Allmänt om System C2. Flödet

Transkript

1 Allmänt om System C2 Det webbaserade stödverktyget System C2 driver förbättringsarbetet framåt. Arbetssättet för ständiga förbättringar i förgående avsnitt är baserat på flödet i System C2. System C2 ingår för alla användare i EIO Q Intressegrupp. Det ingår även under utbildningens gång i kursen EIO Q Systemutveckling. Erfarenheterna har visat att det är lämpligt att börja vidareutbilda en grupp nyckelpersoner inom företaget, vanligen alla tjänstemän, som också kommer att bli de mest frekventa användarna i systemet. I ett senare skede är det lämplig med en grundläggande breddutbildning för alla medarbetare. Flödet I vanliga fall genomgår alla ärenden de fyra stegen. Ny Besluta Genomföra Följa upp. Men det finns några specialfall: Utredning. Om man har tagit beslut om utredning, så måste man ta ett nytt beslut om genomförande eller nedläggning när utredningen är klar. Ta flera steg åt gången. Man kan ex.vis vid inlämning klicka i att ett ärende redan är beslutat. Förenklat flöde. Vissa ärendetyper har ett förenklat flöde. Det gäller exempelvis leverantörsavvikelse som går direkt till uppföljning när det lämnas in

2 Det finns några snabbval att göra när man öppnar ett ärende. Det första valet avser vad som normalt ska göras för att komma vidare i flödet Registrera genomförande (Ex). Det första valet avser vad som normalt ska göras för att komma vidare i flödet. Senarelägga. Möjligt att ändra datum för när ett ärende ska beslutas, genomföras eller följas upp. Vidarebefordra. Om ärendet ska till någon annan. Kommentera. Här kan man skriva in en kommentar, med synpunkter m.m. Alla kan dock alltid kommentera ett ärende. Men det är bara den som just nu är ansvarig för ärendet som kan göra ändringar i det. Övriga val Det finns flera alternativ under Övriga val. Möjliga val kan variera beroende på ärendetyp och behörighet. Några vanliga alternativ är: Ändra ärende. För att ändra/rätta texten i ärendet, ex.vis rubrik eller beskrivning av problem/lösning. Ändra beslut. Möjlighet att ändra beslut i flödet. Även möjlighet att återuppta avslutade ärenden. Ställ fråga. Se vidare: Kommunicera via C2. Nytt ärende kopiera. Skapar ett nytt ärende och kopierar över informationen från ett befintligt ärende. Vem går ärendet till? Vid inlämning går ärendet för beslut till den som ansvarig inom företaget, om inlämnaren inte väljer en specifik person. Genom att välja Förhandsgranska kan man se vad som kommer att hända med ett ärende innan man sparar och skickar det

3 Bra att veta från början System C2 bidrar till att engagera alla i förbättringsarbetet. För de medarbetare som inte dagligen har tillgång till dator kan inlämning av förslag skötas på följande sätt: Muntlig inlämning till någon på kontoret som kan lägga in förbättringen i System C2. Snabbinlämning. Ett enkelt sätt att lämna in via C2 appen. Lämna in åt någon annan Det kan vara lämpligt att tjänstemän får behörighet att lämna in förslag åt andra. Därmed får de ett extra fält i C2 där de kan Registrera på annan inlämnare om de tar emot en förbättring muntligt från någon annan. Hantera andras ärenden För att kunna hantera ärenden som riskerar att bli liggande (exempelvis på grund av längre frånvaro, slarvighet eller om det har hamnat fel) har kvalitetsansvarig och/eller VD behörighet att ta över och hantera andras ärenden. Normalt är det bara den som är ansvarig för ärendet som kan hantera det i själva flödet. Den som har behörighet att hantera andras ärenden måste först välja att Ta över hantering av ärendet från ansvarig, innan ärendet kan hanteras. Alla kan alltid kommentera, sprida eller ställa en fråga i ett ärende. Utbildningsmaterial Det finns utbildningsmaterial i System C2. Klicka på Hjälp i topp menyn på Min Sida. Här finns både ett antal olika presentationer om förbättringsarbete rent allmänt och även för System C2 specifikt. De interaktiva övningarna är bra träning för att förstå

4 hur systemet fungerar. Mer om System C2 På q.se >> Intressegrupp >> System C2 finns också en del praktiska tips, bl.a: Personlig genväg Genvägen går direkt till en viss medarbetares inloggningssida i C2. Genväg med rullgardin Lämplig att använda för "montörsdator" eller andra datorer som används av flera medarbetare. Användare Här beskrivs hur man lägger till eller tar bort användare i System C2. Byta lösenord Klicka på Mina inställningar i topp menyn för att byta lösenord. Som ny användare bör man börja med att byta lösenord (8 tecken). Här väljer du också en fyrsiffrig PIN kod för att kunna logga in i C2 appen. Kommunicera via C2 Kommentera/Sprida Kommentarer är bra sätt att fortlöpande föra minnesanteckningar i ett ärende. Det går att informera andra om kommentarer som man skriver genom att sprida till andra personer. Dem man sprider till får då ett kännedomsmejl med länk till aktuellt ärende. Den man har spridit ärendet till ser det i särskild lista på Min sida tills det har öppnats. Att sprida kommentarer är envägskommunikation

5 Ställ fråga Att ställa en fråga är tvåvägskommunikation, där man kräver ett svar inom utsatt tid. Frågan blir ett miniärende i ärendet. Ny fråga att besvara Besvarad fråga Påminnelse av nedlagda ärenden När man av något skäl tvingas lägga ned en bra idé, så kan man aktivera en påminnelse till sig själv om titta på ärendet på nytt. Hitta ärenden Snabbsökning Det snabbaste sättet att söka efter ett ärende är att skriva in ett eller flera sammanhängande ord i sökrutan längst upp till höger och trycka Sök. Därefter visas en rapport med Resultat av sökningen. Förfinat urval Om man vill förfina sökningen kan man klicka på fliken Urval. Välj olika urvalskriterier och klicka sedan på Visa rapport. (Tänk på att ändra tidsperioden om man söker efter ärenden äldre än 12 månaderna). Tips! Det går att komma till urvals sidan direkt genom att klicka på Sök knappen utan att skriva in någon söktext. Att göra listan Via knappen Att göra på Min sida kan man komma till hela företagets att göra lista. Ger en helhetsbild, bra för planering! Tips! För att se vad som ska vara klart exempelvis denna vecka kan man välja Klart före Valfri period och ange slutdatum för veckan

6 Egna rapporter Om man ofta söker efter en viss typ av ärenden i C2 kan man göra egna rapporter. Gör en sökning med önskat urval av sökkriterier (vad du vill se) och presentation (hur du vill se det). Sedan sparar du rapporten så här: 1. Klicka på Spara/ändra sökning. 2. Namnge sökningen och klicka Spara. Öppna en rapport Klicka på rapporter i toppmenyn. Välj sedan bland Mina rapporter till höger på sidan. Handlingsplan Det kan vara lämpligt att skapa handlingsplaner i C2 för exempelvis ledningsgruppen eller internt projekt, inom vilket det förekommer ett flertal olika förbättringsaktiviteter. Fördelen är att man kan få en överblick över flera aktiviteter som hör ihop. Alla ärenden i en handlingsplan kan också visas och skrivas ut samlat. Läs mer om System C2 på q.se. Möten Det finns en särskild ärendetyp för att dokumentera mötesprotokoll och lägga in "Att göra punkter" som är kopplade till mötet. Läs mer om System C2 på q.se

7 Enkäter Enkäter är en speciell typ av ärenden i System C2. Det finns ett antal enkäter inom olika områden där man får göra en självvärdering och därefter skriva en kommentar och lägga in förbättringar. Den stora fördelen med att genomföra enkäter i C2 är dels förenklad dokumentstyrning (man dokumenterar direkt i C2), dels att man vid behov kan skapa nya aktiviteter i samband att man genomför en analys eller utvärdering. Dessutom blir det enklare att göra uppföljningar. Läs mer om System C2 på q.se. Flera funktioner Här nedan följer en kort beskrivning av några andra funktioner. Närmare beskrivning finns på q.se. Begränsad behörighet Grunden för ständiga förbättringar i System C2 är öppenhet och allas delaktighet. Men eftersom det finns flera ärendetyper som kan innehålla information som inte ska vara allmänt tillgänglig finns det möjlighet att begränsa behörigheten på användarnivå. Med begränsad behörighet kommer en användare inte åt ärenden som någon annan har lämnat in av typerna: Snabbinlämning, Kundsynpunkt, Kundnöjdhet, Olycka/tillbud, Ledighetsansökan, Avtal eller Ledningssystem. Dessutom kommer man inte heller åt enkäter som man ej har deltagit i. Extern användare med begränsad behörighet För extern användare är behörigheten ännu mer begränsad. De kan endast se sina egna inlämnade och ärenden de har att göra

8 Konfidentiella ärenden Enkäter och vissa ärendetyper kan göras konfidentiella. Då kan de enbart läsas av användare eller grupper som tilldelats behörighet. Typ: Möten (inkl.mötesaktiviteter), Avtal, Enkät C2 App System C2 finns som mobilanpassad sida där inloggning enkelt sker med en PIN kod. I mobilen finns ett särskilt snabbinlämningsformulär för att enkelt kunna lämna in ett ärende och bifoga bilder. Eventuell komplettering och ändring av ärendet görs av beslutaren i nästa steg. I övrigt kan ärenden hanteras som vanligt i mobilen. Dock finns inte tillgång till rapporter och enkäter. Grupper Flera medarbetare kan ingå en grupp som gemensamt arbetar med vissa ärenden. De medarbetare som ingår i en grupp kan välja Min grupp sida i topp menyn. En stor fördel med grupp sidor är att de ärenden som ska beslutas eller genomföras av gruppen blir samlade på ett ställe, samtidigt som det minskar antal ärenden på Min sida. Dessutom kan identiska aktiviteter skickas alla medlemmarna i grupp samtidigt. Det är även enkelt att sprida kommentarer till medlemmarna i en grupp. Avtalsbevakning Avtalsbevakning kan vara användbart för att hålla reda på olika typer av avtal (exempelvis för lokaler, bilar och telefoni) och i tid bli påmind om förlängning eller liknande. Genom att skapa en grupp Avtal och en speciell ärendetyp för avtal så fås en praktiskt fungerande avtalsbevakning i C