Utbildning Systemadministratör i C2 -Ständiga förbättringar för att nå företagets mål!

Transkript

1 Utbildning Systemadministratör i C2 -Ständiga förbättringar för att nå företagets mål! INSTALLATÖRSFÖRETAGEN1

2 Målet med utbildningen Att kunna administrera System C2 inom sitt företag, vilket innebär att: Kunna använda de funktioner som tas upp på utbildningen. Ökade kunskaper i C2 allmänt INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 2

3 Dokumentation Deltagare får denna presentation i C2 ärende gällande utbildning för systemadministratör i C INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 3

4 Behörighet Deltagare vid denna utbildning får behörighet som systemadministratör. Systemadministratörer har behörighet att hantera andras handläggning. Systemadministratörer har inte behörighet att se konfidentiella ärenden som de inte har personlig behörighet att se INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 4

5 Välj administration i menyn INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 5

6 Startsida Administration Det här kan du arbeta med som systemadministratör INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 6

7 Utbildningsinnehåll Klicka på ett avsnitt för att komma till det direkt! Användare Grupper Organisation Kategorier Frasminnen Listor Makulera ärenden Systeminställningar Innehåll INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 7

8 Användare Du kan välja att registrera: ny användare arbeta med befintlig användare INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 8

9 Användare Ny registrering Ange: Förnamn Efternamn Ange ex.vis: Lämna tomt Välj avdelning (standard = företagsnamn) Användarens E-postadress INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 9

10 Användare Ny registrering Låt bli! Bör kryssas i (vid användande av medarbetarenkät i C2) Bör kryssas i Avsluta med Spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 10

11 Användare standard inställning INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 11

12 Användare begränsad behörighet innebär att användaren ej kommer åt andra inlämnares: Snabbinlämning Kundsynpunkt Kundnöjdhet Olycka/tillbud Ledighetsansökan Avtal Ledningssystem Enkäter (som de inte deltagit i) INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 12

13 Extern användare med begränsad behörighet Kan endast komma åt: Mina att göra Att göra (mina grupper) Mina inlämnade Mina enkäter INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 13

14 Användare behörig att göra delegering För att kunna skapa ärendetypen: Delegering krävs särskild behörighet för användaren Denna behörighet delas ut till användare som enligt sin rollbeskrivning har som uppgift att utse elsäkerhetsledare och tilldela kontrolluppgifter till montörer. Behörighet kryssas i för respektive Användare. Läs mer om ärendetypen delegering: Instruktion System C INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 14

15 Användare Ändra befintlig Välj en användare att arbeta med INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 15

16 Användare Ändra befintlig Möjlighet att administrera alla uppgifter på samma sätt som för en ny användare. Avsluta med att Skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 16

17 Användare Innan borttagning, kontrollera Att göra-listan Vidarebefordra INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 17

18 Användare Ta bort Välj användare Klicka här för att ta bort en användare INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 18

19 Användare Byta namn Välj användare som ska byta namn Kryssa i rutan byt namn Skriv nytt namn Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 19

20 Användare som inte är i tjänst Användaren finns kvar i systemet men kan inte logga in. Vidarebefordran av ärenden i auto-flödet Välj period Välj användare som ska ha ärendet under perioden Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 20

21 Användare som har glömt lösenordet Felmeddelande 1. Skicka nytt lösenord om man har E-post 2. Be systemansvarig om ett nytt lösenord INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 21

22 Användare som har glömt lösenordet Tillfällig avstängning (60 min.) efter 3 felaktiga försök. Bara att vänta! INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 22

23 Användare som har glömt lösenordet Total avstängningen efter 9 felaktiga försök på ett dygn. Kontakta systemansvarig! INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 23

24 Användare som har blivit avstängd Elof Strömgren saknas i listan INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 24

25 Användare återställa avstängd användare Välj användare Kryssa ur rutan Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 25

26 Utbildnings innehåll Användare Grupper Organisation Kategorier Frasminnen Listor Makulera ärenden Systeminställningar INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 26

27 Grupper Exempel på grupper - Avtal - - Ledningsgruppen - - Garantibesiktningar - - Skyddskommitté - Egna grupper Överordnade grupper för EIO Q admin INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 27

28 Grupper Läs mer i Instruktion System C INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 28

29 Grupper Fördelar Ärenden hamnar där de hör hemma. Lättare att fokusera. Mejl kan styras till en eller flera personer. Möjligt att sprida kommentarer till gruppen INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 29

30 Lägg upp en grupp (Användare Ny registrering) Gruppens namn (+ ev. ansvarig) Lämna tomt Välj avdelning (ibland = företagsnamn) Kryssa i * Se förklaring med hjälp av mouseover över E-postadress INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 30

31 Lägg upp en grupp (Användare Ny registrering) Klicka för att lägga till namn Markera namn. Välj flera med Ctrl eller Shift Klicka för att välja namn. Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 31

32 E-postadresser för grupper Mejl till samtliga medlemmar i gruppen: E-postadressfältet lämnas tomt Förutsätter att medlemmarna har en e-postadress registrerad. Inget mejl till medlemmar i gruppen: Ange ett - (minustecken) i fältet E-postadress Mejl till andra användare utöver medlemmar i gruppen: Ange den/de epostadressen/erna i fältet, separera med ; (semikolon) Ex: info@installationsfirman.se Endast mejl till andra användare än medlemmar i gruppen: Ange e-postadress/er enligt ovan och komplettera med ; - (semikolon och streck) Ex: info@installationsfirman.se; INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 32

33 Ändra i en grupp Välj den grupp som ska ändras Klicka för att ta bort gruppen För att ta bort en gruppmedlem: Markera och klicka Ta bort Markera och Klicka för att lägga till nya medlemmar Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 33

35 Organisation Enheter och avdelningar i C2 Standard Enhet = företagsnamn Avdelning = företagsnamn Enhet: Installationsfirman Avdelning: Installationsfirman VD Kalle Trefas Beslutare blir med automatik ansvarig mottagare för enheten. Service Elin Eriksson Projektledare Elon Andersson Servicemontörer Montörer INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 35

36 Organisation Avdelningar i C2 med olika mottagare Enhet: Installationsfirman Kalle är mottagare för avd. Installationsfirman Avdelning: Installationsfirman VD Kalle Trefas Service Elin Eriksson Projektledare Elon Andersson Elin är mottagare för avd. service Avdelning: Service Servicemontörer Montörer Avdelning: Entreprenad Elon är mottagare för avd. entreprenad INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 36

37 Organisation Avdelningar Organisationen i C2 behöver inte vara identisk med företagets organisation. Automatiskt mottagare (vid inlämning) anges per avdelning. Statistik per avdelning: INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 37

38 Organisation Ny avdelning Klicka för att välja Klicka för att välja INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 38

39 Organisation Ny avdelning Ange: Avdelningens namn Välj ansvarig (mottagare vid inlämning) Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 39

40 Organisation Flytta användare till ny avdelning Markera Användare Välj avdelning Avsluta med att spara och skicka

41 Organisation Byta ansvarig Välj avdelning Välj ny ansvarig Avsluta med att spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 41

42 Organisation Ta bort avdelning Välj avdelning Klicka för att ta bort avdelning INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 42

44 Kategorier Används för att definiera listor i olika ärendetyper. Fördefinierade listor som kan kompletteras Anpassade kategorier INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 44

45 Kategori Fördefinierade, kan kompletteras INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 45

46 Kategori Fördefinierade, ligger globalt i C2. Fördefinierade listor (globala för systemet) syns inte i administrationen. Dock blir de valbara när beslut, genomförande tas i vissa ärendetyper INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 46

47 Kategorier Anpassade Lista för de vanligaste leverantörerna Olika typer av avtal (exempelvis för lokaler, bilar och telefoni) Kan användas för olika typer av avvikelser Kan användas för olika typer av ledigheter (semester, VAB etc) Här kan era olika mötestyper anges INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 47

48 Kategorier valbara i olika ärendetyper INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 48

49 Kategorier komplettering av listor (ex. leverantörer) Välj kategori Arbeta med ny registrering INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 49

50 Kategorier Komplettering av listor (ex. leverantörer) Skriv in namn Kan lämnas tom. Ett numeriskt värde styr visningsordningen. Kan lämnas tom, ingen funktion. Avsluta med att Skicka. Kan lämnas tom. Mejladress anges om mejl skall skickas med automatik till vald leverantör vid inlämning av en leverantörsavvikelse. Läs mer om leverantörsavvikelse och automejl här: INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 50

51 Kategorier Ta bort namn i lista (ex. leverantörer) Välj den leverantör som ska tas bort Klicka här för att ta bort vald leverantör INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 51

53 Frasminnen Frasminnen kan användas för texter som man skriver i sina ärenden. Frasminnena kan utgöra mallar och minichecklistor. Dagordning Återkommande aktiviteter Motivering vid beslut etc INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 53

54 Exempel på frasminnen INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 54

55 Använda frasminnen INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 55

56 Lägg upp ett frasminne Välj: Ny registrering Namnge frasminnet Skriv in texten som ska sparas Avsluta med att Spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 56

57 Ändra ett frasminne Välj: frasminne som skall ändras Välj: för att ta bort det helt Välj: för att ändra text Välj: Spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 57

59 Listor På denna sidan kan du se vilka användare som är inlagda i systemet. Du kan även välja att se listor över olika typer av registreringar, ex: - användargrupper - vilka som skall delta i medarbetarenkät (TYP1) - vilka behörigheter samtliga användare har INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 59

60 Listor INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 60

61 Lista över registrerade användare i C2 Välj lista INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 61

62 Lista över registrerade användargrupper - medlemmar Välj lista INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 62

63 Ändra via listor Via listor kan följande ändras: Begränsad behörighet Extern användare Ska delta i medarbetarenkät INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 63

65 Makulera ärenden Endast nedlagda ärenden går att makulera Välj ärende att makulera INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 65

66 Makulera ärenden Välj: Ändra beslut INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 66

67 Makulera ärenden Välj: Makulera Skriv en kommentar Avsluta med att Spara och skicka INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 67

68 Utbildnings innehåll Användare Grupper Organisation Kategorier Frasminnen Makulera ärenden Systeminställningar INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 68

69 Systeminställningar INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 69

70 Tack för visat intresse och lycka till med ditt arbete som systemadministratör i C2! För frågor, kontakta: Maria Edström, e-post: maria.edstrom@installatorsforetagen.se, telefon Pär Lanner, e-post: par.lanner@installatorsforetagen.se, telefon Alternativt skicka ärende i C2 till EIO Q admin INSTALLATÖRSFÖRETAGEN 70