och de finns tillgängliga på stadens webbplats. Det finns information till klienterna om frågor gällande informationshanteringen på stadens webbplats. Den dataskyddsansvariga personens namn och kontaktuppgifter Social- och hälsovårdsdirektör Paula Sundqvist 21

22 Strandvägen Pargas tfn SAMMANDRAG AV UTVECKLINGSPLANEN De utvecklingsbehov som kommit från klienter, personal och via riskhanteringen samt tidsschema för genomförande av korrigerande åtgärder Information om utvecklingsbehov inom servicekvalitet och klientsäkerhet för varje enhet kommer från flera olika källor. Inom riskhanteringsprocessen behandlas alla anmälningar om missförhållanden och utvecklingsbehov som kommit till kännedom, och beroende på hur allvarlig risken är kommer man överens om en plan för hur saken rättas till. Riskerna kartläggs årligen i bas-teamet. Anvisningarna uppdateras alltid då det framkommer nya risker. Klientresponsen utnyttjas vid utvecklingen av verksamheten. Gällande lagstiftning och nationella föreskrifter om verksamheten efterföljs. 10 UPPFÖLJNING AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (5) Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare. Ort och datum Pargas Underskrift Kaisu Karlsson, socialsekreterare, familjetjänster 22

23 11 KÄLLOR VID UPPGÖRANDET AV BLANKETTEN HAR FÖLJANDE HANDBÖCKER, ANVISNINGAR OCH KVALITETSREKOMMENDATIONER ANVÄNTS: Fackorganisationen för högutbildade inom socialbranschen Talentia ry, Yrkesetiska nämnden: Vardagen, värden, livet, etiken. Etiska regler för yrkesmänniskor inom socialbranschen. SHM:s publikationer (2011:16): Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledning och säkerhetsexperter inom social- och hälsovården. =1 SHM:s publikationer (2014:5): Kvalitetsrekommendation för barnskyddet. SHM:s publikationer (2013:15): Kvalitetsrekommendation för att trygga ett bra åldrande och förbättra servicen. SHM:s handböcker (2003:5): Individuell service, fungerande bostäder och tillgänglig miljö. Kvalitetsrekommendation för boendeservice för handikappade människor. Potilasturvallisuus, Työsuojelurahasto & Teknologian tutkimuskeskus VTT: Vaaratapahtumista oppiminen. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiolle. (på finska) Turvallisen lääkehoidon suunnittelun tueksi: Turvallinen lääkehoito -opas: Valviras föreskrift om riskhändelser i samband med produkter och utrustning för hälso- och sjukvård. Valviras föreskrift 4/ Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn Register- och dataskyddsbeskrivningar: Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa (på finska): _asiakastietojen_kasittely_yksityisessa_sosiaalihuollossa.pdf Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuoja-asioihin ja asiakirja hallintoon sekä muuta lisätietoa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (på finska): Egenkontroll av tidsfrister för barnskydd 4 Egenkontroll av tidsfrister för utkomststöd 0de45 INFORMATION TILL DIG SOM ANVÄNDER BLANKETTEN Blanketten är avsedd till stöd för serviceproducenterna vid uppgörandet av en plan för egenkontroll. Blanketten har utarbetats i enlighet med Valviras föreskrift (1/2014). Föreskriften trädde i kraft Blanketten omfattar samtliga sakhelheter som ingår i föreskriften, och varje verksamhetsenhet tar i sin egen plan för egenkontroll upp de omständigheter som i praktiken gäller dem. Blanketten beskriver för 23

24 varje innehållsområde de frågor som bör tas med i den aktuella punkten. När en egen blankett färdigställs bör överflödig text strykas och Valviras logo bytas ut mot serviceproducentens logo, varefter planen för egenkontroll gäller verksamhetsenhetens egen verksamhet. 24