System C2. Medlemmar i EIO Q Intressegrupp har tillgång till System C2 på en webb-adress som är unik för varje medlem.

Transkript

1 System C2 Medlemmar i EIO Q Intressegrupp har tillgång till System C2 på en webb-adress som är unik för varje medlem. Här ser du en översikt över praktiska tips och funktioner som är till nytta vid användningen av System C2. Genväg med rullgardin - Lämplig att använda för "montörsdator" eller andra datorer som används av flera medarbetare. Genvägen går till en inloggningssida med en rullgardin med alla medarbetares namn för snabb inloggning. Personlig genväg - Lämplig att använda för de som arbetar vid egen dator. Genvägen går direkt till en viss medarbetares inloggningssida i C2. Användare - Här beskrivs hur man lägger till eller tar bort användare i System C2. Enkäter - Stöd för bl.a. Mål- och strategitimmar, ISO Snabbanalys och Egna förbättringsdagar. Enkäterna genomförs som en självutvärdering, aktiviteter skrivs in direkt i C2. Handlingsplaner - Lägg upp handlingsplaner med underliggande aktiviteter. Konfidentiella ärenden - Möjlighet att begränsa behörigheten till ett fåtal personer för ett visst ärende. Grupper - Flera medarbetare kan ingå i en grupp som gemensamt arbetar med vissa ärenden. Man kan även sprida kommentarer eller skicka aktiviteter till alla medlemmar i en grupp samtidigt. Avtal - Avtalsbevakning kan vara användbart för att hålla reda på olika typer av avtal och i tid bli påmind om förlängning eller liknande. Fyra viktiga nyckeltal - En rapport med statistik över förbättringsverksamheten. Styrkort - Beskriver hur styrkort kan användas för mål och processmått, samt hur man skapar aktiviteter och följer upp målen. Rapporter - Instruktion till hur rapporter hanteras i C / 58

2 Innehåll Klicka på ett avsnitt för att komma till det direkt! Vägledning till System C Användare i System C Färgutskrifter i C Grupper... 5 Konfidentiella ärenden... 6 Prenumerationer i C Mejl från System C Systemadministratör Genväg med rullgardin Personlig genväg System C2 på mobilen Rapporter Fyra viktiga nyckeltal Aktiviteter Avtalsbevakning Delegering Enkäter Handlingsplaner Kundnöjdhet Ledighet Leverantörsavvikelse Möten Olycka/Tillbud/Observation Styrkort / 58

3 Allmänt Vägledning till System C2 I vägledningen finns en bra hjälp för nya användare och en bra lathund för befintliga användare. Vägledning System C2 Användare i System C2 Grunden för ständiga förbättringar i System C2 är öppenhet och allas delaktighet. Eftersom det finns flera ärendetyper som kan innehålla information som inte ska vara allmänt tillgänglig finns det möjlighet att begränsa behörigheten på användarnivå. Användare Begränsad behörighet Med begränsad behörighet kommer en användare inte åt ärenden som någon annan har lämnat in av typerna: Kundsynpunkt, Kundnöjdhet, Olycka/tillbud, Ledighetsansökan, Avtal eller Ledningssystem Dessutom kommer man inte heller åt enkäter som man inte har deltagit i. Extern användare med begränsad behörighet För extern användare är behörigheten ännu mer begränsad. De kan endast se sina egna: Mina att göra, Att göra (mina grupper) Mina inlämnade, Mina enkäter Nya användare Uppgifter om nya användare skickas till EIO Q admin via C2. Följande uppgifter behöver vi för att kunna lägga upp nya användare: För- och efternamn. E-postadress, för de som har. Avdelning, om man tillämpar avdelningar i C2. När nya användare är upplagda får man uppgift om lösenord via C2. Varje användare byter sedan till ett personligt lösenord på Mina inställningar i C2. Ta bort användare Uppgifter skickas till EIO Q admin via C2 om vilka användare som ska tas bort. 3 / 58

4 Befogenhet att ändra användaruppgifter Begäran om nya användare eller ta bort användare ska inlämnas eller beslutas av företagets VD eller ledningens representant. Om begäran inte kommer från VD eller ledningens representant skickar EIO Q admin begäran vidare till ledningens representant för beslut. Administration av användare utförs normalt inom två veckor, oftast inom en vecka. Behörighet Systemadministratör i C2 För de som har tagit del av utbildningen systemadministratör i C2 kan denna hantering även utföras på företaget. Färgutskrifter i C2 Har ni problem vid utskrift av rapporter från C2 där bakgrundsfärgen inte skrivs ut? (exempelvis styrkort med utfall) - Detta kan ha att göra med att det finns olika inställningar i webbläsaren (browser) som begränsar utskrift av bakgrundsfärger, beroende på browser version. Så här gör du: Internet Explorer IE11 - Klicka på verktygsknappen - skriv ut, Välj: Utskriftsformat, markera rutan "Skriv ut bakgrundsfärger och bilder". IE9 - Klicka på verktygsknappen - skriv ut, Välj: Utskriftsformat, markera rutan "Skriv ut bakgrundsfärger och bilder". IE8 - Klicka på menyn Arkiv - Välj: Utskriftsformat, markera rutan "Skriv ut bakgrundsfärger och bilder". IE7 -Klicka på menyn Verktyg/Internetalternativ - Välj fliken: Avancerat, scrolla ner till rubriken "Utskrift", markera rutan "Skriv ut bakgrundsfärger och bilder". Firefox (45.0) Klicka på Menyknappen (längst till höger i menyraden). Välj Skriv ut och välj sedan Utskriftsformat. Kryssa i Skriv ut bakgrund (färger & bilder) och klicka OK. 4 / 58

5 Grupper Flera medarbetare kan ingå i en grupp som gemensamt arbetar med vissa ärenden. De medarbetare som ingår i en grupp kan välja Min grupp-sida i topp-menyn. En stor fördel med grupp-sidor är att de ärenden som ska beslutas eller genomföras av gruppen blir samlade på ett ställe, samtidigt som det minskar antal ärenden på Min sida. Exempel 1: - Ledningsgruppen - Om man får in ett förslag för beslut, där man tycker att det bör tas upp i ledningsgruppen, kan man vidarebefordra det till - Ledningsgruppen - och välja klart före datum när det är dags för nästa ledningsgruppsmöte. Exempel 2: - Garantibesiktningar - Genom att skapa en grupp som heter - Garantibesiktningar - kan man skapa en "påminnelsekalender" för alla garantibesiktningar och servicebesök som ska göras flera år framåt. Gruppdeltagare är exempelvis VD och alla projektledare, som bör ta för vana att titta i kalendern. Ett problem med aktiviteter som ligger flera år fram i tiden är att det börjar och slutar medarbetare. För att hantera detta kan E-postpåminnelser göras personoberoende genom att låta de gå till en info-adress. Dessutom är det bra att utse en gruppansvarig som också får påminnelser. Den gruppansvariges namn kan med fördel ingå i gruppnamnet: - Garantibesiktningar - (ansv Kalle T) därmed blir det uppenbart för alla vem som har huvudansvaret, samtidigt som man blir varse om att byta ansvarig om denne slutar. Exempel 3: - Avtal - Grupper kan användas för avtalsbevakning. För detta ändamål finns även en särskild ärendetyp. Läs närmare beskrivning om Avtal. Beställning För beställning av grupper skicka en C2:a till EIO Q admin. Ange följande: Namn på gruppen: Namn på ansvarig för gruppen: Deltagare i gruppen: Mejladresser (semikolonseparerade): [Behövs endast för "påminnelsekalender", ev infoadress + till ansvarig] Administration av grupper är en tilläggstjänst, se prislista. Grupper kan även läggas upp av systemadministratören för C2 på det egna företaget. 5 / 58

6 Konfidentiella ärenden Grunden för ständiga förbättringar i System C2 är öppenhet och allas delaktighet, men det finns givetvis ärenden där man vill ha en begränsad behörighet. Vid inlämning av ärendetyperna Möte (inkl. Mötesaktivitet), Avtal eller Enkät är det möjligt att kryssa i om det är en konfidentiell registrering och vilka som är behöriga till ärendet. Att tänka på då det gäller konfidentiella ärenden. Kan vara lämpligt att använda för vissa ärenden på ledningsnivå. Inlämnaren har alltid behörighet till ärendet. Enbart behöriga kan söka och få träff på ett konfidentiellt ärende. En person som inte har behörighet till ett ärende kan ändå tilldelas det ärendet vid inlämning, beslut eller vidarebefordran. Genom att Ändra förbättring kan ett ärende göras konfidentiellt i efterhand. Om behörighet tilldelas en grupp så kommer ärendet att vara tillgängligt för de som medlemmar i gruppen vid varje aktuell tidpunkt. Det innebär att en person som tillkommer i en grupp får behörighet att se alla redan befintliga ärenden som har tilldelats konfidentialitet för gruppen. På samma sätt innebär det att en person som utesluts ur en grupp inte längre kommer se eller söka de ärenden som har gruppkonfidentialitet. Ärendena kan inte läsas av systemadministratörer, varken lokalt (egen enhet) eller EIO Q admin 6 / 58

7 Prenumerationer i C2 Gör det möjligt för en enskild användare att få kännedom om när ett ärende, som uppfyller vissa villkor, lämnas in. Kännedom fås via mejl, samt att ärendet visas i kännedomslistan på Min sida tills ärendet har lästs (öppnats). Externa användare har ej behörighet att göra prenumerationer. 1. Exempel Att aktivera en prenumeration för att få veta när en olycka eller tillbudsrapport lämnas in. 1.1 Aktivera en prenumeration Gå till prenumerationer På Min sida väljer du Mina inställningar. Klicka därefter på Prenumerationer Gör urval Börja med att välja Typ: Olycka/Tillbud/Observation För att enbart få med Olycka och tillbud, men inte observationsrapporter behöver en avancerad sökning göras. Klicka på (lägg till/ändra). Du får då upp nytt fönster för att kunna göra avancerad sökning. Rulla ned till Händelsen är 7 / 58

8 en: och markera både Olycka (Aj) och Tillbud (Oj) genom att trycka Ctrl + klicka. Klicka därefter på Använd detta urval. Nu har du gjort urvalet som innebär att du kommer att prenumerera på ärenden av typen Olycka/Tillbud/Observation, men enbart då händelsen är en Olycka eller Tillbud Spara prenumeration För att spara prenumerationen klickar du på Spara/ändra sökning. 8 / 58

9 Ge sökningen ett valfritt namn, exempelvis Olycka/Tillbud. Klicka på Spara. Din prenumeration är nu sparad. 1.2 Så här fungerar prenumerationen Kännedomsmejl Du kommer att få kännedomsmejl med innehåll enligt nedan när någon lämnar in en Olyckseller tillbudsrapport. 9 / 58

10 1.2.2 Kännedomslista på Min sida i C2. De ärenden som finns för din kännedom ligger i lista under Mina att göra på Min sida. När du har klickat på ärendet för att öppna och läsa det försvinner det från listan. Endast olästa ärenden syns i kännedomslistan. 1.3 Ta bort prenumeration Gå till prenumerationer På Min sida väljer du Mina inställningar. Klicka därefter på Prenumerationer. Klicka Spara/ändra sökning. Välj den sökning som du vill ta bort. Klicka på Makulera. Mejl från System C2 Följande sker med automatik gällande ärenden i System C2: Användare får automatiskt e-post när någonting skall göras med ett ärende i System C2, exempelvis besluta, genomföra, utreda eller följa upp ett ärende eller när ett ärende är försenat / 58

11 Inlämnare får e-post om ett inlämnat ärende blir nedlagt. Påminnelse via e-post skickas även sista dagen ett ärende skall vara genomfört. Det går inte att svara på e-posten från systemet eftersom den är automatiskt skapad från en databas. Svara istället genom att klicka på länken till ärendet i e-postmeddelandet. Översikt från System C2 - skickas ut veckovis (onsdagar) från systemet. För samtliga försenade ärenden skickas även en översikt ut till användaren. Genom att klicka i översikten på respektive ärenderubrik kommer du direkt till ärendet. Begränsa utskick av e-post Rekommendationen är att: Begränsa utskick av e-post är ikryssad. Om inte utksick av e-post begränsas så får inlämnaren kännedomsmejl varje gången hantering sker av ett inlämnat ärende (Exempelvis när det beslutas, genomförs eller utreds) 11 / 58

12 Systemadministratör Som systemadministratör är det möjligt att själv hantera viss administration i C2. Genom denna utbildning får du kunskap i att: Lägga till och ta bort användare. Hantera grupper. Hantera frasminnen. Definiera vissa förvalslistor (kategorier). För att få behörighet som systemadministratör måste du ha tagit del av den inspelade versionen - utbildning systemadministratör i system C2. (Utbildningen tar ca 37minuter) Notera att komplettering har skett med information gällande "Extern användare" och "Användare med begränsad behörighet" i presentationsmaterialet Ver 2.2 nedan. (se bild 12-14) Efter genomförd utbildning och om du vill spara ner presentationen som PPT- klicka här: Utbildning_Systemadministrator_C2_ver 2.2_presentation Behörighet som systemadministratör Gör så här för att ta del av utbildningen samt få behörighet som systemadministratör i C2: 1) Skicka ett ärende via C2 till EIO Q admin som genomförare 2) Rubrik: Utbildning systemadministratör i system C2 3) Ange vem som skall ta del av utbildningen (detta för att få behörigheten som systemadministratör) 4) Skicka När vi mottagit ditt ärende i System C2 ges du rättigheter som systemadministratör och kan ta del av utbildningen. Inloggning Genväg med rullgardin Genom att lägga upp en genväg med rullgardin kan alla medarbetare enkelt välja sitt namn vid inloggning i System C2. En genväg med rullgardin rekommenderas för datorer som används av flera medarbetare, exempelvis montörsdator. Medarbetare som sitter vid en egen dator kan istället använda en personlig genväg. 1. Skapa en inloggningslänk för ditt företag 1.1 Öppna en webbläsare och kopiera in nedanstående adress 12 / 58

13 1.2 Ersätt kodnamn med den kod som du har fått av IN *. Exempel: Elfirman har kodnamnet 19s62w75g2 Deras inloggningslänk blir då 1.3 Tryck return för att komma till ditt företags inloggningssida i System C2. Kontrollera att du ser namnen på dina medarbetare i rullgardinen för Namn: 2. Skapa en genväg till inloggningssidan När du befinner dig på inloggningssidan enligt punkt 1.3 kan du skapa en genväg dit (innan du loggar in). Klicka på Favoriter och Lägg till i Favoriter.... Behåll lämpligen namnet System C2 på favoriten. 3. Lägg ut genvägen på skrivbordet Genvägen blir mer lättillgänglig för alla om man också lägger den på datorns skrivbord. Detta gör du enkelt genom att trycka <Ctrl> och ta tag i genvägen bland Favoriterna och dra ut den till skrivbordet. Komplettera direktlänkar till inlämningsformulär med rullgardin På startsidan till Ledningssystemet finns knappar som är avsedda att länkas direkt till "Min sida" samt till olika inlämningsformulär i System C2. Då kan man direkt från startsidan klicka sig vidare till System C2, där man kan välja sitt eget namn ur en rullgardin och logga in. Knapparna på startsidan har en påbörjad länk (svart text nedan). Komplettera länkarna genom att kopiera den blåmarkerade texten nedan. Kodnamn byts ut till det kodnamn som ingår i er inloggningslänk till C2, på samma sätt som i punkt mn kodnamn kodnamn kodnamn kodnamn * Kodnamn lämnas ut av Installatörsföretagen till VD och/eller ledningens representant. Kontakta maria.edstrom@installatorsforetagen.se eller par.lanner@installatorsforetagen.se. 13 / 58

14 Personlig genväg Genom att lägga upp en personlig genväg till C2 går det snabbare och enklare att logga in i systemet. En personlig genväg rekommenderas för de medarbetare som sitter vid en egen dator. På datorer som används av flera medarbetare, exempelvis montörsdator, kan man istället använda en genväg med rullgardin där man kan välja bland alla medarbetares namn inom företaget. Personlig genväg förutsätter att man redan har en genväg med rullgardin. 1. Gå till företagets inloggningssida i System C2 2. Lägg till ditt eget namn i länken 2.1 Placera markören mellan tecknen = i webbläsarens adressfält. (Se blå markör nedan) 2.2 Skriv in ditt förnamn, + (plustecken) och efternamn. Exempel: Kalle Trefas skriver in följande (se fet stil i exemplet nedan): Tryck return för att komma till din inloggningssida i System C2. Kontrollera att ditt namn nu står i fältet Namn:. 3. Skapa en genväg till din inloggningssida 3.1 När du befinner dig på inloggningssidan enligt punkt 2.3 kan du skapa en genväg dit. Klicka på Favoriter och Lägg till i Favoriter Lägg lämpligen till ditt eget namn i namnet på favoriten, för att tydliggöra att det är din personliga genväg. Högerklicka på favoriten för att byta namn. Exempel: System C2 - Kalle Trefas, se bilden till höger 3.3 Man kan enkelt lägga en genväg på skrivbordet också. Tryck på Ctrl och drag ut genvägen till skrivbordet, så skapas det en kopia där. 14 / 58

15 System C2 på mobilen Syftet med mobilversionen är att man enkelt ska kunna: - lämna in nya ärenden - hantera mina att göra ärenden i C2 - följa de ärenden som man själv har lämnat in. Snabbinlämning Övriga ärendetyper på mobilen Enkelt att fylla i oavsett ärendetyp. Mer avancerade funktioner som arkiv, enkäter, kopplade ärenden med mera stöds inte utan hänvisas till webbversionen. 15 / 58

16 Att komma igång med C2 på mobilen: 1. Välj PIN-kod för mobil-inloggning Innan man kan logga in i C2 på mobilen måste man välja en PIN-kod. För att välja PIN-kod måste man logga in i C2 på en dator (kan ej göras via mobilsidan). Välj Mina inställningar på Min sida i C2. Ange en PIN-kod med minst fyra tecken. Klicka på för att spara. 2. Mejla ut inloggningslänken till användarna Det är samma inloggningslänk till mobilversionen som till den vanliga datorversionen. Exempel på länk (Obs! Den allmänna länken utan personnamn i). Se till att alla berörda får företagets vanliga inloggningslänk via mejl. Tips! Kopiera denna instruktion "Att komma igång med C2 i mobilen" när ni mejlar ut till era medarbetare. Byt ut länken ovan mot er riktiga inloggningslänk. 3. Gå till inloggningssidan (via mobilen) Öppna mejlet i mobilen Klicka på länken så kommer du till inloggningssidan: 16 / 58

17 4. Spara på hemskärmen Välj lägg till på hemskärmen Välj lägg till på hemskärmen Ex. på hur det ser ut i Iphone när du skall spara till hemskärm. 5. Logga in via mobilen Välj ditt namn i listan och ange pinkod för att logga in. Det namn man har valt vid inloggningen ligger kvar till nästa gång man loggar in (förutsatt att man inte har aktiverat Privat-surfing). FAQ Fråga: Mitt namn kommer inte längre upp automatisk när jag klickar på C2-appen. Svar: Om inte en inloggning görs på 8 veckor nollställs senaste användare. Välj namn och logga in så dyker det upp automatiskt nästa gång. Fråga: Jag har sparat bokmärke till C2, men helt plötsligt kommer jag till en inloggningssida med en helt tom namnlista. Svar: Detta beror på att en felaktig länk har sparats som bokmärke, men vid något tillfälle har en annan inloggningslänk använts. Därför har det fungerat ända tills en inloggning inte har gjorts på 8 veckor. Åtgärda detta problem genom att: 1. Se först till att användaren tar bort alla sparade genvägar till C2. 2. Följ steg 2-5 ovan. 17 / 58

18 Hitta information Rapporter I System C2 har du tillgång till 3 olika typer av rapporter. Fasta rapporter Rapporter som redan finns upplagda i System C2 för samtliga C2 användare. Gemensamma rapporter Dessa rapporter har tagits fram för Intressegruppens medlemmar, där vi ser ett gemensamt behov för olika typer av rapporter. Mina rapporter Under fliken urval i rapporter kan du själv välja vilka kolumner som du vill se och därmed skapa dina egna rapporter. Genom att exportera till Excel kan du själv göra summeringar, diagram m.m. om du vill analysera en större informationsmängd. Du kan sedan spara sökningen för rapporten för att vid senare tillfälle ta fram samma uppställning flera gånger. Det går även att sprida sökningen till dina kollegor. Exempel på hur du skapar en egen rapport På Installationsfirman AB vill man få en överblick över alla styrkort med mål och processmått för innevarande år. Man vill kunna se följande i exportlistan: Vilket övergripande mål det hör till. Vilket mål man har satt och mått (enhet). Tillhörande aktiviteter till varje styrkort för att se vad som är på gång och vad som har gjorts. Sortering (gruppering) av styrkorten efter förbättringsområde. Att göra urvalet För att söka ut en exportlista enligt ovanstående önskemål görs följande i C2: 18 / 58

19 1. Klicka på Rapporter och Urval 2. Välj Typ av rapport: Lista 3. Typ: Styrkort Tidsperiod: Innevarande år ÅÅÅÅ. 4. Välj Presentation - hur vill du se det? och Visa kolumn: Måltal 1 år Mått 5. Gruppera efter: Förbättringsområde Kryssa i Visa kopplade ärenden. 6. Klicka på Visa lista. 7. Expandera listan med plus-knappen längst till höger. Spara och använda rapporten 1. Klicka på Spara/ändra rapport. 2. Döp rapporten (max 15 tecken) ex.vis Alla styrkort. Genom att spara layouten, kommer listan vara expanderad nästa gång den visas. Under Rapporter Mina Rapporter finns nu rapporten tillgänglig. Sprida rapporten Sparade rapporter är personliga, men det går att dela med sig av en bra rapport till sina kollegor genom att sprida den. 19 / 58

20 Att sprida sökningen: 1. Klicka på Sprid per e-post. 2. Lägg till en eller flera mottagare. 3. Skriv ett eget beskrivande meddelande. Att ta emot rapporten: 1. E-postmeddelande om sparad sökning kommer. 2. Klicka på länken. 3. Logga in i C2. 4. Du kommer att se rapporten som du har blivit tipsad om. 5. Du kan själv välja om du vill spara rapporten. Rapporter i årsplanen I årsplanen finns ett urval av praktiska rapporter. Genom att endast fylla i ert kodnamn i en cell får du snabb tillgång till rapporten. >> Gå till mallen för Årsplan Fyra viktiga nyckeltal Då det gäller ständiga förbättringar finns det fyra viktiga nyckeltal som är intressanta att följa: Antal inlämnade förslag/medarbetare och år Antal genomförda förslag/medarbetare och år Genomförandegrad Delaktighet Dessa fyra nyckeltal kan enkelt fås fram ur System C2: Välj Rapporter. Välj Gemensamma rapporter: C2-4 nyckeltal (ej ledig/deleg) Rapporten visar Vald tidsperiod: Senaste 12 månaderna. 20 / 58

21 För att ändra tidsperioden, för ett visst år eller annan tidsperiod. Välj: Urval Ange vald tidsperiod Välj sedan Visa rapport. Rapporten visar en tabell med statistik. Se förklaringen i bilden nedan. I statistiken ingår alla ärenden som finns i System C2, alltså inte bara ärenden av typen Förslag. Om man vill följa upp antal ärenden av en viss typ kan man välja Statistik och Antal. 21 / 58

22 Speciella ärendetyper Aktiviteter Ärenden av typen Aktivitet kan skickas till flera mottagare samtidigt. Syftet med detta är om en och samma uppgift ska utföras av flera personer. Multiinlämning av aktiviteter Endast användare med behörighet för multiinlämning av aktiviteter kan skicka till flera mottagare. Denna behörighet sätts av systemadministratören för respektive användare. Skicka till flera mottagare Skicka till enskilda mottagare Här kan flera enskilda mottagare väljas genom att trycka Ctrl och klicka i listan Obs! Om en grupp väljs i listan skickas endast ett ärende till gruppen, ej till medlemmarna. Skicka till alla medlemmar i en grupp Här kan en grupp väljas. Alla medlemmar i gruppen får en varsin aktivitet. Avtalsbevakning Avtalsbevakning kan vara användbart för att hålla reda på olika typer av avtal (exempelvis för lokaler, bilar och telefoni) och i tid bli påmind om förlängning eller liknande. Genom att skapa en grupp - Avtal - och en speciell ärendetyp för avtal så fås en praktiskt fungerande avtalsbevakning i C2. 22 / 58

23 Den speciella ärendetypen Avtal har fälten Rubrik, Avtalsinformation och Hantering av ärendet (istället för de vanliga Rubrik, Problem och Lösning). Dessutom kan ärenden av typen avtal göras konfidentiella. Hantering av avtalsärenden Giltiga avtal: Avtalet ligger i genomförandesteget under hela dess löptid. Klart före-datum sätts till lämpligt datum för att hinna säga upp avtalet (ex.vis 1 månad innan uppsägningstiden). Förlängning av avtal: Ändra beslut och välj Genomföra på nytt. Ange ett nytt klart före-datum, med hänsyn till uppsägningstid och hantering för ev. uppsägning. Avslutning av avtal: Ändra beslut och Lägg ned. Inlämningslänk för avtal För att underlätta för de medarbetare som ingår i avtalsgruppen kan de få en personlig inlämningslänk för avtal, där viss information om avtal och hantering är ifyllda. Utgå från nedanstående länk, och byt ut Förnamn, Efternamn och Kodnamn i början av länken. Lägg till den som favorit och byt namn till exempelvis Nytt avtal i C2. mn&handle=ny9&vv_v_handleparam=m&handleparam=rubrik=avtal%20ang:%20;p ROBLEM=Avtal%20angående:%0D%0AAvtalslängd:%0D%0AStartdatum:%0D%0AUppsägning stid:%0d%0aförlängning:;losning=giltiga%20avtal:%0d%0aavtalet%20ligger%20i%20gen omförandesteget%20under%20hela%20dess%20löptid.%20klart%20föredatum%20sätts%20till%20lämpligt%20datum%20för%20att%20hinna%20säga%20upp%20a vtalet%20(ex.vis%201%20månad%20innan%20uppsägningstiden).%20%0d%0a%0d%0aför längning%20av%20avtal:%0d%0aändra%20beslut%20och%20välj%20genomföra%20på%2 0nytt.%20Ange%20ett%20nytt%20klart%20föredatum,%20med%20hänsyn%20till%20uppsägningstid%20och%20hantering%20för%20ev.%2 0uppsägning.%0D%0A%0D%0AAvslutning%20av%20avtal:%0D%0AÄndra%20beslut%20och %20Lägg%20ned. Påminnelsemejl Mejl med påminnelser kan exempelvis skickas till den som utses som ansvarig för gruppen och till en info-adress. Läs mer om grupper i C2. Beställning För beställning av grupp för avtalsbevakning skicka en C2:a till EIO Q admin. Ange följande: Avtal Deltagare i gruppen: Ansvarig för gruppen: Mejladresser (semikolonseparerade): Administration av grupper är en tilläggstjänst, se prislista. 23 / 58

24 Delegering Ärendetypen Delegering kan primärt användas för att utse elsäkerhetsledare och tilldela montörer kontrolluppgifter enligt fastlagd rollbeskrivning. En stor fördel med att göra detta i C2 är minskad administration jämfört med att göra det på papper. Det är även möjligt att använda Delegering för tilldelning av andra arbetsuppgifter där man vill ha kvittens på att mottagaren har accepterat den tilldelade uppgiften eller rollen. Här ges en beskrivning av 1. Flödet 2. Ifyllnad vid nytt ärende 3. Speciell hantering av ärenden 4. Instruktioner till Elsäkerhetsledare 5. Behörighet att delegera 6. Kategorifält och frasminnen 1. Flödet Steg 1 - Utfärdaren, exempelvis projektledare, skapar ett nytt ärende och fyller i uppgifter enligt nedan. Steg 2 - Mottagaren bekräftar delegeringen. Under Registrera beslut kan man välja att Acceptera delegering eller Avböja delegering om skäl finns. När man accepterar delegeringen ska man sätta Klart före datum till samma som delegeringens Till och med datum enligt nedan. Steg 3 - Återrapportering vid uppdragstidens slut. Ärendet ligger i Mina att göra-lista 2 hos den mottagit delegeringen tills det är dags att återrapportera. 24 / 58

25 Vid återrapporteringen att arbetet är: a) Slutfört b) Ej slutfört, men mitt arbete i projektet upphör och ange i så fall orsak. Se även not. 1 nedan. c) Vid årsdelegering görs återrapportering genom att ange Slutförd årsdelegering. d) Återlämning, annan orsak Steg 4 - Utfärdaren gör uppföljning att arbetet har utförts enligt företagets riktlinjer. Vid uppföljning ska ärendets historik beaktas, och erfarenheter och förbättringsmöjligheter tas om hand. Om uppdraget inte är slutfört görs förnyad eller förlängd delegering. 2. Ifyllnad vid nytt ärende Vid tilldelning av arbetsuppgifter/roll fylls följande i: Det finns ett flertal färdiga frasminnen för elsäkerhetsledare och kontrollansvarig. Klicka på den lilla ikonen till höger om textfältet i C2 för att välja frasminne (valbara frasminnen se nedan). Genom att markera ett frasminne visas hela texten, klicka på texten för att infoga den. Komplettera därefter med nödvändiga uppgifter gällande arbetsbeskrivning och anvisningar. 25 / 58

26 Fältet Hantering i C2 fylls i automatiskt när man skapar ett nytt delegeringsärende. Denna instruktion riktar sig främst till den som tilldelats arbetsuppgifter och är därför skriven i duform i steg 2 och 3, men även steg1 och 4 i flödet är beskrivna. För projekt anges ordernummer och projektnamn. Vid årsdelegering är det lämpligt att ange montörens namn i fältet Projektnamn. Uppgifter i detta fält visas i ärenderubriken. För elsäkerhetsledare anges om arbetet skall utföras enligt SS (Svensk standard) eller ESA (elsäkerhetsanvisingarna). För andra arbetsuppgifter anges Ej tillämpligt. För elsäkerhetsledare och montör med kontrolluppgift där arbetsstyrka är fler än en (1) montör ska särskild ersättning utgå enligt Installationsavtalet bilaga 8. Om man anger Ja vid Särskild ersättning fylls den överenskomna ersättningen i Ange den tidsperiod som delegeringen avser. Välj Beslutare, det är den som tilldelas arbetsuppgiften. 3. Speciell hantering av ärenden I de följande avsnitten beskrivs hur delegeringsärenden hanteras vid ändrade förutsättningar. 26 / 58

27 Ställ fråga Vid oklarheter, frågeställningar och ändrade förutsättningar rekommenderas att använda funktionen Ställ fråga under Övriga val. Härmed fås en tydlig historik i ärendet vad gäller de frågeställningar och förändringar som har varit. Återlämning p.g.a. otillräcklig kompetens eller resurser Om du bedömer din kompetens eller dina befogenheter som otillräckliga kan delegeringen återlämnas. Samråd först med den som tilldelat dig dessa uppgifter. För att återlämna uppdraget väljer man Återrapportera och välj Återlämning, annan orsak och ange orsaken i kommentarsfältet. Utfärdaren måste då göra en ny delegering för återstående tid i projektet. Ändrad tid Vid ändrad projekttid kan utfärdaren ändra Till och med datum genom att Ändra ärende, samt ändra Klart före-datum till samma datum genom att Senarelägga. Välj Övriga val för att göra detta. Återrapportering vid ej slutfört På grund av omplanering, uppehåll i projektet eller liknande kan en montör återrapporter ärendet och ange Ej slutfört, men mitt arbete i projektet upphör. Utfärdaren måste då göra en ny delegering för återstående tid i projektet. 4. Instruktioner till Elsäkerhetsledare I arbetsbeskrivningen (frasminnet) för elsäkerhetsledare refereras till detaljerade instruktioner för elsäkerhetsledare för eget arbete och arbetslag, samt utan, med eller nära spänning. Länk till dessa instruktioner finns längst upp i ärendet, se markering i bilder nedan för dator respektive mobil. 27 / 58

28 5. Behörighet att delegera Att skapa ett ärende av typen Delegering kräver särskild behörighet i C2. Denna behörighet delas ut till användare som enligt sin rollbeskrivning har som uppgift att utse elsäkerhetsledare och tilldela kontrolluppgifter till montörer. Behörigheten kan ändras av företagets administratör i C2 eller beställas av EIO Q admin. För att ge behörighet att skapa ärenden av typen Delegering kryssas det i för respektive Användare i administrationen. 6. Kategorifält och frasminnen De kategorifält och frasminnen som beskrivs ovan i avsnitt 2 är fördefinierade. Om man har behov av andra valbara alternativ eller frasminnen kan dessa definieras själv av företagets administratör i C2 eller beställas av EIO Q admin. För att lägga till alternativ i kategorifälten väljer man Kategorier under Administration. Därefter väljer man vilken Kategori man vill jobb med. Lägg till frasminnen genom att välja Frasminnen under Administration. Välj att arbeta med ny 28 / 58

29 registrering. Enkäter Följande enkäter finns i C2: Egen förbättringsdag av ledningssystemet - En självutvärdering av alla processerna i ledningssystemet. Egen förbättringsdag - Miljö - Komplement till ovanstående enkät för att särskilt beakta kraven i ISO Egen förbättringsdag - Arbetsmiljö - Komplement till ovanstående enkät för att särskilt beakta kraven i ISO ISO Snabbanalys - En utvärdering av de åtta ledningsprinciperna. Lagar och andra krav - Miljö - Uppföljning av hur tillämpliga lagar och andra krav efterlevs. Mål- och strategitimmar - Följer den fastlagda dagordningen för Måloch strategitimmar inom EIO-Q. Projektmätning - En utvärdering för alla medarbetare där de bedömer hur det dagliga arbetet i projektet fungerar. Skyddsrond - ETAKs checklista för skyddsrond på företaget/arbetsplatsen. SWOT-analys - En enkel enkät för att dokumentera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. 29 / 58

30 Den stora fördelen med att genomföra ovanstående aktiviteter som enkäter i C2 är dels förenklad dokumentstyrning (man dokumenterar direkt i C2), dels att man vid behov kan skapa nya aktiviteter i samband att man genomför en analys eller utvärdering. Dessutom blir det enklare att göra uppföljningar. Enkäter är tänkt att lämnas in som grupp (oftast ledningsgruppen). Det kan i vissa fall vara lämpligt att var och en i gruppen inledningsvis eller i förväg har gjort sin egen värdering (sifferskala 1 10) på papper. På den enkät som gruppen skapar i C2 kan man sedan mata in medelvärdet avrundat till närmaste heltal. Skapa enkäter 1. Klicka på Ny förbättring och Välj enkät. 2. Välj den enkät som ska genomföras. 3. Kryssa i Deltagare och lägg till namnen på berörda personer. Dessa kan sedan väljas som ansvariga för aktiviteter direkt i rullgardin. 4. Klicka på Spara sidan. Det är bra att regelbundet spara sidan för att minska risken att förlora information vid eventuellt avbrott i internettrafiken. 5. Följ anvisningen för respektive enkät. 6. Genom att kryssa i Skriv kommentar skapar man bra minnesanteckningar/protokoll till enkäten. 7. Vid behov av åtgärd kryssa i Skapa ny aktivitet och skriv i en rubrik, kommentar, när det ska vara klart och vem som är ansvarig. En aktivitet blir automatiskt ifylld till 50% när den skapas, det vill säga att den är beslutad och ska genomföras. 8. Kryssa i Enkäten är besvarad, inga fler registreringar ska ske och klicka på Spara och Skicka när enkäten är klar. (Klicka bara Spara och skicka om man inte är helt klar och vill fortsätta senare). Ändra eller ta bort enkäter Börja med att leta rätt på den enkät som ska ändras, se Hitta enkäter nedan. Ändra i enkät - Leta upp enkäten och klicka Ändra enkät. Radera enkät - Börja med ovanstående punkt för ändra. Klicka sedan Makulera denna registrering längst ned på sidan. Hitta enkäter Det finns två sätt att enkelt hitta besvarade enkäter. 1. För de som ingår i gruppen som gjorde enkäten så finns Mina enkäter längst ned på Min sida. 2. Enkäter återfinns även genom att klicka på Rapporter på Min sida. I rullgardinen för Fasta Rapport finns olika typer. - Välj Enkäter - Enkäter, lista - Begränsa ev. sökningen till en viss tidsperiod eller en viss typ av enkät, välj i rullgardinen för Namn. 30 / 58

31 Djupare analys Svaren från olika enkäter kan analyseras närmare med hjälp av följande rapporter: Enkäter, fördelning svar på frågor För varje fråga visas en stapel och antal svar inom intervallet. Längst till höger visas hur många aktiviteter som har skapats till denna fråga. Genom att klicka på siffrorna t.h. om staplarna ovan, får man se en lista med de olika svaren. I den listan kan man klicka sig vidare till respektive enkät. Enkät, antal per enhet Visar hur många enkäter som har avslutats (1 st.) andel svar av totalt antal frågor (9/13) och hur många aktiviteter som har skapats (3 st.) Enkäter, lista aktiviteter Visar antal aktiviteter (status/ansvarig) som skapats per fråga. Konfidentiella enkäter Det är möjligt att göra enkäter konfidentiella så att endast utvalda personer får se dem. Detta kan vara lämpligt för exempelvis Mål- och strategitimma. 31 / 58

32 Kryssa i Detta är en konfidentiell registrering för att göra enkäten konfidentiell. Då får enbart de som är med i gruppen som lämnar in enkäten behörighet att läsa den senare. Det är även möjligt att ge behörighet till fler personer än de som är med och lämnar in. Exempel: Kalle Trefas och Elin Eriksson genomför en Mål- och strategitimma, men i ledningsgruppen ingår även Elon Andersson. För att även Elon ska kunna läsa ärendet senare så tilldelas han behörighet, trots att han var frånvarande vid själva Mål- och strategitimman. Observera att det enbart är enkäten som blir konfidentiell vid ovanstående förfarande. De aktiviteter som skapas i enkäten blir inte konfidentiella och är därmed sökbara och läsbara för alla. Om en eller flera enskilda aktiviteter i enkäten ska vara konfidentiella så kan dessa ändras i efterhand genom att välja typen Ledningssystem, läs mer om Konfidentiella ärenden. Handlingsplaner Det kan vara lämpligt att skapa handlingsplaner i C2 för exempelvis ledningsgruppen eller ett visst målområde eller internt projekt, inom vilket det förekommer ett flertal olika förbättringsaktiviteter. Det kräver en viss insats att skapa handlingsplanen, men fördelen är en tydligare uppföljning och en samlad bild för aktiviteter som hör ihop. En handlingsplan kan bestå av flera aktiviteter/förslag. Under rubriken Relaterade inlämningar visas aktiviteter som skall genomföras, se bilden nedan. 32 / 58

33 Skapa handlingsplaner Klicka på Ny förbättring och välj Handlingsplan. 1. Skriv in en rubrik på handlingsplanen (exempelvis Miljöprogram år xxxx) och en kort problembeskrivning. 2. Kryssa i att Handlingsplanen skall genomföras. Välj Genomförs av samt Klart före (ange datum) och klicka på Spara och Skicka. 33 / 58

34 3. För att skapa nya aktiviteter till handlingsplanen, ta upp handlingsplanen, klicka i Lägg till aktivitet för att skapa en ny aktivitet och skriv in en rubrik (exempelvis Våra transporter). Kryssa i Redan beslutat att genomföras. Bestäm vem som är ansvarig och när det ska vara klart. Det är även möjligt att koppla befintliga förslag till handlingsplanen, läs mer under avsnittet Ändra i en handlingsplan. 4. När handlingsplanen är klar med tillhörande aktiviteter, klicka i Rapportera handlingsplanen genomförd och klicka på Skicka (handlingsplanen får då status genomfört och uppföljt). 5. För att kunna se/skriva ut en översiktsbild på Handlingsplanen med tillhörande aktiviteter gör du detta genom att ta upp handlingsplanen, klicka på Visa all information samlad (se bild nedan): Hitta handlingsplaner 1. Den som är ansvarig för en handlingsplan har den bland Mina att göra. 2. I Att göra-listan och i Arkiv kan alla göra sökning i Anpassad lista av typen Handlingsplan. Ändra i en handlingsplan En handlingsplan kan ändras av den som är ansvarig för handlingsplanen. Det är möjligt att ändra i rubriken, samt lägga till eller ta bort relaterade inlämningar/aktiviteter. 1. Öppna handlingsplanen. 2. Klicka i Ändra i handlingsplanen. 3. Rubriken på handlingsplanen kan ändras. Lägga till relaterade inlämningar Används för att lägga till en befintlig aktivitet till en handlingsplan. 1. Kryssa i Skapa koppling till annan inlämning. 34 / 58

35 2. Klicka på Sök efter registrering. 3. Ange sökkriterier och klicka sedan på använd detta urval för att söka efter ett specifikt ärende och tidsperiod. Eller klicka direkt på använd detta urval för att se alla ärenden (de senaste 12mån). 4. Då visas registreringar som finns i C2. Markera registreringen/ar som du vill koppla genom att kryssa i rutorna. Tryck sedan på Välj. 35 / 58

36 5. 6. En ruta visas för de registreringar du valt: 7. Tryck sedan på Spara och skicka för att lägga till valda aktiviteter i handlingsplanen. Ta bort relaterad inlämning Används för att ta bort en relaterad inlämning från en handlingsplan. Aktiviteten finns dock kvar som fristående aktivitet i System C2. 1. Öppna handlingsplanen. 2. Klicka i Ändra i handlingsplanen 3. Aktiviteter kan tas bort från handlingsplanen genom att klicka på Ta bort. 4. Klicka sedan på Skicka för att ta bort aktiviteten från handlingsplanen. 36 / 58

37 Kopiera handlingsplaner För återkommande handlingsplaner, med samma eller liknande aktiviteter. När handlingsplanen kopieras skapas även kopior av aktiviteterna. Gör så här: 1. Leta upp en befintlig handlingsplan 2. Välj Åtgärd möjliga val 3. Kopiera handlingsplan 4. Ändra ev. uppgifter och klicka på Spara och skicka 5. I den nya handlingsplanen är aktiviteterna i utkastläge. 6. Gå igenom aktiviteterna, ta beslut och välj genomförare. Kundnöjdhet Med ärendetypen Kundnöjdhet kan man snabbt och enkelt ta till vara på kundernas synpunkter genom att de får svara på en kort webbenkät. Obs! Förväxla inte ärendetypen Kundnöjdhet (för kundenkäter) med Kundsynpunkt där vi själva kan registrera klagomål, synpunkter och beröm från kunder. Allmänt Frågorna i kundenkäten är: 1. Är du nöjd med utfört arbete? 2. Är du nöjd med vårt bemötande? 3. Tycker du att vi håller överenskommen tid? 4. Skulle du kunna rekommendera oss till andra? 5. Vad tycker du att vi skulle kunna göra bättre? Dessutom måste Kund id anges av den som besvarar enkäten. Det kan vara t.ex. fakturanummer eller kundnummer. Så här ser inlämningsformuläret ut när de klickar på länken för kundnöjdhet: 37 / 58

38 Er företagslänk till kundenkäten tillhandahålls av EIO Q admin. Även ansvarig mottagare hanteras av EIO Q admin. 38 / 58

39 Att hantera inkomna synpunkter När en kund svarar på kundenkäten får ansvarig mottagare ett nytt ärende i C2, med rubriken Kundnöjdhet, direktinlämning från kund - xxx. (Där xxx = Kund id, som kunden har angett när enkäten besvarades.) I och med att kund id anges finns spårbarhet till vem som har besvarat enkäten så länge ärendet är pågående. Om det finns en förbättringsmöjlighet i svaret, tas beslut om lämplig åtgärd. Vid beslut bör man fylla i företagsnamn i rutan Kundsynpunkt från kund, för att underlätta återsökning. Om svaret inte innebär någon direkt åtgärd kan man lägga ned ärendet, med kommentar om att man tagit del av svaret. Den poäng som kunden har satt räknas med i statistiken även om ärendet läggs ned. 39 / 58

40 Radering av id och kontaktuppgifter Id och kontaktuppgifter raderas automatiskt när ärendet avslutas (uppföljning eller nedläggning). Detta gäller även för ärendetypen: Kundsynpunkt Rapport Kundnöjdhet Sammanställning över inkomna svar kan göras som en rapport i C2. 1. Klicka på Rapporter på Min sida. 2. Välj Fasta Rapporter 3. Välj typ av rapport: Kundnöjdhet 4. Begränsa ev. sökningen till en viss tidsperiod (Klicka på urval för att göra ändringen). I rapporten visas diagram med svarsfördelning på varje fråga. Dessutom anges medelvärde på frågan och NTS i procent. NTS = Net Top Score anger andelen toppoäng (9:or och 10:or) med avdrag för låga poäng (1:or t.o.m. 6:or). NPS = Net Promoter Score är etablerat som NTS på den ultimata frågan om kunden skulle kunna rekommendera företaget. 40 / 58

41 För varje fråga visas staplar och en siffra med antal inom poängintervallet. (Exempel till höger: 2 st har satt poäng 1-6, 7 st 7-8, 7 st har satt st har inte svarat på frågan (Ospecificerat) Genom att klicka på siffran t.h. om en stapel fås en lista med tillhörande enkäter. Kort ärendeinformation fås genom att placera markören på texten för respektive ärende. Genom att klicka på förstoringsglaset öppnas ett visst ärende. Lista - översikt svar på öppen fråga Förutom den särskilda rapporten med statistik och diagram kan besvarade enkäter återfinnas i Lista. Om man vill se svaren på den öppna frågan i enkäten kan man exempelvis göra följande: Gå till fliken Urval och markera Lista. Välj ärendetyp Kundnöjdhet och den Tidsperiod som du vill se. Välj att visa kolumnerna Kund id, Inlämnat datum, Kundsynpunkten kommer från kund/intressent och Orsak/synpunkt/referens. 41 / 58

42 Klicka sedan på Visa rapport Med detta urval visas en lista med nedanstående utseende. Det går bra att sortera de olika kolumnerna genom att klicka på respektive rubrik. 42 / 58

43 Ledighet Instruktion hur ärendetyp "Ledighet" kan användas i C2 (Ärendetypen aktiveras efter beställning.) Ledighetsansökan sker via C2. Den stora fördelen är att ni slipper manuellt hantera dokument för ledighet/frånvaro, utan att allt registreras och hanteras i C2. Detta bidrar till att man får bättre överblick över beviljad/avslagen ledighet och genom att ta ut exportlistor så underlättar det även vid uppföljning av tidrapportering. OBS! För aktivering av ledighet - skicka er beställning via C2 till: EIO Q admin. Ledighetsansökan via mobil enhet Ledighetsansökan/frånvaro kan lätt skickas in via mobilenhet genom att välja i menyn ledighetsansökan 43 / 58

44 Rapporter - Ledighet Ledighetskalender Det finns färdiga rapporter med ledighetskalendrar. - Klicka på Rapporter. - Välj Fasta rapporter - Välj Ledighetskalender, dagsvy - Välj Tidsperiod: Valfri period och ange valfri tidsperiod. Detta för att kunna få se en viss tid framåt. (Default är 12 månader bakåt i tiden) - eller Ledighetskalender, veckovy - Välj Tidsperiod: Valfri period och ange valfri tidsperiod. Detta för att kunna få se en viss tid framåt. (Default är 12 månader bakåt i tiden) 44 / 58

45 Lista med alla inlämnade ledighetsansökningar. 1. Välj Rapporter på min sida. 2. Välj urval 3. Typ av rapport: Lista 4. Typ: Ledighetsansökan 5. Välj valfri period 6. Välj Visa kolumn och lägg till följande: Inträffat datum (Olycka/Tillbud/Observation) Till och med datum Typ av ledighet Inlämnare Inlämnat datum 7. Klicka sedan på Visa rapport - För att sortera listan efter namn, klicka på Inlämnare Leverantörsavvikelse För ärendetypen Leverantörsavvikelse har anpassningar gjorts i C2 gällande: 1. Flödet 2. Ärendeinformation - Leverantör, lev.avvikelse typ och övrigt 3. Automejl 45 / 58

46 1. Flödet Vid inlämning går ärendet direkt till inlämnaren för uppföljning. 2. Ärendeinformation Leverantör Det är möjligt att lägga in sina vanligaste leverantörer i en kategorilista. Listan heter Registrerad leverantör (Administration > Kategorier) och kan anpassas av företagets C2-administratör eller beställs hos EIO Q admin. Listan med leverantörer visas normalt i alfabetsordning. Genom att ange Ordningsföljd (i nummerordning) för varje leverantör visas listan i den ordningen. Därmed kan man välja att visa sina vanligaste leverantörer överst i listan. Vid inlämning är det enkelt att välja Leverantör ur listan. Om avvikelsen gäller en leverantör som inte finns i listan kan leverantören skrivas in i fritextfältet. Lev.avvikelse typ Följande typer av leverantörsavvikelse finns fördefinierade i C2: Fel artikel Fel pris Felmärkt (ref, adress, mm) Funktionsfel Försenad leverans Restnoterat Saknat gods Skadat gods Synpunkt Flera typer kan läggas upp av företagets C2-administratör eller beställs hos EIO Q admin. 46 / 58

47 Övrig ärendeinformation Det finns fält för att registrera ordernummer, följesedelnummer och fakturanummer för att enkelt kunna söka fram ett ärende med någon av dessa uppgifter. Detta görs enklast genom att ange numret i Sök text-rutan på Min sida eller genom att välja Avancerad sök i Arkiv för en mer förfinad sökning. Det är även möjligt att registrera kostnad och tidsåtgång om man vill följa upp det för leverantörsavvikelser. All ärendeinformation kan ändras eller kompletteras vid uppföljning. Välj då Ändra ärende under Övriga val. 3. Automejl Det är möjligt att automatiskt skicka mejl till vald leverantör vid inlämning av en leverantörsavvikelse. Detta görs genom att ange Mailadress till leverantör för en leverantör. Det rekommenderas att leverantörer med automejl döps till Leverantör (automejl), så att inlämnaren är medveten om mejl skickas till dessa leverantörer vid inlämning. Vid automejl skickas följande uppgifter till leverantörens registrerade e-postadress och en kopia till inlämnaren: Leverantörsavvikelse från Företagsnamn Rubrik: Lev.avvikelse typ: Problem: Förslag på lösning: Leverantör: Ordernr: Följesedelnr: Fakturanr: Var vänlig återkoppla och meddela genomförda åtgärder till: Förnamn Efternamn Företagsnamn fornamn.efternamn@foretagsnamn.se Detta är ett automatiskt meddelande från Företagsnamn. Det är skickat från ett ärendehanteringssystem, System C2, och kan inte besvaras. Använd e-postadress till ovanstående kontaktperson vid korrespondens. Innan ni börjar med automejl, se till att: Stämma av arbetssättet med berörd leverantör. Informera medarbetarna om hur det fungerar. Observera! Om man vid inlämning vill kunna välja om automejl ska skickas till en leverantör eller inte, kan man registrera leverantören två gånger. Dels med bara namnet Leverantör utan automejl, dels med namnet Leverantör (automejl) med automejl. 47 / 58

48 Det går inte att byta namn på en registrerad leverantör. Istället får man makulera den befintliga och lägga upp en ny. Möten Protokoll från möten kan dokumenteras i C2. Den stora fördelen är att beslutspunkter som ska göras blir egna aktiviteter direkt i C2. Detta bidrar till att saker blir genomförda och underlättar uppföljning av tidigare protokoll. Ärendetypen Möte är en specialtyp av Handlingsplan. I det följande anges de funktioner som är speciella för Möte. Skapa nytt möte och skicka kallelse till berörda 1. Klicka på Ny förbättring och välj Möte (i vänstermenyn). 2. Skriv in information om mötet - Rubrik (exempelvis Ledningsgrupp juni 2018) - Syfte och dagordning* - Ev. förberedelser. - Plats - Typ av möte** - Mötesdatum - Sprid information till andra personer. Markera detta för att skriva en kallelse till mötet. Personer och/eller grupper kan väljas. - Mötesledare. Den person som blir ansvarig för mötet och får det på sin att göra lista i C2. - Klart före. Kan vara samma som mötesdatum, eller när protokoll ska vara färdigskrivet. 3. Klicka på Skicka för att registrera ärendet och skicka kallelse. 48 / 58

49 Skriva protokoll och lägga till aktiviteter När det är dags för mötet ta upp ärendet och välj bland följande åtgärder: Det är enkelt att växla mellan att skriva protokollet och lägga till mötesaktiviteter. 1. Börja ex.vis med att skriva protokollet. Välj: Skriv Protokoll 2. Lägg till en mötesaktivitet. Spara protokollstexten genom att klicka på Skicka. Välj sedan: Lägg till en mötesaktivitet. Skriv in aktiviteten som ett vanligt C2-ärende. 3. Fortsätt skriva protokollet eller lägga till flera mötesaktiviteter. 4. När allt är klart: Klicka på Protokoll och alla mötesaktiviteter är registrerade Det är möjligt att sprida protokollet till berörda, på samma sätt som med kallelsen. 49 / 58

50 5. Klicka på Spara och skicka för att registrera och skicka meddelande. 50 / 58

51 Uppföljning av möten och aktiviteter I arkivet kan man filtrera ut en viss typ av möten och spara den sökningen. Exempelvis ledningsgruppsmöten: Listan kan visas med eller utan aktiviteter. Här nedan visas en lista med Ledningsgruppsmöten och tillhörande aktiviteter (kopplade ärenden): För att bara se aktiviteter som hör till ledningsgruppsmöten görs följande urval: 51 / 58

52 Följande lista visar mötesaktiviteter som hör till ledningsgruppsmöten: Tillägg Följande kan hanteras av egen systemadministratör eller beställas av EIO Q admin mot en tilläggskostnad, se prislista. *) Frasminne med dagordning, deltagarlista etc. **) Valfri mötestyp kan läggas upp för att sökningar bland protokoll. Exempelvis Ledningsgrupp, Skyddskommitté. 52 / 58

53 Olycka/Tillbud/Observation Ärendetypen används för att rapportera in olyckor, tillbud och observationer. Denna ärendetyp har ett speciellt flöde i System C2. Ärendet går först till utredning, för att säkerställa att man utreder grundorsaker till det som har inträffat, så att lämpliga åtgärder kan vidtas för undvika framtida olyckor. 1. Vid inlämning beskriver du vad som har hänt eller vad du har observerat. 2. Ärendet går direkt till utredning. 3. Efter utredning tas beslut om vilka åtgärder som behöver vidtas. a) Välj genomföra och beskriv åtgärd. Om flera åtgärder ska genomföras, så kan de läggas till i steg 4. Vid beslutet är det möjligt att göra koppling till andra ärenden, exempelvis vid en olycka som drabbat flera personer. b) Om inga ytterligare behövs går ärendet direkt till uppföljning. 4. Registrera genomförande när åtgärder vidtagits. I detta steg är det möjligt att lägga till flera aktiviteter. 5. Ärendet följs upp av beslutaren, som först uppmanas att stämma av med skyddsombud eller annan arbetstagarrepresentant. 53 / 58

54 Styrkort Instruktion: Måluppföljning med styrkort i C2 Enligt de gemensamma arbetssätten för aktiv målstyrning ska styrkort användas för mål och processmått inom EIO-Q Certifiering. 54 / 58

55 1. Skapa styrkort för ett mål eller processmått Välj Nytt ärende>> Styrkort, ange: Datum: Ange datum för första dag i det år (alternativt verksamhetsår) som avses. Mål: Skriv kortfattat vilket mål eller processmål och år det gäller, ex.vis MÅL 2018: Kundnöjdhet eller PROCESSMÅL 2018: Projektmätning. Genom att inleda med MÅL ÅÅÅÅ: och PROCESSMÅL ÅÅÅÅ: fås en bra överblick. Beskrivning: Här kan man beskriva målet lite närmare. Gör även en plan för mål över längre tid, vilka nivåer vill vi uppnå respektive år, det kommande årets mål specificeras även "Måltal, 1 år". Mått: Ange mått eller enhet för målet, ex.vis Skala 1-10, kronor, procent, g/km. Utgångsvärde: Ange utgångsvärde (var vi befinner oss idag). Måltal, 1 år: Ange målet på 1 års sikt. Process: Anges endast för processmål. Förbättringsområde: Minst ett mål vardera ska finnas inom de övergripande målen: - Nöjd kund - Nöjda medarbetare - Mindre utsläpp transporter. Utöver dessa kan generellt områdena kvalitet, miljö, arbetsmiljö och lönsamhet anges. Målägare: Ange vem som ansvarar för att målet uppnås. 55 / 58

56 Genomförs av: Ange vem som ansvarar för styrkortet i C2 (ofta samma som Målägaren). Klart före: När ska det vara klart? Tips! Antingen sätts slutdatum och uppföljning sker enligt årsplanen eller så sätts ett klart före datum kvartalsvis som flyttas fram ett kvartal i samband med kvartalsuppföljning. Visa rapport: Styrkort med utfall Det finns två typer av rapporter för styrkort: 1. Styrkort med utfall: En sammanställning av alla styrkort med utfall för varje kvartal. 2. Styrkort med utfall - aktiviteter: En sammanställning där även kopplade aktiviteter finns med. 56 / 58

57 Så här tar du fram rapporterna med styrkort i System C2: 1. Välj Rapporter (Fasta rapporter) och välj sedan Styrkort med utfall eller Styrkort med utfall - aktiviteter. 2. Välj Tidsperiod (lämpligen Innevarande år) 3. Klicka sedan på Visa rapport. Skrivs inte färgerna ut på styrkorten? Läs mer om Färgutskrifter i C2. Uppdatering och uppföljning av styrkort 2a. Lägg till nya aktiviteter: När som helst kan man lägga till en ny aktivitet på ett styrkort. Aktiviteterna blir en handlingsplan kopplat till ett visst mål. Öppna styrkortet genom att klicka på förstoringsglaset i rapporten: Styrkort med utfall. Klicka på, för att skapa en aktivitet. 2b. Lägg till befintliga aktiviteter: Det är möjligt att knyta befintliga ärenden i C2 till ett styrkort. Öppna styrkortet genom att klicka på förstoringsglaset i rapporten: Styrkort med utfall. Klicka på Kryssa i Klicka på 57 / 58