INSTITUTIONEN FÖR BIOLOGI OCH MILJÖVETENSKAP. Dataövningar. Introduktionskurs 7,5 hp (INR200) Receptarieprogrammet

Transkript

1 INSTITUTIONEN FÖR BIOLOGI OCH MILJÖVETENSKAP Dataövningar Introduktionskurs 7,5 hp (INR200) Receptarieprogrammet Reviderad augusti 2018

2 Innehåll Introduktion... 2 Innan du börjar... 3 Vad är GUL?... 3 Ladda ner och spara övningsuppgifterna Inlämning... 4 Ordbehandling... 6 Generella tips... 6 Övning 1. Att skapa och ändra egenskaper på ett dokument... 8 Övning 2. Att kopiera och formatera en text Övning 3a. Att skapa nya sidor och nya avsnitt i ett dokument Övning 3b. Att formatera text, fortsättning Övning 4. Att skapa tabeller Övning 5. Att skapa kemiska formler Övning 6. Att lägga in bilder Övning 7. Att skapa sidhuvud och sidfot Övning 8. Att skapa en innehållsförteckning (överkurs) Excel Innan du börjar: Att jobba med kalkylblad Övning 1a. Att lägga in och formatera data Övning 1b. Att göra beräkningsformler Övning 2. Att göra beräkningar Övning 3. Att formatera celler Övning 4. Att sortera data Övning 5. Att skapa diagram Övning 6. Att skapa diagram, fortsättning Powerpoint Övrigt Epost Anpassa verktygsfält Ordlista Bilaga 1 Resultat Word Bilaga 2 Resultat Excel Bilaga 3 Typexempel Powerpoint 1

3 Introduktion I det här kursmomentet kommer vi att gå igenom de viktigaste funktionerna du behöver känna till för att t.ex. kunna skriva en snygg uppsats, lägga in tabeller i en lab-rapport eller göra bilder till en muntlig redovisning. Men det finns naturligtvis mycket mer man kan göra med ett datorprogram. Vi kommer att fokusera på Microsoft Office Word, Excel och Powerpoint. Dessa är fortfarande de vanligaste i sina kategorier även om det finns flera alternativ, till exempel Open Office (Open Office följer i stora drag samma upplägg som Microsofts program). Du kommer också att se att de olika Microsoft-programmen har många funktioner gemensamt. Tänk på att många kommandon kan finnas på flera olika ställen och att det finns många olika sätt att göra samma sak. Nedan finns förslag på hur du ska gå tillväga (kursivt inom parentes) men det behöver inte innebära att andra sätt är fel. I många fall kan man antingen gå in via menyer eller direkt via ikoner, använd det sätt som du känner dig mest bekväm med. De flesta bilder i kompendiet kommer från senaste versionen av Office-paketet (2010) men upplägget skiljer sig inte nämnvärt från 2007-versionen, även om ikoner och layout har ändrats något. Upplägget skiljer sig inte heller åt mellan svenska och engelska versioner av programmen även om orden är olika är ikoner och placering samma. Texten i kompendiet utgår från de svenska termerna, även om bilderna i mpnga fall kommer från en engelskspråkig version. I de fall då det kan vara svårt att veta den engelska motsvarigheten till en svensk term finns den också angiven. Längst bak i kompendiet finns dessutom en ordlista med både svenska och engelska termer. Tänk också på att det kan vara problem att öppna filer sparade i nya versioner av ett program i en äldre version av programmet. För att komma runt detta kan du alltid välja att spara filen i en äldre version (under Spara som, se nedan). Detta gäller t.ex. när du ska skicka in inlämningsuppgifter på olika kurser. Om det inte står i instruktionerna som du har fått i vilket filformat du ska lämna in är det alltid bra att fråga ansvarig lärare. I det här kompendiet ges mycket kortfattade introduktioner till de tre programmen samt instruktioner till de obligatoriska uppgifterna i Word, Excel och PowerPoint. Tanken med övningarna är att du ska förstå de olika funktionerna som vi går igenom men det krävs också att du jobbar en hel del på egen hand. Våga testa! Gå igenom de olika alternativen som kommer upp t.ex. i en dialogruta så att du verkligen ser vad som händer beroende på vilka inställningar man gör. Blir det fel är det ju bara att trycka på Ångra-ikonen! Förhoppningsvis kommer du att ha nytta av det här kompendiet under hela din utbildning. Utnyttja även Hjälp-funktionen ( glödlampan eller F1-knappen) i respektive program samt fråga dina kurskamrater om du kör fast! Om du behöver mer hjälp rekommenderas mer djupgående böcker om de olika programmen. För att bli godkänd på kursen krävs att alla uppgifter för vart och ett av de tre delmomenten (Word, Excel samt Powerpoint) är godkända, d.v.s. att de är gjorda enligt anvisningarna, även om det kan finnas andra sätt att nå fram till samma resultat. Hinner du inte bli klar med övningsuppgifterna i samband med de schemalagda undervisningstillfällena får du skicka filerna med epost till kursledaren. Det mesta av det som vi går igenom på övningarna förväntas du som student sedan kunna! Spara därför detta kompendium så att du kan gå tillbaka och repetera vid behov. OBS! Det är inte acceptabelt att kopiera sina kurskamraters uppgifter! Förutom att man då helt missar övningsmomentet räknas det som plagiering, alltså fusk, och kan leda till avstängning från studierna. Catharina Olsson

4 Innan du börjar Vad är GUL? För att göra uppgifterna i detta häfte behöver du ladda ner en del bilder och text från GUL (Göteborgs universitets lärplattform). Du kommer även att använda GUL för inlämning av andra uppgifter på denna och andra kurser och det är därför viktigt att du har förstått de viktigaste funktionerna. Gå till INR200 Introduktionskurs. Om du har loggat in på sidan ser det ut ungefär så här: I menyfönstret till vänster ser du alla sidor som här till den aktuella aktiviteten (vanligtvis har varje kurs sin egen GUL-aktivitet, döpt med kurskod och aktuell termin). För varje kurs inom programmet ska det finnas en så kallad öppen sida där schemat kommer att läggas ut senast två veckor före kursstart och där du kan få fram kontaktuppgifter till kursledare etc. Hit kommer du alltså utan att behöva logga in. Om du klickar på Dokument kommer du åt alla filer som hör till kursen. Dokumenten är ofta sorterade i olika mappar. Här kan vanligtvis bara lärarna ladda upp filer. Under aktivitetens dokument ser du en rubrik som heter Mina dokument här kan du ladda upp filer som du t.ex. vill komma åt från flera olika datorer men notera att det bara är du själv som kommer åt dessa filer, På vissa kurser kan man också vara indelade i projektgrupper och då kan gruppen ha möjlighet att lägga upp och dela dokument med varandra. I så fall syns det genom att det finns ytterligare en rubrik med projektgruppens namn. Via GUL kan du även få meddelande via Anslagstavlan (se under menyfälter Kommunikation). Du kan också ta kontakt med dina kurskamrater via mail eller PIM (du hittar alla under Medlemmar). 3

5 Ladda ner och spara övningsuppgifterna. Under Dokument, öppna mappen Dataövningar och klicka dig vidare till Filer att ladda ner. Du kan även komma åt bilderna från sidan Dataövningar - filer (ser du den inte direkt får du klicka på Innehåll i vänstermenyn). Denna sida kommer du åt även från Öppna sidorna. Du kan spara filerna på studentdatorerna i datasalen men om du vill kunna arbeta vidare med uppgifter hemma eller vid någon annan dator är det enklast att du sparar dem på t.ex. ett USB-minne. Skapa en mapp som döps till ditt namn plus INR200 Skapa därefter två undermappar Döp den ena undermappen till Nerladdade filer. Här sparar du filerna från GUL. Döp den andra undermappen till Färdiga övningar. Här sparar du dina färdiga uppgifter. Dubbelklicka på respektive fil och välj Spara fil i dialogrutan som kommer upp Inlämning De färdiga uppgifterna gås igenom vid slutet av respektive undervisningstillfälle. Andra inlämningsuppgifter under kursen ska du däremot lämna in genom att ladda upp dem via GUL. Logga in och välj aktiviteten INR200. I vänsterkolumnen ser du sedan alla aktuella inlämningar, dels under Innehåll, dels under Inlämningsuppgifter. 4

6 Klicka på Välj fil för att hitta filen du vill ladda upp. Du måste ha döpt filen så det klart framgår vilken övning den gäller. Du kan också skriva ett meddelande till läraren i kommentarsfältet. När du valt filen klickar du på Skicka. Notera att filerna vanligtvis körs genom Urkund, ett program som används för att upptäcka eventuell plagiering. Nästa gång du går in under Inlämningsuppgifter ser du filen som du har laddat upp samt vilken status uppgiften har, d.v.s. om läraren har påbörjat rättningen, om du behöver komplettera uppgiften eller om den är färdig. Du kommer ofta också att få meddelande om att den är rättad via e-post. Här ser du vilken status din uppgift har förnärvarande. När status ändras kommer du att få meddelande om detta på förstasidan i GUL 5

7 Ordbehandling Word Du kommer att ha många olika inlämningsuppgifter på de olika kurserna på programmet och dessa bedöms utifrån både innehåll och form. Att kunna framställa en snygg och lättillgänglig rapport är även något som efterfrågas på de flesta arbetsplatser och något en arbetsgivare kan förvänta sig att du efter 3 års universitetsstudier behärskar. I de följande övningarna kommer du att få lära dig skapa och spara ett dokument, flytta och formatera text, lägga in bilder i ett dokument, skapa tabeller, sidhuvud/sidfot, innehållsförteckning med mera. Inledningsvis kommer lite allmänna tips om vad man ska tänka på när man utformar ett textdokument samt när man reviderar en övning som man har fått tillbaka av en lärare. Generella tips Stavningskontroll Lär dig hur man ändrar språk och använder automatisk stavnings- och grammatikkontroll. Detta gäller oavsett om du är bra eller dålig på att skriva. Vi gör alla slarvfel emellanåt. Man kan också ha stor nytt av synonymordlistan (Thesaurus). Först behöver du ställa in aktuellt språk. Det gör du under fliken Granska/Språk/Ange redigeringsspråk (=Review/Language/Set Proofing Language). Se till att rutan Kontrollera inte stavning och grammatik INTE är ikryssad. Ibland kan man behöva klicka två gånger för att återställa den. Textlayout Oavsett vad syftet med en text är vill man ju att budskapet ska nå läsaren. Att språk och innehåll är korrekt är självklart viktigt men även layouten på texten spelar en stor roll för hur texten ska tas emot. Här följer några enkla tips att tänka på Typsnitt välj ett lättläst typsnitt, t.ex. Times New Roman, Arial eller Calibri Storlek generellt bör löpande text skrivas i storlek punkter Marginal marginalerna ovan och under samt till höger och vänster bör vara lagom, det innebär ofta ca cm Styckeindelning en text delas in i stycken för att underlätta läsningen. Innehållet i ett stycke bör hänga ihop (ett stycke en tanke). Det ska inte vara för kort eftersom intryck då lätt blir rörigt, men inte heller för långt så man trappar koncentrationen. Nytt stycke ska tydligt markeras antingen med hjälp av indrag (se Övning 2) eller med en tom rad. Rubriker är det en längre text vinner man mycket på att använda informativa rubriker och underrubriker. Det är viktigt att man kan utseendemässigt kan skilja på olika nivåer, t.ex. med hjälp av textattribut som fetstil och kursivering eller typsnittsstorlek. Man kan också ha siffror för varje ny rubrik, se exempel nedan. Layouten måste vara konsekvent genom hela texten! 1. Rubrik Underrubrik Underrubrik 2 2. Rubrik Underrubrik 1 Innan en ny rubrik bör man ha en tom rad men vanligtvis inte mer. Man kan också ställa in avstånd mellan rubrik och texten som kommer före eller efter genom att ändra formatinställningar (mer om detta under Övning 2). 6

8 Word Om man inte har fått särskilda instruktioner ska texten löpa fritt över sidbrytningar, d.v.s. man ska undvika onödiga tomrum. Om man har bilder inlagda i texten gäller det att placera dem på lämpliga ställen och då kan det vara till hjälp att använda Infoga sidbrytning (Insert/Page Break, se Övning 3) för att undvika att bilderna hoppar runt. Spåra ändringar och lägga in kommentarer Om man är flera som jobbar med ett dokument är det bra att lätt kunna se vilka ändringar de andra har gjort. Till det finns en funktion som heter Spåra ändringar (Track Changes, finns under fliken Granska/Review). Denna funktion används ofta om lärare rättat en text, och på samma sätt förväntas du ofta att kunna visa vilka ändringar du har gjort vid en eventuell revision av en inlämningsuppgift. Det är alltså av största vikt att du lär dig hantera denna funktion. Ny eller borttagen text syns i annan färg och man kan även se vem som gjort ändringarna. Man kan välja om man vill att ändringarna ska synas eller inte genom att klicka på Spåra ändringar igen. För att se ändringarna måste du ha valt Slutversion/Visa markeringar (All Markup). Under Visa ändringar/show Markup) kan du ställa in hur du vill se text som ändras, läggs till eller tas bort. Du kan också ändra inställningar om du klickar på pilen i rutans nederkant. Om man godkänner ändringarna som man själv eller en annan person har gjort, markerar man bara textstycket och väljer Acceptera ändring (eller Ignorera ändring om man inte accepterar dem). Man kan också välja att Acceptera alla ändringar. Om man inte vill se ändringarna medan man jobbar med ett dokument väljer man Ursprunglig (Original) istället för Visa markeringar (All Markup).Ändringarna syns dock fortfarande om någon annan person öppnar dokumentet. Glöm inte att se till att verkligen ha accepterat alla ändringar innan du lämnar in en slutversion av ett dokument! Man kan också skriva kommentarer till andra som jobbar med dokumentet genom funktionen Ny kommentar. Kommentarerna hamnar i högermarginalen. Om man är flera som jobbar med en text syns det vem som har lagt in en viss kommentar. Varje kommentar får dessutom ett nummer. Glöm inte att ta bort alla kommentarer innan du lämnar in en slutversion av ett dokument! 7

9 Word Övning 1. Att skapa och ändra egenskaper på ett dokument Den här övningen går ut på: Att skapa och namnge ett nytt dokument Att öppna och spara ett dokument Att spara ett dokument med nytt namn Att ställa in pappersstorlek Att ändra marginaler Först måste du lära dig känna igen menyerna i de olika versionerna av Word. Hur många olika menyflikar som finns kan variera, beroende på om du har andra program kopplade till Word (t.ex. Endnote, som är ett referenshanteringsprogram, eller Acrobat). Vi börjar med att titta på Arkiv-fliken (File, i vänstra hörnet), övriga flikar kommer vi att gå igenom successivt (framförallt Start (Home), Sidlayout (Layout) och Granska (Review)). Om du klickar på Arkiv får du upp motsvarande bild: Längst till vänster finns menyn där du kan välja om du vill öppna ett nytt dokument, spara, skriva ut o.s.v. Du kan också få upp en lista över de senaste filerna som du har haft öppna (Öppna/Senaste). Under Alternativ (Options) kan du göra mer generella inställningar i programmet. Här får du allmän information om dokumentet Skapa och spara ett dokument Du ska nu skapa ett nytt dokument. Gå först till Nytt (New) och välj Tomt dokument (Blank Document) Spara sen det tomma dokumentet genom att gå till Arkiv/Spara som. Döp filen med ditt namn plus Wordresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här: Catharina Olsson Wordresultat INR200.doc OBS! Ändelsen.doc lägger Word till automatiskt det behöver du inte skriva dit (beroende av inställningar syns det eventuellt inte). Detta dokument ska du använda för övningarna längre ner. 8

10 Word Du kan även välja om du vill spara dokumentet i en äldre version av programmet (se Filformat i bilden nedan). I fortsättningen om du ska spara dokumentet räcker det att trycka på Spara eller symbolen med en diskett Döpa om dokument Öppna nu dokumentet som du har laddat ner som heter Ceasarsallad.doc Spara det sedan med ett nytt namn (Ceasarsallad liggande) i din Word-mapp (Gå till Arkiv/Spara som). Du har nu två filer med samma innehåll men olika namn. Ändra utskriftsformat Man kan enkelt skifta utseende och storlek på det man vill skriva ut. Detta görs t.ex. under fliken Sidlayout. Se till att programmet är inställt att visa linjalen så ser du direkt vilka marginaler osv du har (om du inte ser linjalen klicka på Visa (View) och se till att Linjal (Ruler) är ikryssat). Öppna dokumentet Ceasarsallad liggande igen. 1. Gå till fliken Sidlayout/Utskriftsformat (Page Setup). Du kan antingen ändra inställningar direkt under ikonerna Marginaler respektive Orientering, eller så kan du klicka på pilen i nedre högra hörnet (Utskriftsformat) och få upp följande fönster. 2. Gör följande ändringar av inställningarna: Ändra pappersformat från A4 till liggande A4 Ändra höger och vänster marginal till 3 cm Ändra över- och undermarginalerna till 2 cm 3. Spara dokumentet på nytt 9

11 Word Man kan också göra olika inställningar som t.ex. om man vill skriva ut två sidor på en, dubbelsidigt eller i färg, under Arkiv/Skriv ut. Tänk på att begränsa dina utskrifter för att spara papper det kostar både för dig och för naturen! 10

12 Word Övning 2. Att kopiera och formatera en text Den här övningen går ut på: Att kopiera en text mellan två dokument Att ändra typsnitt Att ändra typstorlek Att ändra andra textattribut Öppna dokumentet Word övning texter. Öppna även dokumentet du skapade i övning 1 (det med ditt namn). Markera och kopiera (högerklicka på musen och välj Kopiera eller tryck Ctrl C) all text under Word övning 2 och klistra in den (högerklick eller Ctrl V) i ditt eget dokument. Texten ska därefter formateras för att se ut som mallen (se Word Övningar Resultat ). Ändra marginaler 1. Ändra marginalerna till 3 cm i topp och botten, 7 cm till höger och vänster (görs under Utskriftsformat, se ovan) Ändra utseende på texten Många av funktionerna för att ändra utseende finns under Start/Tecken. Du kan också hitta dem genom att högerklicka på markerad text. Testa dig gärna fram så att du vet vad alla ikonerna står för (man kan också se det i klartext om man håller markören över ikonen). 2. Ändra all text till Arial 12 punkters storlek 3. Ändra sedan titeln till Tahoma 16 punkter storlek, fet stil 4. Ändra texten mel. Epistel 21 till kursiv stil, Tahoma 11 punkters storlek Ändra avstånd mellan raderna och gör indrag 5. Markera texten du vill ändra. Gå till Stycke (eller högerklicka och välj Stycke). Välj fliken Indrag och Avstånd Ändra titeln så att det är 6 punkters mellanrum ner till nästa rad (Avstånd efter) Första raden i varje stycke ska vara indragen 0.25 cm (från vänster) Hela refrängen ska vara indragen 0.5 cm (från vänster) TIPS! Om du klickar på den här symbolen (Visa formatering, finns under Start/Stycke) så ser du hur texten är formaterad. Klicka på symbolen en gång till så försvinner markeringarna (detta verktyg kan vara mycket användbart om man vill se hur en text är formaterad, och man kan t.ex. även se om man har flera mellanslag mellan ord). För att vara säker på att du har gjort indragen på rätt sätt, kolla så att det inte syns några mellanslag eller tabbar till vänster om varje stycke eller rad! Här kan du se hur texten ändras 11

13 Word Övning 3a. Att skapa nya sidor och nya avsnitt i ett dokument Den här övningen går ut på: Att lägga in sid- och avsnittsbrytning i ett dokument Att göra ändringar bara i ett visst avsnitt Infoga ny sida När man skriver en text vill man ibland vara säker på att en rubrik hamnar överst på en sida och inte längst ner på föregående. Detta kan man ordna genom att lägga in en sidbrytning (använd inte bara tomma rader!). Eftersom alla dina övningar ska ligga på separata sidor är det viktigt att du lär dig den här funktionen tidigt. Du hittar den under Infoga/Sidbrytning eller Sidlayout/Utskriftsformat/Brytningar (här kan du välja mellan olika sorters sidbrytningar). 1. Placera markören efter texten i övning 2 och infoga en sidbrytning Klicka på så kommer du se att det står Sidbrytning efter texten. Fortsätt ha den här funktionen aktiv när du jobbar med övningen. Ändra marginalerna i en viss del av dokumentet Ibland vill man dessutom ha olika layout på olika delar av ett dokument, t.ex. olika breda marginaler eller olika sidnumrering osv. Då lägger man istället för sidbrytning in en avsnittsbrytning. 2. Placera markören efter texten i övning 2 och ta bort sidbrytning du precis gjorde 3. Lägg in ett nytt avsnitt genom att gå till Sidlayout/Utskriftsformat/Brytningar. Välj Nästa sida Nu ska det stå Avsnittsbrytning istället för Sidbrytning 4. Under Utskriftsformat, ändra tillbaka alla marginalerna till 2.5 cm i detta avsnitt genom att under Används i (Apply to) välja Härifrån och framåt (This point forward) (d.v.s. marginalerna i den del av dokumentet du skapade i Övning 2 ska inte ändras!). 12

14 Word Övning 3b. Att formatera text, fortsättning Den här övningen går ut på: Att justera text Att skapa tabbar Att lägga in linjer Lägga in symboler Du ska nu kopiera in texten från Övning 3 (i dokumentet Word övning texter ) på den nya tomma sidan i ditt dokument. Texten ska formateras för att se ut som mallen (se Word Övningar Resultat ). Att justera texten Med hjälp av de här funktionerna kan man bestämma var på sidan en text ska vara och hur marginalerna ska se ut. Du hittar dem t.ex. under Start/Stycke eller genom att högerklicka på en text. Om du för markören över ikonerna ser du vad de betyder. Normalt är en text vänsterjusterad. Du ska nu justera olika delar av texten på olika sätt. 1. Markera titeln och centrera den 2. Ändra titeln till Arial 14 punkters storlek, fet stil, understruken och med 12 punkters avstånd ner till nästa rad 3. Justera resten av texten med jämn höger- och vänstermarginal (Arial, 12 punkter). Kursivera enligt mallen. När man väljer denna funktion kommer mellanrummen mellan orden att anpassas så alla rader börjar och slutar på samma ställe. Det innebär att det kan se lite konstigt ut. För att undvika det kan man välja att avstava ord, antingen manuellt eller automatiskt. 4. Gå till Sidlayout/Utskriftsformat/Avstavning och välj automatisk avstavning Infoga symboler mm Under fliken Infoga hittar du vägar för att infoga olika element i texten. Det kan vara olika symboler, figurer, tabeller osv. Man kan även hitta vissa symboler på det vanliga tangentbordet. Du ska nu ändra vissa ord i texten till vanligt förekommande symboler. 1. Ändra ordet procent till % 2. Ändra alfa respektive beta till α respektive β samt infoga gradtecken (Infoga/Symbol) 13

15 Word 3. Lägg därefter in en linje under texten (Infoga/Illustrationer/Figur (=Shape)) Formatera linjen (dubbelklicka eller högerklicka, Formatera figur (=Format Autoshape/picture)) den ska vara streckad, 0.75 punkter tjock och 15 cm lång Ändra utseende på texten Under Start/Tecken kan man förutom att ändra texten med avseende på typsnitt, storlek, fetstil respektive kursiverad även växla mellan stora och små bokstäver (versaler respektive gemener): man kan även ändra så att vissa tecken är upphöjda eller nersänkta. 1. Korrigera alla kemiska namn (t.ex. MgCl2 ska vara MgCl2) (Start/Tecken/X2 resp. X 2 ) Lägg till tabbar För att få text att hamna på ett visst bestämt avstånd från varandra bör man använda tabbar. Du hittar tabbstoppen under Stycke och där kan man precisera exakt var man vill att texten ska hamna och hur den ska vara justerad. Man kan också placera tabbstoppen direkt på linjalen genom att dra symbolen längst till vänster (se pilen) till valfri plats på linjalen. Genom att klicka på symbolen kan man välja om tabbstoppet ska vara vänsterjusterat, högerjusterat eller centrerat (klicka på symbolen så att du ser skillnaden mellan de olika symbolerna). Du ska nu skriva om receptet för lösningen som en lista med tabbar. 1. Placera tabbstoppen (vänsterjusterad) på 8 cm avstånd 2. Kopiera därefter listan. Ändra tabbarna till att vara högerjusterade 3. Kopiera listan ännu en gång. Ändra tabbarna till att vara centrerade (totalt ska det nu finnas tre listor där siffrorna är centrerade på olika sätt) 14

16 Word Övning 4. Att skapa tabeller Den här övningen går ut på: Att infoga en tabell Att formatera tabellen Lägg in en ny tom sida i ditt dokument (med sidbrytning). På den nya sidan ska du lägga in tabeller med information om olika läkemedel. Totalt ska det finnas fem tabeller med olika utseende men med samma innehåll. Tabeller skapar man (infogar) under fliken Infoga. tabellrubrik/ tabelltext med nummer Skapa tabell 1. Infoga en tabell med 4 kolumner och 5 rader (Infoga/Tabell) 2. Ovanför tabellen ska finnas en rubrik (tabelltext) plus nummer (alla tabeller i en text ska numreras med löpande nummer så detta blir Tabell 1) 3. Kopiera eller skriv in texten från Övning 4 (i dokumentet Word övning texter ). Här finns följande information om fyra läkemedel produktnamn, verksam substans, företag, terapiområde. Placera dem i rätt kolumn och ruta så du har en tabell som ser ut ungefär så här: Tabell 1. Information om fyra läkemedel Produktnamn Verksam substans Företag Terapiområde Läkemedel 1 Substans A Företag 1 Område 1 Läkemedel 2 Substans B Företag 2 Område 2 Läkemedel 3 Substans C Företag 3 Område 3 Läkemedel 4 Substans D Företag 4 Område 4 kolumnrubriker 4. Markera och kopiera tabellen du just har gjort och klistra in den längre ner på sidan. Ändra titeln (detta blir alltså Tabell 2). Upprepa tre gånger (Tabell 3, 4 och 5). Formatera tabeller Nu ska du formatera tabellerna med hjälp av Tabellegenskaper samt Stycke. Rutan med tabellegenskaper får du fram genom att ställa markören i den tabellruta du vill formatera, alternativt markera hela tabellen, och sedan högerklicka. 15

17 Word Här kan du justera textens placering i en ruta Här kan du ändra höjd på rader Här kan du ändra bredd på kolumner När du markerar en tabell kommer dessutom två nya flikar upp i översta menyraden Tabellverktyget Desing respektive Layout. Dessa kommer du också att ha nytta av i nedenstående övningar. Tabell 2 1. Centrera texten i rubrikraden 2. Ändra höjden på rubrikraden (till 1 cm) 3. Ändra rubrikerna till fetstil 4. Ändra så det är 6 punkter tomrum ovanför texten i rubrikrutorna (Stycke) 5. Ändra kolumnbredden så att alla kolumner är lika breda (4 cm) 6. Ändra höjden på raderna 2-5 (till 1.5 cm) 7. Centrera texten i höjdled (rad 2-5) Tabell 3 1. Lägg in en ny kolumn mellan kolumn 2 och 3 plus en ny rad mellan rad 1 och 2 (högerklicka på tabellen och välj Infoga) 2. Sammanfoga sedan cell 2 och 3 på översta raden (markera cellerna, högerklicka, välj Sammanfoga celler) Tabell 4 1. Markera hela tabellen och ta bort linjerna mellan raderna (Tabellverktyget/Design alternativt högerklicka och välj Kantlinjer och fyllning) 2. Linjerna mellan kolumnerna ska vara kvar 3. Linjerna omkring själva tabellen ska också vara kvar men ska ändras till ett tjockare streck 4. Linjen under rubrikraden ska vara streckad Tabell 5 5. Ändra färgen i rubrikrutorna till mörkblå 6. Ändra rubriktexten till vit 7. Ändra övriga rutor till ljusblå De fem tabellerna ska nu se ut som mallen (se Word Övningar Resultat ) 16

18 Word Övning 5. Att skapa kemiska formler Den här övningen går ut på: Att lägga till verktyg Att skriva molekylformler Att skriva reaktionsformler I övning 3 ovan skrev ni bland annat om kemiska formler. Detta kan även göras med Ekvations-verktyget som man hittar under Infoga (eventuellt måste detta först aktiveras, se programmets Hjälp-funktion). OBS! Verktyget funkar inte om man sparat dokumentet i kompabilitetsläge. Med hjälp av detta verktyg kan du enkelt formatera t.ex. dina reaktionsformler. På övre raden finns olika symboler du kan lägga in, t.ex. grekiska bokstäver, likhetstecken och pilar. Du kan också lägga in bestämda avstånd mellan tecken. Denna funktion behöver ni kunna under kemikurserna. På undre raden finns formatmallar. Här kan du t.ex. lägga in upphöjt eller nersänkt (till skillnad från de vanliga kommandona i Word kan du här ha båda två samtidigt t.ex. jonladdning och antal ( masstal och atomnummer ( O 16 8 ). O 2 2 ) eller Gå på egen hand igenom de olika funktionerna så du vet vad de innebär. Som du ser kommer radavståndet att förändras i och med att du använder detta verktyg (det gör det inte med Upphöjt resp. Nersänkt som du hittar under Tecken). Repetera inför kemin genom att göra följande övningar (om du är osäker finns formlerna tillsammans med lösningarna i Word Övningar Resultat ) 1. Skriv masstal och atomnummer för följande grundämnen: a. jod b. koppar c. palladium 2. Skriv formeln för följande joner: a. hydroxidjon b. cyanidjon c. nitratjon d. nitritjon e. ammoniumjon 3. Skriv formeln för följande gaser: a. syrgas b. koldioxid c. vätgas d. kvävgas 4. Skriv reaktionsformler för följande kemiska reaktioner: a. Gasformig svaveltrioxid löses i vatten b. Kalciumkarbonat löses i saltsyra c. Koldioxid och vatten bildar kolsyra som sönderfaller till vätejoner plus bikarbonat Eventuella laddningar samt aggregationstillstånd (gas, flytande, fast osv) ska framgå ur formlerna. 17

19 Word Övning 6. Att lägga in bilder Den här övningen går ut på: Att lägga in bilder i ett dokument Att placera bilder i förhållande till text Lägg in en ny tom sida i ditt dokument och kopiera in texten från övning 6 (i Word övningar texter ) på den tomma sidan. Typsnittet ska vara Arial, 12 pt. Förutom texten ska du nu lägga in och formatera bilder på sidan så att den ser ut som mallen (se Word Övningar Resultat ). TIPS! Se till att du har Visa formatering iklickat. Infoga bilder Gå till Infoga/Illustrationer/Bild Välj de tre bilder som finns bland filerna du laddat ner (Bild1, Bild2 och Bild3) Formatera bilder Du ska nu justera bildernas placering i förhållande till texten. Högerklicka på bilden och välj Formatera bild. Välj fliken Layout. För att bestämma avstånd mellan bild och text klickar du på Inställningar. Du kan också nå funktionen genom fliken Ritverktyg/Format/Radbyte 1. Bild 1 ska ligga till vänster om text 1. Mellanrummet mellan text och bild ska vara 1 cm (d.v.s. till höger om bilden). 2. Bild 2 ska ligga till höger om text 2. (avstånd till text 1 cm) 3. Bild 3 ska ligga under rubriken men över resten av text 3 (avstånd till text uppåt och nedåt 0.5 cm). OBS! du ska inte lägga in tomma rader mellan rubriken och övriga texten (eventuella mellanslag kan man enkelt se om man klickar på Visa formatering!).för att bli godkänd på övningen krävs att du följt alla instruktionerna! Infoga ramar 1. Välj fliken Färger och linjer. Lägg färgade (inte svarta) ramar runt alla tre bilderna 18

20 Word Övning 7. Att skapa sidhuvud och sidfot Den här övningen går ut på: Att skapa en sidfot Att ändra inställningar så att sidfoten bara syns på en sida i dokumentet Lägg in ett nytt avsnitt (Avsnittsbrytning) i ditt dokument (se Övning 3). På den här sidan ska du lägga in en sidfot som innehåller ditt eget namn och kontaktuppgifter (se mall Word Övningar Resultat ). Öppna sidhuvudet/sidfoten (Infoga/Sidhuvud/Redigera sidhuvud alternativt dubbelklicka på området som innehåller sidhuvudet). Det kommer nu en ny flik i övre menyraden (Design) 1 2 Testa att hoppa mellan sidhuvud och sidfot 1. Skriv in rubrikerna enligt mallen. Använd tabbar (se Övning 3b) med lämpliga avstånd mellan de olika rubrikerna 2. Skriv in dina egna kontaktuppgifter under respektive rubrik 3. Formatera texten som du själv tycker blir snyggt! 4. Sidfoten ska enbart synas på denna sida. Därför måste du ta bort länken till föregående stycke genom att klicka på Länka till föregående (pil 1) så att det ej är markerat. I sidfoten ska nu texten Samma som föregående inte längre synas (pil 2). I ett sidhuvud eller sidfot kan du även lägga in t.ex. sidnummer, totalt antal sidor, datum, filnamn mm. Du hittar de olika möjligheterna under Sidnummer respektive Snabbdelar. När det gäller sidnummer bör man tänka på att placera dem så det blir rätt oavsett om man skriver ut enkel- eller dubbelsidigt, bäst är därför att ha dem centrerade. 19

21 Word Övning 8. Att skapa en innehållsförteckning (överkurs) Den här övningen går ut på: Att lägga in sidnummer Att skapa rubriker Att skapa en innehållsförteckning Att uppdatera innehållsförteckningen 1. Lägg in sidnummer i hela ditt dokument. Du kan göra det via Infoga/Sidhuvud/sidfot/ Sidnummer. Numren ska vara centrerade, i nederkant på sidorna. Du kan ändra t.ex. vilken sida numreringen ska börja på under Sidnummerformat. Detta är bra t.ex. om man har en framsida som man inte vill att det ska stå nummer på, eller om man använder avsnittsbrytningar i sitt dokument. 2. Över varje övning ska du nu lägga in en rubrik med texten Övning 1, Övning 2 osv. 3. När du skrivit in texten markerar du den och går till Start/Format (Styles). Välj Rubrik 1 (Heading 1) så kommer texten att formateras utifrån de inställningar som gäller just för Rubrik För att ändra inställningarna öppnar du Formatmallar genom att klicka på pilen i högra hörnet av Format-området. Leta upp det format du vill ändra (i exemplet Rubrik 1), högerklicka och välj Ändra (Modify). Om du har flera stycken med samma format kan du markera alla och ändra på samma gång. 5. Modifiera Rubrik 1 enligt följande: Arial 14 punkters storlek Fetstil 6. Lägg in en ny sida sist i dokumentet (OBS! denna sida ska inte heller ha sidfoten från föregående övning så du måste se till att den inte är länkade till föregående avsnitt) 20

22 Word 7. Lägg in innehållsförteckning via Referenser/Innehållsförteckning (References/Table of Contents) Du kan antingen välja en av de inbyggda innehållsförteckningarna, eller modifiera den på egen hand genom att gå till Infoga innehållsförteckning (Custom Table of Contents). I denna övning ska du välja det senare sättet. 8. Antalet rubriknivåer kan du ändra under Alternativ Innehållsförteckningen i övningen ska bara innehålla en nivå (Rubrik 1)så ta bort de två andra 9. Typsnitt och kan storlek ändras under Ändra (ska vara Arial 14, Fet) 10. Du ska du nu ha en innehållsförteckning för Övning 1-7. Innan du sparar dokumentet en sista gång, efter ev. ändringar, måste du uppdatera innehållsföreteckningen (markera innehållsförteckningen, högerklicka - Uppdatera fält). Testa gärna genom att lägga till sidor och se så att innehållsförteckningen ändras när du uppdaterar den. 21

23 Excel Excel Med hjälp av Excel kan man bland annat analysera och presentera data på olika sätt. Man arbetar med celler (d.v.s. rutor) på kalkylblad. Innan du börjar: Att jobba med kalkylblad Den här övningen går ut på: Att lägga till nya kalkylblad Att döpa om dem Att flytta kalkylblad Öppna, spara osv hittar du på motsvarande sätt som för Word (under Arkiv). Även de övriga menyflikarna är ungefär desamma. Öppna ett tomt Excel-dokument. Döp det med ditt namn plus Excelresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här: Catharina Olsson Excelresultat INR200.xls Detta dokument ska du använda för övningarna 1-6. Normalt när man skapar ett nytt dokument finns där tre stycken kalkylblad men man kan lägga till fler genom att klicka på symbolen till höger om kalkylbladen (pil) alternativt via (Start/Celler/Infoga/Infoga blad. Lägg till nya kalkylblad så att det finns sex stycken Döp dem till Övning 1, Övning 2 o.s.v. (dubbelklicka eller högerklick och välj Byt namn) Flytta dem så att Övning 1 ligger längst till vänster och de andra följer i rätt ordning Övning 1a. Att lägga in och formatera data Den här övningen går ut på: Att lägga in och formatera data Gå till kalkylbladet Övning Gör en tabell med följande rubriker: Artikel, Pris/st, Antal, Kostnad. 2. Skriv in namnen på de fyra läkemedlen (TREO, Alvedon, Ipren Magnecyl) 3. Fyll i övrig text enligt mallen till höger. 4. Texten ska vara i Arial, 12 punkter och i fetstil 22

24 Excel Övning 1b. Att göra beräkningsformler Den här övningen går ut på: Att göra formler som automatiskt räknar ut totalsummor Att göra procentberäkningar I Excel kan man själv skriva in olika beräkningsformler. Man börjar då alltid med ett likhetstecken. Därefter skriver man in namnet på de rutor som innehåller de värden som man vill ha med i formeln. Om du t.ex. har ett värde i ruta A1 som du addera med ett värde i ruta B2 skriver du alltså (i den rutan där man vill visa summan, t.ex. B3) följande: =A1+B2 Vill du istället multiplicera de två värdena med varandra skriver du =A1*B2 Formlerna ser du i formelfältet överst, som till höger. Om du ställer markören i formelfältet ser du dessutom de celler som ingår i formeln markerade med olika färg. Du ska nu göra en mall för att beräkna kostnaderna för inköp av de fyra läkemedlen. 1. Lägg in formler i kolumn D som ger totalkostnaden för respektive läkemedel, d.v.s. multiplicerar priset per styck med antalet sålda artiklar. OBS! Du kan enkelt kopiera formeln från ruta D3 till de övriga rutorna i kolumnen genom Kopiera och Klistra in, eller genom att dra i högre nedre hörnet på rutan (du ser i formelfältet att de ändras automatiskt). 2. Gör en formel som räknar ihop summan för alla fyra artiklarna (i ruta D8). 3. Priserna du för in i tabellen är utan moms, alltså måste denna (12%) läggas på summan för att ge det belopp som kunden ska betala. Gör (i ruta D10) en formel som räknar ut slutsumman (d.v.s. summan du får i D8 plus 12% av denna summa). Om du har gjort formeln korrekt ska du kunna ändra värdet i D9 och det avspeglar sig direkt i D Kunden betalar med en 500 kronorssedel. Fyll i detta i ruta D12. Gör sedan en formel som räknar ut växeln som kunden ska få tillbaka (i ruta D14) 5. För nu in antal och pris i rätt kolumner i tabellen enligt nedan, så kommer värdena i kolumn D att ändra sig allt eftersom. TREO, 3 st à Alvedon, 2 st à 25 Ipren, 1 st à 32 Magnecyl 2 st à 22 OBS! För att bli godkänd på uppgiften måste rutorna D3-6, D8, D10 samt D14 innehålla korrekt formler. 23

25 Excel Övning 2. Att göra beräkningar Den här övningen går ut på: Att formatera data Att göra beräkningar med befintliga funktioner Förutom att skriva formler själv som du gjorde i förra övningen kan man också använda olika färdiga formler (funktion) (Summa, Antal, Medel osv). Funktionerna hittar du under Formler/Infoga funktion eller om du klickar på fx (se pil). Sedan markera du de rutor som innehåller de värden som du vill ha med i formeln. Om du t.ex. vill ha en formel som beräknar summan av alla värden i en kolumn väljer du Summa (Sum) i listan du får upp. När du klickar OK kommer ett nytt fönster där du ska skriva in de celler som ska summeras. Detta kan man skriva in manuellt eller genom att markera rutorna. Kolon mellan cellnamn, t.ex. B2:B32, betyder att beräkningen görs i hela kolumnen från cell B2 till cell B32. Tomma celler tas inte med. Du ska nu göra en tabell som räknar samman försäljningen av en viss vara månad för månad. Gå till kalkylbladet Övning 2 1. Markera 12 gånger 31 celler och lägg in kantlinjer. Lämna en kolumn (A) fri till vänster och en rad (1) fri över. 2. I kolumn A skriver du som rubrik Datum och sedan siffrorna Texten ska vara högerjusterad och i fetstil. Som rubrik på de övriga 12 kolumnerna skriver du årets månader (högerjusterade, fetstil). Tips! Om du skriver januari kan du få resten av månaderna genom att dra i nedre högra hörnet på rutan. Detsamma gäller datumen men här måste du fylla i de två första rutorna 3. Nedanför tabellen (d.v.s. rad 34 och 35) ska du nu lägga in formler som dels beräknar medelvärdet (Medel) för varje månad, dels antalet dagar (Antal). När du valt relevant funktion ska du ange vilka rutor som ska ingå i beräkningarna (t.ex. B2:B32). 4. I kolumnen A skriver du in Medelvärde respektive Antal dagar. Dessa rubriker ska vara i fetstil och 14 punkter samt ha färgad bakgrund och vara vänsterjusterade. De beräknade värdena i raderna 34 och 35 ska också vara i 14 punkter (men inte fetstil) (se nedan). 24

26 Excel 5. Öppna filen Excel övning 2 och kopiera in värdena i kolumnerna januari-mars. Värden i raderna Medelvärde samt Antal ska då ändras automatiskt. Kontrollera att siffran du får fram i rad 35 stämmer med det verkliga antalet dagar i respektive månad. 25

27 Excel Övning 3. Att formatera celler Den här övningen går ut på: Att ändra cellformat Att göra beräkningar Innehållet i cellerna kan formateras på olika sätt. Många av de aktuella funktionerna hittar man under Start, t.ex. hur man ändrar utseende på text/siffror och hur de är placerad i cellerna. Gå till Celler/Format (alt. högerklicka) och välj Formatera celler. Här kan man t.ex. välja om det ska vara text eller siffror, eller något specialformat som datum, procent, valuta med mera (under fliken Tal). Under Justering (Alignment) kan man välja hur texten ska vara placerad i rutan, d.v.s. om den ska vara centrerad, höger- eller vänsterjusterad, justerad i över- eller underkant. Man kan också slå ihop flera celler till en (Justering/ Sammanfoga celler (Merge cells)). Man kan förstås också ändra utseende på texten (Tecken) och om rutan ska ha kanter (Kantlinjer (Border)) eller vara fylld (Fyllning (Fill)). Gå nu till kalkylbladet Övning Skriv dagens datum i en cell enligt mönstret (år-månad-dag). Vad händer? Byt format till Datum vad händer nu? 2. Formatera sedan om cellen så att den visar korrekt datum plus veckodag (detta kan ibland kräva en del trixande!) 3. För en annan cell väljer du format Allmänt (General). Skriv in en siffra. Byt format till Procent. Vad händer med texten? 26

28 Excel Här kommer några påhittade försäljningssiffror (kr) för fyra vanliga läkemedel för fyra olika orter. Skriv in följande data på kalkylbladet. Markera alla rutor och välj formatet Text. Apoteket Göteborg Apoteket Umeå Apoteket Stockholm Apoteket Malmö TREO Alvedon Ipren Magnecyl I raden under lägger du till en formel som beräknar summan (se Övning 2) för respektive Apotek (plus en lämplig rubrik). Får du inte fram några värden i de rutorna? Byt format på tabellen så att siffrorna har formatet Tal då kommer summan att synas. 2. Lägg ett dubbelstreck ovanför summaraden 3. Lägg till en kolumn (till höger om de andra) där du skriver in en formel som beräknar medelvärde för alla Apotek, dels för varje produkt, dels för den totala försäljningen (lägg till en rubrik för kolumnen också) det skall alltså vara 5 rader även i denna kolumn. 4. Lägg till ytterligare en kolumn där du skriver in en formel som beräknar summan av försäljningen vid alla Apotek, dels för varje produkt, dels för den totala försäljningen (lägg till rubrik för den kolumnen också) 5. Kopiera hela tabellen och klistra in den några rader längre ner 6. Markera den och ändra cellformat till Valuta. Vad händer med siffrorna? Vid en kontrollvägning av olika piller fick man fram följande värden (i gram) vid fem olika vägningar. Gör en ny tabell med dessa värden. OBS! Beroende på grundinställningarna i datorn är det viktigt att välja rätt skiljetecken, d.v.s. om det ska vara komma eller punkt som decimaltecken (du märker om det är fel för då kommer du inte att kunna få fram några beräkningar eftersom datorn tror att siffrorna är text och inte tal) TREO Alvedon Ipren Magnecyl Ändra i formateringen på cellerna så att antalet decimaler blir samma för alla fem mätningarna. OBS! TREO ska ha två decimaler, de andra tre ska ha en. 2. Lägg till kolumn till höger (med rubrik) med en formel där medelvikten (per läkemedel) beräknas 3. Lägg till kolumn till höger (med rubrik) med en formel där standardavvikelse för vikten beräknas 4. Formatera dessa celler så att medelvärdet och standardavvikelsen för alla produkterna visas med en decimal mindre än mätvärdena 27

29 Excel Övning 4. Att sortera data Den här övningen går ut på: Att sortera i bokstavsordning Att sortera i nummerordning Att välja kolumn som styr sortering Om man har mycket data kan man vilja sortera dem på olika sätt, t.ex. i bokstavsordning, storleksordning o.s.v.(data/sortera). Man kan enkelt välja vilken av kolumnerna man att sorteringen ska ske utifrån. Man kan även välja att den först ska sortera med avseende på en kolumn, därefter med avseende på en annan (tänk t.ex. hur man sorterar namn i en telefonkatalog först efterförnamn men är det två som har samma efternamn går man på förnamnet). OBS! Man måste markera hela tabellen när man ska sortera annars riskerar man att värdena i en rad inte längre hänger ihop. Kopiera in den första tabellen från Övning 3 på kalkylbladet Övning Markera hela tabellen. Gå till Data/Sortera och sortera artiklarna i bokstavsordning (stigande) 2. Lägg in en lämplig tabell-rubrik Kopiera in tabellen på nytt. 1. Sortera nu efter ökande medelförsäljningssiffror 2. Lägg in en lämplig tabell-rubrik (de olika tabellerna ska alltså ha olika rubriker så att man förstår vad som är skillnaden mellan dem) Du kan självklart fuska och göra sorteringen för hand men du missar du poängen, d.v.s. att man låter datorn göra jobbet! 28

30 Excel Övning 5. Att skapa diagram Den här övningen går ut på: Att infoga olika typer av diagram Att lägga in text i diagram Att formatera staplar och bakgrund Det finns många olika sorters diagram som man kan använd för att presentera data. Om man går till Infoga/Diagram kan man välja mellan stapeldiagram, cirkeldiagram, kurvor m.m. Om man klickar på respektive typ kommer det upp ännu fler alternativ. Innan man väljer diagramtyp måste man markera de data som diagrammet ska baseras på. Man kan även markera data i efterhand genom att högerklicka på diagrammet och välja Markera Data, eller genom att klicka på Diagramverktyget/Design/Data/Markera Data. Om man vill ha flera serier kan man lägga till dem efterhand. OBS! När man lägger in serievärdena är det viktigt att det ursprungliga värdet (={1}) tas bort annars får du upp ett felmeddelande Man kan på detta vis även lägga in värden på axlarna och rubriker. Genom att högerklicka på ett diagram kan man sedan formatera det, t.ex. ändra färger, placering av text, skala och mycket mer. Infoga diagram Kopiera in den första tabellen från Övning 3 på kalkylbladet Övning Infoga ett stående stapeldiagram där staplarna visar totalförsäljningen av respektive läkemedel från Tabell 1 29

31 Formatera axlar och titel Excel Det är viktigt att det framgår vad de olika staplarna betyder. Därför måste man dels ha enheter och värden på Y-axeln, dels ha kategorinamn på x-axeln. 1. Y-axeln ska visa värdet (i heltal) med mellan varje punkt 2. Y-axeln ska också ha titel inklusive enhet (kr) 3. Placera titeln horisontalt 4. X-axeln ska visa namnen på respektive produkt 5. Ta bort skalstreck på X-axeln 6. Hela diagrammet ska ha en lämplig rubrik Formatera diagrammet 1. Ändra färg på staplarna 2. Ta bort bakgrundsfärgen i diagrammet 3. Ta bort stödlinjerna Rubrik Du ska nu lägga in ett cirkeldiagram. Först måste du räkna ut hur mycket respektive läkemedel utgör i % av den totala försäljningen. Lägg in detta i en ny kolumn i tabellen ovan. 1. Infoga Värden cirkeldiagram, samt det framgå vilken produkt respektive tårtbit motsvarar. Det är viktigt att diagrammet rubrik för y-axeln är länkat till värdena i rätt kolumn i tabellen.- Värde (kr) Försäljning totalt Kategorinamn på y-axeln TREO Alvedon Ipren Magnecyl 2. Procentvärdet (i heltal) för respektive tårtbit ska synas 3. Hela diagrammet ska ha en lämplig rubrik 4. Ändra färg på tårtbitarna (alla ska ha olika men inte standardfärgen) Andel av totalförsäljning 17% 0% 34% TREO Alvedon Ipren Magnecyl 49% 30

32 Excel Övning 6. Att skapa diagram, fortsättning Den här övningen går ut på: Att infoga diagram Att länka data Att lägga in text i diagram Att lägga in flera dataserier i diagram Gå till kalkylblad Övning 6. Lägg in nedanstående försäljningssiffror i två olika tabeller på sidan, en för magsårsmedicin och en för bantningsmedel (använd t.ex. fass.se om du är osäker på vilken typ av medicin det är) Losec Seloken Zocord Xenical De olika kolumnerna ska ha lämpliga rubriker 2. Ovanför årtalen ska stå Försäljning i Mkr i en cell som består av tre stycken hopslagna celler (se Övning 3) 3. Under respektive tabell ska du nu summera försäljningen för varje år. Gör därefter en ny tabell där du lägger in totalsumman för respektive läkemedelstyp (d.v.s. det värde som du just har räknat ut). OBS! Du ska inte själv skriva in siffrorna utan du ska länka cellerna till respektive cell i tabellerna ovan. Det innebär att om du ändrar en siffra i tabell 1 eller 2 kommer slutsumman i tabell 3 automatiskt att korrigeras. 1. Kopiera totalsumman för respektive läkemedel från tabell 1 välj Klistra in special/ Som länk (Paste Special/Paste Link) 2. Gör samma sak för tabell 2 3. Testa att länkarna fungerar genom att ändra försäljningen av Losec 1995 till 305 (i tabell 1). Ändra sen tillbaka till ursprungsvärdet. Infoga nu ett nytt kalkylblad som du döper till Försäljningsdiagram. 1. Infoga ett stapeldiagram 2. Serie 1 ska visa summan av försäljning av magsårsmedicin för de tre åren (det vill säga du ska länka serie till rätt rad i tabell 3 på Övning 6) 3. Serie 2 ska visa summan av försäljning av bantningsmedel för de tre åren (se ovan) 4. Serie 3 ska visa summan av försäljning av magsårsmedicin plus bantningsmedel för de tre åren (se ovan) 31

33 Excel Formatera diagram 1. Serie 1 och 2 ska ha olika färg (enfärgade), serie 3 ska vara snedrandig med färgerna från serie 1 och 2 2. Det ska finnas en ruta som förklara vad respektive serie står för 3. Y-axeln ska visa värdet (i Mkr) med 250 mellan varje punkt 4. Y-axeln ska också ha titel inklusive enhet (Mkr) 5. X-axeln ska inkludera årtal 6. Hela diagrammet ska ha en lämplig rubrik 7. Förstora diagrammet så det motsvarar 40 rader gånger 12 kolumner Försäljning Totalförsäljning (mkr) Magsårsmediciner Bantningsmediciner Magsårsmediciner + Bantningsmediciner Exempel på hur diagrammet i Övning 6 kan se ut 32

34 Powerpoint Powerpoint Den här övningen går ut på: Att infoga titelsida Att lägga in nya sidor Att infoga diagram Att infoga och formatera bilder Att ändra bakgrundsfärg Att ändra typsnitt och storlek Att lägga in sidfot Även i Powerpoint hittar du de olika kommandona under ungefär samma menyflikar som i Word. Öppna ett tomt powerpoint-dokument. Döp det med ditt namn plus Powerpointresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här: Catharina Olsson Powerpointresultat INR200.xls Lägg in 4 sidor i dokumentet Start/Bilder/Ny bild Layout De fyra sidorna ska ha olika layout. Högerklicka eller välj från menyerna Start/Bilder/Layout 1. Första sidan = Rubrikbild (Title Slide) 2. Andra och tredjesidan = Endast rubrik (Title Only) 3. Fjärdesidan = Rubrik och innehåll (Title and Content) Bakgrund 4. Lägg in olika bakgrundsfärg på de fyra olika sidorna - gå till Design/Bakgrund 33

35 Powerpoint Text Som du ser är symbolerna för t.ex. olika textattribut samma oavsett vilket av de tre programmen du jobbar med. Bilden till höger var du kan ändra typsnitt, storlek (antingen fritt med siffror eller stegvis med det större och mindre A:et), fetstil, F (bold, B), kursiv, K (italics, I), understruket (U), genomstruket, skugga (S), färg mm. Sidfot Man kan lägga in text i sidfoten som blir identisk på alla efterföljande sidor, t.ex. datum, sitt namn, sidnummer osv. Man kan också få dessa att uppdateras automatiskt (t.ex. datum). Lägg in ditt namn plus dagens datum på varje bild (utom förstasidan) 1. Öppna Visa/Bakgrundsvyer/Bildbakgrund (=Slide Master) Du får nu upp en mall där du t.ex. kan lägga in en text eller figur som ska synas på alla bilder. I vänsterkanten kan du se alla aktuella mallar: Med hjälp av detta verktyg kan man också se till att alla sidor i en presentation har samma färg och typsnitt (men det gäller inte denna övning). Datum Skriv in namn 2. Ändra till typsnitt Arial, kursivt och storlek 9 för Sidfot (Footer) och Datum/tid. 3. Skriv in ditt namn i rutan Sidfot. Flytta rutan till högerkanten och ta bort rutan med sidnummer (#) 4. Gå till Infoga/Text/Bildnummer Klicka i Datum och tid/uppdatera automatiskt och Språk Svenska. Markera även Visa inte på rubrikbild 34

36 Powerpoint Infoga text Du kan skriva in text i rutorna för rubrik och innehåll. Utseendet styrs av inställningarna under Bildbakgrund men du kan alltid också justera dem manuellt. Du kan också lägga in text i separat textrutor (Infoga/Text/Textruta). Liksom i Word och Excel hittar du de flesta funktionerna för att ändra utseende på texten under Start. Standardinställningen innebär vanligtvis att texten blir i form av punktlista men du kan enkelt ta bort den t.ex. med hjälp av backtangenten. Under Bildbakgrund kan man ställa in hur de olika nivåerna i en lista ska se ut. Du kan också ändra med hjälp av verktygen under Stycke (punkt- eller numrerad lista). Infoga bild Du kan antingen infoga bilder som finns lagrade på datorn (Infoga/Bilder/Bild (Insert/Images/Pictures)) eller göra egna bilder (Infoga/Illustrationer/Figurer eller Start/Rita). Du kan även kopiera direkt från ett annat dokument eller från nätet (högerklicka och välj Kopiera sen Klistra in). Med hjälp av ritverktyget kan man rita de flesta geometriska figurer, liksom frihandsfigurer. Om man vill göra en cirkel eller en kvadrat bör man hälla nere Shift-tangenten, annars blir det lätt en oval eller rektangel istället. Man kan också justera storleken på en ruta i efterhand (Formatera figur). Om du markerar en bild kommer antingen rit- eller bildverktyget upp i menyn överst. Via dessa kan du t.ex. rotera bilder, ändra färger, ändra storlek eller ordna objekt i förhållande till varandra eller sidan. Du kan även modifiera bilder genom att högerklicka och välja Formatera figur eller Formatera objekt. Med hjälp av Ritverktyget/Format kan man ändra färg på både kanter (Kontur/Shape Outline) och fyllning (Figurfyllning/Shape Fill), och t.ex. lägga till skugga (Figureffekter/Shape Effects) bakom en bild (och ändra utseendet på skuggan). Via Bildverktyget/Format kan du t.ex. göra visa färger genomskinliga eller ta bort dem helt, lägga till ramar, skugga och mycket mer. Du kan även beskära figurer (Crop). Om man vill lägga bilder på en rak linje, eller med jämt avstånd mellan sig använder man verktyget under Justera (Align), som man kommer åt antingen via Start/Rita/Ordna, eller via Bildverktyget eller Ritverktyget. Man kan även justera så att bilden hamnar mitt på sidan i höjd- eller sidled, eller i någon av kanterna. Justera mot bild (Align to Slide) måste då vara ikryssat. Under Visa/Visa kan du ställa in om du vill att objekt ska fästa mot andra objekt eller inte, och du kan också välja att visa stödlinjer på skärmen som gör det lättare att placera objekt som man vill ha dem. 35

37 Powerpoint Man kan även ordna bilder så att de ligger över eller under varandra (Start/Rita/Ordna, eller Flytta framåt/flytta bakåt under Bildverktyget eller Ritverktyget) eller rotera figurer. En annan bra funktion, både i Powerpoint och Word, är att man kan slå ihop flera objekt (bilder och/eller text) till en grupp (Gruppera). Då kan man enkelt flytta hela figuren till ett ställe (i Word riskerar man inte att objekt som hör ihop hamnar på olika sidor, t.ex. en figur och en figurtext). Markera de objekt de gäller, högerklicka och välj Gruppera. Visningslägen Längst ner till höger kan du växla mellan Bildspel, Bildsortering och Normalläge. Bildspel använder du när du ska visa en presentation t.ex. vid en redovisning (du ändrar bild genom att tryck på enter, pil framåt eller musen) medan Bildsortering kan vara bra om man har många bilder och vill få en snabb överblick över dem och om man t.ex. vill flytta runt dem. Du kan också zooma in på bilden med hjälp av reglaget till höger. 36