Granskning av det förebyggande arbetet avseende mutor och oegentligheter

Transkript

1 Revisionsrapport Bo Thörn Cert. kommunal revisor Sofia Blixtberg Granskning av det förebyggande arbetet avseende mutor och oegentligheter Halmstads kommun

2 Sammanfattning har fått i uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun att granska det förebyggande arbetet avseende mutor och oegentligheter. Granskningen ska besvara revisionsfrågan: Är kommunstyrelsens förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter ändamålsenligt? Vårt svar på revisionsfrågan är att kommunstyrelsens förebyggande arbete delvis är ändamålsenligt. Vi bygger vårt svar främst på de brister vi konstaterat när det gäller arbetet med risk- och väsentlighetsanalys i de kommunala bolagen Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB. Dessa brister påverkar i sin tur övriga kontrollområden i granskningen. Vi har noterat behov av utvecklingsinsatser. Dessa kommenteras mer ingående i avsnittet Revisionsfrågan besvaras. Vi rekommenderar att arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser utvecklas i Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB. Kommunstyrelsen bör följa upp och säkerställa att riktlinjerna relaterade till området oegentligheter är anpassade till genomförd riskanalys, aktuella och förankrade i de verksamheter som berörs av riskerna. Ett formaliserat system och rutiner för hur misstankar om oegentligheter ska fångas upp, hanteras och rapporteras bör, enligt vår bedömning, utvecklas i Halmstads kommun.

3 Innehållsförteckning BAKGRUND 1 UPPDRAG 1 GENOMFÖRANDE 2 IAKTTAGELSER 3 ENGAGEMANG FRÅN STYRELSE OCH TJÄNSTEMANNALEDNING 3 RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS 3 POLICYER OCH RIKTLINJER 4 KÄNNEDOM OM SAMARBETSPARTNERS OCH ANSTÄLLDA 8 IMPLEMENTERING OCH UTBILDNING 9 KONTROLL, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 10 REVISIONSFRÅGAN BESVARAS 11 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING 11 ENGAGEMANG FRÅN STYRELSEN OCH TJÄNSTEMANNALEDNING 11 RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS 12 POLICYER OCH RIKTLINJER 12 KÄNNEDOM OM SAMARBETSPARTNERS OCH ANSTÄLLDA 12 IMPLEMENTERING OCH UTBILDNING 13 KONTROLL, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING Halmstads kommun

4 Bakgrund Uppdrag Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktas mot det förebyggande arbetet i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet skadas. Ny mutbrottslagstiftning trädde i kraft 1 juli Statskontoret genomförde en utredning under år 2012 (Köpta relationer om korruption i det kommunala Sverige). Av denna framgår att de flesta kommuner och landsting uppger att de aldrig har upptäckt någon korruption även om många upptäckt andra former av oegentligheter. Riskmedvetenheten uppges generellt vara låg och risker för korruption analyseras idag endast undantagsvis och kommer därför inte heller med i den övergripande internkontrollplanen. Med utgångspunkt i en analys av risk och väsentlighet har revisorerna i Halmstads kommun beslutat att övergripande granska kommunens förebyggande arbete mot mutor och oegentligheter. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens förebyggande arbete mot mutor och oegentligheter ändamålsenligt? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Brottsbalken kap. 10 Om mutor och jäv, Vägledning från SKL Vägledning från Institutet Mot Mutor Med utgångspunkt i revisionskriterierna har följande kontrollmål formulerats: Det finns ett engagemang från styrelsen och dess tjänstemannaledning. Risk- och väsentlighetsanalys 1 (avseende oegentligheter) genomförs i verksamheten. Det finns policyer och riktlinjer med utgångspunkt i väsentlighetsanalys och riskbedömning. Det finns en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Risker för jäv och intressekonflikter förebyggs och hanteras. Implementering och utbildning gällande korruption och mutor sker på ett ändamålsenligt sätt. Kontroll, uppföljning och rapportering sker på ett ändamålsenligt sätt. 1 Med risk-och väsentlighetsanalys avser vi arbetet med att identifiera och värdera risker i verksamheten. Risker som kan avse rutiner, processer och dokument eller tillämpning, personer, relationer och kultur. Analysen ligger sedan till grund för att utforma riskanpassade kontroller. Halmstads kommun 1 av 14

5 Genomförande Granskningen har avgränsats till att omfatta kommunstyrelsen. Granskningen sker på en övergripande nivå. Inom ramen för granskningen har intervjuer genomförts med kommunstyrelsens ordförande, dåvarande kommunchefen, tillförordnad personalchef, ekonomichef, upphandlingschef, ansvariga för arbetet med intern kontroll, VD och ekonomiansvarig inom bolagen Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB. Dialog har också förts med nuvarande tillförordnad kommunchef. Dokumentstudien har innefattat styrande dokument som berör området samt planer för intern kontroll. Rapporten har varit föremål för sakavstämning av de intervjuade. Halmstads kommun 2 av 14

6 Iakttagelser Engagemang från styrelse och tjänstemannaledning Engagemanget hos kommunstyrelsen och kommunens ledning är en viktig komponent för ett väl fungerande förebyggande arbete mot mutor och oegentligheter. Deras medverkan i policyfrågor och de styrsignaler som sänds ut bildar normer för övriga i organisationen. Under intervjuerna underströks det att kommunens medarbetare har ett eget ansvar och att värdegrunden har en större betydelse än enskilda riktlinjer. Enligt de intervjuade arbetar kommunens ledning aktivt med att föra ut och förankra värdegrunden. Flera av de intervjuade framhöll att kommunstyrelsen och tjänstemannaledningen ska vara föredömen. När någonting händer ska transparens vara ett ledord. Signalen som sänds ut är att ledningen ska agera professionellt och ansvarsfullt. Någon framhåller även att det ska gälla nolltolerans i kommunen. Enligt några av de intervjuade har frågor relaterade till oegentligheter inte varit uppe på dagordning så ofta eftersom kommunen varit förskonad från allvarliga förtroendekriser. De intervjuade kan därför inte beskriva hur kommunstyrelsen eller kommunens ledning agerat vid faktiska händelser. De intervjuade påtalar att kommunledningen har ett engagemang men beskriver inte med tydlighet på vilket sätt som detta förmedlas ut i kommunens organisation. I de båda bolagen har tidigare fall av oegentligheter medfört att ledningen vidtagit ett flertal åtgärder. Risk- och väsentlighetsanalys Kommunen bör vidta åtgärder mot mutor och oegentligheter som står i förhållande till de risker som föreligger i organisationen. Effektiva åtgärder möjliggörs av att riskerna för oegentligheter i kommunen kartläggs på ett ändamålsenligt sätt. En risk- och väsentlighetsanalys syftar till att identifiera var riskerna för oegentligheter finns, vilka de är och hur de kan begränsas. I internkontrollreglementet anges att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Enligt reglementet ska nämnderna årligen anta en internkontrollplan. Enligt tillämpningsanvisningarna ska en riskanalys genomföras till grund för planering, prioriteringar och uppföljning av internkontrollarbetet. Minst en sammanfattning av riskanalysen ska dokumenteras. Genomförd uppföljning ska enligt tillämpningsanvisningarna rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas förlag på åtgärder. Allvarligare avvikelser eller brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen. Enligt anvisningarna ska kommunstyrelsen infordra rapport från de kommunala företagen kring hur den interna kontrollen fungerar. Halmstads kommun 3 av 14

7 Vid granskningstidpunkten fanns det ett förslag till nya riktlinjer för intern kontroll. I förslaget betonas att intern kontroll i Halmstads kommun syftar till att risker identifieras och bedöms efter väsentlighet, så att de kan förebyggas och förhindras. Enligt remissförslaget ska nämnder och bolag årligen genomföra och aktualitetspröva en risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten. Risk- och väsentlighetsanalysen ska ta hänsyn till förändringar i verksamheten eller styrdokument, ny lagstiftning samt andra påverkbara eller opåverkbara faktorer. Analysen ska uppmärksamma och hantera risker som kan leda till väsentliga brister i verksamheten eller som hindrar organisationen från att fullgöra givna uppdrag eller uppsatta mål. Vi har tagit del av risk- och väsentlighetsanalyser för kommunstyrelsens båda förvaltningar. Riskanalyserna innefattar risker relaterade till det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Enligt intervjusvaren kommer riskanalyserna att utvidgas inför år 2016 så att hänsyn tas till fler riskområden än tidigare. Enligt intervjusvaren finns det kontrollmoment i internkontrollplanerna som fokuserar på risker relaterade till området mutor och oegentligheter. Stadskontorets internkontrollplan innefattar exempelvis upphandling/inköp, hantering av resekort och manuella utbetalningar. Inom Halmstads Energi och Miljö AB har en genomlysning genomförts med syfte att öka säkerhetsmedvetandet och förebygga risker. Genomlysningen innefattade frågor relaterade till det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Ledningsgruppen i Halmstads Energi och Miljö AB har även påbörjat ett arbete med en företagsövergripande riskanalys som ska ligga till grund för den internkontrollplan som styrelsen tar beslut om i november. Vi har tagit del av en risk- och väsentlighetsanalys för Halmstads Fastighets AB. Underlaget innefattar en del områden med anknytning till det förebyggande arbetet mot oegentligheter medan andra saknas. Under intervjuerna beskrevs ett flertal riskområden exempelvis upphandling, inköp, e-handel, avtalstrohet, bygg- och fastighetsprojekt samt uthyrning av bostäder och lokaler. Arbetet med riskanalyser samt internkontrollplaner lyftes under intervjuerna fram som en utvecklingsmöjlighet inom Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB. Policyer och riktlinjer Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Halmstads kommun har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Halmstads kommun 4 av 14

8 Styrdokument Halmstads Kultur- och värderingsresa Fastställd eller senast uppdaterad Informationsbroschyr. (KS ) Human Resources riktning vision Antagen av KF Riktlinje för Halmstads kommuns personalpolitik Internkontrollreglemente Antagen av KF Förslag till fullmäktiges riktlinjer för Remissutgåva internkontroll Kommentarer Enligt framställningen är målet med kultur- och värderingsarbetet att skapa en organisationskultur som kännetecknas av medarbetares och förtroendevaldas engagemang, delaktighet och ansvarstagande. Dokumentet beskriver kommunens värdegrund, vision samt en kompass som ska vägleda i det vadagliga arbetet. Utifrån kommunens vision beskrivs personalidén samt värdegrunden. Kommer eventuellt att ersätta internkontrollreglemente fastställt av KF 120, Riktlinjer om representation och gåvor Antagen i KF , 144 Innefattar ett avsnitt kring mutor samt en bilaga med exempel på hur medarbetarna ska agera i olika situationer Riktlinje för bisyssla Kommunfullmäktiges riktlinjer. Upprättad Uppdaterad Riktlinjer för kommunikation i Halmstads kommun Antagen av kommunfullmäktige , 96 Riktlinjer för sponsring Antagen av kommunfullmäktige den 23 oktober 2008, 108 Riktlinje för konkurrensutsättning Antagen av kommunfullmäktige 31 januari 2008, 6. Riktlinjer för Halmstads kommuns inklusive de kommunala bolagens upphandlingar och inköp Tillämpningsanvisningar till Halmstads kommuns riktlinjer för upphandling och inköp Antagen av kommunfullmäktige den 22 februari 2011, 9. Fastställd av kommunchef Riktlinjer för attest Antagen i KF , 64 Finansiella riktlinjer Antagen i KF , 122 Riktlinjen utgör, enligt framställningen, grunden för hur man inom kommunen kommunicerar för att kunna leva upp till kommunens uppdrag, värdegrund och vision. Tre kärnvärden beskrivs: TYDLIG ÄRLIG TILLGÄNGLIG Syftet med riktlinjen är enligt framställningen att ge nämnderna vägledning med att konkurrensutsätta verksamheter samt att skapa enhetliga rutiner. Förtydligar de delar som tas upp i riktlinjerna och som gäller för all verksamhet i Halmstads kommun. Halmstads kommun 5 av 14

9 En del av kommunens riktlinjer är inte uppdaterade under de senaste tre åren. Enligt intervjusvar ska riktlinjerna revideras vid behov men minst en gång per mandatperiod. En av de intervjuade lyfte fram att uppföljningen av riktlinjernas förankring och aktualitet är ett utvecklingsområde. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor. I riktlinjens avsnitt om mutor framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra var gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren tacka nej eller rådgöra med närmaste chef. Enligt riktlinjen har samtliga anställda och förtroendevalda i kommunens förvaltningar och bolag ett personligt ansvar att förhålla sig till lagar samt föreskrifter. Medarbetarna ska, enligt riktlinjen, även hålla sig underrättade om innebörden av lagstiftningen mot mutbrott. Halmstads kommun har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. I riktlinjen för kommunikation i Halmstads kommun finns ett avsnitt som behandlar särskilda och extraordinära händelser. Enligt riktlinjen ska särskilda och extraordinära händelser så som exempelvis naturkatastrofer, olyckor och förtroendekriser hanteras med hjälp av en i förväg upprättad krisorganisation. Krisorganisationen ska innefatta en reglering av informationshanteringen. Under intervjuerna framhölls att oegentligheter eller misstanke om oegentligheter i första hand ska förmedlas till närmaste chef. Vid större händelser kontaktas även kommunens kommunikationsavdelning eller kommunikationschef. Vid granskningstidpunkten var reglementet för intern kontroll under revidering och en remissutgåva av det nya styrdokumentet fanns tillgängligt. Enligt intervjusvaren pågick det ett förändringsarbete som syftar till att fördjupa kommunens arbete med intern kontroll. Exempelvis har arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser intensifierats och nya metoder har utarbetats. En annan förändring utgörs av att verksamhetsperspektivet ska bli mer framträdande i såväl riskanalyser som internkontrollplaner. Under intervjuerna underströks, vid ett flertal tillfällen, vikten av en förankrad värdegrund och ett aktivt arbete med kultur- och värdegrundsfrågor. Flera av de intervjuade betonade även att kommunen riktar fokus mot att utveckla ledarskapet. Nyckelord som tillit, omdöme, engagemang, medvetenhet och eget ansvar återkom under intervjuerna. Vi har även tagit del av bolagsordningar samt ägardirektiv för Halmstads Fastighets AB samt Halmstads Energi och Miljö AB. Bolagen har även egna styrdokument som relaterar till ämnesområdet, se nedan. Halmstads kommun 6 av 14

10 Styrdokument Personalpolicy för Halmstads Fastighets AB Riktlinjer för personalpolicyn Halmstads Fastighets AB UTHYRNINGSMANUAL, Halmstads Fastighets AB Fastställd eller senast uppdaterad Beslutad av styrelsen Beslutad av styrelsen Beslutad av Chef Affärsutveckling Kommentarer Halmstads Fastighets AB ska ha engagerad, resultatinriktad och kompetent personal. Verksamheten ska bedrivas i en öppen, hyresgästorienterad organisation där trivsel och arbetsglädje betonas. Utveckling och lärande ska vara utmärkande för verksamheten. Förtydligar och kompletterar policyn. Innefattar bl.a. avsnitt om representation samt mutor och bestickning. Regler och riktlinjer för uthyrning av bostäder med mera. Attestreglemente Beslutad av styrelsen Halmstads Fastighets AB Riktlinjer för projekt Fastställd av VD Riktlinjer för projekt beskriver hur koncernen Halmstads Fastighets AB arbetar med projekt. Anmälan av bisyssla Halmstads Energi och Miljö AB Kommunikationspolicy för Halmstads Energi och Miljö AB Uppdaterat Upprättad Riktlinjer för representation och gåvor Kommunfullmäktige den 20 december 2011, 144 Befogenheter för Halmstads Energi och Miljö AB Uppdaterat Enligt dokumentet kommer uppgifter om eventuella bisysslor att inhämtas vid anställningstillfället samt i det årliga medarbetarsamtalet. Enligt policyn ska kommunikationen vara: Proaktiv Trovärdig Öppen Tydlig Målgruppsanpassad Kommunens riktlinje används även inom Halmstads Energi och Miljö AB. Ett PM som reglerar vilka befogenheter olika befattningshavare har vad gäller beslut avseende Omkostnader Investeringar Affärer Personal- och organisationsfrågor Innefattar exempelvis regler kring attest. Bolagen är fristående, har en rad egna styrdokument och genomför egna åtgärder för att förebygga oegentligheter. I några fall hänvisar dock bolagen till kommunens styrdokument exempelvis när det gäller de finansiella riktlinjerna och riktlinjerna för representation och gåvor. Halmstads kommun 7 av 14

11 Enligt ägardirektivet för Halmstads Energi och Miljö AB ska bolaget i tillämpliga delar följa av kommunen utfärdade handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar. I ägardirektiven för Halmstads Fastighets AB återfinns motsvarande formulering. Bolagen betonar arbetet med värdegrundsfrågor. Enligt intervjusvaren är bolagens styrdokument i huvudsak förankrade hos medarbetarna. Kännedom om samarbetspartners och anställda För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. För att förebygga intressekonflikter har en riktlinje för hantering av bisysslor utarbetats. Tillåtna bisysslor är arbete vid sidan om anställningen som inte är förtroendeskadligt, arbetshindrande eller konkurrerande med verksamheten i Halmstads kommun. Enligt riktlinjen ska det vara känt i organisationen att arbetsgivaren regelbundet undersöker förekomsten av bisyssla bland de anställda. Av riktlinjen framgår det att uppgifter om eventuellta bisysslor inhämtas vid anställningstillfället och vid medarbetarsamtal. Omprövning av tidigare godkänd bisyssla ska ske regelbundet. Beslut om att tillåta/förbjuda bisyssla fattas av förvaltningschef. Beslutet ska vara skriftligt och diarieföras. Inom upphandlingsområdet har riktlinjer kommunicerats till externa leverantörer genom partnerträffar. Information till externa företag lämnas även av Halmstads Näringslivs AB. Riktlinjerna finns tillgängliga via kommunens hemsida. Halmstads kommun samarbetar med Skatteverket. Samarbetet är en del av det förebyggande arbetet och syftar till att skapa en sund konkurrens. Inför upphandling och löpande under projektets gång begär kommunen in offentliga uppgifter om aktuella leverantörer från Skatteverket. Skatteverket lämnar ut följande uppgifter om leverantörerna: Godkänd för F-skatt Momsregistrerad Arbetsgivarregistrerad Arbetsgivaravgifter för de senaste tre månaderna Status på skattekontot Vid upphandling ställer kommunen även krav på att leverantörerna lämnar in uppgifter och skattestatus för underleverantörer. Leverantören har möjlighet meddela organisationsnummer till Halmstads kommun för de företag som anlitas som underleverantörer. Arbetsrotation tillämpas inte inom upphandlingsområdet. Någon rutin för hur ansvariga bör agera när anställda blivit utsatta för otillåten påverkan har ej formaliserats i kommunen. Enligt intervjusvaren ska man vända sig närmaste chef om någonting händer. Enligt intervjusvaren är det i nuläget inte aktuellt att införa ett whistleblower-system i kommunen. Halmstads kommun 8 av 14

12 Leverantörer till Halmstads Fastighets AB genomgår en utbildning och får information om kommunens värdegrund. Inom Halmstads Energi och Miljö AB har riktlinjerna kring representation och gåvor kommunicerats till externa samarbetspartners. Under intervjuerna framhölls jäv och intressekonflikter som ett riskområde. För att reducera riskerna inom upphandling och inköp arbetar kommunen, enligt intervjusvaren, aktivt med att förmedla värdegrunden samt riktlinjer. En annan del i arbetet har varit att förändra kommunens inköpsorganisation. I samband med att inköpsorganisationen omstrukturerades genomfördes riktade utbildningsinsatser. Kommunen har ett inköpsråd som består av representanter från samtliga förvaltningar och kommunala bolag. Tanken är att inköpsrådet ska förbättra kommunikationen och i förlängningen kommunens upphandlingsprocess. Inom några områden har stickprovskontroller genomförts för att stärka processer och rutiner. Implementering och utbildning För att motverka och upptäcka förekomsten av mutbrott och andra oegentligheter bör kommunstyrelsen säkerställa att det finns en lämplig ansvarsfördelning. Det är viktigt att aktuella policyer och riktlinjer är implementerade och väl förankrade inom samtliga förvaltningar och verksamheter. De anställda måste likaså ges ändamålsenlig information och adekvat utbildning inom ämnesområdet. Vid nyanställningar ges medarbetarna information om värdegrund och styrdokument. Utbildningen innefattar områden relaterade till det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Området behandlas även i kommunens chefs- och ledarskapsutbildningar. För de förtroendevalda genomförs det introduktionsutbildningar som innefattar områden relaterade till det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Under utbildningen visades en kort film från SKL som handlade om oegentligheter. Inom några verksamheter har riktade utbildningsinsatser genomförts exempelvis inom den nya inköpsorganisationen. Inom ramen för internkontrollarbetet har stadskontoret haft interna utbildningar. Det finns inget övergripande utbildningsmaterial inom ämnesområdet som har utarbetats centralt i kommunen. En anställd som misstänker någon form av oegentligheter ska enligt rådande rutiner kontakta sin närmaste chef. Kommunen har även kommunjurister som vid behov kan ge råd till de anställda. Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB har, enligt intervjusvaren, riktat fokus mot värdegrundsfrågor. Arbetet har innefattat utbildningsinsatser. Halmstads kommun 9 av 14

13 Kontroll, uppföljning och rapportering För att säkerställa att rätt åtgärder vidtas för att hantera risker bör kontroller, kontinuerliga uppföljningar eller separata utvärderingar genomföras inom de enheter och funktioner där relevanta riskområden har identifierats. Halmstads kommun genomför i nuläget ingen ändamålsenlig risk- och väsentlighetsanalys med fokus på oegentligheter. En rad policyer, riktlinjer och rutiner relaterade till området oegentligheter har dock utarbetats. Någon systematisk uppföljning eller utvärdering av riktlinjerna genomfördes inte vid granskningstidpunkten. Det finns emellertid rutiner för uppföljning av internkontrollarbetet. Några av de intervjuade angav att det i verksamheten även genomförs andra typer av stickprov, uppföljningar och analyser. Exempelvis när det gäller avtalstroheten. Internkontrollarbetet rapporteras till kommunstyrelsen i samband med årsredovisningen. Halmstads kommun 10 av 14

14 Revisionsfrågan besvaras Sammanfattande bedömning Granskningens revisonsfråga har varit: Är kommunstyrelsens förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter ändamålsenligt? Vårt svar på revisionsfrågan är att kommunstyrelsens förebyggande arbete delvis är ändamålsenligt. Vid granskningstidspunkten pågick det flera förändringsarbeten med relevans för det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Exempelvis kommer internkontrollarbetet att fördjupas inför år Vid granskningstidpunkten fanns det dock brister när det gäller arbetet med riskoch väsentlighetsanalys i Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB. Dessa brister påverkar i sin tur övriga kontrollområden i granskningen exempelvis valet av kontrollmoment i internkontrollplanen och utbildningsinsatser. Vi har noterat ett behov av utvecklingsinsatser. Dessa kommenteras nedan under respektive kontrollmål. Engagemang från styrelsen och tjänstemannaledning Styrelsens och tjänstemannaledningens engagemang är en central komponent för ett väl fungerande arbete mot oegentligheter. De iakttagelser vi gjort i granskningen visar att styrelsen och dess tjänstemannaledning är måna om att agera föredömligt och sända ut rätt signaler i organisationen. Vi bedömer, utifrån granskningsiakttagelserna, att det finns ett engagemang från styrelsen och dess tjänstemannaledning. De intervjuade lyfter genomgående fram vikten av ett aktivt värdegrundsarbete. Flera av de intervjuade framhöll att kommunstyrelsen och tjänstemannaledningen ska vara föredömen. När någonting händer ska transparens vara ett ledord. Signalen som sänds ut är att ledningen ska agera professionellt och ansvarsfullt. De intervjuade påtalar att kommunledningen har ett engagemang men beskriver inte med tydlighet på vilket sätt som detta förmedlas ut i kommunens organisation. De intervjuade beskrev i flera fall inte ingående hur styrelsen och tjänstemannaledningen agerat vid misstanke om oegentligheter eller faktiska oegentligheter. Några framhöll att frågor relaterade till oegentligheter inte varit uppe på dagordning så ofta eftersom kommunen varit förskonad från allvarliga förtroendekriser. Intervjusvaren ger därmed ingen tydlig bild av ledningens styrsignaler vid faktiska händelser. I bolagen har tidigare fall av oegentligheter medfört att ledningen vidtagit flertal åtgärder. Halmstads kommun 11 av 14

15 Sammantaget visar dock styrelsen och dess tjänstemannaledning ett engagemang och intresse för granskningens frågställningar. De intervjuade är måna om att det förebyggande arbetet mot oegentligheter är ändamålsenligt. Kontrollmålet bedöms därmed som uppfyllt. Risk- och väsentlighetsanalys Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att förbättra och utvidga internkontrollarbetet i Halmstads kommun. Kommunstyrelsen bör säkerställa att arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser utvecklas i bolagen. Arbetet med analyserna kan ske inom ramen för interkontrollarbetet och bör uttryckligen beskriva hur risken för oegentligheter kan hota kommunens möjligheter att nå sina mål. Likaså bör identifierade risker på ett tydligt sätt länkas samman med specifika kontrollmoment. Sammanfattningsvis bedömer vi att kontrollområdet delvis uppfylls i nuläget. Vi rekommenderar att arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser utvecklas i Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB. Policyer och riktlinjer Halmstads kommun har utarbetat ett flertal riktlinjer och tillämpningsanvisningar som är relaterade till ämnesområdet oegentligheter. Några av styrdokumenten har inte uppdaterats under de senaste tre åren. En av de intervjuade lyfte fram att uppföljningen av riktlinjernas förankring och aktualitet är ett utvecklingsområde. Enligt intervjusvaren är bolagens styrdokument i huvudsak förankrade hos medarbetarna. Vid granskningstidpunkten var reglementet för intern kontroll under revidering och en remissutgåva av det nya styrdokumentet fanns tillgängligt. Enligt intervjusvaren pågick det ett förändringsarbete som syftar till att fördjupa kommunens arbete med intern kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Kommunstyrelsen bör säkerställa att riktlinjerna är anpassade till genomförd riskanalys och att de är aktuella och förankrade hos medarbetarna. Kännedom om samarbetspartners och anställda För att förebygga intressekonflikter har riktlinjer för hantering av bisysslor utarbetats. Inom upphandlingsområdet har kommunens och bolagens riktlinjer kommunicerats till externa leverantörer genom exempelvis partnerträffar. Information till externa företag lämnas även av Halmstads Näringslivs AB. Riktlinjerna finns tillgängliga via kommunens hemsida. Halmstads Fastighets AB:s Halmstads kommun 12 av 14

16 leverantörer genomgår en utbildning och får information om kommunens värdegrund. Halmstads kommun samarbetar med Skatteverket inför upphandling och löpande under avtalstiden. Någon rutin för hur ansvariga bör agera när anställda blivit utsatta för otillåten påverkan har ej formaliserats. En rad åtgärder har, enligt intervjusvaren, vidtagits för att reducera risken för jäv och intressekonflikter inom upphandling och inköp. Sammanfattningsvis bedömer vi att kontrollmålet i huvudsak är uppfyllt. Implementering och utbildning Vid nyanställningar ges medarbetarna information om värdegrund och styrdokument. Utbildningen innefattar områden relaterade till det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Området behandlas även i kommunens chefs- och ledarskapsutbildningar. För de förtroendevalda genomförs det introduktionsutbildningar som innefattar områden relaterade till det förebyggande arbetet mot oegentligheter. Inom några verksamheter har riktade utbildningsinsatser genomförts exempelvis inom den nya inköpsorganisationen. Inom ramen för internkontrollarbetet har stadskontoret haft interna utbildningar. Det finns inget övergripande utbildningsmaterial inom ämnesområdet som har utarbetats centralt i kommunen. Halmstads Energi och Miljö AB samt Halmstads Fastighets AB har, enligt intervjusvaren, riktat fokus mot värdegrundsfrågor. Arbetet har innefattat utbildningsinsatser. Vår sammanfattande bedömning är att kontrollområdet delvis är uppfyllt. Kommunstyrelsen bör följa upp och säkerställa att riktlinjerna relaterade till området oegentligheter är aktuella och förankrade i samtliga verksamheter. Eventuellt kan de utvidgade riskanalyserna medföra att ytterligare behov av riktade utbildningsinsatser identifieras. Kontroll, uppföljning och rapportering Det finns ett arbete kring internkontroll med systematiska uppföljningar. Internkontrollarbetet bör dock utvecklas och tydligare sammanlänkas med ämnesområdet mutor och oegentligheter. Vi bedömer därmed att det i nuläget inte finns ett ändamålsenligt kontroll- eller uppföljningssystem som är anpassat till identifierade risker. Sammanfattningsvis så bedömer vi att förutsättningarna för att upptäcka oegentligheter inte är helt tillfredsställande i nuläget. Ett formaliserat system och rutiner för hur misstankar om oegentligheter ska fångas upp, hanteras och rapporteras bör, enligt vår bedömning, utvecklas i Halmstads kommun. Halmstads kommun 13 av 14

17 Kontrollmålet är, enligt vår bedömning, inte uppfyllt i nuläget. Det är väsentligt att kommunstyrelsen stärker de förebyggande insatserna genom att säkerställ att samtliga medarbetare vet vem man kan vända sig till om det finns en risk för oegentligheter eller missförhållanden Bo Thörn Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 14 av 14